Академический Документы
Профессиональный Документы
Культура Документы
PARA OFICINAS
Módulo: SOFTWARE PARA OFICINAS
COLEGIO DE BACHILLERES DEL ESTADO DE BAJA CALIFORNIA
TERCER SEMESTRE
COLEGIO DE BACHILLERES DEL
ESTADO DE BAJA CALIFORNIA
Presentación
Mapa de la capacitación
BIBLIOGRAFÍA: ................................................................................217
PRESENTACIÓN
Es necesario, hacer énfasis que la guía no debe ser tomada como la única herramienta
de trabajo y fuente de investigación, ya que es imprescindible que los estudiantes lleven a
cabo un trabajo de consulta en otras fuentes bibliográficas impresas y electrónicas, material
audiovisual, páginas Web, bases de datos, entre otros recursos didácticos que apoyen su
formación y aprendizaje.
COMPETENCIAS GENÉRICAS QUE EXPRESAN
EL PERFIL DEL EGRESADO
Se autodetermina y cuida de sí
Se expresa y se comunica
• Configura de manera básica una red de área local para compartir dispositivos periféricos.
SOFTWARE PARA
OFICINAS
Introducción
La capacitación se inicia en el tercer semestre, con el módulo Software para Oficinas, que te
permite adquirir las competencias para elaborar documentos de texto, hojas de cálculo y bases de
datos, mediante el empleo de programas de cómputo.
El mapa de la capacitación está compuesto por módulos y submódulos, los cuales se dividen
de la siguiente manera:
O 1
U L
Ó D
B M
S U
UTILIZAR SOFTWARE DE
APLICACIÓN PARA ELABORAR
DOCUMENTOS DE TEXTO
SUBMÓDULO 1 1
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre
Submódulo
UTILIZAR SOFTWARE DE
APLICACIÓN PARA ELABORAR
DOCUMENTOS DE TEXTO
CONTENIDOS:
1.1 Cambiar las opciones del procesador de textos.
1.2 Utilizar hipervínculos para trasladar el cursor al destino requerido
cuando es seleccionado.
1.3 Crear estilos que correspondan al formato requerido.
1.4 Generar documentos de correspondencia, conteniendo información
de la fuente de datos en los campos de combinación utilizados.
1.5 Diseñar documentos, utilizando las herramientas de plantillas.
1.6 Insertar referencias en los documentos.
1.7 Insertar comentarios en los documentos.
ACTIVIDAD 1
Lee el texto “Introducción” para que posteriormente realices un resumen.
INTRODUCCIÓN
Un procesador de textos (también conocido como procesador de palabras), es una
aplicación en la que podemos crear escritos, modificarlos, guardarlos, recuperarlos e imprimirlos
por medio de una computadora.
Tiene la capacidad de hacer con el texto escrito diferentes cosas, tales como modificar
el tipo y tamaño de letra, insertar objetos gráficos, así como corregir la ortografía e incluso la
gramática de dicho texto, sin mencionar muchas de las capacidades que brindan los diferentes
programas dedicados a esto.
Actualmente, existen diferentes procesadores de textos, algunos de ellos tenemos que
instalarlos en nuestro equipo, como Microsoft Office Word, OpenOffice Writer, Lotus Wordpro
o Corel Word Perfect, otros los encontramos en línea, tal es el caso de Google Docs, Zoho
Writer, ThinkFree, y otros más que podemos encontrar al navegar en Internet.
WORD 2007
Dada su popularidad y que a la fecha sigue siendo el procesador de textos más utilizado,
nos enfocaremos en el estudio de Microsoft Office Word en su versión 2007, misma que tiene
muchas innovaciones con respecto a su antecesor, la versión 2003.
En los últimos meses, se ha estado dando la transición de la versión de Word 2003 a Word
2007, la cual se está dando tanto en empresas como en instituciones educativas. Este cambio ha
generado un cambio significativo que ha hecho que muchos se resistan a la actualización.
En realidad son pocas las diferencias:
• Se sustituyen los menús y barras de herramientas por lo que conoceremos como Cinta.
• El formato default tiene otro tipo de letra y los documentos se guardan en una
nueva forma que no es compatible con versiones anteriores (.docx, mientras que las
anteriores es .doc).
Las pantallas que te mostraremos a continuación pueden no coincidir exactamente con las
que verás en tu computadora, ya que cada usuario puede decidir qué elementos quiere que se
vean en cada momento, tal y como se verá más adelante.
Botón Office
Ubicado en la esquina superior izquierda de la ventana de Word, abre el menú
principal y contiene opciones que están disponibles con todas las pestañas de la cinta
de opciones.
SUBMÓDULO 1 3
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre
Cinta de opciones
Esta cinta, también llamada “banda”, agrupa las herramientas por tareas y muestra los
comandos que se usan más a menudo.
• Las pestañas o fichas. Son las que están visibles en la parte superior de la cinta. Se
forman por diversos grupos.
• Los grupos. Están en la parte baja de la cinta, cada grupo contiene una variedad de
comandos.
• Los comandos. Son los botones que forman a cada grupo.
En cada grupo puedes observar una marca en la parte inferior derecha, donde al darle clic
se abrirá un cuadro de diálogo referente a los temas que hace referencia a cada grupo.
Pestaña Inicio. Observa que contiene cinco secciones identificadas en la parte inferior:
Portapapeles, Fuente (tamaño de letra, tipo de letra, etc.), Párrafo (alineación de texto, separación
entre líneas, sangría, etc.), Estilo y Edición (buscar texto, reemplazar, etc.). No como en anteriores
versiones de Word donde cada parte de las recién nombradas, ocupaban una barra de herramientas
aparte.
Observa que al presionar la marca inferior del grupo, aparece el cuadro de diálogo similar
al de versiones anteriores de Word.
Cada una de las secciones, se ha creado con botones de acceso rápido para la tarea que
se desea realizar. Una forma más fácil e intuitiva de utilizar las herramientas. Ya no existe el menú
que al hacer clic, abre una lista de herramientas u opciones. Ahora todo está diseñado con iconos
de acceso rápido.
La barra de herramientas de acceso rápido contiene iconos
para ejecutar de forma inmediata algunos de los comandos más
habituales, como Guardar, Deshacer, etc.
SUBMÓDULO 1 5
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre
ACTIVIDAD 2
Ingresa a Word 2007, abre la sección de “OPCIONES DE WORD” revisa el mnú de opciones
que te muestra y responde ca una de las preguntas que se te presenten.
A continuación, una descripción de algunas de las opciones con las que cuenta Word, tomando en cuenta
el listado anterior.
Más frecuentes
• Cuando escribes en Word y seleccionas parte de una palabra o texto, aparece una
minibarra con opciones de formato, aquí puedes decidir si aparece o no.
• Para cuando trabajes con Macros, será necesario activar la ficha Programador. Es en esta
sección donde lo podrás hacer.
• En esta sección puedes hacer que cambie la apariencia de Word, modificando sus
colores en Combinación de colores, está la típica combinación azul, o puedes elegir
entre plata o negro.
• Puedes cambiar la configuración del usuario así como el idioma de Word.
Menciona los cambios que puedes realizar en esta opción:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
¿Qué beneficios obtienes con realizar dichos cambios?
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
Cambiar el modo como se muestra el contenido del documento en la pantalla y al
imprimirlo.
Mostrar
SUBMÓDULO 1 7
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre
“La Revolución cambio al país”. Word no marcará la palabra “cambio” porque es una palabra
correctamente escrita en nuestro idioma, aunque en este caso debe llevar acento gráfico sobre la
letra ´o´ para dar sentido a la frase: “La Revolución cambió al país”,
SUBMÓDULO 1 9
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre
• Puedes guardar tus documentos en formato *.docx, o si lo requieres, guardarlos en formato *.doc
para que los pueda leer cualquier computadora con versiones anteriores de MS Office Word.
• Puedes cambiar la ubicación donde se guardan de forma predeterminada tus
documentos.
• Se puede cambiar también el tiempo de retardo para guardar información para
autorecuperar información en caso de que sea necesario.
Personalizar
SUBMÓDULO 1 11
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre
Observa que en el listado de la izquierda están los comandos que puedes utilizar y a tu
derecha, los comandos actuales en la barra, puedes agregar o quitar según lo requieras.
ACTIVIDAD 3
Identifica en el sifuiente diagrama, los elementos que componen la pantalla principal del
Microsoft Word
Coloca sobre cada una de las líneas en el diagrama de arriba, el número que le corresponda
al elemento de la ventana, tomando en cuenta los datos que se presentan a continuación:
SUBMÓDULO 1 13
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre
ACTIVIDAD 4
Nota: Al momento de elegir el formato como se va a guardar el archivo, toma en cuenta que se
deberá realizar desde las opciones de Word.
ACTIVIDAD 5
ACTIVIDAD 6
Hipervínculo
Un hipervínculo es un texto de color y subrayado en el que se hace clic para ir a una
ubicación de un archivo, a otro archivo, o a una página HTML del World Wide Web o de una
Intranet.
1. Selecciona un elemento al que desees asignar un marcador o haz clic donde deseas
insertar un marcador.
SUBMÓDULO 1 15
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre
Nota: Los nombres de los marcadores deben comenzar por una letra y
pueden incluir números; pero no espacios. No obstante, puedes utilizar el
carácter de subrayado para separar palabras, por ejemplo: “Primer_título”.
Insertar hipervínculos
SUBMÓDULO 1 17
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre
1. Selecciona el texto u objeto de dibujo que desees y abre el cuadro de diálogo Hipervínculo.
3. Selecciona el archivo al que deseas crearle el vínculo, o bien, puedes realizar cualquiera de
las siguientes opciones:
Manipulación de hipervínculos
2. En la barra de texto: Escribe el texto que quieras que aparezca en vez de la página y da clic
en Aceptar.
3. O bien, sobrescribiendo el texto del hipervínculo con el nuevo texto.
ACTIVIDAD 7
3.- ¿En qué circunstancias utilizarías los marcadores en los documentos de Word?
SUBMÓDULO 1 19
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre
4.- ¿En qué circunstancias utilizarías los hipervínculos en los documentos de Word?
6. ¿Cuáles son los diferentes hipervínculos que puedes agregar en los documentos de Microsoft
Word?
ACTIVIDAD 8
Diseña un documento que sirva como catálogo musical donde establezcas los siguientes
géneros musicales:
1. Balada
2. Pop
3. Rock
4. Ranchero
5. Reggaeton
En donde cada categoría te traslade por medio de un hipervínculo a una lista de 3 intérpretes
correspondientes a su género, donde éste a su vez te proporcionará las alternativas para ver el
video en Youtube y para enlazarte a un documento con la letra de la canción del video.
Ejemplo:
Verifica que los hipervínculos se trasladen correctamente a sus destinos, guarda el documento y
espera a que el maestro lo revise.
Nota: Durante la revisión, se te solicitará modificar un hipervínculo que consistirá en cambiar el
video de un cantante, de preferencia de la misma canción. Finalmente, deberás eliminar alguno
de tus hipervínculos que creaste.
1.3 Crear estilos que correspondan al formato requerido
ACTIVIDAD 9
Estilos
Un estilo es un conjunto de formatos que están identificados por un nombre. La ventaja
de utilizar estilos es que con un sólo clic se pueden aplicar varias características de formato
al mismo tiempo.
Word 2007, cuenta con muchos estilos ya definidos de manera predeterminada, por
ejemplo: el estilo Título 1 está compuesto por tamaño de letra de 16 puntos, fuente Arial, negrita y
párrafo alineado a la izquierda.
Además, se pueden crear estilos personalizados con las características de formato que
necesitemos o deseemos.
Por ejemplo, podemos definir un estilo para aplicar a los títulos de nuestros documentos,
otro estilo para escribir las direcciones de correo, otro estilo para cuando queremos resaltar algo
importante del texto, etc. Definir estilos personales ayuda a que nuestros documentos tengan un
diseño propio y nos permite trabajar más eficientemente.
Aplicar estilos
Para acceder a Estilos, podemos hacerlo desde la pestaña Inicio en el grupo de
herramientas Estilo.
Desde allí, también se puede acceder al cuadro de diálogo Estilos, haciendo clic en el
botón que aparece en la esquina inferior derecha.
SUBMÓDULO 1 21
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre
Para aplicar un estilo a un texto de nuestro documento desde el cuadro de diálogo Estilos,
sólo tienes que seleccionar el texto y hacer clic en uno de los estilos que se muestran en el panel
Estilos.
Si haces clic en Borrar todo, el texto seleccionado volverá al estado original, es decir, sin
ningún tipo de formato.
Si antes de aplicar un estilo no hemos seleccionado un texto, se aplicará el estilo al texto
que insertemos a partir de ese punto hasta que volvamos a cambiar el estilo.
Los propios elementos de la lista muestran el estilo que representan, de esta forma se
puede ver el efecto que tiene el estilo que vamos a aplicar sobre el texto, para ello hacer clic en el
cuadro de verificación Mostrar vista previa.
SUBMÓDULO 1 23
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre
En la imagen puedes observar que el estilo que vamos a definir tiene fuente Times New
Roman, tamaño 12 y alineación a la izquierda. Si ahora quisiéramos añadir el estilo “negrita” no
tendríamos más que hacer clic en el botón correspondiente.
Si prefieres crear un estilo desde la barra de formato es todavía más fácil, sólo tienes que
seleccionar el texto que contiene el formato y escribir el nombre del nuevo estilo en el cuadro de
estilos y pulsar la tecla Enter.
Modificar un estilo
Para modificar un estilo, debes ir al panel Estilos y seleccionar el estilo que quieres modificar,
al hacer clic en el triángulo de la derecha se desplegará un menú con la opción Modificar estilo...
Se abrirá el cuadro de diálogo Modificar estilo que puedes ver en la imagen siguiente.
Aquí puedes modificar las características del formato que desees, para lo cual existen
unos botones con los elementos del formato más usuales, como son el tipo de fuente, el tamaño,
negrita, cursiva, subrayado, color de fuente, alineación, interlineado, sangrías.
• Tipo de estilo
• Estilo basado en
• Estilo del párrafo siguiente
• Agregar a la lista de estilos rápidos
• Actualizar automáticamente
Tipo de estilo
El cuadro Tipo de estilo: admite cuatro valores: Párrafo, Carácter, Vinculado (párrafo y
carácter), Tabla y Lista.
El tipo de estilo: Carácter afecta a caracteres y tiene definidas características como: el
tamaño de los caracteres, si están en cursiva, etc. Un estilo de tipo Carácter no puede contener
características de formato párrafo, como la alineación, interlineado, etc. Por esto, esas características
están deshabilitadas en el cuadro de diálogo. Cada tipo de estilo se distingue de los otros por un
símbolo que aparece detrás de su nombre. El tipo carácter tiene como símbolo una “a” subrayada.
El tipo de estilo: Párrafo. Puede contener todas las características del estilo Carácter,
además, características del formato de párrafo, como interlineado, sangrías, etc. El tipo Párrafo
tiene el siguiente símbolo que lo identifica: .
El tipo de estilo: Lista. Se aplica a las listas y puede contener características como el
cuadro “Iniciar en” donde se indica el número o letra en el que empezará la lista, fuente, estilo,
sangrías, etc. El tipo Lista tiene como símbolo que lo identifica un icono en forma de lista.
El tipo de estilo: Tabla. Se aplica a las tablas y puede contener prácticamente todas las
características del estilo Carácter además, características de las tablas como: tipo de bordes, etc.
El tipo Tabla tiene como símbolo que lo identifica un icono en forma de cuadrícula.
