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Perfekte Geschäftsbriefe
und E-Mails
Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek
© 2011, Haufe-Lexware GmbH & Co. KG, Munzinger Straße 9, 79111 Freiburg
Redaktionsanschrift: Fraunhoferstraße 5, 82152 Planegg/München
Telefon: (089) 895 17-0,
Telefax: (089) 895 17-290
www.haufe.de
online@haufe.de
Lektorat: Jasmin Jallad
Inhalt
Vorwort – Geschäftsbriefe sind Ihre Visitenkarte! 4
Im ersten Teil haben wir in einem Lexikon alle für die Gestaltung und
Formulierung wichtigen Stichworte kurz und prägnant dargestellt.
2 Klicken Sie in der Kopfzeile direkt auf das Logo, dadurch aktivieren
Sie diese und machen sie bearbeitbar
Nun können Sie den Brief Ihren Wünschen gemäß überschreiben. Schnel-
ler, sicherer und kostengünstiger ist Ihre tägliche Geschäftskorrespondenz
nicht zu erledigen. Übrigens: Auch die Änderungen der DIN 5008, die seit
Mai 2011 gelten, sind in diesem Buch bereits berücksichtigt. Dies gilt so-
wohl für das Korrespondenz-Lexikon als auch für die Briefe.
5
Diagramme
Regelungen zu: Bestandteilen eines Diagramms, Einbindung in einen
bestehenden Text, Mindestabstand zu angrenzenden Elementen, Be-
schriftung und Farben des Diagramms etc.
Abbildungen
Regelungen zu: Bestandteilen einer Abbildung, Einbindung in einen
bestehenden Text, Mindestabstand zu angrenzenden Elementen, Bild-
unterschrift, Nennung von Personen auf Fotos, Hinweis auf das
Urheberrecht etc.
Unterstreichungen
Unterstreichungen sind unzulässig, wenn dadurch Unterlängen ge-
schnitten werden.
Datum
Jahreszahlen sind nur noch vierstellig zulässig.
Informationsblock
Die Bedeutung wurde im Vergleich zur Informationszeichenzeile deut-
lich hervorgehoben.
6 Die wichtigsten Neuerungen der DIN 5008
Anschriftenfeld
Neuregelung des Anschriftenfeldes mit Rücksendeangaben (altes An-
schriftenfeld besteht daneben weiter): Zusatz- und Vermerkzone wird
durch kleinere Schriftart auf fünf Zeilen ausgedehnt, dann darf darin
die Rücksendeangabe vermerkt werden.
Akademische Titel
Die akademischen Titel Master und Bachelor wurden in die DIN 5008
aufgenommen (z. B. für Abkürzungen im Anschriftenfeld).
Werbliche Elemente
Werbliche Elemente wurden in die DIN 5008 aufgenommen (z. B. PS.).
Geschütztes Leerzeichen
An vielen Stellen wurde das geschützte Leerzeichen eingeführt (z. B.
um Trennungen bei 100 000 Euro, also zwischen den Tausenderzahlen
und/oder der der Währung, zu verhindern).
E-Mail
Die E-Mail-Regeln wurden um die Vorgaben der gesetzlichen Angaben
im Briefschluss ergänzt.
Die DIN 676 wurde komplett in die DIN 5008 integriert. Diese regelt
nun sowohl den Aufbau (Vorlagengestaltung) also auch die Nutzung
von Briefbögen, siehe auch den entsprechenden Artikel im Lexikon.
7
Bei konkreten Fragen können Sie direkt unter dem Stichwort nach-
schauen und erhalten umfassende Antworten.
Bleibt also nur noch, Ihnen viel Erfolg bei der Umsetzung der Tipps und Vor-
schläge in Ihrer täglichen Geschäftskorrespondenz zu wünschen!
Abkürzungen
Abgekürzte Wörter, die im vollen Wortlaut gesprochen werden, also so, als
seien sie gar nicht abgekürzt, erhalten einen Punkt. Er wird ohne einen Leer-
schritt an das abgekürzte Wort gesetzt. Verwenden Sie in Ihren Briefen mehre-
re Abkürzungen hintereinander, müssen Sie die abgekürzten Wörter durch
einen Leerschritt voneinander trennen. Hier einige Beispiele:
usw. = und so weiter
u. a. = unter anderem
z. B. = zum Beispiel
i. A. = im Auftrag
o. a. = oben angegebene
8 Lexikon: Tipps und Tricks für den perfekten Geschäftsbrief
Absätze
Durch sinnvolle Absätze verbessern Sie die Lesbarkeit und den optischen
Gesamteindruck Ihrer Briefe. Jeder Absatz muss durch eine Leerzeile vom
vorhergehenden und vom nachfolgenden Text getrennt werden. Häufig
beobachtet man in Briefen zwei typische Fehler:
Geben Sie zunächst den kompletten Text ein. Gestalten Sie dann in einem zwei-
ten Schritt das Layout, indem Sie sinnvolle Absätze machen. Achten Sie darauf,
dass zusammenhängende Informationen nicht auseinandergerissen werden.
Abschnitte
Abschnitt nennt man einen Teil eines Textes, der durch Gliederung, eine
Abschnittsnummer oder eine Abschnittsüberschrift gekennzeichnet ist.
Abschnitte werden mit je einer Leerzeile vom vorhergehenden und vom
nachfolgenden Text abgesetzt. Nach einer Abschnittsnummer steht kein
Punkt. Wenn die Abschnittsüberschriften mehrzeilig sind, beginnt die
zweite Zeile in der Fluchtlinie der ersten. Der Text unter den Überschriften
beginnt in gleicher Linie mit dem Anfang der Abschnittsnummer.
↵
1.1 Der Tagesablauf
↵
Das Training beginnt um 10 Uhr. Wir treffen uns im Seminarraum „Köln“ im 1. Stock
des Hotels.
↵
10 Lexikon: Tipps und Tricks für den perfekten Geschäftsbrief
1.1.1 Pausenregelung
↵
Die Kaffeepausen werden mit dem Seminarleiter abgestimmt. Das gemeinsame Mit-
tagessen findet von 12.30 Uhr bis 14 Uhr im Restaurant des Hotels statt.
↵
Fügen Sie nach der Abschnittsnummer mindestens zwei Leerzeichen ein, bevor
Sie mit dem Abschnitts-Überschriftentext beginnen. Das erleichtert die Lesbar-
keit.
Absender
Achten Sie bei Ihrer Korrespondenz grundsätzlich darauf, dass der Absen-
der gut erkennbar ist. Dies ist wichtig, damit Sie Ihre Briefe zurückerhal-
ten, falls sie nicht zustellbar sind.
POSTRÜCKLÄUFERANSCHRIFT VERWENDEN
Account
Ein Account ist ein Postfach für E-Mails. Hier bleiben die Schreiben so lan-
ge „gelagert“ und gespeichert, bis sie vom Empfänger mithilfe des E-Mail-
Adressbuch für Ihre E-Mails 11
Microsoft bietet mit Outlook eine Komplettlösung. Hier können Sie neben den
Post-Adressen auch E-Mail-Anschriften sowie Fax- und Telefonnummern spei-
chern. So haben Sie alle wichtigen Informationen zu einer Person übersichtlich
in einer „Visitenkarte“ zusammengefasst.
Alias
Mit diesem Begriff wird eine andere E-Mail-Adresse für einen Benutzer
bezeichnet.
12 Lexikon: Tipps und Tricks für den perfekten Geschäftsbrief
Anführungszeichen
Direkte Rede, wörtliche Zitate, Eigennamen sowie Buch- und Zeitschrif-
tentitel werden durch Anführungszeichen gekennzeichnet. Sie werden
ohne ein Leerzeichen jeweils direkt vor und hinter den Text gesetzt. Es
wird zwischen zwei Arten von Anführungszeichen unterschieden:
gerade und
typographische Anführungszeichen.
Es hängt von Ihrer ganz persönlichen Vorliebe ab, welche Art der Anfüh-
rungszeichen Sie verwenden. Entscheiden Sie sich jedoch pro Text aus-
schließlich für eine Variante.
HALBE ANFÜHRUNGSZEICHEN
„Nach meinen Erfahrungen ist ,Das Handelsblatt’ eine der populärsten Wirt-
schaftszeitungen in Deutschland.“
Anlagevermerk 13
Anlagevermerk
Im Anlagevermerk weisen Sie den Leser auf die Unterlagen hin, die Sie
zusammen mit Ihrem Brief versenden. Das Worte „Anlagen“ steht links-
bündig mit einem Abstand von drei Leerzeilen zur Grußformel oder einer
Leerzeile Abstand zur maschinenschriftlichen Wiederholung des Unter-
zeichners.
↵
Freundliche Grüße nach Frankfurt
↵
↵
↵
Susanne Breitenbach
↵
Anlagen
Angebot
Prospekt
Referenzliste
Sie können den Anlagevermerk auch neben die Grußformel setzen. Der Abstand
vom linken Rand bis zum Beginn des Wortes „Anlagen“ beträgt exakt 125,7
Millimeter. So können Sie häufig auf eine zweite Briefseite verzichten.
Anrede
Die Anrede des Empfängers wird linksbündig geschrieben. Zwischen dem
Betreff und der Anrede müssen Sie zwei Leerzeilen Abstand lassen. Die
Anrede endet mit einem Komma und wird durch eine Leerzeile vom Brief-
text getrennt. Das erste Wort des Brieftextes wird kleingeschrieben, falls es
sich nicht um ein Substantiv oder eine direkte Anrede handelt.
↵
RhetorikTraining
↵
↵
Sehr geehrter Herr Furtwängler,
↵
vielen Dank für das freundliche Telefonat und Ihre interessanten Unterlagen. Mit
diesem Schreiben erhalten Sie meine Anmeldung.
↵
Die Form der Anrede hängt von Ihrer Beziehung zum Empfänger des Briefes ab.
Je persönlicher der Kontakt, desto eher können Sie auch Anreden wie „Guten
Tag, Frau Horstmann“ oder „Hallo Gerhard“ verwenden.
Kennen Sie den Empfänger nicht namentlich? Dann verwenden Sie die allge-
meine Anrede „Sehr geehrte Damen und Herren“. Wenn Sie zwei Personen an-
sprechen, wird in der Geschäftskorrespondenz immer die hierarchisch höher
gestellte Person als erstes angesprochen: „Sehr geehrter Herr Dr. Jansen, sehr
geehrte Frau Jürissen“. Auch diese Form der Anrede steht in einer Zeile.
Anschrift 15
Anschrift
Über 95 Prozent aller Briefe erreichen den Empfänger innerhalb Deutsch-
lands einen Tag nach der Einlieferung. Die Deutsche Post AG will diesen
Wert in den nächsten Jahren weiter verbessern. Dies ist allerdings nur
möglich, wenn die Anschrift maschinell lesbar ist.
FORMVORSCHRIFTEN BEACHTEN
Beachten Sie unbedingt die Hinweise zur Gestaltung der Anschrift, damit Ihre
Briefe Ihre Kunden und Geschäftspartner möglichst schnell erreichen.
Damit die Anschrift in das Fenster des Briefumschlags passt, darf sie
nicht größer als 40 × 85 Millimeter sein. Für die Anschrift stehen Ihnen
maximal neun Zeilen zur Verfügung:
1. Zeile: Zusätze und Vermerke („Persönlich“/„Nicht nachsenden“)
2. Zeile: Zusätze und Vermerke („Einschreiben“)
3. Zeile: Zusätze und Vermerke
4. Zeile: Vorname und Name
5. Zeile: Postfach/Straße und Hausnummer
6. Zeile: Postleitzahl und Ort
7. Zeile: Für zusätzliche Elemente der Anschrift
8. Zeile: Für zusätzliche Elemente der Anschrift
9. Zeile: Für zusätzliche Elemente der Anschrift
Nach der neuesten Version der DIN 5008 fällt die Leerzeile zwischen der Straße
und dem Ort weg.
16 Lexikon: Tipps und Tricks für den perfekten Geschäftsbrief
Die folgenden Beispiele zeigen Ihnen, wie Sie Ihre Inlandsanschriften gestalten
müssen, damit sie maschinell verarbeitet werden können.
Frau Gaby Lindemann
Herrn Gerhard Lindemann
Aachener Straße 9
51145 Köln
Frau
Gabriele Hansen
Aachener Straße 9
51145 Köln
Herrn Professor
Jürgen Benedikt
Aachener Straße 119
51145 Köln
1. Zeile:
2. Zeile:
3. Zeile:
4. Zeile: Peter Sturtz
5. Zeile: Am Wasserturm 42
6. Zeile: 42109 Wuppertal
7. Zeile:
8. Zeile:
9. Zeile:
1. Zeile:
2. Zeile:
3. Zeile: Einschreiben
4. Zeile: Vester AG
5. Zeile: Klaus Grabert
6. Zeile: Gebäude C1
7. Zeile: Abteilung Personalentwicklung
8. Zeile: Postfach 12 42 56
9. Zeile: 32441 Kassel
Warensendung
Gerhard Fendrich GmbH
Claudia Seiffert
Abteilung Einkauf
Postfach 33 66 99
14473 Potsdam
18 Lexikon: Tipps und Tricks für den perfekten Geschäftsbrief
Herrn Direktor
Roland Berger
Vester AG
Postfach 70 71 70
42113 Wuppertal
Nicht nachsenden
Einschreiben
Prof. Dr. Renate Hahn
Jurastraße 59
81677 München
Zwischen der Straße bzw. dem Postfach und der Postleitzahl mit dem
Ortsnamen wird eine Leerzeile gelassen.
Ansprechpartner 19
Die Schrift ist zu klein oder zu groß. Sie muss mindestens 10 Punkt
und darf höchstens 14 Punkt betragen.
Ansprechpartner
Geben Sie in Ihren Briefen immer einen Ansprechpartner mit der telefoni-
schen Durchwahl an. So vermeiden Sie, dass ein Kunde oder ein Ge-
schäftspartner mehrfach verbunden werden muss, wenn er wegen einer
zusätzlichen Information oder einer Frage anruft. Das PS ist besonders
gut für diesen Hinweis geeignet.
AOL
Abkürzung für „America Online“, einer der größten Anbieter in Deutsch-
land für den Zugang zum Internet.
Attachment
Ihre E-Mails können Sie im Handumdrehen in kleine „Pakete“ verwan-
deln: Sie hängen einfach eine oder mehrere Datei/en an die E-Mail. Das
können Text- oder Bilddateien, ja sogar ganze Präsentationen sein. Kli-
20 Lexikon: Tipps und Tricks für den perfekten Geschäftsbrief
cken Sie in Ihrem Mailprogramm einfach auf das Symbol „Einfügen“ oder
„Anhang“.
Nicht jeder Empfänger freut sich über große Attachments oder mehrere Dateien
im Anhang der E–Mail. Im Zweifelsfall sollten Sie vorher um Erlaubnis fragen.
Große Dateien lassen sich durch Komprimierungsprogramme verkleinern.
Dies verringert die Übertragungszeiten ganz erheblich. Der Empfänger muss die
Software allerdings auch besitzen, um die Dateien öffnen zu können.
Aufzählungen
Durch Aufzählungen können Sie den optischen Eindruck und die Lesbar-
keit Ihrer Geschäftsbriefe deutlich verbessern. Alle Textverarbeitungspro-
gramme bieten Ihnen die Möglichkeit, Aufzählungen optisch zu gestalten.
Auslandsanschrift
Auslandsanschriften müssen Sie ebenso gestalten wie Inlandsanschriften.
Doch gibt es eine Ausnahme: In Großbuchstaben geschrieben werden das
Bestimmungsland und der
Bestimmungsort.
Madame
Veronique Lebichot
Rue du Logis 44
54300 LUNEVILLE
FRANKREICH
Mevrouw J. de Boer
Poste restante A. Cuypstraat
Postbus 99730
1000 NA AMSTERDAM
NIEDERLANDE
Setzen Sie das Länderkennzeichen mit einem Bindestrich vor die Postleitzahl.
Dann können Sie auf die Angabe des Landes unterhalb der Stadt verzichten. Für
eine dänische Anschrift sieht das dann so aus: DK-67000 ESBJERG.
Ausloggen
Englischer Begriff für das „Ausklinken“ aus einem System.
Autoresponder 23
Autoresponder
Es handelt sich dabei um ein System zur automatischen Beantwortung
von E-Mails. Häufig wird es auch mit dem Begriff „Auto-Reply“ bezeich-
net. Mithilfe des Autoresponders können Sie beispielsweise Personen, die
Ihnen eine E-Mail schicken, über eine längere Abwesenheit informieren.
Die Antwort wird von der Software automatisch erzeugt, sobald eine E-
Mail für Sie eintrifft. Den Text für den Autoresponder müssen Sie natür-
lich vorher schreiben, abspeichern und programmieren. Unternehmen
verwenden den Autoresponder häufig, um Kunden über den Eingang einer
Bestellung oder einer Reklamationen zu informieren. Dies gibt dem Ab-
sender die Gewissheit, dass seine Nachricht beim richtigen Adressaten
angekommen ist.
Bankleitzahlen
Bankleitzahlen werden besonders gegliedert: Dreierblock, Leerzeichen,
Dreierblock, Leerzeichen, Zweierblock. Außerdem wird der Zahl die Ab-
kürzung BLZ ohne Doppelpunkt vorangestellt: BLZ 100 110 54.
Bankverbindung
Viele Freiberufler und Firmen drucken die Bankverbindung fest auf ihren
Geschäftsbriefbogen ein. Dies schränkt die Verwendung erheblich ein, da
man ihn nicht mehr für jeden Anlass verwenden kann, etwa für einen
Glückwunsch oder ein Kondolenzschreiben.
Geben Sie die Bankverbindung in Ihren Geschäftsbriefen nur dann an,
wenn es wirklich sinnvoll und notwendig ist. Dies gilt vor allem bei Rech-
nungen oder in Mahnschreiben. Das PS ist besonders gut für den Hin-
weis auf die Kontoverbindung geeignet.
