You are on page 1of 75

1

Mục Lục

Tổng quát về Primavera ........................................................................................ 2


Một số khái niệm .................................................................................................... 4
Cấu trúc dự án........................................................................................................ 7
Khởi tạo dự án ........................................................................................................ 9
Tạo cấu trúc phân việc (WBS) ............................................................................ 12
Công việc ............................................................................................................... 14
Tạo mối quan hệ (Relationship).......................................................................... 20
Chạy tiến độ (Schedule) ....................................................................................... 23
Gán ràng buộc (Constraints) .............................................................................. 31
Hiệu chỉnh giao diện (layout) .............................................................................. 35
Vai trò và nguồn lực............................................................................................. 38
Gán Vai trò (Role)................................................................................................ 42
Gán nguồn lực và chi phí trong Primavera ....................................................... 44
Phân tích nguồn lực ............................................................................................. 48
Tối ưu hóa kế hoạch dự án .................................................................................. 51
Tạo baseline cho dự án ........................................................................................ 55
Thư viện tài liệu của dự án.................................................................................. 58
Thực hiện và kiểm soát dự án ............................................................................. 61
Lập báo cáo ........................................................................................................... 67
Chú thích............................................................................................................... 69

KPMS copyright © 2008 All rights reserved.


No part of this publication may be reproduced without prior written permission of KPMS Ltd
2

Chủ đề 1:

Tổng quát về Primavera


 Giải pháp Primavera

 Các phân hệ đi kèm P6


3

 Primavera là công ty phần mềm hàng đầu trong lĩnh vực quản lý dự án, với các giải
pháp chuyên biệt trong lĩnh vực quản lý dự án, tập dự án ở tất cả các lĩnh vực kinh
doanh.
 Được thành lập từ năm 1983 với phần mềm cơ bản cho lĩnh vực Kỹ thuật và Xây
dựng. Ngày nay, Primavera đã đa dạng hóa các giải pháp chạy trên nền đơn lẻ đến các
giải pháp chạy trên mạng LAN và Internet. Các giải pháp có thể kết hợp cho phép
công ty lập kế hoạch, quản lý và tối ưu hóa các danh mục đầu tư thông qua các dự án
để luôn phát triển.

Các giải pháp của Primavera


 P6 – Một giải pháp tổng thể áp dụng cho quy mô toàn doanh nghiệp để lập kế hoạch,
quản lý và kiểm soát dự án. Với P6, doanh nghiệp luôn đạt được những mục tiêu cam
kết về ngân sách và thời gian thông qua việc tối ưu hóa tiến độ, nguồn lực và chi phí
từ các dự án riêng lẻ đến tập dự án. Là một trong những giải pháp ưu việt cho việc lập
kế hoạch, quản lý và kiểm soát tập dự án, dữ liệu của các dự án được lưu trữ trên cơ
sở dữ liệu tập chung và có thể truy xuất thông qua mạng LAN hay Internet.
 PertMaster – là giải pháp phân tích và quản lý rủi ro, nó cho phép doanh nghiệp phân
tích và đánh giá được các rủi ro có thể xảy ra với các dự án thông qua việc mô phỏng
sự tác động của chi phí và thời gian vào các trường hợp có thể xảy ra.
 Contract Manager – giải pháp cho phép doanh nghiệp kiểm soát theo dõi các tài liệu,
hợp đồng từ giai đoạn lên ngân sách đến giai đoạn mua và giao thầu. Nó cho phép
theo dõi tất cả các tờ trình liên quan đến dự án và được kiểm soát phê duyệt theo một
quy trình chuNn. Với các chức năng quản lý thay đổi cho phép người dùng đảm bảo
mọi thay đổi được giải quyết, các khoản phải thanh toán theo đúng tiến độ và chất
lượng, tránh tình trạng kiện cáo.
 Cost Manager – Là giải pháp cho phép quản lý chi phí dự án hiệu quả và nhanh chóng
thông qua phương pháp Earned Value. Một loạt các biểu đồ sinh động được tự động
tạo khi các thông tin của dự án thay đổi giúp người dùng dễ dàng nhận ra tiến trình
thực hiện dự án. Giải pháp được thiết kế có thể kết nối với các phân hệ khác của
Primavera và hệ thống kế toán doanh nghiệp giúp người dùng luôn kiểm soát chặt chẽ
và hiệu quả của từng dự án nói riêng và tập dự án của doanh nghiệp nói chung.

Các phân hệ đi kèm P6


Methodology Management

 Đây là môđun cho phép doanh nghiệp luôn cải tiến nâng cao quá trình thực hiện
dự án thông qua thiết lập các tiêu chuNn, các mẫu dự án thành công giúp các nhân
viên luôn nâng cao các kỹ năng và giảm bớt thời gian thực hiện công việc.

Timesheets

 Môđun giao tiếp và cập nhật thời gian thực hiện công việc thông qua giao diện
Internet.
 Các nhân viên thực hiện công việc trong dự án luôn được cập nhật những thông
tin cần thiết để hoàn thành công việc theo đúng yêu cầu.

KPMS copyright © 2008 All rights reserved.


No part of this publication may be reproduced without prior written permission of KPMS Ltd
4

Chủ đề 2:

Một số khái niệm


 Dữ liệu dự án và dữ liệu tổng thể

 Layouts
5

Dữ liệu dự án và tổng thể (Enterprise and Project-Specific Data)


Trước khi làm quen với phần mềm Primavera, người dùng nên hiểu và phân biệt được dữ liệu
thuộc về một dự án và dữ liệu thuộc tổng thể doanh nghiệp.

• Dữ liệu tổng thể - Enterprise Data

Dữ liệu tổng thể là dữ liệu sử dụng được bởi nhiều dự án, nó không phân biệt giữa các
dự án. Thông thường những dữ liệu này được xác định và tạo bởi các quản trị hệ
thống và chương trình.

Một số dữ liệu tổng thể:

 Cấu trúc dự án (EPS)


 Mã dự án
 Mã tài nguyên
 Các tùy chọn, hiệu chỉnh phần mềm
 Nguồn lực (Tài nguyên công ty)
 Mã chi phí

• Dữ liệu dự án - Project-Specific Data

Dữ liệu dự án là những dữ liệu chỉ có thể dùng trong phạm vi dự án mà nó được xác
định và tạo ra. Thông thường các giám đốc dự án xác định và tạo ra các dữ liệu này để
kiểm soát dự án do họ kiểm soát.

Một số ví dụ và dữ liệu dự án:


 Thời gian
 Cấu trúc phân việc (WBS)
 Công việc
 Quan hệ công việc
 Đường cơ sở (Baseline)
 Phí tổn
 Rủi ro
 Tài liệu

• Các dữ liệu thuộc cả dự án và tổng thể

Một số dữ liệu thuộc cả hai loại trên như:


 Lịch làm việc
 Báo cáo
 Mã công việc

KPMS copyright © 2008 All rights reserved.


No part of this publication may be reproduced without prior written permission of KPMS Ltd
6

Layouts
Một layout là một cửa sổ ở đó các thông tin được chọn để thể hiện và sắp xếp theo ý người
dùng. Các Layout có thể được tạo ở các cửa sổ Projects, WBS, Activities, Resource
Assignments, và Tracking trong phần mềm Primavera.
• Mở một Layout đã có sẵn
 Trong phần mềm Primavera, có một số layout đã được tạo sẵn để thể hiện các
thông tin dự án, ngoài các layout này người dùng có thể tạo các layout theo ý
riêng. Các layout có thể tạo, lưu trữ để dùng cho các lần sau và có thể dùng cho
nhiều dự án khác nhau. Khi mở ở các dự án khác nhau, giao diện layout sẽ vẫn giữ
nguyên nhưng dữ liệu sẽ thay đổi theo các dự án khác nhau.
 Người dùng dễ dàng chọn và mở các layout khác nhau trong giao diện Primavera.
• Layout có thể được hiệu chỉnh theo ý riêng của mỗi người dùng.
• Layout có thể được lưu trữ với các lựa chọn:
 Curent User – Chỉ người tạo ra layout này mới có thể mở trong tương lai
 All User – cho phép bất kỳ người nào sử dụng Primavera cũng có thể mở.
 Another User – Cho phép một người nào đó được chỉ định có thể mở. Lưu ý,
người tạo ra layout này không được mở trong tương lai.
7

Chủ đề 3 :

Cấu trúc dự án
 Các thành phần hình thành nên Cấu trúc dự án – EPS.

KPMS copyright © 2008 All rights reserved.


No part of this publication may be reproduced without prior written permission of KPMS Ltd
8

Cấu trúc dự án
Cấu trúc dự án (EPS) là một hệ thống phân cấp dùng để tổ chức, sắp xếp các dự án.

 EPS được xây dựng với các điểm gốc (Root) và các nút (Node).
 Mỗi Root có thể có nhiều Node.
 Mỗi Node có thể được gắn một hoặc nhiều dự án.

 Mỗi dự án phải thuộc về một Node nào đó.


 Mỗi Node có thể chứa không giới hạn số lượng dự án.
 Dự án là mức độ thấp nhất trong cấu trúc phân cấp EPS.
 Việc đặt dự án tại Node nào sẽ quyết định dữ liệu tổng hợp lên cho Node ấy.

Cấu trúc dự án (EPS)

Những ưu điểm khi tổ chức dự án theo EPS

 Xem mức độ ưu tiên, quy mô, ngân sách, và nguồn lực dự án xuyên suốt cấu trúc EPS
hoặc trên một Node nào đó.
 Quản lý các dự án một cách riêng biệt, trong khi vẫn có khả năng tổng hợp thông tin
của nhiều dự án.
 Mỗi Node đóng vai trò như một dự án tổng thể, tổng hợp dữ liệu của các
Node và dự án thuộc về một Node cao nhất trong cấu trúc EPS.
 Từ một node, người dùng có thể mở xem tất cả các thông tin chi tiết của
các dự án thuộc về Node đó.
 Hiển thị sự phân bố nguồn lực giữa các dự án.
 Gán quyền ở nhiều cấp độ trong dự án để người dùng có thể truy xuất dữ liệu đúng
cấp độ của mình.
9

Chủ đề 4 :

Khởi tạo dự án
 Khởi tạo dự án trong Primavera

 Thông tin chi tiết của dự án

KPMS copyright © 2008 All rights reserved.


No part of this publication may be reproduced without prior written permission of KPMS Ltd
10

Khởi tạo dự án
Các cách khởi tạo một dự án:

 Sử dụng “Create a New Project wizard”:


 Tạo dự án.
 Tạo cấu trúc phân việc.
 Tạo công việc.
 Gán nguồn lực và chi phí.

 Sử dụng “Project Architect”:


 Tạo dự án từ mẫu (template) có sẵn.
 Xem và chỉnh sửa WBS cho phù hợp.
 Xem và chỉnh sửa công việc.
 Gán nguồn lực và chi phí.

 Nhập (Import) 1 file

 Copy / Paste

Thông tin chi tiết của dự án


Chi tiết của mỗi dự án nằm ở phía dưới trong cửa sổ Project. Nó thể hiện các đặc điểm, thông
số chi tiết của dự án đó.

• Thông tin chung (General)


Tại cửa sổ này cho phép người dùng xem và chỉnh sửa các thông tin tổng quát của dự
án. Mã dự án, tên dự án và người chịu trách nhiệm có thể được quy định khi tạo dự
án, hoặc có thể được thay đổi tại đây. Những thông tin còn lại được cài đặt mặc định.

• Thông tin thời gian (Dates)


Cho phép chỉnh sửa ngày của dự án. Ngày bắt đầu và kết thúc của dự án có thể được
cài đặt khi tạo dự án, hoặc có thể thay đổi tại đây.

• Thông tin ghi chú (Notebook)


Cho phép tạo, xem hoặc sửa những ghi chú của dự án như là mục tiêu dự án, các yêu
cầu cốt lõi hoặc những thông tin khác liên quan đến dự án.

• Thông tin mã (Codes)


Cho phép gán mã cho dự án. Các mã dự án cho phép sắp xếp, phân loại, nhóm... các
dự án theo các tiêu chí của người dùng như là vị trí hoặc hướng kinh doanh.
o Mã dự án có thể được tạo không giới hạn.
o Cho phép tổng hợp thông tin trên nhiều dự án.

• Thông tin mặc định (Defaults)


Thông tin mặc định được chia làm 2 phần:
o Defaults for New Activities – các thông số này sẽ được cài đặt lên các công
việc tạo mới. Việc thay đổi các thông số này sẽ không ảnh hưởng đến các công
việc có sẵn.
o Auto-numbering Defaults – quy định mã công việc khi công việc mới được
tạo.
11

Khi “Increment Activity ID” được chọn thì tiền tố hoặc hậu tố của mã công
việc được chọn sẽ quyết định mã công việc mới.

Tóm lược

 Ta có thể tạo dự án bằng các cách New Project wizard, nhập (import) file, sao chép dự
án có sẵn, hoặc sử dụng Project Architect để tạo dự án từ mẫu (template) có sẵn.

 Sau khi dự án được tạo, ta có thể xem các thông tin chi tiết của dự án tại cửa sổ
Project.

 Người dùng cũng có thể tạo, chỉnh sửa các thông số và đặc điểm của dự án thông qua
cửa sổ Project Details.

KPMS copyright © 2008 All rights reserved.


No part of this publication may be reproduced without prior written permission of KPMS Ltd
12

Chủ đề 5 :

Tạo cấu trúc phân việc (WBS)


 Cấu trúc phân việc
13

Cấu trúc phân việc


Cấu trúc phân việc (WBS) là một hệ thống phân cấp các hạng mục, công việc chi tiết của 1
dự án. Nó phân chia dự án thành các phần nhỏ hơn được nối kết với nhau theo một thứ tự
logic, giúp cho việc hoạch định kế hoạch và quản lý được dễ dàng hơn.
• Mỗi dự án có 1 cấu trúc WBS duy nhất.
Cấp độ cao nhất của hệ thống WBS chính là cấp độ dự án.
 Các thành phần trong cấu trúc WBS có mối quan hệ “cha/con”, nghĩa là ta có thể thấy
được thông tin tổng hợp của các thành phần bên dưới khi đứng ở phía trên.

Cấu trúc phân việc (WBS)

 Khi tạo một WBS mới nó sẽ được mặc định là cấp độ con của WBS đứng trước nó.
 Các WBS này có thể được tạo và sắp xếp theo đúng thứ tự, cấp bậc mà người dùng
xác định.
 WBS con sẽ thừa hưởng các đặc tính của WBS cha. VD: WBS con sẽ có giá trị
“Responsible Manager” giống với WBS cha.

