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UF0347.

Sistemas de archivo y
clasificación de documentos

UF0347. Sistemas de archivo y clasificación de documentos 1


Índice

• INTRODUCCIÓN...............................................................................

• UNIDAD DIDÁCTICA 1. Caja y terminal punto de venta..................

1.1. Caja y equipos utilizados en el cobro y pago de operaciones de venta

1.1.1. Funcionamiento..............................................................................

1.1.2. Características..................................................................................

1.2. Sistemas tradicionales...................................................................................

1.2.1. Caja registradora..............................................................................

1.2.2. Datáfono..........................................................................................

1.3. Elementos y características del TPV..........................................................

1.4. Apertura y cierre del TPV...........................................................................

1.5. Escáner y lectura de la información del producto...................................

1.6. Otras funciones auxiliares del TPV............................................................

1.7. Lenguajes comerciales: codificación de la mercancía, transmisión


electrónica de datos (sistema EDI u otros)...............................................

1.8. Descuentos, promociones, vales en el TPV..............................................

1.9. Utilización del TPV (terminal punto de venta)........................................

RESUMEN.........................................................................................

AUTOEVALUACIÓN........................................................................

2 UF0347. Sistemas de archivo y clasificación de documentos


• UNIDAD DIDÁCTICA 2. Procedimientos de cobro y pago de las
operaciones de venta.............................................................................
Datos del autor
2.1. Caracterización de los sistemas y medios de cobro y pago....................
Ignacio Martínez Candil es licenciado en Derecho por la Universidad de
2.1.1. Efectivo............................................................................................
Sevilla, año 2004, y realizó un máster en Dirección y Gestión de Recursos
Humanos en el LS
2.1.2. Institute eny eldomiciliación
Transferencia año 2013. bancaria........................................

Con 2.1.3.
ampliaTarjeta
experiencia en ely débito.
de crédito campo............................................................
de la consultoría y de la asesoría
jurídica, en 2011 realizó el curso de Formador Ocupacional y desde entonces,
2.1.4. Pago
viene realizando contra reembolso.
la elaboración ..................................................................
de contenidos didácticos de certificados de
profesionalidad y otras materias, junto a su actividad como docente en empresas
tanto en 2.1.5. Pago mediante
la modalidad presencialteléfonos móviles,
como online, u otros..................................
impartiendo materias relacionadas
con los Recursos Humanos y de las áreas administrativas y jurídicas.
2.1.6. Medios de pago online y seguridad del comercio electrónico.

2.2. Los justificantes de pago..............................................................................

2.2.1. El recibo: elementos y características...........................................

2.2.2. Justificante de trasferencias...........................................................

2.3. Diferencias entre factura y recibo...............................................................

2.3.1. Obligaciones para el comerciante y establecimiento comercial

2.4. Devoluciones y vales....................................................................................

2.4.1. Normativa........................................................................................

2.4.2. Procedimientos internos de gestión.............................................

2.5. Registro de las operaciones de cobro y pago............................................

2.6. Arqueo de caja...............................................................................................

2.6.1. Concepto y finalidad.......................................................................

2.7. Recomendaciones de seguridad e higiene postural en el TPV...............

RESUMEN.........................................................................................

UF0347. Sistemas de archivo y clasificación de documentos 3


Ficha
Sistemas de archivo y clasificación de
documentos. Administración y gestión

1ª Edición
Certia Editorial (Cenepo Consult, SLU), 2018

Autor: Ignacio Martínez Candil

Formato: 170 x 240 mm • 131 páginas.

Sistemas de archivo y clasificación de documentos. Administración y


gestión.

No está permitida la reproducción total o parcial de este libro, ni su


tratamiento informático, ni la transmisión de ninguna forma o por cualquier
medio, ya sea electrónico, mecánico, por fotocopia, por registro u otros métodos,
sin el permiso previo y por escrito de los titulares del Copyright.
Derechos reservados 2018, respecto a la primera edición en español, por
Certia Editorial.

ISBN: 978-84-16019-51-9
Editor: Cenepo Consult, SLU
Depósito legal: PO 147-2018
Impreso en España - Printed in Spain

Certia Editorial ha incorporado en la elaboración de este material didáctico


citas y referencias de obras divulgadas y ha cumplido todos los requisitos
establecidos por la Ley de Propiedad Intelectual. Por los posibles errores y
omisiones, se excusa previamente y está dispuesta a introducir las correcciones
pertinentes en próximas ediciones y reimpresiones.

Fuente fotografia portada: Freepik, autoriza a copiar, distribuir, comunicar


publicamente la obra y adaptar el trabajo.
Familia profesional: ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN
Área profesional: Administración y auditoria
FICHA DE CERTIFICADO DE PROFESIONALIDAD (ADGD0208) GESTIÓN INTEGRADA DE
RECURSOS HUMANOS (RD1210/2009, de 17 de julio, modificado por el RD 645/2011, de 9 de mayo)

Correspondencia con el Catálogo Modular de Formación Profesional


H. Q Módulos certificado H.CP Unidades formativas Horas
UF0341: Contratación Laboral 60
UF0342: Cálculo de prestaciones de la Seguridad
30
Social
MF0237_3: Gestión administrativa de las relaciones
160 210 UF0343: Retribuciones Salariales, Cotización y
laborales 90
Recaudación
UF0344: Aplicaciones Informáticas de Administración
30
de Recursos Humanos
UF0345: Apoyo Administrativo a la Gestión de
60
Recursos Humanos
90 MF0238_3: Gestión de recursos humanos 150 UF0346: Comunicación Efectiva y Trabajo en Equipo 60
UF0044: Función del Mando Intermedio en la
30
Prevención de Riesgos Laborales
UF0347: Sistemas de Archivo y Clasificación de
30
Documentos
120 MF0987_3: Gestión de sistemas de información y archivo 120 UF0348: Utilización de las Bases de Datos Relaciones
en el Sistema de Gestión y Almacenamiento de 90
Datos
UF0319: Sistema Operativo, Búsqueda de la
30
Información: Internet/Intranet y Correo Electrónico
UF0320: Aplicaciones Informáticas de Tratamiento
30
de Textos
UF0321: Aplicaciones Informáticas de Hojas de
120 MF0233_2: Ofimática 190 50
Cálculo
UF0322: Aplicaciones Informáticas de Bases de
50
Datos Relacionales
UF0323: Aplicaciones Informáticas para
30
Presentaciones: Gráficas de Información
MP0078 Módulo de prácticas profesionales no laborales 120
490 Duración horas totales certificado de profesionalidad 790 Duración horas módulos formativos 670
Índice

• INTRODUCCIÓN................................................................................ 13

• UNIDAD DIDÁCTICA 1. El archivo. Concepto y finalidad................ 15

1.1. Clases de archivos......................................................................................... 16

1.1.1. Por su ubicación: centralizado, descentralizado o mixto.......... 17

1.1.2. Por su contenido: público o privado............................................ 18

1.1.3. Por la frecuencia de su utilización: activo o de gestión, semiactivo


o definitivo....................................................................................... 19

1.1.4. Por el tipo de soporte utilizado: papel y electrónico................. 20

1.2. Sistemas de registro y clasificación de documentos................................ 20

1.2.1. Alfabético......................................................................................... 21

1.2.2. Numérico......................................................................................... 22

1.2.3. Alfanumérico................................................................................... 23

1.2.4. Temático........................................................................................... 24

1.2.5. Geográfico....................................................................................... 25

1.2.6. Cronológico..................................................................................... 25

1.2.7. Otros................................................................................................. 26

1.3. Mantenimiento del archivo físico............................................................... 26

1.3.1. Recursos materiales......................................................................... 26

1.3.2. Infraestructura de archivo.............................................................. 28


1.4. Mantenimiento del archivo informático.................................................... 29

1.4.1. Métodos............................................................................................ 30

1.4.2. Unidades de conservación............................................................. 31

1.5. Planificación de un archivo de gestión de la documentación................. 32

1.5.1. Análisis de la estructura de la organización y el tipo de actividad,


para fijar la estructura de archivo más adecuada........................ 33

1.5.2. Determinación de contenidos y tipo de documentos a archivar..


........................................................................................................... 35

1.5.3. Sistemas de registro y codificación a implantar.......................... 36

1.5.4. Clasificación de documentos y niveles de acceso y restricciones


del personal...................................................................................... 37

1.5.5. Definición de las formas de acceso al archivo............................ 38

1.5.6. Normas de conservación de documentación obsoleta o histórica:


destrucción, archivo definitivo, etc............................................... 39

