GOBIERNO AUTÓNOMO MUNICIPAL VALLES

LC
AUDITORÍA ESPECIAL
UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA

ENTIDAD: G.A.M. Valles FECHA: Gestión 2016

LEGAJO CORRIENTE

DESCRIPCIÓN REF. PT
PLANILLA DE PENDIENTES DE SUPERVISIÓN LCA
SUMARIA DE ASPECTOS POR EXAMINAR LCB
PROGRAMA DE AUDITORÍA LCC
HALLAZGOS DE AUDITORÍA CON INDICIOS DE RESPONSABILIDAD LCD
HALLAZGOS RELEVANTES DE CONTROL INTERNO LCE
CUMPLIMIENTO DE OBJETIVOS Y ALCANCE (SIN HALLAZGOS DE LCF
RESPOSABILIDAD NI DE CONTROL INTERNO)
DOCUMENTACIÓN DE RESPALDO POR OBJETIVO DE AUDITORÍA LCG
DETALLE DE FUNCIONARIOS RELACIONADOS CON EL EXAMEN LCH

RESPONSABLES RUBRICA FECHA

AUDITOR: Endir Denis Rodriguez Guzman 夭 06/05/2017

SUPERVISOR: Roberto Gomez Bolañoz ㈨ 06/05/2017

JEFE DE AUDITORIA INTERNA: Juan Rocha ㇽ 06/05/2017

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LCA
AUDITORÍA ESPECIAL
UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA

ENTIDAD: G.A.M. Valles FECHA: Gestión 2016

PLANILLA DE PENDIENTES DE SUPERVISIÓN

Ref. Completado Revisado

Pendientes por completar Fecha
P/T por: por:
LCF …………….
………………..

SIN
PENDIENTES

RESPONSABLES RUBRICA FECHA

AUDITOR: Endir Denis Rodriguez Guzman 夭 06/05/2017

SUPERVISOR: Roberto Gomez Bolañoz ㈨ 06/05/2017

JEFE DE AUDITORIA INTERNA: Juan Rocha ㇽ 06/05/2017

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LCB
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ENTIDAD: G.A.M. Valles FECHA: Gestión 2016

SUMARIA DE ASPECTOS POR EXAMINAR

Detalle de aspectos por examinar Ref. PT Importe Bs

.
Partida presupuestaria “34110 Combustibles, Lubricantes y 77.600
Derivados para Consumo” de la gestión 2016

Comprobantes de contabilidad

Facturas de combustible

Copia legalizada de la emisión de cheques emitido por el

Banco Unión
Cta Cte. N° 3300427548

Registro de los vehículos pertenecientes a la Municipalidad

Certificación de facturas, Surtidor San Judas

Registro de recepción de materiales y suministros del encargado

de almacenes

RESPONSABLES RUBRICA FECHA

AUDITOR: Endir Denis Rodriguez Guzman 夭 06/05/2017

SUPERVISOR: Roberto Gomez Bolañoz ㈨ 06/05/2017

JEFE DE AUDITORIA INTERNA: Juan Rocha ㇽ 06/05/2017

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LCC
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ENTIDAD: G.A.M. Valles FECHA: Gestión 2016

PROGRAMA DE AUDITORÍA

ENTIDAD:
PROGRAMA DE AUDITORÍA ESPECIAL SOBRE DESEMBOLSOS POR ADQUISICION Y
DESTINO DEL COMBUSTIBLE EN LA GESTION 2016

OBJETIVO DE LA AUDITORÍA
1.Establecer el cumplimiento del ordenamiento jurídico en los desembolsos por
adquisición y destino del combustible, así como el cumplimiento de contrato suscrito
con el proveedor de combustible.

Procedimientos Ref. Obj. Ref. Hecho

P/T por:
1. Obtenga toda la normativa interna vigente
relacionada con la adquisición de combustible.

2. Obtenga el mayor de la partida 34100 Combustibles

y Lubricantes.

3. Obtenga una muestra de desembolsos superiores a Bs

500.

