Empresas, Estruturas e Funções: Organização, Divisão de Tarefas e Eficiência

Empresa, Estrutura e Funções
Técnico/a Especialista em
Tecnologias e Programação de
Sistemas de Informação
Gonçalo Feiteira 6/4/2017
Conteúdos da Formação
• Organização
▫ Conceito e tipos
▫ Dimensão
▫ Propriedade
▫ Ramos de atividade
• Empresa
▫ Conceito
▫ Objetivos e papel na sociedade
▫ Elementos constitutivos
• Funções
▫ Produção
▫ Comercial
▫ Pessoal (RH)
▫ Financeira
▫ Planeamento estratégico
• Estrutura organizacional
▫ Conceito e tipos
▫ Representação gráfica
▫ Análise
• Comunicação organizacional
▫ Conceito e tipo e intervenientes
▫ Regras e efeitos da comunicação
▫ Assertividade
Organização
• Conceitos:
• COMBINAÇÃO INTENCIONAL DE PESSOAS E DE

TECNOLOGIA PARA ATINGIR UM DETERMINADO
OBJECTIVO
• PESSOAS QUE TRABALHAM JUNTAS PARA ATINGIR

UM FIM COMUM
• UNIDADES SOCIAIS (OU AGRUPAMENTOS

HUMANOS) INTENCIONALMENTE CONSTRUÍDAS E
RECONSTRUÍDAS, A FIM DE SE ATINGIREM
OBJECTIVOS ESPECÍFICOS
RECURSOS
OBJETIVOS
• HUMANOS
• MATERIAIS • PROCESSOS DE
• FINANCEIROS TRANSFORMAÇÃO • PRODUTOS
• INFORMAÇÃO • DIVISÃO DO • SERVIÇOS
• ESPAÇO TRABALHO
• TEMPO
• As organizações são grupos sociais

deliberadamente orientados para a realização de
objetivos, que, de forma geral, se traduzem no
fornecimento de produtos e serviços.
• As pessoas são o principal recurso das

organizações.
• As organizações são grupos de pessoas que usam

recursos:
▫ recursos materiais, como espaço, instalações,
máquinas, móveis e equipamentos
▫ recursos intangíveis, como tempo e

conhecimentos
• A divisão do trabalho é o processo que permite

superar as limitações individuais por meio da
especialização.
Principais funções
ADMINISTRAÇÃO
Planeamento Estratégico
Produção (R&D)
Comercial Pessoal (RH)
Financeira
Objetivo?
• Que as partes formem um todo, e que trabalhem
de forma consistente para que seja alcançado os
objetivos da organização.
• Basta uma das partes falhar para que o objetivo

final possa não ser alcançado e a organização ter
problemas
Se tudo correr bem…

• As organizações adquirem e usam recursos, para
desenvolver e fornecer (produtos ou serviços), com o
objetivo de resolver problemas dos seus
utilizadores/clientes
• Quando as organizações resolvem problemas e são

eficientes no uso dos recursos, todos ficam satisfeitos:
▫ Clientes
▫ Utilizadores
▫ Funcionários/Colaboradores
▫ Acionistas,
▫ Sociedade no geral
• Existem duas palavras para indicar que uma

organização tem desempenho de acordo com as
expectativas dos stakeholders.
• person with an interest or concern in something, especially a
business
• E que representam dois conceitos fundamentais

sobre o desempenho das organizações
Eficiência
Vs
Eficácia
Eficiência
• É a palavra usada para indicar que a organização
utiliza produtivamente, ou de maneira económica,
os recursos.
• Quanto maior o grau de produtividade ou economia
na utilização dos recursos, mais eficiente a
organização é.
• Eficiência significa ausência de desperdícios.
• Eficiência significa uso económico de recursos.
• Eficiência significa menor quantidade de recursos
para produzir mais resultados.
Eficácia
• É a palavra usada para indicar que a organização
realiza seus objetivos.
• Quanto mais alto o grau de realização dos objetivos,

mais a organização é eficaz.
• Eficácia significa capacidade de realizar resultados.
• Eficácia significa grau de realização dos objetivos.
• Eficácia significa capacidade de resolver problemas.

