UNIVERSIDAD NACIONAL AUTÓNOMA

DE MÉXICO

“IMPLEMENTACIÓN DE MANUALES DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS EN EL

DEPARTAMENTO DE COMPRAS DE UNA EMPRESA DEL RAMO
FARMACÉUTICO”

CUAUTITLAN IZCALLI, EDO. DE MEX. OCTUBRE 2010.

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 FACULTAD DE ESTUDIOS SUPERIORES CUAUTITLAN
UNIDAD DE ADMINISTRACION ESCOLAR
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¡!\1. T T.'
DEPARTM~O DE EXAMENES PROJf ~ l} L ~t r: ~ S
SUPERIORES cUAtmn.~ t~

PROBATORIOS

DRA. SUEMI RODRIGUEZ ROMO

DIRECTORA DE LA FES CUAUTITLAN
PRESENTE DEPARTAMENTO ~
EXAMENES PROfESIONAlES
ATN:L.A. ARACELI HERRERA HERNANDEZ
Jefa del Departamento de Exámenes
Profesionales de la FES Cuautitlán.

Con base en el Art. 28 del Reglamento General de Exámenes, nos permitimos comunicar a usted que
revisamos la Tesis:

1 mp 1 e me n t a c j 6 n d e Ma n 11 a 1 e s d e p olí tic a s y pro C e d i mi e n t o S

e n e 1 De par a t a me n t o d e e o mp r a s en)) n a .p e s a del RGI ID o
Em r

farmacéutico

Que presenta -4-Pasartte S o fía Vi a n e y va z q ti e z eo ron a

Con número de cuenta:--D..9.B 2 35 2 O -1 para obtener el título de:

Licenciada en Admjnistraci6n

Considerando que dicho trabajo reúne los requisitos necesarios para ser discutido en el EXAMEN
PROFESIONAL correspondiente, otorgamos nuestro VOTO APROBATORIO .

VOCAL ·M T Regillo QnirQb Sgli¡;

SECRETARIO

lerSUPLENTE L.A. Alfredo Carrillo Vergara.

2° SUPLENTE L.C. Gustavo Armando Rodríguez

 Mis más sinceras gracias a mi familia, compañeros, a mi pareja y a todos

aquellos que se involucraron con la elaboración de este trabajo, compartiendo de

alguna forma mis desvelos y tribulaciones, a quienes consideran que es un logro

digno de reconocimiento que me permitirá buscar nuevas oportunidades y a quienes

siempre tuvieron para mi actitudes y palabras de impulso y aliento.

Un agradecimiento especial a la Universidad Nacional Autónoma de México,

a la FES Cuautitlán por permitirme ser parte de la Máxima Casa de Estudios, y a los

Profesores que con sus conocimientos y experiencias dirigieron y alentaron mis

esfuerzos, participando activamente con su cooperación e interés que siempre

tuvieron lo cual me permitió llevar a buen término mi tesis.

Pero sobre todo agradezco a Dios, que me brindó la oportunidad de

concluir este ciclo de mi vida.

A LA UNIVERSIDAD NACIONAL AUTÓNOMA DE MÉXICO.
Por existir como una institución autónoma y patrimonio nacional, lo cual me
permitió hacer mi formación profesional y tener el orgullo eterno de ser parte de su
comunidad.

A LA FACULTAD DE ESTUDIOS SUPERIORES CUAUTITLÁN.

A la Facultad, parte integrante de la Universidad Nacional Autónoma de
México, que me otorgó sus instalaciones y servicios indistintamente para adquirir
los conocimientos inherentes a la carrera, gracias por enseñarme que con
perseverancia se logran las cosas más difíciles de la vida.

A MI JURADO.
M. A. José Filemón Mondragón Domínguez.
M. T. Regino Quiroz Solis.
L. A. José Félix Pérez Rivera.
L. A. Alfredo Carrillo Vergara.
L. C. Gustavo Armando Rodríguez Medina.
Agradezco a cada uno de los profesores que integran el Jurado, por su apoyo,
tiempo y dedicación para la realización de este trabajo.

A MI ASESOR.
Por todo el tiempo y dedicación que mostró durante la realización de este
proyecto, por su profesionalismo, por sus conocimientos, por apoyarme desde el
inicio, ya que sin usted no hubiera sido posible la culminación de este sueño.
A DIOS
Gracias Señor, por dejarme conocer la vida y por todo lo que con ella viene.

A MI MADRE
Te doy las gracias por confiar en mí, por permitirme ser yo misma, por
mostrarme la fortaleza que una sola persona puede tener en sí misma, por darme
ánimos, y sobre todo por creer en mis capacidades y darme el apoyo para
convertirme en una mujer profesional al enseñarme que con coraje y dedicación los
imposibles se vuelven posibles, porque este último paso es la culminación de todos
esos años de esfuerzo compartido que juntas vivimos.
Con amor, admiración, respeto y agradecimiento.

A MIS ABUELOS
Gracias por darme los cimientos de la vida y por sus sabios consejos, este
trabajo está dedicado a ustedes.

AL SR. ERNESTO DEL MORAL

Gracias por su confianza y apoyo incondicional que siempre me ha brindado.

A MIS HERMANOS
Por ser parte importante en mi vida, por estar conmigo y compartir todos los
momentos de mi existencia.

A MI PAREJA
Gracias al impulso que le diste a mí ser para realizar este proyecto, el cual
postergue durante mucho tiempo.
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ÍNDICE

Planteamiento del Problema…………………………………………………...1

Objetivo General…………...…………………………………………………..1
Hipótesis……………………………………………………………………….1
Justificación de la Investigación……………………………………………….2
Metodología de la Investigación……………………………………………….2
Introducción……………………………………………………………………3

CAPÍTULO 1. ASPECTOS GENERALES DE ADMINISTRACIÓN

1.1 Introducción a la Teoría Administrativa………………………………………5

1.2 Definición de Administración…………………………….……...……………7
1.3 Proceso administrativo……………………....………….……………………..9
1.4 Empresa…………………………………………………...…………………14
1.5 Planeación Estratégica……………………………….……..………………..20

CAPÍTULO 2. MANUALES ADMINISTRATIVOS.

2.1 Concepto……………………………………………….……………….....…24
2.2 Objetivos de los Manuales…………………………..……...………..……....24
2.3 Beneficios de los Manuales……………………………….…….……...…....25
2.4 Tipos de Manuales………………………………………………….….…….26
2.5 Manual de Políticas………………...….……………………….…………....30
2.6 Manual de Procedimientos……………...…………………………………...33
2.7Formato e índice del Manual de Políticas…………………………………….36
2.8Formato e índice del Manual de Procedimientos…………...………………..45
CAPÍTULO 3. ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS

3.1 Concepto de Administración de Inventarios……………………........………59

3.2 Concepto de Inventario……………………………………………….……...60
3.3 Objetivo de un inventario…………………………………...…….…...…….60
3.4 Funciones del Inventario……………………………………….…………….61
3.5 Tipos de Inventario……………………………………………….………….63
3.6 Clasificación de los inventarios………………………….…………………..65
3.7 Costos en los inventarios……………………………….……………………67
3.8 Control de Inventario………………………………….……………………..70
3.9 Técnica ABC………………………………………………………………...80
3.10 Modelo básico de cantidad económico de pedido………………….………85

CAPÍTULO 4. COMPRAS

4.1 Definición de Compras………………………………………...……………...90

4.2 Importancia de la función de Compras…………………….…...…………..…90
4.3 Objetivos……………………………………………..……….….......………..91
4.4 Clasificación de las Compras………………………………….……….......….92
4.5 Tipos de Compras…………………………………………….…………...…..93
4.6 Secuencia del Procedimiento de Compras…………………….………...…….96
4.7 Procedimiento para la realización de Compras……………….……...………..98
4.8 Políticas de Compras……………………………………….……...………....105
4.9 Ética en las Compras………………………………………....………………106
4.10 Compras en el extranjero………………………………….….…………….107
CAPÍTULO 5. DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA

5.1 Historia……………………………….………………………………………128
5.2 Visión……………………………….………………………………………..130
5.3 Misión……………………………….………………………………………..130
5.4 Filosofía……………………………….……………………………………...130
5.5 Valores……………………………………………………………………….131
5.6 Productos……………………………………………………….…………….132
5.7 Organigrama………………………………………….………………………141
5.8 Problemática actual de la empresa……………………………….…………..142

CAPÍTULO 6. CASO PRÁCTICO

6.1 Manual de Políticas para el departamento de Compras…………….………..145

6.2 Manual de Procedimientos para el departamento de Compras……….……...163

CONCLUSIONES………………………………………………………………191

BIBLIOGRAFÍA………………………………………………………………..194
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Pet´s Pharma de México es una empresa 100% Mexicana, cuenta con 10 años
en el mercado farmacéutico-veterinario, sin embargo presenta un ineficiente proceso
de compras, un inadecuado abastecimiento de materiales y un alto porcentaje de
incumplimiento en los objetivos institucionales, dichos inconvenientes se generan
gracias a la falta de un puente en la comunicación organizacional llamado: Manuales
de Procedimientos y Políticas.

OBJETIVO GENERAL

Establecer manuales de procedimientos y políticas que contribuyan a la

correcta ejecución de las labores asignadas al departamento de compras de la
empresa Pet´s Pharma de México, S. A. de C. V. originando procesos responsables
en el trabajo y el cumplimiento de los objetivos institucionales.

HIPÓTESIS

Al implementar los Manuales de Procedimientos y Políticas dentro del

Departamento de Compras de la empresa Pet´s Pharma de México, S. A. de C. V. se
incrementará la sistematización de labores en el área y se agilizará el proceso de
toma de decisiones.

~1~
JUSTIFICACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN

La presente investigación se llevara a cabo para dar a conocer la importancia

de los manuales de políticas y procedimientos en el departamento de compras en la
empresa Pet´s Pharma de México, S. A. de C. V., ya que, en dichos manuales se
explica de manera detallada los procedimientos y políticas dentro de la organización
para evitar errores cometidos por parte del personal del departamento de compras.

METODOLOGÌA DE INVESTIGACIÒN

Los métodos de información bibliográfica para la investigación son aquellos

que permiten al usuario utilizar la información registrada en determinados
documentos, para llevar a cabo su propia investigación, la utilización de instrumentos
bibliográficos en el desarrollo de cualquier investigación es absolutamente
imprescindible, ya que son los hilos que permiten localizar y seleccionar la
información precisa entre toda la masa documental.
La investigación será bibliográfica ya que es el primer y último paso de la
investigación general y no se limita a un período determinado del proceso
investigador, sino que se acompañaran durante todo el tiempo que dure la
investigación.

~2~
INTRODUCCIÓN

Las Organizaciones fueron creadas por el hombre con el fin de satisfacer

múltiples necesidades, haciendo uso de distintas técnicas para lograr un objetivo
común.

La ciencia administrativa ha desarrollado un gran número de técnicas que

coadyuvan a lograr una adecuada sistematización, tanto de nivel estratégico,
administrativo y operativo. En este estudio nos enfocaremos propiamente a los
Manuales de Políticas y Procedimientos, como instrumentos importantes de
comunicación de toda organización.

Los manuales Administrativos son documentos escritos que concentran en

forma sistemática una serie de elementos administrativos con el fin de informar y
orientar la conducta de los integrantes de la empresa, unificando los criterios de
desempeño y cursos de acción que deberán seguirse para cumplir con los objetivos
trazados.

Dentro de los manuales se encuentran incluidas las normas legales,

reglamentarias y administrativas que se han ido estableciendo en el transcurso del
tiempo y su relación con las funciones, procedimientos y la forma en la que la
empresa se encuentra organizada.

Los manuales de políticas y procedimientos son considerados como uno de los

elementos más eficaces para la toma de decisiones en la administración, ya que
facilitan el aprendizaje y proporcionan la orientación precisa que requiere la acción
laboral en cada una de las unidades administrativas que conforman a la empresa,
fundamentalmente a nivel operativo y/o de ejecución, pues son una fuente de
información que trata de orientar y mejorar los esfuerzos de sus integrantes para
lograr la adecuada realización de las actividades que se le han encomendado.
~3~
CAPÍTULO 1. ASPECTOS GENERALES DE LA
ADMINISTRACIÓN.

~4~
CAPÍTULO 1. ASPECTOS GENERALES DE LA ADMINISTRACIÓN.

1.1 INTRODUCCIÓN A LA TEORÍA ADMINISTRATIVA.

Toda empresa para lograr sus objetivos requiere de herramientas administrativas

para crecer y desarrollarse correctamente. Bajo esta visión el estudio de la teoría
administrativa actual cobra mucha importancia, y para llevarla a cabo se requiere
entender las diferentes corrientes de pensamiento que la han nutrido de conceptos,
teorías y sistemas, desde el enfoque clásico desarrollado por ingenieros hasta las
contribuciones de sociólogos, psicólogos, economistas y demás profesionales de las
ciencias sociales que hicieron posible el enfoque de sistemas y contingencias, mismo
que representa al de más reciente aparición.

La evolución de la teoría general de la administración se presentará

esquemáticamente de manera esencial y con sus principales representantes:

Enfoque Clásico. Los primeros en sistematizar un conocimiento administrativo,

elaborar métodos para entender la organización y mejorar su productividad fueron
Frederick Winslow Taylor (1856-1915) y Henry Fayol (1841-1925).

Enfoque Humanístico. George Elton Mayo modificó la concepción de la

administración al afirmar en sus estudios de la Western Electric: “la productividad no
es un problema de ingeniería, sino un problema humano”. Por este motivo, el
enfoque se denomina también teoría de las relaciones humanas.

Enfoque Estructuralista. Max Weber es el iniciador del modelo burocrático de la

administración, que incorpora el elemento de la racionalidad y legalidad al trabajo de
las organizaciones. Una burocracia debe manejarse por normas escritas, con una
división sistemática del trabajo y fijar reglas para el desempeño en cada cargo.

~5~
 Enfoque Neoclásico. La escuela neoclásica destaca en la práctica de la
administración, en el logro de objetivos y resultados. Su valor radica en recuperar las
aportaciones de los clásicos de la administración pero con una perspectiva ecléctica,
es decir, tomar lo bueno de cada una de las aportaciones. El autor neoclásico más
conocido es: F. Drucker.

Enfoque Conductista. Dos nombres sobresalen en esta corriente: Douglas

McGregor y Abraham Maslow. Dieron una nueva orientación a partir del
comportamiento del ser humano. ¿Qué motiva a los seres humanos?, ¿Cuáles son las
necesidades que todo individuo posee?, ¿Qué hace que un trabajo tenga significado?,
¿Qué estilo de administración es el más adecuado en las organizaciones? Estas y
otras preguntas son el tema principal de estos análisis.

Enfoque Cuantitativo. Aparece como una necesidad indispensable en la

objetividad. Las organizaciones requieren medir, evaluar y precisar un fenómeno. No
es igual decir “creo que es una buena inversión” a “¿Cuál es el rendimiento de este
proyecto?”. No es lo mismo afirmar “la rotación y el ausentismo han disminuido” a
mencionar “los índices de rotación disminuyeron en un por ciento”. Los dos
promotores de este enfoque proceden de disciplinas científicas, ellos son: Herbert A.
Simon y J. Von Newman.

Enfoque de Sistemas. Este enfoque analiza una realidad de manera global. Su

aportación consiste en destacar la interdependencia entre las partes que conforman
una organización. Ludwing von Bartalanffy, Daniel Katz y Robert L. Kahn han
aportado a la administración su visión de sistemas. Es un enfoque totalizador que
aparece en la década de los años cincuenta. En dicho enfoque se parte de la
identificación de variables o componentes y se descubren sus múltiples y en
ocasiones complejas relaciones.

~6~
1.2 DEFINICIÓN DE ADMINISTRACIÓN

Cuando pensamos en administración, las ideas más frecuentes que asociamos

son: autoridad, decisiones, empresa, utilidades, consumidores, servicios, planeación
u objetivos, para conocer lo que significa la palabra “Administración” analizaremos
los elementos que la integran empezando con la definición etimológica.

La palabra administración viene del latín ad “dirección para, tendencia para” y

minister “subordinado u obediencia”, y significa, aquél que realiza una función bajo
el mando del otro, es decir, aquel que presta un servicio a otro.
Esta definición etimológica ha sufrido una transformación enorme con el paso
del tiempo, por ello es viable presentar diversas definiciones de administración, para
elaborar una propia.

H. Fayol. “Administrar es prever, organizar, mandar, coordinar y controlar”.

J. A. Fernández Arenas. “Es una ciencia social que persigue la satisfacción de
objetivos institucionales por medio de una estructura y a través del esfuerzo
humano coordinado”
Koontz y O` Donnell. “La dirección de un organismo social, y su efectividad
en alcanzar sus objetivos, fundada en la habilidad de conducir a sus
integrantes”
G. P. Terry. “Consiste en lograr un objetivo predeterminado mediante el
esfuerzo ajeno”
A. Reyes Ponce. “La técnica que busca obtener resultados de máxima
eficiencia, por medio de la coordinación de las personas, cosas y sistemas que
forman a una empresa”.

~7~
 Analizando las definiciones anteriores, podemos observar elementos que están
presentes o implícitos en todas ellas:

Proceso. Son las funciones más representativas del trabajo

administrativo.
Objetivo. El fin de la administración es alcanzar los objetivos
organizacionales.
Recursos. La administración implica el adecuado manejo de los recursos
de la organización.
Trabajo en equipo. La administración es una tarea de coordinación de
actividades que encauza el esfuerzo individual y colectivo.

Por lo consiguiente llegamos al siguiente concepto: Administración es el

proceso de diseñar y mantener un entorno en el que, trabajando en equipo, los
individuos cumplan eficientemente objetivos específicos.

En este sentido, se puede afirmar que la administración se aplica a todo tipo

de empresa y es llevada a cabo por los administradores de todos los niveles
jerárquicos permitiéndoles generar ganancias y beneficios diversos para la empresa
así como el desarrollo organizacional.

~8~
1.3 PROCESO ADMINISTRATIVO

El Proceso Administrativo es un conjunto de etapas sucesivas a través de las

cuales se efectúa la administración, mismas que se interrelacionan y forman un
proceso integral.

Urwick hace una separación desde un punto de vista conceptual y con el fin de
estudiar, comprender y aplicar mejor la administración en dos etapas a las cuales
llamo: fase mecánica y fase dinámica administrativa.

Dentro de estas dos fases, existen elementos más concretos que hace de cada
uno de ellos un aspecto plenamente específico.

ETAPAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

La fase Mecánica de la Administración se divide en:

Previsión: Responde a la pregunta ¿Qué puede hacerse?

Planeación: Responde a la pregunta ¿Qué se va hacer?
Organización: Responde a la pregunta ¿Cómo se va hacer?

La Fase Dinámica de la Administración se divide en:

Integración: Responde a la pregunta ¿Con qué se va hacer?

Dirección: Se refiere al problema, ver que se haga.
Control: Investiga en concreto ¿Cómo se ha realizado?

~9~
 FASE ELEMENTO ETAPAS
Objetivos
Investigaciones
1. Previsión
Alternativas
Información y supuestos
Políticas
Mecánica Procedimientos
2. Planeación Programas
Presupuestos Pronósticos
Estrategias y tácticas
Funciones
3. Organización Jerarquías
Obligaciones
Selección
Introducción
4. Integración
Desarrollo
Integración de las cosas
Autoridad
Dinámica Comunicación
5. Dirección
Delegación
Supervisión
Su establecimiento
6. Control Su operación
Su evaluación

~ 10 ~
ELEMENTOS DE LA MECÁNICA ADMINISTRATIVA

PREVISIÓN
Consiste en la determinación, técnicamente realizada, de lo que se desea lograr
por medio de una empresa, y la investigación y valoración de cuáles serán las
condiciones futuras en que dicha empresa habrá de encontrarse, hasta determinar los
diversos cursos de acción posibles.

La previsión comprende, tres etapas:

Objetivos. Se Fijan los fines.
Investigaciones. Se refiere al análisis de los medios con que puede contarse.
Alternativas. Trata de la adaptación genérica de los medios encontrados, a los
fines propuestos, para ver cuántas posibilidades de acción distintas existen.

PLANEACIÓN
Se fundamenta en la determinación del curso concreto de acción que se habrá
de seguir, fijando los principios que lo habrán de presidir y orientar, la secuencia de
operaciones necesarias para alcanzarlo, la fijación de tiempos, y unidades, etc.,
necesarias para su realización.

Abarca las siguientes etapas:

Políticas. Principios para orientar la acción.
Procedimientos. Secuencia de operaciones o métodos.
Programas. Fijación de tiempos requeridos.
Presupuestos. Son programas en que se precisan unidades, costos y los
diversos tipos de pronósticos.
Estrategia y táctica. Son los ordenamientos de esfuerzos y recursos para
alcanzar los objetivos.

~ 11 ~
ORGANIZACIÓN
Se refiere a la estructuración técnica de las relaciones, que debe darse entre las
jerarquías, funciones y obligaciones individuales necesarias en una empresa para su
máxima eficiencia.

Se divide en:
Funciones. Es la delimitación de actividades, para lograr el fin general.
Jerarquías. Fijar la autoridad y responsabilidad correspondientes a cada nivel.
Obligaciones. Son las que tienen en concreto cada unidad de trabajo
susceptible de ser desempeñada por una persona.

ELEMENTOS DE LA DINÁMICA ADMINISTRATIVA

INTEGRACIÓN
Se llevan a cabo los procedimientos para dotar al organismo social de todos
aquellos medios que la mecánica administrativa señala como necesarios para su
mejor funcionamiento, escogiéndolos, introduciéndolos, articulándolos y buscando
su mejor desarrollo.

Aunque la integración comprende procedimientos y personas, lógicamente es

más importante las personas, y los elementos administrativos o de mando, única que
contemplan Koontz y O´Donnell bajo el título “Staffing“.

La integración de las personas abarca:

Selección. Técnicas para encontrar y escoger los elementos necesarios.
Introducción. La mejor manera para lograr que los nuevos elementos se
articulen lo mejor y más rápidamente que sea posible al organismo social.
Desarrollo. Todo elemento en un organismo social busca y necesita progresar,
mejorar.
~ 12 ~
DIRECCIÓN
Es impulsar, coordinar y vigilar las acciones de cada miembro y grupo de una
empresa, con el fin de que el conjunto de ellas realice del modo más eficaz los planes
señalados.

Comprende, las siguientes etapas:

Mando o autoridad. Es el principio del que deriva toda la administración y, su
elemento que es la Dirección, estudia como delegarla y como ejercerla.
Comunicación. Es la generación de canales para el intercambio de información
en la empresa, dichos canales deben ser rápidos y eficaces, para lograr que
cada miembro de la empresa tenga la información que necesita para tomar
decisiones y/o realizar sus actividades
Delegación. Es la forma técnica para comunicar a los subordinados la facultad
de decidir sin perder el control de lo que se ejecuta.
Supervisión. Es verificar si las cosas se están haciendo tal y como se habían
planeado.

CONTROL
Se lleva a cabo mediante el establecimiento de sistemas que nos permitan
medir los resultados actuales y pasados en relación con los esperados, con el fin de
saber si se ha obtenido lo que se esperaba, para corregir, mejorar y formular nuevos
planes.

Sus tres etapas son:

Establecimiento de estándares y controles.
Operación de los controles.
Evaluación de Resultados.

~ 13 ~
1.4 EMPRESA

La empresa cumple con una función social muy importante ya que crea fuentes
de trabajo, proporciona bienes y servicios para la satisfacción de los consumidores,
contribuye al bienestar socioeconómico de la región donde se encuentra, propicia la
expansión o el origen de nuevas ciudades, fomenta la investigación y el desarrollo
tecnológico de una región o país, y mediante los productos o servicios promueve
convenios comerciales entre países.

CONCEPTO

Empresa es un término complejo, ya que su concepto tiene diversos enfoques:

económico, jurídico, filosófico, social y se refiere a la acción de emprender una cosa
con un riesgo implícito.
Desde el punto de vista administrativo, la empresa es un grupo social, unidad
productiva, en la que a través de la administración del capital y el trabajo, se
producen bienes y servicios tendientes a la satisfacción de las necesidades de la
comunidad.
Por lo anterior definiremos a la empresa como: Un grupo social en el que, a
través de la administración, del capital y el trabajo en equipo, se producen bienes
y/o servicios para la satisfacción de necesidades de la sociedad.

OBJETIVOS DE LA EMPRESA

Toda empresa debe perseguir valores institucionales, ya que conseguirlos

incide directamente en su desarrollo. Los objetivos de una empresa se clasifican en:
1. Objetivo de servicio.
2. Objetivo económico.
3. Objetivo social.

~ 14 ~
RECURSOS

Para que una empresa pueda lograr sus objetivos, es necesario que cuente con
una serie de recursos que, contribuyan a un funcionamiento adecuado. Es importante
estudiar los recursos de la empresa porque uno de los fines del administrador es la
productividad, es decir, la relación entre la producción obtenida y los recursos
utilizados para lograrla. El administrador siempre deberá evaluar la productividad de
los recursos, mismos que se clasifican en: recursos materiales, técnicos, humanos y
financieros.

Recursos Materiales. Son los bienes tangibles propiedad de la empresa.

Recursos Técnicos. Son aquellos que sirven como herramientas e instrumentos

auxiliares en la coordinación de los otros recursos.

Recursos Humanos. Son trascendentales para la existencia de cualquier grupo

social, de ellos depende el manejo y funcionamiento de los demás recursos. De la
habilidad, fuerza física, inteligencia, conocimientos y experiencia de los recursos
humanos depende el logro de los objetivos de la empresa.

Recursos Financieros. Son los elementos monetarios propios y ajenos con que
cuenta una empresa, indispensables para la ejecución de sus decisiones. Todos los
recursos son importantes para lograr los objetivos de la empresa.

~ 15 ~
CLASIFICACIÓN

El avance tecnológico y económico ha originado la existencia de una gran

diversidad de empresas. Aplicar la Administración más adecuada a la realidad y a las
necesidades específicas de cada empresa es la función básica de todo administrador.
La clasificación de las empresas se conforma de la siguiente manera:

Extractivas. Se dedican a la
explotación de recursos naturales, ya
sean renovables o no renovables.

Industriales. La Manufactureras. Son aquellas que

actividad primordial es la transforman las materias primas en
producción de bienes y/o productos terminados y pueden ser de
servicios mediante la dos tipos:
transformación de - Empresas que producen bienes de
materias primas. consumo final
- Empresas que producen bienes de
producción.

Agropecuarias. Su función es la
explotación agrícola y ganadera.
ACTIVIDAD
O GIRO. Mayoristas. Son aquellas que
realizan compras a gran escala para
vender a otras empresas minoristas,
Comerciales. Son que a su vez distribuyen el producto al
intermediarios entre el mercado de consumo.
productor y el
consumidor, su función Minoristas. Venden producto en
primordial es la compra - pequeñas cantidades, al consumidor.
venta de productos
terminados.
Comisionistas. Se dedican a vender
mercancía que los productores les dan
a consignación, percibiendo por ello
una comisión.

