MANUAL NORMATIVO

PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE LA EJECUCIÓN DE

TRABAJOS DE REPARACIÓN Y MANTENIMIENTO EN LOS
SISTEMAS DE AGUA POTABLE Y ALCANTARILLADO Y SU
RENDICIÓN DEL GASTO.

I. INTRODUCCIÓN

La Oficina de Control Internol, con la finalidad de mejorar la eficiencia y eficacia del control de la
ejecución y del gasto de los trabajos de reparación y mantenimiento que efectúen las Jefaturas
Zonales, solicita a la Gerencia de Operaciones e Ingeniería actualice el “Procedimientos para
el Control de la ejecución de trabajos de reparación y mantenimiento en los sistemas
de agua potable y alcantarillado y su rendición del gasto en la EPS GRAU S.A”
conforme se ejecutan en la actualidad estos trabajos de mantenimiento.

La Gerencia de Ingeniería con el objeto de uniformizar criterios y procedimientos relacionados a

este asunto, y con la participación activa y aportes de profesionales del Departamento de
Ingeniería y Jefaturas Zonales, ha elaborado el proyecto de Manual Normativo denominado:”,
para que previa evaluación de la oficina de Planeamiento, Administrativa Financiera y Oficina de
Asesoría Jurídica; sea aprobada por la Gerencia General.

La puesta en vigencia del presente Manual Normativo implementa la Recomendación requerida

por la Oficina de control Institucional.

INDICE

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PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE LA EJECUCIÓN DE
TRABAJOS DE REPARACIÓN Y MANTENIMIENTO EN LOS
SISTEMAS DE AGUA POTABLE Y ALCANTARILLADO Y SU
RENDICIÓN DEL GASTO.

I. INTRODUCCIÓN

II DATOS GENERALES

2.1 OBJETIVO DEL MANUAL

2.2 ALCANCE

2.3 BASE LEGAL O NORMATIVA

2.4 APROBACION Y REVISIÓN

2.5 CONTROL

III. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS

IV. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

4.1 OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO

4.2 DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

V. RESPONSABILIDAD

VI. DISPOSICIÓN FINAL

VII. DEFINICIONES BASICAS A TENER EN CUENTA

ANEXOS

a. MODELO ANEXO - A: PROTOCOLO DE INSPECCION

b. MODELO ANEXO - B:INFORME FINAL

c. MODELO ANEXO- C-PLAZOS MÁXIMOS PARA SOLUCIONAR

PROBLEMAS

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TRABAJOS DE REPARACIÓN Y MANTENIMIENTO EN LOS
SISTEMAS DE AGUA POTABLE Y ALCANTARILLADO Y SU
RENDICIÓN DEL GASTO.

II. DATOS GENERALES

1. OBJETIVO

El presente Manual tiene por objeto normar el Procedimiento denominado: “Procedimiento

para el control de la ejecución de trabajos de reparación y mantenimiento en los
sistemas de agua potable y alcantarillado y su rendición del gasto”

2. ALCANCE

El cumplimiento del presente instructivo será de aplicación a todas las unidades orgánicas que
intervienen en el Proceso de Afectación del gasto en Trabajos de Reparación y Mantenimiento de
redes de agua potable y alcantarillado.

3. BASE LEGAL O NORMATIVA

- R.M Nº 801 – 81 – EF/76 Normas Generales de Contabilidad Gubernamental

- NIC Nº 16 – Inmuebles, Maquinaria y Equipos
- Instructivo de Trabajo: “Procedimiento para determinar si un desembolso es Gasto
Corriente o Gasto de Inversión”
- Directiva Nº 013 – EPS GRAU S.A: “Activos Fijos en la EPS GRAU S.A”
- Estatuto Social de la EPS GRAU S.A.
- Reglamento de Organización y Funciones ROF de la EPS GRAU S.A.
- Manual de Organización y Funciones – MOF de la EPS GRAU S.A.

4. APROBACIÓN Y REVISION

Este manual normativo ha sido propuesto por la Oficina de Planeamiento y la Gerencia de

Ingeniería Planeamiento y Control Operacional, y aprobado por la Gerencia General, y será
revisado y/o modificado cuando sea necesario por dichas unidades orgánicas y cuando se
produzcan cambios en la normatividad vigente.

