1.

EL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DE EMPRESA (ERP)

Un sistema ERP ( Enterprise Ressource Planning ) es un software

integrado de gestión de empresas.

Desde la perspectiva técnico-informática, es un software preprogramado

que sirve para gestionar conjuntamente los diversos procesos
empresariales. Con ello, se logran muchas cosas. Se evita la repetición
innecesaria de información y las incoherencias entre datos que manejen
diferentes unidades organizativas o departamentos de la empresa.

Los procesos empresariales, previamente programados, que proporciona

un ERP necesitan ser adaptados al caso de cada empresa. Este proceso
se le conoce como parametrización y se inscribe dentro del proyecto de
implantación que describiremos más adelante en este libro.

Respecto de un ERP surgen unas preguntas iniciales:

¿ Qué hace un ERP ?.

¿ Cómo está organizado ?

Un ERP trata procesos empresariales, de los cuales tiene el usuario una

visión en forma de transacciones.

Desde el punto de vista organizativo, los procesos empresariales están

agrupados por módulos. Cuando se adquiere un ERP, la empresa
constructora del mismo suministra el conjunto completo de módulos,
pero sólo funcionarán aquellos que sean parametrizados, lo cual supone
un compromiso entre la empresa cliente y el proveedor del ERP en
cuanto a la instalación del sistema y el soporte posterior del mismo.

A cada ERP corresponde su propio conjunto de módulos. No hay una

estandarización en cuanto a denominaciones, ni todos los ERP disponen
del mismo número y tipo de módulos. Generalmente, los fabricantes se
refieren a los módulos por siglas. En nuestro estudio, muy general, no
vamos a hacer uso de siglas, sino de unas denominaciones que harán
referencia al tipo de procesos que tratan.

Podemos, entonces, hablar de los siguientes módulos

Módulo Procesos que trata

- Comercial Ventas y Entregas a Clientes.

Servicio Postventa.
- Almacenes Stocks, para la Producción y para la
Venta
- Aprovisionamientos Adquisición de Materiales o Servicios
- Producción Planificación de la Producción
- Mantenimiento Servicio Técnico propio o para Clientes
- Calidad Control de Calidad y Planes de Calidad
- Finanzas Contabilidad de la Empresa
- Controlling Contabilidad analítica y control de costes
- Activos Contabilidad de activos fijos
- Proyectos Gestión de Proyectos de empresa
- RRHH Recursos Humanos

A estos módulos hay que añadir las diversas soluciones de negocio, que
a veces se denominan también módulos, que proporcionan procesos
empresariales específicos para un determinado sector de actividad de la
Empresa.

Algunas de estas soluciones son

- Empresa Pública
- Servicios
- Suministro de electricidad, gas, agua, teléfonos, etc
- Publicidad y Medios de Comunicación
- Logística y Distribución
- Retail
- Alimentación
- Fabricación Discreta
- Fabricación bajo pedido
- Industria de Procesos
- Moda y Confección
- Propiedades inmobiliarias
- Bienes de consumo
- Sanidad
- Industria transformadora (química y farmacéutica)
- Petróleo y gas
- Alta tecnología y electrónica
- Industria automovilística
….etc
En la actualidad hay muchos ERP en el mercado, adaptados a tamaños
y tipos de empresas muy diferentes. No vamos a hacer en este libro un
análisis comparativo, sino simplemente mencionar los más conocidos a
la fecha de edición de esta obra. Baste con citar SAP, Baan, JDEdwards,
System21, Axional, AdoniX3, iRenaissance, Agilisys, Movex, Axapta,
SAGE, Oracle EBS, Navision ( Microsoft Dynamics NAV ), ASW, MFG,
BAS, Uniclass, eConsist, etc.

Dado que SAP es el ERP más potente, merece la pena dedicarle unas
líneas iniciales.

Las siglas SAP vienen de las palabras alemanas Systeme,

Anwendungen und Programme, que se traducen al español como
Sistemas, Aplicaciones y Programas.

La empresa SAP fue creada en 1972 por unos consultores alemanes en

la ciudad de Walldorf, sita en la región de Baden-Württemberg de la
República Federal Alemana. El software del que estamos hablando es
R/3. Lo que ocurre es que casi todo el mundo se refiere al software (R/3)
por el nombre de la empresa (SAP).

La pequeña población de Walldorf tiene un gran polígono industrial,

buena parte de cuya superficie la ocupan los edificios de la empresa SAP
AG, la cual da trabajo a cientos de empleados. La cercanía a la
prestigiosa universidad de Heidelberg, así como la posición estratégica
respecto de las principales vías de comunicación entre las grandes
ciudades alemanas han sido factores de éxito del desarrollo de una de
las principales industrias informáticas alemanas, que se ha extendido por
el ancho mundo, haciendo que R/3 sea hoy en día un estándar de
mercado y un referente de gestión de procesos de negocio. SAP AG
tiene clientes en más de 40 países y los principales sectores que abarca
son Química, Farmacéutica, Electrónica, Óptica, Transportes,
Comunicación, Mecánica, Seguros, Empresa Pública, Bienes de
Consumo, Minoristas, etc. Sus principales centros de desarrollo están en
Walldorf y en Foster City (California). El significado de R/3 no tiene que
ver con la versión actual del software. El producto se llamó R/2 hasta
finales del siglo XX, cuando la tecnología informática de gestión de
empresas estaba basada en los ordenadores tipo mainframe. Después,
la arquitectura cliente-servidor, la orientación a objetos y la irrupción de
internet motivaron a que la empresa SAP denominara R/3 a su producto.
1.1 EL SISTEMA ERP Y LA CADENA LOGÍSTICA

La empresa lleva a cabo una serie de procesos en el desarrollo de su

negocio.
Se abastece de materias primas o de productos ya elaborados. Los
almacena.
Con esas materias o productos, produce nuevos productos. Los vende a
sus clientes y los entrega a los mismos a través de sus canales de
distribución.
Soporta los productos vendidos, después de la venta, para garantizar su
mantenimiento y evolución.

