SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

INSTRUCTIVO PARA LA
PROVISIÓN DE EMPLEOS EN EL MARCO DE LA
CONVOCATORIA 436 DE 2017

DIRECCIÓN GENERAL – SECRETARÍA GENERAL

BOGOTÁ D. C.
Octubre de 2018
 Elaboración Contenidos

SECRETARÍA GENERAL
Grupo de Relaciones Laborales
Grupo de Salarios
Grupo de Pensiones
Grupo de Vivienda
Grupo del Servicio Médico
Grupo de Administración de Documentos
Grupo de Formación y Desarrollo del Talento Humano
Grupo de Seguridad y Salud en el Trabajo

DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

OFICINA DE SISTEMAS

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 CONTENIDO
INTRODUCCIÓN ............................................................................................................................................ 4
1. RESPONSABLES DEL PROCESO:........................................................................................................ 5
2. COMISIONES DE PERSONAL ............................................................................................................ 5
3. INGRESO Y RETIRO PLANTA DE PERSONAL ..................................................................................... 7
3.1. FIRMEZA DE LAS LISTAS DE ELEGIBLES: ........................................................................................... 7
3.2. VERIFICACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS: ..................................................................... 7
3.3. NOMBRAMIENTO EN PERÍODO DE PRUEBA Y TRÁMITE ADMINISTRATIVO PARA EL RETIRO DEL
PERSONAL:.................................................................................................................................................... 9
3.4. COMUNICACIONES DE LOS NOMBRAMIENTOS EN PERÍODO DE PRUEBA Y RETIROS: .................. 12
3.5. ACEPTACIÓN DE LOS NOMBRAMIENTOS EN PERÍODO DE PRUEBA: ............................................. 13
3.6. POSESIÓN EN PERÍODO DE PRUEBA: ............................................................................................. 13
3.7. CALENDARIO DE INGRESOS PARA NOMINA: ................................................................................. 14
3.8. CREACIÓN DE CUENTAS DE CORREO ELECTRÓNICO Y USUARIOS DE LA RED SENA: ..................... 15
3.9. INGRESOS Y RETIROS EN SIGEP ..................................................................................................... 15
3.10. INGRESO SSEMI PARA EMPLEOS NIVEL INSTRUCTOR ................................................................... 16
3.11. HISTORIAS LABORALES .................................................................................................................. 17
4. SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO ........................................................................................... 19
4.1. EXÁMENES MÉDICOS OCUPACIONALES: ....................................................................................... 19
4.2. ELEMENTOS DE PROTECCIÓN PERSONAL Y ROPA DE TRABAJO: ................................................... 22
4.3. PUESTO DE TRABAJO Y ELEMENTOS ERGONÓMICOS: .................................................................. 22
5. EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO LABORAL EN PERÍODO DE PRUEBA ............................................. 23
6. REGISTRO PÚBLICO DE CARRERA ADMINISTRATIVA ..................................................................... 24
7. CAPACITACIÓN Y BIENESTAR: ........................................................................................................ 24
7.1. ACTIVIDADES DE BIENESTAR: ........................................................................................................ 25
7.2. ACTIVIDADES DE CAPACITACIÓN: ................................................................................................. 27
7.2.1. Programa de Inducción: ................................................................................................................ 27
7.2.2. Inducción de Seguridad y Salud en el Trabajo: .............................................................................. 28
7.2.3. Entrenamiento en el puesto de trabajo: ....................................................................................... 28
8. PAZ Y SALVO RETIRO: .................................................................................................................... 29
8.1. ENTREGA DE INFORME DE ASUNTOS A CARGO: ........................................................................... 29
8.2. TRANSFERENCIA DOCUMENTAL: .................................................................................................. 30
8.3. INVENTARIO .................................................................................................................................. 30
8.4. BACK-UP INFORMACIÓN COMPUTADORES .................................................................................. 31
9. BENEFICIOS DE LOS EMPLEADOS SENA: ........................................................................................ 31
9.1. FONDO NACIONAL DE VIVIENDA................................................................................................... 31
9.2. SERVICIO MÉDICO ASISTENCIAL: ................................................................................................... 33
9.2.1. Período de Protección: .................................................................................................................. 33
9.2.2. Revisión de excedentes Servicio Médico Asistencial a los ex servidores públicos del SENA: ......... 34
9.2.3. De la continuidad en el servicio médico en caso de retiro del empleo y de producirse nuevo
nombramiento en la Entidad: ..................................................................................................................... 34
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 INTRODUCCIÓN

En cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 909 de 2004 y demás normas que regulan la carrera administrativa,
el Servicio Nacional de Aprendizaje – SENA, reportó a la Comisión Nacional del Servicio Civil – CNSC, la
existencia de 4.973 vacantes definitivas con el fin que fueran provistas a través de un concurso público y
abierto dando cumplimiento al principio de ingreso al empleo público por mérito establecido en el artículo
125 de la Constitución Política.

Con base en lo anterior, la CNSC mediante Acuerdo 116 de 2017, modificado por el Acuerdo 146 de 2017,
convocó a concurso abierto de méritos la provisión de las vacantes reportadas, concurso que al cabo de un
poco más de un año, está próximo a su finalización y su consecuente conformación de las listas de elegibles
que definirán el personal que ingresará a la Entidad.

Así las cosas y con el fin de garantizar que los procesos de la Entidad tengan el menor impacto con la llegada
masiva de personal, la Dirección General ha establecido los lineamientos o instrucciones que se consideraron
como prioritarios para ser atendidos a nivel nacional en el proceso de provisión de empleos.

En este sentido, el presente instructivo tiene como propósito, presentar los pasos a seguir para el manejo de
las diferentes situaciones administrativas que se pueden presentar alrededor de la siguiente tipificación del
personal:
a) Los funcionarios que siendo de Carrera Administrativa superaron el concurso de méritos en otro
empleo de carrera administrativa ocupando la posición meritoria que los acredita como ganadores
del concurso.
b) Los funcionarios que siendo de Carrera Administrativa ganaron el concurso para el empleo en el que
se encontraban en situación de encargo.
c) Los funcionarios que estando vinculados a la entidad en calidad de provisionales superaron el
concurso de méritos y ocupan la posición meritoria que los acredita como ganadores.
d) Los contratistas del SENA que con ocasión del concurso de méritos ocupan la posición meritoria que
los acredita como ganadores.
e) Los funcionarios de carrera administrativa y en provisionalidad que NO superaron el concurso de
méritos y que como consecuencia, deben retornar a los empleos de los que son titulares o
desvincularse de la entidad, respectivamente.

Por lo anterior, esperamos contar con el apoyo de todos los Directores de área, Jefes de Oficina, Directores
Regionales, Subdirectores de Centro, Coordinadores de los Grupos de Apoyo Administrativo y demás
personal que labora en la ejecución del proceso de Gestión de Talento Humano, para cumplir con este
compromiso de vital importancia para el SENA, la Entidad más querida por todos los colombianos.

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1. RESPONSABLES DEL PROCESO:

 Secretaria General: Encargada de emitir lineamientos a nivel Nacional y de realizar la provisión y

retiro de personal de la Dirección General. A través de la Coordinación de Relaciones Laborales se
designarán los padrinos que atenderán las inquietudes y realizarán el seguimiento y control al
proceso en cada una de las Regionales.
 Directores Regionales: Encargados de socializar lineamientos a nivel Regional y de realizar la
provisión y retiro de personal del Despacho de la Dirección. A través de las Coordinaciones de los
Grupos de Apoyo Administrativo Mixto se comunicarán los lineamientos referentes al proceso de
provisión de empleos.
 Subdirectores de Centros de Formación: Encargados de socializar lineamientos en sus respectivos
Centros de Formación y de realizar la provisión y retiro de personal de sus Centros.
 Coordinadores Grupos de Apoyo Administrativo: Encargados de dar aplicación a los lineamientos
emitidos y garantizar que el proceso de Gestión del Talento Humano que se desarrollará para atender
la provisión y retiro de personal, se realice bajo los parámetros de eficacia, eficiencia y
profesionalismo.
 Personal responsable proceso de Gestión del Talento Humano: Encargados de apoyar y ejecutar el
proceso de Gestión del Talento Humano.
 Comisiones de Personal: Responsables de adelantar gestión de solicitud de exclusiones de listas de
elegibles conforme lo establece el artículo 14 del Decreto Ley 760 de 2005.

Se resalta que los Coordinadores de los Grupos de Apoyo Administrativo Mixto serán los interlocutores con
los padrinos designados en la Coordinación de Relaciones Laborales de la Secretaría General con el fin de
garantizar la uniformidad en la aplicación de los criterios definidos, y serán a su vez los responsables de
garantizar que los demás Coordinadores Grupos de Apoyo Administrativo de la Regional respectiva, realicen
la gestión requerida para llevar con éxito la meta de provisión.

2. COMISIONES DE PERSONAL

En el marco de la Convocatoria 436 de 2017, las Comisiones Regionales de Personal y la Comisión Nacional
de Personal, ésta última competente en materia de los cargos de Dirección General, tienen bajo su
responsabilidad dar cumplimiento a la facultad establecida en el literal c) del numeral 2 del artículo 16 de la
Ley 909 de 2004, que establece:

“c) Solicitar a la Comisión Nacional del Servicio Civil la exclusión de la lista de elegibles de las personas que
hubieren sido incluidas sin reunir los requisitos exigidos en las respectivas convocatorias, o con violación de las

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 Leyes o reglamentos que regulan la carrera administrativa. En el caso de no atenderse la solicitud, deberán
informar de esta situación a la Comisión Nacional del Servicio Civil para que adopte las medidas pertinentes”.

