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INTRODUCCION
El monitoreo y evaluación consiste en el análisis de las actividades y proyectos
realizados, su referencia obligada es el Plan Operativo, ya que éste contiene los objetivos
generales, parciales y específicos y la programación en base a éstos, de sus actividades y
proyectos, para lo cual se cuenta con indicadores que nos proporcionan información sobre
el grado de cumplimiento de lo programado.
Al momento de elaborar el Sistema de Monitoreo y Evaluación se debe contar,
previamente, con el Plan Operativo Institucional.
El monitoreo consiste en el seguimiento periódico de las actividades y proyectos del Plan
Operativo, busca hacer correcciones y ajustes a tiempo, utiliza indicadores de insumo,
proceso y producto principalmente, y se realiza sobre la base de la Matriz de monitoreo y
evaluación definida específicamente.
Los avances obtenidos del monitoreo, van a permitir comparar las actividades y metas
programadas versus las ejecutadas a la fecha de corte, con el fin de analizar el grado de
cumplimiento de los objetivos planteados y realizar los ajustes correspondientes de ser el
caso.
El monitoreo puede conducir a la reformulación de actividades/proyectos y tareas e,
incluso, al cambio en las prioridades, lineamientos u objetivos del Plan Operativo, lo que
originaría la elaboración de un Plan Operativo Reprogramado.
La Evaluación es un proceso que busca determinar de la manera más precisa y objetiva
posible, la eficacia, eficiencia y efectividad de los Planes Operativos, a la luz de sus
objetivos. Aunque la evaluación suele ser retrospectiva, su objetivo es esencialmente
de planeamiento hacia el futuro.
La información obtenida durante la fase de monitoreo, proporcionará la base necesaria
para el análisis y elaboración del documento de Evaluación del Plan Operativo.
A continuación, se presenta la secuencia lógica de estos procesos:
La gráfica muestra cuatro grandes procesos interdependientes: formulación, ejecución,
monitoreo y evaluación. Considerando que el monitoreo es un proceso permanente en
todo el proceso de planeamiento operativo, éste influye tanto en la etapa de formulación
de los planes, en su ejecución misma y evaluación final. Los productos concretos de estos
procesos, son el Plan Operativo para el caso de la formulación, y el informede Evaluación
de Planes para el caso del proceso de evaluación.
El Plan Operativo Reprogramado es un documento de gestión, que se origina por el
cambio en las prioridades, lineamientos u objetivos del Plan Operativo, producto de
las acciones de monitoreo. En este sentido, las conclusiones y recomendaciones de
los Informes de Monitoreo y de la Evaluación, sirven de insumo para formular los Planes
Operativos Reprogramados y/o los Planes Operativos de los próximos años.
1. MONITOREO EN EL PROCESO DE GESTION DE PROYECTOS
El monitoreo es el seguimiento sistemático y periódico de la ejecución de una actividad o
proyecto para verificar el avance en la ejecución de la Meta Física (eficacia), la adecuada
utilización de recursos para lograr dicho avance (eficiencia) y la consecución de los
objetivos planteados durante el proceso de ejecución (efectividad), con el fin de detectar,
oportunamente, deficiencias, obstáculos y/o necesidades de ajuste.
El monitoreo se debe constituir no sólo como un instrumento de control
administrativo (control de actividades, metas y presupuesto), sino como una herramienta
de gestión que permita tomar decisiones estratégicas sobre la base de una análisis del
entorno y observación del avance y/o Cumplimiento de los objetivos propuestos en el
Plan.
El monitoreo emite un juicio de valor sobre todas las actividades programadas en el Plan,
especialmente, aquellas que se consideran esenciales, según la prioridad de cada
Instancia.
2. TIPOS DE MONITOREO EN EL PROYECTO
2.1 Monitoreo de resultados
Este monitoreo estará basado en las actividades, productos e indicadores estipulados en
el marco lógico del proyecto. Para cada actividad se establecerá una línea base en el
primer año del proyecto, y luego se establecen las metas anuales, y los medios de
verificación.
