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1
IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE INFORMACION FINANCIERA SIIF II
PARA EL MACROPROCESO DE FACTURACIÓN Y CARTERA
ASESOR ESAP:
PEDRO RODRIGUEZ TOBO
ASESOR ENTIDAD:
JOSÉ ALEJANDRO CASTAÑEDA FERIA
2
Dedicado a los seres humanos que me
rodean y que a la vez constituyen fuerza de
vida.
3
AGRADECIMIENTOS
La producción final de éste trabajo se realiza con el apoyo del Asesor Administrativo Alejandro
Castañeda, al cual agradezco de antemano por la oportunidad de hacer posible la practica
administrativa con ésta entidad, también señalo agradecimientos a Marcelo García consultor
del macroproceso de Facturación y Cartera porque gran parte de los conocimientos adquiridos y
expuestos en este escrito se deben a su acompañamiento continuo. De otro lado agradezco a
mi familia, (Marilú Marín, Jaime Martínez, Ricardo Reinoso y Tatiana Marin) por apoyar y
respetar la toma de decisiones que le dieron a mi vida profesional un rumbo acertado y que
finalmente me permitirá ejercer como Administradora Pública, agradecimientos también a mis
compañeros (as) de práctica con quienes compartí buena parte de éste tiempo e indirectamente
me enseñaron cosas que hoy me hacen mejor persona y no podía faltar un agradecimiento muy
especial a Oscar Cuy amigo y compañero de dificultades pero sobre todo de éxitos.
4
CONTENIDO
Pág.
INTRODUCCIÓN 5
I PARTE: LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA
1. DESCRIPCIÓN DE LA ENTIDAD DONDE SE REALIZA LA 7
PRÁCTICA ADMINISTRATIVA
2. OBJETIVOS 8
2.1. OBJETIVO GENERAL 8
2.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS 8
2.3. RESULTADOS ESPERADOS 9
3. MARCO DE REFERENCIA 10
3.1. MARCO TEORICO 10
3.2. MARCO CONCEPTUAL 25
3.3. MARCO NORMATIVO 32
4. METODOLOGÍA 33
II PARTE:
5. RESULTADOS DE LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA 35
5.1. FYC Y SU INTERRELACIÓN CON OTROS 36
5.2. CASOS DE USO 38
5.3. CAPACITACIÓN 57
5.4. MATRICES DE DATOS Y CASOS DE PRUEBA AJUSTADOS 58
6. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 59
7. BIBLIOGRAFÍA 60
5
LISTA DE CUADROS
Pág.
6
LISTA DE FIGURAS
Pág.
7
ABREVIATURAS DEL TEXTO
8
I PARTE
LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA
9
INTRODUCCIÓN
Inicialmente se plantea un panorama general sobre los sistemas de información, sobre los
sistemas de información financiera y posteriormente se especifica sobre el Sistema Integrado
de Información Financiera SIIF Nación, describiendo cada uno de sus componentes;
posteriormente se realiza una profundización en uno de los macroprocesos del sistema, el
tema a tratar es el módulo de Facturación y Cartera FYC, del cual se realiza una referencia
normativa; se dan algunas especificaciones sobre el manejo de la facturación y de la cartera
con el fin de concluir la importancia de éstos temas en el ámbito de la Administración de lo
Público y finalmente se entra en detalle sobre los componentes del macroproceso de FYC.
La versión I del SIIF Nación fue puesta en funcionamiento en enero del año 2000 y los
resultados a partir de su implantación hacen referencia a la creación de una infraestructura de
información para las decisiones del manejo de los recursos públicos, a mejorar el
funcionamiento de los subsistemas estratégicos del ciclo financiero y, apoyar a las entidades
del Estado para que cumplan sus responsabilidades constitucionales.
El propósito del SIIF Nación II es ampliar el dominio financiero y atender temas de la gestión
administrativa y comercial de las entidades, por ejemplo transacciones y flujos de trabajo
derivados de comprar o contratar bienes o servicios, de la gestión comercial de oferta, venta y
facturación de bienes o servicios y de administrar su inventario, almacenamiento y registro de
entradas y salidas de bienes operativos o de consumo y administrar su inventario,
10
almacenamiento y registro de entradas y salidas de equipos o bienes de producción y de
administrar su inventario, almacenamiento, registro de entradas, traslados y daciones de baja
de activos fijos.
En términos generales el proyecto SIIF Nación en su primera y segunda versión está diseñado
para ofrecer a las entidades ejecutoras del PGN un sistema sostenible para el registro de su
gestión financiera garantizando eficiencia, consistencia, seguridad y oportunidad en la
disponibilidad de la información en él contenida y requerida por los diferentes usuarios.
1
Documento Visión SIIF del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, “Sistema Integrado de Información Financiera
Administrativa y Comercial” Versión 1 del 2004. Pág. 51
11
1. DESCRIPCIÓN DE LA ENTIDAD DONDE SE REALIZA LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA
Con el fin de dar cumplimiento a la misión del MHCP dentro del Estado colombiano, se hace
indispensable la implantación de herramientas tecnológicas que faciliten y hagan eficiente el
manejo de la información, permitiendo el manejo estandarizado de los recursos financieros y
generando información confiable al Estado Colombiano para la toma de decisiones y es eso
precisamente lo que significa el SIIF Nación, liderado por el MHCP y creado en función de una
gestión financiera óptima por parte de las entidades del orden nacional que administran los
recursos públicos.
En este momento el proyecto SIIF Nación se encuentra a punto de llevar a los usuarios la
segunda parte y tiene como propósito renovar tecnológicamente y robustecer funcional e
institucionalmente, el SIIF Nación I, el cual ha permitido a la Nación a través del MHCP,
“consolidar la información financiera de las Entidades que conforman el PGN Presupuesto
General de la Nación y ejercer el control de la ejecución presupuestal y financiera de las
Entidades pertenecientes a la Administración Central Nacional” 3.