1.5.7. Elaboración del Manual de archivo, atendiendo a la normativa


vigente, en relación con la calidad, uso y conservación de
archivos............................................................................................. 41

1.5.8. Comunicación a los empleados los procedimientos de acceso.42

1.6. Los flujogramas en la representación de procedimientos y procesos... 43

1.6.1. Concepto.......................................................................................... 43

1.6.2. Características, tipos, simbología, diseño y elaboración............ 43

RESUMEN...............................................................................................47

ACTIVIDADES........................................................................................49
• UNIDAD DIDÁCTICA 2. Utilización y optimización de sistemas
informáticos de oficina..........................................................................53

2.1. Análisis de sistemas operativos................................................................... 54

2.1.1. Evolución, clasificación y funciones............................................ 55

2.2. Instalación y configuración de sistemas operativos y aplicaciones........ 56

2.2.1. Controladores, parches y periféricos............................................ 57

2.3. Gestión del sistema operativo..................................................................... 59

2.3.1. Gestión de procesos, memoria, ficheros, usuarios y recursos.. 59

2.4. Gestión del sistema de archivos.................................................................. 60

2.4.1. Elementos, funciones y búsquedas............................................... 61

2.5. Exploración o navegación........................................................................... 62

2.5.1. Barra de menú................................................................................. 63

2.5.2. Barra principal................................................................................. 63

2.5.3. Barra de dirección........................................................................... 63

2.5.4. Panel lateral...................................................................................... 63

2.5.5. Panel de visualización..................................................................... 64

2.5.6. Barra de estado................................................................................ 64

2.6. Grabación, modificación e intercambio de información........................ 64

2.6.1. Documentos estáticos y dinámicos.............................................. 64

2.6.2. Vinculación e incrustación de información................................ 65

2.7. Herramientas................................................................................................. 66

2.7.1. Compresión y descompresión....................................................... 66


2.7.2. Multimedia....................................................................................... 67

2.8. Procedimientos para usar y compartir recursos....................................... 67

2.8.1. Configuración de grupos de trabajo............................................ 68

2.8.2. Protocolos de comunicación......................................................... 69

2.8.3. Servicios básicos de red................................................................. 69

2.9. Optimización de los sistemas...................................................................... 70

2.9.1. Entorno gráfico y accesibilidad.................................................... 70

2.10. Técnicas de diagnóstico básico y solución de problemas....................... 72

2.10.1. Catálogo de incidencias.................................................................. 72

2.10.2. Reproducción de incidencias y soluciones.................................. 73

2.11. P rocedimientos de seguridad, integridad, acceso y protección de


información.................................................................................................... 73

2.11.1. Copias de seguridad y mecanismos alternativos......................... 73

2.11.2. Programas maliciosos..................................................................... 74

2.12. Normativa legal aplicable............................................................................. 75

2.12.1. Propiedad intelectual...................................................................... 75

2.12.2. Ley Orgánica de Protección de Datos......................................... 77

2.12.3. Código de Comercio...................................................................... 79

RESUMEN............................................................................................... 81

ACTIVIDADES........................................................................................83
• UNIDAD DIDÁCTICA 3. Implantación y transición de sistemas de
gestión electrónica de la documentación..............................................87

3.1. Organización y funcionamiento de los centros de documentación y


archivo............................................................................................................. 88

3.1.1. Determinación de los elementos que intervienen en un sistema


informatizado de gestión documental......................................... 88

3.2. Ventajas e inconvenientes del soporte informático, frente a los soportes


convencionales............................................................................................... 90

3.2.1. Desde el punto de vista de la seguridad...................................... 90

3.2.2. Desde la óptica del uso la racional de los recursos.................... 91

3.2.3. Desde el punto de vista económico............................................. 91

3.3. Definición del flujo documental a partir de aplicaciones informáticas


específicas....................................................................................................... 92

3.3.1. Flujo paralelo...................................................................................... 93

3.3.2. Flujo secuencial.................................................................................. 93

3.3.3. Flujo convergente.............................................................................. 93

3.3.4. Flujo interactivo................................................................................. 93

3.4. Diseño del sistema de clasificación general para toda la documentación.


......................................................................................................................... 94

3.4.1. Determinación de los períodos de vigencia, atendiendo a los


preceptos legales............................................................................. 94

3.4.2. Codificación de documentos......................................................... 95

3.4.3. Normalización de los sistemas de ordenación y clasificación:


Manual de archivo y clasificación de documentos..................... 96
3.4.4. Valoración de los documentos a conservar en soporte papel, de
acuerdo con la normativa legal..................................................... 96

3.4.5. Establecimiento de niveles de seguridad (backup u otros medios),


y de acceso a cada documento...................................................... 98

3.4.6. Instrucciones para seguimiento, conservación, almacenamiento,


duración del archivo, expurgo y control de documentos, de
acuerdo con la normativa vigente............................................... 100

3.5. Enfoques y Sistemas de Calidad en la gestión de la documentación.. 102

3.5.1. UNE-ISO 15489........................................................................... 102

3.5.2. Modelo EFQM de Excelencia.................................................... 104

3.5.3. Otras normas................................................................................. 105

RESUMEN............................................................................................. 107

ACTIVIDADES...................................................................................... 109

• RESUMEN FINAL..............................................................................113

• AUTOEVALUACIÓN FINAL.............................................................115

• SOLUCIONES.....................................................................................119

• BIBLIOGRAFÍA/WEBGRAFÍA........................................................ 125

• GLOSARIO.......................................................................................... 127
Introducción

Esta acción formativa está dirigida a todos aquellos alumnos con interés
en adquirir conocimientos de sistemas de gestión de documentos en cualquier
formato. Los objetivos de este curso según el Real Decreto 645/2011, de 9
de mayo, por el que se establecen cinco certificados de profesionalidad de la
familia profesional Administración y gestión que se incluyen en el Repertorio
Nacional de certificados de profesionalidad y se actualizan los certificados de
profesionalidad establecidos en el Real Decreto 1210/2009, de 17 de julio, son
los siguientes:

• Aplicar las técnicas de archivo convencional e informático, utilizando los


sistemas de clasificación, codificación y almacenamiento apropiados a la
información y documentación que se gestiona.

• Analizar procedimientos de gestión documental tipo, determinando los


elementos intervinientes, garantizando la trazabilidad, vigencia y unicidad
de los mismos, utilizando sistemas de representación de flujos, a través de
aplicaciones informáticas de gestión documental.

En cualquier organización se genera una cantidad de documentos que hay


que almacenar y conservar correctamente. Esta tarea no se puede realizar de
cualquier modo. No todos los archivos son iguales, tienen la misma finalidad
ni requieren del mismo tratamiento; por ello, hay que introducir ciertos
procedimientos dentro de la organización que ayudan a sistematizar las tareas
documentales.

A lo largo de este manual, se va a profundizar en conceptos básicos en


materia de archivo de documentación y métodos de archivo que pueden ser
incorporados por cualquier organización, según sus necesidades.

Asimismo, se van a analizar los recursos informáticos disponibles y necesarios


para realizar un correcto tratamiento durante todo el ciclo del documento en la
empresa, desde su adquisición generación hasta su eliminación o destrucción.
Del mismo modo, existen herramientas para los archivos tradicionales que
también tienen que conocerse.

UF0347. Sistemas de archivo y clasificación de documentos 13


El conocimiento de los procedimientos y herramientas disponibles para
la gestión de archivos supone un ahorro de tiempo y dinero, necesario para
cualquier organización.

También tienen gran trascendencialas distintas normas que hay que cumplir
en todo el tratamiento de datos, bien sea para evitar sanciones o bienpara ayudar
a la organización a implementar un sistema de gestión de archivos de manera
eficiente adaptándose a sus necesidades concretas.

14 UF0347. Sistemas de archivo y clasificación de documentos


Unidad

El archivo. Concepto y finalidad


1
• Contenido
1.1. Clases de archivos

1.2. Sistemas de registro y clasificación de documentos

1.3. Mantenimiento del archivo físico

1.4. Mantenimiento del archivo informático

1.5. Planificación de un archivo de gestión de la documentación

1.6. Los flujogramas en la representación de procedimientos y procesos

• Resumen
• Actividades

UF0347. Sistemas de archivo y clasificación de documentos 15


E n cualquier organización resulta esencial que toda la documentación se
encuentre almacenada con un criterio determinado para favorecer su localización
en el momento en el que se requiera.

Es importante que, tanto el archivo en papel como el digital, cuenten con


unos criterios de almacenamiento para su búsqueda que deben ser conocidos
por todas las personas que conforman la organización y que en algún momento
puedan requerir la información de un documento.

