Gerencia de Proyectos

Gestión del Alcance del Proyecto

®
 Gestión del alcance del proyecto

Alcance del Proyecto

Resultados del trabajo técnico y de dirección

Fuera del
proyecto Alcance del Producto Alcance de Dirección

Trabajo no necesario Resultados del trabajo Resultados de dirigir el

técnico proyecto
Resultados que el Características y funciones del Trabajo para gestionar el
proyecto no realizará producto, servicio o resultado proyecto

No es alcance del
proyecto
 Gestión del alcance del proyecto
Upgrade

Ciclo de Plan de
vida del negocio

Operación
IDEA
producto

Retiro
Producto

Ciclo de vida
del proyecto INICIO INTERMEDIO FIN

Acta
Acta Plan
Plan Aceptación
Aceptación
Entregables de Aprobación
la gestión del Requerimientos
Requerimientos Baseline
proyecto
Progreso Entrega
Especificaciones
Especificaciones

Entregable del Producto

proyecto
Gestión del alcance del proyecto
Gestión del alcance del proyecto

PMBOK®2013
 Gestión del alcance del proyecto

Proceso 5.1
PLANIFICAR LA
GESTIÓN DEL ALCANCE

Proceso para crear el plan de

gestión del alcance donde se
documentan los acuerdos y
autorizaciones sobre cómo se
definirá, validará y controlará el
alcance del proyecto.

PMBOK®2013
 5.1. Planificar la Gestión del Alcance

.1 Entradas .2 Técnicas y .3 Salidas

herramientas

1. Plan para la Dirección 1. Juicio de expertos. 1. Plan para la gestión

del proyecto. 2. Reuniones. del alcance.
2. Acta de constitución 2. Plan de gestión de
del proyecto. requisitos.
3. Factores ambientales
de la empresa.
4. Activos de los
procesos de la
organización

PMBOK®2013
 5.1 Planificar la Gestión del Alcance

Plan de Gestión del proyecto. Se usa para influir en el enfoque

adoptado para la planificación y gestión del alcance del proyecto

Acta de Constitución del proyecto. Se usa para

proveer el contexto para planificar el alcance así
como la descripción de alto nivel del proyecto y las
características del producto.

P
Factores Ambientales de la empresa. Son los G
factores que influyen en la planificación: cultura
A
organizacional, infraestructura, personal, mercado

Activos de los procesos de la organización.

Políticas y procedimientos de la empresa,
información histórica, lecciones aprendidas, etc.
 5.1 Planificar la Gestión del Alcance

Juicio de expertos.
Aportes de parte de personas
conocedoras o experimentadas

Reuniones.
El equipo del proyecto asiste a
reuniones del proyecto para el
desarrollo del plan de gestión del
alcance. La asistencia puede incluir
otros interesados según se
requiera.
 5.1 Planificar la Gestión del Alcance

Plan para la Gestión del Alcance.

Documento que describe las orientaciones e indicaciones, en forma de
acuerdos y autorizaciones, sobre cómo será definido,
validado y controlado el alcance del proyecto.
Personas responsables de gestionar el
alcance del proyecto.
Proceso para gestionar el alcance del proyecto.
P
Proceso para realizar la solicitud de cambios
al alcance. G
A
Responsables de aprobar los cambios al
alcance.
Criterios para la aceptación formal de los
entregables.
 5.1 Planificar la gestión del alcance

Plan de gestión de requisitos.

Documento que describe los acuerdos y autorizaciones sobre cómo
serán identificados, analizados, documentados y
gestionados los requisitos del producto o servicio.
Personas responsables de gestionar los requisitos.
Proceso para identificar los requisitos.
Atributos para detallar los requisitos.
P
Métricas para validar los requisitos. G
Aspectos a considerar para priorizar los R
requisitos.
Acuerdos sobre la trazabilidad de los atributos
de los requisitos.
 Gestión del alcance del proyecto

Proceso 5.2
RECOPILAR
REQUISITOS

Es el proceso que consiste en

identificar, documentar y
gestionar las necesidades y
requisitos de los interesados a
fin de cumplir con los objetivos
del proyecto. Requisitos del
proyecto y del producto.

PMBOK®2013
 5.2. Recopilar requisitos

.1 Entradas .2 Técnicas y .3 Salidas

herramientas

1. Plan para la gestión del 1. Entrevistas. 1. Documentación de

alcance.
2. Plan de gestión de
requisitos.
3. Plan de gestión de los
interesados.
4. Acta de constitución del
proyecto.
5. Registro de interesados.
2. Grupos focales. requisitos.
3. Talleres facilitadores. 2. Matriz de trazabilidad de
requisitos.
4. Técnicas grupales de
creatividad.
5. Técnicas grupales de toma
de decisiones.
6. Cuestionarios y encuestas.
7. Observaciones.
8. Prototipos.
9. Estudios comparativos.
10. Diagramas de contexto.
11. Análisis de documentos.

