Bruno Raibon, Nadia Brauner-Vettier, Cédric Cordel,

Lionel Filippi

Access
Conception et réalisation d’une base de données

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Collection Gestion en +

Presses universitaires de Grenoble

BP 47 – 38040 Grenoble cedex 9
Tél. : 04 76 82 56 52 – pug@pug.fr / www.pug.fr
i i “main3” — 2008/6/21 — 9:04 — page 7 — #7
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Introduction

La modélisation et la réalisation d’une base de données s’appuient sur une démarche organisée en
deux étapes. Dans un premier temps, il s’agit de structurer un système d’information en construisant une
architecture solide capable de répondre aux exigences présentes et futures de ses utilisateurs. Dans un
second temps, il faut savoir construire les outils permettant de saisir, interroger, afficher des informations
et automatiser certaines actions.
La structure de cet ouvrage permet un apprentissage progressif et linéaire organisé autour d’appli-
cations et d’exercices disponibles sur le site http://www.pug.fr. L’ouvrage s’appuie sur les versions
2007 et 2003 d’Access mais est utilisable à partir de n’importe quelle version.
Le premier chapitre propose au lecteur d’utiliser une base de données simple conçue avec Access afin
de découvrir les concepts fondamentaux présentés dans cet ouvrage. Le deuxième chapitre présente les
étapes de la réflexion et les outils de modélisation pour construire la structure d’une base de données.
Cette étape fondamentale permet de réaliser une base de données solide répondant aux différentes
attentes des utilisateurs. Les chapitres suivants permettent alors la réalisation d’outils pertinents de saisie,
recherche et affichage des informations.
Cet ouvrage a été conçu pour une utilisation avec Access 2007 ou Access 2003. Certaines manipula-
tions et applications sont communes aux deux versions, d’autres sont uniquement à traiter en fonction
de la version utilisée. Ainsi un utilisateur d’Access 2007 n’a pas besoin de considérer les éléments propres
à Access 2003 indiqués comme suit.
Access 2003

+ Description d’une manipulation d’Access 2003.

De même un utilisateur d’Access 2003 ne doit pas considérer les éléments propres à Access 2007
identifiés comme suit.
Access 2007

+ Description d’une manipulation d’Access 2007.

Les copies d’écran présentées dans cet ouvrage sont effectuées avec Access 2007, exception faite des

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éléments particuliers à Access 2003.

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Access 2007, Cours et exercices

Dans cet ouvrage, nous adoptons les conventions typographiques suivantes.

Manipulation : action à exécuter par le lecteur dans le cadre du cours.

+ Ouvrir le formulaire F02_ETUDIANTS.

Application : exercices et/ou applications directes du cours.

Application : Présenter le MEA du cas LIGRAFI.

Les corrections des applications et les bases de données après réalisation des différentes manipulations
à exécuter sont disponibles sur http://www.pug.fr dans la rubrique Universitaire/Gestion/Gestion
en plus/Access. Modélisation et réalisation d’une base de données.

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Chapitre 1

Découverte d’une base de données

Nous allons à travers ce premier chapitre découvrir les fonctionnalités de base du logiciel Access en
utilisant une base de données existante. Celle-ci permet de gérer une collection d’albums de musique.
Toutes les manipulations de ce chapitre sont basées sur le fichier Chap_1_MUSIQUES.

I Visualiser de l’information
À l’ouverture de la base de données Chap_1_MUSIQUES, l’écran suivant apparaît. Il permet, en
cliquant sur les boutons, d’ouvrir des formulaires ou des états pour accéder aux informations contenues
dans la base de données. Les quatre boutons de la base seront, dans la suite, désignés par « bouton 1 »
pour le bouton « 1. Visualisation/Saisie des artistes », « bouton 2 » pour « 2. Visualisation/Saisie des
albums », « bouton 3 » pour « 3. Visualisation/Saisie des artistes et de leurs albums » et « bouton 4 » pour
« 4. Édition de la liste des albums regroupés par artiste ».

Manipuler des formulaires

+ Cliquer sur le bouton 1 pour voir la liste de tous les artistes saisis dans la base de données.

La page que l’on voit s’appelle un formulaire, les différentes rubriques (colonnes) sont des champs.

