KATA PENGANTAR

Puji syukur atas kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, karena berkat limpahan rahmat dan
karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan penyusunan makalah yang berjudul “SURAT
NIAGA” tepat pada waktunya. Penulisan makalah ini bertujuan untuk memenuhi salah satu
tugas yang diberikan dalam mata kuliah Bahasa Indonesia.

Penulis mengucapkan terima kasih kepada pihak-pihak yang telah membantu dalam
menyelesaikan penyusunan makalah ini, khususnya kepada dosen mata kuliah Bahasa Indonesia,
yang telah memberikan tugas dan petunjuk, sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas ini.

Penulis menyadari bahwa dalam makalah ini masih banyak terdapat kekurangan dan
keterbatasan dalam penyajian data. Oleh karena itu, penulis mengaharapkan kritik dan saran
yang membangun dari semua pihak demi kesempurnaan makalah ini. Penulis berharap makalah
ini dapat bermanfaat bagi para pembaca.

Kupang, 22 mei 2017

Tim Penyusun
 BAB I

PENDAHULUAN

I. Latar Belakang

Surat adalah media komunikasi dalam bentuk tulisan yang dilakukan oleh seseorang atau
lembaga ke seseorang atau lembaga lainnya. Banyak kesalahan yang sering kita temukan dalam
halnya penulisan surat. Pengenalan terhadap jenis dan sifat surat merupakan hal yang penting
diketahui agar dapat mengambil suatu tindakan atau menyelesaikan sesuatu tugas yang sesuai
dengan isi atau maksud dari surat tersebut.

Untuk dapat membuat surat yang baik. Kita harus memenuhi kriteria dari surat, yaitu :

 Bahasa yang digunakan harus sesuai dengan etika, estetika dan logis
 Menarik, padat dan jelas
 Bahasa yang digunakan dapat mewakili isi dan tujuan surat,. Selain memiliki kriteria,
surat

Fungsi dari surat, yaitu :

 Sebagai duta penulis/organisasi, untuk berhadapan dengan teman bicara sehingga isi
surat menggambarkan citra penulis.
 Sebagai dokumen tertulis, yaitu untuk bukti nyata hitam di atas putih.
 Sebagai alat promosi
 Sebagai alat pengingat
 Sebagai bahan untuk mengambil keputusan (misalnya surat penawaran)

Syarat penulisan surat yang baik, yaitu :

 Ditulis dengan teknik penyusun yang benar, isi surat dinyatakan dengan ringkasan,
jelas, dan eksplisit sehingga penerima surat dapat memahami isinya dengan tepat
sehingga penerima dapat memberikan tanggapan yang tepat dan
 Bahasa surat disusun sesuai dengan kaidah yang baku.
 Menyajikan fakta yang benar dan lengkap.
 Tidak menggunakan singkatan-singkatan yang tidak lazim
  Jelas siapa yang dituju dan siapa pengirimnya.
 Terang dan jelas apa maksud surat tersebut.
 Faktor pendukung yaitu memahami (seperti masalah yang akan dikemukakan,
peraturan menegnai masalah tersebut, posisi serta bidang penulis surat dan penerima
surat).

Ada tiga jenis surat, yaitu surat pribadi (surat keluarga, surat lamaran pekerjaan, surat
perijinan), surat resmi (surat dinas, surat niaga, surat sosial) dan memo (surat pemberitahuan,
surat permintaan, serat keputusan, surat penawaran dll).
 BAB II

PEMBAHASAN

 Pengertian Surat Niaga

Surat Niaga adalah surat resmi yang isinya berupa tawaran, jual-beli yang berhubungan
dengan barang/jasa yang biasanya dipakai dalam perdagangan dan perniagaan. Surat ini berguna
untuk membangun kerja sama dengan pihak lain.
Terdapat beberapa pengertian surat niaga antara lain :
 Surat yang digunakan dalam kegiatan usaha atau bisnis. Biasanya surat niaga dibuat oleh
perusahaan untuk mencari keuntunga.
 Surat yang isinya berhubungan dengan kepentingan-kepentingan perniagaan.
 Surat yang dikeluarkan oleh badan-badan atau perusahaan dalam rangka menjalankan
usahanya.

