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INFORME DE PRACTICAS PRE PROFESIONALES MODULO III

A mis padres
por su apoyo
incondicional en
el transcurso de
mi desarrollo
profesional y
personal.
.

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INTRODUCCIÓN

Informe de Prácticas Pre-Profesionales del Módulo III “ASISTENCIA DE


DIRECCIÓN Y GERENCIA” de la Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo
realizado en el Gobierno Regional de Huancavelica en la Sub Gerencia de
Desarrollo Institucional e Informática, con una duración de 297 horas
cronológicas en cumplimiento del reglamento de prácticas y siendo requisito
indispensable para optar la certificación modular correspondiente.

El presente informe contiene tres capítulos, el primero contiene los datos


informativos, fundamentos del módulo, objetivos y métodos; el segundo
capítulo se ha considerado la naturaleza y descripción del centro de práctica,
el tercero contiene la descripción de las actividades realizadas en la
mencionada oficina de la Institución y finalizan con las conclusiones,
sugerencias, bibliografía y anexos en forma documentada.

El objetivo principal es poner en práctica los conocimientos adquiridos en


clases para fortalecer la formación profesional y conducirse correctamente en
el desarrollo de las Prácticas Pre - Profesionales en el ámbito laboral,
agradeciendo a todas las personas, quienes hicieron posible el desarrollo de
mis prácticas pre profesionales, orientándome acertadamente para lograr mis
objetivos establecidos, así mismo fortaleciendo mi formación personal y
profesional.

LA ALUMNA

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SUMARIO
INFORME DE PRÁCTICA PRE - PROFESIONAL DEL MÓDULO III “ASISTENCIA DE
DIRECCION Y GERENCUA” DE LA CARRERA PROFESIONAL DE SECRETARIADO
EJECUTIVO, REALIZADO EN LA SUB GERENCIA DE DESARROLLO
INSTITUCIONAL E INFORMATICA DEL GOBIERNO REGIONAL DE
HUANCAVELICA.
DEDICATORIA
INTRODUCCIÓN
SUMARIO
CAPITULO I
ASPECTOS GENERALES

I. DATOS INFORMATIVOS:
1.1. Institución de Estudio
1.2. Carrera profesional
1.3. Tipo de Practica
1.4. Centro de Práctica
1.5. Área
1.6. Nombre del Practicante
1.7. Duración:
- Fecha Inicio
- Fecha Termino
1.8. Nombre del asesor
1.9. Jefe de Área Académica
1.10. Jefe de la Unidad Académica
1.11. Director General

II. FUNDAMENTACION DE LA PRACTICA


2.1. Fundamentación del módulo
2.1.1. Competencia general
2.1.2. Capacidades profesionales.

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2.1.3. Unidad de competencia del módulo técnico profesional

2.2. Objetivos de la práctica


2.1.1. Objetivos Generales
2.1.2. Objetivos específicos.

2.3. Justificación
2.4. Planificación
2.5. Metodología

CAPITULO II
DESCRIPCIÓN DEL CENTRO DE PRÁCTICA

I. BREVE DESCRIPCION DE LA EMPRESA


1.1. Razón social
1.2. Nombre
1.3. Dirección
1.4. Teléfono
1.5. Nombre de los responsables de la empresa

II. ASPETOS TECNICOS DE LA ENTIDAD


2.1. Ubicación geográfica
2.2. Plano de ubicación

III. NATURALEZA DEL CENTRO DE PRACTICA


3.1. Reseña histórica del centro de práctica
3.2. Fines del Centro de Práctica
3.3. Funciones del Centro de Práctica y de la oficina
3.4. Estructura organizacional del centro de Práctica

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CAPITULO III
DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES DESARROLLADAS
EN EL CENTRO DE PRÁCTICA

I. ANTECEDENTES DE LA PRACTICA
1.1. Descripción de las funciones
1.1.1. De la secretaria
1.1.2. De la practicante

II. DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD REALIZADA.


2.1. Actividades frecuentes realizadas en el centro de práctica
2.2. Actividades eventuales realizadas en el centro de práctica.
2.3. Bienes utilizados en el centro de práctica.
2.3.1. Equipos de oficina
2.3.2. Mobiliarios utilizados
2.3.3. Materiales de escritorio, limpieza, etc.
2.3.4. Libros
2.3.5. Documentos
2.3.6. Accesorios, etc.
2.4. Cumplimiento de horario.

III. DESCRIPCION DE LOS RESULTADOS OBTENIDOS


3.1. Logros
3.2. Dificultades

CONCLUSIONES
SUGERENCIAS
BIBLIOGRAFIA
ANEXO

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CAPITULO I
ASPECTOS GENERALES

I. DATOS INFORMATIVOS:
1.1. Institución de Estudio : Instituto de Educación
Superior Tecnológico
Público Huancavelica
1.2. Carrera Profesional : Secretariado Ejecutivo
1.3. Tipo de Práctica : Modulo III “ Asistencia de
Dirección y Gerencia”
1.4. Centro de Práctica : Gobierno Regional de
Huancavelica
1.5. Área : Sub Gerencia de Desarrollo
Institucional e Informática
1.6. Practicante : Astrid Yovelin, PARI MANTARI
1.7. Duración : 297 Horas cronológicas
- Fecha Inicio : 04/02/15
- Fecha Termino : 14/03/15
1.8. Nombre del asesor : Téc. Vilma F. Lloclla Pariona
1.9. Jefe del Area Académica : CPC. Oscar E. Ayaipoma Zerpa
1.10. Jefe de la Unidad Académica : Lic. Edita A. Alarco Vergara
1.11. Director General : Ing. Irineo Máximo, Ñahui Palomino

II. FUNDAMENTACIÓN DE LA PRÁCTICA


2.1. FUNDAMENTACIÓN DEL MÓDULO
2.1.1. COMPETENCIA GENERAL
Planificar, organizar, ejecutar y evaluar la recepción y
manejo de la información en el desarrollo de las
actividades secretariales, así como asistir a la dirección o
gerencia de acuerdo a las normas de seguridad integral
demostrando asertividad, pro actividad, ética profesional y
actitud de cambio en las organizaciones.