4. Tabule las facturas de la muestra y ordene por número

5. Efectúe un análisis y seguimiento de las facturas, y

constate la relación cronológica y lógica con las
fechas de compras.

6. De las facturas que presentan cantidades

significativas y otros aspectos que llamen la atención
verifique su autenticidad en SIN y/o en los surtidores
correspondientes.

7. Solicite a la estación de servicio San Judas una

certificación de las facturas observadas, con cuya
base efectúe los siguientes procedimientos:

a) Coteje las facturas observadas que se encuentran

adjuntas a los comprobantes con las copias remitidas
por el proveedor (certificación).

b) En caso de existir observaciones de parte del

propietario sobre la autenticidad de las facturas,
solicite copia o fotocopia de las facturas o libro de
ventas que muestre la inconsistencia entre las facturas
archivadas en la Alcaldía y las del proveedor.
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LCC /1
AUDITORÍA ESPECIAL
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Procedimientos Ref. Obj. Ref. Hecho

P/T por:

8. En base a los procedimientos anteriores, prepare un

detalle de las facturas que presenten diferencias entre
las que tiene la Entidad y los diferentes surtidores.

9. Solicite la opinión legal al abogado por las

observaciones en las facturas de combustible.

10. Ejecute otros procedimientos de auditoría que

considere necesario.

11. Obtenga doble ejemplar, debidamente legalizados,

de la documentación que sustenta los hallazgos

12. En caso de identificarse posibles indicios de

responsabilidad, elabore el informe de auditoría
correspondiente, identifique a los involucrados,
cuantifique el daño económico producido, si hubiere y
el fundamento legal para establecer los indicios de
responsabilidad que corresponda.
CONCLUSION
13. concluya sobre el cumplimiento del ordenamiento
jurídico en los desembolsos por adquisición y destino
del combustible, así como el cumplimiento del
contrato suscrito con el proveedor de combustible.
Documentación de hallazgos e informes

14. en caso de identificar hallazgos con indicios de

responsabilidad, considere los siguientes aspectos:
a) obtenga copa legalizada en doble ejemplar de los
documentos que sustentan el hallazgo con indicios
de responsabilidad; uno para los papeles de
trabajo de la auditoria y el segundo para
conformar el legajo de medios de prueba
b) obtenga de la municipalidad la información
pertinente sobre los nombres completos y numero
de cedula de identidad de ls involucrados en los
indicios de responsabilidad
c) coordine con el abogado asignado a la Unidad de
Auditoria Interna para establecer la pertinencia de
los hallazgos y si estos están con evidencia
suficiente
d) elabore los legajos de papeles de trabajo,
asegurándose de cumplir con los lineamientos
establecidos en las Normas de Auditoria Especial
15. elabore un informe de control interno y el informe con
indicios de responsabilidad en caso de corresponder,
cumpliendo con los lineamientos descritos en las
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LCC/2
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Procedimientos Ref. Obj. Ref. Hecho

P/T por:
Normas de Auditoria Especial
16. ponga a disposición del abogado asignado a la
Unidad de Auditoria Interna, la documentación y el
correspondiente informe legal sobre los hallazgos
establecidos en el informe
17. compatibilice el informe legal mencionado en el
punto precedente con el informe de auditoría, en
cuanto a nombres, importes, disposiciones legales
citadas y otros aspectos.
18. Estructure el legajo de medios de prueba y detalle los
documentos que lo sustenten

RESPONSABLES RUBRICA FECHA

AUDITOR: Endir Denis Rodriguez Guzman 夭 06/05/2017

SUPERVISOR: Roberto Gomez Bolañoz ㈨ 06/05/2017

JEFE DE AUDITORIA INTERNA: Juan Rocha ㇽ 06/05/2017

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ENTIDAD: G.A.M. Valles FECHA: Gestión 2016

HALLAZGOS DE AUDITORÍA CON INDICIOS DE RESPONSABILIDAD (Administrativa)

Ref. Hallazgos de auditoría con indicios de responsabilidad Disposi- Ref.

