BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Gambaran Umum Rumah Sakit Umum Al – Rohmah

Rumah Sakit Umum Al – Rohmah merupakan rumah sakit umum type D yang
melayani masyarakat umum dan memberikan pelayanan kesehatan, empat masalah
kesehatan utama yaitu Umum , Dalam, Kandungan, Anak, Bedah dan Bedah
Tulang,. Selain itu Rumah Sakit Umum Al – Rohmah juga bekerjasama dengan
asuransi BPJS, Jasa Raharja dan Prudential, Rumah Sakit Umum Al – Rohmah
dilengkapi dengan pemeriksaan penunjang Radiologi dan Laboratorium. Rumah
Sakit Umum Al – Rohmah merupakan milik Ikatan Pengurus Haji Indonesia
( IPHI ). Rumah Sakit Umum Al – Rohmah mempunyai fungsi memberikan
pelayanan kesehatan paripurna dengan motto “Layananku ibadahku.”
1.1.1. Sejarah berdirinya rumah sakit

Berawal dengan dorongan untuk membantu masyarakat di daerah Jajag –

Banyuwangi agar dekat dengan fasilitas kesehatan serta niatan syiar melalui aktivitas
nyata, berhimpunlah beberapa orang yang selanjutnya mendirikan Rumah Sakit Al-
Rohmah. Rumah Sakit yang berlokasi di jantung Kecamatan Jajag, tepatnya di Jl. A
Yani No. 37 Jajag-Banyuwangi ini mulai beroperasi pada tanggal 30 Agustsus 1995
dengan jumlah tempat tidur 3 TT. Lokasi Kecamatan yang berada di gerbang
Banyuwangi Selatan mempermudah masyarakat mengakses pelayanan Rumah Sakit
Al-Rohmah
Sebagai bagian dari syiar agama Islam pengelola Rumah Sakit Al-Rohmah
berusaha dengan sungguh-sungguh menjaga komitmen baik kepada masyarakat
maupun kepada karyawan. Hal ini membuahkan kepercayaan masyarakat yang
tinggi secara pelan namun pasti kebutuhan masyarakat untuk mendapat pelayanan di
Rumah Sakit Al-Rohmah meningkat.
Pembangunan Gedung Pertama Rumah Sakit Al-Rohmah dimulai tahun 1995
Dilokasi yang dulunya bekas Lahan Garasi Mobil Dr.H Dwi Sunu Budhiardjo dan
Ada kebun Jeruk disekeliling Garasi. Pembangunan berawal dari uang pribadi dulu,
sambil mencari sumbangan dana ke rekan-2 yang lain khususnya berasal dari Dewan
Pendiri.
Tahun 1999 Melanjutkan Pembangunan Tahap ke Dua, kemudian tahun 2004
melanjutkan Pembangunan Tahap ketiga dan seterusnya tahun 2010 menyelesaikan
Pembangunan Tahap ke Empat berupa Pembangunan Ruangan VIP, Zaal Anak dan
Ruang Aula Lantai III.
Adapau izin Penyelenggaraan Rumah sakit Al Rohmah di mulai dari izin
penyelenggaraan Balai Pengobatan, dan lebih jelasnya perjalanan perizinan sebagai
berikut :
IJIN BP, BKIA, RUMAH BERSALIN
 Ijin Operasional kegiatan : BALAI PENGOBATAN
Nomor : 57 / KANWIL / SK / REGDIT-2 / II / 1997
 Ijin Operasional kegiatan : BKIA
Nomor : 58 / KANWIL / SK / REGDIT-2 / II / 1997
 Ijin Operasional kegiatan : RUMAH BERSALIN
Nomor : 59 / KANWIL / SK / REGDIT-2 / II / 1997
 Perijinan Dikeluarkan oleh : KEPALA KANTOR WILAYAH DEPARTEMEN
KESEHATAN -PROVINSI JAWA TIMUR tertanggal 22 Februari 1997.
IJIN RUMAH SAKIT
 Ijin Operasional I Rumah Sakit Anak dan Bersalin “ AL-ROHMAH”
 Nomor : YM.02.04.2.2.687
 Tanggal : 25 Agustus 2003
 Ditetapkan oleh MENTERI KESEHATAN REPUBLIK INDONESIA
 Ijin Operasional II Rumah Sakit Anak dan Bersalin “ AL-ROHMAH”
 Nomor : HK.07.06/III/1905/09
 Tanggal : 28 Mei 2009
 Ditetapkan oleh MENTERI KESEHATAN REPUBLIK INDONESIA
 Ijin Operasional Sementara Rumah Sakit Umum
 Nomor : P2T/8/03.25/01/2014
 Dikeluarkan oleh Pelayanan Perijinan Terpadu Surabaya
 Ijin Operasional Rumah Sakit Umum
 Nomor : P2T/2/03.25/02/II2016
Dikeluarkan oleh Pelayanan Perijinan Terpadu Surabaya
1.1.2. Struktur Organisasi Rumah Sakit Umum Al – Rohmah
1.2 Gambaran Umum (SNARS POKJA)
Sesuai tujuannya akreditasi rumah sakit dilakukan oleh Komisi Akreditasi Rumah
Sakit ( KARS) adalah untuk memberikan perlindungan terhadap keselamatan pasien,
masyarakat, lingkungan rumah sakit dan SDM di Rumah Sakit itu sendiri. Oleh
karena itu, mau tidak mau, setiap rumah sakit di seluruh Indonesia wajib terakreditasi
sesuai kelas dan tingkatannya, seperti terakreditasi tingkat pratama, madya, utama
dan paripurna. SNARS adalah singkatan dari Standar Nasional Akreditasi Rumah
Sakit, sedangkan standar akreditasi versi 2012 merupakan merujuk dari angka
lahirnya, yakni di tahun 2012 sebagai penyempurnaan dari standar sebelumnya, yaitu
standar akreditasi rumah sakit tahun 1995Mengutip dari buku yang diterbitkan oleh
KARS yang disusun oleh 25 orang, berjudul 'Standar Nasional Akreditasi Rumah
Sakit edisi 1' bahwa, "SNARS Edisi 1 merupakan standar akreditasi baru yang
bersifat nasional dan diberlakukan secara nasional di Indonesia." Disebut dengan
edisi 1, karena di Indonesia baru pertama kali ditetapkan standar nasional untuk
akreditasi rumah sakit yang berisi 16 bab. Sementara pada standar akreditasi versi
2012, terdapat 15 bab. Artinya, pada standar SNARS edisi 1 terjadi penyempurnaan,
dan bertambah 1 bab lagi. Dan, uraian elemen penilaian, pedoman serta standar lebih
rinci dijelaskan melalui narasi, bukan berbentuk tabel atau kolom sebagaimana yang
ada dalam buku 'Instrumen Akreditasi Rumah Sakit Versi 2012.'