El SIIF Nación I se Implantó en enero del año 2000, dando lugar a una infraestructura de
información que mejoró la toma de decisiones sobre el manejo de los recursos públicos,
igualmente ha contribuido a un mejoramiento del funcionamiento de los subsistemas
estratégicos del ciclo financiero y ha apoyado a las entidades del Estado para que cumplan sus
responsabilidades constitucionales. El proyecto SIIF Nación II busca ampliar el campo
2
Concepto definido de acuerdo con la Misión del Ministerio de Hacienda y Crédito Público MHCP
3
Información registrada en
www.minhacienda.gov.co/MinHacienda/haciendapublica/siif_nacion/siif2/acercadelnuevosiif
12
financiero y cubrir aspectos relacionados con la gestión administrativa y comercial de las
entidades ejecutoras.
• Ejecutar pruebas manuales o aleatorias, siguiendo casos de prueba o casos de uso, con
el fin de identificar los posibles errores que pueda generar el sistema.
• Analizar los resultados de las diferentes pruebas que se ejecuten y documentar los
hallazgos detectados en la ejecución de las mismas.
13
2.3. RESULTADOS ESPERADOS
• Obtener un escrito que contenga los diferentes logros en el desarrollo del macroproceso
de Facturación y Cartera, un conjunto de Matrices de Datos y Casos de prueba
ajustados o elaborados.
14
3. MARCO DE REFERENCIA
Sistemas De Información
Estos son algunos de los elementos más importantes para definir un sistema:
• Que los elementos que lo integran conformen una unidad.
• Que la dinámica de cada elemento esté enfocada a un objetivo o propósito común.
• Que en desarrollo de su actividad sus componentes se transformen y se adapten a las
condiciones que su entorno le demanda.
4
Javier Aracil y Francisco Gordillo, Dinámica de Sistemas. 1997.
5
Información contenida en documentos preliminares manejados por la Investigación de “Gobierno electrónico” que se
adelantó en la ESAP y tiene como objetivo general realizar una investigación exploratoria para el diseño e
implementación de un modelo de evaluación general del impacto del Gobierno Electrónico en la modernización del
Estado, el cual estará orientado a establecer el grado de avance y resultados obtenidos por la política pública a la
provisión de productos y servicios públicos por medios digitales. (documento aún no publicado).
15
desarrolladores, directores, usuarios finales y propietarios del sistema, estos últimos pueden no
ser personas necesariamente, las instituciones o entidades para el caso de la Administración
Pública pueden responder a esta categoría.
De otro lado las actividades hacen parte del sistema de información al dar lugar al conjunto de
procesos que se desarrollan, dichas actividades se relacionan con la alimentación de las bases
de datos, el análisis y uso de la información proveniente de las bases de datos, la
administración del sistema, la parametrización técnica y del software de la plataforma, la
seguridad del sistema y los soportes de mantenimiento y actualización.
Los datos luego de ser organizados, categorizados, clasificados, etc., en bases de datos,
constituyen información valiosa para los procesos administrativos, por lo tanto su manejo se
vuelve indispensable dentro de un sistema de información.
Los Sistemas de Información presentan algunos principios rectores que los caracterizan y que
permiten hablar de ellos como una unidad conceptual independiente6:
6
Para ampliar sobre el tema véase Ziadé Benítez, José. Sistema Básico de Información en Salud en el Municipio de
Chachagüí - Nariño. Tesis Escuela Superior de Administración Pública. 1999
16
• Implementación desde el productor de la información: La información que contiene el
Sistema de Información debe ser utilizada inicialmente desde las entidades u
organismos que son las fuentes primarias, es decir, por quienes la generan.
• Utilidad local: Un sistema de información debe apoyar los objetivos, procesos y metas
planteadas por cada uno de los organismos generadores de la información.
• Orientado a los usuarios: Todo Sistema de Información debe tener direccionamiento
hacia el ciudadano o usuario, es decir, enfocado a la mejor prestación de los servicios
que las entidades tienen a su cargo.
• Autonomía local: Los organismos productores de la información y las entidades
gubernamentales pueden avanzar en el diseño e implementación de un Sistema de
Información, siguiendo las pautas establecidas en las leyes, normas y en general del
sistema jurídico vigente.
• Estandarización: El Sistema de Información propenderá por la estandarización de
contenidos, formatos y códigos necesarios para su operación, ésta estandarización debe
ser establecida por los organismos de dirección y control con el concurso y
representación de los demás actores.
• Democratización de la información: La información que fluye por el Sistema de
Información debe ser de dominio público y se debe promover en la comunidad para la
participación vigilancia y control de la gestión pública.
• Los sistemas de información están basados en el talento humano y en los procesos: El
éxito de un sistema de información se basa en el talento humano y en los procesos más
que en la tecnología informática, por ello el talento humano es el eje central de la
operación del sistema y como tal deben orientarse los procesos de consecución,
capacitación y mantenimiento de las personas pertenecientes al mismo.
• De lo mínimo a lo total: El Sistema de Información se implementara teniendo en cuenta
la gradualidad del manejo de información, empezando por administrar la información
mínima (que sirva tanto para la gestión individual de cada uno de los actores del sistema
como para la toma de decisiones y generación de políticas del sector) hasta obtener la
información total (toda la información de gestión de los actores) requerida por el sistema.
17
Sistema de información financiera
18
De esta manera surge el concepto de Sistemas Integrados de Información financiera SIIF para
las entidades del sector público gubernamental que permitirán al Estado colombiano7:
• Que los órganos responsables de la gestión financiera cuenten con un instrumento que
posibilite cumplimiento eficiente de las disposiciones legales en materia financiera.
• Que los responsables del control interno y externo tengan un instrumento capaz de tratar
de manera homogénea las reglas básicas de control y auditoria de los Estados
Financieros.
• Que las autoridades económicas y a la sociedad en general obtengan información
precisa.
• Que se facilite la adopción de estrategias y políticas, micro y macroeconómicas,
basadas en datos confiables y oportunos.
