INDICE

DEDICATORIA ............................................................................................................................ 3
INTRODUCCIÓN ......................................................................................................................... 4
Archivo de Gestión y ..................................................................................................................... 5
Desarrollo Humano ....................................................................................................................... 5
1ra Fase ..................................................................................................................................... 5
Trabajo Preliminar ..................................................................................................................... 5
Actividades examinadas: ....................................................................................................... 5
Historial y antecedentes:....................................................................................................... 5
El Archivo de GDH ................................................................................................................. 5
2da fase ..................................................................................................................................... 8
Revisión de la legislación ........................................................................................................... 8
Procesos: ................................................................................................................................... 8
GESTIÓN DE DOCUMENTOS .................................................................................................. 8
GESTIÓN DE SERVICIOS; ........................................................................................................ 9
3ra Fase ................................................................................................................................... 12
Revisión y prueba preliminar de los controles administrativos .............................................. 12
4ta Fase: .................................................................................................................................. 14
Examen y Prueba Detallada de los Controles Administrativos ............................................... 14
5ta Fase: .................................................................................................................................. 17
El Informe de Auditoría Administrativa .................................................................................. 17
1. Aspectos Generales ..................................................................................................... 17
1.1. Introducción ............................................................................................................ 17
1.2. Antecedentes .......................................................................................................... 17
1.3. Alcance .................................................................................................................... 18
2. Observaciones. ............................................................................................................ 19
3. Conclusiones................................................................................................................ 19
4. Recomendaciones. ...................................................................................................... 19
5. Anexos ......................................................................................................................... 21
 DEDICATORIA
“A todas las personas que con esfuerzo tratan de salir adelante,
buscando todas las herramientas encontradas, con la finalidad de realizar
su meta”.
 INTRODUCCIÓN

“El gran reto acerca de crear el futuro no es predecirlo. La meta es tratar de imaginar un
futuro que sea verosímil: el futuro que podemos crear. Para ese efecto, las nuevas
herramientas de estrategia tienen que echar raíces porque no se puede crear el futuro
utilizando las viejas herramientas de estrategia. El esfuerzo que realiza para crear un
punto de vista sobre el futuro y una estrategia para manejar el cambio representa la
capacidad de desarrollar un sentido profundo de discontinuidades para crear una
jerarquía de imaginación”.
Archivo de Gestión y
Desarrollo Humano

1ra Fase
Trabajo Preliminar

Actividades examinadas:
Esta actividad resume todo el proceso operativo y de gestión, por las
actividades que realizamos hemos dividido al Archivo en dos subsecciones:

• GESTION DE
DOCUMENTOS

• GESTIÓN DE
SERVICIOS

Historial y antecedentes:

El Archivo de GDH
Está ubicado en el sótano 1 de la Sede Central en La Molina, compuesto por
3 estanterías móviles o corredizas y 2 estanterías Fijas. En las estanterías
móviles se archivan los dossiers del personal activo y cesado, en las
estanterías fijas los libros de planillas.
 Dossiers Dossiers
Cesados Activos

Tiene instalado dos ozonizadores de última generación ubicados en la parte

alta de las estanterías movibles.
 En la actualidad custodiamos 20,311 dossiers de acuerdo con:

Detalle Total Detalle Total

Activos BCP 15148 Cesados BCP 2010 2726
Activos BCP Subgerentes 227 Cesados BCP 2011 1909
Activos Credifondo 10 Cesados Subgerentes 205
Activos Credibolsa 15 Cesados Jubilados 30
TOTAL 15,400 Cesados Credifondo 18
Cesados Credibolsa 23
TOTAL 4,911

Contamos con un archivo (anexo) ubicado en la Sede de Melgarejo Sótano B

donde tenemos almacenada documentación transitoria, esta cuenta en la
actualidad con un catálogo de descripción.
2da fase
Revisión de la legislación

Procesos:
GESTIÓN DE DOCUMENTOS; son los procesos a los cuales se somete la
documentación, convirtiéndola en información fácil de ubicar y de conservar.

Los procesos asociados a esta actividad son:

1. Recepción de Documentos

2. Ingreso de Documentos al Sistema

3. Digitalización de Documentos

4. Archivo de Documentos

5. Atención Internas y Externas

6. Fotocheck

7. Distribución de CTS

Es la acción de recepcionar, los diferentes documentos de ingreso o aquellos

que el colaborador va generando durante su permanencia en la Institución,
para su posterior, validación, ordenamiento, digitalización, archivo y
custodia.

