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Universidad Galileo.

Automatización de Procesos Administrativos Casos Empresariales.


Octavo Trimestre.
Coordinación Automatización de Procesos Administrativos.

Caso de Estudio
Automatización de Procesos
Administrativos Casos Empresariales.

POR:
De acuerdo con la lectura del caso
de la empresa
Msc. Humberto Ajcu. “Textiles H & A” deberá de realizar el
desarrollo de las
MA/ Msc. Andrea Morales. tareas: Entregables 1, 2, 3 las cuales
encuentra en los
Hugo Girón. archivos generales de
evaluanet:
Octubre 2018. http://evaluanet.galileo.edu

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Octavo Trimestre.
Coordinación Automatización de Procesos Administrativos.

Introducción al Caso de Estudio


APACE (Sistematización y
Equipamiento de Procesos
Administrativos): A raíz del
análisis situacional, se pudo
llegar a la
determinación de distintos

A continuación, se da a conocer el problemas a


nivel operativo, productivo y
diagnóstico empresarial de la Textilera administrativo,
así como también las
Textiles H&A, que se dedica a la estrategias que
serán necesarias para
comercialización y exportación de elaborar un plan
de acción. El caso enfoca
productos textiles, empresa guatemalteca en forma global,
el propósito de la empresa
con una estructura de mercado en diferentes
áreas, que pretenden mejorar
conformado por la industria maquilera a ante todo los
índices de productividad,
nivel internacional, siendo su público ventas,
mercado, tecnología de punta, la
objetivo la demanda de Estados Unidos. que ayudara a
incrementar los índices de
productividad,
por ellose tomaron en
Se tomó en cuenta, la determinación del cuenta todas
las actividades necesarias
análisis del entorno que puede afectar el para llevar a
cabo el cumplimiento de los
mercado global, tanto externamente como objetivos
propuestos, a través de la
internamente apoyándose de herramientas asignación de
responsables y tiempos.
que ayuden a medir los índices de
aceptación, para ello se utilizó la matriz de A partir de
los distintos aspectos
los índices de factores internos y externos. empresariales,
deberá enmarcar el estudio
del caso a un
problema de carácter
Nota Importante: administrativo
el cual deberá de resolver
implementando
las herramientas
La automatización de procesos
administrativos implica : Sistematización y aprendidas en
los cursos del área de APA,
equipamiento. y proveer así
alternativas de solución que
La sistematización implica visualizar a la
organización como un sistema, y el ayuden a
desarrollar procesos
equipamiento implica el dotar del equipo administrativos
en forma eficiente.
necesario para realizar las tareas
administrativas.

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 Capacidad
para realizarprocesos de
COMPETENCIAS QUE DEBE auditoría
determinando puntos de
DESARROLLAR EL ESTUDIANTE POR
MEDIO DEL ESTUDIO DE CASOS:
 Aplicar
métodos de factibilidad

económica
para determinar la viabilidad
 Utilizar su criterio y experiencia para de
inversión en Sistemas de
analizar las causas y soluciones de un
Información (TI).
problema.
 Identificar un problema utilizando las

OBJETIVOS DEL CASO:


herramientas y métodos aprendidos en
los cursos del Área de Automatización Que el
estudiante este en la capacidad de:
de Procesos Administrativos.

Identificar problemas de tipo
 Determinar las acciones a seguir,
administrativo dentro de una
después de haber evaluado las
organización y presentar soluciones
opciones de solución del caso. mediante
la automatización de
procesos.

 Capacidad de análisis, comprensión y


diseño de soluciones a través de la  Aplicar
apropiadamente la metodología
implementación de Sistemas de de
estudio de casos a procedimientos
Información (TI).
administrativos.

 Tener la capacidad para desarrollar


distintas propuestas de automatización
de procesos administrativos utilizando
tecnologías de información (TI).

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METODOLOGIA GENERAL DEL METODO


DE CASOS.