En lo que respecta a esta función, conviene precisar que el artículo 14 del Decreto - Ley 760 de 2005,
estableció los términos para dar cumplimiento a esta función y las causales de exclusión, en los siguientes
términos:

“ARTÍCULO 14. Dentro de los cinco (5) días siguientes a la publicación de la lista de elegibles, la Comisión de
Personal de la entidad u organismo interesado en el proceso de selección o concurso podrá solicitar a la
Comisión Nacional del Servicio Civil la exclusión de la lista de elegibles de la persona o personas que figuren en
ella, cuando haya comprobado cualquiera de los siguientes hechos:
14.1. Fue admitida al concurso sin reunir los requisitos exigidos en la convocatoria.
14.2. Aportó documentos falsos o adulterados para su inscripción.
14.3. No superó las pruebas del concurso.
14.4. Fue suplantada por otra persona para la presentación de las pruebas previstas en el concurso.
14.5. Conoció con anticipación las pruebas aplicadas.
14.6. Realizó acciones para cometer fraude en el concurso”.

De acuerdo con lo anterior, a las Comisiones de Personal les será asignado un usuario Administrador y clave
para ingreso a SIMO en el cual se encuentra la documentación de los elegibles a efectos que se reúnan y
realicen la revisión respectiva. En caso de determinar que existe mérito suficiente para que un elegible sea
excluido del proceso y se cuente con las pruebas que se pretenden hacer valer, se deberá realizar la
reclamación en el aplicativo SIMO a través del usuario asignado.

Este procedimiento fue ampliado en Videoconferencia realizada el 17 de octubre de 2018 y que puede
verificar en el link: http://sive.sena.edu.co/. De igual forma, se deberán tener en cuenta los lineamientos
expedidos por la Coordinación de Relaciones Laborales para este procedimiento.

NOTA 1. Se debe tener en cuenta que la CNSC no exigió las Tarjetas o Matrículas Profesionales para el
desarrollo de la Convocatoria, por tanto, en los casos en los cuales el aspirante no haya subido este
documento en el SIMO, deberán solicitarlo directamente. En consecuencia, en caso que este documento no
esté en el aplicativo, no implica per se que el designado no cumple con el perfil. Sobre ese particular, se
deberá tener en cuenta lo establecido por el inciso segundo del artículo 2.2.2.3.3 del Decreto 1083 de 2015:

“En los casos en que para el ejercicio de la respectiva profesión se requiera acreditar la tarjeta o matrícula
profesional, podrá sustituirse por la certificación expedida por el organismo competente de otorgarla en la cual
conste que dicho documento se encuentra en trámite, siempre y cuando se acredite el respectivo título o grado.
Dentro del año siguiente a la fecha de posesión, el empleado deberá presentar la correspondiente tarjeta o
matrícula profesional”.
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En caso de tener dudas, puede comunicarse con Oscar Eduardo Martinez Ponce, al correo electrónico
oemartinezp@sena.edu.co o al IP 14344.

3. INGRESO Y RETIRO PLANTA DE PERSONAL

3.1. FIRMEZA DE LAS LISTAS DE ELEGIBLES:

En caso que no se hayan presentado solicitudes de exclusión de elegibles de acuerdo con lo previsto
anteriormente, las listas de elegibles cobrarán firmeza de manera automática en los términos dispuestos en
el artículo 87 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

Con base en ello, los Coordinadores de Grupo de Apoyo Administrativo ingresarán al aplicativo de Banco
Nacional de Listas de Elegibles dispuesto por la Comisión Nacional del Servicio Civil, en el cual ubicarán las
Listas de Elegibles del SENA, indicando la Convocatoria 436 de 2017 y el número OPEC de los empleos
reportados. Este aplicativo se encuentra en el link:

http://gestion.cnsc.gov.co/BNLElegiblesListas/faces/consultaWebLE.xhtml

La Secretaría General a través del Grupo de Relaciones Laborales llevará el control sobre las listas de elegibles
expedidas y las firmezas respectivas.

3.2. VERIFICACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS:

Los Grupos de Apoyo Administrativo deben tener en cuenta las siguientes normas del Decreto 1083 de 2015,
modificado por el Decreto 648 de 2017:

“ARTÍCULO 2.2.5.1.4 Requisitos para el nombramiento y ejercer el empleo. Para ejercer un empleo de la Rama
Ejecutiva de los órdenes nacional y territorial, se requiere:

1. Reunir los requisitos y competencias que la Constitución, la ley, los reglamentos y los manuales de funciones
y de competencias laborales exijan para el desempeño del cargo.
2. No encontrarse inhabilitado para desempeñar empleos públicos de conformidad con la Constitución y la ley.
3. No estar gozando de pensión o tener edad de retiro forzoso, con excepción de los casos señalados en la ley.
4. No encontrarse en interdicción para el ejercicio de funciones públicas.
5. Tener definida la situación militar, en los casos a que haya lugar.
6. Tener certificado médico de aptitud física y mental y practicarse el examen médico de ingreso, ordenado por
la entidad empleadora.
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 7. Ser nombrado y tomar posesión”.

“ARTÍCULO 2.2.5.1.5 Procedimiento para la verificación del cumplimiento de los requisitos. Corresponde al jefe
de la unidad de personal o quien haga sus veces, antes que se efectúe el nombramiento:

1. Verificar y certificar que el aspirante cumple con los requisitos y competencias exigidos para el desempeño
del empleo por la Constitución, la ley, los reglamentos y los manuales de funciones y de competencias laborales.
2. Verificar directamente los antecedentes fiscales, disciplinarios y judiciales del aspirante, dejando las
constancias respectivas.

PARÁGRAFO 1º. No se podrán exigir al aspirante constancias, certificaciones o documentos para el

cumplimiento de los requisitos que reposen en la respectiva entidad.

PARÁGRAFO 2º. Cuando los requisitos para el desempeño de un cargo estén señalados en la Constitución, la
ley o los decretos reglamentarios, los manuales de funciones y de competencias laborales se limitarán a hacer
transcripción de los mismos, por lo que no podrán establecer otros requisitos.

PARÁGRAFO 3º. Quienes hayan adelantado estudios de pregrado o de postgrado en el exterior, podrán
acreditarlos con la presentación de los certificados expedidos por la correspondiente institución de educación
superior, de conformidad con lo señalado en el artículo 2.2.2.3.4 del presente Decreto.

PARÁGRAFO 4º. Los nombramientos tendrán efectos fiscales a partir de la fecha de la posesión”.

Con base en lo anterior, los Coordinadores de los Grupos de Apoyo Administrativo con su equipo de trabajo,
deben proceder a verificar que los elegibles que ocuparon la posición que los hace merecedores de su
nombramiento de acuerdo con el número de vacantes ofertadas, cumplan con los requisitos para
desempeñar el cargo, conforme con el perfil reportado en el SIMO y el Manual Específico de Funciones y de
Competencias Laborales, adoptado mediante Resolución No. 1458 de 2017 y modificado parcialmente por la
Resolución No. 1382 de 2018. Para este procedimiento, se pueden apoyar en la Guía para Revisión de
Historias Laborales Versión 2.0., socializada mediante correo electrónico fechado el 17 de octubre de 2018.
Esta verificación de documentación la realizan haciendo uso del usuario y clave asignados a los Coordinadores
de los Grupos de Apoyo Administrativo para ingreso al aplicativo SIMO de la CNSC.

Esta verificación de cumplimiento de requisitos, debe quedar diligenciada en la Plantilla “Verificación

cumplimiento de Requisitos – Convocatoria 436 de 2017” el cual se encuentra en la Plataforma Compromiso
accediendo a través del siguiente link:

http://compromiso.sena.edu.co/documentos/index.php?opc=1&text=caracterizacion&codigo=GTH en el
título denominado “Documentos de Referencia y Normograma del Proceso”.

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En caso de tener inquietudes frente a este proceso pueden contactarse con el padrino asignado desde el
Grupo de Relaciones Laborales.

NOTA 1. Se debe tener en cuenta que la CNSC no exigió las Tarjetas o Matrículas Profesionales para el
desarrollo de la Convocatoria, por tanto, en los casos en los cuales el aspirante no haya subido este
documento en el SIMO, deberán solicitarlo directamente. En consecuencia, en caso que este documento no
esté en el aplicativo, no implica per se que el designado no cumple con el perfil. Sobre ese particular, se
deberá tener en cuenta lo establecido por el inciso segundo del artículo 2.2.2.3.3 del Decreto 1083 de 2015:

“En los casos en que para el ejercicio de la respectiva profesión se requiera acreditar la tarjeta o matrícula
profesional, podrá sustituirse por la certificación expedida por el organismo competente de otorgarla en la cual
conste que dicho documento se encuentra en trámite, siempre y cuando se acredite el respectivo título o grado.
Dentro del año siguiente a la fecha de posesión, el empleado deberá presentar la correspondiente tarjeta o
matrícula profesional”.

NOTA 2. Los Coordinadores de Grupo de Apoyo Administrativo y su equipo de talento humano debe verificar
en el Registro Único de Afiliados - RUAF que la persona no se encuentre pensionada. De ser así remitir al
enlace de COLPENSIONES asignado en cada Regional para determinar si está incluida en nómina de pensiones
y copiar para seguimiento al Grupo Pensiones de la Secretaria General, a Jaime Andrés Salazar,
jasalazarl@sena.edu.co, si es de Fondo Privado debe remitirse al Grupo Pensiones de la Secretaria General,
al correo anteriormente mencionado, para su estudio pertinente, pues de ser así, se puede presentar una
incompatibilidad para desempeñar un empleo público y en consecuencia, no puede ser vinculado.

3.3. NOMBRAMIENTO EN PERÍODO DE PRUEBA Y TRÁMITE ADMINISTRATIVO PARA EL RETIRO DEL

PERSONAL:

Posterior a la verificación de requisitos mínimos, los Grupos de Apoyo Administrativo deben proceder con la
emisión del acto administrativo de nombramiento en período de prueba, atendiendo las siguientes
situaciones:

a) Cuando el nombramiento en período de prueba implique la insubsistencia de un provisional. Se debe

expedir el acto administrativo (Resolución) conforme a la Plantilla “1. Convocatoria 436 de 2017 -
Nombramiento en período de prueba e insubsistencia de un provisional”.
b) Cuando el nombramiento en período de prueba implique la terminación de un(os) encargo(s). Se
debe expedir el acto administrativo (Resolución) conforme a la Plantilla “2. Convocatoria 436 de 2017
- Nombramiento en período de prueba y terminación de un encargo”.