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2.1.2. CAPACIDADES PROFESIONALES
2.1.2.1. Capacidades Técnico Transformadoras:
 Redactar todos los documentos de las
entidades en forma eficaz y eficientemente.
 Clasificar, ordenar, codificar y archivar
documentos de diversa índole, obteniendo una
mejor organización documentaria.
 Transcribir e interpretar dictados de acuerdo
a técnicas establecidas con precisión y
exactitud.
 Digitar con precisión y exactitud todo tipo de
documentos.
 Manejar diversos programas de computación
que ayudan a ejecutar el trabajo de la oficina
con eficiencia y eficacia.
 Utilizar diversos equipos de oficina para
optimizar el buen funcionamiento de la misma.
 Aplicar el manejo de la contabilidad básica y
computarizada correctamente.
 Demostrar capacidad para el desarrollo de
eventos y certámenes con diplomacia.
 Aplicar marketing secretarial dentro y fuera de
la organización.
 Elaborar y traducir documentos en idioma
extranjero con exactitud.
 Manejar adecuadamente los fondos
económicos.

2.1.2.2. Capacidades de Organización:

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 Poseer una visión general para organizar
eventos sociales y culturales dentro y fuera de
la institución.

 Diseñar, adecuar y operatividad el sistema de


archivo manual y computarizado para lograr
fluidez en el trabajo.

 Organizar y administrar la oficina de acuerdo a


técnicas y criterios básicos establecidos.

 Evaluar el plan de trabajo de la oficina


contrastando los resultados obtenidos con las
metas y objetivos de la institución,
proponiendo alternativas de solución.

 Organizar la agenda en coordinación con el


jefe, concertando y confirmando citas.

 Organizar la correspondencia remitida y


recibida de acuerdo a normas establecidas.

2.1.2.3. Capacidades de cooperación y comunicación:


 Establecer comunicación efectiva en el
desarrollo de su trabajo, empleando un
lenguaje claro y conciso.

 Mantener buenas relaciones interpersonales


dentro y fuera de la organización.

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 Optimizar las relaciones públicas para mejorar
la imagen organizacional.

 Demostrar fluidez comunicativa entre las


organizaciones.

 Recepcionar y transferir información,


estableciendo una eficiente comunicación.

2.1.2.4. Capacidades de contingencias:


 Adaptarse a nuevas situaciones de trabajo,
originadas como consecuencia de los cambios
tecnológicos, organizativos, económicos y
laborales que incidan en su actividad
profesional.

 Tomar decisiones en situaciones de


contingencia, dentro de su competencia.

 Representar a la empresa en las relaciones


públicas e imagen institucional.

 Manejar adecuadamente los recursos de la


organización en situaciones de austeridad.

2.1.2.5. Responsabilidad y autonomía:


 La profesional de Secretariado Ejecutivo
trabaja bajo la supervisión de su jefe inmediato
superior de la organización.

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 Es responsable de recepción y manejo de la
información, el desarrollo de actividades
secretariales y la asistencia institucional
gerencial.

 Tiene autonomía en el manejo y aplicación de


técnicas de atención al público, la organización
del trabajo de la oficina, aplicar técnicas de
archivo, la operación de equipos electrónicos e
informáticos.
 Puede asistir en la verificación de las
condiciones adecuadas de los ambientes y
operatividad de los equipos utilizados en el
ámbito laboral.

 Debe asistir en la determinación de estrategias


administrativas, el establecimiento del sistema
de control y seguridad de la información. La
implementación de los cambios en los métodos
de trabajo, los criterios para la organización de
reuniones y eventos.

2.1.3. UNIDAD DE COMPETENCIA DEL MÓDULO TÉCNICO


PROFESIONAL:
Establecer la asistencia de Dirección y Gerencia, de acuerdo a
las normas y procedimientos de la organización.

2.2. OBJETIVOS DE LA PRÁCTICA:

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2.2.1. OBJETIVOS GENERALES:
 Mostrar las capacidades y habilidades en las labores
encomendadas adquiridos en las aulas correspondientes
para optar la certificación del Módulo III “ASISTENCIA DE
DIRECCIÒN Y GERENCIA” en la carrera de Secretariado
Ejecutivo.

 Manejar adecuadamente los equipos de informática,


software específico, equipos de comunicación, materiales
y útiles de oficina, agenda de trabajo, documentación
diversa, directorio, archivadores convencionales,
programas como él (SISGEDO, SIGA), agendas manuales y
electrónicas del centro de práctica.

 Aplicar y desarrollar los conocimientos adquiridos en la


trayectoria de mi formación y de nuestras propias
experiencias teóricas y práctica en la carrera profesional
de secretariado ejecutivo, demostrando las capacidades
y/o habilidades en las labores encomendadas.

 Adquirir experiencia profesional durante la permanencia


en el centro de práctica, para una mejor dispersión en el
campo laboral.

2.2.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS:


 Desarrollar y concretizar las diversas actividades y/o
acciones en el centro de Practicas, teniendo en cuenta las
oportunidades que se brindan.

 Aplicar reglas de urbanidad adecuadas dentro y fuera de


la organización.

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 Organizar el sistema de archivo, teniendo en cuenta los
requerimientos de la organización.

 Realizar la toma de dictados, aplicando las técnicas más


adecuadas.

 Determinar las necesidades de los materiales, equipos,


mobiliario y útiles de la oficina, distribuyendo y
controlando el consumo de los mismos.

 Organizar y controlar al personal a su cargo según el plan


de trabajo establecido

 Utilizar el Internet como medio de comunicación


internacional.

 Aplicar las diferentes herramientas de nuevos software


en forma eficiente y eficaz.

 Interactuar en comunicaciones personales y telefónicas.

 Desarrollar y concretar las diversas actividades y/o


acciones en el centro de prácticas.

