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PROCEDIMIENTO REVISIÓN DE PEDIDOS,

«'»
Empr••• d. AcueduclO,
Alcll"tar~lrgo¡:~~;opd8 Yopal
OFERTAS y CONTRATOS
Procedimiento
Código
51.17,01
Fecha de Elaboración Fecha Ultima Modificación Versión
2014-02-11 I 2014-12-19 03

1. INFORMACION GENERAL

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Revisión de pedidos, ofertas y contratos,

RESPONSABLE: Tecnólogo Laboratorio de Medidores

OBJETIVO: Este procedimiento tiene como objeto establecer los pasos a seguir, para la revisión de
pedidos, las ofertas y los contratos, Las politicas y los procedimientos para estas revisiones, que den
por resultado un contrato para la realización de una calibración o ensayo, según el numeral 4.4 de la
norma NTC-ISO/IEC 17025,

ALCANCE: Este procedimiento aplica en la revisión de pedidos, ofertas y contratos para el laboratorio de
calibración de medidores de agua, según lo especificado en el numeral 4.4 NTC-ISO/IEC 17025,

INSUMO: Agua potable, recurso humano del Laboratorio y equipos metrológicos

PRODUCTO: Certificados de calibración de medidores de agua fria,

USUARIOS: Clientes internos y externos

TÉRMINOS Y DEFINICIONES:

Contrato: Un contrato puede ser un acuerdo verbal o escrito que tenga por finalidad proporcionar servicios
de ensayo o calibración a un cliente,

2. ACTIVIDADES Y RESPONSABLES:

DOCUMENTO /
ACTIVIDAD FLUJOGRAMA RESPONSABLE
REGISTRO
Fuentes: interna EAAAY,
externa
( INICIO )
Interna EAAAY:

" Comercial de acuerdo a sus

procedimientos internos hace la 51.17,01.01
solicitud de calibración de Solicitud de
medidores nuevos o usados, calibración de
" Radicación de la solicitud medidores nuevos
./ Recepción de medidores, o usados
transporte, manipulación,
almacenamiento y disposición Tecnóiogo y
final de los medidores. Técnico del 51.17,06
Laboratorio de Procedimiento de
Nota: internamente, la medidores recepción de
calibración de los medidores de medidores,
agua, es un servicio prestado a transporte,
la empresa. manipulación,
almacenamiento y
El Cliente hace la solicitud de disposición final
cotización, por uno de los de los medidores
siguientes medios: liNTERNA

,/ Telefónicamente
" Fax
" Internet
" En forma escrita, o
" Personalmente

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I PROCEDIMIENTO REVISIÓN DE PEDIDOS, I Procedimiento
«'»
Empr •• a de Ac ••••ducto,
Alc••nlare~~~J.~~;Opd(l
Yopnl
OFERTAS y CONTRATOS Código
51.17.01
Fecha de Elaboraci6n Fecha Ultima Modificación Versión
2014.02.11 I 2014.12.19 03

Externo:
~
El cliente potencial hace la
.¡"

solidtud de cotización a I
EXTERNA
I
comercial
.¡" Comercial verifica con el
laboratorio de medidores de
agua la solicitud de cotización
1
SOLICITUD DE
para determinar: que el COTIZACiÓN A
COMERCIAL
laboratorio tenga la capacidad .Director FormatD
tecnológica, de recurso comercial cotización de
humano, infraestructura, Tecnólogo del calibración de
suministro de agua y energía, laboratorio de medidores de
programación y características medidores de agua
técnicas de los ítems de agua
calibración .
.¡" Si cumple se emite la
cotización
.¡" Si no finaliza el proceso

NOTA: la cotización debe tener

incluido el método de
calibración que se utiliza en el
laboratorio de medidores de
agua.

Si el cliente acepta la Director Comercial Contrato

cotización. se elabora el Jurídica
contrato. Tecnólogo del 51.17.06
laboratorio de Procedimiento de
Se ejecuta el contrato., que EL CLIENTE medidores de recepción de
inicia con el procedimiento agua medidores,
~ ACEPTA? ./
recepción de medidores, transporte,
transporte, manipulación, Personal de manipulación,
almacenamiento y disposición NO ~Sl laboratorio de almacenamiento y
final del laboratorio de medidores de disposición final
medidores de agua. agua del laboratorio de
medidores de
agua.
NOTA 1: el Laboratorio no
subcontrata servicios, sin la
previa autorización del cliente. ELABORACIÓN DE 51.17.13
I CONTRATO Procedimiento de
NOTA 2: cualquier diferencia calibración de
entre el pedido y oferta del medidores de
contrato debe ser resuelta agua, nuevos y
antes de iniciar cualquier usados
trabajo.

NOTA 3: cada contrato debe

ser aceptable tanto para el EJECUCIÓN DEL
laboratorio
cliente.
como para el I CONTRATO

NOTA 4: cualquier desviación

respeto al contrato debe ser
informada al cliente.

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PROCEDIMIENTO REVISIÓN DE PEDIDOS,
<oC'»
Emp •.••• de AcU"d"ICto,
"h:ant8r~~~J.~~Opd.YOPlll
OFERTAS y CONTRATOS
Procedimiento
Código
51.17.01
Fecha de Elaboración Fecha Ultima Modificación Versión
2014-02-11 I 2014-12-19 03

NOTA 5: SI un contrato
necesita ser modificado

1
después de haber comenzado el
trabajo, se repite el mismo
proceso de verificación del
contrato, y los cambios son
comunicados al personal
( FIN )
afectado.

