Ahora, para “ir mejor” (incluso conseguir “ir mucho mejor”),

necesitamos algo dramáticamente diferente a lo que
hicimos… Ahora necesitamos entrenarnos para jugar un juego
totalmente nuevo...Un juego llamado re‐imaginar
totalmente nuevo...Un juego llamado re imaginar
Tom Peters, ¡Re‐imagina!, 2004
 GESTION DE DOCUMENTOS
DE ARCHIVO
Visualizando su aplicación en
Sistemas Archivísticos Universitarios

Lic. ARCANGEL EDUARDO SANCHEZ GOMEZ

Departamento de Documentación, Información y Archivo
Facultad de Ciencias‐UCV
arcangel.sanchez@ciens.ucv.ve
http://espanol.groups.yahoo.com/group/grupoarbiven
 Contenido

 Algunas
g realidades
 Que podemos hacer ante esta realidad
 Gestión Documental:
Definición
Beneficios
Objetivos
 Como aplicar la Gestión Documental
Programa de Gestión de Documentos de
Archivo
 Norma ISO 15489 para la Gestión de Documentos
de Archivo
 Situación de la UCV en materia de Gestión de
Documentos de Archivo
 Sistema de Gestión de Documentos de Archivo
(
(SIGEDA))
 Al
Algunas realidades
lid d
 Inexistencia en la organización de una unidad, servicio o dependencia encargada de todo lo
relacionado con los documentos de archivo
 Desorganización de documentos en las oficinas
 Acumulación y mala instalación de documentos que influyen sobre su conservación
 Existencia de depósitos de documentos (fondos acumulados)
 Ausencia de un profesional o profesionales de la información en la planta de RRHH
 No se diseñan y aplican lineamientos y herramientas archivísticas (Cuadro de Clasificación,
Tablas de Retención Documental, Inventarios, Listados, etc.)
 No se registra
g el ingreso,
g , egreso
g y p
paso p
por los documentos p por las oficinas durante su
trámite
 No se controla la producción de copias de documentos
 No se eliminan documentos / Se eliminan documentos sin evaluar su vigencia, valores y uso
 Inexistencia de
d un reglamento
l para los
l archivos
h d la
de l organización
ó y ell uso y manejo de
d los
l
documentos de archivo
 No existen manuales de procedimientos ni manuales de documentos administrativos, por lo
tanto los procedimientos no se han simplificado, normalizado y documentado
 Los documentos no han sido normalizados
 Entre otros
¿ Qué podemos hacer ante
esta realidad?
Sistema de Gestión de Documentos y Archivo
 Definición de Gestión Documental
D fi i ió d G tió D t l

 Consejo
j Internacional de Archivos ((1984):) el área de la ggestión administrativa ggeneral
encargada de conseguir economía y eficiencia en la creación, mantenimiento, uso y
selección de los documentos, esto es, durante su ciclo de vida completo. Es decir, desde se
crea, tramita, organiza o se decide la conservación temporal, conservación permanente o
eliminación de un documento

 Norma ISO 15489 (2001): Ámbito de la gestión administrativa responsable del control
eficiente y sistemático en la creación, recepción, mantenimiento, uso y eliminación de los
documentos, incluyendo procesos para capturar y mantener la prueba y la información de las
actividades y transacciones en forma de documentos.

 Ley General de Archivos de la República de Colombia (594‐2000): conjunto de actividades

administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la
documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino
final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
 Beneficios de la Gestión Documental
ó

Establece una política institucional en materia de gestión de los documentos en la

organización donde se instaure
Determina responsabilidades y competencias en la materia
Facilita la definición, simplificación, documentación y difusión de los procedimientos de
la organización y sus directrices
Se Integra en los sistemas administrativos e informáticos de la organización y en sus
procesos generales
Permite que se considere a los documentos como un recurso valioso y un activo
importante en la organización
Requiere de un criterio sistemático, coherente y exhaustivo para su gestión
Su finalidad es la de proteger y conservar los documentos como evidencia de los actos
d una organización
de i ió (testimonio
(t ti i de
d las
l actuación
t ió realizadas)
li d )
Sirve de apoyo a actividades habituales y a la toma de decisiones posteriores
Actúa como garantía de rendición de cuentas, actuales y futuras: la organización debería
poder probar mediante sus documentos que realiza sus actividades de acuerdo con el
marco normativo
Llansó (2007) / Norma ISO 15489-1:2001
 Objetivos de la Gestión Documental
ó