 Aplicar las normas y reglas para la redacción de los


diversos documentos administrativos

2.3. JUSTIFICACIÓN:

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La práctica pre profesional del III Modulo “ASISTENCIA DE
DIRECCIÓN Y GERENCIA” de la Carrera Profesional de Secretariado
Ejecutivo, se realizó en cumplimiento con el reglamento de
prácticas pre profesionales, con la finalidad de identificar,
reconocer, analizar, observar como es el manejo, funciones,
actividades, que desempeña una secretaria y ampliar nuestros
conocimientos para poder obtener la certificación del presente
modulo para luego obtener mi título profesional.

2.4. PLANIFICACIÓN:
Es necesario realizar la planificación antes de iniciar cualquier tipo
de actividad en tanto las prácticas pre profesionales también fue
necesario planificar sobre las diversas actividades que uno va
realizar como, coordinaciones con la supervisora de prácticas, con el
centro de prácticas, reuniones y gestiones en nuestra casa superior
de estudios como también en las instituciones de prácticas
referentes al Módulo III denominado “ASISTENCIA DE DIRECCIÓN Y
GERENCIA”, en el que se estableció el cronograma de actividades que
se desarrolló durante el tiempo de práctica, cumpliendo
satisfactoriamente todo lo planificado

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DICIEMBR
Nº ACTIVIDADES ENERO FEBRERO MARZO OCTUBRE
E
2015

1 Orientación sobre X
prácticas

2 Gestión de carta X
de presentación

3 Presentación de X
carta

4 Ejecución de las X
prácticas

5 Culminación de X
prácticas

6 Presentación de X
informe

2.5. METODOLOGÍA:
Para el desarrollo de las actividades se emplearon los siguientes
métodos y técnicas:

2.5.1. MÉTODOS:
Procedimiento general basado en principios lógicos que
pueden ser comunes y a la vez están orientados a precisar
los objetivos. Los métodos utilizados durante mi
permanencia en el centro de prácticas fueron:

2.5.1.1. Método Analítico: En esta parte se realiza el análisis


de las siguientes variables; variable independiente,
que es la toma de decisión presupuestal y cómo

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influye en la variable dependiente, que es la
calidad de gestión presupuestal en el Gobierno
Regional de Huancavelica.

2.5.1.2. Método Descriptivo: En esta parte se describe el


clima laboral y las diferentes manifestaciones de
los trabajadores del Proyecto: “Desarrollo de
Capacidades para el Ordenamiento Territorial en
el Departamento de Huancavelica” de la Gerencia
de Recursos Naturales y Gestión Ambiental, y
estos como interfieren en la eficacia y eficiencia
laboral y las posibles alternativas de solución.

2.5.2. TÉCNICAS:
2.5.2.1. Observación: Esta técnica me permitió observar
atentamente con mayor detalle cada uno de los
procedimientos que se ejecuta el Proyecto:
“Desarrollo de Capacidades para el Ordenamiento
Territorial en el Departamento de Huancavelica”
de la Gerencia de Recursos Naturales y Gestión
Ambiental en relación con las otras Gerencias, Sub
Gerencias, Oficinas y áreas a fin de lograr cada uno
los objetivos específicos.

Esta técnica también me permitió observar


atentamente con mayor detalle cada uno de los
procedimientos tales como:
 Como poder archivar los documentos tanto
recibidos como emitidos.
 Como recepcionar los documentos.
 Como utilizar correctamente el Sistema de
Gestión Documentaria.

2.5.2.2. Recolección de Datos: Con esta técnica hago la


recopilación de información por medio de la

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entrevista, observación y el recojo de datos de
información para alimentar el mayor grado de
aprendizaje a fin de lograr los objetivos de la
presente Práctica pre Profesional.

Se recopilo datos de información tales como:

 Manual de archivo del Gobierno Regional de


Huancavelica.
 Información verbal con los diferentes
trabajadores de la institución.
 Manual de Organizaciones y Funciones del
Gobierno Regional de Huancavelica. (MOF)
 Reglamento de Organización de Funciones.
(ROF)

CAPITULO II

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DESCRIPCIÓN DEL CENTRO DE PRÁCTICA

I. BREVE DESCRIPCION DE LA EMPRESA:


1.1. Razón social: Gobierno Regional de Huancavelica
1.2. Nombre: Gobierno Regional de Huancavelica
1.3. Dirección: Jr. Torre Tagle Nº 336
1.4. Teléfono: 067 – 452891
Fax: 067-452891 anexo 1069
Página Web: www.regionhuancavelica.gob.pe/
1.5. Nombre de los responsables de la Empresa:
Lic. Glodoaldo Alvarez Ore

II. ASPECTOS TECNICOS DE LA ENTIDAD:

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2.1. UBICACIÓN GEOGRÁFICA:
El Gobierno Regional de Huancavelica está ubicada en el Jr.
Torre Tagle Nº 336, Huancavelica.

2.2. PLANO DE UBICACIÓN:


El departamento de Huancavelica presenta una geografía
accidentada y abrupta, pero que dentro de ella encierra los
paisajes más impresionantes del país. En todo el departamento
encontramos varios pisos latitudinales, desde los 1,950 msnm.
En sus valles, hasta los 5,000 msnm. En sus altas cumbres y
agrestes picachos cubiertos de nieve, que se yerguen reflejados
en los espejos de sus silenciosas lagunas cristalinas, ofreciendo
bellísimos paisajes que impresionan profundamente a cualquier
viajero que los contempla.

Majestuosos nevados cuyas entrañas atesoran los metales más


preciados por el hombre y de los cuales brotan sus fuentes
termales de grandes virtudes medicinales. La parte central es
travesada en dirección NO a SE por el gran eje de la Cadena
occidental Andina, conocido como la "Cordillera de Chonta",
formada por una secuencia de elevaciones y picos nevados que
alimentan las lagunas, entre los que destacan los nevados Citaq
(5,328 msnm), Huamanrazo (5,298 msnm.) y Altar (5,268
msnm.).

Policromía del verdor de los cultivos en sus valles y quebradas,


bosques de rocas fascinantes, con caprichosas formaciones que
hacen dudar a uno como han sido hechos.

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Susurrantes ríos que corren abundantes, rompiendo el silencio
de sus hermosos parajes, dentro de sus inmensos llanos
desolados que construyen un gran atractivo turístico.