~ 16 ~
 Sin Concesión. Son aquellas que no
requieren, más que en algunos casos
licencia de funcionamiento, por parte
de las autoridades; por ejemplo:
escuelas, hoteles, etc.
Concesionadas por el Estado. Son
Servicio. Son aquellas las empresas cuya índole es de
ACTIVIDAD que brindan un servicio a carácter financiero como por ejemplo:
O GIRO. la comunidad y pueden compañías de seguros.
tener o no fines
lucrativos. Concesionadas no financieras. Son
aquellas autorizadas por el Estado,
pero sus servicios no son de carácter
financiero; por ejemplo empresas de
transporte terrestre, para suministros
de gas y gasolina.
Centralizadas. Conjunto de
organismos de la empresa que están
enlazados bajo la dirección de un
organismo central único, con el objeto
de unificar las decisiones, el mando y
la ejecución.
Desconcentradas. Son aquellas que
tienen determinadas facultades de
decisión limitadas, que manejan su
Públicas. En este tipo de autonomía y su presupuesto.
empresas el capital
Descentalizadas. Son aquellas en las
ORIGEN pertenece al Estado, y que se desarrollan actividades que
DEL generalmente, su competen al Estado y que son de
CAPITAL. finalidad es satisfacer interés general, pero están dotadas de
necesidades de carácter personalidad patrimonio y régimen
social.
jurídico propio.
Estatales. Pertenecen totalmente al
Estado no adoptan una forma externa
de sociedad privada, tiene
personalidad jurídica propia se
dedican a una actividad económica y
se someten alternativamente al
Derecho Público y Derecho Privado.
~ 17 ~
 Públicas. En este tipo de Paraestatales En estas existe la
empresas el capital coparticipación del Estado y los
pertenece al Estado, y particulares para producir bienes o
generalmente, su servicios. Su objetivo es que el Estado
finalidad es satisfacer tienda a ser el único propietario tanto
necesidades de carácter del capital como de los servicios de la
social. empresa.
Nacionales. Cuando los inversionistas
son 100% del país.
ORIGEN Privadas. Lo son cuando
DEL Extranjeras. Cuando los
el capital es propiedad de inversionistas son nacionales y
CAPITAL. inversionistas privados y extranjeros.
la finalidad es
eminentemente lucrativa. Transnacionales. Cuando el capital
es preponderantemente de origen
extranjero y las utilidades se
reinvierten en los países de origen.
Micro. Su capital, Personal Ocupado. En este criterio
número de trabajadores y se establece que una empresa micro es
sus ingresos solo se aquella que cuenta con 1 a 10
establecen en cuantías empleados, pequeña es aquella en la
muy personales, el que laboran 20 a 30 empleados, una
número de trabajadores mediana, si cuenta entre 31 y 100
no excede de 10. empleados y una grande es aquella
Pequeña. Su capital, que se compone de más de 100
número de trabajadores y empleados.
POR SU sus ingresos son muy Producción. En este criterio se
MAGNITUD. reducidos, el número de clasifica a la empresa de acuerdo con
trabajadores no excede de el grado de tecnología que existe en el
30 personas. proceso de producción.
Mediana. Su capital, el Finanzas. El tamaño de la empresa se
número de trabajadores y determina con base en el monto de su
el volumen de ingresos capital.
son limitados y muy Ventas. Establece el tamaño de la
regulares, número de empresa en relación con el mercado
trabajadores superior a 31 que la empresa abastece y con el
personas e inferior a 100. monto de sus ventas. Una empresa es
Grande. Su constitución pequeña cuando sus ventas son
se soporta en grandes locales, mediana cuando sus ventas

~ 18 ~
 cantidades de capital, el son nacionales y grande cuando cubre
volumen de ingresos al mercados internacionales.
año, su número de
trabajadores excede a 100
personas.
Básica. Son aquellas industrias
consideradas como primordiales para
una o más actividades de importancia
para el desarrollo agrícola o industrial
del país.
Semibásica. Producen mercancías
destinadas a satisfacer directamente
las necesidades vitales de la
población.
Económico Secundaria. Fabrican artículos no
comprendidos en los grupos
anteriores.
Nueva. Se dedican a la manufactura o
OTROS fabricación de mercancías que no se
CRITERIOS producen en el país.
Necesarias. Tienen por objeto la
manufactura o fabricación de
mercancías que se producen en el país
en cantidades insuficientes para
satisfacer las necesidades del
consumo nacional.
Sociedad Anónima
Régimen Jurídico. Esta Sociedad Cooperativa
clasificación es de Sociedad de Responsabilidad
acuerdo con el régimen Limitada
jurídico en que se Sociedad en Comandita Simple
constituya la empresa. Sociedad en Comandita por
acciones.
Sociedad en Nombre Colectivo.

~ 19 ~
1.5 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

La planeación estratégica fue creada en la década de los sesenta como

consecuencia de la saturación del mercado y la consecuente disminución del

crecimiento de las empresas. A diferencia de la planeación a largo plazo, que se

basaba en la inferencia de tendencias pasadas, la visión estratégica de esta función

administrativa es “un proceso complejo que presenta muchos aspectos y requiere

tiempo, más que la planeación a largo plazo. (Igor Ansoff, 1998)”.

La planeación estratégica es un proceso sistemático para la dirección

empresarial, misma que basa la estrategia futura de la organización en la evaluación

de alternativas novedosas. En este tipo de planeación no se espera necesariamente

que el futuro sea mejor que el pasado, ni tampoco se supone que este último pueda

extrapolarse, por lo tanto, se requiere un análisis profundo de las expectativas de la

empresa que identifica las tendencias, amenazas, oportunidades y sucesos futuros

que pueden cambiar el entorno de negocios.

Para su implantación la planeación estratégica requiere del proceso que

podemos representar de la siguiente manera:

~ 20 ~
 Expectativas Objetivos

Estrategia

Metas
Metas de Estratégicas
rendimiento
operativo

Programas y Programas y
presupuestos Presupuestos
operativos Estratégicos

Implantación Implantación
por unidades por medio de
proyectos

La planeación estratégica comienza con la generación de expectativas por

parte de la alta dirección de la empresa, las cuales derivan en el planteamiento de
objetivos generales. De ahí surgen las estrategias que posibilitarán su cumplimiento,
y éstas a su vez generan metas de rendimiento operativo y metas estratégicas con sus
respectivos programas y presupuestos, su implantación y control.

En muchos sentidos el éxito o fracaso de una organización es consecuencia de

la eficacia o ineficacia de la planeación estratégica, como el proceso de mantener a
la organización en concordancia y en condiciones óptimas de operación con respecto
a su ambiente externo, a medida que avanza el tiempo.

La planeación estratégica tiene como objetivo fundamental capitalizar las

fuerzas de la organización y las oportunidades ambientales al tiempo que se
minimizan o se evitan las debilidades de la empresa y las amenazas del ambiente
externo.

~ 21 ~
 La planeación estratégica requiere como paso previo un análisis diagnóstico
SWOTs, cuyas siglas en inglés significan: Strenghts (fortalezas), Weaknesses
(debilidades), Opportunities (oportunidades) y Tretas (amenazas).

Este análisis incluye tanto el ambiente interno como el externo de la empresa.

Las debilidades y las fortalezas son internas, mientras que las amenazas y
oportunidades son externas. Los administradores analizan la información obtenida,
aplican su criterio y definen la dirección hacia la cual deben dirigirse. Una vez
definido esto, se desarrolla el proceso de planeación estratégica.

La importancia de la planeación estratégica radica en su ámbito de influencia,

así como su enfoque hacia el desarrollo organizacional y el de todos sus miembros,
mediante el cumplimiento de los objetivos estratégicos definidos por la alta
dirección.

Además la planeación estratégica ubica a la empresa respecto a su medio

ambiente, y por lo tanto, le permite diseñar su futuro contemplando no sólo su
ámbito interno, que puede controlar con relativa certeza y precisión, sino también su
ambiente externo que, aunque no puede controlar, si puede predecir a través de las
técnicas citadas y particularmente, mediante el diseño de permisas y la aplicación
diagnóstica SWOT.

CARACTERÍSTICAS DE LA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA.

1. Sencilla.
2. Comprensible.
3. Flexible.
4. Adaptable para el corto y largo plazo.
5. Generalizada.
6. Cuantificador.
7. Informativa.
8. Organizativa.
9. Evaluativa.
~ 22 ~
CAPÍTULO 2. MANUALES ADMINISTRATIVOS.

~ 23 ~
CAPÍTULO 2. MANUALES ADMINISTRATIVOS.
2.1 CONCEPTO

La ciencia administrativa ha desarrollado un gran número de técnicas que

coadyuvan a lograr una adecuada sistematización, tanto del nivel estratégico, el
administrativo y el operativo, llegando así a los “manuales administrativos”.

Un manual es un documento elaborado sistemáticamente que indicará las

actividades a ser cumplidas por los miembros de un organismo y la forma en que
los mismos deberán ser realizados, ya sea conjunta o separadamente.

2.2 OBJETIVOS DE LOS MANUALES.

En esencia los manuales representan un medio de comunicación de las

decisiones administrativas y de acuerdo con la clasificación y grado de detalle, las
manuales permiten cumplir con los siguientes objetivos:

1. Presentar una visión de conjunto de la organización.

2. Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa, para definir
responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones.
3. Coadyuvar a la correcta ejecución de las labores encomendadas al personal y
propiciar la uniformidad en el trabajo.
4. Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso,
facilitando su incorporación a las distintas funciones operativas.
5. Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzo en la realización del trabajo.
6. Determinar la responsabilidad de cada unidad y puesto en relación con el resto
de la organización.
7. Establecer claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos
niveles jerárquicos que la conforman.

~ 24 ~
 8. Servir como medio de orientación, información a los proveedores de bienes,
prestadores de servicios y clientes con los que interactúa la organización.
9. Proporcionar información básica para la planeación e implantación de
reformas administrativas.
10. Sistematizar la iniciativa, aprobación, publicación e instrumentación de
modificaciones necesarias en la organización.

2.3 BENEFICIOS DE LOS MANUALES.

Los manuales ofrecen una serie de posibilidades que nos reflejan los

beneficios de adoptarlos, entre los que se encuentran:

1. Son una fuente permanente de información sobre el trabajo a ejecutar.

2. Ayudan a institucionalizar y hacer efectivo los objetivos, las políticas, los

procedimientos, las funciones y normas.

3. Evitan discusiones y mal entendidos, de las operaciones.

4. Aseguran continuidad y coherencia en los procedimientos y normas a través

del tiempo.

5. Son instrumentos útiles en la capacitación del personal.

6. Incrementan la coordinación en la realización del trabajo.

7. Posibilitan una delegación efectiva, ya que al existir instrucciones escritas, el

seguimiento del supervisor se puede circunscribir al control por excepción.

~ 25 ~
 2.4 TIPOS DE MANUALES

Existen diversas clasificaciones de los manuales, a los que se designa los

nombres diversos, pero que pueden resumirse de la siguiente manera

Macroadministrativo. Son aquellos que se refieren a dos o más

organizaciones, las cuales pueden formar parte de cualquier grupo
o sector.

Mesoadministrativo. Son los que involucran a todo un grupo o

Por su
sector, o a dos o más de las organizaciones que los componen.
Naturaleza
Microadministrativo. Corresponden a una sola organización, y
pueden referirse a ella en forma general o circunscribirse a alguna
de sus áreas en forma específica.

Manual de Historia del Organismo. Se refiere a la historia de la

organización, como su creación, crecimiento, logros, evolución de
su estructura, situación y composición.

Manual de Organización. Es un documento cuyo propósito es

describir la estructura de funciones, responsabilidad, canales de
comunicación y departamentos de una organización, así como las
Por su
tareas específicas y la autoridad asignada a cada miembro del
Contenido
organismo.

Manual de Políticas. Consiste en una descripción detallada de

los lineamientos a ser seguidos en la forma de decisiones para el
logro de los objetivos. El conocer una organización proporciona
el marco principal sobre el cual se basan todas las acciones.

Manual de Procedimientos. Es la expresión analítica de los

~ 26 ~
 procedimientos administrativos a través de los cuales se canaliza
la actividad operativa del organismo. Este manual es una guía de
cómo hacer las cosas de trabajo al personal.

Manual de Contenido Múltiple. Consisten en combinar dos o

Por su más categorías que se interrelacionan en la práctica
Contenido administrativa, separándose en secciones.

Manual de Puestos. Precisa las funciones, actividades y

operaciones asignadas a un puesto en particular y cómo
ejecutarlas.
Generales. Contienen información global de una organización,
atendiendo a su estructura, funcionamiento y personal.

Por su Ámbito Específicos. Se refieren a un tipo de información en particular, ya

sea unidad administrativa, área, puesto, equipos, técnicas o a una
combinación de ellos.
Manual de Producción. Es un soporte para direccionar y
coordinar los procesos de producción en todas sus fases,
constituye un auxiliar muy valioso para uniformar criterios y
sistematizar líneas de trabajo en áreas de fabricación.

Manual de Compras. Comprende la definición de las

Función operaciones del área de Compras, sirve además de medio
Específica coordinador entre las diversas áreas y de consulta para resolver
conflictos de operaciones de carácter rutinario.

Manual de Ventas. Es un documento que integra información de

los aspectos esenciales y específicos del trabajo y las rutinas de
información comprendidas en el trabajo de ventas.

~ 27 ~
 Manual de Finanzas. Consiste en asentar por escrito las
responsabilidades financieras en todos los niveles de la
administración, contiene numerosas instrucciones específicas a
quienes en la organización estén logrados con manejo de dinero,
protección de bienes y suministro de información financiera.

Manual de Contabilidad. Trata acerca de los principios y

técnicas de la contabilidad. Se elabora como fuente de referencia
para todo el personal interesado en esta actividad. Este manual
puede contener aspectos tales como: estructura orgánica del
departamento, descripción del sistema contable, operaciones
internas del personal, manejo de registros, control de la
elaboración de información financiera, entre otros.

Manual de Crédito y Cobranza. Se refiere a la determinación

por escrito de procedimientos y normas de esta actividad. Entre
Función
los aspectos más importantes que puede contener este tipo de
Específica
manuales están: operaciones de cobranza, control y cobro de las
operaciones de crédito, entre otros.

Manual de Personal. Estos manuales básicamente incluyen

información sobre: prestaciones, servicios y condiciones de
trabajo.

Manual Técnico. Trata acerca de los principios y técnicas de una

función operacional determinada. Se elabora como una fuente
básica de referencia para la unidad administrativa responsable de
la actividad y como información general para el personal
interesado.

Manual de Adiestramiento o Instructivo. Estos manuales

~ 28 ~
 explican las labores, los procesos y las rutinas de un puesto en
particular, son comúnmente más detallados que un manual de
procedimientos. El supuesto en el que se basa este tipo de manual
es que el usuario tiene muy poco conocimiento previo de los
temas cubiertos, también utiliza técnicas programadas de
Función aprendizaje o cuestionarios de auto evaluación para comprobar el
Específica nivel de comprensión del contenido por el usuario

Manual de Sistemas. Instrumento de apoyo técnico que contiene

las bases para el funcionamiento de los sistemas operativos de
cómputo y administrativos, que proporcionan a la organización
una óptica global de su operación e interacción interna y externa

~ 29 ~
2.5 MANUAL DE POLÍTICAS

Es necesario que los administradores de todo tipo de organismo social

determinen las actividades concernientes a cómo deben conducirse las operaciones

bajo su área de responsabilidad. Tales actitudes deben ser comunicadas de manera

constante a través de todos los niveles jerárquicos si se desea que las operaciones se

lleven a cabo de acuerdo a lo planeado, con el propósito de facilitar el cumplimiento

de las responsabilidades de los distintos elementos que participan en el desarrollo de

actividades, es necesario determinar en forma explícita los lineamientos generales

que permitan realizar sus actividades sin tener que consultar constantemente a los

niveles jerárquicos superiores.

Un manual de políticas es un documento que incluye las intenciones o

acciones generales de la administración que es probable que se presenten en

determinadas circunstancias.

Las políticas son descritas por la administración superior y deben ser

comunicadas de manera continua a todos los niveles, deben ser escritas ya que

establecen un marco dentro del cual el personal operativo puede obrar para balancear

las actitudes y objetivos de la dirección superior según convenga a las condiciones

del organismo social.

~ 30 ~
OBJETIVOS DEL MANUAL DE POLÍTICAS

1. Presentar una visión de conjunto de la organización para su adecuada

administración.
2. Precisar expresiones generales para llevar a cabo acciones que deben
realizarse en cada unidad administrativa.
3. Ser instrumento útil para la orientación e información del personal.
4. Facilitar la descentralización, al suministrar a los niveles intermedios
lineamientos claros a ser seguidos en la toma de decisiones.
5. Proporcionar expresiones para agilizar el proceso de toma de decisiones.
6. Servir de base para una constante y efectiva revisión administrativa.

IMPORTANCIA DEL MANUAL DE POLÍTICAS

El conocer las políticas de un organismo social proporciona un marco de

referencia sobre el que se basa toda acción administrativa. Las políticas proporcionan
el antecedente para entender “por qué” las actividades se hacen como son.

Un manual de políticas contiene por escrito las guías básicas para la acción de un
organismo en general o una parte de este.

La importancia de un manual de políticas, radica en que representa un recurso

técnico para ayudar a la orientación del personal. Apoya a declarar políticas y
procedimientos, proporciona soluciones rápidas a los malos entendidos y mostrar
cómo puede contribuir el empleado al logro de los objetivos del organismo.

Por otro lado, el manual de políticas libera a los administradores de tener que
repetir información, explicaciones o instrucciones similares.

~ 31 ~
VENTAJAS DEL MANUAL DE POLÍTICAS

1. Proporciona un panorama general de acción para muchos asuntos, y

solamente los asuntos inesperados requieren la atención de los altos
directivos.
2. Determina el marco de acción dentro del cual el administrador puede operar
libremente
3. Las políticas escritas ayudan a asegurar un trato equitativo para todos los
empleados.
4. Las políticas generan seguridad de comunicación interna en todos los
niveles.
5. El manual de políticas es fuente de conocimiento inicial, para ubicar en su
puesto a nuevos empleados.
6. El manual de políticas facilita el desarrollo de las auditorias
administrativas.

TIPOS DE MANUALES DE POLÍTICAS

Manuales Generales de Políticas. Son aquellos que abarcan todo el organismo

social. Incluye como elemento primario, aquellas disposiciones generales con tipo
fijo, las cuales en forma unilateral las establece cada área a efectos de sus propias
responsabilidades y autoridad funcional.

Manuales Específicos de Políticas. Son aquellos que se ocupan de una función

operacional, un departamento o sección en particular. Se emplea para enfatizar las
políticas básicas, de un área específica, que deben respetarse en sus labores
especializadas.

~ 32 ~
2.6 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.

Una de las mayores oportunidades que existen para reducir duplicidad de

funciones y reducir gastos de oficina, radica principalmente en el aspecto de llegar a
uniformar los procedimientos. Siempre existe una mejor manera de realizar cualquier
tarea y una vez que se encuentra este modo, debe establecerse como el procedimiento
que precisamente ha de seguirse.

El hecho de que no se utilicen de manera uniforme procedimientos para

realizar las funciones respectivas en cada área, es motivo de gran desperdicio de
tiempo y esfuerzo en el trabajo de oficina.

El manual de procedimientos por sus características persigue esa finalidad, es

muy importante que los procedimientos de operación se registren por escrito y se
pongan a disposición del personal en un documento. Este viene a ser una guía del
trabajo que resultará muy valiosa.

Los procedimientos administrativos, son un conjunto de operaciones

ordenadas en secuencia cronológica, que precisan la forma sistemática de hacer
determinado trabajo de rutina.

Los manuales de procedimientos, son instrumentos de información en los

que no se consignan, en forma metódica, los pasos y operaciones que deben
seguirse para la realización de las funciones de una unidad administrativa.

En el manual de procedimientos se describen, además los diferentes puestos o

unidades administrativas que intervienen en los procedimientos y se precisa su
responsabilidad y participación: suelen contener una descripción narrativa que señala
los pasos a seguir en la ejecución de un trabajo con diagramas a base de símbolos

~ 33 ~
para aclarar los pasos, se acostumbra también incluir las formas que se emplean en el
procedimiento de que se trate, junto con un instructivo para su llenado.

OBJETIVOS DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Los manuales de procedimientos están considerados como elementos básicos

para coordinación, dirección y control administrativo, y facilitan la adecuada relación
entre las distintas unidades administrativas de la organización.

Los objetivos del manual de procedimientos son:

1. Presentar una visión integral de cómo opera la organización.
2. Precisar la secuencia lógica de los pasos de que se compone cada uno de los
procedimientos.
3. Precisar la responsabilidad operativa del personal en cada área de trabajo.
4. Describir gráficamente los flujos de las operaciones.
5. Servir como medio de integración y orientación para el personal de nuevo
ingreso, facilitando su incorporación a su unidad orgánica.
6. Propiciar el mejor aprovechamiento de los recursos humanos y materiales.

IMPORTANCIA DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

La importancia del manual de procedimientos es describir, uniformar y

documentar las acciones que realizan las diferentes áreas de la organización y
orientar a los responsables de su ejecución en el desarrollo de sus actividades.

Con el establecimiento de este tipo de manuales se tiende a dar una estructura

más definida de un organismo social, que va a perder su carácter empírico y de
improvisación, para tomar un cuerpo en una serie de procedimientos bien definidos.

~ 34 ~
TIPOS DE MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

Pueden clasificarse en: manuales de procedimientos de oficina y manuales de

procedimientos de fábrica, también pueden referirse:
A tareas y trabajos individuales
A prácticas departamentales, en que se indican los procedimientos de
operación de todo departamento.
A prácticas generales en un área determinada de actividad.

También se puede clasificar de acuerdo a su ámbito de aplicación y alcances en:

Manual General de Procedimientos. Es aquel que contiene información sobre

los procedimientos que se establecen para aplicarse en toda la organización o en más
de un sector administrativo.

Manual Específico de Procedimientos. Son aquellos que contienen información

sobre los procedimientos que se siguen para realizar las operaciones internas en una
unidad administrativa con el propósito de cumplir sistemáticamente con sus
funciones y objetivos.

~ 35 ~
2.7 FORMATO E ÍNDICE DEL MANUAL DE POLÍTICAS

CONTENIDO DEL MANUAL DE POLÍTICAS

Con el propósito de facilitar el cumplimiento de las responsabilidades de los

distintos elementos que participan en el desarrollo de los procedimientos, es
necesario determinar en forma explícita las políticas, criterios o lineamientos
generales, que le permitan realizar sus actividades sin tener que consultar
constantemente

Un manual de políticas no debe contener más que los apartados estrictamente

necesarios para alcanzar los objetivos del manual previstos y para mantener los
controles indispensables, no debe estar sobrecargado de apartados superfluos que
reduzcan considerablemente su valor operativo.

Dentro de los apartados que debe contener son:

1. Índice

2. Introducción
2.1 Objetivos del manual
2.2 Alcance
2.3 Cómo usar el manual
2.4 Revisiones y recomendaciones

3. Organigrama

4. Declaración de Políticas

~ 36 ~
 1. Índice. Es un esquema al que se le puede añadir números o letras del alfabeto
como referencia.
Ejemplo:
1.- Índice
2.- Introducción
2.1 Objetivo del manual
2.2 Alcance
2.3 Cómo usar el manual
2.4 Revisiones y recomendaciones
3.- Organigrama
4.- Declaración de políticas
4.1 Políticas gerencia general
4.2 Políticas, dirección, organización y sistemas.

2. Introducción. Este apartado debe incluir una breve introducción al manual de

políticas. Su propósito es explicar al usuario lo que es el documento, qué se pretende
cumplir a través de él, su alcance, cómo usar este manual y cuándo se harán las
revisiones y actualizaciones.

2.1 Objetivo. Debe contener una explicación del propósito que se pretende
lograr con el manual de políticas. Por ejemplo:
“Informar a todos los departamentos sobre las políticas para proporcionar el
marco principal sobre el que se basan todas las acciones administrativas”.

2.2 Alcance. Debe enfocarse a una explicación breve sobre la que abarca el
manual de políticas. Ejemplo: “El presente manual abarca las políticas que se
observarán en el departamento C”.

2.3 Como usar el Manual. Indica al usuario todo cuanto tiene que conocer
para utilizar el manual.

~ 37 ~
 2.4 Revisiones y Actualizaciones. Esta sección debe indicar con quién debe
hacerse contacto para señalar cambios o correcciones, o hacer recomendaciones
respecto al manual de políticas.

3. Organigrama. En este apartado se representará gráficamente la estructura

orgánica. Ejemplo:
FINANZAS

AUDITORÍA

CONTRALORÍA PRESUPUESTOS TESORERÍA

CONTABILIDAD CONTABILIDAD CRÉDITO Y CAJA

GENERAL COSTOS COBRANZA

4. Declaración de Políticas. En este apartado se presentan por escrito, de manera

narrativa las políticas por cada una de las unidades administrativas.

Desarrollo de Políticas.

Para llevar a cabo la declaración de políticas se sugiere el siguiente método:

1. Formular una lista de políticas por función operacional.

2. Discutir la lista de políticas con los responsables de cada función operacional
para:
• Determinar una lista de las políticas que realmente se requieran.
• Precisar los límites a que llegarán las políticas.
• Determinar una prioridad de políticas para ser detalladas.

~ 38 ~
 • Presentar un borrador de las políticas y discutirlas con los
responsables del departamento correspondiente para su aceptación o
modificación respectiva.
• Aprobación de las políticas por la dirección superior.
• Integrar las políticas al manual conforme éstas vayan siendo
aprobadas.
Descripción narrativa de las Políticas. Es conveniente y recomendable utilizar
textos especializados para describir las políticas. Se recomienda que en la
definición de políticas se centre en los aspectos siguientes:

1. Propósito. Describir de manera general y concisa el fin que se

pretende lograr con el establecimiento de una política.
2. Definición. Precisar los conceptos básicos que se invocan en la
política.
3. Contenido. Describir en orden numérico y de acuerdo a su
importancia los lineamientos específicos necesarios para la
aplicación de la política.
4. Responsables de su Observación. Enunciar las unidades orgánicas
que deben observar las prácticas de las políticas establecidas.

~ 39 ~
Ejemplo de declaración de políticas:

Unidad orgánica: Gerencia de Finanzas.

Título: Presentación de informes financieros.

1. Propósito.
Determinar los criterios necesarios para orientar la presentación de informes
contables y financieros.

2. Definición.
Informe: Instrumento utilizado como una síntesis de los datos observados, que
permitirá la toma de decisiones adecuadas.

3. Contenido
3.1 Formular cada vez los estados financieros siguientes:
 Estado de origen y aplicación de recursos y anexos.
 Estado de flujo de caja de anexos.
 Estado de resultados.
3.2 Elaborar informes especiales, con datos relativos a ciertas áreas de la
empresa, cuando se requieran.

3.3 Elaborar anualmente los siguientes estados financieros:

 Estado de origen y aplicación de recursos con anexos.
 Balances generales y anexos.
 Estado de resultados y anexos.

4. Responsables de su Observación.
 Gerente de Finanzas
 Contador General

~ 40 ~
PREPARACIÓN DEL MANUAL DE POLÍTICAS

El paso inicial para preparar un “Manual de políticas”, es determinar lo que se

desea lograr, una vez determinado el objetivo habrá que ponerlo por escrito; ya que
cada tipo de manual tiene su razón de ser, además todos los manuales administrativos
tienen su propósito en común: “Obtener mejores resultados”.

Para lograr un eficiente manual de políticas, que ayude a llevar a cabo el

trabajo administrativo, conviene analizar con cuidado el “formato” con el que debe
presentarse el manual, ya que de ello depende en gran medida la facilidad de lectura,
consulta y estudio, además de permitir hacer referencias rápidas y precisas, e inspirar
confianza por su apariencia y orden.

El formato de los manuales de políticas puede presentar diferentes

características, dependerá del propósito de los mismos, así como del tipo de material
que forme parte de su contenido, y de las limitaciones del equipo de impresión.

