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Rama Judicial del Poder Público

Consejo Superior de la Judicatura SIGC


Sala Administrativa

FORMATO ACTA DE REUNIÓN

ACTA No. 005 FECHA: HORA INICIO: 8:00 a.m. LUGAR: Despacho del Director Ejecutivo
03/08/2011 TERMINACIÓN: 9:30 a.m. Seccional

OBJETIVO DE LA REUNIÓN: Balance del Comité de Mejoramiento del Sistema de Gestión de Calidad y
afinamiento de la metodología para el seguimiento del Proceso de Mejoramiento del SIGCC en la Seccional.
RESPONSABLE DE LA REUNIÓN: Dra. Flor Eucaris Díaz Buitrago

CONVOCADOS / ASISTENTES

ASISTIÓ
NOMBRES Y APELLIDOS CARGO - DEPENDENCIA
SI NO
Flor Eucaris Díaz Buitrago Magistrada Sala Administrativa X
Carlos Andrés Higuera Vélez Director Ejecutivo Seccional X
Luz Yaneth Valencia Gómez Jefe del Área Administrativa y Financiera X
Catalina Gómez Duque Jefe del Área Jurídica X
Marcela Gómez Londoño Jefe Oficina Seccional de Auditoría X
Carolina Duque Martínez Coordinadora Seccional de Calidad X
Alejandra Cruz Idarraga Practicante Ingeniería Industrial SIGC X
Paula Jimena Vargas Guarín Escribiente – Apoyo Sala Administrativa X
Luis Fernando Gutiérrez Ortiz Escribiente – Apoyo Sala Administrativa X

AGENDA

1. Balance del seguimiento efectuado en la Seccional por la consultora del SIGCC.

2. Balance del Comité de Mejoramiento del sistema de gestión de calidad y afinamiento de la


metodología para el seguimiento del Proceso de Mejoramiento del SIGCC en la Seccional.

3. Compromisos

DESARROLLO DE LA AGENDA

1. Balance del seguimiento efectuado en la Seccional por la consultora del SIGCC.

La consultora Sandra Jaramillo informa que de acuerdo con los lineamientos establecidos por el nivel
central, la ejecución del plan de visitas se suspendió a la altura de la visita No. 10, con un doble
propósito: Que la Seccional avanzara en la implementación y que el nivel central llevara a cabo la
formación de los auditores, labor que aún se encuentra pendiente.

El día de ayer se llevó a cabo la visita No. 11, durante la cual se hizo seguimiento a los 18 procesos
del SIGCC de la Seccional encontrando críticos los correspondientes a Talento Humano y Salud
Ocupacional, en los que el nivel central aún no ha aclarado algunas inquietudes que son
fundamentales en estos procesos.

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DESARROLLO DE LA AGENDA
Informó que a partir del 16 de agosto se llevará a cabo la auditoría interna por parte del nivel Central.
En cuanto a la Auditoria Externa, se llevará a cabo en la primera semana de octubre.

Recuerda que es importante sensibilizar al equipo de trabajo de la Seccional y de los miembros de


éste Comité sobre dos ejes claves: la implementación del sistema como tal y el mantenimiento del
mismo.

2. Balance del Comité de Mejoramiento del SIGCC y afinamiento de la metodología

La Dra. Flor Eucaris en su calidad de enlace de este proceso informa que de acuerdo con el monitoreo
adelantado en la Seccional el pasado 2 de agosto por parte de la Consultora, se concluyó que existen
debilidades y aspectos por mejorar. Por tal razón, se propició una reflexión sobre las posibles causas
encontrando que es necesario afinar la metodología de trabajo por parte del Comité de Mejoramiento,
que contemple la división del trabajo, el apoyo de una hoja de ruta o lista de chequeo, la precisión de
plazos límites y responsables, así como de la forma como se dejará documentado el seguimiento
efectuado. En síntesis, la metodología acordada fue la siguiente:

a. Los 4 miembros del comité se harán cargo de la verificación del estado de implementación
del sistema de gestión de calidad en un número determinado de procesos, tal y como se
señala en la relación anexa, la cual hace parte de la presente acta empleando una lista de
chequeo pre-determinada que permitirá identificar los aspectos faltantes que a su vez
serán resueltos por los enlaces de los respectivos procesos.
b. Se definió que la elaboración de actas y centralización del archivo del proceso de
mejoramiento estará a cargo de la Oficina Seccional de Auditoria a cargo de Marcela
Gómez. Por tanto, deberán remitírsele soportes de los oficios, circulares y actas que se
elaboren dentro de este proceso.
c. Las actas de los comités de mejoramiento deben elaborarse en la medida de lo posible el
mismo día y suscribirse a más tardar el día siguiente.
d. Cada uno de los miembros del comité de mejoramiento hará el seguimiento al avance del
SIGCC en los respectivos procesos a partir del día 4 de agosto, con base en la lista de
chequeo que suministrará la consultora. La actividad se documentará en un acta estándar
en la que se especifiquen los compromisos pendientes. Copia del acta se entregará a la
Dra. Marcela Gómez.