P/T (Condición, criterio, causa (acción u omisión), efecto (tipo de responsabilidad) y ción informe
conclusión)
, de Combustible
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ENTIDAD: G.A.M. Valles FECHA: Gestión 2016

HALLAZGOS DE AUDITORÍA CON INDICIOS DE RESPONSABILIDAD (Civil)

Re Hallazgos de auditoría con indicios de responsabilidad Disposi- Ref.

f. (Condición, criterio, causa, (acción u omisión), efecto (tipo de responsabilidad) ción informe
P/ y conclusión)
T

.
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LCD 2
AUDITORÍA ESPECIAL
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ENTIDAD: G.A.M. Valles FECHA: Gestión 2016

HALLAZGOS DE AUDITORÍA CON INDICIOS DE RESPONSABILIDAD (Penal)

Ref Hallazgos de auditoría con indicios de responsabilidad Disposi- Ref.

. (Condición, criterio, causa (acción u omisión), efecto (tipo de responsabilidad) ción informe
P/T y conclusión)
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LCE
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ENTIDAD: G.A.M. Valles FECHA: Gestión 2016

HALLAZGOS RELEVANTES DE CONTROL INTERNO

.
Re Deficiencias de control interno Disposi- Ref.
f. (Condición, criterio, causa, efecto y recomendación) ción inform
P/T e
1

COMPRAS DE COMBUSTIBLE SIN SOLICITUDES APROBADAS

CONDICION. Se ha establecido que los controles no detectaron que se

realicen compras de combustible sin contar con la debida aprobación de
la Direccion Administrativa, dichas ompras como ejemplo son las siguientes:

No Cpbte. Fecha Concepto Importe Observació

n
454 25/08/2016 Compra de 340 Sin soliitud
combustible aprobada
818 09/11/2016 Compra de 290 Sin solicitud
combustible aprobada
853 28/12/2016 Compra de 480 Sin solicitud
combustible aprobada

CRITERIO: el reglamento de Adquisicion y control de combustible en el

articulo 30 establece que la solicitud de compras de combustible debe
contar con la aprobación respectiva de la Direccion Administrativa.

CAUSA: esta situación se origino debido a que la dirección Administrativa no

realiza una supervisión eficaz, sore las operaciones de compra de
combustible.

EFECTO: esta situación puede originar que se relicen compras no

autorizadas en desmedro de los recursos de la entidad

RECOMENDACIÓN: se recomienda al alcalde municipal instruir a la

Direccion Administrativa realizar una supervisión eficaz, exigiendo el
cumplimiento del Reglamento de Adquisicion y Control de Combustible.
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LCE/1
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ENTIDAD: G.A.M. Valles FECHA: Gestión 2016

HALLAZGOS RELEVANTES DE CONTROL INTERNO

.
Re Deficiencias de control interno Disposi- Ref.
f. (Condición, criterio, causa, efecto y recomendación) ción inform
P/T e

2
La entidad NO ejecuta los procedimientos que dice el reglamento para la
compra de combustible

CONDICION: durante el examen interno ralizado a la honorable municipalidad,

se evidencio que esta, no cumple con los procedimientos que están
establecidos, que se encuentran detallados en el manual interno para la
compra de combustible para la institución, que se encuentra vigente desde la
gestión 2014

CRITERIO: Según reglamentos internos de instituciones publicas y las normas

SABS, la adquisición de combustible para las unidades automotoras de la
alcaldía deben relizarse en cumplimiento estricto que se encuentr establecido
y descrito en el manual de arquisiciones de combustible, que se encuentra
actualmente vigente dentro el gobierno autnomo municipal Valles

CAUSA: esta situación se debe a que el responsable de adquisiciones y

compras, fue recientemente promovido de otro cargo, por ello desconoce la
totlidad de sus responsabilidades

EFECTO: Esta situación puede gererar que el personal observado pueda ser
pasible a responsabilidades administrativas y civiles, debido al claro
incumplimiento de lo que dice el manula de adquisiciones de combustible, asi
como los posibles daños económicos que se puedieran generar