III. NATURALEZA DEL CENTRO DE PRACTICA


3.1. RESEÑA HISTÓRICA DEL CENTRO DE PRACTICA:
Huancavelica fue creada por decreto ley N 25014 del 16 de febrero
de 1989, se encuentra geográficamente e históricamente dividido
entre dos impresionantes vertientes de la cumbre de la cadena
occidental entre la cordillera Turpicotay y el paso del rio Icho
expandiéndose en la sierra central ,sur de los Andes del Perú .La
altitud de 3860 m.s.n.m nos comentan de por si la importancia de
sus paisajes su atractiva y diversidad cultural de sus provincias se
grafican en sus pueblos con la caracterización de sus siete
provincias.

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La provincia de Castrovirreyna esta los relatos nos comentan de la
esposa del Virrey García Hurtado de Mendoza .Provincia de
Angaraes están las águilas reales, la provincia de Churcampa se
habla de productos, hermosas dramas míticas, La provincia de
Huaytara del florecimiento de una generación histórica, la
provincia de Tayacaja como la tierra de Los temibles danzantes de
tijeras y todas estas provincias guardan sus valores culturales.

Este departamento tiene una longitud de 7458.17 m2 y superficie


88939 km, tiene líneas fronterizas con los siguientes
departamentos. Por el sur limita con el departamento de Ica, por el
norte con el departamento de Junín, por Noreste con el
departamento de Ayacucho y por el este con la capital de Lima. Las
vías de comunicación que son viables para poder comunicarse y
llegar a este departamento son las siguientes .Por línea férrea las
vías terrestres se comunica con la provincia de Huancayo, Ica,
Ayacucho y Lima.

3.2. FINES DEL CENTRO DE PRACTICA:


3.2.1. MISIÓN:
Organizar y Conducir con eficiencia y transparencia la
gestión pública regional, conducente a lograr
concertadamente el desarrollo integral y sostenido de la
región, dentro de un marco democrático y de práctica de
valores.

3.2.2. VISIÓN:
La región Huancavelica es una organización moderna,
proactiva y con identidad propia que lidera el desarrollo
sostenible de la región, institucionalizando los valores

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humanos, generando condiciones para la competitividad
integral y articulando la inversión pública y privada.

3.2.3. FINALIDAD:
La finalidad del Gobierno Regional Huancavelica, es
fomentar el desarrollo de la región de manera,
descentralizada, integral y sostenible, promoviendo la
inversión pública y privada la generación de empleo, así
mismo garantizar el ejercicio pleno de los derechos y la
igualdad de oportunidades de su población de acuerdo con
los planes y programas de desarrollo nacionales, regionales
y locales.

3.3. FUNCIONES DEL CENTRO DE PRÁCTICA Y DE LA OFICINA:


 GOBIERNO REGIONAL DE HUANCAVELICA:
Son funciones generales del Gobierno Regional de Huancavelica
lo siguiente:
FUNCION NORMATIVA Y REGULADORA.- Elaborando y aprobando

normas de alcance regional así como regulando los servicios


de su competencia.
FUNCION DE PLANEAMIENTO.- Diseñando políticas, prioridades
estrategias, programas y proyectos que promuevan el
desarrollo regional de manera concertada y participativa,
conforme a la normativa legal en vigencia.
FUNCION ADMINISTRATIVA Y EJECUTORA.- Organizando,
dirigiendo y ejecutando los recursos financieros, bienes,
activos y capacidades humanas, necesarios para la gestión
regional, con arreglo a los sistemas administrativos
nacionales.

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FUNCION DE PROMOCION DE LAS INVERSIONES.- Incentivando y
apoyando las actividades del sector privado el desarrollo de
los recursos regionales, creando los instrumentos
necesarios para tal fin.
FUNCION DE SUPERVISION, EVALUACION Y CONTROL.- Fiscalizando

la gestión administrativa regional, el cumplimiento de las


normas, los planes regionales y la calidad de los servicios,
fomentando la participación de la sociedad civil
 SUB GERENCIA DE DESARROLLO INSTITUCIONAL E
INFORMATICA:
Proponer modelos de organización, acordes con el tipo de
desarrollo requiere la institución para cumplir con sus
objetivos estratégicos.
Planificar, organizar y conducir la elaboración y
actualización de los documentos de gestión, Reglamento de
Organización y Funciones (ROF) Cuadro para Asignación de
Personal (CAP), Manual de Organización y Funciones
(MOF), Texto Unico Ordenado de Procedimientos
Administrativos (TUPA) y Manuales de Procedimientos
(MAPRO).
Evaluar y efectuar el seguimiento de la aplicación de la
normatividad en materia de racionalización e informática.
Proponer la reglamentación de la aplicación de las normas
legales y técnicas que rigen para los gobiernos regionales,
mediante la formulación de directivas.
Proponer normas internas complementarias que se
consideren necesarias para la mejor aplicación de las
directivas.
Conducir la ejecución de estudios correspondiente en
materia de organización y reorganización.

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Supervizar la correcta ejecución de los procesos de
racionalización a cargo de las diversas unidades ejecutoras
que conforman el pliego del Gobierno Regional de
Huancavelica.
Conducir la formulación y/o evaluación del Plan Operativo
Institucional de la Sub Gerencia.
Plantear soluciones informáticas integrales para un buen
desempeño de los procedimientos administrativos a cargo
del Gobierno Regional.
Plantear soluciones integrales para lograr la
intercomunicación total entre la Sede Central y las Gerencias
Sub Regionales del Gobierno Regional de Huancavelica.
Dirigir y supervisar la ejecución de proyectos informáticos.
Supervisar la formulación, aprobación y ejecución del Plan
Operativo Informático del Gobierno Regional Huancavelica.
Efectuar trabajos de investigación científica dentro del área
de su competencia.
Proponer la adquisición de equipos y materiales
informáticos.
Supervisar el mantenimiento del software y el hardware del
Gobierno Regional Huancavelica.
Garantizar el funcionamiento de los sistemas informáticos
del gobierno regional de Huancavelica las 24 horas de cada
día calendario.
Supervisar la permanente actualización de la página Web
del Gobierno Regional Huancavelica.
Evaluar y controlar el desarrollo de las actividades de la sub
Gerencia enmarcados en las políticas establecidas

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Supervisar el desempeño del personal a su cargo y efectuar
su evaluación periódicamente, promoviendo la armonía y el
ambiente de trabajo en equipo.
Otorgar el Acta de conformidad por la prestación de
servicios por terceros, adquisición de bienes, servicios y
suministros.
Las demás funciones que le asigne el Gerente Regional de
Planeamiento Presupuesto y Acondicionamiento
Territorial.