24 Lexikon: Tipps und Tricks für den perfekten Geschäftsbrief
Freundliche Grüße
Peter Gernhardt
PS: Bitte überweisen Sie den Rechnungsbetrag ohne Abzüge auf das Konto
23 45 67 89 bei der Stadtsparkasse München, Bankleitzahl 701 500 00. Danke!
Betreff
Vor einigen Jahren wurde der Betreff ausschließlich in Werbebriefen ver-
wendet. Inzwischen werden die Vorteile der Betreffzeile auch in der Ge-
schäftskorrespondenz genutzt:
Der Betreff wird fast immer gelesen.
Die „Botschaft“ des Briefes wird prägnant auf den Punkt gebracht.
Der Betreff wird linksbündig ohne das Wort „Betreff“ mit einem Abstand
von zwei Zeilen zum Anschriftenfeld geschrieben. Lassen Sie zwischen
Betreff und der Anrede zwei Leerzeilen.
Heben Sie den Betreff durch Fettdruck optisch hervor. Verschenken Sie den
hohen Aufmerksamkeitswert der Betreffzeile nicht durch Formulierungen wie
„Ihr Schreiben vom 19. Januar 2012“. Bringen Sie den Inhalt auf den Punkt. Die
Vorteile und der Nutzen für den Leser eignen sich besonders gut für die Über-
schrift Ihrer Briefe: „Sparen Sie Heizkosten und schonen Sie gleichzeitig die
Umwelt!“ Scheuen Sie sich nicht, zweizeilige Betreffe zu schreiben. Das gibt
Ihren Briefen einen schönen optischen Aufhänger. Außerdem fällt es Ihnen
dann leichter, den Einstieg des Briefes zu formulieren.
der täglichen E-Mails nimmt immer weiter zu. Daher entscheiden viele
Nutzer anhand der Betreffzeile, ob sie eine E-Mail öffnen oder ungelesen
in den elektronischen Papierkorb werfen. Investieren Sie daher etwas Zeit
und Kreativität in das Formulieren einer originellen und aussagekräftigen
Betreffzeile.
↵
Entscheiden Sie sich für Qualität
und sparen Sie gleichzeitig mehrere Tausend Euro pro Jahr!
↵
↵
Sehr geehrte Frau Heinrich,
↵
vielen Dank für das freundliche und informative Telefonat. Mit diesem Schreiben
erhalten Sie das versprochene Angebot.
↵
Bezugszeichenzeile
In vielen Geschäftsbriefbögen ist die Bezugszeichenzeile fest eingedruckt.
Einige typische Elemente:
Ihr Zeichen
Ihre Nachricht
Unser Zeichen
Name
Telefon
Datum
Verzichten Sie bei der Gestaltung Ihres Geschäftsbriefbogens auf die Bezugszei-
chenzeile, denn sie hat entscheidende Nachteile:
Sie haben weniger Platz für den Brieftext.
Ihre Schreiben wirken bürokratisch und unpersönlich.
Die Verwendbarkeit Ihres Briefbogens wird stark eingeschränkt.
Nutzen Sie stattdessen die Vorteile des Informationsblocks. Er muss nicht
fest eingedruckt werden und lässt sich mit jeder Textverarbeitung individuell
gestalten und positionieren.
Bindestrich
Schreiben Sie Kopplungen und Aneinanderreihungen mit einem
Bindestrich. Das sieht besser aus und verbessert gleichzeitig die Lesbarkeit.
Die einzelnen Elemente werden ohne Leerschritt geschrieben:
DIN-A5-Format
Mund-zu-Mund-Beatmung
6-Zylinder-Motor
Schwimm-Meisterschaft
Blocksatz
98 Prozent der Geschäftskorrespondenz werden inzwischen mit dem PC
geschrieben. Häufig werden dabei auch Gestaltungsmöglichkeiten genutzt,
Blocksatz 27
die nicht sinnvoll sind. Eine typische „Sünde“ in der modernen Geschäfts-
korrespondenz ist der Blocksatz. Dabei wird der Brieftext so formatiert,
dass alle Zeilen die gleiche Länge haben. Dadurch entstehen zwischen den
einzelnen Wörtern unterschiedlich große Zwischenräume.
Vielen Dank für das freundliche Gespräch in Ihrem Hause. Ich habe der Ge-
schäftsleitung Ihren Vorschlag präsentiert und wir haben ihn ausführlich disku-
tiert. Das Ergebnis: Wir nehmen Ihr Angebot an. Bitte teilen Sie uns mit, bis zu
welchem Termin die Installation abgeschlossen sein wird und mit welchen Kos-
ten wir rechnen müssen.
Verwenden Sie für Ihre Briefe den so genannten „Flattersatz“. Dabei wird der
Text ohne eine zusätzliche Formatierung gedruckt. Der Vorteil: Durch die
unterschiedliche Länge der einzelnen Zeilen wirkt der Brief lebendiger und
individueller.
Werbetexter sind inzwischen sogar dazu übergegangen, vollständig auf die
Trennung zu verzichten. Der Grund: Der Inhalt der Briefe kann schneller und
einfacher erfasst werden, weil zusammenhängende Informationen nicht aus-
einandergerissen werden. Das folgende Beispiel zeigt einen Brieftext im typi-
schen Flattersatz.
Vielen Dank für das freundliche Gespräch in Ihrem Hause. Ich habe der
Geschäftsleitung Ihren Vorschlag präsentiert und wir haben ihn ausführlich
diskutiert. Das Ergebnis: Wir nehmen Ihr Angebot an. Bitte teilen Sie uns mit, bis zu
welchem Termin die Installation abgeschlossen sein wird und mit welchen Kosten
wir rechnen müssen.
28 Lexikon: Tipps und Tricks für den perfekten Geschäftsbrief
Body
Englische Bezeichnung für den „Textkörper“ einer E-Mail. Im Gegensatz
dazu gehören alle Einträge zum Adressaten, zum Absender und zur
Betreffzeile zum Header, also zum Kopf der E-Mail.
Briefanfang
Verzichten Sie in Ihren Briefen auf Floskeln und lange Einleitungen.
Kommen Sie direkt mit dem ersten Satz zum Thema Ihres Briefes. So we-
cken Sie das Interesse des Lesers. Das fällt Ihnen besonders leicht, wenn
Sie einen interessanten Betreff formulieren.
Briefbogen
Ein professionell gestalteter Briefbogen ist für den Erfolg Ihrer Korrespon-
denz mindestens so wichtig wie der Inhalt und die Formulierungen. Er-
folgreiche Unternehmen zeichnen sich durch ein unverwechselbares
Image – die so genannte Corporate Identity – aus. Ein wesentliches
Element eines professionellen Marketings ist ein einheitliches Erschei-
nungsbild, das so genannte Corporate Design. Dabei geht es vor allem
um zwei Faktoren:
Ein erfahrener Grafiker berät Sie gerne bei der Gestaltung und beim Druck Ihres
Briefbogens. Das ist nicht gerade preiswert, doch Ihr Geld ist gut investiert. Die
professionelle und auf Ihr Image abgestimmte Gestaltung des Briefbogens so-
wie die Entwicklung eines Logos sind langfristige Investitionen.
Die Entwicklung und der Druck eines Geschäftsbriefbogens kostet zwischen 500 und
1.000 Euro. Je mehr Farben Sie verwenden, desto höher sind die Kosten. Für die
Entwicklung eines Logos müssen Sie zwischen 1.000 und 3.000 Euro investieren.
Briefgeheimnis
Die Unverletzlichkeit des Briefverkehrs ist durch das Postgeheimnis in
Artikel 10 des Grundgesetzes gewährleistet. Das vorsätzliche, unbefugte
Öffnen eines verschlossenen Briefes wird nach § 202 des Strafgesetzbu-
ches mit einer Freiheitsstrafe bis zu einem Jahr bestraft.
Immer wieder kommt es zu Missverständnissen und Streitigkeiten, weil
nicht klar geregelt ist, wer bestimmte Briefe öffnen darf und wer nicht.
Entscheidend ist die Anschrift des Briefes: Wird der Name des Empfängers
vor dem Firmennamen genannt, darf der Brief nur von der genannten
Person geöffnet werden.
Susanne Demand
Krüger und Söhne KG
Der wie folgt adressierte Brief darf auch von einem anderen Mitarbeiter
geöffnet werden, denn er richtet sich an das Unternehmen.
Wenn Sie sicher sein wollen, dass der Brief nur von einer bestimmten Person
geöffnet werden darf, sollten Sie vor die Anschrift den Vermerk „Persönlich“
setzen. Das sieht dann so aus:
Persönlich
Susanne Demand
Krüger und Söhne KG
Briefkopf
Die einheitliche Gestaltung von Briefbögen für die Geschäftskorrespon-
denz ist in der Deutschen Industrienorm DIN 676 geregelt. In ihr ist
festgelegt,
welche Elemente ein Geschäftsbriefbogen enthalten muss,
In der DIN 676 wird zwischen zwei Versionen eines Briefbogens unter-
schieden:
Form A, die so genannte „Sparbrief-Version“: Diese Variante zeichnet
sich durch einen kleinen Briefkopf aus, der maximal 27 Millimeter
hoch sein darf.
Für welche Variante Sie sich entscheiden, hängt sowohl von der Verwen-
dung des Briefbogens als auch von der Form und Größe Ihres Firmenlogos
Brieflänge 31
ab. Die „Sparbrief-Version“ bietet mehr Platz für den Brieftext, die „Nor-
malbrief-Version“ lässt Ihnen einen größeren Freiraum für die Gestaltung
des Logos und der Firmenangaben.
Lassen Sie sich bei der Gestaltung Ihres Briefbogens von einem professionellen
Grafiker beraten. In der modernen Geschäftskorrespondenz setzt sich die „Spar-
brief-Version“ immer mehr durch, weil sie mehr Platz für den Brieftext bietet.
Die meisten Texte lassen sich dann auf einer Seite unterbringen. Dies erleichtert
das Lesen und bedeutet gleichzeitig eine erhebliche Kosten- und Zeitersparnis
bei der Bearbeitung der täglichen Korrespondenz.
Brieflänge
In der modernen Geschäftskorrespondenz gilt: Man kann über alles schrei-
ben – nur nicht über eine Seite. Durch die professionelle Gestaltung des
Briefbogens und des Informationsblocks haben Sie für den Brieftext
so viel Platz, dass Sie in der Regel mit einer Seite auskommen.
Immer wieder werden mehrseitige Briefe versandt, die auf der zweiten Seite nur
noch die Grußformel und die Unterschrift enthalten. Durch eine bessere Gestal-
tung kann dies verhindert werden. Verzichten Sie lieber auf einen Absatz oder
nutzen Sie einen kleineren Schrifttyp. Denn kurze Briefe sind wesentlich erfolg-
reicher. Sie können den eigentlichen Brieftext auch durch einen kleinen Trick
verkürzen: Legen Sie Informationsmaterial dazu, auf das Sie in Ihrem Text hin-
weisen. So müssen Sie in Ihrem Anschreiben nicht auf alle Details eingehen.
32 Lexikon: Tipps und Tricks für den perfekten Geschäftsbrief
Briefmarke
In vielen Firmen wird die gesamte Korrespondenz vollautomatisch mithilfe
einer Frankiermaschine frankiert. Der Vorteil: eine enorme Zeit- und Kos-
tenersparnis. Der Nachteil: Die Briefe wirken unpersönlich.
Frankieren Sie Ihre Briefe daher bewusst und gezielt. Achten Sie dabei
auch auf ausreichendes Porto. Eine Briefwaage ist immer eine gute Inves-
tition, die sich schnell amortisiert. Denn viele Briefe werden aus Unsicher-
heit überfrankiert.
BRIEFMARKE BENUTZEN
Frankieren Sie wichtige und persönliche Briefe mit einer Briefmarke. Besonders
gut geeignet sind Sonder- und Wohlfahrtsmarken. Analysen haben gezeigt, dass
Werbebriefe, die mit einer Briefmarke frankiert sind, wesentlich erfolgreicher
sind. Die höheren Kosten amortisieren sich daher sehr schnell.
Auch für Kondolenz-, Weihnachts- und Glückwunschbriefe sollten Sie unbe-
dingt Briefmarken verwenden.
Briefschluss
Der erste Eindruck ist entscheidend – der letzte bleibt. Daher ist der Brief-
schluss genauso wichtig wie der Briefanfang. Vermeiden Sie Flos-
keln und umständliche Formulierungen. Beenden Sie Ihr Schreiben mit
einem persönlichen Satz. Verwenden Sie dabei unbedingt die beiden Wör-
ter, die in deutschen Breiten leider immer noch selten sind: „bitte“ und
„danke“.
Hier einige Beispiele für Schlussformeln:
Ich freue mich auf Ihre Antwort.
Nutzen Sie die Vorteile unseres Angebots und bestellen Sie gleich.
Brieftext 33
Schönes Wochenende!
Ihre Fragen beantworte ich auch gerne telefonisch: (06 21) 21 74 65.
Brieftext
Der Brieftext beginnt mit dem Betreff oder direkt mit der Anrede des Emp-
fängers. Wenn Sie einen Briefbogen mit Bezugszeichenzeile verwenden,
beginnt der Brieftext mit einem Abstand von zwei Leerzeilen. Falls Sie mit
einem Informationsblock arbeiten, beginnt der Brieftext zwei Leerzeilen
unterhalb des Datums.
↵
Frau
Susanne Gerber
Am grünen Klee 17
51145 Köln
↵
17. Oktober 2012
↵
Hier ist der unterschriebene Mietvertrag.
Wir freuen uns auf eine gute Nachbarschaft!
↵
↵
Sehr geehrte Frau Gerber,
↵
vielen Dank für das freundliche Telefonat. Mit diesem Schreiben erhalten Sie den
unterschriebenen Mietvertrag zurück.
↵
Wir haben den Umzug für den 30. November geplant. Es wäre daher schön, wenn
wir den Schlüssel wie vereinbart am 29. November bei Ihnen abholen könnten.
↵
Wir freuen uns auf die neue Wohnung.
↵
Freundliche Grüße aus dem benachbarten Bonn
↵
Petra Gernhardt
↵
Petra Gernhard
Assistentin der Geschäftsleitung
↵
Briefumschlag 35
Briefumschlag
Die Auswahl des richtigen Briefumschlags ist unter zwei Aspekten wich-
tig:
Er muss zum Erscheinungsbild Ihres Unternehmens passen.
Der Vorteil: Sie müssen die Anschrift nur einmal schreiben. Außerdem können
Sie auf den Absender verzichten, weil die Postrückläufer-Anschrift ebenfalls
im Fenster erscheint. Entscheiden Sie sich immer für den Briefumschlag im
kleinsten Format. Das spart Kosten, denn je größer der Umschlag, desto höher
ist das Porto. Einen DIN-A4-Umschlag sollten Sie nur verwenden, wenn der
Brief und die Unterlagen auf keinen Fall geknickt werden dürfen.
Browser
Der Begriff wird aus dem englischen Begriff „to browse“ abgeleitet. Er
bedeutet wörtlich „duchblättern“. In der Regel bezeichnet er ein Software-
programm zum Anzeigen von Informationen aus dem Internet. Die wich-
tigsten Programme sind zurzeit der Microsoft Internet Explorer und der
Navigator von Netscape. Einige Programme, etwa T-Online, haben in ihren
Softwarelösungen eigene Browser integriert. Sie funktionieren in der Regel
aber auch mit Navigator und dem Internet Explorer.
36 Lexikon: Tipps und Tricks für den perfekten Geschäftsbrief
c/o
Die Abkürzung „c/o“ bedeutet „per Adresse“. In der deutschen Geschäfts-
korrespondenz wird es häufig als Ersatz für „zu Händen von“ verwendet.
Das ist falsch. Vermeiden Sie Missverständnisse und verzichten Sie in
Ihrer Korrespondenz auf die Abkürzung „c/o“.
Corporate Design
Jedes erfolgreiche Unternehmen hat ein unverwechselbares Image, das
durch einen Firmennamen, ein geeignetes Logo und einprägsame Firmen-
farben „transportiert“ wird. Das gesamte Erscheinungsbild eines Unter-
nehmens wird als „Corporate Design“ bezeichnet.
Machen Sie einen kleinen Test und legen Sie alle Geschäftspapiere Ihres
Unternehmens nebeneinander auf den Schreibtisch. Ist ein eindeutiges und
einheitliches Erscheinungsbild erkennbar? Wenn dies nicht der Fall ist, sollten
Sie einen erfahrenen Grafiker mit der Gestaltung Ihres Briefbogens und der
Geschäftspapiere beauftragen. Denn in der heutigen Informationsflut können
Sie sich nur durch ein professionelles Corporate Design positiv von Ihren Mit-
bewerbern abheben.
Corporate Identity 37
Corporate Identity
Mit dem Begriff „Corporate Identity“ wird der Zusammenhang zwischen
dem Unternehmensauftritt und der Unternehmenskommunikation mit dem
Erscheinungsbild in der Öffentlichkeit ausgedrückt. Das Erscheinungsbild
muss positiv und unverwechselbar sein, damit der Kunde die Produkte, die
Dienstleistung und die Mitarbeiter mit diesem Image in Verbindung bringt.
Dies sind wesentliche Elemente einer Corporate Identity:
Beim Corporate Design – dem Erscheinungsbild des Unternehmens –
geht es vor allem darum, einen unverwechselbaren Firmennamen, ein
geeignetes Logo und einprägsame Firmenfarben festzulegen.
Auch kleine Unternehmen sollten sich überlegen, wie sie in der Öffentlichkeit
gesehen werden möchten. Dieses Image muss dann durch die Gestaltung der
Geschäftspapiere und des Briefbogens deutlich werden.
38 Lexikon: Tipps und Tricks für den perfekten Geschäftsbrief
Datum
In den meisten Briefen wird das Datum in der Reihenfolge Tag, Monat und
Jahr geschrieben. Es werden zwei Varianten verwendet:
Achtstellige Schreibweise: 14.11.08
In der aktuellen Version der DIN 5008 wurde eine zusätzliche Schreib-
weise festgelegt, die sich an der internationalen Norm EN 28601 orientiert.