1.3 Latar Belakang

Pengukuran fungsi klinis dan fungsi manajemen di rumah sakit akan
menghasilkan akumulasi data serta informasi. Untuk memahami seberapa baik
kemampuan rumah sakit bergantung pada hasil analisis data dan informasi yang
terkumpul dibanding rumah sakit lain. Pada rumah sakit besar dan kompleks
sifatnya dibutuhkan teknologi dan atau staf yang mempunyai kompetensi
mengelola data. Rumah sakit memahami prioritas pengukuran dan perbaikan
sebagai dukungan yang penting. Mereka memberikan dukungan secara
konsistensesuai dengan sumber daya rumah sakit dan peningkatan mutu.
Oleh karena itu, rumah sakit perlu mempunyai sistem manajemen data yang
didukung dengan teknologi informasi mulai dari pengumpulan, pelaporan,
analisis, validasi, serta publikasi data untuk internal rumah sakit dan eksternal
rumah sakit. Publikasi data harus memperhatikan kerahasiaan pasien sesuai
dengan peraturan perundang-undangan. Data yang dimaksud meliputi: a) data
indikator mutu unit dan data mutu prioritas rumah sakit; b) data pelaporan insiden
keselamatan pasien; c) data hasil monitoring kinerja staf; dan d) data hasil
pengukuran budaya keselamatan. Rumah sakit seyogianya mempunyai sistem
manajemen data secara elektronik sehingga memudahkan dalam mengelola data
tersebut.

