Menyederhanakan Pekerjaan Dokumentasi

Pada ISO 9001:2015

Desember 8, 2016 ISO 9001, Uncategorized Dokumentasi ISO 9001:2015, Informasi
Terdokumentasi ISO 9001:2015, ISO 9001:2015, Training Informasi Terdokumentasi ISO
9001:2015

Penyederhanaan Dokumentasi ISO 9001 2015

Iso 9001:2015 memperkenalkan istilah baru yaitu informasi terdokumentasi yang sebelumnya
informasi terdokumentasi ini terbagi menjadi dua, yaitu yang disebut dengan dokumen, dan
yang disebut dengan catatan mutu atau record.

Dokumen iso versi sebelumnya terdiri dari manual mutu, prosedur mutu, instruksi kerja dan
form, sedangkan catatan mutu atau record adalah bukti dari pelaksanaan atau pengisian form
form yang sudah dibuat.

Pada iso versi 9001:2015, dokumen dan catatan mutu telah berubah istilah menjadi informasi
terdokumentasi, dimana informasi terdokumentasi ini adalah gabungan dari dokumen yang
terdiri dari manual mutu, prosedur instruksi kerja, dan ditambah dengan catatan mutu atau
record.

Tidak Diperlukan Prosedur Wajib ISO 9001:2015

Pengendalian informasi terdokumentasi, di dalam iso 9001 2015 disebutkan bahwa
pengendalian informasi terdokumentasi terdiri dari, penomoran atau registrasi, pengesahan,
kontrol atau identifikasi, distribusi, revisi, dan penyimpanan, berbeda dengan versi
sebelumnya bahwa untuk dokumentasi di iso 9001 2015 ini, lebih diderhanakan karena tidak
adanya suatu kewajiban untuk membuat prosedur wajib, beberapa bukti dari implementasi iso
9001 2015 bisa dibuat dalam bentuk catatan mutu atau record. Hal ini tentu saja lebih
memudahkan dari organisasi untuk mendevelop dokumen-dokumen untuk membuktikan
bahwa perusahaan memenuhi clausal dari iso 9001 2015.
Bentuk Catatan / Informasi terdokumentasi
Selain itu, bentuk dari catatan atau record tidak melulu dalam bentuk workpaper atau kertas,
bukti itu bisa berupa soft file, apa berupa data yang tersimpan dalam komputer, rekaman,
ataupun video. Dengan demikian Hal ini dapat mengurangi pekerjaan menggunakan kertas.
wah jauh lebih simple ya…

Memanfaatkan edoc untuk pengendalian dokumen ISO

9001:2015
Iso 9001:2015 mengikuti perkembangan teknologi, sehingga dapat dimungkinkan apabila
perusahaan akan membuat sistem dokumen atau dokumentasi yang menggunakan elektronik
database, bisa di mulai dengan membuat prosedur atau dokumen secara elektronik, sehingga
tidak diperlukan lagi pekerjaan fotocopy dokumen yang tentu saja hal ini sangat memakan
banyak biaya dan menghabiskan kertas. Memang belum ada Pengaturan khusus terkait
dengan electronic document di dalam klausul iso 9001 2015, sehingga pengendaliannya bisa
di anggap sama dengan pengendalian pada dokumen yang berbentuk kertas. Hanya saja pada
saat revisi atau distribusi dokumen man tentu saja jauh lebih efisien dan efektif.

Demikian sedikit penjelasan mengenai bagaimana penyederhanaan dokumentasi informasi

iso 9001 2015, semoga bermanfaat,

Apabila perusahaan anda ingin mengadakan pelatihan terkait dengan dokumentasi iso 9001
2015, dapat menghubungi kami di HP /WA 0812 10 9 10 329, email
budi_wibowo_bb@yahoo.com

Iklan
Report this ad
Report this ad
Tinggalkan komentar

Pedoman Pasal 7.5 dari ISO 9001: 2015

Oktober 10, 2015 ISO 9001 9001, 9001:2015, Dokumentasi ISO 9001 2008, Dokumentasi
ISO 9001:2015, Informasi terdokumentasi, Konsultan ISO 9001:2015, Pelatihan ISO
9001:2015, Training ISO, TRaining ISO 9001:2015
Pedoman Pasal 7.5 dari ISO 9001: 2015
Informasi didokumentasikan dapat merujuk pada:
a) Dokumentasi informasi yang dibutuhkan untuk dipertahankan oleh
organisasi untuk tujuan membangun SMM misalnya :

– Ruang lingkup sistem manajemen mutu (butir 4.3).

– Informasi terdokumentasi diperlukan untuk mendukung operasi dari proses (klausul 4.4).
– Kebijakan mutu (klausul 5.).
– Sasaran mutu (klausul 6.2).