Estos pueden ser:

 Documentos de Ingreso del Personal Nuevo

 Documentos de Actualización de Datos

 Documentos Varios (Contratos, Sanciones, Felicitaciones, Convenios,

Comunicaciones Laborales, Solicitudes de EPS, y Contratos de
Afiliación o Traspaso AFP).

 Documentos de Cese
Participantes del Proceso. -

 Asistente de Administración de Operaciones

 Asistente de Administración de Archivo

 Coordinador de Administración de Archivo

 Ejecutiva EPS

Punto de Control. -

 Verificación del listado enviado, detalle de documentos recibidos.

Mejora del proceso. -

 Mejorar los canales de comunicación con los postulantes con la

finalidad que la documentación que presenten a su ingreso debe estar
completa.

GESTIÓN DE SERVICIOS; Son las actividades de apoyo que se realizan

temporalmente, según el requerimiento.
Hasta el momento tenemos identificados dos tipos de Servicios:

1.- Economato
Este proceso consolida, e ingresa los diferentes suministros que necesita
nuestra División de GDH, así como el Servicio de Capacitación para el normal
desenvolvimiento de sus funciones.
Anualmente se elaboran dos Patrones:
 GDH
 Capacitación
Participantes del Proceso. -
 Coordinador de Administración de Archivo
 Analista de Capacitación
Punto de Control. -
  Reporte en Excel con el V°B° de los responsables
Mejora del proceso. -
 Concientizar el uso adecuado de los suministros, mediante reportes de
stock.

GDH Capacitación

2.- Campañas
Las campañas son actividades de seguimiento de recepción de documentos,
que se realiza ocasionalmente de acuerdo a la coyuntura institucional.
Participantes. -
 Coordinador de Administración de Archivo
 Unidad de Apoyo a Jefaturas
 Otras Unidades indicadas por la Sub Gerencia de Procesos
Punto de Control. -
  Reporte de recepción Diaria
Mejora del proceso. -
 Que la información llegue a través de las Jefaturas y no
individualmente, con la finalidad de evitar sobrecarga de labores.
3ra Fase
Revisión y prueba preliminar de los controles administrativos

Para este control se revisa información de los documentos de Ingreso del

Personal nuevo utilizando el SIGA. Esto solo aplica a Puestos masivos.

Los documentos que se ingresan son:

 Certificado de Trabajo (PA30-Infotipo 22)

 Certificados de Datos (PA30- Infotipo 23)

 Formato N° 7 –datos familiares (PA30-Infotipo 21)

Participantes del Proceso. -

 Asistente de Administración de Operaciones

 Asistente de Administración de Archivo

 Coordinador de Administración de Archivo

Punto de Control. -

 Registro de Matrículas distribuidas para el ingreso en el SIGA -

Muestreo

 Copia del reporte de Inconsistencias de Datos Familiares.

Mejora de Proceso. -

 El Formato N° 7 (Requerimiento SBS: Actualización de

Información de Familiares), debe estar con todos los datos completos,

estos deben estar impresos y no llenados a mano porque en muchos casos
distorsiona la información.

Para este control se almacena, administra, consulta y preserva los

documentos convirtiéndolos en imágenes digitales.

Consta de 3 partes:
 • Escaneo de Documentos

• Indexación de Documentos

• Índex QA

Participantes del Proceso. -

 Coordinador de Administración de Archivo

 Asistente de Administración de Archivo

 Auxiliar de Administración de Archivo

Punto de Control. -

 Correcto llenado del Reporte de Digitalización

Mejora del proceso. -

 Revisar los accesos al Software, y mejorar el equipo de captura de

imágenes (scanner)
4ta Fase:
Examen y Prueba Detallada de los Controles Administrativos

Para este control revisaremos evidencia de las actividades realizadas como

fotos y procesos, cuadros en Excel.