Debido a la naturaleza de las metas y actividades, el medio de verificación son los
informes trimestrales y anuales de ejecución del proyecto, así como los informes de
evaluación de medio término y al final del proyecto. Se prevé la contratación de estudios
específicos para el caso de indicadores complejos.
Cuando se requiera realizar ajustes a los indicadores de ejecución del proyecto, las
Entidades Ejecutoras elaborarán las propuestas de cambio fundamentadas, para
discusión con las instituciones financiadoras nacionales o internacionales.
Una vez consensuados con la entidad financiera, se solicitará la no objeción de dichos
cambios. Para aquellos casos de cambios de líneas de algunas actividades, Entidad
Ejecutoras tienen la facultad de hacer sus reprogramaciones.
2.2 .Monitoreo de desempeño
El monitoreo del Proyecto se hará en forma coordinada entre la entidad financiera, las
entidades Ejecutoras Nacionales, así como las diferentes instancias que operan el
Proyecto, en coordinación con las comunidades locales. Se propone llevar a cabo
anualmente (al final del año) una revisión del proyecto de inversiones vigente y el plan
de trabajo del siguiente año.
Como resultado de dicha revisión se acordarán las medidas pertinentes para cumplir con
las metas del Proyecto durante el año siguiente. Como parte del monitoreo de
desempeño, la entidad ejecutora preparará y difundirá informes trimestrales que muestren
el avance en la ejecución del Proyecto y los resultados obtenidos a la fecha.
2.3 Monitoreo del Impacto del Proyecto
El impacto causado por los componentes del proyecto deberá ser monitoreado por las
instancias de participación, organizaciones locales y proyectos de cooperación existentes
en la zona de influencia. Los subcomponente sobre capacitación y asistencia
técnica, construcción de infraestructura productiva e implementación de cultivos o
plantaciones agrícolas. Estos deben ser monitoreados.
3. METODOLOGIA DE MONITOREO
Para la ejecución del proceso de monitoreo se realizaran las siguientes actividades a
desarrollarse: Conformar un equipo de trabajo para el seguimiento de los planes
operativos, Elaboración del Plan de Monitoreo (matriz de monitoreo y evaluación),
Levantamiento y análisis de información, Elaborar el informe de monitoreo
correspondiente (avance físico y financiero, logros, problemas encontrados y medidas
correctivas).
3.1 Conformación del Equipo de Trabajo
Se debe designar, a nivel de entidades ejecutoras o financiadoras, un equipo de trabajo
conformado por especialistas cuyo trabajo esté relacionado con el monitoreo y trabajo de
campo. El número de miembros por equipo lo definirá cada Instancia en función a
su población objetivo, geografía y disponibilidad de recursos. Es importante que sus
miembros conozcan la realidad de su zona y se les asegure cierta permanencia en
susfunciones, y así, garantizar la continuidad del trabajo de monitoreo.
Este equipo deberá estar involucrado en todas las fases de la planificación operativa,
especialmente en la formulación del Plan Operativo, especialmente, en la matriz de
monitoreo y evaluación. Sus miembros son responsables del seguimiento de todas las
actividades, proyectos y metas del Plan, la definición de la muestra a evaluar (trabajo de
campo), el ajuste de las técnicas, las metodologías e instrumentos que se van a emplear,
así como de la elaboración de los Informes de evaluación del Plan.
3.2 Revisión del Convenio con la entidad Financiadora
El proyecto financiado por la comunidad internacional, Gobiernos Autónomos
Departamentales, Gobiernos Municipales y Unidades Desconcentrada del Ministerio de
Desarrollo Rural y Tierras existe un convenio marco que rige las relaciones con ese
donante y que cubre más de un proyecto.
