GERENCIA DE PROYECTOS DE TECNOLOGÍA EDUCATIVA

ACTIVIDAD No. 1.2

PLAN DE GESTION, IMPORTANCIA Y APLICACIÓN EN LOS PROYECTOS
EDUCATIVOS

AUTOR
ANGELINO ARIZA CASTRO

UNIVERSIDAD DE SANTANDER – UDES

CENTRO DE EDUCACIÓN VIRTUAL – CVUDES

MAESTRIA EN GESTION DE LA TECNOLOGIA EDUCATIVA – MGTE

YOPAL

15 de nov. De 2018

I
 PLAN DE GESTION, IMPORTANCIA Y APLICACIÓN EN LOS PROYECTOS
EDUCATIVOS

Para iniciar es importante tener claro que la gerencia de Proyectos “implica tener
que ejecutar actividades las cuáles estén asociadas a la correcta toma de decisiones y así
poder resguardar, cuidar y administrar correctamente los recursos tales como tiempo,
dinero, Recurso Humano, materiales, energía, comunicación, entre otros, a fin de lograr los
objetivos que se habían planteado desde el comienzo del proyecto” (CVUDES, LEM)

De tal manera que se deben tener en cuenta una secuenciación de pasos para lograr
avanzar con éxito en la ejecución de un proyecto educativo, puesto que cuando existe una
ruta hacia donde seguir el trabajo será mucho más organizado. Es así como se cuenta con
un plan de gestión de la integración el cual “hace referencia principalmente a la unificación,
consolidación y articulación de las actividades que son necesarias e importantes para la
correcta finalización del proyecto” (CVUDES, LEM) brindando un horizonte que permite
continuar de manera eficaz con la realización de dicho proyecto, se sabe dónde se empieza,
hacia donde se dirige y como se debe finalizar.

Allí es donde radica su importancia en la aplicación de los proyectos educativos,

pues estos requieren de mucha organización y de tener una claridad de los que se pretende
lograr, involucrando a cada miembro del proyecto en una tarea específica dinamizando su
labor, teniendo en cuenta sus habilidades y lo que pueden aportarle al proyecto para
robustecerlo cada vez más, logrando la satisfacción de las necesidades que se tengan en la
institución eje central del proyecto.

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 Así mismo el elaborar y llevar a cabo un proyecto requiere de muchas más partes
que al ensamblarlas de manera correcta se logre que funcionen con calidad y eficiencia,
entre ellas también se puede observar la gestión del alcance de proyectos,

“El cual consiste en definir completamente el proyecto. Para esto es necesario que se
involucren las características más importantes y sobresalientes junto a los límites del
proyecto”. (CVUDES, LEM)

Por ende, al definir con claridad el plan de gestión de alcance del proyecto es
necesario tener en cuenta la estructura de desglose del trabajo, ya que esta herramienta
permite supervisar de manera controlada y segura el buen funcionamiento y dirección del
proyecto, así saber hasta dónde se quiere o se pretender llegar.

Se hace relevante en esta etapa hacer una adecuada revisión de los objetivos
planteados tanto de la empresa como del proyecto, para que ambos vayan en un rumbo y
horizonte iguales, así poder vislumbrar el éxito del proyecto. Sin dejar de lado el peso que
tiene definir y coordinar las acciones a realizar, teniendo en cuenta como se debe iniciar, la
manera correcta de hacer un seguimiento y control permanente, al mismo tiempo la
identificación de cómo se cierra el proyecto.

En todos los proyectos y más en este caso en uno de tipo educativo, es indispensable
aplicar un plan de gestión de alcance pues así se sabrá a ciencia cierta qué es lo que se
busca, también que los docentes y demás involucrados en el proyectos se entiendan y
trabajen todos por lograr los mismos objetivos para que de esta forma el proyecto tenga
viabilidad, al llevar a cabo un buen proceso, como lo es el conocer con exactitud cómo se
estableció, conocer los objetivos y continuar con seguimiento constante y permanente para
ir verificando que marche como se debe.

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 Por consiguiente se logra aplicar correctivos o encaminar el proyecto, en caso tal de
que alguno de los miembros del equipo pierda el rumbo, igual que por razones externas se
deban generar algunos cambios, hacer los ajustes respectivos y dar continuidad para
finalizar el proyecto a tiempo, con buenos resultados, es decir medibles y cuantificables
según el producto entregable que se pretenda.

