Semana 3

Tecnologías aplicadas a la contabilidad y finanzas

Bases de datos para administración de información organizacional
Nikole Andrades Albornoz
Instituto IACC
08 de enero 2019
 Desarrollo
INSTRUCCIONES:
De acuerdo con los contenidos estudiados esta semana y sobre la base de una breve
investigación que usted efectúe en Internet, responda lo siguiente:

1. Explique cuáles son las diferencias de trabajar con una base de datos versus la utilización de
planillas Excel cuando se trata de procesos contables.

Tanto una base de datos, como Excel pueden ser usados para objetivos similares ya que los dos
programas, permiten manejar grandes cantidades de datos y son excelentes para analizar información.
Pese a ello cada uno tiene cualidades que lo hacen un mejor programa, dependiendo en qué situación es
utilizado.

Estas son algunas de las diferencias entre ambos:

- Una hoja de cálculo de Excel, está diseñada sobre todo para análisis financiero, ideal para procesar
información contable, de hecho está diseñada partir de los libros con filas y columnas; se puede
utilizar como hoja de cálculo para crear asientos contables, hojas de tiempo y otros formularios que
contengan números y cálculos. Por contraparte, una base de datos es una colección de datos
relacionados, en los que es factible enlazar grupos de datos relacionadas, llamadas tablas a otros
grupos.

- En cuanto a la presentación: cada hoja de trabajo de Excel se presenta como una rejilla que
contiene celdas, filas y columnas; esta presentación permite crear listas de números o tablas que
pueden ser usadas en cálculos rápidamente usando fórmulas y funciones, ideal para trabajar con
proceso contables. Por contraparte, una base de datos, permite diseñar la presentación de la
información a medida que se va trabajando en ella, simplemente arrastrando los campos en la
pantalla. Debes definir cada campo individualmente por tipo, formato y longitud.

- En relación a la búsqueda de información dentro del archivo, es un punto clave, muy relevante en
los procesos contables, debido a que existe una gama de información, por ende, el sistema de
búsqueda debe ser expedito. En el modo de búsqueda de una base de datos, se puede usar
cualquier criterio para buscar en los campos, combinación de campos y/o usar operadores

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adicionales como "y", "o" y "no", siendo muy útil en el momento de buscar una información
específica. En cambio, en Excel se está limitado al comando de búsqueda habitual que permite
buscar por un solo valor o formular; también es posible ordenar las columnas de manera ascendente
o descendente o filtrar para mostrar sólo ciertos registros.

- En relación a las fórmulas y guiones, Excel cuenta con muchas funciones como "sumar", "contar",
"media" y "sí" que permiten realizar cálculos sobre números y textos; estos cálculos se introducen en
las celdas como fórmulas; este sistema es eficiente al momento de necesitar realizar operaciones
matemáticas durante los procesos contables. En cambio, una base de datos, entrega la posibilidad
de escribir guiones para manipular los datos. Los guiones son pequeñas programaciones diseñadas
para automatizar tareas o pequeños grupos de tareas, como buscar un registro determinado e
imprimirlo; este lenguaje es muy fácil de usar y no es necesario aprender programación.

- Sobre la seguridad (es decir la capacidad de limitar el acceso a todo o parte de los dato), En Excel
la seguridad se implementa protegiendo celdas y hojas de trabajo, restringiendo la edición de ciertas
celdas pero no otras. Por su parte en una base de datos, los usuarios tienen un grupo de privilegios
a nivel de campo y pantalla, estos. Estos pueden definirse a nivel de permitir ver, añadir, actualizar o
borrar datos.

- En relación a la opción de compartir archivos,la base de datos, está diseñado para poder compartir
en una red por múltiples personas al mismo tiempo. Para realizar esto lo que hace es bloquear el
registro que estás editando en ese momento, impidiendo que otros puedan modificar los cambios
que hayas realizado pero permitiendo ver el registro o realizar cambios en cualquier de los otros
registros. Por su parte, Excel está diseñado para ser usado por una persona al mismo tiempo,
cuando se está editando la hoja de cálculo Excel en una red, Excel bloqueará todo el archivo para
impedir que otros lo cambien. Excel permitirá acceso de solo lectura a todo el archivo si se intenta
acceder a él.

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2. ¿Cuáles son las características con las que debe contar una base de datos y por qué esas
características son importantes?

