Proyecto: Implementación del sistema de inventarios para el área de sistemas

Fecha de elaboración: 21 de mayo de 2018

Administrador del proyecto: C. Fernando Cruz A.

Introducción.

En los tiempos actuales ninguna empresa que quiera permanecer vigente en el

mercado debe carecer de dicho inventario, ya que este le da una ventaja sobre
su competencia, porque permite conocer en tiempo real esta infraestructura,
ayuda a agilizar la toma de decisiones sobre los equipos, así como automatizar
los cambios de manera más eficiente en la empresa.

En el caso de esta empresa el no tener un inventario actualizado del software y

hardware le originó muchos gastos, contratiempos y situaciones conflictivas
dentro y fuera de la misma, incluso parecía que la competencia era más grande
de lo que en verdad era, ya que el descontrol y desorganización en las que
cayeron frenó y obstaculizó todo intento por liderar en el ámbito en el que se
desenvuelve la empresa.

Sin embargo, hoy por hoy y después de finalizar e implementar este proyecto
sobre el control de sus inventarios de software y hardware, puede asegurarse
que se cumplieron los objetivos trazados al inicio del proyecto.
Resumen ejecutivo.

El presente escrito tiene como objetivo dar a conocer de una forma clara y
detallada pero al mismo tiempo breve, como es que la empresa
“comercializadora Regiomontana, S.A. de C.V.” se benefició con la
implementación de un sistema de inventarios de hardware y software.

En primer lugar cabe mencionar que dicho proyecto cumplió cabalmente con los
objetivos trazados desde el principio y los cuales fueron:

Saber qué activos de hardware requieren actualización, y tener mejor

control de las entradas de inventario así como sus salidas y disposición
de las mismas.
Saber que servicios de comunicación se tienen en la empresa, contacto
dentro de la empresa de servicio de telecomunicaciones, ver si hay la
posibilidad de actualizar capacidad del servicio de voz y datos.
Conocer a detalle el licenciamiento del software instalado en los equipos.
Tener el control de versiones de los sistemas administrativos
Mejor control de los activos mediante una plataforma de software.
Mejor delimitación del proceso de compra, asignación, gestión y
disposición de los activos fijos
Tal como lo marcaba el proyecto, se analizaron los pros y contras entre adquirir
un software ya existente en el mercado, o mandar a hacer uno a la medida,
decidiéndose al final por comprar uno ya existente, excluyendo con esto también
al software gratuito que existe en la red ya que no cumplia con las condiciones
de integridad de los datos ni contaba con soporte técnico, en caso de que se
presentara alguna contingencia.
Otra de las cuestiones que deben resaltarse y que dieron un plus a este proyecto
fueron las actividades que se llevaron a cabo en cuestión de control de los
cambios, asi como las de cierre de proyecto, mismas que se detallaran mas
adelante. Ya para finalizar solo me queda decir que este proyecto beneficiará en
gran medida a la empresa permitiéndole ser mas competitiva al tener esa parte
del inventario controlada y actualizada.
Descripción de la experiencia.
Desde el inicio del proyecto se conformó un excelente grupo de colaboradores,
mismos que en todo momento tuvieron una actitud abierta, dinámica y
entusiasta, pero sobre todo, comprometidos con el proyecto y con el trabajo en
equipo.
Una de las cosas que ayudó mucho a que este proyecto se implementara con
éxito -y que a decir verdad no se había contemplado- son las actividades de
control de los cambios que se llevaron a cabo durante el desarrollo y finalmente
las que se hicieron para lograr un buen cierre de proyecto. Dichas acciones
fueron guiadas de alguna manera por ests formatos que existen para esas
actividades y los cuales se anexan al final de este documento.
El contar con estos formatos ayudo a centrarnos en lo que estábamos haciendo
y a no divagar, imaginar o inventar acciones y/o situaciones que al final de
cuentas no hubieran dado el mismo resultado.
Considero sin embargo que si hubiéramos sabido antes de su existencia, tal vez
el cronograma hubiera sido diferente e incluso la organización interna del equipo
de trabajo hubiera tomado otra estructura, ya que desde el inicio sabríamos quien
seria el encargado de supervisar que las acciones que se contemplan en estos
formatos se estuvieran llevando a cabo y se evitarían esos momentos de estrés
por no saber en primer lugar quien era el responsable, no tanto de su llenado,
sino de que esa etapa del proyecto se hicieran correctamente.
Asi que si pudiera decir en este momento que se podría mejorar, pues sería el
de contemplar desde el principio estas actividades, a tal grado que tal vez
quedarían reflejadas en el cronograma y por ende en los objetivos.

