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Planejamento Estratégico

em Unidades de
Informação
Profa. Dra. Maria do Rocio F. Teixeira
UFRGS/FABICO/DCI
Gramado, 2012
XVII SNBU
“No atual ambiente social em
que as bibliotecas ou serviços
de informação se inserem,
alguns fatores são
fundamentais: inovação,
qualidade, agilidade e atenção
ao cliente, estão com certeza
entre os principais” (Belluzzo,
2005)
A gestão de uma biblioteca ou
serviço de informação deve
estar orientada para o
macroambiente com a clara
definição dos resultados que
se pretende alcançar (Chanlat,
1996).
• Importância dos serviços
1

• Objetivos do
2 planejamento estratégico

• Necessidades das
3 unidades de informação
Ações

Qualificação

Unidades de Informação
Planejamento Estratégico

Metodologia gerencial que


objetiva proporcionar aos
tomadores de decisão uma
estrutura que permita o exame
do ambiente onde atua a
organização
(Meyer Jr., 1991).
Abordagem Convencional
de PE
• Separação entre planejamento e execução.
• Dicotomia lógica: primeiro se planeja depois se executa.
• Endógeno: as avaliações sobre o contexto e seus atores
refletem exclusivamente a visão interna.
• Baseado em planos a serem seguidos.
• Focado nos clientes ou nos instituidores.
• O desempenho é visto como o realizado sobre o previsto.
• Ocasional: intervalos regulares ou motivados por crises.
Nova Abordagem no PE
• Integração e participação entre planejamento e
implementação.
• Gestão estratégica: monitoramento, formulação, ação e
avaliação estratégica são momentos lógicos e não
cronológicos.
• Exógeno: os processos de planejamento estratégico são
voltados para o contexto.
• Baseado em pensamento estratégico.
• Visão das partes interessadas.
• O desempenho é visto como resultado de eficiência,
eficácia e efetividade dos processos organizacionais.
• Contínuo: parte de um processo de gestão estratégica.
Planejamento Estratégico

OBJETIVOS

RECURSOS OPORTUNIDADES
Questões Centrais do
Planejamento Estratégico

(1) lidar com a complexidade;


(2) trabalhar com a incerteza
(3) fazer as escolhas necessárias.
Planejamento Estratégico

O alvo do planejamento
estratégico é configurar e
reconfigurar as atividades da
organização e seus produtos e
serviços, de forma que eles
combinem resultados e
perpetuação.
O que é estratégico em IES?

• mapeamento da evolução provável da


demanda de serviços e das tecnologias
de ensino-aprendizagem;
• escolha de segmentos de clientela para
atendimento com um diferencial
socialmente valorizado;
O que é estratégico em IES?
• ao redesenho da oferta de
produtos e serviços em face dos
novos perfis da demanda e ao
novo ambiente tecnológico
(educação continuada e ensino à
distância são conceitos e opções
que estão ganhando força);
O que é estratégico em IES?

• à construção de parcerias nacionais


e internacionais;
• à formulação de esquemas
alternativos de financiamento;
• e à adoção de modelos de gestão
mais ágeis e flexíveis.
Muitas organizações
educacionais brasileiras...

• o ambiente externo (o desafio da


efetividade com legitimação social);
• a qualidade, alcance e inovação no
portfólio de produtos e serviços (o
desafio da eficácia organizacional);
• o melhor uso possível dos seus
recursos (o desafio da eficiência).
QUESTÕES
• Quem é a Unidade de
Informação?
• Para onde a Unidade de
Informação deseja ir?
• O que a Unidade de Informação
quer ser e por quê?
• O que a Unidade de Informação
está fazendo para chegar lá?
Características do PE
• Enfocar a missão, em concordância
com o meio no qual está inserida;
• Estabelecer decisões e implicações a
longo prazo;
• Necessitar do envolvimento de todos os
dirigentes da organização;
• Ter impacto sobre toda a organização;
• Preocupar-se com a definição dos fins
organizacionais, bem como os meios
para atingi-los, com a forma de
execução e controle.
Metodologia
• Mandato
• Missão
• Análise do Ambiente Externo
• Análise do Ambiente Interno
• Questões Estratégicas
• Obstáculos
• Propostas Estratégicas
Mandato

