PROCESO SEGUIMIENTO INSTITUCIONAL Código: FSE.

18

MAPA DE RIESGOS Versión: 04

PROCESO: SEGUIMIENTO INSTITUCIONAL OBJETIVO DEL PROCESO: Realizar el seguimiento al desempeño de los procesos del Sistema de Gestión Integrado, para garantizar el mejoramiento continuo y el cumplimiento de la normatividad aplicable.

Riesgo Causas

Evaluación Riesgo

Valoración riesgo
Cronograma
(Evento que puede afectar el logro del objetivo) (Factores internos o externos)

Opciones de
Probabilidad
Agente generador
Efecto /

Impacto

Manejo
(Sujeto u objeto Indicador de la Nivel de
Consecuencias Controles existentes Acciones Responsables Meta Observaciones
Descripción con capacidad para Acción Cumplimiento
Riesgo Por qué se puede (Cómo se refleja en la entidad?)
En qué consiste o cuáles generar el riesgo) Por qué ? Por qué? Fecha inicio Fecha fin
Qué puede ocurrir? presentar?
son sus características?

Leve (5) x Probabilidad Baja (1)= (5) Aceptable

Identificar los temas que Dirección de Control
Listado de temas a
deben ser reforzados en las Interno y Evaluación 2016/07/30 2016/12/30 1 100%
reforzar
*Incumplimiento de Normatividad UAA de Gestión
Falta de Interna y Externa
Falencias en la orientación No se tienen Se Identificaron las unidades en las Cuales se
Acompañamiento y

Moderado (10)

Moderado (20)
técnica y recomendaciones Dirección de establecidas las * Difusión de documentación del Dirección de Control debía hacer un mayor refuerzo y a su vez se
Asesoría a las *Inadecuada toma de decisiones

Media (2)

ASUMIR
Incumplimiento al rol para mejorar procesos, evitar Control Interno y necesidades de las proceso Seguimiento institucional en Elaborar Cronograma de Cronograma de plantearon las Auditorias internas respectivas
Unidades Académico Interno y Evaluación 2016/07/30 2016/12/30 1 100%
de asesor desviaciones en los planes y Evaluación de UAA con relación la página Web institucional Capacitación Capacitaciones para ejecutaras en el transcurso del año 2017.
Administrativas para *Deterioro de la calidad académica de Gestión
programas e identificación de gestión a la mejora Se ejecutaron dos capacitaciones de apertura a
la mejora de y administrativa
riesgos continua las auditorias
procesos N° de
*Sanciones Legales Dirección de Control Capacitaciones
Ejecutar Cronograma de
Interno y Evaluación 2017/01/02 2017/12/31 realizadas /N° de 70% 100%
Capacitaciones
de Gestión Capacitaciones
programadas

*Incumplimiento de Normatividad

Leve (5) x Probabilidad Baja (1)= (5)

Interna y Externa
Dirección de
Poco desarrollo en procesos
Control Interno y Falta de planeación *Inadecuada toma de decisiones
de sensibilización, No se contemplan

Moderado (10)

Moderado (20)
Evaluación de de sensibilizaciones, Capacitaciones

Aceptable
capacitación y divulgación a capacitaciones en * Difusión de documentación del Realizar capacitaciones que Dirección de Control Durante el año 2017 se realizaron 2

Media (2)

ASUMIR
Bajo fomento de la gestión capacitaciones y *Deterioro de la calidad académica realizadas /
todos los miembros de la las actividades proceso en la página institucional refuercen la Cultura de Interno y Evaluación 2017/01/02 2017/12/31 2 100% capacitaciones; La primera en el mes de marzo
Cultura del Control divulgación a las UAA y administrativa Capacitaciones
entidad para interiorizar y anuales de la Control de Gestión y la segunda en el mes de julio
Unidades en el tema de Cultura programadas
comprometerse con el DCIEG
Académicas de Control *Sanciones Legales
control
Administrativas
*Deterioro de la imagen
institucional

Moderado (10) x Probabilidad Baja = TOLERABLE

Por no realizar la
actividad de auditoría Falta de controles
de forma y/o * Programa de Auditorías
independiente y procedimientos * Plan de Auditorías
Fallas o Inexactitud en la objetiva para agregar que determinen el *Incumplimiento de Normatividad
*Informes de Auditorías Dirección de Control
evaluación del sistema de Interna y Externa Los Funcionarios del equipo de la DCIEG han

Importante (20)
Dirección de valor y fin y la forma de * Seguimiento a las acciones Interno y Evaluación

Grave (20)

REDUCIR
Falencias en el rol de control interno, control de la Participar en capacitaciones participado a videoconferencias impartidas por

Media (2)
Control Interno y mejorar las ejecutar las correctivas derivadas de auditorías de Gestión

(10)
Evaluación y gestión, evaluación de los operaciones de la auditorías *Deterioro de la calidad académica de fortalecimiento en 2017/01/02 2017/12/31 2 Capacitaciones 2 100% el DAFP en temas relacionados con
Evaluación de internas
seguimiento controles y Seguimiento por Universidad y administrativa evaluación y seguimiento normatividad de las Oficinas de Control Interno
gestión * Procedimientos de Auditorias Entes externos y/o
dependencias en las y otros temas de interés.
*Procedimiento de Acciones internos
auditorías internas *Sanciones Legales
correctivas y preventivas
Inexactitud en la Falta de *Plan de formación
información verificación en
recopilada fuentes confiables
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MAPA DE RIESGOS Versión: 04

PROCESO: SEGUIMIENTO INSTITUCIONAL OBJETIVO DEL PROCESO: Realizar el seguimiento al desempeño de los procesos del Sistema de Gestión Integrado, para garantizar el mejoramiento continuo y el cumplimiento de la normatividad aplicable.