RESULTADO ESPERADO.
El método del caso es un modo de enseñanza
en el que los estudiantes aprenden sobre la
base de experiencias y situaciones de la vida Basado en
los datos presentados en el caso
real, permitiéndoles así, construir su propio deberá de
analizar, discutir, interpretar y
aprendizaje en un contexto que los aproxima a establecer
un solo problema, en el desarrollo
su entorno. Este método se basa en la del caso
podrá identificar que la empresa en
participación activa y en procesos su
estructura presenta actualmente varios
colaborativos y democráticos de discusión de problemas, a
lo cual deberá de seleccionar un
la situación reflejada en el caso. solo
problema dado a que el caso está
Un caso representa situaciones complejas de diseñado de
tal forma, que puede identificar
la vida real planteadas de forma narrativa, a varios
problemas, pero partiendo de ello tendrá
partir de datos que resultan ser esenciales que escoger
un problema en el que pueda
para el proceso de análisis. Constituyen una aplicar
como solución la sistematización y
buena oportunidad para que los estudiantes equipamiento
a un proceso administrativo.
pongan en práctica habilidades que son

Nota Importante:
también requeridas en la vida real, por

ejemplo: observación, escucha, diagnóstico, Lea


detenidamente el caso, elabore un

listado
de los problemas identificados,
toma de decisiones y participación en procesos

priorice
que problema es más importante

grupales orientados a la colaboración. de


resolver.

La
selección del p roblema debe estar
enfocado
en la “Sistematización y

Equipamiento “a un proceso

administrativo.

Para dar
inicio con el desarrollo de las
tareas
(entregables) debe enfocar
claramente
la selección del problema y
abordar el
mismo tema en el desarrollo de
cada
entregable .
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Caso de Estudio
Textilera “Textiles H& A”

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MARCO GENERAL DE REFERENCIA:


El
departamento de ventas y despachos

Textiles “Textiles H& A” inició sus tiene una


de las tareas más esenciales, ya
operaciones en el año 1990; fue fundada por que de
ellos depende que todos los clientes
Carlos Morales, desde entonces vino a ser queden
satisfechos tanto del servicio como
una de las más grandes exportadoras de de la
entrega exacta de la mercadería. De
algodón y tejidos. este
departamento también depende que la
empresa
crezca aún más, ya que este sirve
Dicha empresa se dedicaría a la importación como
filtro de control, ya que en está área
de materias primas, maquinaria, insumos, ocurren
regularmente robos de mercaderías.
etc., con el fin de producir hilazas de algodón A medida
que los clientes demandaban otro
para posteriormente hacer el tejido y luego tipo de
productos, “Textiles H& A” fue
hacer el acabado (teñirlas).
acrecentado su producción; iniciando sus

operaciones en la producción y proceso del


algodón
e hilado detelas, para lo cual
Después de casi un año de operación de la adquirió
la maquinaria indispensable, para el
empresa, cada día más ha ido creciendo, ya
procesamiento del material textil, requiriendo
que la cartera de clientes fue aumentada, los para ello
contratar a más personal para que
pedidos fueron más constantes, la
realizaran dichas tareas productivas, y
maquinaria y el personal no era suficiente también
las tareas administrativas como
para satisfacer las necesidades de los toma
de pedidos, elaboración de
clientes. A medida de esto se decidió
requisiciones y compras de productos.
importar maquinaria sofisticada para hacer
una producción más efectiva y con una mejor La
demanda de los clientes permitió que
calidad. También hubo la necesidad de “Textiles
H& A” creciera y fue así como en el
contratar más personal para la operación de año
1992, se enfoca en la elaboración de
la maquinaria, y así hacer aun más efectivas patrones
de telas, según especificaciones
las tareas productivas. La producción desde
requeridas por los clientes; para luego cortar
luego se incremento considerablemente, y
confeccionar todo tipo de ropa para ser
pero no se pensó en un departamento de vendidas
a otras empresas y posteriormente
despachos y empaques, que para la son
exportadas.
empresa es uno de los más importantes.

