Employee Benefits Security Administration

U.S. Department of Labor

Getting Started with

EFAST 2 and
Preparing Your 2009
Form 5500
EFAST 2
 Outline

 Electronic Filing Mandate
 What We’re Hearing About EFAST2 From Filers 
and Stakeholders
 What We’ve Done About It & The E‐Signature 
Option
 The Past Six Months & The Next Four Months
 Registration Tips
 Attachment Tips
 Security Tips
 Filing Completion Tips
 Filing Submission Tips
EBSA
 Electronic Filing Mandate

 Plan Year 2008 Form 5500s can be 
submitted on paper only through 
October 15, 2010.
 All other Form 5500s (Plan Year 2009, 
2010, 2007 & prior) must be prepared & 
submitted electronically to EFAST2 
using EFAST2‐approved software or 
IFILE.
 Delinquent and amended Form 5500s 
are not excluded from this mandate.  
EBSA
 What We’re Hearing

 Some filers and preparers love EFAST2.
 Others not so much.
• Generally folks who don’t like to use 
computers or have Internet 
connection difficulties
 Most are figuring it out with some 
assistance.
• Third party software, user guides, 
interactive tutorial, FAQ
• Help Desk 
EBSA
 What We’ve Done

 Spirit of continuous improvement with 
resource constraints.
 Provided public webcasts, participated 
in speaking engagements, added to 
FAQ, clarifying information on 
webpages, and working on a Quick Start 
Guide.
 Provided E‐Signature Option for plan 
sponsors/administrators who do not 
electronically sign the Form 5500 or 
5500‐SF.
EBSA
 E-Signature Option

 Plan administrator/sponsor must 
provide written and signed 
authorization to preparer that 
acknowledges signature will be posted 
on internet.
 Plan administrator/sponsor must obtain 
a printed copy of the completed 
return/report and review it for accuracy.  
If accurate, administrator/sponsor 
manually signs the paper return/report.
EBSA
 E-Signature Option, cont.

 Preparer scans the signed paper Form 
5500/5500‐SF and includes the PDF of 
the first two pages as an attachment to 
the electronic return.
 Preparer provides the individual 
electronic signature needed to submit 
the return using Preparer’s own UserID 
and PIN.  

EBSA
 For E-Signature Option,
Signature Posted on Internet
 If the e‐signature option is used, the 
plan administrator/sponsor’s manually 
signature will be made available on the 
EFAST2 website, as are all attachments 
to the Form 5500.  

EBSA
 Other E-Sign Option
Considerations
 Preparers must provide all 
communication about the plan’s filing to 
the plan administrator/plan sponsor.
 Filing submitted electronically must 
match the filing manually signed.
 Only the two‐page signed Form 5500 or 
5500‐SF should be attached to the 
electronic filing as a PDF; not a copy of 
the schedules and attachments.

EBSA
 The First Six Months

 ~200K registered users.
 >50K filings processed.
 Just minutes to process filings.
 >3K Help Desk calls each week.
 Fewer filings have been submitted for 
this time of year than normal.

EBSA
 The Next Four Months

 Filers who are waiting until close to 
deadline are much likelier to have more 
difficulty completing/submitting their 
return
 Take Away ‐ Don’t wait until October 15 
to file.  It may be harder to file.
 Deadline for filing is midnight in plan 
administrator’s time zone.  
 Help Desk hours remain the same 
(8AM‐8PM ET) regardless of filing 
EBSA
deadlines.  
 Registration Tips

 You are registering for yourself, not a plan.  
 You only need to register one time regardless 
of how many returns/reports you are signing 
or submitting and for how many plans.
 Roles explained by clicking question mark.  
When in doubt, select Filing Author and Filing 
Signer roles.  
 You can change your information, including 
roles, or view your PIN at any time after 
registration is complete by logging in.

EBSA
 Attachment Tips

 Don’t include old Form 5500 Schedule SSA, 
new Form 8955‐SSA, social security numbers, 
passwords, or other private information in 
attachments to your 2009 and later filings.  
Generally, these will be posted on the Internet.  
Your account may be revoked.
 Don’t scan your attachments unless it’s 
necessary.  If you must scan, 
• Set your scanning resolution to 300 DPI.
• Optimize or reduce the resulting file size if 
your scanner or PDF software has such a 
function.
EBSA
 Attachment Tips, cont.

 Upload each attachment into the correct type.
 If you have several hundreds of pages of 
attachments for a single filing, IFILE may not 
work well for you.  Evaluate your needs and 
see how third party software may better 
support you.