Riesgo Causas

Evaluación Riesgo

Valoración riesgo
Cronograma
(Evento que puede afectar el logro del objetivo) (Factores internos o externos)

Opciones de
Probabilidad
Agente generador
Efecto /

Impacto

Manejo
(Sujeto u objeto Indicador de la Nivel de
Consecuencias Controles existentes Acciones Responsables Meta Observaciones
Descripción con capacidad para Acción Cumplimiento
Riesgo Por qué se puede (Cómo se refleja en la entidad?)
En qué consiste o cuáles generar el riesgo) Por qué ? Por qué? Fecha inicio Fecha fin
Qué puede ocurrir? presentar?
son sus características?

Moderado (10) x Probabilidad Baja = TOLERABLE

* Programa de Auditorías
* Plan de Auditorías
*Informes de Auditorías
Fallas en la No tener claridad
No contemplar la *Incumplimiento de Normatividad * Seguimiento a las acciones
Dirección de formulación de los en los aspectos a
Falencias en la evaluación de revisión de riesgos en Interna y Externa correctivas derivadas de auditorías
Control Interno y planeas de evaluar del En la programación del DAFP se tiene
aspectos tanto internos las auditorías internas

Importante (20)
Evaluación de auditoría proceso programada videoconferencia en

Grave (20)

REDUCIR
Inadecuada como externos que puedan *Inadecuada toma de decisiones * Procedimientos de Auditorias Participar en capacitaciones

Media (2)
gestión Administración de riesgos para el 29 de Julio a

(10)
Administración del llegar a representar una *Procedimiento de Acciones relacionadas con Gestión y Profesionales OCI 2017/01/02 2017/12/31 2 Capacitaciones 2 20%
la Cual asistirán profesionales de la DCIEG.
Riesgo amenaza para la consecución *Deterioro de la calidad académica correctivas y preventivas Administración de riesgos
Unidades Se recibió capacitación virtual por parte del
de los y administrativa
Académicas ICONTEC
objetivos institucionales Falta de
Administrativas Inadecuado *Manual para la Administración del
capacitación de *Sanciones Legales
seguimiento y riesgo
los funcionarios
evaluación a los *Formato Mapa de riesgos
que realizan el
Mapas de riesgos Formato Controles existentes
seguimiento

Entrega inoportuna
de la información por

Moderado (10) x Probabilidad Baja = TOLERABLE (10)

parte de las Falta de
dependencias planeación de los
académico responsables de la
administrativas a la realización de los
Fallas en la atención de los Dirección de Control reportes * Información presentada a los
requerimientos de los Interno y Evaluación entes de control con contenido Enviar correos, La DCIEG envía periódicamente a las Unidades
Guía para la elaboración del plan de
Falencias en los organismos de control, en la incorrecto comunicaciones y/o que tienen Plan de Mejoramiento suscrito con

Importante (20)
de Gestión acción y/o corrección

Grave (20)

REDUCIR
tramites, informes, coordinación y Unidades circulares a las unidades entes de control, el recordatorio de la

solicitudes y acompañamiento para la
relaciones con los presentación de informes y
entes de control en la verificación de la
información de las respuestas
a los entes de control
Media (2)
6 Comunicaciones
Académicas * Sanciones y/o multas impuestas a reiterando la importancia de Profesionales OCI 2016/07/30 2017/12/31 6 70% importancia de la rendición oportuna y
Seguimiento a las páginas web de los y/o circulares
Administrativas la institución o a sus funcionarios presentar información confiable de la información y además el apoyo y
entes de control con el fin de conocer
oportuna y confiable a los soporte por esta Dirección para realizar la
Falta de seguimiento sus cronogramas y novedades
*Hallazgos en las auditorías entes de control respectiva rendición
por parte de la realizadas por los entes de control
Dirección de Control
Interno y Evaluación
de Gestión a los
cronogramas
establecidos por los
entes de control

Moderado (10) x Probabilidad Baja =

Alteraciones en el Direccionamiento de PQRS a los
orden público responsables de las UAA involucradas
Dirección de *Deterioro de la imagen
No cumplir con los tiempos
Incumplimiento en Control Interno y institucional

TOLERABLE (10)
establecidos para dar Hacer seguimiento a la Puesta en La solicitud se encuentra realizada a través de la
Importante (20)

tiempo de respuesta a Evaluación de Fallas técnicas en el Falta de

Grave (10)

