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1.

Presentación de la empresa

La empresa SEGEPSAJ S.R.L. tiene como actividad principal, la Minería y


Construcción, la ejecución de obras y protección al medio ambiente,
movimiento de tierras, alquiler de maquinaria pesada, servicios de
limpieza de edificaciones, elaboración y ejecución de proyectos, montaje y
desmontaje de estructuras metálicas, soldadura en general, instalaciones
sanitarias, Geo sintéticos, Soldadura en Termofusión de tuberías HDPE,
carpintería de madera y metálica. Fue creada en el año 2003; como
empresarios nos proyectamos realizar actividades cuyos resultados beneficien
no importante, proyectarse hacia la comunidad mediante la oferta de
empleo, para ello, tienen como principal objetivo brindar un servicio eficiente,
cumpliendo con una serie de procesos de seguridad, capacitación
constante, coordinación con la comunidad y clientes.

1.1 Misión

Ser una empresa que apoya en la ejecución de proyectos en la Industria


Metalmecánica y geo sintéticos, que fomenta el cuidado ambiental y busca
satisfacer las necesidades de nuestros clientes respaldados por una política
de calidad, servicio y atención personalizada a través de nuestro capital
humano y eficiencia en los procesos de la empresa.

1.2 Visión

Seguir creciendo como empresa, modernizando constantemente nuestros


procesos para brindar soluciones innovadoras a nuestros clientes,
manteniendo la calidad y el enfoque hacia las necesidades de nuestros
clientes para lograr el reconocimiento como una de las empresas más
importantes de este rubro
1.3 Mapa de Procesos

2. Diagnóstico de la gestión de compras y aprovisionamiento.

 Actualmente, la empresa cuenta con un área de logística con el


siguiente personal: Coordinador Logístico y Asistente Logístico.
 Las compras se realizan de forma mensual, con compras de
emergencias cuando la situación lo amerita.
 El área de operaciones es el principal usuario, junto con el área
administrativa.
 La empresa compra materiales, equipos y herramientas, así como
algunos servicios puntuales.
 El procedimiento para realizar la compra es el siguiente:
o Todos los requerimientos mensuales de operaciones, seguridad
y mantenimiento se canalizan a través del jefe de operaciones,
quien revisa el detalle y brinda la autorización correspondiente.
o El requerimiento llega al personal de logística, quienes, luego de
revisar el detalle de necesidades, ubican a los proveedores ya
establecidos para solicitarles las cotizaciones correspondientes.
o La empresa tiene 3 proveedores principales, quienes entregan
las cotizaciones máximo en 24 horas ya que se encuentran en la
capital. También trabaja con proveedores locales para temas
puntuales, ejemplo epp y ferretería quienes entregan los
productos el mismo día de la compra.

Plan Estratégico de Compras de la Empresa Segepsaj SRL


o Una vez recibidas las cotizaciones, éstas se aprueban bajo el
visto bueno del personal de administrativo y de logística.
o Como los proveedores son nacionales, los pedidos normalmente
tardan en llegar 24 horas de tener stock, de lo contrario el lead
time máximo es de 10 días. Si la compra es de emergencia, el
lead tima máximo es de 1 día.
o En todo caso, el personal de logística es el responsable de
realizar el seguimiento correspondiente hasta que los
materiales, equipos y herramientas lleguen hasta el almacén
central.
o Los proveedores principales que se encuentra en Lima tienen
como método de pago solo el contado. Los proveedores locales
brindan crédito a 30 días.
o En ambos casos el personal de contabilidad se encarga de
registrar las facturas y procesar el pago de acuerdo con las
condiciones comerciales correspondientes.
 No existe una política de compras formal, por tanto, el procedimiento se
maneja de manera rutinaria por el personal de logística.
 No se manejan indicadores de compras.
 La empresa no cuenta con ERP para procesos de compras, por tanto,
todo el proceso se maneja mediante Ms Excel y Correo Electrónico.
 El tema de contratos de servicios se concentra en: Contrato para el
servicio de pruebas de ultrasonido y contratos para el servicio de
calibración de equipos. Tales contratos, se manejan a nivel de órdenes
de servicio y son servicios puntuales dada la naturaleza de estas.

3. PLAN ESTRATÉGICO DE COMPRAS DE LA EMPRESA

3.1 Entorno mercado de oferta

La empresa cuenta dos tipos de compras diferenciadas y establecidas: las


compras mensuales programadas de suministros core del negocio, y
compras de momento (epp, ferretería menor). De la misma manera cuenta
con 3 proveedores a los cuáles se les realiza compras de manera
recurrente.

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Se propone como parte del plan estratégico el realizar alianzas estratégicas
con estos 3 proveedores principales, de tal manera que se garantice la
entrega de los suministros y no se tenga que recurrir a proveedores
externos para las compras de emergencias. En lo referente a la gestión de
proveedores se puede implementar una base de datos para ampliar las
ofertas en la compra de suministros menores a nivel nacional, dada la
naturaleza de las operaciones de la empresa (Moquegua, Cajamarca,
Arequipa, Cuzco, etc)

3.2 Entorno posicionamiento función

La empresa debe contar con una directiva interna de compras, de tal


manera que los procedimientos logísticos de aprovisionamiento queden
claramente desarrollados y bajo responsabilidad de personal a cargo.

Además de ello, se debe contemplar la actualización de la base de datos de


proveedores de suministros menores para mantener la competitividad y
eficiencia de la empresa en sus operaciones y no descuidar las relaciones
con nuestros socios estratégicos (3 proveedores principales, teniendo
especial concentración en contratos de proyectos que superen 1 año fiscal).

Realizar el forecast para el aprovisionamiento de proyectos con duración de


más de un año fiscal, de tal manera que evite contratiempos en tiempo de
entrega, variaciones de precios, etc.

