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I. Introducción
En el capítulo uno se presenta el perfil de la empresa que contiene la misión, visión y una
breve reseña sobre su historia. En el segundo capítulo se presenta el Manual de Registro
Contable que incluye el catálogo de cuentas e instructivo. En el capítulo tres se detallan las
políticas administrativas y contables de la empresa. En el cuarto capítulo se desarrollan las
principales normas y procedimientos. El capítulo cinco describe la estructura organizativa de
la ferretería y las fichas de cargo de los puestos. En el capítulo seis se muestran las formas
diseñadas para la empresa con su correspondiente instructivo de llenado. Al final del trabajo
se enumeran las conclusiones y recomendaciones realizadas a la empresa, seguido de la
bibliografía consultada y los anexos.
Para la realización del presente trabajo se llevó a cabo una revisión de tesis e investigaciones
relacionadas con el tema de estudio. Baca y Membreño, (2009) en su
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trabajo “Diseño de un Sistema de Contabilidad para una empresa comercial” estudiaron las
necesidades específicas de la empresa Importadora Tecnológica de Nicaragua (IMTENSA)
y elaboraron un conjunto de manuales para el área contable adaptados a tales necesidades.
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II. Objetivos
1. Estructurar un Catálogo de Cuentas que contenga todas las cuentas necesarias para
registro de las operaciones de la empresa y su correspondiente Instructivo de uso.
2. Elaborar el Manual de Normas y Procedimientos administrativos.
3. Detallar las políticas administrativas y contables de la empresa.
4. Describir los puestos y funciones de la empresa.
5. Diseñar las formas y su respectivo instructivo de uso.
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III. Resultados
Hoy en día laboran en el negocio siete personas en total, la Gerente propietaria, una persona
responsable de los aspectos financieros y administrativos de la ferretería, tres vendedores,
una responsable de caja y un responsable de Bodega. Es importante mencionar que esta
empresa, como la mayoría de las Mipymes, es un negocio familiar, ya que tres de los
trabajadores son familiares de la propietaria, su esposo e hijo, Manuel García y Cristopher
García, quienes se desempeñan como vendedores y su hermana doña Marianela Cabrera
quien es la responsable de los aspectos financieros. Adicionalmente, el negocio cuenta con
el señor Yasser Contreras quien es amigo de la familia desde hace varios años y trabaja como
responsable de la bodega.
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1.2.1. Misión
Ofrecer a nuestros clientes una amplia gama de productos ferreteros de alta calidad a un
precio justo y competitivo, procurando su satisfacción por medio de un servicio atento y de
carácter familiar, comprometiéndonos a mantener la preferencia y satisfacción de nuestros
clientes.
1.2.2. Visión
Alcanzar y mantener un sólido posicionamiento comercial de nuestra Empresa en el mercado
de artículos ferreteros, realizando el mejor esfuerzo para mantener la preferencia de nuestros
clientes, garantizando así la solidez financiera del negocio.
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Capítulo II
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2.1. Introducción
Esperamos que este Manual de Registro Contable contribuya realmente al mejoramiento del
trabajo contable de la empresa “Ferretería SADAC”, y se incita a las personas involucradas,
en los registros y control de las operaciones o actividades ejecutadas por
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dicha empresa, que se apropien de estos conceptos para que existan una aplicación
consistente y sistemática.
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Cuenta Contable
0000 – 00 – 00
00
Estos dígitos nos indicaran en el catalogo la sub-subcuenta
00
Estos dígitos nos indicaran en el catalogo la sub-subcuenta # 3
1101 02 01
EFECTIVO EN CAJA Y BANCOS
BANCOS
BANCO DE LA PRODUCCION
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1000-00-00 Activos
Se usa con el objeto de indicar el efectivo y otros activos o recursos identificados que se
convertirán en efectivo, o que son vendidos o consumidos durante el ciclo normal del
negocio. (Narváez 1998).
Se Debita:
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Se Acredita:
Por el importe del efectivo que fue enviado a los bancos correspondientes según las minutas
de depósitos.