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 c) Cuando el nombramiento en período de prueba se realice en una vacante no ocupada. Se debe
expedir el acto administrativo (Resolución) conforme a la Plantilla “3. Convocatoria 436 de 2017 -
Nombramiento en período de prueba en vacante no ocupada”.
d) Cuando el nombramiento en período de prueba recaiga sobre un servidor de carrera administrativa
en un cargo no provisto, se debe expedir el acto administrativo (Resolución) conforme a la Plantilla
“4. Convocatoria 436 de 2017 - Nombramiento en ascenso”.
e) Cuando el nombramiento en período de prueba recaiga sobre un servidor de carrera administrativa
en un cargo ocupado por un provisional, se debe expedir el acto administrativo (Resolución)
conforme a la Plantilla “5. Convocatoria 436 de 2017 - Nombramiento en ascenso e insubsistencia de
provisional”.
f) Cuando el nombramiento en período de prueba recaiga sobre un servidor de carrera administrativa
en un cargo ocupado por un encargado, se debe expedir el acto administrativo (Resolución)
conforme a la Plantilla “6. Convocatoria 436 de 2017 - Nombramiento en ascenso y terminación de
encargo”.

Las Plantillas mencionadas las ubican en Compromiso, siguiendo el link

http://compromiso.sena.edu.co/documentos/index.php?opc=1&text=caracterizacion&codigo=GTH en el
título denominado “Documentos de Referencia y Normograma del Proceso”.

Estas Resoluciones de nombramiento en período de prueba deben ser remitidas a la Oficina de

Comunicaciones siguiendo los pasos del formato publicado en compromiso No. GTH- F-046, con el fin de
darle cumplimiento al principio de transparencia. Esta publicación no concede derecho a ninguna persona
de interponer recurso frente a la Resolución ni debe esperarse un determinado tiempo para continuar con
el proceso de vinculación.

Además de las instrucciones anteriormente señaladas, es importante que tengan en cuenta las siguientes:

 En los casos en los cuales se deban dar por terminados encargos en escaleras y/o provisionales en
las que estén involucradas diferentes Regionales y/o Centros de Formación, la Coordinación de
Relaciones Laborales informará a los Coordinadores del Grupo de Apoyo Administrativo Mixto
respectivos para que se pongan de acuerdo en la expedición de los actos de nombramiento,
terminaciones de encargos y/o declaratorios de insubsistencias de provisionales, ya que los actos
deben ser expedidos por los nominadores en donde se encuentran ubicados los empleos.
Igualmente, los funcionarios encargados de elaborar la nómina en las Regionales registrarán la
finalización de los encargos en el aplicativo Kactus con el fin de garantizar que los pagos por nómina
a los funcionarios que terminan su encargo se realice de forma correcta.

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 Se aclara que los actos administrativos de retiro de nombramientos provisionales o terminación de
encargos, surtirán efectos a partir del mismo día en el que se posesione el nombrado en período de
prueba. Esto con el fin de evitar traumatismos en el proceso de vinculación y retiro del personal y
evitar que un cargo esté ocupado por dos funcionarios al mismo tiempo.
 Los provisionales que acreditaron estar en alguna de las situaciones especiales establecidas en la
Circular No. 3-2018-000159 del 7 de septiembre de 2018 expedida por la Secretaría General
(prepensionados, madres/padres cabeza de familia, mujeres en estado de embarazo o en lactancia,
enfermedades catastróficas y situación de discapacidad), deben ser retirados en último lugar.
 Es importante precisar que las provisionales en estado de embarazo o en lactancia, aun cuando
deben ser retiradas, la Entidad debe garantizar el pago de las prestaciones que garantice el goce de
la licencia de maternidad; por ello, se debe prever que en esos casos, se garantice un doble pago en
la seguridad social para el mismo cargo, de conformidad con lo mencionado por la Corte
Constitucional en Sentencia SU-070 de 2013:

“Cuando se trata de una trabajadora que ocupaba en provisionalidad un cargo de carrera y el cargo
sale a concurso o es suprimido, se aplicarán las siguientes reglas: (i) Si el cargo sale a concurso, el
último cargo a proveerse por quienes lo hayan ganado, deberá ser el de la mujer embarazada. Lo
anterior, teniendo en cuenta que el cargo a ser proveído y la plaza en la que se desempeñará quien
ganó el concurso, debe ser el mismo para el que aplicó. Cuando deba surtirse el cargo de la mujer
embarazada o lactante por quién ganó el concurso de méritos, se deberá pagar a la mujer embarazada
la protección consistente en el pago de prestaciones que garanticen la licencia de maternidad; (…)”.

 Para el retiro de los provisionales que tienen fuero sindical no se requiere de autorización judicial,
de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 24 del Decreto Ley 760 de 2005, a saber:

“ARTÍCULO 24. No será necesaria la autorización judicial para retirar del servicio a los empleados
amparados con fuero sindical en los siguientes casos:
24.1 Cuando no superen el período de prueba.
24.2 Cuando los empleos provistos en provisionalidad sean convocados a concurso y el empleado que
lo ocupa no participe en él.
24.3 Cuando los empleos provistos en provisionalidad sean convocados a concurso y el empleado no
ocupare los puestos que permitan su nombramiento en estricto orden de mérito”.

 Cuando la lista de elegibles expedida sea conformada por un número menor de aspirantes al de
empleos ofertados (por ejemplo, la OPEC se ofertó con 5 vacantes pero la lista solo se conformó con
4 personas), para determinar el retiro de los provisionales, se debe dar cumplimiento a lo dispuesto
en el parágrafo segundo del artículo 2.2.5.3.2 del Decreto 1083 de 2015, modificado por el Decreto
1083 de 2017, que establece:

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 “PARÁGRAFO 2º. Cuando la lista de elegibles elaborada como resultado de un proceso de selección
esté conformada por un número menor de aspirantes al de empleos ofertados a proveer, la
administración, antes de efectuar los respectivos nombramientos en período de prueba y retirar del
servicio a los provisionales, deberá tener en cuenta el siguiente orden de protección generado por:
1. Enfermedad catastrófica o algún tipo de discapacidad.
2. Acreditar la condición de padre o madre cabeza de familia en los términos señalados en las normas
vigentes y la jurisprudencia sobre la materia.
3. Ostentar la condición de prepensionados en los términos señalados en las normas vigentes y la
jurisprudencia sobre la materia.
4. Tener la condición de empleado amparado con fuero sindical”.

 Los provisionales que superaron el concurso de méritos y sean nombrados en período de prueba,
deben presentar su renuncia al cargo. En todo caso, los Coordinadores del Grupo de Apoyo
Administrativo y Mixto deben verificar que no haya interrupción de continuidad entre la aceptación
de la renuncia y posesión en el nuevo cargo.
 Es importante aclarar que contra los actos administrativos citados en este capítulo, no proceden
recursos de reposición ni apelación.

3.4. COMUNICACIONES DE LOS NOMBRAMIENTOS EN PERÍODO DE PRUEBA Y RETIROS:

Producido el nombramiento en período de prueba, los Coordinadores del Grupo de Apoyo Administrativo
deben proceder a comunicar la Resolución, atendiendo lo dispuesto en el artículo 2.2.5.1.6. del Decreto 1083
de 2015, modificado por el Decreto 648 de 2017 en el cual se señala lo siguiente:

“ARTÍCULO 2.2.5.1.6 Comunicación y término para aceptar el nombramiento. El acto administrativo de

nombramiento se comunicará al interesado por escrito, a través de medios físicos o electrónicos, indicándole
que cuenta con el término de diez (10) días para manifestar su aceptación o rechazo”.

Las comunicaciones de nombramiento en período de prueba y de retiro, deben realizarse siguiendo las
Plantillas “7. Convocatoria 436 de 2017 – Comunicación de nombramiento en período de prueba”, “8.
Convocatoria 436 de 2017 – Comunicación de nombramiento en ascenso”, “9. Convocatoria 436 de 2017 –
Comunicación de insubsistencia del nombramiento provisional” y “10. Convocatoria 436 de 2017 –
Comunicación de terminación de encargo”, ubicadas en Compromiso, siguiendo el link
http://compromiso.sena.edu.co/documentos/index.php?opc=1&text=caracterizacion&codigo=GTH en el
título denominado “Documentos de Referencia y Normograma del Proceso”.

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En caso que deba efectuarse la comunicación de retiro de un provisional que se encuentra en alguna situación
administrativa que implique su ausencia de la Entidad, tales como incapacidades, vacaciones, licencias,
permisos, suspensión y descanso compensado, el oficio debe ser remitido en físico a la última dirección de
domicilio que reposa en la Historia Laboral. Se aclara que esta comunicación no implica el retiro efectivo de
la Entidad, por ello, ambas fechas (tanto de posesión como de retiro) deben coincidir.

3.5. ACEPTACIÓN DE LOS NOMBRAMIENTOS EN PERÍODO DE PRUEBA:

El aspirante debe radicar comunicación de aceptación al cargo, para proceder con la revisión de la
documentación que se debe aportar a efectos de la posesión.

Es responsabilidad de los Coordinadores de los Grupos de Apoyo Administrativo, asesorar a las personas que
se vinculan a la Entidad, de los trámites que deben realizar previos a su posesión y los documentos que deben
allegar, de acuerdo con el Formato GHT-F-048 – Lista de Chequeo Documentación Requerida para Posesión,
que se encuentra en la Plataforma Compromiso.

3.6. POSESIÓN EN PERÍODO DE PRUEBA:

El designado debe posesionarse en los términos que establece el artículo 2.2.5.1.7 del Decreto 1083 de 2015,
modificado por el Decreto 648 de 2017 que establece lo siguiente:

“ARTÍCULO 2.2.5.1.7 Plazos para la posesión. Aceptado el nombramiento, la persona designada deberá tomar
posesión del empleo dentro de los diez (10) días hábiles siguientes. Este término podrá prorrogarse, por escrito,
hasta por noventa días (90) hábiles más, si el designado no residiere en el lugar de ubicación del empleo, o por
causa justificada a juicio de la autoridad nominadora”.