RECOMENDACIÓN: Se recomienda a la máxima autirdad ejecutiva, se

comunique con la jefatura de personal para que este, ordene la capacitación
correspondiente, o en su defecto nombre a otro encargado que conozca a
plenitud las responsabilidades del cargo
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LCE/2
AUDITORÍA ESPECIAL
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ENTIDAD: G.A.M. Valles FECHA: Gestión 2016

HALLAZGOS RELEVANTES DE CONTROL INTERNO

.
Re Deficiencias de control interno Disposi- Ref.
f. (Condición, criterio, causa, efecto y recomendación) ción inform
P/T e

3
Los gastos se realizan no están de acuerdo al presupuesto
aprobado

CONDICION: durante el examen interno realizado a la alcaldía, se evidencio

que los gastos que fueron realizados durante la gestión 2016, no están
contemplados en el presupuesto aprobdo para dicha gestion

CRITERIO: Según reglamentos internos de instituciones publicas, todo gasto que

se realice durante una gestión, debe estar previamente incluido en el
presupuesto operativo anual del gobierno autónomo municipal

CAUSA: esta situación se genero debido a la mala planificación realizada

durante la elaboración delpresupuesto operativo anual de la gestión,
habiéndose mantenido los montos de los gastos incurridos de la pasad gestión,
sin haberse tomado en cuenta un incremento de los costos

EFECTO: Esta situación genera que dichos gastos sean observados por el
gobierno central, y el gobierno municipal sea pasible del congelmiento de sus
cuentas corrientes, además de posibles responsabilidades administrativas tanto
al HCM y al HAMV

RECOMENDACIÓN: Se recomienda al presidente del concejo municipal y al

alcalde municipal, elaboren un presupuesto operativo anual reformulado,
contemplando las variasciones de los precios y los incrementos que tuvieron
durante la gestion
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LCE/3
AUDITORÍA ESPECIAL
UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA

ENTIDAD: G.A.M. Valles FECHA: Gestión 2016

HALLAZGOS RELEVANTES DE CONTROL INTERNO

.
Re Deficiencias de control interno Disposi- Ref.
f. (Condición, criterio, causa, efecto y recomendación) ción inform
P/T e

4
Los comprobantes de egreso están firmados por el Contador, el
Director de Finanzas o y Secretario Financiero y Administrativo;
sello y firma del proveedor

CONDICION: mediante el exmen interno ralizado a la honorable

municipalidad, se evidencio que los comprobantes de egreso no cuentan con
las firmas correspondientes de los encargados de la alcaldía ni los sellos o
firmas de los proveedores

CRITERIO: Según reglamentos internos de instituciones publicas, los

comprobantes de egresos deben llevar la firma del contador, el director de
finanzas, o las scretarias financieras administrativas, además de tener los sellos
o firmas de los proveedores para autenciar la legalidad de dicho comprobante

CAUSA: esta situación se debe a que el responsable del control de dichos

comprobantes, se encontraba de viaje para la asistencia de una reunión de la
municipalidad con el gobierno central, por lo cual fue reemplzado
temporlmente por el auxiliar de este cargo, quien ddesconocia los
procedimientos que debía cuplir

EFECTO: Esta situación genera que dichos comprobantes puedan estrviciados,

entendiéndose por esto, que pudieron haber sido manipulados por terceras
personas, y que las cantidades contenidas en dichos registros, no
correspondan a la verdad

RECOMENDACIÓN: Se recomienda a la máxima autoridad ejecutiva, se

comunique con el departamento de personal para el cambio del responsable
del control de egresos mientras el titular regrese para desempeñar su cargo
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LCF
AUDITORÍA ESPECIAL
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ENTIDAD: G.A.M. Valles FECHA: Gestión 2016

CUMPLIMIENTO DE OBJETIVOS Y ALCANCE (SIN HALLAZGOS DE RESPOSABILIDAD NI DE

CONTROL INTERNO)

Re Resultados de los procedimientos aplicados Disposic Ref.

