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INSTRUCTIVO PARA

REGISTRAR EN EL MODULO:
EJECUCIÓN CONTRACTUAL

CENTRO NACIONAL DE ABASTECIMIENTO DE RECURSOS


ESTRATÉGICOS EN SALUD

Lima - Perú
2016
INSTRUCTIVO
APLICATIVO WEB -EJECUCIÓN CONTRACTUAL

ANTECEDENTES

El Ministerio de Salud ha logrado mejorar a través de las Compras Corporativas Nacionales, la


provisión eficiente y sostenible de los medicamentos, optimizando la accesibilidad para toda la
población, sobre todo de la más pobre y excluida.

En ese contexto, las DISA/DIRESA/GERESA e IGSS a través de las Compras Corporativas


Nacionales abastecen principalmente a los establecimientos de salud del ámbito nacional,
siendo importante garantizar la sostenibilidad y efectividad del referido proceso monitoreando la
ejecución contractual a través de la emisión oportuna de las órdenes de compra según el
cronograma establecido por cada Entidad participante.

Con la finalidad de mejorar los procesos para el registro, consolidación y uso de la información,
que permitan fortalecer la gestión de abastecimiento de los recursos estratégicos
descentralizados en salud utilizados en la Estrategia Sanitaria, Seguro Integral de Salud y
Convenios interinstitucionales; el Ministerio de Salud, a través de la DARES ha elaborado el
módulo Ejecución Contractual para el registro de la emisión de órdenes de compra
correspondiente a las Compras Corporativas Nacionales y el ingreso en almacén de las mismas
a nivel de las ejecutoras que participan en las Compras Corporativas; permitiendo mejorar el
seguimiento de las Compras Corporativas y el acceso oportuno a la información por parte de los
usuarios en los diferentes niveles de gestión.

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INDICE

PAG

1. Objetivo 03

2. Alcance 03

3. Procedimiento 03
3.1 Acceso al Módulo de Ejecución Contractual. 03

3.2 Periodicidad del Registro de Información 04

3.3 Registro de Contratos. 05

3.4 Registro de Órdenes de Compra 05


3.4.1 Registro de Órdenes de Compra – Cantidad Girada igual a la 06
programada.

3.4.2 Registro de Órdenes de Compra – Cantidad Girada superior a 06


la programada dentro del +/- 30%.

3.4.3 Registro de Órdenes de Compra – Cantidad Girada superior a 08


la programada dentro del 25%.

3.4.4 Reprogramación de Entrega. 10

3.5 Impresión y Exportación de datos. 11

3.6 Registro de Información de Almacenes. 11

4. Consultas 12

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1. OBJETIVO

Establecer el procedimiento que debe realizar el personal de las ejecutoras de salud MINSA, para el
registro de la emisión de órdenes de compra correspondiente a las Compras Corporativas Nacionales y el
ingreso en almacén.

2. ALCANCE

El presente procedimiento es de cumplimiento en, Direcciones Regionales de Salud, Gerencias Regionales


de Salud, Instituto de Gestión de Servicios de Salud y Hospitales Ejecutores MINSA que participan en las
Compras Corporativas Nacionales.

3. PROCEDIMIENTOS:

3.1 ACCESO AL MODULO DE EJECUCIÓN CONTRACTUAL.

a. El módulo de “Gestión de abastecimiento de suministro centralizado” del portal Web de DARES:


www.dares.minsa.gob.pe es de acceso público.

b. Los responsables podrán realizar el registro de la emisión de órdenes de compra correspondiente


a las Compras Corporativas Nacionales y el ingreso en almacén ingresando su usuario y
contraseña correspondiente para lo cual deben hacer click en el icono ubicado en la parte
superior derecha de la página principal del referido módulo.

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c. El responsable de registro de la información, deben solicitar su usuario y contraseña al


administrador del portal WEB de CENARES (Ex-DARES) de la DISA/DIRESA/GERESA e IGSS
según corresponda, el cual asignará los atributos necesarios para registrar la información
correspondiente.

d. Los formularios habilitados para el registro de la emisión de órdenes de compra correspondiente a


las Compras Corporativas Nacionales y el ingreso en almacén se encuentra en la sección
“REGISTROS” del portal web de abastecimientos.