El SIIF tiene una cobertura que aplica a todas las entidades que conforma el Presupuesto
Nacional porque consolida la posibilidad de generar un estado financiero consolidado de la
persona jurídica Nación, porque las entidades del PN son entidades con características
comunes que permiten estandarizar sus procesos de registro de gestión presupuestal y
financiera y representan mas del 80% de las apropiaciones del Presupuesto General de la
Nación.
La funcionalidad del SIIF integra “…los procesos básicos de la gestión financiera pública el
proceso de ejecución de presupuesto de ingresos y gastos, el proceso de tramitación de
recaudos y de pagos, y el proceso de registro contable y generación de estados financieros.
Con esta delimitación funcional se crearon módulos, interrelacionados entre si, conformados
por transacciones que permiten a cada actor registrar la información necesaria para que el
siguiente, dentro del proceso, continúe la secuencia del mismo hasta su finalización”8.
7
Documento Visión SIIF del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, “Sistema Integrado de Información Financiera
Administrativa y Comercial” Versión 1 del 2004
8
www.minhacienda.gov.co
19
Conforme el artículo 209 de la Constitución Política, “…Las autoridades administrativas deben
coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado. La
administración pública, en todos sus órdenes, tendrá un control interno que se ejercerá en los
términos que señale la ley"; entonces se puede señalar el SIIF como un regulador de relaciones
financieras y administrativas.
El SIIF se definió como una “herramienta modular automatizada que integra y estandariza el
registro de la gestión financiera pública, con el fin de propiciar una mayor eficiencia en el uso de
los recursos de la Nación y de sus entidades descentralizadas, y de brindar información
oportuna y confiable”9.
El SIIF contiene catorce (14) Macroprocesos de los cuales once (11) son funcionales, Å en
efecto son 11, pero el gráfico general muestra sólo 10; te está faltando CNT es decir que son la
razón de ser en la integración de toda la información, financiera, presupuestal, contable, etc., en
función de lo demandado por las organizaciones públicas que hacen parte del PGN; los otros
tres (3) macroprocesos son de apoyo, lo que significa que generan soporte al sistema operativo
como tal, pero no están relacionados directamente con la funcionalidad del sistema; sin
embargo todos los macroprocesos en su conjunto contribuyen a la gestión de trámites, a la
administración y seguridad del sistema y dan lugar a la funcionalidad completa al sistema, estos
macroprocesos son10:
9
Artículo 2 del decreto número 2789 del 31 de agosto de 2004
10
Los siguientes cuadros y definiciones sobre cada macroproceso se realizaron de acuerdo con la información
contenida en el “manual del usuario” que se encuentra en la ejecución del sistema SIIF Nación.
20
Gráfico 1. Macroprocesos del SIIF Nación
21
• Desagregar los rubros presupuestales.
• Asignar apropiaciones y/o aforos a dependencias, subunidades o regionales, con el fin de
ejecutar el presupuesto descentralizadamente.
Permite definir el catálogo que se utilizará para administrar los bienes y servicios y a las
entidades que conforman el presupuesto general de la nación y contribuye a registrar:
• La entrada de bienes a través de una hoja de vida de cada bien (Características de cada
tipo de bien, mantenimiento preventivo y correctivo, Información financiera del bien,
Identificación, Ubicación y responsable).
• Requerimientos y salidas de bienes.
• Inventario físico.
• Construcciones en curso o maquinaria en tránsito.
• Cálculo de depreciaciones
Permite definir el plan de cuentas contable, la lógica contable general, el marco de lógica
específica a nivel de matrices y procesos especiales, la cronología de cierres de ejercicios y sus
22
periodos contables, a las entidades que conforman el presupuesto general de la nación les
permite:
• Detallar componente específico de matrices.
• Verificar la imputación automática que realiza la gestión de la programación presupuestal, la
administración de apropiaciones, la ejecución de gastos, la ejecución de ingresos, el manejo
de pagos y recaudos, la gestión de bienes y la generación de derechos y cartera.
• Registrar procesos contables especiales tales como, diferidos, provisiones, diferencial
cambiario, entre otros.
• Registrar ajustes contables manuales.
• Ejecutar cierres provisionales o definitivos conforme a la cronología definida por la
Contaduría General de la Nación.
23
Gráfico 6. Macroproceso ING: Ejecución de Ingresos Presupuestales
24
• Administrar cartera (intereses y otros cargos, notas debito y/o crédito, con impacto en
ingresos).
• Administrar la cobranza (prejurídico, jurídico y acuerdos de pago).
• Registrar recaudos a partir de información de tesorería. (Cuentas bancarias y cajeros).
25
• Definir que entidades en virtud de la ley administran PAC con recursos propios.
• Definir que entidades pueden administrar el PAC a su interior.
26
Gráfico 11. Macroproceso PRG: Programación Presupuestal de Gastos e Ingresos
27
• Disponer de información de recaudo para que se imputada como: un reintegro de un gasto,
un ingreso o renta pública, un derecho causado a través de un proceso de facturación.
• Realizar devoluciones de recursos recaudados que no constituyen un ingreso para la
Nación.
Gráfico 3. ADM, SEG Y GPR
MACROPROCESOS DE APOYO
En la primera fase del SIIF Nación se definieron los siguientes objetivos del sistema:
Proporcionar un aplicativo que contenga todos los procesos relacionados con
1. Cubrir todas las entidades ejecutoras del presupuesto general de la nación.
2. Estandarizar la operación financiera publica de acuerdo a la normatividad.
3. Obtener información confiable y segura de manera oportuna.
4. Centralizar oficialmente la información financiera de la nación de forma confiable y
segura.
5. Generar eficiencia operativa en la gestión financiera publica.
6. Generar eficiencia financiera por el uso oportuno de los recursos disponibles
En la segunda etapa del SIIF Nación, se refleja la misión de ésta herramienta dentro de la
nación y sus establecimientos públicos, constituyéndose así como un Software idóneo para la
gestión estandarizada de los recursos financieros que hacen parte del presupuesto general de
la nación y de los recursos propios de los establecimientos públicos, ya que en el marco de
funcionamiento del SIIF se establecen nuevos objetivos orientados a11:
11
Objetivos tomados de diapositivas “visión funcional SIIF II” elaboradas por el Ministerio de Hacienda y Crédito
Público.