Tipos
• Qualquer empresa possui dois tipos de
estrutura:
▫ a formal
▫ a informal
ESTRUTURA FORMAL:
• Objeto de grande parte de estudos das
organizações empresariais, é aquela
deliberadamente planeada e formalmente
representada, em alguns de seus aspectos,
pelo organograma.
Organograma
• Representação gráfica de escala de posições
ou de funções de uma entidade qualquer.
Exercício
• Procure na página oficial da empresa Delta Cafés
o organigrama da mesma.
▫ Organigrama Delta
Exercício
• Procure na Internet o organigrama de uma
empresa à sua escolha.
Estrutura Informal
• A estrutura informal não é planeada e surge,

naturalmente, da interação social dos
profissionais de uma empresa.
• Rede de relações sociais e pessoais que não é

estabelecida ou requerida pela estrutura formal.
• Surge da interação social das pessoas, o que

significa que se desenvolve, espontaneamente,
quando as pessoas se reúnem.
• Portanto, apresenta relações que, usualmente,

não aparecem no organograma.
VANTAGENS DA ESTRUTURA
INFORMAL
• Proporciona maior rapidez no processo de decisão;
• Reduz distorções existentes na estrutura formal;
• Complementa a estrutura formal;
• Reduz a carga de comunicação dos chefes
• Motiva e integra as pessoas da empresa

DESVANTAGENS DA ESTRUTURA
INFORMAL
• Provoca desconhecimento da realidade
empresarial pelas chefias
• Dificuldade em controlar os efeitos
• Possibilidade de atritos entre pessoas

ESTRUTURA FORMAL
• A estrutura organizacional deve adaptar-se ao
indivíduo ou o indivíduo à estrutura?
• Acredita-se que o ideal é não estar em nenhum

dos extremos… a estrutura deve ser maleável
mas não abandonar nunca o conceito formal,
pois este é o pilar fundamental da organização.
Dimensão
• São cinco as dimensões básicas e técnicas que
são possíveis de observar em qualquer
organização quer seja pequena, média ou grande
dimensão.
▫ Divisão de Tarefas;
▫ Distribuição de papéis
▫ Sistema de Autoridade
▫ Sistema de comunicações
▫ Sistema de Contribuição-Redistribuição.
Divisão de Tarefas
• Estabelecer cargos e funções consiste a Divisão
de Tarefas, isto é, colocar cada membro da
organização na sua posição na hierarquia formal
da organização.
• Segundo Parsons, citado por Chiavenato,

(2002), há três níveis organizacionais.
Institucional
Intermédio
Operacional
Institucional
• Institucional – O nível mais elevado que envolve
as pessoas e órgãos que elaboram os objetivos e
estratégias para cumpri-los adequadamente.
• É o nível onde se tomam as decisões que

definem o rumo da organização
• É voltado para a realidade externa e lida com a

incerteza.
Intermédio ou Mediador
• Responsável pela articulação interna entre os
outros dois níveis
• Lidam com as decisões tomadas pelo nível

institucional e com as atividades executadas no
nível operacional, ocupando a função de
amortecer os impactos dos interesses de ambos
os níveis.
Operacional ou Técnico
• Localizado no nível inferior. Está relacionado
com problemas do dia-a-dia, com a execução de
tarefas e operações básicas da empresa.
A Divisão de Tarefas é caracterizada por

dois fatores:
• Precisão:
• Refere à distribuição das atividades entre os
empregados de uma maneira objetiva e clara, sem
possibilidade de duplicidade de
informações/atividades
• A precisão contribui para que cada ator da empresa
não invada um espaço que não lhe pertence e não
realize uma tarefa que não é sua, evitando assim,
conflitos que diminuam a eficiência da empresa, e
consequentemente, a produtividade
• No entanto não podemos ignorar a importância

do conflito no universo organizacional, pois ele
provoca mudanças e implica em inovação à
medida que as soluções são alcançadas.
• Se o conflito for camuflado e ignorado,

futuramente, ele será revelado sob outras formas
de expressão, tais como o abandono do emprego
ou o aumento de acidentes, resultando em
deficits para a organização.
Duração
• Esta característica tem origem na administração
de tempos e movimentos e é definida pela
determinação prévia e quanto tempo deve ser
executada esta ou aquela tarefa, isto é, o tempo
proposto para que uma atividade seja realizada.
Divisão de Papéis
• Da simples descrição dos cargos, a segunda
dimensão apresentará um aprofundamento mais
detalhado da real função que este ou aquele
cargo exige por quem o ocupa.
• Segundo Chiavenato (2000,p.120) “papel é o

nome dado a certo conjunto de comportamentos
solicitados a uma pessoa”.
• Ao existir uma divisão de papeis, uma das

teorias mais importante indica que o trabalho a
ser realizado pode ser dividido em duas partes:
▫ o planeamento, a cargo da gestão

▫ a execução, a cargo dos operários
• O trabalho executado pode ser formalizado
• 1) Por escrito, o que provoca burocracia, todas as

ações precisam ser documentadas
• 2) Não escrito, muitas vezes a própria cultura da

empresa estabelece esta divisão em algumas
situações, onde não precisa haver uma
especificação, ordem ou mandado por escrito
para o trabalho a realizar.
• Não conseguimos que exista um guião detalhado

completo da a ser realizada pelo empregado.
• A tarefa a ser executada por cada operário

(programador) não tem como ser definida na
sua totalidade, pois cada um pode realizar uma
determinada tarefa de uma maneira individual,
respeitando o lado humano do funcionário.
• Surge então o conceito do Homem Social.