1.4 Definisi
a. Input merupakan sekumpulan data mentah dalam organisasi maupun di luar
organisasi untuk di proses dalam suatu sistem ekonomi.
b. Processing merupakan konversi/pemindahan, manipulasi dan analisis input
mentah menjadi bentuk yang lebih berarti bagi manusia.
c. Output merupakan distribusi informasi yang sudah di proses ke anggota
organisasi dimana output tersebut akan digunakan.
d. Informasi merupakan data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang
mempunyai arti dan bermanfaat bagi manusia. Informasi merupakan
interpretasi data yang disajikan dengan cara yang berarti dan berguna.
e. Data merupakan merupakan fakta atau gambaran mentah (business
facts) yang menunjukkan peristiwa yang terjadi dalam organisasi dan
lingkungan fisik yang dikumpulkan melalui serangkaian prosedur
 BAB II

RUANG LINGKUP

Adapun ruang lingkup panduan sistem manajemen data adalah sebagai berikut:
1) Pengumpulan data indikator
Data Indikator Mutu pelayanan adalah adalah pengukuran data langsung dan tidak
langsung suatu peristiwa atau kondisi mutu pelayanan di rumah sakit. Atau diartikan
juga sebagai ukuran kuantitas sebagai pedoman untuk mengukur dan mengevaluasi
kualitas asuhan pasien dan berdampak terhadap pelayanan
2) Pelaporan
Pencatatan Dan Pelaporan Rekapitulasi Kegiatan Indikator Mutu Unit Tiap Triwulan
Adalah melakukan pencatatan data tiap kegiatan indikator mutu unit dalam satu
triwulan berjalan dan melaporkan data tersebut berupa rekapitulasi kegiatan mutu
triwulanan kepada Direktur dengan menggunakan format yang ditetapkan.
3) Analisis data indikator
Analisa data adalah kegiatan mengubah data hasil penelitian /survei menjadi
informasi yang dapat digunakan untuk mengambil kesimpulan

4) Validasi
Validasi data dilakukan oleh komite mutu dengan langkah-langkah sebagai
berikut:
a. Jumlah sample validasi yang digunakan:
Jika populasi .180, diambil sample minimal 5% atau maksimum 50 sample.
Jika populasi .180, diambil sample minimal 9 atau jika hanya ada 9 sample,
maka 100% dijadikan sample.
b. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam proses validasi Indikator Mutu:
1) Pencapaian sasaran mutu dilaksanakan validasi dan analisa data oleh
petugas yang berkompeten dengan dukungan teknologi
2) Indikator sasaran mutu dilakukan validasi data baik internal maupun
eksternal
c. Validasi data dilakukan saat: Implementasi pengukuran proses baru
. Publikasi data
. Terjadi perubahan proses yang sudah berjalan
. Terjadi perubahan hasil pengukuran dengan sebab yang tidak
diketahui
. Sumber dan subyek pengumpulan data berubah
d. Komite Mutu melakukan perbandingan data asli dengan hasil data yang
diambil oleh orang kedua.
e. Hasil sample data yang dilakukan oleh orang pertama dan kedua bisa terjadi
 kesamaan atau perbedaan secara signifikan.
f. Hasil data yang mengalami perbedaan secara signifikan atau ada perbedaan
akurasi cukup jauh, maka bisa melakukan pengukuran data ulang dengan
rumus akurasi sebagai berikut: jumlah temuan yang berbeda dibagi total
sample yang ada dikalikan 100%. Dengan rumus akurasi :
g. Data baik jika hasil ketidak akurasian data tidak melebihi dari 10 %
h. Data hasil ketidakakurasian ≥ 10 %, maka dilakukan corrective action,
kemudian di implementasikan kepada unit terkait, setelah corrective action
dilakukan; lakukan proses pengumpulan data lagi sampai akurasi data
mencapai >90%
i. Data dari sasaran mutu baru, setelah corrective action dilakukan pengukuran
frekuensi analisa data oleh unit.
j. Penentuan frekuensi analisa data sasaran mutu corrective action sesuai
dengan kebutuhan dan urgensi dari proses pengumpulan data tersebut yang
ditentukan oleh Direktur.
k. Tampilan data hasil analisa setelah corrective action, dengan menggunakan
data statistic deskriptif.
l. Komite Mutu melaporkan hasil analisa data corrective action kepada
Direktur Rumah Sakit untuk mendapatkan legalitas sesuai dengan tujuan
validasi data terutama untuk kepentingan publikasi pimpinan rumah sakit
memastikan reliabelitas data.
5) Publikasi
Publikasi adalah proses penerbitan laporan dengan media publikasi secara internal
ataupun external keluar rumah sakit setelah mendapat persetujuan dari direktue
rumah sakit
 BAB III