Después de seleccionar el formato, hay que decir cómo numerar las páginas.
Existen tres métodos para numerar las páginas del manual de políticas y son:

Numeración consecutiva de páginas. Es el método más sencillo, pero también

el menos flexible, en éste método las páginas se numeran en orden consecutivo
a partir del número 1.
Numeración de páginas por secciones. Consiste en que, las páginas de cada
una de las secciones se numeran consecutivamente y cada número de página
va precedido por el de la sección y un guión.
Numeración de las páginas por documentos. En este método, se compagina
individualmente cada procedimiento; pueden separarse los números de las
páginas de los números del formato.

~ 41 ~
 Encabezado de Páginas. Consiste en establecer una zona especialmente
demarcada en la parte superior de cada página y debe contener por lo menos la
siguiente información: el título de la política, número de control, unidad orgánica,
fecha de elaboración y vigencia.

Autorización del Manual. Una vez elaborado el manual de políticas y para

poder facilitar su implantación, se recomienda que sea autorizado por las partes que
intervienen como son:
La alta administración, para darle la formalidad y el apoyo necesario.
El responsable de la unidad administrativa que intervino en el proceso de que
se trate, para asegurar su conformidad con la exactitud de su contenido.
La unidad responsable de la elaboración de manuales administrativos, o del
grupo técnico en su caso.
Del consultor externo en su caso.

La indicación de haber sido dada la aprobación del manual por parte de los
órganos competentes es uno de los aspectos que deben siempre aparecer en todo
manual administrativo.

Distribución y Control del Manual. Ya autorizado el manual e impreso se

procede a su distribución y control. Cada ejemplar tendrá un número consecutivo de
identidad a partir del 1 en adelante, de acuerdo a la estructura orgánica del organismo
social.
En la hoja de control se anotará, por su orden, a cada ejemplar de los manuales
de políticas en uso, el puesto de la persona a quién se le asignó, y la clave con el que
se distinguirá toda área emisora.

~ 42 ~
 Ejemplo:
CONTROL DE MANUAL DE POLÍTICAS
Nombre del No. De Unidad orgánica Firma de Fecha Fecha
Usuario manual recibido o entrega Devol.
devolución
Alexis Rodríguez. 3 Depto. De Compras 25-06-2010
María Cedillo 5 Depto. de Producc. 30-06-2010

Revisiones y Actualizaciones
Las políticas se hacen anticuadas, y para mantener su efectividad, deben ser
revisadas periódicamente en forma sistemática para ser modificadas con las
oportunidades y condiciones existentes.
A fin de contrarrestar la obsolescencia, habrá necesidad de planear revisiones y
actualizaciones por parte de la unidad administrativa y responsable.

Las actualizaciones pueden ser:

Actualizaciones Irregulares. Consisten en llevar a cabo actualizaciones de

acuerdo a las necesidades, como cambio de alguna política, eliminación o
reestructuración de las mismas.

Actualizaciones Regulares. Consisten en establecer un programa de

actualizaciones periódicas. Éstas se llevarán a cabo dos veces al año.

~ 43 ~
 Cualquiera que sea la forma de actualización adoptada, todos los
administradores tienen la responsabilidad de revisar y modificar periódicamente la
interpretación de las políticas que afecten a su área, si las revisiones se llevan a cabo
en forma sistemática habrá una comprensión total de tales interpretaciones y de los
cambios que se hubieran incorporado y los jefes, estarán en condiciones de ofrecer
sugerencias para un uso más adecuado de las políticas.

Recomendaciones para la actualización. Desde un punto de vista general, es

conveniente recabar opiniones tanto a favor como en contra de una política existente,
procurando obtener los hechos, analizarlos y aplicar el criterio en la forma imparcial
posible, para ello es necesario llevar registros de todos los cambios hechos en cada
manual, o los cambios no aceptados y las razones. También es necesario conservar
una copia de todas las páginas del manual que se han publicado, junto con notas que
indiquen las fechas en que estuvieron en vigor.

~ 44 ~
2.8 FORMATO E ÍNDICE DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

CONTENIDO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Un manual debe contener solo los elementos estrictamente necesarios para el

logro de los objetivos previstos y para el mantenimiento de los controles
indispensables.

El manual de procedimientos no debe estar sobre cargado de elementos

superfluos que reduzcan considerablemente su valor operativo. La sencillez y la
profundidad deben ser los caracteres que inspiren su programación.

Es muy difícil abarcar en una formula única todos los elementos que deben
aparecer en cada apartado del manual, entre los principales elementos que deben
aparecer son:

1. Índice

2. Introducción
2.1Objetivos del manual
2.2 Alcance
2.3 Cómo usar el manual
2.4 Revisiones y recomendaciones

3. Organigrama
3.1 Sistema de organización (lineal, funcional, etc.)
3.2 Tipo de departamentalización (geográfica, por producto, etc.)
3.3 Amplitud de la centralización y descentralización.
3.4 Relación entre personal con autoridad de línea y asesoría.

~ 45 ~
 4. Graficas
4.1 Diagramas de flujo

5. Estructura procedimental
5.1 Descripción narrativa de los procedimientos

6. Formas
6.1 Formas empleadas (por lo general planeadas y rediseñadas)
6.2 Instructivos de las formas empleadas

A continuación detallare cada uno de estos apartados, con la finalidad de dar

mayor claridad a lo anteriormente citado.

1. Índice
El índice es una lista de los apartados en un manual. Es decir, es un esquema al
que se le puede añadir números o letras del alfabeto como referencia.

Ejemplos:

1.- Índice
2.- Introducción
2.1 Objetivo del manual
2.2 Alcance
2.3 Cómo usar el manual
2.4 Revisiones y recomendaciones
3.- Organigrama
3.1 Interpretación de la estructura organizacional
4.- Gráficas
4.1 Diagramas de flujo.
5.- Forma e instructivos

~ 46 ~
 2. Introducción
Este apartado debe incluir una breve introducción al manual. Su propósito es
explicar al usuario del manual lo que es el documento, el objetivo que se pretende
cumplir a través de él, su alcance, cómo usar este manual y cuándo se harán las
revisiones y actualizaciones.

2.1 Objetivo. Debe contener una explicación del propósito que se pretende
cumplir con el manual. Por ejemplo: “Actuar de manera que las operaciones de
naturaleza repetitiva se realicen siempre en forma sistemática para garantizar una
uniformidad”

2.2 Alcance. Es una explicación breve de lo que abarca el manual de

procedimientos.
Ejemplo: “Este manual abarca procedimientos que se operan en el Departamento de
Compras.

2.3 Cómo usar el manual. Indica al usuario todo cuanto tienen que saber para
utilizar el manual. Ejemplo: “Mantener el manual actualizado y devolverlo cuando
dejen la empresa”

2.4 Revisiones y actualizaciones. En esta sección se indica con quién debe

hacerse contacto para señalar cambios o correcciones, o hacer recomendaciones
respecto al manual de procedimientos.

3. Organigrama
En este apartado se representará gráficamente la estructura orgánica y debe
indicar aspectos como: Sistemas de organización, tipo de departamentalización, tipo
de la centralización y descentralización, relación entre personal con autoridad de
línea y asesoría.

~ 47 ~
 3.1 Sistemas de organización. En esta sección, se indicará el tipo de estructura
organizacional, que el organismo social o la unidad administrativa ha adoptado.
Ejemplo: “El departamento A cuenta con un sistema de organización de tipo
funcional”.

3.2 Método de departamentalización. Es aquí donde debe mencionarse el tipo

de departamentalización. Ejemplo: “El departamento A adoptó el tipo de
departamentalización por funciones, para llevar a cabo el establecimiento de
actividades principales.

3.3 Tipo de centralización y descentralización. En esta sección se hará

indicación sobre la prolongación de la delegación. Ejemplo: “El departamento A
adopta el tipo de centralización “funcional”.

3.4 Relación entre personal con autoridad de línea y asesoría. Es aquí donde
conviene indicar que la organización de línea está envestida por la frente primaria de
autoridad; y el personal asesor que ayuda y apoya al de la línea. Ejemplo: “El
departamento A se pondrá en contacto con la “Unidad de sistemas y
procedimientos”, en todo lo referente a revisiones y actualizaciones de los manuales
administrativos”.

4. Gráficas

En este apartado los procedimientos tienen que representarse de manera gráfica,

siguiendo la secuencia en que se realizan las operaciones de un determinado
procedimiento y/o el recorrido de las formas o los materiales.

La técnica utilizada para representar gráficamente los procedimientos se

denomina “Diagramas de flujo”. Estos son idóneos para representar el flujo de los
pasos de un procedimiento.

~ 48 ~
 Los diagramas de flujo muestran las unidades administrativas que intervienen en
los procedimientos de forma sencilla y accesible en el manual, proporcionando una
descripción sintética de conjunto, que facilita la comprensión de los mismos.

Ejemplo. De diagrama de Flujo.

PRODUCCIÓN ALMACÉN

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#
34 " 6 7
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0 9 # 2

NO
4
2

~ 49 ~
 5. Texto

En este apartado se deberán presentar por escrito, de manera narrativa y

secuencial, cada uno de los pasos que hay que realizar dentro de un procedimiento,
explicando en qué consisten, cuándo, cómo, con qué, dónde y en qué tiempo se
llevan a cabo, indicando las unidades administrativas responsables de su ejecución.

Cuando la descripción del procedimiento sea de tipo general, y por lo mismo

comprenda varias áreas, debe indicarse para cada paso, la “Unidad Administrativa”
responsable de su ejecución.

Si se trata de un procedimiento detallado, dentro de una unidad administrativa,

debe indicarse el “puesto” responsable de la ejecución de cada operación. Se
recomienda codificar los distintos pasos, con la finalidad de facilitar su comprensión
e identificación aún en los casos de varias alternativas en una misma operación.

La redacción de los procedimientos es muy importante. Los manuales de

procedimientos son muy importantes. Los manuales de procedimientos deben ser
directos, concisos y claros. Los usuarios no deben verse obligados a interpretar los
temas ni llegar a obtener conclusiones; sólo necesitan hacer lo que indica el manual.

Recomendaciones para un Texto Eficaz:

- Uso de un verbo al inicio de cada paso u operación.
- Redactar en tiempo presente.
- Suprimir las palabras innecesarias.
- Evitar las incorrecciones.
- Evitar las palabras ostentosas.
- Expresarse con claridad.

~ 50 ~
Ejemplo:

Procedimiento Pago a Proveedores.

Caja
1. Recibe del proveedor factura para su revisión.
2. Elaborar un contra-recibo en duplicado.
3. Anota datos de la factura para su control.
4. Entrega el original del contra-recibo al proveedor.
5. Presenta a la Secretaría de Finanzas para su autorización las facturas de los
proveedores.
6. Elabora una relación de cheques a preparar con base en las facturas.
7. Envía las facturas y contra-recibo al departamento de Contabilidad.

6. Formas

Las formas son realmente un apoyo en el que se pueden recoger, de manera

sistemática y coordinada, datos e informaciones. Su creación se justifica, por tanto si
el trabajo de correlación es facilitado por un diseño uniforme, provistos de
aclaraciones, explicaciones y espacios para la anotación de los datos previstos.

Las formas que se utilizan dentro de un procedimiento deben formar parte del
manual de procedimientos, ya sea intercalándolas en el procedimiento en que se
originan o incluyéndolas como apéndices del mismo. En la descripción de las
operaciones que implique la utilización de formas, deben hacerse referencias precisas
de ésta, utilizando para ello números indicadores.

~ 51 ~
 Para un manejo apropiado de las formas, su diseño debe seguir una secuencia
lógica, se puede organizar en cinco partes:

1. IDENTIFICACIÓN. Consiste en el título y número de la forma y en

ocasiones también el serial.

3. INTRODUCCIÓN. Es la información que prepara la acción inmediata que se

va a tomar.

4. CUERPO. Representa la parte principal de la forma y constituye la acción

que tiene lugar después de la introducción.

5. CONCLUSIÓN. Consiste en firmas de autorización, aprobación u otro dato

concluyente que le da validez formal.

2. INSTRUCCIONES. Pueden ser la explicación de cómo se debe llenar la

forma, la ruta de ésta y sus copias.

~ 52 ~
Instructivo

Las instrucciones para llenar una forma es un apartado necesario que debe
aparecer en todo manual de procedimientos.

Para que esas referencias e instrucciones sean eficaces, tiene que seguir cierto
lineamiento, como el siguiente:

INSTRUCTIVO PARA MANEJO DE FORMAS

ASPECTOS GENERALES
TÍTULO:
OBJETIVO:
ELABORA:
CLAVE:
FUENTE DE INFORMACIÓN
DOCUMENTO (S) BASE:
DOCUMENTO QUE ORIGINA:
MEDIOS DE CONTROL
ELABORACIÓN:
REVISA:
AUTORIZA:
MEDIDA:
DISTRIBUCIÓN DE EJEMPLARES
ORDEN COLOR DESTINO USO
ORIGINAL
DUPLICADO
TRIPLICADO

~ 53 ~
PREPARACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Pueden surgir durante la preparación del manual algunas dificultades al

determinarse funciones y procedimientos por escrito ya que intereses particulares
pueden producir resistencias o desinterés por determinar con éxito el manual, o bien
que no se lleven a cabo las especificaciones en él establecidas. Lo esencial es que el
manual resultante esté a la altura de los propósitos que se desean alcanzar. Es preciso
por ello que se preste atención no solamente a su contenido, sino también a la forma
en que está expuesto refiriéndolo al nivel de preparación de los usuarios.

Para lograr un eficiente manual de procedimientos, conviene analizar

detalladamente el formato con el que debe presentarse, ya que de ello depende en
gran medida facilitar su lectura, consulta, y evaluación, además de inspirar confianza
por su apariencia y orden.

1. El formato de los manuales de procedimientos puede presentar diversas

características, que dependen de la finalidad de los mismos, así como del
tipo de material que forme parte de su contenido, y de las limitaciones del
equipo de impresión.

El método de numeración para la organización del manual puede ser de dos

formas:
• Numérico. Es aquel que se basa sólo en cifras: 00; 01; 02; 03.
• Alfanumérico. Es aquel que utiliza letras y números: 1ª, 1ª, 2B.

2. Después de escoger el formato, hay que decir cómo numerar las páginas.
Hay tres métodos para numerar las páginas de los manuales:

~ 54 ~
 • Numeración consecutiva de páginas. Es el método más sencillo, pero también
el menos flexible en este método las paginas se numeran en orden consecutivo
a partir del número 1.
• Numeración de páginas por secciones. Consiste en que, las páginas de cada
una de las secciones se numeran consecutivamente y cada número de página
va precedido por el de la sección y un guión.
• Numeración de las páginas por documentos. En este método, se compagina
individualmente cada procedimiento; pueden separarse los números de las
páginas de los números del formato: Página 1 de 6, página 5 de 10, para
indicar el número total de páginas del documento completo.

3. Encabezado de página. Consiste en establecer una zona especialmente

demarcada en la parte superior de cada página que contenga la siguiente información:
título del procedimiento, número de página, fecha de publicación.

PROCEDIMIENTO
NÚMERO REVISIÓN UNIDAD ORGÁNICA: PÁGINA DE:

TÍTULO: FECHA FECHA VIGENCIA

ELABORACIÓN:

Los encabezados proporcionan información en un espacio pequeño y

proporcionan al usuario la posibilidad de realizar consultas rápido.

3.1Autorización del manual. Ya elaborado el manual y para poder facilitar la

implantación de éste, se recomienda que sea autorizado por las partes que
intervienen:

~ 55 ~
 • Por la dirección superior, para darle la formalidad y apoyo necesario.
• Del responsable de la unidad administrativa que intervino en el proceso de que
se trate, para asegurar su conformidad con la exactitud de su contenido.
• De la unidad responsable de la elaboración de manuales administrativos, si la
hay, o del grupo de técnicos en su caso.
• Del consultor externo en su caso.

La indicación de haber sido dada la aprobación al manual por parte de los

órganos competentes en uno de los aspectos que deben siempre aparecer en todo
manual administrativo, sirve para darle más formalidad a las disposiciones
contenidas en el mismo.

3.2 Distribución y control del manual. Una vez que un manual ha sido
elaborado, autorizado, e impreso, se procede a su distribución.

4. Control del manual. Es necesario conocer los nombres de los destinatarios

para poder organizar convenientemente la distribución y asegurarse de cada
interesado ha recibido el ejemplar que le corresponde.

Ejemplo de “Hoja de control de distribución de manuales”.

CONTROL DE MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Nombre del No. De Unidad orgánica Firma de Fecha Fecha
Usuario manual recibido o entrega Devol.
devolución
Arturo Pérez H. 2 Depto. De personal 25-06-069

~ 56 ~
 4. Revisiones y Actualizaciones

El valor de un manual y en especial el de procedimientos, depende de la validez

de su información. A un año de su distribución e implantación, el manual perderá
valor, cuando menos un 15 o 20% de la información será inexacta; a dos años de su
implantación cuando menos el 30 o 35% de su contenido será vano y nadie sabrá de
que parte se trata, además de la pérdida de confianza en ese documento.

Las actualizaciones se dividen en:

• Actualizaciones Irregulares. Consiste en llevar a cabo actualizaciones

conforme sean necesarias, cualesquiera que sean las circunstancias la
responsabilidad del encargado del manual es hacer llegar lo más pronto posible
el nuevo material a los usuarios.
• Actualizaciones Regulares. Consiste en establecer un programa de
actualizaciones periódicas. Hay que realizar periódicamente una revisión al
manual, cuando menos una vez al año y, si los apartados cambian con rapidez,
será necesario efectuar esas revisiones dos veces al año.

~ 57 ~
CAPÍTULO 3. ADMINISTRACIÓN DE
INVENTARIOS.

~ 58 ~
CAPÍTULO 3. ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS.

Desde tiempos inmemorables, los egipcios y demás pueblos de la antigüedad,

acostumbraban guardar grandes cantidades de alimentos para ser utilizados en los
tiempos de sequía, escasez o de calamidades ya que dichos depósitos les aseguraban
la subsistencia de la vida y el desarrollo de sus actividades normales, fue así como
surgieron los inventarios.

La base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes y servicios;

de aquí viene la importancia del manejo de inventario por parte de la misma. Este
manejo contable permitirá a la empresa mantener el control oportunamente, así como
también conocer al final del período contable un estado confiable de la situación
económica de la empresa.

3.1 CONCEPTO DE ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS

“Fase de la administración general, mediante la cual se recopilan datos

significativos, analizan, plantean, controlan y evalúan para tomar decisiones
acertadas con la coordinación de elementos de una empresa, para maximizar su
patrimonio y reducir el riesgo de una crisis de producción y ventas, mediante el
manejo óptimo de niveles de existencias de materia prima, productos en proceso y
productos terminados” (Abraham Perdomo Moreno, 2003)”.

ELEMENTOS DE LA ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS

1. Definición de objetivos: inversión, rotación.

2. Establecimiento de políticas: existencia, abastecimiento.
3. Identificar la naturaleza de la demanda (dependiente e independiente).

~ 59 ~
3.2 CONCEPTO DE INVENTARIO

El inventario es el conjunto de mercancías o artículos comprendidos en el

activo circulante, que tiene la empresa para comerciar con aquellos, permitiendo
la compra y venta o la fabricación primero antes de venderlos, en un periodo
económico determinados.

3.3 OBJETIVOS DE UN INVENTARIO

Para muchas firmas, la cifra del inventario es el mayor de los activos

circulantes. Los problemas de inventario pueden contribuir, a las quiebras de los
negocios. Cuando una firma solo falla en que involuntariamente se queda sin
inventario, los resultados no son agradables. Si la firma es una tienda de menudeo, el
comerciante pierde la utilidad bruta de este artículo. Si la firma es un fabricante, la
falta de inventario, podría en casos extremos, hacer que se detenga la producción.
Por el contrario si una firma mantiene inventarios excesivos, el costo de
mantenimiento adicional puede representar la diferencia entre utilidades y pérdidas.
Por tal motivo es importante resaltar los objetivos de un inventario:

Eliminación de irregularidades en la oferta.

Permitir a la organización manejar materiales perecederos.
Proveer o distribuir adecuadamente los materiales necesarios a la empresa.
Colocar a disposición los materiales en el momento indicado, para así evitar
aumentos de costos o perdidas de los mismos.
Satisfacer correctamente las necesidades reales de la empresa.

~ 60 ~
3.4 FUNCIONES DEL INVENTARIO

Una de las funciones primordiales del inventario es: separar y aminorar, ya

que funciona como amortiguador de choques entre las demandas de los clientes y la
capacidad de producción del fabricante, entre los requerimientos de ensambles
finales y la disponibilidad de los componentes, entre los materiales que ingresan
necesarios para una operación y los resultados de la operación precedente, y entre los
procesos de fabricación y la oferta de materias primas. Cabe señalar que existen
diversas funciones de los inventarios entre las que se encuentran:

Mantener una independencia en las operaciones. Un suministro de

materiales en un centro de trabajo permite que el centro tenga flexibilidad en
las operaciones.

Ajustarse a la variación de la demanda de productos. Si la demanda del

producto se conoce con precisión, puede ser posible producir el bien para
satisfacer de manera exacta la demanda. Sin embargo, usualmente, la demanda
no se conoce por completo y es necesario mantener una reserva de seguridad o
de amortiguación para absorber las variaciones.

Permitir una flexibilidad en la programación de la producción. Una

provisión de inventario libera al sistema de producción de la presión de sacar
los bienes. Esto produce plazos más largos que permiten un flujo más
uniforme en la planeación de la producción de tamaños de los lotes más
grandes. Los altos costos de la estructuración favorecen la producción de un
mayor número de unidades una vez realizada la misma.

~ 61 ~
Proveer una salvaguardia para la salvación en el tiempo de entrega de las
materias primas. Cuando se le pide a un vendedor que despache un material,
pueden presentarse demoras por una serie de razones: una escasez de material
en la planta del vendedor, una huelga imprevista en la planta del vendedor, un
pedido perdido o un despacho de material incorrecto o defectuoso.

Sacarle provecho al tamaño del pedido de compra económico. Colocar un

pedido tiene sus costos: trabajo, llamadas telefónicas, mecanográficos y
correo. En consecuencia, cuanto más grande sea el tamaño de cada pedido,
menor será el número de pedidos que debe escribirse. Igualmente, los costos
de envío favorecen los pedidos grandes: cuanto más grande sea el envío,
menor será el costo por unidad.

~ 62 ~
3.5 TIPOS DE INVENTARIO DE ACUERDO A SU CONDICIÓN
FÍSICA

- Inventario de Materias Primas.

- Inventario de Productos En
De Una Empresa Proceso.
Inventario De
Industrial De - Inventario de Productos
Fabricación.
Transformación Terminados.
- Suministros y Repuestos
- Seguridad
De Una Empresa Inventario de
Comercial Mercancías

Inventario de Fabricación. Relación clara, ordenada y valorada de los bienes

corpóreos comprendidos en el activo circulante de una empresa industrial de
transformación por concepto de materia prima, productos en proceso y productos
terminados destinados a la venta.

Inventario de Materia Prima. Comprende los elementos básicos o

principales adquiridos de proveedores diversos que serán sometidos a un proceso de
transformación para obtener al final un artículo terminado.

Inventarios de Productos en Procesos. Son existencias que se tienen a

medida que se añade mano de obra, otros materiales y demás costos indirectos a la
materia prima bruta, la que se llegara a conformar ya sea un sub.-ensamble o
componente de un producto terminado; mientras no concluya su proceso de
fabricación. Una de las características del inventario de producto en proceso es que
va aumentando el valor, a medida que se va transformado la materia prima en
producto terminado como consecuencia del proceso de producción.

Inventarios de Productos Terminados. Comprende los artículos resultantes

de una serie de procesos de transformación y que están listos para su venta. El nivel
~ 63 ~
de inventarios de productos terminados va a depender de la demanda de cada
producto.

Inventarios de Materiales y Suministros. En el inventario de materiales y

suministros se incluye:

Materias primas secundarias, sus especificaciones varían según el tipo de

industria, un ejemplo; para la industria cervecera es: sales para el tratamiento
de agua.
Artículos de consumo destinados para ser usados en la operación de la
industria, dentro de estos artículos de consumo los más importantes son los
destinados a las operaciones, y están formados por los combustibles y
lubricantes, estos en las industria tiene gran relevancia.
Los artículos y materiales de reparación y mantenimiento de las maquinarias y
aparatos operativos, los artículos de reparación por su gran volumen necesitan
ser controlados adecuadamente, la existencia de estos varían en relación a sus
necesidades.

Inventario de Seguridad. Este tipo de inventario es utilizado para impedir la

interrupción en el aprovisionamiento causado por demoras en la entrega o por el
aumento imprevisto de la demanda durante un periodo de reabastecimiento, la
importancia del mismo está ligada al nivel de servicio, la fluctuación de la demanda
y la variación de la tardanza en la entrega.

Inventario de Mercancías. Lo constituyen todos aquellos bienes que le

pertenecen a la empresa bien sea comercial o mercantil, los cuales los compran para
luego venderlos sin ser modificados. En esta Cuenta se mostrarán todas las
mercancías disponibles para la Venta. Las que tengan otras características y estén
sujetas a condiciones particulares se deben mostrar en cuentas separadas, tales como

~ 64 ~
las mercancías en camino, que han sido compradas y no recibidas aún, las
mercancías dadas en consignación, aquellas que son propiedad de la empresa pero
que han sido dadas a terceros en garantía de valor que ya ha sido recibido en efectivo
u otros bienes.

3.6 CLASIFICACIÓN DE LOS INVENTARIOS.

Existen cinco tipos básicos de inventario definidos por la función estos son:

1. De fluctuación. Se conoce también como: Inventario de Seguridad, Inventario

de Amortiguamiento o Inventario de Reserva, son inventarios que se llevan
porque la cantidad y ritmo de las ventas y de producción no pueden predecirse
con exactitud, ya que las ventas están en función de la oferta y la demanda
existente en el mercado.

2. De anticipación. Estos son inventarios hechos con anticipación a las épocas

de mayor venta, a programas de promoción comercial o a un período de cierre
de la planta. Básicamente almacenan horas-trabajo y horas-máquina para
futuras necesidades y limitan los cambios de las tasas de producción.

3. De tamaño de Lote. Con frecuencia es imposible o impráctico fabricar o

comprar artículos en las mismas cuotas que se venderán. Por lo tanto, los
artículos se consiguen en cantidades mayores a las que se necesitan en el
momento; el inventario resultante es el inventario de tamaño de lote.

4. De transportación. Estos existen porque el material debe moverse de un lugar

a otro. El inventario depositado en un camión y que se va a entregar a un
almacén puede estar en camino hasta 10 días. Mientras el inventario se
encuentra en camino, no puede tener una función útil para las plantas o los
clientes; existe exclusivamente por el tiempo de transporte.

~ 65 ~
 5. De protección o especulativo. Se derivan de la compra de grandes cantidades,
de mercancías, cuando los precios están bajos, propiciando que la adquisición
de cantidades extra a un precio reducido disminuya los costos de los materiales
de los artículos para un aumento de precio más tarde.