Dort sind drei Varianten vorgesehen, und zwar immer in der Reihenfolge
Jahr, Monat und Tag:
Basisversion: 20120129
4.10.12
4. Okt. 2012
4. Oktober 2012
Digitale Signatur
Sie dient bei E-Mails zur eindeutigen Identifikation des Absenders. Außer-
dem garantiert sie, dass eine Mail auf dem Weg vom Absender zum Emp-
fänger nicht manipuliert werden kann.
Diktatzeichen
Diktatzeichen sind immer dann sinnvoll, wenn mehrere Mitarbeiter in
Ihrem Unternehmen arbeiten. Nur durch diese Kürzel können Briefe ein-
deutig zugeordnet werden. Diktatzeichen werden in Kleinbuchstaben ge-
schrieben: st-kr. Dieses Kürzel bedeutet, dass Herr Steinberg (st) für den
Brief inhaltlich verantwortlich ist und Frau Kreitschmann (kr) den Brief als
Sekretärin geschrieben hat. Zwischen den beiden Zeichen steht ein Binde-
strich.
Das Diktatzeichen steht entweder im Informationsblock oder in der
Bezugszeichenzeile, und zwar hinter dem Kürzel „Unser Zeichen“. Das
folgende Beispiel zeigt den Briefkopf mit Anschrift und Informationsblock.
40 Lexikon: Tipps und Tricks für den perfekten Geschäftsbrief
DIN 676
Die Abkürzung „DIN“ bedeutet Deutsche Industrie-Norm. Die DIN 676 ist
vom Normenausschuss „Bürowesen“ erarbeitet worden und legt Richtli-
nien zur Gestaltung von Geschäftsbriefbögen vor. In der Norm sind drei
wichtige Punkte festgelegt:
Seit Mai 2011 gibt es eine neue Fassung der DIN 5008. Die DIN 676 ist jetzt
vollständig in der DIN 5008 integriert. Damit werden Verweise und Wieder-
holungen vermieden. Die DIN 5008 bietet daher ab sofort ein schlüssiges Ge-
samt-Regelwerk für die Gestaltung Ihrer Geschäftsbriefe. Jeder erfahrene Gra-
fiker kennt diese Norm und wird sie bei der Gestaltung Ihres Briefbogens
berücksichtigen.
DIN 5008 41
Lassen Sie sich bei der Gestaltung Ihres Briefbogens von einem professionellen
Grafiker beraten. In der modernen Geschäftskorrespondenz setzt sich die „Spar-
brief-Version“ immer mehr durch, weil sie mehr Platz für den Brieftext bietet.
Die meisten Texte lassen sich dann auf einer Seite unterbringen. Das erleichtert
das Lesen und bedeutet gleichzeitig eine erhebliche Kosten- und Zeitersparnis
bei der Bearbeitung der täglichen Korrespondenz.
DIN 5008
Die Abkürzung „DIN“ bedeutet Deutsche Industrie-Norm. Die DIN 5008 ist
die wichtigste Norm im Bereich der Textverarbeitung. In dieser Norm sind
unter anderem folgende Aspekte für die Formulierung und Formatierung
von Geschäftsbriefen geregelt:
Die DIN 5008 ist im Mai 2011 überarbeitet und ergänzt worden. In die
aktuelle Version wurde die DIN 676 komplett integriert. Sie regelt die
Formate und die Aufteilung eines Briefblattes. Bei vorgefertigtem Briefpa-
pier bereiten solche Fragen in der Regel keine Probleme, da der Grafiker
sie bei der Entwicklung des Briefbogens bereits berücksichtigt hat. Außer-
dem wurde die neue Version der DIN 5008 um Regelungen für folgende
weitere Aspekte ergänzt:
42 Lexikon: Tipps und Tricks für den perfekten Geschäftsbrief
Außerdem wurde ein neuer Abschnitt zum Thema „Längere Texte“ eingefügt.
Die Bestimmungen, Empfehlungen und Regeln dieser Norm finden Sie direkt
unter dem jeweiligen Stichwort in diesem Lexikon. Wenn Sie die Tipps und
Empfehlungen beachten, ist Ihre Korrespondenz auf dem aktuellsten Stand.
DNS
Abkürzung für „Domain Name Service“. Es handelt sich dabei um ein Sys-
tem zur Verwaltung und Abfrage von Internetadressen über deren Namen.
Das DNS garantiert, dass die verschiedenen Rechner, Server und Dienste
im Internet nach einem einheitlichen System benannt werden. Nur so
können die verschiedenen Namen der Domains eindeutig den richtigen
IP–Adressen zugeordnet werden.
Doktortitel
Viele Empfänger legen besonderen Wert auf ihre Titel. Daher sollten Sie in
Ihrer Korrespondenz auf die richtige Schreibweise achten. Sowohl in der
Anrede als auch in der Anschrift wird der Doktortitel abgekürzt.
Frau
Dr. Elisabeth Volkertz
Albert-Einstein-Straße 91
60437 Frankfurt a. M.
↵
18. Oktober 2012
Domain
Englischer Begriff für die Einzelteile einer Internetadresse, die rechts ne-
ben dem Klammeraffen steht. Die einzelnen Domains werden durch
Punkte voneinander getrennt. Die Domain, die ganz rechts steht, ist die
höchste. Sie wird daher auch „Top-Level-Domain genannt. Das Kürzel
„de“ steht dabei für Deutschland und „ch“ für die Schweiz.
Download
Englischer Begriff für das „Herunterladen“ von Daten und Attachments.
Angehängte Dateien müssen Sie nac gesondert herunterladen, um sie auf
der Festplatte Ihres Computers zu speichern. Abhängig von der Größe der
Datei und der Geschwindigkeit Ihrer Datenleitung kann das Herunterladen
einige Sekunden, mehrere Minuten oder sogar Stunden dauern.
Durchwahl
Geben Sie in allen Geschäftsbriefen einen Ansprechpartner mit seiner tele-
fonischen Durchwahl an. Das ist wichtig, damit der Empfänger sofort
weiß, wen er ansprechen kann, wenn er Fragen hat oder weitere Informa-
tionen benötigt. Ein weiterer Vorteil: Sie vermeiden für Ihre Kunden und
Geschäftspartner den lästigen Umweg über die Telefonzentrale.
44 Lexikon: Tipps und Tricks für den perfekten Geschäftsbrief
PS: Wir sind rund um die Uhr für Sie da! Nutzen Sie für Ihre Fragen oder weitere
Informationen unseren 24-Stunden-Service: 089 2259-67. Dieses Angebot gilt auch
an Wochenenden und Feiertagen.
E-Mail
Der elektronische Briefverkehr gewinnt durch das Internet immer mehr an
Bedeutung. Die Vorteile liegen auf der Hand:
Hohe Geschwindigkeit: Der Empfänger erhält den Brief innerhalb von
Sekunden.
E-Mail-Anschrift unverzichtbar
Eine E-Mail-Adresse gehört heute zum Standard der Korrespondenz. Sie er-
kennen sie an dem Symbol „@“. Alles, was Sie für den elektronischen Brief-
verkehr brauchen, ist ein PC, eine Telefonleitung, ein Modem, ein DSL-
Anschluss und die richtige Software. Die Investition amortisiert sich durch
die enorme Portoersparnis und die hohe Geschwindigkeit des Briefversands
sehr schnell. Sie sollten allerdings immer bewusst entscheiden, welche Texte
Sie elektronisch und welche Sie in Papierform als „normalen“ Brief versenden.
E-Mail-Adresse 45
Ihre E-Mails sollten grundsätzlich eine Signatur mit allen wichtigen Infor-
mationen zum Absender enthalten. Nur so ist eine reibungslose Korrespondenz
auf den unterschiedlichen Kommunikationswegen gewährleistet. Selbstständi-
ge, Freiberufler und Unternehmen müssen seit 1. Januar 2007 zusätzliche In-
formationen integrieren. Alle weiteren Details finden Sie direkt unter dem
Stichwort Signatur.
E-Mail-Adresse
Eine E-Mail-Adresse erkennt man am so genannten „Klammeraffen“, dem
so genannten At-Zeichen @ (engl. at = bei). Dieses Symbol trennt in der
Adresse den Namen von der Domain.
TYPISCHE E-MAIL-ADRESSEN
psturtz@aol.com
psp–wuppertal@t–online.de
peter.sturtz@correspondo.de
info@correspondo.de
Echo-Mailer
Elektronisches Postfach, das alle an ihn adressierten Mails genauso an den
Absender zurückschickt, wie sie bei ihm eintreffen. Mails werden also wie
ein Echo reflektiert. Dieses System wird vor allem für das Testen bestimm-
ter Einstellungen und zur Fehlersuche genutzt.
46 Lexikon: Tipps und Tricks für den perfekten Geschäftsbrief
Einloggen
Englischer Begriff für das „Einklinken“ in ein System.
Einschreiben
In bestimmten Fällen müssen Sie beweisen können, dass der Empfänger
Ihren Brief erhalten hat. Das gilt vor allem für Schreiben, bei denen eine
Frist eingehalten werden muss, etwa bei Kündigungen von Verträgen.
Versenden Sie wichtige Schreiben als Einschreiben mit Rückschein. Das ist zwar
etwas teurer, gibt Ihnen aber enorme Sicherheit: Sie erhalten ein Formular
zurück, auf dem der Empfänger den Empfang Ihres Briefes durch seine Unter-
schrift bestätigt. Bei einem Prozess können Sie den fristgerechten Zugang prob-
lemlos beweisen.
Einstieg
Der erste Eindruck ist entscheidend. Verzichten Sie daher in Ihren Briefen
auf Floskeln und lange Einleitungen. Kommen Sie direkt mit dem ers-
ten Satz zum Thema Ihres Briefes. Wecken Sie das Interesse des Lesers.
Das fällt Ihnen besonders leicht, wenn Sie einen attraktiven Betreff
formulieren.
Euro 47
Euro
Für den Euro sind zwei Schreibweisen vorgesehen:
EUR
€
Für den Cent gibt es zurzeit (noch) keine allgemein gültige Abkürzung.
Verwendet werden zurzeit „c“ und „ct“. Alle weiteren Informationen zur
Schreibweise finden Sie unter dem Stichwort Währung.
Falzmarkierungen
Achten Sie bei der Gestaltung Ihres Briefbogens auf die Falzmarkierungen.
Der Vorteil: Die Kuvertierung Ihrer täglichen Geschäftskorrespondenz ist
wesentlich einfacher. Außerdem ist sichergestellt, dass die Anschrift des
Empfängers vollständig im Fenster des Briefumschlags sichtbar ist.
FAQ
Abkürzung für „Frequently asked questions“, also häufig gestellte Fragen.
Eine FAQ ist in der Regel eine Datei, die aus Fragen und Antworten be-
steht. Im Internet gibt es zu vielen Themen FAQs.
Fax
Das Fax ist aus der Korrespondenz nicht mehr wegzudenken. Allerdings
gewinnen E-Mails immer mehr an Bedeutung und verdrängen das Fax in
vielen Bereichen. Der besondere Vorteil des Fax liegt aber immer noch im
schnellen und kostengünstigen Versand. Nach Berechnungen von
48 Lexikon: Tipps und Tricks für den perfekten Geschäftsbrief
Anfragen
Angebote
Auftragsbestätigungen
Bestellungen
Verwenden Sie für den Faxversand Ihren Briefbogen. Entwickeln Sie ein Faxfor-
mular, das alle wichtigen Angaben wie Absender, Anschrift, Telefonnummer,
Faxnummer, Datum und Anzahl der gefaxten Seiten enthält. Verzichten Sie auf
unnötige Grafiken und gerasterte Schriften, weil dies die Übertragungsdauer
unnötig verlängert und zusätzliche Kosten verursacht. Wenn Sie den Zugang
Ihres Schreibens beweisen müssen, ist der Faxversand nicht sinnvoll. Nutzen Sie
dann das Einschreiben mit Rückschein.
Hier haben wir ein Muster für ein Faxformular abgebildet. Es enthält alle
wichtigen Elemente.
Fettdruck 49
Peter Schenk
Am Rheinufer 36 . 40625 Düsseldorf
__________________________________________________
Fettdruck
Durch Fettdruck können Sie wichtige Elemente Ihres Briefes optisch her-
vorheben. Der Betreff wird fast immer fett gedruckt. Je sparsamer Sie
dieses Stilmittel im Brieftext einsetzen, desto größer ist die Wirkung.
In Ihren E-Mails sollten Sie Fettdruck nur in Ausnahmefällen verwenden.
Denn abhängig vom Mailprogramm wird die Formatierung bei der Übertra-
gung und beim Öffnen der Mail verändert. Sie haben also keinen Einfluss
darauf, wie Ihr Text beim Empfänger ankommt. Verzichten Sie daher in der
elektronischen Post auf zusätzliche Formatierungen und Unterstreichungen.
Folgeseiten
Einseitige Briefe werden intensiver und aufmerksamer gelesen. Daher soll-
ten Sie so oft wie möglich mit einer DIN-A4-Seite auskommen. Besteht Ihr
Brief aus zwei Seiten, sollten Sie unten rechts auf der ersten Seite durch
drei kleine Punkte auf die Folgeseite hinweisen. Der Hinweis steht am Fuß
der Seite mit einem Abstand von mindestens einer Leerzeile zum Brieftext.
So könnte der Hinweis aussehen:
50 Lexikon: Tipps und Tricks für den perfekten Geschäftsbrief
Auf der folgenden Seite habe ich die wichtigsten Punkte für Sie zusammengefasst.
↵
…
Wenn es sich um einen wichtigen Brief mit rechtlichen Inhalten handelt, sollten
Sie zusätzlich am oberen Rand der zweiten Seite durch den Vermerk „2. Seite
des Schreibens vom 1. April 2012 an Jürgen Drillich“ darauf hinweisen, dass der
Brief aus mehreren Seiten besteht.
Floskeln
Verzichten Sie in Ihrer Geschäftskorrespondenz auf Füllwörter und
Floskeln. Noch immer endet fast jedes Angebot mit dem Satz: „Wir hoffen,
Ihnen mit diesem Angebot gedient zu haben, und verbleiben mit freundli-
chen Grüßen …“.
Ihre Briefe werden nur dann erfolgreich sein, wenn Sie sich von den Mit-
bewerbern abheben. Konzentrieren Sie sich daher auf das Wesentliche und
streichen Sie alle überflüssigen, unpersönlichen und bürokratischen For-
mulierungen.
Forwarden
Englischer Begriff für das unveränderte Weiterleiten einer E-Mail an einen
anderen Empfänger. Sie können die weitergeleitete Mail natürlich zusätz-
lich noch mit einem Kommentar oder weiteren Informationen kombinie-
ren. Achten Sie darauf, dass Sie diese Methode gezielt und sinnvoll ver-
wenden. Denn neben den „Cc“ ist das Forwarden eine der entscheidenden
Ursachen für die Flut elektronischer Briefe.
Forwarder 51
Forwarder
Englischer Begriff für ein elektronisches Postfach, das empfangene E-
Mails unverändert an eine andere Mail-Adresse weiterleitet.
Frankiermaschinen
Kuvertier- und Frankiermaschinen erleichtern die Verarbeitung der tägli-
chen Geschäftskorrespondenz. Die Investition von mehreren tausend Euro
lohnt sich allerdings nur, wenn Sie regelmäßig mehr als 50 Briefe pro Tag
versenden. Persönliche Briefe sollten Sie nicht maschinell frankieren, son-
dern mit einer Briefmarke versenden.
Freeware
Englischer Begriff für eine kostenlose Software.
Fristen
Beim Versand rechtlich relevanter Briefe – etwa Kündigen oder Wider-
sprüche – müssen Sie Fristen einhalten. Für die Einhaltung der Frist ist der
Zugang des Schreibens entscheidend.
52 Lexikon: Tipps und Tricks für den perfekten Geschäftsbrief
FTP
Abkürzung für „File Transfer Protocol“, ein wichtiges Protokoll für den
Transport von Daten im Internet.
Füllwörter
Verzichten Sie in Ihren Briefen auf Füllwörter, denn sie erschweren die
Lesbarkeit und lassen Ihre Korrespondenz unpersönlich und bürokratisch
wirken. Diese Wörter können Sie ab sofort ersatzlos streichen:
eigentlich praktisch
nämlich sozusagen
nunmehr vielmehr
Gedankenstrich 53
Gedankenstrich
Der Gedankenstrich ist ein gutes Stilmittel, um Satzteile besonders zu be-
tonen oder hervorzuheben. Wenn Sie am PC arbeiten, erhalten Sie den Ge-
dankenstrich, der ein wenig länger ist als der Bindestrich, indem Sie die
Alt-Taste gedrückt halten und gleichzeitig die Ziffernfolge 0150 eingeben.
Geschäftspapiere
Neben einem professionell gestalteten Briefbogen benötigen Sie weitere
Geschäftspapiere:
Briefbogen ohne Absenderangaben als 2. Seite eines Briefes
Kurzmitteilungen
Kataloge
Lieferscheine
Preislisten
Prospekte
Rechnungen
54 Lexikon: Tipps und Tricks für den perfekten Geschäftsbrief
Visitenkarten
Achten Sie bei der Gestaltung Ihrer Geschäftspapiere auf ein einheitliches Er-
scheinungsbild. Lassen Sie sich dabei von einem erfahrenen Grafiker oder einer
Druckerei beraten. Denken Sie daran: Ein professionelles Corporate Design,
das zu Ihrem Image passt, ist ein wichtiges Erfolgskriterium für Ihre Geschäfts-
korrespondenz, Ihre Werbung und Ihr Marketing.
Gliederung
Durch sinnvolle Absätze können Sie Ihren Brief gliedern. Das verbes-
sert den optischen Eindruck und erleichtert das Lesen. Achten Sie darauf,
dass zusammengehörige Informationen nicht auseinander gerissen werden
und in einem Absatz stehen.
Grußformeln
Die Grußformel bildet den Abschluss des Brieftextes. Sie wird linksbündig
mit einem Abstand von einer Leerzeile zum Brieftext gedruckt. Wird nach
der Grußformel der Firmenname genannt, wird eine weitere Leerzeile ein-
gefügt.