A lo largo de este capítulo vamos a analizar el concepto de archivo y la


tipología que, según algunos criterios fundamentales, podemos encontrar.

1 .1. Clases de archivos


Antes de analizar las clases de archivo, es preciso detenernos en el concepto
de archivo. Entre las numerosas definiciones que podemos encontrar del
concepto archivo, en el diccionario de la Real Academia de la Lengua encontramos
la siguiente:

Definición
Un archivo es unconjunto ordenado de documentos que una persona
física o jurídica genera durante sus funciones o actividades.

Según esta definición, la principal característica de un archivo es que


la documentación que contiene está ordenada. Por tanto, los dos elementos
fundamentales son:

• Conjunto de documentos.

• Ordenados.

En todo tipo de archivo es preciso realizar unas labores de codificación


de la documentación que compone el archivo. En este sentido, para que la
documentación se encuentre ordenada dentro de un archivo, tiene que tener
asignado un código o palabra clave que servirá para su identificación y localización.

16 UF0347. Sistemas de archivo y clasificación de documentos


A continuación, vamos a mencionar algunos principios que sirven para
establecer el orden de la documentación dentro del archivo, sea en papel o digital.

• Principio de procedencia: este principio consiste en agrupar los documentos


generados por una organización en un sitio exclusivo sin mezclarse con
otros.

• Principio de orden de creación: este principio se refiere a que el archivo debe


respetar el orden cronológico de creación o entrada de los documentos.

Aunque existen unos criterios de clasificación del concepto archivo en los que
profundizaremos en los apartados posteriores, el archivo en papel y el archivo
digital son las dos grandes categorías de archivos que podemos encontrar.

Obviamente el archivo digital tiene innumerables ventajas que hacen que,


en pleno siglo XXI, sea impensable diseñar el archivo de una organización para
almacenar, acumular y conservar papel.

Los archivos pueden ser de distintas clases, según el criterio elegido por el
responsable. En el siguiente apartado, se analizan algunos de ellos.

1.1.1. Por su ubicación: centralizado, descentralizado o mixto


La ubicación del archivo dentro de la organización es el primer criterio que
vamos a desarrollar.

• Centralizados: son archivos que concentran la documentación en un solo


lugar.También se conoce como centralizado el archivo informatizado
ubicado en una sola unidad de almacenamiento.

• Descentralizados: la documentación se sitúa en varios lugares físicos.


También se conoce como archivo descentralizado el que ocupa varias
unidades de almacenamiento. Generalmente, el archivo tradicional

UF0347. Sistemas de archivo y clasificación de documentos 17


descentralizado permite un acceso más rápido a la documentación siempre
que éstase encuentre bien clasificada y almacenada. Las organizaciones se
decantan por un tipo u otro, según el nivel de restricción de acceso a la
documentación que considere que debe existir

Es el criterio que puede tomar la persona encargada del fichero el que


determina que en una organización exista un tipo de archivo u otro. Además,
hay que hacer mención a un tipo de archivo intermedio entre los dos criterios
anteriores:

• Mixtos: en este tipo de archivos se mezclan los archivos mencionados con


anterioridad. Es decir, un archivo puede estar en parte centralizado en
un lugar y descentralizado en otra parte. Generalmente su contenido y la
frecuencia de su uso determinarán su localización u accesos.

En un archivo digital, al igual que en un archivo en papel, se puede restringir el


acceso a determinados documentos a algunos miembros de la organización. De
esta forma, el archivo estará en un determinado servidor con acceso restringido.

1.1.2. Por su contenido: público o privado


El contenido de un archivo también es criterio para diferenciar distintos
tipos, pasamos a analizarlos:

• Archivo público: son archivos sin restricciones en su acceso, como puede


ser el de las bibliotecas públicas o algunos archivos de la Administración
pública.

• Archivo privado: es un archivo, por ejemplo, de una organización o persona


física, que no puede ser consultado por nadie que no tenga la autorización
pertinente.

Como podemos observar, contenido y titularidad del archivo están muy

18 UF0347. Sistemas de archivo y clasificación de documentos


vinculados, puesto que rara vez un particular tendrá un archivo público, aunque
pueden encontrarse casos como fundaciones y organizaciones sin ánimo de lucro
que exponen su información a todas las personas que la requieran. No obstante,
generalmente los archivos privados tienen acceso restringidos e intentan guardar
al máximo la confidencialidad de la información.

1.1.3. Por la frecuencia de su utilización: activo o de gestión,


semiactivo o definitivo
Al igual que no todos los archivos tienen la misma utilidad, no todos los
archivos se utilizan con la misma frecuencia. El criterio de la frecuencia de su uso
determina la existencia de los siguientes tipos de archivos:

• Activo o de gestión: se trata de un archivo que contiene la documentación


de consulta frecuente. Por ejemplo, el archivo que contiene las facturas
tiene que consultarse, como poco, cada vez que se vaya a cumplir con las
obligaciones con la Agencia Tributaria. La documentación que contiene
mantiene su utilidad original.

• Semiactivo: contiene la documentación que se consulta de manera


ocasional y documentos que, aunque no se consulten con frecuencia,
hay obligación legal de conservar. Pueden ser, por ejemplo, expedientes
finalizados, pagos ya realizados o candidaturas de aspirantes a un puesto
de trabajo.

• Definitivo: contiene la documentación que no se consulta nunca y de la


que ya no hay obligación de conservar (seis años según el Código de
Comercio). Esta documentación pasa del ser calificada como archivo
semiactivo al definitivo.

UF0347. Sistemas de archivo y clasificación de documentos 19


Con independencia de la frecuencia del uso, es imprescindible guardar las
medidas necesarias para que la confidencialidad no se pierda con el poco uso del
archivo. Sobre este aspecto profundizaremos en los siguientes capítulos de este
manual.

1.1.4. Por el tipo de soporte utilizado: papel y electrónico


Anteriormente ya nos referimos a esta clasificación como la más relevante a la
hora de diferenciar un archivo. A medida que pasa el tiempo se van imponiendo
los archivos digitales, lo que supone un ahorro de espacio y de tiempo a la hora
de localizar un documento o dato.

Se pueden almacenar archivos enteros en dispositivos tan pequeños como un


pendrive o quedar almacenados en un equipo informático conectado en red, para
que pueda ser visto por los usuarios que tengan los permisos correspondientes
desde cualquier lugar.

Estas posibilidades contrastan con las estanterías y archivadores ocupando


habitaciones y plantas enteras de edificios. Evidentemente la tendencia a lo
tecnológico es ya una realidad, por este motivo existen empresas se dedican a la
digitalización de documentos en papel y al diseño de archivos digitales.

1 .2. Sistemas de registro y clasificación de


documentos
El criterio de clasificación de los documentos debe permitir una localización
de los datos de forma ágil. Para ello, todos los miembros de la organización
deben conocer el archivo y los criterios de almacenamiento y búsqueda. La
optimización del tiempo es fundamental, no se puede perder excesivo tiempo
en la búsqueda de un dato, ya sea en un archivo formato papel o en formato
digital. Por tanto, deben establecerse criterios de clasificación lógicos, razonables
e intuitivos.

Para poder realizar búsquedas de forma eficaz, las bases de datos ofrecen
herramientas de búsqueda que pueden ser por palabras, fecha de creación etc.

20 UF0347. Sistemas de archivo y clasificación de documentos


A pesar de contar conestas herramientas de búsqueda, no es conveniente que
exista un desorden en las carpetas que componen un archivo, Por lo que habrán
de tener una misma nomenclatura que sirva para su clasificación.

A continuación, se van a analizar distintos criterios de ordenación de


documentación.

1.2.1. Alfabético
Es un criterio de clasificación sencillo. Consiste en ordenar la documentación
por orden alfabético de la palabra ordenatriz, es decir, aquella que sirve para
denominar al documento. Existen algunas normas básicas respecto a este criterio:

• Orden alfabético de las palabras, dentro de cada palabra se sigue letra


a letra sucesivamente. Por ejemplo, en un archivo que ordena fichas
de pacientes, lógicamente personas físicas, se ordenarán por el primer
apellido, Gámez irá antes que Gómez. No se tienen en cuenta los signos
de puntuación.

• Las consonantes dobles (LL- CH) se consideran dos letras.

Concretamente, vamos a diferenciar las normas en caso de archivos con


datos de personas físicas o jurídicas. Se diferencian a continuación:

• En el caso de personas físicas la palabra ordenatriz siempre es el primer


apellido, como se detalla a continuación:

Ejemplos:
Avellaneda Rico, Paula.
Cabrera Sánchez, José.
Gómez Millán, Julián.
López Luján, María.
Martínez Pastor, Darío.
Olmedo Vargas, Jesús.
Ramírez Reja, Valeria.
Sánchez Sánchez, Manuel.

