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PROCEDIMIENTO ALTAS Y BAJAS DE EQUIPOS Y USUARIOS Fecha de emisión: Junio 2017 Documento PR-AB-001
PROCEDIMIENTO ALTAS Y BAJAS DE EQUIPOS
Y USUARIOS
Fecha de emisión: Junio 2017
Documento
PR-AB-001
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CONTROLADO
PR-AB-001
PR-AB-001

PROCEDIMIENTO ALTAS Y BAJAS DE EQUIPOS Y USUARIOS

Control de Cambios:

Agosto 2016 - Versión 00Documento Nuevo Octubre 2016 - Versión 01 Se realizó cambió de dirección general y se modifica el responsable de aprobación de los documentos. Junio 2017 versión 02 Se realiza ajuste en el contenido del procedimiento de acuerdo a los nuevos lineamientos establecidos en el área

Revisado por

MAURICIO BELLO

Revisado por

AARON BOLIVAR

Aprobado por

LEONARDO ALONSO

representante

líder del

representante

de calidad:

proceso:

alta dirección:

Cargo: Coordinador de Calidad

Cargo: Coordinador IT e infraestructura

Cargo: Director General

UNIDAD DE RED GESTION DE CALIDAD (T) / DOCUMENTOS APROBADOS / 3. PROCESOS DE APOYO / 3.3 GESTION DE TECNOLOGIA

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PR-AB-001 Página 2 de 8 Versión: 02 CONTROLADO TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETIVO 2. ALCANCE 3.

TABLA DE CONTENIDO

Página 2 de 8 Versión: 02 CONTROLADO TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETIVO 2. ALCANCE 3. REFERENCIAS

1. OBJETIVO

2. ALCANCE

3. REFERENCIAS

4. DEFINICIONES

5. ACCIONES Y MÉTODOS

6. DISPOSICIONES GENERALES.

7. RESULTADOS.

8. DOCUMENTOS APLICABLES.

3

3

3

3

5

6

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PROCEDIMIENTO ALTAS Y BAJAS DE EQUIPOS Y USUARIOS Fecha de emisión: Junio 2017 Documento PR-AB-001
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1. OBJETIVO

Realizar un adecuado registro de los equipos de cómputo y usuarios pertenecientes a la empresa, dentro y fuera de las instalaciones.

2. ALCANCE

Inicia con la creación de las cuentas de usuario y solicitud de equipos de cómputo, finaliza con la solicitud de baja de los equipos y/o de la cuenta del personal de la empresa.

3.

REFERENCIAS

y/o de la cuenta del personal de la empresa. 3. REFERENCIAS ▪ Norma Técnica Colombiana NTC

Norma Técnica Colombiana NTC ISO 9000:2005, Sistemas de Gestión de la Calidad Fundamentos y Vocabulario.

Norma Técnica Colombiana NTC ISO 9001:2008, Sistemas de Gestión de la Calidad. Requisitos.

4.

DEFINICIONES

Usuario: En el contexto de la informática, es una persona que utiliza un sistema informático.

Cuenta de usuario: Para que los usuarios puedan obtener seguridad, acceso al sistema, administración de recursos, etc. Dichos usuarios deberán identificarse; Para que uno pueda identificarse, el usuario necesita una cuenta y una contraseña, en la mayoría de los casos asociados a un usuario. Los usuarios utilizan una interfaz para acceder a los sistemas, el proceso es conocido como identificación de usuario o acceso del usuario al sistema (del inglés: "log in").

Alta y baja de cuenta de usuario: proceso en el cual se crea o elimina una cuenta de usuario.

proceso en el cual se crea o elimina una cuenta de usuario. ▪ Loguearse o Log

Loguearse o Log in: En materia de Internet, “hacer log in”, “loguearse” o “identificarse” es la acción de introducir nuestras claves de usuario (nombre de usuario y contraseña) en un equipo, página web para acceder a nuestra zona personal. Esta acción se dice que “abre una sesión de usuario”, de la cual podemos salir en todo momento pulsando en un enlace “desconectar” o “cerrar sesión”.

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Alta y baja de cuenta de equipos: proceso en el que se crea o elimina un equipo en el directorio activo de la empresa, identificándolo como equipo seguro y poder ser usado por cualquier cuenta de usuario.

Alta y baja de equipos: proceso en el que se crea o elimina un equipo en el Inventario, formando parte de los activos de la empresa, desde la compra hasta el momento que se descarta, vende o cede el equipo.

