Unidad 2 - Control de Proyectos

Clase 2 – Control de proyectos

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“Si algo puedo ir mal, irá mal”. Más le vale al director de proyecto
colocarse en ese estado de alerta mental y vigilar permanentemente sobre
la marcha del proyecto. Superadas las fases de la “importancia”, le toca la
dura tarea de llevar a cabo los planes comprometidos: adelantarse a los
problemas y actuar para reconducir las situaciones que pueden afectar a la
marcha del proyecto, aguantar la presión, estar vigilante en todos los
frentes, son su constante diaria durante toda la “producción” del proyecto.

Las clases anteriores han tratado sobre actividades de gestión de proyectos que
se realizan en general antes de que el proyecto en sí tenga lugar. En esta clase
hablaremos de aquellas actividades de gestión que se desarrollan durante la
ejecución del proyecto.

El control del proyecto es el anexo de unión entre la planificación y la ejecución,

y se puede dividir en tres tipos de decisiones:

 Monitorizar el proyecto para comprobar

su evolución. “Las variables que suelen medirse se
 Asegurar la ejecución del proyecto, relacionan directamente con los
comparándola con el plan establecido. objetivos medidos en términos de
tiempo, costo y calidad.”
 Intervenir en el proyecto para hacer los
cambios que se consideren necesarios
para reajustarlo al plan.

Además, en muchos casos será necesaria una re-planificación. No hablaremos de

ella en esta clase, ya que ya ha sido tratada con anterioridad

Monitorización del proyecto

La primera decisión del gestor de proyecto para poner en marcha las

actividades de control es “¿Qué debemos medir?” En general, la respuesta
estará muy relacionada con los objetivos, que como hemos visto se miden
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normalmente en términos de tiempo, costo y calidad. En este sentido, las
variables que suelen medirse se relacionan directamente con uno de estos
objetivos o con varios de ellos.

Por ejemplo, variables relacionadas con el costo pueden ser: costo asumido a
una fecha comparado con el presupuesto, nivel de liquidez, precios de
proveedores, etcétera.

En cuanto al tiempo, la principal medida suele ser la del alcance de los

hitos establecidos, el cumplimiento de la fecha de inicio o de fin de una tarea,
etcétera. Otras variables como las fechas de entrega de proveedores pueden
afectar al tiempo y al costo, ya que pueden retrasar el proyecto, además de
suponer un costo adicional por la necesidad de recurrir a proveedores
alternativos.

Por otro lado, las variables relacionadas con la calidad, generalmente afectan
también al tiempo o al costo. Por ejemplo, un fallo de inspección puede
suponer un incumplimiento de los requisitos de calidad, lo cual por norma
general se debería corregir en un tiempo reducido, pudiendo retrasar el
proyecto y además suponer un costo adicional.

Puede haber otro tipo de valoraciones indirectas, como podría ser una medida
del desempeño del personal involucrado, con vistas a su valoración profesional
en el ámbito de su pertenencia a la organización.

En este momento, el director de proyecto debe seleccionar las variables

adecuadas para el seguimiento del proyecto, así como definir formalmente
los momentos y los procedimientos que se utilizarán para su medida. Y por otro
lado, establecerá los sistemas de comunicación que considere necesarios.

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Asegurar la ejecución

El resultado de las medidas de las variables

“Las variables que suelen medirse se
analizadas, servirá para establecer una relacionan directamente con los
comparación con la programación inicial, y objetivos medidos en términos de
comprobar si el proyecto se ejecuta o no tiempo, costo y calidad.”

según el plan.

Del calendario diseñado tal y como vimos en la clase anterior, puede obtenerse
en cualquier momento el grado de progreso en el que debería encontrarse un
proyecto en ese instante. Además, si se ha ido programando el presupuesto,
también será posible conocer el estado financiero “teórico” a ese instante.

Aunque muchas de las actividades pueden tener una curva de costos lineal, la
curva de costos para un proyecto completo, normalmente no es lineal. En un
proyecto tipo, hay pocas actividades que pueden ser iniciadas al principio, ya
que la mayoría dependerán de la finalización de otras.