EBSA
 Security Tips

 PDFs can not be encrypted or password 
protected.  They can be signed & 
certified.
 Don’t write down your 
userid/password/pin and attach it in a 
filing.  We’ll revoke your credentials, 
and you may lose access to your filings.
 Stop including Schedule SSAs with your 
Form 5500. If you need to file the SSA, 
send those to the IRS in Odgen, UT. 
EBSA
 Filing Completion Tips

 Turn off pop up blockers if using IFILE.
 Validate before signing & submitting.  
Otherwise, you’ll need to submit an 
amended filing to fix errors.
 The validation may point out 
inconsistencies. The EFAST2 system 
won’t necessarily point out the correct 
answer, but you may be able to check on 
your own.  Call the help desk with 
questions.
EBSA
 Filing Completion Tips, cont.
 If amending, you must send the entire 
Form 5500 including all schedules and 
attachments. 
 When your return/report is all filled out 
(complete), you should export an 
electronic copy of the filing for your 
records.  

EBSA
 Filing Submission Tips

 Be sure to check the status of your filing after 
submission.  It should say “Filing Received”
 Click to see if there are errors or warnings.  
 If the status is “Filing Received” and no 
warnings are listed, you do not need to do 
anything further unless you receive follow‐up 
correspondence from a Government agency.  
 If the status is anything other than “Filing 
Received,” correct the errors or warnings listed 
and submit an amended return to avoid 
potential correspondence and imposition of 
penalties.
EBSA
 Review & Wrap Up

 Electronic Filing Mandate
 What We’re Hearing About EFAST2 From 
Filers and Stakeholders
 What We’ve Done About It & The E‐Signature 
Option
 The Past Six Months & The Next Four Months
 Registration Tips
 Attachment Tips
 Security Tips
 Filing Completion Tips
 Filing Submission Tips
EBSA
Form 5500/5500-SF
 Who Files and What to File

 Rules mostly unchanged on who files and 
what
 BUT people are more aware that they may 
have had a filing requirement and are now 
asking the basic questions
 Biggest change on who and what:  
• 403(b) plans now report like other pension 
plans
• New Form 5500‐SF for eligible small plans
 What to file for large welfare plans clarified in 
instructions

EBSA
 Getting Started

 Do I have to file?
 Can I file the Form 5500‐SF?
 What schedules do I have to complete?
 What questions on the Form and Schedules do 
I have to answer?

EBSA
 Where to Get Answers

 General instructions, including “Quick 
Reference Chart.”
 Questions and text on face of Forms and 
Schedules.
 Instructions by Form and Schedule.
 Additional Guidance:
• Regulations referenced in instructions.
• FAQs.
• Guides and tips.

EBSA
 Pension Plans—Who Files

 Most private employer‐sponsored pension 
plans have to file either the Form 5500‐SF or 
the Form 5500 and its schedules and 
attachments
 Which form and which schedules depends on 
size, nature of plan’s investments, plan 
activities during the year, and type of plan
 Some plans are exempt from filing

EBSA
 Pension Plans that Don’t File

 Unfunded excess benefit plans
 Plans not covered by Title I of ERISA
 403(b) plans that meet the terms of DOL’s 
“safe harbor” regulation at 29 CFR 2510.3‐
2(f)
 Church pension benefit plan not electing 
coverage under Code section 410(d)
 Foreign plans
 Governmental plans
 IRA’s or annuities not considered plans 
under 29 CFR 2510.3‐2(d)
EBSA
 Pension Plans that Don’t File,
cont.

 SEPs that meet the alternative method of 
compliance in 29 CFR 2520.104‐48 or 49.
 Unfunded dues financed pension benefit plan 
that meets the alternative method of 
compliance in 29 CFR 2520.104‐27

EBSA
 Limited Reporting for Certain
Pension Plans
 Limited Reporting:
• IRA Plans using individual retirement 
accounts or annuities (as described in Code 
section 408)
• Fully insured pension plans

EBSA
 5500-SF Eligible Small Pension
Plans – What to File

 Form 5500‐SF eligible:
• Form 5500‐SF
• No schedules or attachments except:
 Schedule MB for money purchase plans;
 Schedule SB for defined benefit pension 
plans.
• If electing e‐signature alternative, attach 
PDF of manually signed Form 5500‐SF to e‐
filing.