Estos procesos descritos constituyen la Cadena Logística. A lo largo de

la misma, la empresa va aportando valor.
Lo que compra, tiene un valor.
Lo que vende, supone un valor mayor respecto de lo que había
comprado.
Finalmente, la empresa obtiene un beneficio.

Pero las actividades llevadas a cabo en la cadena logística no serían

posibles sin la ayuda de otros procesos. Los recursos humanos son
fundamentales. Aportan valor en todo tipo de actividades. Las finanzas,
también. La empresa necesita gestionar inversiones, pagos y cobros.
La calidad abarca a toda la actividad de la empresa. Garantiza la
actividad presente y futura.

Los proyectos implantan, renuevan y promueven los procesos

empresariales.

Recursos Humanos, Finanzas, Calidad y Proyectos discurren en paralelo

con las actividades de la cadena logística y aportan valor a los procesos
de dicha cadena, contribuyendo al logro del beneficio neto de la
empresa.
El conjunto de procesos de un ERP que están agrupados por módulos
se identifican con los diversos componentes de la cadena logística

Esta correspondencia hace que en el mundo de los ERP se hable de

- Módulos Logísticos ( Comercial, Almacenes, Aprovisionamiento,
Producción )
- Módulos Financieros ( Finanzas, Controlling, Activos )

Respecto a esta correspondencia hay que hacer algunas aclaraciones

- El módulo Proyectos puede servir para gestionar tanto proyectos
logísticos (ejemplo: mantenimiento de nuevas instalaciones de una
empresa hidroeléctrica), como proyectos financieros (ejemplo:
seguimiento de subvenciones de organismos públicos). Por tanto,
Proyectos se puede considerar tanto como módulo logístico como
financiero.
- El módulo Calidad gestiona la calidad en cuanto a la implantación y
seguimiento de sistemas de calidad en la empresa (ejemplo: ISO9000 ,
EFQM), pero también tiene un papel relevante en cuanto al Control de
Calidad, en la fabricación de productos o mantenimiento de equipos, con
fuerte relación con algunas funcionalidades propias del módulo
Mantenimiento. De ahí que se le considere en la familia de los módulos
logísticos.
- Los módulos logísticos se adaptan plenamente a la Cadena
Logística.
- Los módulos financieros recubren la cadena Logística, ya que el
control de costes afecta a todo el proceso logístico y lo mismo podemos
afirmar en cuanto a la contabilidad general de la empresa.
- El módulo de Recursos Humanos también recubre todo el proceso
logístico y su correspondiente proceso financiero, porque en todos los
departamentos de la empresa hay trabajadores.

1.2 ARQUITECTURA DEL SISTEMA ERP.

REPOSITORIO DEL SISTEMA

La arquitectura del sistema ERP, desde el punto de vista de la

organización del software, consta de varios niveles.

Programas

- módulo (grupo de procesos de una cierta actividad empresarial; por

ejemplo, Comercial )
- proceso (conjunto de transacciones programadas, enlazadas entre sí
y que materializan un procedimiento de trabajo; por ejemplo,
facturación de ventas a clientes)
- transacción (conjunto de programas que realizan tareas específicas
dentro de un procedimiento de trabajo; por ejemplo, modificación de
factura de venta a cliente)
- programa (instrucciones codificadas para realizar una determinada
tarea dentro de un proceso; por ejemplo, impresión de la factura de
una venta a un cliente)
Datos

- tablas (agrupaciones de datos que cumplen una determinada misión;

por ejemplo, clientes)
- campos (elementos de una tabla; por ejemplo, cuentas de clientes)
- tipos de datos (descripciones de campos que pueden ser utilizados
en una o más tablas; por ejemplo, tipo de cuenta bancaria)

Los diversos niveles de programas y datos se almacenan en el

Repositorio de un sistema ERP. Es decir, el Repositorio es la base de
datos que almacena
- los programas del ERP
- los datos manejados por los programas del ERP

Por lo tanto, podemos decir que el Repositorio es el centro de toda la

actividad de trabajo con el ERP, el lugar en donde se almacenan los
datos y en donde quedan grabadas sus actualizaciones, el nexo de
unión entre los diversos programas y por tanto entre los diversos
procesos. Estamos hablando, en resumen, de la integración de procesos
y datos.

En la figura se representa un ejemplo en el cual se señalan datos

correspondientes a los módulos Comercial, Almacenes, RRHH, Finanzas
y Controlling, referentes a la transacción de Venta de un Producto a un
Cliente. El repositorio maneja tanto la transacción de venta, desde el
punto de vista de programa, como los datos de dicho programa. Se
observa la interrelación entre los datos correspondientes a los diversos
módulos y su integración a través del repositorio.
En la base de datos del sistema, no cabe la incoherencia entre datos de
cuentas de clientes, ni de stock de productos. Cuando el vendedor da de
alta a un nuevo cliente de la empresa, o cuando el responsable de
almacén da de alta a un nuevo producto que entra en stock, esos datos
tienen repercusión general a efectos de contabilidad, ventas o gestión de
almacenes.

En épocas anteriores a los ERP se daba el caso frecuente de que el

fichero de clientes que tenía cierto vendedor no era coherente con el que
tenía contabilidad, ni la valoración de stock por parte contable coincidía
con la del inventario hecho en almacén. Problemas de estos tipos
quedaron resueltos con el uso de los ERP.

En cuanto a la arquitectura de un sistema ERP, desde el punto de vista

tecnológico, podemos decir que se trata de un software estándar
modular con los siguientes aspectos

Arquitectura cliente servidor de 3 niveles

- Presentación
- Aplicación
- Base de Datos

Esta arquitectura permite interconectar varios servidores mediante redes

telemáticas, sin pérdida de integración de los datos y procesos del
sistema.