Descrição do que a Unidade de


Informação / biblioteca deveria
fazer em conformidade com as
obrigações institucionais
estabelecidas nos documentos
que a formalizam.
Mandato de uma Biblioteca
Pública

• Coletar, processar e disseminar


informações para a comunidade
em geral. Além de contribuir para
a formação da memória
municipal.
Missão
• Razão da existência de uma
organização.
• Finalidade ou motivo pelo qual foi
criada e para o que ela deve
servir.
• Envolve objetivos essenciais do
negócio e enfoca o atendimento
de demandas externas.
Missão da Natura

• Criar e comercializar produtos


e serviços que contemplem e
promovam o bem estar/estar
bem.
Missão do CPD/UFRGS

"Prover serviços de TI que apoiem


a UFRGS a cumprir sua missão de
desenvolver o ensino, a pesquisa
e a extensão“.
Missão em UI
- quem somos enquanto organização?
– o que a UI pode fazer para reconhecer
ou antecipar e responder às
necessidades dos usuários e/ou da
comunidade?
– qual deve ser a filosofia e quais os
valores fundamentais para a UI?
– o que torna a UI distinta e única?
– qual é o nosso negócio, nossa
vocação, ou nossa razão de ser?
Visão

• Imagem que a organização


tem a respeito de si mesma e
do seu futuro.
• Ato de ver a si mesma no
espaço e no tempo.
Visão da Disney

• Criar um mundo onde todos se


sintam crianças.
Visão da Biblioteca

• Ser referência em qualidade em


relação ao acervo e aos serviços
prestados ao usuário.
Valores da Biblioteca

• Ética, respeito e integridade;


• Compromisso com serviços de
qualidade;
• Responsabilidade socioambiental;
• Trabalho em equipe;
• Eficiência e eficácia.
Matriz SWOT

STRENGHTS WEAKNESSES

OPPORTUNITIES THREATS
Pontos Fortes Pontos Fracos

Sobrevivência Manutenção
Ameaças

Crescimento Desenvolvimento
Oportuni
dades
Análise do Ambiente Externo
Oportunidades: forças externas que
favorecem e interagem com a UI.
P.ex., a implantação de novos
estabelecimentos de ensino na
cidade;
Ameaças: situações que podem
trazer algum prejuízo ou malefício à
UI. P.ex., a extinção da organização
a qual a Unidade está vinculada.
Análise do Ambiente Interno
Pontos fracos: reconhecimento das
atividades que são pouco
expressivas no desempenho geral
da UI. P.ex., serviço de fotocópia
inadequado;
Pontos fortes: reconhecimento das
atividades que a UI melhor realiza.
P.ex.: presteza no atendimento.
Questões Estratégicas

Exemplo:
–de que forma a automação
adequada do acervo poderá
contribuir para aumentar a
utilização do serviços de
alerta?
Obstáculos
Exemplo:
– inexistência de dados
quantitativos e qualitativos
que demonstrem o
desempenho da Unidade de
Informação.
Propostas Estratégicas
Exemplo:
–treinar pessoal com vista a
melhor divulgação do acervo
no momento do atendimento.
–Prazo: médio.
–Responsável: chefe do Serviço
de Referência.
Desafios da biblioteca universitária
Estrutura:
• Muitas das atividades atuais das IES,
tais como a limpeza, vigilância e
alimentação já são executadas por
organizações terceirizadas.
• E, nas bibliotecas, atividades também
podem ser terceirizadas, como, aliás,
está sendo feito há décadas, por
exemplo, com o uso de empresas para
executar serviços de encadernação.
Estrutura

