Guía de usuario Manual de    

Justificaciones 
Perfil “Responsable
Específicas 
     Gestión Económica” Febrero  2014 
                     Versión 2 
 Manual de Justificaciones
Específicas 

ÍNDICE

1 INTRODUCCIÓN.................................................................................... 2
2 JUSTIFICACIÓN ESPECÍFICA................................................................... 2
2.1 Alta de Justificaciones Específicas 3
2.2 Periodos de vigencia de una Justificación Específica 5
2.3 Asientos contables asociados a una Justificación Específica
7
3 ANEXO XI ESPECÍFICO .......................................................................... 9

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1 INTRODUCCIÓN

Con independencia de la justificación global que, de todos los recursos económicos

recibidos, debe realizar el centro mediante el Anexo XI, existen ingresos que la
Consejería de Educación, Cultura y Deporte (en adelante CECD) libra a los centros
escolares con un carácter finalista, destinados al desarrollo y ejecución de
programas específicos.
Como el objetivo de estos ingresos es para una funcionalidad concreta, el centro no
puede hacer uso de los mismos en función de sus necesidades. Por ello, los fondos
destinados a determinados programas deben imputarse a esa finalidad y no a otra.
Algunos de estos programas requieren, además de aparecer en el Anexo XI general
del centro, una justificación formal en un Anexo Específico (Anexo XI Específico)
(Ampliado al final del presente documento).
Por otro lado, no todas las partidas con carácter finalista llevan consigo la
necesidad de justificarlas mediante una “Justificación Específica”. Sólo entran en
esta categoría aquellas que sean requeridas por el órgano gestor de las mismas,
para lo cual los centros escolares deberán acreditar los ingresos y gastos de esas
partidas asignadas.
Para hacer estas justificaciones de ingresos y gastos se disponen en la plataforma
Séneca, accediendo con el perfil “Responsable de la Gestión Económica”, de las
siguientes opciones que a continuación ampliamos.

2 JUSTIFICACIÓN ESPECÍFICA

El centro puede y debe seguir dando de alta las justificaciones específicas y sus
periodos, como hasta ahora se venía haciendo, en el menú Gestión Económica /
Configuración / Justificaciones Específicas. Pero a partir del ejercicio
económico 2013/2014 como mejora se desarrolla una pequeña variación. En cuanto
el centro escolar recibe una orden de pago de un programa concreto, si todavía no
tiene creada la justificación, automáticamente el sistema le crea la justificación,
debiendo en todo caso el centro REVISAR los REMANENTES INCORPORADOS de la
Justificación Específica anterior.

A tener en cuenta…

Si la justificación específica ya fue creada previamente por el centro, cuando el

sistema reciba la orden de pago no volverá a crearla, con el propósito de no
duplicarla.

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2.1 Alta de Justificaciones Específicas

El alta de las justificaciones se hace pulsando el icono de “Nuevo” situado en el

margen superior derecho del menú Gestión Económica / Configuración /
Justificaciones Específicas.

En el menú desplegable “Tipo de justificación” seleccionaremos el tipo de

justificación que vamos a dar de alta y pulsaremos el botón “Aceptar” para
completar la acción.

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A tener en cuenta…

En “Tipo de justificación” sólo aparecerán las justificaciones que todavía el centro

no ha incorporado o no han sido dadas de alta automáticamente por el sistema, al
recibir la orden de pago.

Importante…
Los “Tipo de justificación” vendrán definidos en Séneca, por lo tanto el centro sólo
puede seleccionar los que se le ofrecen en el desplegable.

 
La nueva justificación creada quedará registrada en la pantalla Justificaciones
Específicas junto a las otras justificaciones.

Seleccionando la opción Detalle del menú emergente se accede al detalle de la

misma, desde donde, además, podremos consultar y registrar los periodos de
vigencia de esa justificación.

La pantalla mostrará, si los hubiera, los periodos de vigencias asociados a esa

justificación.

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2.2 Periodos de vigencia de una Justificación Específica

Para registrar los períodos de vigencia debemos seleccionar el botón “Nuevo

periodo” localizado en la pantalla Detalles de una Justificación Específica.