28
• Mejorar procesos financieros ya existentes en SIIF Nación.
• Incluir funcionalidad de procesos adicionales: programación presupuestal, gestión de
bienes, facturación y cartera y gestor de procesos.
• Cubrir todas las entidades ejecutoras del presupuesto general de la Nación.
• Actualización tecnológica (ambiente Internet).
El plan de trabajo de ésta práctica se enfocó en los adelantos realizados a partir del segundo
objetivo descrito, concretamente sobre uno de los nuevos macroprocesos que ahora integra el
sistema y es el macroproceso de Facturación y Cartera; el cual surgió con la vinculación en el
sistema, de establecimientos públicos que generan ingresos propios a partir de la venta de
bienes y servicios y actúa como cualquier persona jurídica responsable de facturar.
FYC tiene como funcionalidad dentro del sistema: “definir las condiciones de ventas, tramitar un
pedido de venta través de una salida de almacén o cumplido de servicio facturar la venta de
bienes y/o servicios, administrar la cartera y la cobranza cuando se administran documentos
con crédito, recaudar ingresos y cartera”12.
12
Documento de trabajo. Descripción en Caso de uso del Negocio de Facturación y Cartera NEGFYC001
29
3.2. MARCO CONCEPTUAL
Los Establecimientos Públicos funcionan como organizaciones sin ánimo de lucro, las funciones
asignadas a éstos se limitan al principio de especialidad donde sólo pueden realizar actos y
operaciones relacionadas con el objeto por el cual fueron creados, desempeñando funciones
administrativas propias del Estado.
Su estructura general se conforma por una junta o Consejo Directivo, Gerente, Director o
Presidente el cual es de libre nombramiento y remoción. La ley de creación o decretos de
reestructuración determinará su estructura interna.
El régimen que aplica a los Establecimientos Públicos es el Derecho Público para los actos,
demandas y contratos que celebren. Los empleados en su mayoría son empleados oficiales y
tienen la calidad de empleados públicos excepto cuando se aplica el derecho común.
13
Para profundizar sobre el tema véase: Artículos 50, 70, 71, 72, 77 y 106 de la ley 489 de 1998
30
El control político se realiza por parte del Congreso de la República, el control de tutela se hace
por parte del Poder Central, el control fiscal por parte de la Contraloría General de la República,
el control contable por parte de la Contaduría General de la Nación y por control interno y el
control presupuestal a cargo del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.
Diagrama contenido en diapositivas: Proyecto SIIF II, Proceso de Facturación – Cartera y Cobranzas – Recaudo.
(Elemento suministrado por el consultor de FYC)
Generalidades de la Facturación
Una de las obligaciones más importante para aquellas personas que son responsables del pago
de impuestos, es la expedición de facturas por ventas realizadas, en consecuencia las personas
naturales o jurídicas que adquieran bienes o servicios están obligadas a exigir las facturas y a
exhibirlas cuando los funcionarios de la administración tributaria debidamente comisionados
para el efecto así lo exijan.
La facturación se hace sobre las ventas totales que realiza un determinado Establecimiento
Público durante un periodo de tiempo, deducidos los impuestos directos sobre las mismas
(como el IVA); adquiere su relevancia en la medida en que constituye un conjunto de ingresos
percibidos o pendientes de percibir, obtenidos por la venta de bienes o por la prestación de
servicios a usuarios o clientes determinados. La emisión de la factura por parte de los
31
Establecimientos Públicos garantiza el cumplimiento de la norma, la venta de bienes y servicios
legítima y dar ejemplo a los demás establecimientos o entidades responsables de facturar.
Al finalizar cada mes, de acuerdo con las facturas expedidas por una entidad o establecimiento,
se debe totalizar el valor pagado en la adquisición de bienes y servicios y los ingresos obtenidos
en desarrollo de su actividad.
Cuando se incumple con la expedición de las facturas se incide en una sanción que puede ir
desde una multa correspondiente al 1% sobre el total de las operaciones facturadas, hasta el
cierre del establecimiento de comercio, oficina o consultorio. De igual manera cuando a un radio
de mínimo 600 metros de un establecimiento comercial se encuentren bienes adquiridos sin la
32
factura se aprehenderá la mercancía por la Unidad Administrativa Especial - Dirección de
Impuestos y Aduanas Nacionales.
Generalidades de la Cartera
Tener una buena administración de la cartera permitirá a los Establecimientos Públicos depurar
la cartera morosa y en consecuencia mejorar la calidad de la Información contable pública,
mejora los índices de transparencia y también es el reflejo de una mejor gestión del Estado,
ejemplo de ello es un informe suministrado por la Contaduría General de la Nación sobre las
cifras que conforman Boletín de Deudores Morosos del Estado BDME, en el segundo semestre
de 2007, las entidades públicas solicitaron el retiro de morosos por un valor de $3.78 billones
equivalentes al 26% del total de la cartera morosa del Estado que a Julio 30 de 2007 era de
$14.73 billones.14
14
Informe Rueda de Prensa, Contaduría General de la Nación, resultado del Boletín de Deudores Morosos del
Estado BDME a enero 30 de 2008
33
Gestionar la cartera por parte de los servidores públicos incluye recaudar las obligaciones a
favor del Tesoro Público de forma ágil, eficaz, eficiente y oportuna, con el fin de obtener liquidez
para el Tesoro Público.
Las entidades públicas que tienen cartera a su favor deben incluir las condiciones relativas a la
celebración de acuerdos de pago, Incluir en sus respectivos presupuestos de ingresos el monto
total del recaudo sin deducción alguna, exigir para la realización de acuerdos de pago garantías
idóneas y a satisfacción de la entidad, contar con el respectivo certificado de disponibilidad
presupuestal y con la autorización de vigencias futuras para la realización de acuerdos de pago
con otras entidades del sector público, reportar a la Contraloría General de la República
aquellos deudores que hayan incumplido los acuerdos de pagos con ellas realizadas, con el fin
de que dicha entidad los identifique por esa causal en el Boletín de Deudores Morosos del
Estado.
