CONFIABILIDAD DE REGISTROS Y ESTADOS FINANCIEROS AL 31/12/2013

DA.…………………………………………………..
PROGRAMA DE TRABAJO – GASTOS

GRUPO: 30000 MATERIALES Y SUMINISTROS

Objetivos

1. Establecer que las adquisiciones de materiales y suministros correspondan a los materiales y suministros
efectivamente recibidos por el GAMLP.
2. Verificar que las adquisiciones de materiales y suministros se encuentran sustentadas con la
documentación de respaldo correspondiente.
3. Determinar que los gastos estén autorizados y aprobados por las autoridades competentes.
4. Verificar que los gastos ejecutados se sujetaron a la normatividad legal e institucional vigente.

RELACIÓN
REF. HECHO
DETALLE DE PROCEDIMIENTOS OBJETIVO
P/T. POR:
PROCEDIM.
Procedimientos generales

1. Preparar una Planilla Sumaria de Gastos, para el grupo 30000 hasta

el nivel de partidas y coteje sus cifras con el Estado de Ejecución
Presupuestaria de Gastos.

1. Seleccione una muestra representativa de gastos a ser analizados,

estableciendo claramente criterios y métodos de selección y establezca
el porcentaje de revisión.

2. Verifique la adecuada apropiación presupuestaria de acuerdo a la

naturaleza de la operación considerando el Clasificador Presupuestario
por Objeto del Gasto vigente para la gestión 2013.

3. Verifique el adecuado registro contable en aplicación de los

Principios de Contabilidad Gubernamental Integrada (PCGI), contenidos
en la Resolución Suprema Nº 222957 del 04/03/2005 Normas Básicas
del Sistema de Contabilidad Gubernamental Integrada.

4. Diseñe cédulas de verificación de los atributos contemplados en el

presente programa, cuyos títulos identifiquen el grupo analizado y para
cada operación examinada, entre otros datos, incluya:

a. Categoría Programática y Partida Presupuestaria por Objeto del

Gasto.
b. Código SISIN (en caso de gasto de inversión).
c. Fuente de Financiamiento.
d. Número de Cuenta Contable.
e. Número y fecha del Comprobante (C-31).
f. Número y fecha del Recibo de Pago.
g. Número de Cheque, Nombre del Banco y Cuenta Corriente con el
que se efectuó el pago.
h. Concepto del Bien y/o Servicio, señalando la Unidad Ejecutora del
gasto.
i. Importe.
j. Número de factura y/o Declaración Jurada de Impuestos, número y
fecha.
k. Proveedor o Beneficiario.
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 RELACIÓN
REF. HECHO
DETALLE DE PROCEDIMIENTOS OBJETIVO
P/T. POR:
PROCEDIM.
l. Observaciones y/o Comentarios.
m. En caso de compras de bienes de consumo, verificar el registro de
ingreso de los materiales y/o suministros (Movimiento de Entrada)
y en caso de activos fijos, verificar el Acta de Recepción de la Unidad
de Bienes Muebles (UBM).

5. Verifique que los documentos generados:

 Se encuentren firmados por los responsables de su elaboración,
autorización y aprobación.
 Guarden relación cronológica de fechas.

6. En caso de corresponder, verifique con una marca de auditoría que

los gastos financiados con los recursos del Impuesto Directo a los
Hidrocarburos, correspondan a gastos autorizados y establecidos en el
inciso b) del Art. 2 del Decreto Supremo Nº 28421 del 21/10/2005,
ampliado y complementado con el art. 2 del D. S. 29565 del
14/05/2008, asimismo verificar que se encuentren registrados en el
Plan de Inversiones IDH.

7. Por la contratación de bienes, efectué un resumen del objeto del

contrato, importe, plazo y otros que considere necesarios.

8. Verifique la existencia y vigencia de las pólizas de garantía de

cumplimiento de contrato.

9. Verifique el cumplimiento del plazo y entrega del bien objeto del

contrato. En caso de advertir posibles incumplimientos obtenga
fotocopia legalizada de los documentos que respalda el
incumplimiento, entre ellos:
 Notas de remisión
 Actas de entrega
 Actas de recepción
 Otros

10. Verifique que el Contrato fue aprobado por el Concejo Municipal.

11. La ejecución de gastos que no contemplen la factura y el recibo,

verificar en el archivo de contabilidad del GAMLP, el número de factura,
número de recibo y fecha. Asimismo, si el beneficiario dejó constancia
de la recepción del cheque.

12. En caso de que no se efectuó el pago del (los) gasto (s) analizado (s),
colocar una marca de auditoría en los papeles de trabajo que permita
cumplir con el procedimiento en forma posterior.

13. En los casos que no es posible aplicar procedimientos del presente

programa, aplicar procedimientos de acuerdo a las circunstancias,
efectuando las aclaraciones del caso.