Grußformeln 55
Herzliche Grüße
Bis bald!
Je persönlicher Ihre Beziehung zum Empfänger des Briefes, desto „lockerer“ und
individueller können Sie die Grußformel formulieren. Mit der Formulierung
„Freundliche Grüße“ liegen Sie immer richtig. Verzichten Sie darauf, den letzten
Satz des Briefes mit der Grußformel zu kombinieren. Der Schlusssatz „Wir hof-
fen, Ihnen mit diesem Angebot gedient zu haben, und verbleiben mit freundli-
chen Grüßen …“ wird keinen Leser überzeugen, Ihre Offerte anzunehmen.
Handschrift
Handschriftliche Briefe sind selten geworden. Aber gerade das ist Ihre
Chance: Mit diesen individuellen Schreiben heben Sie sich von der Masse
der „normalen“ Geschäftskorrespondenz ab. Vor allem Einladungen,
Glückwünsche und Kondolenzbriefe eignen sich dazu, sie mit einem Füll-
federhalter zu schreiben.
Handy-Nummer
Das Handy gehört inzwischen zur „Standardausrüstung“ von Selbstständi-
gen, Unternehmern und Privatleuten. Lassen Sie die Nummer daher ent-
weder fest in Ihren Briefbogen eindrucken oder weisen Sie im Brieftext
darauf hin.
Header
Englische Bezeichnung für den „Kopf“ einer E-Mail. Dazu gehören alle
Einträge zum Adressaten, zum Absender und zur Betreffzeile. Den eigent-
lichen „Textkörper“ der E-Mail bezeichnet man als „Body“.
Hervorhebungen
Sie haben verschiedene Möglichkeiten, wichtige Informationen optisch
hervorzuheben. Hier die wichtigsten auf einen Blick:
Unterstreichung
Fettdruck
Einrückung
Zentrierung
größerer Schriftgrad
Farbdruck
58 Lexikon: Tipps und Tricks für den perfekten Geschäftsbrief
Je sparsamer Sie die einzelnen Stilmittel einsetzen, desto größer ist ihre Wir-
kung. In Ihren E-Mails sollten Sie auf Hervorhebungen verzichten. Denn abhän-
gig vom Mailprogramm des Empfängers werden nicht alle Formatierungen
übertragen.
Homepage
Englischer Begriff für die „Heimseite“. Mit diesem Begriff wird in der Re-
gel die Startseite eines Internetangebots gekennzeichnet. Bei privaten In-
ternetseiten wird mit „Homepage“ häufig der gesamte Web-Auftritt be-
zeichnet.
HTML
Abkürzung für „Hypertext Mark-up Language“. HTML ist eine Seitenbe-
schreibungssprache. Sie definiert unabhängig von einer Software das Aus-
sehen einer Bildschirmseite. Mit HTML werden standardmäßig Seiten im
World Wide Web (WWW) kodiert. Der Vorteil: Die Seiten sehen auf
unterschiedlichen Computersystemen annähernd gleich aus.
HTML–Mail
E-Mail, die im HTML-Format verschickt wird. Der Vorteil: Die Formatie-
rung bleibt unabhängig vom E-Mail-Programm annähernd gleich.
i. A. / i. V. 59
i. A. / i. V.
Das Kürzel „i. A.“ bedeutet „im Auftrag“, „i. V.“ steht für „in Vertretung“.
Beide Abkürzungen weisen auf eine Unterschriftsvollmacht hin. Setzen Sie
diese Abkürzungen handschriftlich vor Ihre Unterschrift. Eine komplette
Unterschrift mit Unterschriftsvollmacht sieht dann wie in dem folgenden
Beispiel aus.
IMAP
Die Abkürzung IMAP steht für Internet Message Access Protocol. Diese be-
sondere Form des Anwendungsprotokolls erlaubt den Zugriff auf und die
Verwaltung von empfangenen E-Mails, die sich in einem Postfach auf einem
Mailserver befinden. IMAP wurde mit dem Ziel entworfen, den Zugriff auf
Nachrichten so zu gestalten, als befänden sich diese auf dem lokalen Rechner.
Im Gegensatz zu POP3 verbleiben die E-Mails auf dem Server und werden
dort verwaltet. Für das Versenden von Mails muss ein anderes Protokoll –
etwa SMTP - verwendet werden.
60 Lexikon: Tipps und Tricks für den perfekten Geschäftsbrief
Infobrief
Mit dem Infobrief bietet Ihnen die Deutsche Post AG eine preiswerte Mög-
lichkeit, inhaltsgleiche Briefe zu versenden. Die Vorteile des Infobriefs
können Sie bereits ab 50 inhaltsgleichen Sendungen nutzen.
Als Infobrief können Sie nicht nur Einladungen, Pressemitteilungen oder
Preislisten versenden, sondern auch Werbeartikel, Bücher und Zeitschrif-
ten. Nur Verkaufswaren sind vom Infobriefversand ausgenommen.
Nutzen Sie den Infobrief. Alle notwendigen Formulare, Preislisten und Informa-
tionen erhalten Sie an jedem Postschalter.
Informationsblock
Der Informationsblock setzt sich in der Geschäftskorrespondenz immer
mehr durch und hat die Bezugszeichenzeile inzwischen in vielen Berei-
chen verdrängt. Das hat zwei Gründe:
Der Informationsblock steht rechts neben der Anschrift des Empfän-
gers. Damit steht wesentlich mehr Platz für den Brieftext zur
Verfügung.
Peter Schenk
Am Rheinufer 36 . 40625 Düsseldorf
__________________________________________________
zu Ihrem 50. Geburtstag wünsche ich Ihnen alles Gute, vor allem Gesundheit und
Zufriedenheit.
Inlandsanschriften
Die wichtigsten Informationen zur Schreibweise und zur Gestaltung von
Inlandsanschriften finden Sie unter dem Stichwort Anschrift.
Internet
Weltweiter Verbund von Computern und Netzwerken. Schätzungen gehen
inzwischen von etwa 100 Millionen Systemen weltweit aus. Über 500 Mil-
lionen Menschen haben Zugriff auf das Internet und können über das
weltweite Netzwerk Daten und Informationen austauschen.
62 Lexikon: Tipps und Tricks für den perfekten Geschäftsbrief
Erst das Internet hat für die weltweite Verbreitung von E-Mails gesorgt. In
der täglichen Korrespondenz möchte kaum ein Nutzer auf dieses Medium
verzichten. Einziger Wermutstropfen: Die Zahl der E-Mails, die jeden Tag
gelesen und verarbeitet werden müssen, nimmt ständig weiter zu. Nach ei-
nem dreiwöchigen Urlaub finden Sie nicht selten bis zu 200 Mails in Ih-
rem elektronischen Briefkasten.
Allerdings können Sie die Mails auch von unterwegs mithilfe eines Notebooks
oder eines Handys regelmäßig abrufen.
Intranet
Dabei handelt es sich in der Regel um ein unternehmensinternes Netzwerk.
Es arbeitet nach denselben Prinzipien wie das Internet.
IP–Adresse
Abkürzung für „Internet-Protocol-Adresse“. Mit diesem Begriff wird die
numerische Adresse eines Rechners im Internet bezeichnet. Sie besteht aus
vier durch einen Punkt getrennte Zahlen.
Junk-Mail
Englischer Begriff für „Postmüll“. Diese Mails werden in Fachkreisen auch
als Spam bezeichnet. Beide Begriffe bezeichnen unerwünschte und unver-
langte E-Mails. Dabei handelt es sich häufig um Werbung. Viele E-Mail-
Klammeraffe 63
Klammeraffe
Mit diesem Begriff wird das Steuerzeichen „@“ bezeichnet. Es wird durch
die Tastenkombination „Strg + Alt + q“ geschrieben. In der E-Mail-
Anschrift trennt es den Namen des Empfängers von der Domain.
TYPISCHE BEISPIELE
psturtz@aol.com
psp–wuppertal@t–online.de
peter.sturtz@correspondo.de
info@correspondo.de
Komprimierungsprogramme
Durch den Einsatz von Komprimierungsprogrammen lassen sich At-
tachments stark verkleinern. Dies reduziert die Übertragungszeiten ganz
erheblich. Die bekannteste Software zur Verkleinerung von Daten ist zur-
zeit WinZip. Sie können die Software kostenlos im Internet downlo-
aden: http://www.winzip.de.
Kundennummer
Vergeben Sie individuelle Kunden- oder Servicenummern. Der Vorteil:
Schriftliche und telefonische Anfragen und Aufträge können einfacher
64 Lexikon: Tipps und Tricks für den perfekten Geschäftsbrief
Kursivdruck
Verzichten Sie in Ihrer Geschäftskorrespondenz auf diesen Schriftschnitt.
Der Grund: Kursive Schrift ist schwer lesbar und wirkt außerdem altmo-
disch. Heben Sie wichtige Informationen und Elemente durch Un-
terstreichen oder Fettdruck hervor.
Kurzbrief
Bei der Entwicklung und Gestaltung Ihrer Geschäftspapiere sollten Sie
unbedingt ein Formular für einen Kurzbrief konzipieren. Häufig genügt
die Anschrift des Empfängers und eine handschriftliche Notiz, um wichti-
ge Unterlagen oder eine aktuelle Preisliste zu versenden. Der Kurzbrief
spart Zeit und Geld. Ein weiterer Vorteil: Der Kunde oder Geschäftspartner
erhält die Informationen wesentlich schneller.
Der Kurzbrief ist nicht immer geeignet. Für den Erstkontakt mit einem Kunden
oder Geschäftspartner sollten Sie Ihren Briefbogen verwenden. Je besser und
intensiver die Beziehung zum Empfänger, desto eher können Sie den Kurzbrief
einsetzen.
Längere Texte 65
Längere Texte
Seit Mai 2011 regelt die DIN 5008 auch die Gestaltung längerer Texte.
Schon in den Vorgängerversionen fanden sich Vorgaben für die Gliede-
rung und die Kennzeichnung von Texten (im Abschnitt 12 der Version
von 2005, in der Version 2011 Abschnitt 14), die nun durch einen kom-
plett neuen Abschnitt 15 ergänzt wurden. Geregelt sind darin neben „All-
gemeines“ die Bereiche:
Schrift und Beschriftung
Seitenränder
Querformat
Titelblatt
Inhaltsverzeichnis
Zudem zeigt die DIN 5008 einige Beispiele, wie die Vorgaben umzusetzen
sind. Mit der folgenden Checkliste können Sie längere Texte, die in Ihrem
Unternehmen entstehen, daraufhin überprüfen, ob sie den Vorgaben der
DIN 5008 entsprechen. Zudem erhalten Sie Hinweise darauf, welche Modi-
fikationen Sie vornehmen sollten, um bei Abweichungen Ihre Texte der
DIN 5008 anzupassen.
Wann genau ein Text ein längerer Text ist, bestimmt die DIN 5008 nicht.
Als Beispiele werden Berichte wie Thesenpapiere oder Tischvorlagen sowie
Facharbeiten wie Hausarbeiten genannt. Die Vereinheitlichungen haben
den Zweck, eine bessere Übersichtlichkeit und Lesbarkeit zu gewährleisten.
Außerdem – und dieses Anliegen hat die DIN in allen Bereichen – soll so
sichergestellt sein, dass alle Personen gemeinsame Standards benutzen.
Wenn Sie also gemeinsam mit Kollegen einen Bericht erstellen, ist es
sinnvoll, vorab Regelungen zu finden, die der DIN 5008 entsprechen, und
diese konsequent einheitlich umzusetzen. So ersparen Sie sich viel Arbeit,
66 Lexikon: Tipps und Tricks für den perfekten Geschäftsbrief
„Schusterjungen“: Findet sich am Ende einer Seite eine einzelne Zeile eines
neuen Absatzes? Dies sollten Sie nach DIN 5008 vermeiden. Sie können dies
verhindern, indem Sie z. B. die Schrift skalieren oder einen manuellen Seiten-
umbruch einfügen.
Zitate: Sind alle Zitate im Text ausgewiesen? Als Möglichkeiten für die
Hervorhebung können Sie laut DIN 5008 z. B. Anführungszeichen oder
Anmerkungen in eckigen Klammern verwenden. Für weitere Vorschriften
zum Zitieren verweist die DIN 5008 auf die DIN 1505.
DIN-GERECHTE SEITENRÄNDER
Seitenränder: Die Seitenränder müssen Sie laut DIN 5008 dem Zweck des
Schriftstücks anpassen. Als Empfehlungen nennt die DIN 5008 24,1 mm
bzw. gerundet 2,5 mm als inneren Seitenrand. Bei Arbeiten, die Sie noch
anderen Personen zur Korrektur vorlegen, sollten Sie einen angemessenen
Korrekturrand freilassen. Laut DIN 5008 sind dies außen z. B. 50 mm.
Spalten: Sowohl eine als auch mehrere Spalten können Sie laut DIN 5008
in einem längeren Text anlegen.
DIN-GERECHTES FORMAT
Ausrichtung: Laut DIN 5008 können Sie Ihren Text auch im Querformat
anlegen, wenn dies aus Darstellungsgründen notwendig ist.
Kopfzeilen: Ist auf den gedrehten Seiten eine Kopfzeile enthalten? Diese
drehen Sie nicht mit, wenn Sie die Seite ins Querformat setzen.
Fußzeile: Ist auf den gedrehten Seiten eine Fußzeile enthalten? Auch
diese wird nicht mit gedreht.
Längere Texte 69
Kopfzeile: Trägt Ihr Text eine Kopfzeile? Dann nennt die DIN 5008 als
übliche Bestandteile die Titelzeile (Kolumnentitel) und die Seitenzahl.
Formatierung: Die DIN 5008 fordert, dass sich die Kopfzeile deutlich von
Überschriften und vom Text abheben muss.
Seitenzählung: Bei der Zählung zählen Sie das Titelblatt des Dokuments
mit. Auf das Titelblatt selbst schreiben Sie aber die Seitenzahl nicht (s.
auch Seitenzählung bei wissenschaftlichen Arbeiten).
Angaben auf dem Titelblatt: Laut DIN 5008 schreiben Sie auf das Titel-
blatt den vollständigen Titel des Dokuments sowie weitere Angaben, etwa
den Untertitel und den Verfasser.
Umfang des Dokuments: Ist Ihr Dokument länger als zehn Seiten? Dann
sollten Sie nach DIN 5008 ein Inhaltsverzeichnis erstellen.
Glossar, Index u. Ä: Haben Sie für Ihr Dokument ein Glossar oder einen Index
erstellt? Dann gehören diese laut DIN 5008 ebenfalls an das Ende des Doku-
ments.
Leerzeichen
Einer der häufigsten Fehler in der Geschäftskorrespondenz ist, dass nach
einem Element das Leerzeichen fehlt. Dadurch wird die Lesbarkeit erheb-
lich erschwert. Jeweils einen Leerschritt – also einmaliges Drücken der
Leertaste – müssen Sie nach folgenden Elementen des Briefes einhalten:
nach jedem Wort,
nach Abkürzungen,
nach Zahlen,
Einzige Ausnahme: Wenn Sie Zahlen durch einen Punkt gliedern, folgt
danach kein Leerschritt. Beispiel: „Sie erhalten 2.500 Briefbögen mit Ihrem
Logo“.
Lesbarkeit
Ihre Briefe müssen auf den ersten Blick Lust machen, sie zu lesen. Daher
ist die optische Gestaltung Ihrer Geschäftskorrespondenz ein entscheiden-
der Erfolgsfaktor.
Neben dem Briefbogen, der Textaufteilung, der Schriftart und der
optischen Gliederung ist auch die Schreibweise wichtig. Achten Sie vor
allem auf diese Punkte:
Gut lesbare Schrift, mindestens in der Größe 11 Punkt
Ausreichender Rand
Sinnvolle Absätze
72 Lexikon: Tipps und Tricks für den perfekten Geschäftsbrief
Betreff, der den Inhalt und die „Botschaft“ auf den Punkt bringt
4 Formatieren Sie den Text so, dass er auf eine DIN-A4-Seite passt.
Lieferbedingungen
Immer wieder kommt es im Geschäftsleben zu Missverständnissen und
Streitigkeiten, weil die Liefer- und Zahlungsbedingungen nicht eindeutig
geregelt sind. Lassen Sie sich daher von einem erfahrenen Juristen beraten
und entwickeln Sie individuelle Geschäftsbedingungen, in denen die we-
sentlichen Details eindeutig festgelegt sind. Legen Sie diese dann wichti-
gen Schreiben bei und weisen Sie in Ihrem Brieftext darauf hin. Viele
Unternehmen drucken die Geschäftsbedingungen auch auf die Rückseite
ihrer Rechnungen und Auftragsbestätigungen.
Lochungsmarkierung 73
Lochungsmarkierung
Achten Sie bei der Gestaltung Ihres Briefbogens darauf, dass neben den
Falzmarkierungen auch eine Lochungsmarkierung eingedruckt wird.
Dies erleichtert Ihren Kunden, Geschäftspartnern und den eigenen Mitar-
beitern die Ablage wichtiger Schreiben.
Logo
Lassen Sie sich bei der Gestaltung Ihres Briefbogens von einem erfah-
renen Grafiker beraten. Dies ist besonders bei der Entwicklung eines Logos
wichtig, denn es muss zu Ihrem Unternehmen, Ihrer Branche und Ihrem
Image passen. Ein professionelles Logo gibt Ihrer Geschäftskorrespondenz
ein unverwechselbares Gesicht. Die Entwicklungs- und Druckkosten für
ein mehrfarbiges Logo sind zwar relativ hoch, die Investition amortisiert
sich aber sehr schnell.
Achten Sie darauf, dass Ihr Logo in allen Geschäftspapieren eingesetzt wer-
den kann. Lassen Sie sich von Ihrem Grafiker neben einer Farb- auch eine
Schwarz-Weiß-Version entwickeln, die Sie in Ihrem Faxformular einsetzen kön-
nen.