IT: (Information Technology) son las tecnologías de la información y la comunicación (TIC, TICs o bien NTIC para Nuevas Tecnologías de la Información y de la Comunicación) agrupan los elementos y las técnicas utilizadas en el tratamiento y la transmisión de las informaciones, principalmente de informática, internet y telecomunicaciones.

de informática, internet y telecomunicaciones. ▪ Personal de IT: son las personas profesionales que

Personal de IT: son las personas profesionales que integran el departamento de IT. La Oficina de Estadísticas Laborales describe un especialista en IT como un "profesional capacitado que brinda apoyo de tecnología de información" para las organizaciones. Especialistas en analizar las necesidades informativas de tecnología, desarrollar y probar software, realizar tareas de la computadora y solucionar problemas en esta área.

5.

ACCIONES Y MÉTODOS

5.1.

RESPONSABLES

El responsable del procedimiento es el Coordinador de sistemas e infraestructura y personal de IT que labore actualmente en la empresa.

5.2. PROCEDIMIENTO No. ETAPA PROCEDIMIENTO RESPONSABLE REGISTROS F-SCU-001 Solicitud de 1 Solicitud de usuarios
5.2. PROCEDIMIENTO
No.
ETAPA
PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
REGISTROS
F-SCU-001
Solicitud de
1 Solicitud de usuarios
Se solicita la creación de una cuenta de
usuario por medio de correo a
soporteit@co.labdai.com con copia al
personal de IT.
Solicitante
cuentas de
usuario
Solicitud de equipo de
Se verifica las características necesarias
del equipo para la realización del trabajo,
se valida que se tenga equipo en
F-IED-001
Inventario de
equipos DAI
2 computo
almacén de sistemas para asignación o
se realiza solicitud de compra.
Si se tiene equipo en almacén se
procede con el paso 4.
Coordinador de
sistemas e
infraestructura y
personal de IT
F-SDC-001
Solicitud de
compra

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No. ETAPA PROCEDIMIENTO RESPONSABLE REGISTROS Registro de equipos y Los equipos comprados por la empresa
No.
ETAPA
PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
REGISTROS
Registro de equipos y
Los equipos comprados por la empresa
se deben identificar y registrar en los
inventarios de sistema y contable, los
nombres de los equipos se darán con la
nomenclatura de las 2 primeras letras de
F-HVC-001
Coordinador de
sistemas e
infraestructura y
personal de IT
Hoja de vida
equipos de
computo
3
asignación de
inventario
la marca más los últimos 8 dígitos del
serial, de tener menos dígitos se
completarán con 0.
Una vez identificado se procede a llenar
la hoja de vida del equipo, se notifica a
contabilidad.
F-IED-001
Inventario de
equipos DAI
F-AME-001
Acta
4
Preparación de
Los equipos registrados en el inventario
se alistarán según el uso y programas
autorizados para empleados de la
empresa, estos equipos pueden
proceder de compras o de equipos
retirados a usuario o clientes.
Coordinador de
sistemas e
infraestructura y
personal de IT
mantenimiento
equipos
de equipos
5
Registro de equipos
y/o usuarios en el
directorio activo
Los equipos utilizados por la empresa
que cumplan las condiciones
tecnológicas se registraran en el servidor
de directorio activo como miembros del
dominio co.labdai.local y todo el personal
que labore en la empresa y requiera el
uso de equipo de cómputo se registraran
en este dominio como usuarios.
Coordinador de
sistemas e
infraestructura y
personal de IT
No aplica
Asignación de
equipos a usuarios
Los equipos registrados en el dominio se
podrán asignar a usuarios dándose
determinadas combinaciones, como un
equipo podrá usarse por más de una
persona o que un usuario tenga a su
cargo más de un equipo.
Coordinador de
sistemas e
infraestructura y
personal de IT
F-REC-001
Responsiva de
6
equipos de
computo
Cuando un colaborador deje de prestar
F-SCU-001
servicios
para
la
empresa,
el
Solicitud de
responsable de RRHH solicita la baja de
cuentas de
Baja de cuentas de
usuario
esta
cuenta
y
el
retiro del
equipo
por
Coordinador de
sistemas e
infraestructura y
personal de IT
usuario
medio
de
correo
a
7
soporteit@co.labdai.com
con copia al
RRHH
F-PYS-001
personal de IT, se debe inhabilitar las
cuentas asociadas y el usuario creado
en el dominio, así como retiro del equipo
o equipos asignados.
Paz y salvo retiro
de personal

