Manual Logistica

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Sistemas Informáticos a la medida
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Asesoría&Consultoria Informática www.jmsistemas.com
BREVE DESCRIPCION DEL SISTEMA
CONSULTA RAPIDA
Jr. Bolivar 270 Jr. Bolognesi 103 Urb. San Judas Chico II Av.Mariscal Caceres 1052 yonmedina@hotmail.com
Andahuaylas Huancayo Lote F-5 - WANCHAQ Huamanga RPM. #0121777
Apurimac - Perú Junín - Perú Cusco-Perù Ayacucho - Perú RPC 950314831
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INTRODUCCION
La oficina de Logística se encarga de registrar las diferentes Nota de Pedidos, Cotizaciones,

Órdenes de compra y Ordenes de Servicio y a partir de ahí generar en forma rápida y sencilla
las entradas, salidas a Almacén obteniendo en forma automática reportes diversos (Pecosa,
Nea, Kardex, Bindcard, Ejecuciones, cuadros comparativos etc.).
Además permite registrar las Órdenes de Pedido y elaborar sus respectivo O/C de forma fácil y
automática, controlando por fechas y proveedores.
INFORMACION GENERALIZADO DEL SOFTWARE

1. ESTANDARES DE DISEÑO
1.1. GENERALES
El diseño del sistema se elaborado de acuerdo a los estándares de programación, es por
ello que en cada pantalla se considera los mismos botones, con funciones específicas
cada uno y también la ubicación de los títulos de cada pantalla. etc.
Por ejemplo esta pantalla nos muestra el título (Meta Presupuestal, se refiere al módulo de
actualización de metas). También en la parte derecha se encuentras las diferentes
funciones adicionales que se puede invocar, para ello sobreponer el puntero del mouse
sobre cualquiera de los botones y hacer click.
Botón Nuevo: Para ingresar una nueva meta, de igual manera en otras pantallas cumple
la misma función (de adición o ingreso de un nuevo ítem).
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Botón Cancelar: Para cancelar una operación.

Botón Grabar: Para salvar las modificaciones o adicionar una nueva meta.
Botón Imprimir: Para imprimir.
Botón Actualización Meta: Este botón realiza un proceso fuera de lo común, porque
interactúa con otras tablas que no son parte del sistema y cumple funciones específicas.
Para utilizar este tipo de botones siempre se debe leer y interpretar paso a paso las
indicaciones que señala.
Botón Salir: Para de la opción.
Con las flechas direccionales se puede trasladar de una meta a otra (flecha arriba, flecha
abajo). Para modificar una meta hacer DobleClick o presionar Enter, luego actualizar los
datos de acuerdo a las necesidades y hacer Click en el Botón Grabar.
Cuando se muestra un campo para ingresar datos, sin embargo este tiene un icono de la
forma. Significa que se debe seleccionar de múltiples datos que existe y
seleccionar el correcto.
1.2. BOTONES
El modelo de los botones y las imágenes que los representan para los formularios de
mantenimiento de datos, están diseñados de dos formas.
Para los formularios principales donde se registran todos los datos de
en sus diversos tipos presenta el diseño de botón vertical, mientras
para la actualización de las tablas auxiliares, impresiones, consultas y
mantenimiento del sistema se muestran los botones de forma
horizontal.
1.3. INTERFACES
Los Estándares de las Interfaces están definidos de acuerdo a las necesidades
presentadas en la implementación de un sistema. Podemos identificar los siguientes:
1.3.1. DE MANTENIMIENTO
Son aquellas pantallas que tienen como objetivo principal el ingreso de información,
modificación, búsquedas, consultas, sin que esta genere procesos dentro de la lógica del
Sistema.
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1.3.2. DE CONSULTAS
Son aquellas pantallas que tienen como objetivo principal mostrar listas de información
sobre un mismo tema, la cual servirá de ayuda para usarla en algún formulario de proceso
o de mantenimiento.
1.3.3 DE REPORTES
Son aquellas pantallas que tienen como objetivo principal definir el tipo de reporte y los
datos que se desea mostrar, la opción de visualizar en pantalla o enviar impresora.
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2. PLATAFORMA Y COMUNICACIONES.
Los Sistemas de Abastecimiento y Almacén esta diseñado para poder ser ejecutado en los
siguientes Sistemas Operativos:
· Windows 9x.
· Windows NT.
· Windows 2000 Profesional.
· Windows XP
· Windows Vista.
· Windows Seven.
El Sistema fue desarrollado en el lenguaje de programación y gestor de base de datos
Microsoft Visual Foxpro V.9.0.
El programa puede ser ejecutado a través de una red para ejecución por diversos
usuarios, es decir es multiusuario.
Los iconos principales que se muestran en el escritorio son los