 Simplificación, documentación y difusión de los procesos y procedimientos

 Diseño normalizado de los documentos
 No creación de documentos innecesarios, duplicidad y presencia de
versiones caducas
 Registro, control del uso, trámite y circulación de los documentos a través de
sistemas informáticos o manuales
 Organización (clasificación, ordenación y descripción) de los documentos
 Conservación e instalación de documentos a bajo coste en los archivos de la
institución
 Valoración, selección y eliminación de documentos que carezcan de valor
para la gestión y el futuro (Salvaguarda del patrimonio histórico y
documental)
 Aseguramiento de la disponibilidad de los documentos esenciales en
situaciones de crisis o emergencia

Cruz Mundet (2006)

¿ Cómo aplicar
la Gestión
Documental?

Llansó (2007) / Norma ISO 15489-1:2001

PROGRAMA DE
GESTIÓN DE
DOCUMENTOS

Llansó (2007) / Norma ISO 15489-1:2001

 P
Programa de Gestión de Documentos
d G tió d D t

 D
Determina
t i los
l documentos
d t que deben
d b ser creadosd en cadad procedimiento
di i t y quéé
información es necesaria de incluir en ellos
 Decide la forma y la estructura con la que los documentos deben ser creados y
capturados y las tecnologías aplicables para su gestión
 Determina los metadatos que se deben crear con cada documento y en los
procesos documentales y cómo deben ser vinculados y gestionados de forma
constante
 Determina los requisitos para recuperar, usar y transmitir documentos durante
los procesos de negocio y por otros posibles usuarios y los plazos de conservación
necesarios para cumplirlos
 Decide
D id cómoó organizar
i los
l documentos
d d manera que se cumplan
de l los
l requisitos
ii
necesarios para su uso
 Evalúa los riesgos que se derivarían de la ausencia de documentos que
testimonien las actividades realizadas

ISO 15489-1:2001
 Programa de Gestión de Documentos
Programa de Gestión de Documentos

 Conserva los documentos y se permite el acceso a los mismos a lo largo del

tiempo, con objeto de satisfacer las necesidades de la organización y las
expectativas de la sociedad
 Cumple con los requisitos legales y reglamentarios,
reglamentarios las normas aplicables y la
política de la organización
 Garantiza que los documentos se conserven en un entorno seguro
 Asegura que los documentos sólo se conserven durante el periodo de tiempo
necesario o requerido; y
 Identifica y evalúa las oportunidades para mejorar la eficacia, eficiencia o calidad
de los procesos, las decisiones y las acciones que puedan derivarse de una mejor
creación o gestión de los documentos

Llansó (2007) / Norma ISO 15489-1:2001

 Programa de Gestión de Documentos
Programa de Gestión de Documentos

Subsistemas Herramientas  Herramientas  Herramientas 

Funcionales Normativas Operativas
• Archivo Gestión • Control Documental • Reglamento del • Formación de
• Archivo Intermedio • Clasificación y Sistema de Gestión usuarios
• Archivo Histórico Ordenación de Documentos y (Capacitación del
• Descripción Archivo Recurso Humano)
• Instalación y Depósito • Manual de Normas y • Cuadro de
• Valoración, Selección Procedimientos Interlocutores
y Eliminación (Responsables de los
• Transferencia de Archivos de la
F d
Fondos O
Organización)
i ió )
• Programa de
Documentos Vitales y
de Prevención de
Riesgos
g

Cruz Mundet (2006)

Programa de Gestión de Documentos
Programa de Gestión de Documentos
Sistema de Archivo
 C
Conjunto
j t orgánico
á i d archivos
de hi ( tió
(gestión,
administrativos, intermedio e histórico)
vinculados por una dirección central que
normaliza los p procesos y p políticas
archivísticas y focaliza la información en un
punto accesible a la consulta interna y
externa.

 Heredia (1991) nos señala que un sistema de

archivo se configura como un conjunto de
actividades articuladas a través de una red
de centros y de servicios técnicos, para
estructurar la recogida, transferencia,
depósito, organización, descripción y
servicio de
d los
l documentos
d
Programa de Gestión de Documentos
Programa de Gestión de Documentos
Herramientas funcionales

Programa de
Documentos
Vitales
 Norma ISO 15489
Gestión de Documentos
 Norma ISO 15489
 Es un referente metodológico y conceptual para el establecimiento de las
características de los documentos, instrumentos, sistemas y procesos
documentales.