Arquitectura de aplicación

Un ERP permite utilizar aplicaciones en diferentes plataformas de

hardware y de sistema y adaptarlas a las necesidades específicas del
usuario.

Hardware-->Sistema Operativo-->Base de Datos-->Diálogo-->Lenguaje

Ej HP, SUN AIX, Unix Oracle, Informix Windows C++, Java

Arquitectura de comunicación

Un ERP puede disponer de una serie de herramientas de comunicación

- Remote Function Calls (RFC) facilita la comunicación entre R/3 y
otros sistemas
- Common Program Interface - Communications (CPI-C), idem
- Diversidad de estructuras organizativas para cada proceso empresarial,
para tener en cuenta las diferencias entre departamentos diferentes en
la empresa.

Utilización a nivel mundial

- Conversiones entre monedas de todos los países
- Varios idiomas
- Documentos e informes específicamente configurados para cada país
Sistemas contables y fiscales específicos de cada país
- Según los casos, pueda haber soporte técnico a nivel mundial y
oficinas del ERP en la mayoría de las naciones industrializadas

Proceso interactivo
- Transacciones de procesos empresariales procesadas en forma de
unidades lógicas.
- Base de datos gestionada por ERP para garantizar la consistencia de
los datos, su actualización permanente y su coherencia con los
requerimientos empresariales.
- Proceso de las entradas de diferentes usuarios y
transmisión simultánea de todo cambio a la base de datos.

Apertura del sistema

- Portabilidad, mediante estándares para interfaces que permiten la
acción combinada de aplicaciones, datos e interfases de usuario.
- Estandarización, mediante utilización de tecnologías tales como
-TCP/IP (Internet)
-EDI (Electronic Data Interchange)
-OLE (Object Linking and Embedding) para integrar
aplicaciones de PC con el sistema ERP.
 - Open Interfaces, para conectar aplicaciones específicas
como CAD (Computer Aided Design), Archivo Óptico y
Códigos de Barras.

1.4 ÁREAS FUNCIONALES QUE CUBRE UN ERP

Los procesos empresariales más usuales en la mayoría de las empresas

son:

- Producción
- Aprovisionamiento
- Ventas a clientes
- Contabilidad de sociedad
- Contabilidad analítica

En la figura, se observan los procesos de aprovisionamiento, producción

y ventas, los cuales forman parte de la cadena logística. Se observa
también la interrelación existente entre sus actividades más
significativas. Dicha cadena logística es recubierta por la contabilidad de
sociedad y la contabilidad analítica, que inciden en todas las actividades
de la empresa.
Dado que se quiere resaltar la relación entre logística y finanzas, en esta
figura no se han incluido otras áreas, tales como recursos humanos,
calidad, o proyectos.

Explicación de las siglas:

SOP = Sales Operations Plan, plan comercial, base para planificar qué
se va a producir en la empresa
MPS = Manufacturing Production Strategy, o plan de producción de la
empresa
MRP = Materials Ressource Plan, o plan de utilización de los recursos
de producción

El proceso de Ventas, básicamente, consiste en las operaciones de

preventa y captación de clientes, que producen pedidos. Todo pedido
implica una salida de productos del stock, que son entregados a los
clientes y posteriormente facturado. Todas estas operaciones son
llevadas a cabo gracias al módulo Comercial.

El pedido de un cliente se tiene en cuenta en la estrategia de producción,

especialmente en los casos de fabricación bajo pedido. La salida de
stock genera órdenes de fabricación específicas.

El proceso de Aprovisionamiento comienza con una solicitud de compra,

que se puede originar de Comercial e el plan de recursos de fabricación,
a la cual sigue la selección del proveedor más adecuado para formalizar
la compra mediante el correspondiente pedido de compra. La entrada en
almacén del material adquirido es comunicada a producción para dar
continuidad a la orden de fabricación que necesita ese material.
El proceso termina cuando el proveedor recibe el pago de su factura.
Todas estas operaciones son llevadas a cabo gracias a los módulos
Almacenes y Aprovisionamiento.

El proceso productivo se estructura a partir del Plan Comercial ( SOP ),

que es la base para formalizar la Estrategia Productiva ( MPS ) de la que
se derivará a su vez el Plan de Recursos Productivos ( MRP ).
De cada previsión de fabricación parten las órdenes productivas y el
control de producción, que armoniza tiempos y recursos, acorde con los
estándares de calidad y los objetivos a cumplir. Todas estas operaciones
son llevadas a cabo gracias al módulo Producción, cuyas interrelaciones
con los módulos Comercial y Aprovisionamiento que hemos comentado
ya.

El módulo Finanzas recubre el proceso logístico, en cuanto a pagos a

proveedores y cobros a clientes, así como los pagos a personal.
El módulo Controlling contabiliza los costes de operación comercial, los
costes productivos y los costes de almacenamiento.

1.5 MÓDULOS DE UN ERP

Seguidamente, se van a comentar las funcionalidades básicas de los

diversos módulos de un ERP, los cuales soportan todas las operaciones
de la empresa y están integrados entre sí de modo que toda
actualización de datos se produce en tiempo real.

El área financiera se compone de los módulos

- Finanzas
- Controlling
- Activos

El área logística se compone de los módulos

- Mantenimiento
- Calidad
- Producción
- Almacenes
- Aprovisionamiento
- Comercial

El área de proyectos se compone del módulo

- Proyectos

El área de recursos humanos se compone del módulo

- RRHH

Además de los módulos mencionados, hay que recordar la existencia de

módulos sectoriales, especialmente diseñados por el fabricante del ERP
para satisfacer necesidades específicas de determinados sectores
empresariales.