3.2 PERIODICIDAD DEL REGISTRO DE INFORMACION

El registro de información se realiza mensualmente hasta el 5° día hábil del mes siguiente de cada
mes, pero no es impedimento para registrar las órdenes cada vez que se giren y se entregue al
proveedor así como el ingreso a almacén.

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3.3 REGISTRO DE CONTRATOS

Ingrese a Registro Información de Órdenes de Compra, seleccione el proceso, y luego click en el botón
registro de contrato. El sistema le presentara una ventana.

En la ventana seleccione el proveedor y luego click en consultar, la ventana le mostrara las fechas de firma del
contrato, si ha parece dos fechas significa que existen dos contratos ingrese los números correspondientes en la
columna en color amarillo.

Procedimiento:
1- Proceso de Adquisición: Permite seleccionar el proces de Compra Corporativa en la cual participa la
DISA/DIRESA/GERESA e IGSS.
2- Registro de Contrato: Permite ingresar a la venta registro de contrato.
3- Proveedor: Permite seleccionar el proveedor, para lo cual usted tendrá que digitar el nombre a buscar.
4- Consultar: Esta opción filtra las fechas de firma de contrato.
5- Número de Contrato: En el campo de color amarillo registre el número de contrato de acuerdo al
proveedor filtrado y fecha de suscripción del mismo.
6- Guardar: Permite grabar los registros realizados.

3.4 REGISTRO DE ORDENES DE COMPRA

Ingrese a Registro Información de Órdenes de Compra, seleccione el mes y numero de proceso, luego
click en el botón consultar, luego del cual debe presentarse la búsqueda de la siguiente manera.

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3.4.1 REGISTRO DE ORDENES DE COMPRA – CANTIDAD GIRADA IGUAL A LA


PROGRAMADA.

Aquí podrá registrar las ordenes, según proveedor para el caso en la cual la cantidad girada es igual a
la programada, siga los pasos como indica la figura.

Procedimiento:
1- Proveedor: Permite seleccionar el proveedor, para lo cual usted tendrá que digitar el nombre a buscar.
2- Consultar: Esta opción filtra los ítems que le corresponde al proveedor según mes.
3- Casilla de verificación: Seleccione el producto o los productos a registrar según orden de compra.
4- Ingresar O/C: Permite abrir la ventana para el registro de la orden de compra, fecha y cantidad.
5- Agregar OC: Al hacer click en este icono activara los campo que permiten registrar la O/C y la fecha de
emisión y recepción (entrega al proveedor).
6- Registre en la zona en amarillo el número de contrato y la fecha de emisión y recepción.
7- Registre la cantidad girada por producto.
8- Guarde los registros realizados.

3.4.2 REGISTRO DE ORDENES DE COMPRA – CANTIDAD GIRADA SUPERIOR A LA


PROGRAMADA DENTRO DEL ± 30%.

Aquí podrá registrar las ordenes, según proveedor para el caso en la cual la cantidad girada es superior
a lo programado dentro del ± 30% del contrato, siga los pasos como indica la figura.

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.
Procedimiento:
1- Proveedor: Permite seleccionar el proveedor, para lo cual usted tendrá que digitar el nombre a buscar.
2- Consultar: Esta opción filtra los ítems que le corresponde al proveedor según mes.
3- Casilla de verificación: Seleccione el producto o los productos a registrar según orden de compra.
4- Ingresar O/C: Permite abrir la ventana para el registro de la orden de compra, fecha y cantidad.
5- Agregar OC: Al hacer click en este icono activara los campo que permiten registrar la O/C y la fecha de
emisión y recepción (entrega al proveedor).
6- Registre en la zona en amarillo el número de contrato y la fecha de emisión y recepción.
7- Ajuste +/-30%: Ingresar a la ventana ajuste.
8- Cantidad Ajustar: Aquí registre la cantidad a ajustar.
9- Aceptar: Si está seguro de las cantidades a justar acepte para que se registre los datos.
10- Cantidad Girada O/C: Registre la cantidad a girar. Vea el diagrama.
11- Guardar: Al cliclear el icono guardar, se registrara la información ingresada.