Tóm lược

 Cấu trúc phân việc (WBS) là 1 hệ thống phân cấp các hạng mục, công việc chi tiết
của 1 dự án.
 Cấp độ cao nhất của hệ thống WBS tương đương với cấp dự án, và cấp độ thấp nhất
của WBS là các công việc.
 Ta có thể dùng tổ hợp phím định hướng trên phần mềm để sắp xếp các WBS theo
đúng vị trí.

KPMS copyright © 2008 All rights reserved.


No part of this publication may be reproduced without prior written permission of KPMS Ltd
14

Chủ đề 6:

Công việc
 Mô tả công việc và các thành phần của công việc

 Phân loại công việc

 Khởi tạo công việc

 Các bước (Step) của công việc

 Mã công việc

 Lịch thực hiện công việc


15

Công việc
Công việc là các thành phần cơ bản nhất của một dự án. Nó là cấp độ nhỏ nhất của cấu trúc
WBS.

 Là đơn vị chi tiết nhất trong bảng tiến độ dự án.


 Chứa tất cả thông tin về công việc cần được thực hiện .
 Ngoài tên “activity” nó còn có các tên khác như “task, item, event, or work package”.

Các thành phần thuộc công việc

Phí tổn OBS &


WBS Mã,Tên
Nguồn lực công việc
thực hiện
Loại công
việc
Các dàng
buộc
Thời gian
thực hiện
Các bước
thực hiện Công việc
Ngày thực
hiện
Ghi chú,
đánh giá
Lịch làm
việc
Mối quan hệ
Loại %
Tài liệu Mã công hoàn thành
hướng dẫn việc

Các thành phần thuộc công việc

KPMS copyright © 2008 All rights reserved.


No part of this publication may be reproduced without prior written permission of KPMS Ltd
16

Khởi tạo công việc trong Primavera


Người dùng có thể tạo, xem, chỉnh sửa dữ liệu liên quan đến công việc trong cửa sổ
Activities. Để tạo một công việc mới ta có thể sử dụng một trong những cách sau:
 Trên thanh công cụ Command, bấm nút Add.
 Trong menu Edit, bấm nút Add.
 Bấm nút Insert trên bàn phím.
 Bấm chuột phải và bấm nút Add.

Sử dụng công cụ trợ giúp “Activity Wizard” khi tạo công việc

Công cụ Activity wizard sẽ hướng dẫn ta từng bước trong quá trình tạo một công việc mới.
Khi đã quen với thao tác tạo tạo công việc mới, ta có thể tắt chức năng này trong User
Preferences và khởi tạo công việc trực tiếp trong cửa sổ Acitivies.

Công cụ Activity chỉ xuất hiện khi ta bấm nút Add trên thanh Command.

Loại công việc (Activity Type)


 Loại công việc sẽ xác định cách tính thời gian thực hiện công việc.

 Chúng ta thường xác định loại công việc dựa trên các yếu tố như: chức năng công
việc và lịch làm việc của công việc đó. Có các loại công việc sau :
 Mốc thời gian bắt đầu (Start Milestone)
 Mốc thời gian kết thúc (Finish Milestone)
 Phụ thuộc công việc (Task Dependent)
 Phụ thuộc nguồn lực (Resource Dependent)
 Phụ thuộc công việc khác (Level of Effort)
 Tổng hợp WBS (WBS Summary)

 Start Milestone – Loại này dùng để đánh dấu mốc thời gian bắt đầu của 1 hạng mục
hoặc 1 giai đoạn mới của dự án.
 Có thời gian công việc bằng 0.
 Chỉ có giá trị ngày bắt đầu (start date).
 Ta có thể gán ràng buộc (constrain), bước (steps), phí tổn (expenses),
tài liệu.
 Có thể gán nguồn lực chính (primary resource).
 Ta không thể gán vai trò (role).

 Finish Milestone - Loại này dùng để đánh dấu mốc thời gian kết thúc của 1 hạng mục
hoặc 1 giai đoạn của dự án.
 Có thời gian công việc bằng 0.
 Chỉ có giá trị ngày kết thúc (finish date).
 Ta có thể gán ràng buộc (constrain), bước (steps), phí tổn (expenses),
tài liệu.
 Có thể gán nguồn lực chính (primary resource).
 Ta không thể gán vai trò (role).

 Task Dependent – Loại này được sử dụng khi công việc cần được hoàn thành trong
một khoảng thời gian nhất định, bất chấp khả năng cung ứng của nguồn lực.
 Nguồn lực sẽ phải làm việc phụ thuộc vào lịch làm việc của công việc.
17

 Thời gian công việc sẽ tương ứng với lịch làm việc gán cho công việc
đó.

 Resource Dependent – Loại này được sử dụng khi nhiều nguồn lực được gán cho 1
công việc và các nguồn lực ấy có thể làm việc độc lập với nhau.
 Nguồn lực sẽ làm việc phụ thuộc vào lịch làm việc của chính nguồn
lực.
 Thời gian công việc sẽ tương ứng với khả năng cung ứng nguồn lực,
nếu nguồn lực không thể thực hiện công việc thì thời gian công việc sẽ
bị kéo dài ra.

 Level of Effort – Loại này được sử dụng khi thời gian công việc phụ thuộc vào thời
gian công việc khác.
 Thời gian công việc được xác định bằng giá trị ngày của công việc
đứng trước (predecessor) và công việc đứng sau (successor), và lịch
làm việc của nó.
 VD : các công việc quản lý, bảo vệ ...
 Ta không thể gán ràng buộc (constraints).

 WBS Summary – Loại này được sử dụng để tổng hợp thông tin các công việc nằm
trong 1 WBS.
 Công việc WBS summary tổng hợp thông tin các công việc thuộc 1
WBS.
 Giá trị ngày bắt đầu (start date) là ngày bắt đầu sớm nhất của công việc
trong WBS đó, giá trị ngày kết thúc (finish date) là ngày kết thúc trễ
nhất của công việc trong WBS đó.
 Thời gian công việc WBS summary được tính dựa trên 2 giá trị start
date, finish date và lịch làm việc của nó.
 Ta không thể gán ràng buộc (constraints).

Thông tin chi tiết công việc – Activity Details


• Thông tin tổng quát (General Tab)
Trong cửa sổ này, người dung có thể cập nhập chỉnh sửa các thông tin chung của công
việc như loại công việc…

• Tình trạng công việc (Status Tab)


Cửa sổ này để xác định thời gian của công việc, ràng buộc, ngày bắt đầu – kết thúc,
thời gian và chi phí của nguồn lực, chi phí vật liệu. Ta có thể xem thời gian dự trữ của
công việc, thời gian thi công thực tế, và phần trăm hoàn thành.

• Ghi chú công việc (Notebook Tab)


Cửa sổ này để tạo các ghi chú cho công việc. Ghi chú bao gồm các vấn đề như :
hướng dẫn, miêu tả chi tiết về công việc. Các ghi chú có thể được phân loại để dễ
quản lý.

Bước công việc (Activity Step)

Bước công việc cho phép ta tạo 1 danh sách các bước chi tiết cần phải làm để hoàn thành
công việc, ta có thể theo dõi tiến độ hoàn thành của từng bước. Thông thường bước công việc

KPMS copyright © 2008 All rights reserved.


No part of this publication may be reproduced without prior written permission of KPMS Ltd
18

dùng để cung cấp quy trình, hướng dẫn chi tiết để hoàn thành công việc giúp các nguồn lực
nắm bắt công việc được tốt hơn.
 Có thể gán không giới hạn số lượng các bước công việc.
 Bước công việc có thể được cập nhật tiến độ trong module Project Management hoặc
trong module Timesheet (cập nhật bởi nguồn lực chính).
 Bước công việc không có giá trị thời gian (duration) và ngày (date).

Mẫu bước công việc (Step template)

 “Step templates” là 1 nhóm các bước công việc thường xuyên được sử dụng, nó giúp
ta gán bước công việc vào công việc được nhanh hơn.
 Ta có thể chuyển các bước công việc đang được gán vào công việc thành các “Step
template).

Mã công việc (Activity Codes)


Mã công việc cho phép phân loại và nhóm các công việc theo các tiêu chí khác nhau;

Ta có thể dùng tính năng nhóm theo mã công việc trong cửa sổ Activity table để xem các
thông tin tổng hợp; xây dựng các báo cáo theo đúng yêu cầu; xây dựng các layout phù hợp
với yêu cầu công việc. Các bộ mã công việc thường được sử dụng là Giai đoạn (Phase), Vị trí
(Area), Công trường (Site), Phân hệ (Division).

Mã công việc có thể được xây dựng ở 3 cấp độ:

 Cấp độ tổng thể - Có thể được sử dụng ở tất cả các công việc.
 Có thể tạo không giới hạn các mã công việc cấp độ tổng thể.
 Ở cấp độ này ta có thể nhóm những công việc thuộc 1 dự án hoặc thuộc nhiều
dự án khác nhau.
 Cấp độ EPS – Có thể được sử dụng ở các công việc thuộc EPS đó.
 Có thể tạo không giới hạn các mã công việc cấp độ EPS.
 Ở cấp độ này ta có thể nhóm những công việc thuộc 1 dự án hoặc thuộc nhiều
dự án khác nhau trên cùng 1 EPS.
 Cấp độ dự án - Có thể được sử dụng ở các công việc thuộc dự án đó.
 Có thể tạo 500 bộ mã công việc cho 1 dự án.
 Cấp độ này ta có thể nhóm những công việc thuộc 1 dự án.

Mỗi mã công việc có thể tạo không giới hạn các giá trị của mã, các giá trị này có thể được sắp
xếp tổ chức theo cấu trúc phân cấp hình cây.

Cấp độ Có thể được sử dụng ở Số lượng

Tổng thể Tất cả công việc Không giới


hạn
EPS Tất cả công việc thuộc EPS Không giới
hạn
Dự án Tất cả công việc thuộc dự án 500
19

Lịch làm việc


Lịch làm việc có thể được tạo và gán cho các công việc và nguồn lực thực hiện công việc.
Lịch làm việc có ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện các công việc (ngày bắt đầu, kết thúc), và
được dùng trong trường hợp sử dụng chức năng cân bằng nguồn lực (leveling resource).

 Có thể tạo không giới hạn số lượng lịch làm việc.


 Loại công việc (activity type) sẽ quyết định sử dụng lịch làm việc của công việc hay
lịch làm việc của nguồn lực trong lúc tạo bảng tiến độ.

Có các loại lịch làm việc như:

 Lịch Tổng thể - Global calendar


 Lịch này có thể được sử dụng ở bất kỳ dự án nào thuộc cơ sở dũ liệu công ty.
 Với bất kỳ nguồn lực và công việc nào cũng có thể dùng loại lịch này.

 Lịch làm việc theo nguồn lực - Resource calendar


 Tùy thuộc vào mỗi nguồn lực sẽ có lịch làm việc riêng

 Lịch làm việc thuộc dự án - Project calendar


 Tùy thuộc vào mỗi dự án sẽ có lịch làm việc khác nhau.
 Chỉ có thể sử dụng trong dự án có chứa nó.

KPMS copyright © 2008 All rights reserved.


No part of this publication may be reproduced without prior written permission of KPMS Ltd
20

Chủ đề 7 :

Tạo mối quan hệ (Relationship)


 Sơ đồ mạng của các công việc

 Loại quan hệ

 Tạo mối quan hệ có thời gian trễ

 Các cách tạo mối quan hệ trong phần mềm


21

Sơ đồ mạng (Network Logic Diagram)


Sơ đồ mạng thể hiện tính logic của các công việc trong dự án, nó cho thấy sự liên hệ, phụ
thuộc giữa các công việc với nhau.

Precedence Diagramming Method (PDM) là một phương pháp được sử dụng trong việc tạo
sơ đồ mạng.
 Ô hình chữ nhật thể hiện cho công việc.
 Đường mũi tên thể hiện mối quan hệ có thứ tự giữa các công việc.
 Công việc đứng trước (Predecessor) – Quyết định ngày bắt đầu hay kết thúc của
công việc đứng sau.
 Công việc đứng sau (Successor) – Có ngày bắt đầu hay kết thúc phụ thuộc vào
công việc đứng trước.
 Có hai cách tạo sơ đồ mạng:
1. Bắt đầu với công việc đầu tiên và tạo các công việc đứng sau;
2. Bắt đầu với công việc cuối cùng và tạo các công việc đứng trước;

Activity
E

Activity Activity Activity Activity Activity


A B C D G

Predecessor Successor to Activity


to Activity B Activity B
F

Mối quan hệ giữa các công việc

Loại quan hệ
Có bốn loại quan hệ. Giả sử A là công việc đứng trước và B là công việc đứng sau.
 Finish-to-Start (FS) – Khi A hoàn thành, B có thể bắt đầu.
 Start-to-Start (SS) - Khi A bắt đầu, B cũng có thể bắt đầu.
 Finish-to-Finish (FF) - Khi A hoàn thành, B mới có thể hoàn thành.
 Start-to-Finish - Khi A bắt đầu, thì B hoàn thành.

Mối quan hệ có sử dụng khoảng trễ (lag)


Khoảng trễ là thời gian trì hoãn tiến độ giữa một công việc với công việc đứng sau nó. Nó có
thể được sử dụng với bất kỳ loại quan hệ nào (cả bốn loại quan hệ); giá trị thời gian có thể là
dương hoặc âm.

Khi sử dụng khoảng trễ vào việc tính toán tiến độ ta có thể chọn lịch làm việc để phần mềm
sẽ tính toán theo ý mình.
Có bốn chọn lựa:
 Sử dụng lịch của công việc đứng trước
 Sử dụng lịch của công việc đứng sau
 Sử dụng lịch 24 tiếng (24-hour calendar)
 Sử dụng lịch mặc định của dự án (Project default calendar)

KPMS copyright © 2008 All rights reserved.


No part of this publication may be reproduced without prior written permission of KPMS Ltd
22

Tạo mối quan hệ bằng sơ đồ


Ta sẽ sử dụng giao diện sơ đồ (Activity Network) khi muốn thể hiện các công việc theo dạng
chuỗi có thứ tự.

Ta tạo mối quan hệ bằng cách bấm và rê chuột giữa 2 công việc.
 Cạnh bên trái của ô chữ nhật biểu hiện cho ngày bắt đầu của công việc.
 Cạnh bên phải của ô chữ nhật biểu hiện cho ngày hoàn thành của công việc.