• En el caso de las personas jurídicas, la palabra ordenatriz será la razón


social sin tener en cuenta los nombres genéricos excepto administraciones

UF0347. Sistemas de archivo y clasificación de documentos 21


públicas, bancos y entidades de mayor importancia. En el siguiente
ejemplo se detalla la forma de ordenar un fichero con personas jurídicas:

Ejemplos:
Banco Santander.
Junta de Extremadura.
Mar Bravo (hostal).
Molinos (restaurante).
Santa Lucía.
Zapatitos (zapatería).

Como vemos, en el caso de las personas jurídicas de relevancia no hace falta


concretar qué tipo de negocio es. En todos los casos, la denominación de la
persona jurídica es la palabra ordenatriz.

1.2.2. Numérico
Este criterio ordena la documentación según una numeración que se asigna a
cada documento, independientemente de la fecha o materia, según el criterio de
la persona encargada de diseñar el archivo

Por ejemplo, se pueden tomar 3 dígitos y numerar conforme al orden


numérico 001, 002, 003, 004.

Casi siempre será preciso añadir algunas series diferenciadas de números e


incluso añadir alguna nomenclatura. Veamos algunos ejemplos:

Ejemplos:
En un archivo se encuentra el documento 007-03-2017, que se refiere a:
007- Es su número de orden
03- La nomenclatura que se le ha asignado a las facturas
2017- El año en que se emite.
En el mismo fichero se encuentra el documento 007-05-2017, que se
refiere a:
007- Es su número de orden
05- La nomenclatura que se le ha asignado a los recibos.
2017- El año en que se emite.

22 UF0347. Sistemas de archivo y clasificación de documentos


En el mismo fichero también se encuentra el documento 001-07-17:
001- Es el número de orden.
07- Se refiere a los contratos.
2017- El año en el que se firma el contrato.

El número referido al número de orden determinará su lugar en el archivo.


Es decir, existirá la carpeta 3 con las facturas, la 5 con los recibos, etc. En
estos casos, los usuarios de los archivos deberán conocer la numeración que
corresponde a cada tipo de documento.

1.2.3. Alfanumérico
Es una mezcla de criterios de los dos anteriores. Basándonos en los ejemplos
anteriores supongamos que a cada documento se le nombra de la siguiente
forma:

Ejemplos:
Documento 007-FA-2017 que se refiere a:
007- Es su número de orden.
FA- La nomenclatura que se le ha asignado a las facturas.
2017- El año en que se emite.
En el mismo fichero se encuentra el documento 007-RE-2017 se refiere a:
007- Es su número de orden.
RE- La nomenclatura que se le ha asignado a los recibos.
2017- El año en que se emite.
En el mismo fichero también se encuentra el documento 001-CO-17
001- Es el número de orden.
CO- Se refiere a los contratos.
2017- El año en el que se firma el contrato.

En este caso, las carpetas tendrán el nombre de la nomenclatura que determina


el tipo de documento que contienen y se ordenarán por orden alfabético. En este
ejemplo, el orden será el siguiente:

• Carpeta CO.

• Carpeta FA.

UF0347. Sistemas de archivo y clasificación de documentos 23


• Carpeta RE.

El ejemplo expuesto en este apartado también es de utilidad para el análisis


del siguiente apartado.

1.2.4. Temático
Según este criterio, la documentación se agrupa por las materias, dentro de
estas materias, se sigue un orden cronológico, numérico o alfabético.

Por ejemplo, en la carpeta llamada laboral, encontraremos contratos, nóminas,


cartas, etc. Cada documento, con su propia nomenclatura se ordenará según los
criterios anteriormente analizados. Por tanto, quedaría de la siguiente forma:

Ejemplo:
Dentro de la carpeta Laboral encontraremos documentos como:
CO- 007-2015
CO-014-2016
CO-020-2016
NO-001-2016 (nómina).

También se puede ordenar por el primer apellido del trabajador: dentro de


la carpeta laboral encontraremos la subcarpeta con su documentación ordenada.

Ejemplo:
Carpeta Laboral, subcarpeta Bolaños González, Germán. Dentro de ésta en-
contramos sus documentos:
CO-001-2007
NO-01/07
NO-02/07
NO-03/07

Con cualquiera de estos métodos es muy sencillo encontrar cualquier


documento.

24 UF0347. Sistemas de archivo y clasificación de documentos


1.2.5. Geográfico
En este criterio, la mención al lugar identificativo del documento (provincia,
región, etc.) es el determinante para su identificación.

Ejemplo:
En un archivo que contiene los clientes de una empresa por toda España, en-
contramos ordenada las siguientes fichas con el siguiente orden:
Andalucía; Málaga. López García, José Manuel.
Andalucía; Sevilla. Polo García, Leonardo.
Aragón; Zaragoza. Ruiz Lorente, María.
Castilla la Mancha; Ciudad Real. Pastor Lumbreras, Benito.
Galicia; Lugo. Silva Castro, Antonia.
Madrid; Getafe. Carrasquilla Díaz, Patricia.
Madrid; Madrid. Carvajal Fernández, Ignacio.
Murcia; Murcia. Martínez López, Ana.

Este método es utilizado en caso de empresas con distintas sedes físicas de


varios territorios o que operan en muchos lugares.

1.2.6. Cronológico
La documentación también puede tener como criterio para ser ordenada
dentro de un archivo su fecha de entrada o emisión. Para este caso, se podrá
utilizar una nomenclatura como la siguiente:

Ejemplo:
17.01.10 – 10 de enero de 2017.
17.02.09– 9 de febrero de 2017.

Evidentemente puede existir mucha documentación con la misma fecha; por


tanto, será necesario otro elemento identificador como puede ser la nomenclatura
del tipo de documento que se trate.

Este criterio, por ser numérico y por tanto permitir búsquedas muy exactas,
es muy utilizado en bases de datos con numerosa documentación que ha entrado
o salido a lo largo de mucho tiempo.

UF0347. Sistemas de archivo y clasificación de documentos 25


1.2.7. Otros
Cualquier persona encargada de un fichero podrá establecer un criterio
particular apropiado según las características del fichero, los recursos disponibles
y las personas que vayan a consultar documentación.

Por ejemplo, una empresa con pocos clientes puede utilizar un sistema de
archivo diferenciado por cada cliente. De esta forma, las personas que trabajan
directamente con esos clientes únicamente accederán al archivo del cliente
concreto. Dentro de estos archivos puede clasificarse la documentación según
los criterios expuestos anteriormente.
Así, la documentación relativa a clientes con menos actividad será un archivo
semiactivo diferenciado del que tiene un uso habitual.
En otras ocasiones, una empresa con documentación con varios formatos
puede establecer cada uno de los formatos como criterio de búsqueda.

Por ejemplo, documentos de texto. Se establece que sean nombrados


como TX, los vídeos como DV, las presentaciones como PR, etc. Después
ya se nombrarán según el criterio de orden que se decida entre los que se han
mencionados en los apartados anteriores.

1 .3. Mantenimiento del archivo físico


Un archivo físico requiere de un mantenimiento constante que proteja el
papel y otros soportes de agentes como la humedad o la suciedad y evitar, así, la
pérdida de la información que contiene la documentación.

Para ello, el archivo requiere de unos recursos materiales y de unas actuaciones


que se detallarán a continuación.

1.3.1. Recursos materiales


Un archivo requiere de un espacio físico adecuado, de un mobiliario y de
materiales que permitan el archivo y conservación de la documentación. De la
conservación del papel dependerá la vida de un documento legible.

26 UF0347. Sistemas de archivo y clasificación de documentos


Sabías que…
Un papel a la intemperie tardará entre uno y dos años en degradarse
porque básicamente es celulosa, si se encuentra bien resguardado puede
conservarse durante varios siglos, dependiendo de la calidad del papel
y la tinta utilizada.

El mobiliario adecuado para tener un archivo ordenado es el siguiente:

• Armarios para archivo: son muebles de madera de tamaños distintos y


separados por compartimentos.

• Archivadores: de tamaño inferior a los armarios, contienen las carpetas


colgantes.

• Estanterías: pueden ser fijas o móviles que se desplazan por raíles, lo que
supone un ahorro considerable de espacio.

• Carros: se trata de muebles con ruedas que permiten transportar


documentación.

Por otro lado, hay que contar con material de archivo, que permita la
clasificación de la documentación como son:

• Carpetas clasificadoras.

