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Barranquilla, Diciembre 12 de 2017

Señores
SECRETARIA DE EDUCACIÓN DISTRITAL
DE RIOHACHA
Atn. Ing. Zorley Zapa Bello
Profesional TIC Calidad Educativa
Riohacha – La Guajira

SUMINISTRO E IMPLEMENTACION DE MODULO GERENCIAL DE

“COLOMBIA EVALUADORA” PARA ENTES TERRITORIALES

Cordial saludo Ingeniera Zorley.

En atención al interés existente de conocer el alcance que tiene la implementación

del Módulo Gerencial de “Colombia Evaluadora” en Secretaria de Educación, les
compartimos el presente documento en el que se da a conocer los Antecedentes,
Situación problema, Solución propuesta, Justificación, Marco normativo,
Cronograma del proyecto y Valor de la inversión.

ANTECEDENTES
Con el fin de fortalecer el sector educativo oficial del Distrito de Riohacha y el de
aportarle un sistema de informacion unico que le facilitara a su comunidad el
aceso a la informacion pertinente del sector, en el año 2013 el Municipio de
Riohacha participo en la convocatoria de Gobierno en Linea (GEL) 610,
presentando el proyecto Riohacha Vive Digital – Gobierno en linea ante el
Ministerio de las TIC y Colciencias.

Ese mismo año la propuesta fue aprobada por Mintic y Colciencias, dando lugar a
que se adquiriera un sistema de informacion unico para los Establecimientos
Educativos de Riohacha. Fue asi como en el año 2014 se inicio la implementacion
del sistema web academico “Colombia Evaluadora”, el cual es un sistema comun
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para cada uno de los 38 Establecimientos Educativos Oficiales de Riohacha que

les facilita la documentacion de la gestion academica que se da al interior de las
instituciones de educacion.

Posteriormente a la implementacion del sistema unico “Colombia Evaluadora” se

ha venido adelantando una estrategia de sostenimiento al sistema y
acompañamiento a los usuarios para asegurar el uso y aprovechamiento del
mismo, estrategia que a la fecha se encuentra vigente.

SITUACION PROBLEMA
El personal de Secretaria de Educación Distrital, responsable del control y
vigilancia de la prestación del servicio, no tiene habilitado un Rol en el Sistema
“Colombia Evaluadora”, el cual les permita hacer traza en línea sobre los
diferentes procesos que se dan en los Establecimientos Educativos Oficiales de
Riohacha y que son de su interés.

Por el carácter de administrador del Servicio Educativo que la ley general de la

educación (ley 115 de 1994) le confiere al Distrito de Riohacha, este a través de
su Secretaria de Educación Distrital debe ejercer vigilancia, control y orientación a
los Establecimientos Educativos en sus procesos comprometidos para la
prestación del servicio educativo. Es así como se hace necesario que el personal
asignado para dichas tareas de vigilancia y control cuente con el apoyo de
herramientas que oportunamente y de manera gerencial y confiable les permita
mantener una radiografía en los diferentes momentos de la prestación del servicio.

Así como hay algunas situaciones de tipo gerencial que deben atenderse desde el
nivel de coordinación de la educación distrital, también hay algunas acciones más
de carácter operativo que por control y eficiencia administrativa podrían darse
desde la misma secretaria. Ejemplo de esto es el procedimiento de traslado de
estudiantes en “Colombia Evaluadora”, traslados que en algunas ocasiones
generan cuellos de botella en el proceso de matrícula debido a la falta de
oportunidad de “liberación” por parte de los Establecimientos que tienen en su
matrícula a los estudiantes solicitantes de traslado. Hoy secretaria de Educación
no cuenta con una herramienta que le permita al área de Cobertura monitorear las
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dinámicas de traslado (solicitudes y aprobaciones de solicitud de liberación de

matrícula), llevando a que esta intervenga tardíamente y con limitaciones en su
intervención (se reduce a contactar a los funcionarios que deben atender las
solicitudes de liberación).

De manera similar sucede con el nombramiento de los docentes y la definición del

calendario académico distrital, actuaciones que tienen su origen en la Secretaria
de Educación y que se esperaría fueran gestionadas en “Colombia Evaluadora”
desde ese nivel central pero que hoy no se hace así llevando a que cada una de
las Instituciones tenga que repetir lo que podría hacerse una sola vez desde
Secretaria de Educación.

SOLUCION PROPUESTA
Se recomienda implementar en Secretaria de Educación Distrital, un módulo
gerencial del sistema institucional “Colombia Evaluadora”. Lo anterior con el fin
contribuir a la eficiencia administrativa y para generar más valor sobre la
información que hoy gestionan las instituciones oficiales de Riohacha en su
sistema institucional.

