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Introducción a la Gestión de Proyectos
¿Qué es un proyecto?
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Esa condición temporal es esencial, puesto que si un proyecto se finaliza
después de los plazos inicialmente estimados, los recursos físicos,
económicos y humanos continúan invirtiéndose sin medida en esta causa, en
lugar de destinarse, quizá, a la consolidación de oportunidades de negocio,
reingeniería institucional y producción. Por lo tanto, la extensión
adicional en tiempo menoscaba los beneficios de la empresa.
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Características de los proyectos
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el momento del lanzamiento, y se contemplan planes de contingencia frente
a variables macroeconómicas.
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La gestión del proyecto: costo, tiempo, objetivos, calidad, riesgo y
cliente
Una de las primeras tareas al abordar un proyecto será la definición clara de los
objetivos que se persiguen.
La definición de objetivos
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para poder considerar que el proyecto ha sido un éxito. Si existe una idea
clara y bien definida de la situación a la que se quiere llegar, será mucho más
fácil planificar cómo conseguirla.
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¿Cómo podríamos haber definido el objetivo?
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De otro lado, la fiabilidad y velocidad pueden fundirse en una única
característica: tiempo. Es por esto que en la Gestión de Proyectos suele hablarse
de tres objetivos: costo, tiempo y calidad.
La jerarquía de objetivos
Costo
Tiempo
Riesgo
En este sentido, los factores de riesgo deben acotarse “Puede haber proyectos que
aparentemente sean un éxito
desde el principio, en la fase de definición, para poder y sin embargo no han llevado
tomar las cautelas pertinentes en la propia estructura a cabo lo que realmente
necesitaba el cliente.”
del proyecto, en los puntos y criterios de validación de
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su avance y en su planificación.
Cliente
Puede haber proyectos que aparentemente sean un éxito y sin embargo no han
llevado a cabo lo que realmente necesitaba el cliente.
Resumen
Todo el proceso hasta aquí apuntado, desde que surge la idea hasta que se
ultima el diseño del proyecto, podría quedar resumido en el siguiente gráfico:
Figura 1
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Alcance, estrategia, especificaciones, fases e hitos del proyecto
Una vez definido el objetivo del proyecto, será necesario dar un paso más, y
concretar su alcance. La definición del alcance significa:
Ejemplo
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El alcance del proyecto se formaliza en sus especificaciones, en la forma de
información escrita que se acompaña de la información gráfica que se considere
necesaria.
En este caso, por ejemplo, antes de autorizar el cambio será necesario llegar a
un acuerdo con el proveedor y con el cliente, para que sea aceptado.
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Es importante mantener una contabilidad rigurosa en estas circunstancias, ya
que una decisión de cambio no presupuestada correctamente podría afectar a
la rentabilidad del proyecto.
La definición de la estrategia
Sin embargo, en un proyecto de desarrollo, por ejemplo, las fases podrían ser
las siguientes:
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Implementación: se desarrollan los módulos concretos o componentes
de los sistemas y se ponen en marcha.
Pruebas parciales: se prueban los resultados de la fase anterior
comprobando que todos los componentes cumplen sus
especificaciones.
Integración y pruebas globales: se integran los distintos componentes
y se realizan las pruebas de subsistemas y sistema final.
Entrega: se entrega el producto al cliente y se le da la información o
formación necesaria para su utilización.
Como puede verse, no existe una sucesión temporal estricta entre las fases, no
empieza una justo en el momento en que termina otra. Es posible que parte
del proyecto se encuentre en fase de implementación, mientras que se estén
haciendo pruebas con otra parte, y además, el resultado de esas pruebas
puede hacer que sea necesaria una nueva implementación o incluso a un nuevo
diseño.
Definición de hitos
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Los hitos pueden servir para delimitar fases o tareas y además suelen ser
momentos cruciales de revisión del progreso del proyecto, de especificaciones
de tiempo, de costo o de calidad.
Suele ocurrir que en algunos casos solo les interese los hitos a las personas que
revisan en qué estado se encuentra el proyecto, pero es necesario que los
miembros del proyecto identifiquen donde están estos hitos y lleven un
control de ellos.
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