Finalmente, el sistema ERP dispone de un Módulo Básico, de índole

tecnológica, que permite la administración del sistema y el desarrollo de
aplicaciones.

GESTIÓN FINANCIERA, CONTROLLING Y ACTIVOS FIJOS

Contabilidad de Sociedad
El módulo Finanzas proporciona las funcionalidades contables que
necesita la empresa para la contabilizar de forma automática las cuentas
de mayor, las cuentas de deudores y acreedores y el balance de la
sociedad.

Las funcionalidades principales del módulo Finanzas son, entre otras:

- Libro mayor
- Deudores
- Acreedores
- Tesorería
- Cuentas Especiales (Special Ledger, FI-SL)
- Consolidación
- Sistema de información de finanzas

Contabilidad Analítica
El módulo Controlling trata los movimientos de gastos e ingresos de la
empresa, desde el punto de vista analítico
Las funcionalidades principales del módulo Controlling son, entre otras:

- Contabilidad de clases de coste

- Gestión de centros de coste
- Contabilidad de objetos de coste
- Contabilidad de proyectos
- Cálculo de resultados
- Contabilidad de centros de beneficio
- Contabilidad de costes por procesos
- Controlling empresarial

Activos Fijos
El módulo Activos sirve para la gestión y control del patrimonio de activos
fijos de la empresa.

Las funcionalidades principales del módulo Activos son, entre otras:

- Gestión técnica de activos fijos y elementos de mantenimiento
- Mantenimiento preventivo
- Mantenimiento Correctivo (Reparaciones)
- Control inversiones
- Venta de activos fijos
- Contabilidad de activos fijos tradicional
- Sustitución de activos fijos
- Amortización
- Gestión de inversiones
GESTIÓN LOGÍSTICA: APROVISIONAMIENTO, ALMACENES,
VENTAS, PRODUCCIÓN

Aprovisionamiento
El módulo soporta las funciones de aprovisionamiento de productos y
servicios que se necesitan para las operaciones de producción y venta.

Las funcionalidades principales de este módulo son, entre otras:

- Evaluación de proveedores
- Gestión de compras
- Gestión del punto de pedido
- Control de facturas
- Gestión de servicios
- Sistema de información de compras

Aprovisionamiento
El módulo soporta las funciones de almacenamiento de productos que se
necesitan para las operaciones de producción y venta.

Las funcionalidades principales de este módulo son, entre otras:

- Gestión de stocks
- Valoración de stocks
- Gestión del punto de pedido
- Control de facturas
- Gestión de servicios
- Sistema de información de información de controlling de stocks

Comercial
El módulo permite gestionar las tareas y actividades propias de la venta,
entrega y facturación.

Las funcionalidades principales del módulo son, entre otras:

- Contactos. Preventa.
- Ofertas
- Pedidos
- Entregas
- Facturación
- Sistema de información de ventas

Producción
Permite planificar y controlar las actividades de producción de la
empresa.

Las funcionalidades principales del módulo son, entre otras:

- Listas de materiales (BOM)

- Hojas de ruta
- Puestos de trabajo
- Planificación de ventas y expedición
- Planificación de la producción (MPS)
- Planificación de necesidades de material (MRP)
- Control de fabricación
- Orden de fabricación
- Cálculo de costes de productos, contabilidad de costes por procesos
- Fabricación repetitiva
- Kanban
- Planificación de la producción para la industria de procesos

Mantenimiento
El módulo permite la planificación y ejecución de tareas de
mantenimiento.

Las funcionalidades principales del módulo son, entre otras:

• Gestión del servicio técnico

• Avisos de mantenimiento por fechas o contador
• Planificación del mantenimiento preventivo
• Listas de materiales de mantenimiento
• Sistema de información de mantenimiento

Es de destacar que este módulo tiene aplicación tanto a las tareas de

mantenimiento de instalaciones propias como de clientes.
Para el caso de servicio técnico de clientes, puede existir un módulo
denominado Servicio a Clientes, que comprende tareas propias de
mantenimiento y de ventas.

Calidad
El módulo tiene una doble vertiente. Por un lado, la aplicación a la
implantación de sistemas de calidad de la empresa (ejemplo, ISO9000),
permitiendo el control sobre las diversas fases del proyecto de
implantación. Por otro lado, el control estadístico de calidad industrial, o
inspección de calidad en la producción y el control sobre las
especificaciones exigibles en el aprovisionamiento de materiales.

Las funcionalidades principales del módulo son, entre otras:

- Planificación de la calidad
- Inspección de calidad
- Sistema de información de la gestión de la calidad

Proyectos
El módulo permite la planificación, el control y seguimiento de proyectos
complejos en la empresa, generalmente con objetivos planteados a largo
plazo.

Las funcionalidades principales del módulo son, entre otras:

- Gestión de tiempos
- Gestión de fondos y recursos
- Control de calidad
- Sistema de información de la dirección del proyecto

RRHH
El módulo permite la planificación y control de las actividades
relacionadas con el personal, desde una doble perspectiva. Por una
parte, la gestión administrativa del personal. Por otra, la gestión de la
carrera profesional de los empleados.

Las funcionalidades principales del módulo son, entre otras:

- Gestión administrativa del personal

- Cálculo de nómina
- Gestión de tiempos
- Liquidación de gastos de desplazamiento
- Prestaciones de la empresa
- Contratación de personal
- Gestión de personal
- Gestión del desarrollo del personal
- Planificación de asignación de personal
- Organización de acciones de formación
- Gestión de las formaciones que imparte la empresa
- Planificación de personal
- Sistema de información de personal
1.6 CONCEPTOS BÁSICOS DEL SISTEMA ERP

El objeto de esta sección es presentar una serie de conceptos básicos

del sistema ERP que aparecerán en la operación del sistema, la
navegación por sus elementos y el manejo de las opciones de los
procesos.

