Manual de Procedimientos

PRESTADORA DE SERVICIOS
SOHAEVI S.A. DE C.V.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ELABORADO POR: APROBADO: FECHA: VIGENCIA:

HISTORIA:
PRESTADORA DE SERVICIOS SOHAEVI S.A. DE C.V.
Es una empresa prestadora de servicios no asistenciales a instituciones de salud,

en este caso, al Hospital Regional de Alta Especialidad Ciudad Victoria, que busca
dar cumplimiento a los requisitos de sus clientes legales y todos aquellos a los que
la organización se ha suscrito voluntariamente, así como dar establecer y dar
seguimiento a los objetivos relacionados con la :
 Prevención de la contaminación al medio ambiente.
 Prevención de lesiones y enfermedades de su personal, contratistas y
usuarios del servicio.
 Operación rentable del negocio.
Es una empresa que inicio sus actividades en el año del 2007 cuando el hospital
regional se encontraba en obra aun.
Actualmente cuenta con más de 100 empleados y un número similar de
empleados subcontratados, siendo una de sus principales características el tema
se seguridad a sus empleados ya que constan mente se les capacita para que
tengan los conocimientos necesarios para poder desempeñar sus actividades con
el menor riesgo posible de sufrir un accidente.
Entre los servicios que opera esta institución se encuentran:
Almacén General.
Camilleros y Transporte Interno.
Mantenimiento de Equipos.
Housekeeping y Confort.
Sistemas
Biomédica

CAU (Centro de Atención a Usuarios).

Limpieza y Jardinería.
Ropería.
Vigilancia.
Cocina y Comedor.
MISIÓN
Maximizar la disponibilidad de los equipos, instalaciones y servicios operativos en
Hospitales a través de soluciones integrales que permitan ganar la confianza y
preferencia de nuestros clientes, colaboradores y comunidad.
VISIÓN
Ser la empresa líder en gestión integral de servicios de apoyo para instituciones
de salud que contribuya al desarrollo sustentable de nuestros clientes y
colaboradores a través de la mejora continua.
Almacén general
Es un área de SOHAEVI que se encargada de controlar y suministrar los insumos
del Hospital Regional de Alta Especialidad ciudad Victoria, a través de
instalaciones adecuadas, controles operacionales estrictos y métodos de
inventarios necesarios para el cumplimiento de indicadores de diferencia en
inventario.
El almacén general aporta a los cumplimientos necesarios en cuestión de las
normas del SIG bajo el cual SOHAEVI opera en cuestión de Calidad, Seguridad e
Higiene en el trabajo y Medio Ambiente, por lo que se tiene identificado los

distintos peligros con los que esta área cuenta, a través, de una matriz de peligros
y riesgos, así como, de los equipos de seguridad que cada uno de los
colaboradores debe portar encontrarse en las instalaciones.
ORGANIGRAMA
Subgerente administrativo
Jefe de almacén Contador Comprador
Asistente de
contabilidad
Auxiliar administrativo
Auxiliar de almacén Chofer Mensajero
de almacén

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.
1. Subgerente administrativo
2. Jefe de almacén
3. Contador
4. Comprador
5. Auxiliar administrativo de almacén
6. Auxiliar de almacén
7. Asistente de contabilidad
8. Mensajero

IDENTIFICACION DEL CARGO
NOMBRE DEL CARGO: Subgerente Administrativo
DEPENDENCIA: Administración
NUMERO DE CARGOS: Uno
CARGO DEL JEFE INMEDIATO: Gerente General
REPORTA A: Gerente General
OBJETIVO PRINCIPAL
Es el responsable de llevar una coordinación y gestión responsable, logrando así las metas de cada
actividad, orientando a cada subordinado a realizar su trabajo.
FUNCIONES ESENCIALES
1. Gestionar y supervisar al personal a su cargo.

2. Organiza y planifica las actividades.
3. Lleva una coordinación de las diferentes áreas.
4. Optimiza los procesos de trabajo dentro del área.

NUMERO PROCEDIMIENTOS
1 Al principio de la jornada revisar que el personal este cumpliendo con sus actividades y
así brindarles la información y material necesario.
2 Debe realizar una lista de las actividades que deben realizar ese día y se da a conocer a
los trabajadores para realizarla.
3 Verificar que tanto el almacén, el contador y el comprador, estén llevando una

coordinación de su trabajo.
4 Deberá involucrarse con los empleados para así mediante su conocimiento ayudarlos a
desarrollar los inventarios.