REDUCIR
respuesta a las solicitudes puesta en marcha de alertas marcha de intranet y periódicamente se revisa el estado en
Media (2)

los usuarios del gestión *Insatisfacción del cliente por el Administración del Sistema de PQRS No de seguimiento
presentadas mediante el Sistema de mantenimiento del vencimiento de términos Profesionales OCI 2017/01/02 2017/12/31 alertas del 50% el cual se encuentra. A corte 30 de julio la
Sistema de Quejas, servicio prestado en la página web de la Universidad realizados
módulo de Quejas, Reclamos Información del módulo en el sistema de información sistema solicitud esta en espera de ser atendida por
Reclamos y Unidades
y Sugerencias por parte de la de PQRS PQRS parte de la DSI
Sugerencias Académicas *Incumplimiento de la
Comunidad. No atención por Registro de PQRS
Administrativas Fallas en la normatividad legal y reglamentaria
parte de las unidades en periodo de
comunicación Informes semestrales de PQRS
generadoras de las vacaciones y
internas
respuestas comisiones

ORIGINAL FIRMADO ORIGINAL FIRMADO

FRANCISCO JAVIER ACEVEDO FRANCISCO JAVIER ACEVEDO
LIDER DE PROCESO SEGUIMIENTO INSTITUCIONAL DIRECTOR CONTROL INTERNO Y EVALUACIÓN DE GESTIÓN Nombre del indicador
INDICADORES DEL
RIESGO * (Ocurrencia del Porcentaje de atención oportuna de requerimientos de información,
riesgo en el proceso) quejas, reclamos y sugerencias (PQRS)
FECHA DE ACTUALIZACIÓN:
Mayo de 2017 (Seguimiento) * Ver hoja de vida de indicador FSE.14
 PROCESO SEGUIMIENTO INSTITUCIONAL Código: FSE.19

CONTROLES EXISTENTES Versión: 04

Proceso: SEGUIMIENTO INSTITUCIONAL

Eficacia
Eficiencia
Efectividad
Control Se está aplicando
RIESGO Tipo Documentado Permite cumplir con el
(Descripción) en la actualidad? Según la cantidad de
objetivo para el cual fue (Eficacia + eficiencia)
recursos utilizados
diseñado?

* Difusión de documentación del proceso

Incumplimiento al rol de
en la página institucional P SI SI ALTA MEDIA MEDIA Eficiencia Eficacia Efectividad
asesor

ALTA (3): ALTA (3):

* Difusión de documentación del proceso
Bajo fomento de la Cultura Los recursos Ha permitido el total
en la página institucional C SI SI ALTA MEDIA MEDIA ALTA (6)
del Control utilizados son cumplimiento del objetivo
mínimos para el cual fue diseñado

* Programa de Auditorías
* Plan de Auditorías
*Informes de Auditorías
* Seguimiento a las acciones correctivas
Falencias en el rol de
derivadas de auditorías internas P SI SI MEDIA MEDIA MEDIA MEDIA (2) MEDIA (2) MEDIA (4,5)
Evaluación y seguimiento
* Procedimientos de Auditorias
*Procedimiento de Acciones correctivas y
preventivas
*Plan de formación

* Programa de Auditorías
* Plan de Auditorías
BAJA(1):
*Informes de Auditorías BAJA(1):
No ha sido útil para dar
* Seguimiento a las acciones correctivas Se utiliza una gran
P SI SI MEDIA MEDIA MEDIA cumplimiento al objetivo BAJA (2,3)
derivadas de auditorías internas cantidad de
o tan solo ha contribuido
Inadecuada Administración del * Procedimientos de Auditorias recursos
parcialmente .
Riesgo *Procedimiento de Acciones correctivas y
preventivas

*Manual para la Administración del riesgo

*Formato Mapa de riesgos P SI SI MEDIA MEDIA MEDIA
Formato Controles existentes
 PROCESO SEGUIMIENTO INSTITUCIONAL Código: FSE.19

CONTROLES EXISTENTES Versión: 04

Proceso: SEGUIMIENTO INSTITUCIONAL

Eficacia
Eficiencia
Efectividad
Control Se está aplicando
RIESGO Tipo Documentado Permite cumplir con el
(Descripción) en la actualidad? Según la cantidad de
objetivo para el cual fue (Eficacia + eficiencia)
recursos utilizados
diseñado?

Guía para la elaboración del plan de

P SI SI ALTA MEDIA MEDIA
acción y/o corrección

Falencias en los tramites,

informes, solicitudes y
relaciones con los entes de
control

Seguimiento a las páginas web de los

entes de control con el fin de conocer sus P No SI ALTA MEDIA MEDIA
cronogramas y novedades

Direccionamiento de PQRS a los

P SI SI ALTA MEDIA MEDIA
responsables de las UAA involucradas

Incumplimiento en tiempo de
respuesta a los usuarios del Administración del Sistema de PQRS en la
P SI SI ALTA MEDIA MEDIA
Sistema de Quejas, Reclamos página web de la Univerdidad
y Sugerencias

Informes semestrales de PQRS P SI SI ALTA MEDIA MEDIA