• Carpetas AZ.

• Subcarpetas.

• Capetas colgantes.

• Cajas.

Hay que señalar también la importancia de que estos recursos materiales


se encuentren en buen estado para que puedan ser garantía de una buena
conservación de la documentación que contienen.

Por ejemplo, los armarios tienen que tener las condiciones de luz y humedad
adecuados para no deteriorar el papel que contienen. Además del papel, los

UF0347. Sistemas de archivo y clasificación de documentos 27


archivos pueden contener otros elementos como CD, pen drive o discos duros
que deben ser tenidos en cuenta para establecer las condiciones óptimas para su
conservación.

Estos elementos pueden deteriorarse cuando sufran algún arañazo que


impida su lectura. Por tanto, es fundamental para su conservación utilizar de
forma permanente su propio elemento protector. Por ejemplo, un CD debe estar
metido en su carcasa mientras no se esté utilizando. Asimismo, estos elementos
no deben someterse a altas temperaturas que puedan provocar que dejen de
funcionar y su deterioro irreversible.

Hay que tener especial cuidado con la posibilidad de pérdida del pen drive
dado su escaso tamaño. Para ello, además de su adecuada clasificación en el
archivo es recomendable añadirle un llavero o lanyard.

En cualquier caso, resulta imprescindible ejecutar el antivirus cada vez que


un dispositivo externo entre en un equipo informático. De esta forma se evita
que el equipo quede afectado por algún programa indeseable que se encuentre
instalado.

1.3.2. Infraestructura de archivo


No todos los archivos requerirán los mismos recursos. El tamaño, el tipo de
documento que contiene, y otros aspectos determinarán los recursos necesarios.

Es igualmente importante contar con un responsable del archivo adecuado y


que todo el personal que vaya a consultar el fichero se encuentre formado para
consultar con precisión la documentación y conservar cualquier tipo de formato.

En un archivo en formato papel se debe contar con un lugar de fácil


acceso y con espacio suficiente, puesto que las consultas serán algo frecuente.
Dependiendo del tamaño del archivo y de las previsiones de crecimiento será
preciso elegir una habitación o local de mayor o menor tamaño. En esta elección,
es preciso tener en cuenta el mobiliario que se va a utilizar, como armarios,
estanterías o muebles archivadores y los pasillos y salidas que hay que dejar entre
el mobiliario. Con todos estos elementos se podrá realizar una composición
exacta del espacio disponible.

28 UF0347. Sistemas de archivo y clasificación de documentos


Importante
Para determinar el espacio necesario de un archivo hay que tener en
cuenta también el mobiliario que se va a usar y los pasillos necesarios
para desplazarse por el lugar.

Igualmente debe mantener una temperatura constante y sin humedad. En caso


de no disponer de luz natural, todos los pasillos deben contar con iluminación
artificial suficiente; de esta forma se podrá consultar la documentación y se
evitarán accidentes. En este sentido, el archivo debe estar dotado de los medios
necesarios para evitar y extinguir incendios.

Además, es importante realizar limpieza de forma frecuente para mantener


la salubridad del lugar.

Con estas consideraciones, hay que elegir de forma adecuada el lugar donde
se encontrará el archivo físico en una organización.

En todo caso, todos los inconvenientes de programar un archivo se solucionan


digitalizando el archivo y convirtiéndolo en un archivo digital.

1 .4. Mantenimiento del archivo informático


Igual que la ubicación y mantenimiento del archivo físico, es importante
tener en cuenta que el archivo informático también necesita de labores de
mantenimiento tales como tener un antivirus actualizado en el equipo informático,
realizar copias de seguridad o eliminar periódicamente documentos que no se
utilicen. De esta forma se garantiza que las funciones del archivo se pueden
llevar a cabo.

Definición
El archivo informático está compuesto por el conjunto de documentos
generados por un medio electrónico a los que se puede acceder a través
de un ordenador.

UF0347. Sistemas de archivo y clasificación de documentos 29


Las ventajas de este tipo de documentación son obvias. El espacio que ocupa
el papel y el tiempo de búsqueda de un dato en un archivo tradicional se ven
reducidos de manera considerable si se utilizan archivos digitales.

A continuación, vamos a profundizar en este tipo de archivo y lo que


supone su mantenimiento. La idea principal es que es tan necesaria la adecuada
conservación del hardware como del software.

1.4.1. Métodos
La documentación de un archivo queda guardada en una unidad de
almacenamiento en un equipo, por lo general en un disco duro interno, aunque
también proliferan las unidades de almacenamiento externas. En el siguiente
apartado se analizarán las distintas unidades en las que puede almacenarse la
documentación.

Al igual de lo que ocurre en un archivo en papel, es posible almacenar la


documentación según el criterio que se establezca y que antes hemos mencionado,
en carpetas o directorios, asignado un nombre con un código predeterminado
para identificar qué tipo de documentación contiene. Del mismo modo, habrá
que determinar el lugar donde la documentación va a quedar almacenada, bien
sea en el mismo equipo, en algún servidor, disco duro externo, la nube, etc.

De esta forma, una vez que el usuario acceda a la unidad que contenga el
archivo, podrá visionar todos los documentos o carpetas contenidas estructuradas
de forma ordenada en estructura árbol, que siempre guardará el orden según la
nomenclatura con la que se haya nombrado a las distintas carpetas. Cualquier
carpeta o documento que se cree y almacene en el archivo, se situará en el lugar
que corresponda según su nomenclatura.

30 UF0347. Sistemas de archivo y clasificación de documentos


El sistema operativo será el encargado de organizar y guiar al usuario en
el almacenamiento de la documentación cuando se inserte en la unidad de
almacenamiento. El usuario podrá predeterminar los lugares de la unidad que
quiera que ocupe la documentación del archivo.

Cuando una organización pretende llevar su documentación en papel al


formato digital, lo más normal es realizar un escaneado. Para ello, hay que disponer
de un escáner que convierta el documento en un documento de imagen o texto.

Según la potencia y las prestaciones del escáner, esta tarea se realizará con
una mayor velocidad y calidad en las imágenes llevadas a formato digital.

1.4.2. Unidades de conservación


Las unidades de almacenamiento para un archivo digital pueden ser muy
variadas. Cada una con sus peculiaridades, la organización debe elegir la que más
convenga:

• Disco duro: dispositivo de almacenamiento con gran capacidad. Pueden ser


internos o externos. Los externos cada vez son más pequeños y tienen
gran capacidad. Se pueden conectar al equipo informático mediante un
puerto USB. Los más modernos son de menor tamaño y más capacidad.
Al actuar como un periférico, libera de espacio al equipo informático.

• Pen drive: dispositivos de almacenamiento de pequeño tamaño que se


conectar a un ordenador mediante un puerto USB. A pesar de su pequeño
tamaño puede tener gran capacidad. Su inconveniente es que se puede
extraviar con facilidad, pero son muy fáciles de transportar.

• DVD: tiene una capacidad de almacenamiento muy superior al CD. Sin


embargo, su uso se está viendo superado por otros dispositivos que
ocupan menos espacio y tienen mayor capacidad. Además, es fácil que se
deteriore y no puedan ser leídos por los equipos informáticos.

• Nube: hoy en día existe la posibilidad de almacenar la documentación


en la nube. Se trata de almacenar la documentación a unos servidores
a los quese puede acceder desde cualquier ubicación. Dependiendo del
proveedor, se podrá disfrutar de un límite mayor de almacenamiento. A
pesar de que existen voces que consideran que no es del todo seguro tener

UF0347. Sistemas de archivo y clasificación de documentos 31


documentos en la nube, la gran ventaja que presenta es la accesibilidad
universal a los documentos.

Han quedado ya obsoletos los disquetes que tienen poca capacidad de


almacenamiento. Los ordenadores actuales ya no tienen ranuras para este tipo
de dispositivos.

Sin duda, la informática ofrece cada vez recursos de gran capacidad y reducido
tamaño. En la elección del almacenamiento del archivo intervendrán otros
factores como pueden ser los equipos informáticos disponibles, la economía y
los lugares de acceso al archivo digital.

1 .5. Planificación de un archivo de gestión de la


documentación
La tarea de planificar un archivo es fundamental para el desarrollo de las
labores dentro de una organización. Todos los departamentos requerirán de
información contenida en el archivo para su trabajo habitual.

Por tanto, hay que adaptar la planificación a las características y peculiaridades


de la organización. Sin embargo, en todo caso el objetivo del archivo será
siempre el mismo: que la búsqueda de información sea rápida y eficaz a través de
un procedimiento previamente establecido. Es lo que se conoce como gestión
documental, que puede ser aplicable tanto en archivos en papel como en archivos
informáticos.