Estilo basado en: Al definir un estilo podemos utilizar otro estilo para basarnos en él. De
esta forma, el estilo tomará las características definidas para el estilo en el que nos basamos, más
las nuevas que añadamos al definirlo. Esta posibilidad es muy útil ya que facilita definir varios estilos
que se diferencian en pocos detalles, nos ahorramos definir muchas características. Según el tipo
de estilo sea Párrafo, Carácter o Tabla aparecerán unos estilos u otros en el cuadro despegable
“Estilo basado en”.
Estilo del párrafo siguiente
Este cuadro sólo está disponible para el tipo de estilo Párrafo. Permite definir el estilo que tendrá
el párrafo siguiente al estilo que estamos definiendo. Es decir, cuando estemos aplicando el estilo
y pulsemos la tecla Enter dejará de aplicarse el estilo que hemos definido y se aplicará el que
pongamos en “Estilo del párrafo siguiente”. Esto se suele utilizar por ejemplo en los títulos en los
que el párrafo siguiente será del estilo normal.
SUBMÓDULO 1 25
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre
ACTIVIDAD 10
2.- ¿En qué circunstancias utilizarías los estilos en los documentos de Word?
3.- ¿Cuándo crees que sería necesario crear tus propios estilos en Microsoft Word?
ACTIVIDAD 11
Verifica que los estilos funcionen correctamente, guarda el documento y espera a que el
maestro la revise.
Nota: Durante la revisión, se te solicitará modificar o eliminar un estilo de los que creaste.
SUBMÓDULO 1 27
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre
ACTIVIDAD 12
Combinar correspondencia
Esta opción nos permite incluir en un documento datos almacenados en otro sitio. De
esta forma, podremos obtener copias de un mismo documento pero con los datos de personas
distintas.
Por ejemplo, podemos escribir cartas personalizadas, en las que sólo escribimos el texto
que se repetirá en todas las cartas y Word se encargará de generar los datos variables que cambian
en cada carta, según la persona. De esta forma, podemos generar automáticamente tantas cartas
distintas como personas existan en el lugar donde están almacenados los datos.
Conceptos previos
Documento principal. Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos
variables que toman su valor del origen de datos.
Origen de datos. Es el lugar donde residen los datos que vamos a utilizar en el documento
principal. Puede provenir de distintos programas, por ejemplo puede ser una tabla de Access, un
libro de Excel, una lista de direcciones de Outlook, una tabla de Word o se pueden introducir en el
mismo momento de combinar.
En cualquier caso, podemos ver el origen de datos como una lista de registros compuestos
por campos.
Un registro corresponde a una fila (renglón) y un campo corresponde a una columna. Por
ejemplo, si el origen es una tabla de clientes de Access, el registro será la fila correspondiente a
un cliente y un campo será por ejemplo, el nombre del cliente, otro sería la dirección del cliente, es
decir cada uno de los datos de ese cliente.
SUBMÓDULO 1 29
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre
Al hacer clic en la opción Crear..., se abre el cuadro de diálogo Nueva lista de direcciones
y aquí podremos comenzar a llenar nuestros registros. También podemos configurar las columnas
e incluso, cambiarles de nombre.
Observa cómo cambiamos las columnas y el nombre de algunos campos. Para lograrlo,
puedes entrar a personalizar columnas, donde encontrarás una manera sencilla para modificar
estos elementos.
Cuando hayamos completado el documento hacemos clic en Siguiente, para continuar con
el paso 5 del asistente.
En este paso, examinamos las cartas tal como se escribirán con los valores concretos del
origen de datos.
Podemos utilizar los botones y para pasar al destinatario anterior y siguiente
respectivamente, podemos Buscar un destinatario... concreto, Excluir al destinatario (en el que
nos encontramos) o Editar lista de destinatarios... para corregir algún error detectado.
Para finalizar, hacer clic en Siguiente.
SUBMÓDULO 1 31
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre
La pestaña Correspondencia
Para rectificar un documento combinado o utilizarlo para enviar nuevas cartas, podemos
abrir el panel de tareas y utilizar los pasos del asistente que ya hemos visto; pero también podemos
utilizar los botones de la pestaña Correspondencia.
Permite insertar en la posición del cursor una línea de saludos, tal como vimos con
el asistente.
Permite resaltar los campos combinados si la opción está activada, los datos
correspondientes a campos combinados aparecen resaltados de esta forma es más
fácil localizarlos dentro del documento.
• Distribuir etiquetas. Permite distribuir etiquetas. Esta opción está disponible con un
documento de tipo etiquetas.
En este menú podrás utilizar una barra de desplazamiento para moverte por los
diferentes destinatarios. También podrás buscarlo o comprobar algún tipo de error
por tu parte en la creación de la carta.
SUBMÓDULO 1 33
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre
Si queremos ver el aspecto que tendrá el documento combinado, hacemos clic en este
botón, el cual nos permite ver el documento principal con los nombres de los campos o bien, con
los datos.
La imagen anterior muestra el documento combinado con los datos del primer registro
del origen de datos. Si estamos visualizando el documento de esta forma, a veces es un poco
complicado localizar los campos que son del origen de datos, una manera fácil de solucionar este
problema es hacer clic sobre el icono , los campos del origen de datos aparecerán resaltados.
Buscar un registro
Cuando el origen de datos tiene muchos registros puede resultar largo y tedioso buscar un
registro concreto, pasando de un registro a otro con los botones de desplazamiento.
En estos casos, se utiliza el botón ,el cual permite ir a un registro concreto,
indicando el valor que buscamos y en qué campo lo tiene que buscar.
SUBMÓDULO 1 35
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre
Filtrar destinatarios
Si se quiere filtrar los destinatarios que tengan un determinado valor en un campo de
combinación (por ejemplo, queremos los clientes de Tijuana), primero tenemos que situarnos en
el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia, clic en el icono ,a
continuación hacemos clic en la flecha que está en el encabezado del campo Ciudad y se despliega
una lista con varias opciones:
(Todos): se seleccionan todos los valores de población.
(Espacios): se seleccionan todos los destinatarios que no
tienen población.
(Sin espacios): se seleccionan todos los destinatarios que
tienen un valor en el campo población.
Los valores que aparecen sin paréntesis son los distintos
valores que aparecen en la población del origen de datos (en este
caso tenemos clientes de Mexicali y Tijuana). Si seleccionamos uno
de estos valores, seleccionará del origen de datos los destinatarios
que tengan ese valor en la población y los demás no se combinarán.
En la pestaña Filtrar registros se pone la condición que deberán cumplir los registros del
origen de datos que queremos que salgan combinados. Se puede poner una condición o varias.
En la primera línea se va formando la primera condición.
En Campo: seleccionamos el campo que va a formar parte de la condición.
En Comparación: seleccionamos el tipo de comparación que vamos a utilizar. Los tipos
de operaciones son los conocidos (igual, distinto, menor que, mayor que, etc.).
SUBMÓDULO 1 37
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre
Vacío: indica que el campo no tiene valor. Por ejemplo si no queremos que salgan
combinados los clientes que no tengan dirección, seleccionamos Campo: dirección y Comparación:
No vacío, en Comparado con: no pondremos nada.
En Comparado con: se pone el valor con el que se compara el campo, excepto cuando la
comparación es Vacío o No vacío.
Por ejemplo, la condición formada en el cuadro anterior se leería: nombre igual a Juan, de
esta forma sólo aparecerían combinados los clientes de nombre Juan.
Podemos utilizar varias condiciones, uniéndolas por el operador Y u O para formar
condiciones compuestas, como por ejemplo: nombre igual a Juan Y dirección No vacío, sacaría
los clientes de nombre Juan que tuviesen algo en el campo dirección.
Sólo tenemos que seleccionar en Ordenar por: el campo por el cual queremos ordenar los
registros y si queremos ordenación ascendente (de menor a mayor) o descendente (de mayor a
menor).
Para ordenar por más campos, rellenar en Luego por:
Podemos imprimir todos los registros (todos los destinatarios después de aplicar los filtros),
el registro actual (el que se visualiza en es momento) o un grupo de registros (Desde: ...Hasta: ...).
En Desde: ponemos el número de orden del primer registro a combinar, dejarlo en blanco
indica desde el primero.
En hasta: se pone el número de orden del último registro a combinar, dejarlo en blanco
indica hasta el último.
SUBMÓDULO 1 39
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre
ACTIVIDAD 13
1.- ¿Qué entiendes por Combinar correspondencia en los documentos de Microsoft Word?
2.- En la combinación de correspondencia, ¿a qué nos referimos cuando hablamos del Docu-
mento Principal?
3.- En la combinación de correspondencia, ¿a qué nos referimos cuando hablamos del Origen de
Datos?
4.- ¿Qué representan los registros y los campos en el origen de los datos de la combinación de
correspondencia?
ACTIVIDAD 14
Ejercicio:
Origen de datos.
Deberás generar el origen de los datos, con un mínimo de 5 registros, utilizando el comando
“Correspondencia”, “Escribir nueva lista”. Asignar los campos necesarios para generar todos
los formatos de correspondencia.
Guardar con un nombre significativo.
Carta personalizada.
Elaborar un documento principal de tipo carta, para hacer invitaciones personalizadas.
SUBMÓDULO 1 41
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre
ACTIVIDAD 15
PLANTILLAS
Una plantilla es un modelo o patrón para crear nuevos documentos. En una plantilla se
guarda internamente el formato utilizado, es decir, el estilo de la fuente, el tamaño, etc., de todo
el documento, así como los formatos de las tablas, las tabulaciones incluidas, la configuración de
números de página, cabeceras y pies de página. Una plantilla puede sernos útil cuando usamos
muchas veces un documento con la misma estructura. Por ejemplo, para mandar faxes, el
documento será siempre muy parecido, ya que tendrá títulos para identificar al autor, la dirección,
el remitente, el asunto, etc.
Para modificar la plantilla Normal.dotx, primero se debe abrir, hacer los cambios que se
deseen y posteriormente guardarla. Si por cualquier motivo hemos realizado demasiados cambios
y no se recuerda cómo estaba en su estado original se puede volver a tener la plantilla original
borrándola, es decir eliminar el archivo Normal.dotx del disco duro. La próxima vez que se abra
Word con un documento nuevo se creará automáticamente.
Word 2007 dispone de otras muchas plantillas para escribir cartas, faxes, informes, etc., las
cuales aprenderán a utilizarlas y posteriormente, verán cómo poder modificarlas para adaptarlas a
sus necesidades, también cómo crear plantillas nuevas a partir de un documento Word.
Así mismo, se pueden crear plantillas basadas en formularios de introducción de datos con
controles más complejos que veremos en el tema Compartir documentos.
Utilización de las plantillas de Word
Para utilizar las plantillas hay que abrir un documento nuevo desde el botón Office.
Si se hace de la primera forma se abrirá el panel Nuevo documento que se puede ver en la
siguiente imagen:
El panel Nuevo documento permite realizar algunas de las cosas más habituales cuando
está creando un nuevo documento, como abrir un documento nuevo en blanco o abrir un nuevo
documento a partir de otro ya existente. También permite crear un documento nuevo a partir de una
plantilla, que es lo que vamos a ver a continuación.
Como puedes ver en la imagen de arriba hay varias posibilidades a la hora de elegir
una plantilla:
• Plantillas desde Microsoft Office Online, con esta opción accedemos al sitio Web de
Microsoft donde hay varias plantillas que se pueden utilizar. Desde esta página Web
se pueden descargar las plantillas que deseemos.
• Plantillas instaladas, es la opción que permite abrir las plantillas disponibles en el disco
duro de la computadora.
La plantilla Destacado permite elegir entre las plantillas más usadas en la computadora.
SUBMÓDULO 1 43
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre
Formación académica
[Escriba la fecha de finalización] | [Escriba el grado]
• [Escriba la lista de logros]
Experiencia
[Escriba la fecha de inicio] - [Escriba la fecha de finalización] | [Escriba el cargo]
[Escriba el nombre de la compañía] | [Dirección de la compañía]
[Escriba las funciones]
Cualificaciones
• [Escriba la lista de aptitudes]
Así, conseguiremos escribir un documento con los datos que queramos. Ahora sólo nos
restaría guardarlo como haríamos con cualquier otro documento y la plantilla quedaría en su estado
original. De esta forma, utilizando plantillas, podemos crear tantos documentos como se desee sin
tener que preocuparse de mantener la plantilla inicial.
Modificar plantillas
Vamos a ver cómo se pueden modificar plantillas ya existentes, así podremos modificar
tanto las plantillas proporcionadas por Word 2007 como las que creemos nosotros a partir de
documentos Word 2007, como veremos en el punto siguiente. Para modificar una plantilla, primero
hay que abrirla, para ello desde el botón Office elegir Nuevo y seleccionar Plantillas instaladas, de
la misma forma que hemos visto en el punto anterior.
Se abrirá un cuadro de diálogo como el que se muestra a continuación:
SUBMÓDULO 1 45
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre
Temas
Un tema es el resultado de unificar todos los elementos utilizados en el documento con
respecto al diseño y combinaciones de colores. Un tema simplifica la creación de documentos
profesionales bien diseñados, para mostrarlos en Word 2007, en el correo electrónico o en la Web.
Cuando se aplica un tema a un documento, Word 2007 personaliza los siguientes elementos:
vínculos, colores o gráficos de fondo, estilos de cuerpo y estilos de título, listas, líneas horizontales,
colores de hipervínculos y colores de los bordes de las tablas. Se personalizan las listas de uno y
varios niveles.
Para cambiar rápidamente el aspecto de estos elementos, puede cambiar el tema.
A diferencia de una plantilla, un tema no incluye elementos de Autotexto, barras de
herramientas personalizadas, macros, configuraciones de menú o teclas de método abreviado.
También se pueden seleccionar opciones para aplicar colores más brillantes al texto y a los
gráficos, animar determinados gráficos del tema o aplicar un fondo a su documento. Para ver la
animación de gráficos del tema, muestra la página Web en un explorador Web.
Para utilizar un tema en nuestro documento, debemos acceder a la pestaña Diseño de
Página y hacer clic sobre el botón Temas:
SUBMÓDULO 1 47
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre
A continuación, nos aparece una pantalla donde podemos escoger un tema de entre
una lista bastante amplia. En muchas ocasiones puede que necesitemos otro tema diferente a lo
que nos muestra la pantalla de predeterminados, para eso podemos hacer clic en Más temas en
Office Online. Cuando tengamos seleccionado el tema que nos interesa pulsamos sobre él y ya
podremos redactar el documento y utilizar los estilos, imágenes de fondo, etc. del tema.
ACTIVIDAD 16
_______________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
8. Menciona los pasos que tienes que seguir para crear una plantilla:
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
SUBMÓDULO 1 49
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
ACTIVIDAD 17
Ejercicio 1: Elabora un folleto, haciendo uso de las plantillas predefinidas de Microsoft Word,
tomando en cuenta las siguientes instrucciones:
1. Elige la plantilla Folletos.
ACTIVIDAD 18
Los índices y tablas de contenidos sirven para ayudar al lector a encontrar lo que está
buscando. Word nombra estos conceptos de una manera y nosotros los conocemos de otra:
• Tabla de contenido, es lo que nosotros conocemos como índice.
• Índice, es un índice alfabético.
Los índices y tablas de contenidos son muy útiles cuando estamos trabajando con
documentos extensos (tal como esta guía). De un documento bien planificado y estructurado
podemos extraer una tabla de contenidos que facilite enormemente la localización rápida de algún
punto importante del documento.