INICIO
VERIFICA QUE LLEGUE EL

PERSONAL A TIEMPO
SUPERVISAR QUE CADA UNO DE

LOS EMPLEADOS EMPIECE A
REALIZAR SUS TAREAS.
SI ALGUNO NO
SE SIGUE REALIZANDO
OCUPA APOYO SUS ACTIVIDADES
SI
SE LE PREGUNTA SOBRE SUS

DUDAS Y LE AYUDA A
RESOLVERLAS.
FIN

INICIO
SE REVISAN LOS DOCUMENTOS

DE LAS ACTIVIDADES.
DEBERA SEPARAR LAS QUE AUN

NO SE REALIZAN Y TIENEN UN
LIMITE DE TIEMPO PROXIMO.
SE HACE LA LISTA DE LAS QUE

DEBEN REALIZARSE PARA EL DIA.
DOCUMENTO DE LAS
ACTIVIDADES
SE DA A CONOCER A LOS
TRABAJADORES PARA
REALIZARLAS.
FIN

INICIO
SUPERVISAR AL JEFE DE ALMACEN,

AL COMPRADOR Y AL CONTADOR
REVISAR QUE LAS ACTIVIDADES

QUE REALIZAN VAYAN CONFORME
A LO ASIGADO
REVISAR QUE ESTEN CONFORME A

LA REALIZACION DE LAS TAREAS DE
LAS OTRAS AREAS.
SEGUIR REALIZANDO SU TRABAJO
FIN

INICIO
DIRIGIRSE A LOS
TRABAJADORES
REVISAR COMO ESTAN

LLEVANDO A CABO SU
TRABAJO
¿SE ENCUENTRA DECIRLE QUE ESTA MAL,

ALGUNA SI Y INFORMARLE COMO
ANOMALIA EN SE DEBE HACER.
LA TAREA?
NO
CONTINUAR CON EL
TRABAJO DEL DIA
FIN

NOMBRE DEL CARGO: Jefe de almacén
CARGO DEL JEFE INMEDIATO: Subgerente de Administración
REPORTA A: Gerente General, Subgerente de administración
OBJETIVO PRINCIPAL
Coordinar que en la recepción, almacenamiento y entrega de productos se dé cumplimiento a los

requisitos contractuales y a todos aquellos que permiten conformar la conformidad y el control de
los materiales adquiridos por el cliente y por SOHAEVI.
1. Asignación de turnos y jornadas de trabajo, autorización de permisos de estrada o salida

especial al personal a su cargo
2. Entrega de material al cliente en tiempo programado.
3. Evaluar el desempeño del personal a su cargo.
4. Realizar la solicitud de materiales, herramientas y equipos para la operación del area.
5. Atender las quejas y/o conflictos que afecten la prestación de servicios.

1 Revisar con cuántos empleados dispone para realizar las actividades y así tomar la
decisión si con ellos puede terminar la jornada.
2 Verificar los materiales que tienen por entrega en el día, para enviarlo al cliente.
3 Revisar como hacen los empleados sus actividades y si son de acuerdo a las normas.
4 Verificar el inventario en existencia de materiales y hacer un listado de los que hacen

falta, entregar la solicitud de ellos a Compras.
5 Al dia revisar los documentos en donde los clientes manifiestan sus inconformidades
para poder llegar asi con la raíz del problema, y brindarle al cliente una mejora.

NOMBRE DEL CARGO: Auxiliar de Administración de Almacén
CARGO DEL JEFE INMEDIATO: Jefe de Almacén
REPORTA A: Jefe de Almacén
OBJETIVO PRINCIPAL
Administrar y ejecutar los controles de recepción y entrega de materiales, herramientas y equipos

que se encuentren a resguardo del almacén, con el fin de tener inventarios actualizados y dar
cumplimiento a los requisitos contractuales y de operación de Sohaevi.
1. Supervisar el acomodo y etiquetado de material, respetando la clasificación de los productos

conforme a sus características.
2. Pactar con el cliente fecha de entrega de materiales con salida a sub-almacenes que se
soliciten fuera de los días y horarios programados
3. Reportar al jefe inmediato as incidencias que se presenten en el turno.
4. Entrega de correspondencia y paquetería.
5. Controlar el archivo de documentación de entradas y salidas para mantenerla disponible.

1 Ir al área donde están los productos y revisar si cada uno de ellos está en el lugar
correspondiente
2 Comunicarse con el cliente para pedirle los datos de entrega y disponibilidad de nuestro
chofer para entregar.
3 Debe hacerse un reporte de las incidencias presentadas en el turno y entregarse al jefe

de almacén.
4 Los productos que deben enviarse, llevarlos al área de mensajería ya con su respectivo
empaquetado.
5 Verificar la existencia de cada uno de los productos en el inventario haciendo una

comparación con la lista de salidas, para llevar el control de estos y mantener la
disponibilidad.

