MATERIA: PROTOCOLO Y ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

LICENCIATURA: COMUNICACIÓN Y RELACIONES PÚBLICAS

PROFESOR:
M.C. RICARDO TAPIA MANCILLA

TEMAS Y SUBTEMAS

1. ¿Qué es protocolo?
1.1 Conceptos
1.2 Diferencia entre los términos tratamiento y procedencia.
1.3 Diplomacia y cortesía
1.4 Etiqueta
2. Protocolo social.
2.1 Normas básicas del protocolo social
2.2 Lo que denominamos buenas costumbres
2.3 Convivencia.
2.4 Imagen personal
2.5 Vestimenta.
2.6 Comer de forma adecuada
3. Protocolo en los negocios y en el ámbito laboral.
3.1 Imagen corporativa
3.2 Comunicación oral y escrita
 3.3 Cortesía en el ámbito empresarial
3.4 Reuniones de Trabajo
3.5 Las Relaciones Públicas
3.6 Relaciones con los medios de comunicación
3.7 Presidencia y precedencias en reuniones oficiales
4. Creación y organización de eventos
4.1 Tipos de recepciones y comidas
4.2 Planificación del tiempo
4.3 División y gestión del tiempo
4.4 La importancia de la gestión global
5. Convenciones y congresos.
5.1 Los objetivos de la convención o congreso
5.2 La preparación del presupuesto
5.3 Encontrar el lugar de reunión adecuado
5.4 Cuándo hacer entrar a los profesionales
5.5 La logística y la gestión del encuentro
5.6 La organización del alojamiento
5.7 La comida y la bebida
5.8 Viajes al extranjero
5.9 El uso de la tecnología

Tema 1.- ¿Qué es protocolo?

Ceremonial y Protocolo
Conceptos.

Protocolo:

Conjunto de normas que rigen un determinado proceso de comunicación.

Esquema o plan formal, como por ejemplo, la descripción y el calendario de los tratamientos que recibirá
un paciente

Lo políticamente correcto.

Un plan o esquema para un estudio en una investigación médica. El protocolo indica lo que hará el
estudio, la razón por la cual se llevará a cabo, el número de personas que participará, quienes reúnen las
calificaciones necesarias, los tratamientos que recibirán, las pruebas a que se someterán y la frecuencia
de ellas, la información que se recogerá y como se analizará.
Normas a seguir en una cierta comunicación: formato de los datos que debe enviar el emisor, cómo
debe ser cada una de las respuestas del receptor, etc.

Conjunto de reglas que rigen un ceremonial diplomático, establecidas por decreto o por costumbre. Acta
relativa a un tratado, convenio, conferencia o congreso diplomático.

PROTOCOLO Y ETIQUETA

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¿Qué diferencia existe entre los términos ceremonial, protocolo y etiqueta?

Definir cada uno de los mismos.

Ceremonial: Conjunto de formalidades para los actos públicos y solemnes.

Protocolo: regla ceremonial diplomática establecida por decreto o por costumbre.

Etiqueta: Ceremonial de los estilos, usos y costumbres que se deben observar en las casas reales y actos
públicos.

La diferencia entre las tres definiciones la podemos observar en que el ceremonial es un término general
que abarca tanto a lo público como a lo solemne. El ceremonial crea la atmosfera para las relaciones.
La etiqueta se refiere a estilos, costumbres de públicos solemnes y el protocolo se relaciona con lo
diplomático y codifica las reglas que prevalecen en el ceremonial.

2. ¿A qué denominamos diplomacia y cortesía? ¿Qué es un cuerpo diplomático?

Cortesía: Es la demostración o acto para manifestar la atención, el respeto ante las personas.
La cortesía es la base del ceremonial.

3. ¿En que se relaciona el termino cortesía con el de ceremonial?

El ceremonial y la cortesía se relacionan ya que el primero imprime la cortesía que debe prescindir en las
relaciones entre los hombres.

4. Diferencia entre los términos tratamiento y procedencia.

El tratamiento es la forma de dirigirnos hacia los demás.

La precedencia en cambio determina el orden o jerarquía de una persona sobre otra y/o un estado sobre
otro. Se relaciona con la primacía.

5. La precedencia diplomática
La precedencia es la parte del protocolo que establece el orden de prelación (es decir, la antelación o la
preferencia con que una persona será atendida respecto de otras) o la colocación física que les
corresponderá a los representantes del cuerpo diplomático en ceremonias o cualquier acto que requiera
de su presencia; de acuerdo con su rango, jerarquía o cargo.
La precedencia reconoce la igualdad jurídica de todos los estados y se fija conforme al acuerdo mutuo,
con normas previamente establecidas y reconocidas internacionalmente.
Existen dos tipos principales de precedencia. La precedencia por ley, la que está regulada por un
reglamento, decreto o ley en particular. Y la precedencia por cortesía, la cual se aplica por cesión,
aunque no le corresponda oficialmente ese orden.

Antigüedad y representatividad
Los criterios para establecer la precedencia pueden ser por antigüedad o por representatividad. El
primero se puede utilizar cuando coinciden dos oficiales con el mismo rango o cuando concurran dos
representantes de igual rango de dos instituciones iguales. El segundo caso se aplica cuando predomina
la representación de una institución u organismo sobre el cargo de la persona.
La precedencia también se puede atribuir por varios criterios como el de asimilación, el de
jurisdiccionalidad, el de responsabilidad y, finalmente, por sentido común. El criterio de asimilación se
puede adjudicar en el caso de las esposas de los diplomáticos, las cuales asimilan la jerarquía o rango de
sus maridos, pero sólo se usará para fines protocolarios. En el caso del hombre este criterio no se aplica,
aunque a veces por cortesía en algunos actos puede ser utilizado.

La jurisdiccionalidad se aplica cuando un acto entra dentro del ámbito territorial de un cargo, en ese caso
su máximo representante tendrá la precedencia. El de responsabilidad se atribuirá cuando el acto sea
organizado por el responsable de una institución u organismo, la precedencia entonces la tendrá ese
responsable. Finalmente, el sentido común se deberá utilizar cuando se dificulte la aplicación de los
demás criterios, o en su caso cuando los actos exijan cierta flexibilidad de la aplicación de la
precedencia, como pueden ser comidas o cenas más informales.
Como todo el protocolo, la precedencia debe ser flexible y no causar inconveniente alguno, ya sea a la
persona o la institución que lo aplique.

Documentos internacionales
Además de actos o eventos que requieran la precedencia para la colocación física de las personas, la
precedencia también se deberá utilizar para las firmas en cualquier documento internacional, como lo
serán los tratados o convenciones.
Para la firma se suele utilizar dos criterios:
a) El orden alfabético de los países de acuerdo al idioma del país en donde se encuentren.
b) El criterio alternado, que está basado en el Derecho Internacional Público y consiste (sobre todo para
las firmas de tratados o convenciones internacionales) en: si el país A tiene su firma a la izquierda –lugar
de honor– del documento y el B a la derecha –segundo lugar de importancia– en un ejemplar, en el
siguiente ejemplar el país B firmará a la izquierda y el A lo hará a la derecha.
Este criterio también se puede utilizar si una firma está encima y la otra abajo.

Eventos
Se puede hacer uso de la precedencia, para colocar físicamente a las personas en un automóvil o en una
aeronave, los principios que se apliquen serán tanto para ubicarlos al interior de los transportes, así
como para entrar y salir de ellos.

Los principios de colocación para un evento son varios:

1) De la derecha, es el lugar de honor y se sitúa a la derecha de la persona de la más alta jerarquía, se
puede utilizar tanto para los eventos que requieran que las personas se encuentren de pie, como para
aquellos que deban estar sentados.
2) El lateral, se usará en forma decreciente y se tomará como lugar de honor el extremo derecho
mirando de frente al público. Este principio es ideal para ubicar la precedencia de cuatro personas.
3) El de orden lineal, éste nos indica los lugares de preferencia en los actos en que se camina. La
persona de mayor jerarquía va delante y en orden decreciente hacia atrás irán el resto de las personas
por orden de importancia. En los casos que se lleve un guía o una persona de la oficina de protocolo,
éste se colocará a la izquierda de la persona que lleva el primer orden de la precedencia.
La precedencia está sujeta también a la costumbre del Estado en donde se aplique. Por ejemplo, en el
caso de los países que tienen monarquía, el cuerpo diplomático estará ubicado inmediatamente después
de los miembros de la familia reinante.

En el caso de la Gran Bretaña se le da precedencia a los embajadores sobre todas aquellas personas que
no tengan categoría de altezas reales, los ministros se colocarán detrás de los duques y antes de los
marqueses. En el caso de Francia se colocará a los embajadores y a los ministros detrás de los
presidentes del Senado y de la Cámara de Diputados. En Estados Unidos el vicepresidente tiene
precedencia ante cualquier otra figura.

El decano
Como ya lo hemos mencionado anteriormente, el cuerpo diplomático tiene un decano, quien es un jefe
de misión y se nombra de acuerdo con su antigüedad (la fecha en que entrega sus cartas credenciales).
Comúnmente aquellos países que mantienen relaciones diplomáticas con la Ciudad del Vaticano eligen
como decano al nuncio, quien se desempeñará en tal carácter desde el día de su llegada, sin importar la
presentación de sus cartas credenciales (que se denominan bulas) o la antigüedad.
Sin embargo en el caso de México, tanto la figura del decano como la precedencia se fijarán de acuerdo
con la entrega de las cartas credenciales del embajador o en su caso del encargado de negocios ad
interim. Actualmente el decano del cuerpo diplomático acreditado en México es el embajador de Arabia
Saudita, el excelentísimo señor Hassan Talat Nazer. Para el caso de los encargados de negocios, es el
señor Bachari Saleh Ahmed, representante de la República Democrática Árabe Saharahui, aunque este
último es sólo para el caso de la precedencia, porque la figura del decano es para todo el cuerpo
diplomático.
Para el caso de los encargados de negocios en la precedencia se colocará primero a los ad interim sean
efectivos o propietarios e inmediatamente a los ad hoc.

Al decano le compete ser el portavoz del cuerpo diplomático y representarlos en aquellos actos a los que
no les sea posible asistir, además de algunas funciones que ya hemos señalado en otros capítulos.
La esposa del decano tendrá la misma función con respecto de las esposas de los diplomáticos. Sólo en
caso de que el decano fuera soltero, como los nuncios, entonces el papel de decana lo ocupará la esposa
del jefe de misión que siguiera conforme al orden de precedencia.

La precedencia en las ceremonias a las que asista el cuerpo diplomático en conjunto se fijará de la
siguiente manera:

a) El decano; b) los titulares de embajada, y c) los titulares de legaciones o misiones.

Para el caso de misiones diplomáticas que tengan el carácter de misión especial y que se encuentren en
igualdad de condiciones, la precedencia se puede determinar de la siguiente manera:
1) El día y la hora de llegada.
2) El día y la hora de entrega de cartas credenciales.
3) El orden alfabético utilizado en el país.
4) El orden de precedencia de las misiones permanentes.

Dependerá del acto en el cual participen el cuerpo diplomático extranjero acreditado en México y el
cuerpo diplomático nacional, la forma en cómo se fijará la precedencia. De igual manera para aquellos
actos en donde participen figuras nacionales y extranjeras.

Ejemplo

Precedencia con cuerpo diplomático:

ARGENTINA
1- Presidente de la Nación.
2- Vicepresidente de la Nación. (Presidente nato del Senado)
3- Presidente Provisional del Honorable Senado.
4- Presidente de la Honorable Cámara de Diputados.
5- Presidente de la Honorable Corte Suprema de Justicia.
6- Ministro de relaciones exteriores y Culto.
7- Nuncio Apostólico (Decano del Cuerpo Diplomático Extranjero)
8- Embajadores Extranjeros acreditados ante el Gobierno argentino.
9- Ex Presidentes de la Nación.
10- Ministros del Poder Ejecutivo Nacional.
11- Comandantes Generales de las Fuerzas Armadas.
12-Secretarios de la Presidencia de la Nación.
13- Ministros de la Honorable Corte Suprema de Justicia y procurador General de la Nación.
14- Secretarios de Estado
15-Presidente del Banco Central y Procurador del Tesoro.
16- Vicepresidentes de las Mesas Directivas de ambas Cámaras Legislativas
17-Cardenales
18- Presidente de la Conferencia Episcopal
19-Jefe Superior de Ceremonias del Estado
20-Subsecretarios del Ministerio de R.R.E.E y Culto
21-Gobernadores de Provincia (por orden alfabético de las mismas)
22- Arzobispos de Buenos Aires
23-Intendente Municipal de la Ciudad de Buenos Aires, Gobernador de Tierra del Fuego, Antártida e Islas
del Atlántico Sur. Presidente de la Honorable Sala de Representantes.
24-Embajadores argentinos con funciones en el exterior. Tenientes Generales, Almirantes y Brigadieres
Generales en situación de retiro.
25- Jefe del Estado Mayor Conjunto.
26-Presidente de la Comisión de Relaciones Exteriores y Culto del Honorable Senado.
27- Senadores Nacionales a título personal.
28-Presidente de la Comisión de Relaciones Exteriores y Culto de la Honorable Cámara de Diputados
29-Diputados Nacionales a título personal.
30- Ministros Provinciales (estando en la Capital Federal accidentalmente)
31-Arzobispos.
32- Embajadores argentinos con funciones asignadas en la cancillería, Generales de División,
Vicealmirantes y Brigadieres mayores en actividad.
33-Encargados de Negocios con Carta de Gabinete.
34-Presidentes de las Cámaras Nacionales y federales de Apelaciones.
35-Subsecretarios de Ministerios Nacionales, Subsecretarios de las Secretarías de la Presidencia de la
Nación.
36- Embajadores argentinos. Generales de División, Vicealmirantes y brigadieres Mayores en situación de
retiro.
37-Ministros Plenipotencia dos argentinos de la clase, General brigada, Contralmirantes y brigadieres en
actividad y Ministros Plenipotenciarios de 2ª clase.
38-Encargados de Negocios ad ínterin
39-Ministros Consejeros Extranjeros.
40-Subsecretarios de las Secretarias de Estado.
41-Jueces de Cámaras y Procuradores Fiscales.
42-Obispos
43-Jefe de la Policía Federal. Director Nacional de Gendarmería y Perfecto Nacional Marítimo.
44- Secretarios de las Cámaras Legislativas y Secretarios de la Honorable Corte Suprema de Justicia.
45- Jefes de Reparticiones Antárticas.
46-Ministros Plenipotenciarios argentinos, Generales de Brigada. Contraalmirantes y Brigadieres en
situación de retiro.
47-Rectores de Universidades Nacionales, Presidentes de Academias Nacionales.
48- Prosecretarios de ambas Cámaras Legislativas
49- Presidente del tribunal de Cuentas de la Nación.
50- Presidentes de Bancos Nacionales.
51-Decanos de facultades Nacionales.
52- Jefe de Regimiento de Granaderos a Caballo Gral. San Martín.
53- Directores Nacionales.
54- Jueces Nacionales y Federales.
55- Consejeros y Cónsules extranjeros
56- Agregados Militares extranjeros (con grado de Coronel, Capitán de Navío o Comodoro)
57- Consejeros y Cónsules generales Argentinos, Coroneles, Capitanes de Navío y Comodores en
actividad.
58- Directores Generales
59- Edecanes del Presidente de la Nación

COSTA RICA
I. Señor Presidente de la República.
II. Señores Presidentes de Altos Poderes del Estado (Asamblea Legislativa, Corte Suprema de Justicia y
Tribunal Supremo de Elecciones).
III. Señores Vicepresidentes de la República.
IV. Señores Expresidentes de la República.
V. Señores Cardenales.
VI. Señor Arzobispo de San José.
VII. Señores Ministros de Estado. Por Cortesía: ExPresidentes de la República.
VIII. Señor Nuncio Apostólico de Su Santidad.
IX. Señores Embajadores acreditados en Costa Rica.
X. Señores Diputados.
XI. Señores Magistrados de la Corte Suprema de Justicia.
XII. Señores Magistrados del Tribunal Supremo de Elecciones.
XIII. Señor Contralor y Subcontralor de la República.
XIV. Tesorero Nacional y Subtesorero.
XV. Señores Viceministros de Estado.
XVI. Señor Procurador y Procurador Adjunto de la República.
XVII. Señores Defensor y Defensor Adjunto de los Habitantes.
XVIII. Señores Embajadores Costarricenses en Servicio Activo.
XIX. Señores Encargados de Negocios acreditados en Costa Rica.
XX. Señores Obispos de Diócesis.
XXI. Señores Jefes de Organismos Internacionales.
XXII. Señores Alcaldes.
XXIII. Señores Presidentes Ejecutivos de Instituciones Autónomas.
XXIV. Señores Cónsules de Carrera Extranjeros.
XXV. Señores Miembros de Gobiernos Municipales.
XXVI. Rectores de las Universidades.

La Dirección General del Protocolo y Ceremonial del Estado se reserva el derecho de intercalar cuando lo
estime oportuno autoridades extranjeras y nacionales. Se hace notar que cuando el Decano del Cuerpo
Diplomático asiste a un acto oficial en representación de todo el Cuerpo Diplomático seguirá
inmediatamente después del Señor Ministro de Relaciones Exteriores y Culto.
Los miembros del Poder Legislativo que formen parte del Directorio tendrán el orden de precedencia de
acuerdo al cargo que ocupen.
La precedencia de los funcionarios de los Poderes del Estado será por orden alfabético de sus nombres.
Los señores Ministros, los Señores Presidentes Ejecutivos, los Señores Alcaldes y los Señores Rectores
tendrán el orden de precedencia de acuerdo a la antigüedad en la creación de la Institución.

Los cónyuges tendrán la misma precedencia que corresponda al funcionario.

Precedencia de Ministros del Estado:

1.- Presidencia y Planificación Nacional.

2.- Relaciones Exteriores y Culto.
3.- Gobernación, Policía y Seguridad Pública.
4.- Justicia y Gracia.
5.- Hacienda.
6.- Agricultura y Ganadería.
7.- Economía, Industria, Comercio.
8.- Comercio Exterior.
9.- Ambiente y Energía.
10.- Obras Públicas y Transportes
11.- Presidencia y Planificación Nacional.
12.- Salud Pública.
13.- Trabajo y Seguridad Social.
14.- Cultura, Juventud y Deportes.
15.- Ciencia y Tecnología.
16.- Vivienda y Asentamientos Humanos.
17.- Ministra de la Condición de la Mujer.
18.- Ministro de Turismo.
19.- Secretario General del Consejo de Gobierno.

6. ¿Cómo se determina la precedencia de los organismos internacionales?

El orden de precedencia que se aplica a los organismos internacionales tiene base en el principio de la
justicia de los estados. Esto rige en la lista alfabética de los estados, y tienen en el orden de colocación
de las banderas nacionales.
Utilizan un ceremonial diferente para acreditar al jefe de la delegación de un país en la organización. La
fecha de presentación de credenciales y a que lugar que corresponde al nuevo jefe de delegación está
prefijado por orden alfabético. Las credenciales de los representantes permanentes subscriptas por los
jefes de estado de gobierno son transmitidas al secretario general..
El orden interno de precedencia dentro de las delegaciones lo fijan ellas igual.
En toda organización internacional hay dos elementos básicos: las delegaciones de estados miembros
poseen facultades deliberativas y de decisión. El orden de precedencia del personal administrativo está
establecido en reglamentos internos de cada una de las organizaciones.

1. Relación de autoridades y jerarquías

La relación de jerarquías y autoridades debe estar confeccionada por orden de prelación y precedencias
de antemano y con anterioridad a cualquier acto, teniendo un excesivo cuidado en mantenerla
debidamente actualizada.
El orden de esta relación será el siguiente:
1. Autoridades.
2. Jerarquías y altos cargos relacionados con el acto.
3. Universidad.
4. Entidades culturales.
5. Invitados obligados.
6. Invitados en general.
7. Prensa, radio, televisión y agencias informativas.
2. Lista de invitados
• Se sacará de la relación de autoridades, jerarquías, personalidades, invitados obligados, etc., a los que
se añadirá la invitación colectiva que se estime conveniente.
• Sólo se invitará a las autoridades, jerarquías y personalidades que se crea o considere más oportuno,
de acuerdo con el carácter del acto y de acuerdo con el relieve que se quiera o se pueda dar.
• Además de las autoridades, deben invitarse a todas aquellas personas que tengan una relación directa
con el carácter del acto.
• En todo acto que se tenga interés en que se haga público o se proyecte hacia el exterior, hay que
invitar a la prensa, radio, a la televisión y a las agencias informativas.
3. Invitaciones
• La norma general es invitar por medio de oficios o carta, según el anfitrión sea oficial o particular, a las
autoridades de más categoría y con Saluda a los de igual o menos categoría o precedencia.
• A las demás personas se les puede invitar por medio de Saluda o invitación impresa.
• Es correcto y protocolario adjuntar al Saluda un programa o una invitación impresa, en cuyo reverso
venga el detalle de actos.

En este caso, la redacción de los Saludas y escritos deben variar de acuerdo con esta circunstancia.
• De ser un acto académico organizado por la dirección de un centro, entidad o escuela oficial, se deberá
escribir una carta al Rector de la Universidad, comunicándole el acto e invitándole.
4. Recepción de autoridades e invitados
Estas normas varían de unos actos a otros, según las especiales características de los mismos. A
continuación exponemos algunas ideas generales.
• Cuando una primera jerarquía del Gobierno llega a una capital de provincia en tren o avión, las
primeras autoridades y las dependientes de su Ministerio lo reciben en la estación de FF.CC. al pie del
coche donde viaja o bien al pie de la escalerilla del avión. Cuando la jerarquía que viaja llegue al vehículo
subirá la primero y le seguirá su séquito. A la llegada, procederá al contrario, es decir, descenderá el
último.
• La autoridad regional o provincial de más categoría se dirigirá a ésta y le dará la bienvenida. Si viaja su
esposa, le entregará un ramo de flores la esposa de la primera autoridad, que también habrá acudido a
la recepción.
• Cuando la jerarquía viaja en coche suele dirigirse generalmente a su hotel o residencia. En este caso se
le debe esperar en el hotel. Si no se conoce la hora, se estará en continuo contacto con el hotel para
trasladarse a darle la bienvenida.
• En un acto académico, por ejemplo, las autoridades bajarán de los coches en la puerta del edificio,
donde estará montado un servicio de cuatro ordenanzas de gala. En la misma puerta esperará el Jefe de
ceremonial y sus oficiales, quienes recibirán a cada una de las autoridades y las acompañarán
precedidas de dos guardias u ordenanzas de gala hasta el lugar escogido, que suele ser el despacho del
Director o sala de Juntas, donde preside el Presidente o Director del Centro y Claustro de profesores que
reciben a la vez que el Jefe de Protocolo les va presentando.
• En las recepciones, las autoridades serán recibidas a su llegada por los Jefes de Protocolo y
acompañadas hasta el despacho o salón donde espera el anfitrión. Los invitados, en general, si son en
número muy elevado, serán acompañados hasta el lugar donde tengan que esperar el comienzo de la
recepción; tan solo una representación de estos será previamente recibida por el anfitrión y las
autoridades.
• En la toma de posesión de un cargo público, cuando los anfitriones son las primeras autoridades, éstas
esperarán a las demás jerarquías e invitados en un salón auxiliar al del acto.
Cuando éstas no son los anfitriones la primera autoridad militar y civil serán recibidas por los anfitriones
en el vestíbulo de la puerta de entrada, y les acompañarán al salón punto de concentración.
• En un acto de organización no oficial se recibirá a las autoridades en el lugar en que bajen del coche, y
se les acompañará al despacho, salón o lugar donde se efectúe la concentración. Si es posible, en lugar
aparte de los invitados en general, hasta el comienzo del acto.

RELACIONES INTERNACIONALES Y PROTOCOLO

Por Cecilia Gómez Soto

El ejercicio de la diplomacia para la conducción de los asuntos extranjeros en tiempos de paz equivale a
las estrategias y las tácticas militares en tiempo de guerra.
“Ojo por ojo, diente por diente”, “Haz el bien sin mirar a quién”, “No hagas lo que no quieres que te
hagan”, “¡Mujeres y niños primero!”,… como muchas otras, son viejas máximas que a lo largo de la
historia de la humanidad han marcado el comportamiento de los hombres entre sus semejantes y que,
asimismo, han conducido también las relaciones entre cualquiera de las instituciones que el hombre ha
creado. En otras palabras, como constante en todo el orbe, el modo (entendido como regla, norma,
cuerpo, guía, orden, precedencia,…) para la vida social sostiene las diferencias, superando el
acotamiento que marcan el espacio y el tiempo. Lo anterior, ineludiblemente nos lleva a revisar la
relación entre las relaciones internacionales y el protocolo. Para nosotros, “en la forma de pedir está el
otorgar”.
Por protocolo debemos entender la serie de reglas de cortesía establecidas para el desarrollo de actos o
ceremonias formales. De acuerdo a Vilarrubias “es la traducción escrita de los usos, costumbres y
tradiciones de un determinado país o territorio, contenidas en fórmulas reglamentadas”. Esta
reglamentación de costumbres de convivencia nacida hace siglos en apoyo a los actos gubernamentales
y diplomáticos, se ha convertido en práctica común para el buen manejo de las relaciones entre los
integrantes de la sociedad internacional.
El protocolo, para Urbina, es “una actividad determinadora de las formas o modos exitosos bajo los
cuales se llevan a cabo las relaciones del ser humano con sus semejantes”.4 Definición más compleja
nos ofrece Fernández, quien considera que se le puede definir “como una normativa legislada o
establecida a partir del uso y la costumbre, que sirve para determinar la precedencia y los honores que
deben tener las personas y los símbolos dentro del desarrollo de un acto importante. El protocolo nace
por una necesidad social, para reglamentar el desarrollo de esos actos importantes para la sociedad. Si
en todos los aspectos del comportamiento humano las normativas jurídicas son necesarias para regular
la convivencia civilizada entre los individuos de una sociedad, podemos decir que la norma protocolaria
se encarga de determinar la forma en que deben desarrollarse los actos de las instituciones y de los
particulares de esa sociedad. En resumen, el protocolo es algo consustancial a la sociedad y no tiene
sentido sin ésta”.
Considerando a su origen, el protocolo puede considerarse como una práctica originada en los albores de
la humanidad aunque resulta muy complejo indicar con exactitud cuándo y dónde es aplicado por
primera vez reglamentando el orden de la sociedad. Se puede estimar que ello sucedió con el nacimiento
de incipientes grupos humanos con necesidades de convivencia y de ayuda para realizar algún cometido,
cuando sus integrantes se vieron obligados a entablar una relación pacífica entre sí mismos. De tal
suerte, para el éxito de tal relación debió realizarse con la mayor consideración y cortesía, dando origen
a una serie de prácticas heredadas por la sociedad al constituirse como tal. Se observa que en el devenir
histórico de la humanidad en el planeta, se han venido desarrollando elementos que permiten el correcto
desempeño de los contactos entre las personas sin que haya desavenencias ni problemas. El fin próximo
del protocolo es generar las condiciones para resolver los problemas de las actividades en las que
interviene o las que dirige, el “bien hacer”.
Desde una perspectiva muy amplia, es fáctico afirmar que el protocolo tiene la misma importancia que
en sus inicios, ya que “lo básico del ser humano es su capacidad de relacionarse con sus semejantes, y
es precisamente el protocolo el que indica cómo lograrlo para que dichas relaciones resulten positivas”.
En consecuencia, si para “un acto social celebrado sin ninguna norma predeterminada, sin invitaciones,
sin precedencia de invitados, sin etiqueta, sin turno de palabras sin ordenamiento de banderas, de
himnos, etc., sería un caos” para las relaciones internacionales. Las actividades propias de la sociedad
internacional y sus integrantes se desenvuelven en numerosos escenarios y por diversos motivos,
provocando contactos frecuentes de personalidades de las más variadas envergaduras, a todos los
niveles. Son estas actividades las que deben presentar un determinado orden y tener características
especiales para propiciar un clima de entendimiento y de buena voluntad, destacando el imperio de la
cortesía y las buenas maneras en el trato entre las Partes. Recae en el protocolo la regulación de esas
situaciones como dictar las conductas a seguir en cada caso.
Al hablar de protocolo debemos estar concientes de que estas prácticas han sido parte de la vida
humana por miles de años. Paralelamente a los cambios de los tiempos, las formas de comportamiento
de las personas se modifican también. Hoy en día toda sociedad reconoce ciertos comportamientos como
indispensables para su buen funcionamiento.
Se puede afirmar que todo acto de esa sociedad está sujeto a reglas y aquéllas que deben aplicarse en la
organización de los actos son precisamente las que constituyen el protocolo, el cual se manifiesta en las
distinciones sociales que dictan el orden de acomodo de los miembros de un grupo social determinado y
los colocan en el preciso lugar que les corresponde por su categoría o por la naturaleza de su encargo;
también en los honores que por dicho acomodo les ofrece el cuerpo social a través de sus instituciones
representativas.
Las relaciones internacionales, por su parte, deben ser entendidas como la colección de vínculos entre
las diversas entidades que representan grupos humanos, no exclusivamente aunque sí por excelencia,
Estados. De acuerdo a Hernández- Vela, son “el conjunto de interacciones de los sujetos de la sociedad
internacional en todos los campos”.9 Dichos, sea de paso, no sólo son Estados, sino aquéllas entidades
representantes de grupos de la más diversa índole, tales como organizaciones internacionales
gubernamentales y no gubernamentales, grupos armados, instituciones religiosas, movimientos sociales,
entre muchos otros.
“A diferencia de una concepción individualista de la sociedad internacional (con sus orígenes en Locke o
Hobbes, Bentham o Burke), donde la sociedad es un conjunto de individuos, las partes se ponderan más
que el todo (los Estados priman sobre la sociedad y éstos determinan su comportamiento, funciones,
normas, reglas, tendencias y leyes), y donde algunos estados ascienden a potencias mientras que otros
se ven reducidos a comparsas o peones, la concepción globalista u holista supondría que una comunidad
mundial exista por encima de sus miembros reales y potenciales (que el todo prime sobre las partes). La
adjetivación de “internacional”, en este caso, no parece idónea porque sugiere la existencia de partes o
divisiones; se prefiere lo “mundial”, ”global”, ”universal”. Las normas que rigen la comunidad mundial
debieran ostentar la categoría de leyes universales y valores supremos, y la comunidad debiera,
asimismo, lograr imponerse sobre sus miembros como una totalidad que los engloba y los sustenta.
Ciertamente, nunca ha existido una comunidad mundial, más que como proyecto, a falta de objetivos
comunes, y también es cierto que la fórmula de la comunidad mundial suele ser la preferida de los
movimientos revolucionarios de cualquier orientación”.
Considerando su origen, las relaciones internacionales pueden considerarse, al igual que el protocolo,
como una práctica originada en los albores de la humanidad aunque resultan escuetos los referentes
materiales para indicar con exactitud cuándo y dónde se vincularon sociedades diferentes por primera
vez. Con los mismos argumentos del protocolo, resulta obvio que pudo ser ante la necesidad de
convivencia y de ayuda para lograr un objetivo específico de manera pacífica. Es aquí donde las
cuestiones espaciales comenzaron a resaltar asimismo que las temporales. El fin próximo de las
relaciones internacionales es suscitar las relaciones necesarias para conseguir el logro de los intereses
propios al grupo, muchas veces teniendo como objetivo particular al orden.
Ya se ha sugerido la trascendencia de las dimensiones del espacio y del tiempo para cualquier actividad
humana mientras que se ha acentuado el modo en que resulta determinante el modo. Espacio y tiempo
se conjugan para engendrar situaciones especialmente particulares, generando la fórmula como unitaria
que trasciende para los objetivos del poder; es así como tenemos que la realidad internacional, como la
social, es un proceso, un constante movimiento y no una culminación.
Gracias al binomio espacio-tiempo se constituye la esencia del ser humano en su formación constante
como entidad portadora de una corporeidad, un devenir en la existencia, y un proceso de acumulación
de experiencias compartidas con las demás entidades humanas en su entorno y entre ellas de manera
recíproca, lo que permite enriquecer el conocimiento transformador y productivo tanto de su entorno
como de sí mismo. Es así la manera en que se determina lo que es un ser humano en su devenir, su
irreversibilidad dentro de los procesos que ocurren en el cúmulo de experiencias vividas dentro de su
periodo de vida, inminentemente social. La importancia de la noción espacio-tiempo dentro del marco de
las relaciones internacionales, reside precisamente en que nos ayuda a comprender todo lo que implica
esta dimensión dentro de los procesos de interrelación humana, los cuales se han desarrollado en
complejidad creciente, además de permitirnos visualizar la formación de los grupos humanos en un
entorno determinado, mismo que se convierte en un fuerte condicionamiento de la conducta grupal,
cuando el cúmulo vivencial de manera mutua permite la interrelación social y posteriormente la
existencia de un grupo humano.
El devenir existencial de los sujetos en relación mutua ha conformado generacionalmente el desarrollo
de los grupos humanos y la formación de diversas instituciones sociales (entre las que destacan las
agrupaciones sociales tan complejas por su conformación horizontal y, siempre, vertical), las cuales
emergen en distintos lugares y tiempos. No son producto de una creación espontánea sino de un proceso
fundamentado.
Ciertamente, sabemos de sobra que las divisiones espaciales y temporales son meras convenciones y
que sirven exclusivamente para nuclear por periodos problemas y soluciones a su temática particular, a
sus objetivos diferentes. Al respecto Krippendorff señala que “la obligación de vivir rodeado de
circunstancias antagónicas de manera concreta resulta, entre otras cosas, en la necesidad de asegurar la
vida y de mantener las condiciones que hacen posible la existencia humana”.
Las relaciones internacionales, caracterizadas por sus polos blanco/negro y entre ellos una gama de
grises, operan –parafraseando a Cuadra y Moreno– entre la cooperación y la discordia pero que,
mediadas por el protocolo (que sólo puede existir y realizar con plenitud su acción en una situación en
que impere el Derecho como lo es el Estado) nos pueden conducir a la reciprocidad, el bienestar, la
cooperación, etcétera. Finalmente, cabe recordar que en una parte de los estudios en relaciones
internacionales, la diplomacia reviste gran parte de la actividad protocolaria, antes de ser visto como tal.
Lo anterior nos implica observar la relación entre diplomacia y poder de los Estados que conducen el
diálogo internacional, pero siempre regidos por las buenas normas, que igualmente se encuentran
respaldadas por el poder. Ello sucede especialmente porque en el ámbito real de los asuntos
internacionales, las operaciones de la comunidad son especialmente complejas.
Tema 2:_ Protocolo social.
Normas de Protocolo y Etiqueta

Un conocimiento básico de las normas de protocolo y etiqueta son imprescindibles para una correcta
organización de todo tipo de eventos y ceremonias.
Hoy en día el protocolo forma parte básica de nuestra sociedad - desde los buenos modales - protocolo
social - hasta normas de protocolo en situaciones más formales. Saber cómo actuar o vestirnos según la
situación es muchas veces el primer paso para lograr que los demás tengan una buena impresión de
nuestra persona.
Aquí ofrecemos consejos de protocolo y etiqueta para distintos eventos. Si quieren consejos sobre
detalles más específicos, pueden plantear su duda en nuestro Foro sobre Protocolo.

Uno de los índices más fiables para juzgar el grado de civilización y desarrollo cultural de un país es la
conducta que observan cotidianamente sus ciudadanos en la calle y en los lugares públicos.
La regla de oro para comportarse bien en público es sumamente sencilla: " Comportarse bien en casa”.
Las personas que son realmente correctas y educadas no tienen el problema de cómo desenvolverse en
público, pues su conducta es la misma cuando están en la calle que cuando permanecen en su domicilio
o con su familia.