Mailbombing
Englischer Begriff für die „Bombardierung“ einer E-Mail-Adresse mit gro-
ßen Datenmengen. Das Ziel der Aktion besteht darin, den Zugriff auf das
Postfach unmöglich zu machen.
74 Lexikon: Tipps und Tricks für den perfekten Geschäftsbrief
Mail-Server
Englischer Begriff für ein Programm, das die Verwaltung und Weiterlei-
tung von E-Mails gewährleistet. Es wird zwischen zwei Arten von Mail-
Servern unterscheiden:
Der Pop3–Server verwaltet das Postfach,
MIME
Abkürzung für den englischen Begriff „Multipurpose Internet Mail Exten-
sions“. Er bezeichnet die Mehrzweck-Erweiterung der Internet-Mail. In
E-Mails können normalerweise nur einfache Texte ohne Umlaute oder
Sonderzeichen versandt werden. Mit MIME können diese Beschränkungen
aufgehoben werden. Einzige Voraussetzung: Absender und Empfänger
verwenden ein MIME–fähiges Mailprogramm. Fast alle modernen Soft-
warelösungen sind MIME-fähig.
MMS
Abkürzung für den englischen Begriff „Multimedia Messaging Standard“.
MMS ermöglicht nicht nur den Versand von Texten, kurzen Melodien und
kleinen Bildern, sondern praktisch beliebig vielseitige und umfangreiche
multimediale Nachrichtensequenzen.
Nachfassbrief 75
Nachfassbrief
Häufig bringen ein Angebot oder ein Werbebrief im ersten Anlauf nicht
den erhofften Erfolg. Dann lohnt es sich, nach einigen Tagen noch einmal
nachzuhaken.
… und nicht dem Angler. Achten Sie daher darauf, dass Sie in Ihrem zweiten
Schreiben einen zusätzlichen Anreiz schaffen oder auf einen weiteren Vorteil
Ihres Angebots hinweisen. Auch durch telefonisches Nachfassen verbessern Sie
den Erfolg Ihrer Werbeaktionen. Die Kombination aus Mailing und Telefonmar-
keting entwickelt sich immer mehr zum Erfolgsinstrument zur Kundenbindung
und Neukundengewinnung.
Nachsendeantrag
Falls Sie mit Ihrem Unternehmen umziehen, müssen Sie Ihren Kunden und
Ihren Geschäftspartnern frühzeitig Ihre neue Anschrift mitteilen. Brief-
beispiele finden Sie im zweiten Teil dieses Buches.
Optik
Der erste Eindruck Ihrer Geschäftskorrespondenz ist ein entscheidender
Erfolgsfaktor. Achten Sie darauf, dass Ihre Briefe optisch optimal gestaltet
sind. Dazu gehören vor allem diese sieben Faktoren:
Perfekt gestalteter Briefbogen.
Ausreichender Rand.
2 Gestalten Sie den Text dann in einem zweiten Schritt so, dass er leicht
lesbar ist. Achten Sie darauf, dass zusammengehörige Informationen
in einem Absatz stehen.
Original-Unterschrift
Immer häufiger werden Briefe nicht mehr eigenhändig unterschrieben,
sondern enthalten eine eingescannte Unterschrift oder ein Faksimile. In
Werbebriefen mit hohen Auflagen ist dies aus Kostengründen sinnvoll.
Durch moderne Drucktechnik können Unterschriften inzwischen auch
farbig eingescannt werden und sind so kaum noch von „echten“ Unter-
schriften zu unterscheiden.
Papier
Achten Sie bei der Gestaltung und beim Druck Ihres Briefbogens auf
eine gute Papierqualität. Die Farbe muss zum Image und zum Erschei-
nungsbild Ihres Unternehmens passen. Auch durch ein Wasserzeichen im
Papier geben Sie Ihrem Briefbogen eine individuelle Note.
78 Lexikon: Tipps und Tricks für den perfekten Geschäftsbrief
Gewicht beachten
Das Papiergewicht wirkt sich unter Umständen auf die Portokosten aus.
Achten Sie daher darauf, dass zwei Briefbögen zusammen mit einem DIN-
lang-Umschlag nicht mehr als 20 Gramm wiegen.
Passwort
Kennwort, mit dem Sie den Zugang zu Ihrem E-Mail-Postfach sichern.
Geben Sie Ihr Passwort nie an andere weiter. Denn sonst können Unbe-
fugte auf Ihre sämtliche E-Mail-Korrespondenz zugreifen. Aus Sicher-
heitsgründen sollten Sie Ihr Kennwort regelmäßig ändern.
Persönlich
Immer wieder kommt es zu Missverständnissen und Streit, weil nicht klar
geregelt ist, wer Briefe öffnen darf und wer nicht. Entscheidend ist die An-
schrift des Briefes: Wird der Name des Empfängers vor dem Firmennamen
genannt, darf der Brief nur von der genannten Person geöffnet werden.
Beispiele fnden Sie unter dem Stichwort Briefgeheimnis.
Wenn Sie sicher sein wollen, dass der Brief nur von einer Person geöffnet wer-
den darf, sollten Sie vor die Anschrift den Vermerk „Persönlich“ setzen.
Planung 79
Planung
Planen Sie Ihre Briefe. Viele Schreiben erreichen nicht das gewünschte
Ziel, weil wichtige Fragen nicht bedacht werden:
Was wollen Sie mit dem Brief erreichen?
Nehmen Sie sich die Zeit, diese Fragen zu beantworten, bevor Sie den Brief for-
mulieren. Diese Investition zahlt sich immer aus, weil Sie Ihre Ziele so schneller
und effektiver erreichen.POP3
Abkürzung für den englischen Begriff „Post Office Protocol, Version 3“. Es
handelt sich dabei um ein spezielles Verfahren zur Verwaltung Ihrer E-
Mails. POP3 garantiert, dass Ihre E-Mails nur in einem Postfach gespei-
chert werden, das durch ein Passwort gesichert ist.
Porto
Achten Sie bei Ihrer Geschäftskorrespondenz auf das richtige Porto. Inves-
tieren Sie in eine gute Briefwaage und besorgen Sie sich von Ihrem Postamt
die aktuellen Portobestimmungen. Viele Unternehmen verärgern ihre Kunden
oder Geschäftspartner, weil Briefe nicht ausreichend frankiert sind und Nach-
80 Lexikon: Tipps und Tricks für den perfekten Geschäftsbrief
porto bezahlt werden muss. Für die „normale“ Korrespondenz können Sie
bedenkenlos eine Frankiermaschine einsetzen. Für persönliche Schreiben
wie Einladungen, Glückwünsche und Kondolenzbriefe sollten Sie Brief-
marken verwenden. Besonders gut geeignet sind Sondermarken.
Portoersparnis
In vielen Unternehmen sind die Portokosten in den letzten Jahren enorm
gestiegen. Dies hängt auch mit den regelmäßigen Portoerhöhungen zu-
sammen. Achten Sie daher darauf, möglichst viel Korrespondenz per
Fax oder per E-Mail zu erledigen. Dies ist nicht nur schneller, sondern
auch erheblich preisgünstiger. Aber nicht alles lässt sich faxen oder mai-
len. Daher hier fünf Praxistipps, um Porto zu sparen:
Verwenden Sie so oft wie möglich den Standardbrief.
Prüfen Sie das Gewicht Ihrer Briefe ganz genau. Häufig wird überfran-
kiert, weil nicht oder nicht genau gewogen worden ist.
Falzen Sie die Briefe, damit sie in einen DIN-lang- oder in einen DIN-
A5-Umschlag passen. Nur für wichtige Unterlagen sollten Sie einen
DIN-A4-Umschlag verwenden.
In jedem Postamt können Sie für wenig Geld eine Briefschablone kau-
fen. Damit können Sie schnell und einfach das optimale Briefformat
ermitteln und richtig frankieren.
Postfach
Viele Firmen geben in ihrer Anschrift keine Straße, sondern ein Postfach
an. Achten Sie darauf, dass Sie dann in Ihrer Geschäftskorrespondenz nur
Postleitzahl 81
das Postfach angeben und nicht zusätzlich auch noch die Straße. Das fol-
gende Beispiel zeigt, wie die Anschrift aussehen muss:
E-Mail
In der E-Mail-Korrespondenz bezeichnet der Begriff „Postfach“ die „Sammel-
stelle“ für Ihre elektronische Post. Die E-Mails werden dort so lange ge-
speichert, bis Sie sie mithilfe Ihres Mailprogramms auf Ihren Computer laden.
Postleitzahl
Die Postleitzahl wird im Gegensatz zur Postfachnummer ungegliedert ge-
schrieben. Die Postleitzahl wird wie die gesamte Anschrift linksbündig
geschrieben. Seit der Einführung der fünfstelligen Postleitzahlen werden
drei verschiedenen Postleitzahlen unterschieden:
Zustell-Postleitzahl
Die Zustell-Postleitzahl wird bei allen Privatanschriften verwendet. Die
vollständige Anschrift enthält den Namen des Empfängers, die Straße mit
Hausnummer, die Postleitzahl und den Ort:
Gerhard Müller-Wohlfahrt
Schillerstraße 249
80336 München
82 Lexikon: Tipps und Tricks für den perfekten Geschäftsbrief
Postfach-Postleitzahl
Die Postfach-Postleitzahl signalisiert, dass die Sendung an das Postfach
ausgeliefert wird:
Großkunden-Postleitzahl
Eine Großkunden-Postleitzahl kann nur von Firmen beantragt werden, die ein
hohes Postaufkommen haben. Der Vorteil: Die Briefe werden vorrangig be-
arbeitet und schneller an den Empfänger weitergeleitet. Falls der Empfänger
eine Großkunden-Postleitzahl angibt, dürfen Sie die Nummer des Postfachs
und die Straße nicht angeben:
Deutsche Post AG
53175 Bonn
ppa.
Diese Abkürzung vor der Unterschrift kennzeichnet die Vollmacht „per
procura“. Diese Unterschriftsvollmacht muss nach § 51 des Handelsge-
Professor 83
Professor
Die alte Version der DIN 5008 aus dem Jahr 2001 enthielt eine interes-
sante Regelung: Der „Professor“ stand ausgeschrieben wie „Rechtsanwalt“
und „Direktor“ direkt hinter Herrn. Wenn der Professor habilitiert, also ein
„richtiger“ Professor war, stand er abgekürzt vor dem Namen.
In der neuen Version der DIN 5008 aus dem Jahr 2005 ist dies neu und
einheitlich geregelt: Der Titel wird immer abgekürzt geschrieben:
Herrn
Prof. Dr. Klaus Furtwängler
Provider
Erst durch einen Provider haben Sie Zugriff auf das Internet. Zu den
bekanntesten Providern in Deutschland zählen zurzeit AOL, Freenet, Com-
puserve und T-Online.
84 Lexikon: Tipps und Tricks für den perfekten Geschäftsbrief
PS
Das „Postskriptum“ ist besser als sein Ruf. Es hat leider immer noch das
negative Image, dass hier nur Dinge erwähnt werden, die im Brieftext
„vergessen“ worden sind. Das Gegenteil ist der Fall: Nicht nur in Werbe-
briefen, sondern auch in der täglichen Geschäftskorrespondenz hat das
„PS“ einen besonders hohen Stellenwert. Durch intensive Forschung mit-
hilfe von Augenkameras ist nachgewiesen worden, dass ein optimal for-
muliertes PS in über 90 Prozent aller Fälle gelesen wird.
Nutzen Sie diese Erkenntnis für Ihre Briefe und weisen Sie im „PS“ auf
einen besonderen Vorteil Ihres Produkts hin oder geben Sie einen An-
sprechpartner an, der telefonisch Fragen beantwortet.
Für besondere Aufmerksamkeit sorgen Sie, wenn Sie auf das Kürzel „PS“ ver-
zichten und stattdessen eine Formulierung wie „Übrigens:“ oder „Noch ein
wichtiger Hinweis:“ verwenden.
Rechtschreibung
Achten Sie in Ihren Briefen auf die korrekte Rechtschreibung. Ein moder-
nes Wörterbuch sollte zu Ihrer Standardausrüstung gehören. Auch die
Rechtschreibprüfung Ihrer Textverarbeitung hilft Ihnen, Tippfehler zu ent-
decken. Die neue Rechtschreibung ist in ihrer reformierten Form seit dem
1. August 2007 verbindlich.
Rückumschlag 85
Die neue Rechtschreibung setzt sich immer mehr durch. Dies liegt vor allem da-
ran, dass inzwischen alle Tageszeitungen auf die neuen Regeln umgestellt ha-
ben. Inzwischen gibt es übrigens preiswerte Softwareprogramme, die Ihnen bei
der Umsetzung der neuen Regeln helfen. Ein unverzichtbares Hilfsmittel ist
natürlich der neue Duden mit allen neuen Schreibweisen.
Rückumschlag
Die Reaktionsquote bei Mailing- oder Werbeaktionen – im Fachjargon
„Response“ genannt – lässt sich durch ein Faxantwort-Formular oder ei-
nen Rückumschlag deutlich erhöhen.
Häufig scheitert die Bestellung eines Kunden über mehrere hundert Euro am
Fehlen einer Briefmarke oder eines Umschlags. Konzipieren Sie Ihre Werbebriefe
daher so, dass die Antwort des Kunden so einfach wie möglich ist.
Satzzeichen
Auch bei der Schreibweise von Satzzeichen werden häufig Fehler gemacht.
Diese Satzzeichen stehen nach dem vorausgehenden Wort ohne einen
Leerschritt:
Punkt
Komma
Semikolon
86 Lexikon: Tipps und Tricks für den perfekten Geschäftsbrief
Doppelpunkt
Fragezeichen
Ausrufezeichen
Nach diesen Satzzeichen folgt immer ein Leerschritt. Hier einige Beispiele:
Das Angebot enthält alle wichtigen Details. Informieren Sie sich!
Haben Sie Fragen? Dann rufen Sie uns einfach an: 0231 3232-15.
Schlusssatz
Der erste Eindruck ist entscheidend – der letzte bleibt. Beenden Sie Ihre
Briefe daher mit einer positiven und persönlichen Formulierung. Hier eini-
ge Beispiele:
Ich freue mich auf Ihre Antwort.
Haben Sie Fragen oder benötigen Sie weitere Informationen? Dann ru-
fen Sie mich einfach an: 089 2244-33.
Ihre Bestellung führen wir schnell und zuverlässig aus. Darauf können Sie
sich verlassen!
Schriftart und Schriftgröße 87
Seitenrand
Achten Sie bei ihren Briefen auf einen ausreichend großenen Rand. In der
DIN 5008 werden folgende Maße vorgeschlagen:
Die Maße der DIN 5008 sind nicht bindend. Entscheidend ist der optische
Gesamteindruck Ihrer Briefe. Ein großzügigerer Rand wirkt in den meisten
Fällen professioneller. Außerdem wird der Text leichter lesbar.
Seitenzahl
Bei mehrseitigen Briefen sollten Sie die Seitenzahl oben auf die Seite
schreiben. Verwenden Sie die Schreibweise mit Gedankenstrichen und
zentrieren Sie die Seitenzahl.
–2–
↵
Den endgültigen Vertrag erhalten Sie voraussichtlich in drei Wochen. Bitte prüfen
Sie den Entwurf und senden Sie ihn dann mit Ihren Ergänzungen und Korrekturen an
uns zurück.
88 Lexikon: Tipps und Tricks für den perfekten Geschäftsbrief
Achten Sie auf einen ausreichenden Abstand zwischen der Seitenzahl und
dem Brieftext. Weisen Sie unten rechts auf der ersten Seite des Briefes
durch drei Punkte darauf hin, dass eine weitere Seite folgt.
Die Lieferung muss uns spätestens in der 42. Kalenderwoche erreichen, um eine
reibungslose Produktion zu gewährleisten.
…
Shareware
Englischer Begriff, der ein besonderes Software-Verkaufskonzept kenn-
zeichnet: Der Nutzer kann eine Software kostenlos testen, bevor er sich re-
gistrieren lässt. Erst dann muss er für die Software zahlen.
Signatur
Viele E-Mails enthalten am Ende eine Signatur. Es handelt sich dabei um
einen elektronischen Textbaustein mit wichtigen Informationen zum Absen-
der:
Grußformel
Firmenname
Anschrift
Die Signatur müssen Sie nur einmal erstellen. Sie wird dann von den mei-
sten E-Mail-Programmen automatisch eingefügt.
Seit dem 1. Januar 2007 muss die Signatur gewerblicher E-Mails bestimm-
te Informationen über das versendende Unternehmen enthalten. Im Zuge
der Umsetzung des Gesetzes über elektronische Handelsregister (BGBl
2006 Teil I Nr. 52, S. 2553) wurden die Regelungen zu Pflichtangaben in
Geschäftsbriefen geändert. In den §§ 37a HGB, 35a GmbHG und 80 AktG
wurde jeweils bezüglich der Pflichtangaben in Geschäftsbriefen der Passus
„gleichviel welcher Form“ eingefügt. Die Konsequenz: Die Pflichtangaben
der genannten Vorschriften müssen auch in der Signatur von geschäftli-
chen E-Mails angegeben werden. Bei Nichteinhaltung dieser Vorschriften
besteht die Gefahr, dass Zwangsgeld festgesetzt oder das Unternehmen
von einem Wettbewerber kostenpflichtig abgemahnt wird.
Hier die wichtigsten Elemente einer Signatur auf einen Blick:
Rechtsform
alle Geschäftsführer
Hier ein Beispiel für eine komplette Signatur einer GmbH & Co. KG:
Freundliche Grüße
Peter Sturtz
Geschäftsführer Correspondo GmbH & Co. KG
--------------------------------------------------------------------
Mobil: 0172 / 2745037
Telefon: 0202 / 28137-0
Telefax: 0202 / 28137-22
E-Mail: info@correspondo.de
Pers.haft. Gesellschafter:
Correspondo Beteiligungs-GmbH
Nevigeser Straße 308
42113 Wuppertal
Handelsregister HRB Wuppertal 10663
Geschäftsführer:
Hans-Ulrich Kempf – Gabriele Neikes – Peter Sturtz
Silbentrennung 91
Die Antwort ist eindeutig und lautet „Ja!“ Die neue Signatur ist zwar extrem
lang, aber nur sie entspricht den gesetzlichen Vorschriften. Vermeiden Sie daher
kostspielige Abmahnungen von Mitbewerbern. Lassen Sie die Signatur im Zwei-
felsfall von Ihrer Rechtsabteilung oder einem Anwalt prüfen.
