BAB III

HASIL PELAKSANAAN KULIAH PRAKTEK KERJA

DAN PEMBAHASAN

3.1 HASIL KULIAH KERJA PRAKTEK

3.1.1 Tinjauan Literatural
Tinjauan literatur yang dilakukan saat ini adalah bidang kajian yang

berkaitan dengan tinjauan mengenai sistem dan prosedur pembelian barang.

A. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi

Adapun pengertian tentang Sistem Informasi Akuntansi yaitu suatu

sistem pengolahan data akuntansi yang terdiri dari koordinasi manusia, alat,

dan metode berinteraksi dalam suatu wadah organisasi yang berstruktur

untuk menghasilkan informasi akuntansi keuangan dan informasi akuntansi

manajemen berstruktur. Suatu sistem informasi akuntansi akan memberikan

manfaat bila sistem informasi akuntansi yang ada memiliki kinerja yang

baik.

Pengertian Sistem Informasi Akuntansi menurut Susanto (2011:22) adalah:

“Kumpulan atau grup dari sub sistem/bagian/komponen apapun baik

fisik atau non fisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerjasama

secara harmonis untuk mencapai suatu tujuan tertentu”.

Menurut Bodnar dan Hopwood (2012:99), yang diterjemahkan oleh

Amir Abadi Yusuf menyatakan bahwa:

“Sistem Informasi Akuntansi merupakan kumpulan sumber daya seperti

manusia dan peralatan yang dirancang untuk mengubah data keuangan dan
 data lainnya ke dalam informasi. Informasi tersebut dikomunikasikan

kepada para pembuat keputusan”.

B. Pengertian Pembelian Barang

Pembelian merupakan kegiatan utama untuk menjamin kelancaran

transaksi penjualan yang terjadi dalam suatu perusahaan. Dengan adanya

pembelian, perusahaan dapat secara mudah menyediakan sumber daya yang

diperlukan organisasi secara efisien dan efektif. Adapun pengertian

pembelian menurut parah ahli sebagai berikut:

Menurut Soemarso (2007:08) dalam buku Akuntansi Suatu Pengantar

Pembelian (pucrchase) adalah akun yang digunakan untuk mencatat semua

pembelian bararang dagang dalam satu periode.

Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa pembelian merupakan

kegiatan yang dilakukan untuk pengadaan barang yang dibutuhkan

perusahaan dalam menjalankan usahanya dimulai dari pemilihan sumber

sampai memperoleh barang,

3.1.1.1 Bagian yang Terkait dengan Sistem dan Prosedur Pengeluaran Kas

Menurut Mulyadi (2008:299) bagian bagian yang terlibat dalam

prosedur pembelian barang menurut fungsi yang terkait dalam sistem
akuntansi pembelian barang adalah:
1. Fungsi Gudang
2. Fungsi Pembelian
3. Fungsi Penerimaan
4. Fungsi Akuntansi
Adapun penjelasan dari bagian-bagian dalam prosedur pengeluaran

kas diatas yaitu:

1. Fungsi Gudang

Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi gudang bertanggung

jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi

persediaan yang ada digudang dan untuk menyimpan barang dagang

yang telah diterima oleh fungsi penerimaan.

2. Fungsi Pembelian

Fungsi pembelian ertanggung jawab untuk memperoleh informasi

mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam

pengadaan barang, dan mengeluarkan order pembelian kepada

pemasok yang dipilih.

3. Fungsi Penerimaan

Fungsi penerimaan bertanggung jawab untuk melakukan

pemeriksaan terhadap jenis, mutu dan kualitas barang yang diterima

dari pemasok gunamenentukan dapat atau tidaknya barang tersebut

diterima oleh perusahaan.

4. Fungsi Akuntansi

Fungsi akuntansi yang berkaitan dalam transaksi pembelian adalah

fungsi pencatatan utang dan fungsi pencatatan persediaan. Fungsi

pencatatan bertanggung jawab untuk mencatat transaksi pembelian

ke dalam register bukti kas keluar dan untuk menyelenggarakan arsip

dokumen sumber (bukti kas keluar) yang berfungsi sebagai catatan

utang atau menyelenggarakan kartu utang sebagai buku pembantu

utang. Sedangkan fungsi pencatatan persediaan bertanggungjawab

untuk mencatat harga pokok persediaan barang dagang dibeli ke

dalam kartu persediaan.