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Un artiste est défini par un numéro (champ REF_ARTISTE), un nom (champ NOM_ARTISTE) et un
pays d’origine (champ PAYS_ARTISTE). Le numéro est en bleu. Ce code de couleur est utilisé ici pour les

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Access 2007, Cours et exercices

champs dont la saisie sera effectuée automatiquement par Access. Chaque ligne est un enregistrement
d’artiste. Ainsi, l’artiste 1, Miles Davis, est un enregistrement. L’artiste 2, Johnny Hallyday, est un autre
enregistrement. Il y a 255 enregistrements d’artistes.
Des boutons de navigation intégrés au formulaire permettent de se déplacer dans les enregistrements.
Un compteur de position permet de savoir quel est le numéro de l’enregistrement visualisé et le nombre
total d’enregistrements.


numéro de l’enregistrement visualisé


suivant dernier nouveau


premier
 précédent
@@
nombre total d’enregistrements

+ Refermer ce formulaire en cliquant sur le bouton de retour au menu.

+ Cliquer sur le bouton 2 pour voir la liste des albums puis refermer ce formulaire.
+ Cliquer sur le bouton 3 pour voir les artistes et les albums enregistrés par ces artistes.
Dans ce formulaire, les artistes sont présentés dans des fiches individuelles, puis pour chaque artiste
on retrouve l’ensemble de ses albums. La liste déroulante « Rechercher un artiste » permet d’accéder
directement à un artiste. fermeture
du formulaire

(2)
(1)
Sur ce type de formulaire, on retrouve deux séries de boutons de navigations :
(1) ceux rattachés au premier formulaire, permettant de se déplacer dans le formulaire des artistes
(l’enregistrement 15 sur le total des 255 artistes est affiché) ;
(2) ceux rattachés au sous formulaire des albums, permettant de se déplacer entre les différents albums

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d’un artiste donné (le premier album de Jacques Brel, sur un total de 9 pour cet artiste est ici
sélectionné).

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Découverte d’une base de données

Éditer des informations

+ Cliquer sur le bouton « Éditer la fiche de cet artiste » dans le formulaire 3. Visualisation/Saisie des
artistes et de leurs albums.
Ce bouton permet de voir, sous la forme d’un état, la fiche de l’artiste affiché dans le formulaire. Les
états permettent d’éditer des informations généralement destinées à être imprimées.

+ Fermer l’état puis cliquer sur le bouton 4 dans le formulaire de menu.

Le bouton 4 permet de voir la liste des albums regroupés par artiste à nouveau sous la forme d’un
état.

+ Fermer l’état.

Trier, filtrer et rechercher

Access propose quelques outils facilitant la recherche d’information. Ces outils permettent de trier
les données selon un ordre choisi ou bien de filtrer les données c’est-à-dire de ne faire apparaître que les
données correspondant aux critères de recherche ou de rechercher des données correspondant à un ou
plusieurs critères.
Sous Access 2007, on trouve les outils de tri et de filtre dans le menu [Accueil].
tri croissant
tri décroissant

Sous Access 2003, on trouve les outils de tri et de filtre dans la barre de boutons.

trier filtrer
@@
rechercher

Il est également possible d’accéder à ces même outils à l’aide du menu contextuel (clic droit sur le
champ sur lequel on souhaite effectuer une opération).

Trier
Lorsqu’on visualise les données d’un formulaire, il est possible de trier temporairement ces données
selon l’ordre croissant ou décroissant d’un champ pour pouvoir effectuer une recherche visuelle rapide.
Par exemple, on souhaite trier les artistes par ordre alphabétique des noms dans le formulaire de
visualisation et de saisie des artistes.

+ Cliquer sur le bouton 1.

+ Sélectionner le champ NOM_ARTISTE sur lequel on désire effectuer un tri en cliquant sur un nom
d’artiste.
+ Cliquer « croissant » pour un tri croissant ou « décroissant » pour un tri décroissant. Les artistes
sont maintenant triés par ordre alphabétique de leurs noms.

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Attention Si on effectue un tri dans un formulaire, à la fermeture, Access conserve le dernier ordre de
tri sans demander confirmation.

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Access 2007, Cours et exercices

Application : Utilisation du tri rapide

– Bouton 1 : Trier les artistes par pays d’origine.
– Bouton 2 : Trier les albums par titre.
– Bouton 2 : Trier les albums par année d’enregistrement.

Filtrer
Pour visualiser un sous-ensemble des données correspondant à des critères spécifiés, on peut filtrer
momentanément les données suivant un ou plusieurs critères. Il existe deux moyens rapides de créer un
filtre : le filtre par sélection et le filtre par formulaire.
Le filtre par sélection permet de sélectionner le critère dans le formulaire avant d’appliquer le filtre.
Par exemple, dans le formulaire de visualisation et de saisie des albums, on souhaite voir les CD d’artistes
français.
Access 2007

+ Cliquer sur le bouton 2.