• O conceito de Homem Social parte do princípio

que os trabalhadores são criaturas sociais
complexas, com sentimentos, desejos e temores,
motivados por certas necessidades e alcançam
suas satisfações por meio dos grupos com os
quais interagem.
• Desse modo, por mais que um papel seja

planeado, ele não será capaz de prever as
atitudes de quem vai executá-lo ou até mesmo
manipular o trabalhador, este é um ser humano
e não uma máquina.
• Existem dois tipos de trabalho:
▫ O planeado
▫ O real
• O primeiro é caracterizado pelas orientações

normativas de como o trabalho deve ser
executado
• O segundo refere-se à prática propriamente dita

desta execução, que segundo os autores nunca
corresponde ao trabalho prescrito.
• Esta diferença existente (variabilidade) entre o

trabalho teórico (planeado) e o trabalho real está
presente em todas as situações de trabalho
• Será esta diferença que estimulará a mobilização

da inteligência para realizar os ajustes e ajustes
para atuar frente ao imprevisto, contrariando o
que fora previamente estabelecido (planeado)
• Esta prática estimula o membro da organização

a envolver-se mais nas suas atividades,
respeitando a sua individualidade e
singularidade.
• E vai permitir que ele coloque em prática as
suas habilidades pessoais, conhecimentos e
vivências anteriores, sendo assim uma maneira
de fornecer ao empregado mais autonomia na
realização das suas tarefas.
• Atualmente, há uma forte tendência de um

aumento da flexibilidade do empregado devido
as constantes mudanças que acontecem na vida
moderna e no contexto organizacional.
• A distribuição de papéis não se aplica em apenas

alguns funcionários específicos, mas cada um
destes tem que se adaptar á diversidade e às
modificações podendo exercer funções antes não
executadas.
Sistema de Autoridade
• A terceira dimensão importante refere-se aos
comportamentos e atitudes desenvolvidas por quem
ocupa funções de autoridades na organização.
• Autoridade proporciona poder (probabilidade de

impor a própria vontade dentro de uma relação
social), o que nem sempre acontece é a legitimidade
(a razão pelo qual um grupo de pessoas obedece às
ordens de alguém, dando-lhe poder) é o que faz a
autoridade ser aceite.
• Podemos referir três tipos de autoridade
▫ Autoridade Tradicional
▫ Autoridade Carismática
▫ Autoridade Legal, Racional ou Burocrática

Autoridade Tradicional
• É transmitida por herança.
• É extremamente conservadora, os subordinados

não questionam as ordens superiores, elas são
respeitadas e cumpridas porque sempre foi a
maneira pela qual as coisas foram feitas
• (Ex. Empresas familiares)

Autoridade Carismática
• Não é nomeada por alguém, nem recebido por
herança, como a tradicional, o líder é visto como
um personalidade superior
• Os subordinados obedecem devido à devoção

afetiva, e a influência da personalidade pela qual
se identificam.
• (Ex. Instituições religiosas)

Autoridade Legal, Racional ou

Burocrática
• Este tipo refere-se ao mérito conquistado, ou
seja, adquirido devido a um conjunto de
preceitos ou normas que consideram legítimos e
dos quais derivam o comando.
• Os subordinados obedecem por causa de ordens

justificadas destas normas
• (Ex: Juiz)
Tipos de Poder
• A autoridade leva a que o poder possa ser de
diversos tipos, destacamos três:
▫ Coercivo
▫ Normativo
▫ Remunerativo
O coercitivo
• Utiliza de uma abordagem comportamental para
controlar seus subordinados, ou seja, quando
eles são eficientes, recebem prémios, quando
não, são punidos
Normativo
• Define-se por haver um controle moral e ético,
baseado em congratulações verbais e no
reconhecimento social
Remunerativo
• O poder é exercido apenas devido ao facto de se
poder remunerar os subordinados com mais ou
menos prémios.
• Para alcançar uma posição de autoridade, a

pessoa não realiza todo o percurso sozinha,
muitas vezes não chega apenas os seus esforços
pessoais
• Existem um conjunto de fatores que

influenciam, como o ambiente, as funções
executadas, seu desempenho, o relacionamento
no grupo informal, etc.
• Quem ocupa uma função (formal ou informal) de