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PROCEDIMIENTO ALTAS Y BAJAS DE EQUIPOS Y USUARIOS Fecha de emisión: Junio 2017 Documento PR-AB-001
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Y USUARIOS
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No. ETAPA PROCEDIMIENTO RESPONSABLE REGISTROS F-AME-001 Acta mantenimiento de equipos Descarte y Baja de 8
No.
ETAPA
PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
REGISTROS
F-AME-001
Acta
mantenimiento
de equipos
Descarte y Baja de
8 equipos
Cuando un equipo de cómputo es
retirado y por condiciones de uso no
pueda ser utilizado nuevamente, se
realiza una revisión completa, se
determina el tipo de baja a realizar, se
realiza respaldo de la información y se
quitan del inventario de la empresa y se
registra en el inventario de equipos dado
de baja.
Coordinador de
sistemas e
infraestructura y
personal de IT
F-DBE-001
Descarte y baja
de equipos
F-HVC-001
Hoja de vida
equipos de
computo
F-IER-001
Inventario de
equipos retirados
9 Archiva formatos en la
carpeta
Se archivan todos los formatos en forma
física o digital en orden cronológico y se
organizan en la carpeta de gestión de
tecnología.
Coordinador de
sistemas e
infraestructura y
personal de IT
Documentos De
Soporte
6. DISPOSICIONES GENERALES.
6.1 Cuenta de usuario.

Se manejara un formato para solicitar las altas y bajas de usuarios, donde se indicara toda la información necesaria para el registro y control, los requerimientos tecnológicos como equipos de cómputo y celulares, requerimientos de acceso a las instalaciones, programas de comunicación como correo, Skype y Bitrix, este formato se realizara por el departamento de RRHH o por jefe inmediato de la persona contratada y será solicitado por correo a soporteit@co.labdai.com con copia al personal del departamento de IT

Las cuentas de usuario en el directorio activo se crearán de forma predeterminada con la combinación de la inicial del nombre y el apellido, del mismo modo la creación del correo a menos que se especifique en el formato algún cambio o que por combinación, el usuario a crear sea idéntico a uno ya creado, en ese caso se modificara ya que no puede existir 2 cuentas con el mismo nombre.

ya que no puede existir 2 cuentas con el mismo nombre. • Las cuentas de usuario

Las cuentas de usuario y/o correos creados y asignados por el departamento de IT, deben de ser usados para todos los programas internos o externos de la compañía que requieran la creación de cuentas independientes, en ningún

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caso se podrán usar cuentas personales para el ingreso de programas aprobados por el departamento de IT.

6.2 Equipos de cómputo.

Las solicitudes de equipos serán revisadas por el área de IT a fin de asignar los recursos adecuados a la necesidad, primero validando equipos disponibles de no tener se solicita la compra de nuevos equipos.

Los equipos serán identificados por el personal de IT se colocarán las 2 primeras letras de la marca del equipo, en ambos casos se completa el nombre con los últimos 8 dígitos del serial.

el nombre con los últimos 8 dígitos del serial. • • Los equipos serán validados y

Los equipos serán validados y preparados según los requerimientos técnicos, del personal de la empresa, llevan una serie de programas definidos como básicos listados en el acta de mantenimiento de equipos y se instalara los programas propios del cargo o tarea a desempeñar.

Los equipos usados como apoyo tecnológico retirados y recibidos por el área de IT, se verificarán y prepararán para ser asignados nuevamente borrando todo tipo de información y programas diferentes a los básicos para el funcionamiento.

El área de IT no se responsabilizará por datos y programas guardados en los equipos una vez retirados de los clientes como apoyo tecnológico.

7.

RESULTADOS.

Con la adecuada utilización de este procedimiento se obtendrán los siguientes resultados:

La adecuada asignación de los recursos tecnológicos para empleados.

asignación de los recursos tecnológicos para empleados. • Con el control de los recursos tecnológicos y

Con el control de los recursos tecnológicos y con un inventario detallado se pueden aplicar políticas de renovación más efectivos, tener claridad del total de equipos entregados, control de los equipos asignados al personal, planificar mantenimientos, asignación de políticas que se desplieguen a todos los equipos, centralizar la información que se puede recolectar de los equipos y visualizarlos directamente en un servidor de aplicación.

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Página 8 de 8
Versión: 02
CONTROLADO
PR-AB-001 Página 8 de 8 Versión: 02 CONTROLADO • Con el uso de las cuentas de

Con el uso de las cuentas de correo y/o usuarios de dominio en otras plataformas, se obtiene un control sobre estos programas, sobre todo al momento de tener que recuperar información o acceso a los mismos.

8. DOCUMENTOS APLICABLES.

F-SCU-001

F-HVC-001

F-IED-001

F-IER-001

F-AME-001

F-PYS-001

F-SDC-001

F-DBE-001

F-REC-001

Solicitud de cuentas de usuario

Hoja de vida equipos de computo

Inventario de equipos DAI

Inventario de equipos retirados

Acta mantenimiento de equipos

de equipos retirados Acta mantenimiento de equipos Paz y salvo retiro de personal Solicitud de compras

Paz y salvo retiro de personal

Solicitud de compras

Descarte y baja de equipos

Responsiva de equipos de computo

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