LOS BUENOS MODALES NO SERÁN AUTÉNTICOS SI SOLO SE EMPLEAN EN ALGUNAS

OCASIONES, SINO QUE DEBEN LLEVARSE EN LA SANGRE Y EJERCERSE CONSTANTEMENTE.

El Anfitrión

El anfitrión preside los actos y cuando cede la presidencia en honor de una autoridad o de un invitado de
honor debe situarse junto a ella o él. De acuerdo con la costumbre, a su izquierda en el caso de
presidencias en alternancia o a continuación en presidencias lineales.
Lo primero que tendrá que decidir qué tipo encuentro desea organizar. Podrá ser una cena, una comida,
tomar una copa, etc., todo dependerá del tiempo y de la intención del evento.

¿Cuántas personas invitar?

Si se trata de una comida en torno a la mesa habrá que dejar una distancia de 60 centímetros entre cada
comensal, si es una cena-buffet lo recomendable es que cada comensal cuente con un asiento, bien sean
sillas, sillones, etc.

Reglas de un buen anfitrión

Las reglas de un buen anfitrión son las siguientes:

 La invitaciones se enviaran con 8 días de antelación en el caso de que sea un grupo reducido de
invitados, si el grupo es mayor se enviarán con 15 días de antelación.
  El anfitrión se colocará en la posición presidencial, siempre debe estar en frente de la puerta de
entrada al comedor. Colocándose a su derecha la persona de mayor representación.
 Los alimentos deben ser fáciles de servir y comer.
 El café siempre se tomará en otra sala, aparte del comedor.
 Será el anfitrión el que ofrezca a los invitados el cambiar de sala.
 No se fumará en la mesa mientras se esté comiendo, únicamente se podrá fumar en el café.
 El anfitrión agradecerá los regalos mediante una llamada telefónica o con una tarjeta.

 Si algún invitado se retrasa se le dará un tiempo de cortesía entre 10-15 min. Si llega una vez
comenzado el segundo platos se le servirá este plato y nunca el primero, si que se le podrá
ofrecer más cantidad a la hora de servirle, si llegará a la hora del postre se le invitaría a tal y al
finalizar se le sacaría una bandeja con la comida.
 Se debe vestir con gusto y corrección, tratando de no humillar a los invitados con lujo excesivos.
 Tras saludar a los invitados no debe dejarlos para ocuparse de los preparativos, sino que tendrá
que dedicarles su atención.
 En la conversación con los invitados tratar temas de actualidad, nunca hablar de trabajo.
 Evitar que los niños aparezcan en la reunión, si han de estar intentar que su comportamiento no
interrumpa las conversaciones de los invitados.

Formas de invitar

Las formas de invitar dependerán del tipo de celebración que se vaya a efectuar, normalmente se
enviarán invitaciones escritas para la celebración de grandes eventos, como bodas, coloquios,
inauguraciones, etc. Para el resto de celebraciones bastará con una llamada telefónica o carta personal.
Con llamadas telefónicas únicamente se invitará a familiares y amigos íntimos.
Las invitaciones deberán hacerse con antelación, para poder dar tiempo al invitado para poder
disculparse en caso de que no pudiera acudir al evento. Por ejemplo las invitaciones de boda deberán
enviarse con 5 semanas de antelación. Es de mal gusto invitar a una persona el mismo día de la
celebración, por tanto antes de enviar las invitaciones es conveniente hacer una lista de las personas
que vayan a ser invitadas, para no olvidarse de nadie.
 Si es un acto libre, el anfitrión enviará una carta personalizada para aquellas personas que
quisiera que asistieran al evento. También podrá informar del evento mediante medios de
comunicación, entrevistas, publicidad, etc.
 Si el acto es privado, se enviará una carta personalizada, firmada por el que invita, a aquellas
personas sobre las que se tenga un especial interés en su asistencia. En dicha carta se
adjuntará el díptico para poder entrar al acto, en dicho dictico contara las personas que pueden
asistir.

A quién debemos invitar

Al organizar cualquier acto entre los pasos siguientes figura el de elaborar la lista de los invitados que
queremos nos acompañen en ese momento. Este proceso es complejo y delicado, exige una atención
prioritaria y la disposición de los medios humanos y materiales para su ejecución, especialmente si la
lista a seleccionar es amplia.
1. Invitaremos a aquellos a los que va dirigido directamente el acto a realizar.
2. Se invitará a aquellas personas con las que tengamos cierto compromiso, bien será profesional
o personal.
3. Representantes de los diversos círculos sociales.
4. Autoridades que hayan contribuido con el acto.
5. Medios de comunicación.
6. Familiares, amigos, etc.
Una vez que se haya realizado la lista de invitados tendremos que decidir si los invitados deberán venir
solos o con sus consortes (esto deberá quedar claro en la invitación).

Tiempo de espera

En mucho lugares la impuntualidad sugiere una falta de respeto para los que tienen que esperar, tanto
en reuniones, invitaciones o citas personales.
Cuando tú quedas con alguien, ambos esperamos que se cumpla el acordado, acudir a la hora
determinada, en el caso de que no se vaya a poder acudir a dicha hora habrá que llamar por teléfono y
avisar del motivo del retraso. Aunque en algunas ocasiones el retraso puede ser ocasionado por motivos
imprevistos.
En el caso de una comida o cena de negocios, es conveniente acudir a la hora prevista para tal evento,
en el caso de que alguno de los invitados se retrase, el anfitrión según las normas de protocolo dará un
intervalo de 30 minutos antes de dar comienzo a la comida.
Son muchos los que opinan que ser impuntual indica "indiferencia", en cambio ser puntual indica
"ansiedad".

Cena-Buffet
Una cena buffet es muy parecida a un cóctel. A diferencia del cóctel una cena buffet, debe ser una
cena, no quedaría bien que los invitados se fuesen a casa en busca de comida.
Los invitados deben comer sentados, pero no tiene por qué haber sitio en la mesa para todos ellos, lo
que si es conveniente que tengan asiento (sillas, sofá, etc).

En estos eventos es recomendable que los platos que se sirvan sean fáciles de comer, para evitar que los
invitados tengan que utilizar los cubiertos, será aconsejable la utilización únicamente del tenedor, debido
a que muchos invitados apoyarán los platos sobre sus rodillas.
El ambiente en estos eventos es mucho más informal que una cena normal, ya que permite que se
formen grupos espontáneamente e incluso el propio anfitrión puede llegar a formar estos grupos
presentando a determinadas personas.

Buffet Informal

Se colocará una mesa grande y alargada en un lateral del salón para la comida y una al lado de menor
tamaño para la bebida. Ambas mesas se vestirán igual.
Se podría colocar algún adorno en la mesa, pero eso es algo personal.

Colocación de los platos:

En la parte delantera de la mesa colocaremos las carnes, cremas y pescados, en segunda línea
colocaremos las guarniciones para acompañar a los platos citados anteriormente. Por último colocaremos
los postres o platos dulces.
Si en nuestro menú aparecieran cremas la colocaremos en una sopera con un cacito al lado para poder
ser servida, está sopera se ubicara en una esquina de la mesa, para facilitar su servicio sin manchar o
gotear. Colocaremos al lado de la sopera unas tasas, que podremos apilarlas de 3 en 3.
Los platos para que los invitados se sirvan los colocaremos al lado de cada plato de carne o pescado, los
podremos apilar de 8 a 10, los cubiertos que se vayan a utilizar los colocaremos en un plato y sobre una
servilleta. Las servilletas las colocaremos bien dobladas en los lados de las mesas.

Presentación de los alimentos:

 Las carnes las presentaremos en fuentes redondas y detrás de estás se colocarán las salseras
que puedan acompañar a las distintas carnes.

 Los pescados los serviremos en fuentes alargadas, si la pieza fuese entera la colocaríamos con
la cabeza hacia dentro de la mesa.

 El pan lo presentaremos en unas cestas de mimbre.


Presentación de las bebidas:

Los vasos los colocaremos formando unas pirámides de distintos tamaños, estos estarán sobre una
bandeja, será conveniente vestir tal bandeja para evitar que los vasos resbalen.
 El vino tinto lo presentaremos en un decantador.
 Las bebidas frías, el agua, el vino blanco, etc., los colocaremos un recipiente con hielo. Se
colocaran a ambos lados de la mesa.
 Los licores y refrescos los colocaremos al fondo de la mesa, ya que será lo último en consumir.

Protocolo social

El protocolo social que pretendemos mostrar en este apartado no es sino unas cuantas curiosidades
en las que el sentido común no tiene porque actuar y que el hecho de hacerlo merece una clara llamada
de atención.

1 -Saludos-
Apretón de manos:
El apretón de manos es sumamente importante para una primera impresión, por eso hay que saber
hacerlo, y no es cosa fácil. El término medio es la mejor solución, puesto que aquella persona que intente
romper la mano de a quién saluda será un tanto exagerado, y aquél que salude con la mano muerta será
un blandengue. Ni una cosa ni la otra.
Un apretón breve y con energía moderada, por favor y causaremos una buena sensación.

Besos:
Prohibido la cursilería de los besos en la mano a las señoritas.
Prohibido los besos jugosos o húmedos.
Prohibido los besos exageradamente sonoros y marcados.

2- Expresiones-
Buen provecho:
NUNCA, a no ser que espere que le respondan con un sonoro eructo!
Palabrotas:
Una persona educada y con suficiente vocabulario no debería hacer uso de esas palabras.
3- Autoridades-
Guardias y policías:
Cuando nos pare un policía debemos tratarle con el respeto que se merece, aunque no nos parezca justo,
correcto, verdad...( ya habrá tiempo de recurrir).
Siempre se les debe hablar de Usted y evite los aires de superioridad con frases como " Tu no sabes
quién soy yo!!"

4- Manías-
Dedo meñique:
Un dedo meñique levantado mientras se bebe merece ser cortado. Nunca lo haga a no ser que el ridículo
le produzca bien estar.
Palillos:
Prohibida su fabricación y por supuesto su uso. Es el colmo de la ordinariez. Sólo los campesinos llevaban
una ramita, y ni siquiera! Además su uso para quitar los restos de la comida produce arcadas.
Chicles:
Bueno, siempre y cuando no se entere todo el mundo de que está masticando algo, puede pasar. Las
pompas quedan borradas de nuestra mente a no ser que tengamos 15 añitos.

5- Complementos-
Peluquines:
Eso de que se vuelan no es broma! Opta por el trasplante de pelo.
Zapatillas de estar por casa:
Como la misma palabra lo indica, son para estar por casa, así que eso de ir a comprar el pan, bajar la
basura o sacar al perro con las zapatillas queda totalmente prohibido.
Perfume:
Echarse medio bote de perfume demuestra muy poca consideración. No a todo el mundo tiene porque
gustarle el aroma, incluso puede llegar a marear.
Alhajas:
No hay que parecer un árbol de navidad. Si llevas grandes pendientes, no utilices un collar demasiado
llamativo. Mil anillos ocupando todos los dedos no puede entrar en el esquema del buen gusto. Zapatos,
bolso, cinturón y pulsera a juego es lo máximo de la horterada.

6- Modales-
Puerta:
El hombre deja pasar a la mujer abriéndole la puerta y sujetándola. Cuando recibamos a alguien en casa,
esperaremos en la puerta hasta que entre, igual que cuando se despida, permaneceremos en la puerta
hasta que les perdamos de vista.
Transporte público:
Embarazadas y personas mayores tienen siempre preferencia en los asientos. Por otro lado, procure no
poner la axila en la nariz de quien tenga al lado cuando agarre la barra. No empuje para bajar en su
parada.
Escaleras mecánicas:
Dos cosas: hay que permanecer a la derecha cuando vaya a subir parado, y, subir por la izquierda si es
que tiene prisa.

7- Educación-
Puntualidad:
Hacer esperar a alguien es señal de descortesía y poca consideración. Sólo en el caso de la novia
(ver protocolo de boda) se permite media hora de retraso.
Ridículo:
Una vez que hemos hecho el ridículo, bien porque hemos tropezado, bien porque lo hemos hecho, lo
mejor que podemos hacer es reírnos de nosotros mismos, nada de cabrearse con uno mismo o ponerse
histérico.
Servilletas:
Las normas del protocolo social dicen que sólo se usa antes y después de beber.

8- Cenando-
El vino:
En un restaurante, el vino se sirve al hombre y muy poco, para que éste lo pruebe. Una vez probado y
aprobado, servirá al resto.
La chaqueta:
Cuando vaya a comer o cenar en un restaurante y lleve chaqueta o americana no se la quite nunca.
La cuenta:
Hay que pagar sin que se note. Discreción ante todo.
Si se reparte la cuenta, se hace a partes iguales, nunca se divide en lo que uno ha comido o ha dejado de
comer.
No sea listo y se vaya al baño durante media hora para evitar pagar.
No entre en discusiones con el camarero sobre por qué le han cobrado dos cestas de pan en vez de una.
No guarde la cuenta para pasarla a gastos de la empresa!!
Si le invitan, hay que agradecerlo, pero tampoco hay que darle más importancia de la que tiene.

COLOCACIÓN DE LOS COMENSALES EN LA MESA

Existen dos sistemas:
• El denominado del reloj.
Válido para las comidas con señoras, y para las comidas de señoras o caballeros solos, pero en este caso
únicamente cuando la primera presidencia tiene un rango muy superior a la segunda presidencia, de tal
modo que la izquierda de la primera presidencia pasa por delante de la derecha de la segunda
presidencia.
• El denominado cartesiano, de las equis, o de las aspas.
Válido para las comidas de señoras o caballeros solos. Para las comidas con señoras solamente es válido
si presiden dos personas del mismo sexo.
A. Sistema del reloj
En este sistema la colocación sigue el movimiento de las agujas del reloj.
Movimiento de colocación:
Es decir, que una especie de espiral o de círculos concéntricos alrededor de los anfitriones, o de las dos
presidencias, los comensales son situados del siguiente modo:
Derecha 1.a P __ Izquierda 1.a P __ Derecha 2.a P __ Izquierda 2.a P
B. Sistema cartesiano, que sigue el movimiento de una equis
Este sistema de colocación sigue la dirección de las aspas de una equis en la colocación de los invitados.

Buenas maneras en la Mesa

LA MESA:
Poner de forma correcta una mesa es tan importante como que la comida esté buena y que el ambiente
sea el mejor.
1- Cómo poner la mesa-
La mesa debe ser labor de los anfitriones, y por supuesto, debe estar puesta antes de que lleguen los
invitados.
Si la comida, o cena, fuese informal, no hay problema en que los invitados lleguen cuando no esté puesta
la mesa o incluso que colaboren con los anfitriones poniéndola.
2- Mantel, servilletas y centros de mesa-
El mantel y las servilletas deben ir a conjunto.
El mantel deberá cubrir toda la mesa, es decir, los mantelitos individuales los descartamos y las
servilletas que hagan juego con el mantel, por lo menos que sean lo más parecidas posibles.
Las servilletas se colocarán a la derecha del plato y dobladas en rectángulo, aunque se permite la
posibilidad de ponerlas a la izquierda del plato o incluso sobre este. En todo caso, evitaremos colocarlas
en los vasos.
Los centros de mesa deberán ser elegantes, sencillos y con gusto. Una mesa demasiado cargada de
adornos no es delicada y centros de mesa muy altos dificultan las conversaciones entre los comensales y
sobre todo dificultan el campo de visión en una mesa, por lo que deberán ser de una altura no muy
elevada. Un centro floral siempre es una buena idea, ya que las flores siempre son signo de gusto.
3- Platos, vajilla-
Los platos es un tema que se extiende más de lo que uno se puede llegar a imaginar.
Para empezar, todos y cada uno de los platos que vayamos a utilizar deberán ser de la misma vajilla,
nunca mezclaremos dos vajillas diferentes. Esta regla merece una excepción, los platos de postre y de
pan sí se permite que sean distintos.

Otra regla importante será la que nos dice que nunca deberemos utilizar un mismo plato para comer el
primer y el segundo plato.
Una vez dicho esto, los platos de colocan de la siguiente manera:
Porta platos: plato decorativo, que nunca se quita de la mesa y que tampoco se le da ninguna utilidad.
Sólo se retirará una vez que vayamos a servir el postre.
Platos hondos: si hay sopa (o consomé, crema…), deberemos colocar este plato encima del plato llano y
una vez terminado el primer plato, se comprobará si el llano se ha ensuciado o no. En caso afirmativo, se
cambiará el plato llano sucio por otro limpio.
Platos llanos: a uno o dos centímetros del borde de la mesa. Nunca poner un plato llano sobre otro plato
llano. Será el segundo plato que se utilice.
Platos de pan: se colocarán a la izquierda del plato llano, a la altura de las copas.
Platos de postre: únicamente se colocan cuando los platos llanos se hayan retirado y se vaya a dar paso
al postre.

4- Cubiertos-
No es tan difícil como parece, aunque parezca que debamos estudiar una carrera para saber que
cubierto es el que hay que coger con tantos como nos podemos encontrar en una mesa formal, al fin y al
cabo, responde a una regla muy sencilla, que bastará tenerla clara para que no nos volvamos a hacer
tantos líos. ”Iremos cogiendo cubiertos desde el exterior hacia el interior", es decir, los últimos cubiertos
que utilizaremos serán los que estén más cerca del plato. En consecuencia, los cubiertos de colocarán de
la siguiente manera:
Tenedores: en la parte izquierda del plato y se colocan dos tenedores, con las puntas hacia arriba. Se
utilizarán siguiendo la regla arriba señalada.
Cuchillos, cucharas y palas de pescado: a la derecha del plato. Siguiendo la regla, quedarían así: la
cuchara, con la parte cóncava hacia arriba y la más alejada del plato, luego, la pala de pescado y
seguidamente el cuchillo con el filo hacia dentro.
Cubiertos de postre: si la cena es muy formal, los cubiertos de postre de colocarán una vez retirados los
demás cubiertos, es decir, cuando se haya terminado con la comida y vaya a procederse al postre. En
una cena informal, se colocan al mismo tiempo que los demás cubiertos y arriba del plato. El tenedor lo
pondremos con el mango hacia la izquierda y será el más cercano al plato, la cuchara con el mando
hacia la derecha y más alejada del del plato.
Por supuesto, ningún cubierto debería ser ni de madera ni de plástico.

5-Vasos y copas-
Limpieza y en buen estado son las dos notas que hay que resaltar, puesto que puede arruinarnos la
imagen de nuestra mesa un vaso sucio, no transparente o con rajas.
En una cena formal no utilizaremos vasos, estos los dejamos para las cenas informales y destinadas al
agua.
En una cena formal, el agua también se servirá en copa, la más grande de todas y deberá estar llena,
pero no a rebosar, incluso antes de que los invitados tomen asiento. Luego dispondremos de una copa
para el vino.
Vino blanco: copa alargada y esbelta y sírvase frío.
Vino tinto: copa de contornos redondeados y a temperatura ambiente.
Su lugar en la mesa nos da distintas opciones:
A la derecha del plato en escala de mayor a menor y de izquierda a derecha.
Frente al plato, después de los cubiertos de postre, si es que los hay (cena informal).
6- Cómo sentar a los comensales-
En este apartado deberemos tener en cuenta la forma de la mesa, la edad de los invitados, el tipo de
cena, su rango social, etc.
En todo caso, los anfitriones deben arropar a sus invitados y deben sentarlos de tal manera que no se
formen grupos de dos o tres personas.
Evitaremos juntar parejas con parejas, o poner a gente con edades muy diferenciadas juntas.
Sí procuraremos que los anfitriones de la casa sean los que presidan y las personas de mayor rango
vayan a su izquierda y del sexo opuesto.
La Mesa

La palabra "compañero" significa literalmente "compartidor de pan", y a lo largo de la historia pocas

cosas han sido tan terriblemente juzgadas como volverse contra un compañero de mesa. Para los seres
humanos, la mayor traición consiste en el agravio del huésped por su anfitrión, o del anfitrión por su
huésped. En los comienzos del siglo XIX, cuando el gastrónomo francés Brillant-Savarin afirmaba que
"recibir a alguien como nuestro invitado equivale a responsabilizarse de su felicidad durante todo el
tiempo que permanezca bajo nuestro techo", estaba expresando una regla que durante cientos de años
había sido tenida por sagrada. Tal regla, si bien aligerada de sus más rígidas implicaciones, sigue estando
vigente hoy en día. El anfitrión honra a su invitado considerando sus necesidades antes que ninguna otra
cosa. El invitado, hace lo posible, con su conducta, para mostrarse merecedor de tal honor. En su más
sencilla expresión tal intercambio puede quedar resumido en las dos expresiones, básicas por excelencia,
de la cortesía: "POR FAVOR" y "GRACIAS".

Los Cubiertos

La colocación de la cubertería en cada servicio individual se rige por dos reglas básicas:
 Los tenedores se colocan a la izquierda y los cuchillos y cucharas a la derecha.
 Se comienza utilizando los cubiertos situados más al exterior, avanzando plato tras plato, hacia
los situados más al centro.
Tipos de cubiertos:
 Cuchillos
o Trinchantes
o Paleta de Pescado
o Postre-Fruta
o Pastel

 Tenedores

o Trinchantes
o Pescado
o Postre

 Cucharas

o Consomé
o Sopa
o Postre
o Café
o Moka

 Cubiertos especiales
 o Langosta
o Cangrejo
o Caracoles
o Ostras

Uso de los Cubiertos

Ya dijimos que los cubiertos se utilizan de fuera hacia dentro. Y estarán colocados siguiendo el orden de
los alimentos que se servirán.

La esencia de los buenos modales en la mesa es ser tan discreto como sea posible, y agarrar los
cubiertos de un modo que no sea natural le hará parecer desmañado y atraerá la atención hacia sus
manos.

Incorrecciones Usuales:
 Muchas personas suelen coger el utensilio apretando el puño alrededor del cubierto (en
particular cuando utilizan la cuchara sopera).
 Otro error consiste en sostener los cubiertos por la base del mango, como se hace con los
lápices y bolígrafos.
 Hay quienes cortan mal las viandas al colocar el cuchillo y el tenedor cortando en horizontal con
el cuchillo, como si estuviese tocando el "violonchelo".
La forma correcta de sujetar y utilizar los cubiertos:

Sujetar:
 Inclinados en pequeño ángulo. Debe agarrarlos con los dedos pulgar, índice y corazón, dejando
que el extremo del dedo se apoye ligeramente en la palma de la mano, cerca de la raíz de los
dedos.
 Sin embargo, cuando se lleva a la boca la cuchara sopera, el mango lo sujetará también con
estos tres dedos, pero el extremo se apoyará sobre el índice extendido para conservar nivelada
la cuchara.
Manejar:

Hay dos maneras de manejar el cuchillo y el tenedor: al estilo Europeo y al estilo Americano.
 Estilo Europeo: El comensal no suelta los cubiertos en ningún momento. Procede a cortar con
el cuchillo la carne o el alimento servido, normalmente un trocito cada vez y usa el tenedor con
la mano Izquierda, con las púas hacia abajo, para pinchar el trozo y llevarlo a la boca.
 Estilo americano: Se distingue porque el comensal corta primero unos cuantos bocados de
alimento y deja después el cuchillo cruzado justo enfrente del plato. El tenedor se cambia
entonces a la mano derecha. La mano izquierda se apoya en la rodilla mientras se está usando
el tenedor. Por consiguiente, el comensal cambia estos cubiertos de una mano a otra tantas
veces como precise a lo largo de la comida. ¡recuerde! que no debe cortar a un tiempo más de
tres trozos.

No se considera de buena etiqueta, cortar todo el alimento en trocitos, en cuanto le sirven el

plato.
Los Cubiertos de Postre

Estos utensilios pueden estar delante del servicio de mesa. También se pueden llevar a la mesa cuando
se sirve el postre.
 Cuando llegue el momento de utilizar tales utensilios, no se deben levantar de encima de la
mesa. Sus mangos están en dirección a cada mano y el método correcto consiste en agarrarlos
y traerlos hacia usted deslizándolos de modo que el tenedor quede a la izquierda de su plato y
la cuchara a la derecha.
 La cuchara se utiliza para cortar el postre (tarta, pastel) un pequeño trozo cada vez, y con el
tenedor se empuja girándolo rítmicamente con un movimiento de la muñeca.
 En muchas ocasiones el cuchillo de postre no se utiliza (salvo para frutas).
 En Europa se utiliza más el tenedor; la cuchara es lo que se llama la "moda americana"

Las Pinzas

Formada por una cuchara y un tenedor trinchero, su manejo se hace imprescindible (en Hostelería); en
una casa particular es aconsejable utilizarlo, siempre que se maneje con habilidad la pinza.

Previamente hay que adquirir la habilidad necesaria para, manteniendo fija la cuchara mover el tenedor
o ambas cosas.
Hay dos formas de utilización:

Horizontal:
La cuchara hace de pala, el tenedor está levantado y corrido hacia la derecha. Cuando la cuchara ha
entrado lo necesario, debajo del alimento, se aprisiona éste hasta transportarlo de la fuente al plato. Al
depositarlo en el plato el tenedor se afloja, retirando la cuchara.

Vertical:
Se usa con pinzas que no se pueden coger de arriba abajo. La posición de la pinza en este caso es tal,
que la cuchara y el tenedor toman el alimento lateralmente. Para ello:
 Se gira el tenedor y se coloca mirando a la cuchara.
 Se toma el alimento sin hacer presión y se deposita en el plato con cuidado.
 Se vuelve la pinza a su posición inicial.

Los Platos

Los platos pueden ser de varios tipos:

 Plato de Pan.
 Plato o bandejita para la mantequilla.
 Plato para el cuchillo de la mantequilla (va debajo del
plato de la mantequilla).
 Plato sopero o plato de consomé con su plato.
 Plato de pescado.
 Plato de carne.
 Plato de ensaladas (Se coloca cuando se pone el plato
que ha de acompañar, en el lado izquierdo).
 Plato de postre.
 Plato y taza de moka.

Las Copas

 Debe cuidarse al máximo la limpieza y transparencia de la cristalería, así como inspeccionar que
no se haya colocado ningún vaso o copa con el borde en mal estado. No hay nada más
desagradable que encontrar una copa o vaso sucio o descascarillado/a.
 Las copas nunca deben servirse hasta el borde, se llena hasta la mitad o un poco más y cuando
hablamos de las de coñac, menos de la mitad (sobre todo si se trata de las grandes).
 La única copa o vaso que puede estar llena antes de empezar a comer es la copa de agua; el
resto se irán sirviendo a medida que vayan llegando los alimentos a la mesa. Cada alimento se
acompaña con el vino que corresponda.
 Al servir: Se toma la botella con la mano derecha, hacia la mitad. Nunca se debe tomar por el
cuello, ni tampoco demasiado abajo, se estira el antebrazo y no se puede apoyar la botella en el
borde de la copa.
 El vino se sirve por el lado derecho del comensal.
 La comida se sirve por el lado izquierdo del comensal.
 Los platos se retiran por el lado derecho del comensal.
 El vermut dulce se sirve en vaso corto y ancho, no se debe servir en vaso alto.
 El Martini en copas de Martini (o vaso ancho).
 Las bebidas alcohólicas largas (Gin-Tonic, Whisky con Soda,...) se sirven en vasos altos. Si se
toman "on the rocks" (solo con hielo) se sirven en vasos anchos cortos.
 El zumo de tomate con vodka, "Bloody Mary", se sirve en vaso corto ancho.
 Los refrescos en vaso alto.

La Servilleta

La servilleta puede colocarse en el centro del servicio de mesa (dentro del plato), en el lado izquierdo del
servicio de mesa (al lado del tenedor) o dentro de la copa o vaso.
En los dos primeros casos el comensal coge la servilleta de encima de la mesa, y con las dos manos la
despliega mediante una pequeña sacudida, dejándola finalmente extendida por la mitad encima de la
rodilla. Ha de seguir medio doblada cuando se use.
Resista el impulso de abrirla del todo, y nunca ondeándola delante de los compañeros de mesa.
Generalmente la servilleta se presenta doblada en pliegues a estilo acordeón y metida dentro de la copa.
En tal caso, es el camarero(o la persona que sirve la mesa), el que tiene la obligación de sacarla de la
copa y ponerla sobre la rodilla del comensal.
Las Servilletas pequeñas utilizadas para desayuno y merienda, no se colocan en el regazo, se dejan junto
al plato a la izquierda.
Si tiene que salir de la mesa durante la comida, deje la servilleta en el lado izquierdo de su plato,
doblada en pliegues sueltos. No es correcto que se la lleve cuando se dirige al lavabo o a contestar una
llamada telefónica.
Cuando termina la comida o cena, la servilleta se deja en el lado izquierdo de nuestro servicio de mesa
(doblada en pliegues sueltos). En casas particulares y para comidas familiares se puede hacer uso de los
servilleteros.
La finalidad de la servilleta es retirar las partículas de alimento puedan quedar adheridas a los labios
durante el trascurso de la comida.
Debe Hacer este movimiento de una forma delicada y natural, que no parezca que está limpiando los
cristales de la ventanilla del coche.
Se considera "chabacano" y de mala educación humedecer la servilleta en el vaso de agua y limpiarse
con ella los dedos o alguna pieza de la vajilla.
Por igual motivo no se empleará nunca para limpiarse con ella la nariz, hurgarse la oreja, etc...
Tampoco se utilizará para depositar objetos que no se puedan comer, tales como huesos de aceituna, de
pollo, espinas...
El anfitrión hombre/mujer, es el primero que coge la servilleta de encima de la mesa. Esta es la señal
para que los demás comensales hagan lo mismo.
Para comidas muy informales:
Se pueden utilizar mantelitos individuales, generalmente estos no tienen servilletas a juego o del mismo
material, se elegirán en cada caso las que mejor vayan. (Personalmente no soy partidaria de estos
mantelitos individuales, sobre todo si son de plástico).

Aunque se sirva un vaso de agua, siempre se presentará en una bandejita y con una servilleta pequeña
(20 x 20 Cm).

Tamaño de las Servilletas:

60 x 60 Cm : Son las servilletas realmente elegantes.

45 x 45 Cm : Son las que como mínimo se usan para una Comida o Cena.
34 x 34 Cm : Se usan para Buffets o Comidas ligeras.
22 x 22 Cm : Son la servilletas de Merienda.
20 x 20 Cm : Son las servilletas de aperitivo.

Para otros usos fuera de las comidas se utilizaran las servilletas tamaño merienda o aperitivo.
Al servir el aperitivo las servilletas se sacarán bien dobladas en una de las bandejas, y se dejarán sobre
la mesa donde se sirve el aperitivo, cuidadosamente amontonado.

Mondadientes

 En la Mesa no se usan mondadientes. Si un pedacito de alimento se le ha metido entre los

dientes, discúlpese y vaya al servicio a quitárselo.
No hay nada más desagradable que ver a una persona limpiándose
los dientes con un "palillo" cuando está sentada en la Mesa, y también fuera de ella.
 Los palillos no deberían utilizarse ni para pinchar los alimentos preparados en un APERITIVO
(donde se pide que todos los manjares se puedan comer con los dedos, se puedan comer de un
sólo bocado y no manchen). Podrían estar aceptados, para unir dos alimentos, por ej. Bacon con
dátil.
La Hora

 Normalmente las comidas se sirven entre las 13'30 h y las 14'15 h (en España) y las cenas entre
las 21 h y 22 h (en España).

Aunque se ruega a los invitados que lleguen con un poco de antelación (tiempo para el
aperitivo); es incorrecto llegar mucho antes de la hora fijada, y lo es más aun llegar con retraso.
No sólo es poco considerado hacer esperar a los demás, sino que estos retrasos, dado que las
cenas deben estar cuidadosamente cronometradas, pueden provocar problemas en la cocina.

Si por alguna razón, el retraso va a ser inevitable, debe avisarse por teléfono a la anfitriona.

A veces, en lugar de esperar, la mejor solución para todos es empezar.

Si se empieza a comer y un comensal sentado en un sitio preferencial no llega (y no ha

avisado), lo mejor es dejar su servicio sin retirarlo de la mesa (siempre puede llegar).

Normas Generales

 No beber ningún líquido mientras tenga todavía comida en la boca.

  No escupir los fragmentos no comestibles, huesos, espinas; sacarlos de la boca (de una forma
natural) y dejarlos sobre el plato del cuchillo de la mantequilla, o el propio plato de servicio.
 No mastique con la boca abierta.
 No meta en la boca una nueva cucharada de alimento antes de tragar el que está masticando.
 No hable mientras tenga comida en la boca.
 No utilizar el mantel, la servilleta o cualquier otra tela para limpiar los cubiertos.
 No jugar con los cubiertos.
 No mantener la cucharilla en la taza mientras bebe café. Tampoco haga ruido de rintintín con la
cucharilla cuando disuelve el azucar en el café.
 No trate de alcanzar usted mismo con las manos todo lo que hay sobre la mesa.
 No produzca un "chasquido" con los labios mientras mira alrededor en señal de satisfacción por
lo mucho que le gusta el alimento que acaba de ingerir.
 No pruebe la comida de otro invitado cogiendo un poco con el tenedor y llevándolo por encima
de la mesa como si fuese un avión de juguete. La forma correcta de hacerlo es pasar a esa
persona el plato del pan o el de servicio que le han puesto a Usted, y pedirle que deposite ahí
unas cucharadas o trozos del alimento que quiere probar.
 No desmigue el pan sobre la salsa.
 Las Sras. no se pintarán en la mesa, ni siquiera con el lápiz de labios.
 No se respalde en la silla de manera que ésta bascule hacia atrás apoyada en el suelo
solamente con las dos patas traseras.
 Nadie empieza a comer hasta que todo el mundo está servido.
 Se empieza a comer cuando lo hace la anfitriona o anfitrión.
 Si alguien está esperando un plato muy complicado, que se retrasa, hará bien en rogar a los
demás que empiecen a comer sin él.
 No se sirve un nuevo plato hasta que todos los comensales hayan terminado el primero y les
hayan sido retirados platos y cubiertos.
Por este mismo motivo, no debemos comer ni demasiado rápido ni demasiado lento.
 No se olvide de "dar las gracias" cuando le sirvan, tampoco descuide el "por favor" al solicitar
cualquier cosa.
 No hable mientras coma.
 En la mesa no debe hablarse de política, futbol, enfermedades o sexo.
 La comida se sirve por la izquierda del comensal.
El Vino se sirve por la derecha del comensal.
La comida se retira por la derecha del comensal.

Mesa para comer

Por muy informal que vaya a ser a comida, la mesa debe ponerse cuidando todos los detalles.
La mesa familiar, también tiene derecho a la colocación de todos los elementos.
La colocación del los cubiertos:
 a la derecha de cada comensal, empezando por la parte más cercana al plato se situará el
cuchillo de carne (con el filo hacia, la paleta de pescado y la cuchara de sopa (en el caso de que
haya sopa).

 a la izquierda del plato colocaremos el tenedor de carne y el de pescado, siempre empezando

por la parte más cercana al plato.

 en la parte delantera del plato colocaremos el tenedor y cuchara del postre, cruzados.

 la colocación de las copas es de izquierda a derecha, en el siguiente orden, según vayan a ser
utilizadas: la copa de agua, vino tinto, vino blanco y entre estas dos la de champán.

 colocaremos el pan a la izquierda del comensal.

 la servilleta admite variaciones, puede estar colocada sobre el plato de cada comensal o a la
derecha del plato.
La colocación de los cubiertos y cristalería está pensada para resaltar la comodidad y la elegancia de los
comensales.

