PT.

ADIWARNA ANUGERAH ABADI

PROSEDUR
KOMUNIKASI, PARTISIPASI DAN KONSULTASI

NO DOKUMEN : P-AAA-HSE-03

STATUS DOKUMEN : MASTER COPY NO :

NOMOR REVISI : 00
TANGGAL EFEKTIF : 1 JULI 2013

DIBUAT OLEH : DIPERIKSA OLEH : DISETUJUI OLEH :

MANAJEMEN
HSE DIREKTUR UTAMA
REPRESENTATIF
 PT. ADIWARNA ANUGERAH ABADI
PROSEDUR
KOMUNIKASI, PARTISIPASI DAN No Dok : P-AAA-HSE-03
KONSULTASI Halaman 2 Dari 5
1 JULI 2013 Rev. 00

1. TUJUAN

Untuk menguraikan cara melakukan komunikasi, konsultasi dan partisipasi dalam sistem
manajemen MK3, baik internal maupun pihak eksternal yang berkaitan dengan
kebijakan, sasaran dan Sistem Manajemen MK3 PT. ADIWARNA ANUGERAH ABADI.

2. RUANG LINGKUP

Prosedur ini digunakan pada seluruh Departemeni di PT. ADIWARNA ANUGERAH

ABADI dan diterapkan untuk komunikasi MK3, konsultasi dan agar partisipasi karyawan
optimal dan pelaporan internal dan apabila diperlukan untuk pelaporan eksternal aktifitas
pengelolaan MK3.
.
3. REFERENSI

- Manual MK3
- ISO 19001:2008 klausul 5.5.3
- OHSAS 18001:2007 klausul 4.4.3
- Undang Undang Republik Indonesia nomor 1 tahun 1970 tentang Keselamatan Kerja
- Peraturan Menteri Tenaga Kerja Republik Indonesia nomor PER.05/MEN/1996
tentang Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja

4. DEFINISI

- K3 : Keselamatan dan Kesehatan Kerja

5. PENANGGUNG JAWAB

- MR : Memastikan seluruh prosedur komunikasi, partisipasi dan konsultasi sehubungan

dengan MK3 ini diterapkan dan dipelihara sesuai kepentingan perusahaan.
- P2K3
- Kepala Departemen/ Project Manager : Memastikan bahwa informasi mengenai kinerja
MK3 PT. ADIWARNA ANUGERAH ABADI yang menjadi tanggung jawab Departemen-
nya diinformasikan ke seluruh pihak terkait serta mendokumentasikan hasilnya.
 PT. ADIWARNA ANUGERAH ABADI
PROSEDUR
KOMUNIKASI, PARTISIPASI DAN No Dok : P-AAA-HSE-03
KONSULTASI Halaman 3 Dari 5
1 JULI 2013 Rev. 00

6. URAIAN PROSEDUR
Kegiatan Penanggung
Jawab
6.1 Ketentuan Komunikasi, Partisipasi dan Konsultasi MK3
6.1.1 Manajemen menjamin bahwa proses komunikasi, konsultasi DOKUMEN
dan partisipasi terhadap sistem manajemen MK3 baik internal KONTROL/MR/
antara pegawai dan manajemen dalam berbagai fungsi dan P2K3
tingkatan maupun eksternal apakah itu subkontraktor, tamu
atau supplier dan pihak lainnya ditetapkan, dilakukan dan
diperbaiki terus menerus serta dipelihara dan
didokumentasikan dengan baik bukti-bukti pelaksanaannya.
6.1.2 Sistem Manajemen MK3, Kebijakan, maupun Kinerja MK3
harus dikomunikasikan baik secara internal maupun eksternal,
berupa komunikasi internal untuk seluruh pegawai dan
komunikasi eksternal untuk badan, lembaga masyarakat diluar
perusahaan.
6.1.3 Untuk memastikan keterlibatan pegawai dalam pengelolaan
MK3 mulai dari identifikasi bahaya, penetapan pengendalian
resiko, perubahan sistem manajemen MK3, adanya aktivitas
atau proses baru, penyelidikan kecelakaan serta peninjauan
terhadap kebijakan dan sasaran MK3 maka akan ditunjuk
Wakil Pegawai dari tiap-tiap Departemen yang akan terlibat
dalam penyusunan dan peninjauan atas kebijakan dan
prosedur yang berkaitan dengan MK3, mewakili rekan kerjanya
dalam hal MK3 dalam pertemuan MK3 yang diselenggarakan.
6.1.4 Metode komunikasi internal yang telah ditetapkan dan
diterapkan adalah sebagai berikut :
• Pertemuan MK3
• Papan Informasi MK3
• Surat
• Spanduk
• Poster
• Dan lain-lain

6.2 Pertemuan MK3

6.2.1 Melakukan pembicaraan MK3 melalui Safety Talk untuk proyek
dilakukan minimal seminggu sekali/ setiap mau memilai
tahapan baru pekerjaan, lama waktunya disesuaikan dengan DC/MR/P2K3/
kebutuhan, dimana agenda utamanya adalah mengingatkan Kepala
dan memastikan pentingnya bekerja dengan aman, Departemen/
penggunaan perlengkapan safety dan APD serta kepatuhan Project Manager
terhadap prosedur kerja dan ketentuan MK3 lainnya.
6.2.2 Untuk safety talk di kantor dapat dilakukan melalui meeting
koordinasi atau coffee morning minimal sebulan sekali sekali
yang mana isu pembicaraan menyangkut bekerja dengan
aman, konsultasi dan saran partisipasi untuk perbaikan sistem
 PT. ADIWARNA ANUGERAH ABADI
PROSEDUR
KOMUNIKASI, PARTISIPASI DAN No Dok : P-AAA-HSE-03
KONSULTASI Halaman 4 Dari 5
1 JULI 2013 Rev. 00