Supone ell mayor hito

S hit mundial
di l en ell establecimiento
t bl i i t de d principios
i i i y reglas
l
para gestión de documentos y archivos, al estar avalado
internacionalmente por el máximo organismo normalizador (ISO)

Es una base para las buenas prácticas en gestión de documentos, útil para
todas las organizaciones, por muy avanzadas y por mucha experiencia que
tengan
g en esa labor.

Es neutral en cuanto a tecnología, ya que puede aplicarse tanto en

documentos en papel como electrónicos

Llansó (2007)
 Norma ISO 15489
 Los principios y metodologías contenidas en la norma sirven tanto a las
organizaciones privadas como públicas, sea cual sea su tamaño, tipo o
ubicación de la organización, e independientemente del nivel de
tecnología a utilizar
Los implicados clave en la aplicación de la norma son los altos directivos
de las organizaciones, que pueden no estar familiarizados con las ventajas
de una buena ggestión documental,, o no ser conscientes de las
consecuencias de su inexistencia

Proporciona una visión excelente de los conceptos de gestión de

d
documentos
t a los
l tecnólogos
t ól d la
de l información
i f ió

Su objetivo es definir los procesos clave de la gestión de documentos en

términos que el personal de cualquier nivel (incluyendo el de gestión y el
no técnico) pueda entender
Llansó (2007)
¿ Como estamos en la UCV
en materia de Gestión de
Documentos ?
 Como estamos en gestión de documentos
ió d d

 LaL UCV no posee Manuales

M l de
d Normas
N y Procedimientos
P di i t que documenten
d t
las diversas actividades que hay que realizar y como han de efectuarse a nivel
académico y administrativo

 Los procesos y procedimientos no están identificados, simplificados y

automatizados

 En la mayoría de los casos los procesos y procedimientos administrativos y

s académicos se presentan y difunden a través de circulares, o por
conversaciones entre el personal

 No se ha instalado en la UCV y en muchas de sus dependencias,

dependencias unidades
encargadas del registro y control de la recepción y envío de documentos en su
formato papel (Unidades de Correspondencia y Mensajería). La producción,
recepción y envío y trámite de los documentos no se registra y controla de
forma centralizada
 Como estamos en gestión de documentos
ió d d
 Se realizan gestiones que muchas veces han de ser devueltas al interesado a
través de reparos, por el no cumplimiento de un procedimiento, de la consignación
adecuada de recaudos, o la utilización inadecuada de formatos de documentos, o la
elaboración de documentos con información no pertinente, entre otros aspectos

 No podemos informar a un miembro de la comunidad universitaria por donde va

la tramitación de una gestión

 No hay y manera de recuperar

p información sobre los trámites académicos y
s administrativos realizados. Se depende de la memoria del personal para buscar los
documentos que se han tramitado

 No existe un control manual o automatizado de los trámites académicos y

administrativos, por lo que muchos se realizan de forma extemporánea,
incumpliendo con las normativas nacionales y universitarias
 Como estamos en gestión de documentos
ió d d
 Los formatos de los documentos (tipos documentales) no se han normalizado,
por lo que para la realización de los diversos trámites se utilizan en su mayoría los
oficios y memorándums y no tipos documentales diseñados específicamente para
cada trámite a realizar

 A pesar que en muchas dependencias existe un Archivo Central, no se ha

consolidado un Sistema de Archivo y un Sistema de Gestión de Documentos de
Archivo

s  Se acumulan grandes cantidades de documentos en las oficinas, los cuales se

organizan en muchos casos de forma empírica

 No se eliminan documentos que vayan perdiendo valor, vigencia y uso

 No se transfieren documentos con valor histórico para su conservación

permanente a un Archivo Histórico (Salvaguarda del Patrimonio Histórico y
Documental)
Hay razones para ir hacia un….