• Algumas IES poderão desaparecer,


outras serão fundidas ou adquiridas por
concorrentes, à semelhança das áreas
comercial e industrial. Só as melhores e
mais competitivas vão sobreviver.
• E o que ocorrerá com suas bibliotecas?
Possivelmente, também passarão por
fusões.
Tecnologia:
• Em todas as épocas, bibliotecas
sempre foram dependentes da
tecnologia da informação.
• A passagem dos manuscritos ao
advento da biblioteca digital, no final
dos anos 90, demonstram que, nos
últimos 150 anos, as bibliotecas
sempre acompanharam e venceram os
novos paradigmas tecnológicos.
Ensino à Distância
• Diferentes programas de ensino à
distância farão com que o número
de usuários nas bibliotecas das
IES consorciadas aumente, pois,
certamente, parte da informação
demandada será provida pelos
serviços tradicionais das
bibliotecas.
Bibliotecas Digitais
• As bibliotecas continuarão com a custódia dos
materiais educativos sólidos, com destaque para
os livros. Contudo, elas se tornarão também
gerenciadoras de linhas de comunicação com
outros locais de conhecimento, com a condição
de que as bibliotecas físicas controlem a
qualidade das bibliotecas virtuais, decidindo quais
conhecimentos existentes em outras instituições
merecem menção pelos selecionadores e
hiperorganizadores da biblioteca local.
Instalações Físicas
• Problemas derivados da necessidade de
instalações e áreas físicas suficientes tanto para
armazenar seus acervos quanto para prover
serviços a seus usuários.
• Com a automação, o planejamento do espaço
físico: muitos prédios foram concebidos para dar
suporte a sistemas que não utilizam muitos
equipamentos e, essas instalações foram
projetadas para serem utilizadas durante várias
décadas sem grandes alterações.
O acervo informacional
• As bibliotecas universitárias continuarão a
incorporar materiais de todas as formas
às suas coleções físicas, mas igual
importância terá a informação sobre
aquilo que não está armazenado
localmente.
• O livro eletrônico já está se tornando uma
realidade.
Referência x acervo
• Os setores de referência e desenvolvimento
de coleções estarão intimamente
interligados, pois o que irá contar não são
os milhões de itens do acervo, mas as
opções para acessar a informação
demandada.
• Portanto, o diferencial mudará do tamanho
do acervo para o tamanho das verbas
disponíveis para o acesso.
Organização do acervo

• O setor de processamento técnico é


desafiado a prover novos meios de
descrever o registro e o conteúdo de itens
com estruturas informacionais e
manipulação bem diferentes daqueles
tradicionalmente arrolados pelo controle
bibliográfico.
Financiamento
• De qualquer maneira, independentemente da
subordinação administrativa das IES, se pública
ou privada, todas elas têm de procurar novas
maneiras para controlar os custos e incrementar
a produtividade.
• Na área da biblioteca universitária, várias ações
têm sido encetadas para otimizar os recursos
financeiros. Uma das modalidades que tem tido
crescente sucesso é a ideia de consórcio para
desenvolver produtos e serviços informacionais.
Produtos e Serviços

• Nas últimas décadas, as universidades têm sido


solicitadas a contribuir em uma ampla variedade
de atividades, desde a saúde até a proteção
ambiental, da reconstrução de cidades ao
entretenimento do público em geral.
• Essa gama de atividades certamente tem reflexos
na biblioteca universitária, especialmente no
acervo e na provisão de produtos e serviços.
O maior desafio

• No caso da biblioteca universitária, é necessário


examinar as enormes possibilidades do futuro e
entender que o desafio mais crítico será remover
os obstáculos que a impedem de responder às
necessidades de uma clientela em mudança,
transformar os processos e estruturas
administrativas que caducaram e questionar as
premissas existentes.
A escolha
REFERÊNCIAS
• ANSOFF, H. I.; DECLERCK, R. P.; HAYES,
R. L. Do Planejamento Estratégico à
Administração Estratégica. São Paulo:
Atlas, 1990.
• ANSOFF, H. Igor; McDONNELL, Edward J.
Implantando a Administração Estratégica.
São Paulo: Atlas, 1993.
• BARBALHO, Célia R. S.; BERAQUET, Vera
S. M. Planejamento Estratégico para
Unidades de Informação. São Paulo: Pólis,
APB, 1995.
• CRAIG, James; GRANT, Robert.
Gerenciamento Estratégico. São Paulo:
Littera Mundi, 1999.
REFERÊNCIAS
• GIANESI, Irineu G.N.; CORRÊA, Henrique
Luiz. Administração Estratégica de
Serviços. São Paulo: Atlas, 1994.
• HARTMANN, Luiz Fernando. Planejamento
Estratégico. 8. ed. Lajeado: Grafocem,
2003.
• TARAPANOFF, Kira. Técnicas para
Tomada de Decisão nos Sistemas de
Informação. Brasília: Thesaurus, 1995.
• TIFFANY, Paul. Planejamento Estratégico.
Rio de Janeiro: Campus, 1999. (Para
Dummies)