Tạo mối quan hệ bằng cửa sổ Activity Details


Ta có thể dùng thẻ Relationships để tạo mối quan hệ. Khi tạo quan hệ phần mềm sẽ sử dụng
loại quan hệ mặc định là Finish-to-Start (mặc định này do người dùng thiết lập), sau đó ta có
thể thay đổi.

Khi cửa sổ gán công việc đứng trước hoặc đứng sau xuất hiện, ta có thể nhóm và sắp xếp thứ
tự các công việc này.

Tóm lược

 Sơ đồ mạng thể hiện tính logic giữa các công việc của dự án, nó cho thấy được liên
hệ, phụ thuộc vào nhau giữa các công việc.
 Có bốn loại quan hệ: Finish-to-Start, Start-to-Start, Finish-to-Finish, và Start-to-
Finish. Quan hệ mặc định là Finish-to-Start.
 Sử dụng khoảng trễ để trì hoãn tiến độ giữa một công việc với công việc đứng sau.
 Ta có thể tạo mối quan hệ qua hai giao diện là Activity Network và Activity Details.
23

Chủ đề 8:

Chạy tiến độ (Schedule)


 Phương pháp đường Găng (Critical Path Method)

 Ngày chốt dữ liệu (Data Date)

 Các bước tạo bảng tiến độ của phần mềm

 Cách chạy tiến độ trong phần mềm

 Quan hệ điều khiển

KPMS copyright © 2008 All rights reserved.


No part of this publication may be reproduced without prior written permission of KPMS Ltd
24

Phương pháp đường Găng (Critical Path)


Phương pháp đường Găng được sử dụng để tính toán bản tiến độ cho dự án. Với phương
pháp này thì thời gian và mối quan hệ giữa các công việc sẽ được sử dụng để tạo nên đường
Găng.

Khái niệm đường Găng

 Đường găng là tập hợp chuỗi các công việc mà nó quyết định ngày kết thúc dự án.
 Thời gian các công việc trên đường Găng sẽ quyết định thời gian của dự án. Bất cứ sự
trì hoãn tiến độ nào xảy ra với các công việc nằm trên đường Găng sẽ trì hoãn ngày
kết thúc dự án.
 Có 2 phương pháp xác định đường Găng là : tổng thời gian dự trữ (total float) và
đường dài nhất (longest path).

Ngày chốt dữ liệu (Data Date)


Là ngày được sử dụng như điểm mốc bắt đầu cho việc tính toán tiến độ. Được sử dụng cho
việc tính toán tiến độ các công việc cần phải làm.

Khi còn ở giai đoạn hoạch định thì ngày Data Date trùng với ngày khởi công dự án.
25

Các bước tạo bảng tiến độ của phần mềm


Phương pháp tính tới (Forward Pass)

 Bước “forward pass” tính ngày sớm (early dates) của công việc.
 Ngày sớm (Early dates) là thời gian sớm nhất mà công việc có thể bắt đầu hoặc hoàn
thành.
 Bước tính toán này sẽ bắt đầu với công việc đứng đầu tiên của bảng tiến độ.
 Công thức tính ngày Early Finish : Early Start (ES) + Duration - 1 = Early Finish (EF)

KPMS copyright © 2008 All rights reserved.


No part of this publication may be reproduced without prior written permission of KPMS Ltd
26

Phương pháp tính lùi (Backward Pass)

 Bước “backward pass” tính ngày trễ (late dates) của công việc.
 Ngày trễ (Late dates) là thời gian trễ nhất mà công việc có thể bắt đầu hoặc hoàn
thành mà không làm trì hoãn tiến độ của dự án.
 Bước tính toán này sẽ bắt đầu với công việc đứng cuối cùng của bảng tiến độ.
 Với những dự án ta không cung cấp giá trị ngày “Must Finish By”, công việc cuối
cùng sẽ được gán giá trị ngày “Late Finish” bằng với giá trị ngày “Early Finish” được
tính ở bước trên (Forward Pass).
 Công thức tính ngày Late Start : Late Finish (LF) - Duration + 1 = Late Start (LS)

Thời gian dự trữ (Total Float)

 Là khoảng thời gian công việc có thể trì hoãn so với ngày bắt đầu mà không làm ảnh
hưởng đến ngày kết thúc dự án.
 Là khoảng thời gian tính từ ngày sớm (early dates) cho đến ngày trễ (late dates).
 Các công việc có giá trị Total Float bằng 0 thì sẽ nằm trên đường Găng.
 Late date - Early date = Total Float (TF)
 Giá trị Total Float của công việc được tự động tính toán mỗi khi ta chạy chức năng
lập tiến độ của phần mềm. Ta không thể trực tiếp hiệu chỉnh giá trị này.
 Đường Găng là tập hợp chuỗi các công việc mà quyết định ngày kết thúc dự án. Công
việc B và C là những công việc nằm trên đường Găng như hình bên dưới.
27

LS LF

Positive float
ES EF

Positive float
LS LF
Zero float
(critical)
ES EF

LS LF

Negative Float
(extremely
critical) ES EF

Negative float

Đường Găng của tiến độ

KPMS copyright © 2008 All rights reserved.


No part of this publication may be reproduced without prior written permission of KPMS Ltd
28

Trường hợp tính lùi (Backward Pass) khi có giá trị “Must Finish by”

Hầu hết các dự án đều có giá trị quy định ngày kết thúc “Must Finish by”.
 Công việc cuối cùng sẽ được gán giá trị ngày “Late Finish” bằng với giá trị ngày
“Must Finish by”.
 Các công việc đứng trước sẽ được tính ngày “Late Date” theo công thức : Late Finish
- Duration + 1 = Late Start

Quan hệ vòng lặp (Loops)

Loops ám chỉ mối quan hệ bị rơi vào vòng lặp khi liên kết các công việc lại với nhau.
Primavera sẽ không tính toán bảng tiến độ khi tồn tại quan hệ vòng lặp giữa các công việc.
Một cửa sổ sẽ hiện ra báo cho ta thấy các công việc có quan hệ vòng lặp.

Công tác Công tác Công tác


A B C

Mối quan hệ vòng lặp giữa các công việc


29

Công việc “đầu cuối” (Open Ends)

 Open Ends là công việc mà trong bảng tiến độ nó không có công việc đứng trước
(predecessor) hoặc công việc đứng sau (successor).
 Công việc đầu (No predecessor) – Trong bảng tiến độ công việc này sẽ lấy ngày
chốt dữ liệu (data date) làm ngày bắt đầu sớm (Early Start) của nó.
 Công việc cuối (No successor) – Trong bảng tiến độ công việc này sẽ lấy ngày
kết thúc dự án (project finish) làm ngày kết thúc trễ (Late Finish) của nó.
 Việc sử dụng sai các công việc “đầu cuối” trong bảng tiến độ có thể gây ra sai lệch về
thời gian dự trữ (total float) của các công việc.

10 70 FINISH

START

20 30 50 60 80 90

40

Lưu ý: Primavera khuyến cáo mỗi dự án chỉ nên có 2 công việc “đầu cuối”, một công việc bắt
đầu và một công việc kết thúc. Thông thường nó sẽ là 2 mốc thời gian : Start Milestone và
Finish Milestone.

10 Oops! Open 70 FINISH


ends.

START

20 30 50 60 80 90

40

VD: ta có một trường hợp xuất hiện Open-end ở công việc 30 và 50.
Trong trường hợp này khi chạy chức năng tạo bảng tiến độ, phần mềm sẽ lấy ngày “data
date” làm ngày Early Start cho công việc 50, và lấy ngày “project finish” làm ngày Late
Finish cho công việc 30.

KPMS copyright © 2008 All rights reserved.


No part of this publication may be reproduced without prior written permission of KPMS Ltd
30

Tạo bảng tiến độ cho dự án (Scheduling a Project)


Khi chạy tính năng tạo bảng tiến độ cho dự án, ngày của các công việc sẽ được tính toán theo
giá trị thời gian (durations) và mối quan hệ (relationship).

Ta có thể tạo file ghi chú (log) trong quá trình tạo bảng tiến độ.

Sau khi chạy tính năng này, ta sẽ thấy sự thay đổi vị trí các công việc trên biểu đồ Gantt
Chart. Các công việc được sắp xếp theo thời gian và theo thứ tự logic. Các công việc nằm
trên đường Găng sẽ được thể hiện bằng màu đỏ.

File ghi chú (Schedule Log)


 File Log sẽ ghi lại các thông tin như:
 Các thông số hiệu chỉnh chức năng chạy tiến độ (Scheduling settings)
 Dữ liệu thông kê
 Các lỗi
 Các cảnh báo
 Kết quả sau khi chạy

Quan hệ điều khiển (driving relationship)


Trong bảng tiến độ có những công việc có ngày Early Start được quyết định bằng công việc
đứng trước (predecessor). Mối quan hệ giữa hai công việc này được gọi là quan hệ điều khiển
(driving relationship).
 Đường nối liền giữa các công việc biểu hiện cho quan hệ điều khiển (driving
relationship).
 Đường nối đứt nét giữa các công việc biểu hiện cho quan hệ không phải điều khiển
(quan hệ bình thường).

Tóm lược

 Sau khi thiết lập các mối quan hệ, chạy chức năng tạo bảng tiến độ để biết được các
công việc diễn ra khi nào.
 Đường găng là tập hợp chuỗi các công việc mà nó quyết định ngày kết thúc dự án.
 Khi sử dụng phương pháp Critical Path Method, bước “forward pass” tính ngày sớm
(early dates) của công việc, bước “backward pass” tính ngày trễ (late dates) của công
việc.
 Là ngày được sử dụng như điểm mốc bắt đầu cho việc tính toán tiến độ. Được sử
dụng cho việc tính toán tiến độ các công việc cần phải làm.
 Thời gian dự trữ (Total Float) là khoảng thời gian công việc có thể trì hoãn so với
ngày bắt đầu mà không làm ảnh hưởng đến ngày kết thúc dự án.
 Sau khi chạy tính năng tạo bảng tiến độ, kết quả có thể được lưu vào file Log.
31

Chủ đề 9 :

Gán ràng buộc (Constraints)


 Định nghĩa ràng buộc

 Các loại ràng buộc thường dùng

KPMS copyright © 2008 All rights reserved.


No part of this publication may be reproduced without prior written permission of KPMS Ltd
32

Ràng buộc (Constraints)


Là các điều kiện được áp đặt lên các công việc nhằm thay đổi giá trị ngày của công việc mà
không phải tác động đến mối quan hệ (relationship) hay thời gian (duration).

Ta sử dụng ràng buộc giúp bảng tiến độ dự án trở nên linh động hơn, phù hợp với hoàn cảnh
thực tế, dễ dàng kiểm soát được giá trị “ngày’ trong dự án. Ta có thể gán ràng buộc ở cấp dự
án hoặc ở cấp công việc.
 Ràng buộc được gán bởi người dùng.
 Một công việc có thể được gán tối đa 2 ràng buộc.
 Sau khi gán ràng buộc, ta phải chạy lại tính năng tạo bảng tiến độ để cập nhật các giá
trị “ngày”.

Các loại ràng buộc thường dùng


Phải hoàn thành vào… (Must Finish By)

 Được sử dụng khi cần tác động đến toàn bộ dự án.


 Ép buộc tất cả các công việc phải hoàn thành trước ngày đã chỉ định.
 Mặc định, thời gian được tính là 12:00 am. Nghĩa là nếu ta muốn dự án kết thúc
vào cuối ngày 1-11, ta gán giá trị ô “Must Finish By” là 02-11.
 Ảnh hưởng đến thời gian dự trữ (total float) của tất cả công việc trong dự án.
 Được cài đặt ở thẻ “Dates” trong phần “Project Details”.

Bắt đầu vào… hoặc sau đó (Start On or After)

• Được sử dụng khi cần tác động đến ngày bắt đầu sớm (early start) của công việc.
• Ép buộc công việc không thể bắt đầu sớm hơn ngày chỉ định
• Làm cho ngày “early start” giống với ngày “constraint date”
• Ảnh hưởng đến ngày “early dates” của các công việc đứng sau (successors)

LS LF LS LF
Công tác Công tác
A B

ES * EF ES EF
33

LS LF LS LF
Công tácCông tác Công tácCông tác
A A B B

ES ES* EF EF ES ES EF EF

Tạo ghi chú (Notebook Topic)

 Khi gán ràng buộc cho công việc, ta nên tạo ghi chú giải thích lý do sử dụng ràng
buộc đó. Ta có thể dùng thẻ “Notebook” trong cửa sổ Activities để tạo các ghi chú
này.

Hoàn thành vào… hoặc trước đó (Finish On or Before)

• Được sử dụng khi cần tác động đến ngày hoàn thành trễ (late finish) của công việc
• Ép buộc công việc không thể hoàn thành trễ hơn ngày chỉ định
• Làm cho ngày “late finish” giống với ngày “constraint date”
• Ảnh hưởng đến ngày “late dates” của các công việc đứng trước (predecessors)

LS LF LS LF *

A B
ES EF ES EF

LS LS LF LF LS LS LF * LF

Công táC
c ông tác Công tácCông tác
A A B B

ES EF ES EF

KPMS copyright © 2008 All rights reserved.


No part of this publication may be reproduced without prior written permission of KPMS Ltd
34

Bắt đầu vào... (Start On)

Ép buộc công việc phải bắt đầu vào ngày chỉ định. Nó dời ngày Early Start và Late Start lại
đúng ngày “constraint date”.

Bắt đầu vào... hoặc trước đó (Start On or Before)

Ép buộc công việc bắt đầu không trễ hơn ngày chỉ định.
• Làm cho ngày “Late Start” giống với ngày “constraint date”.
• Ảnh hưởng đến ngày “late dates” của các công việc đứng trước (predecessors).
• Được sử dụng để quy định thời hạn cuối cùng bắt đầu một công việc.

Hoàn thành vào... (Finish On)

Ép buộc công việc phải hoàn thành vào ngày chỉ định. Nó dời ngày Early Finish và Late
Finish lại đúng ngày “constraint date”.

Hoàn thành vào... hoặc sau đó (Finish On or After)

Ép buộc công việc không thể kết thúc sớm hơn ngày chỉ định.
• Làm cho ngày “Early Finish” giống với ngày “constraint date”.
• Ảnh hưởng đến ngày “early dates” của các công việc đứng sau (successors).
• Được sử dụng để tránh tình trạng một công việc kết thúc quá sớm.

Càng trễ càng tốt (As Late As Possible)

Trì hoãn tiến độ công việc càng trễ càng tốt mà không làm trì hoãn các công việc đứng sau
(successors).
• Làm cho ngày “early dates” trì hoãn càng nhiều càng tốt.
• Cũng được gọi là ràng buộc “zero free float”.