1. Por el monto de los pagos recibidos por medio de tarjetas de créditos, los cuales
deben de ser trasladados a cobro
2. Por el importe del monto de los faltantes encontrados al momento de realizar el
respectivo arqueo de caja.
Según el autor Javier Romero (2006), afirma que esta cuenta representa el importe del valor
nominal del dinero efectivo propiedad de la entidad que fue previamente establecido para
efectuar pagos o gastos menores.
Es una cuenta de activo, de tipo circulante con saldo de carácter permanente y de
naturaleza deudora.
Se Debita:
Se Acredita:
1. Por el importe del cheque en concepto de reembolso del monto de la rendición del
efectivo utilizado
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2. Con el recibo oficial de caja (R.O.C.) que certifique la devolución parcial o total del
fondo fijo.
1101-03 Bancos
Se Debita:
Se Acredita:
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Esta cuenta representa el derecho exigible que tiene la entidad de exigir a sus clientes el pago
de su adeudo por la venta de mercancías al crédito, es decir que representa un beneficio futuro
fundamental esperado. (Romero, 2006)
Se Debita:
Se Acredita:
1. Por le importe de los recibos oficiales de caja (R.O.C) emitidos a nombre del
cliente.
2. Con el monto de las notas de crédito que se realicen y sean debidamente entregadas
a los clientes implicados.
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1103 Anticipos
Se Debita:
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1104 Inventarios
El rubro de inventario según el autor Andrés Narváez (1998), lo constituyen los bienes de
una empresa que están destinados directamente para la venta.
Se Debita:
Se Acredita:
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Son los bienes de naturaleza tangible, con vida útil de más de un año que se adquieren o se
compran para la ser utilizados en la operaciones diarias de la empresa con el fin de generar
ingresos. (Narváez, 1998)
En esta cuenta se registran los montos de los valores del parque automotor tales como:
Camiones, Camionetas, Furgonetas, Automóviles, Motocicletas, bicicletas, Grúas etc. Los
cuales son valuados a precio de costo y se adquieren por la empresa para su uso en la
ejecución de las funciones propias del negocio. (Romero, 2006)
Se Acredita:
1. Por la baja del activo ya sea por daños, deterioro y destrucción que sufra el mismo
Esta cuenta se encuentra constituida por todos los escritorios, sillas metálicas, sillas
ejecutivas, estantes, anaqueles, maquinas de escribir, archivos, teléfonos, equipos de aire
acondicionado, calculadores, etc. (Narváez, 1998)
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Se Debita:
Se Acredita:
1. Con el registro de la baja del activo la cual puede ser, por deterioro, daños,
destrucción, etc.
2. Por efectuar la venta del activo fijo
3. Por que se presente un faltante en el momento de realizar el correspondiente
inventario físico de los activos fijos.
En esta cuenta se registran los montos de los valores de los equipos centrales y periféricos de
computación (Hardware), los cuales son adquiridos para el uso y ejecución de las funciones
propias de la empresa. (Narváez, 1998)
Se Debita:
1. Con el importe del comprobante que soporte la adquisición del activo fijo.
2. Con liquidación del pedido de importación, esto en caso de que el activo se haya
comprado en el exterior.
Se Acredita:
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En esta cuenta se registra el importe de los pagos, rentas, impuestos y otros similares los
cuales se han realizado de forma adelantada a los acreedores. Se presenta en el balance
General dentro del activo diferido (Pagos Anticipados). (Narváez, 1998)
Se Debita por:
1. El importe de su saldo deudor al inicio del ejercicio.
2. Por los pagos realizados anticipadamente por compra de mercancías a proveedores.
(Papelería y Útiles de Oficina)
3. Por los pagos adelantados por compra de bienes y contratación de servicios.
4. Por los pagos adelantados en concepto de impuestos.
Se Acredita por:
1. El importe de la amortización de los anticipos al recibirse los servicios, bienes o
derechos.
2. La devolución del anticipo por no haberse recibido los servicios o bienes.
3. El importe de su saldo para saldarla al final del ejercicio.
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1. Con el importe del comprobante que soporte la adquisición del activo fijo.