Descripción de las actividades realizadas.

Desde un inicio hubo disposición por parte del grupo encargado de trabajar e
implementar este software, de hecho la coordinación que hubo entre los
diferentes grupos fue muy buena y en ningún momento hubo roces o
desacuerdos muy marcados, por ejemplo los encargados del monitoreo y control
siempre estuvieron al pendiente de que todo marchara según lo programado
(Planes y cronograma) y en su momento hicieron las indicaciones pertinentes
para que todo estuviera apegado a los tiempos establecidos, y por su parte los
encargados o el grupo de ejecutar las actividades que se les encomendaban
siempre pusieron todo de su parte para que se cumplieran las metas, incluso
cuando se encontraban situaciones inesperadas rápidamente le
retroalimentaban a los encargados de planeación la situación y mientras estos
hacían los ajustes necesarios, el grupo de ejecución continuaba con otras
actividades.

Por ejemplo, se supone que en el area de contabilidad había un grupo que

ayudaría a levantar la información de ese departamento, pero debido a que hubo
una auditoría, tuvieron que cambiarse los planes y se reprogramaron las
actividades de otras personas para que ayudarán a hacer lo que le “tocaba” al
area contable.

Como dije anteriormente, una de las novedades –por llamarle de algún modo-
con las que me encontré fue la de trabajar con algunos formatos que nos fueron
de gran ayuda y nos fueron guiando durante el desarrollo del proyecto, uno de
ellos y tal vez el primero que utilizamos fue:

Team_Member_Status_Report (Informe sobre la situación de los miembros

del equipo). Este formato lo utilizamos porque nos ayudó a darle el seguimiento
de las actividades desarrolladas por los miembros del equipo, lo cual nos permitió
evaluar en un momento dado si estabamos en tiempo para cumplir con los
objetivos del proyecto o si era necesario realizar ajustes para corregir posibles
retrasos.

El segundo formato fue; Change_Request (Solicitud de cambio) y nos ayudó

a llevar un registro de las solicitudes de cambio que en su momento se consideró
hacer en las actividades del proyecto, mismas que después serían evaluadas
para ver si procedían o no.

Change_Log (Registro de cambios) En este documento se registraron todos

los cambios que fueron aprobados, lo que al final nos dio un panorama general
de los ajustes que tuvieron que hacerse.

Team_Member_Performance_Assessment (Evaluación del desempeño de

miembro del equipo) Por cuestiones de eficiencia y organización fue que
utilizamos este formato, ya que consideramos importante tener una evaluación
de las actividades realizadas por los integrantes del equipo porque de esa
manera se podrá saber si el trabajo realizado por cada uno de ellos cumple con
las expectativas

Y finalmente –en la etapa de cambios y/o ajustes- se utilizó este formato -

Issue_Log (registro de incidentes) porque al final nos mostró un historial de
los problemas que fueron suscitándose a lo largo del proyecto, y lo cual nos da
un panorama mas real sobre si los objetivos se están cumpliendo.

En cuanto al cierre de proyectos, los formatos que fueron de gran ayuda y

ayudaron a cerrar el proyecto como es debido fueron los siguientes.

Procurement Audit (Auditorías de la adquisición) Porque la información que

refleja este documento nos ayudarà para tener un mejor desempeño en futuros
proyectos, porque muestra por un lado cuales fueron los aciertos y por el otro las
áreas de oportunidad en las que se debe mejorar.