Tự xác định ngày bắt đầu và ngày hoàn thành (Mandatory Start and Finish)

Xác định ngày bắt đầu và ngày kết thúc công việc theo ý người dùng.
• Với lựa chọn này sẽ tác động tới ngày trễ của công việc đứng trước và ngày sớm của
công việc đứng sau.
• Network logic có thể bị can thiệp trong trường hợp này.

Tóm lược
 Gán các rang buộc cho các công việc và dự án để phản ánh đúng yêu cầu thực tế.
 Một công việc có thể gán tối đa hai rang buộc
 Ràng buộc “Must Finish By” chỉ được sử dụng khi ngày hoàn thành của dự án được
xác định.
 Sử dụng ràng buộc “Start On or After” để xác định ngày sớm nhất của một công việc.
35

Chủ đề 10 :

Hiệu chỉnh giao diện (layout)


 Nhóm dữ liệu

 Sắp xếp công việc

 Lọc công việc

 Tạo bộ lọc

 Sử dụng cùng lúc nhiều bộ lọc

KPMS copyright © 2008 All rights reserved.


No part of this publication may be reproduced without prior written permission of KPMS Ltd
36

Nhóm dữ liệu (Grouping Data)


Là gom các dữ liệu có cùng thuộc tính thành một loại.

Ta có thể nhóm dữ liệu và lưu lại thành những giao diện (layout) khác nhau. Sử dụng chức
năng nhóm để thể hiện dữ liệu tổng hợp của một nhóm các công việc trên Activity table, trên
biểu đồ Gantt Chart, và trên các báo cáo.
 Chức năng nhóm có thể được sử dụng ở hầu hết các cửa sổ trong Primavera.
 Mỗi cửa sổ sẽ có các tùy chọn riêng cho chức năng nhóm.
 Một số cửa sổ có các tiêu chí nhóm do Primavera định nghĩa.
 Công việc có thể được nhóm theo dạng phân cấp bằng các giá trị như WBS, mã công
việc, và mã dự án.
 Ngoài ra cũng có thể nhóm công việc theo các giá trị như ngày, chi phí, thời gian dự
trữ (Total Float)...

Cửa sổ nhóm và sắp xếp

Được dùng để tổ chức nhóm và sắp xếp các công việc.


 Show Group Totals – Chọn để hiển thị giá trị tổng hợp. Nếu chọn chế độ này ta sẽ có
thêm 2 tùy chọn con.
 Show Grand Totals – Chọn để hiển thị giá trị tổng hợp cao nhất ở trên cùng.
 Show Summaries Only – Chọn để chỉ hiển thị giá trị tổng hợp (giấu đi các công
việc).
 Shrink Vertical Grouping Bands – Tối thiểu hóa độ rộng các thanh tổng hợp đứng trên
cửa sổ Activity Table.
 Group By – Danh sách các tiêu chí để nhóm dữ liệu.
 Indent – Được sử dụng khi tiêu chí nhóm có tính phân cấp.
 To Level – Chỉ ra số cấp muốn hiển thị khi tiêu chí nhóm có tính phân cấp.
 Group Interval – Chỉ ra đơn vị của tiêu chí nhóm.
 Font & Color – Chọn font chữ và màu cho các thanh tổng hợp dữ liệu (group title
band).
 Hide if empty – Chọn để Nn đi các nhóm không có dữ liệu bên trong.
 Sort Bands Alphabetically – Chọn để bắt buộc các nhóm sắp xếp theo thứ tự abc mà
không theo thứ tự cấu trúc phân cấp. Tùy chọn này chỉ có ở các tiêu chí nhóm có tính
phân cấp.
 Show Title – Chọn để hiển thị tên tiêu chí nhóm trên tiêu đề các nhóm dữ liệu.
 Show ID/Code – Chọn để hiển thị mã ID trên tiêu đề các nhóm dữ liệu.
 Show Name/Description – Chọn để hiển thị tên.

Thu lại / mở rộng (Collapsing/Expanding) các nhóm dữ liệu

Thu lại các nhóm dữ liệu giúp ta kiểm soát mức độ chi tiết cần thể hiện. Chức năng này rất
hữu ích khi ta muốn chỉ tập trung vào một phần nào đó của bảng tiến độ.

Sắp xếp công việc


Việc sắp xếp quyết định thứ tự các công việc được liệt kê trong mỗi nhóm dữ liệu. Ta có thể
sắp xếp theo abc, theo số lượng, hoặc theo thời gian.
37

Lọc công việc (Filtering Activities)


Bộ lọc (filter) là tập hợp các điều kiện quyết định công việc nào được thể hiện trên màn hình.

Chức năng này giúp ta tạo được các giao diện làm việc khác nhau, giúp ta tập trung vào các
công việc then chốt.

Phần mềm có cung cấp sẵn một số bộ lọc thông dụng. Ngoài ra ta có thể tự tạo các bộ lọc mới
phù hợp yêu cầu doanh nghiệp.

Bộ lọc được chia làm 3 cấp:


 Mặc định (Default)
 Tổng thể (Global)
 Người dùng (User-defined)

 Có thể sử dụng phối hợp cùng lúc nhiều bộ lọc.


 Một bộ lọc có thể chứa bên trong nhiều điều kiện.
 Sau khi được định nghĩa, bộ lọc sẽ được lưu lại và sử dụng cho các lần sau.
 Bộ lọc có thể được lưu theo layout.

Cửa sổ bộ lọc (Filter dialog)

 All Activities – Chọn để hiển thị tất cả công việc.


 Show activities that match – Khi muốn phối hợp nhiều bộ lọc ta phải chọn thêm:
 All selected filters – Chọn để hiển thị các công việc đáp ứng tất cả bộ lọc.
 Any selected filter – Chọn để hiển thị các công việc đáp ứng bất cứ bộ lọc nào.
 Replace activities shown in current layout – Chọn để hiển thị các công việc đáp ứng
bộ lọc (Nn tất cả các công việc còn lại).
 Highlight activities in current layout which match criteria – Chọn để tô sáng các công
việc đáp ứng bộ lọc (các công việc còn lại không được tô sáng).

Tạo bộ lọc
Ta có thể tạo bộ lọc dựa trên một điều kiện hay nhiều điều kiện.

Phần mềm cung cấp một bộ lọc thông dụng là “Look ahead”. Nó sẽ lọc ra các công việc được
hoạch định thực hiện vào thời gian sắp tới, ví dụ như tháng tới.

Tóm lược

 Sử dụng chức năng nhóm và sắp xếp để tổ chức dữ liệu cho hợp lý.
 Chức năng nhóm có thể được sử dụng ở hầu hết các cửa sổ trong Primavera.
 Cửa sổ “Group and Sort” cho phép thể hiện giá trị tổng hợp, chỉnh sửa font và màu
sắc. Ta có thể sắp xếp các nhóm theo abc, theo số lượng, hoặc theo thời gian.
 Bộ lọc (filter) là tập hợp các điều kiện quyết định công việc nào được thể hiện trên
màn hình. Có thể sử dụng phối hợp cùng lúc nhiều bộ lọc.

KPMS copyright © 2008 All rights reserved.


No part of this publication may be reproduced without prior written permission of KPMS Ltd
38

Chủ đề 11:

Vai trò và nguồn lực

 Khái niệm Vai trò, Nguồn lực

 Tạo vai trò

 Tạo nguồn lực

 Cửa sổ chi tiết nguồn lực


39

Khái niệm Vai trò, Nguồn lực


 Vai trò - Là một kỹ năng hay chức vụ trong doanh nghiệp. VD: Kỹ sư phần mềm, Nhà
quản lý dự án, kỹ sư công trường...
 Nguồn lực – Là một cá nhân (hoặc thiết bị, vật liệu) được sử dụng để hoàn tất công
việc.

Từ điển vai trò (Role dictionary) và từ điển nguồn lực (Resource dictionary) là loại dữ liệu ở
cấp tổng thể - có thể được sử dụng ở tất cả các dự án. Sau khi tạo vai trò và nguồn lực, vai trò
có thể được gán vào nguồn lực, để chỉ ra kỹ năng của nguồn lực. Mỗi nguồn lực sẽ được gán
một vai trò chính (primary role), cho thấy kỹ năng chính của nguồn lực.

Các doanh nghiệp thường sử dụng vai trò như một nguồn lực ảo, tạm thời gán vào công việc
để tính toán chi phí, đến khi có nguồn lực thật thì sẽ thay thế vào.

Relationship Between Roles and Resources


Roles Dictionary
Civil Cost Database Mechanical Project System
Engineer Engineer Administrator Engineer Manager Analyst

Ben Diamond

Bob Patterson

Charles North
Resource Pool

Oliver Rock

Paul Kim

Sue White

Tim Harris

Wendy Resner

Resource’s primary role in the organization Resource’s role in the organization

Tạo vai trò


Từ điển vai trò (Roles dictionary) bao gồm bốn thẻ:
 Thẻ tổng quát (General tab) – Liệt kê mã vai trò, tên vai trò. Phần “Responsibilities”
liệt kê các kỹ năng vài trò này đang có.
 Thẻ nguồn lực (Resources tab) – Liệt kê các nguồn lực có khả năng đảm nhiệm vai trò
này, nó cũng thể hiện mức độ thành thạo (proficiency).
 Thẻ giá (Prices tab) – Ta có thể định nghĩa 5 loại giá. Tên các loại giá được định
nghĩa trong “Admin Preferences”.
 Thẻ giới hạn (Limits tab) – Xác định giới hạn khả năng lao động của vai trò. Nhiều
mức giới hạn có thể được tạo dựa theo ngày.

KPMS copyright © 2008 All rights reserved.


No part of this publication may be reproduced without prior written permission of KPMS Ltd
40

Thẻ giới hạn (Limits Tab)


 Sử dụng thẻ “limit” để xác định số giờ lao động tối đa mà vai trò có thể đảm nhiệm.
Xác định giới hạn sẽ giúp ta thấy được phần việc quá tải mà vai trò phải gánh chịu. Ta
có thể định nghĩa nhiều mức giới hạn cho một vai trò tuy nhiên ngày có tác dụng của
các mức giới hạn không được trùng nhau.
 Mặc định, giá trị giới hạn của vai trò bằng với giá trị giới hạn của nguồn lực chính
(primary resource) của vai trò ấy. Trong nhiều trường hợp nó không phản ánh đúng
giới hạn của vai trò. Trong “User Preferences -> Resource Analysis”, ta có thể chọn
thể hiện giới hạn vai trò dựa trên giá trị ta định nghĩa hoặc dựa trên giới hạn nguồn
lực chính.

Tạo nguồn lực


Nguồn lực là mọi thứ được sử dụng để hoàn thành công việc. Cửa sổ nguồn lực cung cấp
thông tin về tất cả nguồn lực trong doanh nghiệp. Nguồn lực được chia làm 3 loại:
 Con người (Labor) – Được đo lường bằng thời gian.
 Được tái sử dụng ở các công việc hoặc dự án.
 Được tính toán theo giá/đơn vị thời gian (price/unit) - VD, $50.00/giờ.
 Máy móc/thiết bị (Nonlabor) - Được đo lường bằng thời gian.
 Được tính toán theo giá/đơn vị thời gian (price/unit) - VD, $465.00/giờ.
 Nguyên vật liệu (Material) – Được đo lường bằng đơn vị, chứ không phải thời gian -
VD, $4.50/m3. Các đơn vị đo lường được định nghĩa trong “Admin Categories”. Đơn
vị đo lường sẽ được gán cho vật liệu trong các bước tạo vật liệu.

Cửa sổ chi tiết nguồn lực


Sử dụng cửa sổ này để tạo mới, xem, chỉnh sửa các thông tin chi tiết về nguồn lực.

Thẻ tổng quát (General Tab)

Thẻ tổng quát cho phép ta nhập các thông tin như mã nguồn lực (resource's ID), tên, mã số
nhân viên, chức vụ, địa chỉ e-mail...

Thẻ mã (Codes Tab)

Cho phép ta gán mã cho nguồn lực. Bộ mã sẽ phục vụ cho nhu cầu nhóm và sắp xếp nguồn
lực sau này.

Thẻ chi tiết (Details Tab)

Cho phép ta nhập các thông tin chi tiết về nguồn lực.
 Resource Type – Xác định loại nguồn lực (Labor, Nonlabor hoặc Material).
 Unit of Measure – Xác định đơn vị đo lường nếu ta chọn loại nguồn lực là vật liệu.
 Currency – Xác định loại tiền tệ nguồn lực sử dụng.
 Overtime Allowed – Chọn để cho phép nguồn lực làm ngoài giờ.
 Overtime Factor – Xác định chỉ số nhân cho giá làm ngoài giờ.
 Calendar – Xác định lịch làm việc của nguồn lực.
 Default Units/Time – Xác định chỉ số “units/time” mặc định sẽ được áp dụng khi gán
nguồn lực cho công việc.
41

 Auto Compute Actuals – Chọn để phần mềm tự động cập nhật dữ liệu thực tế của
nguồn lực theo tiến độ công việc.
 Calculate costs from units – Chọn để phần mềm tự động cập nhật giá khi đơn vị thời
gian “unit” thay đổi.

Thẻ đơn vị & giá (Units & Prices Tab)

Cho phép ta xác định giá và giới hạn nguồn lực.


 Effective Date – Ngày có hiệu lực.
 Max Units/Time – Xác định số lượng đơn vị (giờ) tối đa nguồn lực có thể đảm nhiệm
trên một đơn vị thời gian (ngày). VD: 8 giờ/ngày. Xác định mức giới hạn nguồn lực
này giúp ta dễ dàng thấy được các nguồn lực bị quá tải khi phân tích nguồn lực.
 Price/Unit – Xác định giá cho nguồn lực.

Tóm lược
 Vai trò - Là một kỹ năng hay chức vụ trong doanh nghiệp. VD: Kỹ sư phần mềm, Nhà
quản lý dự án, kỹ sư công trường...
 Nguồn lực – Là một cá nhân (hoặc thiết bị, vật liệu) được sử dụng để hoàn tất công
việc.
 Vai trò có thể được gán vào nguồn lực, để chỉ ra kỹ năng của nguồn lực.
 Nguồn lực được chia làm 3 loại: Labor; Nonlabor; Material.

KPMS copyright © 2008 All rights reserved.