Los conceptos presentados no pueden ser visualizados en este capítulo

tal como los presenta el ERP. Se trata ahora de definir conceptos. En
cada caso se verá cómo se manejan en la práctica y más en particular
cómo los tratan los diversos módulos de un ERP concreto

ENTORNOS DE TRABAJO

En un ERP, un entorno de trabajo está aislado de otros y mantiene sus

propios datos. El entorno de trabajo tiene mucho que ver con cliente, de
ahí que se asocie con una instalación concreta y que tenga mayor
relevancia en casos de empresas en las que hay más de una ubicación
de trabajo, con restricciones legales específicas, como es el caso de las
empresas multinacionales.
En cualquier instalación de un ERP suele haber los siguientes entornos
de trabajo.
- Desarrollo (entorno de trabajo de los analistas y los programadores,
para efectuar pruebas)
- Integración (entorno de trabajo en el que se integran los cambios
efectuados, para pruebas finales)
- Productivo (entorno de trabajo para los usuarios finales, con datos
reales sobre el trabajo diario)
- Formación (entorno de trabajo similar al de desarrollo, con datos
propios para acciones formativas)
PARAMETROS

Los parámetros del sistema ERP permiten la adaptación personalizada

de las diversas transacciones de los módulos.
Está muy extendido el término anglosajón “Customizing” para designar
el proceso de parametrización, o asignación de valores a los parámetros.
También, el término español “Configuración”.

El proceso de parametrización se lleva a cabo cuando una empresa

adquiere el ERP y lo instala en su sistema informático.

La parametrización es un proceso largo y no siempre es fácil adaptar un

ERP a una empresa, por lo cual es frecuente que a los programas
estándar proporcionados por el ERP haya que añadir otros desarrollados
específicamente durante el proceso de instalación del sistema.

La configuración del sistema mediante el proceso de parametrización

tiene en cuenta los procesos de la empresa y los requisitos legales y
fiscales.

Si se considera el sistema ERP como un todo, entonces la configuración

significa el modelado específico de las características de los diferentes
objetos incluidos dentro del sistema ERP, tales como las unidades
organizativas, datos maestros, transacciones, autorizaciones, etc.

La parametrización se lleva cabo mediante una guía de implantación

proporcionada por el propio ERP.

La adquisición del software ERP implica la carga de la totalidad del

mismo en el sistema informático, es decir, el ERP no se compra por
módulos. Es el proceso de parametrización el que hace que unos u otros
módulos puedan ser puestos en funcionamiento. De cara al soporte del
sistema, una vez puesto en funcionamiento, es básico declarar qué
módulos se han parametrizado.

UNIDADES ORGANIZATIVAS

Las unidades organizativas representan las estructuras empresariales y

se relacionan con las funcionalidades del ERP
Las unidades organizativas tienen que ser definidas a la hora de la
parametrización del sistema.
Las unidades organizativas pueden pertenecer a un único módulo (por
ejemplo, la organización de ventas, que corresponde al módulo
Comercial o pueden pertenecer a varios módulos (por ejemplo, el Centro
de trabajo, que pertenece tanto al módulo Almacenes como al módulo
Producción.

La estructura de empresa representada en el sistema ERP es jerárquica.

En el nivel superior se encuentra el entorno de trabajo, que puede
abarcar varias sociedades.
Una sociedad puede tener asignados varios centros, los cuales, a su
vez, pueden tener varios almacenes de centro.
Las relaciones entre unidades organizativas se representan en el modelo
de sistema mediante cardinalidades y se pueden visualizar gráficamente
mediante la herramienta de navegación del ERP.
Por ejemplo, entre una sociedad y una división existe una relación n : n ,
es decir que se pueden asignar varias sociedades a varias divisiones.
Sin embargo, la relación de sociedad a centro es una relación 1 : n , ya
que un centro sólo puede pertenecer a una sociedad.

En el sistema ERP existen tablas con los valores de las diferentes

unidades organizativas creadas.

A modo de ejemplo, se incluyen algunas unidades organizativas

características de un ERP

Módulo: FINANZAS
Unidad Descripción
Organizativa
Sociedad Entidad jurídica o empresa
Grupo de Conjunto de varias sociedades
Empresas
Sociedad Consolid Unidad de consolidación de varias sociedades
División Unidad creada por razones operativas
Sociedad Coste Unidad para gestionar ingresos y costes
Sociedad Beneficio Elemento para gestionar ingresos y costes

Módulo: CONTROLLING
Unidad Descripción
Organizativa
Jerarquía Ce Coste Ordenación de varios centros de coste
Jerarquía Ce Benef Ordenación de varios centros de beneficio
Clase de Coste Costes primarios o secundarios
Grupo Clases Jerarquización de clases de coste
Coste
Clase de Actividad Actividad empresarial que genera costes
Valor estadístico Cifra clave o ratio usado con fines estadísticos
Módulo: ACTIVOS FIJOS
Unidad Descripción
Organizativa
Clase de Activo Tipo de activo asignado a elemento patrimonial
Diagrama d Cuentas asociadas a activos patrimoniales
Cuentas
Diagrama Esquema de cálculo de las depreciaciones
Depreciac

Módulo: ALMACENES Y PROVEEDORES

Unidad Descripción
Organizativa
Sociedad Entidad jurídica o empresa, a efectos logísticos
Centro Lugar de producción, almacenamiento o ventas
Almacén Ubicación donde se almacenan mercancías
Organiz de Establece condiciones de compra para centros
Compras
Grupo de Compras Responsabilidad de compras