Cuando van finalizando las primeras actividades, hay mayor número de ellas
que pueden terminar. Por otro lado, en los últimos momentos del ciclo de vida
del proyecto suelen quedar muy pocas actividades pendientes, normalmente
las de ajuste y puesta en marcha. Este patrón de comienzo lento, progreso más
rápido y una cola eventual de cierta lentitud, hace que la curva de costos global
para un proyecto tenga habitualmente forma de “S”:

Grafico 1. Curva costo Vs Tiempo.

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Esta curva puede obtenerse de la planificación del proyecto, y permite calcular
en todo momento las desviaciones de costos frente a lo planificado.

Control costo-tiempo

Es ocasiones se utiliza otra forma de medir el

progreso del proyecto. No se trata de medir
sólo el progreso en días, sino el valor del
trabajo realizado. Es una combinación de las
variables tiempo y costo.
“No se trata de medir sólo el
progreso en días, sino el valor del
trabajo realizado. Es una
combinación de las variables tiempo
y costo.”

En un momento dado, podemos saber qué actividades deberían estar

realizadas, y el valor presupuestario de esas actividades. Por ejemplo, a 30 de
junio de 2009, tenemos un proyecto en curso, que según la programación
debería tener finalizadas actividades con un presupuesto de 2 millones de
euros. Analizando las medidas monitorizadas, observamos que sólo hay
actividades terminadas por un valor de 1 millón de euros, y además el gasto
incurrido hasta la fecha ha sido de 1,2 millones. Esto pone de manifiesto que
existe tanto una desviación en fechas como una desviación en presupuesto.

Como vemos, se comparan tres variables:

 Presupuesto de costo de trabajo programado: cantidad de

trabajo que debería estar finalizada en un momento concreto,
medida en términos económicos,

 Presupuesto de costo de trabajo realizado: Cantidad de

trabajo que en realidad se ha realizado en ese momento, medida en
términos de costo presupuestado, y

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  Costo del trabajo realizado: costo real en el que se ha incurrido en
ese momento por el trabajo realizado.

La comunicación y el control

Ya se ha hablado en este curso de la importancia de la comunicación en el

transcurso de un proyecto. En la definición y planificación de un proyecto es
necesario establecer canales de comunicación formales para favorecer el flujo
de información entre los miembros del equipo de proyecto. Lo mismo ocurre
con las tareas de seguimiento y control.

El equipo debe estar informado regularmente del estado de avance del

proyecto, y de los riesgos que puedan estar presentes. No sólo por hacerles
partícipes del trabajo que realizan, sino que en muchas ocasiones son ellos
quienes pueden aportar las mejores soluciones para resolver un problema,
aunque la decisión recaiga en la dirección de un proyecto.

Decisiones de Intervención

Una vez detectada una desviación entre la “Cualquier parte involucrada en un

proyecto puede aportar no sólo a la
planificación de un proyecto y su ejecución, el detección de problemas, sino a la
director de proyecto decidirá si necesita búsqueda de las mejores
intervenir. soluciones.”

Si está obviamente fuera de control en cuanto a costos, nivel de calidad o

calendario, será necesaria una intervención casi con toda seguridad. La
naturaleza exacta de esta intervención depende de la naturaleza del proyecto y
de las características técnicas del proyecto.

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En muchas ocasiones será necesario consultar con partes involucradas en el
proyecto, porque cualquier intervención puede afectar a muchas tareas que de
alguna manera están relacionadas entre sí.

En ocasiones, aunque el proyecto esté cumpliendo la planificación es posible

que sea necesaria una intervención, por cambios en el entorno, o porque hay
cualquier otro tipo de previsión de que puedan surgir problemas en el futuro.
Por ejemplo, es posible que haya cambiado la normativa que afecta al
proyecto y la nueva sea más estricta. Esto requerirá revisar nuestras
especificaciones, y realizar las correcciones que sean necesarias.

La necesidad de que exista un flujo de información adecuado vuelve a ponerse

de relevancia. Cualquier parte involucrada en un proyecto puede aportar no
sólo a la detección de problemas, sino a la búsqueda de las mejores
soluciones. Además es importante para que el proyecto funcione que todas
las partes involucradas también estén informadas del progreso del proyecto y
de cualquier decisión que se tome a lo largo de su ciclo de vida.

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