El supervisor del proyecto debe familiarizarse con ese convenio para asegurar el
cumplimiento de todas sus especificaciones, las que se han aprobado y firmado por el
representante legal. Los convenios tienen cláusulas específicas en lo referente a las
transferencias de los fondos, las estructuras para la ejecución de proyectos,
el personal del proyecto, adquisiciones de insumos, relaciones con contrapartes
nacionales, participación del donante en diferentes etapas, requisitos de presentación de
informes, etc.
Estos son todos elementos cruciales a ser considerados por el fiscalizador del proyecto
cuando se definen los planes de acción y cuando se monitorea su ejecución.
3.3Formulación de plan operativo
Una vez revisado el documento del proyecto se debe elaborar un plan operativo que
abarque el período del proyecto en su totalidad. Esto significa que hay que delinear las
actividades requeridas para lograr los resultados esperados, indicando su secuencia y
cronograma y definiendo las fechas en que deben
Alcanzarse los resultados indicados. Un plan operativo simplificado y condensado se
puede organizar de la siguiente manera:
CUADRO No 4 MATRIZ DE PLAN OPERATIVO DE UN PROYECTO
1. ANALISIS DE RESULTADOS
El análisis de los resultados del monitoreo supone, básicamente, comparar los datos
obtenidos en el campo con los informes de avance físico y financiero presentado por la
entidad ejecutora y el documento del proyecto en ejecución. Todo esto se puede expresar
mediante cuadros y diagramas. Por lo general, los cuadros y gráficos resultan más fáciles
y rápidos de interpretar, e ilustran claramente la comparación de los objetivos y resultados
planteados en el proyecto.
CUADRO No 8 ANALISIS DE RESULTADOS
En este caso la ejecución financiera, es decir, el costo alcanza 14,8%, esta cifra puede
obedecer a las deficiencias a problemas o situaciones inherentes al proyecto, como su
organización, sus sistemas administrativos, el cambio de los coordinadores o
la escasez de personal para operativizar el proyecto. También existe la posibilidad de que
haya resultados decepcionantes, como demoras, o sobre costos, que pueden darse a
situaciones o cambios en el entorno del proyecto, como trastornos políticos, desastres
naturales, leyes nuevas o inflación creciente. Estos últimos factores se relacionan con
las hipótesis y la evaluación de riesgos que deben examinarse en la fase de concepción
del proyecto.
Con respecto a los problemas se debe determinar las causas de las variaciones
observadas en el cumplimiento de los resultados y objetivos propuestos. Se deberá
consignar en detalle, los puntos críticos y problemas presentados durante el proceso de
ejecución de actividades, a nivel de avance físico y financiero.
Cada obstáculo y/o limitación presentada durante el proceso de ejecución, deberá
vincularse con los objetivos institucionales, identificando el grado de atraso o impedimento
para su cumplimiento, de ser posible proyectar el alcance institucional
2. LA PROPUESTA DE MEDIDAS CORRECTIVAS
En función de los resultados del análisis, el jefe de proyecto o el supervisor puede optar
por proponer medidas correctivas, mejorar el diseño del proyecto o rectificar la asignación
de recursos. Tal vez hacer reajustes en el marco operativo o la asignación de
responsabilidades. Los resultados del monitoreo ayudarán a justificar dichas medidas.
3. ELABORACION DE INFORMES
Los resultados de monitoreo deben incorporarse en informes periódicos y tenerse en
cuenta al formularse nuevos planes de trabajo. Los informes siempre deben relacionarse
con el documento del proyecto y con la matriz de Marco Lógico presentada en dicho
documento. Hay dos temas básicos que se deben tratar en los informes: a) la ejecución
técnica — en relación con el plan operativo anual, y con énfasis en el nivel de resultados
esperados, más que en los niveles de actividades y tareas; b) la ejecución financiera —
en relación con el presupuesto y, concretamente, con los costos previstos para alcanzar
los resultados esperados y realizar las actividades.
La entidad ejecutora debe presentar los siguientes informes: Informe de avance del
proyecto (avance de la ejecución de las actividades y el logro de los resultados) y avance
de los hitos contractuales
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Sobre los Autores
MARIO CONCHA MACHACA