 Jenis – Jenis Surat Niaga

1. Surat Penawaran
Surat penawaran adalah surat yang berisi informasi keadaan suatu barang/jasa yang hendak
dijual kepada calon pihak yang dikirim surat(calon pembeli/pengguna jasa). Suat
penawaran harus disusun dengan teliti dan dapat menarik oerhatian pembaca.Kepada pihak
yang dikirim surat harus ditunjukan keunggulan kualitas barang yang ditawarkan.
Tujuan surat penawaran adalah untuk memberikan informasi informasi mengenai produk
atau jasa yang ditawarkan atau dijual kepada pembeli termasuk spesifikasi produk, manfaat
produk atau jasa yang di tawarkan dan harga dari produk serta jasa

Hal – hal yang di perlu diperhatikan dalam penyusun surat penawaran :

 Nama/ jenis barang yang ditawarkan
 Kualitas merek barang.
 Jumlah barng yang ditawarkan.
 Harga satuan
 Potongan harga yang diberikan
  Syarat pembayaran
 Cara pengiriman
Penulisan surat permintaan penawaran perlu memperhatikan hal-hal sebagai berikut :

1) Bahasa yang disusun harus sedemikian menarik

2) Isi surat tidak bertentangan dengan barang yang ditawarkan
3) Mintalah informasi secara terperinci mengenai barang-barang-barang yang dibutuhkan.
4) Memberikan data yang membantu perusahaan untuk penjual sebagai bahan masukan
untuk pembalas surat.
5) Informasikan alasan-alasan yang mendorong mengajukan permintaan agar perusahaan
atau penjual betul-betul memperhatikan surat kita.
6) Pada kalimat penutup gunakanlah kalimat yang menguntungkan kedua belah pihak.
7) Akhirilah surat dengan ucapan terima aksih dan nyatakan penghargaan atas
perhatiannya

Bagian-bagian dari surat penawaran, yaitu :

 kepala surat
 tempat dan tanggal surat
 nomor surat
 hal/perihal
 lampiran
 Tujuan/alamat surat yang dituju
 salam dan pembuka surat
 isi surat
 penutup dan salam penutup
 pengirim surat

2. Surat Pesanan
Surat pesanan ialah surat dari pembeli yang dikirim kepada penjual yang berisi pesanan
untuk membeli sejumlah barang atau memesan suatu jasa tertentu.
Tujuan dan kegunaan Surat penawaran adalah untuk memberitahukan barang atau jasa
yang akan dijual dengan segala keterangannya kepada calon pembeli.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penyusunan surat pesanan :

 Menyebutkan surat pemesanan, berdasarkan surat penawaran atau iklan dan
sebagainya.
 Menyebutkan jenis dan jumlah pesanan, jika perlu dibuat dalam bentuk daftar agar
mudah melayani dan mengeceknya
 Menyebutkan cara pengiriman yang dikehendaki, cara pembayaran, waktu pengiriman
yang dikehendaki, dan cara pengepakan

Hal-hal yang perlu dipertimbangkan sebelum membuat surat pesanan :

 Apakah persediaan uang cukup atau tidak

 Apakah barang yang di pesan sesuai kebutuhan
 Bagaimana dengan syarat pembayaran
 Bagaimana cara pengiriman dan penyerahannya

Pokok-pokok isi surat pesanan meliputi hal-hal berikut :

 Menyebutkan kriteria barang yang dipesan dengan jelas, seperti nama, jenis, merk,
tipe, ukuran, model dan warna barang yang dipesan
 Menyebutkan syarat pembayaran dan penyerahan barang
 Kesanggupan melakukan pembayaran
 Cara pengiriman barang yang diinginkan
 Batas waktu pengiriman barang pesanan