Esta posesión debe realizarse utilizando la Plantilla “Acta de Posesión – Convocatoria 436 de 2017”
establecida en la Plataforma Compromiso siguiendo el link:

http://compromiso.sena.edu.co/documentos/index.php?opc=1&text=caracterizacion&codigo=GTH en el
título denominado “Documentos de Referencia y Normograma del Proceso”.

En caso que el designado solicite prórroga de la posesión y el nominador decida aceptarla conforme lo
establece la norma citada, se deberá expedir Resolución de prórroga de la posesión.

Las Resoluciones de nombramiento en período de prueba y posesión, deben ser remitidas únicamente por
el Coordinador del Grupo Administrativo y Mixto de cada Regional, y en formato PDF (escanear en blanco y
negro), a Alba Isabel Pineda Orozco, aipineda@sena.edu.co, con copia a Jhon Carlos Vallejo Bermudez
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jhvallejo@sena.edu.co ambos del Grupo de Relaciones Laborales y a Jeimy Andrea Rodriguez Benavides
jrodriguezb@sena.edu.co del Grupo de Salarios de la Secretaría General. Las novedades que no cumplan con
los requisitos establecidos en los Formatos y Plantillas de Compromiso, no serán incluidas en nómina.

De igual forma, los Coordinadores deben gestionar las actividades de tipo administrativo con el respectivo
nominador para poder realizar el acto de posesión, en el cual se recibirá el “juramento de cumplir y defender
la Constitución y las leyes y desempeñar los deberes que le incumben”, conforme lo establece el artículo
2.2.5.1.8 del Decreto 1083 de 2015, modificado por el Decreto 648 de 2017.

Finalmente, se debe tener en cuenta lo previsto en el artículo 2.2.5.1.10 del Decreto 1083 de 2015,
modificado por el Decreto 648 de 2017, a saber:

“ARTÍCULO 2.2.5.1.10 Eventos en los cuales no puede darse posesión. No podrá darse posesión cuando:
1. El nombramiento no esté conforme con la Constitución, la ley y lo dispuesto en el presente decreto.
2. El nombramiento provenga de autoridad no competente para proferirlo o recaiga en persona que no reúna
los requisitos exigidos para el desempeño del empleo.
3. La persona nombrada desempeñe otro empleo público del cual no se haya separado, salvo las excepciones
contempladas en la ley.
4. En la persona nombrada haya recaído medida de aseguramiento privativa de la libertad.
5. Se hayan vencido los términos señalados en el presente decreto para la aceptación del nombramiento o para
tomar posesión”.

En caso que se dé lugar a alguna de las situaciones expuestas, se debe proceder con la derogatoria del
nombramiento en período de prueba, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 2.2.5.1.12 del Decreto en
mención.

3.7. CALENDARIO DE INGRESOS PARA NOMINA:

Los Directores Regionales, Subdirectores de Centro y Coordinadores de Grupo Apoyo Administrativo

garantizarán el cumplimiento de la Circular No 3-2018-000123 expedida por la Secretaría General, con el fin
de evitar el pago de intereses por mora en la seguridad social por ingresos de nuevos funcionarios a la planta
de personal en forma extemporánea, para lo cual deberán tener en cuenta que el término para efectuar las
posesiones corresponde al calendario emitido anualmente por el Grupo de Salarios de la Secretaría General.
Se resalta que los ingresos de novedades a la nómina del mes de Diciembre cierran el día 3 y que los ingresos
en la nómina para el mes de Enero se realizará una vez se dé apertura al presupuesto.

Con el fin de evitar errores en la elaboración de la nómina, se deberá garantizar en las Regionales la afiliación
a las entidades de seguridad social, así como el reporte en el aplicativo Kactus de las cuentas de EPS, AFP,
Pág. 14
ARL, Fondo Nacional de Ahorro, Caja de Compensación e ICBF, Cuenta Bancaria y registrar la información en
la hoja de vida que es requerida para el correcto cálculo de la retención en la fuente.

Los funcionarios que elaboran la nómina en las Regionales revisarán de manera minuciosa los ingresos en la
planta de personal con el fin de garantizar que los datos sean los consignados en los actos administrativos
de nombramiento y posesión.
Si tienen alguna inquietud sobre este capítulo, pueden comunicarse con Jeimy Andrea Rodriguez Benavides
del Grupo de Salarios, al correo electrónico jrodriguezb@sena.edu.co, o al IP 12627.

3.8. CREACIÓN DE CUENTAS DE CORREO ELECTRÓNICO Y USUARIOS DE LA RED SENA:

El equipo de talento humano debe gestionar a través de la Mesa de Servicios, la creación de las cuentas de
correo electrónico del personal externo que ingresa, diligenciando el formato proporcionado por Enlace. Se
aclara que en las Regionales, la solicitud a la Mesa de Servicios debe ser remitida por el Subdirector de Centro
o Director Regional, según sea el caso. Esta solicitud debe realizarse de manera paralela a la posesión del
nuevo funcionario, para que el personal de Enlace cuente con el tiempo que se requiere para realizar la
gestión y garantizar que a su llegada, el servidor tenga usuario para el equipo de cómputo asignado y para el
correo electrónico.

Es importante precisar que en el caso de las personas vinculadas a la Entidad que cambian de cargo o se
vinculan a la planta (en el caso de contratistas), se deben actualizar los datos que reposan en el Directorio
Activo, para lo cual deberán crear un caso en la Mesa de Servicios.

Cualquier inquietud al respecto, pueden comunicarse con la IP: 10100.

3.9. INGRESOS Y RETIROS EN SIGEP

Los Coordinadores del Grupo de Apoyo Administrativo deben verificar que la Declaración de Bienes y Rentas
de la última vigencia fiscal y la Hoja de Vida (con los respectivos soportes) queden ingresados y/o actualizados
en el Sistema de Información y Gestión del Empleo Público – SIGEP. Una vez el designado acepte el cargo y
en caso que no haya trabajado previamente con el Estado, el responsable del SIGEP deberá gestionar la
asignación de usuario y clave. En los casos de personas que estén registradas en el Sistema, deberán
actualizar la información.

Las personas que se retiran de la Entidad, deben diligenciar la Declaración de Bienes y Rentas de retiro de la
última vigencia fiscal.

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Los responsables de Talento Humano deberán verificar que la información cargada en el SIGEP corresponda
a la documentación aportada en la Historia Laboral, principalmente en lo que respecta a estudios formales y
certificaciones laborales y dejar constancia de dicha verificación.

Se recuerda que este requerimiento es de carácter obligatorio de conformidad con lo establecido por la
Procuraduría General de la Nación a través de la Circular No. 017 de noviembre de 2017.

En caso de tener alguna inquietud o requerir asesoría, se pueden apoyar con Raimundo Blanco del Grupo de
Relaciones Laborales de la Secretaría General, IP. 12035. Correo Electrónico: rblanco@sena.edu.co.

3.10. INGRESO SSEMI PARA EMPLEOS NIVEL INSTRUCTOR

Para la ubicación de los instructores en la escala salarial, se debe realizar el siguiente procedimiento:

 Previo a la expedición del acto administrativo de nombramiento en período de prueba, el Coordinador

del Grupo de Apoyo Administrativo Mixto, deberá informarle y remitir al instructor que se va a vincular,
la normatividad que rige el Sistema Salarial de Evaluación por Méritos para Instructor SENA (Decreto
1424 de 1998).

 Adicionalmente, debe solicitarle al Instructor, la documentación que acredite TODA la educación,

capacitación y experiencia. El Coordinador del Grupo de Apoyo Administrativo Mixto analizará y
determinará cuáles documentos cumplen con los requisitos para tener en cuenta en la evaluación de
ingreso, de acuerdo con lo contemplado en el Decreto 1424 de 1998.

 Realizar evaluación de ingreso en Formulario de Evaluación de Ingreso SSEMI y anexarlo a la

comunicación de la Resolución a través de la cual se efectuó el nombramiento en período de prueba. Es
necesario que en la Resolución de nombramiento se indique el Grado en el cual quedó ubicado.

 Para el ingreso de novedades a la planta de personal, se debe remitir al Grupo de Relaciones Laborales,
los siguientes documentos: Resolución de nombramiento (que contenga cargo, grado y salario), acta de
posesión y evaluación de ingreso.

En caso de tener alguna inquietud o requerir asesoría, se pueden apoyar con Floriceny Silva Paez del Grupo
de Relaciones Laborales de la Secretaría General, IP. 12483 al correo electrónico: FSILVA@sena.edu.co

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3.11. HISTORIAS LABORALES

Con el propósito de Organizar las Historias Laborales de los servidores públicos que van a ingresar a la
Entidad, de acuerdo a la normatividad emitida por el Archivo General de la Nación (A.G.N.), particularmente,
las Circulares No. 004 de 2003 y 0012 de 2004, es importante tener presente el Principio de “Orden Original”.
El Principio de Orden Original en la organización de las historias laborales se refiere a la ubicación física de los
documentos dentro de un expediente, respetando el orden cronológico en que se recibieron, produjeron o tramitaron.
Así pues, atendiendo el tipo de vinculación se deben presentar los siguientes documentos los cuales deben
ser organizados de acuerdo con el proceso, en el siguiente orden:

 Para funcionarios de Carrera Administrativa

a) Comunicación Nombramiento (Deben estar anexas la Resolución expedida por la CNSC y Resolución SENA
efectuando el nombramiento en período de prueba).
b) Comunicación Aceptación del Cargo. (Deben estar adjuntos a la comunicación los documentos solicitados en
la Comunicación de Notificación y en el orden que están enunciados.).
c) Las certificaciones de Estudios Formales y No Formales deben estar organizadas en orden cronológico,
esto quiere decir de la certificación más antigua a la más reciente.
d) Las certificaciones laborales también deben organizarse en orden cronológico
e) Examen de Ingreso.
f) Acta de Posesión.
g) Formularios de afiliación o validación de las Entidades: EPS, ARL, FNA, Caja de Compensación,
Pensiones.

Es importante descargar de la plataforma Compromiso SIGA el formato GTH-F 172_V.01 Formato Hoja de
Control Ingreso Documentos Historia Laboral, ya que es la herramienta que se debe utilizar para el ingreso
de documentos a los expedientes de Historias Laborales de los funcionarios y evitar la pérdida o ingreso
indebido de documentos.