Sistema de Gestión de
Documentos y Archivos
 Sistema de Gestión de Documentos y Archivo
i d ió d hi

 La Facultad de Ciencias posee un Sistema de Archivo el cual poco a poco se

está consolidando a través de la normalización de los procesos archivísticos, la
organización de los documentos en las distintas dependencias, la transferencia de
documentos de valor histórico al Archivo Histórico de la Facultad, la eliminación de
documentos que han perdido valor, vigencia y uso y la capacitación del RRHH

Departamento de Documentación
Información y Archivo
s
Sistema de Gestión de Documentos y
Archivo (SIGEDA)

Archivos de  Archivos  Archivo Centro de Documentación e 

Gestión Administrativos General Información Administrativa

Archivo Archivo
Intermedio Histórico
 Sistema de Gestión de Documentos y Archivo
i d ió d hi

La Facultad de Ciencias posee un Centro

de Computación con personal altamente
capacitado para el diseño de sistemas y
aplicaciones que apoyen la automatización
de los procesos, la producción de tipos
documentales normalizados y el registro y
control de los trámites

s  La Facultad de Ciencias posee una

adecuada plataforma tecnológica para el
desarrollo del Sistema de Gestión de
D
Documentos, h
hasta ahora
h d
desaprovechada
h d
 Sistema de Gestión de Documentos y Archivo
i d ió d hi
En que estamos trabajando en el Sistema de Gestión de Documentos y Archivo:
 Normar el sistema (Reglamento)
 Diseñar una política y lineamientos a seguir
 Establecimiento, simplificación y documentación de los procedimientos (Manuales de
Procedimientos)
 Normalización de tipos documentales
 Diseño de una aplicación informática para la elaboración de los documentos, registro de sus

s metadatos y el control de la tramitación, permitiendo a sus usuarios producir documentos y

realizar trámites de forma secuencial a partir del proceso y procedimiento establecido
 Diseño y aplicación de las operaciones técnicas de archivo: identificación, valoración,
clasificación, ordenación, transferencia, selección, eliminación y/o conservación permanente
 Prever la utilización a futuro de documentos electrónicos en la organización
 Digitalización de documentos vitales / Preservación y resguardo de documentos vitales
 Gestión de depósitos
Re-imaginar
 Procedimientos Administrativos

Catálogo de Procedimientos 
SIGEDA
Manuales de Procedimientos
SIGeDA
Normalización de los Tipos Documentales

Catálogo de Documentos
Manuales de Documentos Administrativos

Identificación yy
Identificación
Producción  Valoración de 
Series

Creación Interna Recepción Externa
Catálogo de
Series 
Registro y Control
g y Documentales
Entrada, Salida y Trámite de Documentos

Organización

Clasificación Ordenación Descripción

Cuadro de Instalación ISAD‐G / ISAAR (CPF)

Clasificación ISDF /ISIAH
Inventarios, Censos,
Preservación Listas, Índices
Guías, Catálogos
, g

Selección

Tabla de Retención Documental

Conservación Conservación Eliminación

Temporal Permanente

Retención

Registro y Control
Transferencias
Sistema de Archivo
Sánchez, Arcángel©2009
 
ESTUDIO DE IDENTIFICACIÓN DE SERIES DOCUMENTALES 
 
1.‐Datos de identificación de la serie: 
 
1.1.‐ Denominación:  
 
1.2.‐ Definición: 

2.‐ Legislación: 
2.1.‐ General: 
 
2.2.‐ Específica: 
  
 
 
3.‐ Unidad administrativa productora:  
 
4.‐ Trámite administrativo y documentos básicos que forman el expediente1: 
5.‐ Ordenación de la serie:   
6.‐ Series relacionadas:  
7.‐ Documentos recapitulativos y publicaciones íntegras o parciales: 
8.‐ Propuesta de Calendario de Conservación: 
8.1.‐ Valoración de la serie documental2:  
 
Valor de la Serie  X  Razones 
Valor Administrativo    Aquel  que  tienen  los  documentos  para  la  administración  que  los  ha 
producido,  como  testimonio  de  sus  procedimientos  y  actividades. 
Permanecerá  mientras  la  serie  y  sus  documentos  tengan  vigencia 
administrativa 
Valor Legal    Aquél que pueden tener los documentos para servir como testimonio 
ante la Ley 
Valor Jurídico     Aquél  del  que  se  derivan  derechos  u  obligaciones  legales  regulados 
por el derecho común 
Valor Fiscal     Aquél  que  tienen  los  documentos  que  pueden  servir  de  testimonio 
                                                            
1
 Destacar en cursiva los tipos documentales 
2 Marque con un (X) la casilla del valor identificado de la serie, elimine el texto referencial y escriba las razones por las cuales la 
serie posee dicho valor. 