3.1.1.2 Dokumen dan Formulir yang Digunakan dalam Pelaksanaan Sistem

dan Prosedur Pembelian Barang

Pengertiaan Dokumen menurut Susanto (2011:188) adalah sebagai

berikut:

“Dokumen adalah formulir yang sudah terisi, baik tertulis maupun

tercetak”

Sedangkan menurut Mulyadi (2010:303-308) dokumen yang digunakan

dalam Sistem Akuntansi Pembelian Barang yaitu:

1. Surat Permintaan Pembelian

2. Surat Permintaan Penawaran Harga

3. Surat Order Pembelian

4. Laporan Penerimaan Barang

5. Surat Perubahaan Order Pembelian

6. Bukti kas Keluar

Pengertian Formulir

Pengertian Formulir menurut Mulyadi (2001, 3):

Formulir adalah dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi.

Manfaat formulir bagi perusahaan menurut Mulyadi (2001, 78):

1. Menetapkan tanggung jawab timbulnya transaksi-transaksi bisnis

perusahaan.
2. Merekam data transaksi bisnis perusahaan.
3. Mengurangi kemungkinan kesalahan dengan cara menyatakan semua
kejadian dalam bentuk tulisan.
4. Menyampaikan informasi pokok dari orang satu ke orang lain di dalam
organisasi yang sama atau ke organisasi lain.

Dokumen-dokumen tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut:

1. Surat Permintaan Pembelian

Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh fungsi gudang atau

fungsi pemakai barang untuk meminta fungsi pembelian melakukan

pembelian barang dengan jenis, jumlah, dan mutu seperti yang tersebut

dalam surat tersebut. Surat permintaan pembelian ini biasanya dibuat 2

lembar untuk setiap permintaan, satu lembar untuk fungsi pembelian, dan

tembusannya untuk arsip fungsi yang meminta barang.

2. Surat Permintaan Penawaran Harga

Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang

yang pengadaannya tidak bersifat berulangkali terjadi (tidak repetitif),

yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar.

3. Surat Order Pembelian

Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang

telah dipilih.

4. Laporan Penerimaan Barang

Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukkan bahwa

barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi,

mutu, dan kuantitas seperti yang tercantum dalam surat order pembelian.

5. Surat Perubahan Order Pembelian

Kadangkala diperlukan perubahan terhadap isi surat order pembelian

yang sebelumnya telah diterbitkan. Perubahan tersebut dapat berupa

perubahan kuantitas, jadwal penyerahan barang, spesifikasi, penggantian

(substitusi) atau hal lain yang bersangkutan dengan perubahan desain

atau bisnis. Surat perubahan order pembelian dibuat dengan jumlah

 lembar tembusan yang sama dan dibagikan kepada pihak yang sama

dengan yang menerima surat order pembelian.

6. Bukti Kas Keluar

Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan

transaksi pembelian. Dokumen ini juga berfungsi sebagai perintah

pengeluaran kas untuk pembayaran utang kepada pemasok dan yang

sekaligus berfungsi sebagai surat pemberitahuan sebagai (remittance

advice).

3.1.1.3 Sistem dan Prosedur Pembelian Barang

Menurut Mulyadi (2010:301-303), jaringan prosedur yang membentuk

sistem akuntansi pembelian adalah:

1. Prosedur Permintaan Pembelian

Dalam prosedur ini fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian
dalam formulir surat permintaan pembelian kepada fungsi pembelian.
2. Prosedur Permintaan Penawaran Harga dan Pemilihan Pemasok
Dalam prosedur ini, fungsi pembelian mengirimkan surat permintaan
penawaran harga kepada para pemasok untuk memperoleh informasi
mengenai harga barang dan berbagai syarat pembelian yang lain, untuk
memungkinkan pemilihan pemasok yang akan ditunjuk sebagai
pemasok barang yang diperlukan oleh perusahaan.
3. Prosedur Order Pembelian
Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirim surat order pembelian
kepada pemasok yang dipilih dan memberitahukan kepada unit-unit
organisasi lain dalam perusahaan (misalnya fungsi penerimaan, fungsi
yang meminta barang, dan fungsi pencatat utang) mengenai order
pembelian yang sudah dikeluarkan oleh perusahaan.
4. Prosedur Penerimaan Barang
Dalam prosedur ini fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan
mengenai jenis, kuantitas, dan mutu barang yang diterima dari
pemasok, dan kemudian membuat lapran penerimaan barang untuk
menyatakan penerimaan barang dari pemasok tersebut.
5. Prosedur Pencatatan Utang