5. CONTROL

El Órgano de Control Institucional velará por el cumplimiento de las normas contenidas en el

presente instructivo

III. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS

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RENDICIÓN DEL GASTO.

6. En los casos de colapsamientos y/o emergencias de los sistemas de agua potable y

alcantarillado cuyos costos de reparación y/o mantenimiento no exceden de los S/.
20,000.00, se deben ejecutar los trabajos necesarios, respetando estrictamente la
normatividad vigente.

7. El ingeniero o técnico responsable de ejecutar los trabajos debe aperturar una Libreta de
Notas donde apuntará diariamente las ocurrencias y/o las anotaciones que considere
pertinente tanto él como el representante de la GOI, como supervisor de la reparación o
mantenimiento. Esta Libreta permanecerá hasta el final de los trabajos en poder del
Técnico responsable; así como se adjuntará al Informe Final que se deberá elaborar al
concluir el trabajo.

IV DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

4.1 OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Fijar los criterios, procedimientos y conceptos que la Sede Central y las Jefaturas Zonales deben
tomar en cuenta para el control físico de la ejecución de los trabajos de reparación y
mantenimiento en los sistemas de agua potable y alcantarillado, así como la correcta afectación
del gasto.

4.2 DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

8. El operador de agua-fono del módulo de atención al cliente, en el caso de la sede central o

su equivalente en las Jefaturas Zonales, ingresará en el software los datos referentes al
lugar de la ocurrencia (formato Nº 1).

El supervisor de redes, coordinador operacional, Jefe de Zona o quién haga sus veces, revisará
constantemente el software, a fin de verificar la existencia de alguna ocurrencia o
emergencia. Se hace la atingencia de que los reclamos presentados de manera verbal en
el Modulo de Atención al Cliente – MAC que tengan las características de urgencia o
emergencia, también deben ser ingresados al software en el mismo instante por el área de
Agua Fono.

Presentado el acontecimiento las Jefaturas Zonales dispondrán las medidas inmediatas para su
solución, determinando que los Jefes de Zona, en el caso de la Zonal Piura y los
Coordinadores de Operaciones y Mantenimiento del resto de Jefaturas Zonales, efectúen
una evaluación para determinar la magnitud del problema presentado y los trabajos a
realizar para superar la emergencia, comunicando de inmediato vía RPC a la secretaría de
Redes para que ingrese la orden de trabajo al software.

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1. La Services, una vez que recepciona la ORDEN DE TRABAJO, ejecuta acciones y

coordinaciones para solucionar la ocurrencia o emergencia en los plazos establecidos en
el protocolo, asimismo comunicará al Coordinador de Redes y/ o Coordinador de
Operaciones el inicio de las acciones de ejecución.

En el caso que la contratista solicite ampliación de los plazos de ejecución establecidos en el

protocolo de servicio, deberá comunicar los hechos al Jefe de Zona o Coordinador de
redes en el caso de la Jefatura Zonal Piura y al Coordinador de Operaciones en el caso de
las demás Jefaturas Zonales.

1. La Services, tomando como referencia la ORDEN DE TRABAJO, formula en el software

aplicativo las VALORIZACIONES.

El Coordinador de Redes o quién haga sus veces en el caso de la Zonal Piura y el Coordinador
de Operaciones o quién haga sus veces en el resto de las Jefaturas Zonales evaluará las
valorizaciones dadas por el contratista y las reformulará en e mismo software si no
coincide con el protocolo.

Las Jefaturas Zonales designarán al encargado de la ejecución de los trabajos, que será el Jefe
de Zona o quién haga sus veces en el caso de la Zonal Piura y el Coordinador de
Operaciones o quién haga sus veces en el resto de Zonales.

1. El Jefe de Zona o quien haga sus veces en el caso de la Zona Piura y los coordinadores
operacionales en el resto de Jefaturas Zonales, deberán elaborar el “PROTOCOLO DE
INSPECCION”, que documento que contiene la información preliminar requerida para
estos casos, (Modelo Anexo – A.)