Una base de datos es una herramienta para recopilar y organizar datos pertenecientes a un mismo
contexto y almacenados sistemáticamente para su posterior uso. En las bases de datos, se puede
almacenar información sobre personas, productos, pedidos, o cualquier otra cosa. Las aplicaciones más
usuales son para la gestión de empresas e instituciones públicas.
En cuanto a las principales características de los sistemas de base de datos es factible indicar las
siguientes:

- Concurrencia: La información puede ser visualizada al mismo tiempo por diferentes personas. En
algunos sistemas de ficheros, si hay varios usuarios que pueden acceder simultáneamente a un mismo
fichero, es posible que el acceso interfiera entre ellos de modo que se pierda información o se pierda la
integridad.

- Integridad: Se refiere a la validez y la consistencia de los datos almacenados. Normalmente, la

integridad se expresa mediante restricciones o reglas que no se pueden violar. Estas restricciones se
pueden aplicar tanto a los datos, como a sus relaciones.Además de ello la base de datos, debe permitir
acceder a información puntual de una manera óptima y rápida.

- Recuperación: Muchos sistemas de ficheros dejan que sea el usuario quien proporcione las medidas
necesarias para proteger los datos ante fallos en el sistema o en las aplicaciones. Los usuarios tienen
que hacer copias de seguridad cada día, y si se produce algún fallo, utilizar estas copias para
restaurarlos.

- Seguridad: La seguridad de la base de datos es la protección de la base de datos frente a usuarios no

autorizados. Sin unas buenas medidas de seguridad, la integración de datos en los sistemas de bases de
datos hace que éstos sean más vulnerables que en los sistemas de ficheros.

- Prohibición de duplicidad: Al momento de ingresar una información la cual ya fue ingresada no te lo

permite ya que sale una leyenda de alerta o simplemente no te deja realizar la operación, esto es muy
importante ya que la información debe ser lo más exacta posible sino esto no ocurre producirá que no

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 cuadren los informes, y así de esta manera se consigue un mayor provecho de espacio y que exista una
inconsistencia de datos.

- Estable en el tiempo: una base de datos es estable, se mantiene en el tiempo.

- Costo de almacenamiento y mantenimiento reducido: El costo de almacenamiento y mantenimiento

de una base de datos es muy reducido lo cual resulta ser una gran ventaja para la entidad.

3. Describa el proceso de creación de una base de datos

Las bases de datos se emplean para hacer funcionar muchos programas y también son básicas para las
páginas webs. A continuación se describen los pasos necesarios para su creación:

1. El primer paso para crear una base de datos es diseñarla, el diseño permite determinar el número de
tablas y los datos que se almacenarán en cada una de ellas y las relaciones que se establecerán entre
ellas.
2. Como segundo paso es necesario crear las tablas, las tablas de una base de datos están formadas por
campos, cada uno de los campos almacenará los datos a registrar en la tabla.
3. A cada uno de los campos debe asignársele un tipo de dato según la información que se colocará en él
(textos, números, fechas, objetos, hipertextos)
4. Antes de guardar la tabla es necesario definir cuál de los campos será la clave principal, la clave
principal es el dato que identificará a cada registro de manera única.
5. Después de crear todas las tablas, es necesario establecer las relaciones entre las tablas, las relaciones
se utilizan para mantener la integridad de los datos y evitar que se comentan errores al momento de
ingresar determinados datos.
6. Otro proceso importante es diseñar consultas. Las consultas se utilizan para obtener datos de las tablas
que cumplen con algunas condiciones específicas, también permiten combinar datos de diferentes
tablas o realizar procesos como actualizar, borrar y modificar datos. Algunos sistemas gestores ofrecen
entornos gráficos para generar las consultas.
7. En los pasos para la creación de bases de datos también se requieren formularios, los formularios
permiten ingresar los datos a las tablas desde un área que posee un diseño con casillas, botones,
pestañas, imágenes y otros objetos.

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 8. En algunos sistemas gestores de bases de datos también pueden configurarse diseños especiales para
el formato que se empleará al momento de imprimir los datos almacenados en las diferentes tablas y
consultas. Estos formatos se conocen como informes. Los informes permiten representar la información
en resumen o bien por medio de gráficas.

9. Con las funciones que proporcionan los gestores de bases de datos pueden crearse menús interactivos
con botones o vínculos especiales para acceder a todos los elementos de la base de datos.

4. Realice una tabla comparativa entre Data Warehouse y Data Mining

Concepto Características Semejanzas Diferencias Ventajas Desventajas

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 Bibliografía

● IACC (2018), “Semana 3: Bases de datos para administración de información organizacional”.

Consultado el 8 de enero 2019. http://online.iacc.cl/pluginfile.php/