Los responsables de las tasas, contribuciones fiscales y contribuciones parafiscales que no las
cancelen a tiempo deben pagar intereses moratorios, igualmente cuando las entidades
autorizadas para recaudar los aportes parafiscales no efectúen la consignación a las entidades
beneficiarias dentro de los términos establecidos, se generaran de forma automática intereses
moratorios en el momento del pago. Los intereses moratorios para ambos casos son
equivalentes a la tasa efectiva de usura certificada por la Superintendencia Financiera de
Colombia para el respectivo mes de mora.
34
Precisiones del Macroproceso FYC
35
Gráfico 15. Proceso de Facturación – Cartera y Cobranzas
CONDICIONES
PARA LA GESTION
DE VENTAS APROBACIÓN
CONTRATO PEDIDO
DE B/S PEDIDO
MARCO BIENES / SERVICIOS
CONDICIONES
DE CARTERA
Y COBRANZAS
CUMPLIDO
DEL
SERVICIO
CARTERA
RECAUDO DE LIBERACION SALIDA DE FACTURA Y COBRANZAS
INGRESOS APROBACION ALMACÉN
PRESUPUESTALES PEDIDO
“ANTICIPADO”
Diagrama contenido en diapositivas: Proyecto SIIF II, Proceso de Facturación – Cartera y Cobranzas – Recaudo.
(Elemento suministrado por el consultor de FYC)
36
3.3. MARCO NORMATIVO
Decreto reglamentario 1165 Reglamenta los artículos 437-2, 615, 616, 616-1, 616-2, 617,
de junio 28 de 1996 618 y 618-2 del Estatuto Tributario.
Ley 1066 26 julio 2006 Dicta normas para la normalización de la cartera pública.
37
4. METODOLOGÍA
Teniendo en cuenta que el desarrollo del presente trabajo contiene la elaboración y aplicación
de matrices, el análisis documental de casos de uso y casos de prueba, la aplicación de las
pruebas y finalmente la interrelación con otros miembros del equipo para definir los puntos de
encuentro de los macroprocesos; se llevarán acabo las tareas y funciones establecidas para la
mejora e implantación completa del SIIF, de acuerdo con las sugerencias y recomendaciones
ofrecidas por los asesores académico y administrativo. De igual manera con el fin de fortalecer
el conocimiento y trabajo a profundizar en el macroproceso de Facturación y cartera, se
realizarán reuniones periódicas con el consultor del SIIF II que lidera el tema.
El tipo de estudio seleccionado para esta práctica es descriptivo, se indagan los fundamentos
del sistema de información y se establecen relaciones frete a lo teórico y lo práctico del SIIF, se
realiza de forma inductiva partiendo de conceptos generales hasta llegar a la especificidad de
uno de los macroprocesos del sistema.
Fases y actividades
Fuentes de información
38
sistema, los cuales se encuentran desagregados en tres niveles importantes que van de lo
general a lo específico sobre la funcionalidad del sistema SIIF, los casos son de negocio, de
resumen y finalmente del sistema y es precisamente sobre la base de los casos del sistema que
se realiza verificación de los requerimientos específicos del sistema a través de pruebas
aleatorias o controladas.
Lo anteriormente mencionado se realiza con la tutoría continua del consultor líder del
macroproceso, que para éste trabajo en particular es el consultor de Facturación y Cartera.
39
II PARTE
40
5. RESULTADOS DE LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA
El macroproceso FYC se encuentra en una etapa de transición, donde todas las transacciones
que lo componen se encuentran en desarrollo, es decir que no hay montaje de FYC en el
sistema, sin embargo antes de llegar allí se trabaja con un prototipo de las transacciones, con el
fin de verificar que lo que se construya en esos prototipos corresponda a toda la funcionalidad
que se requiere para crear exitosamente el módulo de FYC. Más adelante en la descripción de
cada uno de los componentes el macroproceso de visualizaran algunas imágenes de lo que se
observa en el prototipo.
41
5.1. FYC Y SU INTERRELACIÓN CON OTROS MACROPROCESOS.
42
Gráfico 17. Proceso de Cartera y Cobranzas
43
5.2. CASOS DE USO
Los casos de uso CU revisados con el apoyo del consultor encargado de FYC al interior del SIIF
II y se relacionan con los siguientes temas:
La clasificación de los clientes: una entidad puede clasificar sus clientes de acuerdo con los
criterios que se consideren pertinentes, la finalidad de ésta función es agrupar los terceros en
ciertas categorías de acuerdo con las características de cada uno. El CUFYC094 crea la
clasificación de clientes, el CUFYC095 administra la clasificación de clientes, el CUFYC096
define el atributo de clasificación de cliente a un tercero, el CUFYC97 modifica la clasificación
de clientes.
Gráfico 19. Prototipo de FYC (Condiciones de Venta)
44
Los Indicadores: es importante crear indicadores generales y particulares dentro de la definición
de las condiciones de venta, ya que constituyen un instrumento fundamental en el momento de
definir los intereses corrientes y/o de mora que le aplicaran a la condición de pago; se entiende
como indicadores generales aquellos que aplican a todas las Unidades o Subunidades
Ejecutoras, es decir que tienen un carácter universal en su uso, los indicadores particulares son
aquellos definidos para una Unidad o Subunidad ejecutora de manera exclusiva. El CUFYC058
aprueba el tipo de indicador particular, el CUFYC059 aprueba el tipo de indicador global, el
CUFYC060 administra el tipo de indicador particular y el CUFYC061 administra el tipo de
indicador global.
