PROCEDIMIENTO DE GESTION Código GP-PGE-MASS-07

Revisión 02
ELABORACION DE DOCUMENTOS
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ELABORACION DE DOCUMENTOS

Revisión: 02

CODIGO: GP-PGE-MASS-07

COPIA CONTROLADA Nº :

DESTINATARIO :

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

NOMBRE Eddinson Panduro Noronha Juan Susffalich Tomasevich José Martinez Woodman
CARGO Jefe seguridad Salud en el trabajo Gerente adjunto Director Gerente
EMPRESA GERENPRO GERENPRO GERENPRO
FECHA 13/02/16 14/02/16 15/02/16

FIRMA

Esta copia controlada es para uso interno en la empresa GERENPRO

Prohibida su reproducción

Advertencia:” Es responsabilidad del usuario verificar la vigencia de este documento antes de su uso.

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CONTROL DE CAMBIOS

ELABORADO REVISADO APROBADO

REVISION DESCRIPCION DEL CAMBIO FECHA
POR POR POR
Cynthia Gálvez Enrique Muedas José Martínez
00 Emitido para su Ejecución 28/02/12
Adanaqué Rodríguez Woodman
Eddinson José Martínez
01 Modificación General Milagros Panduro 15/02/14
Machaca Woodman
Noronha
Eddinson Panduro Juan Susffalich José Martínez
02 Revisión 15/02/16
Noronha Tomasevich Woodman

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CONTENIDO

1. OBJETIVO

2. ALCANCES

3. DEFINICIONES

4. RESPONSABILIDADES

5. EJECUCION

6. CRITERIOS DE ACEPTACION

7. REGISTROS

8. ANEXOS

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1. OBJETIVO

Describir e ilustrar la forma como se elaboran los documentos generados por el

Sistema Integrado de Gestión MASS de GERENPRO.

2. ALCANCE

Aplica a todos y cada uno de los documentos que conforman el Sistema Integrado
de Gestión MASS de GERENPRO.

3. DEFINICIONES

Manual de Manejo Ambiental, Seguridad y Salud Ocupacional

Documento en el cual se enuncia la Política de Manejo Ambiental, Seguridad y Salud
Ocupacional y se describen los elementos del SIG MASS y su interacción, basado en
la Norma Técnica Peruana NTP ISO 14001:2008 y NTP 851.001.2009.
El manual da una guía para acceder a información más detallada sobre el
funcionamiento de determinados elementos del sistema (programas y procedimientos
de gestión).

Procedimiento de Gestión MASS

Documentos que expresan prácticas seguras para ejecutar las actividades
operacionales. Estos documentos pueden ser utilizados en su totalidad o como
referencia en los diferentes Proyectos y están identificados con su codificación
particular.

Planes, Procedimiento Estándar de Trabajo

Documento que define el SIG MASS, para los proyectos incluyendo sus condiciones
contractuales especificas, y que se encuentran relacionados con el presente
documento.

Instrucciones, Cartillas, Listas, Especificaciones de EPP, Documentos

Externos.
Documentos en los cuales se describen en detalle las consideraciones a resaltar
antes de empezar un trabajo o continuar con el empleo de equipos, la herramienta
y/o materiales, a su vez conceden la autorización u otro a sí mismo para que se
realicen los trabajos bajo ciertas condiciones.

Registros, Formatos
Evidencias objetivas de la realización de las actividades o de los resultados obtenidos.
Se generan al llevarse a cabo los procedimientos y permisos de trabajo.

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SIG
Sistema Integrado de Gestión.

MASS
Manejo Ambiental, Seguridad y Salud Ocupacional.

4. RESPONSABILIDADES

Jefe MASS Sede Central

- Identificar la necesidad de la elaboración de un documento del SIG MASS

específico para el SIG MASS de la empresa.
- Identificar el objeto y alcance del documento
- Designar al encargado y responsable de la elaboración del documento y a la
persona que tendrá a su cargo la revisión del mismo.
- Coordinar la revisión y aprobación del documento.
- Controlar la distribución de los documentos del SIG MASS

Encargado del Control de los Documentos del SIG MASS

- Es una persona designada por el Jefe MASS Sede Central con la finalidad de
elaborar el documento verificando los requisitos del SIG MASS, además de
compartir responsabilidades como la de implementación, mantenimiento y
control del SIG MASS en cada área.

5. EJECUCION

La elaboración de procedimientos e instrucciones se describe en el presente

procedimiento y consiste en lo siguiente:

5.1 RECOPILACION DE INFORMACION

La persona responsable de elaborar un documento del SIG MASS deberá reunir

las referencias e información relacionadas con el proceso o actividad, para su
desarrollo.

5.2 ESTRUCTURA DOCUMENTAL DEL SIG MASS GERENPRO

La estructura documentaria del SIG MASS de GERENPRO, está comprendida
en cinco niveles, los que se observan en la figura 01:

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Fig. 01: Estructura documental del SIG MASS de GERENPRO

Nivel 1

Nivel 2

Nivel 3

Nivel 4

Nivel 5

5.3 CONTENIDO DE LOS PROCEDIMIENTOS E INSTRUCCIONES

A continuación se precisa lo que debe contener cada procedimiento o

instrucción, deberán considerar los siguientes títulos:

1. Objetivo. En este título se debe describir en forma clara y concisa cual es el

propósito del procedimiento y que resultado se espera obtener con su
aplicación.
2. Alcance. En este título se precisará la actividad de inicio del proceso y la
actividad final que permitirá obtener el producto del proceso.
3. Definiciones. En este título se considerará los vocablos usados en el
procedimiento, que no son de uso común y que por su importancia o
particularidad requieren ser definidos con el fin de facilitar su entendimiento y
correcta aplicación.
4. Responsabilidades. En este título se indicarán las obligaciones de las partes
que interviene en las actividades descritas en el desarrollo y que contribuyen a
logra el objetivo del mismo.
5. Ejecución. Este título describe paso a paso las actividades del proceso según
detalle explícito del alcance del procedimiento. Para mayor claridad se
describirá el desarrollo del procedimiento en subtítulos. El contenido debe
responder a las preguntas:

- ¿Qué se debe hacer?