Silbentrennung
Trennungen in Briefen wirken sich häufig negativ auf die Lesbarkeit aus.
Dies gilt vor allem für die automatische Silbentrennung.
Verzichten Sie daher auf Trennungen in Briefen! Schalten Sie die automa-
tische Silbentrennung in ihrer Textverarbeitung aus. So entsteht ein natür-
licher „Flattersatz“, der Ihren Briefen eine individuelle Note gibt.
SMS
Abkürzung für „Short Message System“. Es bezeichnet alle Systeme, mit
denen kurze Textnachrichten an Mobiltelefone übertragen werden können.
Inzwischen kann SMS in vielen Bereichen mit dem E-Mail-Programm
kombiniert werden.
SMTP
Die Abkürzung SMTP steht für Simple Mail Transfer Protocol, also eine ver-
einfachte Art des E-Mail-Sendeverfahrens. Es handelt sich dabei um ein
Protokoll, das zum Austausch von E-Mails in Computernetzen dient. Es wird
dabei in erster Linie zum Einspeisen und zum Weiterleiten von E-Mails ver-
92 Lexikon: Tipps und Tricks für den perfekten Geschäftsbrief
Spam
Englischer Begriff für „Postmüll“. Wird auch als Junk-Mail bezeichnet.
Beide Begriffe bezeichnen unerwünschte und unverlangte E-Mails. Dabei
handelt es sich häufig um Werbung. Viele E-Mail-Programme können
inzwischen so programmiert werden, dass diese E-Mails von vornherein
gefiltert und gelöscht werden. Es arbeitet nach denselben Prinzipien wie
das Internet.
Subject
Englische Bezeichnung für den Betreff in E-Mails. Die Formulierung
des Subjects entscheidet häufig darüber, ob eine Mail überhaupt geöffnet
wird oder ungelesen im elektronischen Papierkorb landet.
Substantivierungen
Vermeiden Sie in Ihren Briefen Substantivierungen, denn sie geben Ihrer Kor-
respondenz ein unpersönliches und bürokratisches Image. Verwenden Sie
stattdessen Verben, denn sie wirken modern und aktiv. Hier einige Beispiele:
NICHT SO SONDERN SO
Telefax
Alle wichtigen Informationen zu diesem Thema finden Sie unter dem
Stichwort Fax.
Die DIN 5008 spricht nur Empfehlungen aus. Daher können Sie auch weiterhin
die bisherige Schreibweise mit Klammern und Gliederungen verwenden. Sie ist
sicherlich lesefreundlicher.
94 Lexikon: Tipps und Tricks für den perfekten Geschäftsbrief
Textbausteine
Jede Textverarbeitung bietet die Möglichkeit, häufig verwendete Formu-
lierungen als Bausteine zu definieren und abzuspeichern. Bei Bedarf
können sie durch eine einfache Tastenkombination schnell in den Text
eingefügt werden. Diese Technik bedeutet eine erhebliche Zeitersparnis.
Nutzen Sie diese Vorteile und speichern Sie Textpassagen, die Sie häufi-
ger verwenden:
Anschriften Grußformeln
Betreffzeilen PS-Bausteine
Anreden Bankverbindungen
Sie können auch komplette Briefe als Textbausteine abspeichern. Dies bietet
sich vor allem für Schreiben an, die Sie häufig verwenden: Angebote, Faxe,
Mahnungen oder Anfragen. Sie müssen dann nur noch die Anschrift, die Anrede
und das aktuelle Datum ergänzen – fertig ist Ihr Brief.
Titel
Unter dem Sammelbegriff „Titel“ werden in der DIN 5008 drei Gruppen
zusammengefasst:
Akademische Grade und Diplome wie „Dr.“ und „Prof.“
In der modernen Korrespondenz ist ein deutlicher Trend erkennbar, auf die
Verwendung von Titeln zu verzichten. Dies ist nicht ganz ungefährlich,
denn die richtige Anrede ist ein wichtiger Erfolgsfaktor. Daher sollten Sie
Titel unbedingt verwenden. Damit liegen Sie immer richtig, denn viele
Inhaber sind stolz auf ihren Titel.
BEI ANTWORTSCHREIBEN
Wenn Sie auf einen Brief antworten und der Absender in seinem Schreiben den
Titel angegeben hat, sollten sie ihn auf jeden Fall auch in Ihrer Antwort ver-
wenden.
U. A. w. g.
Diese Abkürzung finden Sie häufig auf privaten und geschäftlichen Einla-
dungen. Sie bedeutet: „Um Antwort wird gebeten“ und weist darauf hin,
dass der Gastgeber eine schriftliche oder telefonische Rückmeldung erwar-
tet, ob Sie zu der Veranstaltung kommen. Nehmen Sie diesen Wunsch
ernst und reagieren Sie, denn es ist für den Einladenden die einzige Mög-
lichkeit, die organisatorischen Rahmenbedingungen zu planen.
Verzichten Sie auf diese Abkürzung, wenn Sie selbst zu einer Veranstaltung
einladen. Es ist sicherer und eleganter, mit der Einladung eine Antwortkarte zu
versenden, die ausgefüllt zurückgesandt werden kann.
96 Lexikon: Tipps und Tricks für den perfekten Geschäftsbrief
Unterschrift
Ihre eigenhändige Unterschrift gibt Ihren Briefen eine persönliche Note.
Unterschreiben Sie mit einem etwas dickeren Stift und mit blauer Tinte.
Das schafft einen positiven Kontrast zur schwarzen Schrift. Da die meisten
Unterschriften nicht eindeutig zu entziffern sind, sollten Sie Ihren Vor-
und Nachnamen unterhalb der Unterschrift maschinenschriftlich wieder-
holen. Lassen Sie beim Schreiben drei Leerzeilen für die Unterschrift frei.
Wenn Sie auf Ihre Position hinweisen möchten, sollten Sie diese unter die
maschinenschriftliche Wiederholung des Namens setzen.
Unterschriftsvollmacht
Um den reibungslosen Ablauf in Ihrem Unternehmen zu gewährleisten,
sollten Sie Ihren Mitarbeitern eine Unterschriftsvollmacht erteilen. Damit
sind sie berechtigt, bis zu einem bestimmten Betrag Entscheidungen zu
treffen und Bestellungen aufzugeben. Erteilen Sie die Vollmacht schrift-
lich, damit die Kompetenzen eindeutig geregelt sind. Die Prokura – in
Briefen durch „ppa.“ vor der Unterschrift gekennzeichnet – muss zu-
sätzlich im Handelsregister eingetragen werden.
Unterstreichung 97
Unterstreichung
Neben dem Fettdruck ist die Unterstreichung die eleganteste Art, wich-
tige Textpassagen hervorzuheben. Gehen Sie mit diesem Stilmittel sparsam
um, denn je mehr Sie unterstreichen, desto geringer ist die Wirkung.
Daher ist es besonders wichtig, dass Sie beide Ausfertigungen des Vertrags unter-
schrieben zurücksenden. Sobald unser Geschäftsführer gegengezeichnet hat, erhal-
ten Sie ein Exemplar für Ihre Unterlagen.
vCards
Englischer Begriff für digitale Visitenkarten. Sie werden automatisch an E-
Mails gehängt. Da sie aber nicht von allen E-Mail-Programmen geöffnet
werden können, sollten Sie auf vCards verzichten. Entscheiden Sie sich
lieber für eine Signatur am Ende Ihrer Mail.
Vermerk
Vermerke stehen oberhalb der Anschrift. Typische Vermerke:
Persönlich
Nicht nachsenden
Einschreiben
98 Lexikon: Tipps und Tricks für den perfekten Geschäftsbrief
Für Vermerke stehen maximal drei Zeilen zur Verfügung, für die Anschrift
sechs Zeilen.
In der alten Version der DIN 5008 befand sich zwischen dem Vermerk und
der Adresse immer eine Leerzeile. Ab sofort nicht mehr. Setzen Sie keine
Leerzeile mehr zwischen dem Vermerk und der Adresse:
Dreizeilige Vermerke beginnen ganz oben in Zeile 1.
1. Zeile:
2. Zeile:
3. Zeile: Einschreiben mit Rückschein
4. Zeile: Peter Sturtz
5. Zeile: Am Wasserturm 42
6. Zeile: 42109 Wuppertal
7. Zeile:
8. Zeile:
9. Zeile:
Versendungsart 99
1. Zeile:
2. Zeile:
3. Zeile:
4. Zeile: Peter Sturtz
5. Zeile: Am Wasserturm 42
6. Zeile: 42109 Wuppertal
7. Zeile:
8. Zeile:
9. Zeile:
Versendungsart
Versendungsvermerke werden in die ersten drei Zeilen der Anschrift
geschrieben. Hier einige Beispiele:
Eilzustellung
Nicht nachsenden
Verständlichkeit
Die Verständlichkeit Ihrer Briefe hängt entscheidend von drei Kriterien ab:
Einfachheit,
Gliederung und
Prägnanz.
Verwenden Sie daher einfache und kurze Sätze. Verzichten Sie auf
Fremdwörter, Fachbegriffe und Abkürzungen. Gliedern Sie den Brieftext
in sinnvolle Abschnitte und konzentrieren Sie sich auf die wesentlichen
Inhalte.
Für Briefe gilt die alte Weisheit von Dale Carnegie: „Der Wurm muss dem
Fisch schmecken – und nicht dem Angler!“
Verteilervermerk
Bei innerbetrieblichen Schreiben sollten Sie im Verteilervermerk darauf
hinweisen, wer eine Kopie des Schreibens erhält. Der Vermerk steht mit
einem Abstand von einer Zeile unterhalb des Anlagenvermerks.
Verteilervermerk 101
Freundliche Grüße
↵
Gerhard Schreier
↵
Gerhard Schreier
↵
Anlagen
Prospekt
Preisliste
↵
Verteiler
Doris Hölscher
Lars Riedel
Falls nicht genügend Platz unterhalb des Anlagenvermerks vorhanden ist, kön-
nen Sie den Verteilervermerk auch rechts neben die Grußformel schreiben.
Vorwahl
Bei Telefonnummern stand die Ortskennzahl in der Korrespondenz bisher
immer in Klammern. Außerdem wurde die Zahl von rechts nach links in
Zweiergruppen gegliedert.
PS: Haben Sie Fragen oder benötigen Sie weitere Unterlagen? Anruf genügt:
(0 29 41) 52 81 92!
Nach der neuesten Version der DIN 5008 ist dies nicht mehr notwendig.
Telefonnummern können ohne Klammern und ohne Gliederung geschrie-
ben werden. Lediglich die Durchwahlnummer wird durch einen
Bindestrich abgetrennt.
PS: Haben Sie Fragen oder benötigen Sie weitere Unterlagen? Anruf genügt: 02941
5281-92.
Währungseinheiten
Währungseinheiten und Münzbezeichnungen können vor oder hinter dem
Betrag stehen. In der modernen Geschäftskorrespondenz setzt sich die
Schreibweise hinter dem Betrag immer mehr durch. Hier einige Beispiele:
3.570 Euro, 72.540 €, 0,75 €, 99 $.
Webmail
Mit diesem englischen Begriff werden elektronische Postfächer bezeichnet,
auf die Sie direkt über das Internet zugreifen können. Der Vorteil: Sie
benötigen kein E-Mail-Programm. So können Sie auch von unterwegs
WinZip 103
WinZip
Diese Software ist zurzeit das bekannteste und am weitesten verbreitete
Programm zur Komprimierung von Dateien. Durch den Einsatz von
Komprimierungsprogrammen lassen sich Attachments stark verklei-
nern. Dies reduziert die Übertragungszeiten ganz erheblich. Die Software
zur Verkleinerung von Daten können Sie kostenlos im Internet down-
loaden: http://www.winzip.de.
Zahlen
In Ihren Briefen sollten Sie Zahlen bis einschließlich zwölf ausschreiben.
Alle anderen Zahlen werden in Ziffern geschrieben. Damit die Zahlen
leichter lesbar sind, wird ab drei Stellen jeder Tausenderschritt von rechts
nach links durch einen Punkt oder ein Leerzeichen getrennt:
3.500 Packungen
112.000 Euro
5.800 Kilogramm
104 Lexikon: Tipps und Tricks für den perfekten Geschäftsbrief
Postfachnummern
Postleitzahlen
Die Gliederung von (großen) Zahlen ist sinnvoll, da sie die Lesbarkeit enorm
erhöht. Dies gilt vor allem für Angaben zur Bankverbindung.
Zahlungsbedingungen
Immer wieder kommt es im Geschäftsleben zu Missverständnissen und
Streitigkeiten, weil die Liefer- und Zahlungsbedingungen nicht eindeutig
geregelt sind. Lassen Sie sich daher von einem erfahrenen Juristen beraten
und entwickeln Sie individuelle Geschäftsbedingungen, in denen die we-
sentlichen Details eindeutig festgelegt sind. Legen Sie diese dann wichti-
gen Schreiben bei und weisen Sie in Ihrem Brieftext darauf hin. Viele
Unternehmen drucken die Geschäftsbedingungen auch auf die Rückseite
Ihrer Rechnungen und Auftragsbestätigungen.
Zahlungsziel 105
Zahlungsziel
Geben Sie in Ihren Rechnungen immer ein kalendermäßig bestimmtes
Zahlungsziel an. Der Vorteil: Der Rechnungsempfänger gerät automatisch
ohne eine weitere Mahnung in Verzug, falls er den Betrag nicht bis zum
genannten Termin bezahlt. Verzichten Sie auf Formulierungen wie „Bitte
zahlen Sie den Betrag innerhalb von zehn Tagen.“ Verwenden Sie grund-
sätzlich „Bitte überweisen Sie den Betrag ohne Abzüge bis zum 14. März
2012. Danke!“
Zeilenabstand
Geschäftsbriefe werden grundsätzlich einzeilig geschrieben.
Zitate
Zitate eignen sich besonders gut als Betreff oder Briefanfang. Ein
gutes Zitatelexikon ist eine gute Anschaffung. So sind Sie mit dem ersten
Satz Ihres Briefes direkt im Thema. Hier ein Beispiel:
z. H.
Diese Abkürzung bedeutet „zu Händen“. In der modernen Geschäftskorres-
pondenz wird diese Abkürzung nicht mehr verwendet. Die richtige An-
schrift sieht dann so aus:
Werbeagentur
CREATIVO GmbH
Herrn Hans-Jürgen Jellinek
Postfach 10 34 56
10585 Berlin
Zugang
Beim Versand rechtlich relevanter Briefe – etwa bei Kündigungen oder
Widersprüchen – müssen Sie gesetzlich geregelte Fristen einhalten. Für die
Einhaltung der Frist ist der Zugang des Schreibens entscheidend.
Persönlich
Nicht nachsenden
Einschreiben
Für Zusätze und Vermerke stehen maximal drei Zeilen zur Verfügung, für
die Anschrift sechs Zeilen.
In der alten Version der DIN 5008 befand sich zwischen dem Zusatz und
der Adresse immer eine Leerzeile. Diese Leerzeile ist mit der neuen Norm
weggefallen. Nun gilt:
1. Zeile:
2. Zeile:
3. Zeile: Einschreiben mit Rückschein
4. Zeile: Peter Sturtz
5. Zeile: Am Wasserturm 42
6. Zeile: 42109 Wuppertal
7. Zeile:
8. Zeile:
9. Zeile:
Gibt es keine Zusätze oder Vermerke, bleiben die ersten drei Zeilen des
Anschriftenfeldes leer.
Abmahnungen: Voraussetzung zur Kündigung 109
Fehlerhafte Arbeitsausführung
Wiederholtes Zuspätkommen
Unerlaubte Nebentätigkeit
Unerlaubte Nebentätigkeit
Eigenmächtiger Urlaubsantritt
Unentschuldigtes Fehlen
Wiederholtes Zuspätkommen
Personalchef,
Teamleiter,
Meister oder
Gruppenleiter.
Als Arbeitgeber sind Sie bei einem Prozess beweispflichtig. Sorgen Sie daher für
zuverlässige schriftliche Zeugenaussagen. Lassen Sie sich in schwierigen Fällen
von einem erfahrenen Anwalt für Arbeitsrecht beraten.
Fristen einhalten
Mahnen Sie das Fehlverhalten möglichst zeitnah ab. Sie verlieren sonst
unter Umständen das Recht zur Abmahnung. Der Mitarbeiter sollte Ihre
Abmahnung daher spätestens eine Woche nach dem Vorfall erhalten.
Einzeln abmahnen
Liegen mehrere Fehlverhalten gleichzeitig vor, sollten Sie jeden Vorfall
einzeln abmahnen. Der Grund: Eine Sammelabmahnung ist komplett un-
wirksam, wenn nur ein Vorwurf unberechtigt ist. Sie müssen dann die
komplette Abmahnung aus der Personalakte entfernen. Formulieren Sie
daher grundsätzlich pro Fehlverhalten ein gesondertes Schreiben.
Abmahnungen: Voraussetzung zur Kündigung 113
In Ihrem Arbeitsvertrag ist festgelegt, dass die Arbeitszeit um 7.00 Uhr beginnt. Ich
bin nicht bereit, Ihr verspätetes Erscheinen am Arbeitsplatz hinzunehmen. Im Inte-
resse eines geregelten Betriebsablaufs sind wir auf die Pünktlichkeit aller Mitarbei-
ter angewiesen.
Ich fordere Sie daher auf, den von Ihnen übernommenen Verpflichtungen aus dem
bestehenden Arbeitsvertrag nachzukommen und die vereinbarte Arbeitszeit in Zu-
kunft einzuhalten.
Sollten Sie auch weiterhin verspätet an Ihrem Arbeitsplatz erscheinen oder in
gleichartiger Weise gegen Ihre arbeitsvertraglichen Pflichten verstoßen, sind Inhalt
oder Bestand Ihres Arbeitsverhältnisses gefährdet.