3. DOCUMENTOS RELACIONADOS:

./ 51.17.01.01 Solicitud de calibración de medidores nuevos o usados

./ Contrato y soportes adjuntos
./ Formato de cotización de medidores
./ 51.17.06 Procedimiento de recepción de medidores, transporte, manipulación, almacenamiento
y disposición final del laboratorio de medidores de agua .
./ 51.17.13 Procedimiento de calibración de medidores de agua
./ Ley 142 de 1994

4. APROBACIONES

Elaboró Revisó

r~~~ ~/~-

José Beller Suárez Chaparro Freddy Alexander Larrota Cantor Daniel Hernan o Posada Suarez
Líder del Proceso Representante por la Dirección 5GC Re resentante Le al

5. BITÁCORA DE ACTUALIZACIÓN

Fecha de
Versión Ítem Modificado Motivo Aprobado por
Aprobación
Elaboración del
01 2014-02-11 ---- documento
Representante Legal

02 2014-04-08 Todos Aprobación Inicial Representante Legal

03 Nueva codificación
2014-12-19 Código Representante Legal
MEC!

Página 3 de3
 Tipo de Documento
SOLICITUD DE CALIBRACIÓN DE Formato
<'>
Emp,.. •• de Acueducto,
MEDIDORES NUEVOS Y USADOS Código
SI.I? ,01.01
Ara"l.rHl.d:,{.~~od. Yapal
Fecha de Elaboración Fecha Ultima Modificación Versión
2014-04-08 I 2014-12-19 03

1. CONTENIDO

FECHA: _

DEPENDENCIA:

QUIEN SOLICITA:

SERIES
CANTITAD REFERENCIA CLASE DIAMETRO LECTURA MARCA ESTRATO
MEDIDOR

TOTAL MEDIDORES ENTREGADOS AL

LABORATORIO EAAAY

PARA USO EXCLUSIVO DEL LABORATORIO DE MEDIDORES DE LA EAAAY

FECHA DE RECEPCIÓN: __ ~/ / CONSECUTIVO NO _

 Tipo de Documento
SOLICITUD DE CALIBRACIÓN DE Formato
<:'>
Emp •.•• a (h Acueducto.
MEDIDORES NUEVOS Y USADOS Código
51.17.01.01
Ale-ntllrHlado l A.MO d. Yopal
E .. P. Fecha de Elaboración Fecha Ultima Modificación Versión
2014-04-08 I 2014-12-19 03

NOMBRE DE QUIEN RECIBE:

OBSERVACIÓNES ADICIONALES:

2. APROBACIONES

Elaboró Revisó

José Beller Suárez Chaparro Freddy Alexander Larrota Cantor

Líder del Proceso Re resentante or la Dirección SGC

3. BITÁCORA DE ACTUAUZACIÓN

ítem Motivo Aprobado por

Versión Fecha de Aprobación
Modificado
01 2014-02-11 ---- Elaboración del documento Representante Legal
02 2014-04-08 Todos Aprobación Inicial Representante Legal

03 2014-12-19 Códi90 Nueva codificación MECl Representante Legal

 Tipo de Documento
Formato
«'»
Emprwu de Acueducto,
COTIZACION DEL SERVICIO DE CAlIBRACION
Código
51.17.01.02
__ .....
Alc.ntlor~~~~l.~~;~pdeYapal
.... Fecha de Elaboración
2014-04-08
I Fecha Ultima Modificación
2014-12-19
Versión
02

1. CONTENIDO

Ciudad Fecha: No. Cotización:

Nombre o razón social del cliente:

Nombre del solicitante: Cargo:

Teléfono: Fax: Correo electrónico:

Referencia de la solicitud de cotización de medidores de

agua:

Nota Importante: el método de calibración que utlUza el laboratorio de Medidores de agua de la EAAAY, es el de "RecoleccI6n~ en el
cual la cantidad de agua que pasa a través del medidor es recogida en uno o más reCipientes vOlumétricos calibrados y luego se determina
su cantidad calculando su volumen,

El servicio de calibración de los medidores nuevos y usados se realiza de acuerdo a las exigencias técnicas de la norma NTC
1063:1994 y del 2007.

TABLA DE TARIFAS

IT. DESCRIPCIÓN CANTIDAD V. UNITARIO V. TOTAL

SUBTOTAL

DESCUENTO

IVA

TOTAL

DIRECTOR COMERCIAL: _

era 19 No. 21.34 • Teléfonos: (8) 6322728 - (8) 6322729 - (8) 6355417 • fax: (8) 6322487
LINEA DE ATENCiÓN AL CLIENTE 116 "" www.eaaay.gov.co * Yopal-Casanare
 Tipo de Documento
Formato

«':»
Empre •• de Acueducto,
Aleantllr~~~g~l.~~fpde
Yopal
COTIZACION Del SERVICIO DE CALIBRACION
Código
51.17.01.02
"',-_.,.... Fecha de Elaboración Fecha Ultima Modificación Versión
2014-04-08 I 2014-12-19 02

2. APROBACIONES

Elaboró Revisó Aprobó

José Beller Suárez Chaparro Daniel Hern ndo.Posada Suarez

Líder del Proceso Re resentante Le al

3. BITÁCORA DE ACTUALIZACIÓN

Fecha de
Versión Ítem Modificado Motivo Aprobado por
Aprobación
01 2014-04-08 Todos Aprobación Inicial Representante Legal
03 2014-12-19 Código Nueva codificación MEeI Representante Legal

Cra 19 No. 21-34 • Teléfonos: (8) 6322728 - (8) 6322729 - (8) 6355417 • fax: (8) 6322487
LINEA DE ATENCiÓN AL CLIENTE 116 • www.eaaay.gov.co • Yopal. Casanare