Los Plazos máximo para solucionar el problema establecidos por SUNASS deberán estar
incluidos en el protocolo de servicio y están tipificados en el Anexo Nº 1.

Evaluado el Protocolo de Inspección, si el costo de la reparación o mantenimiento, supera los

S/.20,000, se remitirá a la GOI copia de este para su ejecución como gasto de inversión.

Copia de los Protocolos de Inspección que no superen los S/. 20,000, también debe ser remitido
a la GOI para que de inmediato inicie la supervisión de los trabajos , hasta su culminación
a través de el Equipo de Supervisión de Obras de Departamento de Ingeniería.

La GOI supervisara los trabajos principalmente sobre los siguientes aspectos:

 El proceso constructivo
 Calidad y cantidad de materiales utilizados

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 Control de personal
 Control de equipos y movilidad
 Cumplimiento de cronograma de ejecución

El Inspector de Redes controla, revisa y reporta los metrados de los servicios de mantenimiento
ejecutados por terceros, elevándosela al Coordinador de Redes o quién haga sus veces
en el caso de la Zonal Piura y Coordinador de operaciones o quién haga sus veces en el
resto de Zonales

El responsable de de ejecutar los trabajos inspecciona que el servicio de mantenimiento de redes

brindado por terceros, se ajuste a las especificaciones técnicas requeridas en el contrato y
en los plazos establecidos en el protocolo de servicio, asimismo dejará constancia
documentada de cualquier incumplimiento del Contratista en los plazos dados, para la
aplicación de penalidades que el caso amerita a través del Órgano competente

El Coordinador de Redes y/o Coordinador de Operaciones otorga la conformidad a las

Valorizaciones presentadas y dispone su trámite de pago.

RENDICIÓN DE GASTOS DEBIDAMENTE SUSTENTADOS

Concluida la ejecución de los trabajos de emergencia, la Jefatura Zonal tiene un plazo de

15 días para elevar a la GIPCO, un Informe Final de la reparación debidamente
sustentado y documentado, con las metas realmente alcanzadas. (MODELO ANEXO – B)

El Informe debe contener los siguientes ítems:

a) Datos Generales
 Ubicación
 Identificación de los trabajos de emergencia ejecutados
 Fecha de inicio
 Fecha de término
 Monto ejecutado
 Responsable de la ejecución de los trabajos de emergencia

b) Proceso Constructivo
 Descripción del proceso desde su inicio hasta el final de los trabajos ejecutados
 Dificultades encontradas en la ejecución de los trabajos
 Metas alcanzadas

c) Demostrativo del Costo de los trabajos realizados debidamente sustentados

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 Mano de obra S/.

 Materiales S/.
 Alquiler de maquinaria y equipo S/.
 Combustibles y lubricantes S/.
 Servicios S/.
 Otros S/.

c) Plano de Replanteo, Libreta de Notas, Acta de Conformidad

La GOI tiene 10 días para evaluar técnicamente el Informe Final y dar trámite a la GAF para que
verifique si los gastos están correctamente afectados

V. RESPONSABILIDAD

Las Gerencias, Oficinas, Jefaturas Zonales a través de sus Unidades Orgánicas respectivas son
responsables de cumplir y hacer cumplir las normas que se detallan en el presente Instructivo, el
incumplimiento de lo dispuesto dará lugar a las acciones administrativas que correspondan.

VI DISPOSICIÓN FINAL

Concluidos los trabajos de emergencia debe suscribirse un Acta de Conformidad de los trabajos
ejecutados. El Acta debe ser suscrita por la Jefatura Zonal, el Coordinador de Operaciones y
Mantenimiento y el Visto Bueno del representante de la GIPCO.

VII DEFINICIONES BASICAS A TENER EN CUENTA

7.1 Trabajos de Emergencia

Se define como trabajo de Emergencia los siguientes casos:

 Colapso de tuberías de agua potable o alcantarillado con un costo hasta S/.20,000.00 que
originen aniegos o hundimientos que impliquen la interrupción del servicio.
 Colapso de equipo electromecánico de planta de tratamiento, pozo o cámara que
impliquen la interrupción del servicio
 Caídas de línea de alta tensión que alimentan a las estaciones de la EPS.