2. Con liquidación del pedido de importación, esto en caso de que el activo se haya
comprado en el exterior.
Se Acredita:
2000 Pasivos
Las cuentas de pasivos comprenden todas las obligaciones provenientes de las operaciones
o transacciones pasadas, tales como la adquisición de mercancías o servicios, pérdidas o
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gastos en los cuales se ha tenido que incurrir o por la obtención de préstamos para el
financiamiento de los bienes que son parte del activo de la empresa. (Narváez, 1998)
Está constituido por las deudas u obligaciones a cargo de la empresa cuyo vencimiento es
menor de un año, o ya sea dentro del mismo ciclo operativo de la empresa. (Narváez, 1998)
2101 Proveedores
Según afirma el autor Álvaro Javier Romero (2006), esta cuenta representa la obligación que
tiene la entidad de pagar a sus proveedores los adeudos provenientes de la compra de todo
tipo de mercancía en calidad de crédito.
Se Debita:
1. Por el importe del comprobante de pago para la cancelación total o abono parcial de
la deuda.
2. En caso que nos realizaran una rebaja de los bienes o servicios previamente
adquiridos.
Se Acredita:
En esta partida se contabilizan los prestamos que la empresa adeuda a terceras personas
(Narváez, 1998)
Se Debita:
Se Acredita:
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Esta cuenta representa en lo monto de los intereses causados o vencidos, pendientes de pago,
causados por los préstamos u obligaciones contraídas para garantizar el funcionamiento de
la entidad. (Narváez, 1998)
Se Debita:
Se Acredita:
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Es una cuenta de pasivo, tipo circulante sus movimientos son cíclicos quincenal y
de naturaleza acreedora.
Se Debita:
Se Acredita:
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Se Debita:
Se Acredita:
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En esta cuenta se registran los montos de las obligaciones que la empresa posee de carácter
fiscal o municipal pendiente de pago al cierre del periodo.
Se Debita:
1. Por el importe del la cancelación del pago o el abono parcial de cada impuesto
2. Al momento de registrar la aplicación del impuesto a los anticipos
correspondientes.
Se Acredita:
En esta cuenta se registran los importes que la empresa tiene pendiente de pago, en un plazo
menor de un año, en concepto de obligaciones contraídas que no tienen un relación directa
con las operaciones propias de la empresa, ni están ligadas al suministro de inventarios o lo
que concierne a servicios. (Narváez, 1998)
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Se Debita:
Se Acredita:
1. Por el registro de un contrato por asesorías que necesite la entidad para cumplir un
objetivo.
2. Por el monto de la factura de los bienes adquiridos.
3. Por el registro mensual de las provisiones mensuales correspondientes a los servicios
básicos que se le brindan a la entidad (agua, energía eléctrica, servicio telefónico)
4. Con el registro del traslado de las cuotas corrientes que se encontraban registradas
como largo plazo.
Esta cuenta representa la obligación de pagar a los socios de la sociedad el importe de sus
dividendos según sea su participación en el capital de la empresa. (Romero, 2006)
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Es una cuenta de pasivo, tipo circulante sus movimientos son transitorios anuales y
de naturaleza acreedora.
Se Debita:
Se Acredita:
Se llaman obligaciones a largo plazo aquellas deudas que fueron contraídas por la
negociación para ser canceladas por un periodo mayor de un año de la fecha del balance.
(Narváez, 1998)
En esta cuenta se registran los valores correspondientes a las obligaciones contraídas por la
empresa a largo plazo en concepto de préstamos bancarios. (Narváez 1998).
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Se Debita:
1. Con el registro de la nota de debito del banco con el que la empresa tiene el
préstamo.
2. Por el traslado de la cuotas mensuales que contienen un vencimiento menor al año.
Se Acredita:
1. Con el registro de la nota de crédito del banco con el que la empresa tiene el
préstamo
2. Con el registro del ingreso o reconocimiento del préstamo.
3. Por los ajustes que se realicen en concepto de diferencial cambiario.
En esta cuenta se registraran los montos de las obligaciones contraídas por la empresa en
concepto de las transacciones pagaderas en un plazo mayor de un año.