3.4. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DEL CENTRO DE PRACTICA:

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CAPITULO III
DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES DESARROLLADAS

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EN EL CENTRO DE PRÁCTICA

I. ANTECEDENTES DE LA PRACTICA:
Para poder realizar mi práctica Pre - Profesional lo primordial fue tener el
documento necesario que es la carta, ya que es un documento sustentatorio
para la realización de mi III Módulo “ASISTENCIA DE DIRECCIÓN Y
GERENCIA” la cual se desarrolló en la Sub Gerencia de Desarrollo
Institucional e Informática del Gobierno Regional de Huancavelica, con una
duración de 297 horas cronológicas cumpliendo los objetivos propuestos.
Para ello paso a detallar las funciones.

1.1. DESCRIPCIÓN DE LAS FUNCIONES:


1.1.1. DE LA SECRETARIA
 Registrar el ingreso, trámite y salida de la
documentación de la sub Gerencia de Desarrollo
Institucional e Informatica en el sistema de gestión
documentaria (SISGEDO)
 Recibir y archivar la documentación de manera
clasificada.
 Ordenar el despacho, clasificando la documentación
como urgente, para dictaminar y para la firma.
 Redactar Informes, Oficios, Cartas, Memorandos y demás
documentos que disponsgan la sub gerencia.
 Realizar el seguimiento de la documentación que ingresa
a la sub Gerencia hasta que tenga salida o se derive al
archivo.
 Recibir solicitudes de audiencias y preparar la agenda
respectiva.
 Concertar citas y coordinar reuniones

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 Atender y efectuar llamadas telefónicas internas y
externas requeridas por las labores propias del sub
Gerente.
 Efectuar los requerimientos de materiales de escritorio,
bienes y servicios a través del sistema Integrado de
Gestión Administrativa (SIGA)
 Mantener la existencia de los materiales de escritorio y
su distribución racional.
 Coordinar con el Pool de secretarias sobre aspectos de
organización y mejoramiento de la labor secretarial.
 Organizar y custodiar los documentos emitidos,
recepcionados, codificando y foliando los archivadores
por tipo de documento, a fin de transferirlos al Archivo
Central.
 Velar por el mantenimiento y limpieza de la sub
Gerencia.
 Las demás que le sean asignadas por el sub Gerente de
Desarrollo Institucional e Informática.

1.1.2. DE LA PRACTICANTE
 Asistir puntualmente y responsablemente cumpliendo
con el horario de trabajo establecido.

 Registro de ingreso, tramite y salida de la


documentación de la Sub Gerencia de Desarrollo
Institucional e Informática en el Sistema de Gestión
Documentario (SISGEDO).

 Recibir y archivar la documentación de manera


clasificada.

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 Ordenar el despacho, clasificando la documentación
como URGENTE, para su dictamen y su firma.

 Redactar documentos teniendo en cuenta el fondo y la


forma de las mismas, siendo estos: oficios,
memorándum, informes, que disponga la Sub Gerencia
de Desarrollo Institucional e Informática

 Realizar el seguimiento de la documentación que


ingresa a la Sub Gerencia hasta que tenga salida o se
derive al archivo.

 Mantener la existencia de útiles de oficina.

 Preparar la agenda del Sub Gerente.

 Atender y efectuar llamadas telefónicas internas y


externas requeridas por las labores propicias de la Sub
Gerente.
 Velar por el mantenimiento y la limpieza de la Sub
Gerencia.

 Fotocopiar diversos documentos.

 Trámite de distintos documentos de la oficina de la Sub


Gerencia de Desarrollo Institucional e Informática.

 Atención a los usuarios internos como externos.

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 Registro de Documentos internos y externos en el libro
de registro de la oficina de la Sub Gerencia de Desarrollo
Institucional e Informática.

 Redacción de documentos teniendo en cuenta el fondo


y la forma de las mismas, siendo estos: oficios,
memorándum, informes, solicitudes, etc.

 Velar por la limpieza y el buen mantenimiento de la


oficina.

 Fotocopiar diversos documentos.

 Trámite de distintos documentos de la Sub Gerencia de


Desarrollo Institucional e Informática.

 Darle proveído a Resoluciones tales como la Resolución


General Gerencial Regional (RGGR) y la Resolución
Ejecutiva Regional (RER) para su publicación.

 Atención a los usuarios internos como externos.

 Elaboración de pestañas para los diversos archivos.

 Foliación de los documentos.

 Forrar los archivadores.

 Darle su proveído a Resoluciones tales como la


Resolución General Gerencial Regional (RGGR) y la

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Resolución Ejecutiva Regional (RER) para su
publicación.

 La demás que se me sean asignadas por la Sub Gerente


de Desarrollo Institucional e Informática.

II. DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD:


2.1. ACTIVIDADES FRECUENTES REALIZADAS EN EL CENTRO DE
PRÁCTICA.
2.1.1. REDACCIÓN DE DOCUMENTOS:
La redacción de documentos administrativos es una
comunicación escrita de carácter formal, que se utiliza con
el fin de permitir el cumplimiento de obligaciones y también
constituye una comunicación entre entidades públicas y
privadas, entre estas personas ajenas a ellas y dentro de las
instituciones con sus trabajadores, socios, usuarios o
clientes para lograr sus fines objetivos.

Para iniciar la redacción de los distintos documentos se


debe tener en consideración las estructuras, tipo de letra,
tamaño de letra correspondiente al tipo de documento a
elaborar.