KEBIJAKAN

3.1 Kebijakan Umum

Rumah sakit menyediakan teknologi dan dukungan lainnya untuk mendukung
sistem manajemen data pengukuran mutu terintegrasi sesuai dengan
perkembangan teknologi informasi.

3.2 Kebijakan Khusus:

a. Rumah sakit mempunyai regulasi sistem manajemen data program PMKP
yeng terintegrasi meliputi data indikator mutu, indikator prioritas rumah
sakit, data dari pelaporan insiden keselamatan, data hasil monitoring
kinerja staf klinis, data hasil pengukuran budaya keselamatan pasien;
b. Integrasi seluruh data yang meliputi pengumpulan, pelaporan, analisis,
validasi tidak terlepas dari fasilitas dan teknologi untuk menerapkan sistem
manajemen data;
c. Untuk pengolahan data indikator mutu menggunakan sistem olah data
sederhana yaitu dengan program Microsoft Excel dan atau program SPSS;
d. Publikasi informasi indikator mutu menggunakan teknologi internet
melalui website RSU.
 BAB IV

TATA LAKSANA

4.1 Pengumpulan Data Indikator

Pengumpulan data indikator dilkukan oleh penanggung jawab pengumpul data
ke dalam sensus harian atau menginputnya ke dalam sistem IT

4.2 Pelaporan
Pencatatan Dan Pelaporan Rekapitulasi Kegiatan Indikator Mutu Unit Tiap
Triwulan. Adalah melakukan pencatatan data tiap kegiatan indikator mutu unit
dalam satu triwulan berjalan dan melaporkan data tersebut berupa rekapitulasi
kegiatan mutu triwulanan kepada Direktur dengan menggunakan format yang
ditetapkan

4.3 Validasi Data

Validasi data adalah alat penting untuk memahami mutu data dan untuk menetapkan
tingkat kepercayaan (confidence level) para pengambil keputusan terhadap data itu
sendiri. Validasi data menjadi salah satu langkah dalam proses menetapkan prioritas
penilaian, memilih apa yang harus dinilai, memilih dan mengetes indikator,
mengumpulkan data, validasi data, serta menggunakan data untuk peningkatan .Tujuan
validasi data adalah:
a. Memonitoring akurasi data yang dikumpulkan
b. Memverifikasi bahwa pengambilan data adalah konsisten dan reproducible
c. Verifikasi ekspetasi tentang volume data yang dikumpulkan
Prinsip siapa yang melakukan validasi data adalah validator bukan pengumpul
data atau tidak terlibat dalam proses pengumpulan data (orang kedua). Validasi
data dilakukan ketika :
a. Indikator baru diterapkan khususnya, indikator klinis yang dimaksudkan
untuk membantu rumah sakit melakukan evaluasi dan meningkatkan
proses atau hasil klinis yang penting
b. Bila terjadi suatu perubahan terhadap indikator :
 