Sabías que…
La gestión de archivo permite obtener información de la documentación
contenida en un archivo a través de unos protocolos establecidos que
deben ser conocidos por las personas que manejen el archivo.

Por tanto, mediante unos protocolos establecidos y conocidos por la


organización se obtendrá la información necesaria del archivo.

32 UF0347. Sistemas de archivo y clasificación de documentos


1.5.1. Análisis de la estructura de la organización y el tipo de
actividad, para fijar la estructura de archivo más adecuada
Como se ha mencionado con anterioridad, entre las distintas formas de
organización de un archivo y los criterios de clasificación, la organización deberá
escoger la mejor forma según sus particularidades.
Cualquier organización, independientemente de su actividad, generará una
documentación que hay que conservar. En muchos casos, esta documentación
tendrá una trascendencia especial en lo referente a la confidencialidad como
puede ser el caso de los centros médicos o cualquier organización que trate con
datos de la salud. Sobre este aspecto profundizaremos en capítulos posteriores
en este manual.
Dando por hecho que el archivo será digital, se designará un responsable del
archivo o varios, que pueden ser los responsables de cada área de la empresa.
La relación entre el tipo de documento y el responsable del archivo debe quedar
clara ante todos los componentes de la organización.

Por ejemplo, en una empresa de muchos trabajadores con varios centros


de trabajo se recibirá documentación a cada área por varias vías. Por tanto, el
responsable de cada área o la persona que este designe deberá responsabilizarse
de todo el proceso de archivo y de las medidas que garanticen la confidencialidad
y la protección de datos personales sin perjuicio de que la documentación quede
centralizada en un solo servidor y pueda consultarse desde cualquier equipo que
trabaje en la red de la organización.
Cualquier modificación en las responsabilidades se comunicará de inmediato
a todo el personal con tareas vinculadas al archivo.
Cuando una organización genera o recibe un documento, lo primero que
debe preguntarse es la conveniencia de archivarlo. De ser así, se almacenará
según los criterios que se han establecido.

Ejemplo:
Si la organización recibe una publicidad que no interesa, eliminará el docu-
mento. En cambio, si recibe un parte médico de baja de uno de sus empleados,
lógicamente este documento requiere de un almacenamiento adecuado para
su posterior consulta o tratamiento, ya que tiene relevancia en varios aspectos
como nóminas o cuantificación del trabajo realizado.

UF0347. Sistemas de archivo y clasificación de documentos 33


Hay algunas normas respecto al archivo, que deben ser tenidas en cuenta por
toda la organización:

• El protocolo de actuación debe ser conocido por todos los miembros de


la organización.

• El protocolo debe ser permanente en el tiempo, solamente realizando las


modificaciones estrictamente necesarias.

• Debe quedar perfectamente establecido, en caso de archivo en papel, la


forma de manipular, consultar y el tiempo de permanencia en el archivo.

Para organizar correctamente un archivo, es necesario realizar unas tareas


con carácter imprescindible:

• Establecer el criterio de orden adecuado para archivar la documentación.

• Establecer un cuadro de clasificación que describirá los fondos de la


empresa y sus subdivisiones. A continuación, se muestra un ejemplo:

Fondo
Subforo Serie Subserie
documental
Departamento Documentación Tarjetas
Clientes
comercial de cliente actualizadas
Departamento Clientes Datos de con-
Ficha
comercial potenciales tacto
Departamento de Gestión de Altas, contratos y Carpetas por
RRHH personal bajas trabajador
Departamento Carpetas por
Contabilidad Facturas emitidas
financiero proveedor
Departamento Documentación
Tesorería Ingresos
financiero bancaria

En un caso similar al contenido en el cuadro anterior, los departamentos más


grandes y con más competencias contarán con más subforos.

34 UF0347. Sistemas de archivo y clasificación de documentos


1.5.2. Determinación de contenidos y tipo de documentos a
archivar
El sistema de clasificación de un archivo estará determinado por el tipo de
empresa a la que pertenezca. De modo que no todos los archivos tendrán las
mismas características, aunque insistimos en la idea de que la finalidad siempre
es la misma, encontrar datos a través de unos protocolos predeterminados.

El responsable del archivo debe seleccionar la documentación que se lleva al


archivo y la que se deshecha.

La documentación que se vaya aguardar debe ir a la localización correcta


dentro del archivo. Esa localización, será la carpeta nombrada donde se guardan
la documentación similar. De esta forma la actualización continua del archivo no
supone un desorden de la documentación confirme va aumentando el tamaño e
información que contiene el archivo.

Ejemplo:
Un trabajador aporta un parte médico que acredita que ha estado durante unos
días de baja. Existe en la carpeta de recursos humanos una subcarpeta con los
apellidos y nombres de cada trabajador. A su vez, dentro de ella, se encuen-
tran por orden cronológico las nóminas y por otro lado también por orden
cronológico, otra documentación que siempre comienza por el currículum y
su primer contrato con la empresa. Será en esta última carpeta se archivará el
parte médico aportado por el trabajador.

Es preciso señalar también la importancia de crear un índice con los nombres


de todas las carpetas contenidas en los archivos. Por ejemplo:

1- Administración 2- RRHH 3- Comercial


1.1. Contabilidad 2.1 Nóminas 3.1 RRPP
1.1 Fiscal 2.2 Contratos y bajas 3.2 Clientes potenciales
1.2 Alquileres 2.3 Formación 3.3 Rutas
1.3 Otros contratos 2.4 Otros 3.4 Divisiones

En algunas ocasiones estará clara la ubicación de la documentación dentro del


archivo, pero otra puede crear duda, como pueden ser propuestas de proveedores
u otra correspondencia comercial. En estos casos, será el responsable del archivo
el que tome la decisión de guardar el documento en cuestión y así como su

UF0347. Sistemas de archivo y clasificación de documentos 35


ubicación. Si se opta por crear nuevos capítulos o tipos de documentos se deberá
actualizar el índice.

En el caso de los archivos digitales, es conveniente que la aplicación escogida


por la organización, pueda crear un índice de forma automática para localizar
mejor la distinta tipología de documentos que contiene el archivo.

Por otro lado, existe el imperativo legal de guardar ciertos documentos. A este
respecto hay que señalar lo que establece el artículo 30 del Código de Comercio:
«Los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y
justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis
años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca
por disposiciones generales o especiales». Profundizaremos sobre este aspecto
más adelante.

1.5.3. Sistemas de registro y codificación a implantar


Un archivo es algo dinámico, un continuo movimiento de documentación
que saldrá, se consultará y entrará. Este movimiento debe ser controlado para
evitar la pérdida de información.

El control preciso de la documentación se consigue mediante una hoja de


control, es decir, un registro de entrada y salida en el que conste fecha y hora del
movimiento y la persona que lo ha hecho. De esta forma, cuando un documento
no se encuentre en el archivo estará localizado.

Si esta hoja se realiza en una base de datos o en una hoja de cálculo, se podrá
filtrar por tipo de movimiento, fecha o persona que realiza el movimiento de
documentación. Por ejemplo, en el siguiente caso se ha establecido el código «E»
para la entrada en el archivo y «S» para salida.

Movimiento Fecha Hora Documento Trabajador


S 31/07/2017 11.00 12-CO-03/16 Miguel Ortiz
S 01/08/2017 12.35 10-FA-11/08 Rosario Puerto
E 03/08/2017 09.05 12-CO-03/16 Miguel Ortiz
S 03/08/2017 15.00 01-FA-12/16 Tamara Montoto

36 UF0347. Sistemas de archivo y clasificación de documentos


En este extracto de hoja control se puede observar que el documento 12-
CO-03/16 se sacó del archivo por Miguel Ortiz el 31/07/2017 a las 11:00 y se
devolvió el 03/08/2017 a las 09:05 horas. Un filtro por trabajador permitiría
ver todos sus movimientos y si aún no ha devuelto algo al archivo. El filtro
por el código del documento servirá para obtener su situación, si su el último
movimiento es una salida, «S» el documento no se encontrará en el archivo,
quedando reflejado el quién y cuándo ha salido del archivo.
Como puede observarse, la actualización inmediata del archivo es esencial
para no perder el control de la documentación.
Otra cuestión importante es el perfil de cada uno de estos intervinientes.
Según los perfiles que se establezcan, se podrán acceder a unos determinados
documentos. Por ejemplo, la organización realiza la siguiente codificación de
perfiles:

Documentos a los que accede y


Código Puesto
que puede incluir en el archivo.
1 Todos Gerencia
2 Documentos propios de su área Jefes de área
3 Documentos propios de su actividad Consultores y administrativos.
4 Ninguno. Requiere permisos Resto de empleados.