Para ello se necesita emplear estas características para una


buena redacción:

 Claridad: Comprensión espontánea del lenguaje


utilizado.
 Corrección: Cumplimiento de las normas gramaticales y
sociales.

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 Propiedad: Uso acertado del lenguaje.
 Coherencia: Correlación de las informaciones
expresadas.
 Estilo: Forma personal de cada redacción.
 Buena Ortografía: Uso adecuado de las letras.
 Concisión: Uso de la palabra adecuada en el momento
justo.
 Integridad: Que no le sobre ni le falte nada.
 Interés: Que las informaciones dadas incentiven para ser
leídas.
 Modernismo: Uso del lenguaje funcional, sincero y de
actualidad.
 Entusiasmo: Que incite a la acción

Dentro de la oficina de Sub Gerencia de Desarrollo


Institucional e Informática del Gobierno Regional para la
redacción de documentos se toma en consideración, si el
documento es de respuesta, durante la realización de las
prácticas, redacte los siguientes documentos que
generalmente presentaban los siguientes asuntos:
MEMORANDO: Conformidad de entrega de equipos
Remisión de documentos del mismo nivel
Comisión de servicio

MEMO. MULT. : Asistencia a Misa


Cumplimiento de Normatividad

INFORME: Remito información solicitada


Remito Especificaciones técnicas solicitadas

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Solicito autorización de salida en comisión de
Servicio.
Remito proyecto de directiva para su
Aprobación
Remito documentos de Gestión para su
Aprobación.

2.1.2. ATENCIÓN A LOS USUARIOS:


 Siempre con un gesto de amabilidad,
primordialmente con el saludo, y ofrecerle una buena
atención.

 Brindar calidad: CONFIABILIDAD de prestar el


servicio prometido con seguridad, DILIGENCIA de
ayudar y prestar el servicio rápidamente, GARANTÍA
en la atención mostrada para demostrar credibilidad
y confianza en el público usuario.

 Demostrar actitud de servicio, la satisfacción al


usuario, actitud positiva, dinámica y abierta “todo
problema tiene solución”, si se sabe buscar.

2.1.3. RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS:


 Recepción del documento con el sello de recibido,
fecha y hora actualizada del momento.

2.1.4. REGISTRO DE DOCUMENTOS:

SECRETARIADO EJECUTIVO Página 33


Registro de los documentos recibidos en el Libro de
Registros como: Oficios, Memorandos, Solicitudes,
Informes.
Una vez recepcionado el documento se registra en el
cuaderno de control de documentos recibidos, de acuerdo
al siguiente orden:

 Número de Expediente: Donde se señala la


enumeración correlativo de ingreso del documento
siempre con tres dígitos de manera ascendente, con la
finalidad de llevar el control correspondiente.
Ejemplo: (001, 002,…149…155…).
 Fecha de Recepción: Se anota la fecha en la que ingresa
el documento.
 Folios: Se indica la cantidad de hojas que contiene el
documento ingresado.

 Tipo de Documento: Se describe el tipo de documento


que presentan,
Ejemplo: Oficios, Informes, Memorando Simple,
Memorando Multiple, Solicitudes.
 Código y Nº de Registro:
Ejemplo: Reg. 1079584
Nº 015-2015/GOB.REG.HVCA/GRPPyAT.
 Razón Social: Se identifica a la institución y/o persona
quien remite el documento, anotando el cargo y los
apellidos y nombres correspondientes.
Ejemplo: Econ. Héctor Zarate Palomino

 Lugar: Oficina de donde derivan el documento solo se


ponen las siglas.

SECRETARIADO EJECUTIVO Página 34


Ejemplo: (GRPPyAT) Gerencia Regional de
Planeamiento, Presupuesto y Acondicionamiento
Territorial

 Asunto del Documento: Se anota el asunto y/o sumilla


del documento recibido y si no tiene se coloca el tema
principal del documento en síntesis.
Ejemplo:
ASUNTO: Cumplimiento de Normativa TUPA.

 Destino: Se indica al área a donde es derivado el


documento correspondiente una vez que el jefe dio su
proveído.

 Fecha: Del dia de la derivación del documento.

 Firma: De la persona quien recibe el documento a su


cargo.

2.1.5. ATENCION DE DOCUMENTOS RECIBIDOS:


 Después de registrar los documentos en el libro de
registro se procede a estampar el sello de “PROVEIDO”.

 Se deriva los documentos al jefe para su proveído


correspondiente.

 Se recoge los documentos con su respectivo proveído y


se lee cada uno de ellos y se procede a derivar a la
dependencia correspondiente.

SECRETARIADO EJECUTIVO Página 35


 Para la distribución del documento se tomó en cuenta, el
cuaderno de cargo donde se consideró lo siguiente: fecha
de entrega del documento, tipo de documento, nombre
de la oficina que va recepcionar, firma del quien recibe y
tomar en cuenta el folio, para saber cuántas hojas
contiene dicho documento.

 Al derivar un documento se hace firmar en el cuaderno


de cargo.

2.1.6. CONTROL O SEGUIMIENTO:


 El seguimiento de los documentos se realizó de acuerdo
al cuaderno de cargo, donde indica que los documentos
están en proceso para dar solución al pedido.

 Después de derivar un documento es necesario hacer el


seguimiento y estar enterado del procedimietno que se
le da.

 También es necesario conocer el destino del documento


para informarle a los interesados o usuarios que vienen
hacer seguimiento sobre sus documentos.

2.1.7. USO Y MANEJO DE SELLOS: En la oficina de la Sub Gerencia

de Desarrollo Institucional e Informàtica se utilizó varios

sellos con la finalidad de estampar los documentos de

acuerdo al trámite que se le va a dar las cuales son los

siguientes siguientes:

SECRETARIADO EJECUTIVO Página 36


 Sellos de Recibido: Usado para estampar en los

documentos que ingresa a la oficina.

 Sellos de Proveído; Utilizado para sellar cuando se derive

al jefe para su respectivo proveído.

 Sellos de Urgencia: Es utilizado cuando un documento

emitido por esta oficina debe ser atendido dentro de las

24 horas por el área correspondiente.