Bitte bestätigen Sie auf der Kopie dieses Schreibens, dass Sie die Abmahnung gele-
sen und verstanden haben.
Freundliche Grüße Anlagen
– Kopie dieses Schreibens
Irene Vogl – Auszug aus Ihrer Zeitkarte
Durch meine Unterschrift bestätige ich, dass die Angaben vollständig sind und den
Tatsachen entsprechen. Die Abmahnung habe ich am (Datum) erhalten
und zur Kenntnis genommen.
Abmahnung:
Verstoß gegen das betriebliche Alkoholverbot
Durch meine Unterschrift bestätige ich, dass die Angaben vollständig sind und den
Tatsachen entsprechen. Die Abmahnung habe ich am (Datum) gelesen
und verstanden.
Je eher Sie reagieren, desto glaubwürdiger und höflicher wirkt Ihr Schrei-
ben. Schieben Sie diese unangenehme Aufgabe nicht lange vor sich her.
Ihr Angebot vom 14. April 2012 können wir leider nicht annehmen!
Terminverschiebung:
Geplante Konferenz am 4. Februar 2012 um 10.30 Uhr
Allgemeine Anfragen
Mit allgemeinen Anfragen fordern Sie Informationsmaterial und
detaillierte Unterlagen an:
Kataloge
Prospekte
Preislisten
Spezielle Anfragen
Mit speziellen Anfragen fordern Sie ein konkretes Angebot für ein
Produkt oder eine Dienstleistung an.
Durch allgemeine Anfragen verschaffen Sie sich Sie einen guten Markt-
überblick. Mit einer speziellen Anfrage fordern Sie dann in einem zweiten
Schritt verschiedene Firmen auf, Ihnen ein individuelles Angebot zu ma-
chen. Durch den intensiven Vergleich der Qualität und des Preises finden
Sie schnell den optimalen Anbieter.
Anfragen: Verschaffen Sie sich einen Überblick 121
3 Geplante Verwendung
4 Qualitätsanforderungen
Mögliche Einschränkungen
Es wird zwischen zwei Formen der Einschränkung unterschieden:
Zeitliche Einschränkung der Verbindlichkeit: „Dieses Angebot gilt nur
bis zum 15. März 2012.”
Preise freibleibend!
Lieferung freibleibend!
Enthaltene Mehrwertsteuer
Exkurs: Schuldrechtsreform
Am 1. Januar 2002 ist die Schuldrechtsreform in Kraft getreten. Daraus
ergeben sich einige Konsequenzen für Ihr Unternehmen.
Mängelfreiheit
Der Verkäufer hat dem Käufer wie bisher eine Ware ohne Mängel zu lie-
fern. Frei von Mängeln ist die Sache nur dann, wenn sie die vereinbarte
Beschaffenheit und Haltbarkeit hat.
Neu ist jedoch, dass auch solche Eigenschaften als vereinbart gelten, die
der Käufer nach öffentlichen Äußerungen des Verkäufers oder Herstellers
erwarten kann. Zu diesen Äußerungen zählen vor allem Werbeaussagen.
Einzige Voraussetzung: Es werden in der Werbung konkrete Eigenschaften
genannt.
Ohne Konsequenzen bleiben werbeübliche Aussagen, die keine nachprüfba-
ren Angaben über die Beschaffenheit des Gegenstands enthalten.
Verjährungsfristen
Generell vereinheitlicht werden zudem die derzeit unterschiedlichen Ver-
jährungsfristen, also die Fristen, innerhalb derer ein Anspruch (z. B. auf
Schadensersatz) durchgesetzt werden kann. Die Reform führt eine neue
Regelverjährung von drei Jahren ein, enthält aber immer noch Ausnah-
men, so z. B. bei kauf- und werkvertraglichen Gewährleistungsansprü-
chen. Hier gilt nun eine Verjährung von zwei Jahren.
130 Geschäftsbriefe in der Praxis
Formblätter
Für viele Anliegen gibt es bei den zuständigen Behörden Formblätter.
Erkundigen Sie sich rechtzeitig. Häufig ist eine telefonische Anfrage sinn-
voll. Lassen Sie sich die Formblätter zuschicken oder holen Sie diese per-
sönlich ab. Fügen Sie Ihrem Antrag alle erforderlichen Anlagen bei. Das
erspart Ihnen unnötige Zeitverzögerungen. Kopieren Sie Ihr Schreiben mit
allen Unterlagen und legen Sie sich einen Ordner für Ihre Behördenkorres-
pondenz an. So können Sie jederzeit alle Details nachprüfen. Gleichzeitig
sparen Sie wertvolle Zeit, wenn Sie das nächste Mal den gleichen oder
einen ähnlichen Antrag stellen müssen.
PROBLEM AMT/BEHÖRDE
Abgaben Stadtkasse/Steueramt
Abmeldung eines Kraftfahrzeugs Straßenverkehrsamt
Abwasserangelegenheiten Tiefbauamt
Adoptionsvermittlung Jugendamt
Adressänderung Einwohnermeldeamt
Angelschein Ordnungsamt
Anmeldung eines Kraftfahrzeugs Straßenverkehrsamt
Arbeitserlaubnis Arbeitsamt
Arbeitslosenangelegenheiten Arbeitsamt
Arbeitsschutz Gewerbeaufsichtsamt
Asylantrag Einwohnermeldeamt
Aufenthaltserlaubnis Einwohnermeldeamt
Aufgebot Standesamt
Ausbildungsförderung Jugendamt
Ausweisangelegenheiten Einwohnermeldeamt
Bauangelegenheiten Hochbauamt
Beglaubigungen Einwohnermeldeamt, Standesamt
Berufsberatung Arbeitsamt
Briefwahlunterlagen Einwohnermeldeamt
Denkmalschutz Hochbauamt
Einkommensteuererklärung Finanzamt
Familienbuch Standesamt
Behördenbriefe: So kommen Sie zu Ihrem Recht! 133
Fleischbeschau Veterinäramt
Fundsachen Ordnungsamt/Fundbüro
Führerscheinangelegenheiten Straßenverkehrsamt
Führungszeugnis, polizeiliches Einwohnermeldeamt
Geburtsurkunde Standesamt
Gewerbeschein Ordnungsamt
Gewässerschutz Wasserwirtschaftsamt
Grundstücksangelegenheiten Liegenschaftsamt
Heiratsangelegenheiten Standesamt
Heiratsurkunde Standesamt
Impfungen Gesundheitsamt
Jagdschein Ordnungsamt
Kanalanschluss Tiefbauamt
Kindergeld Arbeitsamt
Krankengeld Krankenkasse
Lebensmittelüberwachung Veterinäramt
Lohnsteuerjahresausgleich Finanzamt
Lohnsteuerkarte Einwohnermeldeamt
Mahnbescheid Amtsgericht
Mietzuschuss Sozialamt
Musterung Kreiswehrersatzamt
Nachforschungsantrag Post
Passangelegenheiten Einwohnermeldeamt
Personenbeförderungsschein Straßenverkehrsamt
134 Geschäftsbriefe in der Praxis
Sozialhilfe Sozialamt
Steuerangelegenheiten Finanzamt
Sterbeurkunde Standesamt
Taxikonzession Ordnungsamt
Umsatzsteuervoranmeldung Finanzamt
Umschulung Arbeitsamt
Unterhaltsgeld Arbeitsamt
Unterhaltsvorschuss Jugendamt
Vollstreckungsbescheid Amtsgericht
Vormundschaftsangelegenheiten Jugendamt
Wahlangelegenheiten Einwohnermeldeamt
Waffenschein Ordnungsamt
Wehrpflichtangelegenheiten Kreiswehrersatzamt
Behördenbriefe: So kommen Sie zu Ihrem Recht! 135
Für welche Lösung Sie sich entscheiden, hängt vom Einzelfall ab. Lassen
Sie sich die Vereinbarung grundsätzlich schriftlich bestätigen.
Beschwerden: So reklamieren Sie erfolgreich 141
Falls es zu einem Prozess kommt, sind Sie beweispflichtig. Versenden Sie Ihr
Schreiben daher auf jeden Fall als Einschreiben mit Rückschein. Nur so können
Sie vor Prozess beweisen, wann und in welcher Form Sie reklamiert haben. Vor
einem kostspieligen Verfahren ist es sinnvoll, noch einmal ein persönliches
Gespräch zu vereinbaren, um das Problem doch noch außergerichtlich zu lösen.
Reklamation
4 Der Brief kann für persönliche oder werbliche Details genutzt werden.
Nennen Sie alle wichtigen Details. Versenden Sie das Schreiben direkt nach der
Vereinbarung. Fax oder E-Mail sind für diese Mitteilungen ideal.
Terminbestätigung
Auftragsbestätigung
Auftragsbestätigung
Hotel MERCATOR
Potsdam
Organisatorisches:
Wie kommt man am besten zum Veranstaltungsort?
Sind Begleitpersonen eingeladen?
Welche Kleidung ist erwünscht?
Gibt es etwas zu essen?
Bis wann wird eine Zusage erwartet?
Vorbereitete Antwortkarte
Erleichtern Sie Ihren Gästen die Antwort auf Ihre Schreiben: Versenden Sie
mit der Einladung eine vorbereitete Antwortkarte. Darauf müssen die Gäste
nur noch eintragen, ob und mit wie vielen Personen sie kommen. Diese
perfekt formulierte Einladung gibt beiden Seiten Sicherheit:
Machen Sie Ihre Gäste in der Einladung neugierig: Sagen Sie das Wesentliche –
aber verraten Sie nicht alle Details. Versenden Sie die Einladung etwa vier bis
sechs Wochen vor der Veranstaltung, damit Ihre Geschäftsfreunde und Kunden
in Ruhe planen können. Häufig ist es sinnvoll, einige Tage vor dem Termin noch
einmal auf originelle Art an die Veranstaltung zu erinnern.
Einladungen: So wird Ihre Veranstaltung ein Erfolg 155
Typische E-Mail-Adresse
Diese Postfächer befinden sich je nach Art des Internetzugangs auf einem
Mail-Server, der beim Internet-Provider, beim Online-Dienst oder bei der
Mailbox steht. Eine typische E-Mail-Adresse ist nach dem Muster „Ihr
Name@Ihre Internet-Domäne“ aufgebaut, etwa: petersturtz@arcor.de.
160 Geschäftsbriefe in der Praxis
Lotus Notes
Outlook
Die Firma Microsoft bietet mit ihrem Programm Outlook eine sehr komfor-
table Software für die gesamte E-Mail-Verwaltung. Ein weiterer Vorteil
dieses Programms: Es verfügt über gute Möglichkeiten der Verknüpfung
mit anderen Microsoft-Produkten wie Word oder Excel. Außerdem enthält
es Tools für die Adress- und Terminverwaltung.
Adressbuch
Mithilfe eines Adressbuchs können Sie den Empfänger einer E-Mail
schnell auswählen. Sie können auch bestimmte Gruppen oder beliebig
zusammengestellte Empfänger zusammenzufassen, die die von Ihnen aus-
gewählten Informationen dann gleichzeitig erhalten.
Freundliche Grüße
Peter Sturtz
Geschäftsführer Correspondo GmbH & Co. KG
--------------------------------------------------------------------
Mobil: 0172 / 2745037
Telefon: 0202 / 28137-0
Telefax: 0202 / 28137-22
E-Mail: info@correspondo.de
Pers.haft. Gesellschafter:
Correspondo Beteiligungs-GmbH
Nevigeser Straße 308
42113 Wuppertal
Handelsregister HRB Wuppertal 10663
Geschäftsführer:
Hans-Ulrich Kempf – Gabriele Neikes – Peter Sturtz
Weihnachtsgrüße
Auf der folgenden Seite sehen Sie ein Beispiel für eine E-Mail mit einer
detaillierten Signatur.
E-Mails: Nutzen, Möglichkeiten und Vorteile der elektronischen Post 163
die Versendung von Bild- und Audiodateien als Voice-E-Mail ist möglich.
Die Vorteile von E-Mail sind konkurrenzlos:
haben. Hier die wichtigsten Regeln für eine erfolgreiche und reibungslose
E-Mail-Kommunikation:
Formulieren Sie Ihre Nachrichten kurz und prägnant.
Nutzen Sie die Betreffzeile für eine aussagefähige Überschrift. Das er-
leichtert das Wiederfinden und die Weiterverarbeitung.
Beenden Sie jede Mail mit einer „Signatur“. Sie sollte Name, Firmen-
name, elektronische Anschrift, Telefon- und Faxnummer, eventuell
auch Hausanschrift enthalten.
Anhänge sollten nicht größer als 300 KB sein, größere Dateien lassen
sich mit einem Komprimierungsprogramm verkleinern. Fragen Sie im
Zweifel beim Empfänger nach.
Prüfen Sie mindestens einmal täglich, ob Sie neue Post in Ihrem Ein-
gangskorb haben. Absender von E-Mails erwarten in der Regel
innerhalb von zwölf Stunden eine Antwort.
Unternehmensinterne Informationen
Nicht nur die externe Korrespondenz ist durch die Erfindung der E-Mail
revolutioniert worden. Auch für die unternehmensinterne Kommunikation
gewinnt der elektronische Brief immer mehr an Bedeutung. In vielen Un-
ternehmen hat inzwischen jeder Mitarbeiter eine eigene E-Mail-Adresse.
Damit ist gewährleistet, dass wichtige Informationen schnell und vor al-
lem zeitgleich an alle Unternehmensbereiche weitergegeben werden kön-
nen. Diese Tatsache ist vor allem für große Unternehmen wichtig, die de-
zentral organisiert und an verschiedenen Standorten tätig sind.
Eine gezielt eingesetzte E-Mail bietet vor allem bei negativen oder sensib-
len Nachrichten viele Vorteile:
Alle Mitarbeiter sind auf demselben Informationsstand.
betriebsbedingte Kündigungen,
Anforderungen
Die E-Mails müssen allerdings bestimmte inhaltliche und formale Voraus-
setzungen erfüllen, damit sie ihre Wirkung nicht verfehlen:
Der Absender ist ein Entscheider im Unternehmen.
Daher sollten schwierige interne E-Mails von Profis gestaltet und formu-
liert werden.
Im Zweifelsfall sollten Sie die Hilfe von Experten in Anspruch nehmen. In sen-
siblen Situationen hat Ihre E-Mail unter Umständen erhebliche finanzielle oder
rechtliche Konsequenzen. Denn die interne Kommunikation wirkt sich immer
auf die Motivation und damit auf die Arbeitsleistung Ihrer Führungskräfte und
Mitarbeiter aus – positiv oder negativ!
Längere Arbeitszeiten
Betriebsbedingte Kündigungen
Hohe Fehlzeitenquote
168 Geschäftsbriefe in der Praxis
Betriebsbedingte Kündigungen
Gute Besserung!
zur Hochzeit,
zur Geburt.
Aufbau
Der Aufbau des Kondolenzschreibens hängt vom Verhältnis zum Verstor-
benen und von den äußeren Umständen des Todes ab. Diese Elemente sind
möglich:
Lieber Wilfried,
zum plötzlichen Tod eurer kleinen Caroline sende ich euch unser tief empfundenes
Mitleid.
Unsere Kinder sind genauso erschüttert wie wir. Renate kann es noch immer nicht
fassen, dass sie den Schulweg in Zukunft immer alleine gehen wird.
Unsere Gedanken sind in diesen Tagen bei euch. Bei dem letzten schweren Gang
werden wir euch begleiten.
Wir sind sehr traurig.
Gisela Schilling Peter Schilling
Kondolenzbriefe: Zeigen Sie Mitgefühl und Hilfsbereitschaft 185
Liebe Margot,
der plötzliche Tod deines lieben Mannes – meines Freundes – hat mich tief getroffen
und erschüttert.
Ich fühle mit dir und finde keine Worte, um dir in deinem tiefen Schmerz Trost zu
spenden.
Bei deinem schweren Gang werde ich an deiner Seite sein. Bitte sage mir, wie ich dir
und den Kindern helfen kann.
In tiefer Trauer und mit einer tröstenden Umarmung.
Dein
Klaus
186 Geschäftsbriefe in der Praxis
Fristgerechte Kündigung
Anlagen
Kopie der Kündigung
Stellungnahme des Betriebsrats
Kündigungen: So beenden Sie Verträge schnell und rechtssicher 189
Fristlose Kündigung
Außerordentliche Kündigung
meiner Kraftfahrzeugversicherung: 236.543.21
Neues Gesetz
Die Bundesregierung hat aus dieser Situation gesetzliche Konsequenzen
gezogen: Seit dem 1. Mai 2000 gilt das Gesetz zur Beschleunigung fälliger
Zahlungen. Es ändert die Verzugsvoraussetzungen für Geldforderungen. Bis-
her geriet ein Schuldner vorbehaltlich besonderer Vereinbarungen nach §
284 des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB) nur aufgrund einer Mahnung oder
einer nach dem Kalender bestimmten Fälligkeit in Verzug. Durch das neue
Gesetz gerät ein Kunde oder Geschäftspartner automatisch in Verzug, wenn
er einer Geldforderung 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung
oder einer gleichwertigen Zahlungsaufforderung nicht nachkommt. Eine
Mahnung ist nicht mehr nötig. Gleichzeitig wurden die Verzugszinsen von
bisher vier Prozent pro Jahr auf einen Zinssatz in Höhe von fünf Prozent-
punkten über dem Basiszinssatz nach § 1 des Diskontsatz-Überleitungs-
gesetzes erhöht.
ZAHLUNGSVERZUG
Der Verzug tritt automatisch 30 Tage nach Zugang und Fälligkeit einer Rech-
nung ein. Falls Sie Ihren Kunden eine Zahlungsfrist von zehn Tagen gewähren,
können Sie ab dem 40. Tag Verzugszinsen berechnen. Liegt der Basiszinssatz der
Bundesbank bei vier Prozent, können Sie Verzugszinsen in Höhe von neun Pro-
zent pro Jahr berechnen.