De esta forma, el encargado del archivo, debe conocer el nivel en el que se


encuentra cada interviniente para permitirle o denegarle la acción que solicite en
el archivo.

En el caso de que se produzca algún tipo de modificación de perfiles en


alguno de los intervinientes, se deberá comunicar al encargado del archivo para
aumentar o restringir su capacidad de acceso al archivo.

1.5.4. Clasificación de documentos y niveles de acceso y


restricciones del personal
En aras de guardar la confidencialidad y del orden en el archivo, según el
tipo de documentación, se pueden establecer ciertas restricciones de acceso a
determinados archivos. Por tanto, habrá que establecer distintos perfiles para
los componentes de la organización que permitan acceder a según qué tipo de
documentación.

UF0347. Sistemas de archivo y clasificación de documentos 37


Por ejemplo, el perfil del gerente suele poder acceder a todo tipo de archivo.
Pero en una empresa donde exista distintos rangos salariales, las nóminas estarán
vetadas para las personas que no se encarguen concretamente de su elaboración
y gestión.

Otro motivo para establecer estas restricciones es la obligación legal de


permitir exclusivamente el acceso de determinada documentación a las personas
que la traten. Se profundizará en este aspecto cuando tratemos la normativa en
materia de protección de datos de carácter personal, aunque hay que adelantar
la idea de que la documentación con contenido relativo a datos de la salud de
las personas, o a su vida sexual, tiene el máximo de medidas de seguridad a
implantar según establece la normativa.

Por tanto, cuando un archivo tenga datos de este tipo se establecerán unas
restricciones mayores.

Ejemplo:
En una clínica únicamente el personal sanitario tendrá el acceso a los datos
concretos relativos a los historiales clínicos. El resto del personal administrati-
vo manejará la documentación sin acceso a los datos clínicos específicos.

Estos distintos niveles de acceso al documento se pueden configurar en la


base de datos del archivo informático mediante la configuración de cada uno de
los usuarios.

1.5.5. Definición de las formas de acceso al archivo


En el caso de un archivo físico la forma de acceso se regulará por el encargado
del archivo teniendo en cuenta que, en todo caso, cualquier movimiento quedará
reflejado en la hoja de control que analizamos anteriormente.

Se pueden establecer solicitudes para que solamente una persona acceda


al archivo, o bien permitir la entrada de cualquier persona que requiera de
información contenida en el archivo.

A un archivo en papel se puede acceder acudiendo al lugar donde se


encuentran los documentos, previo control establecido por el responsable del
archivo. En todo caso, ha de quedar constancia de la persona que ha entrado, el
documento que ha consultado o sacado del archivo y el momento en el que salió.

38 UF0347. Sistemas de archivo y clasificación de documentos


El acceso a un archivo digital puede hacerse a través de la Intranet corporativa,
desde un ordenador con acceso a los archivos o de la forma que establezca la
organización.

En estos casos, para restringir el acceso se establecerán contraseñas que


deben ser modificadas periódicamente, al igual que pueden configurarse
distintos niveles de perfiles de usuarios que permita el acceso a determinada
documentación.

Es fundamental que quede constancia el usuario con la fecha y hora en la que


se ha producido el acceso al documento.

1.5.6. Normas de conservación de documentación obsoleta o


histórica: destrucción, archivo definitivo…
La documentación de un archivo puede perder su utilidad con el paso
del tiempo; en ese caso, hay que decidir qué se hace con esa documentación:
eliminarla o pasarla a un archivo definitivo. Es lo que se denomina el proceso de
valoración, que tiene como objetivo establecer los plazos de transferencia, acceso
y conservación o eliminación del correspondiente soporte.

Es conveniente realizar revisiones periódicas del archivo definitivo para


localizar documentación que es totalmente inservible y realizar u na destrucción
ordenada.

En este sentido, es preciso señalar que el artículo 55 de la Ley 16/1985, de 25


de junio, de Patrimonio Histórico establece lo siguiente:

1. La exclusión o eliminación de bienes del Patrimonio Documental y Bibliográfico


contemplados en el artículo 49.2 y de los demás de titularidad pública deberá ser
autorizada por la Administración competente.

2. En ningún caso se podrán destruir tales documentos en tanto subsista su valor


probatorio de derechos y obligaciones de las personas o los entes públicos.

3. En los demás casos la exclusión o eliminación deberá ser autorizada por la


Administración competente a propuesta de sus propietarios o poseedores,
mediante el procedimiento que se establecerá por vía reglamentaria.

UF0347. Sistemas de archivo y clasificación de documentos 39


Por otro lado, el artículo 58 de la misma norma, estableceque:

El estudio y dictamen de las cuestiones relativas a la calificación y utilización


de los documentos de la Administración del Estado y del sector público
estatal, así como su integración en los Archivos y el régimen de acceso
e inutilidad administrativa de tales documentos corresponderá a una
Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos, cuya
composición, funcionamiento y competencias específicas se establecerán
por vía reglamentaria. Asimismo, podrán constituirse Comisiones
Calificadoras en los Organismos públicos que así se determine.

En todo caso, el procedimiento que determine la organización debe garantizar


que el proceso de destrucción o traspaso de la documentación al archivo definitivo
no se pierda la documentación, que tenga las mismas condiciones de seguridad
que el archivo de procedencia o que la eliminación del archivo sea total, sin que
quede posibilidad de reconstrucción.

A este respecto, hay que tener en cuenta que la Ley Orgánica 15/1999, de
13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal establece que los
datos se conservarán el tiempo estrictamente necesario para el cumplimiento de
la finalidad para la que fueron creados.

Con estas premisas legales, la empresa debe establecer unos plazos razonables
para la periódica eliminación de cualquier tipo de documentación.

La destrucción de la documentación ha de ser total. No debe quedar rastro


de dato alguno que la organización haya decidido eliminar, una vez verificado
que la normativa no impide su destrucción. Por tanto, se ha de buscar un
método seguro que en la documentación en papel puede suele ser la utilización
de una trituradora de papel.

En caso de contratar una empresa externa que se dedica a esta actividad,


hay que asegurarse de que el procedimiento que utiliza está acorde a lo que la
normativa establece.

En el caso de un archivo digital, la forma de eliminar la documentación


que se ha considerado prescindible, debe realizarse de tal forma que no pueda
recuperar por ningún procedimiento. Una forma eficaz puede ser el formateo de
la unidad o partición donde se encuentren estos datos.

40 UF0347. Sistemas de archivo y clasificación de documentos


1.5.7. Elaboración el Manual de archivo, atendiendo a la
normativa vigente, en relación con la calidad, uso y conservación
de archivos
El Manual de archivo es el documento que refleja la forma de realizar todo el
proceso de archivo del documento. También es denominado manual de tareas.

La existencia de este documento asegura el trato único del archivo por parte
de todas las personas que han de acceder al mismo, puesto que establece y
difunde los procedimientos, normas y directivas.

En el documento no deben faltar menciones claras sobre aspectos establecidos


por la organización como:

• La forma de solicitar acceso a la documentación y cómo se concede


o deniega el mismo en función de los perfiles de los solicitantes y la
documentación a la que solicita acceder.

• La manera en la que se destruye la documentación.

• La normativa que se debe aplicar en el archivo. Importante que se hagan


menciones a la LOPD, su reglamento de desarrollo otra normativa
aplicable como el Código de Comercio y otras directrices empresariales
que determinan el funcionamiento de todo el flujo documental.

• El modelo de gestión de calidad.

• El uso y métodos de conservación de los documentos.

• La codificación elegida para clasificar los documentos.

El cambio de criterio en cualquiera de estos aspectos debe suponer la


actualización del manual de archivo y su difusión por todas las personas que
necesitan conocerlo.

Este manual contendrá las siguientes menciones para estructurar el


documento:

1. Parte general.

2. Tipos de documentos que recoge el archivo.

UF0347. Sistemas de archivo y clasificación de documentos 41


3. Sistemas de clasificación.

4. Niveles de archivo.

5. Criterios de documentos.

6. Conservación de la documentación según el nivel.

7. Normas de transferencia del archivo.

8. Normas de eliminación del archivo.

9. Periodo de caducidad.

10. Procedimiento de solicitud de documentación.

11. Medios materiales y personales necesarios.

Según a las personas a las que estén destinadas, el documento puede ser:

• General: se dirige a todos los empleados y abarca todos los aspectos del
archivo.

• Por departamentos o servicios: incluye los aspectos propios del


departamento al que va dirigido.