El ingreso de la información en el Formato Hoja de Control debe ser manteniendo el Principio de “Orden
Original” por ejemplo:

a) En la Comunicación para Notificación de Elegible se anexan las Resoluciones. Para ingresar la descripción
del tipo documental se debe enunciar la fecha de la comunicación y seguido los anexos.

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EJEMPLO:

b) Ingresada la información al Formato de Hoja de Control se deben legajar en ganchos plásticos y

resguardar en las carpetas blancas cuatro aletas preimpresas.
c) Después de organizarlas en las carpetas cuatro aletas, deben guardarse en las cajas x200 y colocarse
en el respectivo archivador.
d) Se debe diligenciar un Inventario Documental en Orden Alfabético.

 Para los funcionarios que ya están vinculados a la Entidad en Carrera Administrativa y su

nombramiento es en Ascenso o los Nombramiento Provisionales que ganaron el cargo en el cual se
encuentran:

Los expedientes de historias laborales deben seguir siendo los mismos ya que la vinculación no se
pierde y seguirá con su antigüedad en la Entidad.
Para los funcionarios que ganaron el cargo y que estuvieron vinculados a la Entidad en la vigencia
2017, la historia laboral debe ser la misma y solo se actualizarán los documentos solicitados en la
comunicación de nombramiento.

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Finalmente, es importante recordar, que de acuerdo con la Tabla de Retención Documental, las historias
laborales deben permanecer en el archivo de gestión de los Grupos de Apoyo Administrativo y Mixto en las
Regionales (Dependiendo del grupo que desarrolle las funciones de Gestión de Talento Humano establecidas
en la Resolución 442 de 2005 y subsiguientes) y en el Grupo de Relaciones Laborales de la Dirección General,
por el término de un año, al cabo del cual los archivos deberán ser remitidos al Archivo Central.

En caso de tener alguna inquietud, pueden remitírsela a Julio César Julio César Cruz Cruz de la Coordinación
de Relaciones Laborales, al correo electrónico jccruz@sena.edu.co y/o a la IP 12608.

4. SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

Con el propósito de brindar los lineamientos en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo, es necesario
tener en cuenta la tipificación del personal señalada en la parte introductoria de este documento.

Así las cosas, una vez identificado el número de funcionarios que tienen el derecho a su nombramiento en
período de prueba, se deben adelantar las siguientes acciones:

a) Estimar el presupuesto para realizar los exámenes médicos (ingreso, egreso o de cambio de cargo).
b) Proveer los elementos de protección personal.
c) Realizar las adecuaciones de los puestos de trabajo que se requieran.
d) Realizar las capacitaciones en Seguridad y Salud en el trabajo y las demás actividades por parte de
los responsables de este Grupo

Esta información debe ser enviada a la Coordinación del Grupo de Seguridad y Salud en el Trabajo para que
sea incluida dentro de los proyectos de presupuesto para la vigencia 2019 y que puedan ser asignados en
cada Regional para su ejecución.

4.1. EXÁMENES MÉDICOS OCUPACIONALES:

A partir de los primeros días de la vigencia 2019 deben iniciarse los procesos de contratación de los exámenes
médico laborales con una IPS. Cuando los recursos (rubros) sean asignados desde la Dirección general, el
Grupo de Seguridad y Salud en el Trabajo realizará la distribución por regionales, las cuales deberán tener
avances en el proceso de evaluación, invitación de proveedores, estudios de mercado, etc., para de esta
forma agilizar los procesos de contratación, ya que dichos exámenes medico laborales deberán realizarse
durante el periodo de prueba (6 meses a partir de la fecha de la posesión).

Pág. 19
Estos exámenes deben corresponder a los establecidos en el Sub sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo,
programa de medicina preventiva, en donde se relaciona el tipo de exámenes médicos de acuerdo al cargo
que se va a proveer; cabe anotar que cada examen es diferente y corresponde a las actividades que va a
realizar el funcionario de acuerdo al cargo, dándose prelación en conocer los estados de salud de estos
funcionarios.

Los resultados de estos exámenes deben ser evaluados por los médicos laborales de cada regional y los
conceptos de restricción o condición especial serán remitidos a los coordinadores de los grupos de apoyo
administrativo en cada regional (o quien este encargado de este tema), para la ejecución e implementación
de dichas recomendaciones por cada funcionario. Por lo tanto, el grupo SST Regional realizará el
acompañamiento al cumplimiento de dichas recomendaciones.

Los exámenes que deben realizarse son:

 Exámenes de Psicología: Todos los funcionarios deben realizarse los exámenes de psicología antes
de los exámenes médicos, para que puedan ser incluidos en los programas de vigilancia de acuerdo
a los resultados obtenidos. Estos exámenes los realizará el psicólogo de cada Regional de acuerdo al
cronograma establecido desde la Dirección General Grupo de Seguridad y Salud en el Trabajo. Los
conceptos serán remitidos al médico laboral regional y al Grupo de Relaciones Laborales y en las
regionales a los Coordinadores de Apoyo Administrativo y Mixtos o a los encargados de este tema,
para que se ejecuten las recomendaciones o restricciones antes de finalizar el periodo de prueba de
seis (6) meses. El grupo SST Regional realizara el acompañamiento al cumplimiento de dichas
recomendaciones.
 Exámenes de ingreso: Se deben realizar a todos aquellos que, de acuerdo a la caracterización, son
nuevos en la entidad. Estos exámenes se hacen de acuerdo al profesiograma y sirven para determinar
el estado de salud con el que se ingresa a la entidad; con dichos exámenes se establece la línea base
de las condiciones de salud en las que ingresa el funcionario a la entidad y si cuenta con algún tipo
de restricción o recomendación para adelantar las funciones. No obstante, si en el resultado de
dichos exámenes se encuentra que el funcionario tenga alguna limitación para adelantar las
funciones propias del empleo para el cual concursó, se debe manejar con mucha precaución esta
situación, dado que durante el período de prueba no se podrá realizar ningún traslado al funcionario
o ajuste en el manual especifico de funciones y de competencias laborales que sirvió de base en el
marco de la Convocatoria 436 de 2017.
 Exámenes de cambio de cargo: Se deben realizar a todas las personas que han tenido algún tipo de
vínculo con la entidad y que ocuparan cargos diferentes a los que venían realizando, entre estos
funcionarios que se encontraban en un encargo, vinculados en provisionalidad e incluso contratistas
que ya cuentan con una historia clínica en la entidad . Si el funcionario cambia de Regional, este
Pág. 20
 deberá comunicarle al médico laboral de la regional de origen sobre esta novedad, y para que se
pueda proceder con la solicitud de traslado de la historia clínica, los encargados de este
procedimiento serán el médico laboral regional de destino quien se comunicará con el médico de la
Regional origen del funcionario, para que se realice él envió de la respectiva historia; esta debe
realizarse a través del contrato de mensajería vigente en la entidad, en sobre sellado y guardando la
confidencialidad respectiva.
 Exámenes de egreso o retiro: Se deben realizar exámenes medico laborales a todas aquellas
personas que perdieron la calidad de funcionario; con ellos se establece el estado de salud con el
que se retira de la entidad con el propósito que no se presentan inconvenientes en sus condiciones
de salud producto de las funciones realizadas en el SENA.

Es importante establecer que la asistencia de los funcionarios a los exámenes médicos es obligatoria y que
están reglamentados en la ley 9 de 1979 en su artículo 85, Resolución 2013 de 1986 en su artículo 15, Decreto
1295 de 1994 en su artículo 22, Decreto 1072 de 2015 en su artículo 2.2.4.6.10 y cuyo incumplimiento
permite de acuerdo a código sustantivo del trabajo en su artículo 62 y el Decreto 1295 de 1994 en su artículo
91, la terminación del vínculo o relación laboral por justa causa, tanto para los trabajadores privados como
par a los servidores públicos.

Es importante que pueda establecerse como requisito para la posesión en el cargo de cualquiera de los
funcionarios el aval por parte de los médicos laborales sobre la realización de los exámenes médicos.

La Dirección General recomienda que estos exámenes sean realizados dentro del término establecido para
el período de prueba (este es de seis meses a partir de la fecha de la posesión), con el fin de establecer las
condiciones de salud en las que se encuentra el funcionario, si cuenta con algún tipo de restricción o
recomendación para desempeñar las funciones a las que se presentó en la convocatoria.

El encargado en cada Regional de revisar las historias clínicas y de verificar los exámenes de los funcionarios
será el medico laboral Regional del Grupo de Seguridad y Salud en el Trabajo, es decir que una vez realizados
los exámenes médico laborales estos deben ser interpretados, evaluados y verificados por el médico laboral.

Se recomienda considerar el rubro en cada una de las Regionales para la contratación oportuna de los
médicos y los psicólogos laborales del grupo SST, para permitir iniciar el proceso de verificación y evaluación
de resultados de los exámenes oportunamente.

La Secretaría General recomienda que la afiliación a la ARL de los funcionarios se realice 24 horas antes del
ingreso o posesión, según lo establecido por la Ley 1562 de 2012.

Pág. 21
4.2. ELEMENTOS DE PROTECCIÓN PERSONAL Y ROPA DE TRABAJO:

Para algunos de los cargos provistos se requiere de diferentes elementos de protección personal (EPPs), por
lo que cada Regional deberá entregar los EPPs a los funcionarios posesionados, antes de iniciar las actividades
de acuerdo a cada función, de acuerdo con lo previsto en la Resolución No. 2644 de 2016 “Manual de ropa
de trabajo y elementos de protección personal”, emitida por la Dirección General del SENA.

La Ropa de trabajo para los nuevos funcionarios que ingresen a la planta a partir de la convocatoria 436 de
2017, se realizará en el 2019, por lo que para establecer la necesidad, las Regionales, deberán incluir a las
personas que se posesionen, para solicitar los recursos para la vigencia 2019.

Con relación a los elementos de protección personal (EPP), cada Regional los entregará a los funcionarios
posesionados, en la medida de lo posible, antes de iniciar las actividades de acuerdo a cada función, por lo
que se adelantarán los procesos de contratación respectivos para la compra de los mismos; lo anterior en
cumplimiento de los artículos sexto, séptimo y noveno de la Resolución 1182 de 2006, modificada por la
Resolución 2644 de 2016.