Autoridade, não deve acomodar-se, isto é, deve
continuar o seu percurso dentro da organização,
cumprindo seu plano de carreira estabelecido.
• Por exemplo, um operário pode ser líder do pessoal

numa parte da linha de montagem, com o tempo, ele
progride para responsável de toda linha de
montagem, depois supervisor de produção, gestão,
etc.
• A carreira é contínua e progressiva, quando se

atinge a um determinado nível hierárquico, não
deve haver uma regressão ao que já foi superado.
• O Sistema de Autoridade da empresa é

geralmente em forma de pirâmide, dependendo
da sua Estrutura Organizacional
• Sendo assim, o sistema de autoridade faz surgir

a necessidade de criar algo que demonstrasse as
relações de subordinação, ou seja, o
Organograma ou Estrutura Organizacional da
Empresa, um elemento complementar para o
conhecimento de uma organização formal
• O organograma é o diagrama destas relações,

onde ele figura e representa a hierarquia
existente, as relações funcionais (distribuição de
papéis), e a Divisão do trabalho, aspetos já
abordados.
Sistema de Comunicação
• Uma comunicação eficaz é fundamental ao
sucesso empresarial, e sua falha pode acarretar
prejuízos irrecuperáveis para as empresa.
• Atualmente esta comunicação vai muito para

além do tradicional tendo as novas tecnologias
um papel de máxima importância.
• Desse modo, o objetivo desta quarta dimensão é

proporcionar um canal aberto entre os
empregados, um relacionamento mútuo, onde
haja troca de informações, sejam elas
administrativas ou simplesmente restritas a
grupos informais.
• A comunicação geralmente acontece do nível

institucional para operacional, de cima para
baixo mas existe a possibilidade de acontecer o
inverso, um técnico manter comunicação com
diretor da empresa, por exemplo.
• Em algumas organizações isto já faz parte da

Cultura da empresa por meio de caixas de
sugestões
• Existe tanto a comunicação vertical, como

horizontal, entre a mesma linha do Organograma
• A informação passada deve alcançar todos os

membros percorrendo toda a estrutura
organizacional.
• Um Sistema de Comunicação eficiente é

caracterizado pela rapidez do seu percurso, e a
acessibilidade á suas informações
Sistema de Contribuição-
Redistribuição
• Ao fazer algo temos de obter algo, ou seja, toda
tarefa executada deverá implicar um retorno
• O empregado trabalha para receber algo de

volta, salário e incentivos, o empregador
pretende em troca gerar lucro e obter
produtividade para a empresa, surgindo assim o
ciclo de Contribuição-Redistribuição
• Quais são seus deveres como empregado? Quais

são seus direitos? Da mesma maneira que existe
a Divisão de Trabalho e a Distribuição de Papéis,
os Direitos e Deveres precisam estar bem
especificados e claros
• Quando o chefe emite uma ordem, o empregado

cumpre, havendo uma colaboração.
• As ordens existem para que sejam cumpridas,

dando origem a este ciclo de Contribuição-
Redistribuição.
• O empregador é obrigado a pagar o salário como

o empregado é obrigado a trabalhar, e esse
movimento é o que faz o ciclo funcionar.
Organização/Empresa
• As organizações/empresas podem ser
classificadas de diversas formas sendo as mais
comuns a sua forma jurídica, a propriedade do
seu capital, a sua dimensão e ainda o sector a
que pertence
Classificação quanto à forma jurídica

• Podendo haver diferenças de país para país as
formas jurídicas de empresas mais comuns são as
seguintes:
• Sociedade por quotas: nas sociedades por quotas o

capital é representado por quotas, cada uma das
quais alocada a um determinado sócio
• Sociedade anónima: neste tipo de sociedades o

capital é representado por ações, as quais não estão
alocadas a acionistas específicos
Classificação quanto à propriedade do

seu capital
• A distinção mais comum é entre empresas
públicas e empresas privadas
• Empresas públicas: empresas cujo capital é

detido pelo Estado ou por instituições por ele
diretamente controladas
• Empresas privadas: empresas cujo capital é

detido por pessoas individuais ou por
instituições privadas
• Empresas de capitais mistos: empresas cujo

capital é detido simultaneamente pelo Estado e
por entidades privadas
Classificação quanto à dimensão:

• A classificação das empresas quanto à sua
dimensão difere de país para país mas está
geralmente associada a grandezas como o
volume de negócios ou o número de
funcionários.
• No caso português é utilizada a classificação

europeia:
Microempresa
• Empresa com menos de 10 trabalhadores, um
volume de negócios inferior a 2 milhões de euros
e um balanço também inferior a 2 milhões de
euros
Pequena Empresa
volume de negócios inferior a 10 milhões de
euros e um balanço também inferior a 10
milhões de euros
Média Empresa
volume de negócios inferior a 50 milhões de
euros e um balanço também inferior a 43
milhões de euros
Grande Empresa
• Empresa com grandezas superiores às
apresentadas antes
Classificação quanto ao sector a que

pertence
• Este tipo de classificação tem a ver com a
atividade desenvolvida.
• A principal divisão é entre sector primário,

sector secundário e sector terciário
• Sector primário:
▫ inclui as atividades diretamente relacionadas com
a exploração de recursos primários,
nomeadamente a agricultura, as pescas, a pecuária
e a extração de minérios
• Sector secundário:
▫ refere-se às atividades de transformação e inclui
as atividades industriais e de construção e obras
públicas
• Sector terciário:
▫ inclui as atividades relacionadas com a prestação
de serviços e com o comércio, distribuição e
transportes.

Empresas, Estruturas e Funções: Organização, Divisão de Tarefas e Eficiência

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Empresa, Estrutura e Funções

• COMBINAÇÃO INTENCIONAL DE PESSOAS E DE

• PESSOAS QUE TRABALHAM JUNTAS PARA ATINGIR

• UNIDADES SOCIAIS (OU AGRUPAMENTOS

• As organizações são grupos sociais

• As pessoas são o principal recurso das

• As organizações são grupos de pessoas que usam

▫ recursos intangíveis, como tempo e

• A divisão do trabalho é o processo que permite

Comercial Pessoal (RH)

• Basta uma das partes falhar para que o objetivo

Se tudo correr bem…

• Quando as organizações resolvem problemas e são

• Existem duas palavras para indicar que uma

• E que representam dois conceitos fundamentais

• Quanto mais alto o grau de realização dos objetivos,

• Eficácia significa capacidade de realizar resultados.

• Eficácia significa grau de realização dos objetivos.

• Eficácia significa capacidade de resolver problemas.

• A estrutura informal não é planeada e surge,

• Rede de relações sociais e pessoais que não é

• Surge da interação social das pessoas, o que

• Portanto, apresenta relações que, usualmente,

• Reduz distorções existentes na estrutura formal;

• Complementa a estrutura formal;

• Reduz a carga de comunicação dos chefes

• Motiva e integra as pessoas da empresa

• Dificuldade em controlar os efeitos

• Possibilidade de atritos entre pessoas

• Acredita-se que o ideal é não estar em nenhum

• Segundo Parsons, citado por Chiavenato,

• É o nível onde se tomam as decisões que

• É voltado para a realidade externa e lida com a

• Lidam com as decisões tomadas pelo nível

A Divisão de Tarefas é caracterizada por

• No entanto não podemos ignorar a importância

• Se o conflito for camuflado e ignorado,

• Segundo Chiavenato (2000,p.120) “papel é o

• Ao existir uma divisão de papeis, uma das

▫ o planeamento, a cargo da gestão

• O trabalho executado pode ser formalizado

• 1) Por escrito, o que provoca burocracia, todas as

• 2) Não escrito, muitas vezes a própria cultura da

• Não conseguimos que exista um guião detalhado

• A tarefa a ser executada por cada operário

• Surge então o conceito do Homem Social.

• O conceito de Homem Social parte do princípio

• Desse modo, por mais que um papel seja

• Existem dois tipos de trabalho:

• O primeiro é caracterizado pelas orientações

• O segundo refere-se à prática propriamente dita

• Esta diferença existente (variabilidade) entre o

• Será esta diferença que estimulará a mobilização

• Esta prática estimula o membro da organização

• Atualmente, há uma forte tendência de um

• A distribuição de papéis não se aplica em apenas

• Autoridade proporciona poder (probabilidade de

• Podemos referir três tipos de autoridade

▫ Autoridade Legal, Racional ou Burocrática

• É extremamente conservadora, os subordinados

• (Ex. Empresas familiares)

• Os subordinados obedecem devido à devoção

• (Ex. Instituições religiosas)