PMBOK®2013
5.2 Recopilar de Requisitos

Plan de Gestión de los

Interesado. Se usa para
entender los requerimientos de
comunicación de los
interesados y su nivel de
compromiso, de modo que se
pueda asegurar y adaptar la
participación de los mismos en
las actividades.
5.2 Recopilar de Requisitos

Registro de interesados. Se usa para identificar a los interesados

que pueden proporcionar información acerca de los requisitos
detallados del proyecto y del producto. Además captura los
requerimientos mayores y las principales expectativas que los
interesados puedan tener para el proyecto

10. Alto Mantenerlo Gestionar

satisfecho de cerca
Influencia
(Poder)
Mantenerlo
Monitorear
informado
1. Bajo
1. Bajo Interés 10. Alto
 5.2. Recopilar requisitos

Entrevistas
Entrevistar a participantes con experiencia en
el proyecto, a patrocinadores y otros
ejecutivos, así como expertos en la materia
puede ayudar a identificar y definir las
características y funciones esperadas de los
entregables del producto.

Grupos Focales
Un moderador capacitado guía al grupo a
través de una discusión interactiva diseñada
para ser más coloquial que una entrevista
individual.
 5.2. Recopilar requisitos

Talleres Facilitadores
Entrevistar a participantes con experiencia en
el proyecto, a patrocinadores y otros
ejecutivos, así como expertos en la materia
puede ayudar a identificar y definir las
características y funciones esperadas de los
entregables del producto.

Grupos Focales
Debido a su naturaleza interactiva, las
sesiones facilitadoras bien dirigidas pueden
desarrollar la confianza, fomentar las
relaciones y mejorar la comunicación entre los
participantes, lo que a su vez puede llevar a
un mayor consenso entre los interesados.
 5.2. Recopilar requisitos

Técnicas Grupales de Creatividad

Tormenta de ideas
Técnicas de grupo nominal
Mapa Conceptual/Mental
Diagrama de Afinidad
Análisis de Decisiones con Múltiples criterios

Técnicas Grupales de Toma de

Decisiones
Unanimidad
Mayoría
Pluralidad
Dictadura
 5.2. Recopilar requisitos

Prototipos
Se obtiene retroalimentación rápida en relación con
los requisitos, mientras proporciona un modelo
operativo del producto esperado antes de
construirlo.
Sustentan la elaboración progresiva en ciclos
iterativos para la creación de maquetas o modelos,
la experimentación por parte del usuario, la
generación de retroalimentación y la revisión del
prototipo.

Estudios Comparativos
Se cotejan las prácticas reales o planificadas, tales
como procesos y operaciones, con las de aquellas
organizaciones comparables a fin de identificar las
mejores prácticas, generar ideas de mejora y
proporcionar una base para medir el desempeño.
 5.2. Recopilar requisitos

Cuestionarios y Encuestas
Son especialmente adecuados en caso de
público variado cuando se requiere de una
respuesta rápida, cuando los entrevistados
están geográficamente dispersos y cuando es
conveniente realizar análisis estadístico.
 5.2. Recopilar requisitos

Documentación de requisitos.
Describe como los requisitos individuales cumplen con las necesidades del
negocio.
Los requisitos pueden comenzar en un alto nivel e ir convirtiéndose
gradualmente en requisitos más detallados.
Los requisitos deben ser medibles y comprobables, trazables, completos,
coherentes, y aceptables para los interesados claves.
Los componentes de la documentación de los requisitos puede incluir:
Requisitos del negocio
Requisitos de los interesados
Requisitos de soluciones
Requisitos del proyecto
Requisitos de transición
Supuestos, dependencias y restricciones de los requisitos
 5.2. Recopilar requisitos

Matriz de trazabilidad de requisitos

Cuadro o tabla donde se vinculan los requisitos del producto
acordados a satisfacer y los atributos asociados.
Los atributos ayudan a definir información importante acerca del
requisito.
 5.2. Recopilar requisitos

Matriz de trazabilidad de requisitos

Ejemplos típicos de atributos de requisitos.
Identificador único.
Nombre del requisito.
Breve descripción.
Tipo de requisito.
Dueño.
Responsable.
Prioridad.
Estado actual (activo, cancelado,
adicionado, aprobado, completado).
Entregables.
Gestión del alcance

Proceso 5.3
DEFINIR EL
ALCANCE
Es el proceso que consiste en
desarrollar una descripción
detallada del proyecto y del
producto. Se elabora a partir
de los principales entregables,
los supuestos y restricciones
identificadas al inicio del
proyecto.