Formas de mesa

Mesa Cuadrada: Se suele utilizar en casas particulares y en los bares.

No tiene mucha utilidad en comidas con gran número de comensales.

Mesa Ovalada: es una variante de la mesa rectangular por tener los cantos redondeados.
Mesa Redonda: es la más útil, ya que las presidencias no se notan de manera exagerada. En
restaurantes se suele usar par grandes banquetes.

Adornos en la mesa

Si el tamaño de la mesa lo permite, podremos poner un centro de flores o unas velas, si la mesa es
amplia se pueden combinar centro de flores y candelabros la colocación sería la
siguiente:
Centro - Candelabro - Centro - Candelabro - Centro
El centro situado en medio será de mayor tamaño que los centros de los laterales. A
tener en cuenta:
 los centros de mesa no deben impedir la visión de los comensales.

 Al poner las flores debemos cerciorarnos que los invitados no tengan

alergia.

 las velas no deben encenderse cuando hay luz diurna.

 No colocar ceniceros, así recordaremos que no debe fumarse hasta los

postres.

Las Bebidas

En toda clase de comidas se deben servir bebidas variadas.

 En los aperitivos se servirán tanto bebidas alcohólicas como zumos variados e incluso agua
mineral.

 En los banquetes normalmente se sirven toda clase de bebidas, vinos blancos y tintos,
champagne y licores.
 Los cafés siempre se servirán tras comidas calientes, y si se ha tratado de una cena fría se
servirá al final de todo.

Protocolo ceremonial

EL BAUTIZO:
El bautizo es una elección que únicamente son los padres los que deben tomarla.
La celebración de los bautizos significa celebrar un acto social y religioso en el que hay determinadas
normas que respetar en cuanto a protocolo.
Se celebrará siempre en la iglesia y de día.
1- A quién invitar-
Esta ceremonia debe ser familiar, íntima, ya que la "fiesta" va dirigida al bebé, y el no se percata de
nada, por lo que hacer una celebración por todo lo alto no es propio y mucho menos elegante. Esto se
acentúa todavía más cuando vemos que el bautizo puede celebrarse en cualquier momento de la vida,
por lo tanto, si quiere celebrar simplemente el nacimiento de su hijo, puede hacerlo, pero no lo llame
bautizo.
Los amigos más allegados también pueden y/o deben ser invitados.
2- La elección de los padrinos-
La elección de los padrinos, dos, madrina y padrino, debe ser madurada con calma y sin prisas y tomada
por los padres, puesto que en ausencia de estos, los padrinos se encargarían del niño. Podrán ser
miembros de la familia o no, en ese caso, serían amigos íntimos.
Un requisito obligatorio será que ambos estén bautizados y confirmados.
Si a uno le eligen padrino o madrina deberá mantener una muy buena relación con su ahijado.
Los padres no deberían sentirse ofendidos si se rechaza la invitación de ser padrino, puesto que ser
padrino deberá siempre ser algo gratificante y nunca una carga. Sea por los motivos que sea, por
compromiso no se debería aceptar nunca ser padrino.
Durante la ceremonia, la madrina sujetará al niño en sus brazos y el padrino aguantará la vela bautismal.
3- como vestirse-
El bautizo no requiere tanta parafernalia como una boda, por lo que los atuendos de los invitados
deberán ser correctos.
Nada de trajes de noche, brillantinas o trajes largos.
Que los hombres se vistan con traje oscuro, pero nunca con esmoquin.
El niño que recibe el bautismo es el único que se viste para la ocasión. Normalmente con un faldón.
4- Regalos-
Los regalos es tema muy personal, cada familia es un mundo, pero desde luego hay que tener en cuenta
quién es el verdadero protagonista de este evento, y los regalos deben ir destinados a él, el bebé.
Los padrinos tienen obligación de regalar algo. Lo más habitual es que regalen cosas muy finas de oro,
como una cadena con la cruz o el imperdible para el babero o el mismo faldón que lleve ese día.
Los demás invitados deberán tener algún detalle, como vestidos, mantillas, cubiertas de cochecito, una
gorrita, etc.
5- Después de la ceremonia-
La intimidad debe primar. Los padres celebrarán el bautizo en la más estricta intimidad, ni siquiera aún
pudiendo hacer una fiesta por todo lo alto deberían hacerla.
La celebración puede darse en la misma casa de los padres, con una comida, siempre familiar, o en un
restaurante y siempre invitan los padres del bebé.
LA PRIMERA COMUNIÓN:
Muchas de las reglas apuntadas para el Bautizo serán aplicables igualmente a la Primera Comunión.
A la hora de celebrarlo, ni es igual de íntimo que un bautizo, ni es igual de importante que una boda.
Hay que tener en cuenta que los niños ya tienen más conciencia.
1- Dónde celebrarla-
Tenemos dos opciones. La primera es celebrarlo en el propio colegio del niñ@, con todos sus
compañeros. La segunda opción, igual de válida, es en la parroquia, dónde los niños han recibido la
catequesis.
2- Cómo vestir a los niños-
NUNCA VESTIR DE NOVIA Y/O ALMIRANTES. Deberían prohibir ese tipo de vestidos y trajes. Ni de novia, ni
excesivos volantes, ni velo, ni guantes, ni bolsito para las niñas. Tampoco disfracemos al niño de
marinero o bombero, ni le ponga un anillo de oro.
Basta con trajes sencillos, para él: unos pantalones en tonos beige y una camisa blanca con corbata y
chaqueta azul, zapatos oscuros y calcetines oscuros, NO BLANCOS. Para ella: vestido blanco, sin
volantes, con zapatitos de piel blancos también.
3- Cómo vestir los invitados-
Las reglas del bautizo sirven para la comunión. Tener en cuenta que es una fiesta de día y que no es una
boda.
4- Recordatorios y regalos-
En cuanto a los recordatorios, se admite que el niño reparta dichos recordatorios durante la celebración,
con su nombre, la fecha y el lugar de la comunión. Puede llevar algún dibujo en el centro, pero hay que
evitar las típicas fotos del niñ@ cursis.
Los regalos que reciba deberán adaptarse a las circunstancias, es decir, a la edad del niño sobre todo. Un
reloj, un diario, un álbum...
Los padrinos pueden regalar un anillo (a una niña)o una cadena de oro, con gusto, no extravagante.
5- La comida-
Las comuniones se celebran con una comida o un aperitivo, si ha sido por la mañana, invitando a la
familia y a los amigos del niño. Luego el niño podrá disfrutar de su día por el jardín del restaurante.
También se puede celebrar en casa, si se tienen las posibilidades, ya sea por comodidad o por espacio.

FUNERALES:
Por duro que suene, incluso en los funerales se requiere un mínimo de compostura, las normas de
etiqueta en este caso van dirigidas a los que se ponen en contacto con la familia afectada.
Hay que recordar que es una reunión de obligada asistencia, nadie podrá rechazar asistir a un funeral
cuando ha sido invitado, a no ser, por supuesto, por una causa de fuerza mayor.
1- Dar la noticia-
Si la muerte ha sido repentina, todo aquel que conoció al difunto debería estar al tanto de la noticia. Por
supuesto los familiares más cercanos y amigos deberán ser avisados. La manera más sencilla será por
teléfono.
Si la muerte estaba prevista, sería correcto haber avisado antes de que ésta se produjere para que
aquellos familiares íntimos, y siempre que el enfermo quisiese pudiesen verlo aún con vida.
Las esquelas de los periódicos son otra forma de difundir la noticia.
2- Actitud en el velatorio, en el funeral y en el cementerio-
Sinceridad y seriedad son básicamente la mejor forma de comportarse. Intentar ser aquél que más llora,
que más abrazos da a los parientes son comportamientos detestables.
El mejor comportamiento será aquel en el que consigamos que la persona que está sufriéndolo haga lo
que realmente desee. Si quiere llorar, llorará con nosotros, si quiere hablar, deberemos escucharle, si
quiere estar en silencio, deberemos respetarle. Cada persona expresa sus sentimientos de una forma.
La puntualidad deberá ser exacta y no deberá fumar en ninguno de los tres sitios.
La manera de vestir a veces tiende a confusión. No es necesario asistir de luto riguroso, pero no será
admisible, nunca ir con colores llamativos como el rosa fuerte o el rojo o con vestidos de escote o
minifaldas. En la discreción está la clave.
3- Pésame-
Al terminar la misa deberá dar el pésame a la familia.
No trate de animar ni de hacer reír, bastarán unas palabras sinceras, un afectuoso abrazo, pero nunca se
entretenga más de lo necesario, piense que hay más personas que quieren dar el pésame.
No se vaya en cuanto termine la misa, si no va a ir al cementerio, deberá esperar a que el coche fúnebre
haya salido hacia el cementerio.
4- Flores o coronas-
Se pueden enviar a la funeraria directamente o a la casa de los parientes más cercanos la tarde anterior
al día de las exequias.

Protocolo de bodas
LA BODA:
Ya sabemos que hay dos tipos de ceremonias, la civil y la religiosa. Independientemente de la opción que
hagamos, una de las cosas en la que más vamos hacer incapié es en la "segunda parte de la boda": el
banquete, donde las diferencias entre una y otra opción se desvanecen.
También hablaremos de la planificación de la boda en sí, de la petición de mano y más cosas
interesantes que dejan claro el esquema de como se prepara un acto tan importante como este.
1) Petición de mano
2) Planificación
3) Lista de invitados
4) Los regalos
5) Traje de la novia
6) Traje del novio
7) Vestuario de invitados
8) Orden de entrada en la iglesia
9) Banquete
10) Viaje de novios
1- Petición de mano-
Esto ya no es lo que era. Ni es obligado hacerlo, ni necesita de tanta oficialidad o importancia como
antes se le daba.
Ahora, basta con una simple reunión de las dos familias, en la que los prometidos dan la noticia, que
normalmente ya se sabe.
Los padres de la novia pagan la comida o cena.
La novia debe hacer un regalo al novio y viceversa. Lo normal es que la novia regale un reloj, pero no
tiene porqué.
El novio regalará el anillo de compromiso, o unos pendientes, una pulsera...
Los regalos se dan en presencia de ambas familias.

2- Planificación- tiempo estimado para planificar la boda y lugar.

La planificación de una boda es una de las partes más importantes que tratamos. Una buena
planificación, hecha con tiempo y orden nos ayudará a que cuando llegue el día no nos falte nada y todo
esté controlado.
La planificación debe comenzar entre los 6 meses y el año anterior:
1.1-Escogeremos la fecha y el lugar que más nos guste para celebrar la ceremonia. Cuanto más tarde
empezemos a planearla, menos oportunidades tendremos de poder escoger fecha y lugar. El lugar
debería tener algún significado de especial relevancia para al menos uno de los novios, y la fecha va en
relación a las preferencias de estos.
1.2-Hacer un cálculo aproximado de los invitados y del presupuesto.
1.3- Elegir el lugar donde celebrar el banquete. Destacamos la importancia que tiene,y aconsejamos, que
el lugar allí donde se celebre sea lo suficientemente grande como para que en caso de celebración de
otra boda, las distintas novias no se crucen, ya que en ese día sólo hay una protagonista.
1.4- Contrata al fotógrafo. No exageramos, debes contratarlo con bastante antelación para evitar
sorpresas.
1.5- Inscribirse en los cursos prematrimoniales.
1.6- Elegir las alianzas y grabarlas
1.7- Elegir el destino de viaje de novios.
1.8- Elige vestido de la novia y traje del novio y organiza las pruebas del vestido.
Dos meses antes:
1.9- Escoge el menú y la tarta.
1.10- Elabora la lista de Bodas
1.11- Relajación, para la novia masajes, tratamientos faciales, pruebas de peluqueria, de maquillaje...
1.12- Elige el ramo de flores.
Días antes:
1.13- Confirmación del viaje, maletas, documentos, pasaportes.
1.14- Depílación y último masaje relajante. Hazte la manicura y la pedicura y a esperar el gran momento!
3- Lista de invitados-
La lista será larga o corta en función de dos cosas, la primera, dependerá de la intimidad con la que los
novios quieran celebrar la boda y la segunda, y muy importante, del presupuesto que tengan.
Por otro lado, habrá que diferenciar entre invitados de obligación, y resto de invitados.
Los invitados de obligación son: el núcleo familiar, es decir, padres, madres y hermanos, familiares mas
cercanos, es decir, primos, tios, abuelos y amigos más íntimos de la pareja.
El resto de invitados son: por un lado, y advertimos que ésta relga es flexible, aquellas personas que nos
invitaron a sus bodas y amigos importantes de los padres.
Sobre todo, debe quedar una cosa clara, el día en que una persona se casa debe ser el día más especial,
o al menos uno de los días más especiales de una persona; por lo que invitar a gente que no nos gusta
es un error. Invitar por compromiso debe evitarse al máximo, invitar por obligación debe olvidarse de
nuestras mentes.
Las invitaciones: Toda persona que vaya a ser invitada a nuestra boda, debe recibir una invitación. Es el
método más fácil y por otro lado, más oficial de hacer llegar la noticia a todos los invitados. Esto es tarea
de los padres, que son los que invitan, aunque importante es resaltar que los nombres de los invitados
en los sobres los escriben a mano los novios, que son los que se encargan de hacer llegar las
invitaciones, bien por correo, o bien a mano un mes antes de la boda como muy tarde o dos meses como
máximo.
La invitación será en papel horizontal y debe incluir:
Arriba a la izquierda los nombres y apellidos de los padres de la novia.
Arriba a la derecha los de los padres del novio.
Debajo de los nombres de los padres y alineado en el centro algo como "tienen el gusto de invitarles a la
ceremonia religiosa el día (...) a las (...) en la Parroquia (...) y a la cena que se servirá en (...)
También puede incluir una hojita aparte con un mapa del banquete.
4- Los regalos-
La conocidísima "lista de bodas" es relativamente joven y ha cambiado los baremos de lo que antes se
entendía como regalos de boda.
Cuando alguien recibe la invitación para ir a una boda, debe, vaya o no vaya, enviar un regalo, el cual no
tiene porqué cubrir el cubierto.
La lista de bodas se hace en un determinado establecimiento. Lo que se logra es comodidad, tanto para
los invitados, ya que con sólo elegir uno de los regalos terminan, como para los novios, puesto que
evitarán que se repitan regalos, o se posibilita el hecho de que entre varias personas hagan un regalo
caro. De todas maneras, siempre se dejará libertad a aquellos invitados que quieran hacer un regalo por
su cuenta, personalizado.
El Dinero es otra opción, en lugar de pedir regalos. Esta opción es más común en aquellos casos en los
que los novios ya viven juntos con la casa ya amueblada.
Agradecimiento: los novios están obligados a agradecer a todos los invitados los regalos que les han
hecho. Sean regalos materiales o sea dinero. Esto se hace a la vuelta del viaje de novios y escrito a mano
por el matrimonio. Si la boda no fuese multitudinaria, deberían ponerse unas palabras personales hacia
los que fueron invitados.

5- Traje de la novia-
Sencillez y elegancia, sin entrar en la típica novia sosa, pero no llegando al extremo de árbol de Navidad.
Deberás empezar a hacer las pruebas del traje entre 12 y 6 meses antes de la boda.
El traje: NO debe llevar, o al menos se debe evitar recargar el traje de encajes, lazos, guirnaldas...Que
sea cómodo, dentro de lo que cabe, ya que arruinarse el día de la boda, porque el vestido no nos deja
movernos sería un verdadero chasco. Debería resaltarnos nuestras mejores cualidades físicas y ocultar
los defectos. También hay que tener sentido común y ver que tipo de traje pega más en función de la
época del año en que celebremos la boda y si es de día o de noche.
El peinado y el maquillaje: lo más natural posible, es decir, no debemos sobrecargarnos en cuanto a
demasiado maquillaje, puesto que no es una fiesta de disfraces, y el peinado debe expresar naturalidad
y acercarse a lo que la novia lleva de forma habitual, de modo que el pelo suelto está totalmente
permitido, moños clásicos o lo que nos favorezca más.
Zapatos: prohibido los zapatos planos completamente. Que sean a conjunto con el traje y sin plataforma.
Complementos: la joyas deberán ser muy discretas, si es que las lleva. Unos pendientes finos. Si lleva
guantes, deben ser cortos y como hemos dicho con el traje, nada de lazos, encajes y demás.

6- Traje del novio-

Los dos mismos objetivos que para el traje de la novia, son obligados para el novio: sencillez y elegancia.
Si es cierto que el traje del novio da menos opciones que el de la novia.
Hay tres opciones, en las que no entra NUNCA un esmoquín.
Traje de gala: este traje esta reservado para los militares.
Chaqué: la nota que lo diferencia es la parte trasera redondeada. Si el novio lo lleva, testigos y padrinos
deberán llevarlo, pero si éste no lo lleva, nadie lo llevará. Los zapatos siempre serán de piel y lisos.
Traje de chaqueta: los tonos siempre oscuros si es en invierno, en verano se permite un traje un poco
más claro. Liso. Si lleva chaleco, será igual que el traje. La camisa puede ser blanca o un tono más claro
y lisa también, aunque a rayas finas también se permite. Con la corbata será con lo único con lo que
podremos jugar y darle algún toque de originalidad. Los zapatos, por supuesto, oscuros y con cordones.

7- Vestuario de invitados-
Los trajes deberán variar en función de la hora de la boda, puesto que no será el mismo atuendo si una
boda se celebra durante el día o se celebra por la noche.
Si la boda es de día: las mujeres irán con vestidos cortos, o de cóctel. Se puede ir con pamela o
sombrero. Nunca se deberá ir con trajes de noche, con lentejuelas.
Si la boda es de noche o por la tarde: el vestido será más elegante y largo.
Los hombres siempre irán con traje de chaqueta, nunca esmoquín o chaqué si no lo avisan los novios en
la invitación.
Las mujeres deberán evitar el color blanco ya que se reserva exclusivamente a la novia.

8- Orden de entrada en la iglesia-

Los primeros en entrar serán los familiares de los novios y acto seguido los demás invitados.
Acuérdate que si quieres Coro durante la ceremonia, tendrás que pensarlo con antelación para contratar
el que tú quieras.
La familia de la novia a la izquiera y la familia del novio a la derecha, es decir, detrás de la novia sus
familiares y detrás del novio, los suyos. Ocuparán los primeros bancos.
Acto seguido, entrarán el novio y la madrina. Con el brazo izquierdo el novio cogerá a la madrina y
caminarán hasta el altar, allí esperarán a la novia DE PIE. La novia no debería retrasarse más de media
hora!!
Cuando la novia llegue, cogerá al padrino por el brazo izquierdo y como el novio, caminarán hacia el
altar, donde el padrino la soltará situándose la novia a la izquierda del novio.
Los pajes, damas de honor o niños irán detrás de la novia.

9- Banquete- 2ª parte de la boda

Los novios, además de ser los protagonistas, son los anfitriones, por lo que deben intentar que haya un
buen ambiente, y que la gente se lo pase bien.
Ten en cuenta que si quieres que haya Dj´s o músicos deberás contratarlos con antelación.
La primera parte del banquete es el aperitivo. Aquí, los novios no están presentes o llegan más tarde,
puesto que es el momento en el que se hacen las fotos. Serán los padres los que vayan saludando a los
invitados.
Terminado el aperitivo, se da paso al comedor. Donde los invitados tomarán asiento, normalmente, se
agrupan por mesas ya indicadas con anterioridad. Esto se hace en función de la edad de los invitados,
profesiones, amigos, etc. Lo que se debe de evitar es que se aislen personas.
La mesa presidencial la ocuparán el nuevo matrimonio, los padrinos, los padres y los abuelos.
En cuanto al menú, recuerde que la calidad antes que la cantidad, por lo que no busque platos muy
sofisticados en los que luego uno se quede con hambre, o en los que los gustos sean tan "exóticos" o
mejor dicho, tan raros, que a nadie le guste. Podreis hacer pruebas en los meses anteriores para escoger
el menú que mejor se aproxime a vuestra idea.
El momento del café, de la primera copa y/o de los licores, será cuando los novios vayan saludando a sus
invitados por mesas, haciendose fotos y agradeciendo su asistencia.
Baile: desde siempre el baile ha sido el vals, bailado por los novios, pero esta regla se está haciendo
cada vez más flexible.

10- Luna de miel-

Los novios debería irse al día siguiente de la boda o dos días después a mucho tardar, por eso,
pasaportes, billetes y maletas deberán estar listos incluso antes de la boda, evitando cualquier retraso
de última hora.
No es un viaje de amigos, por lo que los novios viajarán sólos.
Destino y tiempo del viaje, obviamente es elección del matrimonio.
Tema 3.- Protocolo en los negocios y en el ámbito laboral.

Protocolo empresarial

Hay que distintguir entre actos privados, que son aquellos en los que el acto en sí no reviste
demasiada formalidad y se organiza para un grupo pequeño de personas y actos públicos, que
corresponden al protocolo de eventos.

En cualquier caso, la impresión que se quiere dar cuando se organiza un acto en una empresa es la
imagen que ésta misma tiene, por lo que es importante no olvidar ningún detalle.
1- Reuniones-
Las reuniones sin muy útiles siempre y cuando se tenga claro el objetivo que se quiere alcanzar. Es un
acercamiento de compañeros en los que se tratan de poner puntos en común.
El número de personas que vayan a asistir no deberá exceder en ningún caso de 10, y tampoco menos
de 5.
La sala donde se celebre también es importante, una buena luz, ventilación y equipamiento
(ordenadores, calculadores o todo aquello que sea necesario) son clave para una buena predisposición a
la hora de atenderse los unos a los otros.
Si la reunión fuese muy larga o muy formal, es conveniente disponer de un servicio de cafetería y algún
aperitivo, para reponer energías y no hacerlo pesado.
2- Presentaciones-
Aunque parezca una tontería, las precedencias a la hora de presentar son muy importantes.
La persona de inferior categoría debe ser presentada a la de mayor.
Si tienen la misma categoría, se seguirá la norma de la edad: la de menor edad es presentada a la de
mayor edad.
Si tienen misma categoría y misma edad; el hombre será presentado a la mujer.
3- Regalos de empresa-
La regla más importante es que nunca lo use con el fin de sobornar.
La mayor parte de los regalos se deben hacer para celebrar o bien la Navidad o un cumpleaños o una
fiesta señalada. No hay que ser pelota.
Por otro lado, hay regalos que son obligados, como los de agradecimiento.
No hay que gastarse una millonada, pero tampoco hay que ser cutre.
Cuidado con el hecho de marcar el regalo con el logotipo de la empresa, puesto que puede se puede
confundir entre el detalle de hacer un regalo y el mal gusto de ir haciendo "disimuladamente" publicidad.
No regale dinero nunca.
El regalo debería enviarlo a la casa particular de a quien vaya dirigido, con una tarjeta de la empresa.

Protocolo de eventos:
Hay que distinguir entre actos privados, que son aquellos que entran dentro del protocolo
empresarial y actos públicos, aquellos que cuentan con la asistencia de autoridades importantes en la
sociedad, como militares, eclesiásticos, de la corona...
Explicaremos las cosas más importantes a tener en cuenta a la hora de planificar u organizar un evento.
1- Elección del lugar de celebración-
En interiores o al exterior. Debe estudiar el espacio allá en el que se va a celebrar. Ver como es de
grande, de ancho, si necesita decoración como banderas, flores o alfombras.
Hacer una imagen mental de cómo queremos que sea y materializar esa idea poco a poco.
2- Invitados-
Habrá que hacer un cálculo, lo más aproximado posible del número de personas que van a asistir: desde
los asistentes más importantes, hasta los camareros del coctél, pasando por los guardaespaldas,
secretarios, azafatas, consejeros, intérpretes, periodistas, público....
Todos merecerán nuestra atención.
Habrá que planificar por dónde entrarán al acto, dónde debe sentarse el público, dónde deben ponerse
las cámaras, cuáles son las áreas de seguridad, el aparcamiento, etc.
Aquellos invitados que revistan de una mayor categoría deben ser recibidos a su llegada, atendidos
durante el acto y despedidos al final.
Si hay invitados que vienen de otras ciudades, habrá que tener preparado y pagado hoteles y traslados.
En caso de que fuera necesario, también intérpretes y relaciones públicas.
3- El discurso-
Megafonías, tarimas, momento del discurso, agua, orden de intervención.
4- La comida-
Este apartado puede darse o no. Puede ser que el acto termine una vez finalizados los discursos o bien
puede ir acompañado de una comida o un coctel o una cena.
En ese caso, tendrá que contratar los servicios pertinentes como camareros, cocineros, guardarropas,
mesas, sillas, manteles...( ver protocolo de mesa)

Protocolo de un acto

En estos eventos será el anfitrión quien se dirija a los invitados para expresarles el motivo de la
celebración y agradecerles la participación y cederá la palabra a autoridades de mayor rango, en caso de
que las hubiera. En este caso se abrirá el acto con los himnos oficiales.En el caso de ceder la palabra se
utilizarán frases como “Hace uso de la palabra...”.

La persona que presida leerá el orden del día anunciando a los presentes cada uno de los pasos a seguir
o anunciando (o dando la intervención) a los que hagan uso de la palabra.
En estos eventos siempre habla primero el de menor rango y por último hablara el de mayor rango
(generalmente el que preside el acto).

Protocolo deportivo

El deporte ha recibido un impulso importante, en sus distintas disciplinas, en gran parte debido a que la
televisión permite, a millones de espectadores, contemplar cualquier evento deportivo por lejos que se
encuentre el lugar donde se realice.
La celebración de un acontecimiento representa planificar y coordinar aspectos tan diversos como planes
de emergencia, seguridad, protección civil, servicios diversos, entre ellos la atención médica, medios de
comunicación, protocolo, etc.
Los acontecimientos deportivos son complejos, puesto que son muchos los intereses que se esconden
detrás, como consecuencia de los medios de comunicación, los patrocinios, las autoridades y el aparente
alejamiento de los deportistas, auténticos protagonistas, etc.
Se establecerá un organismo que se encargue de todo el trabajo y todos los detalles, este grupo de
trabajo se encargara de los siguientes puntos:
 Planificación general de los actos de todo tipo (promocionales, deportivos, sociales,etc.).
 Planificación y preparación de las ceremonias de inauguración y clausura.
 Ordenación de invitados en los actos y ceremonias
 Emisión de invitaciones y acreditaciones vips y de organización
 Control y atención de las zonas vips
 Recibimientos y despedidas
 Visitas vips
 Atención a las personalidades: Alojamiento, regalos, desplazamientos,etc.
 Ordenación de banderas
 ...
El inconveniente de los protocolos deportivos es que no hay ninguna norma que especifique que
protocolo seguir, asi que se deja todo en manos del responsable de protocolo.

Protocolo universitario

Uno de los grandes pilares del protocolo universitario es la legislación.

Cada Universidad tiene su propio ceremionial, este ceremonial se encuentra reflejado en los Estatutos
propios de cada Universidad.
La legislación
Artículo 1º. Para las solemnidades de las Universidades y actos de estilo, cada una de ellas determinará
el respectivo protocolo, de acuerdo con lo establecido en los Reglamentos de 1859 y lo ahora dispuesto
en este Decreto, cuyas modificaciones podrán además solicitar razonadamente.
Artículo 2º. Competerá a cada Universidad determinar la naturaleza, formalidades protocolo en los
actos de la apertura de curso y en los de la investidura de graduados, tomas de posesión de
Catedráticos, de Autoridades académicas, de Rectores, de Rectores “honoris causa” y otros análogos. En
los acuerdos podrá afirmarse de nuevo el precedente histórico regional que se entienda propio
restablecer.
Artículo 3º. El escudo heráldico de cada universidad seguirá siendo el tradicional y en uso, pudiendo
hacer en cada una de ellas la revisión a base de ponencia de carácter histórico, proponiendo a la
aprobación de Real orden de fijación definitiva del mismo.
Artículo 4º. Los Rectores de las Universidades del Reino tendrán la presidencia en todos los actos y
Juntas de la Universidad y de las Facultades, como la de todas las instituciones de Enseñanza superior,
secundaria, primaria o especial del distrito universitario a que asistan, con las únicas excepciones de la
asistencia a la vez del Jefe del Estado o persona de la Real Familia que ostente la representación de S.M.
o la del Ministro del Ramo.
Artículo 5º. El uso de la toga y traje académico será exclusivo para las solemnidades, nunca para las
clases y exámenes. En aquellas, los Catedráticos que Doctores o Licenciados podrán concurrir al acto en
traje negro de etiqueta, usando tan sólo la medalla y cordón como distintivo. Deberán concurrir, sin
embargo, precisamente con traje académico los Catedráticos que ejerzan cargo de gobierno o de
administración en el Centro respectivo. Igualmente, todos los Doctores matriculados en el Claustro que
concurran a la solemnidad.
Artículo 6º. Los Rectores de las Universidades del Reino tendrán mientras desempeñen el cargo en
propiedad, exclusivamente, tratamiento de Magnifico, como en lo antiguo y en las Universidades de
otras naciones de Europa.. Los Rectores de las Universidades del Reino tendrán mientras desempeñen el
cargo en propiedad, exclusivamente, tratamiento de Magnifico, como en lo antiguo y en las
Universidades de otras naciones de Europa.
Artículo 7º. Las comunicaciones oficiales de las Universidades de España que se dirijan a las
Universidades del mundo hispánico y lusitano, se escribirán en lengua hispánica, en castellano a las
Republicas hispanoamericanas y también a Portugal y al Brasil, aceptando con reconocimiento en
natural reciprocidad las comunicaciones en lengua portuguesa.

Apertura curso académico

Cada año se elige una Universidad donde se realiza la Apertura de Curso Oficial, en este acto estarán
presentes las siguientes autoridades, el jefe del Estado y el Ministro de Educación.
En el acto de Apertura de curso puede incluirse la toma de posesión de nuevos profesores, así como la
entrega de medallas de honor que hayan sido concedidas por la Universidad.
La celebración de este acto depende de los estatutos de cada universidad, pero normalmente casi todas
las universidades se rigen bajo las mismas directrices.

En la actualidad muchas Universidades ceden la Presidencia al Presidente de la Comunidad Autónoma

que actuará en representación de S.M el Rey .
La frase de apertura del nuevo curso "En nombre de Su Majestad el Rey queda inaugurado el Curso
Académico de las Universidades ..."

Trajes académicos

Si retrocedemos en las historia, antiguamente las universidades no tenian un uniforme representativo,

pero fue Isabel II quien determinó los trajes, las insignias académicas para los graduados y los colores
distintivos para cada Universidad.
Todos los trajes tienen en común la Toga profesional, sobre traje negro y el birrete de seis lados y seis
ángulos iguales, pudiendo usarse corbata y guantes blancos en los actos solemnes.
Componentes del traje académico:
LA TOGA
Es de paño, de color negro y con vueltas de raso. La toga llega hasta los talones.
En actos solemnes se podrá utilizar corbata blanca con la toga.
LA MUCETA
Especie de esclavina de raso, forrada con seda negra y abotonada por la parte delantera.
El color de ésta dependerá del distintivo de cada Facultad. La muceta por la parte de la espalda lleva
colgada una cogulla, se decía que servia para protegerse del mal tiempo o para llevar pergaminos.

LAS PUÑETAS
Puños de encaje blanco que se colocan al termino de la manga de la toga.

EL RIBETE DOCTORAL
Tiene forma octogonal, forrado de raso negro y con flecos del color del distintivo de la Facultad.
La Borla será del mismo color que los flecos.

EL RIBETE DE LICENCIADO

Tiene forma hexagonal, forrado de raso negro y sin flecos.

La borla es de seda floja, aproximadamente de 2 cm. de largo y del color del distintivo de cada Facultad.
LOS GUANTES BLANCOS
Solo los llevan los Doctores y es símbolo de pureza.
LA PLACA
Se coloca en el lado derecho(a la altura del pecho).
En la insignia figura el escudo de España. Puede ser bordado o de metal con esmalte. Propia de los
Doctores.
EL BASTÓN
Se trata de un bastón de caña o concha con puño. Este bastón sirve para distinguir quien posee mayor
autoridad y responsabilidad en la Facultad.
EL ANILLO
Se usaba para sellar los dictámenes profesionales.
Es símbolo de desposorios con la Universidad y la Ciencia.
EL LIBRO
Da significado al acto de de enseñar, comprender e interpretar que se confiere a los doctores.
EL CORDÓN
De seda negro e hilo de oro, representa al Rector.
De seda negro e hilo de plata representa al Vicerrector.
De seda del color del color del distintivo e hilo de oro representa al Decano.
De seda del color del distintivo e hilo de plata representa al Vicedecano.
LAS MEDALLAS
El significado de la medalla es definir el rango y el honor alcanzado.
Dependiendo de dicho rango tendrá distinta forma.
Este distintivo exclusivo de los doctores representa “servicio a la ciencia”. del ceremonial universitario.
Tipos de medallas:
La Medalla Profesoral
La Medalla de Doctor
Las Medallas Honoríficas
La Medalla de Catedrático

Comportamiento en el área laboral

Aclaración Introductoria
Cuando nos referimos al Protocolo empresarial, es prudente recordar que son las mismas
formas a seguir dentro de otras instituciones; lo aquí expresado no queda relegado al vínculo
entre empresas y sus miembros, sino a todos aquellos que convivan en un ámbito laboral.