Se Debita:
1. Con la cancelación de la obligación a largo plazo, o bien por los abonos que se le
realicen a la misma.
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2. Por el importe de la factura la cual sirva de soporte de los servicios que le han sido
prestados a la entidad.
3. Con una nota de debito la cual comunique el cargo que hemos efectuado.
Se Acredita:
3000 Capital
En esta cuenta se registran los aumentos y las disminuciones que se efectúan en el capital
propiedad de la empresa. (Romero, 2006)
En esta cuenta se registran los movimientos de las operaciones que se generen de las
aportaciones que efectúen los socios de la empresa. (Romero, 2006)
Se Debita:
1. Por la disminución del número de acciones o el valor nominal de las mismas
previamente autorizado y certificado en el acta de reunión de la asamblea de socios
de la entidad y por un juez competente.
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Se Acredita:
En esta cuenta se contabilizan los montos de los aumentos de capital autorizados por los
propietarios de la empresa.
Se Acredita:
1. Por el registro de la aportación del capital de parte de los socios el cual puede ir
soportado por un Recibo Oficial de Caja ( R.O.C.)
2. Con el registro del importe en que la Asamblea de socios de la empresa ha decidido
incrementar el capital.
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3102 Reservas
En esta cuenta se deberá registrar el monto del valor de la reserva que ha sido creada para la
protección del capital invertido por la empresa, esto según lo establecido por la ley General
de sociedades mercantiles. (Romero, 2006)
Se Debita:
Se Acredita:
En esta cuenta se registran los montos de las utilidades obtenidas en los ejercicios anteriores.
Las cuales se encuentran pendientes de distribuir a los socios de la empresa. De igual manera
se registraran las pérdidas que se hayan obtenido al final del periodo. (Romero, 2006)
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Se Acredita:
4000 Ingresos
Las cuentas de ingresos agrupan todos los conceptos que constituyen la recepción de fondos
derivados de las ventas de productos y bienes relacionados a la actividad propia de la empresa
tanto de contado como de crédito. (Narváez, 1998)
Se Debita:
Se Acredita:
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En esta cuenta se registran los montos acumulados de los ingresos percibidos en concepto
de transacciones ajenas a las operaciones o giro normal de la empresa.
Se Debita:
Se Acredita:
1. Con la factura de venta de los bienes o servicios especiales, los cuales pueden ser de
contado o al crédito.
2. Por el registro del ingreso especifico.
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Se Debita:
Se Acredita:
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5000 Costos
En la cuenta de costo se registran los movimientos que sufre el precio de costo de las
mercancías vendidas durante el periodo. (Romero, 2006)
En esta cuenta se deberán registrar los montos acumulados del costo de adquisición de
todos los productos vendidos durante el periodo de operaciones de la empresa.
Se Debita:
Se Acredita:
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Las cuentas de gastos agrupan todos los montos en concepto de gastos pagados o causados,
con el objeto de garantizar la administración, mercadeo, ventas, planificación y control de
las operaciones y gestiones realizadas con la razón de ser la empresa.
En esta cuenta se registran los montos en concepto de gastos incurridos para garantizar las
actividades de ventas y mercadeo de los bienes y servicios que forman parte del giro normal
del negocio. (Romero, 2006)
Se Debita:
Se Acredita:
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En esta cuenta se registran los montos en conceptos de gastos incurridos para garantizar la
administración de los recursos, planificación y control de las actividades administrativas que
está íntimamente relacionadas con el giro normal de la entidad. (Romero, 2006)
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Se Acredita:
En esta cuenta se registran todos los movimientos relativos a las erogaciones que la empresa
realiza con la finalidad de obtener financiamiento (dinero, prestamos, servicios bancarios,
etc.), es decir, derivados del manejo del dinero. (Romero, 2006)
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Se Acredita:
En esta cuenta se registran los importes de los gastos no relacionados a las operaciones o
giro normal de la empresa, y además diferentes a las del tipo financiero. (Romero, 2006)
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Se Debita:
Se Acredita:
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Capítulo III
Manual de Políticas
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3.1. Introducción
El presente Manual de Políticas tiene como propósito establecer y dar a conocer las políticas
que estará implementando la entidad, las cuales se establecerán con el fin de proporcionar
lineamientos que sirvan como marco de referencia en el desarrollo de las actividades.