No part of this publication may be reproduced without prior written permission of KPMS Ltd
42

Chủ đề 12:

Gán Vai trò (Role)


 Gán Role cho công việc

 Gán giá cho Role


43

Gán Role cho công việc


Khi công việc đòi hỏi một kỹ năng làm việc cụ thể nào đó nhưng bạn chưa biết chính xác tên
người sẽ thực hiện công việc ,ta có thể gán role cho công việc đó. Nó đóng vai trò như một
nguồn lực tạm, để sau này ta có thể gán nguồn lực thực tế vào.

Để gán role cho công việc, bấm “Add Role” ở thẻ Resources trong phần Activity Details.

Gán cùng lúc nhiều Role cho công việc

Giữ phím Control và chọn nhiều Role một lúc để gán.

Gán Role cho nhiều công việc cùng lúc

Chọn nhiều công việc và bấm “Roles” trong thanh Command bên phải màn hình.

Để chọn nhiều công việc cùng lúc:


 Nếu các công việc liên tục: chọn công việc đầu, giữ nút Shift sau đó chọn công việc
cuối.
 Nếu các công việc không liên tục: giữ nút Ctrl và chọn các công việc riêng rẽ.

Gán giá cho Role


“Loại giá” được gán cho Role trong thẻ Resource ở phần Activity Details.

Loại giá sẽ quyết định (giá tiền) / (đơn vị thời gian) được dùng để tính chi phí. Tên của loại
giá được định nghĩa bởi người quản trị hệ thống trong thẻ Rate Types, thuộc Admin
Preferences. Khi chọn loại giá, giá trị tiền sẽ được cập nhật trong cột (giá tiền) / (đơn vị thời
gian).

Tóm lược

 Việ gán role đóng vai trò như một nguồn lực tạm, để sau này ta có thể gán nguồn lực
thực tế vào..
 Ta có thể gán một role vào một công việc; nhiều role vào một công việc; hoặc một
role vào nhiều công việc.
 Ta có thể gán giá cho role. Loại giá sẽ quyết định (giá tiền) / (đơn vị thời gian) được
dùng để tính chi phí.

KPMS copyright © 2008 All rights reserved.


No part of this publication may be reproduced without prior written permission of KPMS Ltd
44

Chủ đề 13:

Gán nguồn lực và chi phí trong Primavera


 Các bước quản lý nguồn lực

 Gán thông qua Role

 Gán nguồn lực

 Hoạch định chi phí


45

Các bước quản lý nguồn lực


Có những bước cơ bản sau:

 Xác định khả năng cung ứng của nguồn lực.


 Định nghĩa tên nguồn lực, ghi chú, chi phí, kỹ năng (role), và các đặc điểm khác sẽ có
ảnh hưởng đến bản tiến độ.
 Gán nguồn lực và khối lượng công việc phải làm.
 Chi phí sẽ được tính bằng khối lượng công việc nhân với (giá tiền) / (đơn vị thời
gian).
 Dùng Resource Usage Profile để xem thông tin về khối lượng công việc / chi phí dưới
dạng biểu đồ. Biểu đồ tóm lược này sẽ cho ta thấy thời gian các nguồn lực được phân
bổ.
 Dùng Resource Usage Spreadsheet để xem thông tin về khối lượng công việc / chi phí
dưới dạng bảng tính. Thông tin sẽ đươc thể hiện chi tiết hơn.

Gán nguồn lực thông qua Role


Việc gán nguồn lực sẽ được thực hiện bằng cách thay thế role bằng một nguồn lực cụ thể.

Để sử dụng tính năng này thì công việc phải có ít nhất một role được gán. Khi sử dụng tính
năng này chỉ có những nguồn lực có role đó mới được hiển thị trong khung Assign
Resources.

Khi gán nguồn lực thông qua role, một bảng xác nhận sẽ hiện ra nếu nguồn lực được chọn để
thay thế cho role có các thông số về khối lượng công việc và chi phí khác nhau. Các thông số
bao gồm Price/Time, Units/Time, và Overtime Factor.
Có 2 cách chọn lựa:
 Bấm No : sử dụng thông số của role.
 Bấm Yes : sử dụng thông số của nguồn lực.

Gán nguồn lực thông qua role lên nhiều công việc cùng lúc

Ta có thể chọn cùng lúc nhiều công việc để thay thế role. Và cũng có thể gán nhiều nguồn lực
cùng lúc lên những công việc đó.

Gán nguồn lực


Nếu công việc không được gán role ta có thể gán trực tiếp nguồn lực vào công việc. Ta có thể
gán không giới hạn số lượng nguồn lực vào một công việc.

Tính năng Search giúp ta có thể tìm đến một nguồn lực cụ thể.

Tùy vào loại công việc hoặc nguồn lực, sau khi gán ta có thể chỉnh thông số Budgeted Units
hoặc Units/Time cho phù hợp với yêu cầu.
 Budgeted Units : Lượng thời gian tổng cộng nguồn lực được gán cho công việc. VD :
80 giờ.
 Units/Time : Lượng đơn vị thời gian (giờ) nguồn lực được phân công làm trên một
khoảng thời gian. VD : 8 giờ/ngày.

Gán nguồn lực cho loại công việc Level of Effort

KPMS copyright © 2008 All rights reserved.


No part of this publication may be reproduced without prior written permission of KPMS Ltd
46

Khi gán nguồn lực, công thức sau sẽ được áp dụng : Duration x Units/Time = Units. Thông
thường nguồn lực không dành toàn bộ thời gian cho công việc loại này. Vì thế sau khi gán, ta
nên hiệu chỉnh thông số Units/Time cho phù hợp.

Quy định nguồn lực chính (Primary Resource)

Nguồn lực chính là người có trách nhiệm điều phối các hoạt động của công việc. Một công
việc có thể có một hoặc không có nguồn lực chính.
 Khi sử dụng Timesheet chỉ có nguồn lực chính được phép gửi feedback về cho nhà
quản lý dự án, để thông báo tình trạng công việc.
 Nguồn lực chính có thể được gán cho loại công việc milestone để có thể cập nhật
thông tin qua Timesheet.
 Nguồn lực chính có thể cập nhật tình trạng các bước công việc (Step) thông qua
Timesheet.
 Nếu nhiều nguồn lực được gán cho công việc thì mặc định nguồn lực đầu tiên sẽ là
nguồn lực chính.

Hoạch định chi phí


Chí phí được hoạc định và kiểm soát ở cấp độ công việc. Có 2 loại chi phí:
 Nguồn lực : Được tính dựa trên việc gán nguồn lực.
 Chi phí khác (Expense) : khoảng chi phí được nhập thủ công vào một lần.

Chi phí cho Nguồn lực

Được tính dựa trên Price/Unit (định nghĩa khi tạo nguồn lực) và Budgeted Units (định nghĩa
khi gán nguồn lực).
 Budgeted Cost = Budgeted Units x Price/Unit

Chi phí khác

Là chi phí không thuộc nguồn lực nhưng lại liên quan đến dự án. Chúng thường là những loại
chi phí một lần, và không có tính “sử dụng lại”. VD: chi phí đi lại, huấn luyện …

Chi phí khác được nhập thủ công ở cấp độ từng công việc. Ta có thể nhập một số tổng cộng
(lump sum) hoặc nhập số lượng (units) và đơn giá (Price/Unit).
 Ta có thể gán loại chi phí để dễ phân biệt.
 Chi phí có thể được tính vào ngày bắt đầu hoặc kết thúc công việc; hoặc rải đều suốt
khoảng thời gian công việc được thực hiện.
 Cột đơn vị đo (unit of measure) dùng để ghi chú đơn vị đo nếu ta dùng hình thức units
x price/unit.

Thẻ Tổng hợp (Summary)

Dùng để hiển thị các thông tin như khối lượng công việc (unit), chi phí (cost), ngày bắt đầu,
kết thúc công việc.

Ta có thể chọn hiển thị chi phí công việc. Chi phí công việc có thể được phân chia làm các
loại:
 Labor Cost (Nhân công)
 Nonlabor Cost (Máy móc)
 Material Cost (Nguyên vật liệu)
47

 Expenses (chi phí chung)


 Total Cost (Tổng phí)

Tóm lược
 Có 3 bước cơ bản trong quản lý nguồn lực : định nghĩa nguồn lực; gán nguồn lực; và
phân tích nguồn lực.
 Ta có thể gán nguồn lực bằng cách thay thế một role có sẵn. Để sử dụng tính năng
này, công việc phải có ít nhất một role được gán.
 Nếu không sử dụng role như một nguồn lực tạm, ta có thể gán trực tiếp nguồn lực.
 Khi gán nguồn lực cho công việc, công thức sau sẽ được áp dụng: Duration x
Units/Time = Units.
 Sau khi gán nguồn lực, ta có thể hiệu chỉnh thông số Units/Time hoặc Budgeted
Units. Và ta có thể quy định nguồn lực chính.

KPMS copyright © 2008 All rights reserved.


No part of this publication may be reproduced without prior written permission of KPMS Ltd
48

Chủ đề 14:

Phân tích nguồn lực


 Hiệu chỉnh tính năng phân tích nguồn lực

 Biểu đồ sử dụng nguồn lực

 Thể hiện biểu đồ sử dụng nguồn lực


49

Hiệu chỉnh tính năng phân tích nguồn lực


Biểu đồ sử dụng nguồn lực, được thể hiện trên cửa sổ công việc, cho ta thấy được sự phân bố
nguồn lực theo thời gian. Ta có thể quy định dữ liệu được thể hiện thế nào bằng cách hiệu
chỉnh mục User Preferences -> Resource Analysis:

All Project:
• All closed projects (except what-if projects) : thể hiện dữ liệu ở tất cả dự án ngoại trừ
dự án ở tình trạng what-if
• All closed projects with a leveling priority : thể hiện dữ liệu ở tất cả dự án với điều
kiện là thông số priority.
• Opened projects only : thể hiện dữ liệu ở dự án đang mở.

Time-Distributed Data:
• Dữ liệu phân bố dựa theo ngày Remaining Early hoặc Forecast dates
• Chọn đơn vị thời gian thể hiện: hour, day, week, or month.

Biểu đồ sử dụng nguồn lực


Biểu đồ sử dụng nguồn lực thể hiện sự phân bố nguồn lực theo thời gian. Nó cho thấy lượng
công việc phải làm của nguồn lực trên một khoảng thời gian xác định trong dự án.

Với biểu đồ ta có thể xác định mỗi nguồn lực được hoạch định làm bao nhiêu giờ; xác định
được nguồn lực bị quá tải; theo dõi chi phí trong từng khoảng thời gian.
 Thể hiện dữ liệu từ một dự án hoặc tất cả dự án mà ta được phép truy cập.
 Thể hiện dữ liệu về nguồn lực hoặc role.

Ta có thể thể hiện những giá trị sau trên biểu đồ:
 Budgeted units/costs
 Actual units/costs
 Remaining Early units/costs
 Remaining Late units/costs
 Thanh thời gian của biểu đồ sẽ giống với thanh thời gian của Gantt Chart.
 Ta có thể định dạng cột, nhóm, sắp xếp, và lọc các tên nguồn lực.
 Biểu đồ có thể được lưu cùng layout.

Thể hiện biểu đồ sử dụng nguồn lực


Biểu đồ sử dụng nguồn lực giúp ta thấy được nguồn lực nào đang bị quá tải hoặc nguồn lực
nào đang sử dụng dưới mức cho phép (đang lãng phí tài nguyên).

Thể hiện dữ liệu ở tất cả dự án hoặc dự án đang mở


 Nếu trong phần User Preferences ta chọn All closed projects (except what-if projects),
ta có thể thể hiện:
 Tất cả dự án đang mở.
 Tất cả dự án ngoại trừ dự án ở tình trạng what-if.
 Tùy chọn này nằm ở khung bên phải, ở thanh Display.
 Khi chọn thể hiện dữ liệu ở những dự án đang mở, ta có thể lọc ra để chỉ thể hiện
những công việc thuộc một nguồn lực nào đó, hoặc lọc theo khoảng thời gian (Time
Period).

KPMS copyright © 2008 All rights reserved.


No part of this publication may be reproduced without prior written permission of KPMS Ltd
50

Định dạng biểu đồ


 Biểu đồ có thể được định dạng trong phần Resource Usage Profile Options.
 Thẻ Data:
 Display : cho thể hiện chi phí hay Units.
 Show Bars/Curves : Chọn các giá trị cần thể hiện và chọn màu.
 Show Remaining Bars As : Chọn màu để thể hiện thanh ngày early và
late.
 Additional Data Options : chọn thể hiện đường giới hạn nguồn lực;
phần quá tải của nguồn lực; khả năng nguồn lực; thời gian tăng ca.
 Thẻ Graph:
 Vertical Lines : thể hiện các đường phân cách ở thanh thời gian.
 Horizontal Lines : chọn kiểu đường nằm ngang và màu sắc.
 Additional display options:
 Show Legend : thể hiện khung chú giải.
 3D Bars : thể hiện hiệu ứng 3D.
 Background Color : chọn màu nền.

Định dạng thanh thời gian


 Ta có thể định dạng thanh thời gian trên biểu đồ.
 Timescale Start : ngày bắt đầu.
 Date Interval : chọn đơn vị cho thanh thời gian.
 Có thể định dạng bằng cách sau:
 Rê chuột tới thanh thời gian, bấm và kéo để nới rộng hay thu hẹp thanh
thời gian.

Tóm lược

 Biểu đồ sử dụng nguồn lực cho ta thấy được sự phân bố nguồn lực theo thời gian. Nó
cho thấy lượng công việc phải làm của nguồn lực trên một khoảng thời gian xác định
trong dự án.
 Với biểu đồ ta có thể xác định mỗi nguồn lực được hoạch định làm bao nhiêu giờ; xác
định được nguồn lực bị quá tải; theo dõi chi phí trong từng khoảng thời gian.
 Ta có thể quy định dữ liệu được thể hiện thế nào bằng cách hiệu chỉnh mục User
Preferences -> Resource Analysis.
 Ta có thể định dạng biểu đồ trong thanh Display Option.
51

Chủ đề 15:

Tối ưu hóa kế hoạch dự án


 Phân tích dự án

 Phân tích ngày trên bảng tiến độ

 Phân tích sự phân bố nguồn lực

 Phân tích ngân sách

KPMS copyright © 2008 All rights reserved.


No part of this publication may be reproduced without prior written permission of KPMS Ltd
52

Phân tích dự án
Sau khi tạo kế hoạch cho dự án, phải chăc chắn nó đáp ứng được các yêu cầu của chủ đầu tư
về ngày, nguồn lực, và chi phí. Nếu có sự khác biệt giữa kế hoạch dự án và các yêu cầu của
dự án, ta phải xác định nguyên nhân vấn đề và tìm hướng giải quyết:

 Phân tích về tiến độ : xem xét bản tiến độ để đảm bảo các mốc thời gian đã được đáp
ứng.
 Phân tích việc phân bố nguồn lực : đảm bảo các nguồn lực không bị tình trạng quá tải.
 Phân tích về ngân sách : đánh giá ngân sách dự án chính xác.