Módulo: COMERCIAL
Unidad Descripción
Organizativa
Compañía Entidad jurídica o empresa, a efecto comercial
Organización Responsable de negociar y vender
Ventas
Canal Distribución Medio para entregar la mercancía al cliente
División Gestiona tipo de producto
Área de Ventas Organiz ventas + canal distrib + división
Planta Lugar de producción, almacenamiento o ventas
Punto Expedición Lugar desde donde se envía producto a cliente

Módulo: PRODUCCION
Unidad Descripción
Organizativa
Sociedad Entidad jurídica o empresa, a efecto productivo
Centro Lugar de producción y su almacenamiento
Almacén Ubicación donde se almacenan mercancías

Módulo: MANTENIMIENTO
Unidad Descripción
Organizativa
Capacidad Competencia técnica para hacer
mantenimiento
Puesto de Trabajo Unidad que realiza tareas de mantenimiento
Centro Unidad que planifica tareas de mantenimiento
Planificación

Módulo: CALIDAD
Unidad Descripción
Organizativa
Centro Lugar de inspecciones de calidad
Módulo: RECURSOS HUMANOS
Unidad Descripción
Organizativa
Sociedad Entidad jurídica o empresa; contrata personas
División RH Departamento que adscribe a un empleado
Grupo de Personal Gestiona la Cualificación del Empleado
Area de Personal Gestiona el Tipo de Actividad del Empleado
Area de Nómina Gestiona el Nivel Salarial del Empleado

Módulo: PROYECTOS
Unidad Descripción
Organizativa
Sociedad Entidad jurídica o empresa a efecto de
proyecto
División Unidad creada por razones operativas
Centro de Coste Unidad para gestionar ingresos y costes
Centro de Elemento para gestionar ingresos y costes
Beneficio
Almacén Ubicación donde se almacenan mercancías
Organiz de Establece condiciones de compra para centros
Compras
Centro Lugar de producción y su almacenamiento
Organización Responsable de negociar y vender
Ventas
Canal Distribución Medio para entregar la mercancía al cliente
Centro Unidad que planifica tareas de mantenimiento
Planificación
División RH Departamento que adscribe a un empleado

DATOS MAESTROS

Los datos maestros son registros duraderos en la base de datos del

sistema (por ejemplo, datos maestros de deudores, datos maestros de
acreedores, datos maestros del material, datos maestros de cuentas).

Los datos maestros se guardan a nivel central (válido para todas las
funcionalidades) y son la garantía de la inexistencia de redundancias.
Los datos maestros referidos a un cliente pueden utilizarse, por ejemplo,
para un pedido de cliente, una entrega, una factura, un pago, etc.

Los datos maestros tienen fuerte relación con las unidades

organizativas. Por ejemplo: Maestro de clientes.

Un registro maestro de cliente puede asignarse a las unidades

organizativas siguientes: Sociedad, Organización de ventas, Canal de
distribución, Sector. Es decir, los datos maestros de cliente tienen en
común los datos de la gestión financiera y del área de ventas.
A modo de ejemplo, se incluyen algunos datos maestros característicos
de un ERP.

Módulo: FINANZAS
Datos Maestros Descripción
Cuenta de Mayor Registro para efectuar contabilizaciones
Acreedor Registro para las relaciones con proveedor
Deudor Registro para las relaciones con cliente
Centro de Coste Registro para la contabilización de costes
Centro de Registro para la contabilización de beneficios
Beneficio
Orden Controlling Liquida gastos

Módulo: CONTROLLING
Datos Maestros Descripción
Centro de Coste Registro para imputar costes
Centro de Registro para imputar gastos y beneficios
Beneficio

Módulo: ACTIVOS FIJOS

Datos Maestros Descripción
Activo Propiedad susceptible de gestión
Cliente Persona o Empresa a quien se vende
productos

Módulo: ALMACENES Y PROVEEDORES

Datos Maestros Descripción
Material Características de productos o componentes
Proveedor Persona o Empresa a quien se compra
Registro Compra Condiciones de compra de producto/proveedor

Módulo: COMERCIAL
Datos Maestros Descripción
Material Características de productos o componentes
Cliente Persona o Empresa a quien se vende
Registro Venta Condiciones de venta/facturación por cliente

Módulo: PRODUCCIÓN
Datos Maestros Descripción
Material Características de productos o componentes
Lista de Materiales Descripción jerarquizada de productos
Hoja de Ruta Pauta que indica las operaciones de
producción
Puesto de Trabajo Ubicación donde se efectúan operaciones
Medios Producción Equipos, herramientas, materiales para
producir
Documentos Especificaciones, planos, esquemas, guías
Módulo: MANTENIMIENTO
Datos Maestros Descripción
Objetos Técnicos Edificios, máquinas, equipos para mant°
Material Características de productos o componentes
Puntos de Medida Ubicaciones donde se toman medidas
Hoja de Ruta Pauta que indica las operaciones de mant°
Interlocutores Intevinientes en las tareas de mant°

Módulo: CALIDAD
Datos Maestros Descripción
Objetos Técnicos Edificios, máquinas, equipos para medir
calidad
Material Características de productos o componentes
Puntos de Medida Ubicaciones donde se mide la calidad

Módulo: RECURSOS HUMANOS

Datos Maestros Descripción
Empleado Persona contratadas por la empresa
Medida Acciones que se toma sobre un empleado
Calendario Calendario laboral
Recurso Persona necesaria para realizar un evento

Módulo: PROYECTOS
Datos Maestros Descripción
Cuenta de Mayor Registro para efectuar contabilizaciones
Centro de Coste Registro para la contabilización de costes
Centro de Registro para la contabilización de beneficios
Beneficio
Material Características de productos o componentes
Proveedor Persona o Empresa a quien se compra
Registro Compra Condiciones de compra de producto/proveedor
Lista de Materiales Descripción jerarquizada de productos
Objetos Técnicos Edificios, máquinas, equipos para mant°
Puesto de Trabajo Ubicación donde se efectuan operaciones
Medios Producción Equipos, herramientas,materiales para producir
Recurso Persona necesaria para realizar un evento
TRANSACCIONES

Podemos definir la transacción como la unidad de trabajo para un

usuario.