Los periodos de justificación que se pueden seleccionar en el campo “Periodo

Predefinido” vienen predefinidos en Séneca por el órgano gestor de la justificación,
por tanto el centro sólo podrá seleccionar de entre los disponibles el periodo
interesado.

Los periodos pasarán a tener ciclos de vidas (Abierto y Cerrado) en función del
estado del Anexo XI Específico (ampliado más adelante) y podrán ser extensibles a
distintos ejercicios económicos o transcurrir más de uno en el mismo ejercicio
económico, pero con la condición de que nunca lleguen a solaparse.

Si se trata del primer periodo de justificación creado y no existe un periodo

anterior, es decir, es el primer periodo que se corresponde con el primer ejercicio
económico que se registra en el módulo de gestión económica de Séneca, en los
campos “Remanentes al inicio del periodo de justificación” y “Gastos no
contabilizados al inicio del periodo de justificación” el centro deberá introducir las
cantidades correspondientes a esos conceptos.

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En los periodos posteriores, el campo “Remanente al inicio del periodo de

justificación” aparecerá calculado a partir de los datos recogidos en la aplicación
Séneca al finalizar un periodo y comenzar otro distinto.
Completada la información de alta de un periodo de vigencia pulsaremos “Aceptar”
para grabarlo.

Podremos borrar un periodo de vigencia con la opción Borrar, si éste no tiene

datos o asientos asociados. En tal efecto, seremos informados por el sistema.

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2.3 Asientos contables asociados a una Justificación

Específica

En el detalle de creación de los asientos, que se accede desde Gestión económica

/ Actividad económica / Gestión de asiento / Asientos no predefinidos,
seleccionando tanto un asiento de tipo ingreso como de tipo gasto, como por
ejemplo Facturas/Justificantes de pago/Otros gastos justificados, pulsando sobre el
botón “Nuevo”, situado en el margen superior derecho, aparece el campo
Justificación.

En este apartado del detalle del asiento a crear, una vez se introduce la fecha de la
factura o del asiento, se mostrarán las justificaciones disponibles en nuestro centro
activas en periodo para esa fecha de asiento/factura.
Seleccionada la justificación, en el campo “Período de justificación” se mostrará
también el/los periodo/s de vigencia correspondientes y activo en fecha para esa
justificación. Igualmente aparecerá la opción “Todas”, que al seleccionarla cargará
todos los periodos de vigencias creados asociados a esa justificación. Es decir, el
periodo de vigencia actual para esa fecha y, si existen, otros periodos.

Esta opción de “Todas” posibilita asociar asientos a justificaciones de periodos

anteriores ó posteriores, siempre y cuando el periodo de vigencia esté “Abierto”.
Porque como las justificaciones están subordinadas a un periodo de fechas, los
ingresos y gastos vinculados a una justificación hay que asociarlo a uno de sus
periodos de vigencia.
Seleccionar una justificación para vincularle ese ingreso y/o gasto conlleva, tras
unos cambios desarrollados a partir del curso escolar 2013/2014, encontrarnos
limitados las subcuentas de ingresos o de gastos disponibles para seleccionar.
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Porque el órgano gestor encargado de la supervisión de la justificación específica

puede limitar las subcuentas a las que se pueden imputar esos ingresos y/o gastos.
En estos casos, en la lista desplegable de subcuentas sólo aparecerán las
subcuentas que el órgano gestor previamente haya previsto.

Con esto se consigue que al registrar un asiento de ingreso y/o gasto, si hay que
imputar ese asiento a una justificación, al seleccionar la justificación sólo aparezcan
las subcuentas de ingreso o gasto a la que está limitada esa justificación. De esta
manera sólo se podrá seleccionar las subcuentas de esa justificación para imputar
ese asiento.

Puede que el órgano supervisor y competente de alguna justificación específica no

asocie ninguna subcuenta a la misma. En cuyo caso se podría imputar el asiento a
cualquier subcuenta del centro que el centro determine, siempre que esté
relacionado el ingreso y/o gasto con el objeto de la Justificación Específica.