El descuento por pronto pago: con el fin de motivar un pago oportuno por parte del cliente se
pueden definir algunas políticas de descuento por realizar un pago anticipado a las fechas límite
de pago. El CUFYC01 define las políticas de descuento por pronto pago general, el CUFYC02
las de descuento por pronto pago por intervalos, el CUFYC03 modifica descuento por pronto
pago general y el CUFYC04 modifica descuento por pronto pago por intervalos
Condiciones de pago: de acuerdo con la venta de bienes o servicios a realizar, el cliente puede
cancelar de contado, a crédito o realizando un pago de forma anticipada a la entrega del bien o
servicio; el CUFYC05 define las condiciones de pago de contado, el CUFYC06 las condiciones
de pago a crédito, el CUFC07 condiciones de pago con anticipo, el CUFYC08 modifica
condiciones de pago de contado, el CUFYC09 modifica condiciones de pago a crédito y el
CUFYC10 modifica condiciones de pago con anticipo
Precios de venta: de forma consecuente con la venta de bienes y/o servicios, es necesario
definir los precios de éstos, para ello el CUFYC011 define el registro de los precios base de
venta, el CUFYC012 crea precios corrientes, el CUFYC013 crea precios especiales, el
CUFYC014 administra el registro de los precios base de venta, el CUFYC015 administra
precios corrientes y el CUFYC016 administra precios especiales.
Las garantías: como respaldo a la venta realizada, se pueden definir garantías para el pago de
los bienes y/o servicios entregados al cliente; el CUFYC017 define el registro de garantías, el
CUFYC019 anulación de garantías, el CUFYC020 define la devolución de garantías y el
CUFYC031 administra las garantías.
45
El cupo de crédito: de acuerdo con los créditos otorgados a los clientes se hace indispensable
llevar un registro de los cupos de crédito asignados, el CUFYC018 define el registro de cupos y
el CUFYC021 hace las modificaciones de los cupos.
46
La creación y administración de contratos marco
Gráfico 21. Prototipo (Contrato Marco de Venta)
Los contratos marco representan una forma de control sobre la venta de bienes y servicios
realizada a determinados clientes; el CUFYC022 define un contrato marco, CUFYC023
Administra un contrato marco, CUFYC032 Anula un contrato marco, CUFYC033 Adiciona un o
varios ítem del contrato marco y el CUFYC034 Reduce uno o varios ítem de un contrato marco.
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Para las entidades dedicadas a la venta de bienes o servicios es importante tener claridad
sobre todos los movimientos relacionados con los pedidos de venta, por lo tanto se definieron
los siguientes Casos de Uso para registrar y procesar la información relacionada con el tema:
• Cuando se realiza un pedido de venta de bienes y/o servicios sin documento de referencia
El CUSISFYC024 está diseñado para crear un pedido de venta de bienes y/o servicios sin
tener en cuenta un documento referencia, es decir sin realizar previamente un contrato marco,
permitiéndole al usuario del sistema registrar los datos generales y de detalle de un pedido de
venta de bienes y servicios, por ejemplo información del cliente, las formas de pago de los
bienes y servicios que se venden y las cantidades. El CUSISFYC025 sirve para anular uno o
más ítems que componen un pedido de venta de bienes y/o servicios, seleccionando uno o
varios ítems, registrando las observaciones de la anulación, la fecha y hora de anulación y
asignando el valor ‘anulado’ al estado del ítem del pedido de venta.
• Cuando se realiza un pedido de venta de bienes y/o servicios con referencia a un contrato
marco de venta:
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El CUSISFYC026 contiene la funcionalidad para crear un pedido de venta de bienes y/o
servicios con referencia a un contrato marco de venta, obteniendo de los datos generales y de
detalle como la información del cliente, de los bienes y servicios que se venden y las
cantidades. Haciendo posible la anulación de ítems el CUSISFYC027 define la anulación a
partir de un pedido de venta de bienes y/o servicios, seleccionando uno o varios ítems para
anulación, registrando las observaciones de anulación, la fecha y hora de anulación y
asignando el valor ‘anulado’ al estado del ítem del pedido de venta.
De igual manera que el pedido de venta sin documento de referencia se contempla la adición en
el pedio de venta con referencia a un contrato marco en el CUSISFYC028 funcionalidad que se
desarrolla partir de un pedido de venta incluyendo nuevos ítems o seleccionar un bien o servicio
para adicionarlo en la ‘cantidad del pedido’. Y el CUSISFYC029 que describe las transacciones
para reducir la ‘cantidad del pedido’ en uno o más ítems del Pedido de venta de Venta de
bienes y/o servicios con referencia a un contrato marco a partir de un pedido de venta
seleccionando un bien o servicio para reducirlo en la cantidad del pedido de venta y si existen
números de entrega actualizar los saldos de las entregas del respectivo contrato marco.
Posteriormente los pedidos de venta bienes y servicios con referencia a un contrato marco son
aprobados en el CUSISFYC036 seleccionando y obteniendo los datos generales y de detalle
para un pedido de venta, verificando el estado de la cartera del cliente, aprobando o
rechazando las cantidades en uno o varios de sus ítems, calculando el valor de la aprobación,
verificando inventarios si son bienes, verificando el cupo de crédito cuando la condición de pago
sea a crédito, actualizando los estados y las cantidades del pedido de venta, actualizando las
cantidades del contrato marco y actualizando los saldos del stock en almacén y del stock
reservado (cuando son bienes).
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Gráfico 23. Prototipo (Aprobación Pedido de Venta)
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Gráfico 24. Prototipo (Liberación del Pedio)
Finalmente hay dos funcionalidades importantes dentro de los pedidos de venta de bienes y
servicios, una la describe el CUSISFYC043 para liberar la aprobación del pedido de venta de
bienes y servicios actualizando el estado de la aprobación y verificación de acuerdo con la
condición de venta que exista en el documento de recaudo de ingresos presupuestales por
venta de bienes y servicios con el atributo de “Recaudo anticipado”, actualizando su estado y
cuando se trate de servicios generar la orden de servicios correspondiente.
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Gráfico 25. Prototipo (Recaudo de Ingresos)
Cumplido de servicio
Gráfico 26. Prototipo (Cumplido de Servicio)
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CUSISFYC049 permite la anulación del Cumplido de Prestación de Servicios registrando las
‘observaciones de la anulación’ y actualizando los estados de los ítems de la orden de
prestación de servicios y de la aprobación del pedido de venta.