14. Previo al registro en papeles de trabajo, analice y verifique la

documentación adjunta a los comprobantes C-31 Registro de Ejecución
Gasto del devengado, pagado y entrega del servicio; asimismo,
verifique la existencia del documento F-RP-9 para el proceso de
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 RELACIÓN
REF. HECHO
DETALLE DE PROCEDIMIENTOS OBJETIVO
P/T. POR:
PROCEDIM.
contratación y que se encuentre inscrito en el POA 2013 según
correspondiente categoría programática.

15. Verifique que el Centro Administrativo cuente con registros para el

control físico de los bienes de consumo (kardex de existencias).

16. Verifique que las salidas se encuentren respaldadas por un

documento con autorización, el mismo que permita establecer cantidad
y condiciones del bien entregado, identificar a su receptor, constatar la
conformidad de la entrega y conocer su destino.

Procedimientos específicos

A continuación se detalla los atributos a verificar por cada partida

presupuestaria, adicionales a los procedimientos generales mencionados
precedentemente:

31000 Alimentos y Productos Agroforestales

31100 Alimentos y Bebidas para Personas, Desayuno Escolar y Otras
31130 Desayuno Escolar

17. Verifique que los gastos estén destinados a desayunos escolares en

Municipalidades, según lo establece: el Clasificador Presupuestario por
Objeto del Gasto para la gestión 2013.

18. Para la partida 31130 aplique la Resolución Administrativa Nº

07/2013 del 08/08/2013, emitido por la Dirección Especial de Finanzas,
que aprueba el Instructivo para Pagos, Fondo Rotatorio y Caja Chica del
G.A.M.L.P., gestión 2013; y verifique que los gastos cuenten con
documentación exigida en el mismo. (Artículo 55)

Registro del Compromiso, Devengado y Pagado

a) Ordenador de Pago C-31 “Registro de Ejecución de

Gastos”, hasta el momento devengado, autorizado por el
Responsable Administrativo Financiero del CAF.
b) Si la contratación del servicio abarca más de una gestión
(multigestión), al inicio de la gestión siguiente y una vez aprobado el
presupuesto del GAMLP, el Responsable Administrativo Financiero
del CAF, debe proceder al registro del comprometido.
c) Autorización de Pago (F-RP-5) firmada por el Responsable
de Conciliación UNACE, Jefe de la Unidad Alimentación
Complementaria Escolar y Director de Educación (original).
d) Contrato numerado. (fotocopia) (solo en primer pago)
e) Lista Control de Documentos F-RP-9. (solo en primer
pago) (fotocopia).
f) Solicitud de pago de la empresa proveedora.
g) Informe de Conciliación emitida por UNACE, con detalle
del servicio y Macrodistrito correspondiente.
h) Acta de Conformidad de Entrega de Raciones del
Alimento Complementario Escolar, firmado por UNACE y el
Proveedor.
i) Resolución Administrativa Sancionatoria (cuando

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 RELACIÓN
REF. HECHO
DETALLE DE PROCEDIMIENTOS OBJETIVO
P/T. POR:
PROCEDIM.
corresponda)
j) Factura

39000 Productos Varios

39700 Útiles y Materiales Eléctricos

2. Verifique que los gastos estén destinados a la adquisición de focos,

cables, sockets, tubos fluorescentes, accesorios de radios, lámparas de
escritorio, electrodos, planchas, linternas, conductores, aisladores,
fusibles, baterías, pilas, interruptores, conmutadores, enchufes y otros
similares, según lo establece: el Clasificador Presupuestario por Objeto
del Gasto para la gestión 2013.

19. Para la partida 39700, aplique la Resolución Administrativa Nº

07/2013 del 08/08/2013, emitido por la Dirección Especial de Finanzas,
que aprueba el Instructivo para Pagos, Fondo Rotatorio y Caja Chica del
G.A.M.L.P., gestión 2013; y verifique que los gastos cuenten con
documentación exigida en el mismo (Articulo 49).

Bienes

Registro del Devengado

a) Autorización de Pago (F-RP-5) firmada, según artículos 38 y 39 del

presente Instructivo (original).
b) Lista Control de Documentos (F-RP-9) (en primer pago o pago único)
(original).
c) Especificaciones Técnicas. (original)
d) Orden de Compra o Contrato numerado en el SIM (en primer pago o
pago único). (original)
e) Para bienes de consumo Acta de Recepción firmada por la Comisión
de Recepción (original).
f) Para bienes de consumo: Formulario Entrada en Almacenes,
firmado por el Responsable de Almacenes del Centro Administrativo
(original).
g) Factura.

Registro del Pagado

a) Ordenador de Pago C-31 “Registro de Ejecución de

Gastos”, hasta el momento del devengado, firmado
imprescindiblemente por la MAEDA. (original)
b) Autorización de Pago (F-RP-5) firmada, según artículos 38
y 39 del presente Instructivo (original).
c) Formulario Lista Control de Documentos (F-RP-9)
(fotocopia) (en primer pago o pago único).
d) Orden de Compra o Contrato numerado en el SIM,
debidamente firmado (fotocopia) (en primer pago o pago único).
e) Para bienes de consumo: Formulario Entrada de
Almacenes (fotocopia)
f) Factura.