Mối quan hệ giữa Thời gian – Nguồn lực – Chi phí

Phân tích về tiến độ


Ngày quan trọng nhất trong bản tiến độ là ngày kết thúc dự án. Nếu ngày kết thúc dự án vượt
quá ngày “Must Finish by”, dự án phải được rút ngắn. Hơn nữa các gói công việc trong dự án
phải được sắp xếp hoàn thành theo thời hạn đặt ra của chủ đầu tư.

Các bước phân tích:


 So sánh ngày hoàn thành dự án với ngày Must Finish By.
 Sao lưu dự án.
 Tập trung vào các công việc then chốt (critical).
 Rút ngắn dự án.

So sánh ngày hoàn thành dự án với ngày Must Finish By


53

 Ta có thể thấy được các dữ liệu ngày trong cửa sổ Project -> Phần Project Detail ->
Thẻ Date.

Tập trung vào các công việc then chốt (critical)


 Critical activities là tập hợp các công việc quyết định ngày kết thúc của dự án. Nếu
điều chỉnh critical activity, ngày kết thúc dự án chắc chắn sẽ thay đổi.

Rút ngắn dự án
 Nếu quá trình phân tích cho thấy ngày Must Finish By không được đáp ứng, ta cần tập
trung rút ngắn bản tiến độ. Các phương pháp giúp ta đạt được mục tiêu:
 Tinh chỉnh lại thời gian dành cho công việc:
 Giảm bớt các công việc có thời gian dài.
 Gán thêm nguồn lực để giảm thời gian.
 Cho các công việc thực hiện song song nếu có thể.
 Thêm/chỉnh sửa các ràng buộc.
 Thay đổi lịch làm việc:
 Gán lịch làm việc dài hơn cho các công việc critical.
 Thêm ngày làm việc vào các ngày nghỉ.

Kiểm tra
 Kiểm tra xem dự án đã kết thúc đúng ngày mong muốn, phải đảm bảo không có giá trị
Total Float âm ở tất cả các công việc trong dự án.

Phân tích sự phân bố nguồn lực


Kế hoạch dự án đã được cải thiện để hoàn thành đúng yêu cầu. Trước khi bắt đầu ta phải đảm
bảo các nguồn lực được phân bố hợp lý.

Ta có thể dùng biểu đồ sử dụng nguồn lực để xác định nguồn lực nào quá tải hoặc dưới mức
cho phép. Sau đó gán lại nguồn lực để cân bằng lượng công việc.

Xác định nguồn lực quá tải


 Biểu đồ sử dụng nguồn lực cho phép ta lọc ra các công việc khiến nguồn lực bị quá
tải.

Cân bằng nguồn lực


 Một vài phương pháp giúp ta cân bằng nguồn lực:
 Thay thế nguồn lực bị quá tải bằng nguồn lực khác.
 Tăng ngày làm việc của nguồn lực.
 Tăng giờ làm việc của nguồn lực.
 Gán thêm nguồn lực cho công việc.

Phân tích ngân sách


Có nhiều cách thức để phân tích ngân sách. Cho thể hiện cột chi phí trong cửa sổ Activity, ta
có thể phân tích ngân sách của toàn bộ dự án hoặc từng công việc.

KPMS copyright © 2008 All rights reserved.


No part of this publication may be reproduced without prior written permission of KPMS Ltd
54

Tóm lược
 Tối ưu kế hoạch dự án là bước cuối cùng trong tiến trình hoạch định dự án. Phải đảm
bảo dự án thỏa mãn được các yêu cầu về tiến độ, nguồn lực, và chi phí.
 Nếu ngày kết thúc dự án vượt quá ngày “Must Finish by”, dự án phải được rút ngắn.
Ta có thể thấy được các dữ liệu ngày trong cửa sổ Project -> Phần Project Detail ->
Thẻ Date.
 Ta có nhiều phương pháp để rút ngắn dự án như là tinh chỉnh thời gian công việc,
chỉnh sửa các mối quan hệ, sử dụng ràng buộc, tất cả phải tập trung vào các công việc
critical.
 Sử dụng biểu đồ nguồn lực để đảm bảo các nguồn lực không bị quá tải.
 Xem xét chi phí để đảm bảo dự án hoàn thành đúng ngân sách.
55

Chủ đề 16:

Tạo baseline cho dự án


 Định nghĩa Baselines

 Tạo Baseline

 Hiển thị Baseline

KPMS copyright © 2008 All rights reserved.


No part of this publication may be reproduced without prior written permission of KPMS Ltd
56

Baselines
Baseline (đường cơ sở) là một bản sao của dự án được dùng để so sánh với dự án hiện tại để
đánh giá tiến triển của dự án. Thông thường baseline được tạo ngay sau khi hoàn thành bước
hoạch định, trước lần cập nhật dữ liệu đầu tiên.

Baselines cung cấp cho ta số liệu chuNn ban đầu để có thể theo dõi chi phí, tiến độ và nguồn
lực của dự án khi dự án bước vào thực thi.

Các tính năng về baseline trong Primavera:


 Tạo không giới hạn số lượng baseline trong mỗi dự án.
 Có thể gán một baseline dự án và 3 baseline người dùng.
 Phân loại baseline để tiện trong việc quản lý.

Tạo baseline
Có thể tạo baseline bằng 2 cách:
 Tạo baseline từ chính dự án đang mở.
 Chuyển đổi một dự án khác thành baseline.

Sau khi tạo baseline, ta phải chọn dự án để nó gắn vào. Baselines chỉ có thể được gán cho các
dự án đang ở trạng thái mở. Tất cả dự án đang mở sẽ được hiển thị trong khung Maintain
Baselines.

Phân loại Baseline

Phân loại baseline được dựa trên mục đích sử dụng của baseline. VD, loại Initial Plan được
dùng cho các dự án phác thảo, loại Mid-Project Status được dùng sau khi dự án bắt đầu. Việc
phân loại baseline rất hữu ích khi ta cần quản lý nhiều baseline trên cùng một dự án.

Gán baseline

Trong khung Assign Baselines ta có thể chọn gán baseline dự án hoặc baseline người dùng.
Nếu không có baseline nào được gán thì dự án sẽ dùng chính nó để làm baseline.
 Baseline dự án được gán bởi nhà quản lý dự án.
 Được dùng để so sánh tiến độ, chi phí và nguồn lực.
 Để có thể gán loại baseline này user phải có bộ quyền : Maintain Project
Baselines.
 Baseline người dùng được gán bởi người dùng.
 Được dùng để so sánh tiến độ.
 Mỗi user có thể chọn những baseline khác nhau.
57

Hiển thị đường baseline trên Gantt chart


Khung điều chỉnh Bar
Cho phép hiệu chỉnh loại, kích cỡ, màu, vị trí, và hình dạng của các bar trên Gantt Chart.
 Trục thời gian - Bar được thể hiện theo trục thời gian được chọn, VD: Actual Bar sẽ
thể hiện từ ngày Actual Start đến ngày Actual Finish.
 Bộ lọc - Bar sẽ được thể hiện ở tất cả các công việc thỏa mãn điều kiện của bộ lọc.

Thẻ Bar Style cho phép chọn hình dạng, màu sắc, và hoa văn bên trong các bar.
 Hình dạng – chọn hình dạng điểm bắt đầu, điểm kết thúc và hình dạng của bar.
 Màu sắc – chọn màu sắc cho điểm bắt đầu, điểm kết thúc và màu sắc của bar.
 Hoa văn – chọn hoa văn thể hiện bên trong các bar.
 Hàng – Thể hiện vị trí của bar trên Gantt Chart.

Thể hiện Baseline Bars

Bằng việc thể hiện baseline bars trên Gantt Chart, ta có thể so sánh thông số về ngày của bản
kế hoạch baseline và bản kế hoạch hiện tại.

Bên cạnh các bar mặc định của Primavera, ta có thể tạo thêm nhiều loại bar khác dựa trên giá
trị ngày và bộ lọc.

Chọn giá trị ở trường Row sẽ quyết định vị trí của bar trên Gantt Chart.

Lưu lại Layout


Sau khi thể hiện baseline và hiệu chỉnh như ý, ta có thể lưu lại Layout để sử dụng về sau.

Thẻ Bar Labels


“Nhãn tên” có thể được đặt sau các bar trên Gantt Chart. VD: sau khi thêm nhãn “ngày” vào
bar, ta có thể dễ dàng thấy được ngày bắt đầu và kết thúc công việc trên Gantt Chart.

Tóm lược

 Baseline (đường cơ sở) là một bản sao của dự án được dùng để so sánh với dự án hiện
tại để đánh giá tiến triển của dự án. Thông thường baseline được tạo ngay sau khi
hoàn thành bước hoạch định, trước lần cập nhật dữ liệu đầu tiên.
 Có thể tạo baseline bằng 2 cách: Tạo baseline từ chính dự án đang mở; Chuyển đổi
một dự án khác thành baseline.
 Phân loại baseline được dựa trên mục đích sử dụng của baseline.
 Khung điều chỉn Bar cho phép hiệu chỉnh loại, kích cỡ, màu, vị trí, và hình dạng của
các bar trên Gantt Chart.

KPMS copyright © 2008 All rights reserved.


No part of this publication may be reproduced without prior written permission of KPMS Ltd
58

Chủ đề 17:

Thư viện tài liệu của dự án


 Tài liệu dự án

 Tạo một tài liệu

 Gán tài liệu cho công việc

 Xem tài liệu


59

Tài liệu dự án
Cửa sổ tài liệu (Work Products and Documents window) cho phép ta quản lý các thông tin
liên quan đến tài liệu của dự án, kể cả các liên kết (link) tới file thực. Tài liệu được tổ chức
lưu trữ theo cấu trúc phân cấp hình cây để tiện phân loại.

Ta có thể tạo một kho lưu trữ các tài liệu liên quan đến dự án, nhằm cung cấp các hướng dẫn
hoặc nguyên tắc trong việc thực hiện công việc.

 Tất cả tài liệu được lưu trữ trên server.


 Cập nhật các thông tin liên quan đến tài liệu như: phiên bản, ngày sửa đổi, tác giả.
 Các tài liệu trên Primavera sẽ được link tới các tài liệu thật đặt trên server.

Tài liệu có thể có 2 dạng là sản phNm (work product) hoặc tài liệu tham khảo (reference
document):
 Work product – bao gồm các sản phNm sẽ được giao cho khách hàng hoặc người chịu
trách nhiệm. VD: file CAD, các kế hoạch kiểm tra, và kế hoạch chi tiết (blueprints).
 Reference document – bao gồm các tài liệu sẽ được tham khảo bởi các thành viên
tham gia dự án để họ nắm được các hướng dẫn, nguyên tắc khi thực hiện công việc.
VD: các văn bản hướng dẫn, nguyên tắc, quy trình, mẫu thiết kế, mẫu kiểm tra, mẫu
chấm công.

Tạo mẫu tài liệu trong Primavera


Tài liệu thực sẽ không được lưu trữ trong phần mềm Primavera . Để truy cập tài liệu thông
qua Primavera, ta phải tạo một mẫu tài liệu trong cửa sổ Work Products and Documents và
liên kết đến tài liệu thực.

Thẻ Files

Sau khi tạo một mẫu tài liệu, tao phải thiết lập một liên kết đến tài liệu thực bằng cách cung
cấp một đường link. Có 2 cách tạo đường link này:
 Private Location (Riêng tư) – Tài liệu sẽ chỉ được truy cập bởi các user trên mạng Lan
(các nhà quản lý dự án). VD: các tài liệu như hóa đơn, đơn mua hàng, hoặc hợp đồng.
 Public Location (Công cộng) – Tài liệu sẽ được truy cập bởi tất cả các user tham gia
dự án, bao gồm các user trên mô hình web và Timesheet. VD: các tài liệu như văn bản
hướng dẫn các quy trình thực hiện công việc.

Gán tài liệu vào công việc


Tài liệu có thể được gán vào WBS hoặc activity. VD: trong quá trình hoạch định tổng quát, ta
gán tài liệu ở cấp độ WBS. Khi đến bước phát triển dự án chi tiết hơn, ta sẽ gán tài liệu đó
cho một công việc cụ thể.

Xem thông tin tài liệu


Dùng cửa sổ Work Product and Document Details để xem chi tiết thông tin về tài liệu hoặc
để mở tài liệu thực. Các thông tin thể hiện bao gồm:
 Title – Tên tài liệu.
 Author – Tác giả tạo nên tài liệu.
 Version – Số phiên bản.

KPMS copyright © 2008 All rights reserved.


No part of this publication may be reproduced without prior written permission of KPMS Ltd
60

 Date – Ngày hiệu chỉnh phiên bản.


 Private/Public Location – Đường link đến tài liệu thực.
 Launch Private/Public Location – Mở tài liệu thực.
 Description – Mô tả về tài liệu.

Tóm lược
 Tài liệu thực sẽ không được lưu trữ trong phần mềm Primavera . Để truy cập tài liệu
thông qua Primavera, ta phải tạo một mẫu tài liệu trong cửa sổ Work Products and
Documents và liên kết đến tài liệu thực.
 Sau khi tạo một mẫu tài liệu, tao phải thiết lập một liên kết đến tài liệu thực bằng cách
cung cấp một đường link. Public Location (Công cộng) – Tài liệu sẽ được truy cập
bởi tất cả các user tham gia dự án, bao gồm các user trên mô hình web và Timesheet.
 Tài liệu có thể có 2 dạng là sản phNm (work product) hoặc tài liệu tham khảo
(reference document).
61

Chủ đề 18:

Thực hiện và kiểm soát dự án


 Cập nhật dự án

 Ngày chốt dữ liệu

 Nhập dữ liệu thực tế

 Kiểm soát dự án

KPMS copyright © 2008 All rights reserved.


No part of this publication may be reproduced without prior written permission of KPMS Ltd
62

Cập nhật dự án
Sau khi dự án khởi động, ta cần cập nhật dữ liệu thực tế về tiến độ và nguồn lực ở các mốc
thời gian được định trước. Công ty sẽ phải chuNn hóa một quy trình cập nhật dữ liệu, bao
gồm việc dữ liệu thực tế sẽ được thu thập như thế nào và bao lâu cập nhật một lần.