+ Trouver la valeur désirée comme critère de filtre (France comme pays d’artiste), puis placer
le curseur sur cette valeur.
+ Cliquer sur le bouton [Sélection] dans le bandeau. Apparaît ensuite une liste d’opérations
de filtres sur l’information affichée dans le champ (égal à, différent de. . .). Lorsque le filtre
est actif, le bouton [Appliquer le filtre] est enfoncé et le mot « Filtré » apparaît dans la barre
d’état. Il existe également un bouton [Filtré] qui est activé dans la barre de navigation. On
peut cumuler un autre critère en se plaçant sur une autre valeur (CD comme support par
exemple) et en cliquant de nouveau sur [Sélection] puis [Égal à « CD »].
+ Cliquer sur [Appliquer le filtre] dans le bandeau ou sur [Filtré] dans la barre de navigation
pour annuler le filtre. Les boutons d’indications changent alors d’aspect. Access propose
également des filtres de texte ou de calcul (boutons [Filtrer] dans le bandeau puis [Filtre de
texte/calcul]). Ils permettent d’appliquer des filtres plus élaborés.
Access 2003

+ Cliquer sur le Bouton 2.

+ Trouver la valeur désirée comme critère de filtre (France comme pays d’artiste), puis placer
le curseur sur cette valeur.
+ Cliquer sur [Filtre par sélection] pour appliquer le filtre Lorsque le filtre est actif, le bouton
[Appliquer le filtre] est enfoncé et le mot FILT apparaît dans la barre d’état. On peut cumuler
un autre critère en se plaçant sur une autre valeur (CD comme support par exemple) et
en cliquant de nouveau sur [Filtre par sélection].
+ Cliquer sur [Supprimer le filtre]. Le bouton change alors d’aspect (bouton non enfoncé).

Access garde en mémoire le dernier filtre par sélection appliqué, ce qui peut s’avérer très utile en cas
de répétition régulière de ce filtre.

Application : Utilisation du filtre par sélection

Le nombre entre crochets indique le nombre d’enregistrements trouvés.

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– Bouton 1 : Afficher les artistes de Grande-Bretagne. [6]
– Bouton 2 : Afficher les albums de musique classique sur CD. [16]

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Découverte d’une base de données

Le filtre par formulaire est un outil plus évolué que le filtre précédent. Il permet d’exprimer le critère
différemment. Par exemple, dans le formulaire de visualisation et de saisie des albums, on souhaite
afficher les CD de variétés de 1993.
Access 2007

+ Cliquer sur le bouton 2.

+ Choisir [Filtrer par formulaire] dans [Options avancées] pour faire apparaître une feuille
vierge qui contient chaque champ et un ensemble de listes déroulantes.
Access 2003

+ Cliquer sur le Bouton 2.

+ Cliquer sur[Filtre par formulaire] pour faire apparaître une feuille vierge qui contient chaque
champ et un ensemble de listes déroulantes.

+ Choisir le ou les critères désirés dans les listes déroulantes (dans l’exemple, CD comme support,
variétés comme genre et 1993 comme année d’enregistrement).
+ Cliquer sur [Appliquer le filtre].

Ce filtre aurait également pu être effectué à l’aide d’un filtre par sélection en appliquant les filtres sur
variété, puis sur CD et enfin sur 1993. L’intérêt du filtre par formulaire vient surtout de l’onglet [Ou]
qui permet de créer des critères combinant plusieurs valeurs d’un même champ, comme par exemple
tous les albums de Jazz ainsi que ceux de Rock (Ou inclusif).
Il est possible également d’utiliser l’opérateur OU dans l’expression du critère (Jazz Ou Rock). On
peut utiliser des caractères génériques (*, ?) et des opérateurs (=; >; <=; <> : : :) pour définir les critères
de filtre (voir Annexe 2 : Règles de syntaxe).
Attention Access conserve les derniers critères de filtre utilisés sans demander confirmation. Il faut
donc effacer ces critères avant d’en entrer de nouveaux (vérifier en particulier qu’il n’y a pas de critères
multiples entrés avec l’opérateur OU). Pour faire un nouveau filtre par formulaire, l’option avancée
[Effacer tous les filtres] permet d’annuler les filtres créés préalablement.