Escaneo de documentos

Indexado de documentos
Índex QA
Documentos Digitalizados
5ta Fase:
El Informe de Auditoría Administrativa

1. Aspectos Generales
1.1. Introducción
El objetivo principal fue la detección de factores que requieren mayor atención
en el proceso administrativo para de esta manera tomar las medidas
necesarias. Esta investigación ha surgido debido a la falta de organización de
las funciones encomendadas al personal, deficiencia en cuanto a la falta de un
departamento administrativo correctamente estructurado, el mal manejo de
los de los tiempos asignados.

La metodología utilizada para el desarrollo de esta auditoría fue: recolección

de información de las funciones y actividades que se realiza en la empresa,
elaboración de Papeles de Trabajo de acuerdo a las necesidades pertinentes,
aplicación de indicadores de gestión y análisis de la información recolectada;
con lo cual se obtuvo como resultado final un Informe de Auditoría con
conclusiones y recomendaciones que al ser aplicadas mejoraron el
funcionamiento de la entidad.

1.2. Antecedentes
La Auditoría Administrativa permite clarificar las debilidades que se
producen en las actividades que se realizan cotidianamente cuantificando los
logros alcanzados por la empresa en un periodo de tiempo. Mediante la
ejecución de este examen se logra obtener un mejor nivel de efectividad al
momento de llevar a cabo las tareas encomendadas al personal de la entidad
a través de la definición o reestructuración de líneas de responsabilidad.

Para ello la Auditoría apoyará a los miembros de la institución

proporcionando análisis, evaluaciones, recomendaciones, asesoría e
información concerniente a las actividades revisadas. La Auditoría
Administrativa en el Banco De Crédito - BCP permitirá determinar las
falencias encontradas en la administración que garantizará el análisis previo
a las actividades, concluyendo con el examen de auditoría y la emisión del
informe para que así la entidad pueda realizar los correctivos necesarias.
1.3. Alcance
 2. Observaciones.
Para este caso se observó el desempeño de cada colaborador en cada proceso,
así como el tiempo que demanda llevar cada actividad y si es necesario
incorporar un personal más para el apoyo del aumento de actividades.

 Se verificó que todo colaborador no cuenta con un cronograma de

actividades, es decir no hay un orden de quien lo hace primero,

 Se verificó la duplicidad de información ingresada en el sistema; eso

quiere decir que ambos colaboradores pueden estar ingresando
información del mismo trabajador a ingresar (ambos hacen lo mismo)

 Se verificó que hay una impuntualidad de 20 minutos de tardanza al

ingresar y que sin embargo se van temprano.

 Se verificó que poseen capacidades para rendir más con mayor

compromiso personal. Pero la falta de un supervisor hace que bajen su
rendimiento.

3. Conclusiones.
Se a determinado que los trabajadores no cumplen con los estándares
asignados en la empresa así como tiempos y puntualidad, de ese modo se ha
visto el relajo por cada proceso provocando la ineficiencia, resultado de atraso
mensual de actividades, por lo cual no es necesario incorporar a un nuevo
personal para que ayude en las actividades, si no capacitar a los trabajadores
del ARCHIVO GDH y darles más herramientas de trabajo, como también
adecuada información y un mejor clima laboral para que estos sin miedo
puedan hacer preguntas. Visto así la jefatura procederá a llamar a cada
personal para ver si quieren seguir trabajando con las nuevas reglas.

4. Recomendaciones.
De ese modo se ha recomendad hacer una cartilla de tiempos y ponerlos en la
pizarra, es decir se hará por cada proceso un tiempo en minutos, desde la ora
que ingresan, hasta la hora que salen, por 8 horas de trabajo de lunes a vienes
y esto debe resultar a 40 horas de trabajo semanales justificables.

Por ejemplo; cuanto tiempo me demoro es escanear o ingresar una

información en el sistema, este parámetro estará tabulado mediante una
tabla en Excel con ca cantidad de tiempos ya asignados. Por el escaneo de un
lote de documento (100 hojas) me debe demandar 15 minutos. Por hacer un
fotocheck 5 minutos, así sucesivamente para tener un control exacto de
actividades.

De ese modo se verá acabo de tres meses de trabajo con la cartilla de tiempos
si las tareas asignadas al área son más de los que el equipo de 6 personas
puede hacer, con la finalidad de ver si es necesario incorporar o no a un nuevo
personal a fin de completar las metas asignadas al mes.
 5. Anexos
Guía de verificación de escaneado
Guía de verificación de fotocheck