Al crear los índices debemos intentar reflejar la estructura del documento y colocar todos los
términos importantes del documento, para que posteriormente los lectores puedan encontrarlos.
Conceptos básicos
Índice: Un índice es una lista de palabras y el número de página donde se encuentra
dicha palabra. El índice está ordenado alfabéticamente. Como ya dijimos, Word llama índice a
lo que normalmente nosotros llamamos índice alfabético, por tal motivo, utilizaremos la misma
nomenclatura que Word. El índice se suele colocar al final de un libro para encontrar términos
importantes de manera rápida y sencilla.
SUBMÓDULO 1 51
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre
Podemos marcar las entradas del índice de dos formas: Automática y Manual:
De forma automática
Para crear una entrada de marcas de índice automáticamente debemos crear un nuevo
documento donde tendremos todas las marcas de índice.
El nuevo documento debe tener las siguientes características:
• Una tabla de 2 columnas y tantas filas como términos tenga el índice.
• En la primera columna debemos tener las entradas del documento original que
queremos tener en el índice. Las frases o palabras de las entradas deberán ser
exactas, por ejemplo si el título en el documento es “Capítulo 2. Tipos de vehículos”, en
la columna tendremos que escribir ese texto idénticamente, si escribiéramos “capítulo
2. Tipos de vehículos” no sería correcto ya que en la primera palabra de la entrada, la
“c” está en minúscula y la “i” no está acentuada y por tanto, la tomaría como otra frase.
• En la segunda columna debemos introducir el texto que deseemos que aparezca en
el índice.
• También podemos definir subíndices en el índice, por ejemplo podemos querer tener
dentro del Capítulo 2 una subentrada llamada “Vehículos de motor” entonces en la
segunda columna pondremos “Capítulo 2. Tipos de vehículos: Vehículos de motor”,
los dos puntos “:” indican que es un subíndice de Capítulo 2.
• Deberemos hacer estos pasos por cada entrada que queramos que aparezca en el
índice.
• Una vez confeccionada la tabla guardaremos el documento de forma normal.
Nota: Para tener los 2 documentos abiertos a la vez y poder copiar el texto de uno a otro podemos
utilizar la opción de la pestaña Vista - Ver en paralelo.
Cuando tengamos el documento de entradas creado podemos marcar las entradas del
documento automáticamente.
• Abrimos el documento a marcar.
• Vamos a la pestaña Referencias y hacemos clic en el botón Insertar índice.
Por defecto, el marcador se refiere a la página actual, podemos crear una referencia
cruzada o hacer referencia a un intervalo de páginas.
SUBMÓDULO 1 53
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre
Insertar índice
Una vez que tenemos todas las marcas ya definidas, bien haya sido manual o
automáticamente, podemos crear el índice. Para insertar el índice debemos colocarnos en el lugar
donde lo queramos situar, al inicio del documento, al final o donde deseemos. Tradicionalmente se
suele poner al final del documento.
Accedemos a la pestaña Referencias y hacemos clic en el botón Insertar índice, aparecerá
un cuadro de diálogo Índice como el que vemos en la siguiente imagen. Si tenemos subentradas
podemos elegir en Tipo: Con sangría, si queremos que aparezcan debajo de la entrada principal o
Continuo si preferimos que las subentradas aparezcan a la derecha.
SUBMÓDULO 1 55
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre
Actualizar la TDC
Una de las mayores ventajas de crear una TDC, es que podemos actualizarla
automáticamente. Si una vez creada la TDC modificamos el documento, añadiendo o eliminando
títulos, podemos actualizar la TDC con un par de clics de mouse de una manera fácil y cómoda.
Tenemos dos opciones posibles para actualizar la TDC:
– Desde la pestaña Referencias disponemos del botón.
– Haciendo clic con el botón derecho sobre la TDC disponemos de un menú emergente,
donde tenemos la opción Actualizar campos.
Tras acceder a actualizar la TDC por cualquiera
de estas dos opciones, nos aparece el diálogo Actualizar
la tabla de contenido que vemos en la imagen de la
izquierda para seleccionar si deseamos actualizar sólo
los números de página o toda la tabla.
SUBMÓDULO 1 57
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre
Se puede indicar a partir de qué número, letra, símbolo comienza la primera nota al pie.
Seleccionar si la numeración es continua, si reinicia en cada nueva sección o si reinicia en
cada nueva página.
Podemos intercalar entre distintos formatos a lo largo del documento o cambiar de formato
a mitad del documento y aplicar los cambios después, seleccionando Aplicar cambios a Todo el
documento.
Cuando tenemos la nota al pie/nota al final creada, si nos situamos con el mouse encima
aparece un “bocadillo” con el texto referente a esa nota al pie/nota al final y si hacemos doble clic
sobre el superíndice nos lleva a la nota al pie/nota al final referente al superíndice.
ACTIVIDAD 19
4. ¿Cuáles son las dos formas en que se pueden marcar las entradas del índice?
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
5. Menciona los pasos que tienes que seguir para insertar un índice:
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
6.- ¿Cuáles son los métodos para preparar una tabla de contenido?
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
7.- ¿Cuáles son las dos opciones posibles para actualizar una tabla de contenido?
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
SUBMÓDULO 1 59
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre
ACTIVIDAD 20
Realiza el siguiente ejercicio, tomando como base la lectura de la guía, apoyándote con
tu profesor y de ser necesario consultando en Internet.
a. Título
b. Subtítulos
c. Temas
3. Una vez determinados los puntos anteriores, aplica las marcas de nivel correspondientes
y al inicio del documento genera la tabla de contenido.
4. Localiza las palabras claves o temas sobresalientes e inserta las marcas de índice, y al
final del documento genera el índice en tres columnas.
ACTIVIDAD 21
SUBMÓDULO 1 61
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre
Vemos que en el panel nos da algo más de información, por ejemplo, en el centro nos
muestra el nombre completo del autor y a la derecha muestra la fecha y hora de cuando introdujo
el comentario y un renglón más abajo muestra el comentario.
Modificar el autor de los comentarios
Los comentarios aparecen con las iniciales del autor en el globo del comentario y en la vista
del panel de revisiones aparece el nombre completo del autor. Normalmente al instalar Word o el
paquete completo de Office introducimos nuestro nombre. Para modificar esa identidad debemos
acceder a la pestaña Revisar y desplegar el menú Control de cambios, allí seleccionaremos
Cambiar nombre de usuario.
Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo, que es el que vimos al principio del curso:
Buscar un comentario
Si el documento es revisado por varias personas y queremos encontrar un comentario de
una persona en concreto, podemos buscarlo, accediendo al diálogo Ir a mediante la pestaña Inicio,
desplegando el menú Buscar y seleccionando Ir a..., o presionando tanto Ctrl + I como F5.
Nos aparece el diálogo Buscar y reemplazar en la pestaña Ir a, seleccionamos de la lista
Comentario y en el cuadro despegable de la derecha podemos escoger el autor, con los botones
Anterior y Siguiente del mismo diálogo podemos desplazarnos por los comentarios de ese autor.
Modificar la apariencia de los comentarios
Para modificar la apariencia de los comentarios debemos acceder por el botón y seleccionar
Opciones... Aparece el diálogo Control de cambios, las modificaciones que podemos hacer sobre
los comentarios está dividida en dos secciones:
En la sección de Marcas en la última opción podemos modificar el color de los comentarios.
Por defecto se asigna un color por autor, pero si deseamos ver todos los comentarios del mismo
color podemos seleccionar un color fijo para todos los comentarios independientemente del autor.
Además de modificar el color en la sección Globos, podemos modificar el Ancho, el Margen
y cuando deseamos que aparezcan para las vistas Diseño de impresión y Web (Siempre, Nunca o
Sólo para formato o comentario).
SUBMÓDULO 1 63
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre
También existe un recuadro de selección donde podemos marcarlo o no para que aparezca
una línea discontinua de conexión al texto al que se refiere el globo.
Mostrar/ocultar comentarios
Imprimir comentarios
Si deseamos imprimir los comentarios podemos indicar dónde deben imprimirse.
En el menú Control de cambios, podemos acceder
a la opción Cambiar opciones de seguimiento, abrirá un
cuadro de diálogo y en la última sección donde pone
Globos existe la opción Orientación del papel donde
podemos escoger entre las distintas opciones que vemos
en la imagen.
ACTIVIDAD 22
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
2.- ¿En qué momento es recomendable utilizar los comentarios en Microsoft Word?
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
ACTIVIDAD 23
Realiza el siguiente ejercicio, tomando como base la lectura de la guía, apoyándote con
tu profesor y de ser necesario consultando en Internet.
Ejercicio: Haciendo uso del ejercicio de la actividad 20, complétalo, insertando por lo
menos 5 comentarios en el documento.
SUBMÓDULO 1 65
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre
INSTRUMENTOS DE EVALUACIÓN
I. INFORMACIÓN GENERAL PARA EL PROCESO DE EVALUACIÓN
NOMBRE DEL EVALUADOR: FECHA DE APLICACIÓN:
UNIDAD 1
Utiliza software de aplicación para Utiliza software de aplicación para
la elaboración de documentos. elaborar hojas de calculo.
Unidad:
Código Título Nivel
Elementos:
Referencia Título
Intento de evaluación Intento de evaluación Intento de evaluación
1 2 3
Domina el contenido No domina el
contenido
Juicio de la Evaluación del Con letra Con número
Submódulo 1
Juicio de evaluación
Resultado de Aprendizaje
Con letra Con número
R.1.1
R.1.2
R.1.3
R.1.4
R.1.5
R.1.6
R.1.7
SUBMÓDULO 1 67
Formación
Formación Para
Para el
el Trabajo
Trabajo -- Tercer
Tercer Semestre
Semestre
CONTENIDO SÍ NO N/A
1.-Elabora un documento principal que contenga el texto y formato
requerido, para combinar la correspondencia.
2.- Crea cartas modelo para la combinación de correspondencia.
3.- Crea sobres para la combinación de correspondencia.
4.- Crea etiquetas para la combinación de correspondencia.
5.- Crea origen de datos.
6.-Combina el documento con el origen de datos (combina la
correspondencia).
7.- Genera documentos de correspondencia.
8.- Imprime los documentos de correspondencia.
Diseñar documentos, utilizando las herramientas de plantillas.
CONTENIDO SÍ NO N/A
1.- Elige la plantilla a modificar.
2.- Reemplaza la información correspondiente.
3.- Aplica formato a la plantilla.
4.- Guarda el archivo modificado con un nombre nuevo.
5.- Crea nueva plantilla de documento en el procesador de palabras.
6.- Guarda el documento como plantilla.
Insertar referencias en los documentos.
CONTENIDO SÍ NO N/A
1. Crea entradas de índice.
2. Genera índices para las entradas.
3. Muestra y oculta entradas de índices.
4. Genera tablas de contenidos.
5. Modifica las opciones de índice y tablas de contenido.
6. Da formato a los índices, utilizando los diferentes estilos de título.
7. Comprueba el funcionamiento de los índices y tablas de contenido.
8. Inserta notas al pie dentro de documentos del procesador de
palabras.
Insertar comentarios en los documentos.
CONTENIDO SÍ NO N/A
1.- Inserta comentarios en documentos de Word.
2.- Manipula las opciones para insertar comentarios.
O 2
U L
Ó D
B M
S U
UTILIZAR SOFTWARE DE
APLICACIÓN PARA ELABORAR
HOJAS DE CÁLCULO
SUBMÓDULO 2 69
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre
Submódulo
UTILIZAR SOFTWARE
DE APLICACIÓN PARA
ELABORAR HOJAS DE
CÁLCULO
El presente submódulo tiene como objetivo prepararte para que apliques las características
avanzadas de la hoja electrónica de cálculo así como automatizar operaciones.
CONTENIDOS:
ACTIVIDAD 1
En binas, lean las competencias que alcanzarán al término del submódulo, posteriormente
respondan las preguntas y terminen comentando sus respuestas a través de una discusión
guiada por el docente a la vez que atienden las explicaciones y ejemplos del mismo.
INTRODUCCIÓN
¿Qué es una hoja de cálculo?
Una hoja de cálculo es una aplicación diseñada para manipular datos y números. Su
desarrollo está basado en el concepto de hoja tabular y se utiliza para resolver cálculos matemáticos
en distintas disciplinas.
Con una hoja de cálculo podemos calcular, ordenar, combinar, separar, hacer referencias,
etc. Además, en la hoja de cálculo se pueden hacer cambios fácilmente a las características,
ubicación, orientación, etc. de los datos que se están manipulando. Podemos también, representar
la información en forma de gráficas.
Por tanto, la hoja de cálculo es una herramienta multiusos que sirve tanto para actividades
de oficina, que implican la organización de grandes cantidades de datos, como para niveles
estratégicos y de toma de decisiones al crear representaciones gráficas de la información
sintetizada.
SUBMÓDULO 2 71
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre
Las compañías de software han creado muchas hojas de cálculo. Algunas de ellas tienen
mucho tiempo en el mercado, han estado presentes en los diversos sistemas operativos e incluso,
existen hojas de cálculo disponibles en Internet:
• Microsoft Excel: del paquete de oficina Microsoft Office.
• Calc: incluida en OpenOffice.org.
• IBM/Lotus 1-2-3: en el paquete Lotus SmartSuite.
• Corel Quattro Pro: en el paquete Word Perfect Office de Corel.
• KSpread: de KOffice, paquete gratuito de Linux.
• Numbers: en el paquete iWork de Apple
• Gnumeric: integrada en Gnome Office
• Google Docs& Spreadsheets: disponible en Internet.
ACTIVIDAD 2
SUBMÓDULO 2 73
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre
ACTIVIDAD 3
Escritorio de Excel
Al arrancar Excel aparece una pantalla inicial; puede no coincidir exactamente con
la que ves en tu computadora, ya que cada usuario puede decidir qué elementos quiere
que se vean en cada momento, a continuación se describen cada uno de sus elementos
fundamentales:
5. El Botón Office: Haciendo clic en el botón de Office que se encuentra en la parte superior
izquierda de la pantalla podrás desplegar un menú desde donde podrás ver las acciones
que puedes realizar sobre el documento, incluyendo Guardar, Imprimir o crear uno Nuevo.
6. La barra de fórmulas: Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla
donde estamos situados. Cuando vayamos a modificar el contenido de la celda, dicha barra
variará ligeramente.
7. La barra de etiquetas: Permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.
8. Las barras de desplazamiento: Permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma
rápida y sencilla, simplemente hay que desplazar la barra arrastrándola con el ratón, o
hacer clic en los triángulos.
9. Celda Activa: Cuando se selecciona una celda con el ratón, dicha celda se activa. En ella
se puede introducir nuevos datos o editar los datos que contiene, por ejemplo se puede
introducir: valores constantes, fórmulas y funciones. Los valores constantes pueden ser:
textos, números, fechas, horas, porcentajes. La celda activa tiene un borde ancho que la
rodea y se identifica por un recuadro en la hoja de cálculo.
10. Columnas: Las columnas están ordenadas de acuerdo al alfabeto.
11. Filas: Las filas se identifican por números.
12. Ayuda:Se encuentra en la Banda de opciones, haciendo clic en el interrogante.
13. Zoom: Se uutiliza para ajustar el tamaño de visualización de la hoja de trabajo.
14. Barra de Estado: Indica lo que está pasando en el programa. Por ejemplo: Si está guardando
un archivo, la barra de estado lo indica, llenando una línea de cuadros azules enseguida de
la palabra listo. La barra de estado también te permite saber si las siguientes funciones del
teclado se encuentran activas: BloqNum (NUM), BloqMayús (MAY) o Bloqdespl. (DESP).