7.2 Gastos de Capital (Inversión)

Comprende los pagos que estime la Entidad por la realización de Inversiones. El Presupuesto de
Inversiones comprende:

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7.2.1 Proyectos de Inversión: Comprende la adquisición de bienes de capital y las mejoras

que aumentan la productividad o vida útil de activos ya existentes.
7.2.2 Gastos de Capital no ligados a proyectos: Comprende los gastos de soporte a las
actividades operativas de la Entidad, tales como infraestructura administrativa y
tecnológica.

MODELO: ANEXO - A

PROTOCOLO DE INSPECCION

I. DATOS GENERALES

1.1 UBICACIÓN DE LOS

TRABAJOS:..............................................................................

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1.2 MOTIVO DE LA
EVALUACIÓN:..................................................................................

1.3 FECHA DE LA
EVALUACIÓN : ...............................................................................

1.4 RESPONSABLE DE ELABORAR LA

EVALUACIÓN: ...............................................

1.5 RESULTADO DE LA
INSPECCION:............................................................................

1.6 DURACION DE LOS TRABAJOS

(DIAS):...................................................................

II. DATOS ESPECIFICOS

2.1 DIAMETRO Y MATERIAL DE LA RED

EXISTENTE:.................................................

2.2 LONGITUD DE LA TUBERÍA A

REPARAR:...............................................................

2.3 ANCHO DE LA
CALLE:..............................................................................................

2.4 TIPO DE
PAVIMENTO:..............................................................................................
.

2.5 CLASE DE
TERRENO:..............................................................................................

2.6 PROFUNDIDAD
PROMEDIO:...................................................................................

2.7 CAUDAL DE ENTRADA

(LPS):................................................................................

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2.8 PROFUNDIDAD NAPA FREÁTICA (EN

METROS):............................................

2.9 MANO DE OBRA A

UTILIZAR:.............................................................................

2.10 MATERIALES A
UTILIZAR:.....................................................................................

2.11 EQUIPOS Y
COMBUSTIBLE:.................................................................................

2.12 PRESUPUESTO TENTATIVO:...(MANO DE OBRA, MATERIALES, EQUIPOS

ETC)

III. ADJUNTAR CROQUIS DE LA UBICACIÓN DE LOS TRABAJOS, INDICANDO

LAS REDES EXISTENTES

MODELO ANEXO – B - INFORME FINAL

INFORME Nº-2006 – EPS GRAU S.A -JZ

A : GERENTE DE OPERACIONES E INGENIERIA

ASUNTO : Informe Final de Trabajos de Emergencia

REF : Protocolo de Inspección

FECHA : Piura,

Por medio del presente me dirijo a Ud., para hacerle llegar adjunto al
presente la información de manera detallada de los gastos efectuados por esta Jefatura Zonal en
los trabajos de reparación o mantenimiento ejecutados en: .....................................................
...........................................................................................................................................................
Con vuestra conformidad, el presente informe debe ser derivado a la Gerencia Administrativa
Financiera para que verifique si los gastos están correctamente afectados y se proceda a la
Liquidación de los trabajos de Reparación y/o Mantenimiento ejecutados.

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Atentamente

CC
OP
ARCH

ESQUEMA DEL INFORME

1. Datos Generales

 Ubicación de los trabajos de emergencia

 Identificación de los trabajos de emergencia ejecutados
 Fecha de inicio
 Fecha de término
 Monto ejecutado
 Responsable de la ejecución de los trabajos

2. Proceso Constructivo

 Descripción del proceso desde su inicio hasta el final de los trabajos ejecutados
 Dificultades encontradas en la ejecución de los trabajos
 Metas alcanzadas

3. Demostrativo del Costo de los trabajos realizados, debidamente sustentados

 Mano de obra S/...................................

 Materiales S/..................................
 Alquiler de maquinaria y equipo S/.................................
 Combustibles y lubricantes S/.................................
 Otros S/.................................

4. Se adjunta Plano de Replanteo, Libreta de Notas y Acta de Conformidad

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