Obras y terracerías González S.A de C.V.

Manual de importación de un presupuesto en el ERP

Importación de obra del sistema Neodata precios unitarios al
sistema Neodata ERP:
Descripción del proceso.

La finalidad de la importación de un catálogo de conceptos elaborado en la base de datos de precios unitarios es llevar el
control de un presupuesto, desde el control de la explosión de insumos considerados en el proyecto, los conceptos para la
captura de los destajos y el pago de los mismos Así como los avances físicos por partida, esto último para que el responsable
del sistema logre visualizar de manera más eficiente los avances de la obra y a su vez llevar el control de las actividades
realizadas, el destajista que las tiene a cargo y los volúmenes ejecutados en tiempo real. Esta información se alimenta a
través del residente de obra, quien tiene la obligación de alimentar el proyecto con los avances.

A continuación se hace mención de los pasos a ejecutar para lograr una correcta importación.

Al momento de generar un proyecto encontraremos la partida de IMPORTACION:

Buscador de
carpetas

La ruta de importación dependerá el sitio en el que tengamos almacenado nuestro presupuesto en la base de datos de precios
unitarios. En este caso lo estamos importando del mismo equipo y no de un servidor. Para esto señalamos que queremos
importar un archivo desde una base de datos local. (el archivo de importación tiene una extensión .mdf)

En el buscador de carpetas ingresamos la ruta donde el sistema buscara los proyectos existentes en un libro determinado.

Estos archivos por default son mandados al disco “C” de nuestro equipo, en este buscamos la carpeta “Neodata2016Obras”
y seleccionamos él .mdf que corresponde al libro donde está almacenado el presupuesto.
Al seleccionar el libro en el que tenemos nuestro presupuesto hacemos clic abrir, al hacer esto deberemos buscar el libro
exacto que queremos importar (para el sistema siempre se tienen 2 presupuestos de la misma obra, uno es el presupuesto
de cliente y un presupuesto de control), para ello debeos conectar con la ruta especificada anteriormente, en este paso nos
llevara a los libros almacenados. Cuando no se indica un error aparece el mensaje de “Conexión exitosa”, se buscara el
presupuesto abriendo el icono del buscador. Calculamos la moneda del presupuesto (en este caso y la mayoría de los
presupuestos es en pesos), aplicamos los cambios y damos aceptar.

La imagen siguiente muestra como deberá mostrar todo de madera correcta.

Para realizar la importación desde el ERP desde la VENTANA DE PRESUPUESTO seleccionamos la opción de IMPORTAR
PRESUPUESTO DE P.U.
Seleccionamos el proyecto el cual queremos importar, presionamos importar.

Posibles errores y/o comentarios del sistema:

1.) Reemplazo del presupuesto

En error lo que nos está indicando es que ya existen datos relacionados en ERP relacionados con este presupuesto,
en caso que se haya dado de alta algún concepto “provisional” en la obra o algún insumo antes de haber importado
el presupuesto de control el ERP nos indicara con este mensaje. La solución simple para este proceso es hacer
continuar con la importación haciendo clic en sí.
2.) Si al momento de haber seleccionado la continuación de la importación del paso anterior indica el siguiente error,
deberás efectuar las siguientes acciones:

Dentro de la ventana principal del ERP hacemos clic en “Ver mensajes” y a continuación se abrirá una ventana con las
diferencias que existen en el presupuesto de control en precios unitarios y los conceptos e insumos cargados en el ERP
como se muestra a continuación.
Para corregír los errores es necesario que en una hoja de Word copies y pegues los errores para facilitar los cambios en el
sistema de precios unitarios.

Como ejemplo para este caso haremos un cambio de código en el concepto de precios unitarios, ya que el sistema nos está
indicando que el concepto apu0007 de PRECIOS UNITARIOS y el concepto apu0007 del ERP no coinciden porque tienen
definiciones diferentes.
Pasos a seguir para la corrección de un concepto:

Dentro del ERP en la pestaña de presupuestos abre la partida de conceptos y selecciona el proyecto en el cual realizaras la
importación. No olvides presionar aplicar.