Mediante este manual se definen las políticas que ayudaran a la empresa a maximizar el
funcionamiento y cumplimiento de sus actividades, lo que permite alcanzar de manera
eficiente cada uno de los objetivos que fueron previamente establecidos.
Por otro lado el presente manual brinda a cada una de las áreas de la empresa un ambiente de
seguridad, en lo que respecta al tema de la comunicación interna en los distintos niveles de
la empresa.
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3.2. Objetivo
3.3.Alcance
Estas políticas son aplicables a todas las áreas de la empresa, y se encuentran sujetas a
cambios o modificaciones que puedan surgir durante el desarrollo de la empresa, y que fueron
previamente acordadas por las personas involucradas en autorizar dichas modificaciones.
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La existencia mínima para cada uno de los productos o líneas de productos en bodega
estará en dependencia de la magnitud de los volúmenes de ventas de cada artículo, es
decir tener muy en cuenta cual producto está cerca de agotarse en nuestro inventario,
para que se proceda inmediatamente a realizar la compra de los artículos necesarios
para responder la demanda de nuestros clientes.
b) Almacenamiento de productos
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El control del inventario se deberá realizar semanalmente por parte del responsable
de bodega, esto con el fin de obtener un buen manejo del inventario, e identificar
diferencias previas a la toma física del inventario, la cual se realizará semestralmente,
y la persona encargada de efectuarlo es el responsable administrativo, el cual a su vez
deberá procesar la información de la toma física del inventario y emitir la respectivas
diferencias que surgen por la toma física; en caso de que no se justifique los faltantes
se cobran al responsable de bodega y los sobrantes se deberán ajustar.
Objetivo
Alcance
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1. Equidad: La equidad entre intereses opuestos debe ser una preocupación constante en
contabilidad, puesto que los que se sirven de, o utilizan los datos contables, puedan
encontrarse ante el hecho de que sus intereses particulares se hallen en conflicto. De esto se
desprende que los estados financieros deben prepararse de tal modo que reflejen con equidad
los distintos intereses en juego en una entidad. Este principio en el fondo es el postulado
básico o principio fundamental al que está subordinado el resto.
2. Entidad Contable: Todo Estado Financiero debe referirse a una entidad donde el
propietario o los accionistas son considerados como terceros, es decir se debe segregar el
patrimonio personal de los propietarios o accionistas del patrimonio de la entidad, la empresa
se considera como una unidad económica, jurídica y social distinta de sus dueños o
propietario.
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5. Moneda: La contabilidad mide en términos monetarios, lo que permite reducir todos sus
componentes heterogéneos a un común denominador.
8. Realización: Los resultados económicos sólo deben computarse cuando sean realizados, o
sea cuando la operación que las origina queda perfeccionada desde el punto de vista de la
legislación o prácticas comerciales aplicables y se hayan ponderado fundadamente todos los
riesgos inherentes a tal operación. Debe establecerse con carácter general que el concepto
“realizado” participa del concepto de devengado.
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10. Revelación Suficiente: Todo Estado Financiero debe tener la información necesaria y
presentada en forma comprensible de tal forma que se pueda conocer claramente la situación
financiera y los resultados de sus operaciones.
11. Objetividad: Los cambios en activos, pasivos y patrimonio deben ser contabilizados tan
pronto sea posible medir esos cambios objetivamente.
Este criterio no debe ser afectado por la presunción que los estados financieros podrían ser
preparados en base a una serie de reglas inflexibles. En todo caso los criterios adoptados
deben ser suficientemente comprobables para permitir un entendimiento del razonamiento
que se aplicó.
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15. Consistencia: Los principios de contabilidad deben ser aplicados en forma uniforme de
un período a otro, en caso que no sea así se debe explicar la razón y el efecto de los cambios.