Bagian - bagian surat pesanan :

1. Nama pemohon
2. Nama Bagian
3. Jenis Barang / jasa yang pesan
4. Jumlah barang
5. Alasan pemesanan barang/jasa
 6. Tanda tangan pemohon
7. Tanda tangan Kepala Bagian

3. Surat Klaim (Pengaduan)

Surat klaim adalah surat pemberitahuan dari pemesan/pembeli kepada penjual, karena
barang-barang yang diterimanya tidak sesuai dengan pesanan. Surat pengaduan dibuat
karena, jumlah/mutu barang tidak sesuai, kerusakan, keterlamabatan, atau pengingkaran isi
perjanjian.

Tujuan dari surat klaim (pengaduan) :

 Menyelesaikan proses jual beli agar memuaskan kedua belah pihak

 Meningkatkan hubungan baik yang sudah di bina agar tidak sampai putus karena
kesalahan yang tidak disengaja
 Mengingatkan penjual untuk memberikan pelayanan memuaskan karena pembeli
adalah raja, sehingga pelayanan yang baik akan mendatangkan pelanggan setia

Untuk menyusun surat pengaduan, sebaiknya memperhatikan hal-hal berikut ini :

 Hubungkan dengan nomor dan tanggal surat pesanan
 Ungkapkan dengan bahasa yang sopan meskipun anda merasa tidak puas.
 Sebutkan jenis dan jumlah barang yang anda adukan.
 Jelaskan sebab-sebab atau alasan-alasan yang logis tentang pengaduan tersebut dengan
bukti yang nyata
 Jelaskan penyelesaian pengaduan yang anda kehendaki dengan tidak merugikan kedua
belah pihak.
Dalam surat pengaduan ada beberapa hal yang dapat dipertimbangkan oleh pihak-pihak
yang diminta pertanggungjawaban.

1. Kemukankan kelalaian, kesalahan, kerusakan, yang menimbulkan kerugian yang

diderita.
2. Tuliskan bagian barang-barang yang menjadi sumber ketidakpuasan.
3. Kemikakan tuntutan penyelesaian yang diinginkan atas ketidakpuasan tersebut.
 4. Tunjukkan bukti-bukti mengenai kerugian yang diderita.

 Persyaratan Surat Niaga

1. Menetapkan tujuan
2. Menetapkan isi surat
3. Nama dan jenis barang
4. Merk dan kualitas barang
5. Banyak barang yang ditawar
6. Penetapan tata urutan isi surat
7. Menyelesaikan setiap bagian isi surat satu-persatu
8. Hindari penggunaan singkatan

 CIRI – CIRI SURAT NIAGA

 Dimulai dengan pembukaan yang tepat dan menarik.
 Pengutaraan masalah secara jelas, tanpa meninggalkan sikap ramah dan sopan santun
 Kecenderungan menggunakan bentuk formulir untuk mendapatkan efisiensi kerja,
penghematan waktu, tenaga dan biaya.

Bagian-bagian surat ialah :

1. Kepala surat/kop surat

2. Nomor surat
3. Tanggal surat
4. Lampiran
5. Hal/perihal
6. Alamat yang dituju
7. Salam pembuka
8. Isi surat salam penutup
9. Nama organiasi yang mengeluarkan surat
10. Jabatan penanda tangan
11. Tanda tangan dan penanggung jawab surat
12. Tebusan
13. Inisial pengonsep dan pengetik surat
 PT ABC ELEKTRONIK
Jl. Ketambar No. 13 Jakarta
Jakarta, 20 Februari 2017
No. : 142/AE/II/2017