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DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA:

Actualmente la empresa cuenta con un número de 1,500 empleados


distribuidos en las distintas
áreas de la empresa quedando distribuidos de la siguiente manera:

Elaborado por: Carlos Morales. Revisado por:


Licda. Andrea Morales Chan
Autorizado por: Lic. Humberto Ajcú Última fecha de
Octubre del 2018
Velásquez revisión:
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Se cuenta con materia


prima de la mejor
SITUACIÓN ACTUAL DE LA EMPRESA: calidad, importada desde
Estados Unidos
para la producción de los
hilos 100% de
“Textiles H& A” es una empresa que se algodón o mezclas
algodón poliéster,
dedica a la elaboración y procesamiento algodón, nylon
etc.; según
de tejidos, pasando por varias etapas las especificaciones del
cliente.
cuales se dividen, hasta llegar a la
producción y elaboración final del La empresa se
especializa en la
producto solicitado. producción de diferentes
tipos de telas de
tejidos de puntos en PFD.
Se trabajan los
“Textiles H& A” se destaca por su siguientes tipos de telas
en varios anchos
énfasis en calidad, respuesta rápida y *Body Size” dependiendo
del peso de la
una capacidad mensual de producción de tela:
360,000 piezas mensuales, la integración
de la compañía puede suplir las  Jersey 100% algodón,

demandas que los clientes necesiten.


 Rib 1*1,2*1,
Algunos de los productos elaborados  French Ferry,
son: camisetas, sudaderos, pantalones,  Fleece,
vestidos; incluyendo cada una de las
áreas especializadas en las fases de  Pique.
Producción: hilar, tejer, acabado, cortado,
costura proceso de lavado y empacado.

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Misión: Visión:

En “Textiles H& A” se fabrica y


comercializa a bajo costo productos Aumentar el liderazgo en
la producción,
textiles y productos relacionados para los garantizando de esta
manera mayor
mercados industrial y textil, en forma satisfacción en las
necesidades de los
innovadora. clientes, en el mercado
nacional e
internacional, alcanzando
el aumento en
las ventas, a través
del desempeño
Nuestro propósito es mantener posición laboral el cual
requerirá de una mayor
de líderes en el mercado al satisfacer las instrucción, e inducción
de diferentes
necesidades del cliente y proporcionar un métodos institucionales
de mejora de
servicio de excelencia. calidad.

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El
mercado textilero, en Guatemala tiene
¿En dónde Estamos?
diferentes segmentaciones, pero muchas
“Textiles H& A” tiene un mercado veces no
cuentan con los medios para
mayoritariamente comprendido por la poder
comercializar sus productos, en
industria maquilera a la que provee todo
comparación con sus principales
tipo de insumo necesario para la
competidores en Guatemala “Textiles H&
producción, uno de los mayores A”
sobrepasa los niveles de aceptación
mercados es el mercado extranjero, de los
clientes, por lo que se demostrara
donde es exportado el producto, y los
porcentajes de ventas en
materiales, proveídos con la mayor
comparación con otras textileras.
gestión de calidad, mejores precios, es
por ello que en el mercado extranjero
Principales Competidores: (Ver
prefieren importar de otros países, donde Gráfica
de Pie 1)
la mano de obra es más barata debido al L.A. M. A
10%
Textiles
C&A 20%
subdesarrollo e inestabilidad económica Cotton S.
A 15%
en países como los nuestros, siendo de Politex
5%
beneficio para laindustria textil en Textiles H
& A 49%
Guatemala ya que es muy buen
mercado siendo este los mayores
consumidores del producto.
Se cuenta con materia prima de la mejor
calidad, importada desde Estados Unidos
para la producción de los hilos 100% de
algodón o mezclas algodón poliéster,
algodón, nylon etc.; según
especificaciones del cliente.