El modulo a implementar en Secretaria de Educación, debe operar de manera

integrada con el sistema ya apropiado en los Establecimientos Educativos, de
forma tal que resulte más transparente y menos traumática la consolidación de los
datos que hoy se capturan y gestionan desde este.

Esta solución permite generar una respuesta rápida a la necesidad existente,

ahorrando los traumas que trae consigo la implementación de otro sistema
paralelo que recopile y consolide los datos que ya hoy se vienen gestionando
individualmente por cada Establecimiento Educativo. Adicionalmente tiene como
plus que robustece la inversión que en su momento realizo la nación en el
Municipio de Riohacha, a través de Mintic y Colciencias.

Algunas de las funcionalidades que contempla la solución propuesta son:

- Asignación de Docentes en Establecimientos Educativos.
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- Monitoreo de Cupos Asignados y Disponibles tanto Consolidado cono

detallado por Establecimiento Educativo.
- Administración de Solicitudes de Liberación de Estudiantes en “Colombia
Evaluadora”.
- Auditoria de Proceso de Matricula en Establecimientos Educativos.
- Auditoria de Proceso de Evaluación en Establecimientos Educativos.
- Auditoria de Proceso de Promoción en Establecimientos Educativos.
- Auditoria de Asistencia en Establecimientos Educativos.
- Reporte Periódico de Resultados Académicos Consolidado y Desagregado
por Establecimientos Educativos.
- Ranking de Establecimientos Educativos según Rendimiento Académico
por Periodo.
- Dashboard o Tablero de Mando de Indicadores.

JUSTIFICACION
La ausencia de una solución como la recomendada lleva a que la actividad de
vigilancia y control tenga un accionar más reactivo o correctivo, debido a que se
carece de instrumentos que tempranamente le muestren al nivel central los
comportamientos que debieran ser sujetos de ajustes para prever desviaciones no
deseadas en los procesos inherentes a la prestación del servicio educativo oficial
en el Distrito de Riohacha.

Contar con una herramienta tecnológica de apoyo en Secretaria de Educación la

cual permita visualizar permanentemente las dinámicas que se van dando en la
prestación del servicio educativo Distrital tanto de manera consolidada como
desagregada por Establecimiento Educativo, contribuirá a la construcción diversas
estrategias de cobertura y calidad.

Igualmente tendrá un impacto en la eficiencia administrativa debido a que se con

esta solución propuesta se centralizan algunas acciones susceptibles de realizar
desde el nivel central las cuales inmediatamente impactarían a todos los
Establecimientos Educativos de manera controlada. Ejemplo de ello es la
definición del calendario académico y la asignación de docentes a
Establecimientos Educativos.
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MARCO LEGAL
Literales a), c), e), f), i), k), m) y n) del artículo 151 de la Ley 115/1994
Numerales 7.1, 7.3, 7.4, 7.8, 7.9, 7.10 y 7.12 del artículo 7 de la Ley 715/2001
Artículo 10 del Decreto 1290/2009
Artículo 61 del Decreto 1860/2009

CRONOGRAMA
ITEM ACTIVIDAD MES 1 MES 2 MES 3 MES 4
1 Firma del acta de inicio
2 Asignación de coordinador en Secretaria de Educación
3 Implementación y administración de infraestructura web
3 Construcción de hoja de vida de indicadores de interés
4 Configuración y personalización
5 Transferencia de conocimiento
6 Acompañamiento
7 Firma de acta de cierre

VALOR DE LA INVERSION
El valor de inversión para el presente proyecto es de Cincuenta y Siete Millones
Cuatrocientos Setenta y Siete mil Pesos M./CTe. ($57.477.000.oo) IVA incluido.

Observaciones
El valor indicado incluye lo siguiente:
- Licenciamiento perpetuo de modulo Gerencial “Colombia Evaluadora” Secretaria
de Educación, para monitoreo a las 42 licencias de Establecimientos Educativos
de Colombia Evaluadora.
- Suministro de servicio y administración especializada de infraestructura de
servidores por un año.
- Creación de tablero de indicadores institucionales.
- Manuales de usuarios.
- Transferencia de conocimiento.
- Acompañamiento semipresencial.
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Complacidos de atenderles y comprometidos en continuar proveyéndoles soluciones

efectivas que ayuden al sistema educativo Distrital en su caminar “Hacia la Meta de la
Excelencia”, nos suscribimos

Cordialmente;

Gina P. Muñoz Guzmán

Gerente