4.3. PUESTO DE TRABAJO Y ELEMENTOS ERGONÓMICOS:

Cada una de las Regionales debe contar con las estaciones de trabajo para los funcionarios que se posesionan
por lo que debe iniciar su búsqueda en los despachos, centros, sedes y subsedes teniendo como prioridad el
tipo de vinculación laboral con la entidad.

Es importante aclarar que, cada una de las estaciones de trabajo debe cumplir con los requerimientos y
requisitos mínimos.

En el caso específico de los funcionarios con situaciones de movilidad reducida, la adecuación del puesto de
trabajo es fundamental; por lo tanto el acompañamiento del Grupo de Seguridad y Salud en el trabajo de
cada Regional en estos casos es necesario, ya que de acuerdo a la Circular interna No. 060 de marzo de 2016.
Emitida por la Secretaria de la Dirección General todas las adecuaciones, ampliaciones, remodelaciones, etc.,
de áreas y puestos de trabajo, deben contar con el visto bueno del Grupo de SST, en el cual se certifica que
las condiciones de trabajo que para estas personas es el adecuado.

Por ejemplo, los funcionarios administrativos deben contar con un puesto de trabajo con escritorio,
computador fijo o portátil, silla ergonómica y elementos ergonómicos (eleva pantalla, teclado, apoya pies o
base de portátil).

Pág. 22
Si tiene alguna inquietud sobre este capítulo, puede contactarse con los funcionarios o contratistas del Grupo
de Seguridad y Salud en el Trabajo de la Dirección General al correo institucional gruposst@sena.edu.co o la
IP 12800.

5. EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO LABORAL EN PERÍODO DE PRUEBA

La evaluación en período de prueba es un proceso que se debe llevar a cabo en cumplimiento de los
lineamientos establecidos por la Comisión Nacional del Servicio Civil definidos en el capítulo VII, artículos 28°
al 35° del Acuerdo 565 de 2016 si la evaluación de período de prueba se inicia a partir del año 2018 o en
atención a lo señalado en el Acuerdo 6176 del 2018 y su respectivo anexo técnico si dicho período se adelanta
a partir del 1° febrero de 2019. En este sentido, las Coordinaciones de los Grupos de Apoyo Administrativo y
Mixto deberán garantizar el cumplimiento de las siguientes actividades:

a) Dar a conocer y divulgar:

- Las normas actualizadas relacionadas con la evaluación del desempeño laboral, es decir, el
contenido del Acuerdo 565 de 2016 si la evaluación de período de prueba se inicia a partir del
año 2018 o en atención a lo señalado en el Acuerdo 6176 del 2018 y su respectivo anexo técnico
si dicho período se adelanta a partir de febrero de 2019.
- El artículo 4° y 5° de la Resolución No. 117 del 1 de febrero de 2017 “Por el cual se adopta el
Sistema Tipo de Evaluación del Desempeño Laboral de los funcionarios de Carrera Administrativa
y en Período de Prueba del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA” en donde se conforman las
comisiones evaluadoras. Igualmente, una vez se profiera el acto administrativo que adopté el
nuevo Acuerdo de Evaluación del Desempeño Laboral por parte del SENA, se deberá socializar
con los respectivos actores del proceso.
- La información relativa a las metas por áreas o dependencias para el período a evaluar que inicia.
- El Manual Específico de funciones y de competencias laborales vigente en el SENA.

b) Se debe garantizar la amplia divulgación por parte de las Coordinaciones de los Grupos de Apoyo
Administrativo en relación con la programación de videoconferencias que se llevarán a cabo para
suministrar las orientaciones por parte del Grupo de Relaciones Laborales referidas a la evaluación
en período de prueba. Para ello, se deberá gestionar en cada Regional y Centro de Formación la
participación y asistencia obligatoria de los evaluados (funcionarios en período de prueba) y los
evaluadores.

Pág. 23
Es importante aclarar que esta fase debe adelantarse dentro de los primeros diez (10) días hábiles iniciado el
período de prueba en aplicación del Acuerdo 565 de 2016 y dentro de los quince (15) días hábiles siguientes
en aplicación del Acuerdo 6176 del 4 de octubre de 20181 Cabe señalar que se realizará una videoconferencia
nacional por parte del Grupo de Relaciones Laborales dando las orientaciones pertinentes en materia de
evaluación en período de prueba.

Cualquier inquietud que tengan respecto del trámite a seguir para llevar a cabo la evaluación del período de
prueba, podrán contactarse con la contratista María Alejandra Villegas Gil al correo institucional
mvillegasg@sena.edu.co o la IP 13217.

6. REGISTRO PÚBLICO DE CARRERA ADMINISTRATIVA

Una vez superado el período de prueba, los Coordinadores de Apoyo Administrativo y Mixto deberán realizar
el trámite ante la Comisión Nacional del Servicio Civil, relacionado con la inscripción o actualización del
Registro Público de Carrera Administrativa, según sea el caso.

Para tal efecto, se deberá dar cumplimiento a las Circulares 37 de 2016 y 47 de 2016 expedidas por la Entidad
mencionada.

Cualquier inquietud podrán contactarse con la Coordinación de Relaciones Laborales, al correo electrónico
relacioneslaborales@sena.edu.co.

7. CAPACITACIÓN Y BIENESTAR:

Para que el nuevo funcionario y su grupo familiar participen de las actividades que se realizan a través del
Plan de Capacitación y del Plan de Bienestar Social, para el Grupo de Formación y Desarrollo del Talento
Humano es imperioso contar con información que permita la programación de los diferentes programas, de
allí la importancia que previo a la posesión de las personas nombradas en periodo de prueba, se realice la
actualización y/o registro de toda la información del funcionario y su núcleo familiar, a través de Web Kactus
(Actualización para servidores públicos vinculados en provisionalidad o en carrera administrativa que
ganaron un cargo) o en Reclutamiento Kactus (Para nuevas vinculaciones).

1
Por el cual se establece el Sistema Tipo de Evaluación del Desempeño Laboral de los empleados públicos de carrera
administrativa y en período de prueba.
Pág. 24
7.1. ACTIVIDADES DE BIENESTAR:

La siguiente información es necesaria para los programas de bienestar y también sirve como insumo para el
plan de capacitación. Esta información la deben registrar en el aplicativo que alimenta a KACTUS, así:

 Si es un funcionario de planta, debe ingresar a WEBKACTUS a través del siguiente link:

http://webkactus.sena.edu.co
 Si es un externo (incluyendo contratistas) se debe ingresar la información a través del siguiente link:
http://webkactus.sena.edu.co/reclutamiento

RESPECTO DEL FUNCIONARIO

Información Básica Documento Soporte o información

Nombre y Apellidos y No. de identificación Documentos de Identidad
Datos de Contacto Dirección residencia, teléfono fijo y celular, correo
electrónico
Educación Formal Título de pregrado y posgrado, tarjeta profesional según el
caso.
Certificaciones de estudios que esté realizando
actualmente.
Educación no Formal Certificación de cursos, diplomados, seminarios, congresos
otros con una antigüedad no mayor a tres (3) años.
Actividades que práctica en tiempo libre Ejemplo: danzas, natación, lectura, baloncesto, futbol,
(Hobbies) gimnasio, etc.

RESPECTO DE SU NÚCLEO FAMILIAR

SI ES SOLTERO SIN HIJOS:

Padres, (mamá y papá) Copia auténtica del Registro Civil de Nacimiento del funcionario con fecha de
expedición no mayor a tres (3) meses y depender económicamente del
funcionario.
Padres Cédula de ciudadanía

SI ES SOLTERO CON HIJOS

Hijos Copia auténtica del Registro Civil de Nacimiento del hijo con fecha de expedición
no mayor a tres (3) meses y depender económicamente del funcionario
(Diligenciar formato GTH-F-145 - Formato Manifestación juramentada empleado
público) para hijos hasta 25 años.

Pág. 25
 NOTA: Si la persona a posesionar es externa, el equipo de talento humano
deberá proporcionar el formato en mención.
Documentos de identidad del hijo (registro Civil, tarjeta de identidad, cédula de
ciudadanía según el caso)
Aportar certificación de afiliación al sistema general de seguridad social en salud
con fecha de expedición no mayor a tres meses.

SI ES CASADO, O EN UNION MARITAL DE HECHO ENTRE COMPAÑEROS PERMANENTES

CÓNYUGE O COMPAÑERO PERMANENTE
HIJOS
HIJASTROS (“entenado” en Kactus)
Partida de matrimonio o registro civil de matrimonio
Escritura pública ante notario por mutuo consentimiento
de los compañeros permanentes o por acta de conciliación
suscrita por los compañeros permanentes en centro
legalmente constituido o por sentencia judicial mediante
los medios ordinarios de prueba consagrados en el Código
General del Proceso con conocimiento de los jueces de
familia de primera instancia.
Documento de identidad del cónyuge o compañero
permanente
Depender económicamente del funcionario (Diligenciar
formato GTH-F-145 - Formato Manifestación juramentada
empleado público)
NOTA: Si la persona a posesionar es externa, el equipo de
talento humano deberá proporcionar el formato en
mención.
Copia auténtica del registro civil de nacimiento del hijo con
fecha de expedición no mayor a tres (3) meses y depender
económicamente del funcionario (Diligenciar formato
GTH-F-145 - Formato Manifestación juramentada
empleado público) para hijos hasta 25 años
Documentos de identidad del hijo (registro Civil, tarjeta de
identidad, cédula de ciudadanía según el caso)
Aportar certificación de afiliación al sistema general de
seguridad social en salud con fecha de expedición no
mayor a tres meses.
Aportar copia autentica del Registro Civil de Nacimiento
del hijo de su compañero(a) permanente con fecha de
expedición no mayor a tres (3) meses y depender
económicamente del funcionario público.
El hijastro no debe recibir pago de cuota alimentaria por
parte del padre o madre biológico ni suministro de

Pág. 26
 alimentos por ninguna vía, situación que debe declararse
bajo la gravedad de juramento.
Documento de identidad del hijastro (registro Civil, tarjeta
de identidad, cédula de ciudadanía, según el caso).
Aportar certificación de afiliación al sistema general de
seguridad social en salud con fecha de expedición no
mayor a tres meses

7.2. ACTIVIDADES DE CAPACITACIÓN:

7.2.1. Programa de Inducción:

Con el fin de dar cumplimiento a lo contemplado en el Decreto Ley 1567 de 1998, capítulo II, en el artículo 7
literal a), se detallan las actividades principales del programa de inducción de la siguiente manera:

a) Iniciar su integración al sistema de valores deseado por la entidad, así como el fortalecimiento de
su formación ética.
b) Familiarizarlo con el servicio público, con la organización y con las funciones generales del Estado.
c) Instruirlo acerca de la misión de la entidad y de las funciones de su dependencia, al igual que de sus
responsabilidades individuales, sus deberes y derechos.
d) Informarlo acerca de las normas y las decisiones tendientes a prevenir y a reprimir la corrupción,
así como sobre las inhabilidades e incompatibilidades relativas a los servidores públicos.
e) Crear identidad y sentido de pertenencia respecto de la entidad.