 Sellos de Referencia: Es usado el sello que lleva la

denominación cargo con la finalidad de distinguir el

documento original del cargo a la hora de presentar el

documento en alguna de las oficinas.

 Sellos de Post Firma: Son usados para estampar en todos

los documentos administrativos que se emite de esta

oficina tales como oficios, memorandos, informes, etc.

 Sellos Redondos de legalización: Se utiliza para dar la

autenticidad a los documentos administrativos a lado

izquierdo de la post firma.

GOBIERNO REGIONAL DE HUANCAVELICA


SUB GERENCIA DE DESARROLLO INSTITUCIONAL E INFORMATICA

RECIBIDO
SELLO DE RECEPCIÓN DE 04 FEB. 2015
DOCUMENTOS
HORA:……………..………..Nº FOLIOS:………………….……

Nº REG:……………………….…..FIRMA:……………………….

SECRETARIADO EJECUTIVO Página 37


PROVEIDO Nº001/GOB.REG.HVCA/GRPPyAT-SGDIeI
Sr. (a):……………………………………………………….
PARA: …………………………………………………….…
……………………………………………………………….…
SELLO DE PROVEIDO ……………...…………………………………………………
Hvca:………………………………………......

_______________
SUB GERENTE

CARGO URGENTE

SELLO DE LA SUB GERENTE GOBIERNO REGIONAL


HUANCAVELICA
SUB GERENCIA DE DESARROLLO
INSTITUCIONAL E INFORMATICA

-------------------------------------------------
Ing. SKAYURY L. V. HURTADO SOCUALAYA
SUB GERENTE

2.1.8. ARCHIVO: Se estableció las funciones y organizaciones del


archivo con la finalidad de los documentos estén en orden,
la cual se clasifico en:

 DOCUMENTOS EMITIDOS: Contiene Memorandos


Simples, Informes, Oficios y Cartas.

 DOCUMENTOS RECIBIDOS: Contiene Actas, Pedidos,


Oficios, Memorando Simple, Memorando Múltiple,
Informes, Acuerdos, Entrega de Cargos, Convenios,
Constancias.

SECRETARIADO EJECUTIVO Página 38


 RESOLUCIONES RECIBIDOS: Resoluciones General
Gerencial Regional (RGGR), Resoluciones Ejecutivas
Regional (RER).

2.1.9. LLAMADAS TELEFONICAS: La secretaria debe llevar acabo las


llamadas solicitadas por su jefe y en su ausencia llevar un
registro minucioso en todas y cada una de las llamadas
teniendo en cuenta el asunto, asimismo tener un directorio
telefónico con los números utilizados cotidianamente.

Las llamadas telefónicas dentro de la oficina de Bienestar


Social de la Dirección Regional de Educación Huancavelica,
fueron imprescindibles ya que estas se efectuaron las
comunicaciones internas y externas para coordinaciones de
trabajo.

RECEPCIÓN DE LLAMADAS:
 El saludo inicial que es común para toda institución.

 Evitar frases demasiado largas y adecuaremos nuestro


lenguaje al lenguaje del cliente.

 Tomaremos nota de la llamada detalladamente.

PARA REALIZAR UNA LLAMADA:


 Antes de llamar planificaremos la llamada, si es
necesario tendremos anotado lo que se va a decir.

SECRETARIADO EJECUTIVO Página 39


 Tendremos en cuenta la hora qué es para así poder
hacer las llamadas.

 Si llamamos a un móvil, preguntaremos siempre si se


nos puede atender.

2.1.10. MANEJO DE AGENDA:


El buen manejo de la agenda es una habilidad muy
valorada, la cual es una clave para una buena organización
de la oficina, pero este requiere un cuidado, decisión y
atención específica.

Contar con la agenda es indispensable ya que nuestra


memoria es frágil.

La organización de mi agenda fue de la siguiente manera:

 Controlar el cuándo y el cómo de las actividades


realizadas.

 Llevar un registro de nuestras llamadas telefónicas y


apuntes al respecto de ellas.

 Tener apuntado una fecha importante, un aniversario,


cumpleaños o evento de la institución.

 Apuntar eventos que se va a realizar durante el día que


deben de estar debidamente registrados y actualizados
diariamente.

SECRETARIADO EJECUTIVO Página 40


2.1.11. FOTOCOPIADO DE DOCUMENTOS:
El fotocopiado de documentos se utiliza generalmente
cuando el documento se ha de derivar a varias personas la
cual esta requiere de varios cargos o se requiere una copia
para su archivo.
2.2. BIENES UTILIZADOS EN EL CENTRO DE PRÁCTICA.
2.2.1. EQUIPOS DE OFICINA
 01 CPU marca ACER
 01 Monitor marca ACER
 01 teclado multimedia marca ACER
 01 mouse óptico
 01 estabilizador de 220 watts.
 01 fotocopiadora Impresora
 01 teléfono marca CISCO

2.2.2. MOBILIARIOS UTILIZADOS


 01 escritorio para la computadora con tres gavetas.
 01 silla giratoria color negro.
 01 vidrio porta escritorio
 01 Estante para archivadores de madera

2.2.3. MATERIALES DE ESCRITORIO


 Hojas bond A4 atlas office
 01 Espiraladora
 01 Corta papel
 01 Saca grapas
 01 Porta papel acrílico
 01 Tampón azul
 01 Porta sellos
 01 Engrampadora grande metálico
 01 Perforador

SECRETARIADO EJECUTIVO Página 41


 01 Tijeras color plomo
 01 Porta clips
 01 Cinta Scott con dispensador
 01 Regla (plástico)
 03 Lapiceros tinta liquida (azul, negro, rojo)
 01 Lápiz
 01 Borrador
 01 Corrector
 01 Resaltador
 01 Cuchilla
 01 Plumón grueso
 Clips
 Cartón cartulina de colores
 Papel lustre de colores
 Grapas
 Archivadores con palanca metálica.
 Possits con dispensador.
 Sellos (rectangular para recepción, redondo de la Sub
Gerencia de Desarrollo Institucional e Informática,
rectangular para el Proveído, Fechador)

2.2.4. MATERIALES DE LIMPIEZA:


 Una franela guinda para la mesa
 Frasco líquido para limpia vidrios
 Tacho de basura
 Detergente
 Ayudin
2.2.5. LIBROS
 Libro de registro de documentos recibidos año 2015.