TIPO FUNCIÓN BENEFICIOS

Ventas incrementadas; flete de
Seguro contra la demanda salida reducido, sustitución del
Fluctuación
inesperada (stock de
de la Demanda producto de mayor valor, servicio al
seguridad)
cliente, de oficina, teléfono, etc.
Tiempos muertos y tiempos extra
Seguro contra los reducidos, materiales substitutos y
Fluctuación
suministros interrumpidos
de la Oferta flete de llegada; ventas
(huelgas)
incrementadas.
Gastos de tiempo extra,
subcontratos, contratos, despidos,
Estabilizar la producción
Anticipación (promociones de seguro de desempleo,
mercado) entrenamiento, desperdicio y
repetición del trabajo, etc.
Descuentos comprados; preparación
Separar las operaciones de equipo, y maquinaria, flete,
Tamaño de Lote de fabricación (proveedor
manejo de materiales, gastos de
vs. Consumidor)
papeleo y de inspección.
Material en tránsito, en un Tener inventario de protección
Transportación almacén de sucursal y en
contra los aumentos de precio.
consignación.
Aumento de las venta, Disminución de los costos de
Inventario de
reducción de los costos,
Protección materiales.
manejo y de empaque.
~ 66 ~
3.7 COSTOS EN LOS INVENTARIOS

Los costos que se ven afectados por cada decisión específica deben ser
determinados al asegurar cuánto inventario tener. Las siguientes clases de costos se
consideran en las decisiones sobre inventarios.

1. Costo de Pedido. Los costos de pedido pueden ser ya sea los de colocar
pedidos de compra para adquirir material de un proveedor o los asociados con
la orden de fabricación de un lote procedente de la planta. Cuando se compra
material, se deben escribir requisiciones de materiales y pedidos de compra, se
deben procesar facturas para pagar al proveedor e inspeccionar los lotes
recibidos y entregar a las áreas de almacenamiento o de proceso. Cuando la
planta ordena un lote manufacturado, se incurre en costos por papeleo, arreglo
de la maquinaria, desperdicio normal de arranque que resulta de la primera
producción del nuevo arreglo y otros costos de una sola ocasión que son
función del número de lotes ordenados y producidos. La suma de todos estos
costos es el costo de pedido para un lote.

2. Costos de Tenencia de Inventarios. Estos costos incluyen todos los gastos en

que incurre la compañía por el volumen de inventario que lleva. Se incluyen
usualmente en el costo de tenencia de inventario, los siguientes costos:

a. Por Obsolescencia. Se incurre en estos costos porque el inventario no

es ya vendible debido a patrones de venta cambiantes y a deseos del cliente.
Este problema es agudo en los artículos de moda, de alta tecnología y en las
industrias de defensa.

b. Por Deterioro. El material que se tiene en inventario puede

humedecerse, secarse, ser ensuciado por el manejo o deteriorado de muchas
otras maneras de modo que ya no se puede vender o usar.

~ 67 ~
 c. Por Impuestos. Muchos estados y municipios tienen impuestos por
inventarios. Algunos se basan en la inversión en inventario en un momento
particular del año, mientras que otros se basan en la inversión promedio en
inventario de todo el año.

d. De Garantía. Los inventarios, como la mayoría de los activos, son

protegidos por un seguro generalmente llevado como parte de otras políticas
de seguros de la compañía.

e. De Almacenamiento. El almacenamiento del inventario requiere de una

bodega con personal de supervisión y operativo, de equipo de manejo de
material, de registros necesarios, etc. No se incurriría en los costos de estos
medios si no hubiera inventarios.

f. De Capital. El dinero invertido en inventarios no está disponible para

ser usado en otras actividades de la compañía y, de hecho, puede ser pedido
prestado a los bancos. El costo de pedir prestado el dinero o el costo de la
oportunidad de inversión perdida por usar este capital en otras áreas de la
compañía debe cargarse a la inversión en inventario como el costo de capital.

3. Costos de Agotamiento de Existencias. Si el material no está disponible

cuando el cliente lo pide, pueden perderse las ventas o incurrirse en costos
extra llamados costos de agotamiento de existencias. El trabajo por procesar
una orden regresada puede ser considerable. El costo de las órdenes regresadas
resulta no sólo del papeleo extra sino también del tiempo gastado por el
personal en los varios departamentos que manejan el documento del pedido
regresado, que recoge y empaca el embarque real y que responde a las
peticiones de los clientes. El costo puede incluir primas elevadas del flete por
la pequeña cantidad de material que se embarca.

~ 68 ~
4. Costos asociados con la capacidad. Los costos relacionados con la capacidad
incluyen los costos por tiempo extra, subcontrataciones, contrataciones,
entrenamiento, despido y ocio. Se incurre en estos costos cuando es necesario
aumentar o disminuir la capacidad o cuando por un tiempo existe demasiada o
muy poca capacidad.

Muchos problemas difíciles surgen al determinar y emplear los costos para

tomar decisiones sobre inventarios. Aun cuando se reconocen los factores
específicos que se han de considerar, los registros contables en la mayor parte de
las compañías no arrojarán la información de los costos requeridos en una forma
de aplicación inmediata y significativa. A estos costos se le aplican dos reglas
básicas:

1. Deben ser realmente costos en efectivo, no costos estándar de

contabilidad.

2. Deben ser costos que se vean realmente afectados por la decisión

específica que se está tomando.

~ 69 ~
3.8 CONTROL DE INVENTARIO.

El adelanto de la ciencia, desde la Segunda Guerra Mundial hasta hoy, ha

desencadenado uno de los desarrollos más estimulantes que jamás tuvo la
administración de los negocios y de las industrias. A la vuelta del siglo pasado
Frederick W. Taylor y otros ingenieros contemporáneos suyos se convirtieron en los
pioneros del pensamiento filosófico, de la administración científica. “Taylor
proporciono el concepto de que la administración puede reducirse a una ciencia
aplicada”, y estableció principios que construyen la base de las prácticas actuales en
la industria y el comercio.

Pero no fue sino hasta estos últimos años cuando los métodos estadísticos y
matemáticos tuvieron un mayor desarrollo y una creciente aplicación en las
decisiones sobre finanzas, producción, ventas, inventarios y otras medidas
administrativas. Este rápido desarrollo dio origen a una tecnología que ha aportado
grandes beneficios, jamás soñados por los iniciadores del movimiento hacia la
administración científica.

El control de los inventarios es una de las actividades más complejas, ya que

hay que enfrentarse a intereses y consideraciones en conflicto por las múltiples
incertidumbres que encierran. Su planeación y ejecución implican la participación
activa de varios segmentos de la organización, como ventas, finanzas, compras,
producción y contabilidad. Su resultado final tiene una gran trascendencia en la
posición financiera y competitiva, puesto que afecta directamente al servicio, a la
clientela, a los costos de fabricación, a las utilidades y a la liquidez del capital de
trabajo.

~ 70 ~
EL PROBLEMA ACTUAL

A medida que crecen los negocios y se trata de administrar en forma cada vez
más científica, los gerentes encuentran más complejos y más grandes sus problemas,
así como una mayor presión en la forma de las decisiones.
Los problemas se hacen más grandes y complejos cuando hay que preguntarse:
¿Qué datos son los necesarios?, ¿Qué técnicas de análisis han de aplicarse? Y ¿Son o
no completos y oportunos los datos?

En la administración de los inventarios encontramos que los niveles de

inversión en los inventarios absorben el porcentaje mayor del activo circulante. En
algunos casos conocidos de empresas que se jactan de una buena organización
algunas de ellas de gran tamaño y con un lugar muy destacado entre nuestras
industrias, se sufre la falta de efectivo por tener excesos en existencias de materiales,
de productos en proceso y de productos terminados.

El control de inventario es importante para la producción de varias maneras.

Primero, el inventario debe ser lo bastante grande para equilibrar la línea de
producción. Segundo, los inventarios de materias primas, productos semiterminados
y productos terminados absorben la holgura cuando fluctúan las ventas o los
volúmenes de producción. Esto conduce a una tercera razón de la importancia del
control del inventario. Los inventarios tienden a proporcionar un flujo constante de
producción, lo que facilita la programación

Para la mayoría de las empresas, la inversión en el inventario representa una

suma importante. Como esta inversión es tan grande, las prácticas administrativas
que den como resultado ahorros en un pequeño porcentaje de los valores del
inventario total, representa grandes ahorros de dinero.

~ 71 ~
 El control de inventarios ciertamente merece la atención de la alta dirección de
una empresa; especialmente cuando se encuentra ésta en una etapa de crecimiento y
de expansión de sus actividades en el mercado.

ELEMENTOS DEL CONTROL DE INVENTARIOS.

Definir Objetivos. Los objetivos ya fijados por la compañía deben actualizarse,

ya que constituyen una base administrativa que debe ser constantemente revisada
debido a las variantes que presentan en su desarrollo. No pueden darse modelos, ya
que cada empresa tiene una organización distinta y sus capacidades económicas así
como sus facilidades de ventas y de producción, son diferentes. Sin embrago, se
mencionan a continuación algunas que sí son comunes para la mayoría de las
empresas:

a) Tener el mínimo de inversión en existencias, en materias primas y partes

componentes, en materiales en proceso y en productos terminados.

b) Mantener el nivel de las existencias de materias primas y partes componentes

de manera tal que las operaciones de producción no sufran demoras por
faltantes.

c) Tener el mínimo posible de inversión en existencias de productos terminados.

d) Mantener el nivel de existencias de productos terminados de acuerdo con la

demanda de los clientes, para así dar un servicio de entrega oportuno.

e) Descubrir a tiempo los materiales o productos que no tienen movimiento, y los

que se han deteriorado o son ya obsoletos en el mercado.

f) Establecer una buena custodia en los almacenes para evitar fugas, despilfarros
o maltrato por descuido.

g) Estar alerta ante los cambios en las demandas del mercado.

~ 72 ~
DEFINIR POLÍTICAS

Las empresas que se manejan con éxito y tienen buenas utilidades son las que
se planean bien y con anticipación todas sus decisiones y operaciones. Una de las
bases principales de la prevención es el establecimiento de las políticas que han de
regir las operaciones futuras.

Solamente se pueden mencionar algunas políticas comunes a varias empresas,

que nos sirven de ejemplos para el control de inventarios ya que, cada compañía
adopta las suyas de acuerdo con sus características, algunos ejemplos son:

a) Determinar si las ventas son sobre pedido o sobre las existencias en los
almacenes, para establecer las políticas adecuadas de producción y de
almacenamiento de productos terminados.

b) Debe definirse la política de niveles de existencias de acuerdo con las altas y

bajas de estaciones del año o según las altas y bajas en periodos de producción.

c) Es necesario determinar si la mercancía se almacenará en un solo almacén, en

la fábrica o en los almacenes de distribución, en distintas áreas de la ciudad o
del país.

d) De acuerdo con las posibilidades económicas de la empresa, deben definirse

las políticas que fijan los límites para compras adelantadas por riesgos de
escasez de materiales o por conocimiento de futuras alzas de precios.

e) Las políticas deben establecer los sistemas de abastecimiento y producción

mediante pronósticos de ventas o niveles parejos normalizados para todo su
período, o para un año.

~ 73 ~
DESARROLLO DE PLANES Y NORMAS

De acuerdo con los objetivos y las políticas que se hayan establecido, se deben
formalizar los planes de acción:

a) Desarrollo de planes a corto plazo.

b) Desarrollo de planes a largo plazo.

c) Determinación de planes por períodos estacionales.

d) Desarrollo de planes de incrementos en ventas y producción.

e) Desarrollo de planes para ocupar maquinaria nueva.

f) Planes de ocupación de personal y de utilización de maquinaria en lapsos de

baja producción.

g) Establecimiento de niveles de existencias de acuerdo con los presupuestos.

h) Adopción de normas para la periodicidad de las compras de cada producto.

i) Determinación de normas para los puntos económicos de producción o de

compra.

j) Establecimiento de las normas de costos de abastecimiento, de mantenimiento

de existencias en los almacenes y de pérdidas en producción por falta de
materiales, por pérdidas en ventas por no surtir pedidos a tiempo o debidas a
cancelaciones.

k) Determinación de las normas de rotación de: Productos Terminados,

Productos en Proceso, Partes Componentes para Ensamble, Materias Primas,
Herramientas y Materiales Auxiliares.

~ 74 ~
ESTABLECIMIENTO DE SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS

Una vez que los planes de acción hayan sido establecidos, deben
implementarse mediante los siguientes procedimientos:

a) El sistema de máximos y mínimos.

b) Sistema para nivelar las cantidades de seguridad o reserva.

c) Un sistema para el control de materiales de alto valor.

d) Un sistema para el control de materiales de poco valor.

e) Un sistema para la adquisición y el seguimiento de materiales de importación.

f) Otro sistema para materiales locales.

g) Sistema de punto de reorden por ciclos fijos y cantidad variable de compra.

h) Sistema de punto de reorden por ciclo variable y por cantidad fijada por lote
económico de compra.

i) Sistema de órdenes especiales.

j) Sistema de control de entradas y salidas de almacenes de materiales.

k) Sistema de control de inventarios de materiales en proceso.

l) Sistemas de control de entregas de producción a almacenes.

m) Sistema de control de calidad en el recibo.

n) Registros estadísticos.

o) Procedimientos para determinar lotes económicos de producción.

p) Procedimientos para lotes económicos de compra.

~ 75 ~
 q) Procedimientos para calcular ventas o desventajas de descuentos por volumen
de compra.

r) Procedimientos para determinar costos de abastecimiento, de mantenimiento

de existencias y de fallas por faltantes.

DELEGAR RESPONSABILIDADES

Debe organizarse la planeación y el control de los inventarios, delegando las

funciones de:

a) Requerimiento.

b) Compras.

c) Registros de existencias.

d) Estadísticas y cálculos de puntos de reorden y de lotes económicos.

e) Decisiones sobre periodicidad, puntos de reorden y lotes económicos de

compras.

f) Decisiones sobre variaciones a normas establecidas.

g) Auditoría y control de los sistemas en la organización.

h) Custodia de almacenes.

i) Programación y control de la producción.

j) Pronóstico de ventas y producción.

~ 76 ~
ESTABLECER COMUNICACIONES.

Es conveniente establecer fuentes de información y un sistema flexible de

comunicación entre todos los departamentos que afectan a la planeación y al control
de las existencias. Asimismo, debe diseñarse un sistema continúo y constante de
retroinformación de resultados, de análisis y evaluación de la retroalimentación de
medidas correctivas.

LAS METAS DE UN CONTROL DE INVENTARIOS

Todo control de inventarios debe resolver los siguientes problemas:

1. ¿Qué cantidad debe ordenarse?

2. ¿Cuándo debe colocarse la orden de compra de manufactura?

El objetivo principal de un sistema de control de inventarios consiste en

encontrar el equilibrio más económico entre dos diferentes costos que están en
conflicto: el de adquisición y el de almacenamiento.

Uno es el costo de pedido de compra, que aumenta o disminuye según el

número de veces que se hagan pedidos en el año; y el otro es el costo de
almacenamiento, que aumenta o disminuye según la cantidad de unidades de cada
pedido.

~ 77 ~
INVENTARIOS MEDIANTE PRONÓSTICOS DE VENTAS

Para fijar las metas de un control de inventarios es necesario:

1. Conocer el pronóstico razonable de ventas para cada producto o para cada

grupo símil de productos.

2. Con base en este pronóstico, programar los inventarios de productos

terminados para asegurar un servicio oportuno a los clientes, con un mínimo
de costo en la administración.

PASOS PARA UNA PLANEACIÓN DE NIVELES ÓPTIMOS DE

EXISTENCIAS DE MATERIALES.

Es necesario un plan logístico para establecer las políticas que determinen

cuánto, y cuándo reabastecer los almacenes de materiales y de productos terminados.

Los pasos a seguir para tal propósito son:

1. Hacer un análisis de los inventarios mediante el sistema de clasificación A, B,

C.

2. Obtener del departamento de contabilidad los datos necesarios para calcular el

costo de abastecimiento de materiales por parte de los proveedores, o de
productos de la fábrica.

3. Obtener del departamento de contabilidad los datos para calcular el costo de

mantenimiento de existencias en los almacenes.

4. Calcular el lote económico de producción, o de compra, con los datos

proporcionados por contabilidad, empleando fórmulas de sistemas
determinísticos.

~ 78 ~
5. Fijar políticas de puntos de reorden empleando fórmulas de sistemas
probabilísticos.

6. Determinar las cantidades óptimas de reserva mediante cálculos

probabilísticos.

7. Establecer políticas de seguridad y prever riesgos de faltantes debidos a

cálculos probabilísticos.

8. Determinar un equilibrio entre costos de faltantes y costos de excedentes en las

existencias.

~ 79 ~
3.9 TÉCNICA ABC

SISTEMA DE SELECTIVIDAD A, B, C.
PROPÓSITO.

Este sistema tiene como finalidad reducir el tiempo, el esfuerzo y el costo en el

control de los inventarios.

Es raro encontrar un negocio con un solo tipo de material o con poca

diversidad en los renglones de un inventario tomado respecto del total de sus
existencias.

En la práctica las empresas, especialmente las manufactureras, almacenan una

gran variedad de materiales que llenan muchas veces miles de renglones de su
inventario.

La mayoría de esas empresas han encontrado incosteable el llevar un mismo

control estricto de todos sus materiales y productos terminados. El costoso tiempo y
esfuerzo que implica el controlar las existencias y establecer logísticamente las
políticas de reabastecimiento lo dedican dichas compañías únicamente a una pequeña
porción del total de renglones del inventario, que engloban la mayor parte del valor
total en dinero que suma el inventario.

En cambio, les resulta incosteable llevar a cabo el mismo control con

elementos del inventario que suman poca inversión y constituyen la mayoría de los
artículos inventariados. Cualquier empresa, chica, mediana o grande, puede encontrar
en este sistema los beneficios de una mayor rotación de sus inventarios, de un
incremento en sus ventas y de una simplificación de sus sistemas, tendiente a reducir
los costos de control.

No es nada inusitado encontrar en un inventario de materiales que un 10 o 15%

del total de sus renglones de artículos representen más del 70% de la suma total de su

~ 80 ~
columna de valores; y que, en el mismo inventario el restante, el 90 o el 85% de sus
renglones representen el 10 o el 15% del valor total invertido.

LA FILOSOFÍA DEL SISTEMA

Este sistema de selectividad permite analizar y clasificar los inventarios con la

finalidad de reducir el tiempo, el esfuerzo y el costo del control de los inventarios.

La filosofía fundamental del sistema sencillamente dice: Muchas veces cuesta

más el control que lo que vale lo controlado. De ahí parte el principio de separar las
partidas, o sea los renglones de un inventario, según su valor e importancia, en tres
clases:

A. Incluye los artículos que por su alto costo de adquisición, por su alto valor en
el inventario, por su utilización como material crítico o debido a su aportación
directa a las utilidades, merecen un 100% de estricto control.

B. Comprende aquellos artículos que por ser de menor costo, valor e importancia,
su control requiere menor esfuerzo y más bajo costo administrativo.

C. Integrada por los artículos de poco costo, poca inversión, poca importancia
para ventas y producción, y que sólo requieren una simple supervisión sobre el
nivel de sus existencias para satisfacer las necesidades de ventas y producción.

SISTEMAS DE CLASIFICACIÓN MÁS COMUNES.

Clasificación de los Productos por Precio Unitario. Esta clasificación es la

más sencilla, ya que solamente se ordenan los artículos por su precio unitario.

Clasificación por el Valor Total de los Productos. Se multiplica el número

de artículos en existencia por el costo unitario.

~ 81 ~
 Clasificación por Aportación a las Utilidades de Ventas. Se toma como
base la suma de los artículos vendidos durante determinado período.

Clasificación por Utilización y Valor. Se obtiene por medio de la

multiplicación del costo unitario por el consumo promedio de cada producto.

La clasificación por utilización se basa en la cantidad demandada de los

productos pasada, presente y hasta futura. Este sistema de clasificación contiene
datos reales y confiables para el establecimiento de políticas y toma de decisiones
respecto a la cantidad de productos que se van a almacenar y el tiempo en el que se
van a reabastecer los inventarios.

Los pasos a seguir para realizar esta clasificación son los siguientes:

1. Se obtiene el promedio de consumo diario y el precio unitario de cada producto

que entrará en el estudio de la clasificación A, B, C.

2. Se obtiene el valor de utilización, que se obtiene multiplicando el precio unitario

por la cantidad de consumo promedio de cada producto.

3. Se ordenan los valores de utilización de manera descendente, para poder realizar

la clasificación A, B, C.

4. Se realiza la clasificación de los productos, multiplicando el total de productos

por el porcentaje deseado para la clasificación A.

5. Se efectúa el mismo procedimiento para las clasificaciones B y C.

6. Se suman los valores de los productos de la clasificación A, y se dividen entre el

valor total del inventario, o bien de la suma total de los valores de los productos
y se obtiene el porcentaje del valor de esta clasificación.

7. Se procede a obtener los porcentajes del valor para las clasificaciones B y C de

la misma manera como se hizo para la clasificación A.

~ 82 ~
 Una vez codificados los materiales o productos de un inventario de las clases A, B
y C, conviene representar los datos en una gráfica alineando verticalmente los
porcentajes de valores y en forma horizontal los porcentajes de renglones del
inventario.

Para realizar una clasificación A, B, C por utilización y valor de los productos

dentro del inventario es necesario realizar la recopilación de datos en la empresa,
obtener la demanda y el precio unitario ya que con esta clasificación se obtienen
datos reales y confiables para llevar a cabo una mejor clasificación del inventario.

POLÍTICAS DE CLASIFICACIÓN POR UTILIZACIÓN Y VALOR.

CLASE A

1. Se llevan récords de inventario perpetuo.

2. Se calculan lotes económicos, puntos de reorden y niveles de seguridad, así

como de límites de faltantes permisibles.

3. Hay que procurar que los pedidos sean lo más frecuentes y por las cantidades
mínimas que acusen los estudios del punto anterior.

~ 83 ~
 4. Es necesario revisar y supervisar las existencias con inventarios selectivos,
efectuando una rotación diaria, semanaria o mensual en los anaqueles.

5. Los pedidos de compra deben ser revisados y aprobados por una persona
asignada para el control de los inventarios.

6. Se hace un reporte mensual para la dirección.

CLASE B

1. Se establecen ciclos fijos de reorden o por contrato de entregas de proveedores

con fechas o períodos fijos para el año.

2. Mantener existencias de reserva adicionales al programa de producción en

cantidades limitadas, con base en cálculos estadísticos de consumos de tres
meses anteriores.

3. No es necesario recurrir a tarjetas de récords de inventario permanente.

4. Se calcula el punto de reorden de acuerdo con los máximos y mínimos de

existencias.

5. Se establece un método de doble depósito para ordenar cuando se llegue a la

cantidad mínima.

6. Los pedidos deben ser autorizados únicamente por el jefe del departamento de
compras.

CLASE C

1. No es necesario llevar récords de inventario perpetuo.

2. Se calcula el punto de reorden.

3. Se establece un método de doble depósito.

4. Para compras por valor menor a $1,000.00 no se elabora pedido y se paga en

caja chica.
~ 84 ~
3.10 MODELO DE CANTIDAD ECONÓMICA DE PEDIDO.

Este modelo parte de una serie de supuestos fuertes, sin embargo sus
aplicaciones y utilidad son importantes, lo hacen un punto de referencia obligado en
todos los campos donde se hable de inventarios. Por eso no es extraño encontrar
menciones a este modelo en múltiples libros de costos, de administración de
operaciones, de logística, de cálculo y de otros temas. Los supuestos sobre los que
este modelo se construye son:
1. La demanda se conoce con certidumbre y es constante.
2. Los costos relacionados con el modelo permanecen constantes.
3. La cantidad de pedido por orden es la misma.
4. El pedido se recibe en el momento que se ordena.
5. El inventario se restablece en el momento en que se agota.
6. El proveedor nos surte las cantidades solicitadas en un solo lote.
7. Se considera un horizonte infinito y continuo en el tiempo.
El comportamiento de este modelo se aprecia fácilmente en la siguiente gráfica:

Para poder tomar una decisión sobre: la altura del triángulo o cantidad de
pedido, el número de triángulos o números de pedidos en el periodo, la base del
triángulo o tiempo entre pedidos y comprender el valor asociado con estas decisiones
es necesarios comprender los siguientes datos:
Demanda. Normalmente se trabaja anual, aunque el modelo permite otros
manejos, se calcula a partir de los presupuestos de la empresa.

~ 85 ~
 Costo de pedido. Se genera cada vez que la compañía efectúa una compra, en
su cálculo debe involucrarse desde el tiempo que se toma para efectuar el
pedido, hasta los gastos de transporte y recepción de la mercancía, sin olvidar
incluir los gastos administrativos pertinentes al pago de la factura.
Costo de mantenimiento. Nos indica cuánto vale tener la unidad de inventario
en bodega, debe tenerse en cuenta desde el costo del dinero, hasta los seguros
en caso de tenerlos, el de la bodega y el del personal que maneja los
inventarios, este costo se debe dar en la misma unidad de tiempo en que se
estima la demanda.
La parte compleja del modelo es precisamente la definición de los costos
anteriores, si se calculan objetivamente el modelo da unos resultados válidos así no
sean absolutamente exactos, el objetivo del modelo no es minimizar uno de estos
costos, ya que su comportamiento es inverso y en caso de minimizar uno solo de
ellos, el otro se dispara por lo que los costos asociados serán más altos, lo importante
es minimizar la suma de los costos de pedir y de mantener , lo que se conoce con el
nombre de costo asociado, en la siguiente gráfica observamos como dicho costo en
los valores cercanos al mínimo, no cambia considerablemente, sin embargo si nos
alejamos de este los costos pueden incrementarse de forma importante, por lo que la
idea consiste en pedir un valor muy cercano a la cantidad económica de pedido.

~ 86 ~
 La simbología que se va a utilizar es la siguiente:
D: Demanda.
Co: Costo de pedido.
Cc: Costo de conservación.
Q*: Cantidad económica de pedido.
N: Número de pedidos.
Tc: Tiempo entre pedidos.
CA: Costo asociado a la política de inventarios.
CT: Costo total, involucra valor de los artículos y el costo asociado.

Calculando las primeras tres variables los demás valores quedan

automáticamente dados, la demostración del porque se utilizan las formulas
siguientes proviene del cálculo diferencial:

2 xDxCo
Q* =
Cc
DxCc D
N= =
2 xCo Q
1 x Número de días hábiles del período.
Tc =
N
CA = 2 xDxCo xCc
D Q
CT = DxC + xCo + xCc
Q 2

~ 87 ~
CAPÍTULO 4. COMPRAS.

~ 88 ~
CAPÍTULO 4 COMPRAS

Comprar es uno de los actos más remotos de la humanidad, como en la

antigüedad cuando empezaron a intercambiar una cosa con otra, o mejor conocido

como trueque, fue así como surgieron las primeras compras y ventas.

En 1961, en los Estados Unidos de Norteamérica empezaba a hablarse de la

administración de materiales, después de veinte años la administración y control de

compras maduró.

En México, dicha administración era incipiente y lacerante en cuanto a su

manejo, ya que el 90% de las empresas que operaban eran simplemente

departamentos de coloca pedidos, las requisiciones llegaban con proveedores ya

escogidos en las áreas técnicas, las negociaciones eran elaboradas por otras personas,

faltando solo el papeleo administrativo que realizaba el llamado departamento de

compras. Por lógica, las personas encargadas de esos departamentos eran prácticas,

no contaban con la preparación en el manejo del área en la que se encontraban; las

funciones que realizaban estaban completamente desligadas de la función de

compras.

Hoy en día muchos empresarios se han dado cuenta de la anterior situación,

por lo que deciden cambiar sus administraciones, hacer que su personal se prepare

mejor e involucrarlos más en otras funciones afines.

~ 89 ~
4.1 DEFINICIÓN

El diccionario Pequeño Larousse Ilustrado dice que: “Comprar es adquirir por

dinero la propiedad de una cosa”, y que una compra es sinónimo de adquisición.