Project Close-out (Cerrar proyecto) Es importante porque en él se especifican

rubros muy importantes como el tiempo , el costo y la calidad, además de que
se avalan estos datos con las respectivas firmas de aprobación de los
interesados.

Y finalmente el Lessons Learned (Lecciones aprendidas), el cual es

importante porque es como una guía que conlleva una retroalimentación de lo
que se hizo bien y de lo que se hizo mal, asi como aquello que dejó de hacerse.

CONCLUSIÓN

Cuando se cierra un proyecto se deben realizar una serie de acciones para

que éste se haga de la mejor manera posible, debe tenerse cuidado de que
no queden actividades, y/o negociaciones pendientes, revisar que toda la
documentación este completa, es decir se deberá estar seguro de que todo
el trabajo está completo y que el proyecto cumplió sus objetivos.

Deberá tenerse también la disposición de que si este cierre de proyecto arroja

alguna inconsistencia o falla, deberá buscarse la mejor solución, aún cuando
esta implique dedicarle mas tiempo y esfuerzo al proyecto y no hacerlo de
una manera superficial solo porque ya debe cerrarse el proyecto.

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
Zambrano, M. (2011, julio 9). Cierre de proyecto. Recuperado de:
http://es.slideshare.net/mezambrano/cierre-del-proyecto-pmi?next_slideshow=1

Project Management Institute (2013). Guía de fundamentos para la dirección de

proyectos (Guía del PMBOK)- Quinta edición.

What is a project management? (2015, enero 28). Cerrar las adquisiciones.

Recuperado de
https://whatisprojectmanagement.wordpress.com/category/cierre/

Grupo de procesos de ejecución, consultado en Mayo de 2018 de:

http://www.proyectum.lat/2015/04/22/grupo-de-procesos-de-ejecucion/

[Valueinnova] (2013, Agosto 9). Agile PMBOK parte 12: Cierre de proyectos.
[Archivo de video].
https://www.youtube.com/watch?time_continue=12&v=AdNf1lQWGAQ
ANEXOS

CIERRE DEL PROYECTO

PROYECTO: IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE INVENTARIO PARA EL ÁREA DE SISTEMAS
FECHA DE ELABORACIÓN: 07 DE MAYO DE 2018
ADMINISTRADOR DEL PROYECTO: C. FERNANDO CRUZ A.

DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO:

Implementación de un sistema de inventarios de hardware y software en una
empresa comercializadora de productos alimenticios importados ya procesados.

OBJETIVOS DEL CRITERIOS DE VARIACIÓN

COMO LOGRARLO
PROYECTO ÉXITO

ALCANCE:
Implementar un sistema El sistema llevará Ingreso de Dependerá
de control de activos el registro datos correctos de la
fijos en el cual se tenga controlado de la en cuanto al clasificación
mejor administración, información inventario que que se haga
flexibilidad y veracidad general de cada se tiene y el de este
en información y activo existente en que se inventario
reportes. forma organizada, adquiera de
confiable y aquí en
correcta. adelante.

TIEMPO:
La carga del Se deberá Se dividirá la Unos harán inventario
inventario debe hacer en empresa en de software y otros de
hacerse en máximo 4 áreas hardware
horas no sábados
laborables

COSTO:
Se elegió el El tiempo Capacitando al Pueden pedir la
software que nos invertido para personal que usa información al
obtener la esta información
 dió mas costo- información es área de
beneficio menor sistemas

CALIDAD:
La información que No existe hacer cruces Darle
se obtiene es ambigüedad en de información mantenimiento
confiable y sus los datos y del sistema periódico al
procesos son siempre están con lo real sistema, así
rápidos actualizados como respaldos

INFORMACIÓN DEL CONTRATO:

El sistema debe ser aprobado en cada etapa del proyecto, generando un acta de
aprobación, y la minuta con los puntos vistos en la finalización de cada etapa, para
proceder a la siguiente etapa hasta su culminación.