15. Barra de referencia de la celda: Muestra el lugar en donde se encuentra ubicada la
celda activa en ese momento.
SUBMÓDULO 2 75
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre
ACTIVIDAD 4
Ingresa a Excel y revisa cada una de las opciones avanzadas, posteriormente contesta
las preguntas que a continuación se te presentan:
Para que puedas ingresar a las opciones avanzadas de Excel es necesario que realices lo siguiente:
2. Te presenta la ventana en donde puedes modificar cada una de las opciones de Excel:
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
SUBMÓDULO 2 77
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
SUBMÓDULO 2 79
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
SUBMÓDULO 2 81
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre
Opción de Personalizar
En esta opción vamos a personalizar la barra de acceso rápido, de tal forma que sólo coloques
los botones que más utilizas.
4.- Observa cómo los botones que seleccionaste aparecen en lista del lado derecho, si ya terminaste
de agregar los botones que necesitas, da clic en aceptar para que quede lista tu nueva barra
de opciones.
SUBMÓDULO 2 83
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre
Agrega más botones a la barra de acceso rápido y redacta tus comentarios sobre el
proceso que seguiste.
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
ACTIVIDAD 5
Lee el texto “Fórmula”, a la par que vas realizando el ejercicio que se te presenta a continuación:
FÓRMULAS
¿Qué es una fórmula?
Una fórmula es una operación de cálculo, referencia, deducción o interpretación de
las celdas de una hoja. El verdadero potencial de una hoja de cálculo es el manejo de las
fórmulas. Aunque muchas de las operaciones que se hacen con las fórmulas se pueden
hacer con una calculadora común, en una hoja de cálculo se tiene la ventaja que se dispone
de todos los datos al mismo tiempo y que la operación se indica una sola vez, y después se
indica que lo realice sobre los datos deseados.
Una fórmula se captura en la misma forma como se captura cualquier otro tipo de información
en una celda.
A B C D
1 PRODUCTO PRECIO CANTIDAD TOTAL
2 Teclados 9.00 5
3 Reguladores 19.50 3
4 Web cam 27.00 2
• Siempre para comenzar una fórmula, se debe hacer con el signo de igual (=), y
con esto le indicamos a Excel que lo que viene a continuación es el contenido de
la fórmula.
SUBMÓDULO 2 85
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre
• La fórmula que se escribió en la celda D2 (la primera), puede servir para los
siguientes renglones sin necesidad de volverla a escribir en uno de ellos. Tan
sólo tiene que copiarse hacia abajo con el apuntador del mouse, y copiando
rápidamente el contenido hacia abajo, o con el método de copiar celda y pegar.
• La otra ventaja, es que las celdas que contienen fórmulas pueden ser usadas como
referencias para más operaciones en fórmulas de otras celdas. Por ejemplo, si
agregáramos una columna más de IVA 10% y SALDO, tendríamos lo siguiente:
4. Agrega otras dos columnas con sus encabezados y datos correspondientes, como se indica a
continuación:
ACTIVIDAD 6
Lee el texto “Variables y Constantes”, a la par que vas realizando el ejercicio que se te
presenta a continuación:
Celdas variables
Celda en la que se sustituye cada valor de entrada de una tabla de datos. Cualquier celda
de una hoja de cálculo puede ser la celda de entrada. Aunque no es necesario que la celda de
entrada sea parte de la tabla de datos, las fórmulas de las tablas de datos deben hacer referencia
a la celda de entrada.
VARIABLES Y CONSTANTES
Constantes
Valor que no ha sido calculado y que por tanto, no varía. Por ejemplo, el número 210 y el texto
“Ingresos trimestrales” son constantes. Las expresiones o los valores resultantes de ellas, no son
constantes.
Por ejemplo, la operación que se realiza para hacer una conversión cotidiana como cambiar
pesos por dólares, la cantidad de pesos que se quieran cambiar es lo que va a variar; pero el tipo
de cambio es fijo (al menos por un día), por tanto, ésta es nuestra constante. Entonces podemos
hacer lo siguiente:
CONSTANTE
(FÓRMULA)
Resultado de la
fórmula
variablea
SUBMÓDULO 2 87
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre
La celda A2 representa la celda variable, ya que la cantidad puede ser cualquier otra, mientras
que nuestra constante se encuentra incluida en la fórmula y es el tipo de cambio representado
con el número 12.3, este valor puede estar de manera independiente en una celda; sin embargo,
estará representado de la misma manera en la fórmula.
1) Multiplicaciones y divisiones
2) Sumas y restas
Según el orden, las operaciones se van a agrupar con los paréntesis para obtener el resultado
deseado. Por ejemplo:
Fórmula Resultado
=2+4*5 22
=(2+4)*5 30
=5+6/4+3*2 12.5
=(5+6)/(4+3)*2 3.14285714
=((5+6)/(4+3))*2 3.14285714
Direccionamiento de celdas
Como se vio anteriormente en esta sección, al copiar una fórmula hacia la derecha o izquierda,
cambian las columnas, y al copiar una fórmula hacia arriba o abajo, cambian las filas. Pero esto
en ciertos casos puede ser una desventaja, porque es posible que deseemos tener algún dato
constante y la referencia de su celda no debe cambiar. Una solución a esto podría ser que se
hiciera una fórmula por cada celda, pero no es una solución eficiente, porque mientras más datos
se tengan más larga será esta tarea.
1. Ingresa a Excel
La misma fórmula se puede editar con la tecla <F2> y posteriormente se agrega el signo $
antes de la dirección C7. Posteriormente copia la fórmula y te dará el resultado correcto.
Las referencias absolutas, relativas y mixtas ($), se pueden utilizar con cualquier tipo de fórmulas.
Esto nos puede ahorrar mucho trabajo y tiempo al momento de realizar operaciones con los datos.
SUBMÓDULO 2 89
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre
ACTIVIDAD 7
Excel es una hoja de cálculo que nos permite poder realizar muchas operaciones de forma
sencilla, mediante la identificación de las celdas por filas y columnas. Una de las grandes
herramientas que existen en Excel son las funciones. Estas funciones nos permiten realizar
operaciones más complejas y de forma sencilla, tanto con valores numéricos o valores de texto.
Todas las funciones tienen en común el nombre de la función, la cual la identifica con una
serie de argumentos, todos ellos separados por puntos y comas, entreparéntesis. Veremos que
puede haber alguna función que no tenga ningún tipo de argumento, pero siempre existirán los
paréntesis después del nombre de la función.
Para poder trabajar con las funciones, es importante conocerlas todas por separado ya que
cada una de ellas nos ofrece un resultado diferente. Sabiendo lo que deseamos y conociendo
las funciones, es más fácil poder encontrar la combinación de funciones con las que podemos
encontrar el resultado deseado.
Funciones de fecha y hora: AÑO, DÍA, FECHA, HORA, HOY, MES, MINUTO.
Funciones de matemáticas y COS, EXP, GRADOS, LOG, SENO PI, POTENCIA, RAÍZ,
trigonometría: SENO,
CONTAR, CONTAR SI, FRECUENCIA, MAX, MIN, MODA,
Funciones de estadística:
PROMEDIO.
A lo largo de este tema, podremos ver el nombre de la función, una pequeña explicación de para
qué sirve, la explicación de la estructura con los argumentos (sintaxis) y para qué sirve cada una
de ellas y un pequeño ejemplo de cómo utilizar esta función.
Tomemos en cuenta la siguiente hoja de Excel, la cual utilizaremos en las siguientes funciones:
SUMA
SUMA(número1,número2, ...)
Número1, número2, ... son de 1 a 30 argumentos cuyo valor total o suma desea obtener.
=SUMA(3,2) Suma 3 y 2 5
PROMEDIO
Devuelve el promedio (media aritmética) de los argumentos, los cuales pueden ser números,
nombres, matrices o referencias que contengan números.
SUBMÓDULO 2 91
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre
PROMEDIO (número1,número2,…)
Número1, número2, ... son entre 1 y 30 argumentos numéricos cuyo promedio desea obtener.
Fórmula Descripción Resultado
=PROMEDIO(3,2,5,10) Promedio de 3, 2, 5 y 10. 5
=PROMEDIO(A2:A3) Promedio del segundo y tercer número. 8
=PROMEDIO(A2:A3,A5) Promedio del segundo, tercer y último número. 6
=PROMEDIO(A3:A5,10) Promedio de los tres últimos números y 10. 12
MAX
MAX(número1,número2, ...)
Número1, número2, ... son entre 1 y 30 números de los cuales desea encontrar el valor
máximo.
MIN
MIN(número1;número2; ...)
Número1, número2, ... son entre 1 y 30 números de los que desea encontrar el valor mínimo.
CONTAR
Cuenta el número de celdas que contienen números, además de los números dentro de la lista
de argumentos. Utiliza CONTAR para obtener el número de entradas en un campo numérico de un
rango o de una matriz de números.
CONTAR(ref1,ref2;...)
Ref1, ref2, ... son de 1 a 30 argumentos que pueden contener o hacer referencia a distintos
tipos de datos, pero sólo se cuentan los números.
Funciones lógicas
Son las funciones que nos permiten “preguntar” sobre el valor de otras y actuar según la
respuesta obtenida.
SI
La función SI nos permite realizar una pregunta lógica, la cual pueda tener dos posibles
resultados Verdadero o Falso y actuar de una u otra forma según la respuesta obtenida.
SI(prueba_lógica,valor_si_es_verdadero,valor_si_es_falso)
Prueba lógica es cualquier valor o expresión que pueda evaluarse como VERDADERO o
FALSO. Por ejemplo, A10=100 es una expresión lógica; si el valor de la celda A10 es igual a 100,
la expresión se evalúa como VERDADERO. De lo contrario, la expresión se evalúa como FALSO.
Este argumento puede utilizar cualquier operador de comparación. Lo que escribamos dentro del
segundo y tercer argumento serán las acciones que se realizarán en caso de que la respuesta
a la pregunta lógica sea verdadera o sea falsa. Los dos primeros argumentos son los únicos
obligatorios para esta función.
SUBMÓDULO 2 93
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre
Para realizar la pregunta lógica podremos utilizar los siguientes operadores de comparación:
= Igual a
> Mayor que
< Menor que
>= Igual o mayor que
<= Igual o menor que
Ejemplo: <> Diferente de
Observemos que en el primer argumento preguntamos por mayor o igual que 18, si la respuesta
a la pregunta es Verdadera se realizará el segundo argumento: “Mayor de edad”, en cambio si
la respuesta es falsa, realizamos el tercer argumento: “Menor de edad”. Otra forma de escribirlo
sería:
Los argumentos de la función también pueden ser fórmulas o valores de celdas. Si te fijas,
el texto debe llevar comillas, por lo que si quieres mostrar una celda en blanco podemos poner
=SI(A2<18,“Menor de edad”,“”).
Función Y
Devuelve VERDADERO si todos los argumentos son VERDADERO; devuelve FALSO si uno o
más argumentos son FALSO. Esta función suele utilizarse conjuntamente con la función SI.
Y(valor_lógico1,valor_lógico2, ...)
Valor_lógico1, Valor_lógico2, ... son entre 1 y 30 condiciones que se desea comprobar y que
pueden ser VERDADERO o FALSO.
Ejemplo:
=Y(A2>16,B2>1.7)
Edad Estatura Valor de la función Y
17 1.80 VERDADERO
16 1.70 FALSO
15 1.90 FALSO
Podemos utilizar la función SI, aprovechando el resultado que nos arroja la función Y para enviar
un sencillo mensaje, como “Puede entrar” o “No puede entrar”.
Observemos que toda la función Y(...) se escribe dentro del primer argumento de la función SI.
Función O
O(valor_lógico1,valor_lógico2, ...)
Valor_lógico1,valor_lógico2,... son entre 1 y 30 condiciones que deseamos comprobar y que
pueden ser VERDADERO o FALSO.
Ejemplo:
Utilizaremos el mismo ejemplo anterior pero dejaremos pasar a la persona que sea mayor de
16 años o mida más de 1.70. De esta manera con que se cumpla una de las dos condiciones,
la función devolverá VERDADERO y enviará un FALSO sólo cuando las dos condiciones no se
cumplan. Escribimos lo siguiente en C2:
=O(A2>16,B2>1.7)
SUBMÓDULO 2 95
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre
ACTIVIDAD 8
5. Explica a qué se refieren los tres parámetros que contiene la función SI:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
SUBMÓDULO 2 97
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre
ACTIVIDAD 9
2. Calcula la columna de CAL. PARCIAL III con la función SUMA, observa cómo se calcula en la
siguiente imagen:
3. Calcula la columna de PROMEDIO (parcial I, parcial II y Cál. parcial III) con la función que
le corresponde, observa cómo se calcula el promedio en la siguiente imagen:
SUBMÓDULO 2 99
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre
5. Por último calcula el promedio más alto que tuviste en el parcial I con la función MAX y la
calificación más baja en el SEMESTRAL con la función MIN
• Un valor mayor que cero indica que la ecuación tiene dos soluciones reales.
• Si el resultado es cero, tiene una solución.
• Si obtenemos un valor negativo, la ecuación no tiene solución en números reales (por la
raíz de un número negativo).
Elabora una hoja de cálculo donde mediante una fórmula envíes un mensaje que informe si
el discriminante resultó negativo, pero si el valor de éste es mayor o igual que cero, calcular las
soluciones de la ecuación de segundo grado con cuatro decimales. Es conveniente que sepas que
Excel cuenta con la función =RAIZ(número), la cual obtiene la raíz de un número, en el parámetro
número se le puede dar un valor numérico, fórmula o el valor de una celda. Este es un ejemplo de
cómo puede quedar, pero podemos diseñarla a tu gusto y conveniencia.
Luego escribiremos una fórmula para emitir un mensaje en caso de tener un resultado positivo,
uno negativo o cero, para lo que en I7 podemos escribir:
=SI(C7=0,”T.C.P.”,SI(C7>0,”Ecuación de segundo grado”,”No hay soluciones”))
Si te fijas, hay una función SI dentro de otro SI, a esto se le conoce como funciones o ciclos
anidados, es decir, una función dentro de otra.
La función verifica que si el discriminante (C7) es cero, determina a un trinomio cuadrado perfecto,
si no lo es, continúa la verificación preguntando si C7 es positivo, lo cual nos daría una ecuación
con dos soluciones y por último, si no es ninguna de las dos, pues sólo queda que C7 sea negativo
por lo que mandará el mensaje de que no hay soluciones.
Por último, si quieres saber cuáles son las soluciones x1 y x2, puedes evaluarla con la fórmula
general, aprovechando que ya tienes el valor del discriminante en C7.
Debes tener en cuenta la importancia de los paréntesis, -b se suma y resta con la raíz del
discriminante y después se divide entre 2a, el uso de paréntesis es forzoso.
Lo que la función hace es evaluar la fórmula general sólo para valores iguales o mayores que
cero, pues de lo contrario, directamente envía el mensaje de que se trata de una raíz de un
número negativo. Observa que la única diferencia en las dos fórmulas es el signo que antecede a
RAIZ(C7), que es la raíz del discriminante.
SUBMÓDULO 2 101
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre
ACTIVIDAD 11
Realiza una tabla de conversiones donde puedas convertir de pesos a dólares y dólares a
pesos. En una celda capturarás el tipo de cambio, en otra la cantidad a convertir y una más para
obtener tu resultado.