Organizativamente, un módulo se compone de unidades organizativas.

Las unidades organizativas, de procesos. Los procesos, de
transacciones. Podemos decir que el proceso de pedidos de venta está
formado por transacciones tales como creación de pedido, modificación
de pedido, eliminación de pedido, listado de pedido, etc.

Analíticamente, una transacción obedece a un algoritmo automatizado,

que permite al usuario llevar a cabo una tarea muy específica de su
trabajo. Por ejemplo, dar de alta un producto en almacén, pedir un
informe de la ventas en determinada oficina correspondientes a un
período, formular un parte de reparación, o hace un asiento contable.

Técnicamente, una transacción está formada por una serie de programas

encadenados y consta de una serie de pantallas, también encadenadas.

En el ejemplo de la figura, algunas transacciones del proceso “avisos de

avería”, del módulo Mantenimiento.

Módulo Proceso Transacción Programa Pantallas

Man Avisos de Crear Aviso P000 S0100, S0120,
tº Avería 1 S0130
P001 S0100,
2 S0220,S9090
Man Avisos de Modificar P000 S0100, S0120,
tº Avería Aviso 3 S2200
Man Avisos de Visualizar P000 S0120, S9090
tº Avería Aviso 5
Man Avisos de Borrar Aviso P000 S0114
tº Avería 4

A modo de ejemplo, se incluyen algunas transacciones características de

un ERP

Módulo: FINANZAS
Transacción Descripción
Creación de Necesaria para contabilizar un documento
Cuenta
Contabiliz en Apunte en Libro Mayor
Mayor
Preparac Balance Prepara Balance de Pérdidas y Ganancias
Prepa Info Ce Prepara un informe sobre un Centor de Coste
Coste
Prepa Info Cu Res Prepara un informe sobre Cuenta de
 Resultados
Visualiz Saldo Revisa un partida de una cuenta de mayor
Mayor
Info Contab Period Visualiza las contabilizaciones periódicas
Módulo: CONTROLLING
Transacción Descripción
Creac Ce Coste Necesaria para imputar a un centro de coste
Comparación Compara teórico/real en un centro de coste
CeCo
Comparación PlRe Compara plan/real en un centro de coste
Coste Material Calcula el coste de un material
Informe Planif Prepara un informe de planificac de un Ce
Coste
Orden CO Traslado Registra un traslado entre Centros de Coste

Módulo: ACTIVOS FIJOS

Transacción Descripción
Definir Activo Define una clase de activo patrimonial
Asiento Adquisición Registra una adquisición con valor y proveedor
Depreciar Activo Calcula la depreciación de un activo
Valorar Activo Calcula el valor de un activo

Módulo: ALMACENES Y PROVEEDORES

Transacción Descripción
Solicitud Tramita la solicitud de un pedido de compra
Pedido de Compra Gestiona un contrato de compra
Entrada Mercancía Registra admisión de mercancías en almacén
Salida Mercancía Registra salida de mercancías del almacén
Facturación Verifica y valida facturas de proveedores
Pagos Tramita los pagos a proveedores

Módulo: COMERCIAL
Transacción Descripción
Pedido de Venta Gestiona un pedido de cliente
Entrega Gestiona el itinerario de una entrega a un
cliente
Facturación Elabora una factura a un cliente
Cobros Tramita los cobros de los clientes
Acuerdo comercial Establece condiciones de venta a un cliente
Nota de crédito Establece condiciones de crédito a un cliente

Módulo: PRODUCCIÓN
Transacción Descripción
Orden Previsional Planifica necesidades de materiales
Orden Producción Orden de fabricación de productos
Notificación Orden Registra resultados reales de producción
Entrada Orden Fab Entrada en almacén de material producido
Liquidación Orden Ajuste contable de orden ejecutada

Módulo: MANTENIMIENTO
Transacción Descripción
Aviso de avería Describe avería
Orden de Mant° Asigna recursos para la reparación
Notificación Registra resultados reales de orden de mant°
Hoja de Ruta Asigna recursos para mant° preventivo
Plan de Mant° Planifica operaciones de mant° preventivo

Módulo: CALIDAD
Transacción Descripción
Método Inspección Establece normas para efectuar inspección
Proced Muestreo Establece pautas para muestrear controles
Entrar Defectos Registra defectos en lotes de fabricación

Módulo: RECURSOS HUMANOS

Transacción Descripción
Informe Vacantes Efectua listas de vacantes/perfiles necesarios
Contratación Tramita la contratación de empleados
Desarrollo Establece itinerario desarrollo empleado
Evaluación Registra evaluación de actuación empleado
Nómina Gestiona nóminas de empleados
Movimientos Registra altas, bajas, permisos, etc

Módulo: PROYECTOS
Transacción Descripción
Crear Proyecto Perfila un nuevo proyecto y define datos
Crear gráfico Crea el gráfico Gantt / Pert de un proyecto
Planificar Proyecto Planifica las fechas / costes de un proyecto
Ejecutar Proyecto Registra datos arranque actividades
Notificar Introduce datos sobre realización actividades
Actividades
Notificar Introduce datos sobre consumo materiales
Consumos
Solicitar Tramita solicitudes de recursos
Liquidar Traspasa costes a centro de costes
Cerrar Proyecto Libera recursos y hace balance costes
AUTORIZACIONES

En el sistema ERP se gestionan autorizaciones para objetos, perfiles y

actividades.

Los objetos se refieren a empresas, grupos de empresas, unidades

organizativas, divisiones, documentos contables, cuentas de deudores y
acreedores, etc.
Los perfiles son grupos de objetos que se utilizan para controlar las
autorizaciones de acceso al sistema.