Tradicionalmente se dice que comprar: es la función responsable de efectuar

todas las compras requeridas por una empresa, en el momento oportuno.

Así mismo, Las compras son operaciones que se realizan para satisfacer una
determinada necesidad.

Michele Calimeri define a las compras como: “La operación que se propone
suministrar, en las mejores condiciones posibles, a los distintos sectores de la
empresa, los materiales que son necesarios para alcanzar los objetivos que la
administración de la misma ha definido”.

Yo considero que Comprar, es adquirir bienes y/o servicios, con las

características y condiciones del usuario para satisfacer las necesidades de una
entidad y después de ello lograr sus objetivos.

4.2 IMPORTANCIA DE LA FUNCIÓN DE COMPRAS

Las compras deben considerarse como una función vital, para el éxito de
cualquier empresa. Toda empresa debe tener un departamento de compras ya que su
objetivo es adquirir materias primas y artículos indispensables para la fabricación de
los bienes a que se dedica la empresa, poniendo en juego todos los elementos
necesarios para conseguirlo.

Por otra parte, el departamento de compras puede hacer una aportación muy
señalada a la productividad, por medio de las prácticas que observe y cualquier
ahorro en el costo de los servicios y mercancías adquiridas, mejorando la posición
competitiva de la empresa.

~ 90 ~
 4.3 OBJETIVOS

En principio, se dice que las compras tienen esencialmente dos objetivos:

1. Controlar el flujo de dinero, ya que las compras representan una inversión.

2. Servir eficazmente en la consecución de materias primas y artículos

indispensables para la fabricación, a fin de mantener a la empresa

competitivamente en operación.

Sin embargo, también tiene otros fines:

a) Mantener la continuidad del abastecimiento de las materias primas, para el

departamento de producción.

b) Realizar las compras con la inversión mínima en existencias de materiales,

compatibles con la seguridad y el provecho económico.

c) Evitar desperdicios de las materias primas.

d) Procurar las materias primas a los precios más bajos posibles, y de acuerdo

con la calidad requerida.

e) Mantener en posición competitiva a su empresa en lo que a costos de

materiales se refiere.

~ 91 ~
4.4 CLASIFICACIÓN DE LAS COMPRAS

Normalmente se acostumbra clasificar las compras en dos grandes grupos:

I. Bienes

A) Materias Primas o materiales. Son aquellas de procedencia agrícola,

minera, o de otras industrias, por medio de las cuales tendrán su primer

grado de transformación.

B) Mercancías. Son aquellos productos terminados, que se destinan a la

venta de quienes lo necesitan.

C) Suministros. Son los artículos de oficina que utiliza una empresa para

realizar adecuadamente sus labores.

II. Servicios

A) Personales o Profesionales

B) Financieros. Bancos, Seguros.

C) Transportes. Terrestres, Aéreos y Marítimos.

~ 92 ~
4.5 TIPOS DE COMPRAS
TIPOS DE COMPRAS
1. De Bienes, Mercancías y Materiales Son lo normal en la generalidad de las
instituciones.
2. De Servicios. Puede ser especial, aun cuando determinadas organizaciones se
dedican exclusivamente a ello.
3. Anticipadas. Son las que pueden ser planeadas, y llevarse a cabo de antemano.
Existen sus razones y sus riesgos para ello.
4. De Emergencia. Son cuando urgen y no se pueden realizar de manera normal, por
lo que se deben controlar, el límite, la revisión de pedidos, definiendo
responsabilidades; y la autorización de quien va a realizar el pedido.
5. Especulativas. Normalmente es una variante de la Compra Anticipada, pero no
siempre, considerando la ética, y que su objeto e interés sea seguro y eficiente, a
precios bajos, o buscando beneficios, corriendo riesgos.
6. Recíprocas. Son usadas por el Proveedor como medida de presión para el
comprador, poniéndole condiciones a su conveniencia.
7. Personales. Son las que se efectúan para la gente que trabaja en una entidad.
8. De Salvamento. Ocurren cuando un artículo es excedente en algún departamento,
transfiriéndose el mismo
9. De Excedentes. Se lleva a cabo para cubrir necesidades normales y quizá futuras,
para aspectos ocasionales, para casos de emergencia, o para previsiones.
10. En el Mercado Abierto. Son en poco volumen, en “Mercado Cambiante”,
cuando conviene, o cuando se puede conseguir fácilmente.
11. Artículos Relacionados. Se hace en pequeño, con actividades diferentes a la
fabricación.
12. Especiales. Cuando no son de rutina.
13. De Elementos Especiales. Es cuando se escoge de un gran número de
proveedores, consiguiendo descuentos.
14. Elementos de Bajo Costo. Sólo cuando conviene su costo, calidad y necesidades
a cubrirse.
15. Corporativas. Se desarrollan por los grandes grupos, transnacionales,
corporaciones para sus subsidiarias.
16. Consolidadas. Las hacen los grandes grupos empresariales para sus sucursales o
filiales.
~ 93 ~
LOS TRES PRINCIPIOS BÁSICOS DE LAS COMPRAS

El funcionamiento ejecutivo bien preparado que tiene a su cargo la labor de

compras, buscará utilizar los fondos disponibles con el mayor provecho para la
empresa, y para ello deberá observar con toda atención los siguientes principios:

1. Fijar claramente lo que se necesita.

2. Localizar a los proveedores que tienen las mercancías que necesitamos.
3. Realizar con los proveedores las negociaciones en cuanto a precio, calidad,
condiciones de entrega, y condiciones de pago.

ORGANIZACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

El cómo estructurar u organizar éste, dependerá de la magnitud de la empresa

y de lo complejo que resulte la tarea de compras.

En una empresa pequeña, se entiende que el volumen de compras es mínimo y

poco heterogéneo, por lo que se puede utilizar de tal forma que dicha función recaiga
en una sola persona y con otra que le auxilie para realizar trabajos complementarios,
de aquí, que deba entenderse que este tipo de organización no implicaría ningún
problema.

En una empresa mediana, en donde la actividad de compras se hace un poco

más compleja, la organización deberá ser de otra índole y con personal más
capacitado y en algunos casos con cierto grado de especialización.
.

En una empresa grande, donde la tarea de compras sea más amplia y

especializada, la organización de este departamento deberá ser bien definida y clara
en cuanto a sus funciones, procedimientos, políticas, objetivos, y dependiendo de su
naturaleza, pudiera establecerse una organización centralizada o descentralizada.

~ 94 ~
 JEFE DE
COMPRAS

SUB-JEFE DE
COMPRAS

COMPRADOR COMPRADOR COMPRADOR EMPLEADO,

DE DE ARTÍCULOS DE ARCHIVO,
MÁQUINAS PINTURAS OFICINA CORRESPON-

LA FUNCIÓN DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

Un sistema de compras se compone de las siguientes funciones:
I. Adquisiciones
a) Precio
b) Calidad
c) Cantidad
d) Condiciones de entrega
e) Condiciones de pago
f) Verificación y aceptación.
III. Guarda y Almacenaje
a) Recepción
b) Dimensiones
c) Clasificación
d) Inventario

III. Proveer a Producción

a) Clase
b) Cantidad
c) Dimensiones (peso y medida)
~ 95 ~
 Las adquisiciones son una práctica comercial que depende de diversas
circunstancias:

1. Fuente de Aprovisionamiento
a) En el país
b) En el extranjero

2. Clase y Costo del Transporte

a) Terrestre
b) Marítimos
c) Aéreos

3. Condiciones y Cotizaciones de los Mercados

a) Procedencia Agrícola.
b) Extracción minera.
c) Otras Industrias.

4.6 SECUENCIA DEL PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

El trabajo de compras normalmente se inicia con las requisiciones que no son

otra cosa que el medio de comunicar las necesidades que tiene un departamento y

además incluye un comprobante por escrito de la autorización para adquirir el

material requerido. Este proceso, tiene por objeto centralizar las responsabilidades

que sin su concurrencia aparecerán dispersas o mal repartidas, sin embargo esto es

muy complejo ya que se tienen que tomar en consideración varios puntos y seguir la

siguiente secuencia:

~ 96 ~
 Mercancía

Inicio
Depto. De Proveedor
Compras
Recibe, Registra Proporciona
Almacén clasifica cotizaciones,
Requisiciones. negocia precios.
Control de
máx. Y min.
Recepción de Localiza Entrega de
mercancías Fuentes Cheques.
Proveedoras.

No Punto Solicita
de Cotizaciones a
Recom- Proveedores.
pra

Si Elabora cuadro
Comparativo de Factura
Cotizaciones.
Requisición
Caja
Termi-
Negocia na
condiciones Elabora
ción
cheques y
de Compra
efectúa pagos.

Selecciona Orden de
Compra
Proveedor

Orden de
Pago
Seguimiento de
órdenes de
Compra

Comprobación Reporta al Depto.

de las De Contabilidad
mercancías v/s las Compras.
lo solicitado
Depto. De
Contabilidad
Localiza
Fuentes
Proveedoras.

~ 97 ~
4.7 PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACIÓN DE COMPRAS

REQUISICIÓN O SOLICITUD DE MATERIALES.

El trabajo de compras normalmente se inicia con la requisición, que es un

documento interno que maneja la empresa y en él se plasman las necesidades que

tiene un departamento.

Es recomendable en este caso, que la descripción de los materiales

requeridos se haga con toda la claridad posible y en forma municiona para evitar

confusiones al momento de solicitar las cotizaciones con los proveedores.

Los elementos básicos que debe contener son:

1. Persona que solicita el material.
2. Departamento.
3. Fecha en que se formula la requisición.
4. Número.
5. Cantidad requerida.
6. Descripción clara y exacta del material solicitado.
7. Clave.
8. Partida.
9. Unidad de medida.
10. Nombre y firma de la persona que formuló la solicitud.
11. Observaciones.

~ 98 ~
LOS PROVEEDORES

La elección de los proveedores debe ser considerada de acuerdo a los

siguientes puntos:
a) Su capacidad financiera.
b) Su capacidad técnica.
c) Su capacidad de producción.

ELECCIÓN DE LOS PROVEEDORES

Después de que se ha analizado detenidamente a cada uno de los

proveedores que están en posibilidades de surtir el material requerido, se deberá
elegir quién debe surtir la mercancía y lógicamente se tomará en consideración a
aquel que ofrezca mejores condiciones de entrega, condiciones de pago, calidad,
etc. y para estar seguro de las condiciones ofrecidas, necesariamente tendrán que
ponerse en contacto con el o los proveedores que se juzguen conveniente, y al
estar realizando esto, implícitamente se entiende que se está negociando con los
proveedores las condiciones ofrecidas por ellos.

EL REGISTRO DE PROVEEDORES

La organización de las compras, debe basarse en informaciones completas y

amplias de todas las fuentes de abastecimiento, por lo que, es conveniente tomar
en consideración los siguientes puntos:
1. Formar un directorio alfabético pormenorizado de los proveedores, en el
que consten los datos necesarios para facilitar las compras.
2. Formar un expediente a cada proveedor, que se archivará en orden
alfabético.
3. Llevar una relación de las operaciones consumadas con los proveedores.

~ 99 ~
LA CLASIFICACIÓN O REGISTRO DE PROVEEDORES PUEDE
HACERSE POR ORDEN:

Alfabético. Se archiva en el orden del abecedario.

Cronológico. Por riguroso orden de fechas.
Geográfico. Se hace por zonas, localidades o países, según sea el caso.
De Asuntos. Se clasifica todo lo relativo a un mismo negocio en un solo
expediente.
Numérico. Complementa cualquiera de los sistemas anteriores
principalmente el de asuntos.
La combinación de los anteriores es decir:
1. Alfabético, geográfico, cronológico.
2. Numérico, por asuntos, geográfico, etc.

SOLICITUD DE COTIZACIÓN

El departamento de compras, después de haber consultado su registro de

proveedores y conocer quién puede venderles el material que requieren, elabora

una solicitud de cotización y, en ella se consigna fundamentalmente los siguientes

datos:

1. Precio unitario y total de los materiales a ellos solicitados.

2. Las condiciones de entrega de la mercancía.

3. Disponibilidad de la mercancía solicitada.

4. Condiciones de pago.

5. Garantía.

6. Fecha y firma de quien envía la solicitud de cotización.

~ 100 ~
LA COTIZACIÓN

Es un documento manejado comúnmente por los proveedores y en él

manifiestan a sus posibles clientes, las condiciones de entrega, de pago, calidad,
cantidad y garantía de los materiales que están en posibilidades de ofrecer.
Normalmente la cotización debe contener:
1. Precio unitario y total de los materiales a ellos solicitados.
2. Las condiciones de entrega de la mercancía.
3. Disponibilidad de la mercancía, si la tiene para entrega inmediata o el
tiempo en que puede surtir.
4. Condiciones de pago.
5. Calidad.
6. Garantía.
7. Fecha y firma de la persona que envía la licitación.

TABLA O CUADRO COMPARATIVO DE COTIZACIONES.

Es un documento interno que maneja exclusivamente el departamento de

compras, con el propósito de resumir las principales características que ofrecen
los proveedores respecto a sus productos y de esa manera estar en posibilidades de
elegir o tomar una decisión de compra.

Los principales elementos que se deben compendiar en una tabla o cuadro

comparativo de cotizaciones son:
1. Descripción del artículo cotizado.
2. Cantidad.
3. Unidad de medida.
4. Precio unitario y precio total.
5. Garantía.
6. Condiciones de entrega.
7. Condiciones de pago.

~ 101 ~
 8. No. de cotización, fecha y vigencia.
9. Nombre del proveedor.
10. Fecha, nombre y firma de la persona que elaboró el cuadro
comparativo.
11. No. y fecha de la requisición que se está atendiendo.
12. Espacio para observaciones.

ORDEN DE COMPRA O PEDIDO

Es un contrato previo consagrado por las prácticas comerciales y que puede

variar en su forma o extensión de acuerdo con las necesidades de cada empresa.
Consta generalmente de:
1. Partida.
2. Cantidad.
3. Unidad de Medida.
4. Descripción de los artículos.
5. Nombre y Razón Social del comprador y proveedor.
6. Número de la orden de compra.
7. Fecha en que se formula.
8. Precio unitario y total.
9. Condiciones de entrega de las mercancías.
10. Condiciones de Pago.
11. Firmas correspondientes.
12. Observaciones.

EL SEGUIMIENTO DE LAS ÓRDENES DE COMPRA.

Cuando el departamento de compras ha fincado una Orden de Compra a

“X” proveedor, debe verificar que éste cumpla con las condiciones de entrega
pactadas y las especificaciones en cuanto a calidad, cantidad y garantía de los
productos referidos en la Orden de Compra.
~ 102 ~
 Para esos casos, es norma común hacerlo a través de formatos especiales,
llamados hojas de control y son requisitados generalmente por vía telefónica.

Una hoja de control para el seguimiento de Órdenes de Compra debe

contener fundamentalmente:
SEGUIMIENTO DE ORDENES DE
FECHA: No.
COMPRA
Nombre del Proveedor: Orden de Compra
Teléfono: No.
Promesa de Entrega: Fecha:
Unidad
Parti- Entregas
Cantidad de Descripción Fecha Saldo
da Parciales
Medida
1
2
3
4
5
Activado por: Observaciones:
Nombre:
Firma:
Fecha:

LA RECEPCIÓN Y COMPROBACIÓN DE LAS ENTREGAS

Esto corresponde principalmente a los departamentos que tienen la

responsabilidad de verificar las entregas. Primeramente el área de recepción debe
aceptar las mercancías, por otra parte, el departamento de compras debe controlar
a fondo los pedidos, comprobando que todo esté correcto antes de que el
departamento de contabilidad pague o abone las facturas correspondientes, esta
labor normalmente la realiza el departamento de almacén.

Es importante que el departamento de compras exija al departamento de

almacén que las mercancías entregadas por parte de los proveedores sean
precisamente las solicitadas en la Orden de Compra y que por ninguna razón haya
variaciones considerables entre uno y otro.

~ 103 ~
 Para tal efecto existen hojas de control para la recepción de materiales que
normalmente contienen los siguientes datos:
1. No. de la Orden de Compra que originó el pedido.
2. Cantidad entregada.
3. Descripción del artículo entregado.
4. Nombre del Proveedor.
5. Unidad de medida.
6. Observaciones.
7. Fecha de recepción

ACUSE DE RECIBO

Es un documento que maneja el departamento de almacén, para dar aviso o

indicar las mercancías que está recibiendo por parte de la empresa proveedora,
mismo que deberá coincidir literalmente con la descripción que se señala en la
orden de compra, tamaño, peso, cantidad, calidad, etc. que originó la entrega a
almacén, todo esto a fin de señalar si hubo alguna falla en cuanto a los materiales
que se solicitaron.

LA REVISIÓN DE DOCUMENTOS Y PAGO DE FACTURAS

En este caso, el departamento de compras como parte iniciadora de las

adquisiciones, debe participar también del cierre y vigilancia de las compras.

El departamento de compras recibe las facturas para su revisión las compara

con la Orden de Compra y el acuse de recibo de almacén y si concuerdan todos
los datos entre sí, se pasara al departamento de Caja con su respectiva
autorización para su pago, indicando la fecha en que éste debe efectuarse, según
las condiciones de pago en que se hayan pactado las operaciones.

~ 104 ~
4.8 POLÍTICAS DE COMPRAS

Las políticas para el Departamento de Compras, son un conjunto de

lineamientos preestablecidos por la Administración de la Compañía, en forma
general, que tratan acerca de la conducta o los enfoquen que deben considerarse,
al adquirir materiales, artículos de servicio y las relaciones que se dan con los
proveedores.

CARACTERÍSTICAS DE LAS POLÍTICAS

1. Deben ser flexibles.

2. Deben elaborarse por escrito.
3. Deben ser discretas.
4. Deben ser sencillas y claras.
5. Deben revisarse y actualizarse periódicamente.

OBJETIVOS

1. Reflejan los planes del departamento.

2. Establecer criterios para tomar decisiones.
3. Delimitar la responsabilidad de compras.
4. Deben darse a conocer a todo el personal de compras.

Si estas metas se toman al pie de la letra, se delega la función de compras a

un nivel de trabajo rutinario de oficina, por eso las metas globales de compras,
incluyen los siete puntos siguientes:
1. Proveer un flujo interrumpido de materiales y servicios al sistema de
operación.
2. Mantener la inversión en inventarios al mínimo.
3. Maximizar la calidad.
4. Encontrar y desarrollar fuentes competitivas de suministro.
5. Estandarizar.
6. Comprar materiales al más bajo costo total de adquisición.

~ 105 ~
4.9 ÉTICA EN LAS COMPRAS

En el mundo de los negocios, la ética es un tema amplio y complicado, el cual

refleja una forma de vivir profesionalmente, así como personal. La verdadera ética

no es sólo una cuestión de honestidad contra deshonestidad, es lo que sitúa al

Comprador en la obligación de adoptar una postura totalmente correcta y

profesional con los Proveedores, y no aprovecharse de su posición de manera

indebida o, incluso, a favor de su compañía.

El personal que realiza funciones de compras, se dice que está en una posición

vulnerable cuando se trata de cuestiones de ética, deben actuar con un elevado

nivel de conducta y libre de toda sospecha inmoral al realizar las adquisiciones,

con cortesía y lealtad hacia los proveedores, no debe someterse a obligaciones

especiales con ningún proveedor por razón de las excesivas atenciones que

tuvieran éstos, algunos puntos de ética importantes son:

a) No debe darse información confidencial, a un proveedor competitivo.

b) Cuando se soliciten muestras y éstas se entregan, deben estar sujetas
a una prueba, así como notificar al Proveedor los resultados de la
misma.
c) El factor “personalidad”, quedará eliminado, cuando se evalúa a un
proveedor.
d) El personal del Departamento de Compras se mantendrá
mentalmente dispuestos y receptivos a las nuevas ideas, no debiendo
prejuzgar un artículo.

~ 106 ~
4.10 COMPRAS EN EL EXTRANJERO

Las compras al Extranjero tomaron vital importancia después de las dos

grandes guerras mundiales, y desde la primera mitad del siglo XX, incluyendo la
aceleración de los cambios tecnológicos, económicos y sociales que se han
suscitado en el mundo.

La tendencia de los administradores nacionales a estimular las

importaciones, es debido a que se han reducido las tarifas aduanales, a las
innovaciones tecnológicas, a los medios de transporte que son más rápidos, y la
ayuda de los tratados de libre comercio, por lo que se tendrá una buena fuente de
suministro de cualquier material, maquinaria y equipo, que no se encuentre
disponible en el País, ya sea en cantidad, calidad, etc. cabe resaltar que es
importante también por el aumento que ha tenido lugar el volumen y diversidad
de materiales y productos de procedencia extranjera, por lo que se ha considerado
como un factor determinante en la obtención de utilidades.

Las situaciones que dan origen a las compras en el extranjero son:

a) La obtención de mercancías, maquinaria y equipo, de países
extranjeros, que no se producen en el País.
b) La calidad.
c) El precio.
d) Tecnología.
e) Impacto competitivo
f) Envío más rápido y continuidad de abastecimiento.
g) Mejor servicio técnico.
h) La adquisición de mercancías en un país extranjero para usarlas en otro.
i) Los convenios y bloques de libre comercio y producción.

~ 107 ~
CONCEPTUALIZACIONES DENTRO DEL COMERCIO EXTERIOR

En toda transacción de compras internaciones, están involucradas diversas

personas y/o entidades, sin las cuales no es posible llevar a término la transacción,
de estas personas y/o entidades, los principales son los siguientes:

Sujetos Contratantes. Como en toda operación comercial, en las de

comercio exterior intervienen un comprador y un vendedor, los cuales en estas
transacciones los conoceremos como Importador y Exportador respectivamente.
Tanto los países de ambos, como las entidades financieras que intervienen en la
transacción, recibirán así mismo las denominaciones de País o Banco importador
o Exportador según sea su cliente una o la otra cosa.
Ocurre exactamente lo mismo en cuanto a los medios o instrumentos
utilizados para la correcta liquidación de las operaciones, los cuales se conocerán
como Medios de Pago o Medios de Cobro respectivamente, aunque el citado
medio sea solo un documento.

Aduanas. Es el organismo oficial básico, encargado de la regulación del

tráfico de mercancías en un estado, teniendo a su cargo una serie de competencias
entre las que destacan:
Aplicación de la Normativa establecida por cada estado, y contemplada en
su régimen de comercio.
La verificación física, tanto cualitativa como cuantitativa de la mercancía
que entra y sale del país.
La recaudación de los aranceles e impuestos generados por el tráfico de las
mercancías.
Para el despacho en Aduana de cualquier mercancía se precisará de una
documentación mínima, como es:
La Declaración Formal del Comprador o del Vendedor en la que se detallan
las distintas características de la mercancía en cuestión.

~ 108 ~
 La Lista de Contenidos y Pesos, destinada a evitar la inspección ocular de
todas las mercancías, y deberá detallar las mercancías que serán
despachadas por la aduana.
La Factura Comercial, con el fin de conocer el valor comercial de las
mercancías y así poder aplicar las tasas correspondientes a las mismas,
según lo contemplado en el Arancel de Aduanas y/o los Derechos
Arancelarios.

Agentes de Aduanas. Son los profesionales de intervención imprescindible

para poder proceder al despacho de cualquier mercancía a través de Aduanas,
tanto en importaciones como en exportaciones.

Documentos Comerciales. Al igual que en las transacciones de

compra/venta interiores intervienen determinados documentos, en las operaciones
de comercio exterior, y por motivos de cobertura y seguridad, éstos son mucho
más numerosos, pero permiten agilizar y normalizar una operación en la que
participan personas de dos países distintos, con leyes distintas y monedas
diferentes.
Debido a su importancia y número, detallare los principales:
Documentos de Transporte
Documento de Seguro
Documentos de Verificación y Control
Documentos Aduaneros
Documentos Contractuales
En toda operación de comercio exterior en la que intervienen sujetos
contratantes de países distintos, con reglamentaciones y leyes diferentes, pueden
producirse incidentes de cualquier tipo que serán de difícil solución si los
términos de la operación no han sido pactados por escrito con anterioridad, por
ello reviste de especial importancia la formalización contractual de la misma.

~ 109 ~
 El contrato más corriente en el comercio exterior es el que ampara las
operaciones de compra y venta de mercancías, el cual formalizado por escrito,
obliga en firme a las partes firmantes, tiene fuerza ejecutiva y ampara todo aquello
que se contempla en las leyes nacionales del país al que se encuentra sujeto.
Además de los contratos de compra-venta, los más corrientes en el comercio
exterior son los Contratos de Intermediación Comercial, los cuales agrupan los
siguientes tipos de contrato:
Contratos de Mediación o Corretaje
Contratos de Representación
Contratos de Agencia
Contratos de Comisión
Contratos de Distribución
Contratos de Transferencia de Tecnología
Contratos de Asistencia Técnica.
Contratos de Exportación de Plantas Llave en Mano
Contratos de Arrendamiento Financiero (Leasing)
Contratos de Factoring
Contratos de Franquicia
Documentos Semi-Contractuales
Los documentos Semi-Contractuales no ofrecen la seguridad del contrato,
pero tienden a ser usados más frecuentemente que este. Los documentos semi-
contractuales más utilizados son los siguientes:

El Pedido. Normalmente es el resultado de una llamada telefónica, de un

fax, una visita personal y en los últimos tiempos de un email. Este se limita a
documentar la intención de compra de una mercancía por parte del importador,
pero esta intención puede ser revocada a posterioridad sin ningún problema. Por
parte del exportador este está en plena libertad de al recibir el pedido aceptarlo o
no.

~ 110 ~
 La Factura Pro-Forma. Es un documento en el cual el exportador informa
a un posible comprador de un presupuesto, así como de las condiciones en las
cuales estaría dispuesto a venderle determinada mercancía, es un documento de
oferta provisional e informativo.

La Factura Comercial. En el momento de la venta de una mercancía, el

exportador extiende una Factura Comercial, la cual por si sola constituye un
documento de venta y por lo tanto transfiere al importador la propiedad de la
mercancía en ella detallada.
La factura representa la obligación de entrega de la mercancía por parte del
exportador, y si el importador cumple con la obligación de pagar, la factura se
convierte en un título de propiedad de dicha mercancía.

Documentos de Transporte. Una vez finalizado el contrato

correspondiente a la compra-venta, es necesario el transporte de la mercancía
objeto de la operación hasta el importador, y concretamente hasta el punto de
entrega convenido en el contrato con el exportador.
En función de los distintos factores que intervengan en la operación de
compra-venta internacional, los sistemas de transporte variaran, siendo los
principales los siguientes:
Transporte Terrestre:
Transporte Marítimo
Transporte Aéreo
Transporte Mixto
El medio de transporte a utilizar será elegido en función de distintas
consideraciones, como lo puede ser la urgencia en él envió, el coste del transporte,
las consideraciones burocráticas, si la mercancía es perecedera o no, el punto
geográfico del lugar de destino, así como cualquier otro punto que podría influir
en la entrega de la mercancía al importador. En cada caso, el transporte originara
una serie de documentos que son imprescindibles para poder despachar la
mercancía en destino.
~ 111 ~
 Según el medio de transporte seleccionado, los principales documentos serían
los siguientes:
Transporte Marítimo
El Conocimiento de Embarque
Este documento lo originara el transportista por vía marítima en líneas
regulares, el cual sigue siendo por hoy uno de los más utilizados.
A través de este documento, el capitán del barco, el naviero, el armador o sus
legítimos representantes, se comprometen a transportar y depositar la mercancía
en el puerto señalado por el cargador
El Conocimiento de Embarque certifica que la mercancía en cuestión está en
posición de la compañía naviera que debe transportarla, siendo este por lo tanto un
recibo de la mercancía por parte de compañía naviera.