NOMBRE DEL CARGO: Contador
CARGO DEL JEFE INMEDIATO: Gerente General
REPORTA A: Gerente General
OBJETIVO PRINCIPAL
Es el encargado de dirigir y realizar todas las actividades contables de la empresa que incluye la
preparación, actualización e interpretación de los documentos contables y estados financieros, así
como otros deberes relacionados con el área de contabilidad.
1. Registrar las transacciones financieras (asientos contables y libros de ventas).

2. Realizar informes periódicos de los estados financieros.
3. Realizar diariamente cortes de caja.
4. Efectuar el pago de impuestos de la empresa.
5. hacer pronósticos de presupuestos.

1 Se archiva y se registra todas las cuentas y los balances financieros en el libro diario.
2 Cada 15 días realizar los informes de los estados financieros y presentarlos al

subgerente.
3 El corte de caja deberá hacerse por día y mediante la información capturada en el

sistema se sabrá si hay irregularidades.
4 El pago de impuestos se realiza exclusivamente en las instituciones de crédito

autorizadas.
5 Analizar las cuentas que se realizan mensualmente y así realizar un presupuesto de los
gastos siguientes.

NOMBRE DEL CARGO: Asistente de contabilidad.
CARGO DEL JEFE INMEDIATO: Contador.
REPORTA A: Contador.
OBJETIVO PRINCIPAL
Efectuar asientos de las diferentes cuentas, revisando, clasificando y registrando

documentos, a fin de mantener actualizados los movimientos contables que se realizan en la
Institución.
1. Recibe, examina, clasifica, codifica y efectúa el registro contable de

documentos.
2. Revisa y compara lista de pagos, comprobantes, cheques y otros registros
con las cuentas respectivas.
3. Archiva documentos contables para uso y control interno.
4. Elabora y verifica relaciones de gastos e ingresos.
5. Transcribe información contable en un microcomputador.

1 Recibe los datos y estados financieros realizados para verificar su veracidad.
2 Debe analizar cada factura con el registro de los estados, asi como otros comprobantes
de gastos.
3 Ordenar los documentos contables mediante la clasificación por fecha de cada uno,
dentro del archivero.

NOMBRE DEL CARGO: Auxiliar de Almacén
CARGO DEL JEFE INMEDIATO: Jefe de Almacén
REPORTA A: Jefe de almacén
OBJETIVO PRINCIPAL
Recibir, almacenar y realizar la distribución-entrega de los materiales, herramientas y

equipos que se encuentran bajo resguardo del Almacén, asegurando dar cumplimiento a los
requisitos del servicio contractual y los de la operación de Sohaevi.
1. Recibir material y equipo comprado por el cliente y SOHAEVI .

2. Registrar las entradas y salidas de material de almacén, para mantener actualizada la
existencia virtual en los sistemas de información correspondientes.
3. Notificar de forma inmediata a los solicitantes la llegada del material especializado para
realizar la verificación del producto.
4. Realizar el acomodo y etiquetado de material.
5. Comunicar al jefe inmediato los incidentes, accidentes detectados en el área para contribuir
con la seguridad y salud ocupacional.
6. Participar en la limpieza del almacén general asegurando que los materiales en resguardo se
mantengan limpios y seguros.

1 Asegurando que el material recibido correspondan a lo solicitado en las

órdenes de compra y documentos de remisión del proveedor.
2 En el sistema registrar los materiales y equipos que entran y salen teniendo como base
el inventario.
3 Comunicar al jefe de almacén sobre la llegada de los productos para que realice una
evaluación de este mediante las características.
4 El acomodo y etiquetado debe llevarse respetando la clasificación de los productos

conforme a sus características, almacenándolos en lugares adecuados.
5 Hacer un reporte sobre los accidentes, entregarlo al jefe inmediato.
6 Al final de cada turno deberá ayudar en la limpieza, manteniendo alejado cualquier

contaminante de los productos, sacar la basura y limpiar.

NOMBRE DEL CARGO: Comprador
CARGO DEL JEFE INMEDIATO: Subgerente de Administración
REPORTA A: Subgerente de Administración
OBJETIVO PRINCIPAL
La función del comprador es proveer de lo necesario a las operaciones de la empresa. En esencia, el

sistema de compras cumple con su objetivo, recibiendo información y asistencia de otras áreas de la
operación de la empresa.
1. Requisición de almacén o de cualquier otra área de la empresa

2. Petición de precios o varios proveedores.
3. Recopilación de precios
4. Orden de compra
5. Dar un contra recibo del proveedor por la factura para su pago posterior entrega de
mercancía a tiempo; calidad, cantidad y precio requerido y seguros.