Ficha modificada de la propuesta por la Conferencia de Archiveros Universitario

(CAU), España
 del cumplimiento de obligaciones tributarias 
Valor  Contable  o    Aquél que tienen los documentos que pueden servir de explicación o 
Financiero  justificación de operaciones destinadas al control presupuestario 
Valor Histórico    Aquél que posee un documento como fuente primaria para la historia 
Valor Informativo    Aquél que sirve de referencia para la elaboración o reconstrucción de 
cuales  quiera  actividades  de  la  Administración.  Permanecerá  ya  que 
es  testimonio  de  la  actividad  administrativa  de  la  institución  y/o 
dependencia 
Valor  Científico‐   Aquél  que  tienen  los  documentos  que  pueden  servir  como  muestra 
Técnico  del desarrollo de la actividad científica de la institución y el país 
  
8.2.‐ Propuesta de Conservación y/o Eliminación: 
 
Ejemplar Principal         
  Tipos Documentales  Soporte  Tipo de Muestreo  Plazo 
Conservación Total         
Eliminación Parcial         
Eliminación Total         
 
 
Ejemplar Secundario         
  Tipos Documentales  Soporte  Tipo de Muestreo  Plazo 
Conservación Total         
Eliminación Parcial         
Eliminación Total         
 
9.‐ Soportes Alternativos: 
 
 
 
10.‐ Acceso:   
 
Tipo de Acceso  X  Normas y Especificaciones para el Acceso 
Restringido     
Exige informe previo     
25 años o más     
Libre Acceso     
 
 
11.‐ Observaciones: 
 
 
 
 
 
Cuadro de Clasificación Funcional
Cuadro de Clasificación Funcional‐‐Unificado

1 GESTIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS

1.1 Desarrollo de recursos humanos

1.1.1 Descripción de puestos de trabajo

1.1.2 Expedientes de evaluación del desempeño

1.1.3 Expedientes personales

1.1.4 Expedientes de selección de personal

1.1.5 Circulares y notas internas

1.2 Administración del personal

1.2.1 Nóminas

1.2.2 Certificados IRPF

1.2.3 Seguros sociales (TC-1 y TC-2)

1.2.4 Relaciones con Mutuas de Accidentes

1.2.5 Partes de alteraciones (permisos y vacaciones)

1.2.6 Partes de confirmación ((incapacidades

p temporales)
p )

1.2.7 Partes de accidentes de trabajo

1.3 Relaciones laborales

1.3.1 Convenios laborales

1.3.2 Expedientes de elecciones sindicales

1.3.3 Expedientes de sanciones (inspecciones de trabajo)

1.3.4 Expedientes de demandas

1.4 Formación

1.4.1 Planes de formación

1.4.2 Expedientes de cursos de formación

15
1.5 Prevención de riesgos laborales

1.5.1 Programas de prevención

1.5.2 Estudios de evaluación de riesgos

1.5.3 Planificación de acciones preventivas

 

Ejemplo tomado de la norma ISO

15489
 UNIVERSIDAD CENTRAL DE VENEZUELA 
FACULTAD DE CIENCIAS 
DEPARTAMENTO DE DOCUMENTACIÓN, INFORMACIÓN Y ARCHIVO Página: ___ / ____
Fecha de Aprobación: ___ /___ /____

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Unidad Administrativa: CENTRO DE COMPUTACIÓN DE LA FACULTAD DE CIENCIAS DE LA UNIVERSIDAD CENTRAL DE VENEZUELA

Períodos de
Tradición
Valores Custodia Retención Base
Código Doc. Nombre de la Serie Nombre de la Subserie Procedimientos
en años Legal
Orig Cop A L F C T H I P Temp E S D AG AC AH PP

Al término de la
Expedientes de Actas
retención eliminar
X de Sesiones del X X X 2
en el Archivo de
Consejo Universitario
Gestión
Al término de la
Expedientes de Actas
retención eliminar
X de Sesiones de los X X X 2
en el Archivo de
Consejos de Escuela
Gestión
Expedientes de Actas Al término de la
de Sesiones de la retención eliminar
X X X X 2
Comisión de en el Archivo de
Investigación Gestión
Al término de la
retención en el
Expedientes de Actas Archivo de
de Sesiones de Gestión remitir al
X Reuniones de X X X 5 15 X Archivo Central e
Dependencias de la Histórico en
Facultad donde se
conservarán
permanentemente

Abreviaturas:

Orig: Original A: Administrativo F: Fiscal T: Técnico P: Permanente S: Selección AG: Archivo de Gestión
Cop: Copia L: Legal C: Contable H: Histórico Tem: Temporal D:Digitalización AC: Archivo Central
I: Informativo E: Eliminación AH: Archivo Histórico
PP: Plazo Precaucional