La Cortesía
La cortesía es indispensable en el ámbito laboral; existen ciertas diferencias entre el comportamiento
social y el que se utilizará en el lugar de trabajo, lo que no significa que el trato hacia los subordinados
sea menos cortés, sino que es diferente. La cortesía se coloca en el tono de voz, en las actitudes hacia
quienes nos rodean, más que en las fórmulas clásicas; no es necesario pedir permiso para entrar o
retirarnos de algún lugar o reunión.
Dado la cantidad de mujeres que trabajan ha modificado el tratamiento social que se les imparte, para
pasar a ser tratadas prácticamente con la misma cortesía con la que un señor trata a sus colegas
hombres.
Dentro de las empresas nos encontramos con una diferencia básica con los medios sociales: un gran
respeto por las jerarquías. Las relaciones entre superiores y subalternos, entre ejecutivos y clientes o
proveedores. Los rangos estarán claramente diferenciados, siendo fundamental que cada persona
conozca su posición y la haga respetar.
El grado de formalidad en el comportamiento y el vestido depende de la actividad que se ocupa la
empresa, o en la que se mueven las personas. También influirá en la actitud general de un funcionario el
eventual contacto con el público y clientes, y sobre todo lo hará la política interna de la empresa.
Generalmente son los directores de éstas quienes marcan el estilo de la vestimenta y, como dada
empresa es un mundo diferente, lo ideal será que al incorporarnos a un nuevo trabajo observemos
cuidadosamente la actitud general, y nos adaptemos a ella.
También será muy importante que, además de seguir las convenciones sociales tradicionales, seamos
naturales y controlados, que sepamos improvisar para resolver situaciones imprevistas; en una palabra,
que tengamos una buena dosis de sentido común.
Otro punto importante dentro de la convivencia laboral será el buen humor, el saber sonreír y utilizar un
tono agradable de voz. Será mucho más fácil lograr un mejor rendimiento de nuestros colaboradores si
los tratamos gentilmente, si tenemos en consideración cada personalidad y actuamos de acuerdo con
ello.
Es la manera correcta que han de tener para dirigirse los miembros de las instituciones, tanto entre sus
pares como frente a terceros. La precedencia estará encabezada por los fundadores de la institución y se
regirá de acuerdo al organigrama de cada ente en especial.
Entre personas que tienen la misma jerarquía, es frecuente que se produzcan roces, por lo que los
individuos con fuertes personalidades deberán ser más controlados y cuidadosos, ya que aún sin
intención, podrían avasallar a sus compañeros.
Cuando se desee tener una reunión, lo correcto será que el que tenga la iniciativa vaya, o llame, al
escritorio de su igual. No deberemos llamarlo a nuestra oficina a no ser que nos esté visitando alguien
cuyo aporte sea de interés para el tema común. Si esta reunión fuera formal, un hombre deberá ponerse
de pie cuando entre su colega, lo saludará y presentará a los visitantes, indicándole un asiento antes de
sentarse nuevamente.
De esta manera el visitante notará que quien acaba de ingresar tiene, por lo menos, la misma jerarquía
de quién preside la reunión.
Al llegarnos al escritorio de una persona, sin haber solicitado previamente una audiencia, si la
encontramos ocupada en el teléfono o con algún tipo de documentación, deberemos esperar a que
termine lo que está haciendo antes de comenzar con el tema que nos llevó a visitarla. Como
contrapartida no es correcto recibir a una persona y hacerla esperar frente a nosotros mientras hablamos
por teléfono, acortaremos la conversación y pediremos que no nos pasen llamadas a fin de
concentrarnos en nuestro visitante.
En general los subordinados deben aceptar y seguir lo que indiquen y decidan los superiores. Si hay
alguna discrepancia o bien alguna idea que pueda mejorar la ejecución de la tarea, se expondrá el
parecer con cortesía y en privado. Igual tratamiento se dará para el caso de que se sobrecargue de
tareas a un dependiente.
Ante la existencia de subordinados, siempre deberán ser tratados con corrección, amabilidad y respeto,
siendo conscientes de sus horarios de salida, evitando organizar reuniones o juntas sobre esas horas.
La decisión de pasar del tratamiento de utilizar el apellido de una persona a usar su nombre de pila
dependerá de quién tenga mayor jerarquía. En el primer contacto comercial con otra persona será
incorrecto usar el nombre de pila. Lo correcto es dar el mismo tratamiento recíprocamente, las
excepciones están dadas por :
a) cuando exista gran diferencia de edad;
b) cuando el dependiente pida que lo llamen por su nombre de pila y
c) cuando la relación entre jefe y subordinado sea informal;
Sin embargo delante de terceros se volverá al tratamiento formal clásico, que hace a la imagen
corporativa.
Etiqueta
Será muy importante que al tener la entrevista definitoria en una empresa observemos cuidadosamente
el grado de formalidad en el vestir, analizando sobre todo a aquellos que tienen el mismo status que el
cargo que ocuparemos.
Ante cualquier tipo de duda los hombres usarán ambo (traje oscuro), preferentemente oscuro, o bien
saco y corbata, de colores sobrios. En el primer caso me refiero a situaciones formales y en el segundo
informales o menos formales.
Las mujeres ejecutivas o empresarias estarán muy atentas a que su ropa sea de la mejor calidad posible,
discreta, poco escotada y para nada provocativa; no olvidando el cuidado del peinado y de las manos
para que estén en perfecto orden.

Para recordar:
 En situaciones en las que se encuentran reunidas personas de procedencia diferente, en la que
puedan reflejarse distinciones en los hábitos culturales, se debe ser muy respetuoso. Los grupos
presentes deben hacer un esfuerzo por comprender las normas de educación de los demás e
intentar no transgredirlas.
 Si entre las actividades que enfrenta como empresario está la de viajar a países de hábitos
diferentes a los nuestros, es su obligación documentarse debidamente sobre las normas y
modales del lugar y cultura a la que se dirige.
 Si ya no tiene tiempo para leer sobre protocolo o su superior debe viajar solo recuérdele el
famoso dicho:
...“a donde fueres haz lo que vieres”...
y que siempre en estas situaciones no ceda ante la tentación de llamar la atención.

Las Relaciones Públicas

Las Relaciones Públicas deben estar puestas al servicio de la modernidad, y sin que parezca un juego de
palabras, podemos expresar que:
Las Relaciones Públicas promueven y mantienen las relaciones con los públicos.
A la hora de analizar la fórmula, podemos hallar una serie de significados relevantes,
por ejemplo:
trato, comunicación, conexión, vinculación, entre personas y grupos de personas, reunidas o dispersas,
etc.
En otras palabras, se trata de trabajar con todos los públicos vinculados de otra manera a una
organización y, asimismo, tener la capacidad operativa capaz de interaccionar con otros sectores en
actividades destinadas a dichos públicos. No siempre se menciona entre las responsabilidades primarias
de las Relaciones Públicas a su función política y a la consecuente acción institucional, dos componentes
exclusivos que merecen destacarse expresamente dada su trascendencia.
El ejercicio profesional de las Relaciones Públicas "exige una acción planeada, con apoyo en la
investigación, en la comunicación sistemática y en la participación programada, para elevar el nivel de
entendimiento y la solidaridad y colaboración entre una entidad, pública o privada, y los grupos sociales
a ella vinculados, en un proceso de integración de intereses legítimos, para promover su desarrollo
recíproco y el de la comunidad a la que pertenece."
Indudablemente, las Relaciones Públicas deben estar siempre al servicio de fines concretos,
especialmente atendiendo la diversidad de negocios o actividades socio-económicas y políticas. Este
perfil representa el eje de cualquier desarrollo, y está adherido al progreso y al bienestar de la gente y
sus instituciones.
Desarrolla, controla y mantiene la Identidad (personalidad de la empresa) y en su consecuencia, la
Imagen (representación) como primera y más impactante forma de comunicación con los públicos
internos y externos. Su mejor aliado es la Difusión Institucional, quien olvida este concepto y acción lleva
al olvido a su Institución o empresa. Es un lema y una ley

"Hacerlo bien y hacerlo saber"

Finalmente, sumar que el PROTOCOLO y las RELACIONES PUBLICAS conforman un todo, quien conoce
ambos caminos sabe hacia donde va.
La integración (Ut unum sit) genera un agradable y certero espacio de trabajo para los profesionales y
seguridad de èxito para aquellos que reconocen en esta labor las herramientas para una perfecta
convivencia y respeto de los otros.
Recordar es nuestra misión, nuestro objetivo,
les dejo un resumen para esas ocasiones en que la mente se obnubila.

Comunicación Oral y Escrita

Protocolo del Telèfono y del E mail
El Correo Electrónico
 Configurar el correo con los datos personales y dirección de e-mail (por lo menos un alias o
iniciales),
 Firmar los mensajes SOLAMENTE con la información necesaria,

 La firma no debería sobrepasar cuatro líneas:

 1. Nombre y Apellido
2. Cargo
3. E-mail y telèfono.
 Evitar frases, fondos, marcos, archivos pesados, dibujos (todo aquello que resulta innecesario),
 Siempre realiza una prueba antes de enviar un correo de importancia.
El Teléfono
"Cinco reglas de Oro del Lenguaje Telefónico"
 Sonría, (nombre de la empresa y personal),
 Articule claramente,
 Hable con lentitud,
 Anote,
 Haga preguntas: reformular y mencionar al interlocutor por su nombre.
Algunos consejos
 No haga llamados de negocios a menos que tenga una buena razón (puede resultar una
intromisión o interrupción), vaya directo al tema y sea breve,
 Evite llamar a la casa lo que pueda ser resuelto en horario de trabajo,
 No permanezca callado mientras le hablan,
 No mascar, masticar, llevarse lapices, lapiceras, etc. a la boca, o hablar con otra persona,
 Si su telèfono está desconectado y le hacen llegar un mensaje es su obligación responder la
llamada,
 Cuando haya alguien en su oficina no reciba llamados a menos que sean urgentes,
 Evitar finalizar el llamado diciendo "Que tenga un Buen Día"; usar " Ha sido muy grato
escucharte", "Gracias por la información",
 Si un colega está hablando cuando entra a la oficina, salga, a menos que le diga que se quede.

Cortesía en el ámbito empresarial

Ascensor: Ingresa y egresa el de mayor rango.
Puertas: El primero abre y mantiene la puerta abierta.
Puertas giratorias: El primero pasa y espera a los que van saliendo.
"Prever acceso para personas con discapacidad o ancianas"

Visitas a nuestra Empresa

 Visitas de menor jerarquía (informales) Educativas,

Grupos heterogèneos de públicos,

Visitas de proveedores y
revendedores.

Planificación y Organización
1. Elaborar ficha Tècnica: Día y horario, Confirmación (fax o mail), Cantidad de
personas y Conocimientos previos (educativas).
2. Exposición Práctica: del Por què y Para què de la empresa. Impacto social, su
responsabilidad social.
3. Recorrido por las instalaciones.
4. Break o refrigerio.
5. Despedida: Entregar material gráfico y obsequio,
(Dependiendo de la actividad de la empresa).

 Visitas de mayor jerarquía (formales) de Empresa a Empresa.

1. Coordinar acciones protocolares y actividades: Día, lugar, horario, jerarquías, tipo de reunión, etc
2. Recepción - Bienvenida
3. Salutaciones (invitado-comitiva)
4. Desarrollo de actividades (recorrido, temas de intercambio, negociación, firma de
acuerdos o convenios, etc..)

Reuniones de Trabajo
Horarios
7.00 a 8.00 Desayuno de trabajo (interno)
8.00 a 9.00 (hasta 10.00) Desayuno de trabajo externo
(con personas de otra empresa)
Cafè, tè, agua mineral (sin gas),masas secas, galletitas,etc..
11.00 hasta 16.00 Brunch
13.00 Almuerzo
21.00 Comida
A cualquier hora Vino de honor
Reuniones, sesiones,
seminarios, mesa redonda, Cofee Break
etc..

"Cortesía, saludos y presentaciones empresariales"

 ..." solo los tontos se ríen de la buena educación"... .
Príncipe de Benevento.

 Presentación de personas,
 Introducir una persona ajena al grupo,
 Actitud en el momento de la presentación,
 Abrazo, semi abrazo, beso
 Dación de mano,
 Visitando la oficina de otro Ejecutivo.

Bibliografía consultada y de consulta

• Baldrige, Letitia - Complete Guide to Executive Manners - Rawson Associates, 1985.
• Baldrige, Letitia - The New Manners for the 90s - Rawson Associates, 1990.
• Debrett - Nuevo Tratado de Etiqueta y reglas sociales - EDAF, Madrid; 1984.
• Lopez Nieto, Francisco - Manual de Protocolo - Ariel, 1995.
• Lozano, Fernando - Manual práctico de Relaciones Públicas - Edita: Revista Internacional de
Comunicación y Relaciones Públicas.
• Cuadros y mapas conceptuales elaborados por el Profesor Licenciado en Relaciones Públicas Luciano
E. Perrotti.

Comportamiento laboral.

1. In troducció n .
El protocolo es p rin cipa lm en te o rd en y res peto p or la jera rq uía. Los homb res de n ego cios
man tien en con ta ctos c ad a vez m ás frec uentes : con ferenc ia s po lítica s o téc nica s en tre
repres en ta ntes de distin ta s instituc io nes, c on venc io nes em pres ar ia s, co ngres os
in tern acio na les d e aso ciac io nes múltiples , simpo sios, etc. Tod as es ta s reu niones deben
ser reg id as po r un c ód ig o, que regu le y fa cilite la interrelac ió n, este cód ig o es el
protocolo.
2. Comporta mien to en el á rea laboral.
La co rtes ía es in dis pensa ble en el á mbito la bo ra l; existen c iertas diferenc ia s en tre el
co mpo rtam iento soc ia l y el que se utiliz ar á en el luga r d e tra ba jo , lo que no s ign ific a que
el trato ha cia los subo rd in ad os s ea m en os c or tés, s ino que es diferente. La c or tesía se
co lo ca en el ton o de voz , en la s a ctitud es hac ia qu ienes nos rodean , má s que en las
fó rmulas clás ic as ; no es n ec es ar io ped ir perm is o par a entra r o retira rn os d e algún lug ar
o reun ió n.
Dad o la c antid ad de mujeres qu e tra ba ja n ha mod ific ad o el tr atam iento so cial qu e s e les
imparte, par a pa sar a s er tr atad as p rá ctic am en te con la misma co rtes ía c on la qu e un
señ or tr ata a sus c oleg as homb res.
Den tro de las em pres as no s en con tr am os con una d iferen cia bás ic a con los medios
sociales: un g ran respeto po r las jera rq uías . Las relac io nes en tre superiores y
subalterno s, entre ejec utivos y c lien tes o p ro veed ores . Los ra ngos estar án c la ra mente
diferencia do s, s ien do fund am en ta l que cad a p ers on a co noz ca su pos ic ió n y la h aga
resp etar.
3. Conviven cia .
El gr ado d e fo rm alid ad en el co mpo rtam iento y el vestid o depende de la ac tivida d qu e se
ocu pa la em pres a, o en la qu e s e mu even las per son as.
Tamb ién influ ir á en la ac titu d genera l de un fu nc ion ar io el eventua l con ta cto c on el
público y clientes , y sob re to do lo har á la p olític a interna d e la emp resa . Gen er almente
son lo directores d e és ta s qu ienes m arcan el estilo de la vestim en ta y, c om o da da
empres a es un mun do diferente, lo id ea l será que al in co rpo ra rn os a un nu evo tra ba jo
obs er vemo s cu id ad osa mente la ac titu d gen er al, y nos a dap temo s a ella .
Tamb ién ser á mu y im por ta nte que, ad em ás d e s egu ir la s c onven cion es soc ia les
tr ad icio na les, seam os natur ales y con trolad os , que sep am os im provis ar pa ra res olver
situ acio nes imp revistas ; en una pa la bra , qu e teng am os una bu ena do sis d e sen tido
co mún.
Otro punto im po rtan te den tro de la co nviven cia la bor al ser á el buen humo r, el s aber
son reír y utiliz ar un ton o a gra dab le d e voz . Será much o m ás fác il log ra r un m ejor
rend imiento d e nu es tros c olabo ra do res s i lo s tr atam os g entilmente, si ten em os en
con sidera ción c ad a p ers ona lida d y ac tu am os d e a cuerd o con ello.
4. Ves timenta .
Será mu y im po rtan te que a l tener la en trevis ta definito ria en una em pres a observem os
cuidados am en te el grad o d e forma lida d en el vestir , a na liza ndo sob re to do a aq uellos
que tien en el mis mo status qu e el ca rg o qu e o cup arem os .
Ante cu alqu ier tipo de dud a los ho mb res us ar án amb o, preferen temente os curo, o bien
saco y co rb ata, d e c olores sobr io s.
Las mu jeres ejec utivas o emp resa rias es ta rá n muy a tentas a que su ro pa sea de la mejo r
calidad po sible, d is creta, poc o es co ta da y par a na da pro vo ca tiva ; no olvida nd o el
cuidado del p einad o y de la s m anos par a qu e estén en perfec to o rd en .
5. Tratamien to .
Es la manera c orrecta que h an de ten er p ar a d ir ig ir se los m iemb ros d e la s ins titu cion es ,
tanto entre sus pa res co mo fren te a terc eros . La prec ed en cia estar á enc ab ez ad a po r los
fun dad ores de la ins titu ción y se regirá de acu erdo a l o rg an ig ra ma de c ad a ente en
esp ecial.
Entre person as que tienen la mism a jera rq uía, es frecu en te que se produ zc an ro ces, p or
lo que lo s individu os con fuertes p ers ona lida des d eb er án s er más con trolad os y
cuidados os, ya qu e aún s in inten ción , podr ía n a va sa llar a sus co mp añero s.
Cuan do se d es ee tener una reunión , lo c orrecto s er á qu e el que teng a la iniciativa va ya ,
o llame, a l esc rito rio de su igu al. No deb erem os llam ar lo a nuestra ofic in a a no s er que
nos esté visita nd o a lg uien cuyo apo rte sea de in terés par a el tema c omún . Si es ta
reunión fuera forma l, un hom bre deberá po nerse de p ie cu and o en tre su co lega , lo
salud ar á y presentar á a lo s vis itan tes, ind ic án do le un as iento antes d e sentars e
nuevamente. Una mujer a ctuar á d e la m is ma man er a, p ero p erma necerá sentad a. De
es ta manera el vis itan te notar á qu e qu ien a ca ba de ing resa r tien e, po r lo m eno s, la
misma jera rq uía de quién pres id e la reu nión.
Al llegarn os a l es cr itor io de un a per son a, sin hab er solic itad o p reviam en te un a
aud iencia , si la en con tr am os ocup ad a en el teléfon o o c on a lg ún tip o d e do cum en ta ción ,
deberemo s esp er ar a qu e term in e lo qu e es tá hac iend o antes d e co menz ar con el tem a
que nos llevó a vis itar la . Com o c ontra pa rtid a n o es co rrec to recibir a una person a y
hacer la espera r frente a noso tros mien tr as hablam os por teléfo no , a co rtarem os la
con vers ac ió n y p ediremo s qu e no nos pasen lla ma da s a fin de con centra rn os en nues tro
visitante.
En g en er al los sub ordina dos d eben ac ep ta r y s eguir lo que indiqu en y d ec id an lo s
superiores . Si ha y algun a dis crep an cia o bien algun a id ea qu e pueda m ejor ar la
ejecució n d e la ta rea, se exp on dr á el pa recer con cor tesía y en p riva do. Igu al
tr atamiento s e da rá par a el cas o d e que se sob reca rg ue d e tarea s a un dependien te.
Ante la exis ten cia d e sub ordina dos , siemp re d eberá n s er tra ta do s c on c orrecc ió n,
amabilida d y res peto , s iendo c ons cien tes de sus ho ra rios de s alid a, evitan do organ iz ar
reunion es o ju ntas s obre esa s ho ras .
La decisión de p asa r del tr atam iento de u tiliza r el ap ellido de un a per son a a usar su
nombre de p ila dependerá d e quién ten ga m ayor jer arqu ía . En el pr im er con ta cto
co mercial c on otra p er son a ser á in co rrec to usa r el nomb re de p ila. Lo c orrecto es da r el
mismo tr atam iento rec íp ro ca mente, la s exc epc io nes es tá n d ada s po r : a ) c uan do exista
gran diferenc ia de edad ; b) cu and o el d ep end iente p id a que lo llam en por su nom bre de
pila y c) cu ando la rela ción entre jefe y subo rd in ad o s ea informa l; s in emb argo dela nte
de terceros s e volverá a l tr atam iento fo rm al clás ic o, qu e ha ce a la im agen c orp or ativa.
6. Cortes ía telef ón ica .
Institucio na lm en te la telefo nista s iemp re al a tend er un llam ad o d eb er á p resen ta a la
empres a qu e rep resenta y s egu id amente deberá presentar se as im is ma .
Un erro r mu y c omú n en la s s ec reta rias es , al explic ar qu e su jefe no puede no pu ed e
aten der a quien le lla ma por teléfon o po rq ue el m is mo se encu en tr a en un a reunión ,
solicitar que reiteren el lla ma do.
Lo co rrec to es to ma r el nú mero telefó nico de quién llam a, n omb re y even tu al m ens aje,
respo ndien do qu e en cu and o s e term in e la reunión se d evolverá el lla ma do ; a fin d e no
in co mod ar a la p ers ona que des ea ob tener la co munica ción .
7. Des ayun o de Tra ba jo .
Lo s ejecutivos ac ostum bra n co menz ar much as reu niones d e tra ba jo con un d esa yun o. De
es ta man er a se lo gr a un m ejor clim a en tre los as is tentes , ya s ean rep resentan tes d e
dis tintas á reas , su cur sa les y/o in vita do s.
Es fund am en ta l qu e los a limentos a s er vir no s ean n i muy ela bo ra dos n i teng a qu e
prep ar ars e en la mesa , dad o que d e lo c ontra rio s e crea rá un clim a a dver so a l des ea do.
Lo s alimentos con los que c on ta remo s ser án un pan ec illo s y/o bud in es , c ro iss ants,
medias lun as y pa ra beb er ca fé, lec he y agu a m inera l.
En el s itio s e d ispo ndr á en el á ngulo superior derech o la taz a con su plato y cu ch ara
seg uida d e la c opa d e agu a; a la izq uierda del mism o se dispon dr á la s ervilleta . Lo s
pan ecillo s se dis tr ib uirán a lo largo d el centro d e la m esa , lo cu al perm itir á qu e c ad a
person a s e s ir va y man tener el ritm o de la reunión .
8. Departa men to de Rela cion es Pública s.
Impo rtan tísima fun ción dentro d e la emp resa le c abe al d ep artam en to de relac io nes
públicas , és te es el que prep ara al púb lico pa ra que abs orb a
lo que la emp resa p rod uc e.
Dicho d epa rtam en to es el que m an eja la s rela cion es human as d entro d e la emp resa y la s
públicas fu er a d e la mis ma ; en el p rimer as pecto cap ac ita al p ers ona l, as is te a reunion es
de d irecto rio y dem ás reun io nes ejecu tiva s. En el á mbito púb lico o rg an iz a, diagr am a y
supervis a la im ag en c orp or ativa d e la ins titu ción a tra vés d e la pub licida d y m ar keting ,
organizando even to s, inves tiga el merc ad o y la op in ión públic a; d ia gra ma y pro duc e la
pap eler ía de la em pres a, ta nto de las distin ta s á reas com o la esp ec ia l par a p residenc ia .
Para po der d esa rrolla r s em ejan te a ctivid ad c on un esp ec tro ta n a mplio , lo m ás
impo rtan te es una gr an orga niza ción , pa ra ten er to do ba jo c ontro l y cump lir as í los
objetivos fija do s en el plan propu es to.
9. Conclu sion es .
Cons id ero que la obs er va ción por pa rte de un a emp resa del c erem on ia l em pres ar ia l
con tr ib uye a d esa rrolla r un a im ag en co rpo ra tiva s er ia y a su vez d in ámica .
Cump lir las no rm as d el c erem on ia l imp lica cuida r el deta lle en la s rela cion es human as ,
es te cu id ad o minuc io so se irr ad ia hac ia to dos lo s á mbito s d e la emp resa jera rq uiza nd o la
tarea, así c omo lo s produ ctos o servic io s que la em pres a c omerc ia liza .
Es imp or ta nte d estac ar que es fác il visu aliz ar el cum plim iento d e es ta s norma s
protocolares en ins titu cion es d e pr im er a lín ea , sob re tod o en aqu ella s dond e s e ha ce
hin capié en la exc elenc ia de sus p rodu ctos .
Tamb ién es imp or ta nte foc aliz ar que la obs er va ción d e es ta s norma s otorga segu rida d en
el fluido d e la c omun ic ac ió n in terp er son al de la em pres a, ya qu e propon e un ca mino fá cil
de seg uir pa ra quien es la s obs er va n g ar antiz an do a lo s emp lead os el co rrec to planteo d e
sus inqu ietu des, lo cu al nos dice que aunq ue es en cialmente la inquietud s ea inc orrecta,
es tará bien plantea da .
En el p la no in dividu al c ons id ero que la obs er va ción de las no rm as protoc olares nos
permite d ir ig irno s ha cia el res to de la em pres a c on resp eto y correcc ió n, generan do una
co rr iente d e rec ip ro cida d ha cia nues tr a p er son a qu e indud ablem en te nos a yu da a
con seguir los objetivos que nos p la ntea mo s.

Reglas de oro.
La esencia del protocolo empresarial.
Comportamiento en el mundo de los negocios.

Las relaciones empresariales son de gran importancia en los negocios. Aquí vamos a dar
unos puntos básicos, de nuestras relaciones tanto con otras regiones, comunidades o países
extranjeros. Una base fundamental tanto en Protocolo empresarial como en cualquier otro
tipo de Protocolo, es la prudencia. Nuestra eficacia al frente de una empresa, viene
determinada en gran medida por esta base. El resto será obra de nuestra formación, de
nuestra experiencia y de nuestro saber estar. No se olvide que ser agresivo no equivale a
ser maleducado. Se puede ser duro negociando y mantener siempre nuestra compostura.
Regla 1.
Información. Antes de acudir a una comunidad o país distinto al nuestro es
conveniente informarse sobre las costumbres y tradiciones de esa localidad o país, de
su historia, de su economía, de su lengua y de sus gentes. Esto nos dará las bases de
lo que se puede y no se puede decir, de los temas de conversación, de los gestos y
ademanes que podemos y no podemos hacer, de la forma de saludar, de la forma de
no ofender a sus ritos y tradiciones, de la forma de agasajar, y en general de la forma
de comportarnos sin causar ningún conflicto que pueda dar lugar a la rotura de las
negociaciones o al enfriamiento de las relaciones con esa comunidad o país.
Regla 2.
Presencia. La primera impresión es fundamental como punto de partida. Tener una
presencia agradable es un punto favorable para nosotros. Aunque debemos, como
dijimos antes, conocer que puede ser para ellos "tener buena presencia". Debemos
tener en cuenta, que la presencia no es solamente vestir bien sino saber comportarnos
en cuanto a los ademanes y las buenas maneras. Debemos saber saludar, conversar,
sonreír... todo ello con gran naturalidad, y sin forzar nuestros modales. No hay nada
peor, que caer en la más absoluta de las pedanterías forzando nuestros modales hasta
el límite de lo ridículo. Sea sencillo, educado y natural.
Regla 3.
Categorías. Debemos conocer bien las distintas categorías tantos sociales, como
políticas y económicas de nuestro sitio de destino. Aunque en determinados países no
sean de gran importancia en la mayoría, el respeto de a las personas según su estatus
es una parte esencial de su identidad. Debemos ser capaces de establecer una
correcta comunicación con nuestros interlocutores (tanto de forma verbal como
escrita) y para ello necesitamos conocer la realidad de sus categorías. Nunca hay que
ser exagerados y en caso de duda lo mejor es informarse, o utilizar un tratamiento
inferior a uno superior (es mejor quedarse corto que pasarse).
Regla 4.
Limitaciones. Debemos conocer bien nuestras limitaciones y las de nuestros
interlocutores. Hay que saber aprovechar nuestros puntos fuertes y tratar de
minimizar nuestros puntos débiles. Al contrario, que trataremos de "utilizar" en
nuestro provecho los puntos más débiles de nuestro interlocutor. Lo mejor es
conocerse perfectamente a uno mismo, y conocer, en la medida de lo posible, la
personalidad y el entorno de nuestro interlocutor. Ahora bien, hay que tratar de
convencer y nunca de imponer. Trate de persuadir haciéndoles ver que nuestras
razones son mejores que las suyas.
Regla 5.
Dominio. Hay que saber dominar todas las situaciones posibles. Debemos dominar las
técnicas de negociación, pero también tenemos que tener un poco de psicólogos y
tratar en todo momento de comprender la postura de nuestros interlocutores. Las
relaciones comerciales al igual que las personales, se basan en la confianza y en la
amistad. Si no controla o domina la situación puede dar una sensación de inseguridad
que puede dar lugar a desconfianza por parte de nuestros interlocutores. Una
negociación, generalmente, basada en la desconfianza, tiene poco futuro de llegar a
buen término.
Regla 6.
Seguridad. Es un detalle muy pocas veces tenido en cuenta por ciertos directivos y
ejecutivos de empresas (generalmente, pequeñas y medianas). Hay muchas partes de
un negocio que son susceptibles de ser robadas o copiadas. Una idea, puede costar
muchos miles de millones de euros. No siempre se roban planos, maquetas, etc. Se
 "roban" muchas ideas expresadas en una simple reunión de negocios. Así todo hay que
tener cuidado con las carpetas y maletines repletos de documentos, propuestas, etc.
Lo mismo con informes y otra documentación sensible que puede hacer referencia a
personas o empresas de la competencia.
Regla 7.
Respeto. Con este simple término, Usted hará muchas cosas a la vez: dejará en buen
lugar a su compañía (a la que representa), a su país o comunidad (al que representa
de forma indirecta, ya que mucha gente valora en un primer momento, el país o
comunidad, por las personas que conoce del mismo) y lo más importante, se dejará en
buen lugar a Usted como una persona educada, elegante y que sabe estar y
comportarse. Ante cualquier tipo de situación hay que "mantener el tipo" y la
compostura. Es en los momentos más duros donde se ve la clase de una persona.
Hágalo por Usted y por lo que representa en ese momento. Usted es un "embajador"
en ese momento.

Protocolo empresarial:

Hay que distinguir entre actos privados, que son aquellos en los que el acto en sí no reviste demasiada
formalidad y se organiza para un grupo pequeño de personas y actos públicos, que corresponden al
protocolo de eventos.
En cualquier caso, la impresión que se quiere dar cuando se organiza un acto en una empresa es la
imagen que ésta misma tiene, por lo que es importante no olvidar ningún detalle.
1- Reuniones-
Las reuniones sin muy útiles siempre y cuando se tenga claro el objetivo que se quiere alcanzar. Es un
acercamiento de compañeros en los que se tratan de poner puntos en común.
El número de personas que vayan a asistir no deberá exceder en ningún caso de 10, y tampoco menos
de 5.
La sala donde se celebre también es importante, una buena luz, ventilación y equipamiento
(ordenadores, calculadores o todo aquello que sea necesario) son clave para una buena predisposición a
la hora de atenderse los unos a los otros.
Si la reunión fuese muy larga o muy formal, es conveniente disponer de un servicio de cafetería y algún
aperitivo, para reponer energías y no hacerlo pesado.
2- Presentaciones-
Aunque parezca una tontería, las precedencias a la hora de presentar son muy importantes.
La persona de inferior categoría debe ser presentada a la de mayor.
Si tienen la misma categoría, se seguirá la norma de la edad: la de menor edad es presentada a la de
mayor edad.
Si tienen misma categoría y misma edad; el hombre será presentado a la mujer.
3- Regalos de empresa-
La regla más importante es que nunca lo use con el fin de sobornar.
La mayor parte de los regalos se deben hacer para celebrar o bien la Navidad o un cumpleaños o una
fiesta señalada. No hay que ser pelota.
Por otro lado, hay regalos que son obligados, como los de agradecimiento.
No hay que gastarse una millonada, pero tampoco hay que ser cutre.
Cuidado con el hecho de marcar el regalo con el logotipo de la empresa, puesto que puede se puede
confundir entre el detalle de hacer un regalo y el mal gusto de ir haciendo "disimuladamente" publicidad.
No regale dinero nunca.
El regalo debería enviarlo a la casa particular de a quien vaya dirigido, con una tarjeta de la empresa.

LA INDUMENTARIA PARA ACONTECIMIENTOS IMPORTANTES

Las prendas más usuales en la etiqueta civil son las siguientes:
1. El chaqué, que es prenda de etiqueta para la mañana y tarde hasta las siete. Es una especie de levita,
con faldones separados por delante, de color negro o gris marengo, y con el pantalón de tejido especial,
gris con rayas negras. Su complemento es el sombrero de copa gris o negro, guantes, grises, camisa
blanca, corbata gris, zapatos y calcetines negros.
2. El smoking, que es prenda de media etiqueta, para últimas horas de la tarde y noche. Es una
americana especial, variable en sus detalles, según la época, que puede ser de varios colores (negro,
azul-negro, granate, blanco), aunque el más usado es el negro. El pantalón es siempre del color del
smoking, excepto cuando éste es de verano (blanco), en cuyo caso el pantalón es negro. Complementa
el smoking camisa blanca, corbatín de lazo del color del traje, guantes blanco-hueso o gris, chaleco o
fajín, zapatos y calcetines negros.
3. El frac, que es vestidura de gran gala. Por delante llega hasta la cintura y por detrás tiene dos
faldones. Es de color negro o azul-negro y se completa con el sombrero de copa, guantes blanco-hueso o
gris claro, camisa blanca con botonadura de perlas o brillantes, cuello duro de pajarita, con corbatín y
chaleco negros o blancos, según se trate de actos religiosos y académicos o de otros actos.
El uso de las prendas de etiqueta no depende, generalmente, de las personas que asisten a los actos
públicos. Por el contrario, corresponde a los organizadores o anfitriones de un acto determinado y, en su
caso, a los jefes de protocolo o de relaciones públicas, decidir la clase de indumentaria que deben llevar
los asistentes a los actos, según la naturaleza de estos, la hora en que se celebren, o bien el relieve que
aquellos quieran darles. Esto se hace saber en el tarjetón, en la parte inferior de éste, que acompaña al
saluda, y se acostumbra a poner una expresión ya convenida.
Las expresiones más usuales son las siguientes:
— Se ruega etiqueta» o «Etiqueta suplicada», que significa que el organizador pide se vista de etiqueta
sencilla (chaqué, smoking, uniforme de etiqueta para militares), aunque no con carácter obligatorio. En
caso de ser imposible acceder al ruego del anfitrión, debe vestirse por lo menos «traje oscuro»,
expresión que también suele utilizarse en forma alternativa con las otras (chaqué o traje oscuro, smoking
o traje oscuro).
— «Chaqué o uniforme», expresión que indica que debe vestirse obligatoriamente tales prendas.
— «Rigurosa etiqueta» o simplemente «Etiqueta», que también tiene un carácter obligatorio.
— «Frac o uniforme con condecoraciones», expresión también de signo obligatorio.
Por lo general, en las invitaciones no se hace referencia de manera concreta a la indumentaria de las
señoras. Cuando en las frases antes aludidas se habla de «etiqueta», la hora y la índole del acto
determinarán el tipo de vestido femenino. Por lo demás, si se habla de chaqué, smoking o frac para
caballeros, la moda imperante en cada época aconsejará el atuendo correspondiente para las señoras.
No obstante, suele utilizarse, a veces, en las invitaciones la expresión: «Señoras: traje de noche».
Es una atención que debe tenerse para con los organizadores, por parte de las personalidades e
invitados a los actos, el asistir a los mismos vistiendo el indumento que se indica en la invitación.