1 Verificar las requisiciones que almacén le envió, las listas de productos que deben
comprar, comunicarse con los proveedores.
2 Contactar con los diferentes proveedores del producto para cotizar y comparar
diferentes precios, hacer una lista.
3 Mantener una lista detallada de cada precio de los productos, con los diferentes
proveedores.
4 Se comunicara con el proveedor, se verifica si tiene el producto, se hace la orden.
5 Realizar un contra recibo, registrar el producto que se ordenó y especificaciones de

entrega.

NOMBRE DEL CARGO: Chofer
CARGO DEL JEFE INMEDIATO: Comprador
REPORTA A: Comprador
OBJETIVO PRINCIPAL
Entrega correcta y oportuna de los productos a los clientes y del resguardo de los
documentos y valores relacionados con esta función.
1. Es responsable de la carga durante el reparto de la misma.

2. Entregar en manera oportuna y dentro del tiempo el producto a el cliente.
3.


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PRESTADORA DE SERVICIOS

SOHAEVI S.A. DE C.V.

ELABORADO POR: APROBADO: FECHA: VIGENCIA:

Es una empresa prestadora de servicios no asistenciales a instituciones de salud,

ELABORADO POR: APROBADO: FECHA: VIGENCIA:

CAU (Centro de Atención a Usuarios).

ELABORADO POR: APROBADO: FECHA: VIGENCIA:

Jefe de almacén Contador Comprador

ELABORADO POR: APROBADO: FECHA: VIGENCIA:

5. Auxiliar administrativo de almacén

ELABORADO POR: APROBADO: FECHA: VIGENCIA:

IDENTIFICACION DEL CARGO

NOMBRE DEL CARGO: Subgerente Administrativo

NUMERO DE CARGOS: Uno

CARGO DEL JEFE INMEDIATO: Gerente General

REPORTA A: Gerente General

1. Gestionar y supervisar al personal a su cargo.

ELABORADO POR: APROBADO: FECHA: VIGENCIA:

3 Verificar que tanto el almacén, el contador y el comprador, estén llevando una

ELABORADO POR: APROBADO: FECHA: VIGENCIA:

VERIFICA QUE LLEGUE EL

SUPERVISAR QUE CADA UNO DE

SE LE PREGUNTA SOBRE SUS

ELABORADO POR: APROBADO: FECHA: VIGENCIA:

SE REVISAN LOS DOCUMENTOS

DEBERA SEPARAR LAS QUE AUN

SE HACE LA LISTA DE LAS QUE

ELABORADO POR: APROBADO: FECHA: VIGENCIA:

SUPERVISAR AL JEFE DE ALMACEN,

REVISAR QUE LAS ACTIVIDADES

REVISAR QUE ESTEN CONFORME A

SEGUIR REALIZANDO SU TRABAJO

ELABORADO POR: APROBADO: FECHA: VIGENCIA:

REVISAR COMO ESTAN

¿SE ENCUENTRA DECIRLE QUE ESTA MAL,

ELABORADO POR: APROBADO: FECHA: VIGENCIA:

IDENTIFICACION DEL CARGO

NOMBRE DEL CARGO: Jefe de almacén

NUMERO DE CARGOS: Uno

CARGO DEL JEFE INMEDIATO: Subgerente de Administración

REPORTA A: Gerente General, Subgerente de administración

Coordinar que en la recepción, almacenamiento y entrega de productos se dé cumplimiento a los

1. Asignación de turnos y jornadas de trabajo, autorización de permisos de estrada o salida

ELABORADO POR: APROBADO: FECHA: VIGENCIA:

4 Verificar el inventario en existencia de materiales y hacer un listado de los que hacen

ELABORADO POR: APROBADO: FECHA: VIGENCIA:

IDENTIFICACION DEL CARGO

NOMBRE DEL CARGO: Auxiliar de Administración de Almacén

NUMERO DE CARGOS: Uno

CARGO DEL JEFE INMEDIATO: Jefe de Almacén

REPORTA A: Jefe de Almacén

Administrar y ejecutar los controles de recepción y entrega de materiales, herramientas y equipos

1. Supervisar el acomodo y etiquetado de material, respetando la clasificación de los productos

ELABORADO POR: APROBADO: FECHA: VIGENCIA:

3 Debe hacerse un reporte de las incidencias presentadas en el turno y entregarse al jefe

5 Verificar la existencia de cada uno de los productos en el inventario haciendo una

ELABORADO POR: APROBADO: FECHA: VIGENCIA:

IDENTIFICACION DEL CARGO

NOMBRE DEL CARGO: Contador

NUMERO DE CARGOS: Uno

CARGO DEL JEFE INMEDIATO: Gerente General

REPORTA A: Gerente General

1. Registrar las transacciones financieras (asientos contables y libros de ventas).