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¿A dónde queremos llegar? objetivo de


las mismas dar a conocer a
los
empleados sus atribuciones,
Uno de los principales objetivos dentro permitiendo
de esta manera una mejor
de la empresa es prestar un buen
organización dentro del trabajo y de esa
servicio al cliente, ya que el servicio es manera los
empleados sepan quienes
indispensable para cualquier empresa, son sus
jefes inmediatos.
por medio de este se puede perjudicar o
beneficiar la imagen de la misma, por lo También es
necesario actualizar, los
tanto se debe de lograr satisfacer a los mecanismos
de seguridad tanto física
clientes, tener una buena organización como de
procedimientos, para que los
dentro del departamento, el que requiere empleados
puedan trabajar con
un punto especial de atención para seguridad
dentro de las áreas que
maximizar las ventas. puedan ser
expuestas al peligro, para
ello es
importante establecer controles y
Se pretende mejorar la efectividad en los equipos,
para áreas propicias a
procedimientos llevados actualmente, los accidentes,
así como ampliación de
cuales son muy lentos y radican en la áreas de
salidas de emergencias, por lo
pérdida de tiempo, y descontrol de los que es
necesario reestructurar el manual
mismos, por lo que se propone agilizarlos de
contingencias actual.
de tal manera, para que permitan
distribuir el trabajo efectivamente, por lo

que se determina que es importante

realizar una reestructuración en las

asignaciones de puestos, siendo el

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¿Qué podemos hacer? ¿Cómo Podemos


Lograrlo?

1. Incrementar las ventas actuales en 1. Aumentar


la producciónactual
un 50 % sobrepasando los niveles en un 75 %
en un período de 6
de producción actuales, por lo que meses, por
lo que se requiere de
se requiere de un énfasis en el mejores
métodos de trabajo
mercado, pretendiendo optimizar dentro de
la empresa, así como
un nivel requerido de producción de equipos
que ayuden a
en el ámbito empresarial. mejorar
e incrementar la

productividad.
2. Reducir costos operativos en un
50 %, para el proceso de 2. Reducir los
gastos operativos en
producción, lo que requerirá de un un 50 %, en
las áreas en las que
análisis del costo beneficio, de las la
producción muchas veces es
actividades que ameritan ser en repetitiva,
debido a los errores
este caso objeto de estudio. que se
cometen por la falta de
control
dentro de los
procesos
3. Implementar un nuevo producto y de
trabajo, lo que lleva a
servicio dentro del mercado, el provocar
excedentes, mala
que pretende expandirse a otros utilización
de los recursos
países en donde aún no llegan
disponibles, desperdicios de
estas exportaciones. materiales
utilizados.

3. En un
período de 1 año y 6
meses se
lanzará al mercado un
nuevo
servicio para abarcar
diferentes
grupos de mercado,
por
ejemplo: Ejecutivos, mujeres,
niños,
dentro de un poder
adquisitivo
medio-alto.

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ANALISIS FODA ( FODA ACTUAL)


ANALISIS FODA ( FODA ACTUAL)
FACTORES INTERNOS.
FACTORES INTERNOS.
Fortalezas
Debilidades
Fortalezas
Debilidades

 Solidez en el mercado.
 No contar con controles de Inventarios de mercaderías

 Calidad en producción.
 Tecnología obsoleta.

 Variada y moderna gama de productos

textiles.
 Conflictos laborales.

 Amplia cartera de clientes.


 Falta de sistemas de información para la toma de

decisiones.

 Conocimiento de las exigencias del


 Utilización de personal de forma ineficiente
mercado.

 Capacidad de producción
 Infraestructura inadecuada.

FACTORES EXTERNOS.
FACTORES EXTERNOS.

Oportunidades
Amenazas

 Accionistas extranjeros dispuestos a


 Globalización, y competencia extranjera.
invertir capital en la empresa.