siguientes:
En la pantalla de Windows se encuentra los Iconos, hacer doble click para acceder al
sistema.
También tenemos el icono que nos permite reparar las tablas en el caso que sea necesario.
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Normalmente las tablas se dañan cuando existe interrupciones bruscas de energía eléctrica,
razón por lo que es necesario contar con un UPS. También cuando no se utiliza el sistema se
debe salir de sistema.
PANTALLA PRINCIPAL
1.- Al ingresar al sistema la primera pantalla principal nos va mostrar el siguiente:
En el cuadro que aparece ingresar el nombre del usuario y la clave correcta y aceptar
hasta que luego desaparecerá el cuadro que se ve en el medio. El usuario es SUPERVISOR y
su clave es 1234, sin embargo usted puede restringir el acceso para ello debe cambiar la clave.
SISTEMA DE LOGISTICA/ALMACEN
Este es la pantalla principal del sistema, antes de ello solicita que se ingrese el usuario y la
clave de acceso al sistema y en caso de no saber será imposible acceder al sistema. Esta
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pantalla presenta diversas opciones y cada una de ellas cumple funciones de procesos
diversos, a continuación mostramos y describimos en forma breve cada una de las opciones.
Aquí se registra a cada una de las actividades/Proyectos a ejecutarse, se debe considerar
todos los datos necesarios de acuerdo al PIA, la cadena funcional, presupuesto, fuente, etc. y
este es el primer proceso a realizar para después generar la orden de compra, orden de
servicio,N/P, etc. En el caso de ingresar un nuevo Meta/Proyecto/Actividad hacer Click en el
Botón Nuevo y ubicarse en la parte inferior para rellenar todos los datos se requiere, para
finalizar grabar haciendo click en el botón Grabar.
De igual forma para modificar sólo ubicarse en el Item a Modificar y hacer Doble Click o
Presionar Enter y luego sobre escribir los datos a modificar, al final confirmar con el botón
grabar.
Para Imprimir invocar al botón imprimir de igual forma el botón cancelar y salir.
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Actualiza, registra a todos los proveedores y usuarios de la Institución, elaborado así el registro
de proveedores institucional.
PROCESO PARA ELABORAR ORDEN DE COMPRA
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1ro.- Identificar el # de orden de compra (#OC)
§ Para generar un nuevo #OC, hacer click y seleccionar la modalidad en
§ En el caso que se desee ingresar un #OC cualquiera, hacer click en e ingresar
el #OC. (para el ejemplo ingresaremos el 00003.)
§ Para recuperar las ultimas ordenes ingresados ubicar en y
seleccionar el #OC a recuperar.
2do.- Registrar el proveedor, si el proveedor ya se encuentra registrado, ingresar el #RUC y
automáticamente visualizaremos los demás datos.
En el caso que se desea ingresar un nuevo proveedor, hacer DobleClick en el Icono Circular
de color marrón e ingresar los datos necesarios. (Proceso que se debe hacer de forma
cuidadoso).
También podemos utilizar la entrada de selección para elegir al proveedor correcto.
3ro.- Registrar la meta (proyecto o actividad)
Elegir en la entrada de selección la meta a utilizar.
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ó ingresar el #META directamente, para ello debe hacer click en META y ingresar
el #META.(ingresar 0008).
4to.- Ingresar REFERENCIA y LO SIGUIENTE, debe quedar así.
5to.- Ingresar el clasificador de gasto y el fuente de financiamiento.
Para ello hacer click en y ubicar fuente de financiamiento y hacer dobleclick
sobre el correcto e inmediatamente se activará las cuadros para ingresar el clasificador de
gastos. Para ello utiliza las flechas direccionales y enter para seleccionar el clasificador
correcto. Y quedará así.
6to.- ahora ingresar el registro de materiales, para ello debemos utilizar el botón con el signo
más.
Escribo FIERRO, presiono enter y luego selecciono el correcto.
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Luego hago doble click en el ITEM 02247.
Se repite el proceso hasta terminar el ingreso de todos los registros de la orden de compra, en
el caso que existiera un material que no existe en el catálogo, se ingresa todo correctamente y
se presiona el botón grabar.
Finalmente me ubico en el cuadro de totales y me ubico en el registro N.1 y hago click en el
Botón Grabar e Imprimir. Y utilizo las opciones de impresión y finalizar la OC.
Registra los bienes, materiales, productos a utilizar en cada uno de los proyectos o
actividades de la institución.
El proceso es similar para generar un OS.
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Orden de compra quedará así.
COTIZACIONES
Nos permite elaborar cotizaciones detalladas y desde ahí obtener la O/C u O/S en forma
automática y al mejor postor.
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ELABORACION DE PECOSA
PRIMERO.- Debemos identificar la META. (utlizaremos la meta 0008). ver gráfico.
Ubicar en la meta 0008 Y hacer doble click sobre ella.
Consultaremos las OC que se han generado para esta meta., utilizaremos el botón.
y luego mostrará la siguiente pantalla.
Esta consulta nos muestra las OC elaborados para esta META, y en este caso sólo tenemos
una OC y es el #00003 y también nos informa si la OC ya se obtuvo su pecosa.
Y si ya genero su pecosa la primera columna mostrara la letra V.