ACTIVIDAD 12
Libros en Excel
Como ya sabemos, un libro de Microsoft Excel es un archivo que contiene una o más hojas
de cálculo. Hay que recordar que una hoja de cálculo es el documento principal que se utiliza
en Excel para almacenar y trabajar con datos y consta de celdas que se organizan en filas y
columnas. Una hoja de cálculo se awlmacena siempre en un libro que puede utilizarse para
organizar distintos tipos de información relacionada entre sí. Pueden introducirse y modificarse
los datos simultáneamente en varias hojas de cálculo y pueden ejecutarse los cálculos basándose
en los datos de más de una hoja de cálculo. Si se crea un gráfico, éste puede colocarse en la
misma hoja de cálculo con sus datos correspondientes
Pues bien, de lo que se trata ahora es de trabajar con las diferentes hojas con las que puede
contar un libro. Primero que nada hay que saber en donde están ubicadas las etiquetas que
identifican a cada una de las hojas.Excel comienza a trabajar un nuevo archivo, conteniendo tres
hojas, como se puede ver en la parte inferior del siguiente gráfico.
Hojas
Podemos notar cuál es la hoja activa sólo con ver la etiqueta, ya que el fondo cambia su color y
el tipo de letra se muestra en negrita. Para pasar de una hoja a otra, solamente damos un clic en
la hoja a la que queramos cambiar.
Insertar una nueva hoja
1. Hacer clic en el botón secundario del mouse sobre la etiqueta de una hoja.
SUBMÓDULO 2 103
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre
2. Con el botón secundario del mouse, seleccionar la opción Insertar del menú contextual.
Eliminar hojas
Este proceso implica borrar hojas que puedan tener información y que ésta se pueda perder
definitivamente, por lo que se debe tener cuidado al momento de realizar el proceso.
La hoja activa estará solamente subrayada por el color elegido, mientras que la en hoja inactiva,
su fondo será del color seleccionado.
Una hoja también puede tener una imagen de fondo, o un relleno sólido, para el caso de las hojas
que contienen datos. Para establecer un fondo debemos realizar los siguientes pasos:
SUBMÓDULO 2 105
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre
Para eliminar el fondo, podremos hacer los pasos 1 y 2, sólo notarás que el menú cambia,
el lugar donde estaba Fondo…, ahora lo ocupa Eliminar fondo.
NOTA: Para mover o copiar las hojas seleccionadas en un nuevo libro, hacer clic en nuevo libro.
5. En el cuadro Antes de la hoja, hacer clic en la hoja delante de la que deseemos insertar las
hojas copiadas o movidas.
6. Para copiar las hojas en vez de moverlas, activa la casilla de verificación Crear una copia.
La forma más fácil de mover hojas es dar clic y mantener presionado para arrastrar la hoja
a la ubicación deseada. Algo muy importante que se debe tomar en cuenta es que si se mueve
una hoja de cálculo,
las operaciones o gráficas que estén basados en datos de la misma se pueden volver imprecisos
o erróneos, por lo que hay que tener cuidado con las hojas que se moverán o copiarán.
Hay veces en que necesitamos ocultar alguna hoja, ya sea por seguridad o por simple
requerimiento personal. Al ocultar una hoja, ésta simplemente no aparecerá donde están las
etiquetas; sin embargo, sigue existiendo. Las opciones para realizarlo están en los mismos menús
anteriores.
SUBMÓDULO 2 107
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre
Al tener seleccionadas varias hojas, el formato se aplicará a todas por igual. Por ejemplo, si
estamos en la Hoja1, y seleccionamos enseguida la Hoja2 y la Hoja 3, lo que escribamos lo
estaremos viendo en la Hoja1; sin embargo, lo que hagamos se estará aplicando simultáneamente
en las otras dos hojas. Así mismo, los formatos de celdas, tipos de letras, fondos, etc., se estarán
aplicando en las hojas seleccionadas.
ACTIVIDAD 13
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
3. ¿Qué pasa si al seleccionar dos o más hojas, escribimos algo en una celda?
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
ACTIVIDAD 14
1. Realiza una hoja de cálculo donde podamos cambiar automáticamente de hojas (haremos uso
de hipervínculos, que se trataron en el primer módulo).
4. Al hacer clic en la figura, nos debemos cambiar a la hoja correspondiente, usando hipervínculos.
En cada hoja escribe la fórmula para encontrar el área de la figura y agrega un botón que nos lleve
al Inicio.
SUBMÓDULO 2 109
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre
Variante: Puedes utilizar las formas de la ecuación de la recta olas cónicas y su ecuación
característica (Vistos hasta el primer y segundo corte en Matemáticas III).
ACTIVIDAD 15
Validación de datos
Cuando se está utilizando un sistema de computadora es común que cuando algún proceso no
está permitido se mande un mensaje de error o de advertencia. Por ejemplo, en una tienda, si se
intenta vender un producto que se terminó en inventario, la computadora podría arrojar un mensaje
que diga “No hay existencia del producto”. Otro ejemplo sería al intentar dar como fecha el 30 de
febrero, que obviamente no existe, por tanto se puede enviar un mensaje de advertencia diciendo
algo como “Fecha inválida”.
Excel cuenta con la validación de datos, que sirve para impedir al usuario el ingreso de datos que
no estén permitidos en nuestra hoja de cálculo. ¿Qué pasaría si intentas pasar tus calificaciones
a Excel? Si no realizas la validación, podrías ingresar calificaciones como un 11 ó un -3, pero si
aprendes este tema, podremos restringir que la celda sólo reciba valores de 0 a 10. Esto no sólo
es válido con números, podemos restringir el ingreso de texto, fechas, números o personalizar a
tu conveniencia.
SUBMÓDULO 2 111
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre
En el caso de las primeras, se esperará primero alguna restricción que esté en el cuadro Datos,
tal como se muestra en la figura de la derecha, y dependiendo de la restricción, serán los valores
que se esperarán. Por ejemplo, si quiero permitir valores que estén en el rango de 6 a 10, pues
en Datos se tiene que poner entre, luego, como valor mínimo se debe dar el 6 y el 10 como valor
máximo. Si se quiere permitir un texto o número específico, en Datos se tendría que elegir iguala
y en la única opción de valor, dar el dato deseado.
En el ejemplo podemos ver que se está restringiendo a que sólo se acepten valores entre el cero
y el diez.
Mensaje Entrante
Mensaje de Error
Este es el mensaje predeterminado que Excel mostrará cuando se intente ingresar un dato que
no esté permitido.
Sin embargo; la ventaja de esta característica es que podemos personalizar esta ventana.
SUBMÓDULO 2 113
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre
Primero que nada hay que marcar las celdas que quieras validar
Enseguida, abre la ventana de Validación de datos, podremos ver que cuenta con un cuadro
donde se puede modificar el Título y el Mensaje de error: pero también tiene las opciones de
Estilo, las cuales tienen sus propias características, aunque el mensaje sea exactamente el mismo:
Grave
Los valores que se introduzcan NO se aceptarán hasta que se dé un valor permitido o cancelar
el proceso.
Advertencia
En este caso, se advierte que los valores no son permitidos; pero si el usuario lo requiere lo podrá
introducir contestando Sí.
Información
Aquí solamente avisa, pero al igual que la advertencia, si se presiona Aceptar se está permitiendo
el dato.
Formatos condicionales
SUBMÓDULO 2 115
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre
Podemos ver a la derecha las opciones predeterminadas para que la celda tome cierto formato.
Pero nosotros tenemos la opción para darle el formato que deseemos.
Aparece un cuadro de diálogo donde están todas las opciones donde, por ejemplo, si quieres
resaltar tus buenas calificaciones que están entre 9 y 10, tienes que seleccionar Aplicar formato
únicamente a las celdas que contengan, Valor de la celda estará entre 9 y 10.
Presionamos el botón Formato para darle a la celda el aspecto que queramos, para eso se
abrirá el cuadro de diálogo siguiente:
SUBMÓDULO 2 117
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre
ACTIVIDAD 16
ACTIVIDAD 17
• Selecciona la opción de validación de datos para que te muestre la ventana en la que tienes
que llenar las opciones como se muestra en la imagen siguiente:
• Ahora puedes capturar los datos, si intentas meter valores fuera del rango que indicaste te
mostrara el siguiente mensaje de error:
SUBMÓDULO 2 119
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre
ACTIVIDAD 18
Temas
Los temas son los que se muestran en la galería Temas. Aunque un tema puede ser un tipo
de archivo independiente, cada documento que se cree en la Versión de Office 2007 tiene un
tema incorporado (incluso los documentos nuevos en blanco tienen un tema aplicado). Los temas
integrados no contienen texto ni datos, pero los colores del tema, las fuentes del tema o los efectos
del tema se aplican a todas las partes del documento, incluido el texto y los datos.
Los colores del tema tienen 12 zonas de color. Los cuatro primeros colores horizontales son
para el texto y los fondos. El texto que se crea con colores claros siempre será visible sobre colores
oscuros, y el texto que se crea con colores oscuros siempre será visible sobre colores claros. Los
seis colores siguientes son colores de énfasis que siempre son visibles sobre los cuatro colores
de fondo posibles. Los dos últimos colores, que no se muestran en la imagen siguiente, están
reservados para los hipervínculos visitados (hipervínculo visitado: hipervínculo de un destino que
se ha visitado. Una vez que se visita un hipervínculo, cambia de color).
Los colores del tema admiten fondos oscuros y claros porque los libros Excel 2007 a menudo
son blancos. Hay reglas de visibilidad incorporadas en el tema para que pueda cambiar los colores
en cualquier momento y el contenido siga siendo legible y tenga la apariencia adecuada.
Al hacer clic en Colores en el grupo Temas, los colores que aparecen junto al nombre del tema
representan los colores de énfasis e hipervínculo de ese tema. Si cambia cualquiera de estos
colores para crear su propio conjunto de colores de tema, los colores que se ven en el botón
Colores y junto al nombre Tema se actualizarán según corresponda.
SUBMÓDULO 2 121
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre
Office Excel 2007 tiene varios estilos de celda integrados que puede aplicar o modificar. También
puede modificar o duplicar un estilo de celda para crear el suyo propio.
Los estilos de celda se basan en el tema (combinación de colores de temas, fuentes de temas
y efectos de temas). Se puede aplicar un tema a un archivo mediante una selección única de
documento que se aplica a todo el libro. Cuando se cambia a otro tema de documento, los estilos
de celda se actualizan para que coincidan con el nuevo tema.
ACTIVIDAD 19
ACTIVIDAD 20
Ingresa a Excel
Abre la práctica de la boleta de calificación
Aplícale un tema
Grábala con el nombre de ACTIVIDAD20
Llama a tu profesor para que te revise.
ACTIVIDAD 21
Lee el texto “Tablas de datos”, posteriormente contesta las preguntas que se te presentan:
Una tabla en Excel es un conjunto de datos organizados en filas o registros, en la que la primera fila
contiene las cabeceras de las columnas (los nombres de los campos) y las demás filas contienen
los datos almacenados. Es como una tabla de base de datos, de hecho también se denominan
listas de base de datos. Cada fila es un registro de entrada, por tanto podremos componer como
máximo una lista con 255 campos y 65535 registros.
Las tablas son muy útiles porque además de almacenar información, incluyen una serie de
operaciones que permiten analizar y administrar esos datos de forma muy cómoda.
Entre las operaciones más interesantes que podemos realizar con las listas tenemos:
Las tablas de datos, ya se usaban en versiones anteriores de Excel, pero bajo el término Listas
de datos, incluso encontraremos, que en algunos cuadros de diálogo, se refiere a las tablas como
listas.
SUBMÓDULO 2 123
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre
Cuando planees una lista, considera la información que contendrá la lista y cómo trabajarás con
la información hoy y en un futuro, antes de empezar a introducir información en la hoja de cálculo
haz las siguientes consideraciones:
Para crear una lista tenemos que seguir los siguientes pasos:
• Seleccionar el rango de celdas (con datos o vacías) que queremos incluir en la lista.
• SeleccionarTabla en la pestaña Insertar.
Si nos hemos saltado el paso de seleccionar previamente las celdas, lo podemos hacer ahora.
Al cerrarse el cuadro de diálogo, podemos ver que en la banda de opciones aparece la pestaña
Diseño, correspondiente a las Herramientas de tabla:
Para modificar o introducir nuevos datos en la tabla podemos teclear directamente los nuevos
valores en la tabla, o bien podemos utilizar un formulario de datos. Esta segunda opción viene muy
bien sobre todo si la lista es muy grande.
Un formulario de datos es un cuadro de diálogo que permite al usuario escribir o mostrar con
facilidad una fila entera de datos (un registro).
Para abrir el formulario de datos, tenemos que posicionarnos en la lista para que esté activa, y
pulsar en el icono Formulario, el cual por default, no está en la cinta de opciones por lo que habrá
que agregarla tal como lo vimos al inicio de este módulo.
SUBMÓDULO 2 125
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre
Para cambiar los datos de un registro, primero nos posicionamos sobre el registro, luego
rectificamos los datos que queramos (para desplazarnos por los campos podemos utilizar las
teclas de tabulación), si nos hemos equivocado y no queremos guardar los cambios hacemos clic
en el botón Restaurar, si queremos guardar los cambios pulsamos la tecla Enter.
Para crear un nuevo registro, hacemos clic en el botón Nuevo, Excel se posicionará en un
registro vacío, sólo nos quedará rellenarlo y pulsar Enter o Restaurar para aceptar o cancelar
respectivamente.
Después de aceptar Excel se posiciona en un nuevo registro en blanco por si queremos insertar
varios registros, una vez agregados los registros, hacer clic en Cerrar.
Para buscar un registro y posicionarnos en él podemos utilizar los botones Buscar anterior y
Buscar siguiente o ir directamente a un registro concreto, introduciendo un criterio de búsqueda.
Pulsamos en el botón Criterios con lo cual pasamos al formulario para introducir el criterio de
búsqueda, es similar al formulario de datos pero encima de la columna de botones aparece la
palabra Criterios.
Por ejemplo, si buscamos un registro con el valor Luna en el campo Apellidos, escribimos Luna
en Apellidos y pulsamos el botón Buscar Siguiente, Excel vuelve al formulario de datos y nos
posiciona en el registro de apellido Luna.
Si necesitamos insertar filas y columnas entre las filas existentes de la tabla, nos posicionaremos
en la primera celda que queremos desplazar y elegiremos la opción correspondiente desde el
menú Insertar, en la pestaña de Inicio o en el menú contextual de la tabla.
Para eliminar filas o columnas, deberemos posicionarnos sobre una celda, y elegiremos Filas
o Columnas de la tabla en el menú Eliminar, disponible en la pestaña de Inicio y en el menú
contextual de la tabla.
Seleccionando una celda, fila o columna, y pulsando la tecla Delete, eliminamos los datos
seleccionados; pero no la estructura de la tabla.
Para eliminar la tabla completa, seleccionamos toda la tabla y pulsamos Delete. Si deseamos
eliminar la estructura de la tabla; pero conservar los datos en la hoja, entonces
pulsamos en la pestaña de Diseño de la tabla.
Estilo de la tabla
SUBMÓDULO 2 127
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre
Una forma fácil de dar una combinación de colores a la tabla que resulte elegante, es escogiendo
uno de los estilos predefinidos, disponibles en la pestaña Diseño de la tabla.
En Opciones de estilo de la tabla, podemos marcar o desmarcar otros aspectos, como que las
columnas o filas aparezcan remarcadas con bandas, o se muestre un resaltado especial en la
primera o última columna.