PMBOK®2013
 5.3. Definir el alcance

.1 Entradas .2 Técnicas y .3 Salidas

herramientas

1. Plan para la gestión 1. Juicio de expertos. 1. Enunciado del alcance

del alcance. 2. Análisis del producto. del proyecto.
2. Acta de constitución 3. Generación de 2. Actualizaciones de los
del proyecto. alternativas. documentos del
3. Documentación de proyecto.
4. Talleres facilitadores.
requisitos.
4. Activos de los
procesos de la
organización.

PMBOK®2013
 5.3. Definir el alcance

Análisis del Producto.

Para proyectos cuyo entregable es un producto .
Incluye técnicas tales como el desglose del trabajo del producto , el análisis
de sistemas, el análisis de requisitos, la ingeniería de sistemas , la ingeniería
de valor y el análisis de del valor.

Generación de alternativas.
Los proyectos deben contar con tantas opciones potenciales de entregables
como sea posible.
Esto permite.
Identificar diferentes aproximaciones a la ejecución del trabajo del proyecto.
Estar mejor preparados para manejar riesgos técnicos y de gestión del proyecto.
Solucionar mejor los cambios futuros al alcance.
 5.3. Definir el alcance

Enunciado del Alcance del Proyecto

Documento que describe de manera detallada
del alcance del proyecto.
Entregables.
Relación de los entregables acordados serán
ejecutados en el proyecto. Incluye los
resultados técnicos y los de dirección.
Criterios de aceptación.
Condiciones que deben cumplirse para que
los entregables sean aceptados.
Exclusiones del proyecto.
Restricciones del proyecto.
Asunciones o supuestos del proyecto.
 5.3. Definir el alcance

Enunciado del Alcance del Proyecto

Exclusiones del proyecto
Aspectos que NO son parte del alcance del
proyecto.
Trabajo que el proyecto no realizará.
Está fuera del alcance del proyecto.
Enunciar lo que el proyecto no realizará
permite gestionar mejor las expectativas de
los interesados.
Ayuda a evita suposiciones y falsas
expectativas sobre los componentes del
producto / servicio del proyecto.
 5.3. Definir el alcance

Enunciado del Alcance del Proyecto

Restricciones
Factores, que limitan el alcance del
proyecto y afectan la ejecución del
mismo.
Ejemplos de restricción al alcance.
Presupuesto determinado para algún
entregable.
Fecha o hito del cronograma
impuesto por algún interesado para
terminar un entregable.
Disposiciones contractuales que
afectan algún entregable.
 5.3. Definir el alcance

Enunciado del Alcance del Proyecto

Asunciones o supuestos
Factores que se consideran verdaderos para
que el proyecto sea exitoso.
El proyecto no va a asegurar que ocurran,
solo asumirá que serán ciertos para lograr
los objetivos del proyecto.
Tienen su origen en ámbitos externos.
Disponibilidad y acceso de los interesados.
Precios de productos en el mercado.
Fenómenos geográficos y climáticos.
Apoyo de la alta dirección.
Clima político y social, crisis económica
 5.3. Definir el alcance

Actualizaciones de los documentos del

proyecto
El registro de interesados
La documentación de requisitos
La matriz de trazabilidad de los requisitos.
Gestión del alcance

Proceso 5.4
CREAR EL EDT

Proceso que consiste en

subdividir los entregables del
proyecto y el trabajo en
componentes más pequeños y
fáciles de manejar

PMBOK®2013
 5.4. Crear la EDT

.1 Entradas .2 Técnicas y .3 Salidas

herramientas

1. Plan para la gestión 1. Descomposición. 1. Línea base del

del alcance. 2. Juicio de expertos. alcance.
2. Enunciado del alcance 2. Actualizaciones de los
del proyecto. documentos del
3. Documentación sobre proyecto.
requisitos.
4. Factores ambientales
de la empresa.
5. Activos de los
procesos de la
organización.

PMBOK®2013
 5.4. Crear la EDT

Descomposición
Técnica utilizada para dividir y subdividir
el alcance del proyecto y los entregables
del proyecto en partes más pequeñas y
manejables .

Juicio de expertos.
Se usa para analizar la información
necesaria para descomponer los
entregables del proyecto en
componentes más pequeños.
El Director del Proyecto en colaboración
con el equipo del proyecto, determina la
la descomposición final del alcance del
proyecto.
 5.4. Crear la EDT

Línea Base del Alcance

Es la versión aprobada de los
entregables autorizados a
ejecutar por el equipo del
proyecto.
Son los entregables que sí o sí
serán realizados en el proyecto.
Solo puede modificarse a través
de procedimientos formales de
control de cambios establecidos
en el Plan para la gestión del
alcance.
No incluye los entregables que
no se tengan la seguridad de ser
realizados en el proyecto.
 5.4. Crear la EDT

Línea Base del Alcance

Enunciado del alcance del proyecto.
Enunciado de los entregables
autorizados a ejecutar por el equipo
del proyecto, exclusiones,
restricciones y supuestos.
EDT
Descomposición jerárquica del alcance
autorizado a ejecutar por el equipo
del proyecto y entregar a los interesados.