2.2.6. DOCUMENTOS

SECRETARIADO EJECUTIVO Página 42


 Memorandos Múltiples
 Memorandos Simples
 Informes
 Resoluciones
 Actas
 Solicitudes
 Constancias
 Pedidos
 Oficios
 Acuerdos
 Entrega de cargos
 Convenios

2.3. CUMPLIMIENTO DE HORARIO:


 El horario del Gobierno Regional de Huancavelica, es asistir
puntualmente y responsablemente cumpliendo con el horario de
trabajo establecido, ya sea a la entrada y salida.

Horario de Lunes a Viernes:


8:00 a.m. a 1:00 p.m.
2:30 a.m. a 5:30 p.m.

III. DESCRIPCION DE LOS RESULTADOS OBTENIDOS


3.1. LOGROS:

SECRETARIADO EJECUTIVO Página 43


 Conocer la organización y las funciones de la oficina de la Sub
Gerencia de Desarrollo Institucional e Informática del Gobierno
Regional.

 Logre constatar todo lo aprendido en la parte técnica con la


práctica.

 Logre cumplir con mis prácticas pre profesionales en forma


satisfactoria y logre aprender las diversas actividades que se
realizan en la oficina de la Sub Gerencia de Desarrollo
Institucional e Informática del Gobierno Regional de
Huancavelica.

 Recepcionar y registrar documentos internos y externos tales


como: oficios, memorándum, informes, solocitudes, actas,
cartas.

 Adecue los documentos como son: oficios cartas, memorándum,


informes, solicitudes y demás documentos, para archivarlos.

 Trámite de distintos documentos de la Sub Gerencia de


Desarrollo Institucional e Informática del Gobierno Regional de
Huancavelica.

 Correcta recepción y remisión de documentos mediante el


sistema SISGEDO.

 Correcta atención de llamadas telefónicas.

SECRETARIADO EJECUTIVO Página 44


 Darle proveído a Resoluciones tales como la Resolución General
Gerencial Regional (RGGR) y la Resolución Ejecutiva Regional
(RER) para su publicación.

3.2. DIFICULTADES:
 Conocer todas las oficinas del Gobierno Regional de memoria
para ir a tramitar documentos.

 Redacción de documentos como informe y oficios.

Es todo cuanto informo a usted para su conocimiento y demás


fines pertinentes.

------------------------------------------------
Astrid Yovelin, PARI MANTARI

CONCLUSIONES

SECRETARIADO EJECUTIVO Página 45


1. Logre cumplir con mis prácticas pre profesionales del Módulo III
denominado “ASISTENCIA DE DIRECCION Y GERENCIA”, que consta de
297 horas cronológicas, en forma satisfactoria y logre aprender las
diversas actividades que se realizan en la oficina.

2. Se logró cumplir con el reglamento de Practicas Pre - Profesionales de


forma satisfactoria.

3. Se ganó experiencia en cuanto a las relaciones humanas y públicas con


los miembros de la oficina y del personal que labora en la Sub Gerencia
de Desarrollo Institucional e Informática.

4. El buen desenvolvimiento y aprendizaje en mis Practicas Pre -


Profesionales, gracias al apoyo de la secretaria a cargo de la oficina.

5. Aprendí las diversas actividades que se realizó en la oficina de la Sub


Gerencia de Desarrollo Institucional e Informática.

SUGERENCIAS

SECRETARIADO EJECUTIVO Página 46


1. Sugiero que se considere dentro de la currícula de la Especialidad de
Secretariado Ejecutivo diversos programas de computación ya que en
el centro de práctica nos lo exigen.

2. Pienso que se debe de dar más apoyo y comprensión de parte de las


docentes de nuestra especialidad, para la buena función en nuestras
Prácticas Pre - Profesionales.

3. Recomiendo que las alumnas se deben de capacitarse


permanentemente, para estar en la vanguardia de las nuevas
tecnologías de innovación, los informes de Prácticas Pre - Profesionales
deben ser de formación disponible a las estudiantes para futura
orientación del mismo.

4. Sugiero que el instituto debe implementar la biblioteca con libros


actualizados de la especialidad.

5. Recomiendo realizar convenio con las diferentes instituciones públicas


y privadas para el normal desarrollo de las prácticas correspondientes,
el cual nos permitirá adquirir más experiencia esto con la finalidad de
desenvolvernos adecuadamente en el centro de trabajo.

6. Recomiendo que la Especialidad de Secretariado Ejecutivo debería de


tener su propia aula de cómputo para el aprendizaje de nuevos
programas de computación ya que en el centro de práctica nos lo
exigen.

BIBLIOGRAFIA

SECRETARIADO EJECUTIVO Página 47


 Plan Operativo Institucional de la Institución
 Diseño Curricular Básico de la Educación Superior Tecnológica.
 Manual de Organización y Funciones de la Institución
 Manual de la Secretaria Moderna “EDITORIAL OCEANO”.
 El dedo Meñique “Frieda Hollar Fíjalo”
 Etiqueta Social “Folleto”
 http://www.regionhuancavelica.gob.pe.

SECRETARIADO EJECUTIVO Página 48


ANEXO

FOTOGRAFÍAS

AL INGRESO DE MIS PRÁCTICAS PRE PROFESIONALES:

SECRETARIADO EJECUTIVO Página 49


EN LA PERMANENCIA DE MIS PRÁCTICAS PRE PROFESIONALES:

SECRETARIADO EJECUTIVO Página 50


CLASIFICACIÓN DE ARCHIVADORES:

FOLEANDO LOS DOCUMENTOS:

SECRETARIADO EJECUTIVO Página 51


MESA DE ESCRITORIO:

SECRETARIADO EJECUTIVO Página 52


REGISTRANDO DOCUMENTOS:

SECRETARIADO EJECUTIVO Página 53

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