Cara pengumpulan data diubah

Proses pengambilan data

PIC (Person In Charge)/Pengumpulan data diganti

c. Sumber data telah diubah, seperti kalau sebagian dari rekam medis pasien
digantikan dengan format elektronik sehingga sumber data sekarang
berupa kertas maupun elektronik
d. Numerator, denumerator, definisi operasional
e. Subjek pengumpulan data diubah, seperti perubahan umur rata-rata pasien,
komorbiditas, perubahan protokol riset, penerapan pedoman praktek yang
baru, atau teknologi baru dan metodologi baru pengobatan
diperkenalkan/dilaksanakan.
Prosedur validasi data
a. Mengumpulkan ulang data oleh orang kedua yang tidak terlibat dalam
pengumpulan data sebelumnya
b. Menggunakan sampel statistik sahih dari catatan, kasus dan data lain.
Sampel 100% dibutuhkan hanya jika jumlah pencatatan, kasus, atau data
lainnya sangat kecil jumlanya.
c. Membandingkan data asli dengan data yang dikumpulkan ulang.
d. Kalkulasi akurasi dengan membagi jumlah elemen data yang ditemukan
dengan total jumlah data elemen dikalikan 100. Tingkat akurasi 90%
adalah patokan yang baik.
e. Jika elemen data yang ditemukan ternyata tidak sama dengan catatan
alasannya (misalnya data tidak jelas definisinya) dan dilakukan tindakan
koreksi.
f. Koleksi sampel baru setelah semua tindakan koreksi dilakukan untuk
memastikan tindakan menghasilkan tingkat akurasi yang diharapkan.
4.4 Analisis Data Indikator
Data yang dianalisis yaitu:
a. Data Indikator Kunci/Indikator Prioritas
 Indikator 11 area klinis
 Indikator International Library
 Indikator 9 area manajemen
 Indikator 6 sasaran keselamatan
  Indikator unit kerja
b. Data Hasil Evaluasi Protokol Klinis
c. Data Surveilance PPI
d. Insiden Keselamatan Pasien: Sentinel, KTD, KNC
e. Data dari bab PKPO (KNC, KTD dan sentinel)
Analisa data melalui grafik sangat membantuk dalam memperlihatkan
perubahan apakah menuju perbaikan sesuai yang diharapkan. Analisis data
dapat menggunakan alat statistik:

 Run Chart
 Bar Chart
 Control Chart
 Histogram
 Pareto Chart
Sasaran dari analisis data adalah agar dapat dilakukan perbandingan bagi
rumah sakit melalui empat cara yaitu:
a. Dengan diri sendiri dalam waktu tertentu, seperti dari bulan ke bulan atau
dari tahun ke tahun berikutnya.
b. Dengan rumah sakit lain yang sama seperti menggunakan data base
referensi
c. Dengan standar, seperti ditetapkan oleh badan akreditasi, ikatan
profesional, atau menggunakan ketentuan yang ditetapkan dalam undang-
undang atau peraturan
d. Dengan praktek-praktek yang diakui di kepustakaan sebagai pedoman
praktek yang lebih baik atau paling baik.
Perbandingan ini membantu rumah sakit memahami sumber dan sifat
perubahan yang tidak dikehendaki serta membantu fokus pada upaya
perbaikan.

4.5 Publikasi Data

Publikasi adalah proses penerbitan laporan dengan media publikasi secara
internal ataupun external keluar rumah sakit setelah mendapat persetujuan dari
direktur rumah sakit.
 BAB V
PENUTUP

Buku Pedoman Manajemen Data Rumah Sakit menjadi acuan bagi Rumah Sakit Umum
Al - Rohmah dalam melaksanakan upaya peningkatan mutu layanan di Rumah sakit Umum Al -
Rohmah. Upaya tersebut meliputi pembuatan sistim manajeman data upaya peningkatan mutu
Rumah Sakit, Penentuan indikator mutu Rumah Sakit, monitoring evaluasi pelaksanaan sistim
manajeman data dan rencana perbaikan sistim manajeman data. Proses tersebut dilaksanakan
secara berkesinambungan dan didokumentasikan. Dari Buku pedoman ini masih dapat
dikembangkan dengan membuat panduan dan standar prosedur operasional yang berkaitan
dengan pelaksanaan sistim manajeman data Upaya Peningkatan Mutu Pelayanan Rumah Sakit.