f. ión informe
P/T

Cumplimiento de Objetivo y Alcance establecido para la

Auditoría Especial

.
Como resultado de la aplicación de los procedimientos de
auditoria se estableció que los servidores públicos del G.A.M.
Valles, dieron cumplimiento a las disposiciones jurídico
administrativas en los desembolsos y destino de la adquisición
de combustible en la gestión 2016, habiendo evidenciado lo
siguiente:

 Los pagos de combustible son realizados a base de

facturas y nota de ingreso a almacén, cumpliendo lo
establecido en el art. 20 Cap. III del Reglamento de
Aprovisionamiento y Control de Combustible del G.A.M.
Valles
 El combustible adquirido es utilizado en vehículos propios
de la municipalidad y en actividades de la
municipalidad
 El combustible e adquirido mediante contrataciones
directas en el marco del inciso a) art. 72 del DS. 181, por
ser bienes con tarifas únicas y reguladas por el Estado:
gasolina, diésel, gas licuado y otros.
 Las compras del surtidor san judas fueron autorizadas
mediante nota por el Alcalde Municipal
 Los pagos son registrados en el sistema de contabilidad,
que generan los comprobantes de contabilidad y se
encuentran aprobados por el Director de Finanzas y el
Alcalde Municipal
 Se ha verificado que los vehículos que utilizan el
combustible estén a nombre de la municipalidad
 Se ha verificado que las facturas sean originales y se ha
solicitado una confirmación de la autenticidad a la
Estación de servicio San judas, que certifica que ellas
coinciden con las compras que cursan en sus archivos
 Se ha verificado que los cheques fueron cobrados por la
estación de servicio San Judas, mediante certificación
del Banco Unión y se ha debitado de la cuenta
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LCF /1
AUDITORÍA ESPECIAL
UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA

bancaria, como se evidencia en el extracto bancario

del Banco Unión
 El director de finanzas en cumplimiento del inciso a) del
numeral I del art. 116 del DS. 181, había establecido
procedimientos e instructivos para el funcionamiento y
control interno para el proceso de adquisición y destino
del combustible adquirido por la municipalidad

Conclusión: en la auditoria Especial realizada sobre los

desembolsos por la adquisición y destino de combustible por
la gestión 2016, del GAM Valles, se ha evidenciado que la
municipalidad había cumplido con las disposiciones jurídico-
administrativas en los desembolsos para la adquisición y
destino de combustible de la gestión 2016, no habiendo
identificado ningún hallazgo relevante que generen indicios de
responsabilidades y tampoco se ha identificado hallazgos que
generen indicios de responsabilidades y tampoco se ha
identificado hallazgos relevantes de control interno que
requieran ser reportados en el presente informe

RESPONSABLES RUBRICA FECHA

AUDITOR: Endir Denis Rodriguez Guzman 夭 06/05/2017

SUPERVISOR: Roberto Gomez Bolañoz ㈨ 06/05/2017

JEFE DE AUDITORIA INTERNA: Juan Rocha ㇽ 06/05/2017

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LCG
AUDITORÍA ESPECIAL
UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA

ENTIDAD: G.A.M. Valles FECHA: Gestión 2016

DETALLE DE ASPECTOS POR EXAMINAR

Importe
Partida presupuestaria Ref. PT
Bs
34110 Combustibles, Lubricantes y Derivados para Consumo LCG1

Comprobantes de contabilidad

Facturas de combustible

Copia legalizada de la emisión de cheques emitido por el Banco

Unión
Cta Cte. N° 3300427548

Registro de los vehículos pertenecientes a la Municipalidad

Certificación de facturas, Surtidor San Judas

Registro de recepción de materiales y suministros del encargado de

almacenes

Total

RESPONSABLES RUBRICA FECHA

AUDITOR: Endir Denis Rodriguez Guzman 夭 06/05/2017

SUPERVISOR: Roberto Gomez Bolañoz ㈨ 06/05/2017

JEFE DE AUDITORIA INTERNA: Juan Rocha ㇽ 06/05/2017