18. Relación Fundamental de los Estados Financieros: Los resultados del proceso contable
son informados en forma integral mediante un estado de situación financiera y por un estado
de cuentas de resultado, siendo ambos necesariamente complementarios entre sí.
20. Partida Doble: Los hechos económicos llevados a cabo por una entidad deben ser
expresados por medio de sistemas de contabilidad que den a conocer los dos aspectos que
envuelve toda operación.
La contabilidad produce información sobre los hechos u actos económicos financieros que
afectan o puedan afectar el Capital de la empresa.
La información que se produce será utilizada, entre otras cosas, para la toma de decisiones,
por lo que es necesario que tenga una serie de cualidades básicas. Esas cualidades son:
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Utilidad, debe servir para satisfacer las diferentes necesidades de los distintos usuarios, lo
que dependerá de lo que se diga en ella y cuando se lo diga.
Oportunidad, debe ser puesta en conocimiento de sus usuarios en las circunstancias que fijen
las normas de contabilidad para que éstos puedan adoptar decisiones en tiempo y forma.
Representatividad, debe contener todos los aspectos relevantes que permitan exponer en
forma adecuada los hechos económicos-financieros que presenten la posición de la Entidad,
es decir debe existir una razonable correspondencia entre la información suministrada y los
hechos que pretende describir.
Verosimilitud, debe ser fidedigna, utilizando terminología precisa, tratando en todo los casos
de evitar informaciones ambiguas.
Confiabilidad, debe prepararse conforme a los principios y normas que le otorguen el carácter
de creíble, para la toma de decisiones.
Objetividad, debe ser reflejada la real posición financiera en función de criterios pre
establecidos, exponiendo los acontecimientos tal cual son, sin incidencia de subjetividades
que produzcan deformaciones.
Integridad, la información debe ser exhaustiva y completa, debe incluir al menos todas sus
partes esenciales.
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La Empresa Ferretería SADAC debe preparar al cierre del ejercicio, los siguientes Estados
Financieros.
Balance General.
Estado de Resultados.
Si fuese necesario elaborar y emitir estados financieros a fechas distintas al cierre del
ejercicio, será dispuesto por el Gerente Propietario. Ello no invalida la presentación de todos
los estados que correspondan al cierre del ejercicio.
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1. Reconocimiento de Activos:
2. Reconocimientos de Pasivos:
3. Reconocimiento de Ingresos:
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4. Reconocimiento de gastos:
3.6.1. Objetivo
Garantizar que todos los desembolsos de efectivos estén debidamente justificados y
soportados, para llevar un mejor control de los Recursos Financieros que posee la Empresa
Ferretería SADAC
3.6.2. Alcance
Estas políticas son aplicables a todo el personal de la Empresa Ferretería SADAC.
Los fondos de Caja Chica tienen como principal objetivo agilizar la adquisición
de bienes y servicios menores y de poca cuantía de inmediata necesidad para la
operatividad de cada área de la empresa Ferreteria SADAC.
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Solamente la persona designada como custodio del fondo deberá tener acceso
al mismo.(Responsable de Caja)
Todos los recibos de caja chica deberán estar pre numerados y llevar secuencia
numérica.
Al final de cada mes se suman todos los vales de caja chica. El total de éstos
más la cantidad de efectivo en caja debe ser igual al tope máximo.
Por cada desembolso realizado, éste deberá estar debidamente soportado por
los documentos que amparan la transacción.
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3.7.1. Objetivo
Establecer medidas de control de la información Importante que posee la Empresa
Ferretería SADAC.
3.7.2. Alcance
Estas políticas son aplicables a todos los miembros que forman parte de la Empresa
Ferretería SADAC.
Toda información contable y financiera conocida por los miembros del Área
Administrativa con respecto a clientes de la empresa, que adquieran en el desarrollo
de sus labores, debe permanecer en absoluta confidencialidad.
Gerente Propietario
Responsable Administrativo Financiero.