- ¿Quién lo debe hacer?
- ¿Qué se debe registrar?, etc.

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6. Criterios de Aceptación. En este título se indicarán en forma clara y

detalladamente las fuentes de información adicionales o complementarias que
ser necesarias para la aplicación del procedimiento.
7. Registros. Evidencias objetivas de la realización de las actividades o de los
resultados obtenidos. Se generan al llevarse a cabo los procedimientos y
permisos de trabajo.
8. Anexos. En este título se detallarán los documentos que deben ser empleados
en la ejecución del procedimiento. Normalmente se refieren a diagramas de flujo
y formatos para los registros.

5.4 IDENTIFICACION DE DOCUMENTOS DEL SIG MASS

5.4.1. Tablas de Codificación

TABLA 1

CODIGO AREA

Manejo de Medio Ambiente, Seguridad

MASS
y Salud Ocupacional

TABLA 2

CODIGO TIPOS DE DOCUMENTOS

Manual de Manejo Ambiental, Seguridad y

MAN
Salud Ocupacional

RGL Reglamento
PLN Plan
PGE Procedimiento de Gestión
PET Procedimiento Estándar de Trabajo
FRM Formatos

TABLA 3

CODIGO EMPRESA

GP Gerencia de Proyectos S.A.C

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5.4.2. Codificación de los documentos

Los documentos elaborados internamente para la ejecución de una actividad en

cada área se codifican de la siguiente manera:

GP - PGE - MASS - 01

Número secuencial del documento

controlado por el area.

Letra que identifica el área, al cual

pertenece el documento (Ver tabla1).

Letra que identifica el Tipo documento

(Ver tabla 2).

Letra que identifica la abreviacion del

nombre de la empresa (Ver tabla 3).

5.5 PRESENTACION DE DOCUMENTOS

Para la elaboración de los documentos se debe tener en cuenta las siguientes
consideraciones:

- Los manuales, procedimientos e instructivos debe de tener una carátula

diseñada a página entera, conforme se presenta a continuación:

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Diseño de Carátula

TIPO DE DOCUMENTO Código

Revisión
CAMPO 1 NOMBRE DEL DOCUMENTO
Página

(NOMBRE DEL DOCUMENTO)

Revisión:
CODIGO:
CAMPO 2
COPIA CONTROLADA Nº :

DESTINATARIO :

Elaborado: Revisado por: Aprobado por:

NOMBRE
CAMPO 3 CARGO
FECHA
FIRMA

Esta copia controlada es para uso interno en la empresa

GERENPRO

Prohibida su reproducción
CAMPO 4 Código del Documento Revisión Fecha de Aprobación Página

Consideraciones:

CAMPO1: El encabezado estará enmarcado en un cuadrado fragmentado en tres

partes, en donde ira el Logo de la empresa, el tipo de documento, el nombre del
documento y en el ultimo fragmento el código del mismo, la revisión y el número de
páginas.

CAMPO 2: Se indicará el Titulo, la revisión, el código del documento, número de

copia controlada y el destinatario.

CAMPO 3: Se indicará el nombres y cargo de los responsables de la elaboración,

revisión y aprobación del documento, asimismo se colocará la fecha y firmas
respectivas.

CAMPO 4: El pie de página estará enmarcado en un cuadrado fragmentado en

cuatro partes, en donde ira el código del documento, la revisión, la fecha de
aprobación del documento y el número de páginas.

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- Formatos

Los formatos que se originan de los PGE, PET, y otros documentos de

gestión, deben tener como presentación el encabezado que se observa en
la siguiente figura.

Diseño de Encabezado Para Formatos

TITULO DEL FORMATO

CODIGO DEL FORMATO ( REVISION / FECHA )

- Márgenes

Se deberá considerar el cuadro siguiente:

Formatos (cm)
Documentos
Tipo de Margen Presentación Presentación
(cm)
Horizontal vertical
Superior 1 2 1
Inferior 2 1.5 1.5
Izquierda 2,5 2 1,5
Derecha 2,5 1.5 1.5
Encabeza 1,5 1.5 1.5
Pie de Pagina 1 1 1

- Tipo de Letra

Los documentos del SIG MASS de GERENPRO se elaboran en tipo de letra

ARIAL 11(a excepción de los cuadros y tablas) con un interlineado sencillo.

- Titulo y sub titulo

1. CAPITULO
1.1. SUB-CAPITULO
1.1.1 Párrafo
- Enciso

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- Control de cambios

Para los Manuales, planes, procedimientos, instrucciones deberán tener en

la segunda hoja del documento el cuadro de control de cambios de la
siguiente manera:

Control de Cambios

REVISION DESCRIPCION DEL ELABORADO REVISADO APROBADO FECHA

CAMBIO POR POR POR

5.6 CONTROLES APLICABLES

El encargado de la elaboración del documento deberá verificar el tipo de

documento, la codificación que corresponda, revisar el contenido integral del
documento y verificar que se han adjuntado los anexos respectivos.

La aprobación, La distribución se realizara según GP-PGE-MASS-08 “Control

de Documentos”

6. CRITERIOS DE ACEPTACION

Serán los indicados en el presente procedimiento.

7. REGISTROS

La lista de formato para registro se encuentra en la Lista Maestra de Documentos

y en áreas respectivas.

8. ANEXOS

- ANEXO N°01: Lista Maestra de Documentos

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