34000 Combustible, Productos Químicos, Farmacéuticos y otros

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 RELACIÓN
REF. HECHO
DETALLE DE PROCEDIMIENTOS OBJETIVO
P/T. POR:
PROCEDIM.
34110 Combustibles, Lubricantes y Derivados para consumo

20. Verifique los gastos destinados a la compra de combustible y

lubricantes, productos químicos y farmacéuticos, llantas, neumáticos y
otros similares

21. Para la partida 34110 aplique la Resolución Administrativa Nº

07/2013 del 08/08/2013, emitido por la Dirección Especial de Finanzas,
que aprueba el Instructivo para Pagos, Fondo Rotatorio y Caja Chica del
G.A.M.L.P., gestión 2013; y verifique que los gastos cuenten con
documentación exigida en el mismo (Articulo 50).

Registro del Devengado

a) Ordenador de Pago C-31 “Registro de Ejecución de Gastos”, en

momento comprometido, firmado imprescindiblemente por la
MAEDA. (original)
b) Ficha Perfil de Proyecto registrada y verificada en el SIM, en caso de
proyectos de inversión y gastos elegibles, asignando el objeto de
gasto establecido en el Clasificador Presupuestario vigente.
(original)
c) Autorización de Pago (F-RP-5) firmada, según artículos 38 y 39 del
presente Instructivo (original).
d) Lista Control de Documentos (F-RP-9), si corresponde (en primer
pago o pago único). (original).
e) Orden de Compra, Orden de Servicio o Contrato numerado en el
SIM,sí corresponde (en primer pago o pago único). (original)
f) Acta de Conformidad o Informe de Conformidad con la provisión del
servicio emitida por la Unidad Organizacional, cuando corresponde
(original).
g) Para bienes de consumo: Acta de Recepción firmada por la
Comisión de Recepción (original), y Formulario entrada en
Almacenes, firmado por el Responsable de Almacenes del Centro
Administrativo, Financiero (original).
h) Detalle de vales atendidos en el periodo de pago y nota de la
Empresa proveedora con detalle de litros consumidos y periodo
(para gason¡lina, diesel, y otros).
i) Factura o documento equivalente.

Registro del Pagado

a) Ordenador de Pago C-31 “Registro de Ejecución de

Gastos”, hasta el momento del devengado, firmado
imprescindiblemente por la MAEDA. (original)
b) Autorización de Pago (F-RP-5) firmada, según artículos 38
y 39 del presente Instructivo (original).
c) Formulario Lista Control de Documentos (F-RP-9), si
corresponde (fotocopia) (solo en primer pago o pago único).
d) Orden de Compra, Orden de Servicio o Contrato
numerado en el SIM, debidamente firmado sí corresponde
(fotocopia) (en primer pago o pago único).
e) Acta de Conformidad o Informe de Conformidad con la
provisión del Servicio emitida por la Unidad Organizacional, cuando
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 RELACIÓN
REF. HECHO
DETALLE DE PROCEDIMIENTOS OBJETIVO
P/T. POR:
PROCEDIM.
corresponde. (fotocopia)
j) Para bienes de consumo: Acta de Recepción firmada por la
Comisión de Recepción (fotocopia), y Formulario entrada en
Almacenes, firmado por el Responsable de Almacenes del Centro
Administrativo, Financiero (fotocopia).
k) Detalle de vales atendidos en el periodo de pago y nota de la
Empresa proveedora con detalle de litros consumidos y periodo
(para gason¡lina, diesel, y otros).
f) Factura.

Finalización del trabajo

22. Revise que todos los papeles de trabajo se encuentren con marcas
de auditoría, fuente de información, punto del programa, objetivo,
conclusión y correcta referencia y correferencia.

23. Prepare planillas de deficiencias identificados en el examen

realizado, con los atributos de Condición, Criterio, Causa, Efecto y
Recomendación y asegúrese que se encuentren documentadas y sean
coherentes con los papeles de trabajo.

24. Sobre la base de los resultados obtenidos, concluya sobre los

gastos por Materiales y Suministros en la Dirección Administrativa
Nº…………….en función a los objetivos de la auditoría.

LOS CASOS REMARCADOS CON AMARILLO INCLUIR SEGÚN CORRESPONDA VERIFICANDO EL REGLAMENTO DE
PAGOS VIGENTE

Preparado por: Lic. ………………….. Firma:………………....……………...... Fecha: Agosto / 2013

Revisado por: Lic. Marizol Zapata M. Firma:………………....……………...... Fecha: ……………. / 2013

Aprobado por: Lic. Zenón Padilla R. Firma:………………....……………...... Fecha: ……………. / 2013