Diccionario de la EDT.
Documentación con los todos los detalles
sobre cada entregable autorizado a ejecutar
por el equipo del proyecto.
Este documento soporta la EDT con información de valor.
5.4. Crear la EDT
5.4. Crear la EDT

Diccionario de la EDT
 5.4. Crear la EDT

Actualizaciones de los documentos del proyecto

Principalmente la documentación de los requisitos que puede requerir
actualización para incluir los cambios aprobados.
Gestión del alcance

Proceso 5.5
VALIDAR EL
ALCANCE

Es el proceso que consiste en

formalizar la aceptación de los
entregables del proyecto que
se han completado.

PMBOK®2013
 5.5. Validar el alcance

.1 Entradas .2 Técnicas y .3 Salidas

herramientas

1. Plan para la dirección 1. Inspección. 1. Entregables

del proyecto. 2. Técnicas grupales de aceptados.
2. Documentación sobre toma de decisiones. 2. Solicitudes de cambio.
requisitos. 3. Información de
3. Matriz de trazabilidad desempeño del
de requisitos. trabajo.
4. Entregables 4. Actualizaciones de los
verificados. documentos del
5. Datos de desempeño proyecto.
del trabajo.

PMBOK®2013
 5.5. Validar el alcance

Inspección
Realizar mediciones cuyos resultados
permitan validar los criterios de
aceptación del producto o servicio.
Se busca demostrar que los
entregables ejecutados cumplen los
requisitos acordados en el proyecto.
En algunos casos se llaman.
Revisiones.
Mediciones.
Auditorías.
Exámenes.
 5.5. Validar el alcance

Entregables aceptados
• Un entregable se considera aceptado
cuando:
Se demuestra que los criterios de
aceptación definidos son satisfactorios.
Por lo tanto cumple los requisitos
acordados.
Es formalmente firmado por los
interesados involucrados.
• La aceptación debe realizarse a través
del medio que aporte la formalidad
acordada.
• Estos entregables están listos para el
Cierre de Proyecto o Fase.
 5.5. Validar el alcance

Solicitudes de Cambio
Se relacionan los
entregables que no fueron
aceptados por los
interesados involucrados.
Se incluyen los motivos o
razones por los que no
fueron aceptados.
Se solicitan los cambios
necesarios para realizar la
reparación de los defectos.
 Gestión del alcance del proyecto

Proceso 5.6
CONTROLAR EL
ALCANCE

Proceso para monitorear el

estado del alcance técnico y
de gestión del proyecto y
gestionar los cambios a la
línea base del alcance.

PMBOK®2013
 5.6. Controlar el alcance

.1 Entradas .2 Técnicas y .3 Salidas

herramientas

1. Plan para la dirección 1. Análisis de Variación. 1. Información de

del proyecto. desempeño del
2. Documentación sobre trabajo.
requisitos. 2. Solitudes de cambio.
3. Matriz de trazabilidad 3. Actualizaciones del
de requisitos. Plan para la Dirección
4. Datos de desempeño del Proyecto.
del trabajo. 4. Actualizaciones de los
5. Activos de los documentos del
procesos de la proyecto.
organización 5. Actualizaciones de los
activos de los
procesos de la
organización.

PMBOK®2013
 5.6. Controlar el alcance

Análisis de Variación
Técnica para determinar la causa y el
grado de diferencia entre la línea base
y el desempeño real.
Entre los aspectos importantes del
control del alcance del proyecto se
incluyen determinar la causa y el grado
de desviación con relación a la línea
base del alcance y decidir si es
necesario efectuar acciones correctivas
o preventivas.
 5.6. Controlar el alcance

Información de Desempeño del

Trabajo.
Incluye correlaciones y contexto
sobre el desempeño del alcance del
proyecto en comparación con la línea
base del alcance.

Solicitudes de Cambio
Pueden incluir acciones preventivas
o correctivas, reparación de defectos
o solicitudes de mejora.
 5.6. Controlar el alcance

Actualizaciones del Plan para la Dirección del

Proyecto.
A la línea base del alcance.
A otra línea base

Actualizaciones de los Documento del Proyecto.

Documentación de Requisitos.
Matriz de trazabilidad de requisitos.

Actualizaciones de los Documento del Proyecto.

Las causas de las desviaciones
Las acciones correctivas y la razón de su
selección.
Otros tipos de lecciones aprendidas desde este
proceso.
Preguntas