Penerapan Aplikasi E-Office dalam Menunjang Kegiatan

Administrasi Perkantoran (Studi Kasus: PT. DISKOMINFO

BANDUNG)
Application of E-Office Applications to Support Office
Administration Activities (Case Study: PT. DISKOMINFO
BANDUNG)

Salma Aulia Purnama

Program Studi Pendidikan Manajemen Perkantoran,
Fakultas Pendidikan Ekonomi dan Bisnis, Universitas Pendidikan Indonesia
Jl. Dr. Setiabudhi, No. 229 Bandung, Jawa Barat Indonesia
Email: salmaprn@student.upi.edu

ABSTRAK
Di Era-globalisasi yang sangat cepat ini teknologi informasi (TI) sangat
berperan paling dominan di gunakan rakyat indonesia khususnya di beberapa
institusi pemerintah sudah melakukan validasi yang sebelumnya manual
beralih ke sistim digital untuk menuju pemerintahan yang transparan, bersih,
dan berwibawa secara lebih sederhana e-office merupakan system teknologi
informasi yang dikembangkan oleh pemerintah dalam memberikan pilihan
kepada masyarakatnya kapan dan dimanapun mereka bisa mendapatkan
kemudahan akses informasi dan layanan yang pemerintah berikan kepadanya.
Hal ini merupakan salah satu bentuk fungsi pemerintah untuk memberikan
alternatif channel pilihan melalui teknologi informasi (media internet) ini.
Penerapan aplikasi ini adalah tolak ukur kegiatan perkantoran serta mengetahui
seberapa besar aplikasi e-office dapat mendukung program reformasi birokrasi
yang dilakukan institusi pemerintah. Khususnya pada Dinas Komunikasi dan
Informasi (DISKOMINFO) mencoba memanfaatkan e-Office dalam
mendukung kegiatan perkantorannya. Pemanfaatan e-Office terbukti dapat
meningkatkan efektifitas dan efisiensi dari kegiatan perkantoran sehingga
sasaran instansi tersebut dapat tercapai sesuai target yaitu sesuai misinya
Cepat, Akurat, Muntahir, terpercaya dan Profesional.

Kata kunci :e-office; teknologi informasi; administrasi perkantoran

ABSTRACT
In the very rapid Era-globalization, information technology (IT) plays the most
dominant role in the use of Indonesian people, especially in some government
institutions, which have previously done validation to switch to a digital system
to lead a transparent, clean, and more authoritative government e -Office is an
information technology system developed by the government in giving choices
to the people when and wherever they can get easy access to information and
services that the government gives to them. This is one form of government
function to provide alternative choice channels through this information
technology (internet media). The application of this application is a benchmark
for office activities and knowing how much e-office applications can support
bureaucratic reform programs carried out by government institutions.
Especially the Communication and Information Agency (DISKOMINFO) tried
to use e-Office in supporting its office activities. The use of e-Office is proven
to be able to increase the effectiveness and efficiency of office activities so that
the target of the agency can be achieved according to the target, namely in
accordance with its mission Fast, Accurate, Accurate, Reliable and
Professional

Keyword : e-office; information Technology; office administration

PENDAHULUAN
Aplikasi perkantoran (Inggris:office suite) adalah sebuah perangkat lunak yang
diperuntukkan khusus untuk pekerjaan di kantor. Komponen-komponennya
umumnya didistribusikan bersamaan,memiliki antar muka pengguna yang
konsisten dan dapat berinteraksi satu sama lain. Perangkat lunak aplikasi
perkantoran kadang disebut sebagai perangkat lunak produksi adalah perangkat
lunak yang digunakan secara umum untuk proses produksi dan administrasi
pada organinasi, perorangan, dan perkantoran. meningkatnya penggunaan
komputer berbasisteknologi informasi untuk pekerjaan kantor, terutama di
tahun 1980- an. Itu adalah kata kunci pemasaran pada saat itu, tapi sekarang
tidak begitu banyak digunakan karena semua kantor modern adalah kantor
elektronik. (Juairiyah & Hendrixon, 2017)

