UNIVERSIDADE ESTADUAL DE GOIÁS

Gerência de Núcleo de Inovação Tecnológica

Coordenação de Infra-Estrutura de Redes e Internet

TUTORIAL
AUTOMATIZANDO A INSERÇÃO DE DADOS – BrOffice.Calc / MS-Excel
Vez ou outra, quando temos o hábito de fazer planilha eletrônica, nos deparamos com um “cenário” retratado na
figura abaixo:

Baseado neste exemplo, o usuário deverá digitar na célula B3 o estado civil do Sr. José dos Anzóis Pereira. O
inconveniente é que se você solicitar a 3 pessoas para preencherem o cadastro (nome, estado civil e sexo) de 500
pessoas, provavelmente haverá divergência na forma como as informações serão inseridas. Alguém poderá digitar
estado civil e sexo com letras minúsculas, outro com todas as letras maiúsculas, ocorrerão erros gramaticais. Enfim, não
haverá uma padronização nos dados inseridos, o que poderá causar diversas variáveis (casado/cazado,
feminino/femenino, Solteiro/solteiro, Solteiro/Soutero), caso seja necessária uma tabulação dos dados para fins
estatísticos.
Então, para que haja a padronização, é necessário que a pessoa que confecciona a planilha eletrônica crie um
mecanismo onde o digitador somente tenha o trabalho de escolher, num rol de opções, a que melhor se encaixe
naquele campo do cadastro.
Podemos “automatizar” o preenchimento dos campos “Estado civil” e “Sexo” de 2 formas:

1-Criando listas
• Clique sobre a célula onde você quer que apareçam as opções do campo;
• Clique no menu Dados;
• Clique na opção Validade; (No Excel a opção é Validação de Dados)
 UNIVERSIDADE ESTADUAL DE GOIÁS
Gerência de Núcleo de Inovação Tecnológica
Coordenação de Infra-Estrutura de Redes e Internet

• Aparecerá a janela abaixo.

• No campo Permitir, selecione a opção “Lista”.

• Digite no campo Entradas as opções que você deseja que sejam exibidas quando o usuário clicar na célula
B3. Se você preferir que estas entradas apareçam em ordem alfabética, marque a opção “Classificar entradas
em ordem crescente”, que elas serão ordenadas automaticamente.
 UNIVERSIDADE ESTADUAL DE GOIÁS
Gerência de Núcleo de Inovação Tecnológica
Coordenação de Infra-Estrutura de Redes e Internet

• Clique no botão OK.

Você vai ver que, clicando na célula B3, aparecerá um botão com uma seta apontando para baixo. Clicando neste
botão, uma janela será exibida, contendo as opções digitadas. Clique sobre a opção escolhida e pronto!

2-Definindo um intervalo de células

• Escolha uma coluna que não esteja visível para o usuário (a coluna AA pode ser uma boa sugestão);
• Digite as opções desejadas;

• Clique na célula B3;

• Clique no menu Dados;
• Clique na opção Validade;
 UNIVERSIDADE ESTADUAL DE GOIÁS
Gerência de Núcleo de Inovação Tecnológica
Coordenação de Infra-Estrutura de Redes e Internet

• No campo Permitir, selecione a opção “Intervalo de células”;

• No campo “Origem”, informe as células nas quais você digitou as opções de estado civil. Perceba que você
deverá informar o intervalo das células, isto é, a primeira e a última célula que contém as informações. No
nosso exemplo, as informações começam na célula AA1 e terminam na célula AA8. Portanto, o intervalo é
AA1:AA8. O uso do “:” mostra ao programa que você está informando um intervalo de células.
• No campo “Origem” digite AA1:AA8
• Clique no botão OK.
O restante do procedimento é idêntico ao exposto na primeira forma.

Qualquer dúvida, por gentileza, fique à vontade para entrar em contato conosco, através do e-mail redes@ueg.br ou
pelo telefone (62)3328-1120.

Roger Leite Pereira da Silva

Novembro/2009