Semua Informasi ini didokumentasikan tunduk pada persyaratan butir 7.5.

b) dokumentasi informasi yang dikelola oleh organisasi untuk tujuan

mengkomunikasikan informasi yang diperlukan bagi organisasi untuk
operational organisasi, Meskipun ISO 9001: 2015 tidak secara spesifik
meminta adanya dokumen tersebut, contoh dokumen yang dapat menambah
nilai ke SMM Misalnya :

– Struktur Organisasi
– Peta Proses, diagram alur proses dan / atau deskripsi proses
– Prosedur
– Instruksi Kerja dan / atau pedoman/ Guidelines
– Spesifikasi
– Dokumen yang berisi komunikasi internal
– Jadwal Produksi
– Daftar pemasok yang Disetujui
– Rencana Kualitas
– Manual Kualitas
– Rencana Strategis
– Formulir

Apabila ada , semua informasi terdokumentasi seperti, juga tunduk pada persyaratan klausul
7.5.

c) Dokumentasi informasi yang diperlukan untuk disimpan oleh organisasi

untuk tujuan memberikan bukti hasil yang dicapai (catatan). Misalnya:

– Informasi terdokumentasi untuk membuktikan bahwa proses yang sedang dilakukan sep erti
yang direncanakan (klausul 4.4).
– Bukti kesesuaian untuk tujuan pemantauan dan pengukuran sumber daya (klausul 7.1.5.1).
– Bukti dasar yang digunakan untuk kalibrasi sumber daya pemantauan dan pengukuran (bila
tidak ada standar internasional atau nasional) (klausul 7.1.5.2).
– Bukti kompetensi orang yang melakukan pekerjaan di bawah kendali organisasi yang
mempengaruhi performa dan efektivitas SMM (klausul 7.2).
– Hasil dari tinjauan dan persyaratan baru untuk produk dan jasa (klausul 8.2.3).
– Rekaman yang dibutuhkan untuk menunjukkan bahwa desain dan pengembangan
persyaratan telah terpenuhi (klausul 8.3.2)
– Rekaman pada input desain dan pengembangan (klausul 8.3.3).
– Rekaman kegiatan kontrol desain dan pengembangan (klausul 8.3.4).
– Rekaman desain dan output pengembangan (klausul 8.3.5).
– Perubahan Desain dan pengembangan , termasuk hasil review dan otorisasi perubahan dan
tindakan yang diperlukan (klausul 8.3.6).
– Rekaman evaluasi, seleksi, monitoring kinerja dan evaluasi ulang dari penyedia eksternal
dan setiap dan tindakan yang timbul dari kegiatan tersebut(klausul 8.4.1)
– Bukti identifikasi dan mampu telusur (klausul 8.5.2).
– Rekaman milik pelanggan atau penyedia eksternal yang hilang, rusak atau ditemukan tidak
sesuai untuk digunakan dan komunikasinya kepada pemilik (klausul 8.5.3).
– Hasil dari tinjauan perubahan untuk penyediaan produksi atau jasa, orang-orang otorisasi
perubahan, dan tindakan yang perlu diambil (klausul 8.5.6).
– Rekaman rilis resmi dari produk dan layanan untuk pengiriman ke pelanggan termasuk
kriteria penerimaan dan traceability untuk orang yang meng otorisasi (klausul 8.6).
– Rekaman ketidaksesuaian, tindakan yang diambil, konsesi yang diperoleh dan identifikasi
orang yang berwenang memutuskan tindakan sehubungan dengan ketidaksesuaian (klausul
8.7).
– Hasil evaluasi tersebut yang kinerja dan efektivitas SMM (klausul 9.1.1)
– Bukti pelaksanaan program audit dan hasil audit (klausul 9.2.2).
– Bukti hasil tinjauan manajemen (klausul 9.3.3).
– Bukti sifat ketidaksesuaian dan tindakan berikutnya (pasal 10.2.2) .;
– Hasil dari setiap tindakan korektif (klausul 10.2.2).

Organisasi bebas untuk mengembangkan catatan lain yang mungkin diperlukan untuk
menunjukkan kesesuaian proses mereka, produk dan jasa dan sistem manajemen mutu.
apabila ada, semua catatan tersebut juga tunduk pada persyaratan klausul 7.5.

demikian sedikit penjelasan mengenai Klausal 7.5 ISO 9001:2015 semoga bermanfaat

untuk konsultasi dan Training ISO 9001:2015 silahkan hubungi kami di HP/WA 0812 10 9
10 329, email :budi_wibowo_bb@yahoo.com

Tinggalkan komentar

Informasi Terdokumentasi ISO

9001:2015 Guidelines
Oktober 10, 2015 ISO 9001 9001:2015, Dokumentasi ISO 9001:2015, Informasi
terdokumentasi, ISO 9001, ISO 9001:2015, ISO 9001:2015 Procedure, Konsultan ISO
9001:2015, Pelatihan ISO 9001:2015, TRaining ISO 9001:2015, Upgrade ISO 9001:2015
Informasi terdokumentasi ISO 9001:2015
Guidelines
Dua tujuan yang paling penting dalam revisi dari seri
standar ISO 9000 adalah :

a) untuk mengembangkan satu set dari standar yang sederhana dan akan sama-sama berlaku
untuk organisasi kecil organisasi menengah dan besar, dan
b) membuat detail dari dokumentasi yang diperlukan menjadi lebih relevan dengan hasil
yang diinginkan dari kegiatan proses organisasi.