Seiring dengan perkembangan zaman, pekerjaan kantor mulai dituntut untuk

diselesaikan secara cepat namun dengan catatan hasil pekerjaan tetap dengan
rapih, teliti dan sesuai dengan sasaran atau tujuan kantor. Hal tersebut
mendukung lahirnya otomatisasi perkantoran yang dapat lebih menunjang
pekerjaan kantor. Namun dengan adanya otomatisasi perkantoran bukan berarti
semua pekerjaan kantor tergantikan oleh mesin ataupun dengan hal-hal baru.
Hanya beberapa bagian inti perkantoran yang terbantu dengan adanya
otomatisasi perkantoran. Dengan adanya otomatisasi perkantoran yang kian
berkembang, pekerjaan kantor akan kian canggih dengan segala pembaharuan
yang ada. Hal tersebut akan kian berkembang seiring dengan perkembangan
otomatisasi perkantoran yang ada disetiap bidang.
(Suharno, n.d.) Model otomatis Implementasi dari e-Office dalam institusi
pemerintah sangatlah luas hal ini yang menjadikan sistem ini dikembangkan
dan di implementasikan di perkantoran terbukti perkembanganya sangat pesat
ada beberapa manfaat diantaranya sebagai berikut :
a) memberikan layanan yang lebih baik pada masyarakat. Informasi dari
pemerintah dapat disediakan 24 jam sehari, 7 hari dalam seminggu
tanpa harus menunggu dibukanya kator pemerintah. Informasi dari
pemerintah dapat dicari dan diperoleh dari kantor, rumah tanpa harus
secara fisik harus datang ke kantor pemerintah.
b) Pemberdayaan masyarakat dilaksanakan melalui informasi yang mudah
diperoleh. Adanya informasi yang mencukupi, maka masyarakat akan
belajar untuk menentukan pilihannya di dalam mendapatkan suatu
informasi yang diperlukan.
c) Adanya e-Office diharapkan pelaksaan pemerintah akan berjalan lebih
efisien karena koordinasi pemerintah dapat dilakukan melalui
pemanfaatan teknologi informasi.asi kantor diharapkan dapat
membantu dalam memahami cara kerja suatu aplikasi otomatisasi
kantor baik itu berbasis komputer maupun tidak berbasis komputer.
Yang didalamnya terdapat proses sistem otomatisasi yang saling
berkaitan yang berguna untuk pemecahan masalah.

Faktor-faktor yang dapat mempengaruhi pilihan aplikasi otomatisasi kantor,

dapat diuraikan sebagai berikut :
1. Jenis Organisasi, dimana seorang manajer diperusahaan dengan satu
lokasi tidak akan mempertimbangkan konferensi audio dan video.
2. Pilihan pribadi, manajer yang memilih komunikasi tatap muka
tertarik pada konferensi video dan memanfaatkan kalender
elektronik.
PEMBAHASAN

Pemanfaatan teknologi informasi adalah penggunaan sarana yang mendukung

suatu organisasi dalam menyelesaikan pekerjaan dalam berbagai bidang.
Sistem informasi teknologi dibutuhkan dalam manajemen perkantoran modern
dalam menjalankan aktifitasnya, yaitu untuk mencatat segala segala kegiatan
yang terjadi dalam kegiatan perkantoran tersebut, selain itu juga untuk
mengolah data-data kegiatan tersebut menjadi informasi yang lebih berguna
berbentuk laporan. Dari waktu ke waktu informasi mengalami perkembangan
yang sangat cepat seiring dengan perkembangan ilmu teknologi informasi,
dengan berkembangnya teknologi informasi maka para pengguna informasi
semakin mudah memperoleh informasi sesuai dengan kebutuhan, namun
perkembangan tersebut harus di imbangi dengan perkembangan sumber daya
manusia dan di dukung dengan media atau sarana informasi yang memadai.
(Apriana, 2018)

Aplikasi sangat berperan penting dalam mendukung tugas-tugas kantor dengan

teknologi informasi. Salah satu manfaatnya dari aplikasi otomatisasi
perkantoran yaitu yaitu dapat meminimalisasi penggunaan waktu dan
penggunaan kertas yang minim. Aplikasi otomatisasi perkantoran biasa disebut
sesuatu yang dapat memberikan fasilitas tugas-tugas pemrosesan dan
pengolahan data informasi sehari-hari di dalam perkantoran dan instansi
lembaga.
Hal itu pula yang terjadi di DISKOMINFO JABAR, peranan aplikasi
otomatisasi perkantoran sangat bermanfaat bagi instansi untuk meminimalisir
biaya dan tenaga dengan menggunakan aplikasi data yang dapat memudahkan
pekerjaan kantor, sehingga dapat meningkatkan produktivitas DISKOMINFO.
Aplikasi otomatisasi di DISKOMINFO JABAR juga berperan untuk
menciptakan lingkungan kantor dimana tidak banyak kertas yang digunakan
(paperless). Sehingga lebih hemat biaya dan lebih ramah lingkungan. Selain itu
dengan adanya aplikasi penunjang pekerjaan kantor di DISKOMINFO juga
berperan untuk memudahkan dalam mencari data yang diinginkan karena
semua data terinput di komputer dan bisa diakses dimana saja serta tidak
memerlukan space yang banyak dan ketika mencari data yang diingin hanya
tinggal search atau masukkan kode maka akan muncul semua data yang kita
perlukan. DISKOMINFO pun berpandangan bahwa dengan menggunakan
aplikasi yang baik tentu akan lebih mengefektifkan dan mengefisiensikan
berbagai pekerjaan kantor.
Dinas Komunikasi dan Informasi Jawa Barat memiliki banyak sekali aplikasi
yang digunakan untuk menunjang pekerjaan kantor. Bahkan setiap bidang atau
divisi yang berada di DISKOMINFO sudah memakai aplikasi otomatisasi. Ada
beberapa aplikasi yang digunakan tiap bidang di DISKOMINFO, yaitu :
a) Aplikasi E-Office
b) Aplikasi E-Formasi
c) Aplikasi SAPK (Sistem Aplikasi Pelayanan Kepegawaian)
d) Aplikasi SKP (Sasaran Kerja Pegawai)
e) Aplikasi SIMPEG (Sistem Informasi Kepegawaian)
f) ANTISISBADA(AplikasiTeknologiInformasiSiklusBarang
Daerah)
g) Asplikasi Buku Tamu
h) Website Diskominfo Jawa Barat