Por lo demás, a cada celda se le podrán aplicar los colores de fuente y fondo, fondo condicional,
etc.,como a cualquier celda de la hoja de cálculo.
En esta tabla, se ha cambiado el estilo y se han marcado las opciones Primera y Última columna.
A la hora de ordenar una tabla, Excel puede hacerlo de forma simple, es decir, ordenar por un
único campo u ordenar la lista por diferentes campos a la vez.
Para hacer una ordenación simple, por ejemplo ordenar la lista anterior por el primer apellido,
debemos posicionarnos en la columna del primer apellido, después podemos acceder a la pestaña
Datos y pulsar sobre Ordenar... y escoger el criterio de ordenación o bien pulsar sobre uno de
los botones de la sección Ordenar y filtrar para que la ordenación sea ascendente o
descendente respectivamente. Estos botones también están disponibles al desplegar la lista que
aparece, pulsando la pestaña junto al encabezado de la columna.
Para ordenar la lista por más de un criterio de ordenación, por ejemplo ordenar la lista
por grupo más el primer apellido, en la pestaña Datos, pulsamos sobre Ordenar... nos aparece el
cuadro de diálogo Ordenar donde podemos seleccionar los campos por los que queremos ordenar
(pulsando Agregar nivel para añadir un campo), si ordenamos según el valor de la celda, o por
su color o icono (en Ordenar según), y Criterio de ordenación, donde elegimos si el orden es
alfabético (A a Z o Z a A) o sigue el orden de una Lista personalizada. En el cuadro podemos ver
que la ordenación se hará del grupo con el número de menor número al mayor, una vez hecho
esto, se ordenarán por apellido. Así tendremos todos los grupos ordenados y a su vez, cada grupo
estará ordenado alfabéticamente.
Seleccionando un nivel y pulsando las flechas hacia arriba o hacia abajo, aumentamos o
disminuimos la prioridad de ordenación de este nivel. Los datos se ordenarán, primero, por el
primer nivel de la lista, y sucesivamente por los demás niveles en orden descendente.
En la parte superior derecha tenemos un botón Opciones..., este botón sirve para abrir el cuadro
Opciones de ordenación dónde podremos especificar más opciones en el criterio de la ordenación.
ACTIVIDAD 22
Contesta correctamente las siguientes preguntas:
2. ¿Cuáles son los puntos que debes de considerar para planear una lista?
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
3. ¿Cuáles son los pasos que tienes que seguir para modificar una tabla?
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
SUBMÓDULO 2 129
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre
ACTIVIDAD 23
1.-Crea una lista con 5 campos (nombre, apellidos, edad, fecha de nacimiento, teléfono y
correo electrónico)
ACTIVIDAD 24
Filtros
Aplicar filtros es una forma rápida y fácil de buscar un subconjunto de datos de un rango (la
lista con la que estemos trabajando) y trabajar con el mismo. Un rango filtrado muestra sólo las
filas que cumplen el criterio que se especifique para una columna. Microsoft Excel proporciona
dos comandos para aplicar filtros a los rangos:
Cuando Excel filtra filas, le permite modificar, aplicar formato, representar en gráficos e imprimir
el subconjunto del rango sin necesidad de reorganizarlo ni ordenarlo.
Para tener una idea de qué campos son mayores que otros, tomando en cuenta que hay
diferentes tipos de datos como: texto, fecha, numérico, moneda, etc., veremos la siguiente tabla:
Ahora sí, tenemos la siguiente lista que ya tiene sus encabezados con los botones que los
caracterizan:
SUBMÓDULO 2 131
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre
Diez mejores
Personalizar
ACTIVIDAD 25
ACTIVIDAD 26
2.- Aplica filtros solamente para tus amigos que van a cumplir años en el presente mes.
SUBMÓDULO 2 133
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre
ACTIVIDAD 27
Gráficos
Un gráfico es una representación de los datos de la hoja de cálculo. Excel ofrece 14 tipos de
gráficos, en 88 formatos incorporados. Para crear un gráfico hay que basarse en la forma del
rango de datos seleccionados y en los tipos de datos en la fila y columnas.
Un gráfico se puede crear directamente en una hoja de cálculo que se mostrará en pantalla
y se guardará como parte de la misma: a esto se le llama gráfico incrustado. O bien, se puede
crear un gráfico como un documento separado en su propia ventana. Los gráficos se vinculan
a los datos de la hoja de cálculo a partir de los que se generaron y se actualizarán cuando se
actualiza la hoja de cálculo.
Insertar un gráfico
Como ejemplo, tenemos la siguiente tabla donde se muestran los promedios de cada grupo
durante el semestre:
Podemos elegir cualquiera de los modelos, o presionar el botón de la esquina inferior para que
se muestre el siguiente cuadro:
SUBMÓDULO 2 135
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre
Observemos que la gráfica tomó también los valores de los grupos, y lo que necesitamos
son sólo los promedios. En la tabla podemos ver que está remarcada, basta con elegir el rango y
ajustarlo sólo a los promedios y quedará listo.
Títulos
En este cuadro están las opciones para agregarle un texto tanto al eje de categorías (X) y (Y),
así como al título del gráfico, obviamente las categorías (X) se presentarán en forma horizontal
en la parte inferior y superior (en caso de que exista segundo eje). El eje de categorías (Y) se
mostrarán en forma vertical a la izquierda, y en caso de que tenga un segundo eje de valores, el
texto aparecerá a la derecha.
Rótulos de datos
Cada punto representado en la gráfica, ya sea por una barra o una línea se basa en un dato que
proviene de la hoja de cálculo, este valor recibe el nombre de Rótulo. Al seleccionar la pestaña
Rótulo de datos las opciones que se ofrecen variarán de acuerdo a las casillas de verificación
que se elijan.
SUBMÓDULO 2 137
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre
Clave de leyenda, lo que hará simplemente es mostrar la leyenda (vista en la figura anterior
correspondiente al punto Leyenda) en los rótulos de la gráfica.
Leyenda
El cuadro que aparece abajo de la gráfica es precisamente la leyenda a la que nos referimos.
Sencillamente si queremos mostrarla u ocultarla, activamos o desactivamos la casilla de verificación
Mostrar leyenda. La ubicación se puede modificar sólo con un clic en cualquiera de las diferentes
opciones que hay en esta columna.
Eje
Líneas de división
• Simplemente son líneas que se marcan en el gráfico para el eje de categorías (X) y (Y),
en el eje principal y secundario.
• Si seleccionamos la casilla Valor, la gráfica quedará, mostrando los valores de cada dato
de la siguiente manera.
Escala
Se refiere a la cantidad de divisiones que llevará la gráfica, así como las dimensiones de dichas
divisiones, tal como lo haríamos al trazar una gráfica en matemáticas, donde nosotros podemos
decidir la cantidad de divisiones, lo ancho, etc.
Aquí podremos modificar esos valores como se muestra en las siguientes imágenes.
ACTIVIDAD 28
1. ¿Qué es un gráfico?
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
2. ¿En qué se tienen que basar para crear un gráfico?
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
4. Menciona los pasos que tienes que seguir para crear un gráfico:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
Títulos:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
Rótulos de datos:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
Leyenda:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
Líneas de División:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
Escala:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
SUBMÓDULO 2 139
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre
ACTIVIDAD 29
Si capturas y graficas lo anterior, probablemente tendrás este resultado. Modifica las opciones
del gráfico para que la leyenda esté abajo, la escala debe ir de 0 a 150 con intervalos de 25
unidades, encima de cada columna debes mostrar la cantidad correspondiente en un tamaño de
letra de 6, en negrita. Aparte, debemos quitar el fondo gris para que se aprecien los rótulos de
datos.
ACTIVIDAD 30
• Utilizando gráficos de dispersión XY, obtén las graficas de las funciones y=x,
y=x2, y y=x3.
• Utiliza el proceso para copiar celdas para variar los parámetros de la función y
observemos lo que pasa si la variable la multiplicas por un número o si le sumas o
restas una cantidad. Por ejemplo y=2x2 -1, o y=x+3.
SUBMÓDULO 2 141
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre
ACTIVIDAD 31
Donde las entradas de los valores de x varían, en este caso, de 0º a 360º. Los valores de y
están dados por la función =SENO(número), la cual viene incluida en Excel, sólo que esta función
evalúa radianes, por lo que una simple conversión que se vio en segundo semestre (Bloque VI)
basta para obtener los resultados correctos =SENO(número*PI()/180), donde =PI() es el valor
numérico de Π (3.14159…)
INSTRUMENTOS DE EVALUACIÓN
I. INFORMACIÓN GENERAL PARA EL PROCESO DE EVALUACIÓN
NOMBRE DEL EVALUADOR: FECHA DE APLICACIÓN:
NOMBRE DEL CANDIDATO:
IECL
Código Título
Perfil de la NTCL que se evalúa
Elementos:
Referencia Título
SUBMÓDULO 2 143
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre
SUBMÓDULO 2 145
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre
MIS NOTAS:
146
Informática para Oficinas 3 Semestre
O 3
U L
Ó D
B M
S U
UTILIZAR SOFTWARE DE
APLICACIÓN PARA ELABORAR
BASES DE DATOS
SUBMÓDULO 3 147
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre
Submódulo
UTILIZAR SOFTWARE
DE APLICACIÓN PARA
ELABORAR BASES DE DATOS
Al término del módulo el alumno será competente para utilizar software de aplicación en la
elaboración de bases de datos.
CONTENIDOS:
ACTIVIDAD 1
ACTIVIDAD 2
INTRODUCCIÓN
Una Base de Datos es un conjunto de información relacionada con un asunto, tema o actividad
específica. así, se pueden utilizar bases de datos para cosas tan sencillas como mantener un
registro de nuestra colección de discos de música, hasta llevar toda la gestión de una gran empresa
u organización.
Microsoft Access es un potente sistema de administración de Bases de Datos relacionales que
no son otra cosa más que documentos combinado donde se divide la información por partes de
objetos especializados.
Así por ejemplo, como elemento primario de información se encuentra las TABLAS, se crea una
para cada tipo de datos de los que componen la Base de Datos. Aunque las tablas se crean como
elementos independientes, pueden crearse RELACIONES entre distintas tablas para recuperar
datos de todas ellas mediante una consulta, formulario o informe.
SUBMÓDULO 3 149
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre
Las CONSULTAS se utilizan para localizar y recuperar los datos específicos que cumplen
con unos determinados criterios especificados por el usuario. Las consultas permiten, además,
actualizar varios registros al mismo tiempo, así como realizar operaciones de muy diversas índole
con los datos almacenados en las tablas.
Por otro lado, los FORMULARIOS permiten visualizar, introducir y modificar los datos de las
tablas de una forma muy sencilla y amena. Al abrir un formulario, Access recupera en él los datos
de una o varias tablas y les muestra en un diseño de ficha creado, bien de forma automática por el
Asistente para formularios o manualmente desde el principio por el propio usuario.
Los INFORMES se utilizan primordialmente para presentar, resumir e imprimir los datos en la
forma que resulte más apropiada para cada proyecto. Se pueden crear informes que incorporen
cálculos basándose en los datos de las tablas para mostrar resultados totales o promedios, o bien
para generar e imprimir catálogos, listas de nombres y direcciones o etiquetas postales.
Todos los elementos anteriores y algunos más, como Macros y Módulos están organizados en
Access en la ventana Base de Datos.
En esta ventana existen etiquetas para seleccionar la página que corresponde a cada una de
las categorías de objetos que hemos descrito anteriormente
Por ejemplo, podemos considerar a una biblioteca como una base de datos, pues todos los libros
están ordenados para su fácil localización y consulta. De la misma forma trabaja una base de datos
digital.
Los programas que manejan las bases de datos se les conocen como sistemas gestores de
bases de datos, los cuales crean bases de datos, almacenan información y permiten su posterior
consulta.
¿Dónde se utilizan las bases de datos? Básicamente en cualquier lugar donde se trabaje con
una computadora. La agenda telefónica que tiene tu teléfono celular es una base de datos, tu
boleta de calificaciones proviene de un manejador de bases de datos, el sistema de una compañía
de vuelos tiene su base de datos en Internet en la que puedes apartar y pagar tu boleto de avión.
En fin, las aplicaciones actuales son muchísimas.
De la misma manera que existen diversos programas para manejar procesadores de textos y
hojas de cálculo, las bases de datos no son la excepción. Sólo por mencionarlos, aquí te mostramos
los nombres de algunos de ellos:
• Oracle.
• MySQL.
• Foxpro.
• Access.
• Interbase.
• Microsoft SQL Server.
Debido a que Access es el programa que viene en el paquete de Microsoft Office, es éste el que
estudiaremos en este módulo.
Características de las bases de datos
• Una base de datos se compone de tablas.
• No pueden existir dos tablas con el mismo nombre ni registro.
• Cada tabla es a su vez un conjunto de registros (filas y columnas).
• Existe una relación entre las tablas, se lleva a cabo por medio de la clave principal o
campo llave.
SUBMÓDULO 3 151
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre
• Integridad: La base de datos tiene la capacidad de validar ciertas condiciones cuando los
usuarios introducen datos y rechazar entradas que no cumplan con esas condiciones.
ACTIVIDAD 3
4. ¿Cómo se les conoce a los programas que manejan las bases de datos?
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
5. Menciona 3 características de las bases de datos:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
ACTIVIDAD 4
La forma típica es dar doble clic en el icono de Access si éste se encuentra en el escritorio o en
el menú Inicio si ya se había abierto recientemente.
La pantalla inicial
SUBMÓDULO 3 153
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre
Observa que le pusimos como nombre Mi Base de Datos. Presionamos Crear y accedemos a
la pantalla principal.
La barra de título contiene el nombre del programa y del archivo con el que estamos trabajando
en el momento actual.
La barra de acceso rápido contiene las operaciones más habituales de Access como Guardar,
Imprimiro Deshacer. .
La Cinta de Opciones
La banda de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestañas. Al hacer
clic en Crear, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con la creación de los diferentes
elementos que se pueden crear en Access.
Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos menús. Pero las más habituales podríamos
añadirlas a la barra de acceso rápido.
En algunos momentos, algunas opciones no estarán disponibles, las reconocerás porque tienen
un color atenuado. Las pestañas que forman la banda pueden ir cambiando según el momento en
que te encuentres cuando trabajes con Access. Está diseñada para mostrar solamente aquellas
opciones que te serán útiles en cada pantalla.
Panel de exploración: El Panel de Exploración es la herramienta de Access 2007 que nos permitirá
acceder a los diferentes objetos almacenados en nuestra base de datos.
El Panel de Exploración puede contraerse para ocupar menos espacio haciendo clic en
el botón
Para volver a mostrar el panel bastará con volver a pulsar el botón (esta vez en el sentido contrario
) o directamente sobre su nombre en la barra que se mostrará en el lateral izquierdo
de la ventana.
ACTIVIDAD 5
`
Coloca el número del nombre, dentro de cada recuadro según le corresponda
SUBMÓDULO 3 155
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre
ACTIVIDAD 6
Para que puedas ingresar a las opciones más frecuentes de Access es necesario que sigas los
pasos siguientes:
SUBMÓDULO 3 157
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre
SUBMÓDULO 3 159
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre
Opciones de revisión
Opción de Personalizar.
En esta opción vamos a personalizar la banda de opciones, de tal forma que sólo coloques los
botones que más utilizas.
SUBMÓDULO 3 161
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre
4.- Observa como los botones que seleccionaste aparecen en lista del lado derecho, si ya
terminaste de agregar los botones que necesitas, da clic en aceptar para que quede lista tu nueva
barra de opciones.