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Una vez identificado el #OC, le damos ENTRADA a almacén, utilizaremos el botón
ENTRADAS.
Y finalmente CLICK en el botón GRABAR.
Luego podemos consultar todas las ENTRADAS registrados para esta META.
ANTICLICK en el botón.
Y mostrara la siguiente pantalla.
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Para eliminar una entrada, me ubico en la entrada a eliminar y presiono la tecla SUPRIMIR o
DEL. Y mostrará el siguiente mensaje.
A continuación elaboraremos la PECOSA.
Seleccionamos el Botón SALIDAS y hacemos click.
Mostrará la siguiente pantalla.
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Luego hacemos click en el botón GRABAR e imprimimos la pecosa.
Para consultar las pecosas generadas hacer ANTICLICK en el botón SALIDAS.
Es parecido a la consulta de ENTRADAS.
Para ver el kardex en opción REPORTES/KARDEX/STOCK DE PRODUCTOS…
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Seleccionamos el material a mostrar el kardex y luego click en el botón KARDEX.
Reporte de Existencias por obra, para ver cuánto se tiene en almacén. y su respectiva salida se
muestra a continuación.
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Información a modo de consulta de los ingresos y salidas, generando así el registro de
entradas y salidas y sus respectivos reportes.
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Reporte(registro de entradas)
Cuadro comparativo de entradas, salidas y saldos por actividades o proyectos, y se ve la
ejecución y los saldos.
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SUB SISTEMAS HERRAMIENTAS
Corresponde netamente al mantenimiento del sistema, motivo por lo cual no hay ningún riesgo
de registrar mal. Sin embargo es muy importante utilizar permanentemente algunas de las
opciones por que permite llevar y reorganizar correctamente las relaciones existentes de las
bases de datos en el sistema.
Además debemos señalar una opción muy importante que se encuentra en el modulo
HERRAMIENTA (Copia de Seguridad) esta opción es muy crítico y de riesgo, se debe tener
mucho cuidado en lo que se va hacer. Una mala utilización borrará los datos existentes y en su
reemplazo registrará con información desactualizada.
MODULO CRITICO (Backup/Restore)
Generar Backup.- Permite Generar copia de seguridad de los datos para poder restaurar o
reutilizar cuando sea necesario.
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Utilizar permanentemente la opción de generar backups para mantener copias de seguridad
actualizados y utilizar cuando se crea necesario o se dañe la data o el disco duro.
La opción de RESTAURAR se debe usar cuando los datos del sistema se dañaron por razones
de interrupción eléctrica, mala conexión del cableado y otros motivos eléctricos o del equipo.
La restauración de datos se debe hacer con el último backup registrado según fecha se
muestra en el archivo a restaurar. Por esa razón es muy importante realizar copias de
seguridad en forma permanente, de esta manera tener disponible los datos más actualizados.
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RECOMENDACIONES
Ø Mantener un acceso restringido al computador por que puede ser susceptible a
cualquier acción negativa perjudicial.
Ø Los archivos de seguridad se deben generar diariamente y los backups se deben
guardar en lugares seguros para conservar la integridad de los datos.
Ø Debe considerar la opción de equipar e implementar una red en la oficina de
informática para que desde ahí se pueda administrar a todas las oficinas y centralizar la
data.
Ø Es muy importante considerar la opción de cambiar las claves de accesos al
computador y al sistema en forma periódica para fortalecer la seguridad de acceso al
computador.
Ø En el caso que asuma un nuevo personal a operar el sistema es necesario que
primeramente se debe capacitar correcta e eficientemente para descartar errores de
operatividad.
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CONCLUSIONES
Ø La realización de un Plan de Sistemas de Información dentro de cualquier
organización, tiene como finalidad asegurar la adecuación entre los objetivos
estratégicos de la misma y la información necesaria para soportar dichos grandes
objetivos.
Ø El descubrir oportunidades para innovar los procesos de una empresa aprovechando
las ventajas que brindan las tecnologías de información, pone énfasis en la vinculación
entre estrategias de tecnología y de negocios (integración funcional), utilizando a las TI
como un facilitador para transformar la infraestructura y procesos del negocio.
Ø El mundo de REDES es muy extenso, en cual mientras más vamos incursionando
más nos damos cuenta de lo poco que sabemos. Hoy en día en nuestro país aun no ha
sido posible desplazar a las redes cableadas, ya que en muchas instituciones públicas
no existen conexiones entre PCs y no existe la interacción fluida vía computadora.