LA MUJER Y LA INDUMENTARIA
Cuide el detalle de sus medias. ¿Usted cree que no se ven? Sí, se ven, y por eso siempre tienen que
pasar desapercibidas. Deben ser oscuras siempre, y además largas para que cuando cruce la pierna no
se le vea ese pedacito de pantorrilla blanca. Las manos foco de atención, conviene fijarse antes de salir
si están limpias y cuidadas.
Siempre utilicen mejor medias oscuras, excepto en verano, con las de color hueso o marfil se verán
estupendas. Por más que sea verano, si tenemos una reunión formal siempre hay que llevar medias.
Es importante recordar que también tienen que ir en armonía con el color de la falda o vestido que usen,
siempre más claro que el color de la ropa.
Eviten las minifaldas y los escotes profundos. Sobre todo si el evento es de su empresa. A lo mejor usted
quiere llamar la atención pero luego hay que recordar que la vida profesional continúa y su imagen
puede desmerecerse.
Con respecto a las uñas, fijarse antes de salir que el barniz no esté pelado y que el esmalte esté parejo.
Las manos son un centro de atención fuerte en lo corporal y su aspecto reflejará cómo es la persona.
En cuanto al maquillaje, es preferible lo menos posible antes de caer en excesos. Lo más aconsejable es
que sepa manejar las técnicas de maquillaje para poder transformar y distinguir un maquillaje de día de
uno de noche.
Si la reunión es muy importante (ejemplo: casamiento) no dude en solicitar un maquillaje profesional, ya
que es posible que se tomen fotos y si su maquillaje se corre no saldrá bien en ellas, y eso es para
siempre. Si no maneja las técnicas, lo más aconsejable es tener en cuenta la ocasión, la hora del evento,
el lugar: eso la ayudará a estar a tono. Una regla de oro: solo lo necesario para que se vea usted bien
arreglada y sea usted misma. ¡El maquillaje debe resaltar lo mejor de usted (sus ojos, sus labios, etc.), no
enmascararla!
La noche obliga a utilizar vestidos largos y escotes algo más generosos, e incluso maquillajes algo más
fuertes pero siempre elegantes.
Es aconsejable, en este caso, que el invitado que no puede asistir, se excuse, además de con el anfitrión,
con el propio homenajeado.
• La puntualidad es sumamente importante:
Si una persona: es culta = es educada = posee civismo = es puntual

Tema 4.- Creación y organización de eventos

PASOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE UN EVENTO
Empiece lo más pronto posible
• Definir el responsable del evento
• Determinar el objetivo del evento
• Determinar la audiencia meta
• Realizar el presupuesto
• Definir opciones de sede
• Definir opciones de recintos
• Investigar vías de comunicación que conectan con la sede
• Investigar la capacidad hotelera
 • Solicitar cotizaciones de las opciones de sede
• Solicitar cotizaciones de alimentos y bebidas
• Realizar primera revisión de avances
• Revisar y solicitar bases de datos actualizadas de la audiencia meta y su costo (apoyándose en
cámaras y asociaciones)
• Definir un programa preliminar de actividades generales a realizar: conferencias, cenas, entre
otros

A ocho meses del evento

• Determinar los comités que el responsable del evento va a coordinar: hospedaje, transportación
aérea y terrestre, alimentos y bebidas, conferencistas/programa/contenido, promoción y
publicidad
• Realizar viajes de inspección a las sedes preseleccionadas
• Revisar cotizaciones de recinto, hoteles, transportación, alimentos y bebidas
• Analizar viajes y cotizaciones
• Elección de sede y recinto
• Analizar contrato y reglamento de operación del recinto seleccionado
• Revisar basa de datos
• Diseñar el Manual del Expositor
• Definir la imagen general del evento (logo, papelería y programa de producción)
• Diseñar la estrategia de mercadotecnia para el evento (correo directo, telemarketing, revistas
especializadas, radio, televisión, prensa, productos promocionales, etc.)
• Definir plan de medios de promoción (calendarización)

A seis meses del evento

• Negociación con hoteles, recinto y transportación
• Definición de la fecha del evento, así como tiempos de montaje y desmontaje
• Revisión de presupuesto
• Depuración de la base de datos
• Inicio de la promoción del evento (pósters, invitaciones por correo directo, relaciones públicas,
ruedas de prensa, etc.)
• Presentación del evento en medios y a clientes potenciales
• Revisión del programa preliminar del evento de acuerdo a los conferencistas confirmados
• Definir cómo se hará el preregistro (invitaciones y/o telemarketing)
• Elaborar el plan de transporte y hospedaje para los asistentes y sus acompañantes
• Establecer necesidades de equipo de apoyo: equipo audio visual, decoración, atenciones,
souvenirs, fotografía, filmación, grabación de videos y memorias del evento, iluminación,
escenografía, mamparas, tarimas, edecanes, traducción, módulos de recepción e información,
sala de prensa y organizador, publicidad, traducción simultánea, impresos, mensajería,
mobiliario

A cuatro meses del evento

• Enviar correspondencia de promoción
• Impresión de programas definitivos
• Diseñar el programa turístico para acompañantes
• Primer cierre y monitoreo del preregistro
• Continua la depuración de la base de datos
• Redefinir necesidades y ajuste de presupuesto

A tres meses del evento

• Planeación del servicio de alimentos y bebidas (programar horarios)
• Confirmar la lista de equipo de apoyo y definir proveedores
• Ajustar necesidades de hotelería y transportación
• Continua preregistro y ajuste presupuesto
• Entregar Manual del Expositor

A dos meses del evento

• Programación de eventos especiales (cena de gala, brindis, inauguración, etc.)
• Requerimientos adicionales: leyendas, mantas, señalización, gafetes, etc.)
• Confirmar el tipo de montaje de las salas con el recinto
• Verificar avance de materiales impresos
• Revisar el presupuesto actual y preregistro
• Revisar con proveedores tiempos de montaje y desmontaje de expositores

A un mes del evento

• Prueba y confirmación del menú/montajes/colores del mantel
• Confirmar habitaciones del hotel
• Confirmar transportación
• Revisar equipo de apoyo
• Preparar paquetes de información para participantes registrados
• Primera junta con el recinto para la revisión de la logística del evento
• Labor de telemarketing para quienes no se han registrado
• Cerrar el contrato con alimentos y bebidas y pagar el anticipo

A una semana del evento

 • Cerrar cuentas con alimentos y bebidas
• Junta final para revisión de la logística con el recinto: horarios y fechas del montaje y desmontaje,
vigilancia, limpieza, requisitos de teléfonos y faxes, servicios de copiado, apoyo en
escenografía, señalización, estacionamiento, ubicación del área de registro, requerimientos para
la inauguración, área de invitados especiales, proveedores oficiales, etc.
• Junta con alimentos y bebidas para revisar horarios y tiempos
• Junta con hoteles, confirmar últimos detalles
• Junta con empresa de transportación
• Confirmación de programa de acompañantes

¿Se siente usted preparado para el evento?

Revise el siguiente listado y confirme:
I. Requerimientos para la inauguración
• Listón, tijeras, micrófono inalámbrico
• Presidium/tarima para presidium
• Personalizadores para presidium/iluminación
• Equipo de sonido
• Iluminación de podium
• Confirmar invitados importantes
• Fotógrafo/video
• Discurso

II. Equipo
• Equipo audiovisual
• Iluminación
• Decoración
• Tarimas
• Escenografía
• Mobiliario especial
• Sonido
• Requisitos de teléfonos/faxes y larga distancia
• Servicio de copiado
• Circuito cerrado
• Traducción simultánea
• Tablero para recados de los participantes

III. Instalaciones
• Area de registro: gafetes de preregistro, material a entregar, teléfono
• Sala de organizadores: teléfono, sala, circuito cerrado
• Sala VIP de conferencistas: sala, teléfono/fax, servicio de café, circuito cerrado
• Sala de prensa: teléfono/faxes, máquinas de escribir, computadora, copiadora, circuito cerrado,
sala, servicio de café, área de información, estacionamiento, lugares especiales para las
personalidades, señalización

IV. Promoción/Memorias
• Impresos/publicidad
• Atenciones a visitantes
• Reconocimientos
• Souvenirs
• Fotografía
• Filmación
• Gafetes de VIP´s organizadores y prensa
• Grabación de videos y memorias del evento

V. Personal
• Anfitriones de conferencistas e invitados especiales
• Edecanes
• Programa de edecanes
• Traducción simultánea
• Programa de traducción simultánea
• Fotografía y video
• Operadores de equipo
• Variedad musical
• Vigilancia
• Limpieza

Le sugerimos:
• Antes de tomar cualquier decisión, considere los resultados de una investigación de mercados
previa
• Tenga una lista de proveedores alternativos
• Revise con anticipación los tiempos de correo directo, para que la papelería llegue a tiempo a los
diferentes destinos
• Tenga listos varios conferencistas alternativos
 • Si tiene invitados internacionales, considere las fechas para promocionar el evento con mayo
anticipación
• Es importante realizar juntas periódicas con todos los que participan en la organización para que
estén enterados de los avances
• No deje de asistir por lo menos a dos juntas con el recinto
• Recuerde que al final de revisar la lista de pagos pendientes e incluirlos en el presupuesto
• Aproveche la clausura para anunciar su próximo evento
• Envíe cartas de agradecimiento a los expositores participantes

EVENTOS EMPRESARIALES
AUDIENCIAS

Las visitas empresarias son diligenciadas por la secretaría dado que no requieren tramite protocolar.
El objetivo de las audiencias protocolares es institucional y son concertadas por el Departamento de
Ceremonial.
La solicitud de audiencia se realiza por teléfono. Al concretar fecha y hora, se darán las indicaciones
relativas a la puerta por la que ingresara el invitado. De ser posible se le dará ingreso al automóvil que
conduce al visitante al estacionamiento privado del edificio. El funcionario de ceremonial estará
esperando al visitante en el hall de entrada. El funcionario de ceremonial se retira y da paso a la
secretaria quien esperará se le indique si desean tomar algo. La duración de la audiencia es de 15 a 30
minutos. Las audiencias protocolares se retribuyen con otra visita que se desarrolla según las mismas
pautas.

VISITAS A PLANTA – INAUGURACIONES

Definir el programa de actividades en su totalidad, previendo los tiempos requeridos y los horarios, que
deberá cumplirse.
La lista de invitados deberá realizarse apelando a las listas con que cuenta el area de ceremonial o
secretaria, incluyendo a las autoridades civiles, militares y religiosas.
En el programa de actividades se tendrá en cuenta:
Recepción: funcionarios presentes para recibir y despedir a los invitados.
Ubicación de los directivos, autoridades invitadas y público en general. Ubicación de banderas.
Descubrimiento de placa o bendición de instalaciones.
Discursos: serán breves y expresados en el orden de precedencia que corresponda o sea de menor a
mayor jerarquía.
Recorrido de planta: se evitara el exceso de tecnicismo.
La recepción que será adecuada a la estación del año.
La despedida será organizada del mismo modo que la recepción.

En cuanto al persona y a los servicios se debe tener en cuenta:

El personal puede ser estable o contratado cubriendo una proporción de uno por cada 10 o 15 invitados.
De realizarse la ceremonia al aire libre se contrataran toldos en prevención de lluvias.
Los servicios sanitarios deberán ser suficientes y estar limpios. Se contara con servicio médico o de
primeros auxilios.
Habrá guardarropas disponibles y se facilitara el estacionamiento para autos.
Se recepcionará y acompañara a los que lleguen por avino, tren u otros medios de transporte.
Se contrataran servicio de fotografía y filmación. Se enviara la información a la prensa y se cursaran
invitaciones y gacetillas con la suficiente anticipación.
Los regalos serán entregados al finalizar todas las actividades.

Al confeccionar las listas de invitados se tendrá en cuenta:

La actualización de todos los listados con que debe contar ceremonial o secretaria
Las autoridades deberán ser invitadas por nota y con 20 días de anticipación
Se establecerá el adecuado orden de precedencia y el orden de los discursos
Se deberá verificar la presencia de todas las autoridades que se nombran y aquellas que están
representadas entregando esta información al locutor
Es conveniente indicar en las invitaciones el carácter “estrictamente personal” de las mismas y que se
ruega presentarlas para evitar el acceso a personas ajenas.

CONFERENCIA DE PRENSA

Elementos para una convocatoria en una conferencia de prensa:

Listado de todos los medios gráficos nacionales y extranjeros, de las emisoras radiales y de los canales
de televisión debidamente actualizado.
Cursar invitaciones por nota con una anticipación de entre 5 y 10 días. Se respetará el horario y la
duración previsto.
Lograra la mayor asistencia posible efectuando llamados recordatorios
Proveer de credenciales a los medios convocados
Definir el lugar en donde se realizara
Designar un moderador para ordenar las preguntas de los periodistas
Disponer de mesitas para apoyo, anotadores, bolígrafos y ceniceros
Se podrá ofrecer un cóctel al finalizar la conferencia
La recepción de los periodistas la hará un funcionario de ceremonial que solicitara la identificación de los
indicados y los presentara a las autoridades invitantes

CONFERENCIA PUBLICA

Debe tenerse en cuenta los siguientes aspectos referidos al ceremonial:

Lista de invitados propuesta por la dirección y las áreas especializadas la que deberá completarse con la
lista protocolar con que cuente la oficina de ceremonial o secretaría.
Invitación, para los casos especiales por una nota personalizada y firmada, deberán ser distribuidas en
mano.
La sala donde se desarrolle la conferencia, será necesario verificar la disponibilidad de los equipos de
amplificación y micrófonos. También se dispondrán cabinas y audífonos para cuando sea necesaria la
traducción.
Mesa cabecera desde donde se desarrollara la conferencia. En ella estarán el disertantes quien ocupara
el lugar central.
No olvidar el agua
Al finalizar el acto, se podrá invitar a un vino de honor o cóctel
Se tomaran fotos y/o video de la conferencia.

DESAYUNOS DE TRABAJO

Suelen tener un lugar en la propia empresa. La mesa puede ser tendida con individuales, no se colocaran
centros de mesa.
El invitado dispondrá de servilletas, una taza con su plato y cuchara, un plato adicional tamaño postre,
una copa para los jugos ubicada delante del plato.
Se distribuirán sobre la mesa tostadas, medialunas, distintos tipos de panes, fiambres y frutas.
El café, la leche, el agua y los jugos serán servidos por la derecha por el personal de servicio.
El horario estimado es entre las 08.30 y las 9.30 horas.

EL TÉ

Se invita con 5 o 6 días de anticipación, telefónicamente o por tarjeta y tiene una duración de una hora y
media a dos horas.
La dueña de casa tendrá ubicada a su izquierda la bandeja para ir sirviendo. La señora preguntara
comenzando por quien tiene a su derecha, como desea el té.

REUNIONES DE TRABAJO

Preparación

Establecer un orden del día

Los temas deben ser pocos y puntuales
Fijar la hora de inicio y finalización
Limitar el numero de participantes
Quien conduce la reunión debe conocer los temas y expresarse con claridad y objetividad. Conceder la
palabra a quien se la pide.
Preparar material de apoyo para hacer mas didáctica la exposición (pizarron, rotafolio, video, etc).
También disponer de papel, bolígrafos, espacio adecuado.
Disponer la mesa y ubicación de los participantes
Hacer llegar a los participantes las conclusiones de la reunión

Tipos de Reuniones

De Discusión: debate, mesa redonda, discusión para tomar decisiones. Breve introducción para recordar
datos y objetivos. Señalar los puntos importantes, siempre que resulten nuevos. Hacer una síntesis
finales.

Lluvia de ideas: altamente creativa, producción intensa nuevas. Se trata de expresar el mayor numero de
ideas en el menor tiempo. La imaginación es libre y la critica esta prohibida.
Necesidad de un moderador que este familiarizado con este tipo de reuniones. Tratar de desdibujar toda
relación jerárquica. Liberar la imaginación.

Estudio de casos: sirve para analizar en conjunto un problema y hallar una solución consensuada. Un
moderador imperial y mejor si es ajeno al caso, porque su visión objetiva será un aporte invalorable.
Tratar de que todos los presentes participen en la solución del caso.

PRESENTACIÓN DE UN LIBRO
Los días mas adecuados son miércoles y jueves. El horario mas conveniente es a las 19 horas. Puede
realizarse en un Centro Cultural, Biblioteca, Editorial, etc.
Se invitara a personal de la editorial y auspiciantes, invitados del autor y prensa.

Invitaciones: impresas por lo menos 20 días antes, distribución 15 días antes, lo ideal es que sean
entregadas en mano con sobre abierto, en el sobre se escribe “Presente”, si no son muchos sobres se
escriben a mano alzada sino en computadora, debe tener el logo impreso siempre debe estar escrita con
tinta negra letra cursiva inglesa, suele darle importancia el color dorado.

Requerimientos básicos: estrado, bandera, sillas, mesas, mesa para libros, ejemplares, podio, audio,
luces, guardarropas.

Catering: vino de honor

Personal: audio, guardarropas, mozos, locutor, promotor, mantenimiento.

Estrado: será ocupado según orden protocolar por presentador de la editorial, auspiciante o anfitrión,
invitado de honor “el autor”.

Desarrollo: el ceremonialista debe tener una lista de invitados e ir chequeando la asistencia. Entran
primero los invitados. Luego el invitado de honor acompañado por el auspiciante y el presentador.

Tener en cuenta que el 100% de los invitados concurre solo un 40%.

Oradores: primero habla el anfitrión quien da la bienvenida, luego el presentador que contara algo del
autor y por ultimo habla el autor.

FIRMA DE CONVENIO

Consta de dos partes:

Formal o Protocolar: general un seguimiento protocolar, se deben guardar determinadas normas propias
de este acto.
Periodístico: es sumamente importante y debe contar con la presencia de la prensa.

Lugar: estratégico, representativo y que ayude a lograr el objetivo.

Horario: horas de la tarde
Mailing: personal jerárquico, personal involucrado, áreas relacionadas, selección y convocatoria a los
medios de comunicaciones oral, escrito y televisivo.
Requerimientos básicos: estrado, mesas, sillas, carpetas de cuero para poner dentro los convenios,
lapiceras de pluma con tinta negra, servicio de cafetería, obsequios (las partes firmantes intercambian
regalos, nunca promocionales, tiene que ser regalos pensados para cada uno), amplificadores y audio
(micrófonos inalámbricos, de mesa, etc), locutor (anuncia a los asistentes y mientras se firma va
informando de que se trata lo que se firma).
Personal: de ceremonial (recepciona y acomoda a la prensa), jefe de ceremonial (asiste en la firma de
documentos), ayudantes de sala (atienden micrófonos, gacetillas, etc), fotógrafo personal (para distribuir
entre los medios de prensa o para archivo de la empresa), mozos.
Desarrollo: recepción de autoridades e invitados, recibir autoridades por separado, ubicación, una vez
que todos están ubicados el jefe de ceremonial va a buscar al recinto a las autoridades y los ubica en el
estrado, habla el locutor, firmas del convenio, breves palabras de los firmantes, los jefes de ceremonial
toman los obsequios, intercambio de regalos, se inicia la conferencia de prensa, cuando termina se
acompaña a las autoridades al despacho.

EVENTOS SOCIALES

TIPOS DE CELEBRACIONES

Fiestas privadas y aniversarios, recepciones sociales con autoridades, cócteles, inauguraciones de actos,
bautizos, comuniones, bodas.
Se organizaran en función de la calidad del acto que quiera darle cada persona, del numero de invitados
y del presupuesto económico que se disponga.
La formalidad, tipología y sobriedad del acto, la deciden las personas que lo ofrecen, aun si, no pueden
ignorarse las reglas de cortesía que forman la llamada visa social.

CARÁCTER DE EVENTOS

Pueden ser:

Formal: evento de exquisita elegancia. Se define por la forma como se desarrolla, desde la manera de
invitar, diseño de las tarjetas, línea de recepción y ubicación de las personas hasta la decoración,
selección del menú y bebidas, tipo de servicio, forma de vestir, etc.
Semiformal: si las parejas se sientan a la mesa en forma continua, los invitados deben levantarse para
servirse sus propios alimentos o permanecer de pie durante la reunión, aquel deja de ser estrictamente
formal y se convierte en semiformal.

Informal: es aquel que no tiene mas limite que la iniciativa y el buen gusto del anfitrión.

No se improvisa – sugerencias

El horario previsto. En caso de almuerzos y cenas, se fijará una hora que deberá ser respetada por todos
lo invitados.
El tiempo que esta previsto que dure la celebración. Si es una cena-buffet puede comunicarse a los
invitados hasta que hora estará el servicio a disposición, debe avisarse si esta previsto ofrecer algún tipo
de comida mas o menos formal.-
Como vestirse. Se indicara en la invitación, es mejor llamar a los anfitriones para facilitar una
información que podría comprometer a alguien.
Donde sentar a los invitados. Prever de antemano una lista y un plano con el nombre de las personas y
los puestos que deben ocupar.
A que hora termina la celebración
Agradecer a la mañana siguiente con una llamada de teléfono o con una tarjeta escrita a mano.

Invitar quiere decir estar al servicio de todos los invitados y dedicarles ciertas atenciones, en los casos
que cualquier anfitrión, por organizado que sea, no puede prever. Mejor preparase para los siguientes
imprevistos.

Posponer una celebración aun cuando falten dos días

Improvisar una serie de comidas o fiestas solo porque un invitado ha sugerido que llegan las vacaciones.
Presentarse a la celebración con los hijos sin antes haber avisado
Presentarse sin avisar con algún invitado mas
Enseñar la casa cuando éste no es el motivo
Esperar a unos invitados que en el ultimo momento deciden no asistir
Alguien puede romper en un segundo un objeto de mas de 100 años
Los invitados han confundido el día de la celebración
Comentarios imprudentes y situaciones embarazosas.

COMIDA FORMAL

Se constituye en u acontecimiento especial de tipo social, oficial o diplomático. Puede ser protocolar, de
alto nivel.
Se confeccionara una lista de invitados con sumo cuidado, teniendo en cuenta el equilibrio entre
hombres y mujeres. En caso de comida oficial a la que los invitados asistan en función de su cargo no se
considerará si son hombres o mujeres.
Las invitaciones se cursaran con unos 10 días de anticipación, serán distribuidas a mano y podrán ser
anticipadas telefónicamente.
Las invitaciones telefónicas una vez aceptadas serán seguidas de una tarjeta de invitación para
confirmar datos y evitar confusiones respecto del día, hora y lugar.
Si la comida es de etiqueta se indicara en una línea sobre la sigla RSVP “smoking” o “black tie”. La
vestimenta de las señoras no se indica en la tarjeta.
Las invitaciones a comidas se realizan entre las 20.30 y 21.30 horas, para sentarse a la mesa alrededor
de las 21.30, entre la hora fijada en la invitación y el momento previsto para sentarse a la mesa dando el
tiempo a llegar a los invitados y efectuar las presentaciones.
La persona a cargo de la organización, verificara la asistencia de todos los invitados para dar inicio a la
comida en el momento que los anfitriones lo hayan dispuesto.
Si algún invitado no se ha hecho presente, deberá retirase su plato ya que no deben quedar lugares
vacíos en la mesa.
Si el ausente termina llegando una vez iniciada la comida, se agregara su cubierto en un extremo de la
mesa y se le servirá el plato que corresponda al momento de su llegada.
La recepción de los invitados se hará según el grado de formalidad de la comida. Si es menos formal,
podrán actuar personalmente los dueños de casa, si son comidas más formales podrá disponerse de la
presencia de algún funcionario para indicar la ubicación del guardarropas y luego guiar a los invitados
hacia donde se encuentren los anfitriones.
Durante los minutos previos a la comida se ofrecerá champagne (vino blanco, mas informalmente), jerez,
juegos. Se servirán canapés y se optara porque sean de muy buena calidad, ya que no cuenta la
cantidad (Caviar, salmón, camarones) porque se servirá la comida a continuación.
A la entrada del salón se colocara un plano de ubicación y en la mesa se señalara el lugar de cada
comensal con una tarjeta de ubicación.
Las posibilidades de platos y menues a ofrecer es limitada. Se evitaran las comidas extravagantes y
demasiado sofisticadas.
Normalmente se ofrece un plato como entrada, un plato principal y un postre. El plato principal no
deberá repetir el tipo de carne del plato de entrada y el postre será liviano o pesado según los platos que
se haya ofrecido y la época del año.
Una entrada de pescado o mariscos servidos en canastitas de hojaldre o como rellenos de masas
hojaldradas, o con alguna sala adecuada, crepes de queso o distintas legumbres cocidas al vapor o
glaseadas, sopas crema de espárragos, champiñones, alcauciles u otras.
El plato principal podrá ser pescado o mariscos si la entrada fue una sopa crema o un plato de
legumbres, pechuga de pollo rellena o no, acompañada por distintos tipos de guarniciones como,
timbalcitos de arroz, zanahoria, papas en distintas formas, espinacas, verduras cocidas al vapor o
glaseadas.
Postres pueden ser frutas bañadas con distintas salsas dulces, mousses de limón u otras, bombas o
bombones helados.
Los vinos optaremos por los blancos para el pescado, mariscos, carnes blancas, pudiéndose servir un
rosado con carne de ternera, cordero y pescado con salsas condimentadas.
El tinto será servido con carnes rojas, de caza, cerdo, pastas y filetes a la parrilla.
Los postres y helados se podrán acompañar con vinos dulces o champagne.

RECEPCIONES APRES-DINER

Son reuniones que se realizan después de la comida, generalmente se ofrecen en ocasión de la visita de
alguna personalidad muy relevante a la que solo se invita a un grupo selecto de personas.
A continuación se ofrece este tipo de recepción a un grupo más numeroso, en un salón contiguo.
Se invita alrededor de 22 horas y se ofrecen variados bocaditos y bebidas mientras llega el momento en
que las personalidades agasajadas hacen su entrada al salón de la recepción, que se produce alrededor
de las 23 horas.
Estas reciben el saludo de los invitador y permanecen alrededor de una hora. Nadie debe retirarse antes
que ellos

CÓCTEL O COCKTAIL

Tipo de reunión que dura de 2 a 3 horas y se realiza antes del horario de la comida, o en caso de
empresas o instituciones, puede tener lugar también por la mañana.
Es adecuado para toda clase de ocasiones como aniversario, inauguraciones, despedidas, llegadas de
viajeros o funcionarios, viajes, presentación de personalidades, lanzamientos de productos, apertura y
cierre de congresos y convenciones, graduaciones, entrega de premios y diplomas, etc.
En las invitaciones que se cursan con tarjeta, normalmente se indica la hora de comienzo y
finalizaciones, que será entre las 18 y 21 o 11 y 13 horas.
La forma mas simple de cóctel es el llamado “cóctel en bandeja” que dura dos horas, no sobrepasando
las 20 horas. No se pone mesa, se ofrece en bandejas que hacen circular los mozos.
Será necesario contar con copas en cantidad suficiente, bandejas, servilletas, baldes de hielo, bebidas y
un menú.
Las bebidas serán champagne, vino blanco, tinto, gin, whisky, jerez, agua tónica, bebidas sin alcohol,
jugos de frutas y agua mineral.
Los comestibles consistirán en sandwiches pequeños de pan blanco, pan integral, chips, broches,
canapés de pate, salmón, pavita, tarteletas con diferentes cremas y camarones, palta, palmitos,
aceitunas, huevo duro, bocaditos calientes, empanaditas, croquetas, brochettes. Se completaran con
pequeños bocaditos dulces como florentinos, bomboncitos, masitas secas.
Las cantidades estimativas son de 8 a 10 bocados por persona en dos horas.

RECEPCIÓN

Reunión del mismo tipo pero mas alto nivel y duración que un cóctel. Dura alrededor de cuatro horas y se
organiza agregando una o mas mesas en el mismo salón o en un salón contiguo sobre las que se
disponen bandejas con sandwiches, canapés, bocaditos y distintas carnes blancas y rojas fileteadas con
las que se pueden preparar sandwiches en pequeños panecillos. No se sirven comidas.

BUFFET – MESA A LA AMERICANA

Combina el cóctel con la comida y puede iniciarse a las 20 o 21 horas, o dar comienzo a hora mas
temprana como a las 18 o 19 horas como cóctel, pasando a partir de las 20 a completarse con el servicio
de buffet, pudiendo finalizar pasadas las 22 horas.
Se inicia con un cóctel en bandeja en el que se ofrecen bocaditos, canapes, etc. El buffet puede ser frío y
frío – caliente.
Los postres podrán consistir en diferentes tartas y tortas, comportas. Ensaladas de frutas, frutas secas,
distintos tipos de mousse.
Al finalizar se servirá el café y se podrán ofrecer bocaditos, también licores como Cointreaux, Anís,
Benedictine, Dambrui, Cognac, etc.

VINO DE HONOR

Las invitaciones pueden hacerse por teléfono. El menú será liviano. Se ofrecerán vinos pero se preverá la
provisión de suficiente agua mineral y jugos de frutas.

LA BODA

Para empezar a planificar lo antes posible se aconseja:

Decidir la clase de boda que se quiere celebrar, la lista de invitados y saber cual es el presupuesto
disponible.
Escoger una fecha. La iglesia o registro civil serán claves para tomar la decisión sobre la fecha así como
el lugar de la recepción.
Preparar las invitaciones
Encargar el pastel si no estuviese en el catering
Pianista y obras de música que se interpretaran durante la ceremonia
Servicio de fotografía y video
Automóvil de los novios
Vestido de los novios
Reserva de hotel para la noche de bodas
Reserva de viaje de novios, hotel y transporte
Servicio de música durante la recepción
Estudiar diferentes presupuestos para todos los servicios
Flores y decoración en la iglesia y recepción
Acordar y degustar el menú
Aperitivos y bebidas que se servirán antes de la recepción
Pasaportes y visados
Envío de las invitaciones entre 6 y 9 semanas antes
Confirmar la asistencia de los invitados cuatro semanas antes
Plano y orientación de los puestos de los invitados

ANIVERSARIO DE BODAS

1 año: bodas de algodón

2 años: bodas de papel
3 años: bodas de cuero
5 años: bodas de seda
10 años: bodas de estaño
15 años: bodas de porcelana
20 años: bodas de cristal
25 años: bodas de plata
30 años: bodas de perlas
40 años: bodas de rubíes
50 años: bodas de oro
60 años: bodas de diamante

ANIVERSARIO DE NOVIOS

1 año: Amor
2 años: Ternura
3 años: Estrella
4 años: Sol
5 años: Luna
6 años: Nube
7 años: Garúa
8 años: Llovizna
9 años: Tormenta
10 años: Temporal

Nombres correctos de las comidas del día

Por la mañana: DESAYUNO

A mediodía: ALMUERZO
A las 17 horas: TE
A las 18 o 19 horas: CÓCTEL
A las 21 horas: COMIDA
A las 24 horas: CENA

Vale decir que iremos a cenar después de una espectáculo a las 24.00 horas.
Tema 5.-Convenciones y congresos.
COMO ORGANIZAR CONGRESOS

Tema y elección del Nombre Lo primero que debemos evaluar es el tema. En la actualidad en los
encuentros de este tipo se abordan todo tipo de temáticas.

Un congreso pretende dar a conocer, desde la perspectiva de sus ponencias, conferencistas y debates,
una serie de datos que faciliten no sólo información sino un contenido real sobre el tema central del
congreso.

Veremos que a un congreso pueden asistir varios cientos de personas, reunidas en un auditorio u hotel,
por lo que ya nos da una idea de su globalidad.

En la medida de lo posible debemos intentar que el lugar en el que se desarrolle el congreso sea afín al
acto que aborda.

Fecha y Lugar Por lo general planearemos un congreso con la suficiente antelación como para poder
prever dónde conviene celebrarlo, además de preparar todo el material (Cronograma de actividades,
planilla de inscripciones, etc.) para mandar a los posibles asistentes con la mayor antelación posible.

A la hora de escoger la fecha, sería interesante no ceñirse a una sola sino jugar con dos o tres
posibilidades, previendo que los ponentes no siempre están disponibles.

Es muy bueno para la ciudad tener eventos periódicamente pero contraproducente cuando éstos se
superponen, ya que no se les puede brindar a los visitantes un servicio óptimo.

Y en cuanto al lugar se refiere tener en cuenta otras cuestiones:

• La Concurrencia:

Debemos prever cuanto público asistirá al evento, de manera que podamos calcular qué capacidad debe
tener el auditorio.

• Mobiliario:

Debemos tener en cuenta si los asientos son los adecuados, si disponemos de atril o de una mesa de
presidencia. Al mismo tiempo debemos comprobar que la decoración sea la adecuada.

• Servicios técnicos:

Si precisamos realizar una serie de conferencias, pasar diapositivas, videos o proyección de datos, es
muy importante saber con qué cuenta la sala, para su contratación o no.
A efectos de calibrar el sonido, estableceremos el número de micrófonos que precisaremos y si deben ser
inalámbricos.

Otro dato a tener en cuenta es la iluminación de auditorio.

• Salas Anexas:

Siempre es importante disponer de otra sala en la que podamos recibir a los ponentes o efectuar algún
tipo de preparación de sus conferencias.

Por otra parte también puede ser necesario contar con una segunda sala anexa para ruedas de prensa,
presentaciones o donde se servirá un coffee break o cócktel.

• Accesos y complementos:

Debemos contar con un salón o recinto de congresos que sea céntrico o de fácil acceso, que disponga de
estacionamiento propio o cercano.

Preparación de invitados y convocatoria

• Contactar a los diferentes disertantes que deseamos asistan al congreso

• Hacer un listado en el que incluiremos a todas las personas que podrían estar interesadas en la
convocatoria.

• Hacer la convocatoria, comentando las fechas aproximadas y el tema de la conferencia.

• Confeccione una segunda lista, detallando las fechas, los horarios y los diferentes ponentes y temas del
acto.

• Cuando ya se tiene establecido todo el organigrama de conferencias o debates se debe pasar por
escrito y comenzar a preparar un programa, mientras paralelamente se confirma a todos y cada uno de
los ponentes por teléfono o e-mail, el día y la hora de su conferencia.

• Al margen de estas conversaciones se le debe enviar por correo a los conferencistas las credenciales
del congreso que oportunamente le hará llegar junto con las reservas del hotel y los pasajes de traslado
a la ciudad.

Alojamiento y entretenimiento Tanto para los disertantes como para los asistentes al congreso, se deberá
tener en cuenta el hospedaje, aconsejamos que éste se encuentre cerca del lugar donde se desarrollen
las actividades, de no ser así, se deberá prever los traslados hasta el recinto.

Por lo que se refiere al entretenimiento, es recomendable que tras las conferencias, los disertantes y
asistentes al congreso sean invitados a asistir a algún espectáculo o acto que sirva para distender el
ambiente y favorecer las relaciones interpersonales.

Otro punto que no se debe descuidar es la atención de los acompañantes de disertantes y de asistentes
a los cuales se les debe hacer un programas paralelo que contemple, por ejemplo, un Tour por la ciudad,
visitas guiadas o la asistencia a museos, espectáculos, etc.

Catering Generalmente los hoteles incluyen el desayuno en su tarifa. Por lo que debemos prever el resto
de las comidas ya que no todos poseen restaurante en el mismo.

A su vez los días de jornadas con gran cantidad de horas de conferencias es importante ofrecer coffee
break a los asistentes, como así también cena de bienvenida y final de congreso.

En este caso será el RRPP del evento quien se encargará de entregar las invitaciones convocando a todos
y cada uno de los invitados al acto en cuestión. O bien en el programa podemos advertir que durante el
desarrollo del congreso habrá una serie de actividades paralelas.

El Equipo Humano Todo congreso o acto necesitará de un equipo humano encargado de su gestión. Entre
éstos, los más imprescindibles son:

• Director de Congreso:

Se encarga de asignar tareas a los grupos y de mantener comunicación en reuniones periódicas con los
directores de cada subgrupo.

• Jefe de Prensa:

Que según el volumen del evento, deberá contar con un gabinete de prensa.

• Jefe de Relaciones Humanas:

Se encargará de la coordinación de todas las personas que trabajarán en el evento, manteniendo un
clima de trabajo armónico.

También estará a disposición de los asistentes y acompañantes, atendiendo sus pedidos, tanto dentro
como fuera del evento.

• Presentador:

Podrá ser el mismo director del congreso o una persona encargada de las presentaciones de las
conferencias así como también hacer de moderador en los debates o coloquios tras las presentaciones.

• Promoción:

Se encarga de afiches, cartas de invitación, publicaciones, anuncios del evento. Además de conseguir
auspiciantes que sostengan el evento.

• Economía:

Se encarga de velar por los ingresos y los egresos del auspicio u otras entradas, así como mantener el
evento dentro del presupuesto. También se encarga de la inscripción de los participantes.
Protocolo:

Se encarga de velar por la correcta imágen del evento, ésto va desde el arreglo del local, atender a los
invitados, velar por el orden el día del evento, hasta ubicar a la gente en su lugar. Se encargará de guiar
al personal auxiliar de salas, y a la seguridad contratada.

• Seguridad:

Deberá velar por la seguridad de los asistentes.

• Personal auxiliar de Salas:

Realizan tareas de apoyo, como por ejemplo guiar a los asistentes, hacerse cargo del micrófono a la hora
del debate, entregar y retirar diferentes materiales a los asistentes, etc.

Inauguración y Desarrollo del Evento Comenzaremos el congreso con una rueda de prensa o con una
cena de presentación en la que participarán todos los asistentes y los cargos directivos del congreso.

Tras el acto anterior daremos inicio con una inauguración donde se podrá hacer la presentación de los
directivos y dar lectura al programa del evento.

Un buen final y la despedida La finalización de un congreso tiene la misma trascendencia que su inicio,
por ello una de las soluciones más adecuadas sería la de convocar a los medios de comunicación e
invitarlos a un cócktel de despedida, donde se suele hacer un balance del evento y si éste tiene una
periodicidad establecida, hacer las invitaciones para el próximo evento.