Agrega más botones a la barra de acceso rápido y redacta tus comentarios sobre el proceso que
seguiste.
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
ACTIVIDAD 7
Mediante una búsqueda en Internet, define los siguientes conceptos básicos de Microsoft
Access:
Base de datos:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
SUBMÓDULO 3 163
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre
Access:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
Tabla:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
Campo:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
Registro:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
Campo llave:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
Consultas:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
Formulario:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
Informe:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
ACTIVIDAD 8
Para que puedas crear las tablas de tu base de datos es necesario que realices la lectura
“Crear una tabla de datos”.
Una tabla de datos es un objeto que se define y utiliza para almacenar los datos. Una tabla
contiene información sobre un tema o asunto particular, como pueden ser clientes o pedidos.
Las columnas reciben el nombre de Campos, por ejemplo, un campo puede ser el Nombre,
otro sería la Dirección, otro la Fecha de Nacimiento.
Los renglones forman lo que se conoce como Registro, cada registro contiene los campos
agrupados para un mismo objeto de la tabla (cada cliente).
Y al conjunto de registros con los que cuente nuestra tabla, a eso es a lo que ya le podemos
llamar Base de Datos.
En una posible base de datos con los datos de una empresa, una tabla de CLIENTES podría ser:
CAMPOS
Una tabla es el elemento principal de cualquier base de datos ya que todos los demás objetos
se crean a partir de éstas.
• El botón Tabla abre la Vista Hoja de datos, consiste en introducir directamente los datos en
la tabla y según el valor que introduzcamos en la columna determinará el tipo de datos que tiene
la columna.
• Vista diseño es el método que detallaremos en esta sección de la guía.
• Plantillas de tabla crea una tabla de entre un listado que tiene predefinido, abre una tabla
de este tipo y sólo tendrás que rellenarla con sus datos.
Clave principal
Toda tabla en nuestra base de datos debe contener una clave principal. En la imagen anterior
puedes ver que por default viene nombrada como “Id” y está representada por una llave (tal vez
porque clave y llave se escriben igual en inglés: “key”). Este campo es importante porque es como
la tabla distinguirá todos los registros de la tabla, asegurándose de que no se repitan. Además, es
indispensable para cuando se requieran enlazar dos tablas.
Si por algún motivo necesitamos cambiar el campo clave, basta con que
presionemos el botón Clave Principal ubicado en la pestaña Diseño en el Grupo
Herramientas.
SUBMÓDULO 3 165
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre
ACTIVIDAD 9
Ingresa a la ayuda de Access y llena la siguiente tabla descriptiva de los tipos de campos
que puedes utilizar:
Texto
Memo
Numérico
Fecha/Hora
Moneda
Autonumérico
Sí/No
ObjetoOle
Hipervínculo
Datos adjuntos
ACTIVIDAD 10
SUBMÓDULO 3 167
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre
ACTIVIDAD 11
Organízate en equipo de tres integrantes para qué empieces a realizar tu proyecto, selecciona
el tipo de negocio para el que vas a crear tu base de datos (no tienen que repetirse).
Cada integrante va a realizar una tabla con 7 campos y 20 registros para posteriormente
establecer una relación entre ellas.
Sigue los pasos que a continuación se te indican para crear la tabla.
Antes de empezar a crear tu tabla es recomendable que realices una lista de los campos que vas
a trabajar así como el tipo de campo de cada dato.
CAMPO TIPO
Película Texto
Actor principal Texto
Género Texto
Clasificación Texto
Duración Numero
Idioma Texto
Subtitulada Si/no
Reseña Memo
Con base en el ejemplo anterior escribe en la tabla siguiente los campos que vas a
utilizar en tu tabla.
CAMPO TIPO
SUBMÓDULO 3 169
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre
5. A continuación se activará la vista hoja de datos, a partir de esta vista se puede comenzar a
capturar los campos de la tabla, pero se recomienda que se trabaje a partir de diseño de tabla.
Para eso cierra esta ventana.
6. Para trabajar desde la ventana de diseño de tabla selecciona el menú crear y da clic en Diseño
de Tabla
8. Para guardar tu tabla sólo da clic en el botón de guardar y escribe el nombre de tu tabla y
presiona el botón aceptar.
(Te sugiero que el nombre que asignes tenga relación con los datos que vas a registrar en la tabla.)
SUBMÓDULO 3 171
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre
9.- Después de crear de tu tabla, ya puedes ingresar los datos para conformar los registros. Para
realizar este procedimiento selecciona la tabla y da doble clic sobre ella
HASTA ESTE PUNTO DEBES DE TENER TERMINADA LAS TRES TABLAS DE TU PROYECTO
(una por integrante de equipo).
ACTIVIDAD 12
Almacena las tres tablas que hiciste en equipo (recuerda que fue una tabla diferente por
cada integrante de equipo) en una sola memoria USB para que las puedas juntar todas en
una base de datos.
Para realizar este proceso es necesario que sigas los pasos que se te indican en el punto
3.8 importar y exportar datos que se encuentra más adelante.
Conserva la base de datos con las tres tablas que acabas de generar porque continuaremos
trabajando con ellas.
ACTIVIDAD 13
Lee el texto “Modificar tablas de datos”, posteriormente contesta las preguntas que se te
presentan.
Si una vez creada una tabla, queremos cambiar algo de su definición (añadir una nueva
columna, ampliar una columna que ya existe, borrar una columna, etc.) tendremos que realizar
una modificación en su diseño.
SUBMÓDULO 3 173
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre
Cuando terminamos de introducir todos los campos del primer registro, pulsar Enter para
introducir los datos del segundo registro.
Seleccionar el registro a eliminar, haciendo clic sobre el cuadro de la izquierda del registro. El
registro quedará seleccionado.
Pulsar la tecla DELETE del teclado o haz clic en el botón Eliminar que se encuentra en el panel
Registros de la pestaña Inicio.
Si lo que queremos es modificar algún valor introducido, no tenemos más que situarnos sobre
el valor a modificar y volverlo a escribir.
Al final donde pone de 3 nos indica el número total de registros que en nuestro caso es tres.
Haciendo clic sobre los diferentes botones, realizaremos las operaciones indicadas a
continuación:
– Hacer doble clic sobre el cuadro en blanco donde pone el número del registro actual.
– Escribir el número del registro al cual queremos ir. Pulsar ENTER.
SUBMÓDULO 3 175
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre
También podemos desplazarnos por los diferentes campos y registros, pulsando las teclas
FLECHA ABAJO, FLECHA ARRIBA, FLECHA IZQUIERDA y FLECHA DERECHA del teclado.
En el cuadro Buscar en: indicamos el campo donde se encuentra el valor a buscar. Por defecto
escoge el campo donde tenemos el cursor en ese momento, si queremos que busque en cualquier
campo seleccionamos de la lista el nombre de la tabla.
Hacemos clic sobre el botón Buscar siguiente para empezar la búsqueda y se posicionará en el
primer registro que cumpla la condición de búsqueda. Si queremos seguir la búsqueda, hacer clic
sobre el botón Buscar siguiente sucesivamente para encontrar todos los valores que buscamos.
ACTIVIDAD 14
Menciona los pasos que tienes que seguir para realizar las siguientes actividades:
2. Añadir un campo:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
3. Eliminar un campo:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
SUBMÓDULO 3 177
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre
ACTIVIDAD 15
Es importante que las tablas se encuentren relacionadas, por lo que es necesario que
habrás tu base de datos y sigas los pasos que a continuación se describen para que
puedas establecer la relación entre las 3 tablas.
4.- En la ventana que a continuación te presenta deberás de seleccionar las tablas que vas a
relacionar (en este caso son las tres) después da clic en aceptar.
6.- Enseguida da clic en el campo clave de la tabla principal y sin soltar el botón del mouse,
arrástralo hasta el campo principal de la tabla secundaria. Al momento se soltar el botón del mouse
aparecerá el cuadro de diálogo Modificar relaciones que se observa abajo.
En el cuadro aparecerá el nombre de cada tabla y debajo de este el nombre del campo clave,
los cuales deben de ser del mismo tipo. Activa la casilla Exigir integridad referencial.
7.- Haz clic en el botón Crear. Se creará la relación y aparecerá en la ventana de relaciones.
8.- Una vez que relaciones las tablas, debes grabarlas y cierras la ventana desde el botón cerrar
que se encuentra al final de la banda de relaciones.
Continúa conservando en tu memoria USB tu base de datos ya que vamos a seguir trabajando
con ella.
SUBMÓDULO 3 179
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre
ACTIVIDAD 16
Lee el texto “Los formularios” a la vez que vas creando los formularios de tu base de
datos. Deberás de generar 3 formularios uno por cada tabla que tienes en tu base de datos,
grábalos con el mismo nombre de las tablas.
Los formularios
Los formularios sirven para definir pantallas generalmente para editar los registros de una tabla
o consulta. En este apartado veremos cómo crear un formulario, manejarlo para la edición de
registros y cambiar su diseño.
Las opciones que tenemos para crear un formulario las encontramos en la pestaña Crear.
• Diseño del formulario abre un formulario en blanco en la vista diseño y tenemos que ir
incorporando los distintos objetos que queremos que aparezcan en él. Este método no se
suele utilizar ya que en la mayoría de los casos es más cómodo y rápido crear un
autoformulario o utilizar el asistente y después sobre el formulario creado modificar el diseño
para ajustar el formulario a nuestras necesidades.
• Asistente para formularios utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la
creación del formulario.
• Formulario consiste en crear automáticamente un nuevo formulario que contiene todos los
datos de la tabla o consulta seleccionada en el Panel de Exploración.
• Gráficos dinámicos abrirá un formulario en blanco basado en la utilización de gráficos
dinámicos. Explicaremos a continuación la forma de crear un formulario, utilizando el asistente.
Crear formularios
4. Automáticamente, se creará el formulario con todos los campos que integran la tabla.
5. Además se activa la cinta de opciones Formato donde encontraras elementos para aplicar
formato, Fuente, Formato, Líneas de división, controles como logotipo, titulo, fecha y hora,
aspectos de líneas.
SUBMÓDULO 3 181
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre
7. Después de aplicar el diseño que desees selecciona el botón Ver del grupo Vistas para que
se genere el formulario, como lo muestra la imagen:
9. Puedes observar que en tu base de datos aparece tu formulario. Nota que el icono del formulario
es diferente al de las tablas.
10. Este procedimiento lo debes hacer con todas las tablas que tengas en tu base de datos.
Para editar datos de una tabla, utilizando un formulario, debemos abrir el formulario,
posicionándonos en éste, en el Panel de Exploración, hacer clic derecho y seleccionar la opción
en el menú contextual.
Aparecerán los datos del origen del formulario con el aspecto definido en el formulario (la vista
Formulario). Podemos a continuación buscar datos, reemplazar valores, modificarlos como si
estuviéramos en la vista Hoja de datos de una tabla, desplazarnos a lo largo de la tabla, utilizando
la barra de desplazamiento por los registros que ya conocemos, lo
único que cambia es el aspecto de la pantalla.
ACTIVIDAD 17
SUBMÓDULO 3 183
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre
3. Menciona los pasos que tienes que seguir para crear un formulario:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
4. Menciona los pasos que tienes que seguir para editar un formulario:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
6. Menciona los pasos que tienes que seguir para grabar el formulario:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
ACTIVIDAD 18
Lee el texto “Consultas” a la vez que vas creando las consultas de tu base de datos.
Deberás de generar 2 Consultas con criterios diferentes.
Consultas
Las consultas son los objetos de una base de datos que permiten recuperar datos de una tabla,
modificarlos e incluso almacenar el resultado en otra tabla.
3. Muestra la ventana en la que tienes que seleccionar las tablas que deseas consultar, ahora
selecciona la tabla y da clic en aceptar.
SUBMÓDULO 3 185
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre
Si observas la pantalla, en la parte superior tenemos la zona de tablas donde aparecen las
tablas añadidas con sus correspondientes campos, y en la parte inferior hay una cuadrícula donde
definimos la consulta.
Cada columna de la cuadrícula corresponde a un campo. Basta con activar la casilla para que
se muestre en la consulta.
Campo: Pondremos el campo a utilizar que en la mayoría de los casos será el campo a visualizar,
puede ser el nombre de un campo de la tabla y también puede ser un campo calculado.
Tabla: Nombre de la tabla de la que obtenemos el campo. Nos será útil cuando definamos
consultas basadas en varias tablas.
ejemplo colocamos un “<6”, lo cual indica que queremos que se nos muestre a los alumnos que en
la primera calificación obtuvieron menos de 6.
5. Añadir campos
Como puedes observar ya añadimos los campos de las tablas que queremos consulta.
6. Guardar la consulta
SUBMÓDULO 3 187
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre
7. Ejecutar la consulta
Cuando estamos visualizando el resultado de una consulta, lo que vemos realmente es la parte
de la tabla que cumple los criterios especificados, por tanto, si modificamos algún dato de los que
aparecen en la consulta estaremos modificando el dato en la tabla (excepto algunas consultas que
no permiten esas modificaciones). En nuestro ejemplo, nos mostró los alumnos que obtuvieron
menos de 6.
Combinar tablas
Combinamos dos tablas por un campo (o varios) de unión de la misma forma que relacionamos
tablas en la ventana Relaciones, arrastrando el campo de unión de una de las tablas sobre el
campo de unión de la otra tabla. De hecho, si añadimos a la zona de tablas relacionadas, éstas
aparecerán automáticamente combinadas en la zona de tablas de la ventana Diseño de Consulta.
También se combinan automáticamente tablas que tengan un campo con el mismo nombre en
las dos tablas aunque no exista una relación definida entre ellas. En el ejemplo se enlazan las dos
tablas con un campo llave.
SUBMÓDULO 3 189
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre
Cuando dos o más tablas están combinadas en una consulta, para cada fila de una de las
tablas Access busca directamente en la otra tabla las filas que tienen el mismo valor en el campo
de unión, con lo cual se emparejan sólo las filas que luego aparecen en el resultado y la consulta
es más eficiente.
ACTIVIDAD 19
2. Menciona los pasos que tienes que seguir para crear una consulta:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
5. Menciona los pasos que tienes que seguir para modificar una consulta:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
ACTIVIDAD 20
Lee el texto “Informes” a la vez que vas creando los Informes de tu base de datos. Deberás
de generar 2 Informes uno por cada consulta que tienes en tu base de datos, grábalos con
el mismo nombre de las consultas.
INFORMES
Los informes sirven para presentar los datos de una tabla o consulta generalmente para
imprimirlos. La diferencia básica con los formularios es que los datos que aparecen en el
informe sólo se pueden visualizar o imprimir (no se puede modificar).
SUBMÓDULO 3 191
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre
• Diseño de informe abre un informe en blanco en la vista diseño y tenemos que ir incorporando
los distintos objetos que queremos aparezcan en él. Este método no se suele utilizar ya que
en la mayoría de los casos es más cómodo y rápido crear un autoinforme o utilizar el
asistente y después sobre el informe creado modificar el diseño para ajustar el informe a
nuestras necesidades. En esta unidad veremos más adelante cómo modificar el diseño de
un informe.
• Asistente para informes utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creación
del informe.
• Informe consiste en crear automáticamente un nuevo informe que contiene todos los datos
de la tabla o consulta seleccionada en el Panel de Exploración.
• Informe en blanco abre un informe en blanco en vista Presentación.
1. Para arrancar el asistente para informes haz clic en el botón Asistente para informes que
puedes encontrar en el menú crear.