Perihal : Penawaran Barang

Lampiran : 1 Berkas

Kepada Yth :
Toko Elektronik Sanjaya
Jln, Nusantara no.8
Ujung pandang

Dengan Hormat.
Sehubungan dengan surat permintaan penawaran barang yang telah Anda kirimkan
kepada kami, maka bersama surat ini kami menawarkan barang-barang yang tersedia pada
Perusahaan Kami, berikut dengan rincian barang secara rinci, daftar harga, cara pembelian dan
cara pembayarannya.
Untuk lebih jelasnya kami lampirkan beberapa lampiran sebagai penunjang penawaran
kami kepada Toko Elektronik Sanjaya.
Berikut lampiran yang kami sertakan :
1. 1 Buah Modul Rincian Barang dan harganya.
2. Cara Pembelian dan pembayaran.
Demikian surat penawaran ini kami ajukan, atas perhatian dan kerjasamanya yang baik kami
ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Manager Marketing

Suhardi, SE
 CV. INGIN MAJU
Jln. Ketapang No. 10a
Banda Aceh
Aceh, 23 April 2017
Nomor : 255/IM/IV/2017
Lampiran :-
Hal : Pesanan Barang Elektronik

Kepada PT. Elektronik Maju

Jln. Buntu No. 202
Jakarta

Dengan Hormat.
Berdasarkan informasi dari surat yang telah saudara ajukan, kami berkeinginan untuk
memesan beberapa barang Elektronik sebagai berikut:
1. 22 Unit Kulkas
2. 20 Unit Mesin Cuci
3. 30 Unit TV
4. 10 Unit Kipas Angin
5. 5 Unit AC
Pembayaran kami lakukan secara kredit sesuai dengan ketentuan dari perusahaan
saudara. Pembayaran pertama akan kami lakukan setelah menerima barang dalam keadaan baik.

Kami berharap bisa menerima barang secepat mungkin. Atas perhatian saudara kami ucapkan
terima kasih.
Hormat kami,

Ruslan
(Direktur)
 TOKO INGIN MAJU
Jln. Ketapang No. 10a
Banda Aceh
Aceh, 25 Maret 2017
Nomor : 35/IM/IV/2017

Kepada
PT. Elektronik Maju
Jln. Buntu No. 202
, kami ucapkan terima kasih.

Pada waktu barang pesanan dibuka, kami sedikit kecewa karena ternyata terdapat 5 Unit Kaca
TV yang pecah sehingga tidak dapat dijual.

Oleh sebab itu dengan sangat menyesal, kami menyatakan bahwa 5 unit TV yang pecah akan
kami kembalikan, kami mohon Saudara mengirimkan 5 unit TV yang baru. Bersama ini pula
kami lampirkan faktur pembelian barang tersebut untuk lebih mempermudah penyelesaian
persoalan tersebut.

Atas perhatian Saudara, kami sampaikan terima kasih.

Hormat kami,
TOKO INGIN MAJU

ISAN
Pemilik
 BAB III

PENUTUP

 Kesimpulan

Surat niaga merupakan salah satu jenis surat yang suda lazim digunakan dalam keperluan
sehari-hari terutama oleh satu badan organisasi/perusahaan dalam menjelaskan kegiatan
organisasinya. Hal ini dilakukan agar tujuan dari suatu organisasi dapat dilakukan secara efiktif
dan efisien. Meski pun teknologi semakin canggih, manun peran surat menyurat masih tetap
dilakukan eksistensinya dalam dunia bisnis khususnya, seperti surat pesanan barang, surat
penawaran barang, surat klaim dan surat lainnya.

Jenis-jenis surat tersebut sangat diperlukan dalam proses penyampaian informasi antara pihak
satu terhadap pihak yang lain. Surat niaga juga menjadi suatu alat komunikasi yang sangat
penting dalam urusan eksternal maupun internal dalam suatu organisasi.
 DAFTAR PUSTAKA

http://documents.tips/documents/makalah-surat-niaga.html. diakses pada, 24 april 2014.

https://resum.wordpress.com/2011/01/09/surat-niaga/ diakses pada, 9 jannuari 2011.

http://www.pusatmakalah.com/2015/04/makalah-surat-menyurat.html diakses pada 28 april

2015.