En este momento se recomienda hacer entrega del certificado de asistencia, también se podría dar algún
souvenir representativo de la Ciudad en agradecimiento de la participación en el acto. En la medida de lo
posible sería un buen gesto entregar un pequeño detalle al acompañante.

Un último detalle formal consistiría en hacer llegar por correo a cada asistente una carta firmada por el
director agradeciéndole nuevamente su participación.

Resúmen

• Prever con antelación las posibles fechas.

• Establecer previamente la presencia de disertantes por teléfono o e-mail.

• Confirmar por teléfono y escrito su participación y temario.

• Hacer llegar a los posibles asistentes la documentación necesaria del congreso.

• Establecer un programa paralelo para los acompañantes.

• Prever los actos de presentación a la prensa mediante una conferencia de prensa o cócktel.

• Concluir siempre con una cena o acto festivo.

• Entregar un obsequio de participación a los disertantes y asistentes, y en lo posible a los

acompañantes.

El realizar congresos y convenciones es una operación muy laboriosa. Hay que tomar diversos factores
como hospedaje, sede, conferencias, ponentes, traslados, alimentos, bebidas, programas para
acompañantes como mínimo. Para llevarlo a buen término es recomendable organizar grupos de trabajo
especiales para cada punto de los que acabo de mencionar, además de un comité coordinador de todos
ellos.

El plan de acción deberá realizarse con mucho cuidado para no dejar ningún punto sin cubrir. La
preparación correcta lleva un poco de tiempo, además siempre es recomendable realizar las
reservaciones, tanto de sede como de hospedaje y traslados, con mucho tiempo de anticipación y
tomando en cuenta la temporada o fechas especiales que se atraviesen durante el periodo del evento q
se desee realizar.

Por último quiero aclarar la diferencia entre congresos y convenciones.

Segun el Glosario de Términos que elaboro la Seretaría de Turismo Federal tenemos que un congreso se
define como congreso toda reunión profesional que tiene por objeto realizar una discusión y un
intercambio profesional y/o académico en torno a un tema de interés. La iniciativa de realizar el congreso
puede ser gremial o institucional, la convocatoria es abierta y la participación voluntaria.

Se considera el evento más complicado desde un punto de vista organizativo. El congreso, además de
informar, intercambiar experiencias y alentar la toma de decisiones, expone también ideas
fundamentales de nuevas investigaciones o descubrimientos.

El programa profesional de los congresos incluye la celebración de simposios, mesas redondas, paneles,
talleres, seminarios, coloquios, conferencias, presentación de ponencias o temas libres, cursos y
exposiciones asociadas

Y una convención: Se define como convención toda reunión gremial o empresarial cuyo objetivo es el
tratar asuntos comerciales entre los participantes en torno a un mercado, producto o marca. La iniciativa
suele ser empresarial, la convocatoria es cerrada (limitada a un público personalizado y relacionado con
el tema) y la participación suele ser por invitación.

Las convenciones incluyen, a diferencia de los viajes de incentivo, un programa técnico en el que los
participantes se familiarizan y entablan negociaciones respecto a un campo de negocio específico.

En México se utiliza frecuentemente el término convención para denominar a los viajes de incentivo. No
obstante esto es erróneo ya que ya que ni los objetivos ni la forma de patrocinar y operar estos eventos,
es la misma.

Algunas convenciones incluyen exposiciones en sus actividades pero suelen restringirlas al público
participante.

Razones para organizar una convención

Organizar una convención puede ser una manera eficaz de conseguir los objetivos de la empresa. Sin
embargo, las razones para organizarla varían en cada caso. Algunas de las más importantes son:
1. Trasladar información: Cuando se desea comunicar determinada información relevante para un mismo
tipo de asistentes, y que necesita ser explicada y/o demostrada. La convención permite que todo el
mundo reciba la información al mismo tiempo y en el mismo entorno. Sería el caso del lanzamiento al
mercado de un nuevo producto o servicio, y de una rueda de prensa.

2. Facilitar el intercambio de ideas y la formación: Es la razón más habitual y más conocida para
organizar una convención. Permite que gente de diferentes puntos geográficos pueda relacionarse e
intercambiar ideas en un contexto formal.

3. Comunicarse con los vendedores: Si los vendedores o comerciales de la empresa no tienen demasiado
contacto con la misma, la convención es la forma ideal de comunicarse. Permite que todos se
encuentren, y traten sus temas comerciales y administrativos con las personas adecuadas.

4. Realizar anuncios internos: Cuando se debe anunciar cambios importantes en la empresa, una
convención es una buena manera de tranquilizar a los empleados y de explicar las implicaciones que
tendrá para ellos. Podría ser el caso del anuncio de una fusión o de una nueva ley del Gobierno.

Cada empresa u organización decide cuál es su motivo, y adapta su modelo de convención en función de
esa razón. Así consigue desarrollar adecuadamente su proyecto de comunicación.

ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y CONGRESOS

Este es un hecho económico y cultural que permite un intercambio social, técnico, profesional y
científico. Es una fuente de trabajo e ingresos.

Día D: día de apertura

Clave del Éxito: pensar y planificar con tiempo.

Objetivo: capacitar a Organizadores Profesionales para que puedan planificar y ejecutar todo tipo de
reuniones institucionales y empresariales.
OPC: Organizador Profesional de Congresos
OPR: Organizador Profesional de Reuniones
MP Meeting Planner: Management Organizativo de Alto Nivel.

CAPACIDADES DEL OPC

Ser ejecutivo y ejecutor

Conocer su metier
Conocer la estructura de una comisión para el manejo de la actividad
Ceremonial y protocolo
Relaciones publicas
Conocimiento de tecnología y servicios
Ser detallista
Amplia autoridad
Planificar, no improvisar
Ordena, no manda
La contratación es una inversión, no un gasto
Ser hábil negociador

LA VERADERA TAREA DE UN OPC

Es la empresa o individuo contratado para la organización de un Congreso. Debe encargarse del listado
cronológico de los eventos, incluyendo equipos de trabajo con sus salas y oradores. Incluye el programa
de actividades sociales y del post-congreso.
Será el responsable de la coordinación general de la organización táctica del acontecimiento.
Elabora la estrategia para que la reunión o el Congreso resulte todo un éxito. También actúa como
traductor porque traslada los deseos del un cliente a la terminología técnica de los congresos.
Conocer bien el Protocolo y todos los servicios colaterales y tiene sobre todo autoridad. Representa la
inversión inteligente para organizar un evento.
“La experiencia y el profesionalismo no tiene precio, el fracaso si”

EL CLIENTE

La mayoría de las veces el cliente no sabe claramente que es lo que quiere, por esto el OPC debe
decodificar cual es la idea y el objetivo del cliente.

TIPOS DE REUNIONES

Asamblea
Reunión formar de índole general de una asociaciones, club, organización o empresa en la que asisten
los miembros para decidir la orientación jurídica, asuntos de política, elecciones de autoridades o
renovación parcial de las mismas.
Se labra un acta, expresando el lugar y fecha, hora de inicio y cierre. Se lubrica el acta con dos o tres
personas de los presentes.

Grupos de Debate o Buzz Group

Reuniones de pequeños grupos que intercambian conocimientos y experiencias sobre uno o varios temas
decididos con anterioridad, dando a conocer los resultados y la opinión del grupo a través de un altavoz.
Guía las reuniones un presidente o coordinador.

Coloquio
Reunión informar con el fin de discutir un problema, sin la necesidad de llegar a un acuerdo. El público
tiene participación activa al formular preguntas. Un moderador orientara la reunión y ordenara los turnos
de participación.

Conferencia
Reunión para que un grupo u organización, pública o privada, una institución o un organismo, transmita
un mensaje. No hay reglas fijas en cuanto a su frecuencia, pero debe ser de corta duración y con fines
predeterminados.

Congreso
Reunión de varias personas en la que los miembros de un organismo, asociaciones o ente, se reúnen en
fechas y lugares pre establecidos para tratar asuntos de interés, para debatir cuestiones previamente
fijadas, anunciar avances y acordar conclusiones aplicadas a sus grupos. Se firman convenios y se labra
un acta. Se estructura mediante una presentación de ponencias, debate y conclusiones.
La frecuencia es anual y los internacionales pueden efectuarse cada dos años.

Convención
Reunión formar y genérica de cuerpos legislativos, políticos – sociales o económicos que provee
información respecto de una situación particular, para luego deliberar.
Coinciden en una fecha y lugar previsto antes. Especialmente de carácter empresarial, se reúnen los
profesionales de una organización orientada al aspecto comercial.

Cumbre
Reunión del mas alto nivel cuyos integrantes son los mas altos dignatarios representantes de diversos
Estados u Organismos Internacionales.

Debate Dirigido
Intercambio informal de ideas e información sobre un tema bajo la conducción de un profesor. El debate
no debe ser una improvisación. Lo ideal es que el grupo no pase los 12 integrantes.

Diálogo
Intercomunicación directa entre dos personas ante un auditorio sobre un tema, cuestión o problema
determinado de antemano. Sus integrantes deben ser personas con gran preparación para atraer la
atención del auditorio.

Entrevista
Interrogatorio realizado a un grupo, un experto, persona capacitada o especialista en un tema. Es
conveniente designar un solo interrogador para evitar desorden, confusión y extensión.

Entrevista Colectiva
Cuando son varios los que interrogan al experto, persona capacitada o especialista en un tema. Es
conveniente designar un solo interrogador para evitar desorden, confusión o extensión.

Foro
Participan todos los presentes en una reunión. Se trata de la conversación o debate de un tema por
profesionales que pueden diferir en sus opiniones. Es dirigida por un coordinador.
Permite la libre expresión de ideas, con mínimas limitaciones, hay conclusiones.

Jornada o Jornadas
Su duración puede ser de un día o varios. Reunión de trabajo de investigación y estudio para responder
problemas que se plantean ante un auditorio, cuyas conclusiones se publican posteriormente.

Mesa Redonda
Los expositores mantienen puntos de vista divergentes u opuestos y hay lugar para un breve debate
entre ellos.
Lo componen un número reducido de expertos, pueden ser 4 o 6 y exponen en forma individual o
formando pareja.
Es coordinado por un director o moderador. La extensión no debe ser mayor a los 50 minutos para
permitir luego preguntas.

Panel
Reunión de varias personas para exponer una idea, los oradores no exponen, sino que dialogan,
conversan, debaten entre ellos sobre una temática concreta, con la finalidad de lograr un intercambio de
opiniones entre su y con el auditorio. Un coordinador modera la sesión y permite intercalar preguntas.

Pequeño Grupo de Discusión

Intercambio de ideas sobre un tema, hecho de manera informal, con un número reducido de personas,
con un mínimo de 5 y máximo de 7. intercambio cara a cara entre personas que tiene un interés común.

Seminario
Reunión de carácter académico – docente con expertos que aportan conocimientos y experiencias ante
uno o varios grupos interesados.
Constituye un grupo de aprendizaje activo.

Simposio
Reunión de expertos o técnicos o de personas capacitadas en determinado tema. Exponen
individualmente durante no más de 15 a 20 minutos, lo importante es que cada uno de ellos ofrezca un
aspecto particular del tema y desarrolle mayor profundidad posible.

Torbellino de Ideas
La capacidad de establecer nuevas relaciones entre hechos o integrarlos de una manera distinta.
Se entiende por imaginación creadora. Los miembros exponen con la mayor libertad sobre un tema, con
el objeto de producir ideas originales o soluciones nuevas.

LINEAMIENTOS GENERALES

ORGANIZACIÓN LOGÍSTICA

En primer lugar hay que determinar que tipo de reunión se va a hacer, luego establecer la finalidad del
mismo.

Preguntar o preguntarnos:
¿por qué se debe realizar esta reunión?
¿qué o quien debe destacarse?
¿si meramente se busca un rédito económico?
¿se busca difundir los temas a tratar?
Esto es para saber a donde apuntar.

Razones que definen el objetivo de la reunión:

Devolver la hospitalidad que nos ha sido ofrecida

Conocer a una persona como posible colaborador, socio o miembro de nuestra actividad
Solicitar o devolver favores
Conocer la oposición, la competencia y averiguar sus objetivos
Asegurar y enriquecer nuestra clientela
Atraer a nuestro campo a personas de interés
Convencer a los dudosos
Encontrar una solución oportuna a un determinado problema
Iniciar o cerrar una operación
Celebrar un éxito
Agradecer la destacada labor de un compañero, colaborador o colega
Honrar a una personalidad, institución o empresa
Darse a conocer
Informar sobre una realidad o aclarar situaciones
Capacitar sobre algún tema

TIEMPOS

Nivel Internacional: 12 a 18 meses de antelación

Nivel Latinoamericano: 6 a 12 meses de antelación
Nivel Nacional: 6 a 10 meses de antelación.

Los tiempos a saber son en la llamada “primera” comunicación.

Congreso Internacional: la primera comunicación habitual se realiza 24 meses antes.

Congreso Latinoamericano: lo recomendable es una antelación no menor a los 12 meses.
Congreso Nacional: se requieren no menos de 10 meses.

Una vez definido el programa se deben enviar las invitaciones y folleteria de “ultimo aviso” en donde
debe constar:
Lema del evento
Agenda
Oradores
Ubicación
Fecha y duración
Costos
Transporte
Alojamiento
Cierre de inscripción

Congreso Internacional: 12 meses

Congreso Latinoamericano: 5 o 6 meses
Congreso Nacional: no menos de 2 meses

LOS PASOS PREVIOS

Se deben definir las metas y objetivos que se ajusten a un presupuesto. Organizar el staff organizativo
con estructura jerárquico, delimitaciones de responsabilidades y el otorgamiento de la autoridad
necesaria para la toma de decisiones.

PROYECTO PRELIMINAR

Este certificará los días de duración, el numero de participantes, sexo, grupos y acompañantes.

Selección del lugar: si será abierto o no, cercano o no a la ciudad, e en el mismo lugar de los congresos.
Selección del hotel: categoría del hotel de acuerdo a la reunión, con la tipificación de las habitaciones
según necesidades.
Oradores: moderador, oradores, locutores, lectores, anunciantes.
Personal contratado: azafatas, guías oficiales, técnicos, interpretes o servicios afines, personal de
seguridad, medico, decoradores, otros.
Distribución de mensajes y material: anuncio del evento con la debida antelación, invitaciones,
programas, material escrito y de trabajo, informaciones internas y memos, cuestionarios, encuestas,
periódicos y mailing especifico.
Servicio de transporte: reservas, alquiler de autos, viajes de ida y vuelta estructurados con las
compañías aéreas, viajes nocturnos, paseos y tiempo libre.
Requerimientos a los participantes: vacunas, seguros, documentación personal.
Comidas y bebidas: dietas especiales, platos típicos, refrigerios y servicios.
Tiempo: coordinación de cronogramas de viajes, envíos de programas y fichas de inscripción, fechas
tope, material informativo y de trabajo.

FINANCIAMIENTO
La pregunta es quien pagará las cuentas que demande la organización. El financiamiento puede ser:

Totalmente a cargo de los participantes: gastos cubiertos con aranceles que abonarán los concurrentes.
Parcialmente a cargo de los participantes: a cargo del organizador o con costos absorbidos por la
inclusión de sponsor, publicidad, ferias o exposiciones paralelas, subsidios oficiales o privados. Por parte
de los participantes solo los viajes, alojamiento, comidas, gastos de inscripción, adquisición de
materiales o trabajos.
Totalmente financiado: gastos a cargo de los patrocinantes
Totalmente subsidiado: a cargo de organismo oficial que promueva el evento.

Cabe preguntase si el éxito dependerá de los oradores, de personalidades famosas como moderadores o
invitados especiales, programas artísticos, motivaciones especiales, etc.

Se debe tener en cuenta imprevistos, que se pueden manejar mediante una caja diaria o chica.

ELABORACIÓN DE MAILING

Determinar a quien va dirigido, quienes serán los concurrentes o participantes, elaborar un mailing en el
cual no debe faltar:

Toda área relacionada al tema a tratar en el congreso

Estudiantes de carreras afines
Profesionales
Representantes de instituciones oficiales y privadas
De empresas
Autoridades oficiales
Publico en general interesado en el tema que será captado según la difusión que se realice.

PRESUPUESTO PRELIMINAR

Items que deberán tenerse en cuenta para la elaboración de un presupuesto.

Salón: sonido, retroproyectores, iluminación

Imprenta: invitaciones, afiches, certificados, programas, carpetas, sobres y hojas membretadas
Distribución de correspondencia
Oficina: alquiler, mobiliario, telefax
Personal
Artículos de librería
Honorarios de disertantes
Equipamientos: fotocopiadoras, computadoras
Servicio gastronomico: coffe, almuerzos, cenas, recepción de cierre
Difusión

DECLARACION DE INTERES NACIONAL

Los organizadores deberán presentar la siguiente documentación:

Solicitud con 45 días de antelación y con 90 días en caso de representar un costo fiscal.
Estatuto y copia de la personería jurídica
Organización y funcionamiento de la entidad solicitante, dependencia y relación con otras entidades
similares del país o del exterior.
Propósitos y fines de la reunión
Fecha de realización del evento
Lugar
Nomina de las autoridades de la entidad solicitante
Adhesiones solicitadas y en tramite
Temario o programa a desarrollarse
Numero estimativo de concurrentes y/o países de origen
Comisión organizadora, antecedentes y domicilio
Antecedentes de otras reuniones o celebraciones realizadas
Fundamentar la importancia de la reunión y beneficios que aportará
Entregar copia de toda publicación que emane del evento

DECLARACIÓN DE INTERES TURÍSTICO

Se deberá presentar a la Secretaría de Turismo de la Nación:

Solicitud con 45 días de antelación
Fecha de realización
Lugar
Nomina de autoridades de la entidad solicitante y copia de la personería jurídica
Nombre de otros organismos públicos o privados que auspician
Temario o programa a desarrollarse
Numero estimativo de concurrentes invitados y/o países de origen
Comisión organizadora, antecedentes y domicilio
Antecedentes de otras reuniones o celebraciones realizadas
Fundamentar la importancia de la reunión y los beneficios que aportará

FIESTA NACIONAL

Se requiere:
Solicitud con 60 días de antelación
Fecha de realización
Lugar

RESUMEN PRE – CONGRESO

Programación, planificación y coordinación gral realizadas por: Organigrama, Reglamento de

funcionamiento y normas de trabajo, Cronograma de tareas y Control de gestiones.
Preparación, control y asesoramiento en licitaciones, por competencia de precio y calidad para el
alquiler, compra y/o contratación de impresiones, equipos, servicios, personal, materiales, muebles,
útiles, etc.
Asesoramiento, preparación y control de impresos: bocetos, originales, diagramación, corrección de
estilo, control de pruebas de galera.
Estudio, planificación y asesoramiento en las necesidades de personal, Boucher de comidas, equipos,
señalización, servicios, etc. para el Congreso.
Planificación, asesoramiento y apoyo para concretar el plan de recursos económicos.
Estudio, planificación y asesoramiento, en todas y en cada una de las acciones y/o materiales que se
necesitan para la realización de la promoción interior y exterior.
Asesoramiento integral para el servicio de prensa, pre y post congreso e instalación y atención de la sala
de periodistas durante el congreso.

PROVEEDORES

Muchos de los servicios se paga lo utilizado, lo demás se devuelve.

Grafica (diseñadores)
Imagen
Publicidad
Platería
Paquetería (atenciones a invitados)
Armadores de stands
Vigilancia
Agencias de viaje y de cambio (para extranjeros)
Imprenta (impresiones de folletería)
Entoldados
Filmación y fotografía
Correo privado (distribución de invitaciones, conclusiones, otro material)
Mensajería
Encuadernación y doblado (presentación de material)
Computación (alquiler o compra de equipos)
Decoradores
Estructuras (metálicas, plásticas, tensadas)
Fotocopiado (alquiler o compra)
Letristas (confección de cartelería y señalización)
Calígrafos (escritura en certificados)
Intérpretes y traductores
Papeleras (provisión de papelería)
Regalos empresariales
Circuitos cerrados de televisión y audio.

REQUERIMIENTOS A PARTICIPANTES

Vacunas
Seguros
Documentación personal en regla del participante y acompañante
Autorización para ingresar bultos y excesos de equipaje
Ingreso de libros y material de conferencia
Visados y otros trámites de ingreso al país

ACTIVIDADES RECEPTIVAS

Prensa y relaciones públicas en los lugares de arribo de los participantes.

Arribo de los participantes, atención personalizada
Previsión de salón VIP
Tramitaciones de aduana
Visados y demás tramitaciones fronterizas
Acompañamiento y traslado hasta los alojamientos
Presente de bienvenida en los alojamientos
Mapa de la ciudad en la habitación
Invitación al cóctel o recepción de bienvenida
Ceremonial

PUESTA EN MARCHA

Selección, control y pruebas de equipos de sonido e iluminación y servicios

Distribución, adaptación e instalación de locales, salas, oficinas, servicios
Coordinación técnica-administrativa
Coordinación general y puesta a punto
Seguimiento y control de todas las áreas mencionadas
Desarme – Devolución: locales, salas, oficinas, servicios.

PUNTOS CLAVE

Trabajar con planes visualizados

Ceñirse al programa impreso
Tampoco se debe modificar el horario y lugar del acto inaugural.
Lograr un ambiente tranquilo
Evitar las improvisaciones
Evitar recomendados en la oficina de inscripción
Evitar la permanencia de personas de pie durante las disertaciones o discursos
Prever un sistema claro de señalización dentro y fuera del edificio
Dar instrucciones precisas y por escrito a los subcontratistas
No organizar ningún tipo de actividad durante los recesos para el café o el almuerzo
Diagramar una administración simple, clara e integrada

GASTOS VARIOS

Menú de la recepción y comidas

Banderines
Contratos
Recibos
Uniformes para el personal
Distintivos y solaperos
Tickets de servicios
Sellos
Calcomanías
Carpetas
Ruedas de prensa
Atenciones: regalos, presentes
Fotografía
Material fílmico
Edición diaria de gacetillas
Difusión publicitaria

GASTOS A TENER EN CUENTA

Decoración y montaje
Alquiler de banderas
Plantas
Cartelería interna y externa
Equipos audiovisuales
Traductores
Gastos de viaje y alojamiento de invitados especiales
Gastos de recepción y traslado
Atenciones especiales a acompañantes
Excursiones
Seguros médicos
Actuación de artistas
Servicio de seguridad
Seguro
Montaje y desmontaje: congreso y expo
Caja chica: imprevistos varios

ACTIVIDADES AL CIERRE

Despedida de participantes
Coordinación de combinaciones áreas fuera de lo previsto
Desarmado de ámbitos
Depuración y pasado en limpio de conclusiones
Impresión de las conclusiones
Remisión a los participantes
Listados correctos de participantes y sus direcciones

POST-CONGRESO

Agradecimientos: autoridades, instituciones, personas, empresas

Recopilación y archivo del material: promoción, correspondencia, programas, prensa
Balance general: evaluación del desarrollo del evento, presentación de los resultados obtenidos,
evaluación de la repercusión del evento.
Informe final interno: costos e inversiones, estadísticas, resultados
Entrega de materiales editados y compaginados
Informe final prensa: objetivos logrados, estadísticas

EL EQUIPO HUMANO

Director del Congreso: se encarga de asignar tareas a los grupos y de mantener comunicación en
reuniones periódicas con los directores de cada subgrupo.
Jefe de Prensa: que según el volumen del evento, deberá contar con un gabinete de prensa.
Jefe de Relaciones Humanas: se encargará de la coordinación de todas las personas que trabajaran en el
evento. También estará a disposición de los asistentes y acompañantes, atendiendo sus pedidos, tanto
dentro como fuera del evento.
Presentador: podrá ser el mismo director del congreso o una persona encargada de las presentaciones
de las conferencias así como también hacer de moderador en los debates o coloquios tras las
presentaciones.
Promoción: se encarga de afiches, cartas de invitación, publicaciones, anuncios del evento. Además de
conseguir auspiciantes que sostengan el evento.
Economía: se encarga de velar por los ingresos y los egresos del auspicio u otras entradas, así como
mantener el evento dentro del presupuesto. También de la inscripción de los participantes.
Protocolo: se encarga de velar por la correcta imagen del evento, esto va desde el arreglo del local,
atender a los invitados, velar por el orden el día del evento, hasta ubicar a la gente en su lugar. Se
encargara de guiar al personal auxiliar de salas y a la seguridad contratada.
Seguridad: deberá velar por la seguridad de los asistentes-
Personal Auxiliar de Salas: realizan tareas de apoyo, como por ejemplo guiar a los asistentes, cargo del
micrófono a la hora del debate, entregar y retirar diferentes materiales a los asistentes, etc.

FERIAS Y EXPOSICIONES

Pautas Generales: se cubre en su totalidad los tres grandes rubros de la organización que son el aspecto
comercial, el administrativo y el técnico.
Las herramientas básicas son el marketing directo, el telemarketing con el banco de datos y la publicidad
en medios especializados y masivos.
Es fundamental la atención personalizada y directa con los clientes.
Buscar la máxima calidad posible en todos los aspectos de la muestra (folleteria, personal capacitado
para la atención a los expositores, la prensa y el armado de la exposición).

Pasos a Seguir

Formar el staff organizativo: coordinador general o director, personal de secretarías, asesor legal y
contable, asesor de prensa y difusión, asesor de relaciones publicas y ceremonial, departamento
comercial.
Determinación del tema sobre lo que se va a exponer.
Analizar presupuestos y fondos
Elección del lugar
Si es un predio al aire libre, prever la colocación de carpas y acondicionamiento (fumigación,
desmalezamiento, extensión eléctrica, baños químicos, etc)
Permisos y habilitaciones municipales requeridas.
Confección de contratos donde se establezcan las pautas para la participación.
Diagramar la distribución de los espacios para el armado de los stands.
Determinación del armado del stand a cargo de los mismos expositores.
Cumplimiento de los plazos establecidos para montaje y desarme de los stands.
Puede organizarse un ciclo de conferencias
Planificación de otras actividades a desarrollarse durante el desarrollo de la exposición (atracciones
artísticas)
Armar una carpeta de fundamentos, objetivos y propuesta de la organización para los futuros
expositores.
Buscar auspicios y patrocinios
El departamento comercial preparará un grupo de vendedores que saldrá a buscar expositores
relacionados al tema de la exposición.
Impresión de folletería, afiches, invitaciones, cartelería, etc.
Armar la campaña de difusión y ponerla en ejecución en los medios adecuados
Señalización correcta de todo el predio
Contratación de servicios y personal externo: locutores, seguridad, personal de mantenimiento y
limpieza, armadores de stands, azafatas, promotoras, etc.
Convocatoria a invitados especiales.
Acreditación para expositores, invitados especiales y prensa
El área de Ceremonial supervisará los actos de apertura y cierre de la muestra.
No olvidar la presencia de los organizadores responsables dentro de la exposición.

Organización de eventos
Autor: Alicia Iruretagoyena

Presentación del curso

La organización de eventos constituye comunicaciones de gran significación para los públicos. Desde
la perspectiva de la comunicación empresarial son mensajes grandilocuentes que inciden en la
conformación de la imagen corporativa. Esta forma directa de relacionarse supone un alto grado de
exposición que pone a prueba el prestigio de la institución, y el éxito muchas veces depende de una
correcta planificación.
Este quinto curso es un recorrido por el proceso de organización de un evento para examinar cada
uno de los pasos; y la descripción de los eventos más comunes, siempre en el marco del Ceremonial
que está presente en todo el proceso.

1. Los eventos. Concepto y clasificación

Un evento es un suceso importante y programado, de índole social, académica, artística o deportiva ;
está motivado por la celebración de algún acontecimiento o por la divulgación de algún hecho
trascendente. Es una reunión planificada, de carácter público o privado, que suele realizarse en el
contexto de una organización o en el entorno de una persona o de un grupo para compartir alguna
circunstancia especial.
La palabra evento se ha incorporado al lenguaje cotidiano. Durante algún tiempo se consideraba una
incongruencia “planificar un evento”, ya que el diccionario explicaba evento como un suceso inesperado.
Pero, la Real Academia Española finalmente ha agregado otra acepción que está impuesta por el uso
popular y considera como evento lo que en la práctica se refiere a distintos tipos de reuniones
empresariales y sociales. Las entidades dedicadas a esta actividad se presentan como organizadores de
eventos y ofrecen un servicio que cubre distintos aspectos de la presentación y el desarrollo de estos
encuentros destinados a las celebraciones sociales o empresariales; son acontecimientos que requieren
una correcta producción, una planificación de las acciones y la aplicación del protocolo necesario en cada
caso.
Tanto en el ámbito de la empresa como en el círculo social, los eventos se llevan a cabo con un objetivo y
respetan una serie de ritos transmitidos por tradición o por convenciones acordadas para el mejor
intercambio en las relaciones; de modo que es necesario un proceso previo para planificar cada una de
las acciones. Así como en el área oficial los encargados de la organización son los agentes de Ceremonial
o las oficinas de Protocolo, en el ámbito privado ha surgido en los últimos años un nuevo perfil
profesional para quienes desarrollan estas tareas: El OPR, Organizador Profesional de Reuniones o
Eventos.
Si el resultado de los eventos contribuye a la conformación de la imagen institucional, del mismo modo
ocurre con los acontecimientos sociales. Cada individuo ocupa una posición dentro de su grupo social; él
y su familia representan aquellos valores que han proyectado a través de su comportamiento y con los
que su entorno ha conformado una imagen, un concepto que no es otra cosa que su prestigio personal.
Crear o mantener esa reputación es una tarea diaria; pero, el hecho de participar y compartir con el
medio los sucesos personales son oportunidades que ponen a prueba la imagen personal. En esas
circunstancias, el principal objetivo será el mayor éxito de la reunión para conformidad tanto de los
invitados como de los anfitriones.
El OPR es quien administra todos los elementos económicos, políticos y sociales que confluyen en la
organización de un evento. Tanto los acontecimientos familiares como los empresariales dan lugar a
reuniones más o menos complejas, generalmente compuestas de dos partes: el acto que ocasiona la
reunión y el festejo, agasajo o celebración que se brinda a los invitados. Cualquiera sea el motivo, se
deberá organizar el aspecto ceremonial del evento con aquellos rituales propios de cada ocasión; una
boda, un aniversario o el lanzamiento de producto, por ejemplo, tienen sus propias características y una
rutina tradicional. Luego, el agasajo que en el marco de una reunión gastronómica dará lugar a los
festejos, a la diversión o el entretenimiento. Por eso, el OPR tendrá el control como coordinador del
evento y dirigirá un equipo interdisciplinario de trabajo para cubrir las distintas necesidades. Se
concentrará en la planificación de todas las acciones, hasta el más mínimo detalle, sin perder de vista los
intereses de quienes lo contrataron, y será el responsable directo de distribuir y supervisar todas las
tareas delegadas a terceros.
Por ende, deberá tener un listado de proveedores confiables para abastecer todos los servicios y contar
con un equipo de colaboradores eficiente. Pero además, nadie puede supervisar lo que no conoce; por lo
que deberá tomar conocimiento de las tradiciones culturales, las prácticas ceremoniales, los usos
sociales, el medio donde se desarrollan y la idiosincrasia de quienes participan.
La Producción de un evento incluye la planificación, la organización de los recursos y el desarrollo de
todas las acciones que darán como resultado la concreción de una idea que se esbozó al decidir la
realización de un evento. En la producción se conjugan tantas especialidades que se puede decir que un
evento es un hecho multidisciplinario que abarca actividades tan diferentes como son las que definen la
escenografía, la iluminación, la animación y el protocolo, entre tantas otras. Hay distintas formas de
clasificar los eventos:
Eventos propios
- Dentro de la entidad y sin asistencia de terceros: Son aquellos actos propios de la comunicación
interna de la empresa, tales como reuniones de accionistas, de gerencia, de departamentos; seminarios
de capacitación, conferencias para el personal o reuniones de distintas áreas de la empresa para tratar
temas relacionados con el accionar de la organización.
- Dentro de la entidad y con asistencia de terceros:Son aquellos actos que se llevan a cabo
cotidianamente como parte de las actividades de la empresa, pero en los que participan terceros. Una
reunión con proveedores, un visitante, los almuerzos de negocios; las videoconferencias, la firma de
convenios y las reuniones de prensa son rutinas habituales en las que se involucran distintos aspectos de
la empresa. El estado de la sala de espera y del resto de las instalaciones, la atención y el tratamiento
protocolar que cada ocasión exige son señales que pueden afectar la imagen de la empresa.
- Eventos propios organizados fuera de la empresa: Estas reuniones pueden involucrar solamente
al personal o contar con la participación de terceros; inauguraciones, aniversarios, despedidas,
presentaciones, desayunos de trabajo, comidas de negocios, son reuniones que por distintos motivos
pueden organizarse fuera de la empresa.

Eventos de Terceros
Son las reuniones organizadas por otras entidades públicas o privadas que invitan a
representantes de la organización. En estos casos, la empresa puede tener participación directa si
patrocina el evento o si la reunión se ofrece en homenaje de un directivo o de un socio; o puede no tener
participación directa si sus representantes asisten solamente como invitados. Estos eventos se pueden
clasificar según el ámbito donde se desarrollan o la temática que tratan o por la magnitud de la
convocatoria:
Sociales: Bautizos, casamientos, aniversarios.
Empresariales: Lanzamiento de producto.
Culturales: Muestras, conciertos, presentaciones.
Académicos: Entrega de diplomas, inicio del año lectivo.
Científicos: Congresos, Convenciones, Jornadas, Foros.
Deportivos: Campeonatos, carreras.
Macroeventos Comerciales: Ferias y Exposiciones.
Macroeventos culturales: Festivales, Semana del cine.