AUDITORIA DE ADQUISICIONES
PROYECTO: IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE INVENTARIO PARA EL ÁREA DE SISTEMAS
FECHA DE ELABORACIÓN: 07 DE MAYO DE 2018
AUDITOR DEL FECHA DE
PROYECTO: C. FERNANDO CRUZ A. AUDITORIA: 7 DE MAYO DE 2018

PROVEEDOR DE AUDITORIA DEL DESEMPEÑO

¿QUÉ FUNCIONÓ BIEN?:
ALCANCE SE IMPLEMENTO BIEN EL SOFTWARE
AL EMITIR REPORTES SE ENTIENDEN MUY BIEN LOS DATOS Y SU
CALIDAD
EXISTENCIA
CRONOGRAMA SE CUMPLIÓ EN TIEMPO
COSTO CAYERON DENTRO LO PRESUPUESTADO
UNOS DEPARTAMENTOS APOYARON MUCHO PARA LEVANTAR LOS
OTROS
INVENTARIOS
¿QUÉ SE PUEDE MEJORAR?:
EN UN FUTURO SE PODRÍA INTEGRAR EL INVENTARIO DE LAS
ALCANCE
SUCURSALES
PODRÍA HACERSE UNA MEJOR CLASIFICACIÓN DE LOS
CALIDAD
INVENTARIOS
PODRÍA INCLUIRSE EN LA CAPACITACIÓN A GENTE DE OTROS
CRONOGRAMA
DEPARTAMENTOS
SI ALGUNAS ACTIVIDADES SE HACEN EN GRUPO PODRÍA
COSTO
REDUCIRSE ESTE COSTO
QUE EL 100% DE LOS DEPARTAMENTOS APOYEN EN LOS
OTROS
INVENTARIOS
 AUDITORIA AL PROCESO DE GESTIÓN DE ADQUISICIONES
PROCESO VIGILADO HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS USADAS
PLAN DE ADQUISICIONES SI TABLAS COMPARATIVAS, ANÁLISIS
FINANCIEROS Y OPINIÓN DE EXPERTOS
DIRIGIR ADQUISICIONES SI EVALUACIÓN DE PROPUESTAS

ADMINISTRAR SI DOCUMENTOS DE GESTIÓN DE

ADQUISICIONES REGISTROS
CIERRE DE SI ANÁLISIS DE NEGOCIACIONES
ADQUISICIONES

DESCRIPCIÓN DE BUENAS PRÁCTICAS PARA COMPARTIR:

Dividir la empresa por áreas y cada departamento deberá llenar un
cuestionario elaborado por el área de sistemas
DESCRIPCIÓN DE ÁREAS PARA MEJORA:
En relación al inventario de software, puedes ser posible que se reclasifique y se
divida en software para administración, software para ingeniería y software para
contabilidad.

LECCIONES APRENDIDAS
Titulo del
Proyecto: IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE INVENTARIO PARA EL AREA DE
SISTEMAS
Fecha: 07 de mayo de 2018
Análisis de rendimiento del proyecto

Lo que funcionó Que se puede

bien mejorar
Se logro definir
Definición y gestión de
correctamente los
requerimientos requerimientos
Podrían haber
Se definió bien y
Definición y gestión del alcance incluido a otras
si se alcanzo
sucursales
Programación de desarrollo y Se cumplio en
control tiempo y forma
Podría reducirse si
Cayo dentro de lo se incluyen mas
Estimación y control de costos
presupuestado personas en la
capcitación
Se cumplio con lo
Planificación y control de calidad
esperado
Disponibilidad de recursos Hubo mucho
humanos, equipos de desarrollo y apoyo por otros
rendimiento deptos.
Gestión de la comunicación Excelente

Gestión de los interesados Todos apoyaron

Reportes Muy detallados

Gestión de riesgos No aplica

Planificación y gestión de compras Muy bien

Información de mejora de procesos Bien

Información específica del producto Si

Otros