3.3 Entorno organizativo área de compras

Actualmente el área logística cuenta con formatos en Ms Excel, lo cual


muestra deficiencia al obtener las partes necesarias para la integración de
la cadena de suministro al mejor precio, calidad, en las mejores condiciones
de pago y entrega, en el volumen requerido, tiempo oportuno y lugar
adecuado. Es por ello que la empresa deberá implementar un ERP que
permita la gestión integral de la misma, y aportar valor a la cadena de
suministro, desde que se genera la necesidad de aprovisionamiento hasta
que ésta es satisfecha y el proyecto se entrega.

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3.4 Entorno de control ciclo de gasto

Al no tener actualmente directivas y procedimientos establecidos, la


trazabilidad de los documentos y por ende la fiscalización del gasto no se lleva
a cabo eficientemente, conllevando a gastos no contemplados como la
contratación de proveedores de último minuto; el control de inventarios acá es
u tema principal ya que se deben contrastar las existencias físicas con los
registros para evitar el desabastecimiento (que conlleva contrataciones de
momento con proveedores) o el exceso de inventarios que se traduce en
dinero inmovilizado.

Respecto a los contratos de servicios, éstos son escasos durante el año fiscal,
por lo que mantener el actual modelo de con un asesor legal externo que
audita dichos contratos es el óptimo, ya que si contratamos un abogado a
tiempo completo sería un desperdicio de recursos económicos.

4. Esbozar el plan de mejora

4.1 Evaluación de proveedores:

Uno de los elementos relevantes de una relación sólida entre organizaciones y


proveedores, es la evaluación de desempeño de los proveedores teniendo en
cuenta los criterios definidos por la organización. Mediante la evaluación de
proveedores se pretende identificar los suministradores adecuados para cada
tipo de materia prima, insumo y/o servicios, con la implantación de un modelo
de evaluación y selección de proveedores, se mejorarán las relaciones con los
proveedores potenciales, asegurando de este modo un flujo correcto de los
procesos.

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Objetivo ¿Qué medir? ¿Cómo Frecuencia Meta Responsable
medir?

Mejorar la Criterios de Método Bimestral Seleccionar Área de


selección de calidad, ponderado proveedor con compras
los precio y calificaciones
proveedores y oportunidad ponderadas
mejorar la altas.
relación con
los mismo

4.2 Políticas del área de compras

Teniendo establecido el procedimiento de calificación a proveedores, y la forma


en que se realizará seguimiento a dicha calificación por medio del indicador
que busca mejorar la selección y la relación con los mismos, a continuación se
presentan las políticas establecidas para el área de compras tanto a nivel
interno, que buscan mantener alineados los objetivos organizacionales,
estableciendo los parámetros adecuados de procesamiento y la conducta de
las personas involucradas en los procesos de compras, como a nivel externo,
enfocadas en el desarrollo de una relación cercana y sólida con los
proveedores. Estas políticas están enfocadas en complementar el seguimiento
que se realiza a los proveedores por medio de la calificación, de tal forma que
se pueda garantizar que los seleccionados, al adquirir un compromiso directo
con la compañía por medio de las mismas, cumplan a cabalidad con los
aspectos de oportunidad, cantidad y calidad.

Política de compras
Con el fin de tener un adecuado proceso de compras, cuyo principal objetivo
sea responder de manera ágil y a los menores costos posibles es necesario
realizar una clasificación ABC de las materias primas, insumos y/o servicios,
identificando cuáles son las de mayor demanda (A= 80%-100%), los de
demanda media (B= 10%-15%) las siguientes políticas a nivel interno:

 Para las materias primas, insumos y/o servicios es necesario hacer una
clasificación ABC, donde los A representan el 80% de los mismos
demandados en planta, en estos casos la selección de los proveedores

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nuevos que atenderán las requisiciones se deberá tener
acompañamiento por parte de Gerencia, dado la importancia que tienen
dentro del proceso.
 Para las materias primas, servicios e insumos que se sean tipo A dentro
de la organización, los proveedores deben tener la calificación más alta,
en caso contrario se seleccionará el siguiente proveedor con la
calificación más alta y éste pasará a revisión por parte de Gerencia y el
área de compras. Posteriormente se deberá iniciar una búsqueda de
nuevos proveedores siguiendo las políticas anteriormente expuestas.
 Para cada una de las materias primas, servicios e insumos se debe
contar con al menos tres proveedores, por lo tanto, si la evaluación
tiene calificación baja será necesario estudiar el proveedor con la
siguiente evaluación más alta y revisar si puede cumplir con los
requerimientos, en caso contrario se deberá buscar proveedores
diferentes a los que la compañía tiene en la base de datos.

La única persona encargada dentro de la compañía para realizar las


negociaciones directas con los proveedores deberá ser el jefe de compras y/o
gerente.

Cada seis meses se deberá realizar una revisión de las evaluaciones de los
proveedores, a fin de determinar si las calificaciones que se tienen son
consecuentes con la realidad, y en caso de ser necesario realizar
recalificaciones.

Se deberán realizar manuales de recepción de materias primas, insumos y/o


servicios que garanticen que al momento de ingresar al proceso ya se
encuentren de manera adecuada y no se presenten retrasos.

De la responsabilidad por la implementación y seguimiento de la política de


compras recae directamente en el Jefe de compras, quien además debe
mejorar el perfeccionamiento de los contratos, plasmando todas las
condiciones comerciales que se crean necesarias y convenientes para la
contratación de servicios o adquisición de suministros.

4.3 Diagrama de flujo proceso de compras

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5. Establecer los indicadores de gestión.

6. Conclusiones y recomendaciones.

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