De igual manera si se está hablando de proyectos educativos es fundamental que lo

primero que se haga es partir de un interés o una necesidad, bien sea de los estudiantes o de
la comunidad educativa en general, esta es la base para que el proyecto se pueda encaminar
de manera adecuada y que se genere interés por realizarlo en todos los miembros
involucrados, además incluyendo en este plan “estamentos financieros, de planificación,
estamentos operativos y de control que permitan unificar conceptos y crear un paso a paso
para la consecución del alcance del proyecto” (CVUDES, LEM), lo cual es fundamental.

Al igual que tener claro y organizado el tiempo en el que se va llevar a cabo cada fase
del proyecto, con ello se pretende una mayor organización y buen desarrollo del trabajo
para lograr cumplir a término establecido con los resultados. Sin embargo, siempre que se
realiza un proyecto surgen diferentes factores de tipo interno y sobre todo externo que
pueden generar una variación en el cronograma y el tiempo establecido, por ello para
prever este tipo de sucesos se deben seguir una serie de pasos importantes como los son,
definir las actividades que se harán, secuenciar las actividades, estimar la duración de estas
y los materiales que se requieren, desarrollar y controlar el cronograma, ajustándolo de
acuerdo a las circunstancias que puedan presentarse. El cronograma es vital en un proyecto
educativo, hay que establecer tiempos de acción y revisión de resultados, así mismo,

“para la creación del cronograma y su correcto desarrollo es indispensable utilizar toda la

información dada desde la planeación de las actividades del proyecto. Estas actividades están

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 dadas como procesos y están creadas a partir de la definición hasta la identificación de la
interrelación de las actividades entre sí ” (CVUDES).

Para generar un orden en el proyecto el cronograma debe ser constantemente

supervisado, analizando que actividades requieren ser terminadas primero, cuáles son las
prioritarias en cuanto a jerarquía para que una vez terminadas se inicie con las otras. Es
necesario dar a conocer el cronograma y su organización a la comunidad educativa para que
se cumpla con este y estar monitoreándolo para garantizar su cumplimiento.

Como ya se ha mencionado con antelación es necesario seguir una secuencialidad,

unos pasos encaminados a un mayor control y seguridad en cada actividad, de ahí que se
deba tener en cuenta la relación de dependencia entre estas para observar un progresos
constante, como lo son:

“Dependencia obligatoria, una actividad debe cumplirse completamente dentro del proyecto.
Dependencia discrecional, corresponde a actividades que dependen de las restricciones de
recursos u organizacionales. Dependencia externa: Corresponde de factores externos que
influye notablemente en el proyecto”. (CVUDES, LEM).

De esta forma hacer mucho más actualizado y organizado el cronograma partiendo de

la prioridad que se le da a dichas actividades y de igual manera de las funciones que cada
quien deba hacer en determinado tiempo.

Ahora bien la planificación de costos del proyecto a desempeñarse es fundamental, ya

que de allí dependen los recursos a emplearse en cada actividad programada, por ende los
resultados esperados tienen mucho que ver con este aspecto, para ello se plantean tres
aspectos fundamentales como son,

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 “Estimación de Costos, referida a la reacción de una aproximación de los posibles recursos
financieros que lleguen a ser necesarios en cada una de las actividades del proyecto.
Determinación del Presupuesto, es el cálculo total de los costos sobre la cual ejecutar el
proyecto, por último el control de Costos, visto como el control del proyecto durante toda
su ejecución”. (PMBOK 4. E., 2009, citado por CVUDES).

Si se aplican estos pasos de manera consistente en el proyecto educativo que

se plantee se va a contar con un mayor rango de viabilidad, ya que el buen
funcionamiento del proyecto depende en gran medida de la planificación que se le
da, al igual que la organización presupuestal al incluir y aproximar los costos de
manera prioritaria, pues de ahí que se permita realizar ajustes por encima o por
debajo de lo presupuestado y llevar la actividad avante.

Si se llevan a cabo de modo concienzudo y organizada este proceso se lograra el

éxito del proyecto, al ser terminado a tiempo y supliendo las necesidades o intereses a partir
de los cuales surgió dicho trabajo.

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 BIBLIOGRAFÍA

 CVUDES. libro Electrónico Multimedial: Gerencia de proyectos de tecnología

educativa.