La Póliza de Flete. Cuando el transporte es efectuado por buques de carga

llamados “tramperos”, los cuales no pertenecen a ninguna línea regular, sino que
van de puerto en puerto según la demanda. En estos casos se utiliza como
documento de embarque la llamada póliza de flete, la cual debe reflejar de forma
clara la identificación de las personas involucradas (Capitán, Cargador y
Destinatario) así como las condiciones de ejecución del contrato (Puerto de Carga
y Descarga).

La Carta de Porte Aéreo o Conocimiento Aéreo. Cuando el transporte se

realiza por aviones de líneas aéreas regulares, el documento que se utiliza es el
Porte Aéreo, el cual se emite de forma normativa, y por lo tanto no es negociable
y sirve de recibo de la mercancía por parte del transportista.

Documentos de Seguro. En el transporte de mercancía siempre existe el

riesgo de que por las más diversas causas esta se pueda perder o deteriorarse.
Como las compañías de transporte no cubren todas las vicisitudes que puedan
sufrir las mercancías, el exportador o el importador, según el contrato firmado
entre ellos, deberá cubrirlas en su totalidad suscribiendo las correspondientes

~ 112 ~
pólizas de seguro, de forma que mediante el pago de una prima determinada, la
Compañía de Seguros se responsabiliza de las mercancías durante su transporte,
sea cual sea la causa que pueda afectarla.

Documentos Aduaneros. Los documentos más comunes para una

transacción comercial son los siguientes:
Factura Comercial
Documento de Transporte
Certificado de Origen de la Mercancía, el cual justifica la procedencia de la
mercancía, para de esta forma aplicar los derechos arancelarios y tasas
correspondientes.
Liquidación del Pago del Seguro, si la mercancía fue importada con la
cláusula CIF de los Incoterms

Incoterms Los Incoterms son las siglas en inglés de International

Commercial Terms (Términos Internacionales de Comercio), emitidos por la
Cámara de Comercio Internacional, con sede en París, Francia. Su primera versión
se publicó en 1936.
Son normas acerca de las condiciones de entrega de las mercancías. Se usan
para dividir los costes de las transacciones comerciales internacionales,
delimitando las responsabilidades entre el comprador y el vendedor, y reflejan la
práctica actual en el transporte internacional de mercancías.

~ 113 ~
Existen 13 términos contemplados en la versión Incoterms:

Grupo Sigla Inglés Español

E EXW Ex – work En fabrica
F FCA Free Carrier Libre transportista
FAS Free Along side Ship Libre al costado del buque
FOB Free on Board Libre a bordo
C CFR Cost and Freigth Costo y flete
CIF Cost, Insurance and Freigth Costo, seguro y flete
CPT Carriage Paid to Flete pagado hasta
CIP Carriage and Insurance Paid to Flete y seguro pagado hasta
D DAF Delivered at Frontier Entregado en frontera
DES Delivered Ex Ship Entregado sobre buque
DEQ Delivered Ex Quay Entregado sobre muelle
Entregado aranceles sin
DDU Delivered Duty Unpaid
pagar
Entregado aranceles
DDP Delivered Duty Paid
pagados

PROCEDIMIENTOS Y REQUISITOS

Una vez determinado el proveedor más conveniente y obtenida la

cotización respectiva, fijando los términos de la operación en cuanto a plazos de

entrega, forma de pago, medio de transporte, etc., se colocará el pedido. El pedido

debe contener con toda precisión las: cantidades, calidades, precios, forma de

empaque, consignatario de la mercancía, medio de transporte, aduana de entrada

(consecuentemente puesto de destino, ya sea fronterizo, marítimo o aéreo) así

como todas las instrucciones de embarque pertinentes relativas a documentación,

legalización y denominación correcta de la mercancía y demás datos que deberá

contener la factura.
~ 114 ~
 Esquema Genérico de una Compra Internacional

1. Trámites para la comunicación. Autorización de Exportar.

2. Tramitación ante la Aduana y los Transportistas.
3. Envío de la documentación para retirar mercancía de la
Aduana.
4. Trámites para la comunicación. Autorización para Importar.
5. Tramitación ante la Aduana y los Transportistas.
6. Pago una vez recibida la documentación (Comprador).

Agente Vendedor Organismo

de (Exportador) Oficial
Aduanas 2 1

Transporte Nacional

Ent. Financiera
Aduana de Del
Exportación Exportador

Transporte 3 País del Exportador

Frontera
6 País del Importador
Internacional

Aduana de Ent. Financiera

Importación Del
Importador

Transporte Nacional

Agente Comprador Organismo

de Importador Oficial
Aduanas 5 4

~ 115 ~
ESTUDIOS PREVIOS A LA IMPORTACIÓN.

Requisitos previos antes de iniciar el pedido.

Consulta de la tarifa del I.G.I (Impuesto General de Importación y
Disposiciones Generales.
Permiso de importación. (Control de las Importaciones).
Trámites y procedimientos finales de la importación.
Recepción de documentos, factura comercial visada (mar, terrestre),
conocimiento de embarque (mar), talón de embarque (terrestre),
certificados, declaraciones y lista de embarque.
Revisión minuciosa de lo ordenado contra lo embarcado, cantidad,
descripción peso, precio, etc.
Preparación de la documentación, declaraciones y endosos, envío al agente
aduanal, e instrucciones, fracción arancelaria, vía de transporte, y
consignatario.
Trámites aduanales, despacho aduanal, integración y presentación de
pedimento y anexos, confrontación, designación de vista, reconocimiento,
pago y entrega en almacén.
Tráfico nacional, reexpedición, seguimiento, recibo.

La importación comienza al entrar la nave conductora de las mercancías en

aguas nacionales o al cruzar las mercancías la línea divisoria internacional y
concluye cuando se ha terminado la tramitación fiscal y las mercancías quedan a
la libre disposición de los interesados.

Al contratar compras de materiales al extranjero, se tienen distintos canales

de importación, de selección, mismos que dependen del tamaño y capacidad de la
Empresa, la naturaleza del negocio, la estructura financiera y los métodos, así
como las prácticas mercantiles.

~ 116 ~
 1. PROCEDIMIENTO PARA CONTRATAR DIRECTAMENTE CON
UN FABRICANTE

a) El Comerciante Importador, contratará directamente con el Comprador

Extranjero.
b) Adquisición en el País Importador.
c) Entrega en el punto de entrada del País, la factura al Comprador, de acuerdo
con el contrato.
Pero también puede adquirir, antes de tener contrato con su comprador de
importación, ya que supone que tiene conocimientos del mercado y de las futuras
necesidades.

La ventaja de este procedimiento, es que el Comprador puede recurrir a los

tribunales nacionales, en el caso de reclamación o controversia que se dé en él.

2. PROCEDIMIENTO POR CONTRATO, POR CORREDOR DE

IMPORTACIONES.
El corredor de Importaciones actúa como intermediario, entre el Comprador
y el Vendedor, al cual se le paga una cantidad pactada por sus conocimientos y
servicios prestados.

La protección que le brinda, al Comprador el Corredor Nacional, está

garantizada, además por el hecho de que el Comprador siga disponiendo de sus
servicios, le da una distinguida atención, mostrándole la mercancía de que se trate,
garantizando que es tan buena como se ha declarado, por el conocimiento que ha
adquirido en el desempeño de su trabajo.

El Importador que compra materiales para atender a compradores más

pequeños, que necesita una fuente de abastecimiento en la que debe confiar y el
crédito que le otorguen, también fija precios. La ventaja es que puede revisar la
mercancía y acudir al almacenista para que se reúnan los requisitos del contrato,
para el caso de que no cumplan con éste.

~ 117 ~
 Es desventaja tratar con varios agentes de importación que están en el
negocio para obtener utilidades y el Comprador que no conoce las fuentes directas
e inmediatas de información del mercado extranjero.

3. PROCEDIMIENTO AL TRATAR CON UN AGENTE,

COMERCIANTE, O CORREDOR-EXPORTADOR, EXTRANJERO
El Comprador tiene ventajas como pueden ser:
A) Clasificación de Mercancías y Separación, Almacenaje, Guarda y
Reserva de Espacio. Para escoger cualquiera de estas fuentes se
tienen que tomar en cuenta: Métodos comerciales, Mercancía de que
se trate y sus características y Seguridad contra posibles pérdidas.
B) Requisitos. Dependen de cada País , puesto que la gran mayoría han
impuesto restricciones al comercio exterior, estas se pueden clasificar
de la siguiente manera:
1. Limitaciones a cambios extranjeros, como son las licencias
para comprar cantidades exactas en divisas extranjeras, para
fines específicos.
2. Reglamentación de importaciones, requiere, previo permiso
para exportar mercancías de procedencia extranjera, casi
siempre de la misma clase y cantidad.
3. Tarifas aduanales, las cuales restringen las importaciones
extranjeras, cobrando altos derechos de importaciones.

Es medular de quien depende la compra, ya sea del propio comprador o a

través de un agente o consignatario extranjero, que en todo caso deben estar en
posibilidad de dar información respecto a controles y documentos que se
necesitan para que se lleve a cabo la contratación por lo general se requiere:
1. Permisos de Importación, que deben contener declaración de la
conversión de la divisa autorizada, mercancía, importe, especificaciones,
pago y límite de tiempo para el embarque o la llegada de la mercancía.

~ 118 ~
 2. A dichos permisos se les debe de dar especial atención para cumplir
adecuadamente y evitar multas, dilataciones y muchas veces la
renovación del permiso.

Además los países mercantiles mantienen consulados y servicios de

información en varias ciudades, agencias de compras gubernamentales, y oficinas
en las ciudades portuarias en algunos centros fabriles y comerciales, su función es
fomentar el comercio en sus respectivos países.

EL PAPEL DEL GOBIERNO Y LA REGULACIÓN.

El Gobierno de cada País impone ciertos controles a la importación de

mercancías de origen extranjero, para que se cumplan las restricciones, respecto a
cobrar derechos de importación de artículos que no estén exentos, según las leyes
aduanales y las ordenanzas del Ejecutivo, esto por los acuerdos comerciales
recíprocos.

Además los gobiernos extranjeros piden a sus exportadores que obtengan

sus licencias de exportación, con el objeto de estimular a otros industriales a la
producción de diferentes artículos o bienes, con diversos reglamentos que se
aplican, según la naturaleza y cuantía de las mercancías que se exporten, que
algunas veces depende del país o el tipo de moneda que ofrece el Comprador.

Estos derechos de importación, ayudan a otros países para que se obtengan

mayores beneficios los cuales pueden ser:
a) Ad valoren; un tanto por ciento del valor de las mercancías.
b) Específicos, son a través de una cantidad precisa, por unidades de peso,
medida o mixto.
c) Derechos completos a las tarifas especificadas o preferenciales, gravando
sólo un porcentaje de las mismas.
d) Entradas libres de derechos de artículos exentos, que son particulares de
países que tienen tratados.

~ 119 ~
 e) Convenios comerciales recíprocos, firmados entre dos países para reducir
los derechos de importación entre las naciones, que se aplican a otras.

Pero en muchos países los gobiernos restringen los artículos o bienes

específicos, ya que se deben cumplir las reglamentaciones de la legislación sobre
mercancías clasificadas, para que puedan ser ofrecidas al público.

El Gobierno de México a través de diferentes leyes y decretos regula las

importaciones y exportaciones, apoyándose de:

Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.

Código fiscal.
Ley del Comercio Exterior.
Legislación aduanera.
Ley General del impuesto a la importación.
Ley General del impuesto a la exportación.
Ley de Fomento y protección (Art. 140 franquicias)
Ley de Inversión Extranjera
Ley del Tratado del Libre Comercio.

La regulación de Compras al extranjero se da a nivel de cada país, ya que

cada uno determina las condiciones para que se puedan efectuar, a través de
expedir leyes, firmar tratados, convenios, etc.

LAS TARIFAS ARANCELARIAS Y LAS AGENCIAS ADUANALES.

El empresario que pretende importar alguna mercancía debe contratar los

servicios de un agente aduanal, en la práctica se concreta a tener una plática con el
que ha sido seleccionado y empieza a darle pedidos de importación para su
despacho aduanal.

El departamento de aduanas vigila los procedimientos aduanales para la

recepción y expedición de las mercancías. Las aduanas del país se hallan abiertas

~ 120 ~
al comercio de todas las naciones, excepto en los casos de guerras internacionales,
por exigencias de salubridad pública o cuando se substraigan a la obediencia del
Gobierno Federal.

El mercado de los Estados Unidos Mexicanos está abierto a todos los

productos extranjeros, pero sujeto a los requisitos que las leyes establezcan y a las
limitaciones y prohibiciones que acuerde el Gobierno Federal. En las tarifas de los
impuestos de importación se consignan los requisitos especiales o prohibiciones
relativas a la entrada de las mercancías, así como las exenciones de dichos
impuestos.

Las oficinas aduaneras, impedirán que se consuman operaciones de

importación cuando se trata de mercancías cuyo tráfico internacional esté
prohibido o sujeto a requisitos especiales que no se hayan cumplido. Desde el
momento en que las mercancías entren en las aguas territoriales, en el territorio o
en el espacio aéreo de la nación, quedan sujetas a las disposiciones de la Ley
Aduanera, a las tarifas y leyes federales que las afecten y lo que estipule los
tratados vigentes sobre comercio y navegación.

Un análisis a las restricciones y reglamentaciones, tanto de los Estados

Unidos, como de los gobiernos de otros países, podrá considerarse una
investigación ampliada en cuanto afecta las posibilidades de compras en el
extranjero.

DOCUMENTOS QUE ORIGINA UNA TRANSACCIÓN

INTERNACIONAL

Los documentos especiales en la compra de mercancías de importación, son

por lo general antes de que se reciban los artículos, para evitar sanciones por no
tener los documentos adecuados para introducir compras del extranjero, al país.

~ 121 ~
 Al enviar el pedido, es necesario especificar los documentos que se
requieren, el número de copias, y a dónde se deben enviar. Los que más se usan
son:
1. Conocimiento de Embarque. Este documento debe ser para enterarse de
que será limpio de carga a bordo, emitido por la compañía de navegación,
aceptado el embarque y detalla la cantidad, descripción, y marcas de las
mercancías que se van a transportar.
a. Certificado de Origen. Es una declaración de entradas en las
aduanas del País Importador. Certificando el Origen de las
mercancías.
b. Certificado de Peso. Es para determinar el kilaje, obtenido por un
pesador de la oficina del gobierno o un particular. Se usa para
precisar y dar fe de la cantidad embarcada.

2. Certificado de Análisis. Es para artículos de análisis químico o de otra

naturaleza o especificación de calidad. Lo determina un analista o
ensayador oficial y es la base para la aceptación o arreglo del Contrato de
Compra. El Certificado contiene:
a) El Certificado de Inspección. Identifica el material exacto
embarcado, para asegurarse de que las mercancías listas para ser
recibidas, son exactamente igual a las especificadas.
b) Póliza o Certificado de Seguro. Este documento es importante
para todos los requisitos de embarque de importación, se da de
acuerdo al convenio entre el Comprador y el Vendedor, para
cubrir riesgos en la transacción y en otros términos de
acostumbramiento normal.

3. Marcas en los Bultos. Los compradores deben conocer y ver cuáles son las
que les exige el Gobierno, autoridades portuarias y aduanales, que deben
aparecer en las facturas.

~ 122 ~
 4. Cartas de Crédito. Es el método más común de financiar y arreglar pagos
de importaciones, son emitidas por los bancos que intervienen en el
Comercio Internacional, pudiendo ser revocables e irrevocables. Las Cartas
de Crédito revocables las emite un banco y pueden ser canceladas o
reafirmadas por el Comprador, cuando quiera, pero siempre antes de que se
efectúe cualquier pago, en este tipo de carta el más perjudicado es el
Vendedor o Exportador Extranjero.

5. Seguros. Son documentos que sirven para amparar embarques de carga en

bancos transatlánticos y embarques nacionales de cabotaje de una a otra
costa.

ANÁLISIS FINANCIERO DE LA COMPRA.

Este aspecto, en nuestro País, reviste una gran importancia, debido a las
bruscas y repentinas fluctuaciones en los tipos de cambio de las divisas
internacionales, en las que se contratan las adquisiciones de importación.

Las consideraciones básicas para el Estudio Financiero de las Compras de

Importación, se basan en dos aspectos principalmente:
a) Tiempo del Financiamiento (corto o largo plazo).
b) Tipo de bien a consumir (de capital o de comercialización).

El primer punto, permite efectuar una estimación de los importes, que por
intereses en el caso que existan y que se generen, producto del principal capital, y
aquellos que se tendrán que pagar por el afecto de la devaluación de la moneda, a
los cuales se les denomina “perdida en cambios”, mismos que resultan, algunas
veces, tan caros o más que los mismos intereses.

Lo anterior es arduo de calcular y se complica en forma directamente

proporcional al período en que la deuda se tenga que liquidar, o sea, a mayor
tiempo de crédito, resulta mucho más difícil el cálculo en la estimación del
importe que por “perdida en cambio”, se tendrá que liquidar al final del lapso.
~ 123 ~
 Sin embargo, hoy en día se cuenta con diferentes instrumentos financieros
que permiten disminuir este riesgo, o que permiten un cálculo más exacto y con
menor margen de error, tal es el caso de los “futuros”, o de las “opciones”, los
cuales se encuentran diseñados para protegerse de fluctuaciones bruscas en los
precios de productos o servicios en los diferentes mercados. De tal forma que un
comprador puede asegurar el tipo de cambio o el valor de una mercancía, a una
fecha determinada y con seguridad evaluar el efecto financiero de los importes
que ha de liquidar.

El segundo punto, ayuda a determinar la Contribución Marginal que el bien,

prospecto de adquisición derramará, considerando desde luego los efectos de la
devaluación sobre el mismo.

En el caso de adquisición de maquinaria o equipo, no existe mucho de

donde escoger, ya que la mayoría de ésta se produce en el extranjero; dentro de
ese punto es importante señalar que existe el Tratado de Bucareli, en el que
México quedó obligado a no producir maquinaria. De lo anterior se desprende la
necesidad ineludible de importar maquinaria y equipo y por ende la tecnología
para poder operarla.

De ese modo, es importante, que el estudio financiero de la adquisición, no

olvide la repercusión que en los costos de producción vía gastos indirectos serán
cargados y evaluar su factibilidad de adquisición con base a la productividad
esperada, la cual resulta obvio que deberá ser, en términos reales, mayor a la
actual.

Respecto a materiales de consumo, de igual manera existen casos similares

a la adquisición de la maquinaria, no hay, en muchos casos, en Nuestro País, con
la calidad deseada, o en definitiva, ni siquiera es producido. Lo expuesto resulta
ser lo más sobresaliente a considerar en la contribución Marginal, que el bien
importado aporte a la fabricación o a la productividad de la Empresa.

~ 124 ~
PAPEL DE LAS SOCIEDADES NACIONALES DE CRÉDITO E
INSTITUCIONES DE CRÉDITO

Las Instituciones de Crédito juegan un papel determinante en las compras

de importación, ya que debido a su naturaleza siguen un tratamiento especial,
desde la contratación, hasta la liquidación, pasando por las garantías, seguros,
impuestos, trámites aduanales y demás aspectos relacionados con las
importaciones.
El procedimiento clásico de una compra en la que se ve necesariamente la
intervención de las instituciones de crédito se hace de la siguiente manera:
Cuando el Comprador detecta a su proveedor y la compra se consolidó a
través de un contrato, se procede a solicitar a una Institución de Crédito un
documento llamado “Carta de Crédito”, la cual asegura al Proveedor, vía agencia
de la Institución donde se solicitó, pero en el caso de que la misma no cuente con
agencia en el país de origen, se encargará a través de algún mecanismo de hacerla
llegar al Proveedor.
Previo a lo expuesto, la Institución efectuará un estudio al solicitante de la
Carta, para determinar si la concederá, lo anterior se deriva de la responsabilidad
de la Institución de pagarle al Proveedor incondicionalmente y con posterioridad
cobrarle al Comprador o efectuar esta operación de forma simultánea.
El procedimiento descrito implica que el Proveedor venderá a crédito, pero
aun cuando la operación se hubiese efectuado de contado, las Instituciones de
Crédito también juegan un papel importante, ya que a través de ellas se harán las
transacciones que se derivan de las operaciones de comercio.

ACUERDOS INTERNACIONALES DE COMERCIO

En estos tiempos en los que el tema de globalización, sobre todo el que se

refiere al ámbito económico, se han vuelto tema central de conversación y las
acciones para llevarlo a cabo son cada vez más ambiciosas, por lo que es

~ 125 ~
necesario efectuar un análisis de las ventajas e inconvenientes que ofrecen a los
progresos de los países y de las empresas.

El objetivo principal que siguen esos acuerdos, firmados a nivel

internacional, es regular las economías de los países que los subscriben, dichos
acuerdos o tratados giran en torno al estudio de nuevas formas de
comercialización y de eliminación de barreras arancelarias.

Por lo descrito, se debe entender que toda aquella entidad que pretenda
realizar compras al exterior, es importante considerar los acuerdos y tratados
internacionales en los que el País participa, para así obtener de ellos el máximo
provecho para bien de la productividad y calidad de los artículos o servicios que
ofrece.

Los acuerdos internacionales en los que México actualmente participa son

múltiples entre los más importantes se encuentran:

Tratado de Libre Comercio México – Bolivia

Tratado de Libre Comercio México, Colombia y Venezuela (G·3)
Tratado de Libre Comercio de América del Norte, México, Canadá y
Estados Unidos de Norteamérica (TLCAN)
Tratado de Libre Comercio México - Costa Rica
Tratado de libre Comercio México – Nicaragua
Tratado de Libre Comercio México – Chile
Tratado de Libre Comercio México – Israel
Tratado de Libre Comercio México - Unión Europea
Tratado de Libre Comercio México – Triángulo del Norte (México, el
Salvador, Guatemala y Honduras)
Tratado de Libre Comercio México – AELC (Islandia, Noruega, Principado
de Liechtenstein y Suiza)
Tratado de Libre Comercio México - Republica Oriental del Uruguay.

~ 126 ~
CAPÍTULO 5. DESCRIPCIÓN DE LA
EMPRESA.

~ 127 ~
CAPÍTULO 5 DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA

5.1 HISTORIA DE LA EMPRESA PET`S PHARMA DE MÉXICO,

S. A. DE C. V.

Pet´s Pharma de México, es una empresa 100% mexicana. Inicio sus

operaciones el 21 de Noviembre de 2001, con el fin de elaborar, producir y
comercializar productos farmacéuticos veterinarios.

Las dos líneas con las cuales comenzó en Laboratorio fueron:

Línea estética. y
Línea de vitamínicos en tabletas.

La primera comprendía: tres lociones (hembra, macho y unisex), y tres

shampoos de belleza (coco, durazno y cachorro).

La segunda línea abarcaba vitaminas y calcio en tabletas.

Con estas dos líneas el laboratorio se mantuvo trabajando desde su inicio hasta
Febrero de 2003. Durante este lapso el laboratorio comenzó a adquirir equipo
sofisticado; los cuales se utilizaron hasta después de mayo de 2003, debido a que
necesitaban acondicionar las instalaciones así como realizar la construcción de un
área estéril para la fabricación de productos inyectables como: antibióticos y
desparasitantes.

Pet´s Pharma de México inicio en agosto de 2003, el lanzamiento y registro de

todos los productos que la integran, contando a la fecha con más de sesenta
productos matriculados con sus diferentes presentaciones.

A finales de 2003 se inició la construcción de un área para fabricación de

llenado de antibióticos en polvo.

En el año de 2005 el laboratorio empezó a evolucionar teniendo áreas más

específicas con personal calificado como: Gerente de producción, Gerente de
control de calidad, Gerente de ventas, incrementando así comisionistas en las
~ 128 ~
diferentes partes de la república mexicana, cabe resaltar que el equipo de ventas
tiene como objetivo atender las necesidades de los clientes, creando un vínculo
que permita detectarlas y satisfacerlas a través de servicio técnico, el cual tiene la
responsabilidad de desarrollar pruebas de campo, entrenar a la fuerza de ventas,
proporcionar apoyo técnico a productores y generar información actualizada,
teniendo además presencia en seminarios y congresos reconocidos a nivel
nacional.

En este mismo año el personal de producción se incrementó al igual que el área

administrativa y a mediados del año 2006 se empezó a implementar un programa
de producción para poder tener control y dar seguimiento a todos y cada uno de
los productos en la parte de materia prima, material de empaque, así como caja y
etiqueta.

A la fecha se cuenta con una amplia gama de productos en línea veterinaria,

los cuales han colocado a la empresa como uno de los mejores laboratorios de más
reciente aparición en el mercado veterinario.

El logro más reciente para la empresa ha sido obtener una certificación por
parte de la Secretaria de Agricultura, Ganadería, Desarrollo Rural, Pesca y
Alimentación (SAGARPA), como laboratorio maquilador certificado.

Dentro de los eslabones más importantes en la cadena de comercialización se

encuentran los distribuidores, ya que están ubicados a lo largo y ancho del país
complementando al equipo de trabajo a fin de dar un servicio de excelencia al
usuario final.

Pet´s Pharma de México ha realizado una lucha constante por mantenerse

como una de las empresas líderes en su ramo, por esta razón, se ha mantenido en
el camino hacia la excelencia en la fabricación de los productos, a través de la
actualización de sus procesos de gestión, con la adquisición de nuevas tecnologías
que le permitan estar a la vanguardia en el mercado, satisfaciendo las necesidades

~ 129 ~
de los usuarios, cuya exigencia fomenta que día a día el producto sea cada vez de
mejor calidad

Año con año se tiene un notable incremento en la demanda de los productos y

en la oferta de los mismos, lo que sitúa a la empresa dentro de los principales
laboratorios farmacéuticos en México.

5.2 VISIÓN

Ser el laboratorio farmacéutico veterinario líder en el mercado mexicano,

satisfaciendo las necesidades de los médicos veterinarios, respetando y
fortaleciendo los valores, la ética profesional y el desarrollo personal de cada uno
de los colaboradores que integran la empresa.

5.3 MISIÓN

Crear, desarrollar, fabricar y comercializar productos veterinarios que

cumplan con los más altos estándares de calidad, ofreciendo un valor agregado a
sus clientes a través de un excelente servicio, incrementando continuamente su
rentabilidad y participación en el mercado mexicano, dedicado a mantener la
salud de los animales.

5.4 FILOSOFÍA

Desarrollar el trabajo con la finalidad de satisfacer las necesidades del

mercado, brindando un servicio excelente basado en la honestidad, seriedad y
profesionalismo en todas las áreas.

~ 130 ~
5.5 VALORES

Consolidar un equipo humano profesional, participativo, innovador, e

involucrado con el objetivo de garantizar la evolución de la empresa.

Trabajar intensamente en la búsqueda de nuevos productos que enriquezcan

nuestras líneas de negocio.

Oportunidad, porque permite a su personal tener un crecimiento y

desarrollo en el área que se desenvuelven.

Visión internacional.

Compromiso con la sociedad.

Salud y seguridad.

Calidad y mejora continua.

Orden y disciplina ya que son sinónimos de productividad.

Comunicación veraz y oportuna.