MK3 serta kepatuhan terhadap prosedur kerja dan ketentuan

MK3 lainnya.
6.2.3 Melakukan pertemuan rutin MK3 bulanan serta disetiap awal
kegiatan baru/ Proyek dan mendiskusikan topik pembicaraan
MK3 pada setiap kegiatan baru dengan para karyawannya
serta jika diperlukan mengundang Subkonnya. Topik-topik bagi
semua pembicaraan tentang MK3 antara lain :
a. Hasil Identifikasi Bahaya bagaimana Pencapaiannya
b. Isu-isu yang berkembang tentang MK3
c. Peraturan Perundangan dan persyaratan terkait MK3
d. Kecelakaan yang baru terjadi
e. Informasi umum keselamatan kerja dan kesehatan yang
berhubungan dengan kegiatan.
f. Konsultasi dan Saran-saran

6.3 Kontak Pribadi Teratur

6.3.1 Setiap anggota manajemen harus melakukan Direktur Utama/
konsultasi/kontak pribadi teratur dengan setiap bawahan MR/ Kepala
langsungnya. Pelaksanaan konsultasi/kontak pribadi Departemen/
ditentukan oleh masing-masing Departemen. Project Manager
6.3.2 Kondisinya pada saat konsultasi/kontak pribadi harus santai
dan informal, bersifat empat mata dan tidak mengikutkan
orang lain. Seorang atasan harus menggunakan kesempatan
ini untuk memperoleh pengertian mengenai tingkat kepuasan
kerja, masalah-masalah pribadi, kekhawatiran dan demikian
juga dengan rasa frustasi dan keterbatasan yang dialami oleh
bawahan tersebut.

6.4 Partisipasi dan Konsultasi

6.4.1 Partisipasi dan Konsultasi dapat diawali dengan informasi atau Direktur Utama/
saran berupa lisan ataupun tulisan dari pegawai, MR/ Kepala
subkontraktor, supplier, tamu atau masyarakat sekitar ataupun Departemeni/
lembaga/ badan yang berwenang. Project Manager
6.4.2 Daftar dari informasi atau saran yang masuk ditinjau dan
dipelajari untuk dilihat adanya dampak penting terhadap MK3.
Hal-hal yang dianggap dapat berdampak penting terhadap
MK3 perlu diadakan tindakan perbaikan.
6.4.3 MR harus memastikan informasi diterima dari baik dari internal
maupun pihak eksternal dan ditindaklanjuti dengan benar.
6.4.4. Semua karyawan yang mempunyai saran yang berkaitan
dengan pengelolaan MK3 di unit kerjanya dapat mengajukan
sarannya dan disampaikan pada pertemuan MK3 atau pada
saat safety talk.
 PT. ADIWARNA ANUGERAH ABADI
PROSEDUR
KOMUNIKASI, PARTISIPASI DAN No Dok : P-AAA-HSE-03
KONSULTASI Halaman 5 Dari 5
1 JULI 2013 Rev. 00

6.5 Komunikasi Eksternal

6.5.1 Komunikasi dan Konsultasi dengan pihak eksternal apakah itu Direktur Utama/
subkontraktor, tamu, owner (pemberi kerja) dan pihak lainnya MR/ Kepala
dilakukan secara proaktif dapat dilakukan melalui fasilitas : Departemen/
- Membuat laporan setiap 12 (dua belas) bulan sekali ke Project Manager
instansi pemerintah terkait.
- Bagi pihak luar/ publik yang berkepentingan dengan
Kebijakan MK3, bisa mendapatkannya melalui surat
maupun telephone.
- Perusahaan juga memasang salinan Kebijakan MK3 di
Reseptionis/ Posko Security.
6.5.2 Subkontraktor, Visitor-Tamu diluar PT. ADIWARNA
ANUGERAH ABADI yang datang ke kantor dan lokasi proyek
akan mendapatkan safety induksi dan mendapatkan Pass
Letter/ kartu Visitor-tamu hal ini diberlakukan agar tercegah
terjadinya kecelakaan selama subkontractor, visitor-tamu
berada diarea lingkungan PT. ADIWARNA ANUGERAH
ABADI.
6.5.3 Untuk Subkontraktor yang melakukan aktivitas pekerjaan
sebelum melakukan pekerjaan sudah disosialisasikan perihal
prosedur dan kebijakan serta ketentuan MK3 yang berlaku
untuk dipahami dan dipatuhi dan Project Manager memastikan
bahwa subkontractor memahaminya sebelum pekerjaan
dimulai
6.5.4 Setiap ada perubahan Kebijakan, Ketentuan dan peraturan
serta sistem manajemen MK3 maka perubahan itu
dikomunikasikan kesemua pihak eksternal yang terkait.
6.5.5 Keluhan, saran dan pertanyaan tentang program dan
pelaksanaan MK3 di PT. ADIWARNA ANUGERAH ABADI
dapat ditujukan ke MR atau Tim MK3/ Project Manager untuk
didiskusikan dan ditanggapi.

7. FORMULIR YANG DIGUNAKAN

7.1 Formulir Notulen Pertemuan MK3
7.2 Formulir Daftar Safety Induction Visitor – Tamu
7.3 Daftar Hadir Safety Talk
7.4 Daftar (Log) Komunikasi Eksternal