Application : Utilisation du filtre par formulaire

Le nombre entre crochets indique le nombre d’enregistrements trouvés.
– Bouton 1 : Afficher les artistes de Grande Bretagne ou des USA. [24]
– Bouton 2 : Afficher les albums enregistrés après 1983 (1983 non compris). [293]
– Bouton 2 : Afficher les albums enregistrés entre 1985 et 1990 (bornes comprises). [26]
– Bouton 2 : Afficher les albums dont le titre commence par la lettre « C ». [29]
– Bouton 2 : Afficher les albums sur CD dont le titre contient les lettres « po ». [9]
– Bouton 3 : Afficher les artistes français. [41]

Rechercher
On peut rechercher de l’information avec l’outil [Rechercher]. Cet outil est commun à toutes les

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applications fonctionnant sous Windows. Sur Access, ce n’est pas l’outil à privilégier. La recherche
sélectionne, les unes après les autres, les différentes valeurs de l’élément recherché. On souhaite, par

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Access 2007, Cours et exercices

exemple chercher, dans le formulaire de visualisation et de saisie des albums (bouton 2), les albums dont
le titre contient « po ».

+ Cliquer sur le bouton 2.

+ Cliquer dans le champ dans lequel on veut rechercher des données (dans l’exemple, sélectionner
le champ TITRE_ALBUM en cliquant sur un titre d’album).
+ Cliquer sur [Rechercher] dans le bandeau pour faire apparaître la boîte de dialogue suivante.

Permet de rechercher dans un Permet de rechercher une valeur

Valeur à rechercher champ particulier ou dans la totalité d’un champ au début ou n’importe

@@ du formulaire où dans le champ

@@
@@

@@ HHH
@ H
Autorise une recherche sur une
Sens de la recherche à partir de la Respecter la casse, c’est-à-dire la
valeur telle qu’elle est affichée, par
position du curseur différence entre majuscules et
exemple fév pour une date au
minuscules
format réduit

Le bouton [Suivant] déclenche la recherche et trouve l’occurrence suivante de la valeur. On peut

déplacer la boîte de dialogue afin de voir les données dans le formulaire.

Application : Utilisation de l’outil de recherche

– Bouton 2 : Rechercher des albums ayant les lettres « br » n’importe où dans le titre.
– Bouton 2 : Rechercher des albums ayant les lettres « br » en début de titre.
– Bouton 2 : Rechercher des albums ayant les lettres « Br » n’importe où dans le titre en respectant
les lettres majuscules et minuscules.

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Découverte d’une base de données

II Saisir des informations

Cette partie traite de la saisie de nouvelles informations dans la base de données. On ne doit jamais
saisir deux fois la même information. Pour saisir un nouvel artiste, il faut d’abord vérifier que l’artiste
n’existe pas déjà dans la base de données. Pour cela, on peut utiliser les outils de tri et de filtre présentés
précédemment. Pour saisir un nouvel enregistrement, il faut se placer sur une fiche vide du formulaire
en utilisant par exemple le bouton [nouvel enregistrement] dans la barre de navigation.
Attention Lorsqu’on saisit un nouvel enregistrement, il faut veiller à ne pas effacer un enregistrement
déjà existant. Par exemple, dans l’application suivante, ne surtout pas remplacer le premier enregistre-
ment d’artiste Miles Davis par Frantz Schubert car, dans ce cas, tous les albums de Miles Davis seraient
attribués à Frantz Schubert.

Application : Saisie d’artistes

– Bouton 1 : Parmi les artistes suivants, vérifier ceux qui sont déjà entrés dans la base de données :
Schubert Frantz, Mahler Gustav, Poulenc Francis, Dion Céline.
– Bouton 1 : Saisir l’artiste autrichien Schubert Frantz. Noter qu’Access lui donne automatique-
ment un nouveau numéro. Vérifier qu’il y a bien maintenant 256 enregistrements d’artistes.

Dans une base de données, les données saisies sont enregistrées dès qu’on valide l’enregistrement
pour passer à un autre. À la fermeture de la base de données, Access (contrairement à Word ou à Excel)
ne proposera pas d’enregistrer la dernière version.
Dans l’application suivante, lorsqu’on saisit un album, vérifier à chaque fois si l’artiste existe et si
l’album n’a pas déjà été saisi. Vérifier également que l’album qui est en train d’être saisi est bien associé à
l’artiste adéquat.

Application : Saisie d’albums

– Bouton 3 : Saisir les albums suivants,
– « The wall » par Pink Floyd,
– « Le nozze di Figaro » de Wolfgang Amadeus Mozart
– « Symphonie no 8 » de Frantz Schubert.
– Bouton 2 : Saisir les albums suivants, et si nécessaire, les artistes correspondants,
– « Les risques du métier » de Bénabar,
– « Aime-moi » de Julien Clerc.

