INICIO EN LA HISTORIA DE LOS MANUALES

CONCEPTO DE MANUAL ADMINISTRATIVO

Son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir
en forma ordenada y sistemática, información de una organización (antecedentes, legislación, estructura,
objetivos, políticas, sistemas, procedimientos, etcétera), así como las instrucciones y lineamientos que se
consideren necesarios para el mejor desempeño de sus tareas.
LO QUE REPRESENTA UN MANUAL
Representan una guía práctica que se utiliza como herramienta de soporte para la organización y comunicación,
que contiene información ordenada y sistemática, en la cual se establecen claramente los objetivos, normas,
políticas y procedimientos de la empresa, lo que hace que sean de mucha utilidad para lograr una eficiente
administración.
OBJETIVOS DE LOS MANUALES
 Presentar una visión de conjunto de la organización (individual, grupal o sectorial).
 Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa, para definir responsabilidades, evitar
duplicaciones y detectar omisiones.
 Coadyuvar a la correcta realización de las labores encomendadas al personal y propiciar la uniformidad
del trabajo.
 Ahorrar tiempo y esfuerzo en la realización del trabajo, evitando la repetición de instrucciones y
directrices.
 Agilizar el estudio de la organización.
 Facilitar el reclutamiento, selección e integración de personal.
 Sistematizar la iniciativa, aprobación, publicación y aplicación de las modificaciones necesarias en la
organización.
 Determinar la responsabilidad de cada unidad y puesto en relación con el resto de la organización.
 Establecer claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos niveles jerárquicos que la
componen.
 Promover el aprovechamiento racional de los recursos humanos, materiales, financieros y tecnológicos
disponibles.
 Funcionar como medio de relación y coordinación con otras organizaciones.
 Servir como vehículo de orientación e información a los proveedores de bienes, prestadores de servicios
y usuarios y/o clientes con los que interactúa la organización.
VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LOS MANUALES
VENTAJAS
1.- Logra y mantiene un sólido plan de organización.
2.- Asegura que todos los interesados tengan una adecuada comprensión del plan general y de sus propios
papeles y relaciones pertinentes.
3.- Facilita el estudio de los problemas de la organización.
4.- Sistematiza la iniciación, la aprobación y publicación de las modificaciones necesarias en la organización.
5.- Sirve como una guía eficaz para la preparación, clasificación y compensación del personal clave.
6.- Determina la responsabilidad de cada puesto y su relación con los demás de la organización.
7.- Pone en claro las fuentes de aprobación y el grado de autoridad de los diversos niveles.
8.- Ayudan a institucionalizar y hacer efectivo los objetivos, las políticas, los procedimientos, las funciones, las
normas, etc.
9.- Evitan discusiones y mal entendidos, de las operaciones.
10.- Aseguran continuidad y coherencia en los procedimientos y normas a través del tiempo.
DESVENTAJAS
1.- Muchas compañías consideran que son demasiado pequeñas para necesitar un manual que describa asuntos
que son conocidos por todos sus integrantes.
2.- Alguna consideran que es demasiado costoso, limitativo, es muy laborioso y difícil de mantenerlo día a día.
3.- Su deficiente elaboración provoca serios inconvenientes en el desarrollo de las operaciones.
4.- Si no se actualiza periódicamente puede perder efectividad.
5.- Incluye aspectos formales de la organización, dejando de lado los informales cuya vigencia e importancia es
notoria para la organización.
CLASIFICACION DE LOS MANUALES POR SU CONTENIDO
 De organización
 De procedimientos
 De historia de la organización
 De políticas
 De contenido múltiple
 De puestos
 De técnicas
 De ventas
 De producción
 De finanzas
 De personal
 De operación
 De sistemas
CLASIFICACION DE LOS MANUALES POR SU FUNCION ESPECÍFICA
 Manual de producción
 Manual de compras
 Manual de ventas
 Manual de finanzas
 Manual de contabilidad
 Manual de crédito y cobranzas
 Manual de personal
 Manual técnico
  Manual de adiestramiento o instructivo.
ETAPAS DEL PROCESO DE LA ELABORACION DE MANUALES
1.- Planificación del Trabajo.
2.- Búsqueda de la Información.
3.- Análisis de la Información.
4.- Elaboración del Manual.
5.- Validación del Manual.
6.- Autorización del Manual.
7.- Difusión y distribución del Manual.
8.- Revisión y Actualización del Manual.
MANUAL DE HISTORIA DE LA ORGANIZACIÓN
Estos manuales son documentos que refieren la historia de una organización, como su creación, crecimiento,
logros, evolución de su estructura, situación y composición.
Este tipo de conocimientos proporciona al personal una visión de la organización y su cultura, lo que facilita su
adaptación y ambientación laboral. Además, cumple con la función de servir como mecanismo de enlace y
contacto con otras organizaciones, autoridades, proveedores, clientes y/o usuarios.
La información histórica puede enriquecer otra clase de manual como es el caso del de organización, políticas,
contenido múltiple, etcétera.
MANUAL DE POLITICAS
También denominados de normas, estos manuales compendian las guías básicas que sirven como marco de
actuación para la realización de acciones en una organización.
DIAGRAMA DE FLUJO
Representación gráfica de la sucesión en que se realizan las operaciones de un procedimiento y/o el recorrido
de formas o materiales, en donde se muestran las unidades administrativas (procedimiento general), o los
puestos que intervienen (procedimiento detallado), en cada operación descrita. Además, suelen hacer mención
del equipo o recursos utilizados en cada caso.
Los diagramas presentados en forma sencilla y accesible en el manual, brindan una descripción clara de las
operaciones, lo que facilita su comprensión. Para este efecto, es aconsejable el empleo de símbolos y/o gráficos
simplificados.
REVISION DE MANUALES
Los Manuales son objeto de revisiones periódicas, y por lo tanto, deben ser flexibles a los cambios que se
produzcan en la Institución, para ello, se debe mantener un registro de las modificaciones y actualizaciones de
los mismos, con el fin de que se mantengan apegados a la realidad institucional.
CAUSAS DEL PROCESO DE ACTUALIZACION DE MANUALES
La necesidad de revisar y actualizar los manuales de organización surge al modificarse las tareas al interior de
los órganos administrativos, que signifiquen cambios en sus atribuciones y en su estructura. En ese sentido, los
titulares de las dependencias, entidades o unidades administrativas deberán informar oportunamente a los
responsables de elaborar el manual de organización, sobre todo cambio en torno a las actividades o
responsables de proporcionar un servicio, al público o de apoyo interno, con el objeto de que se realicen las
adecuaciones correspondientes.