~ 131 ~
5.6 PRODUCTOS

Anestésicos

PRODUCTO PRESENT. DESCRIPCIÓN

Xilapet 2% 25 ML. Xylazina
Xilapet 10% 50 ML. Xylazina
Sedalpharma 100 ML. Pentobarbital
Promazin Gotas 10 ML. Acepromazina
Promazin Inyectable 20 y 50 ML Acepromazina

Antibióticos Tabletas

PRODUCTO PRESENT. DESCRIPCIÓN

Amoxipet Tabs 30 Tabs. Amoxicilina
Amoxipet Plus 30 Tabs. Amoxicilina c/ Ácido clavulánico
Cephatabs 150 30 Tabs. Cefalexina
Cephatabs 300 30 Tabs Cefalexina
Sulfavet Tabs 30 Tabs Sulfavet y Trimetroprim

~ 132 ~
Antibióticos Suspensión

PRODUCTO PRESENT. DESCRIPCIÓN

Amoxipet 250 60 ML. Amoxicilina
Amoxipet Jr. 15 ML. Amoxicilina
Amoxipet Plus 60 ML. Amoxicilina c/ Ácido clavulánico
Cephapet 250 60 ML Cefalexina
Cephapet 600 60 ML Cefalexina
Sulfavet 60 ML Sulfametoxazol y Trimetroprim

~ 133 ~
Antidiarreicos

PRODUCTO PRESENT. DESCRIPCIÓN

Kaofin 60 y 100 ML Loperamida, Caolin y Pectina.

Antiinflamatorios

PRODUCTO PRESENT. DESCRIPCIÓN

Diclovet Pets 10 y 50 ML Diclofenaco
Diclovet Tabs 30 Tabs Diclofenaco
Meloxivet 1.0 Mg 30 Tabs Meloxicam
Meloxivet 2.5 Mg 30 Tabs Meloxicam
Meloxivet 4.0 Mg 30 Tabs Meloxicam
Meloxivet Pet 20 ML Meloxicam
Meloxivet Suspensión 10 y 32 ML Meloxicam

~ 134 ~
Antifungales Dermatológicos.

PRODUCTO PRESENT. DESCRIPCIÓN

Konavet 30 Tabs. Ketoconazol
Gentanazol Spray 60 ML Ketoconazol y Dexametasona

Dermatológicos
PRODUCTO PRESENT. DESCRIPCIÓN
Clorexivet Shampoo 250 ML Miconazol y Clorhexidina
Dermatryl Shampoo 250 ML Triclosan
Dermatryl Jabón 120 Grs. Triclosan
Kannes Jabón Medicado 80 Grs. Azufre y Undecilinato de zinc
Kannes Shampoo Neutro 250 ML Trietanolamina y conservadores

~ 135 ~
Desinfectantes

PRODUCTO PRESENT. DESCRIPCIÓN

Biotrol Clinic 890 ML y 4 Lt. Fenoles
Clorexivet Solución 100 ML y 4 Lt. Clorhexidina

Desparasitantes
PRODUCTO PRESENT. DESCRIPCIÓN
Albendapet 18 ML Albendazol
Iverkan Suspensión 20 y 60 ML Febendazol e Ivermectina
Iverkan 10 15 blisters Pirantel, Prazicuantel
Iverkan 30 15 blisters Febendazol e Ivermectina

~ 136 ~
Ectoparasiticidas

PRODUCTO PRESENT. DESCRIPCIÓN

Collar Antipulgas Chico, Mediano y Grande Tetraclorvinfos
Kannes Jabón Insecticida 80 Grs. Permetrina
Kannes Shampoo Insecticida 250 ML Permetrina
Polvo Antipulgas 100 Grs. Tetraclorvinfos

Estimulantes Vitaminas Y Minerales.

PRODUCTO PRESENT. DESCRIPCIÓN

Apetikan Gotas 30 ML Ciproheptadina y Vitaminas B1, B6 y B12
Apetikan Tabs 20 Tabs. Ciproheptadina y Vitaminas B1, B6 y B12
Calcipet Tabs 30 Tabs Calcio, Magnesio, Fósforo y Vitamina D3
Vitha Tabs 30 Tabs Vitamina E, Vitamina A y Ácido ascórbico

~ 137 ~
Gastroprotectores

PRODUCTO PRESENT. DESCRIPCIÓN

Pharmotil 10 y 50 ML Metoclopramida
Pharmotil Oral 15 ML Metoclopramida
Ranipets 10 y 50 ML Ranitidina
Ranipets Tabs 30 Tabs Ranitidina

Línea Estética
PRODUCTO PRESENT. DESCRIPCIÓN
Fresh Care 125 ML Esencia y Fijador

~ 138 ~
Línea Kannes
PRODUCTO PRESENT. DESCRIPCIÓN
Kannes Elimin-Odor 125 ML Perfume, Amonio
Kannes Care Coco 250 ML Acondicionador y Lauril
Kannes Care Durazno 250 ML Acondicionador y Lauril
Kannes Care Cereza y Bebe 250 ML Comperlan y Dietanolamina
Kannes Care Pelo Blanco 250 ML Acondicionador y Lauril
Kannes Care Pelo Negro 250 ML Acondicionador y Lauril
Kannes Training 125 ML Fresno, Abedul y Perfume
Kannes Repellent 125 ML Metil-Nonil-Cetona

Línea Dental DDS

~ 139 ~
Oftálmicos
PRODUCTO PRESENT. DESCRIPCIÓN
Diclovet Oftálmico 10 ML Diclofenaco
Gentacyn Oftálmico 10 ML Gentamicina

Óticos
PRODUCTO PRESENT. DESCRIPCIÓN
Clorexivet Ótico 30 ML Digluconato de clorhexidina
Ótiko 18 ml Gentamicina y Ketoconazol

~ 140 ~
5.7 ORGANIGRAMA MVZ. RAMON VARGAS O.
GERENTE GENERAL

MVZ. ELIAS VELAZQUEZ GERARDO NAVARRO LIC. SARA BRAN QFB. ELISEO SAUZA C. P. JAIME LOZANO
GERENCIA TÉCNICA GERENTE DE VENTAS MARKETING GERENTE DE PRODUCCIÓN GERENTE DE
ADMINISTRACIÓN

MVZ MIGUEL CORDERO MVZ. PATRICIA GUTIEEREZ MVZ. ERICK LAVALLEY QFB. ARACELI HERNANDEZ SOFIA VAZQUEZ
TECNICO SUPERVISOR PEQUEÑAS SUPERVISOR GRANDES ESPECIES CONTROL DE CALIDAD COMPRAS
ESPECIES

FCO. JAVIER JARAMILLO GABRIEL ESPINO OSCAR PEREZ LIC. FERNANDO SANCHEZ
REPRESENTANTE PROMOTOR ALMACÉN COSTOS

GERARDO CAMPOS MVZ. MIGUEL LOPEZ RODRIGO SANCHEZ BIBIANA HERNANDEZ

REPRESENTANTE PROMOTOR PRODUCCIÓN FACTURACIÓN

HECTOR CURTIS ROBERTO IÑIGUEZ SANDRA PISCIL

REPRESENTANTE PROMOTOR RECURSOS HUMANOS

RAFAEL TORRES LIC. HECTOR PORRAZ

REPRESENTANTE SISTEMAS

ROCIO CONTRERAS
REPRESENTANTE

ROSALIA RUIZ
REPRESENTANTE

SERGIO REYES
REPRESENTANTE

~ 141 ~
5.8 Problemática actual de la empresa

El creciente grado de especialización, como consecuencia de la división del

trabajo, hace necesario el uso de una herramienta que establezca los lineamientos en
el desarrollo de cada actividad de una empresa. Así pues los manuales
administrativos representan una alternativa para este problema, ya que son de gran
utilidad en la reducción de errores, en la observación de las políticas del organismo,
facilitando la capacitación de nuevos empleados.
Los manuales son por excelencia los documentos organizativos, y se
consolidan como una herramienta gerencial, son utilizados para comunicar, orientar
y facilitar el acceso de información a los miembros del Departamento de compras
mediante cursos de acción para lograr el cumpliendo de los objetivos de la empresa.
La empresa Pet´s Pharma de México cuenta con 10 años en el mercado
farmacéutico veterinario, sin embargo presenta actualmente la siguiente problemática
en el área de compras y almacén:

Falta de un documento que respalde la compra.

No existe un control específico de las personas que piden el material.
No se realiza cuadro comparativo de cotizaciones para obtener los mayores
beneficios para la empresa.
No existen estrategias para lograr obtener crédito de los proveedores.
No hay un documento que le informe al almacén el material que va a recibir y
la fecha sugerida.
No se cuentan con estrategias para obtener las mejores condiciones en la
compra.
En ocasiones existen compras excesivas sin analizar si realmente son buenas
oportunidades.

~ 142 ~
 No existe una planeación en las compras.
La entrada de mercancía al almacén se realiza sin ningún documento que lo
respalde.
El pedimento de mercancía no se hace de acuerdo al stock mínimo y máximo
indicado.
Los procedimientos para surtir mercancía al almacén son tardados y poco
eficientes.
No existe una retroalimentación entre: Almacén-Compras.
La recepción de mercancía no sigue un proceso específico, de tal forma que se
llega a perder tiempo y productos.
No existe un documento interno que avale una recepción de mercancía.

Todos estos inconvenientes se dan por falta de documentos formales que indiquen

los procedimientos y políticas que ayuden a la toma de decisiones, es por eso que se

propone la implementación de manuales de procedimientos y políticas, para

establecer los lineamientos en el desarrollo de cada actividad del Departamento de

Compra, ya que serán de gran utilidad en la reducción de errores y estandarización de

dicho Departamento.

~ 143 ~
CAPÍTULO 6. CASO PRÁCTICO.
MANUAL DE POLÍTICAS

~ 144 ~
 Fecha:
PET´S PHARMA DE MÉXICO,
Página 1 De 17
S. A. DE C. V.

MANUAL DE POLÍTICAS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

CONTENIDO:

I. Introducción

II. Objetivos del Manual

III. Alcance

IV. Uso adecuado de este Manual

V. Organigrama Departamental

VI. Declaración de Políticas

VII. Responsabilidades del Personal de Compras

VIII. Relaciones del Departamento de Compras con otros Departamentos.

IX. Glosario

~ 145 ~
 Fecha:
PET´S PHARMA DE MÉXICO,
Página 2 De 17
S. A. DE C. V.

MANUAL DE POLÍTICAS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS.

I. INTRODUCCIÓN

Con el propósito de facilitar el cumplimiento de las responsabilidades de las

personas que integran el departamento de compras, es necesario determinar en forma

explícita los criterios o lineamientos generales que les permitan realizar sus

actividades sin tener que consultar constantemente a los niveles jerárquicos

superiores.

Este manual es un recurso técnico para dar a conocer las Políticas de Compras

que son: un conjunto de lineamientos preestablecidos por la Administración de la

Compañía, en forma general, tratan acerca de la conducta o los enfoques que deben

considerarse, al adquirir materiales, artículos o servicios.

Las políticas fueron plasmadas de forma escrita, para asegurar que se tomen

decisiones y se realicen acciones, de acuerdo a un solo criterio, además de poder

consultar dicha guía cuando surjan dudas.

~ 146 ~
 Fecha:
PET´S PHARMA DE MÉXICO,
Página 3 De 17
S. A. DE C. V.

MANUAL DE POLITICAS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS.

II.OBJETIVOS:

Presentar una visión de actividades de la organización para su adecuada

administración.

Precisar expresiones generales para llevar a cabo acciones que deben realizarse

en el Departamento de Compras.

Establecer criterios para la toma de decisiones

III. ALCANCE:

El presente manual abarca las políticas que guiarán al personal del

Departamento de Compras para la correcta toma de decisiones.

~ 147 ~
 Fecha:
PET´S PHARMA DE MÉXICO,
Página 4 De 17
S. A. DE C. V.

MANUAL DE POLITICAS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS.

IV. USO ADECUADO DE ESTE MANUAL.

El manual está integrado de la siguiente manera:

Organigrama departamental de Compras de la empresa Pet´s Pharma de

México, S. A. de C. V.
Declaración de Políticas, que expresarán los límites de referencia dentro de
los cuales el personal puede actuar.
Responsabilidades del Personal de Compras
Relaciones del Departamento de Compras con otros Departamentos.
Glosario

El manual será entregado a los directivos y a todo el personal del Departamento

de Compras.

Es importante resaltar que el manual es de carácter confidencial e interno, por lo

que se tiene prohibido reproducirlo con la intención de manejarlo de manera ajena a
la empresa, si por alguna razón se infringe en lo antes mencionado se harán
acreedores a una sanción.

Las revisiones y actualizaciones del manual de Políticas se llevarán a cabo cada

seis meses, si algún colaborador desea realizar modificaciones, adiciones o
supresiones, deberá presentar los proyectos correspondientes al Gerente de Compras,
para que se encargue de verificar que las propuestas se encuentran de acuerdo con las
políticas generales de la empresa y así mantener la uniformidad de contenido y
presentación del Manual de Políticas.

~ 148 ~
 Fecha:
PET´S PHARMA DE MÉXICO,
Página 5 De 17
S. A. DE C. V.

MANUAL DE POLÍTICAS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS.

V. ORGANIGRAMA DEPARTAMENTAL.
C. P. JAIME LOZANO
GERENTE DE ADMINISTRACIÓN

AUDITORÍA

C. P. ALFREDO MEDRANO
GERENTE DE COMPRAS

SOFIA VÁZQUEZ
SUBGERENTE DE COMPRAS

ALEJANDRO GUTIERREZ
AUXILIAR DE COMPRAS

GABRIELA ESPINOZA
AUXILIAR DE COMPRAS

ELABORO REVISO AUTORIZO

~ 149 ~
 Fecha:
PET´S PHARMA DE MÉXICO,
Página 6 De 17
S. A. DE C. V.

MANUAL DE POLÍTICAS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS.

VI. DECLARACIÓN DE POLÍTICAS

POLÍTICAS DE RELACIONES INTERNAS.

Todas las adquisiciones las hará el Departamento de Compras.
Las requisiciones de compra se emitirán de acuerdo a los mínimos y máximos
establecidos.
Las requisiciones deberán definir claramente las especificaciones y la fecha de
entrega que se requiere.
Todas las requisiciones de compra deberán ser aprobadas por los Directores
del área correspondiente.
El Departamento de Compras adquirirá solo lo que las requisiciones dicen.
Se comprará a los precios presupuestados.
El Departamento de Compras deberá localizar dos o más fuentes de
suministro.
El Departamento de Compras solicitará cotizaciones por vía telefónica o por
correo a los proveedores que manejan las mercancías solicitadas.
El Departamento de Compras debe elegir a los proveedores, de acuerdo a sus
ofertas, prestaciones de servicios, productos, tiempo, etc.

ELABORO REVISO AUTORIZO

~ 150 ~
 Fecha:
PET´S PHARMA DE MÉXICO,
Página 7 De 17
S. A. DE C. V.

MANUAL DE POLÍTICAS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS.

Para realizar una orden de compra se deberá obtener previa a un estudio y

evaluación de las cotizaciones y servicios que otorgan los proveedores,
mediante el cuadro comparativo de cotizaciones que maneja la empresa.
El Departamento de Compras emitirá la orden de compra en firme al
proveedor que ofrezca las mejores condiciones en cuanto a entrega, forma de
pago, calidad, disponibilidad, etc.
El Departamento de Compras negociará las condiciones de pago, de entrega, el
precio, la calidad, etc. de las mercancías solicitadas.
El Departamento de compras formalizará la garantía de entrega.
El Departamento de Compras deberá proporcionar una copia de la orden de
compra al Almacén para informar de los productos que llegarán y en qué
fecha.
El Departamento de Compras encaminará las actividades de compras, a
conseguir crédito de los proveedores y pactarlas mediante un convenio, por
escrito.
El Departamento de Compras deberá presentar al departamento de
contabilidad todos los documentos referentes a la adquisición como: orden de
compra, factura y acuse de recibo, para que se proceda al pago del proveedor.

ELABORO REVISO AUTORIZO

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 Fecha:
PET´S PHARMA DE MÉXICO,
Página 8 De 17
S. A. DE C. V.

MANUAL DE POLÍTICAS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS.

POLÍTICAS DE RELACIONES CON LOS PROVEEDORES

Los días y horarios de visitas de proveedores serán los martes y jueves de

15:00-17:30.
Queda prohibido a los empleados aceptar obsequios o gratificaciones, en todo
momento.

Si se hace necesario entrevistar a un proveedor con relación a los detalles de

sus productos, los demás departamentos deben solicitar tales visitas a través
del departamento de compras.
No se aceptaran proveedores que tengan alguna relación familiar con nuestro
personal.

OTRAS POLÍTICAS
Mantener una comunicación asertiva con los proveedores, sin discusiones.
Toda la correspondencia con los proveedores debe manejarse a través del
departamento de compras.
Todas las compras superiores a Quinientos Mil de pesos, deberán estar
autorizadas por el director general de la empresa.
Establecer una mejora continua para el aprovechamiento de los recursos.

ELABORO REVISO AUTORIZO

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 Fecha:
PET´S PHARMA DE MÉXICO,
Página 9 De 17
S. A. DE C. V.

MANUAL DE POLÍTICAS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS.

Todas las solicitudes que amparen muestras deben manejarse por conducto del
departamento de compras.
Mantener toda la información de compra actualizada y en orden.
Toda la información deberá manejarse en forma confidencial.

VII. RESPONSABILIDADES DEL PERSONAL DE COMPRAS:

1. Revisar las adquisiciones, cartas, memorándums y cotizaciones para

cerciorarse de su corrección y claridad.
2. Mantener a los departamentos interesados, informados sobre los tiempos
apropiados de entrega requeridos y acerca de todas las situaciones poco
usuales de los aprovisionamientos.
3. Rastrear y expeditar, la entrega conforme se vea necesario o deseable después
de la emisión de las órdenes de compra.
4. Cooperar para ajustar las entregas cuando sea necesario

ELABORO REVISO AUTORIZO

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 Fecha:
PET´S PHARMA DE MÉXICO,
Página 10 De 17
S. A. DE C. V.

MANUAL DE POLÍTICAS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS.

VIII. RELACIONES CON LOS OTROS DEPARTAMENTOS.

El Departamento de Compras, existe con el fin de proporcionar

satisfacción a las necesidades de la compañía, está en contacto constante con otros
departamentos, la cooperación y la confianza mutua son esenciales. El comprador
puede tener un conocimiento de los requerimientos particulares de los distintos
usuarios de materiales y de servicio.

Las áreas correspondientes deben mantener al departamento de Compras sobre

aviso de las actividades actuales y anticipadas tales como los programas de
producción, el volumen de negocios, nuevas cuentas, nuevos productos, nuevos
diseños, etc. En una forma tal que pueda llevar anticipadamente las negociaciones
competitivas

Los departamentos que tienen mayor interacción con Compras son:

ALMACÉN. Esta relación existe en razón a que es precisamente este

departamento el que mantiene en constante información a compras, sobre las
existencias reales de materias primas, a través del control de inventarios, además de
ser el área donde se originan las requisiciones.

ELABORO REVISO AUTORIZO

~ 154 ~
 Fecha:
PET´S PHARMA DE MÉXICO,
Página 11 De 17
S. A. DE C. V.

MANUAL DE POLÍTICAS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS.

PRODUCCIÓN. Este departamento debe mantenerse en continuidad

productiva, por lo tanto, es de considerable importancia que compras adquiera las
materias primas requeridas, en el tiempo adecuado, al precio más bajo posible, pero
sin menoscabo de la calidad requerida, para que producción pueda transformarlas en
artículos que coloquen competitivamente a su empresa, con otras de su misma
especie. Por esto la coordinación necesaria con el departamento de compras.

CONTABILIDAD. Si entendemos que este departamento maneja informes o

datos exactos y registra en forma sistemática las operaciones comerciales que realiza
una empresa, entonces comprenderemos que si se realizan compras de materias
primas, éstas deben registrarse oportunamente por contabilidad para evitar retrasos
en el pago a proveedores y aprovechar al máximo todos los descuentos que éstos
ofrezcan a la empresa.

MERCADOTECNIA. El departamento de compras siempre requiere mucho

tiempo para procesar las requisiciones, seleccionar a los proveedores, formular las
órdenes de compra y hacer que los artículos sean entregados a la compañía.

ELABORO REVISO AUTORIZO

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 Fecha:
PET´S PHARMA DE MÉXICO,
Página 12 De 17
S. A. DE C. V.

MANUAL DE POLÍTICAS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS.

Las predicciones de mercadotecnia proporcionan información en cuanto a las

necesidades futuras, así que compras tiene más tiempo para desahogar estas
actividades y tiempo para hacer adquisiciones que aprovechen los precios bajos de
mercado, los cambios de precio por temporada y los descuentos por compras en
cantidad.

El departamento de mercadotecnia también proporciona información sobre los

materiales usados por los competidores. El departamento de compras puede usar esta
información para ver si se pueden hacer mejoras en el producto de la compañía.

Si compras encuentra un material que pueda usarse y que los competidores no

estén empleando, se puede hacer una comprobación con el personal de
mercadotecnia para ver qué efectos podría tener ese material sobre las ventas.

Si el departamento de mercadotecnia va a cambiar los precios de los productos

de la compañía, esta información debe pasarse al departamento de compras. Si la
competencia obliga a la compañía a precios más bajos, el departamento de compras
debe buscar formas adicionales de reducir los costos. Si se está planeando elevar los
precios, compras puede recomendar mejores procesos o materiales, si el margen lo
permite.

ELABORO REVISO AUTORIZO

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 Fecha:
PET´S PHARMA DE MÉXICO,
Página 13 De 17
S. A. DE C. V.

MANUAL DE POLÍTICAS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS.

INGENIERÍA. El departamento de ingeniería es el responsable del diseño de los

artículos que va a fabricar la compañía. Su enfoque se centra en el funcionamiento
eventual del producto. Los ingenieros son muy precisos al indicar cuales son los
materiales que se necesitan, en términos de resistencia, dimensiones, dureza y
métodos de fabricación, además diseñaran un producto que use partes no
estandarizadas y con tolerancia muy limitadas. Estos diseños son muy costosos
cuando compras adquiere las partes. En consecuencia, este departamento debe
recomendar una variación en el diseño para reducir los costos; partes estándar que
puedan adquirirse con facilidad, o la ampliación de las tolerancias.

ELABORO REVISO AUTORIZO

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 Fecha:
PET´S PHARMA DE MÉXICO,
Página 14 De 17
S. A. DE C. V.

MANUAL DE POLÍTICAS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS.

IX. GLOSARIO
“A”
Autoridad. Poder legal o legítimo. Persona con poder en un campo
determinado.

“C”
Calidad. Propiedad o conjunto de propiedades inherentes a algo, que permiten
juzgar su valor.
Cantidad. Volumen o número de objetos.
Comprador. Persona dedicada a la adquisición de bienes, llámese materia
prima, mercancías, materiales o cualquier otro similar, mediante el pago de su
equivalencia en dinero.
Comprar. Es adquirir por dinero la propiedad de una cosa.
Correspondencia. Conjunto de cartas que se despachan o reciben.
Cotización. Es un documento que manejan los proveedores para manifestar las
condiciones de entrega, pago, calidad, cantidad, garantía, etc., de los materiales que
se les han solicitado previamente.
Cuadro Comparativo. Es un documento interno que maneja exclusivamente
el departamento de compras, con el propósito de resumir las principales condiciones
ofrecidas por las empresas proveedoras.

ELABORO REVISO AUTORIZO

~ 158 ~
 Fecha:
PET´S PHARMA DE MÉXICO,
Página 15 De 17
S. A. DE C. V.

MANUAL DE POLÍTICAS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS.

“E”
Especificación. Modo de adquirir alguien la materia ajena que se emplea de
buena fe para formar obra de nueva especie, mediante indemnización del valor de
aquella a su dueño.
Evaluación. Estimar, apreciar, calcular el valor de algo.

“F”
Flete. Precio estipulado del alquiler de un medio de transporte.

“G”
Gratificación. Recompensa en efectivo por un servicio.

“I”
Inventario. Lista de materiales, mercancías o artículos disponibles en el
almacén.

“M”
Materia Prima. Son los bienes utilizados en el proceso de producción, y que
sufren una transformación parcial o total, para ser vendidos más tarde.
Mercancías. Sinónimo de mercadería, género o producto. Son bienes tangibles
que se compran para ser revendidos.

ELABORO REVISO AUTORIZO

~ 159 ~
 Fecha:
PET´S PHARMA DE MÉXICO,
Página 16 De 17
S. A. DE C. V.

MANUAL DE POLÍTICAS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS.

“O”
Obsequio. Regalo que se hace.
Orden de Compra. Es un contrato previo consagrado por las prácticas
comerciales y que puede variar en su forma o extensión, de acuerdo a las necesidades
de cada empresa.

“P”
Política. Son lineamientos o guías de acción que marcan nuestro camino a
seguir para el cumplimiento de los objetivos previamente establecidos.
Precio. Valor en que se estima algo, sinónimo de costo, importe. Es el valor
que se le da a un bien o servicio.
Presupuesto. Es un plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista,
expresada en valores y términos financieros que, debe cumplirse en determinado
tiempo y bajo ciertas condiciones previstas, este concepto se aplica a cada centro de
responsabilidad de la organización.
Procedimiento. Método de ejecutar algunas cosas.
Producto. Algo producido o que es el resultado de un trabajo o esfuerzo.
Proveedor. Persona o empresa que provee o abastece de todo lo necesario
para un fin a grandes grupos, asociaciones, comunidades, etc.

ELABORO REVISO AUTORIZO

~ 160 ~
 Fecha:
PET´S PHARMA DE MÉXICO,
Página 17 De 17
S. A. DE C. V.

MANUAL DE POLÍTICAS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS.

“R”
Recepción. Es una función que consiste en tomar posesión y aceptar los
materiales conforma a la orden de compra o pedido.
Requisición. Es un documento interno que maneja una empresa para indicar
las necesidades que tiene de materia prima o cualquier otro material.
Responsabilidad. Capacidad existente en todo sujeto activo de derecho para
reconocer y aceptar las consecuencias de un hecho realizado libremente.

“S”
Sanción. Pena que una ley o un reglamento establece para sus infractores
Suministros. Son los artículos de oficina que utiliza una empresa para realizar
adecuadamente sus labores.

ELABORO REVISO AUTORIZO

~ 161 ~
CAPÍTULO 6. CASO PRÁCTICO.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

~ 162 ~
 Fecha:
PET´S PHARMA DE MÉXICO,
Página 1 De 27
S. A. DE C. V.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE
COMPRAS.

CONTENIDO:

I. Introducción

II. Objetivo del Manual

III. Uso adecuado de este Manual

IV. Organigrama

V. Procedimiento de Compra

VI. Diagrama de Flujo de Compra

VII. Catálogo de Formas

VIII. Glosario

~ 163 ~
 Fecha:
PET´S PHARMA DE MÉXICO,
Página 2 De 27
S. A. DE C. V.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOSDEL DEPARTAMENTO DE
COMPRAS.

II. INTRODUCCIÓN

Un manual de procedimientos es un instrumento de información en el que se

consigna, en forma metódica los pasos y operaciones que deben seguirse para la

realización de las funciones de una unidad administrativa.

Este Manual se constituye como un instrumento fundamental de control

operativo, estratégico y administrativo como parte del Desarrollo de compras, ya que

describe de forma cronológica cada uno de los procesos y la manera de realizarlos,

además de que permitirá asegurar que los productos adquiridos por el Departamento

de Compras cumplen con todos los requisitos y especificaciones técnicas señaladas.

Así mismo, se encuentran diagramas de flujo, que expresan gráficamente la

trayectoria de los distintos procedimientos que intervienen en la realización de cada

proceso, determinando responsabilidades y normas que regulan su operación. A su

vez están incluidos los formatos utilizados en cada una de las actividades que

conforman el Proceso de Compra.