Factura de venta y creación hoja de vida de documentos con crédito administrados por
cartera
Para registrar la Factura de venta de bienes y/o servicios sin documento de referencia, el
CUSISFYC082 define seleccionar la factura a anular obteniendo su información, definiendo el
estado “anulado” a la factura; registrando el movimiento de inventario, actualizando el saldo del
stock en almacén y valuando el inventario final cuando son bienes y el CUSISFYC084 Anula la
Factura de venta de bienes y/o servicios sin documento de referencia seleccionando la factura a
anular obteniendo su información, definiendo el estado “anulado” a la factura; registrando el
movimiento de inventario, actualizando el saldo del stock en almacén y se valúa el inventario
final cuando son bienes; anulando el documento de causación de ingresos presupuestales y se
realizando las afectaciones presupuestales y contables.
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Causar ingresos con cartera
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Causar ingresos por ventas de documentos equivalentes a factura de venta
En esta parte del proceso el CUSISFYC081 crea Operaciones de Ingresos presupuestales por
documentos equivalentes a factura de venta con la información suministrada en un documento
soporte que reporta ventas de bienes y/o servicios a través de documentos equivalentes a
factura de ventas se crea el documento de causación de ingresos presupuestales causando un
ingreso presupuestal, se crea el Documento de Operación de ingresos Presupuestales por
documentos equivalentes a factura de venta y se dispone la información para la afectación de
saldos contables luego de la creación del documento Operaciones de Ingresos presupuestales
es posible anularlo, dicha funcionalidad se define en el CUSISFYC083 registrando el soporte de
la anulación, obteniendo la información del documento, anulando el documento de causación de
ingresos presupuestales vinculado y se afectando los saldos presupuestales y contables.
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para ello se obtiene de la transacción del sistema el registro de la Hoja de Vida de un
documento con crédito para administrar por cartera, los campos que contienen los saldos
causados de Intereses, costas, honorarios y otros y se establece la Dependencia de afectación
de saldos de ingresos presupuestales, la Posición del Catálogo de Ingresos y Posición del
catálogo de bienes y servicios que le corresponde a cada uno de esos saldos contenidos en
cada campo.
Gráfico 29. Prototipo FYC (Administración de Cartera)
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de un documento con crédito para administrar por cartera, que hará parte del orden de
imputación de recaudos y establecer el orden de imputación. Posteriormente el CUSISFYC069
define los parámetros para los avisos de cobro, la cantidad de niveles de avisos de cobro, para
cada nivel definir los periodos de vencimiento, seleccionar el texto que le corresponde a cada
nivel y definir el periodo de aplicabilidad. Finalmente el CUSISFYC074 crear o administrar el
parámetro para suspender la causación de intereses definiendo la cantidad de días de
vencimiento a partir de cuales se debe dejar de causar intereses, su periodo de aplicabilidad y
ámbito institucional. Cuando se requiera administrar el parámetro para suspender la causación
de intereses.
Para administrar la cartera con documentos de crédito se requiere crear una Nota débito por
causación de intereses, de esta manera en le CUSISFYC052 describe que al obtener la hoja de
vida de un documento con crédito administrado por cartera, se define la fecha de causación de
intereses, se calculan los intereses, se genera la nota débito de causación de intereses y se
afectan los saldos de cada una de las cuotas de la hoja de vida, se realiza la afectación de
saldos presupuestales y se dispone la información para afectación contable.
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El CUSISFYC085 calcular los saldos de un documento con crédito administrado por cartera a
una fecha determinada registrando la fecha para el cálculo de saldos, obteniendo la hoja de
vida de un documento con crédito administrado por cartera con los saldos a la fecha del
sistema, obteniendo los documentos (notas débito, notas crédito, documentos de recaudo de
ingresos presupuestales) y traslados de saldos por vencimiento de cuotas de documentos con
crédito administrados por cartera que tengan vinculado el documento administrado por cartera,
calculando los saldos a partir de los saldos de la hoja de vida más o menos el valor afectado en
los documentos obtenidos y traslados de saldos por vencimiento de cuotas de documentos con
crédito administrados por cartera.
Otra nota débito a crear es la de documentos con crédito administrados por cartera y el
CUSISFYC089 describe que al obtener la hoja de vida de un documento con crédito
administrado por cartera; se define si va efectuar a partir de la reversión de un documento o
corresponde a un ajuste para lo cual se definen los valores a afectar en los saldos de cada una
de las cuotas, y se crea la Nota débito. El CUSISFYC090 Crea Notas crédito de documentos
con crédito administrados por cartera obteniendo la hoja de vida de un documento con crédito
administrado por cartera, con los saldos; seleccionando el concepto de la nota crédito;
definiendo los valores a afectar en los saldos de cada una de las cuotas, y se creando la Nota
crédito.
Posterior a la creación de las notas débito y crédito es necesario aprobarlas o rechazarlas, ello
se encuentra contenido en los CUSISFYC091 para notas débito y el CUSISFYC092 para notas
crédito. Y el CUSISFYC107 que traslada saldos por vencimiento de cuotas de documentos con
crédito administrados por cartera, se trasladan los saldos vencidos de cada cuota a capital en
mora, se actualiza el “Estado de la cartera” igual a Vencida, en la sección general de la hoja de
vida del documento con crédito administrado.
CUSISFYC086 Crear “Recaudo de Ingresos Presupuestales Causados” por venta de bienes y/o
servicios. A partir de los saldos por imputar de “Documento(s) de Recaudo por clasificar
identificado(s) se selecciona un “Documento Factura de venta sin documento de referencia” o
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“Documento de Operación de ingresos presupuestales” por documentos equivalentes a factura
de venta” y se registran los valores (cifras) recaudados en una o más de los “Ítems de
afectación de ingresos” contenidos en el “Documento de causación” vinculado a los documentos
seleccionados, se realiza la afectación de los “saldos de ingresos presupuestales”; se dispone
la información para la afectación de saldos contables y se crea un “Documento de recaudo de
ingresos presupuestales”.