Mahnungen: Wenn Kunden nicht pünktlich zahlen 195
Dreistufiges Mahnverfahren
Es hängt von der Beziehung zu Ihren Kunden ab, ob Sie die rechtlichen
Möglichkeiten konsequent umsetzen. Bei guten Kunden sollten Sie ein
dreistufiges Mahnverfahren einsetzen:
1. Mahnung: freundliche Erinnerung
Zahlungserinnerung
1. Mahnung
Ihr Auftrag vom 16. Juni 2012 und unsere Lieferung vom 23. Juni 2012
2. Mahnung
Ihr Auftrag vom 7. April 2012
Unsere Lieferung vom 14. April 2012
Rechnung Nummer 3421567 vom 15. April 2012
2. Mahnung
2. Mahnung
Mahnung
Rechnung Nummer: 5632/63 vom 6. Oktober 2012
Kundennummer: 093456/1
Zusätzliche Kosten
Portokosten
Aufgeschlüsselter Rechnungsbetrag
Nettobetrag
Gesamtrechnungsbetrag
Zahlungsbedingungen
Bankverbindung
Welche Elemente Ihre Rechnung enthält, hängt von der Branche ab, in der
Sie tätig sind. Geben Sie auf der Rechnung immer einen Ansprechpartner
mit der Durchwahlnummer. Das erleichtert Ihren Kunden die Anforderung
weiterer Informationen.
Zahlung erleichtern
Erleichtern Sie Ihren Kunden die Zahlung. Hier die drei Methoden, die in
der betrieblichen Praxis am erfolgreichsten sind:
Versenden Sie mit Ihrer Rechnung einen ausgefüllten Überweisungs-
träger. Der Kunde muss nur noch seine Bankverbindung eintragen und
unterschreiben.
Bieten Sie den Abruf des Rechnungsbetrags an. Dazu benötigen Sie
eine Einzugsermächtigung Ihres Kunden.
Geben Sie mindestens zwei verschiedene Konten an. Ideal ist eine
örtliche Bank und ein Postbankkonto.
Kleinbeträge
Über Kleinbeträge bis 200 Euro müssen Sie nicht unbedingt eine Rech-
nung schreiben. Es genügt eine Quittung. Einen Formularblock erhalten
Sie in jeder Schreibwarenhandlung. Quittungen müssen folgende Angaben
enthalten:
Name und Anschrift des Rechnungstellers
Rechnungsbetrag
204 Geschäftsbriefe in der Praxis
Mehrwertsteuerbetrag
Gesamtrechnungsbetrag
Zahlungsziel
Lassen Sie Ihren Kunden nicht zu viel Zeit, um die Rechnung zu bezahlen.
In der Geschäftspraxis sind Zeiträume zwischen zehn Tagen und zwei
Wochen üblich. Denken Sie bei der Überprüfung der Zahlungseingänge an
die Verzögerung von bis zu drei Arbeitstagen durch die Bankbearbeitung.
Rechnung
Sehr geehrte Frau Gerland,
vereinbarungsgemäß berechne ich für die Konzeption und die Durchführung des
Korrespondenztrainings am 15. und 16. September 2012 in Ihrem Hause:
2 Tage à 1.700 Euro 3.400,00 Euro
Fahrtkosten: 428 km à 0,50 Euro 214,00 Euro
Nettobetrag 3.614,00 Euro
zzgl. 19 % Mehrwertsteuer 686,66 Euro
Rechnungsbetrag 4.300,66 Euro
Bitte überweisen Sie den Rechnungsbetrag bis zum 30. September 2012 auf unser
Konto 98 765 432 bei der Deutschen Bank Köln, BLZ 370 700 60. Danke.
Peter Vetter
Peter Vetter, Geschäftsführer
206 Geschäftsbriefe in der Praxis
Hans-Peter Klein
Malermeister
Fax-Formular
Entwickeln Sie ein Fax-Formular mit den wichtigsten Elementen:
Genaue Angaben zum Absender:
Name und Abteilung
Telefon- und Faxnummer
Faxnummer
Übertragungszeit sparen
Häufig genügt ein Fax-Deckblatt im Format DIN A5. Beim Faxen gilt:
Zeit ist Geld. Je länger die Übertragung dauert, desto höher sind die Te-
lefonkosten. Verzichten Sie daher auf große Schrifttypen, Fettdruck und
umfangreiche Grafiken. Diese Elemente verlängern die Übertragungszeit
erheblich und erhöhen dadurch unnötig die Kosten. Ein kurzes Fax ist
besser.
Auf der folgenden Seite finden Sie ein Muster für ein Fax-Deckblatt im
Format DIN A5 (für dieses Buch verkleinert):
Telefax: Die schnelle und professionelle Information 209
Manfred Burger
Training + Beratung
Sternstraße 14, 80538 München
Telefon: 089 224356, Teleax: 089 224357
An: Von:
Thema: Datum:
REX Werbeagentur
Königstraße 24 • 40237 Düsseldorf
Telefax
An:
Pallas AG
Klaus Richter
Werbeabteilung
Fax: 089 7734-21
Von:
Günther Herzog
Text- und Konzeption
Datum:
11. August 2012
zentrale Lage,
erweiterte Verkaufsfläche,
optimale Parkmöglichkeiten.
Öffnungszeiten
212 Geschäftsbriefe in der Praxis
Über den Umzug und Ihre neue Adresse können Sie nie rechtzeitig genug infor-
mieren. Planen Sie eine Vorlaufzeit ein. Häufig ist es sinnvoll, in einem Nach-
fassbrief kurz vor dem Umzug noch einmal an die neue Adresse zu erinnern.
Lassen Sie kleine Aufkleber mit den wichtigsten Informationen drucken. Ver-
wenden Sie eine Signalfarbe. Vier Wochen vor und zwei Monate nach dem
Umzug sollten Sie diese Information auf alle Schreiben kleben, die Sie versen-
den.
Planen und dokumentieren Sie alle Vollmachten sehr sorgfältig, damit Sie jeder-
zeit den Überblick behalten. Nicht alle Vollmachten enden automatisch. Sie
müssen schriftlich widerrufen werden, wenn sie nicht mehr gelten sollen. Einige
spezielle Vollmachten müssen notariell beglaubigt werden. Andere – etwa die
Prokura für eine Führungskraft – müssen in das Handelsregister eingetragen
werden.
Vollmachten: So bleiben Sie handlungsfähig 217
Manfred Burger
Training + Beratung GmbH
Sternstraße 14, 80538 München
Telefon: 089 224356
Telefax: 089 224357
Vollmacht
Hiermit erteile ich Herrn Norbert Druschel, wohnhaft in 80538 München, Stern-
straße 26, die Vollmacht, mich in folgender Angelegenheit zu vertreten: Besichti-
gung und Anmietung von Büroräumen.
Der Bevollmächtigte ist berechtigt, seinerseits Unterbevollmächtigte einzusetzen.
Diese Vollmacht gilt bis zum 30. Juni 2012.
München, 11. April 2012
Manfred Burger
Manfred Burger, Geschäftsführer
218 Geschäftsbriefe in der Praxis
Vollmacht
für Frau Susanne Bartels
Vollmacht
für Norbert Sträter
Denken Sie an die längeren Postlaufzeiten vor Weihnachten. Versenden Sie Ihre
Briefe spätestens Mitte Dezember. Wenn Sie auf Weihnachtsgeschenke verzich-
ten, um das Geld zu spenden, sollten Sie in Ihrem Schreiben darauf hinweisen.
Geben Sie dabei den Namen der Hilfsorganisation und den Spendenzweck an
und werben Sie um Verständnis für Ihre Vorgehensweise.
Weihnachtsbriefe: Weihnachtswünsche und Dankeschön in einem 221
Jürgen Brune
Hans-Peter Lehnhoff
222 Geschäftsbriefe in der Praxis
Verkürztes Verkaufsgespräch
Jeder Werbebrief ist ein verkürztes Verkaufsgespräch. Argumentieren Sie
daher so, als sitze Ihnen der Kunde gegenüber. Überzeugen Sie den Leser
von Ihren Leistungen und Produkten. Argumentieren Sie dabei aus Sicht
des Kunden: Nehmen Sie Einwände und Fragen des Lesers vorweg. Be-
trachten Sie Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung aus der Perspektive des
Kunden. Warum soll er sich für Ihr Angebot entscheiden? Diese Fragen
helfen Ihnen, gute Werbebriefe zu texten:
Warum soll der Kunde sich gerade für Ihr Angebot entscheiden?
Nutzen Sie den Betreff, um die „Botschaft“ Ihres Briefs auf den Punkt zu brin-
gen. Das „PS“ ist für den Hinweis auf ein Werbegeschenk oder einen besonderen
Service geeignet. Außerdem muss Ihr Mailing eine Antwortkarte oder ein Fax-
formular enthalten, damit Ihr Kunde schnell und einfach auf Ihr Angebot rea-
gieren kann. Die Beispiele auf den folgenden Seiten zeigen Ihnen, wie es geht.
Werbebriefe: So steigern Sie Ihren Umsatz 225
Frühjahrsmüde?
Wir helfen Ihnen auf die Sprünge!
Prosit Neujahr!
Exkurs: Schuldrechtsreform
Am 1. Januar 2002 ist die Schuldrechtsreform in Kraft getreten. Daraus
ergeben sich einige Konsequenzen für Ihr Unternehmen.
Zeugnisse: So beurteilen Sie Ihre Mitarbeiter 229
Mängelfreiheit
Der Verkäufer hat dem Käufer wie bisher eine Ware ohne Mängel zu lie-
fern. Frei von Mängeln ist die Sache nur dann, wenn sie die vereinbarte
Beschaffenheit und Haltbarkeit hat.
Neu ist jedoch, dass auch solche Eigenschaften als vereinbart gelten, die
der Käufer nach öffentlichen Äußerungen des Verkäufers oder Herstellers
erwarten kann. Zu diesen Äußerungen zählen vor allem Werbeaussagen.
Einzige Voraussetzung: Es werden in der Werbung konkrete Eigenschaften
genannt.
Ohne Konsequenzen bleiben werbeübliche Aussagen, die keine nachprüf-
baren Angaben über die Beschaffenheit des Gegenstands enthalten.
Verjährungsfristen
Generell vereinheitlicht werden zudem die derzeit unterschiedlichen Ver-
jährungsfristen, also die Fristen, innerhalb derer ein Anspruch (z. B. auf
Schadensersatz) durchgesetzt werden kann. Die Reform führt eine neue
Regelverjährung von drei Jahren ein, enthält aber immer noch Ausnah-
men, so z. B. bei kauf- und werkvertraglichen Gewährleistungsansprü-
chen. Hier gilt nun eine Verjährung von zwei Jahren.
„Geheimsprache“
Das Zeugnis muss nach den gesetzlichen Bestimmungen von Wohlwollen
getragen sein und darf das berufliche Fortkommen des Arbeitnehmers
230 Geschäftsbriefe in der Praxis
Das einfache Zeugnis enthält Angaben zur Person des Arbeitnehmers so-
wie Informationen über die Art und die Dauer der Tätigkeit. Das qualifi-
zierte Zeugnis enthält zusätzlich eine Bewertung der Leistung und des
Verhaltens des Mitarbeiters.
Ein qualifiziertes Zeugnis ist bei Bewerbungen wertvoller. Ein einfaches
Zeugnis wird vor allem dann ausgestellt, wenn die Beurteilung negativ
ausfällt.
Formale Kriterien
Nach einem Urteil des Bundesarbeitsgerichtes Kassel (5 AZ R 182/92) muss
das Zeugnis einige formale Kriterien erfüllen:
Das Zeugnis muss sauber geschrieben sein.
Übernehmen Sie diese Formulierungen, die Sie auch auf der Internetseite
www.sekretaria.de finden, unbedingt in der vorliegenden Form. Jede Ände-
rung kann der Beurteilung unter Umständen eine andere Bedeutung geben.
LEISTUNGS- FORMULIERUNG
BEURTEILUNG
FÜHRUNGS- FORMULIERUNG
BEURTEILUNG
Die ungenügende Beurteilung kommt vor allem durch das Fehlen von
Aussagen über das Führungsverhalten zum Ausdruck!
Praktikumsbescheinigung
Herr Klaus-Peter Drahn, geboren am 1. April 1987 in Limburg, hat vom 1. April 2012
bis zum 15. Mai 2012 in unserer Firma ein Praktikum absolviert. Dabei lernte er die
Abteilungen Personal, Einkauf, Revision und Kundendienst kennen.
Da Herr Drahn sehr interessiert war, konnten wir ihm in allen Bereichen einfache
Aufgaben übertragen, die er selbstständig ausführte. Wir haben ihn als zuverlässigen
Mitarbeiter kennen gelernt, der sich vor allem durch hohe Einsatzbereitschaft aus-
zeichnete.
Wir danken Herrn Drahn für seine Mitarbeit und wünschen ihm für das weitere
Studium viel Erfolg.
Hannover, 15. Mai 2012
Harald Fritsche
Harald Fritsche, Geschäftsführer
Zeugnisse: So beurteilen Sie Ihre Mitarbeiter 235
Zeugnis
Frau Birgit Hansen, geboren am 14. Oktober 1965 in Kiel, war vom 1. April 2001 bis
zum 31. Dezember 2012 als Sekretärin des Geschäftsführers für unsere Firma tätig.
Frau Hansen führte alle Sekretariatsarbeiten sehr engagiert und selbstständig aus:
– Schriftverkehr
– Postbearbeitung
– Gehaltsabrechnung
– Kundenbetreuung
– Organisation der täglichen Abläufe
Wir waren mit ihren Leistungen außerordentlich zufrieden. Ihr Verhalten gegenüber
Vorgesetzten, Arbeitskollegen, Mitarbeitern und Kunden war stets vorbildlich.
Frau Hansen verlässt uns auf eigenen Wunsch, da sie in einigen Monaten ein Kind
erwartet. Wir bedauern ihr Ausscheiden sehr.
Für ihren privaten und beruflichen Lebensweg wünschen wir ihr alles Gute.
Hamburg, 31. Dezember 2012
Bernd Klein
Bernd Klein, Personalleiter
236 Geschäftsbriefe in der Praxis
Zeugnis
Herr Heinz König, geboren am 24. April 1961 in Köln, war vom 2. Januar 2005 bis
zum 31. März 2012 als Sachbearbeiter im Kundendienst unserer Firma tätig.
Herr König war für alle anfallenden Arbeiten zuständig:
– Schriftverkehr
– Telefonate
– Persönliche Kundenbetreuung
– Telefonische und schriftliche Reklamationsbearbeitung
– Postbearbeitung
– Ablage
Der Mitarbeiter hat die ihm übertragenen Aufgaben im Großen und Ganzen zu unse-
rer Zufriedenheit erledigt.
Er führte die ihm übertragenen Aufgaben mit großem Fleiß und Interesse durch.
Er war im Mitarbeiterkreis als umgänglicher Kollege geschätzt.
Das Arbeitsverhältnis endet in beiderseitigem Einvernehmen.
Düsseldorf, 31. März 2012
Birgit Ludewig
Birgit Ludewig, Geschäftsführerin
Zeugnisse: So beurteilen Sie Ihre Mitarbeiter 237
Einfaches Zeugnis
Zeugnis
Herr Jürgen Schroth, geboren am 4. Januar 1968 in Koblenz, war vom 2. Januar
2005 bis zum 31. März 2012 als Sachbearbeiter in unserer Firma tätig.
Er war für diese Arbeiten zuständig:
– Einkauf
– Schriftverkehr
– Inbound- und Outbound-Telefonate
– Rechnungsstellung
– Persönliche Kundenbetreuung
– Überwachung der Lieferungen
– Mahnwesen
Der Arbeitsvertrag wurde zum 31. März 2012 in gegenseitigem Einvernehmen been-
det.
Mannheim, 31. März 2012
Bernd Führmann
Bernd Führmann, Personalleiter
238 Geschäftsbriefe in der Praxis
Zwischenzeugnis
Frau Sabine Mommsen, geboren am 4. Juni 1971 in Nürnberg, ist seit 1. Oktober
2004 als Mitarbeiterin in unserem Unternehmen tätig.
Ihr Aufgabenbereich umfasst folgende Tätigkeiten:
– Bedienung der Telefonzentrale
– Empfang der Besucher
– Schriftverkehr nach Diktat
– Vorbereitung der Personalabrechnungen
– Ablage
Frau Mommsen führt alle Arbeiten sorgfältig und stets zu unserer vollen Zufrieden-
heit aus. Sie verfügt über gute Fachkenntnisse. Ihre Leistungen sind gut.
Ihr Verhalten gegenüber Vorgesetzten, Arbeitskollegen, Mitarbeitern und Kunden ist
vorbildlich.
Frau Mommsen hat um dieses Zwischenzeugnis gebeten, weil der Geschäftsführer in
einigen Wochen eine andere Filiale unseres Unternehmens übernimmt.
Cottbus, 14. August 2012
Bernd Jochensen
Bernd Jochensen, Personalleiter
Zwischenbescheide: So informieren Sie über den Stand der Dinge 239
Reklamationen
SCHNELL REAGIEREN
Versenden Sie den Zwischenbescheid direkt an dem Tag, an dem Sie das Schrei-
ben des Kunden oder Ihres Geschäftspartners erhalten. So vermeiden Sie unnö-
tigen Ärger und überflüssige Anrufe, die Sie nur wertvolle Zeit kosten.
240 Geschäftsbriefe in der Praxis
Ihr Angebot vom 24. März 2012 ist in der engeren Wahl!
Der Autor
Peter Sturtz arbeitet als Trainer und Berater in Wuppertal. Er hat sich auf
Kundenkorrespondenz von Unternehmen spezialisiert. Bei der correspondo
GmbH, deren Angebot von der Schriftgutanalyse bis zum fertigen Brief
und dem Training von Mitarbeitern reicht, ist er Geschäftsführer. Als Au-
tor hat er mehrere Publikationen und Artikel zum Thema Korrespondenz
veröffentlicht.
Notizen 243
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244 Notizen
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Notizen 245
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246 Notizen
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