Primero seleccionamos la tabla o consulta de donde se tomarán los datos del cuadro Tablas/
Consultas, éste será el origen del informe. Si queremos sacar datos de varias tablas lo mejor será
crear una consulta para obtener esos datos y luego elegir como origen del informe esa consulta.
A continuación, seleccionamos los campos, haciendo clic sobre el campo para seleccionarlo y
clic sobre el botón o simplemente doble clic sobre el campo.
Podemos seleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botón o
deseleccionar todos los campos a la vez, haciendo clic sobre el botón .
Ya que hayas seleccionado los campos que van a formar tu informe das clic en el botón
3. En esta pantalla elegimos los niveles de agrupamiento dentro del informe. Podemos agrupar
los registros que aparecen en el informe por varios conceptos y para cada concepto añadir
una cabecera y pie de grupo, en el pie de grupo normalmente se visualizarán totales de ese
grupo.
SUBMÓDULO 3 193
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre
Por ejemplo, al ser el informe un listado de calificaciones, podemos agrupar las calificaciones
por grupos y hasta por plantel. Las combinaciones son de acuerdo a tus necesidades.
Para añadir un nivel de agrupamiento, en la lista de la izquierda, hacer clic sobre el campo por
el cual queremos agrupar y hacer clic sobre el botón (o directamente hacer doble clic sobre
el campo).
Para quitar un nivel de agrupamiento, hacer clic sobre la cabecera correspondiente al grupo
para seleccionarlo y pulsar el botón .
Si queremos cambiar el orden de los grupos definidos utilizamos los botones, la flecha
hacia arriba sube el grupo seleccionado un nivel, la flecha hacia abajo baja el grupo un
nivel.
4. En esta pantalla podemos elegir ordenar los registros por hasta cuatro campos de
ordenación. Seleccionamos el campo por el que queremos ordenar los registros que saldrán
en el informe, y elegimos si queremos una ordenación ascendente o descendente.
5. Luego elegimos la distribución y podemos ver el aspecto que tendrá nuestro informe.
SUBMÓDULO 3 195
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre
6. Aparece la última pantalla del Asistente para informes. En esta ventana el asistente nos
pregunta el título del informe, este título también será el nombre asignado al informe.
7. Por último haces clic en finalizar. Puedes observar en el panel de exploración que el informe
tiene un icono diferente a las tablas, consultas y formularios,
La vista diseño es la que nos permite definir el informe, en ella le indicamos a Access cómo
debe presentar los datos del origen del informe.
Para entrar en la vista diseño debemos posicionarnos en la ventana Base de datos con el
informe seleccionado y a continuación hacemos clic en el botón .
Podemos eliminar los encabezados y pies con las opciones encabezado o pie de página y
encabezado o pie de página del informe que encontrarás en la pestaña Organizar:
SUBMÓDULO 3 197
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre
Alrededor del área de diseño tenemos las reglas que nos permiten medir las distancias y los
controles, también disponemos de una cuadrícula que nos ayuda a colocar los controles dentro del
área de diseño.
Para ver u ocultar las reglas o la cuadrícula tenemos en la sección Mostrar u ocultar las opciones
Regla y Cuadrícula respectivamente, en la imagen anterior puedes ver estas opciones.
Si has entrado en diseño de informe podrás ver la pestaña de Diseño que muestra las siguientes
opciones:
El botón permite modificar los niveles de agrupamiento como veremos más adelante.
Todo informe tiene asociada una página de código en la que podemos programar ciertas acciones,
utilizando el lenguaje VBA (Visual Basic para Aplicaciones), se accede a esa página de código,
haciendo clic sobre el botón .
En la pestaña Diseño encontrarás los mismos controles que vimos en el tema anterior:
Cuando queremos crear varios controles del mismo tipo podemos bloquear el control, haciendo
doble clic sobre él (aparecerá rodeado de una línea más oscura), a partir de ese momento se
podrán crear todos los controles que queramos de este tipo sin necesidad de hacer clic sobre el
botón correspondiente cada vez. Para quitar el bloqueo hacemos clic sobre el botón .
Etiqueta : sirve para visualizar un texto fijo, texto que escribiremos directamente dentro
del control o en su propiedad Título.
Botón de alternar : Se suele utilizar para presentar un campo de tipo Sí/No, si el campo
contiene el valor Sí, el botón aparecerá presionado.
SUBMÓDULO 3 199
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre
Control imagen : Para insertar imágenes en el informe, esta imagen no variará al cambiar de
registro.
Marco de objeto dependiente : Para insertar una imagen u otro objeto que cambia de un
registro a otro.
También podemos agregar un subinforme ,el cual es un informe que se inserta en otro. El
informe primario se denomina informe principal. Una combinación informe/subinforme se llama a
menudo informe jerárquico, informe principal/detalle o informe principal/secundario. Funciona de
forma idéntica a los subformularios que vimos en el tema anterior.
Por último, podemos añadir más controles, más complejos con el botón .
Puesto que el manejo de los controles en informes es idéntico al de los controles de un formulario,
si tienes alguna duda sobre cómo añadir un control, cómo moverlo de sitio, copiarlo, cambiar su
tamaño, cómo ajustar el tamaño o la alineación de varios controles, repasa la unidad anterior.
Imprimir un informe
Para imprimir un informe, lo podemos hacer de varias formas y desde distintos puntos dentro
de Access.
• Imprimir directamente:
Hacer clic sobre el nombre del informe que queremos imprimir en el Panel de Exploración para
seleccionarlo. Despliega el Botón de Office y coloca el ratón sobre la flecha que aparece junto
al comando Imprimir, en el desplegable que se abrirá selecciona Impresión Rápida.
Antes de mandar la primera impresión del documento, es conveniente comprobar las opciones
definidas en ese momento, para ello tenemos que abrir el cuadro de diálogo Imprimir.
Si tenemos varias impresoras conectadas a nuestra computadora, suele ocurrir cuando están
instaladas en red, desplegando el cuadro combinado Nombre: podemos elegir la impresora a la
que queremos enviar la impresión.
La opción Imprimir en archivo permite enviar el resultado de la impresión a un archivo del disco
en vez de mandarlo a la impresora.
SUBMÓDULO 3 201
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre
Con el botón Configurar... podemos configurar la página, cambiar los márgenes, impresión a
varias columnas, etc.
Por último, pulsamos el botón Aceptar y se inicia la impresión. Si cerramos la ventana sin aceptar
no se imprime nada.
Para pasar por las distintas páginas tenemos en la parte inferior izquierda una barra de
desplazamiento por los registros con los botones que ya conocemos para ir a la primera página,
a la página anterior, a una página concreta, a la página siguiente o a la última página. En la parte
superior tenemos una nueva y única pestaña (la pestaña Vista preliminar) con iconos que nos
ayudarán a ejecutar algunas acciones:
El botón reduce el tamaño del informe para poder ver dos páginas en una sola pantalla,
permite visualizar hasta seis páginas en la misma pantalla.
Utiliza la opción PDF o XPS para guardar una copia del informe en formato PDF o XPS.
Cerrar Vista Previa cierra la vista preliminar sin enviar el informe a impresora.
ACTIVIDAD 21
SUBMÓDULO 3 203
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre
7. Menciona los pasos que tienes que seguir para imprimir un informe:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
ACTIVIDAD 22
Lee el texto “Las Macros”, posteriormente contesta las preguntas que se te presentan al
final de la lectura.
Las macros
Las Macros son un método sencillo para llevar a cabo una o varias tareas básicas como abrir y
cerrar formularios, mostrar u ocultar barras de herramientas, ejecutar informes, etc.
También sirven para crear métodos abreviados de teclado y para que se ejecuten tareas
automáticamente cada vez que se inicie la base de datos.
Si guardamos la Macro con el nombre de AutoExec, cada vez que se inicie la base de datos,
se ejecutará automáticamente. Esto es debido a que Access al arrancar busca una macro con ese
nombre, si la encuentra será el primer objeto que se ejecute antes de lanzar cualquier otro.
Esta opción es muy socorrida a la hora de efectuar comprobaciones o lanzar procesos antes de
que el usuario empiece a trabajar con la base de datos. La configuración por defecto de Access,
nos impedirá ejecutar ciertas acciones de macro si la base de datos no se encuentra en una
ubicación de confianza, para evitar acciones malintencionadas.
Para definir una macro, indicaremos una acción o conjunto de acciones que automatizarán un
proceso. Cuando ejecutemos una Macro, el proceso se realizará automáticamente sin necesidad,
en principio, de interacción por nuestra parte.
Por ejemplo, podríamos definir una Macro que abra un formulario cuando el usuario haga clic
en un botón, o una Macro que abra una consulta para subir un diez por cien el precio de nuestros
productos.
Crear una Macro es relativamente fácil, sólo tienes que hacer clic el botón Macro de la pestaña
Crear. Se abrirá la Vista de diseño de Macro.
Esta ventana es muy parecida a la vista Diseño de tabla que ya conoces y tiene la misma
dinámica; pero ahora en vez de campos lo que definimos son las acciones que queremos que se
ejecuten.
Como podrás observar, al principio consta de dos columnas: Acción, Argumentos y Comentario.
En la imagen puedes ver cómo en la columna Acción deberemos seleccionar una acción de
entre las existentes en el cuadro desplegable. En la columna Comentario podremos escribir una
pequeña descripción opcional sobre el porqué de la acción o un comentario sobre su efecto.
Cuando selecciones una Acción en la lista desplegable, en la parte inferior izquierda aparecerán
sus opciones y a la derecha una descripción breve de lo que hace la acción. Podemos añadir
tantas acciones como queramos, simplemente deberemos colocarlas una después de otra y en el
orden que queremos que se ejecuten.
Recuerda que deberás tener cuidado con el orden en el que estableces las acciones, pues es
muy importante. Imagina que tienes dos acciones (entre varias) que abren y cierran un formulario.
SUBMÓDULO 3 205
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre
El formulario deberá estar abierto antes de ejecutar la orden de cerrar el formulario, por lo que la
acción de apertura debería ir antes de la de cierre.
En todo momento podrás utilizar los botones de Insertar o Eliminar filas para insertar
nuevas acciones entre dos existentes o eliminar una acción.
Para cambiar el orden en el que se encuentren las acciones puedes seleccionar algunas de
ellas y arrastrarlas con el mouse para colocarlas en otra posición.
Cuando la Macro está terminada, puede guardarse , ejecutarse y cerrarse. Más tarde,
podremos llamarla desde un control Botón de comando, o ejecutarla directamente desde la ventana
de la base de datos, haciendo clic en Ejecutar o bien haciendo doble clic directamente sobre ella.
ACTIVIDAD 23
Acude a la ayuda de Access para que puedas investigar cada una de las acciones más
utilizadas en macros y completa la siguiente tabla descriptiva:
ACCIÓN DESCRIPCIÓN
Abrir
Consulta.
Abrir
Formulario.
Abrir
Informe.
Abrir Tabla.
Buscar
Registro.
Buscar
Siguiente.
Cancelar
Evento
Cerrar.
Cuadro Msj.
Detener
Macro.
Detener
Todas
Macros.
Ejecutar
Comando.
Ir A Registro.
Maximizar.
Minimizar.
Salir.
SUBMÓDULO 3 207
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre
ACTIVIDAD 24
Contesta correctamente las siguientes preguntas:
1. ¿Qué entiendes por una macro?
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
3. Menciona los pasos que tienes que seguir para crear una macro:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
4. ¿Cuáles con las actividades que puedes realizar al tener terminada una macro?
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
3.8 Importar y exportar datos
ACTIVIDAD 25
Sigue los pasos que aquí se te indican para que puedas importar las tablas de tus
compañeros de equipo a tu base de datos.
Importar datos
Access te permite importar objetos de otra base de datos a la tuya rápidamente. Para ello, sigue
los siguientes pasos:
3. Aquí podemos seleccionar qué tipo de archivo contiene los datos que queremos importar. Si
quieres importar objetos de una base de datos a otra sólo tienes que hacer clic en el botón
Access. Sin embargo; puedes importar tablas de Excel e incluso archivos de texto, como los de
Word. Seleccionamos Access ya que vamos a importar una tabla de una base de datos.
SUBMÓDULO 3 209
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre
Con el botón examinar buscamos el archivo que queremos importar. Si te fijas, Access nos da
dos opciones:
5. Aquí tienes que seleccionar la tabla que quieres importar a la base de datos que tienes
abierta en este momento.
Como puedes observar se importa la tabla de préstamos a la base de datos que está abierta.
Exportar datos
El proceso es el mismo pero a la inversa. Es probable que alguna de tus tablas en una base de
datos la requieras guardar en Excel e inclusive, puedes exportarla a Word o a PDF. Tomemos el
ejemplo de la tabla Direcciones:
SUBMÓDULO 3 211
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre
El archivo ya está en formato de Excel, al buscarlo y abrirlo estará del siguiente modo:
ACTIVIDAD 26
SUBMÓDULO 3 213
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre
ACTIVIDAD 27
Imprime tu base de datos que desarrollaste en el transcurso de este módulo con las
características siguientes:
INSTRUMENTOS DE EVALUACIÓN
I. INFORMACIÓN GENERAL PARA EL PROCESO DE EVALUACIÓN
NOMBRE DEL EVALUADOR: FECHA DE APLICACIÓN:
NOMBRE DEL CANDIDATO:
IECL
Código Título
Perfil de la NTCL que se evalúa
UNIDAD 1
Utiliza software de aplicación para Utiliza software de aplicación para
la elaboración de documentos. elaborar hojas de calculo.
Juicio de evaluación
Resultado de Aprendizaje
Con letra Con número
R.3.1
R.3.2
R.3.3
R.3.4
R.3.5
R.3.6
R.3.7
R.3.8
Modificar las opciones de Access
CONTENIDO SÍ NO N/A
1.- Manipula las opciones más comunes de Access (opciones principales para
trabajar con Access, para crear bases de datos y para personalizar la copia de
Microsoft Office).
2.- Manipula y establece las opciones de la base de datos actual.
3.-Manipula las opciones para personalizar la apariencia de las hojas de
datos (colores predeterminados, efectos de cuadrícula y celda y fuente
predeterminada).
4.- Manipula las opciones para crear y modificar objetos de bases de datos en
Access (diseño de la tabla y diseño de la consulta).
5.-Manipula las opciones para cambiar la forma en que Access corrige el
contenido de las bases de datos (opciones de autocorrección y para corregir
ortografía).
6.- Manipula las opciones avanzadas de personalización de Access (opciones
de edición, mostrar, imprimir, general y avanzadas).
Crear base de datos para administrar información.
CONTENIDO SÍ NO N/A
1.- Crea una base de datos para administrar la información de un sistema.
2.- Diseña las tablas necesarias para administrar la información de la base de
datos.
3.- Define los campos necesarios para las tablas de la base de datos,
especificando los tipos de datos y propiedades de los campos.
4.- Define los campos clave o llave de las tablas de la base datos.
Editar y modificar bases de datos.
CONTENIDO SÍ NO N/A
1.- Edita la base de datos para su modificación.
2.- Modifica el diseño y estructura de las tablas.
3.- Modifica las consultas realizadas.
4.- Modifica los formularios de la base de datos.
5.- Modifica los informes de la base de datos.
SUBMÓDULO 3 215
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre
BIBLIOGRAFÍA
Editorial McGraw-Hill
Editorial McGraw-Hill.
Editorial McGraw-Hill.
217
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre
MIS NOTAS:
218
Informática para Oficinas 3 Semestre
MIS NOTAS:
219
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre
MIS NOTAS:
220