2. La etapa previa al evento

Todos los eventos tienen dos partes bien diferenciadas: el evento propiamente dicho, aquello que dio
lugar a la reunión, y el agasajo que puede dar marco al acontecimiento o que puede ser el agasajo que
se brinda a los invitados. También la difusión es una tarea que se suma al programa de acciones aunque
la actividad se delegue en organizaciones especializadas o en la oficina de prensa de la empresa si
cuenta con el personal necesario.
Cualquiera sea el ámbito, para planificar el desarrollo de un evento se cumplen ciertos pasos, pero antes
de empezar el proceso de producción es necesario contar con una serie de datos. Con este motivo se
confecciona un documento que es un resumen detallado sobre el evento; algunos autores lo llaman brief
o briefing y consiste en obtener toda la información sobre la empresa, sobre la actividad que desarrolla,
cómo está posicionada en el mercado, cuál ha sido su estilo en eventos anteriores y además, una
descripción sobre el evento a realizar. De qué se trata, es una inauguración, un aniversario, el
lanzamiento de un producto; cuál es la intención de la empresa para darle un marco adecuado al
acontecimiento; con qué propósito lo realiza; desea promover la organización o hay motivos
subyacentes; cuál es la categoría de los invitados que desea convocar; cuál es el nivel, la amplitud y la
divulgación que quiere dar al acto. Además, es útil saber si se cuenta con la adhesión del personal que
directa o indirectamente estará vinculado con el evento.
Según el evento de que se trate, pueden incluirse datos técnicos o científicos. El brief sirve para
presupuestar el evento, salvo que la empresa aporte información precisa sobre lo que está dispuesta a
gastar.
Estas consideraciones son los aspectos básicos de la producción del evento y permiten definir el perfil
del evento, a saber:
a) Las características del acontecimiento: Es necesario determinar el motivo y analizar si el suceso
realmente justifica la realización del evento. Si es así, se debe aclarar la intención que tiene la empresa
para realizar el evento.
b) Los objetivos son el por qué y el para qué del evento. Deben ser claros y posibles de alcanzar.
Pueden ser parte de un proyecto general de comunicación a largo plazo o estar previstos para el corto
plazo. Pueden ser la consecuencia de una serie de logros de la empresa o pueden considerarse como una
respuesta ante algún problema coyuntural. Una vez establecidos, los objetivos determinan la importancia
que revestirá el acontecimiento y la proyección que se desea darle y con estos datos se podrá definir el
perfil de los invitados.
c) Invitados: El evento es un mensaje institucional, de modo que está condicionado por el tipo de
públicos al que va dirigido. Cuando se convocan diferentes grupos, las listas de invitaciones se ordenan
por categorías: empresarios, funcionarios del estado, artistas, representantes de la prensa, etc. Las
características del evento, sus objetivos y la cantidad de invitados son los datos que se necesitan para
elegir el lugar donde se desarrollará el evento.
d) Dónde: Según sus características, el evento puede realizarse dentro de la misma empresa y en
ocasiones es un importante factor de difusión institucional; pero si es necesario se busca el lugar o las
locaciones más apropiadas. En general, los grandes hoteles o los espacios destinados a eventos y
convenciones suelen estar muy bien equipados y pueden cubrir las necesidades de infraestructura.
e) Cuándo: La empresa puede fijar el día y la hora, pero en ocasiones, si se invita alguna personalidad
destacada se acuerda una fecha que no esté comprometida.
También se verifica previamente que en la misma oportunidad no tenga lugar otro evento dirigido al
mismo público y que con un mayor poder de convocatoria pueda polarizar la concurrencia y de esa forma
empañar el éxito del evento que se está organizando.
f) El presupuesto: En el brief puede estar fijado un tope de gastos. Si el organizador ya conoce cuáles
son los recursos económicos de la empresa puede determinar los medios y los procedimientos
necesarios para llevar a cabo la organización del evento y debe disponer la forma más apropiada de
distribuirlos de acuerdo con las necesidades y los objetivos del evento. Muchas veces, el presupuesto
puede condicionar la categoría del evento, de modo que no permite seleccionar el mejor lugar, ni
contratar servicios de primer nivel, ni invitar más que a un número acotado de personas; el evento
queda supeditado a otras opciones con las que el organizador debe contar. Salvo que la empresa ya haya
elegido el lugar y requiera de antemano determinados servicios, siempre se presentan distintos
presupuestos para que los directivos puedan elegir el que consideren más conveniente.
g) El Programa de la ceremonia o el evento: Si la empresa llama a concurso para la producción de
un evento, las propuestas deberán ajustarse a determinadas condiciones ya estipuladas en el pliego
explicativo que entrega la empresa. Pero si el evento se solicita en forma directa, el organizador trabaja y
da forma a la idea general que le ha planteado la empresa. Para eso prepara un programa que se va
ajustando a medida que se elabora el proyecto. El programa es una guía para la organización; es una
descripción detallada de la secuencia que tendrá el evento. Allí se establecen los distintos pasos a seguir
y se especifica cada una de las acciones.
Pero es un listado que puede modificarse a medida que se avanza en la producción del evento.
h) El cronograma de las actividades: Se confecciona un listado de todas las acciones necesarias para
organizar el evento y se determinan los plazos para desarrollar cada una. El cronograma se plantea con
una secuencia lógica de cada tarea, por ejemplo, antes de confeccionar las invitaciones se tiene que
elegir el lugar donde se llevará a cabo la convocatoria. A continuación se observa una planilla tipo que
debe estar en la oficina del coordinador del evento.
i) Conformación del equipo de trabajo: Una vez formado el grupo que se hará cargo del trabajo, se
designa un coordinador que será el responsable de distribuir las tareas y de controlar el cumplimiento de
las acciones que se han encomendado.
En equipos reducidos, es posible que una persona se ocupe de más de una tarea, incluso de elaborar el
resumen final de resultados donde se consignan aciertos y errores. Cuando la institución no cuenta con
los recursos necesarios puede recurrir a agencias especializadas en la organización de estas actividades
o en algún aspecto de la misma. Catering, difusión, animación artística, etc.
3. El Marketing del evento
Los eventos suelen tener un presupuesto asignado y también generar ciertos recursos, como ocurre con
las inscripciones que se cobran para participar de un congreso. Pero lo habitual es que a la propia
financiación del evento se sume la contribución de uno o varios patrocinadores. Esa colaboración
depende del tipo de evento y de lo que la entidad patrocinadora está dispuesta a ofrecer; puede ser
unaporte de dinero, de materiales para el evento (bolígrafos, papelería, folletos, carteles, etc.), de
servicios (traslado de los participantes, rebaja de tarifas en las locaciones o en los servicios, etc.) o el
canje de elementos (productos o servicios) o de otros beneficios en el marco de acuerdos comerciales
entre las partes. También el intercambio puede consistir en unir el nombre de la institución organizadora
al de otra de gran prestigio, evaluando si ambas imágenes institucionales están igualmente posicionadas
en el mercado como para favorecer la promoción del evento o conseguir alguna otra utilidad. En
cualquier caso, cuando se llega a un acuerdo con un patrocinador se formaliza el compromiso mediante
un contrato en el que quedan establecidas las responsabilidades y las atribuciones de cada entidad, la
duración del acuerdo, la ubicación de los símbolos institucionales, y todos aquellos detalles que se hayan
acordado. Pueden ser patrocinadores, los entes oficiales, las empresas y organizaciones sin fines de
lucro.
El patrocinio es una de las estrategias del marketing y también un recurso de la política de
comunicaciones que no solo tiene como objetivo obtener alguna ventaja para el evento, sino que
pretende posicionar una marca o una institución, de modo que algunos resultados no se obtienen en el
corto plazo. Cuando el patrocinio está destinado a actividades culturales se lo reconoce como
mecenazgo. Si bien se trata también de la contribución de recursos (dinero, materiales, publicidad, etc.)
por parte de personas, empresas o instituciones a otra entidad, este aporte reviste un carácter diferente
porque no existe ninguna contraprestación. No obstante, en algunos países este tipo de actividades
están reguladas por leyes que en general estimulan estas acciones con la desgravación de impuestos, lo
que finalmente se traduce en un beneficio monetario para el patrocinante.
La búsqueda de patrocinadores está orientada por la naturaleza y el contenido del evento; con esos
datos se puede perfilar el tipo de institución que puede estar interesada y con la que conviene asociarse.
Para captar contribuciones, se debe presentar una propuesta atractiva según sus intereses, sus
necesidades y la capacidad del potencial patrocinador, exaltando los beneficios que se pueden alcanzar.
En este aspecto, el organizador puede encontrar en el mismo evento argumentos sólidos para conseguir
buenos patrocinios. En efecto, los grandes eventos constituyen un acontecimiento de importantes
consecuencias para el lugar donde se desarrollan porque desencadenan una serie de actividades que
moviliza y le da impulso a muchas y variadas actividades, y de esta forma se promueve la economía del
lugar. Son ejemplos emblemáticos de eventos internacionales de gran significación el Carnaval de Río de
Janeiro en Brasil, el Festival de Tango de Buenos Aires en la Argentina, las Fallas de Valencia en España,
por ejemplo. En el orden interno, algunos grandes eventos están relacionados con la producción de una
región (cereales, bebidas, etc.) o con las actividades artísticas de una ciudad, y de esta forma se
organizan la Fiesta de la Cerveza, la Semana del cine o la Feria del libro. Los medios de comunicación
cumplen una función decisiva en la difusión de estos eventos ya no solo pueden promover el
acontecimiento sino que también pueden poner en primer plano de la agenda internacional la ciudad, la
región o la pueden poner en primer plano de la agenda internacional la ciudad, la región o la nación.
En otra escala, también las convenciones y los congresos internacionales, por ejemplo, dan cabida a una
importante cantidad de personas que llegan desde distintos puntos del planeta, y de esta forma las
líneas aéreas y otros medios de transporte se benefician con una mayor demanda de servicio. También
es habitual que se ofrezca un programa para visitar lugares de interés como complemento de las
actividades del congreso y estas iniciativas promueven los circuitos turísticos del país y los servicios que
los sustentan.
Una ciudad debe contar con la infraestructura necesaria para alojar a los participantes, de modo que la
hotelería deberá estar preparada y contar con el personal necesario para satisfacer las necesidades de
los visitantes, y de esta forma, indirectamente satisface necesidades laborales. Durante su estadía, los
visitantes consumen con el espíritu de quien está de vacaciones; se activa la gastronomía, el comercio
en general y los productos locales que se compran como regalos de viaje, la cadena de entretenimiento
y espectáculos, las comunicaciones y todo tipo de servicios.
El organizador de un evento debe lograr que el acontecimiento sea declarado de interés por las
autoridades de la ciudad donde se llevará a cabo, de la región (cualquiera sea su denominación:
provincia, departamento, etc.) y de la nación. Esta “declaración de interés” es la mejor carta de
presentación cuando se necesita realizar alguna gestión y en el caso de necesitar espacios o servicios
oficiales es posible que se logre alguna consideración especial. Si el patrocinador considera que el
evento favorece su imagen institucional, la declaración de interés es un valor agregado que potencia los
beneficios.
Según la naturaleza del evento, el organizador debe tramitar contratos y seguros. La situación más
frecuente se presenta cuando el evento requiere de una locación fuera de la empresa y se alquilan los
espacios; en estos casos, el contrato establece obligaciones y derechos de ambas partes. En cuanto a los
seguros, se necesitan para las exposiciones de obras de arte, de instrumental científico o de cualquier
otro tipo de elemento sofisticado cuyo valor es necesario asegurar. En estos casos, el contrato establece
el período de exposición, la forma de traslado y las condiciones en que permanecerán los elementos
(temperatura y humedad, por ejemplo), la descripción de responsabilidades de los organizadores, las
penalidades por su inobservancia y la asignación de un tribunal para resolver el incumplimiento de los
términos del contrato. Es evidente que en la organización de algunos eventos es necesario contar con
asesoramiento legal, más aún cuando las partes comprometidas se encuentran en distintos países y
están sujetas a distintas legislaciones.
Cada país tiene un marco regulador para respetar la propiedad intelectual mediante el pago de los
derechos de autor. Si el evento tiene algún tipo de animación musical, ya sea que se haya contratado la
presentación en vivo de una orquesta, un conjunto instrumental, un grupo de canto o danza, o que se
utilice música grabada, se deberán pagar los respectivos derechos de autor. Del mismo modo se deben
obtener los permisos para el uso de fotografías o de ciertas imágenes en carteles, folletos o cualquier
otro elemento gráfico.
Por último, para algunos acontecimientos, el organizador debe contratar un seguro para el personal que
trabaja en condiciones especiales tanto en la preparación como en el desarrollo del evento y de esta
forma tener cubierto el riesgo de posibles accidentes.
Todas estas gestiones que significan una erogación, se consideran parte de los costos y deben incluirse
en el presupuesto del evento.

4. La producción del evento

La locación (el lugar del evento) ha cobrado importancia en los últimos años; hoy el mercado ofrece
espacios especialmente destinados a diferentes reuniones. Si bien la elección de las locaciones refleja el
espíritu del evento y condiciona en gran medida su realización, también es cierto que el lugar depende
del tipo de reunión y de los objetivos propuestos. Una simple comida de negocios puede ser organizada
en un restaurante y en estos casos se elige el más adecuado para la ocasión; podrá ser el gran comedor
de un restaurante de primerísimo nivel o un salón “reservado”, más modesto, pero el lanzamiento de un
producto o la celebración de un aniversario requieren un marco especial y un proceso de producción más
complejo.
En algunas ocasiones el evento se realiza dentro de la misma empresa porque conviene mostrar las
instalaciones al público y a los medios de comunicación. En otras, la envergadura de la reunión requiere
otros espacios y los hoteles o las salas de convenciones pueden ser la mejor opción, ya que cuentan con
todos los elementos de infraestructura y además con el personal necesario. En la selección incide en
gran medida la ubicación geográfica: los lugares alejados del circuito de circulación habitual pueden ser
atractivos pero tienen la desventaja de los traslados de personas y equipos.
Una vez elegida la locación, la decisión final dependerá de la inspección de todos los elementos, pues
antes de cerrar el trato se supervisa el estado del edificio y la pintura de los salones; se controlan las
conexiones eléctricas, la toma de agua, el funcionamiento de los sistemas de sonido y de iluminación y
de los equipos de aire acondicionado; los servicios sanitarios, los accesos y todo el equipamiento en
general.
Los eventos al aire libre suelen ser un riesgo porque quedan supeditados a las variaciones del clima.
Aunque se preparen carpas, gazebos o cualquier otra estructura para cobijar a los invitados, en estos
casos se recomienda contar con una alternativa para que en caso de lluvia, fuertes vientos u otro
fenómeno meteorológico, el evento se pueda llevar a cabo sin problemas y no se deba postergar la
fecha, que no siempre es posible.
La estética de los espacios constituye hoy verdaderas escenografías que se conciben de acuerdo con la
dinámica propia de cada evento. Hace unos años, este criterio se aplicaba en los grandes eventos
temáticos (fiestas ambientadas en una época o en determinado contexto), pero hoy se ha reemplazado
la simple decoración de los lugares por auténticas puestas en escena que como en el teatro tienen en
cuenta el concepto central de “la obra” (en este caso, el evento) para organizar cada momento en sus
mínimos detalles. Para estas producciones la iluminación y el color juegan un importante papel porque se
suelen utilizar estructuras transitorias, de fácil montaje, y pocos elementos corpóreos. El siglo XXI aporta
nuevas herramientas técnicas y una de las más sofisticadas es el diseño 3D (tres dimensiones) que
permite controlar los proyectos “virtualmente” en la pantalla del ordenador y evaluar previamente el
tratamiento de los espacios.
La presentación en su conjunto representa un valor, de modo que el mobiliario, la iluminación, el sonido,
el catering y la animación deben tener un estilo dentro de los parámetros estéticos de cada grupo social.
Aunque el presupuesto no permita un gran despliegue escenográfico, el evento puede mantener en otra
escala el mismo criterio. Según sus características, se disponen los diferentes elementos (tales como
criterio. Según sus características, se disponen los diferentes elementos (tales como los que se
mencionan en la siguiente lista), y el personal.

Necesidades
Plataformas o palcos para las autoridades.
El mobiliario (mesas, sillas, etc.)
Los elementos de apoyo (proyectores, pantallas, pizarras, marcadores, tizas, muestras)
La ornamentación (banderas, gallardetes, flores, plantas, cuadros, carteles)
La señalización (alfombras, cordones, carteles, demarcación de áreas, etc.)
El estacionamiento (Playa propia o parking contratado)
Personal a cargo de la seguridad
Los fotógrafos (vídeo)
El personal de apoyo (recepcionistas, asistentes, promotores, etc.)
Maestro de ceremonias o animador
Otras necesidades (de acuerdo con las circunstancias)
El día del evento: Se supervisa el lugar y todos los elementos necesarios, y se atienden los aspectos
protocolares de la reunión:
Tarjetas de ubicación de las autoridades y de los invitados especiales: se ubican en los estrados o en los
asientos, dependiendo del tipo de evento.
Puestos de atención: Es la ubicación del personal que recibe y atiende a los invitados (recepcionistas y
asistentes del evento)
Recepción y ubicación de los invitados
Línea de recepción: se disponen los anfitriones y las personas que correspondan según la ocasión (Ver
detalles en el capítulo 4.8. de la Unidad de Ceremonial)
Ubicación de las autoridades en un estrado o en la primera fila del auditorio, según el tipo de evento.
Guión del evento: son las palabras de bienvenida, la presentación de los oradores, los discursos, el
saludo final y cualquier otro parlamento que esté a cargo del maestro de ceremonias.
Dinámica del evento: es la secuencia de actos que correspondan al evento.
Secuencia del evento: En general, los eventos se desarrollan de acuerdo con los siguientes pasos:
Palabras de apertura a cargo del maestro de ceremonias.
Himnos: cuando sea pertinente por el motivo de la ceremonia.
Discursos
Acción característica de la ceremonia: Entrega de diplomas, corte de cintas, presentación del producto o
descubrimiento de una placa.
Bendición de instalaciones, de los espacios o de los elementos, si corresponde, y según los usos del
lugar.
Recorrida de las instalaciones si es una inauguración; degustación o prueba si es la presentación de un
producto.
Cierre del evento: puede culminar con la invitación al agasajo que se ha programado.
El Agasajo: ya sea un cóctel, una comida o un bufé, es posible que se presenten las siguientes opciones.
Los Brindis: al iniciar la comida o a los postres.
Las Palabras: si se han previsto breves discursos, al iniciar la comida o a los postres.
El Pergamino: si es un homenaje, es un recuerdo que se entrega al invitado de honor con las firmas de
los presentes.
Los Obsequios: se entregan como recuerdo en distintos eventos.