~ 164 ~
 Fecha:
PET´S PHARMA DE MÉXICO,
Página 3 De 27
S. A. DE C. V.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOSDEL DEPARTAMENTO DE
COMPRAS.

II.OBJETIVOS:

Constituir un elemento de apoyo para el cumplimiento de las

responsabilidades en la función de compras, sirviendo como norma de

orientación y apoyo en el desarrollo individual del trabajo en el área.

Precisar las funciones asignadas al Departamento de Compras, para definir

responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones.

Describir gráficamente los flujos de las operaciones.

~ 165 ~
 Fecha:
PET´S PHARMA DE MÉXICO,
Página 4 De 27
S. A. DE C. V.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE
COMPRAS.
III. USO ADECUADO DE ESTE MANUAL.

El manual está integrado de la siguiente manera:

Descripción detallada del procedimiento de Compras de la empresa Pet´s

Pharma de México, S. A. de C. V.
Diagramas de flujo, que expresan gráficamente la trayectoria de los
procedimientos que intervienen en la realización del proceso.
Formatos que deberán ser utilizados en cada una de las actividades que
conforman el Proceso de Compra.

El manual será entregado a los directivos y a todo el personal que conforma el

Departamento de Compras.

Es importante resaltar que el manual es de carácter confidencial e interno, por lo

que se tiene prohibido reproducirlo con la intención de manejarlo de manera ajena a
la empresa, si por alguna razón se infringe en lo antes mencionado se harán
acreedores a una sanción.

Las revisiones y actualizaciones del manual de Procedimientos se llevarán a cabo

cada 6 meses, si algún colaborador desea realizar modificaciones, adiciones o
supresiones, deberá presentar los proyectos correspondientes al Gerente de Compras,
para que se encargue de verificar que las propuestas se encuentran de acuerdo con las
políticas generales de la empresa y así mantener la uniformidad de contenido y
presentación del Manual de Procedimientos.

~ 166 ~
 Fecha:
PET´S PHARMA DE MÉXICO,
Página 5 De 27
S. A. DE C. V.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE
COMPRAS.

IV. ORGANIGRAMA.

El Organigrama es la representación de la estructura organizacional de una

empresa o de una parte de ella, en la cual se muestran de manera gráfica las
funciones, las áreas o departamentos y las relaciones formales de subordinación que
existen entre ellas.

El tipo de organigrama para el Departamento de Compras es vertical ya que

presenta el área desglosada de arriba hacia abajo; con una jerarquía y autoridad de
mayor a menor.

La Departamentalización se puede visualizar muy claramente en el

organigrama departamental de compras, cuyas casillas nos permiten identificar que
se trata de un tipo funcional.

La longitud del tramo de control es también visible en el organigrama ya que,

a través de él se puede ubicar el número de subordinados asignado a cada posición.

La delegación de autoridad se da sobre funciones concretas, en este caso es

descentralizada ya que se promueve en la empresa la formación de gerentes; motivo
por el cual una misma persona puede tener un nivel relativamente alto de delegación
para algunas funciones y uno relativamente bajo para otras.

~ 167 ~
 Fecha:
PET´S PHARMA DE MÉXICO, S. A. DE C. V.
Página 6 De 27
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS.
ORGANIGRAMA DEPARTAMENTAL

C. P. JAIME LOZANO
GERENTE DE ADMINISTRACIÓN

AUDITORÍA

C. P, ALFREDO MEDRANO
GERENTE DE COMPRAS

SOFIA VÁZQUEZ
SUBGERENTE DE COMPRAS

FERNANDO FARFAN
AUXILIAR DE COMPRAS

GABRIELA ESPINOZA
AUXILIAR DE COMPRAS
Muestra la delegación de autoridad que se
desprende a partir de la dirección general
hacia abajo en todos los niveles.

~ 168 ~
 Fecha:
PET´S PHARMA DE MÉXICO,
Página 7 De 27
S. A. DE C. V.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE

COMPRAS.
PROCE-
RESPONSABLE ACTIVIDAD
DIMIENTO
Verificará el inventario semanal de
Encargado de existencia de las mercancías en base al
1.
Almacén.
reporte de Almacén.
Elaborará la requisición de compra de
las mercancías. La requisición de
compra deberá contener como mínimo
los siguientes apartados:
1. Persona que solicita el material.
2. Departamento.
3. Fecha en que se formula la
requisición.
Jefe de Almacén y/o
Jefe de 2. 4. Cantidad Requerida.
Departamento.
5. Descripción clara y precisa del
material solicitado.
6. Clave del material.
7. No. Partida.
8. Unidad de medida.
9. Nombre y firma del Jefe del
Departamento correspondiente.
10. Observaciones.

ELABORO REVISO AUTORIZO

~ 169 ~
 Fecha:
PET´S PHARMA DE MÉXICO,
Página 8 De 27
S. A. DE C. V.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO
DE COMPRAS.
PROCE-
RESPONSABLE ACTIVIDAD
DIMIENTO
Recibirá las requisiciones provenientes
Jefe de Compras 3. de los diferentes departamentos,
debidamente autorizadas.
Localizará a los proveedores que
Comprador 4. pueden tener la mercancía requerida,
dentro y fuera del país.
Solicitará cotizaciones por vía
telefónica o por correo por lo menos
con tres proveedores diferentes. La
solicitud deberá contener los siguientes
requisitos:
1. Número de Solicitud.
2. No. de Partida.
Comprador 5. 3. Cantidad.
4. Unidad de medida.
5. Descripción del artículo
solicitado.
6. Precio Unitario y Precio Total.
7. Disponibilidad.

ELABORO REVISO AUTORIZO

~ 170 ~
 Fecha:
PET´S PHARMA DE MÉXICO,
Página 9 De 27
S. A. DE C. V.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE

COMPRAS.
PROCE-
RESPONSABLE ACTIVIDAD
DIMIENTO
8. Condiciones de Pago.
9. Fecha, Nombre y firma de la
persona que solicitó la cotización.
Comprador 5. 10. Nombre, domicilio, R. F. C. y
teléfono del proveedor a quien se le
solicita la cotización.
Observaciones.
Presentará la cotización de la mercancía
solicitada, generalmente este documento
está integrado por las siguientes partidas:
1. Precio unitario y total de los
materiales solicitados.
Proveedor 6.
2. Condiciones de entrega de la
mercancía.
3. Disponibilidad de la mercancía.
4. Condiciones de pago.
5. Garantía.
6. Fecha y firma de él responsable que
elaboró la cotización.
Elaborará una tabla o cuadro comparativo
de las cotizaciones presentadas por los
Comprador 7. proveedores. Este deberá contener:
1. Descripción del artículo solicitado.
Cantidad.

ELABORO REVISO AUTORIZO

~ 171 ~
 Fecha:
PET´S PHARMA DE MÉXICO,
Página 10 De 27
S. A. DE C. V.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE

COMPRAS.
PROCE-
RESPONSABLE ACTIVIDAD
DIMIENTO
2. Unidad de medida.
3. Precio Unitario y Precio Total.
4. Garantía.
5. Condiciones de pago.
6. No. de cotización, fecha y
Comprador 7. vigencia.
7. Nombre del Proveedor.
8. Fecha, nombre y firma de la
persona que elaboró el cuadro
comparativo.
10. Observaciones.
Negociará las condiciones de pago, de
Jefe de Compras 8. entrega, el precio y calidad de las
mercancías.
Determinará cuál es la mejor opción para
la empresa en función de las condiciones
Jefe de Compras 9.
de entrega, garantía, condiciones de pago
y calidad.
Elaborará la orden de compra en firme, al
proveedor que ofrezca las mejores
Comprador 10.
condiciones señaladas en el punto
anterior.

ELABORO REVISO AUTORIZO

~ 172 ~
 Fecha:
PET´S PHARMA DE MÉXICO,
Página 11 De 27
S. A. DE C. V.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE
COMPRAS.
PROCE-
RESPONSABLE ACTIVIDAD
DIMIENTO
Dará la firma de autorización
Jefe de Compras 11. correspondiente y enviará la orden
de compra original al proveedor.
Enviará una copia de la orden a
almacén, otra copia será
Comprador 12. archivada en la carpeta de
consecutivo del Departamento de
Compras.
Establecerá formas de control para
activar las órdenes de compra,
Jefe de Compras 13. fincadas a los proveedores y
vigilará la entrega que éstos
realizan.
Recibirá las mercancías que
Encargado de Almacén 14.
entreguen los proveedores.
Realizará una comprobación
Comprador 15. exacta de las mercancías recibidas,
con la orden de compra fincada.
Registrará la compra en el sistema
Comprador 16.
y la imprimirá.

ELABORO REVISO AUTORIZO

~ 173 ~
 Fecha:
PET´S PHARMA DE MÉXICO,
Página 12 De 27
S. A. DE C. V.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE
COMPRAS.
Presentará al departamento de
contabilidad todos los documentos
Comprador 17. inherentes a la orden de compra
como: factura, orden de compra,
acuse de recibo, etc.
Archivará el original de la compra
Comprador 18.
en el consecutivo correspondiente.
Determinará el punto de recompra
Jefe de Almacén 19. a través del control de inventarios
del departamento de almacén.

ELABORO REVISO AUTORIZO

~ 174 ~
 PET´S PHARMA DE Fecha:
MÉXICO, S. A. DE Página 13 De 27
C. V.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO
DE COMPRAS.

INICIO MERCANCÍA

COMPRAS
ALMACÉN RECIBE, 6
PROVEEDOR
REGISTRA Y
CONTROL DE CLASIFICA PROPORCIONA
MÁX. Y MÍN. REQUISICIONES. COTIZACIONES
RECEPCIÓN DE
Y ENTREGA
MERCANCÍAS
MERCANCÍAS.

LOCALIZA
NO FUENTES
PROVEEDORAS
.
PUNTO DE ENTREGA DE
RECOMPRA CHEQUES.
SOLICITA
COTIZACIONES
A
PROVEEDORES
.
SI
ELABORA
CUADRO FACTURA
REQUISICIÓN COMPARATIVO
DE COTIZACIONES

1 2 3

ELABORO REVISO AUTORZO

~ 175 ~
 PET´S PHARMA DE Fecha:
MÉXICO, S. A. DE Página 14 De 27
C. V.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO
DE COMPRAS.
1 3

CAJA
NEGOCIA
CONDI- TERMINACIÓN ELABORA
CIONES DE CHEQUES Y
COMPRA. EFECTUA
PAGOS

SELECCIONA
PROVEEDOR. ORDEN
DE 6 ORDEN
COMPRA DE PAGO

SEGUI-
MIENTO DE
2
ORDENES DE
COMPRA CONTA-
BILIDAD
REGISTRA
REPORTA AL CONTABLE-
DEPTO. DE MENTE Y
COMPROBACIÓN CONTABILI-
DE MERCANCÍAS AUTORIZA
DAD LAS
V/S LO COMPRAS.
FACTURAS.
SOLICITADO

ELABORO REVISO AUTORZO

~ 176 ~
 Fecha:
PET´S PHARMA DE MÉXICO,
Página 15 De 27
S. A. DE C. V.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE
COMPRAS.

VII. CATÁLOGO DE FORMAS

Las formas constituyen un medio para obtener, guardar, registrar y

transmitir la información con mayor uniformidad y simplicidad, la gerencia de

compras ha establecido un catálogo formas con la finalidad de:

Evitar formas o copias innecesarias.

El catálogo está integrado por las siguientes formas:

Requisición.

Solicitud de cotización.

Cuadro comparativo de cotizaciones.

Orden de compra.

Comprobante de entrada al almacén.

ELABORO REVISO AUTORZO

~ 177 ~
 Fecha:
PET´S PHARMA DE MÉXICO,
Página 16 De 27
S. A. DE C. V.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE
COMPRAS.

FECHA: REQUISICIÓN NO.

Unidad Descripción
Parti- Canti-
de Clave
da dad
Medida
1
2
3
4
5
Departamento Solicitante:
Solicitado por: Autorizado por: Recibido por:
Nombre: Nombre: Nombre:
Firma: Firma: Firma:

Instrucciones de Llenado.
1. Fecha. La Persona solicitante anotará la fecha en que se llena la
requisición.
2. Cantidad. La Persona solicitante especificará la cuantía del material.
3. Unidad de Medida. La Persona solicitante señalará si son Kg., Mts., etc.
4. Clave. La Persona solicitante anotará la cifra correspondiente al material.
5. Descripción. La Persona solicitante deberá anotar a detalle con todas las
características con las que se requiera el Material.
6. Departamento Solicitante. La Persona solicitante especificará el
departamento al cual atañe.
7. Solicitado por. En este apartado se especificarán los datos de la persona
que requiere el material.
8. Autorizado por. En esta división se anotará el nombre y firma del jefe
del departamento correspondiente.
9. Recibido por. En esta sección se anotara el nombre y firma del
comprador que recibe la requisición.
~ 178 ~
 Fecha:
PET´S PHARMA DE MÉXICO,
Página 17 De 27
S. A. DE C. V.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE
COMPRAS.

FECHA: SOLICITUD DE COTIZACIÓN NO.

Nombre del Proveedor: R. F. C.
Domicilio:
Teléfono:
Unidad Precio
Parti- Canti- Precio
de Descripción Clave Unita-
da dad Total
Medida rio
1
2
3
4
5
Disponibilidad: Condiciones de Pago:
Solicitado por: Observaciones:
Nombre:
Firma:
Instrucciones de Llenado:
1. Fecha. El Comprador anotará la fecha en que se llena la forma.
2. Nombre del Proveedor, Domicilio y Teléfono. El Comprador anotará
los datos mencionados a quien enviará la solicitud de cotización.
3. Cantidad. El Comprador especificará la cuantía del material.
4. Unidad de Medida. El Comprador señalara si son Kg., Mts., etc.
5. Descripción. El Comprador deberá poner a detalle con todas las
características con las que se requiera el Material.
6. Clave. El Comprador anotará la cifra correspondiente al material.
7. Precio Unitario. El Proveedor asentará el costo del material.
8. Precio Total. El Proveedor asentará el costo total del material.
9. Disponibilidad. El Proveedor determinará si tiene en existencia el
material.
10. Condiciones de Pago. El Proveedor estipulará la forma de pago.
11. Solicitado por. El Comprador anotará el departamento solicitante.
12. Nombre y Firma. El comprador acotará su nombre y firmara la solicitud.
13. Observaciones. En este campo podrán anotar el Comprador o Proveedor
alguna notificación extra a lo solicitado.
~ 179 ~
 Fecha:
PET´S PHARMA DE MÉXICO, S. A. DE C. V.
Página 18 De 27
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS.

CUADRO COMPARATIVO DE COTIZACIONES

Proveedor 1 Proveedor 2 Proveedor 3

Requisición No. Fecha:

Unidad de Precio Precio Precio Precio Precio Precio

Partida Cantidad Descripción Clave
Medida Unitario Total Unitario Total Unitario Total
1
2
3
Subtotal:
Impuesto:
Descuento:
Valor Total Neto:
Condiciones de Pago:
Condiciones de Entrega:
No. De Cotización:
Vigencia de Cotización:
Elaboro: Observaciones:

~ 180 ~
 Fecha:
PET´S PHARMA DE MÉXICO,
Página 19 De 27
S. A. DE C. V.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE
COMPRAS.
Instrucciones de Llenado.

1. Requisición. El Comprador anotará el No. correspondiente.

2. Fecha. El Comprador apuntará la fecha en que se llena la forma.
3. Cantidad. El Comprador especificará la cuantía del material.
4. Unidad de Medida. El Comprador señalará si son Kg., Mts., etc.
5. Descripción. El Comprador deberá poner a detalle con todas las
características con las que se requiera el Material.
6. Clave. El Comprador anotará la cifra correspondiente al material.
7. Proveedor 1, Proveedor 2 y Proveedor 3. El Comprador anotará la razón
social, así como el costo unitario y total de la mercancía a comparar.
8. Subtotal, Impuesto, Descuento y Valor total neto. El Comprador anotará
las cifras de las cotizaciones recibidas por parte de los proveedores en el
cuadro correspondiente.
9. Precio Unitario. El Comprador asentará el costo del material.
10. Precio Total. El Comprador asentará el costo total del material.
11. Condiciones de Pago y Condiciones de Entrega. El Comprador anotará
dichas estipulaciones en el cuadro correspondiente de cada proveedor.
12. Solicitado por. El Comprador anotará el departamento solicitante.
13. No. de Cotización. El Comprador especificará la cifra correspondiente.
14. Vigencia de Cotización. El Comprador plasmará la fecha en que será
válida la cotización otorgada por los proveedores.
15. Elaboro. El Comprador encargado de resumir los datos anteriores deberá
anotar su nombre.
16. Observaciones. Este apartado es para señalar alguna aclaración del cuadro
comparativo.

~ 181 ~
 Fecha:
PET´S PHARMA DE MÉXICO,
Página 20 De 27
S. A. DE C. V.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE
COMPRAS.

FECHA: ORDEN DE COMPRA NO.

Nombre del Proveedor: R. F. C.

Domicilio:
Teléfono:
Unidad Precio
Parti- Canti- Precio
de Descripción Clave Unita-
da dad Total
Medida rio
1
2
3
4
Fecha de Entrega Observaciones:
Disponibilidad: Condiciones de Pago:
Solicitado por: Autorizado por:
Nombre: Nombre:
Firma: Firma:
Instrucciones de Llenado.
1. Fecha. El Comprador anotará la fecha en que se llena la Orden de Compra.
2. Nombre del Proveedor, Domicilio y Teléfono. El Comprador anotará los
datos mencionados a quien enviara la Orden de Compra.
3. Cantidad. El comprador especificará la cuantía del material.
4. Unidad de Medida. El comprador señalará si son Kg., Mts., etc.
5. Descripción. El Comprador deberá poner a detalle todas las características
con las que se requiera el Material.
6. Clave. El Comprador anotará la cifra correspondiente al material.

~ 182 ~
 Fecha:
PET´S PHARMA DE MÉXICO,
Página 21 De 27
S. A. DE C. V.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE
COMPRAS.

7. Precio Unitario. El Comprador asentará el costo del material de acuerdo a la

cotización recibida por parte del proveedor seleccionado.
8. Precio Total. El Comprador asentará el costo total del material, material de
acuerdo a la cotización recibida por parte del proveedor seleccionado.
9. Fecha de Entrega: El Comprador anotará el día de recepción del material en
base a la cotización otorgada por el proveedor.
10. Disponibilidad. El Comprador anotará la existencia de él material en base a
la cotización del proveedor.
11. Condiciones de Pago. El Comprador registrará la forma de pago, en base a
la cotización recibida por el Proveedor.
12. Solicitado por. El Comprador anotará su nombre y firmara la orden de
compra.
13. Autorizado por: El comprador anotará el nombre de su jefe inmediato y
recolectara la firma.

~ 183 ~
 Fecha:
PET´S PHARMA DE MÉXICO,
Página 22 De 27
S. A. DE C. V.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE
COMPRAS.

COMPROBANTE DE ENTRADA A
FECHA: NO.
ALMACÉN
Proveedor: Orden de Compra
Importe pagado por Fletes: No.
Camión Placas: Fecha:
Unidad
Parti- Canti- Descripción de la Precio Precio
de
da dad Mercancía Unitario Total
Medida
1
2
3
Almacenista Observaciones:
Nombre:
Firma:
Fecha:
Instrucciones de Llenado:
1. Fecha. El Almacenista anotará la fecha en que recibe la mercancía.
2. Nombre del Proveedor, Importe pagado por fletes y placas del camión.
El Almacenista anotara los datos del proveedor que entrega la mercancía,
así como el importe del flete en su caso y las Placas del camión que
entrega.
3. Cantidad. El Almacenista especificará la cuantía del material.
4. Unidad de Medida. El Almacenista señalará si son Kg., Mts., etc.
5. Descripción. El Almacenista deberá detallar todas las características de él
Material que recibe.
6. Clave. El Almacenista anotará la cifra correspondiente al material.
7. Precio Unitario. El Almacenista asentará el costo del material.
8. Almacenista, Nombre, Firma y Fecha. Disponibilidad. El Almacenista
anotará sus datos correspondientes.

~ 184 ~
 Fecha:
PET´S PHARMA DE MÉXICO,
Página 23 De 27
S. A. DE C. V.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE
COMPRAS.
VIII. GLOSARIO
“A”
Acuse de Recibo. Documento que maneja el departamento de almacén para
dar aviso o indicar las mercancías que ha recibido.
Autoridad. Poder legal o legítimo. Persona con poder en un campo
determinado.

“C”
Comprar. Es adquirir por dinero la propiedad de una cosa.
Comprador. Persona dedicada a la adquisición de bienes, llámese materia
prima, mercancías, materiales o cualquier otro similar, mediante el pago de su
equivalencia en dinero.
Cantidad. Volumen o número de objetos.
Centralización. Delega poco y conserva en los altos jefes el máximo control,
reservando a éstos el mayor número posible de decisiones.
Cotización. Es un documento que manejan los proveedores para manifestar las
condiciones de entrega, pago, calidad, cantidad, garantía, etc., de los materiales que
se les han solicitado previamente.

ELABORO REVISO AUTORZO

~ 185 ~
 Fecha:
PET´S PHARMA DE MÉXICO,
Página 24 De 27
S. A. DE C. V.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE
COMPRAS.

Cuadro Comparativo. Es un documento interno que maneja exclusivamente

el departamento de compras, con el propósito de resumir las principales condiciones
ofrecidas por las empresas proveedoras.

“D”
Delegación de Autoridad. Se refiere a la cantidad de autoridad que el
diseñador de la organización otorga a cada puesto para que pueda realizar su tarea.
Departamentalización. Se refiere a la agrupación de puestos en equipos de
trabajo de varias personas.
Departamentalización Funcional. Es una manera de agrupar los puestos de
acuerdo con la similitud y relación de las actividades que se llevan a cabo al interior
de la empresa.
Descentralización. Delega en mucho mayor grado la facultad de decidir, y
conserva sólo los controles necesarios en los altos niveles.
Descuento. Cualquier deducción aplicada al valor que se le da a un bien.

“G”
Garantía. Es la responsabilidad asumida por un contratante, que protege
contra algún riesgo.

ELABORO REVISO AUTORZO

~ 186 ~
 Fecha:
PET´S PHARMA DE MÉXICO,
Página 25 De 27
S. A. DE C. V.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE
COMPRAS.

“I”
Inventario. Lista de materiales, mercancías o artículos disponibles en el
almacén.
“L”
Longitud del tramo de control. Es el número de subordinados que dependen
directamente del mismo gerente o supervisor y, determina qué tan plana, alta o
piramidal es la propia estructura.

“M”
Materia Prima. Son los bienes utilizados en el proceso de producción, y que
sufren una transformación parcial o total, para ser vendidos más tarde.
Mercancías. Sinónimo de mercadería, género o producto. Son bienes tangibles
que se compran para ser revendidos.

“N”
Norma ANSI. (Instituto Nacional Americano de Normalización)
Organización voluntaria compuesta por corporativas, organismos del gobierno y
otros miembros que coordinan las actividades relacionadas con estándares, aprueban
los estándares nacionales de los EE.UU. y desarrollan posiciones en nombre de los
Estados Unidos ante organizaciones internacionales de estándares.

ELABORO REVISO AUTORZO

~ 187 ~
 Fecha:
PET´S PHARMA DE MÉXICO,
Página 26 De 27
S. A. DE C. V.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE
COMPRAS.
“O”
Orden de Compra o Pedido. Es un contrato previo consagrado por las
prácticas comerciales y que puede variar en su forma o extensión, de acuerdo a las
necesidades de cada empresa.

“P”
Precio. Valor en que se estima algo, sinónimo de costo, importe. Es el valor
que se le da a un bien o servicio.
Precio Unitario. Es el valor de algo, que resulta de dividir el total de una
factura, por el número de objetos recibidos.
Proveedor. Es la persona encargada de abastecer o proporcionar alguna cosa a
otra, sea ésta física o moral.
}

“R”
Recepción. Es una función que consiste en tomar posesión y aceptar los
materiales conforma a la orden de compra o pedido.
Requisición. Es un documento interno que maneja una empresa para indicar
las necesidades que tiene de materia prima o cualquier otro material.

ELABORO REVISO AUTORZO

~ 188 ~
 Fecha:
PET´S PHARMA DE MÉXICO,
Página 27 De 27
S. A. DE C. V.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE
COMPRAS.

“S”
Stock o Existencias. Es una acumulación de materiales en espera de ser
utilizados.
Suministros. Son los artículos de oficina que utiliza una empresa para realizar
adecuadamente sus labores.

SÍMBOLOS DE LA NORMA ANSI

SÍMBOLO REPRESENTA SÍMBOLO
Terminal. Indica el inicio o
la terminación del flujo,
puede ser acción o lugar;
además se usa para indicar
una unidad administrativa o
persona que recibe o
proporciona información.
Documento. Representa
cualquier tipo de documento
que entra se utilice, se
genere o salga del
procedimiento.
Operación. Representa la
realización de una
operación o actividad
relativas a un
procedimiento.
REPRESENTA
Conector. Representa
una conexión o enlace de
una parte del diagrama de
flujo con otra parte lejana
del mismo.
Conector de Página.
Representa una conexión
o enlace con otra hoja
diferente, en la que
continúa el diagrama de.
Decisión o alternativa.
Indica un punto dentro
del flujo en que son
posibles varios caminos
alternativos.

ELABORO REVISO AUTORZO

~ 189 ~
CONCLUSIONES.

~ 190 ~
CONCLUSIONES

La tarea de elaborar manuales administrativos se considera como una función

de mantener informado al personal clave de los deseos y cambios en las actitudes de

la dirección superior, al delinear la estructura organizacional y poner las políticas y

procedimientos en forma escrita y permanente. Un manual correctamente redactado

es un valioso instrumento administrativo.

Por esta razón el presente trabajo refiere a la implementación de manuales de

procedimientos y políticas que contribuyan a la correcta ejecución de las labores

asignadas al departamento de compras de la empresa Pet´s Pharma de México, para

lograr:

Mantener un control de las personas autorizadas para solicitar material.

Estipular documentos que respalden el Procedimiento de Compra.

Tener documentos que respalden la recepción del material solicitado.

Fomentar los canales de comunicación y retroalimentación entre los

departamentos de Compras, Almacén, Producción, Mercadotecnia,
Contabilidad e Ingeniería.

Que resulte convenientemente asegurar la uniformidad en el desarrollo

de los procedimientos para lo cual resulte indispensable contar con
descripciones claras de los mismos

Que se desee emprender tareas de simplificación del trabajo.

~ 191 ~
 El propósito fundamental de implementar los manuales de políticas y

procedimientos para el Departamento de Compras de la empresa Pet´s Pharma de

México, S. A. de C. V. es: establecer nuevos métodos de compra que brinden el

cuidado y subsistencia de la empresa en un futuro, y con ello mantener y superar los

niveles de calidad proveniente de los proveedores, logrando una mayor capacidad de

reacción ante los constantes cambios del entorno de negocios, colaborando con el

crecimiento de la empresa.

Se abarcó ampliamente la problemática del Departamento de Compras y se

propuso una serie de procedimientos y políticas para su implementación que

facilitarán a todos los integrantes de este dicho Departamento a conocerlos y así tener

una guía que les ayude a realizar su trabajo de una manera correcta, además de

mantener informado al personal de compras dando a conocer los lineamientos que se

deben realizar en todas y cada una de las actividades que se llevan a cabo para lograr

un mejor aprovechamiento de los recursos materiales y humanos.

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