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CUSISFYC106 Anular “Recaudo de Ingresos Presupuestales Causados” de documentos con
crédito administrado por cartera. Se define el “Documento de recaudo” a anular, se registra el
soporte de la anulación y se afectan los saldos de la hoja de vida del documento con crédito
administrado por cartera, los saldos presupuestales y los saldos contables.
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Dentro de la administración de la cartera de mora el CUSISFYC065 registrar la gestión de cobro
prejurídico seleccionando el registro de cobranza y registrando en él la gestión de cobro
prejurídico (verbal o escrita) en forma secuencial; el CUSISFYC066 describe como realizar la
Registrar respuesta de la gestión de cobro prejurídico, seleccionando el registro de cobranza y
seleccionando la secuencia de la gestión de cobro prejurídico a la cual se le va a registrar la
respuesta y registrar la respuesta. El siguiente CUSISFYC067 crear el registro de la demanda
por cobro jurídico seleccionado el o los registro(s) de cobranza de un documento con crédito
administrado por cartera para un mismo tercero, con instancia de la cobranza igual a Jurídico y
a partir de ellos registrar la información de la demanda por cobro jurídico y cuando tenga
entrega de garantías vincularlas al registro de la demanda.
Cuando se logra un acuerdo de pago con el cliente el cobro jurídico se puede refinanciar, así
como lo señala el CUSISFYC073 seleccionando la hoja de vida del documento con crédito que
va a ser objeto de acuerdo de pago con refinanciación, definiendo los valores a afectar en cada
uno de los saldos, efectuando las afectaciones de los saldos de la hoja de vida y las
afectaciones presupuestales; el siguiente CUSISFYC105 Anula el acuerdo de pago con
refinanciación definido anteriormente seleccionando el documento acuerdo de pago, obteniendo
su información, modificando su estado a “anulado”, afectando los saldos de la hoja de vida de
documento con crédito administrado por cartera efectuando las correspondientes afectaciones
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contables por parte del Macroproceso contable y el CUSISFYC108 toma el registro de la
demanda por cobro jurídico de uno o varios documentos con crédito administrado por cartera,
en estado “creado” y que no tenga gestión registrada, le define el estado “Anulado” y se
actualiza el estado de cada registro de cobranza con el valor “abierto”.
En esta sección se aprecia el CUSISFYC103 para crear la “Baja de derechos por cobrar” de
documentos con crédito administrados por cartera, seleccionando las hojas de vida de
documentos con crédito administrados por cartera a dar de baja y se obtiene el “Documento de
Causación de ingresos presupuestales” relacionado con cada una, se afectan los saldos de la
hoja de vida, presupuestales y contables” y se crea un “Documento de Baja de derechos por
cobrar de ingresos presupuestales”. Y el CUSISFYC104 Anula la “Baja de derechos por cobrar”
de documentos con crédito administrados por cartera.
5.3. Capacitación
Sobre éste tema realicé un curso virtual en el SENA denominado “Aspectos Pedagógicos,
Tecnológicos y Administrativos para la Gestión de la Formación en Ambientes Virtuales de
Aprendizaje”, el cual se desarrolló entre el 20 de junio y 2 de agosto de 2008 con el fin de
conocer la plataforma virtual del SENA, capacitarse como tutor y en el momento de la
implementación del software SIIF Nación II capacitar a los usuarios sobre el manejo del
sistema.
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5.4. Matrices de Datos y Casos de Prueba Ajustados
A continuación se relacionan los artefactos de prueba en los que se participó para el ajuste,
cabe anotar que por cada Caso de Prueba relacionado corresponde una matriz de datos.
CUSISFYC094CrearClasifClientes CUSISFYC013CrearPreciosEspecial.
CUSISFYC095AdminClasifCliente CUSISFYC014AdmRegPrecBaseVenta.
CUSISFYC096DefinirClasifCliente CUSISFYC015AdmPreciosCtes.
CUSISFYC097ModifClasifCliente CUSISFYC016AdmPreciosEspeciales
CUSISFYC056CrearTipoIndicadPart CUSISFYC017RegistrodeGarantias
CUSISFYC057CrearTipoIndicadGlobal CUSISFYC019AnulacionoGarantias
CUSISFYC058AprobarTipoIndicadPart CUSISFYC020DevolucionGarantias
CUSISFYC059AprobTipoIndicadGloba CUSISFYC031AdmonGarantías
CUSISFYC060AdmTipoIndicadPart CUSISFYC018RegistrodeCupos
CUSISFYC061AdmTipoIndicadGlobal CUSISFYC021ModificaciondeCupos.
CUSISFYC001DescProntoPagoGral CUSISFYC047ReDepIngPciAdBienes
CUSISFYC002DescProntoPagoInterv CUSISFYC048PtosFactVtaConDepIng
CUSISFYC003ModiDestPronPagoGen CUSISFYC024PedidoVentaSinDocRef
CUSISFYC004ModiDestProntoPagointerv CUSISFYC025AnulItemPedSinDocRef
CUSISFYC005CondicdePagoContd CUSISFYC030AdicPedVtaSinDocRef
CUSISFYC006CondicionedePagoCredit CUSISFYC035RedPedVtaSinDocRef
CUSISFYC007CondicdePagoAntpo CUSISFYC039ApPedVtaSinDocRef
CUSISFYC008ModiConddePagocont CUSISFYC053SaldCartConPosIng
CUSISFYC009ModiConddePagoCredit CUSISFYC054AdmSaldCartConPosIng
CUSISFYC010ModiConddePagoAnticipo CUSISFYC063PrioriAplicRecCarte
CUSISFYC011RegPreciosBaseVenta CUSISFYC069ParametrosAvisosCobr
CUSISFYC012CrearPreciosCtes CUSISFYC074ParamSuspInteres
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6. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
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7. BIBLIOGRAFÍA
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