ISO 9001: 2015 memungkinkan fleksibilitas organisasi dengan cara yang dipilihnya untuk
mendokumentasikan sistem manajemen mutu (SMM). Hal ini memungkinkan setiap
organisasi masing-masing untuk menentukan jumlah informasi yang benar diperlukan untuk
didokumentasikan guna menunjukkan perencanaan yang efektif, operasional dan
pengendalian proses dan pelaksanaan dan perbaikan berkesinambungan terhadap efektivitas
SMM nya.

Hal ini menekankan bahwa ISO 9001 membutuhkan (dan selalu diperlukan) sebuah “sistem
manajemen mutu terdokumentasi “, dan bukan “sistem dokumen”.

2 informasi apa yang didokumentasikan ?

Informasi terdokumentasi diperkenalkan sebagai bagian dari Struktur umum Tingkat Tinggi
(HLS) dan istilah umum untuk Sistem Manajemen Standar .

Definisi informasi didokumentasikan dapat ditemukan di ISO 9000 klausul 3.8.

Informasi didokumentasikan dapat digunakan untuk berkomunikasi pesan, memberikan bukti

apa yang direncanakan sebenarnya sudah dilakukan, atau berbagi pengetahuan.

Berikut ini adalah beberapa tujuan utama dari informasi didokumentasikan organisasi :

a) Komunikasi Informasi
– Sebagai alat untuk transmisi informasi dan komunikasi.
Jenis dan luasnya informasi didokumentasikan akan tergantung pada sifat produk organisasi
dan proses, tingkat formalitas sistem komunikasi dan tingkat keterampilan komunikasi dalam
organisasi, dan budaya organisasi.

b) Bukti kesesuaian
– Penyediaan bukti bahwa apa yang direncanakan sebenarnya sudah dilakukan.
c) berbagi Pengetahuan

d) Untuk menyebarluaskan dan melestarikan pengalaman organisasi. Sebuah contoh khas

akan menjadi spesifikasi teknis, yang dapat digunakan sebagai dasar untuk desain dan
pengembangan produk atau jasa baru.

Harus ditekankan bahwa, sesuai dengan ISO 9001: 2015 klausul 7.5.3 Pengendalian
persyaratan informasi terdokumentasi, dokumen mungkin dalam bentuk atau jenis media
apapun, dan definisi “dokumen” di ISO 9000: 2015 klausul 3.8.5 memberikan contoh berikut:

– Kertas
– Magnetik
– Disc komputer elektronik atau optik
– Foto
– Sampel Master

demikian sedikit penjelasan mengenai Informasi Terdokumentasi ISO 9001:2015,

Training mengenai ISO 9001:2015 Dokumentasi, Konsultasi Untuk upgrade ISO 9001:2008
ke ISO 9001:2015,

silahkan menghubungi kami di HP/WA 0812 10 9 10 329 email

budi_wibowo_bb@yahoo.com

Prosedur Pengendalian Dokumen

Standar iso 9001 version 2008 (download ISO 9001 pdf dalam bahasa Indonesia) klausul
4.2.3 Pengendalian Dokumen memuat persyaratan tentang pengendalian dokumen.
Diwajibkan bagi perusahaan membuat prosedur pengendalian dokumen, baik dokumen
internal (dokumen yang diterbitkan oleh perusahaan) maupun dokumen eksternal (dokumen
yang diterima dari pihak diluar perusahaan).
Prosedur pengendalian dokumen harus mencakup tata cara:

a. pengesahan dokumen sebelum dokumen diterbitkan,

b. review dan up-date dokumen serta pengesahan ulang dokumen,
c. untuk menjamin bahwa perubahan dan status revisi dokumen yang terakhir telah
diidentifikasi,
d. untuk menjamin bahwa versi relevan dari dokumen yang berlaku tersedia di tempat
yang memerlukan dokumen tersebut,
e. untuk menjamin dokumen selalu dapat dibaca dan mudah dikenali,
f. untuk menjamin, dokumen eksternal (yaitu dokumen eksternal yang ditentukan
organisasi bagi perencanaan dan pengoperasian sistem manajemen mutu) telah
diidentifikasi dan pendistribusian dokumen tersebut terkendali
g. pencegahan penggunaan dokumen kedaluwarsa dan memberi identidikasi yang sesuai
pada dokumen kedaluarsa bila disimpan untuk tujuan tertentu.