 Mejor atención a los clientes por parte de la


 Influencias extranjeras para adquirir
materias primas a precios sumamente
competencia
bajos.

 Leyes fiscales
 Introducción de nuevos productos

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A continuación los principales hallazgos y evidencias del problema de
acuerdo a
cada departamento que conforma a la empresa, siendo los siguientes:

 En el Departamento de ventas:

Los recursos financieros con que cuenta la empresa, son manejados a


través de los
ingresos obtenidos por las ventas, es importante señalar que existen
factores que
inciden en la disminución y aumento de las mismas, siendo
estos los factores
externos e internos. Entre los factores externos se encuentran pagos
excesivos de
impuestos, presiones económicas, legales y sociales que se encuentran
alrededor
de la política gubernamental en nuestro país.

Entre los factores internos se pueden mencionar presiones internas por


parte de los
trabajadores, así como la desviación y mala utilización de recursos que
incurren en
desperdicio y por ende aumento de costos dentro de la
empresa, siendo factor
determinante para establecer la situación financiera de la empresa, es
por ello que
es importante llevar el control de todos los recursos , así como de la
ampliación del
perfil de clientes , es por ello que se requiere de un control
sistematizado de dicha
tarea.

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 En el Departamento de Producción:
En una empresa industrial, hay muchos factores a tener en cuenta, lo
que la hace un
tipo de empresa muy compleja.
Evidentemente, se necesita tener una organización de primer nivel y
conocimientos
administrativos avanzados para poder mantener una corporación de
este tipo
funcionando perfectamente.
No hace falta decir que uno de los factores más importantes
dentro de una
empresa del sector industrial es la producción de la misma. Sin
embargo, muchas
empresas de este sector suelen tener problemas principalmente para
potenciar la
productividad y mejorar la eficiencia.
Es por ello que es importante mejorar los controles de la producción
por medio del
equipo y sistemas adecuados así como también capacitar al
recurso humano,
también es necesario tener un estricto control de la materia prima que
se adquiere
para producir.
De lo anterior, se pueden mencionar los principales problemas que se
dan en el
área de producción, siendo los siguientes:
 Duplicidad de órdenes de producción.
 Conflictos entre los operarios y jefe de producción.
 Conflictos entre vendedores y supervisor de ventas.
 Maquinaria en mal estado por órdenes de mantenimiento no oportunas.
 Pérdidas de tiempo en producción

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En el Depto. De Recursos humanos:


Cuando hablamos de recursos humanos nos referimos a todos aquellos
factores que
rodean al potencial humano de la empresa. La capacitación del
personal es uno de los
factores que podría estar afectando la producción de la empresa
derivado a que
cuando una empresa alcanza cierto tamaño, comienza a exigir a sus
trabajadores
desarrollar nuevas habilidades.
De lo anterior, se pueden mencionar los principales problemas
que se dan en el área
de Recursos Humanos, siendo los siguientes:
 Desconocimiento de la estructura organizacional
 Comunicación inadecuada
 No se respeta la jerarquía de puestos
 No se delegan responsabilidades
 Falta de equipo y sistemas de información que
permitan llevar mejores
controles en los procesos administrativos.

OBSERVACIONES:
De acuerdo con la
lectura del caso de
la empresa “Textiles H &
A” deberá de
realizar el desarrollo
de las tareas:
Entregables 1, 2, 3 las
cuales encuentra
en los archivos
generales de evaluanet :

http://evaluanet.galileo.edu así como


también encontrara en
el material de
cada semana : videos
de apoyo,
lecturas
complementarias, y
Msc. Humberto Ajcu. presentaciones de cada
tema solicitado
Coordinacionapa.idea@galileo.edu en las tareas
MA/ Msc. Andrea Morales.
asistentecoordinacionapa@galileo.edu
Hugo Girón.

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