Este documento, además registra las indicaciones particulares que se van


dando a personas para que queden constancia de ellas.

1.5.8. Comunicación a los empleados los procedimientos de


acceso
El Manual de archivo debe ser de conocimiento general de todos los
empleados. Para ello el responsable del archivo debe valerse de todos los medios
disponibles, como la intranet de la empresa o sesiones de formación específicas
que den a conocer el documento.

Para facilitar el entendimiento de todos los procesos, con frecuencia, el manual


incluirá diagramas de flujos para ayudar a la comprensión de los procedimientos.
A ello se dedicael siguiente apartado.

42 UF0347. Sistemas de archivo y clasificación de documentos


1 .6. Los flujogramas en la representación de
procedimientos y procesos
Entender los flujogramas que aparecen en el Manual de archivo es
fundamental para interpretar los procedimientos que en ellos se contienen, y
que son de obligado cumplimiento para todos los integrantes de la organización.

1.6.1. Concepto
Se puede definir el flujograma como la representación gráfica de una secuencia
de actividades de un proceso.
Los flujogramas son un conjunto de símbolos que representan las fases
dentro de un proceso, simplificando la interpretación del proceso identificando
las entradas, salidas y los puntos críticos de un proceso. Asimismo, recogen los
movimientos que se producen y la forma de actuar ante cualquier hecho que se
produzca.

1.6.2. Características, tipos, simbología, diseño y elaboración


Los flujogramas contienen símbolos relacionados entre sí mediante flechas
que indican la dirección del proceso. Tienen las siguientes utilidades:
• Comprender el funcionamiento de un proceso.
• Facilitar el diseño de nuevos procesos.
• Permitir la comunicación entre las personas que intervienen en el proceso.
• Divulgar, de manera gráfica, la información sobre el contenido de los
procesos.
A continuación, se van a analizar los distintos tipos de flujogramas existentes.

UF0347. Sistemas de archivo y clasificación de documentos 43


• Flujograma vertical o gráficos de análisis del proceso: representa una lista
secuencial de operaciones ordenadas de arriba abajo. Aparecen columnas
y líneas donde se encuentran los símbolos.

• Flujograma horizontal: la secuencia de operaciones ordenados de izquierda


a derecha. Se suelen utilizar para resaltar a los participantes en el proceso.

• Flujogramas de bloques: el procedimiento se representa mediante unos


bloques relacionados. La simbología que aparece es más completa.

En el siguiente cuadro se muestra la simbología contenida en los flujogramas.

44 UF0347. Sistemas de archivo y clasificación de documentos


Este es un ejemplo de un flujograma vertical:

Fuente: manualdeprocedimientoscolgesan.wordpress.com

Para elaborar un flujograma, es preciso tener en cuenta que el gráfico debe


responder a las siguientes preguntas:
• ¿Qué es lo que se hace?
• ¿Quién lo hace?
• ¿Cuándo lo hace?
• ¿Cómo lo hace?
• ¿Qué documentación se genera?

De esta forma, a través de la visualización del mapa se puede interpretar todo


el proceso que refleja el flujograma sin necesidad de texto explicativo alguno.

UF0347. Sistemas de archivo y clasificación de documentos 45


Es preciso establecer unos mecanismos que, de forma periódica,
verifiquenque los procedimientos que se están siguiendo se corresponden con
los que realmente se están siguiendo en la organización.

Una forma eficaz de verificar el cumplimiento es establecer auditorías


periódicas que sigan la traza de varios documentos tomados de forma aleatoria
para verificar que todo el proceso desde su generación hasta el momento de la
auditoría es correcto. De no ser así, habrá que determinar el origen del error y
rectificarlo antes de proceder a dar publicidad sobre los errores detectados y su
rectificación para que no se vuelvan a producir.

46 UF0347. Sistemas de archivo y clasificación de documentos


Resumen

A lo largo de este capítulo hemos estudiado los distintos tipos de archivos


según diferentes criterios, puesto que no todos los archivos tienen la misma
razón de ser ni requieren los mismos tratamientos.

Entre los criterios a seguir para almacenar los documentos en un archivo


hemos mencionado los criterios alfabético, numérico, alfanumérico, temático,
geográfico y cronológico.

A continuación, desde la diferenciación clara de un archivo en papel e


informático, se han desarrollado las posibilidades de conservación de ambos tipos
de archivos, destacando, en el caso de los archivos informáticos herramientas
como el disco duro, el pen drive y el DVD, destacando la importancia de realizar
copias de seguridad frecuentemente.

Es importante resaltar que cada organización debe organizar tanto su archivo


como todo el proceso documental según sus características y necesidades. Por
ello, la organización debe crear un protocolo de actuación que sea conocido por
todas las personas que han de hacer uso de cualquier documentación.

En materia de archivo es necesario hacer hincapié en la importancia del


Manual de archivo, documento que refleja la forma de realizar todo el proceso
de archivo del documento. También es denominado manual de tareas.

La existencia de este documento asegura el trato único del archivo por parte
de todas las personas que han de acceder al mismo, puesto que establece y
difundo los procedimientos, normas y directivas.

Por otro lado, hemos realizado un análisis del flujograma. Se define el


flujograma como la representación gráfica de una secuencia de actividades de
un proceso. Son un conjunto de símbolos que representan las fases dentro de un
proceso simplificando la interpretación del proceso identificando las entradas,
salidas y los puntos críticos de un proceso. Del mismo modo, recogen los

UF0347. Sistemas de archivo y clasificación de documentos 47


movimientos que se producen y la forma de actuar ante cualquier hecho que se
produzca.

La interpretación de estos flujogramas es básica para comprender el ciclo de


la documentación dentro de la empresa a partir del documento.

48 UF0347. Sistemas de archivo y clasificación de documentos


Actividades

Test

1) Un archivo, según su ubicación, puede ser:

a) Centralizado o descentralizado.

b) Definitivo o activo.

c) En papel o digital.

2) Un disco duro:

a) Es extraíble y manejable.

b) Tiene gran capacidad.

c) Se encuentra en un ordenador de sobremesa exclusivamente.

3) Un acceso rápido al fichero, es posible:

a) A través de su utilización constante.

b) Mediante su digitalización.

c) Mediante la formación del personal responsable de la conservación.

4) Los símbolos de un flujograma representan:

a) Los momentos de un proceso.

b) Las personas que realizan las acciones en los distintos momentos


del proceso.

c) Ninguna de las respuestas anteriores es correcta.

UF0347. Sistemas de archivo y clasificación de documentos 49


5) El manual de archivo también se denomina:

a) Flujograma.

b) Manual legal.

c) Manual de tareas

Verdadero o falso

1) Existe obligación de guardar los documentos empresariales de forma


indefinida.

2) Un sistema de archivo común para todas las organizaciones, simplifica su


elaboración y facilita su interpretación.

3) Los flujogramas se componen de símbolos que representan los distintos


procesos.

4) Los flujogramas facilitan la comunicación entre personas y entre


departamentos.

5) En el flujograma quede quedar claro la documentación que se genera a lo


largo del proceso.

Rellenar huecos

1) Un _______ es un conjunto de documentos ordenado que una persona,


sociedad o institución produce en el ejercicio de sus funciones o
actividades.

2) Los archivos que concentran la documentación en un solo lugar se


denominan _______.

3) La documentación que no se consulta nunca y de la que ya no hay


obligación de conservar se conserva en el archivo ______.

50 UF0347. Sistemas de archivo y clasificación de documentos


4) La representación gráfica de una secuencia de actividades de un proceso
es un ________.

5) El flujograma ______sesuele utilizar para resaltar a los participantes en


el proceso

Caso práctico

La empresa MIGOP SL necesita organizar un archivo con documentación


que tiene parte en papel, la más antigua, y otra parte digitalizada. Entre la
documentación, se encuentran documentos relativos a los departamentos
financieros, comercial y de Recursos Humanos.

Con lo aprendido durante este capítulo, aporte ideas y soluciones para


crear un archivo que sea operativo y cuyo acceso sea conocido por todos los
miembros de la empresa:

• Representa mediante un diagrama de flujo el proceso descrito.

• Aplica un índice referenciado a los distintos tipos de documentos y


formularios propuestos.

• Determina la codificación de documentos, formularios e intervinientes


en un proceso tipo.

• Explica las distintas fases correspondientes a procesos tipo de intercambio


de información, a partir de flujogramas tipo.

• ¿Qué criterios utilizarías para documentos como facturas, albaranes,


contratos, etc.?

• Establece un sistema de control para verificar el cumplimiento del


proceso.

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