En el artículo 12 del mismo Decreto se establece la obligación de los empleados en participar en los
programas de inducción y las actividades de capacitación.

Los eventos de inducción presenciales deben realizarse dentro del primer mes después de posesionado el
servidor público, en los cuales deberán incluir las siguientes temáticas:

a) Identidad Corporativa: Historia, misión, visión, símbolos, principios, valores, estructura organizacional,
regionales y centros de formación profesional.
b) Sistema Integrado de Gestión y Autocontrol: Generalidades del SIGA, subsistemas del SIGA, servicios
de la entidad dentro del alcance del SIGA, beneficios.
c) Funcionario SENA, aspectos y novedades administrativas: Generalidades del Servidor Público SENA,
novedades administrativas, régimen prestacional y salarial, derechos, deberes, prohibiciones,

Pág. 27
 inhabilidades e incompatibilidades, estatuto anticorrupción, asociaciones y organizaciones al servicio
del empleado, funciones del cargo y de la dependencia a la que se vincula. Incluir normatividad para
la evaluación en período de prueba y los beneficios que existen en la entidad. Hacer mención sobre los
órganos de control tanto internos como externos.
Nota: Por su importancia e interés de los servidores públicos hacer énfasis en los temas de este
numeral siendo más explícitos en las sesiones programadas.
d) El SENA en la RED (www): El portal WEB, intranet (NubeSENA), Sofía plus, redes sociales, sala de prensa
(SENATV, Radio, Periódico, PQRS, enlaces, micro sitios, entre otros).

7.2.2. Inducción de Seguridad y Salud en el Trabajo:

Dentro de las actividades que deben realizarse dirigidas a los servidores públicos posesionados en los
diferentes cargos, está la de recibir la inducción en seguridad y salud en el trabajo, en donde se enfatiza en
la matriz de peligros y valoración de los riesgos asociados a la función, de cómo reducir el impacto de dichos
riesgos, deberes y derechos de los funcionarios en SST y demás temas asociados a dar cumplimiento al sub
sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo.

7.2.3. Entrenamiento en el puesto de trabajo:

Es un método sistemático y práctico que busca orientar al nuevo servidor sobre las funciones de la
dependencia y las de su cargo, con el fin de lograr eficiencia y eficacia en su desempeño desde el comienzo.
De la misma manera es necesario suministrarle los recursos necesarios para la realización de su labor, así
como las funciones según manual vigente, un puesto de trabajo digno y en buen estado que le permitan
garantizar el éxito en la ejecución de sus funciones.

El Jefe inmediato donde el servidor desempeñará sus funciones realizará el acompañamiento para este
propósito, a través de las siguientes labores:

 Acompañar y asesorar al servidor en temas y actividades a desarrollar.

 Orientar al servidor en temas afines con la Dependencia.
 Dar a conocer y suministrar el manual de funciones correspondiente a su cargo y grado.
 Dar a conocer los objetivos del área y su coherencia con los objetivos de la Entidad y las expectativas
frente al desempeño del empleado.
 Dar a conocer la planeación anual del área y los programas que se desarrollarán.
 Explicar al funcionario sobre el uso de los equipos, aplicativos, herramientas de trabajo y de acceso
a la información relacionadas con su cargo y la dependencia.

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  Suministrar el puesto de trabajo y los equipos tecnológicos que se requieran para el desarrollo de
las funciones del cargo.
 Verificar que el servidor cuente con correo institucional (su solicitud debe realizarse en el momento
de vinculación).
 Indicar el proceso al cual pertenece el área en el Sistema Integrado de Gestión y Autocontrol-SIGA
del SENA.
 Recorrido por el área de desempeño y con las que tiene interacción el proceso.
 Informar y presentar a las personas con las cuales tendrá relación para el desarrollo de sus funciones
(tanto de la Regional como de la Dirección General).

El Jefe inmediato debe atender oportunamente, las consultas o inquietudes que presente el servidor en
cualquier momento.

Nota: Para registro (evidencia) de la realización de los eventos de inducción y entrenamiento en el puesto de
trabajo, se deben diligenciar los siguientes formatos: (GD-F-014_V02_Formato_Lista_de_Asistencia) y (GTH-
F-132_V03_Formato_Inducción_Servidores__Públicos), los cuales deben ser descargados de la plataforma de
compromISO para contar con la última versión. http://compromiso.sena.edu.co/

Cualquier inquietud podrán contactarse con Hernando Sepúlveda Benítez al correo electrónico
hsepulveda@sena.edu.co o la IP 12678 del Grupo de Formación y Desarrollo del Talento Humano de la
Dirección General.

8. PAZ Y SALVO RETIRO:

Las personas que se retiran de la Entidad o cambian de Sede de Trabajo, deberán diligenciar el Formato
dispuesto en la Plataforma Compromiso. Adicionalmente, se deberán tener en cuenta los siguientes
lineamientos:

8.1. ENTREGA DE INFORME DE ASUNTOS A CARGO:

Los Coordinadores de los Grupos de Apoyo Administrativo y Mixto, deben verificar que los servidores que se
retiran del cargo, ya sea porque cambiaron de cargo o porque se retiran de la Entidad, deberán verificar que
se haga entrega de un informe completo de los asuntos a su cargo de acuerdo con la Plantilla “Entrega de
Informe Asuntos a Cargo – Convocatoria 436 de 2017”, el cual deberá ser radicado y entregado al jefe
inmediato.

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8.2. TRANSFERENCIA DOCUMENTAL:

De igual forma, se debe verificar que se realice el diligenciamiento del Formato GD-F- 004 - Formato Único
de Inventario Documental, que se encuentra en la Plataforma Compromiso, en el cual debe quedar reflejada
la entrega de la documentación física y electrónica que se generó durante la ejecución de las actividades
desarrolladas al designado. Para tal efecto, dicho formato debe ser firmado por el funcionario saliente y por
aquel responsable de su recibo, como requisito indispensable para la firma del paz y salvo.

Cualquier inquietud podrán contactarse con Diana Eugenia Sarmiento Soto, Coordinadora Grupo
Administración Documentos de la Dirección General, al IP 12612 o al correo electrónico
desarmiento@sena.edu.co.

8.3. INVENTARIO

Todas las personas que tienen vinculación directa con la Entidad (servidor público, trabajador oficial y/o
contratista) en la Dirección General, Regional o Centro de Formación al momento del retiro debe legalizar
su inventario y quedar a paz y salvo con el Grupo de Almacenes e Inventarios; para tal fin se hace
necesario que se verifique su inventario en cuanto a especificaciones técnicas, marca, modelo, serie y demás;
contra el inventario que genera el sistema de información el cual puede consultar a través del
link http://minventario.sena.edu.co/ y proceder con las actividades que se describen en la GIL-G-003-GUIA
PARA LA ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE BIENES, numeral 11. LEGALIZACIÓN DE INVENTAROS la cual se
encuentra publicada en http://compromiso.sena.edu.co/.

Para ello, se deben diligenciar los Formatos GTH-F-074- Entrega Contratista Bienes (contratistas) y GTH-F-
051—Acta Legalización Puesto de Trabajo (funcionarios), los cuales se encuentran en la Plataforma
Compromiso.

Los bienes deben ser trasferidos al jefe inmediato a fin de que éste último haga entrega a los funcionarios
que se vinculan en período de prueba. En caso que el inventario no pueda ser transferido a un nuevo
funcionario, deberá reintegrarse al Almacén físicamente.

Se hace pertinente mencionar que el funcionario público o contratista debe contar al momento de la entrega
física de bienes TIC al almacén como insumo principal, el concepto técnico de bienes TIC expedido por el
personal de la mesa de ayuda - ENLACE, con fecha de expedición que no supere 10 días calendario, en el cual
se debe indicar que el equipo se encuentra en condiciones óptimas para ser reintegrado, y de la misma

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manera haber realizado el Back UP de la información almacenada en el equipo y el desbloqueo de la clave de
arranque y desinstalación del usuario asignado.

Cualquier inquietud podrán contactarse con Flavio Ortiz Alarcón, Coordinador del Grupo de Almacenes e
Inventarios de la Dirección General al correo electrónico fortiz@sena.edu.co y la IP: 12795.

8.4. BACK-UP INFORMACIÓN COMPUTADORES

Teniendo en cuenta que la comunicación en la cual se informa al funcionario de su desvinculación de la

Entidad se copia a la Oficina de Sistemas, ésta dependencia conocerá quienes serán las personas a las cuales
los técnico de Enlace asesorarán a nivel nacional para gestionar el Back – up de la información.

Así mismo, es necesario que el equipo de talento humano informe al servidor saliente, que debe crear un
caso en la Mesa de Servicios, en la que solicite la apertura de este acompañamiento y asesoría, para que el
personal de Enlace realice la gestión logística necesaria para la salvaguarda de la información. Esta
información debe entregarse al jefe inmediato, quien posteriormente deberá entregar copia al servidor
público que realizará estas funciones, para garantizar la continuidad en el uso de la información.