En la fila libre de la columna de conceptos abriremos la ventana para ver nuestro catalogo de conceptos general de nuestra
base de datos.

En el apartado de descripción escribimos cual es el concepto que vamos a cambiar y revisamos el código que tiene para
después en precios unitarios cambiar el código anterior por el código nuevo que existe en ERP.
Para este caso buscaremos el concepto “suministro e instalación de cable”,

Dentro del sistema de precios unitarios deberás buscar el concepto como se observa en la siguiente imagen:

En este caso el concepto no aparece, por tanto hay una duplicidad de códigos con diferente concepto entre el ERP y precios
unitarios. En estos casos asignaremos el nuevo código en base al consecutivo del ERP (de la siguiente manera):
Para este concepto el ultimo registro es el APU0016, por consiguiente asignaremos el APU0017 al nuevo concepto en precios
unitarios.

Los pasos en precios unitarios se elaboran de la siguiente forma:

1.- Dentro del catálogo general buscamos el código duplicado.

2.- Editamos el código del concepto asignando el consecutivo del ERP, para este ejemplo es el APU0017.

3.- Realizamos el cambio de código.

Es necesario que todos los conceptos o insumos que muestren una diferencia en los sistemas ERP y precios unitarios sean
iguales en descripción larga, descripción corta y unidad.
En ocasiones la descripción larga, el código y la unidad coindicen exactamente. La diferencia se encuentra en la descripción
corta del concepto. Esta la podemos visualizar haciendo clic derecho sobre en encabezado de la descripción completa y
abriendo la ventana de “personalizar columnas”.

Clic derecho
sobre esta área

En la ventana emergente arrastramos a un lado del encabezado de la descripción completa el renglón de descripción”

Arrastrar el renglón junto

a la descripción completa
Es importante revisar que ambas descripciones coincidan entre el ERP y precios unitarios.

Cuando el error sea por parte de un insumo que no coincide en el ERP abrimos el listado de insumos, buscamos el código y
revisamos la descripción larga, la corta y la unidad del insumo.

En precios unitarios abrimos el catálogo general como se explicó anteriormente y hacemos el reemplazo de código que no
coincida, la descripción larga o la descripción corta o la unidad de medida del insumo.
Una vez que hayamos hecho todas las correcciones que pegamos en la hoja de Word desde la cual nos estamos apoyando
procedemos con la importación de esta manera.

Al corregir todas las observaciones del sistema al momento de la importación nos abrirá la siguiente pantalla para indicarnos
que conceptos o insumos no están dados de alta en la base de datos del ERP. Para ello asignaremos los siguientes tipos de
familia para cada tipo:

 Tipo 1: MCT (materiales de construcción)

 Tipo 2: Mano de obra
 Tipo 3: Herramienta
 Tipo 4: Des (destajos)
 Tipo 5: Subcontratos
 Tipo 7: Fletes
 Tipo 8: Maquinaria

De manera más efectiva para poder asignar los tipos a los grupos de insumos en la parte superior izquierda de la pantalla se
puede hacer clic derecho y presionamos asignar familia, en la venta que se abra podremos seleccionar el tipo de familia que
corresponde para cada insumo como se muestra en la siguiente imagen:
 Filtrar por tipo de insumo
Clic derecho para abrir para asignación por bloques
“asignar familia”

Al finalizar la pantalla se mostrara así:

Este mensaje muestra que la importación de ha realizado correctamente por lo tanto el catalogo ha quedado cargado
correctamente.
En la pestaña de presupuestos abrimos el presupuesto de control:

Conceptos para dar salidas a las

capturas de materiales,
maquinaria y acarreos y se dan de
alta en la partida A.

Los conceptos que en la columna tienen cantidad original en este caso ya estaban cargados de manera manual. Los
conceptos SALIDA01, MAQUINARIA01 y ACARREOS01 son conceptos que se utilizan para el manejo del sistema por lo que
siempre tendrán que tener 1 en cantidad.