A exigência do certificado digital

A dúvida sobre a necessidade ou não de o MEI contar com um certificado

digital para emissão de NF-e é comum. Afinal, a legislação não é
suficientemente clara quanto a essa definição.
Em 2011, a Resolução 94 do Comitê Gestor do Simples Nacional (CGSN)
estabeleceu o seguinte em seu artigo 102: O MEI não estará obrigado ao
uso da certificação digital para cumprimento de obrigações principais ou
acessórias, bem como para recolhimento do FGTS.
Parece clara a liberação da obrigatoriedade, não é mesmo? Mas um
parágrafo único, logo em seguida, prevê que pode ser “exigida a utilização
de códigos de acesso para cumprimento das referidas obrigações”. É aí
que começa a nascer a dúvida sobre certificado digital para MEI.
Na seção de perguntas e respostas do Portal do Empreendedor, a questão
é esclarecida da seguinte forma: MEI não é obrigado a ter a certificação,
“exceto se optar em emitir nota fiscal eletrônica, de acordo com as
legislações tributárias estadual e municipal”.
É para essa exceção que o microempreendedor individual deve atentar:
caso ele emita NF-e, pode precisar de um certificado digital. Mas por que
“pode” precisar? A real necessidade irá depender do tipo de nota emitida
para outra pessoa jurídica - lembrando que está dispensado quando
negocia com pessoa física. Conheça mais sobre eles e veja qual se encaixa
na sua realidade:
NF-e
A Nota Fiscal Eletrônica substitui os modelos 1 e 1A, utilizados nas
operações de venda e prestação de serviços, estando relacionada à
cobrança do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS).
Quem a emite precisa de certificação digital.
NFC-e
A Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica é emitida quando da venda de
produtos, substituindo o tradicional cupom fiscal. A certificação digital é
exigida para confirmação da autenticidade.
NFS-e
A Nota Fiscal de Serviços Eletrônica é o documento digital que substitui a
Declaração de Serviço, uma exigência do município e que está relacionada
à cobrança do Imposto Sobre Serviço (ISS).
NF-e Avulsa
A Nota Fiscal Avulsa Eletrônica é gratuita e não exige certificação, mas
depende de solicitação do MEI junto à Secretaria da Fazenda (Sefaz) em
seu estado ou município. Verifique a disponibilidade do pedido via
internet.
CT-e
O Conhecimento de Transporte Eletrônico foi criado em substituição a
uma variedade de documentos exigidos para se fazer o transporte de
carga, incluindo os modelos 7, 8, 9, 10, 11 e 27.
Então, eu preciso do certificado?
Na prática, o que acontece é que, se emitir nota fiscal eletrônica, o MEI
precisa cumprir os mesmos requisitos aplicados às demais empresas - e a
certificação é uma delas, conforme definido pelo artigo 61-B da própria
Resolução 94 do CGSN. Se essa for uma tarefa rotineira, é ainda mais
válido providenciar o certificado digital. Do contrário, a opção pela NF-e
Avulsa pode resolver.
Conforme explica o contador Fábio Aparecido Moreira, do site Contador
de Sucesso, nesse caso, é preciso ir até a Sefaz solicitar a emissão, o que
até pode ser encaminhado pela internet em alguns estados, porém o
retorno nem sempre ocorre na agilidade desejada. “A gratuidade existe,
mas existe também o enfrentamento da burocracia”, destaca Moreira.
Se a velocidade no processo é uma característica importante para o seu
negócio, tem aí uma boa razão para adotar o certificado digital para MEI.
Mas há ainda outras vantagens nessa adesão, conforme veremos a seguir.
Vantagens do certificado digital para MEI
Um certificado digital é como a assinatura eletrônica da empresa,
utilizando chaves criptográficas para confirmar a sua identidade. É um
documento eletrônico, como um cartão magnético, token, pendrive ou
mesmo no formato de um arquivo, cujo objetivo é garantir a segurança e a
validade jurídica dos processos realizados no ambiente online.
Se você é MEI e pensa em ter o seu certificado digital, saiba que, com ele,
terá assegurada a autoria da nota fiscal eletrônica emitida, além de contar
com aintegridade, privacidade e inviolabilidade do seu conteúdo.
O certificado digital também abre um canal de comunicação com a Receita
Federal, permitindo receber informações através de um ambiente seguro,
como sobre mudanças na legislação tributária, além de consultar dados
cadastrais e declarações emitidas, recuperando dados, se for o caso.
Como fazer o certificado digital
O certificado digital deve ser emitido por autoridade certificadora (AC) da
ICP-Brasil, vinculada ao Instituto Nacional de Tecnologia da Informação,
com homologação junto à Receita Federal. Em seu site, a entidade
disponibiliza umalistagem com as empresas credenciadas.
A solicitação deve ser realizada no próprio site da AC escolhida, momento
no qual define o tipo de certificado, que varia conforme a validade do
documento e o meio de armazenamento. Se informe também
sobre custos, formas de pagamento e aspectos relativos à compatibilidade
com seu sistema de emissão de notas fiscais.
Antes de usar o documento eletrônico, os dados precisam ser validados
junto a uma autoridade de registro (AR) da própria AC. Segundo informa
a ICP-Brasil, o processo é chamado de validação presencial, ou seja, o
empreendedor precisa ir fisicamente ao local. A boa notícia é que o
procedimento pode ser agendado.
Como etapa final, o MEI é notificado pela AC ou AR sobre como baixar o
certificado e como utilizá-lo, sendo elas também responsáveis por
oferecer suporte técnico quando necessário.
Não podem solicitar certificado digital as pessoas jurídicas cuja situação
cadastral do CNPJ estiver enquadrada como inapta, suspensa ou
cancelada.
Considerações finais
Neste artigo, você conheceu as vantagens do certificado digital, como
providenciá-lo e também identificou as situações que o tornam
obrigatório para o MEI. Para não ficar na dúvida, vale relembrar: a
exigência do documento eletrônico se aplica ao empreendedor que emite
nota fiscal eletrônica para pessoa jurídica.
Se a obrigatoriedade não atinge o seu negócio, mas você considera
vantajoso aderir à certificação, já sabe também como solicitar, lembrando
que a NF-e promove a centralização de processos, otimiza o tempo do
empreendedor, reduz custos com papéis e facilita a organização com o
armazenamento digital das informações.