5. Las invitaciones
Son el medio adecuado para invitar por escrito a los distintos eventos; importa tanto el aspecto formal
como el contenido, de modo que se recomienda elegir una buena cartulina y una impresión de primera
calidad. Hay dos tipos de invitaciones: las personales, que llevan el nombre y apellido del invitado, y las
generales o “masivas”, totalmente impresas, con un texto que puede decir “tiene el agrado de invitar a
usted”, o “tiene el agrado de invitarlo”, de modo que no es necesario escribir el nombre del destinatario.
En las invitaciones personales hay un espacio para completar los datos en forma manuscrita, con buena
caligrafía y el mismo color de tinta que se eligió para imprimir la tarjeta. Aunque existe cierta libertad en
cuanto a la redacción, para que la invitación sea clara, y no deje dudas a quien la recibe, debe responder
las siguientes preguntas:
Quién invita: Nombre y apellido para los eventos privados. Si invita una organización, el cargo de la
máxima autoridad tanto para instituciones públicas como privadas es lo más correcto, aunque algunos
prefieren mencionar también el nombre. Por ejemplo, “El Presidente de la Asociación de Amigos del
Museo de Arte Español”, o bien “El Director General de la Fundación América, Dr. Juan Carlos Peña”.
Estas tarjetas llevan impreso el símbolo de la organización; en la esfera oficial, el escudo nacional.
A quién se invita: Nombre completo del destinatario, con su correspondiente tratamiento: “...tiene el
agrado de invitar al señor Dr. Alberto Rodríguez Loza...”
Cuál es el motivo: No siempre se aclara, pero en ocasiones es conveniente especificar el motivo del
acontecimiento: “...a la recepción que ofrecerá con motivo de cumplirse un nuevo aniversario de la
Empresa...”; “...a la recepción que en honor del Sr. Ernesto Castro ofrecerá...”
Cuándo: Día, fecha y hora del evento: “...el viernes 23 de octubre, a las 20...”
Aunque en algunos círculos se pone la palabra “horas”, el mismo sentido de las palabras que siguen a la
fecha no deja lugar a dudas y es redundante aclarar que son “horas”.
Dónde: La dirección y los datos precisos del lugar donde se desarrollará el evento: “...en el Salón
América del Hotel Continental, San Juan 1255.”
Invitación personal Invitación general
Como en el encabezado se especifica quién invita, las invitaciones no se firman y tampoco corresponde
imprimir los nombres de los directivos de la institución después del texto. A continuación -sobre la
derecha- se detalla el lugar, el mes y el año que se manda la invitación: San José, agosto de 2009, por
ejemplo. En el ángulo inferior izquierdo o en el derecho, se escriben las siglas RSVP (repondez s'il vous
plait, en francés), o SRC (se ruega contestar, en español), con el número de teléfono para confirmar la
asistencia. También en la parte inferior de la tarjeta puede figurar el tipo de vestimenta solicitada: de
etiqueta, por ejemplo. Esta indicación es para que los caballeros vistan de esmoquin; las damas
acompañan con una vestimenta acorde. Algunas tarjetas incluyen la leyenda “Invitación personal e
intransferible”, o bien “Se ruega presentar esta invitación”; un recurso para evitar que concurran
personas que no han sido invitadas. Si el sitio donde se desarrollará la actividad es poco conocido o de
difícil acceso, suele adjuntarse un gráfico con la descripción del camino, marcando los puntos destacados
del recorrido.
Observaciones
· Si por alguna circunstancia (un encuentro circunstancial, por ejemplo) se invita directamente, en
persona, aunque acepte y confirme su asistencia en ese mismo momento, igualmente, se debe enviar la
tarjeta de invitación. Como en estos casos, es un recordatorio del compromiso asumido, se tachan
sutilmente las siglas RSVP y se agrega a mano “p/m” (“pour memoire”, en francés) o “p/r” (“para
recordar”, en español). De esta forma se cumple con la formalidad necesaria y se evita que el interesado
confunda lugar, día u hora de la recepción.
· Para invitar a una ceremonia o a una recepción a personalidades de máxima jerarquía dentro de su
medio (autoridades nacionales, provinciales o municipales de alto rango, directivos de instituciones de
primer nivel o personalidades del quehacer nacional en cualquiera de sus especialidades), lo correcto es
invitar por medio de una carta firmada por la autoridad que invita. Desde el punto de vista protocolar se
prefiere esta modalidad pues la tarjeta se considera impersonal; pero además, permite dar más
información sobre los motivos de la convocatoria, datos que suelen asegurar la presencia del invitado. En
caso de que no pudiera asistir, agradecerá y enviará excusas, también por escrito, junto con una
adhesión al evento.
· Para invitar a una pareja, en el tarjetón se suele poner el nombre del caballero, y a continuación se
agrega “y Sra.”; pero cuando la destinataria es una dama, lo correcto es enviar en el mismo sobre otra
tarjeta en blanco y así tendrá libertad de elegir a su acompañante. Si bien no es una regla escrita, es
costumbre que -tanto el hombre como la mujer que representan instituciones- concurran acompañados a
los actos o ceremonias. Del mismo modo, por tradición se espera que una dama concurra a una reunión
social acompañada, especialmente si la cita es nocturna.
· Cuando se organizan reuniones sociales y se tiene conocimiento de que dos personas se encuentran
enemistadas es importante actuar con prudencia y evaluar cada caso antes de cursarles la invitación.
Aunque las características personales de los involucrados -y sus antecedentes- avalen una conducta
social correcta, se debe evitar cualquier situación violenta o desagradable para los invitados.
· Siempre hay que adaptarse a los usos del lugar, pero en general se recomienda enviar las invitaciones
con quince días de anticipación para que los interesados puedan organizar su agenda. Una vez recibida,
debe responderse dentro de las 48 horas. La inmediatez es una cortesía que permite organizar la reunión
sin improvisaciones ni desajustes. Además, una invitación aceptada se cancela, salvo casos de fuerza
mayor, cuando los motivos realmente impidan la asistencia.
6. El agasajo
Un cóctel (ver capítulo en la Unidad de Ceremonial), un almuerzo o una comida pueden ser la
culminación de una ceremonia o ser un acontecimiento en sí mismo.
Pueden organizarse para recordar alguna fecha significativa o para festejar algún logro comercial o
profesional, luego de concretar un negocio o para homenajear a un personaje que puede estar, o no,
acompañado por su propia comitiva. Una vez determinado el presupuesto y establecido el lugar, la fecha
y la hora, el Coordinador considerará –con suficiente anticipación– una serie de aspectos necesarios para
la organización, que pueden agruparse de la siguiente manera:
Necesidades de infraestructura: Si se cuenta con las instalaciones necesarias, la comida puede
ofrecerse en la misma institución; de lo contrario se contratan los servicios en hoteles o residencias
especialmente destinados a estos fines. Una vez elegido el lugar se hace un reconocimiento de las
instalaciones para supervisar la comodidad de los salones –uno para la recepción y otro para el servicio
de la comida– el guardarropa y los sanitarios. Los salones deben ser espaciosos, bien iluminados,
climatizados y funcionales, con accesos que faciliten los desplazamientos. Según las características del
espacio, se analizará la mejor disposición de las mesas, la decoración, el funcionamiento de los aparatos
de sonido y la iluminación y cualquier otro detalle de interés.
De acuerdo con el tipo de acontecimiento y el nivel de los invitados, se puede colocar una alfombra y
cordones para señalar el área de recepción. Del mismo modo se organizan las medidas de seguridad y
las comodidades necesarias para el estacionamiento de los automóviles.
Cuando es necesario, se contratarán los servicios de un maestro de ceremonias o de un locutor y de un
fotógrafo. Si es oportuno, se prepara un cartel con la inscripción que describe el motivo del evento o con
el nombre de la institución (Por ejemplo, “50° aniversario de...")
La música grabada es un excelente complemento para dar un marco agradable a la comida; se
recomienda seleccionar música instrumental a un volumen no debe interfiera con la conversación, y
alternar quince minutos de música y quince minutos de silencio pues un sonido constante finalmente
produce fatiga. La música se interrumpe en el momento de los brindis o de los discursos y cuando se
entregan recordatorios u obsequios. Si las comidas son amenizadas con un espectáculo musical, se
sugiere disponer las presentaciones después de que los mozos retiran un plato, y antes de que sirvan el
siguiente. No es oportuno hacerlo durante el servicio o mientras los invitados están comiendo pues los
artistas merecen respeto por su trabajo.
Cuando las grandes instituciones organizan su comida anual, el encargado de prensa debe calcular los
tiempos para la difusión del evento. Estas comidas tienen gran trascendencia en el medio porque
convocan a muchas personas. Ahí se dan cita las máximas autoridades nacionales, los políticos, los
empresarios, representantes de las distintas actividades económicas y culturales, y de los medios de
comunicación.
· El servicio: Como el servicio será aprobado por alguna autoridad, se presentan por lo menos tres
opciones para elegir el menú, los vinos y la copa previa a la comida. Hoy se acostumbra presentar un
menú con una entrada, un plato principal y un postre, y antes de la comida se sirve un cóctel para dar
tiempo a que lleguen todos los invitados y el equipo de trabajo pueda supervisar los últimos detalles.
· El personal: El Coordinador debe calcular la cantidad de asistentes que se necesitan para recibir y
atender a los invitados. Habitualmente, si hay muchos invitados se instalan en la recepción varios
puestos de atención con listados por orden alfabético para controlar la asistencia e indicar la mesa a los
comensales. En cada puesto se exhibe un cartel bien visible donde se aclara qué letras se atienden.
A medida que llegan, los invitados se acreditan en el puesto que les corresponde por su apellido.
· Las Invitaciones: Se confecciona un listado que deberá ser aprobado por una instancia superior, ya
sea el presidente, el director o el gerente de la entidad. A las máximas autoridades se las invita mediante
una nota de estilo, explicando los motivos de la celebración.
· Cuando las comidas son organizadas a beneficio de instituciones de bien público y se cobra el cubierto
para recaudar fondos, es necesario recurrir a un sistema de billetes numerados para llevar el control del
dinero. Generalmente, el billete consta de tres partes iguales donde se consignan los datos del invitado.
Una parte se entrega al interesado como comprobante de pago, otra a la oficina contable y la tercera se
reserva para el Coordinador como confirmación de asistencia. Por lo general, los invitados especiales no
pagan el cubierto, y menos aún si la recaudación no tiene fines benéficos. En esta misma categoría
suelen estar incluidos los periodistas y algunas personalidades relevantes.
· Ubicación de los comensales: Una vez enviadas las invitaciones y de acuerdo conlas confirmaciones
recibidas, el Coordinador organizará la distribución de los comensales en la mesa (o las mesas) de
acuerdo con el orden de precedencias, y determinará la cabecera (o las cabeceras). Se trabaja con un
plano de las instalaciones y un gráfico de la distribución de las mesas. Como ya se ha visto, la comida
será presidida por la persona que invita y sus homenajeados, si los hubiera, y los demás comensales se
ubicarán según el orden de precedencias, intercalando damas y caballeros. En caso de que se disponga
de mesas individuales, se asignarán las cabeceras y se distribuirá al resto de los comensales según el
listado; si los invitados pertenecen a diferentes actividades pero sus jerarquías son equivalentes, se
intercalan personas de distintas especialidades o se los reúne en grupos por intereses comunes. Para
elegir la mejor opción se tienen en cuentan los objetivos de la reunión; se requiere conocer el medio,
tener experiencia en situaciones similares y cierto grado de creatividad.
· Los planos de orientación: El Organizador tiene algunos recursos para que los invitados encuentren
sus ubicaciones en la mesa. En estas comidas cada comensal tendrá en su sitio una tarjeta con el
nombre y el cargo; según ese orden, se expone en un lugar visible y próximo al comedor, un plano de las
mesas y un listado de los invitados –por orden alfabético– con el número de la mesa asignada.
También para agilizar las ubicaciones se le entrega a cada invitado un plano reducido de las mesas en el
que se señala su sitio; si el salón tiene más de una puerta, se indica en el plano la que está más próxima
a su asiento. En comidas menos formales, solamente se ponen tarjetas de sitio en la mesa presidencial y
el resto de los comensales se sienta libremente. Un modelo similar se aplica en las recepciones
organizadas en el ámbito de la vida empresarial cuando se usan mesas individuales en las que solo se
marcan las cabeceras y cada responsable de las distintas áreas (el Gerente de Publicidad, el de
Producción, y el de Marketing, por ejemplo) puede invitar en la mesa que él preside a distintas personas,
ya sea por afinidad con la actividad o por la relación de negocios establecida. Es una regla elemental a
tener en cuenta que nadie se sienta ni se levanta antes de que lo haga el que preside la mesa.
· La copa previa: Durante el servicio de la copa o del cóctel de recepción de los invitados, el Coordinador
llevará un control de la asistencia y tildará en un listado los nombres a medida que llegan los
comensales. Si falta algún invitado, antes de la comida tendrá tiempo de redistribuir las ubicaciones para
que las mesas queden equilibradas. Es importante observar la más estricta puntualidad en todo tipo de
recepciones, y más aún en aquellas de carácter oficial. Solo un grave motivo justifica faltar a una comida
cuando ya se ha confirmado la asistencia, y en estos casos es de rigor avisar –si las circunstancias lo
permiten– en cuanto se conoce el impedimento.
· Oportunamente, el Coordinador indicará al anfitrión cuando todo está dispuesto para pasar al comedor.
El anfitrión y su invitado de honor o quien invista la mayor jerarquía ingresarán en primer término; se
recuerda que en las comidas mixtas ambos anfitriones son acompañados por el caballero y la dama que
sentarán a sus respectivas derechas. Durante la comida, el Coordinador se ubicará en un punto
estratégico del salón para atender discretamente cualquier requerimiento; permanecerá alerta y
controlará que el servicio se desarrolle tal como se ha programado.
7. Las inauguraciones
El primer paso es esbozar el programa del evento. A partir de los objetivos generales, de la
trascendencia institucional que se le dará a la inauguración y del presupuesto asignado, se hace una
descripción de todas las acciones y los elementos necesarios para la organización:
· INFRAESTRUCTURA
1) La locación
Mapas: Se visitará el terreno para marcar en un croquis en escala a designar, las dimensiones y las
características del lugar, el área destinada para el estacionamiento, las vías de circulación y los
sanitarios. Se determina el mejor lugar para el acto y la instalación de palcos, gradas o cualquier otro
elemento para la ubicación de autoridades, invitados y público en general. Si fuera oportuno, además del
plano general se usarán croquis parciales. Si el proyecto es realizar el acto al aire libre, como ya se
mencionó, es imprescindible prever un espacio cubierto por si el clima impida hacerlo a cielo abierto.
Pabellón de visitas: Si el programa incluye una conferencia informativa previa antes de la
inauguración, y las instalaciones no cuentan con un auditorio, se prepara una sala con capacidad
suficiente para los invitados y para la prensa.
Desplazamientos: Cuando es necesario que los participantes se trasladen de un punto a otro, se marca
el recorrido con alfombras, cordones, etc.
Señalización: Los carteles indicadores se utilizan para señalar los diferentes sectores del edificio y
sirven para orientar a los visitantes.
Ornamentación: Según el criterio estético de cada lugar, se usan plantas y arreglos florales; también
algunas instituciones envíen este tipo de presente, de modo que se reserva algún espacio para poder
exhibirlo.
Banderas: Tanto en el exterior como en el interior pueden colocarse banderas nacionales o
institucionales, banderines o gallardetes. Si el acto se desarrolla en el interior y las autoridades se ubican
en un estrado o una tarima, la insignia nacional ocupa el sitio de honor y las demás se colocarán
respetando las pautas protocolares sobre uso y tratamiento de banderas (Ver Unidad de Ceremonial).
Sonido: Se disponen los equipos necesarios para la locución del acto. En las inauguraciones oficiales de
gran trascendencia es habitual que el acto se transmita en cadena por la red nacional de radiodifusión y
que el canal oficial de televisión siga en directo el desarrollo del acto. Estas ceremonias también cuentan
con la participación de alguna banda militar.
Libro de visitas: Forma parte de la memoria de la institución y se pone a disposición de los visitantes
para que dejen registrada su firma.
2) Personal y servicios complementarios
Maestro de Ceremonias: Se contratan los servicios de un profesional.
Personal de apoyo: Se distribuirán puestos de atención para recibir y acompañar a las autoridades y a
los invitados en cada uno de los puntos clave del evento.
Asimismo, se prevé personal auxiliar para el estacionamiento y control de automóviles y, en algunos
casos, un servicio de primeros auxilios.
Seguridad: Se determinan las medidas a tomar y el personal necesario. En estos casos se recurre a la
institución policial.
Fotógrafo: Se registran las distintas alternativas del acto para la memoria gráfica y la historia de la
institución. Además, la filmación de momentos claves, como el corte cintas, el descubrimiento de la
placa, la visita guiada, o el agasajo pueden utilizarse también como un excelente medio de comunicación
institucional.
Traslados: Si la empresa inaugura un planta, por ejemplo, lejos de la ciudad donde tiene su sede y
ofrece un servicio para trasladar a los invitados especiales, debe organizar con anticipación este aspecto
del evento. Disponer de los vehículos, determinar las ubicaciones en el avión, etc.
3) Requerimientos para la ceremonia
Cintas: En inauguraciones de índole civil se usan cintas con los colores corporativos y la tijera queda
como recuerdo en la institución. En el ámbito oficial, la cinta tiene los colores nacionales y en algunos
países no se corta sino que se prepara un moño desde cuyos extremos tirarán las autoridades como
símbolo del “corte de cintas”.
Bendición: Puede o no haber bendición de las instalaciones.
Placa: Es habitual colocar una placa de mármol o bronce en recordación del acontecimiento. Se elige el
modelo y se encarga la inscripción correspondiente. Una vez colocada se cubre con un lienzo blanco que
las autoridades descubrirán sin dificultad.
Guión de la ceremonia: Se preparan las palabras de bienvenida y presentación de los oradores que
estarán a cargo del locutor que oficiará de maestro de ceremonias.
Himno: Su ejecución puede estar a cargo de una agrupación musical, pero si se optara por una
grabación deberá ser la versión apta para el canto, y se recomienda tener un duplicado previniendo
cualquier accidente.
4) El tratamiento de los visitantes
Recepción: Se determinará el lugar para recibir a las autoridades y a los invitados especiales; desde allí
pasarán al salón si está prevista una conferencia previa al acto y en el que se habrán reservado los
asientos correspondientes. Es conveniente disponer de otro lugar para recibir al resto de los invitados y a
la prensa que así podrán ubicarse a medida que llegan.
La precedencia: Cuando concurren jerarquías similares de distintas instituciones se determina la
equivalencia de las categorías de acuerdo con las normas vigentes en cada país, tanto para los
organismos gubernamentales, militares y el clero como para los directivos de la entidad organizadora y
los representantes de empresas privadas. Para las personalidades que están fuera de la normativa
específica se aplica la precedencia de cortesía en consideración a su trayectoria y a sus méritos.
Ubicaciones: Se asignarán según el orden de precedencia tanto para los traslados como para las
posiciones en el palco si desde allí acompañan el acto. Se tratará de mantener el mismo orden la visita
guiada o para cualquier otro desplazamiento. El público general y la prensa se sientan libremente.
La conferencia: Estas conferencias suelen ser informativas, ilustradas con la proyección de imágenes, y
en general están a cargo del director de la nueva planta y puede intervenir un especialista para tratar los
temas técnicos.
Obsequios: Acorde con la jerarquía de la inauguración y el nivel de los invitados se puede entregar un
recuerdo del evento.
Tarjetas de ubicación: Son cartulinas con el nombre, el cargo y la institución a que pertenece el
visitante, y sirven para indicar las ubicaciones de las autoridades y de los invitados especiales en la
conferencia previa y en el palco.
Discos para la solapa: En algunos casos (cuando hay muchos invitados) suelen ser de distintos colores
y se distribuyen a los invitados para que los organizadores identifiquen rápidamente algún grupo de
interés; prensa, por ejemplo.
· INVITACIONES
Listados: Se preparan listas por categorías: autoridades, empresarios, prensa, etc.
Los listados serán aprobados por la institución.
Invitaciones: Se seleccionan tanto el texto como el tipo de invitación. Para las más altas autoridades y
las personalidades de primer nivel se envían notas de estilo. Para el resto de las autoridades e invitados
especiales se recomienda imprimir la invitación en una cartulina doblada por la mitad, de las llamadas
"díptico", que permite incluir el programa de la ceremonia en una de las caras de la tarjeta. En la tapa
figurará el símbolo y el nombre de la institución; al abrirla, a la derecha se verá el texto de la invitación y
a la izquierda el programa. Cuando hay gran cantidad de invitados se recurre a cartulinas de distinto
color para identificar rápidamente las categorías. Si el lugar donde se realiza el acto no es de fácil
acceso, puede adjuntarse un pequeño plano de referencia con el camino marcado e indicaciones para el
estacionamiento.
Distribución y seguimiento de las invitaciones: Se enviarán con un mínimo de quince días de
anticipación y un máximo de veinte. Se lleva un control de las confirmaciones y se gestiona la asistencia
de aquellas personalidades que más interesan a la institución organizadora.
· EL DESARROLLO DE LA CEREMONIA
Antes de la Ceremonia, el responsable de Ceremonial debe dar las instrucciones a los directivos sobre la
organización general y presentar el programa de las actividades, indicar cuáles serán las ubicaciones y
marcar los desplazamientos.
Si se realiza una conferencia previa, una vez concluida, el público se desplazará al lugar donde se
desarrollará la ceremonia. A continuación, hacen su entrada las autoridades y los invitados especiales
que han de ubicarse en el palco.
Habitualmente, la secuencia de los distintos actos de la ceremonia es la siguiente:
Apertura de la ceremonia: El maestro de ceremonias dará comienzo al acto y anunciará cada una de
las instancias.
Himno Nacional: Suele ser una grabación, aunque en ocasiones puede ser ejecutado por una banda o
alguna agrupación musical convocada por los organizadores.
Discurso de un directivo: Son las palabras de bienvenida a los presentes.
Corte de cintas: Es el símbolo clásico de una inauguración. Se colocan en un lugar apropiado, y el
anfitrión invita a cortarlas a la máxima autoridad presente en el acto.
Previamente, se habrá designado un padrino que participa de la ceremonia.
Descubrimiento de una placa de recordación: Generalmente descubren dos directivos y los dos
invitados de más alta jerarquía.
Bendición de las instalaciones: En ocasiones, el sacerdote puede dar la bendición simbólicamente
desde el palco o acercarse a las instalaciones.
Palabras de la más alta jerarquía invitada: El Presidente de la Nación, el Ministro o el Secretario del
área a la que se refiera la inauguración: Educación, Obras Públicas, Comercio, etc. cierra los discursos; en
ocasiones esta autoridad habla a continuación de las palabras de bienvenida del anfitrión, pero los
organizadores decidirán, en cada situación, cuál es el mejor momento para cerrar los discursos.
Visita guiada a las instalaciones: Se efectuará una vez finalizada la ceremonia inaugural y su
finalidad es ofrecer más información a los visitantes sobre el proyecto, la infraestructura y la
potencialidad futura. Se darán más detalles y explicaciones técnicas que las enunciadas en los discursos.
Cierre de la ceremonia: Palabras del locutor.
8. La entrega de diplomas y medallas
La entrega de diplomas o medallas: Cualquiera sea el motivo de la entrega, una colación de grados o el
homenaje de despedida a los empleados que se retiran de una institución, la organización del evento (en
este caso se toma como ejemplo una entrega de diplomas) consiste en cubrir una serie de tareas
relacionadas con: Los Diplomas (o las Medallas); las invitaciones; el salón y los elementos; la recepción; y
el desarrollo de la Ceremonia.
· Diplomas
Se preparan las listas de los diplomados; se prepara el modelo de diploma y se manda a hacer la
impresión.
· Invitaciones
Nómina de Invitados: Generalmente se confeccionan por categorías: lista de autoridades e invitados
especiales, de los graduados, de sus familiares y de los periodistas. Se selecciona un modelo de
invitación y una vez aprobado se encarga la impresión y se organiza el envío (entrega por correo o en
mano).
· Salón y elementos
El espacio ideal para estos actos es un auditorio. Un salón con butacas suficientes para el público
invitado y un estrado que permita ubicar cómodamente a las autoridades. Además, se necesitan los
siguientes elementos:
Mesa y sillas para las autoridades: Se recomienda cubrir la mesa con un paño oscuro, salvo que sea
de calidad y esté en perfecto estado. Sobre la mesa, vasos y una jarra de agua cada dos o tres personas.
También pueden ponerse los nombres de las autoridades en cada una de las posiciones.
Mesa auxiliar para los Diplomas: Se ubican los diplomas, los premios especiales y diplomas de honor
en el orden en que serán entregados.
Micrófonos: Si es necesario, además del micrófono de pie que generalmente se ubica a la derecha del
estrado, debe contarse con uno de mano.
Cartel de la institución: Se ubica de acuerdo con las características del salón, pero suele colocarse en
la parte superior del estrado.
Banderas: La nacional a la derecha (izquierda del espectador) y la de la institución a la izquierda
(derecha del espectador). Si hubiera que ubicar más banderas se recurre a los esquemas convencionales
(Ver el capítulo sobre el tema en el de Ceremonial).
Prueba de equipos: Antes del evento se controla el funcionamiento de los equipos de sonido, las
instalaciones de las luces, etc.
Guión de la ceremonia: Se preparan las palabras que leerá el locutor, y si es necesario, los discursos
de las autoridades.
Guardarropa: Es un servicio siempre útil, especialmente en época invernal.
Fotógrafos: Se contrata a profesionales de la fotografía o el video.
Ensayo de los graduados: Según el orden en que serán nombrados, se dispone la ubicación de forma
tal que se desplacen desde la izquierda, suban al estrado, reciban el diploma y se retiren por la derecha.
· Recepción de los concurrentes
Autoridades e invitados especiales: Se reserva la primera fila para aquellos que no estarán en el
estrado; se los recibe en la entrada y se los acompaña a sus ubicaciones. Las autoridades que presidirán
el acto se instalan en el estrado unos minutos antes de iniciar la entrega.
Graduados: Se los convoca una hora antes del acto En ese lapso, un equipo de recepción se encargará
de recibirlos e indicarles la ubicación. El control de la asistencia se hará consignando en los listados a los
ausentes para retirar los diplomas antes de que empiece la ceremonia.
Familiares y público en general: Se los ubicará a continuación de los graduados, en forma libre y a
medida que lleguen.
Fotógrafos: Son contratados de antemano y registran las alternativas de la ceremonia para el archivo
institucional y para los graduados que lo deseen.
Prensa: Ingresan y se ubican en forma libre en las filas destinadas al público general.
· Desarrollo de la Ceremonia
Iniciación: El acto se inicia con las palabras de apertura a cargo de un maestro de ceremonias. A
continuación se suele entonar el Himno nacional.
Discurso del Rector: El maestro de ceremonias anuncia las palabras que habitualmente dirige la
máxima autoridad presente.
Juramento de los graduados. En el ámbito universitario, si el acto es una colación de grados
corresponde el juramento de práctica.
Entrega de Diplomas: Las autoridades –Decanos de cada Facultad, Secretarios Académicos, o
Directores– son los que entregan los diplomas a cada graduado.
Inmediatamente después, es costumbre saludar con un apretón de manos, por eso es importante
recordar que se recibe el documento con la mano izquierda y de esta forma la derecha queda libre para
el saludo. Los graduados suben al estrado en grupos a medida que el maestro de ceremonias los
nombra. Ingresan, como se dijo, por la izquierda, y se paran delante de la autoridad que les entregará el
diploma. El desplazamiento hacia sus lugares se realiza por el extremo opuesto para no entorpecer el
ingreso de los siguientes graduados.
Entrega de premios especiales: Los premios de honor y las menciones especiales se entregan con la
misma rutina; la medalla de oro al promedio más alto es el último premio y lo entrega la autoridad de
más jerarquía que preside la ceremonia.
Discurso de un egresado: Cuando se incluye en el programa, un graduado es el encargado de hablar
en representación de todos.
Cierre del acto: Lo hará el maestro de ceremonias.
9. Organización de un congreso
(*) Cabe aclarar que en otra escala, los seminarios y las convenciones tienen características similares a
los congresos.
Los Congresos, tanto los nacionales como los internacionales, son un medio para intercambiar los
conocimientos en un mundo caracterizado por el gran desarrollo técnico, científico y cultural. La
necesidad de diálogo se ve cristalizada en estas reuniones cuyo objetivo es actualizar, seleccionar y
difundir el progreso humano, incentivar la creatividad y la solidaridad de los grupos sociales con una
participación concreta y efectiva para compartir la información, y fijar metas comunes en el avance de
las distintas especialidades.
En otros términos, tanto en la actividad profesional como en la institucional o la empresarial, un
Congreso es un encuentro entre personas que tienen intereses, profesiones o actividades comunes,
convocado por un ente gubernamental o civil, durante un lapso determinado, con el objeto de facilitar el
intercambio de información sobre temas de su competencia. La convocatoria a un Congreso se genera
tanto en los organismos oficiales como en las instituciones civiles que agrupan profesionales de las
distintas disciplinas. Estas reuniones son un instrumento valioso para la comunicación institucional,
siempre que su correcto desarrollo garantice el logro de sus objetivos. Para ello es necesaria la
intervención de un equipo de expertos que atiendan los distintos servicios que se requieren.
Las comisiones
Generalmente, en los congresos de gran trascendencia, la Presidencia de Honor es ofrecida al Jefe de
Estado, a un Ministro del área de competencia o a alguna personalidad relevante vinculada con el tema,
al que acompañará una lista de miembros destacados que constituyen la Comisión de Honor del
congreso. Respecto de la temática, las comisiones científicas se ocupan de los contenidos, de las
ponencias o de los trabajos que los participantes presentan, y de las sesiones de trabajo, según el
Reglamento que las entidades organizadoras de cada congreso elaboran para determinar las
responsabilidades y las normas a la que se deben ajustar las acciones.
Aunque cada Congreso, Conferencia o Asamblea tiene una modalidad propia para la constitución de sus
órganos específicos, generalmente para la planificación de estas actividades se forma un Comité
Ejecutivo con una Secretaría General que es la unidad de mando, de acuerdo con los objetivos que este
comité define y aprueba; la Secretaría coordina las distintas actividades de los grupos de trabajo; tiene a
su cargo los servicios técnicos y aglutina las actividades relacionadas con el despacho administrativo, la
prensa, las publicaciones, la realización de las sesiones, las Relaciones Públicas y el Ceremonial.
Los congresos se financian con recursos de diferente origen. Para ello, el Comité de Finanzas cuenta con
el dinero de las inscripciones de los participantes, el patrocinio y el aporte privado, pues un
acontecimiento de estas características involucra a las empresas relacionadas con el turismo, con las
comunicaciones y el comercio: compañías de transporte aéreo y terrestre, hoteles, restaurantes, lugares
de recreación y una amplia gama de negocios que comercian productos locales. Otras fuentes de
ingresos son la venta de las publicaciones del congreso y el alquiler de espacios destinados a la
exhibición de productos, en el lugar donde se realizan las reuniones. En virtud del prestigio y de la
promoción del sector turístico y económico que la convocatoria de un congreso le ofrece a una ciudad y
al país en general, el Gobierno suele dar su respaldo institucional o patrocinar los congresos.
Organización técnica del Congreso
En realidad, la organización consiste en la planificación coordinada de diferentes unidades de acción
como son las ceremonias de inauguración y de clausura, y las actividades relacionadas con los
delegados; el viaje, el hospedaje, las jornadas de trabajo y las de esparcimiento. La primera etapa
corresponde a la constitución institucional del Congreso (comité de honor, etc.), al desarrollo de un
programa tentativo y al diseño de una estructura integrada por sesiones plenarias, comisiones,
conferencias y seminarios, que permiten estimar los costos y calcular el presupuesto necesario. De
acuerdo con las prioridades, en esa etapa es necesario considerar los siguientes temas:
Establecer los objetivos del Congreso; definir su duración, los temas a tratar y las dimensiones de la
convocatoria. Elegir la sede; designar un Presidente de Honor del Congreso. Nombrar un Comité
organizador y asignar las responsabilidades de los distintos comités.
Determinar la cantidad y calidad de invitados especiales. Hacer un estudio previo de las necesidades.
Elaborar un programa. Tener en cuenta todas las etapas de trabajo, con las fechas de iniciación y
terminación y procurar que no coincidan con otros eventos que le puedan impedir la asistencia de
personalidades o restar el brillo que el acontecimiento debe tener.
Iniciar los contactos con las instituciones afines, en el país y en el exterior si es un Congreso
internacional.
Obtener el material que se presentará como ponencias de los profesionales de la especialidad noventa
días antes del Congreso para poder analizarla y hacer las copias necesarias.
Reservar los espacios necesarios y prever todos los elementos y la infraestructura para el desarrollo de
las reuniones.
Seleccionar los hoteles, las compañías de transporte y las agencias de turismo, y gestionar las mejores
condiciones para los participantes.
Elaborar un programa social y uno cultural para los congresistas que sirva de complemento a las
sesiones de trabajo, sin interferir con ellas.
Del mismo modo, armar el programa turístico para los congresistas y sus acompañantes con inclusión de
obsequios y atenciones.
De acuerdo con la especialidad del Congreso, preparar un programa técnico.
Organizar los traslados y la atención de los congresistas en sus necesidades.
Preparar el material que se entregará a los congresistas.
Administrar los fondos del congreso.
La organización y las comunicaciones
Las Relaciones Públicas deben tener competencia en todos los aspectos relacionados con las tareas de
organización y desarrollo que involucren cuidar la imagen institucional del congreso y de la institución
organizadora, hacer efectivas las comunicaciones, y lograr el cumplimiento de los objetivos. Por lo tanto,
la actividad está íntimamente ligada a la Oficina de Prensa y a la de Ceremonial para asegurar la mejor
funcionalidad del Congreso y proyectar una imagen relevante de la institución que lo organiza. En la
etapa inicial, previa al desarrollo de sus tareas específicas, deberá informarse sobre todos los aspectos
relacionados con la institución organizadora y con el tipo de encuentro que se realizará: su historia, su
trayectoria, sus objetivos, su normativa y el grado de vinculación con los entes estatales, privados,
nacionales e internacionales. Asimismo, recabará información sobre los objetivos directos del congreso y
también los indirectos, generalmente destinados a mejorar la imagen de la institución; analizará su
repercusión y su alcance en el ámbito nacional, regional e internacional. También estudiará el
Reglamento del Congreso; conocerá a los integrantes del comité organizador y sus respectivas
competencias. Del mismo modo, obtendrá datos sobre los concurrentes al Congreso que serán
organizados y fichados por categorías: procedencia, profesión, nivel sociocultural, intereses, actividad,
prestigio, acompañantes y calidad de los mismos. Y conocerá el presupuesto destinado a Relaciones
Públicas.
El trabajo se planifica según un cronograma de actividades para llevar un control de las acciones y los
plazos de cumplimiento. La organización requiere del trabajo de un equipo de personas que deben
desarrollar las actividades en forma coordinada.
Esas acciones pueden agruparse en los siguientes rubros: a) entrevistas y visitas, b) la ambientación, c)
los servicios auxiliares, d) la imagen gráfica y simbólica, e) las comunicaciones y f) el Ceremonial.
a) Entrevistas y visitas: Son de diferente naturaleza: de protocolo, de difusión y de supervisión y
control. Las primeras están destinadas a autoridades, auspiciantes, miembros de la comisión de honor y
altas personalidades; implican un asesoramiento a las autoridades de la institución sobre las
formalidades a tener en cuenta, la planificación de las entrevistas y la preparación de la documentación
necesaria en cada caso; también se realizan los contactos previos y el registro de los resultados
obtenidos. Una de las acciones relacionadas con el prestigio de la institución y con la trascendencia del
acontecimiento, es gestionar ante las autoridades de gobierno nacional la declaración de “interés
nacional”; del mismo modo ante las autoridades provinciales y las municipales. Obtener la declaración
de interés y el auspicio o el patrocinio del área gubernamental relacionada con la temática del Congreso,
jerarquizan la reunión y facilitan el desenvolvimiento de las tareas de organización.
Las entrevistas de difusión involucran a la Oficina de Prensa y están dirigidas al periodismo y los medios.
Para la promoción de un Congreso es necesario convertir cada una de las acciones en noticia de interés
para los medios de comunicación. El anuncio de su realización, los motivos y el lugar escogido para
llevarlo a cabo; la presentación de los máximos responsables de la organización, del Comité de Honor y
de las personalidades que participarán; información de interés para los profesionales del sector, el
anuncio de la apertura y la relación con los patrocinadores deberán ser noticias publicadas.
b) La ambientación: Tiene competencia en la adecuación de la sede para satisfacer las necesidades
referidas a la programación, a los espacios necesarios, su funcionalidad y confort; la facilidad de los
accesos, del estacionamiento y de la comunicación. De acuerdo con la cantidad de actividades
simultáneas, entenderá en la distribución de los lugares de trabajo, los de descanso y los de
esparcimiento; la iluminación y la acústica adecuadas, la circulación de los participantes y el servicio
gastronómico (restaurante y cafetería).
c) Los servicios auxiliares: Comprende la selección y supervisión de un amplio repertorio de servicios
de apoyo cuya atención está a cargo, generalmente, de empresas contratadas o de personal
especialmente entrenado. Son los distintos hoteles donde se alojan los participantes, las agencias de
turismo, los autos y los ómnibus para los traslados. También la vigilancia, el mantenimiento; la
iluminación, el sonido, la proyección de audiovisuales, la música, la fotografía, las flores, la decoración, la
cafetería y la publicidad. Dada la gran cantidad de servicios que se requieren, es habitual que se
contraten las instalaciones de un gran hotel o de un centro de convenciones que contará con todos los
elementos necesarios: salones para las reuniones plenarias y para las sesiones de las comisiones de
trabajo.
Comodidades para instalar un centro de información para los congresistas, sala para la prensa, para las
comunicaciones telefónicas y postales, y para las prestaciones auxiliares del congreso. Servicio
gastronómico y personal para atender los refrigerios y las comidas o bebidas que se servirán durante las
jornadas.
d) La imagen gráfica y el símbolo: Como elemento visual es determinante el buen diseño del símbolo
y de la imagen gráfica del Congreso. Es una tarea de asesoramiento y control para la presentación de las
comunicaciones escritas y gráficas que deben caracterizar todos los elementos de comunicación:
emblemas, logotipos, formato y estilo para la correspondencia; presentación y contenido de los folletos,
de las publicaciones, las invitaciones, los programas, las carpetas con documentación y los recordatorios;
el estilo de los obsequios, las identificaciones del personal y de los congresistas y la señalización de los
espacios, los carteles, murales, tableros y banderines.
e) Las comunicaciones: Tiene competencia en el asesoramiento y el control de todas comunicaciones;
cualquiera sea el mensaje o la información controla que exista una unidad de criterio en la presentación
y la distribución, y con este fin trabaja en forma coordinada con la Comisión Técnica y la de Prensa.
f) El Ceremonial: La organización de Congresos en una tarea que realiza un equipo capacitado en cada
área específica de trabajo. El Ceremonial tiene vinculación con los distintos aspectos de la tarea, y
trabaja en estrecha conexión con la Secretaría y con Relaciones Públicas. Es la oficina que tiene a su
cargo la atención y el agasajo de las delegaciones y las tareas referidas al tratamiento de los
congresistas. Interviene directamente en todas las ceremonias a que dé lugar la conferencia y donde el
protocolo y la cortesía son requisitos de una buena relación: la recepción de los congresistas, los actos de
inauguración y de clausura, las presentaciones, las visitas y las comidas programadas, las excursiones,
los programas especiales para los acompañantes, y cualquier otra contingencia durante el desarrollo de
las demás actividades. En íntima relación con la Oficina de Relaciones Públicas, debe planificar y
establecer el contacto previo para las visitas y entrevistas que realizarán las autoridades de la institución
organizadora. Interviene y es nexo en las relaciones de los miembros de la comisión de honor, de los
auspiciantes, de los patrocinadores y de las personalidades del Congreso. Del mismo modo se encarga
de las visitas protocolares de los delegados, y colabora, si es necesario, en la presentación de las
comunicaciones escritas y gráficas que les son dirigidas: correspondencia, programas, folletos,
publicaciones, carpetas, invitaciones, carteles, señalización e identificación de los participantes del
Congreso.
Participa en la confección del programa y servirá de enlace entre los participantes y las autoridades. Se
encarga de la acreditación de los congresistas, de la distribución de las invitaciones y el control del
acceso a todas las actividades. Dispone de un servicio de información para satisfacer las necesidades de
las delegaciones y provee a la oficina de Publicaciones el material necesario para la impresión del diario
de sesiones, de las actas de las sesiones plenarias y de los comités de trabajo. También interviene en la
ubicación de las delegaciones, de los invitados especiales y de la prensa; de los símbolos y los carteles, y
cuando se trata de reuniones internacionales también se ocupa de la disposición de las banderas
correspondientes a los países de los delegados presentes. Del mismo modo, supervisa los elementos
utilitarios para uso de los oradores: carteles con sus nombres, elementos de proyección y de sonido,
jarras con agua y los vasos.
Información sobre las delegaciones
Una vez conocida la fecha de iniciación del congreso y su duración, es necesario tener la nómina de las
delegaciones para luego preparar el plan general de acción.
Con cierta anticipación, se envía un formulario a cada participante para que pueda remitir a la Secretaría
de la Organización el nombre completo, la dirección, el teléfono, el nombre de la institución a la
pertenece, el cargo, si llegará acompañado, el día de llegada al país, la compañía aérea y el número de
vuelo así como los mismos datos referidos al regreso. Junto con el formulario de datos personales se
mandan las tarifas de distintos hoteles para que los participantes puedan elegir e informarlo con tiempo
suficiente, de modo que los organizadores hagan las reservas, organicen la recepción de los delegados
en el aeropuerto, y soliciten las salas VIP y los alojamientos. Cabe recordar que para agilizar el traslado
de los delegados conviene alojarlos en hoteles estratégicamente ubicados respecto de la sede del
Congreso. También se acostumbra enviar información sobre distintos paquetes turísticos que el
participante podrá reservar desde el exterior o cuando llegue al país. Además, se manda información útil
para el viajero respecto del clima y las temperaturas, el cambio de moneda, los horarios del comercio,
los porcentajes de las propinas y los demás usos sociales propios del lugar donde se realizará el
congreso.
Al preparar el programa se tendrá en cuenta días y horas de las reuniones, los temas, los disertantes, el
lugar y los salones en que se llevarán a cabo las recepciones que habrán de realizarse, las visitas
técnicas y la reunión de clausura.
Conviene dejar libre alguna mañana y alguna tarde para que los participantes puedan cumplir con
asuntos privados.
Recepción en el Aeropuerto
Los congresistas serán recibidos por personal de Ceremonial especialmente destacado. Si una delegación
es presidida por una alta personalidad, también debe concurrir a recibirlos un miembro importante de la
delegación local. Es recomendable gestionar anticipadamente las mayores facilidades para los visitantes,
particularmente en la Aduana. A tal efecto, la intervención del encargado de Ceremonial puede ser muy
útil ya que hará valer ante las autoridades competentes el carácter y la importancia de la conferencia
internacional que se ha de realizar, para obtener un tratamiento de privilegio para los conferenciantes y
los invitados especiales.
Una vez que ha llegado la delegación se los acompañará hasta el vehículo asignado y se los informará
sobre el programa de actividades. En los hoteles serán recibidos también por personal de Ceremonial
destacado en el lugar para satisfacer cualquier requerimiento. En el salón de entrada del hotel se
habilitará una cartelera con el programa de las reuniones –técnicas y sociales– del día y del siguiente.
Salas de reuniones
Una perfecta organización exige que los salones donde han de desarrollarse las sesiones ofrezcan todas
las comodidades: las cabinas para las traducciones simultáneas, los auriculares necesarios, la Secretaría,
la oficina de prensa, la de periodistas, la sala principal de reuniones y pequeños salones para el trabajo
de las distintas comisiones; teléfonos para llamadas locales e internacionales, telefax y una estafeta de
correos. La Secretaría debe ofrecer un servicio de computadoras y operadores de computación,
máquinas para fotocopiar, papel, tinta y una persona que se ocupe exclusivamente del trabajo de
copiado. Se habilitará una oficina de pasajes y turismo para resolver los regresos y los paseos de los
delegados.
Para ubicación de los participantes se elige el modelo más apropiado de acuerdo con la cantidad de
congresistas y las dimensiones del salón. Como ya se vio en el capítulo correspondiente, en las reuniones
plenarias las delegaciones pueden sentarse como en un teatro; frente a ellas y sobre una tarima estará
la mesa de la presidencia de la sesión, que incluye al presidente, al vicepresidente y al secretario
general. Frente a esta mesa se coloca un pupitre desde donde hablarán los delegados. Las delegaciones
serán ubicadas por orden alfabético. Durante los intervalos de las reuniones es conveniente contar con
un servicio de café, té y gaseosas; las empresas más caracterizadas del ramo suelen ofrecerlo sin cargo
mediante un sistema de contraprestación publicitaria.
Atención especial para VIP
Expositores de primer nivel e invitados especiales reciben el tratamiento especial de los VIP (Very
important person). Se les brindan las mayores comodidades desde que llegan hasta que parten, respecto
de las reservas de pasajes y de las ubicaciones en los aviones, el uso del salón VIP, atención de los
trámites relacionados con la documentación, el equipaje, los trámites migratorios, policiales y aduaneros,
y todo lo referido al hospedaje. El encargado de Ceremonial debe asistirlo en sus necesidades y le hará
entrega del programa de las actividades planificadas de antemano y de una propuesta de actividades
turísticas para él y, de ser necesario, para su acompañante.
Las inscripciones
La recepción de los invitados especiales y los preparativos previos a la inauguración de un congreso no
permiten dar una adecuada atención a la inscripción de las delegaciones el mismo día de la
inauguración. Por tal motivo, es habitual que la inscripción se concrete un día antes, en el marco de una
recepción de bienvenida.
Este encuentro permite establecer el primer contacto entre las delegaciones y ajustar cualquier detalle
de organización. También es el momento de entregar una carpeta con el programa de las reuniones,
folletos de información general del país y muy especialmente de la ciudad donde se realiza la reunión, y
toda la información práctica sobre bancos, teatros, cines, Embajadas, hospitales, correos, y cualquier
otro punto de interés.
El Programa social
Comprende tanto la recepción de bienvenida como las de apertura y de clausura. En los Congresos
internacionales incluye una comida típica, la visita a la ciudad, a los principales monumentos y lugares
de interés. La agenda puede contemplar otras actividades optativas, tales como la presentación de un
espectáculo folclórico o de tango, el paseo de compras y las excursiones a distintos puntos turísticos del
país,
con itinerarios alternativos, como ya se ha mencionado. Con el mismo criterio, junto con los formularios
de inscripción, se ofrece un programa de actividades para los acompañantes. Una vez confirmada la
oferta, se hacen las correspondientes reservas.
Las jornadas de inauguración y de clausura
Son dos ceremonias y cada una requiere su propia organización. La oficina de Ceremonial interviene en
la preparación de un salón con capacidad para todos los participantes; se encarga de ordenar la
ornamentación con las banderas de los países representados, y se ocupa de la ubicación de las
autoridades del Congreso y de los invitados especiales. De igual modo, reserva las primeras filas para los
participantes de acuerdo con un orden de precedencia ya establecido. En ambas ocasiones elabora un
guión de la ceremonia y contrata un maestro de ceremonias para las palabras de apertura y cierre, y la
presentación de los oradores. En estas ocasiones es habitual que se organice una velada de gala en un
teatro o un salón emblemático de la ciudad. Este agasajo es un detalle de prestigio para el Congreso y
significa un gran atractivo para los participantes por la trascendencia que pueda tener el lugar.
10. Otros eventos
Descubrimiento de una placa recordatoria
En ocasiones, una inauguración, una fecha representativa en la vida de la institución o algún
acontecimiento importante para la marcha de la organización son un motivo para descubrir una placa
conmemorativa que será un testimonio genuino para recordar esos hechos en el futuro. La actividad,
generalmente, es un acto más en el marco de una ceremonia, como la de una inauguración, pero
también puede constituirse en una ceremonia en sí misma cuando la razón es, por ejemplo la
celebración de un aniversario. Cualquiera sea la circunstancia, los organizadores de la ceremonia
desarrollan los pasos que ya se han mencionado y determinan el momento más oportuno para el
descubrimiento; durante una inauguración, es habitual hacerlo luego de la bendición de las instalaciones
y antes de la recorrida; en un aniversario, luego de los discursos. La placa debe estar cubierta con un
paño, de cuyos extremos penderán las cintas para que con un simple movimiento dejen descubierta la
placa. Las máximas jerarquías se desplazan hasta el lugar, y si asiste alguna personalidad relevante, el
anfitrión lo invita a participar del acto en el que ambos retirarán el paño. En el ámbito oficial, las cintas
tienen los colores patrios; en la actividad privada pueden tener los colores propios de la empresa.
La piedra fundamental
Las ceremonias que se organizan con motivo de la fundación de obras arquitectónicas de interés público,
tales como escuelas, hospitales o plantas industriales, centran su dinámica en la colocación del primer
ladrillo o lo que se ha dado en llamar la “piedra fundamental”. Para ello se prepara en el terreno un hoyo
tan profundo como para depositar dentro el primer ladrillo; este ladrillo tendrá un hueco que pueda
contener un cilindro de metal (hoy, de acrílico por ser un material más resistente a la humedad) donde
se coloca un original del acta de fundación que las autoridades firmarán sobre un pequeño atril durante
el acto. Junto con el acta, y como testimonio del momento en que se inicia la obra, se guardan billetes y
monedas de curso legal -es decir, dinero en circulación en ese momento- y uno o dos artículos,
vinculados con el tema, publicados en periódicos del día que se realiza la ceremonia o del día anterior. El
cilindro se introduce en el ladrillo hueco y las autoridades lo cierran con cemento para colocarlo después
en el hoyo.
La ceremonia respeta la secuencia habitual, y luego de los discursos y de las firmas, las autoridades se
dirigen al lugar para colocar la primera piedra. El símbolo de esta ceremonia es una pequeña pala de
plata, o de un metal plateado, en la que se grabará la fecha y una leyenda recordatoria del
acontecimiento; con ella las máximas autoridades depositarán la primera colada de cemento para cerrar
el ladrillo y la mayor jerarquía, presente en la ceremonia, la conservará como recuerdo.
El bautismo de una nave
Es habitual llamar así a estas ceremonias; sin embargo, el Diccionario de la Real Academia aclara que
“Bautismo” es el nombre del primero de los Sacramentos de la Iglesia, pero la acción de bautizar y la
fiesta con que se solemniza se denominan “Bautizo”.
Durante la ceremonia de botadura de una embarcación se organiza, tradicionalmente, su bautismo,
antes de que inicie su vida útil con el viaje inaugural.
En coordinación con el personal del astillero que la ha construido, se ubica estratégicamente una gran
botella de champán, de modo que al liberarla del soporte que la mantiene sujeta, choque y se rompa
contra la nave. Los organizadores deben asegurarse de que la botella se romperá al estrellarse contra la
embarcación; lo contrario se considera como un signo de “mala suerte”. Generalmente, después de los
discursos de las autoridades, la dama designada como madrina, es la encargada de poner en práctica el
ritual propio de la ceremonia; luego, una banda puede acompañar musicalmente el momento en que las
autoridades y los invitados especiales recorren el interior del barco, si es que se ha programado esta
visita.
De igual forma se puede organizar el bautismo de una aeronave sobre una de las pistas del aeropuerto
donde empezará a operar; pero generalmente, por una tradición referida a la fragilidad de los aviones,
no se rompe la botella sobre el fuselaje. Se la destapa, se agita y se rocía simbólicamente la nave.
El lanzamiento de un producto
Es uno de los acontecimientos más destacados de la vida empresaria por la trascendencia institucional
que puede alcanzar, y el éxito depende de una correcta organización. Una vez destinado un presupuesto,
se prepara el programa de la presentación, se conforma un equipo de trabajo y se distribuyen las
acciones de acuerdo con un cronograma de actividades que prevé la fecha de la ceremonia.
Como cualquier otro suceso de esta naturaleza, se seleccionará el lugar más apropiado y se considerarán
las necesidades de infraestructura. Será conveniente evaluar la conveniencia de hacer la presentación
en la propia empresa o elegir un espacio ya destinado a estos acontecimientos y que cuenta con todos
los elementos necesarios: las instalaciones, el mobiliario, la iluminación, el sonido, la ornamentación, la
señalización adecuada de los espacios, el estacionamiento, la seguridad y el personal (servicio
gastronómico, azafatas, promotores, estacionamiento). A veces, solo restará contratar los servicios
adicionales (fotógrafos, por ejemplo). En cuanto al tratamiento de los invitados y a la organización del
agasajo, siguen el mismo orden ya expuesto. Se acordará el mejor momento para los brindis, los
discursos y la entrega de los obsequios.
El lanzamiento de un producto es quizás el suceso empresario que permite a los organizadores desplegar
la mayor creatividad. Es habitual que estas presentaciones se realicen antes o durante una comida. En
ocasiones, el marco adecuado es una exhibición artística o algún tipo de espectáculo con el que se
entretiene a los invitados. La originalidad de la presentación pone a prueba el ingenio de los
organizadores para no repetir los consabidos shows que el público ya ha presenciado. También se
acostumbra gratificar a los invitados con algún recuerdo del lanzamiento, y una vez más la libertad de
acción da lugar a las más variadas posibilidades.
Los aniversarios
Son fechas significativas para la institución en las que se conmemoran hitos importantes de su
trayectoria, y dan motivo a celebraciones de diferente tipo.
Algunas tienen las características formales de una ceremonia tradicional en el salón destinado a los
actos, con la presencia de las autoridades de la organización, el personal e invitados especiales,
generalmente representantes del quehacer político, económico y social. Durante estas celebraciones,
luego de los discursos de las autoridades, es habitual descubrir una placa conmemorativa y entregar
medallas a los empleados más antiguos. Una vez concluida la ceremonia, se agasaja a los invitados con
un cóctel, un almuerzo o una comida.