A través de las autorizaciones se asignan a los usuarios perfiles en los

que se especifica qué posibilidades de acceso y qué tipo de acceso tiene
un usuario dentro de un objeto o un grupo de objetos.

Del abanico de posibles autorizaciones estándar del ERP, hay que

seleccionar y asignar la autorización oportuna para cada usuario, en
función de su perfil profesional y grado de responsabilidad. El usuario
sólo posee una autorización para los perfiles y objetos asignados.

En la figura, una tabla que muestra las autorizaciones concedidas a los

usuarios del departamento financiero, sobre el acceso a una serie de
funcionalidades, en función de sus perfiles profesionales.

Las claves que constan en la tabla son:

C = crear registros
M = modificar registros
V = visualizar registros

Funcionalidades Martín López Viarán Campos Gómez

Datos Maestros
F z
i a
n s
a
n
G/L Account
Gestión Presupuestaria m c v m m
Estructura Presupuestaria m c v m m
Carga de datos m c v m m
Controlling de ingresos y m m v 1 m
costes
Controlling de Gastos Generales m m v 1 m
Estructura Centros de Coste m m v 1 m
Definición de Actividades m m v 1 m
Definición de m m v 1 m
Procesos
Analisis de la cuenta de resultados m m v v c
Estructura de la Cuenta de Resultados c m v v c
Características c m v v c
Campos valor c m v v c
Activos Fijos m m c v c
Registrto valor m m c v m
patrimonial
Carga de datos m m c v m
1.7 ENFOQUES DE IMPLANTACIÓN DE UN ERP

Para implantar un ERP en una empresa, existen varios enfoques:

- Sin optimización de los procesos empresariales.
- Previa optimización de los procesos empresariales, seguida de
la implantación del ERP
- Implantación del ERP paralelamente a la optimización de los
procesos empresariales

En cuanto a la forma de implantar el ERP, existen varias posibilidades de

implantación:
- Uno o más módulos (ej. Comercial, Aprovisionamiento y Finanzas)
- Los módulos de un área (ej. los financieros) en una fecha
determinada
- Los módulos ERP durante un espacio de tiempo prolongado
- Un conjunto de módulos, como copia de los que se han
implantado en la empresa matriz ( proceso denominado roll-out )

En torno a la implantación del ERP hay una serie de consideraciones a

tener en cuenta:
- Definir estándares a nivel de empresa (por ejemplo, datos maestros,
procesos, organización).
- Organizar el proyecto, con objetivos y etapas de implantación, así
como las responsabilidades
- Concebir la nueva estructura organizativa, la redefinición
de Procesos y los procedimientos
- Dotar de una nueva infraestructura de sistema, con selección de
hardware y software
- Formar al personal en el nuevo sistema
1.8 PREMISAS PARA LA IMPLANTACIÓN DE UN ERP

Con vistas a la implantación del ERP y a la organización del

correspondiente proyecto, hay una serie de consideraciones a tener en
cuenta:
- Proceso de decisión en la empresa e implicación en la implantación
- Consistencia de las actividades de la empresa y de los datos que
manejan
- Grado de optimización de los procesos empresariales con
ocasión de la implantación
- Módulos que se van a implantar, en función de las áreas funcionales
que se quiere cubrir
- Método de implantación que se va a seguir, desde el punto de vista
funcional como técnico
- Método de gestión de proyecto, con definición de objetivos, tareas y
responsabilidades
- Política de comunicación y formación que se va a llevar a cabo con
el personal
- Evaluación del esfuerzo necesario para llevar a cabo la implantación,
el cual vendrá en función de
Complejidad de la organización
Recursos humanos disponibles
Alcance de los módulos a implantar
Amplitud y complejidad del desarrollo de los interfaces
Conversión de datos
Documentación a generar

Para el éxito del proyecto de implantación es necesario contar con el

apoyo e implicación de la dirección de la empresa, profesionales
competentes a tiempo completo y usuarios debidamente formados.

Es básico cumplir los objetivos de las diversas fases del proyecto,

motivar y responsabilizar a los participantes e integrar a los usuarios en
el proceso de cambio que supone la implantación del nuevo sistema.
 S I S T E MAS D E G E S T I Ó N I N T E G RADAPAR ALA S E M P R E S AS ( E R P ) .

Las actividades de parametrización pueden ejecutarse directamente

desde la guía de implementación.
Contiene, además, funciones para la gestión y documentación de las
actividades de parametrización.
Pueden crearse proyectos de parametrización para soportar la
estructuración y administración de una implantación del ERP .

La estructura de la Guía de Implantación es arborescente.

En el primer nivel encontramos los módulos.
En los niveles siguientes, grupos de procesos, procesos y transacciones.

Cuando se trata de parametrizar una transacción hay que navegar hasta

encontrarla en la línea correspondiente, o bien valerse de una función de
ayuda. En la línea de la transacción a parametrizar disponemos de varios
iconos. Uno de ellos da paso a la tabla que permite añadir uno o más
valores de parametrización. Otros iconos se refieren a la documentación
que se puede crear o a la documentación de ayuda.

La figura presenta un ejemplo de menú de parametrización.

Área de aplicación
Finanzas
Controlling
... .
Logística
Comercial
Datos maestros
Funciones básicas
Venta
Expedición
Transporte
Gestión transporte
Tipos de transporte
◘ (paso a la tabla de parametrización)
Interfase
.... .

No hay una indicación expresa del orden que hay que llevar en las
transacciones de parametrización, ya que todo depende de las
transacciones que hayan sido definidas en el modelo de empresa. Sin
embargo, el menú de parametrización está ordenado de tal forma que de
modo natural sigamos el orden de izquierda a derecha y de arriba hacia
abajo.