A tener en cuenta…

En las plantillas de los asientos predefinidos cuando el tipo de asiento es de factura

(“Factura/Justificante de Pago/Otros pagos justificados”) también aparece el
apartado Justificación, que se antepone al apartado de subcuentas. Con el objeto
de imputar el gasto a las únicas subcuentas de gastos asociadas a esa justificación.

Porque al seleccionar la justificación sólo aparecerán las subcuentas de gastos

asociadas a esa justificación. De esta manera sólo se podrá seleccionar las
subcuentas de gastos de esa justificación para imputar ese gasto.

Otra funcionalidad que se desarrolló en el curso académico 2013/2014 en la

búsqueda de asientos es la posibilidad de asociar justificaciones específicas a
asientos de otros ejercicios económicos ya cerrados.

Saber más…
Para localizar esta opción de Asociar Justificación Específica primeramente
tendremos que posicionarnos con el menú Gestión económica / Establecer año
del ejercicio económico en el ejercicio económico donde se encuentra el asiento
sin justificar.

Una vez escojamos el ejercicio económico donde está el asiento sin justificar,
buscaremos el asiento con el menú Gestión Económica / Actividad Económica
/ Gestión de Asientos / Consultas de asiento.

Tras la búsqueda se mostrará en pantalla todos los asientos de ese ejercicio

económico que cumplen los criterios de filtrado empleado en la búsqueda. Sólo
cuando el asiento pertenece a otro ejercicio económico cerrado y no tiene asociado
una justificación específica, encontraremos habilitado la opción Asociar
Justificación Específica.

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Esta opción permitirá modificar o incluir una justificación y el periodo a un asiento

de otro ejercicio económico ya cerrado.

3 ANEXO XI ESPECÍFICO

Las partidas específicas de la CECD vinculadas por parte del órgano gestor a una
finalidad o al desarrollo de un programa específico puede que requieran de una
aprobación formal del estado de cuentas de las mismas mediante un Anexo XI
Específico. Por ello se determina como novedad en la aplicación Séneca que,
además de aparecer en el Anexo XI general del centro, las justificaciones tengan su
propio documento específico (Anexo XI Específico), para que justifiquen (además
del Anexo XI general) sus ingresos y gastos.
Para realizar este Anexo XI Específico hay que seleccionar el menú Gestión
Económica / Generación de Anexos / Generación Anexo XI Específico.

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Seleccionando la justificación y un periodo con el estado abierto se habilitará el

icono de “Nuevo”.

A tener en cuenta…

Sólo aparecerán las Justificaciones Específicas de las que se requiera una

aprobación formal.

Los datos del formulario, partiendo de la información disponible en el sistema,

aparecerán cumplimentados. Conforme con los datos hay que aceptar para grabar
el Anexo XI Específico.

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Una vez grabado el Anexo XI Específico de esa justificación y periodo, que

aparecerá con el estado en Borrador, se puede proceder al cierre del periodo. Para
ello se seleccionará la opción Cerrar Periodo del menú emergente.

Al cerrar el periodo, el Anexo XI Específico cambiará del estado Borrador a

Pendiente de firma, desde el cual podremos lleva a cabo la generación de los
documentos correspondientes.
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A tener en cuenta…

Si el periodo de la justificación está en estado cerrado, no será posible vincularle

más asientos ni modificar los existentes.

Una vez cerrado el Anexo XI específico, los remanentes del mismo deberán ser
incorporados en la Justificación Específica siguiente.

Con las otras opciones del menú emergente se puede: acceder al formulario del
Anexo XI Específico (Detalle), borrar el Anexo XI Específico si está en modo
borrador (Borrar) e incorporar documentos anexos durante todo el proceso de
aprobación (Documentación adjunta).

Los Anexos XI Específicos generados para cada período de una justificación serán
documentos con certificación mediante firma electrónica, y seguirán un proceso de
aprobación similar al del Anexo XI de la Gestión Económica.

Saber más…
La aprobación de los Anexos XI Específicos corresponde al organismo gestor
competente de dicha justificación.

A tener en cuenta…

Los centros que no tengan Consejo Escolar certificarán el Anexo XI Específico BIS el
órgano a nivel provincial asociado a esa justificación específica.

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