EBSA
 Small Pension Plans Not 5500-
SF Eligible – What to File
 Form 5500 (including PDF of manually signed 
5500 if using e‐signature alternative)
 Schedule A, if applicable, for insurance 
information
 Schedule D, if applicable, for info on 
investments in DFEs
 Schedule G, if applicable, to report non‐exempt 
transactions
 Schedule I for financial information
 Schedule R for retirement plan information

EBSA
 Small Pension Plans Not 5500-
SF Eligible – What to File, cont.
 Schedule MB only for multiemployer defined 
benefit plans and money purchase plans
 Schedule SB only for single employer defined 
benefit pension plans
 If meet the requirements of 29 CFR 2520.104‐46 
(small plan audit waiver regulation) don’t need 
to file IQPA report.

EBSA
 Large Pension Plan Filing—
What to File
 Form 5500 (including PDF of manually 
signed 5500 if using e‐signature alternative)
 Schedule A, if applicable, for insurance 
information
 Schedule C for service provider 
information
 Schedule D, if applicable, for information 
on investments in DFEs
 Schedule G, if applicable, to report non‐
exempt transactions
 Schedule H for financial information

EBSA
 Large Pension Plan Filing—
What to File, cont.
 Schedule R for retirement plan information
 Report of independent qualified public 
accountant
 Schedule MB if money purchase plan or 
multiemployer plan 
 Schedule SB if defined benefit pension plan.

EBSA
 Basic Attachments

 Report of the Independent Qualified Public 
Accountant
 For defined benefit pension plans, PDF of 
manually signed Schedule MB or Schedule SB

EBSA
 Only Certain Welfare Plans File

 Most large private welfare plans file, but only 
certain schedules.
 Generally, only those small (under 100) welfare 
plans funded by a trust or VEBA have to file.

EBSA
 Welfare Plans that Don’t File

 Small welfare plans (those that covered fewer 
than 100 participants as of the beginning of the 
plan year) that are unfunded, fully insured, or 
a combination of insured and unfunded.
 Foreign plans
 Governmental plans
 Unfunded or insured welfare plans maintained 
for a select group of management or highly 
compensated employees, that meets 29 CFR 
2520.104‐24

EBSA
 Welfare Plans that Don’t File,
cont.
 Welfare plans that participate in a GIA that 
files a Form 5500 on behalf of the plan as 
specified in  29 CFR 2520.103‐2.
 Church plans
 Plans maintained solely for (1) an individual or 
an individual and his/her spouse or (2) 
partners and partners’ spouses in a 
partnership.

EBSA
 Large Welfare Plans—What to
File
 Plans funded with a trust or VEBA
 Form 5500(including PDF of manually signed 
5500 if using e‐signature alternative)
 Schedule A, if applicable, for insurance 
information
 Schedule C for service provider information
 Schedule D, if applicable, for information on 
investments in DFEs
 Schedule G, if applicable, to report non‐exempt 
transactions
 Schedule H for financial information
 IQPA report
EBSA
 Large Welfare Plans—What to
File, cont.
 Fully insured/unfunded or combination that 
meet requirements of TR 92‐01 and 29 CFR 
2520‐104‐44
 Form 5500 (including PDF of manually signed 
5500 if using e‐signature alternative)
 Schedule A, if applicable, for insurance 
information
 Schedule G, if applicable, to report non‐exempt 
transactions

EBSA
 Direct Filing Entities (DFEs)

 DFE is a trust, account, or other investment 
arrangement in which plans participate, which 
files its own Form 5500.
 Master Trust Investment Accounts must file a 
Form 5500.
 CCTs, PSAs, 103‐13IEs, and GIAs may, but are 
not required to file a Form 5500.
• If they file, plans investing in these 
arrangements get certain reporting relief.
• More information on filing requirements for 
DFEs in the instructions.

EBSA
 DFVC Program
Delinquent Filer Voluntary
Compliance Program
 DFVC Program

 Reduced penalties for late/non‐filed 5500s
• Small Plans = $750/filing or $1500/plan
• Large Plans = $2000/filing or $4000/plan
 IRS will waive their penalties upon 
participation in program
 Only Form 5500 filers are eligible 
• No Form 5500‐EZs  
• No Form 5500 SFs for 2008 or earlier years 

EBSA
 DFVC Program

 Still a 2 Step Program!
 Submit original filings electronically
• Only the 2008 may be filed on paper
• ALL other years must be electronic
 Submit to DFVC Program 1 of 2 ways
• Electronically using E‐Pay 
• On paper through the mail

EBSA
 Questions
EBSA