Gambar 1
Berikut ialah aplikasi e-office yang menunjang semua kegiatan administrasi
perkantoran, aplikasi tersebut lebih digunakan untuk keperluan pengarsipan
seperti:
1. Menggandakan
Menggandakan adalah kegiatan memperbanyak suatu data atau dokumen.
Menggandakan suatu data atau dokumen memberi kemudahan jika data atau
dokumen tersebut di perlukan oleh banyak orang. Jadi jika masyarakat
membutuhkan suatu data, maka masyarakat bisa langsung mendapatkan data
terebut sehingga pegawai tidak memerlukan waktu yang banyak untuk
membuat ulang data tersebut.
2. Mengirim
Dengan adanya teknologi informasi, pegawai lebih mudah dalam mengirim
suatu informasi atau data seperti mengirim surat, pegawai tidak perlu lagi
melakukan pengiriman melalui kantor Pos tetapi bisa melalui e-mail dan tidak
membutuhkan waktu yang lama serta mengurangi biaya pengiriman.
3. Menyimpan
Pada setiap kantor memiliki file. Setiap file tersebut seharusnya disimpan
dengan rapih dan aman, sehingga apabila dibutuhkan pada suatu waktu file
tersebut dapat dengan mudah ditemukan. Pada zaman ini penyimpanan file
tidak begitu sulit, file tersebut dapat disimpan dengan aman dan dapat di
simpan sampai bertahun-tahun di dalam sebuah komputer atau laptop dan jika
di perlukan kembali pegawai dapat mendapatkannya langsung pada komputer
atau laptop.
Kemudian peneliti menanyakan terkait dengan perbandingan antara besarnya
penggunaan komputer dan alat non komputer pada PT.DISKOMINFO dan
narasumber menyatakan bahwa penggunaan komputer lebih dominan dalam
melaksanakan pekerjaan kantor, namun tetap tidak menghilangkan alat non
komputer. Alat-alat non komputer yang dimaksud oleh narasumber adalah
seperti printer, scanner, telepon. Para karyawan PT. DISKOMINFO dalam
melaksanakan pekerjaannya mengakui masih menggunakan beberapa program
dari Microsoft seperti Microsoft Excel untuk pengolahan laporan keuangan,
menggunakan Microsoft Word untuk memasukan data, dan masih
menggunakan Power Point untuk membuat bahan presentasi.
Dalam melaksanakan pekerjaan kantor, karyawan PT. DISKOMINFO
mengakui bahwa menggunaan aplikasi berbasis komputer lebih dominan
dibandingkan aplikasi non komputer. Aplikasi non komputer ini juga dianggap
sebagai pelengkap adanya aplikasi komputer. Otomatisasi dirasa telah
mempermudah segala macam pekerjaan kantor.

KESIMPULAN

Aplikasi sangat berperan penting dalam mendukung tugas-tugas kantor dengan

teknologi informasi. Salah satu manfaatnya dari aplikasi otomatisasi
perkantoran yaitu yaitu dapat meminimalisasi penggunaan waktu dan
penggunaan kertas yang minim. Aplikasi otomatisasi perkantoran biasa disebut
sesuatu yang dapat memberikan fasilitas tugas-tugas pemrosesan dan
pengolahan data informasi sehari-hari di dalam perkantoran dan instansi
lembaga.

Penggunaan aplikasi otomatisasi perkantoran di Dinas Komunikasi dan

Informasi Jawa Barat sangat bermanfaat untuk meminimalisir biaya dan tenaga
dengan menggunakan aplikasi data yang dapat memudahkan pekerjaan kantor,
sehingga dapat meningkatkan produktivitas di Kantor.

DAFTAR PUSTAKA

Apriana, H. (2018). Pemanfaatan teknologi informasi dalam pelaksanaan

administrasi perkantoran di kantor camat poleang kabupaten bombana hira
apriana, 1–11.
Juairiyah, O., & Hendrixon. (2017). Penerapan E-Office Dalam Administrasi
Perkantoran (Studi Kasus : Balitbangda Prov. Sumsel). Jurnal
Pembangunan Nagari, 2(1), 75–84.
Suharno, F. (n.d.). Peran Teknologi Informasi dalam Pengembangan e-
Government Dalam Pelayanan Publik Di Institusi Pemerintah.