3. Varios:

Informa la Dra. Flor Eucaris Díaz que para facilitar la implementación del sistema en la Sala se elaboró
una carpeta denominada Guía Metodológica para la implementación y el seguimiento del SIGCC, con
el apoyo de los dos ingenieros y de la Consultora, la cual consta de:
 Plataforma del SIGCC
 Responsables de los procesos y apoyo de los mismos
 Guía metodológica por cada uno de los procesos
 Guía de implementación y seguimiento ciclo PHVA

Acuerda remitir esta guía a cada uno de los enlaces para que sirva de apoyo a los mismos. Así mismo
presenta el formato denominado Cronograma de Evaluaciones del Plan de Implementación del SIGC
del Comité de Mejoramiento, el cual se anexa a la presente Acta.

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TAREAS Y COMPROMISOS

No. TAREA / ACTIVIDAD RESPONSABLE ENTREGA


Elaboración y entrega el día de hoy de la lista de chequeo por
parte de la Asesora Sandra Jaramillo, a la Dra Marcela Gómez, Asesora Sandra Agosto 3/2011
1
quien lo hará llegar a los demás miembros del comité. Jaramillo

Ajuste del plan de implementación del SIGCC de la Seccional Asesora Sandra


2
por parte de la Asesora Sandra Jaramillo. Jaramillo Agosto 3/2011
Remisión por parte de la Dra Flor Eucaris a los enlaces, la guía
3 metodológica para la implementación y el seguimiento del SIGC, Dra. Flor Eucaris Agosto 4/2011
a más tardar el 4 de Agosto de 2011.
Elaboración de circular a los enlaces por parte de la Dra.
4 Carolina Duque, hoy mismo, solicitándoles el acta de revisión de Carolina Duque Agosto 3/2011
los mapas de riesgos.
Elaboración, suscripción y archivo de las actas pendientes del
5
Comité de Calidad. Carolina Duque. Agosto 4/2011
Elaboración, suscripción y archivo de las actas pendientes del
6
Comité de Mejoramiento del SIGCC. Marcela Gómez Agosto 4/2011
Elaboración, suscripción y archivo de las actas pendientes del
7
Comité de Comunicaciones. Carolina Duque. Agosto 4/2011
Cada uno de los 4 miembros del Comité hará el seguimiento a
los procesos de los que se hizo cargo, entre el jueves y el Flor Eucaris
viernes 4 y 5 de agosto de 2011. Las Actas de seguimiento Díaz.
8 deben remitirse a más tardar el lunes 8 de agosto a medio día a Marcela Gómez. Agosto 4 y 5 de
la Dra Marcela Gómez. Luz Yaneth 2011.
Valencia.
Catalina Gómez
Remitir las Actas de Seguimiento a la Oficina Seccional de
Auditoría, a más tardar al medio día del día lunes 8 de agosto Flor Eucaris
de 2011. Díaz.
9
Luz Yaneth Agosto 8/2011
Valencia.
Catalina Gómez
El Comité de Mejoramiento se reunirá nuevamente el día
miércoles 10 de agosto a las 11 de la mañana para hacer el
balance del seguimiento efectuado por los miembros del comité Comité de Agosto 10/2011
10
y adoptar estrategias de acción para el mejoramiento continuo Mejoramiento
del SIGCC en la Seccional y que esta pueda asumir con
solvencia la auditoria interna.

SEGUIMIENTO A TAREAS PENDIENTES

No TAREA PENDIENTE MOTIVO DEL ENTREGA


INCUMPLIMIENTO

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CONCLUSIONES DE LA REUNIÓN

A través del Comité de Mejoramiento realizar un acompañamiento permanente a la medición de los


indicadores y a las acciones preventivas y correctivas de cada proceso del SIGC.

Fecha de aprobación del acta: 3 de agosto de 2011

ANEXOS SI (X ) NO ( )

ELABORO: Flor Eucaris Díaz Buitrago

REVISARON: Participantes a la reunión del Comité de Mejoramiento del Sistema Integrado de Gestión y
Control de la Calidad.

En constancia firman:

NOMBRE CARGO FIRMA

Flor Eucaris Díaz Buitrago Magistrada Sala Administrativa

Carlos Andrés Higuera Vélez Director Ejecutivo Seccional

Luz Yaneth Valencia Gómez Jefe del Área Administrativa y Financiera

Catalina Gómez Duque Jefe del Área Jurídica

Marcela Gómez Londoño Jefe Oficina Seccional de Auditoría

Carolina Duque Martínez Coordinadora Seccional de Calidad

Alejandra Cruz Idarraga Practicante Ingeniería Industrial SIGC

Paula Jimena Vargas Guarín Escribiente – Apoyo Sala Administrativa

Luis Fernando Gutiérrez Ortiz Escribiente – Apoyo Sala Administrativa

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