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La oficina de Logística se encarga de registrar las diferentes Nota de Pedidos, Cotizaciones,

INFORMACION GENERALIZADO DEL SOFTWARE

Botón Cancelar: Para cancelar una operación.

Los iconos principales que se muestran en el escritorio son los

Aquí se registra a cada una de las actividades/Proyectos a ejecutarse, se debe considerar

servicio,N/P, etc. En el caso de ingresar un nuevo Meta/Proyecto/Actividad hacer Click en el

finalizar grabar haciendo click en el botón Grabar.

PROCESO PARA ELABORAR ORDEN DE COMPRA

1ro.- Identificar el # de orden de compra (#OC)

§ Para generar un nuevo #OC, hacer click y seleccionar la modalidad en

§ En el caso que se desee ingresar un #OC cualquiera, hacer click en e ingresar

el #OC. (para el ejemplo ingresaremos el 00003.)

§ Para recuperar las ultimas ordenes ingresados ubicar en y

seleccionar el #OC a recuperar.

2do.- Registrar el proveedor, si el proveedor ya se encuentra registrado, ingresar el #RUC y

automáticamente visualizaremos los demás datos.

También podemos utilizar la entrada de selección para elegir al proveedor correcto.

3ro.- Registrar la meta (proyecto o actividad)

Elegir en la entrada de selección la meta a utilizar.

4to.- Ingresar REFERENCIA y LO SIGUIENTE, debe quedar así.

5to.- Ingresar el clasificador de gasto y el fuente de financiamiento.

Para ello hacer click en y ubicar fuente de financiamiento y hacer dobleclick

sobre el correcto e inmediatamente se activará las cuadros para ingresar el clasificador de

correcto. Y quedará así.

Escribo FIERRO, presiono enter y luego selecciono el correcto.

Luego hago doble click en el ITEM 02247.

se presiona el botón grabar.

Finalmente me ubico en el cuadro de totales y me ubico en el registro N.1 y hago click en el

Botón Grabar e Imprimir. Y utilizo las opciones de impresión y finalizar la OC.

El proceso es similar para generar un OS.

Orden de compra quedará así.

automática y al mejor postor.

Ubicar en la meta 0008 Y hacer doble click sobre ella.

y luego mostrará la siguiente pantalla.

una OC y es el #00003 y también nos informa si la OC ya se obtuvo su pecosa.

Y si ya genero su pecosa la primera columna mostrara la letra V.

Una vez identificado el #OC, le damos ENTRADA a almacén, utilizaremos el botón

Y finalmente CLICK en el botón GRABAR.

Y mostrara la siguiente pantalla.

DEL. Y mostrará el siguiente mensaje.

A continuación elaboraremos la PECOSA.

Seleccionamos el Botón SALIDAS y hacemos click.

Mostrará la siguiente pantalla.

Luego hacemos click en el botón GRABAR e imprimimos la pecosa.

Para consultar las pecosas generadas hacer ANTICLICK en el botón SALIDAS.

Es parecido a la consulta de ENTRADAS.

Para ver el kardex en opción REPORTES/KARDEX/STOCK DE PRODUCTOS…

Seleccionamos el material a mostrar el kardex y luego click en el botón KARDEX.

Información a modo de consulta de los ingresos y salidas, generando así el registro de

entradas y salidas y sus respectivos reportes.

Cuadro comparativo de entradas, salidas y saldos por actividades o proyectos, y se ve la

ejecución y los saldos.

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bases de datos en el sistema.

reemplazo registrará con información desactualizada.

MODULO CRITICO (Backup/Restore)

reutilizar cuando sea necesario.

Utilizar permanentemente la opción de generar backups para mantener copias de seguridad

actualizados y utilizar cuando se crea necesario o se dañe la data o el disco duro.

Ø Mantener un acceso restringido al computador por que puede ser susceptible a

cualquier acción negativa perjudicial.

Ø Los archivos de seguridad se deben generar diariamente y los backups se deben