III Aperçu de la structure de la base de données

Cette partie décrit les tables et les relations qui composent la structure élémentaire de la base de
données.

Les tables
L’artiste Schubert, saisi dans la partie précédente, apparaît dans les autres formulaires de la base de

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données (boutons 1, 2 et 3). En fait, les données sont stockées dans des tables. Les formulaires permettent
de saisir des informations dans les tables, mais aussi de visualiser le contenu de celles-ci.

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Access 2007, Cours et exercices
Access 2007

+ Pour voir le contenu des tables, si le volet de navigation

sur la gauche de l’écran n’est pas apparent, cliquer sur
la double flèche permettant de le faire apparaître. On
découvre les éléments qui composent la base de don-
nées. Les deux tables de la base de données sont la table
T_ALBUMS et la table T_ARTISTES.
Access 2003

+ Pour voir le contenu des tables, réduire en bouton la fenêtre du menu. On voit maintenant
la fenêtre de pilotage de la base de données. On aurait pu également utiliser le menu
[Fenêtre].

+ Cliquer sur l’onglet [Tables]. On voit les deux tables de la base de données : la table T_ALBUMS
et la table T_ARTISTES.
+ Double-cliquer sur T_ARTISTES. On voit alors apparaître tous les artistes de la base de données
(dont Schubert Frantz).

Les relations
Il existe un lien entre la table T_ARTISTES et la table T_ALBUMS. En cliquant sur la case + d’un

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artiste, on peut voir les albums enregistrés par cet artiste. Par exemple, dans la figure suivante (table
T_ARTISTES), on voit les albums enregistrés par Johnny Hallyday.

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i i “main3” — 2008/6/21 — 9:04 — page 17 — #17
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Découverte d’une base de données

En fait cette information vient de la table T_ALBUMS.

+ Pour s’en convaincre, retrouver ces deux albums dans la table T_ALBUMS. Dans la table
T_ALBUMS, le champ REF_ARTISTE# permet de savoir quel artiste a enregistré l’album.

Cette relation entre la table T_ALBUMS et la table T_ARTISTES apparaît lorsqu’on clique sur le
bouton [Relations] dans le menu [Outils de la base de données]. Ceci permet de faire apparaître le
modèle relationnel représentant la structure de la base. Il indique que le champ REF_ARTISTE# dans la
table T_ALBUMS est relié au champ REF_ARTISTE dans la table T_ARTISTES. Ainsi lorsqu’un artiste a
enregistré plusieurs albums, on ne doit saisir les informations sur l’artiste qu’une seule fois.

Sous Access 2003, les symboles de clé n’apparaissent pas dans les relations.
Dans la table T_ALBUMS, on voit que l’album 22 dont le titre est « La valse à mille temps » a été
enregistré par l’artiste 15. Il est alors possible de retrouver, dans la table T_ARTISTES des informations
sur l’artiste 15 dont le nom est Jacques Brel.

 










  

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Access 2007, Cours et exercices

Application : Saisie dans les tables

– Dans la table T_ALBUMS, saisir le CD Philadelphia de Bruce Springsteen.
– Le retrouver à partir de la table T_ARTISTES.
– A partir de la table T_ARTISTES, saisir le CD Human touch de Bruce Springsteen. Vérifier le
résultat dans la table T_ALBUMS.
Dans le premier cas, il est nécessaire de saisir le numéro de l’artiste alors que dans le deuxième cas, il
s’inscrit automatiquement.

Pour aller plus loin

Pour l’instant, la base de données permet uniquement d’avoir des informations sur les artistes et leurs
albums. On voudrait maintenant pouvoir saisir les morceaux qui sont sur les albums. Les informations
pertinentes sur un morceau sont le titre du morceau, sa durée, sa plage sur l’album. . .
Par exemple, on souhaite indiquer que l’album Introduction à l’intégrale de Mozart contient les
morceaux suivants :
– L’enlèvement au sérail sur la plage 1 qui dure 5 minutes,
– La sonate pour piano en la mineur sur la plage 5 qui dure 10 minutes 20,
– La clémence de Titus sur la plage 3 qui dure 12 minutes.
1. Quelle table faut-il rajouter pour le faire ?
2. À quelle autre table doit-elle être elle reliée ?
3. Quels champs devrait contenir cette table ?
4. Comment peut-on indiquer qu’un morceau est sur un album ?
5. Avec la solution proposée, si un même morceau est sur plusieurs albums, doit-on le saisir une
seule fois ou plusieurs fois ?
6. Quelle solution alternative peut-on proposer ?

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