Cara Menyusun Agenda Rapat

Dalam Artikel Ini:Melakukan PersiapanMenyusun Agenda RapatMemfinalkan Agenda Rapat

Rekan kerja tidak akan datang jika diundang menghadiri rapat tanpa tujuan yang jelas. Jika Anda
bertanggung jawab menyusun agenda rapat, hindari hal tersebut dengan menentukan topik yang
akan didiskusikan dalam rapat dan durasi waktu yang dibutuhkan untuk membahas setiap topik.
Dengan menyusun rencana dan menjalankannya sebaik mungkin, Anda mampu mencapai hasil yang
lebih baik dan peserta rapat tidak merasa dirugikan karena kehilangan waktu kerja.

Bagian1

Melakukan Persiapan

1.

Mintalah informasi dari rekan kerja. Peserta rapat akan merasa lebih dilibatkan jika mereka
dilibatkan saat menyusun agenda rapat. Mintalah mereka mengusulkan topik yang ingin dibahas lalu
cantumkan dalam agenda.[1]

• Kirim surel atau temui rekan kerja yang akan diundang beberapa hari sebelum rapat.

• Lakukan langkah tersebut minimal 6-7 hari sebelumnya supaya mereka masih sempat
berkontribusi. Pastikan agenda rapat sudah final 3-4 hari sebelum tanggal rapat.

2.

Tentukan tujuan utama atau beberapa tujuan yang ingin dicapai. Pastikan rapat diadakan dengan
tujuan tertentu, misalnya untuk mengambil keputusan, menyampaikan informasi, membuat rencana
kerja, atau melaporkan progres penyelesaian tugas. Anda tidak perlu mengadakan rapat jika tidak
ada tujuan.[2]

• Rapat boleh diadakan dengan beberapa tujuan, misalnya untuk melaporkan progres kerja
sebagai dasar untuk mengambil keputusan jangka panjang.

3.

Berfokuslah pada topik yang memengaruhi banyak orang. Topik yang pembahasannya cukup
melibatkan 2 orang, jangan dimasukkan dalam agenda. Manfaatkan waktu untuk mencari solusi yang
membutuhkan keterlibatan banyak orang.[3]
• Sebagai contoh, adakan pertemuan terpisah (di luar rapat) jika Anda dan rekan kerja ingin
berdiskusi untuk membahas tugas baru.

• Jika Anda mengadakan rapat untuk membahas masalah yang bisa diselesaikan hanya oleh
beberapa orang, partisipan rapat yang tidak terlibat dalam pembahasan topik seharusnya bisa tetap
bekerja. Hal ini membuat mereka merasa kecewa karena waktu kerja terbuang percuma. Oleh sebab
itu, manfaatkan kesempatan ini sebaik mungkin sebab mengadakan rapat yang melibatkan banyak
orang bukan hal mudah.

4.

Susunlah agenda rapat dengan menentukan topik yang ingin dibahas secara selektif. Prioritaskan
topik penting yang perlu didiskusikan dalam rapat sebab Anda tidak bisa memasukkan semua topik
dalam agenda.[4]

• Contohnya, Anda ingin mencantumkan "negosiasi tenggat proyek", "presentasi laporan

progres", "perencanaan proyek baru", dan "sumbang saran". Oleh karena keterbatasan waktu, Anda
tidak mencantumkan sesi sumbang saran dalam agenda rapat.

• Pertimbangkan apakah Anda perlu mengadakan rapat dengan beberapa orang untuk
membahas agenda utama sebagai persiapan rapat pleno.

5.

Cantumkan topik paling penting di urutan pertama. Saat merencanakan rapat, menempatkan topik
paling penting di awal rapat merupakan kebijakan yang tepat. Dengan demikian, semua partisipan
mampu mendiskusikan topik penting ketika pikiran masih jernih dan fisik masih bugar saat rapat
baru dimulai.

• Contohnya, agendakan "pengambilan keputusan" lalu "presentasi laporan progres" (kecuali

jika laporan progres dibutuhkan untuk mengambil keputusan).

• Selain itu, topik yang paling penting sudah didiskusikan jika rapat perlu diakhiri lebih awal
atau beberapa peserta rapat harus meninggalkan pertemuan sebelum rapat berakhir.

6.

Perkirakan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk membahas setiap topik.Meskipun Anda tidak
bisa memastikan durasi waktu untuk membahas setiap topik, buatlah estimasi. Pertimbangkan
berapa lama rapat akan berlangsung dan berapa topik yang akan dibahas. Alokasikan lebih banyak
waktu untuk topik yang paling penting.[5]

• Contohnya, alokasikan 30 menit untuk pelaporan progres, 10 menit untuk diskusi, dan 10
menit untuk menentukan tenggat baru.

• Sering kali, agenda rapat tidak bisa dituntaskan karena tidak ada alokasi waktu untuk setiap
topik. Lakukan pembagian waktu sebelum rapat berlangsung untuk memastikan semua topik yang
diagendakan bisa dibahas sampai selesai.

• Pertimbangkan jumlah peserta rapat yang diundang saat menghitung tambahan waktu. Jika
rapat akan dihadiri 15 orang dan Anda mengalokasikan waktu 15 menit untuk setiap topik, ini berarti
setiap orang mendapat waktu berbicara lebih kurang 1 menit per topik. Meskipun tidak semua orang
berbicara, waktu yang dialokasikan terlalu singkat.[6]