Mức độ cập nhật dữ liệu có thể là hàng ngày, hàng tuần, hoặc hàng tháng, phụ thuộc vào độ
dài của dự án và mức độ chính xác của các thông số dự báo tương lai (cập nhật càng thường
xuyên thì số liệu dự báo càng chính xác).

Dữ liệu được thu thập như thế nào


 Nhà quản lý dự án sẽ nhập tay vào chương trình các thông tin về ngày, nguồn lực, chi
phí.
 Duyệt và nhập vào chương trình các bảng chấm công (timesheet).
 Các thành viên dùng timesheets để cập nhật dữ liệu.
 Nhà quản lý dự án xem và duyệt các bảng timesheets.
 Sau đó nhà quản lý dự án sẽ cập nhật nó vào chương trình.
 Chương trình tự động tính toán dữ liệu thực tế.
 Chương trình sẽ tự động cập nhật dữ liệu thực tế theo như đúng kế hoạch đề ra.
63

Ngày chốt dữ liệu (Data date)


Khi cập nhật dự án, dữ liệu thực tế của mỗi công việc sẽ được tính đến ngày data date. Data
date là ngày các dữ liệu trong quá khứ sẽ được báo cáo và là ngày hoạch định lại các công
việc trong tương lai. Data date mặc định được coi là điểm bắt đầu của ngày đó (công việc
trong ngày data date chưa được thực hiện).
Ngày Data Date

1 2 3 4 5 6 7 8 9

Tiến độ

Thời gian

Nguồn lực

Resource
Quantity
(person -
days )

Thời gian

Chi phí

Thời gian

KPMS copyright © 2008 All rights reserved.


No part of this publication may be reproduced without prior written permission of KPMS Ltd
64

Quy trình cập nhật


 Tạo baseline.
 Dùng tính năng Progress Spotlight để thấy được các công việc cần được cập nhật.
 Cập nhật dữ liệu cho công việc.
 Tạo các báo cáo về nguồn lực và chi phí.
 Phân tích tình hình dự án.
 So sánh tình hình dự án hiện tại với mục tiêu đã đặt ra.
 Chạy chương trình để biết tiến độ mới.
 Theo dõi tiến triển dự án bằng các mẫu báo cáo.
 Kiểm tra xem các tiêu chí cơ bản có được thỏa mãn:
 Liệu dự án có kết thúc đúng thời gian đặt ra?
 Dự án có đúng ngân sách cho phép?
 Nguồn lực có được sử dụng hiệu quả chưa?

Các gợi ý trong việc cập nhật


 Sử dụng cửa sổ Activity Details hoặc Activity Table.
 Sử dụng tính năng Progress Spotlight để thấy được các công việc cần được cập nhật.
 Sử dụng bộ lọc và tính năng “nhóm” để tạo các layout chuyên dùng cho cập nhật.
 Có thể nhóm theo ngày thực hiện công việc.
 Lọc ra các công việc cần được cập nhật.
 Tổ chức sắp xếp theo thứ tự thuận tiện cho việc cập nhật bằng cách sử dụng
activity codes.

Xác định giai đoạn cập nhật (statusing period)


Ta phải xác định giai đoạn cập nhật trước khi tiến hành cập nhật. Giai đoạn cập nhật là
khoảng thời gian từ ngày data date đến một thời điểm trong tương lai. Khoảng thời gian này
dài hay ngắn phụ thuộc vào mức độ thường xuyên mà ta muốn cập nhật dự án. VD: ta có thể
tạo giai đoạn cập nhật là một tuần sau ngày data date. Điểm kết thúc giai đoạn cập nhật này
sẽ là ngày data date mới.

Có 2 cách để xác định giai đoạn cập nhật trên cửa sổ Gantt Chart:
 Dùng tính năng Progress Spotlight.
Progress Spotlight sẽ tạo một đoạn màu vàng từ ngày data date cũ đến ngày data date
mới. Nó cũng làm nổi bật các công việc cần được cập nhật bên cửa sổ Activity table.
 Kéo ngày data date.
Ta có thể kéo ngày data date về phía tay phải đến ngày data date mới để làm nổi bật
lên các công việc cần được cập nhật.

Chú ý: Mặc dù đã xác định được ngày data date mới ở bước này, nhưng ta vẫn phải chọn lại
ngày đó vào chương trình khi chạy tính năng Schedule.
65

Nhập dữ liệu thực tế


Sau khi dự án khởi công, ta phải nhập dữ liệu về ngày thực tế, thông tin sử dụng nguồn lực,
chi phí ở các giai đoạn cập nhật định sẵn.
Dữ liệu thực tế sẽ khác dữ liệu hoạch định – dữ liệu thực tế là thời gian và chi phí thực tế bỏ
ra khi tiến hành công việc.

Nhập dữ liệu về tiến độ, nguồn lực, chi phí theo thứ tự sau:

Đối với các công việc hoàn thành toàn bộ


 Ngày thực tế bắt đầu và kết thúc
 Thời gian / chi phí thực tế của nguồn lực
 Phí tổn (Expense) thực tế

Đối với các công việc đang thi công


 Ngày thực tế bắt đầu
 Phần trăm hoàn thành (Percent Complete) hoặc thời gian còn lại (Remaining
Duration)
 Thời gian / chi phí thực tế của nguồn lực và Thời gian / chi phí còn lại của nguồn lực
 Phí tổn thực tế và phí tổn còn lại

Nếu công việc bị tạm dừng, dùng chức năng Suspend/Resume.

Gián đoạn một công việc


Nếu công việc đã được bắt đầu nhưng bị gián đoạn, ta có thể dùng chức năng Suspend.
 Công việc muốn được gián đoạn thì phải có ngày Actual Start.
 Dùng thẻ Status để nhập ngày gián đoạn (Suspend) và ngày tiếp tục (Resume).
 Suspend date – là ngày cuối cùng công việc được thực hiện.
 Resume date – là ngày đầu tiên công việc được tiếp tục.
 Thời gian thực tế thi công (actual duration) sẽ tự động trừ ra thời gian gián đoạn.
 Dùng thẻ Notebook để ghi chú lý do gián đoạn.

Cập nhật mốc thời gian (Milestones)


Để cập nhật mốc thời gian bắt đầu (start milestone), đánh dấu ô “Started” và nhập ngày
“Actual Start”. Ta không cập nhật ô “Finish” vì đây là công việc loại “Start Milestone”, nó
không có ngày kết thúc, và duration thì bằng 0.

Cập nhật tiến độ mới cho dự án


Sau khi dữ liệu thực tế đã được cập nhật, ta sẽ chạy chương trình để tính toán bản tiến độ
mới. Các công việc không hoàn tất đúng thời gian sẽ làm trễ các công việc đứng sau.

KPMS copyright © 2008 All rights reserved.


No part of this publication may be reproduced without prior written permission of KPMS Ltd
66

Kiểm soát dự án
Sau khi có được bản tiến độ mới, ta sẽ phân tích các thông số về ngày, tình trạng phân phối
nguồn lực, và ngân sách.

Phân tích ngày


Phân tích bản tiến độ xem các mốc thời gian milestone hoặc ngày kết thúc dự án có đạt được
mục tiêu.
 So sánh ngày kết thúc dự án của bản tiến độ mới và ngày trên field “Must Finish By”
(được nhập từ đầu dự án) xem dự án có kết thúc đúng tiến độ không.
 Nếu dự án bị trễ tiến độ, ta sẽ tập trung phân tích các công việc trên đường Găng.
 Chỉnh sửa bảng tiến độ để có thể đưa dự án về kịp tiến độ.

Phân tích tình trạng phân phối nguồn lực


Sau khi chỉnh sửa bảng tiến độ (về mặt thời gian), ta kiểm tra xem các nguồn lực có được sử
dụng hiệu quả chưa, hoặc có bị quá tải.

Phân tích ngân sách


Sau khi phân tích nguồn lực, ta kiểm tra giá trị “At Completion Total Cost” xem nó có trong
ngân sách cho phép không.

Rút ngắn bảng tiến độ


Nếu bảng tiến độ mới kết thúc trễ hơn ngày trong field “Must Finish By”, ta có thể dùng một
số phương pháp sau để rút ngắn tiến độ dự án:
 Gán cho các công việc thực hiện song song cùng lúc.
 Tăng cường nguồn lực để giảm thời gian thi công.
 Chia nhỏ các công việc có thời gian dài và cho thực hiện song song.
 Đổi lịch làm việc:
 Gán cho các công việc nằm trên đường Găng lịch làm việc dài hơn.
 Tăng cường lịch làm việc cho các ngày nghỉ.
67

Chủ đề 19:

Lập báo cáo


 Các phương pháp lập báo cáo

 Cách chạy một báo cáo có sẵn

 Công cụ lập báo cáo “Report Wizard”

KPMS copyright © 2008 All rights reserved.


No part of this publication may be reproduced without prior written permission of KPMS Ltd
68

Các phương pháp lập báo cáo


Có nhiều cách để gửi báo cáo thông tin về tiến độ, nguồn lực, chí phí đến các thành viên tham
gia dự án, bao gồm:
 In ra các layout
 In ra các báo cáo
 Xem thông tin từ website của dự án
 Dùng Timesheet
 Dùng module Primavera Web.

Cách chạy một báo cáo có sẵn


Ta có thể báo cáo tiến độ thực hiện bằng cách dùng một mẫu báo cáo có sẵn.

Cửa sổ chạy báo cáo


Dùng tính năng “Run Report” để chạy và in ra báo cáo.
 Print Preview – Xem báo cáo trước khi in ra.
 Directly to Printer – In trực tiếp.
 HTML File – Chạy báo cáo và lưu lại dưới dạng file HTML.
 ASCII Text File – Chạy báo cáo và lưu lại dưới dạng file ASCII (.txt).
 Output file – Nếu chọn dạng file HTML hoặc ASCII, chọn nơi ta muốn lưu báo cáo.
 View file when done – Đánh dấu chọn mục này nếu ta muốn xem báo cáo ngay sau
khi tạo file HTML hoặc ASCII.
 Notes – Dùng để tạo chú thích cho báo cáo. Nó sẽ xuất hiện ngay dưới tiêu đề của báo
cáo.

Công cụ lập báo cáo “Report Wizard”


Công cụ “Report wizard” giúp ta tạo ra các báo cáo đặc biệt. Chúng được chỉnh sửa ngay khi
tạo hoặc có thể chỉnh sửa thêm sau này.

Các bước tạo báo cáo:


 Chọn các loại giá trị cần được hiển thị.
 Tổ chức hình thức dữ liệu được thể hiện thông qua các tính năng như nhóm, sắp xếp,
và lọc.

Sau khi tạo ta có thể lưu lại và gán nó vào một nhóm báo cáo để dễ dàng tìm kiếm sau này.

Tạo báo cáo dựa trên Layout hiện tại

Báo cáo có thể được tạo dựa trên Layout ta đang làm việc. Và có thể được chỉnh sửa, thêm
hoặc bớt thông tin hiển thị trên báo cáo.

Tóm lược
 Cửa sổ Report thể hiện các báo cáo về tiến độ, chi phí và nguồn lực.
 Ta có thể báo cáo tiến độ thực hiện bằng cách dùng một mẫu báo cáo có sẵn.
 Công cụ “Report wizard” giúp ta tạo ra các báo cáo đặc biệt. Chúng được chỉnh sửa
ngay khi tạo hoặc có thể chỉnh sửa thêm sau này.
 Báo cáo có thể được tạo dựa trên Layout ta đang làm việc.
69

Chú thích
Activity - the fundamental work element of a project. Contains all of the necessary
information to perform the required work. The lowest level of a work breakdown structure
(WBS).

Công việc – là yếu tố cơ bản của một dự án. Nó chứa tất cả thông tin cần thiết yêu cầu để
thực hiện công việc. Là mức độ thấp nhất trong cấu trúc phân chia công việc (WBS)

Activity code A code that represents an attribute of the activity. Use activity codes to filter
group, sort, and report activity information. Activity codes can be global, project- specific, or
assigned to. an EPS level.

Mã công việc – là mã công việc đại diện thuộc tính của công việc đó. Sử dụng mã công việc
để lọc ra, nhóm, phân loại và tạo báo cáo công việc. Mã công việc có thể dùng chung cho
nhiều dự án hoặc cho từng dự án theo đặc thù.

Activity code values -The group of values, defined for each activity code, in which activities
will be organized.

Giá trị của mã công việc – Một nhóm giá trị được xác định cho mỗi mã công việc, dựa vào
các giá trị này, các công việc sẽ được sắp xếp và phần loại.

Activity Details Located a the bottom the Activities window, it displays a set of tabs Each
tab contains specific detailed information for the selected activity.

Chi tiết công việc – Vị trí cửa sổ chi tiết công việc nằm ở bên dưới Cửa sổ công việc, nó bao
gồm một nhóm các cửa sổ phụ, mỗi cửa sổ chứa các thông tin chi tiết của công việc từng
công việc.

Activity type – Controls how an activity’s duration and dates are calculated. The six activity
types are task dependent, resource dependent, level of effect, start milestone, finish
milestone, and WBS summary.

Loại công việc – Loại công việc quyết định cách tính độ dài và ngày của công việc. Có sáu
loại công việc như: Phụ thuộc vào Công việc, Phụ thuộc vào Nguồn nhân lực, Phụ thuộc vào
mức nổ lực thực hiện công việc, Mốc bắt đầu, Mốc kết thúc và Loại tổng hợp WBS

Actual data - The real time/cost associated with an activity , such as actual start, remaining
duration, percent complete, finish dates, expenses, units and cost

Dữ liệu thực tế - bao gồm dữ liệu thực tế về thời gian/ chi phí của một công việc, như ngày
bắt đầu thực tế, thời gian còn lại để thực hiện công việc, % hoàn thành, ngày hoàn thành thực
tế, chi phí…

Bar Area - A time-scaled display of project data showing when the project element is
forecasted to occur. The project element displayed depends on the window the is open;
Activity, WBS, or Project window. The data element is place on the timescale where it is
scheduled to occur.

Vùng biểu đồ – Là vùng các thông tin dự án dự tính được thể hiện bằng biểu đồ, tùy thuộc
vào từng cửa sổ như Công việc, WBS hay dự án thì các biểu đồ này được thể hiện khác nhau.
KPMS copyright © 2008 All rights reserved.
No part of this publication may be reproduced without prior written permission of KPMS Ltd
70

Bar necking - The indentation on a bar that represents an activity nonwork time, based on
the activity calendar, out of sequence progress, or other gaps of time. Bar necking settings are
available in the Bar Settings tab in the Bars dialog box.