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3.4.3 REGISTRO DE ORDENES DE COMPRA – CANTIDAD GIRADA SUPERIOR A LA


PROGRAMADA DENTRO DEL 25%.

Aquí podrá registrar las órdenes de compra, según proveedor para el caso en la cual la cantidad girada
es superior a lo programado dentro del 25% del contrato (ADICIONAL), siga los pasos como indica la
figura.

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Procedimiento:
1- Proveedor: Permite seleccionar el proveedor, para lo cual usted tendrá que digitar el nombre a buscar.
2- Consultar: Esta opción filtra los ítems que le corresponde al proveedor según mes.
3- Casilla de verificación: Seleccione el producto o los productos a registrar según orden de compra.
4- Ingresar O/C: Permite abrir la ventana para el registro de la orden de compra, fecha y cantidad.
5- Agregar OC: Al hacer click en este icono activara los campo que permiten registrar la O/C y la fecha de
emisión y recepción (entrega al proveedor).
6- Registre en la zona en amarillo el número de contrato y la fecha de emisión y recepción.
7- Adicional +25%: Ingresar a la ventana Adicional.
8- Cantidad Adicional: Aquí registre la cantidad adicional.
9- Registre el número de adenda y adjunte el documento en formato pdf.
10- Aceptar: Si está seguro de las cantidades (adicional) de le click en aceptar.
11- Cantidad Girada O/C: Registre la cantidad a girar en el campo en amarillo. Vea la figura.
12- Guardar: Al cliclear el icono guardar, se registrara la información ingresada.

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3.4.4 REPROGRAMACION DE ENTREGA

Seleccione el producto y ejecute en el icono reprogramar (1)

En la siguiente ventana realice la reprogramación (2)

Luego adjunte la adenda en formato pdf (3), finalmente guarde (4).

Procedimiento:
1- Reprogramación: En el icono reprogramación del ítem a reprogramar hacer click.
2- Cantidad a Reprogramar: En el campo en amarillo realice la reprogramación. Ver figura.
3- Adjunte la adenda respectiva: Tendrá que adjuntar la adenda que justifica la reprogramación incluye
los adelantos.
4- Aceptar: Si está seguro de las cantidades (adicional) de le click en aceptar.

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3.5 IMPRESIÓN Y EXPORTACIÓN DE DATOS

La información registrada en el módulo puede ser impresa o exportada. Ver figura.

Procedimiento:
1- Proceso de Adquisición: Seleccionar el proceso de Compra Corporativa.
2- MES: Seleccionar el mes.
3- Consultar: Ejecute este icono para que se carguen los registros correspondientes.
4- Imprimir o Exportar: En esta opción usted podrá imprimir todo lo ejecutado para los fines que estime
conveniente. Así mismo el archivo se puede exportar en formato Excel.

3.6 REGISTRO DE INFORMACIÓN EN ALMACEN

El responsable de almacén o a quien se le delegue esta función tiene que registrar la fecha de ingreso
de los productos para lo cual debe realizar los siguientes pasos como se indica en la figura.

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Procedimiento:
1- MES: Seleccionar el mes.
2- Proveedor: Seleccione el proveedor de interés.
3- Situación: Indique la situación. Recibido ó No Recibido.
4- Consultar: Ejecute este icono con la finalidad que se carguen los registros correspondientes.
5- Casilla de verificación: Seleccione el producto o los productos a registrar según orden de compra.
6- : Ejecute el icono para que acceda a la venta ingreso Almacén.
7- Fecha de Ingreso Almacén: Registrar la fecha en la cual el ítem llega al almacén.

4. CONSULTA DE INFORMACIÓN VÍA WEB

En el módulo “Ejecución Contractual ” se publicarán los siguientes reportes:

 Porcentaje de medicamentos con órdenes de compra entregadas oportunamente al proveedor –


compras corporativas nacionales según DISA/DIRESA/GERESA.
 Cumplimiento del proveedor respecto a las órdenes de compra recibidas.
 Exportación de Información de ejecución contractual.

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