Cualquier inquietud podrán contactarse Hernán Villa Cardona al correo institucional hvilla@sena.edu.co, o
la IP 12139 de la Oficina de Sistemas de la Dirección General.

9. BENEFICIOS DE LOS EMPLEADOS SENA:

9.1. FONDO NACIONAL DE VIVIENDA

Con el fin de garantizar la continuidad de actividades relacionadas con el Fondo Nacional de Vivienda, se
recomienda tener en cuenta lo siguiente:

Si la novedad está relacionada con funciones realizadas por Administradores del Fondo Nacional de Vivienda:

a) Realizar nueva designación a través de acto administrativo expedido por el Director Regional,
conforme a lo establecido en el Artículo 5° del Acuerdo 0012 de 2014.
b) Reportar a la Coordinación del Grupo de Vivienda de la Dirección General dicha novedad con el fin
de informar el cambio de usuario de aplicativo FNV a la Oficina de Sistemas y actualización de
homólogos para la ejecución de dicho procedimiento.

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 c) El nuevo Administrador del Fondo de Vivienda del SENA deberá recibir la inducción y capacitación
por parte del Administrador saliente, en lo que corresponde a la reglamentación del Fondo Nacional
de Vivienda del SENA, Comité Regional de Vivienda, información de Cartera vigente del FNV a cargo
de la Regional ( Deudores y Ahorradores), estado del trámite legalización de préstamos de vivienda
año 2018, préstamos sobre ahorros, pago de cesantías, devolución de ahorros, informes de gestión
del FNV, Manejo y actualización de Aplicativo FNV, entrega de información histórica y de apoyo del
FNV, Listado y ubicación de expedientes hipotecarios y demás información a su cargo, dadas las
funciones que le serán asignadas.
d) Informar internamente a los afiliados del FNV sobre dicha novedad suministrando los datos de
servidor que estará a cargo de las funciones de administración del Fondo Nacional de Vivienda.

Si la novedad está relacionada con un servidor público cuyas cesantías son administradas por el SENA de
acuerdo con su fecha de vinculación (antes del 2 de febrero de 1998) y disfruta actualmente de los beneficios
otorgados por el Fondo Nacional de Vivienda según normatividad vigente:

Préstamos de Vivienda

a) Revise si el mismo tiene saldo vigente por concepto de préstamo de vivienda y tenga en cuenta que
las cesantías que liquidará al momento de su retiro según escritura pública deberán ser abonadas al
Fondo Nacional de Vivienda. Art. 21 de la Resolución 1844 de 2017.
b) Es deber del Administrador del Fondo Nacional de Vivienda en la Regional revisar condiciones del
préstamo de vivienda en escritura pública y determinar si al momento de su desvinculación se
deberá re-liquidar el crédito hipotecario y cambiar la tasa de interés del préstamo (en caso de
aplique) y notificar la nueva cuota de vivienda.
c) Si al aplicar las cesantías se cancela la deuda en su totalidad, se deberá expedir paz y salvo, en caso
contrario, la Regional deberá notificar al deudor hipotecario y notificarle dentro de los 15 días
contados a partir de la fecha del retiro, la cuota de vivienda y su obligación de constituir con una
aseguradora las pólizas de vida e incendio, de conformidad con lo establecido el artículo 22 del
Acuerdo 0012 de 2014 y el Artículo 28 Resolución 1844 de 2018. La regional deberá utilizar para
dicho proceso el Simulador de Reliquidación por desvinculación establecido por el Grupo de Vivienda
d) En la notificación de reliquidación de préstamo por desvinculación informar al deudor hipotecario el
mecanismo de pago establecido por el SENA para el pago mensual de la cuota de préstamo de
vivienda. Artículo 14 del Acuerdo 0012 de 2014.
e) Actualizar el informe de gestión del FNV

Préstamos sobre Ahorros y Ahorros

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 a) Si el servidor tiene saldo de ahorros en el FNV, el Grupo Administrativo Mixto certificará el total
ahorrado incluyendo el último descuento realizado a través de la nómina y con base en el mismo el
Administrador del FNV deberá proceder a liquidar el saldo a devolver según artículo 45 del Acuerdo
12 de 2014 y artículo 45 de Resolución 1844 de 2017.
b) Si el servidor tiene saldo vigente por concepto de Préstamo sobre Ahorros, el Grupo Administrativo
Mixto certificará el total ahorrado y saldo de préstamo sobre ahorro incluyendo el último descuento
realizado a través de la nómina. Con base en el mismo, el Administrador del FNV deberá proceder
a realizar cruce de cuentas entre el valor ahorrado (incluido el 12% y 50% de aporte SENA) y el valor
de la deuda por este concepto según Art. 44 del Acuerdo 0012 de 2014 y artículo 45 de Resolución
1844 de 2017. En caso que el saldo total de ahorros no alcance a cubrir la deuda vigente del Préstamo
sobre ahorros, se abonará dicho saldo con sus prestaciones según artículo 44 del Acuerdo 0012 de
2014. En caso que la deuda sea menor al total ahorrado, el acto administrativo indicará el saldo a
favor y se devolverá al ahorrador a la cuenta bancaria que el mismo indique a la Regional.
c) En caso que un servidor público afiliado al FNV, sea trasladado definitivamente a otra Regional, el
administrador de vivienda deberá remitir el (los) expediente (s) de vivienda de dicho servidor público
a la nueva sede para que esta se encargue del control de descuentos de nómina y cartera. En caso
de encargo en otra Regional, el control de cartera y expediente continuará a cargo de la Regional
donde se encuentra el cargo titular del servidor.

Cualquier inquietud podrán contactarse a los correos institucionales vramirez@sena.edu.co;

jcbarrera@sena.edu.co; acarrillo@sena.edu.co o la IP 12060, 12157 del Grupo de Vivienda de la Dirección
General.

9.2. SERVICIO MÉDICO ASISTENCIAL:

9.2.1. Período de Protección:

Las personas que actualmente tienen beneficiarios en el Servicio Médico Asistencial y que por causa de
los nombramientos que se realicen, sean desvinculados de la entidad, sus beneficiarios recibirán atención
del SMA de conformidad a lo establecido en la circular No. 348 del 2012, “la Junta Administradora Nacional
ha establecido el siguiente periodo de protección a los beneficiarios de los ex servidores públicos del SENA contados a
partir de la fecha de su desvinculación, así: Treinta (30) días más contados a partir de la fecha de desafiliación,
siempre y cuando haya estado afiliado al SMA como mínimo los 12 meses anteriores a la fecha de su retiro. Tres (3)
meses cuando el usuario lleve 5 años o más de afiliación continúa al Servicio Médico Asistencial. (…) para el caso de
tratamientos de Ortodoncia Correctiva estos tratamientos se continuaran prestando hasta su terminación.” (Negrilla
fuera de texto)

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Los funcionarios que se desvinculen de la entidad y tengan derecho a la atención de sus beneficiarios por el
periodo de protección establecido, deben diligenciar el formato de pagaré del Servicio Médico (GTH-F -020)

9.2.2. Revisión de excedentes Servicio Médico Asistencial a los ex servidores públicos del SENA:

De igual forma, La Junta Administradora Nacional decidió en pleno que en caso de generarse excedentes
después del retiro del servidor público se proceda al cobro conforme al procedimiento establecido por la
Entidad.

Cabe señalar que debe realizarse revisión contable de los excedentes para generar paz y salvo del funcionario
que se va retirar de la entidad, teniendo en cuenta que el mismo debe estar al día por este concepto, al
momento de producirse su desvinculación del SENA, haciendo uso del formato de autorización pago
excedentes (GTH-F-003), situación que debe verificarse previamente a la firma del paz y salvo.

Recordando lo establecido en Circular 3-2014-000167 del 22 de agosto de 2014, “es responsabilidad de cada
Regional, en cabeza del Director Regional y con la gestión y el apoyo del Coordinador del Grupo del Servicio
Médicos Asistencial(donde están constituidos), o en su defecto del Coordinador del Grupo de Apoyo
Administrativo Mixto, realizar los trámites y ejercer los controles para el cobro oportuno de estos excedentes
a los servidores públicos y pensionados; por ende cada Regional debe realizar la liquidación, reporte contable
y cobro persuasivo de los excedentes del Servicio Médico Asistencial.”

9.2.3. De la continuidad en el servicio médico en caso de retiro del empleo y de producirse nuevo
nombramiento en la Entidad:

El Acuerdo No. 00007 de 2009 dispone:

“Artículo primero: A partir del 1° de junio de 2009, no habrá nuevas afiliaciones al Servicio Médico Asistencial
del SENA, de beneficiarios de personas que se vinculen a la entidad como empleados públicos desde esa fecha.

Los beneficiarios de las personas que se vinculen al SENA como empleados públicos a partir de la fecha
indicada en el inciso anterior, deberán afiliarse al Sistema General de Seguridad Social en Salud, en la forma
y en las condiciones establecidas por la Ley 100 de 1993 y las demás normas que la modifiquen,
complementen y reglamenten, y los servicios médicos serán prestados por las entidades que integran ese
sistema”. (Subrayado fuera de texto)

“Si la persona que venía vinculado al SENA desde antes del 1º de junio de 2009 no se retira de la entidad entre
esa fecha y la de la posesión en el empleo con nombramiento en periodo de prueba, tendrán derecho sus

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beneficiarios al servicio médico asistencial; pero si entre las fechas indicadas la persona se retira del SENA
por una cualquiera de las causales previstas en los artículos 25 del Decreto 2400 de 1968, 105 del Decreto
1950 de 1973, 41 de la Ley 909 de 2004 y demás normas legales, y posteriormente vuelve a ser nombrado
en periodo de prueba en esta entidad, nos encontramos frente a una nueva vinculación al SENA y en
consecuencia los familiares de este nuevo empleado deben afiliarse al sistema general de salud y no recibirán
los servicios médicos asistenciales de la entidad.” (Concepto Dirección Jurídica del SENA)

Cualquier inquietud podrán contactarse con el Coordinador del Servicio Médico Asistencial de la Dirección
General., Alexander Ramirez Medina ARAMIREZ@sena.edu.co.

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