Nút thắt – Sự lỏm vào trên thanh biểu đồ thể hiện thời gian không làm việc tại một thời điểm
của công việc đó, dựa trên lịch làm việc.

Baseline - A snapshot of a project plan as of a particular point in time. This “snapshot”


provides a target against which you can track a project’s performance based on schedule,
resource or cost data.

Đường cơ sở - Là một bản sao kế hoạch của dự án tại một thời điểm. Mỗi bản sao này giúp
tạo thành một cái mốc để xác định công việc đã hoàn thành dựa trên dữ liệu về thời gian,
nguồn lực hoặc chi phí.

Budgeted Cost - The estimated cost of projected work based on resource assignments and
expenses associated to the project.

Chi phí dự thảo – Là chi phí của dự án được hạnh toán cho công việc dựa trên những nguồn
lực và các phí tổn để hoàn thành dự án.

Calendars Define work and nonwork time for the activities. Nonwork time is defined as
holidays, weekends, resource vacation time and other nonwork time, Calendars may be
assigned to projects, resources, and activities.

Lịch làm việc – là thời gian làm việc hoặc không làm việc được xác định để thực hiện công
việc. Thời gian không làm việc như ngày nghỉ, ngày lễ… Lịch làm việc có thể được gắn cho
Dự án, Nguồn lực và công việc.

Constraint A restriction you impose on a project or activity. Up to two constraints can be


assigned to an activity.

Sự ràng buộc – là những ràng buộc được gắn cho dự án hoặc công việc để được thực hiện
theo một điều kiện cụ thể. Mỗi công việc có thể gắn tối đa là hai ràng buộc.

Costs The unit price or expense of an activity.

Chi phí – Là đơn vị giá hoặc phí tổn của một công việc.

Critical activity An activity with zero total float. If a critical activity is delayed it will delay
the project as a whole. Critical activities are defined by either the total float or the longest
path.

Công việc lằm trên đường găng – là công việc có tổng giá trị thời gian dự trữ thực hiện công
việc bằng không. Nếu một công việc lằm trên đường găng bị trễ thì toàn bộ dự án sẽ bị trễ.
Những công việc này được xác định bởi tổng giá trị dự trữ để thực hiện công việc hoặc
đường công việc dài nhất.

Critical path The path of activities through a project that determine the projects finish date

Đường Găng – Các công việc được nối với nhau tạo thành đường quyết định ngày hoàn thành
dự án.
71

Data date The date to use a ‘the starting point for the schedule calculation, Any data to the
left of the data date is considered historical information. Any data to ‘the right or the data
date is the forecast of remaining work.

Ngày chốt dữ liệu – Là ngày được sử dụng làm điểm bắt đầu để tính tiến độ. Dữ liệu phía
trái của ngày dữ liệu được coi như là dữ liệu quá khứ, ngược lại dữ liệu bên phải được coi
như phần còn lại phải thực hiện của công việc.

Driving relationship A relationship between two activities where the precede early finish
determines the successor’s early start. In the Activity Network, a shod relationships line
indicates a driving relationship.

Mối quan hệ điều khiển – Một quan hệ giữa hai công việc mà ngày hoàn thành sớm nhất
của công việc đứng trước quyết định ngày bắt đầu sớm nhất của công việc đứng sau thì mối
quan hệ này được gọi là mối quan hệ điều khiển.

Duration type determines how duration, units and resource units times are our for activities
so that the following equation is always true.

Kiểu thời gian thực hiện công việc – là cách xác định đơn vị thời gian thực hiện công việc
như đơn vị thời gian hay đơn vị nguồn lực.

Early dates – the earliest an activity can start and finish based on its relationships and
constrains. Called “ Early Start” and “ Early Finish”.
Ngày sớm nhất – Ngày bắt đầu và kết thúc sớm nhất của một công việc được xác định dựa
trên mối quan hệ và các ràng buộc được gọi là “ngày bắt đầu sớm nhất” và “ngày kết thúc
muộn nhất”.

Enterprise data- Data defined at the enterprise level, usually by the system administrator,
This data is available to &l projects in the organization examples o enterprise data are EPS,
resources, cost accounts and roles.

Dữ liệu chung – là những dữ liệu được dùng chung cho nhiều dự án trong cùng một công ty
như mã dự án, mã chi phí, nguồn lực…

EPS (Enterprise Project Structure ) - A hierarchical structure that identifies how the
projects will be organized within your company. May also use the EPS performing top-down
budgeting, managing multiple projects. and implementing coding standards.

Cấu trúc dự án – một cấu trúc được sắp xếp theo cấp bậc để quyết định việc tổ chức các dự
án trong công ty. Với cấu trúc này cho phép công ty quản lý nhiều dự án cùng một lúc hoặc
dễ ràng nhóm hoặc sắp xếp dự án, công việc theo các điều kiện khác nhau.

EPS node - An element at any level above a project in the EPS hierarchy.

Đốt cấu trúc EPS – thành phần có cấp bậc cao hơn dự án trong cấu trúc EPS. Tập hợp các
đốt cấu trúc này hình thành cấu trúc EPS.

Expenses - Non-resource costs associated with a project and assigned to a project’s activities.
They are typically one-time expenditures for non-reusable items. Examples of expenses
include conference/meeting room rental, travel, overhead, and training.

KPMS copyright © 2008 All rights reserved.


No part of this publication may be reproduced without prior written permission of KPMS Ltd
72

Phí tổn - những chi phí không phải từ nguồn lực tạo ra mà được gán cho công việc. Chúng
thường được sử dụng một lần và không có tính tái sử dụng. VD: chi phí thuê mướn phòng
họp, du lịch, phí dự phòng, phí huấn luyện.

Filter - A limit on projects or activities that are displayed. Criteria you establish determine
which items appear. A filter, once created, can be assigned to layouts.

Bộ lọc – dùng để sàng lọc các công việc hoặc dự án được thể hiện. Các điều kiện được thiết
lập sẽ quyết định mục nào được xuất hiện. Bộ lọc có thể được gán và lưu chung với các
layout.

Gantt Chart - A graphical display of a project’s detailed information. It is made up of a table


and bar area.

Biểu đồ Gantt – Các thông tin dự án được hiển thị dưới dạng đồ họa. Nó được tạo thành bởi
các thanh ngang.

Grouping - A way of organizing project data by a common attribute. Each group may be
listed under a different colored band.

Nhóm - Một cách tổ chức dữ liệu dự án bởi một thuộc tính chung. Mỗi nhóm có thể được liệt
kê dưới các thanh tiêu đề có màu khác nhau.

Lag - An offset or delay between an activity and its successor used during the schedule
calculation. Lag can be positive or negative. A scheduling option allows the user to determine
the calendar used when calculating the effect of lag on the project plan.

Khoảng trễ - khoảng thời gian trì hoãn giữa công việc hiện tại và công việc đứng sau nó, ảnh
hưởng đến thông số ngày trên bảng tiến độ. Khoảng trễ có thể dương hay âm. Có thể điều
chỉnh ảnh hưởng của khoảng trễ lên bảng tiến độ bằng việc chọn lịch tính khoảng trễ trong
lúc hiệu chỉnh tính năng chạy tiến độ.

Late dates - The latest an activity can start and finish without effecting the end date of the
project. Called “Late Start” and “Late Finish”.

Ngày trễ - Ngày trễ nhất mà công việc phải bắt đầu hoặc kết thúc để không ảnh hưởng đến
ngày kết thúc dự án. Cụ thể được gọi là “Late Start” và “Late Finish”

Longest path - A method used to define the critical path. It represents the longest continuous
path of activities through a project that determines the project finish date.
Đường dài nhất - Một phương pháp dùng để định nghĩa đường tới hạn. Nó đại diện cho một
chuỗi các công việc liên tục và dài nhất xuyên suốt dự án, và quyết định ngày hoàn thành dự
án.

Milestone - A type of activity used to represent the beginning or the end of a major stage, or
an important event in a project. Start and finish milestones cannot have durations, time – base
cost or resource assignments.

Mốc thời gian - Một loại công việc dùng để thể hiện sự bắt đầu hay kết thúc của một giai
đoạn chính, hay một sự kiện quan trọng trong dự án. Mốc thời gian bắt đầu hay kết thúc
không thể có thông số khoảng thời gian, chi phí, hoặc nguồn lực.
73

Notebook topics - Instructions or descriptions that further describe the activity according to
specific categories of information.

Ghi chú - Những chỉ dẫn hay những mô tả chi tiết về công việc, và được phân theo các nhóm
loại.

Organizational Breakdown Structure (OBS) - A hierarchical arrangement of a project’s


management structure. User access and privileges to nodes and projects within the Enterprise
Projects Structure (EPS) hierarchy are implemented via a responsible manager defined in the
enterprise-wide OBS hierarchy.

Cấu trúc phân chia tổ chức (OBS) – Là cấu trúc quản lý phân cấp của dự án. Quyền truy
cập và thao tác trên dữ liệu dự án được thực hiện thông qua việc định nghĩa và triển khai cấu
trúc OBS.

Predecessor - An activity that must occur before another activity. A predecessor activity
controls the start or finish date of its successors. An activity can have multiple predecessors.

Công việc trước – Một công việc được hoạch định thực hiện trước công việc khác. Một công
việc trước quyết định ngày bắt đầu hoặc kết thúc công việc đứng sau nó. Một công việc có
thể có nhiều công việc trước nó.

Price/unit - The rate used to determine the cost of a resource or role.

Giá/Đơn vị - Tỉ lệ sử dụng để xác định chi phí của nguồn lực hoặc vai trò.

Primary resource - The resource responsible for coordinating an activity’s work. Using
Timesheets, the primary resource also updates the activity’s start date, finish date, and
expected end date.

Nguồn lực điều phối – Là nguồn lực chịu trách nhiệm điều phối, quản lý tiến độ của công
việc được gán. Khi sử dụng Timesheets, nguồn lực chính sẽ có trách nhiệm cập nhật ngày bắt
đầu thực tế, hoàn thành thực tế, và ngày hoàn thành dự kiến

Project-specific data - The data mostly defined by project managers that is only available to
the project in which it is defined, such as activities, expenses, and WBS.

Dữ liệu dự án – là dữ liệu được định nghĩa bởi nhà quản lý dự án đó, và chỉ được sử dụng
trong dự án đó. VD : công việc, chi phí phụ, cấu trúc WBS.

Rate type - Determines the price/unit used to calculate costs for a resource, role assignment.
Loại giá – cho phép quyết định sử dụng loại giá nào khi tính chi phí của nguồn lực .

Relationship type - Defines how an activity relates to the start or finish of another activity.
The four types of relationships are finish-to-start, finish-to-finish, start-to-start, start-to-finish.

Loại quan hệ - giúp xác định một công việc sẽ ảnh hưởng như thế nào đến ngày bắt đầu và
hoàn thành công việc khác. Có 4 loại quan hệ : hoàn thành – bắt đầu; hoàn thành – hoàn
thành; bắt đầu – bắt đầu; bắt đầu – hoàn thành.

Resource dictionary – Contains information for all resource in the organization, such as the
resource name, description, cost, roles, and other attributes. View the resource dictionary via
the Resource window.
KPMS copyright © 2008 All rights reserved.
No part of this publication may be reproduced without prior written permission of KPMS Ltd
74

Từ điển nguồn lực – Chứa bên trong đó tất cả thông tin nguồn lực trong tổ chức. VD: tên
nguồn lực, miêu tả chi tiết, chi phí, vai trò, và những thuộc tính khác. Từ điển nguồn lực thể
hiện trong qua giao diện cửa sổ nguồn lực.

Resource/Cost Usage profile - Graphically displays cost or quantity information for


resources or roles.

Biểu đồ sử dụng nguồn lực/chi phí – Thể hiện bằng biểu đồ về chi phí, thời gian sử dụng
nguồn lực hoặc vai trò

Resources - The personnel and equipment that perform work on activities across all projects.

Nguồn lực – Con người và trang thiết bị để thực hiện công việc trong dự án.

Responsible manager - The individual, selected from the OBS, who is responsible for the
project.

Người chịu trách nhiệm – là cá nhân (được chọn từ cấu trúc OBS) chịu trách nhiệm cho dự
án được gán.

Role - Project personnel, job titles, and skills. Roles represent a type of resource with a
certain level of proficiency, rather than a specific individual.

Vai trò – biểu hiện cho kỹ năng nói chung, hoặc chức vụ, hoặc phòng ban trong doanh
nghiệp. Vai trò biểu hiện cho loại nguồn lực (kỹ sư, công nhân …) được sử dụng hơn là cụ
thể một cá nhân nào đó.

Root - The highest-level element in an Enterprise Project Structure (EPS), Organizational


Breakdown Structure (OBS), or a Work Breakdown Structure (WBS).

Gốc – là cấp độ cao nhất trong cấu trúc EPS, Cấu trúc phân chia tổ chức (OBS), hoặc cấu
trúc phân chia công việc (WBS)

Sorting - Arranging activities chronologically, alphabetically, numerically, or hierarchically


depending on the data items selected.
Sắp xếp – Sắp sếp công việc theo thời gian, theo thứ bậc abc, theo số học, hoặc cấp bậc.

Steps - A list of procedures required to complete an activity.


Bước – các bước chi tiết của một công việc.

Successor - An activity that must occur after another activity. An activity can have multiple
successors, each with a different relationship to it.

Công việc sau – là công việc được thực hiện sau hoặc đứng sau một công việc nào đó. Một
công việc có thể có nhiều công việc sau.

Summary bars - Bars in the Gantt chart that represents summary information for a group of
activities.

Thanh tổng hợp – là thanh trong biểu đồ Gantt mà biểu hiện thông tin tổng hợp của một
nhóm các công việc.
75

Timescale - Displays the date intervals for the Gantt chart, spreadsheets, and histograms.

Trục thời gian – biểu hiện đơn vị thời gian (ngày, tuần, tháng…) trên biểu đồ Gantt, bảng
tính, và các biểu đồ khác.

Total float - The amount of time an activity can be delayed without delaying the project
finish date.

Thời gian dự trữ - là khoảng thời gian công việc có thể trì hoãn mà không làm ảnh hưởng
đến ngày hoàn thành dự án.

Work Breakdown Structure - A hierarchical arrangement of the products and services


produced during and by a project.

Cấu trúc phân chia công việc – Hệ thống phân chia nhỏ các sản phNm và dịch vụ được tạo
ra từ dự án.

KPMS copyright © 2008 All rights reserved.


No part of this publication may be reproduced without prior written permission of KPMS Ltd