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Capítulo IV
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4.1. Introducción
La elaboración de guías sobre la actuación individual o por funciones dentro de las empresas
es una necesidad, ya que es la única forma de establecer parámetros de acción operativa de
los empleados para agilizar la consecución de los objetivos, lo que explica la importancia del
empleo de los manuales para obtener el control deseado del personal, y que las actividades
se cumplan de acuerdo a lineamientos manteniendo coherencia con las demás funciones.
Para toda organización es imprescindible contar con lineamientos que guíen el desempeño
de su personal, por medio de este Manual de Normas y Procedimientos se busca facilitar el
desarrollo de las actividades administrativas y contables de la empresa SADAC,
estableciendo pautas de acción que le permitan operar con mayor eficiencia en sus procesos,
con el fin de facilitar el logro de los objetivos y metas.
El presente Manual constituye una herramienta importante para la empresa porque contribuye
al mejoramiento de sus actividades y a la obtención de información financiera y
administrativa suficiente, oportuna y confiable, ya que su personal deberá adaptar una serie
de normas, políticas y procedimientos que regularán las operaciones diarias. En él se
establecen una serie de normas y procedimientos que están encaminados a logar eficiencia,
orden e información financiera clara y oportuna.
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4.3.1.1. Normas
c) El valor máximo por cada pago o desembolso no podrá sobrepasar el (50%) cincuenta
por ciento incluido impuestos del monto asignado como Fondo de Caja Chica. Todo
gasto que se efectúe deberá tener como respaldo un comprobante o factura de venta.
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g) Para el correcto manejo del fondo, la reposición se efectuará cuando esté utilizado el
80% del Fondo de caja chica.
h) Todas los desembolsos de Caja Chica, deben estar respaldadas por recibos, facturas
o algún otro soporte que compruebe que el efectivo fue utilizado para realizar las
compras para las cuales fue solicitado.
i) Para asegurar el uso adecuado de los recursos del fondo, el Responsable
Administrativo realizará arqueos de forma periódica y sorpresiva de los valores
entregados al Administrador del Fondo de Caja Chica, por lo menos dos veces al
mes.
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4.3.2.1. Normas
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Vanessa Thomas
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INICIO
Recibe efectivo y
valores
Realiza el arqueo
en el formulario
respectivo
Separa y realiza el
conteo de
Efectivo
y valores.
Revisa autenticidad de
las monedas y billetes
Si y el correcto llenado de No
los documentos
Firman los
Envía el arqueo
responsables de caja
Envía el arqueo
de caja
Recibe y archiva
la documentación
FIN
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4.3.3. Bancos
4.3.3.1. Normas
Vanessa Thomas
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4.3.5. Inventarios
4.3.5.1. Normas
Vanessa Thomas
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Responsable Administrativo
Responsable de Bodega Persona que entrega
Financiero
INICIO
Recibe artículos y
revisa que
correspondan con
orden de compra
Entrada de
Llena Entrada de Bodega
Bodega y la firma
Clasifica los
Entrega la
artículos y los
Entrada de
ubica en la
Bodega
bodega
Recibe Entrada de
Entrega Original
Bodega Original
FIN
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Responsable Administrativo
Responsable de Bodega Cliente
Financiero
INICIO
Solicita artículos
Entrega los
presentando
artículos
factura
Salida de
Llena la Salida de Bodega
Bodega y la firma
Recibe y Firma
Entrega la Salida Salida de Bodega
de Bodega en señal de
conformidad
Entrega la Salida
de Bodega
Recibe Salida de
Entrega Original
Bodega Original
Salida de
Archiva Salida de
Bodega
Bodega Original
FIN
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Responsable Administrativo
Responsable de Bodega Gerente Propietario Proveedor
Financiero
INICIO
Identifica
necesidad de
adquirir artículos
Solicita
Comunica Entrega
cotizaciones a
necesidad corizaciones
proveedores
mejor cotización
cotizaciones y las
considerando
entrega
costo y calidad
Recibe Orden de
Envía Orden de
compra y entrega
compra
mercancía
Elabora Entrada
de Bodega Realiza el pago y Firma
solicita firma de comprobante de
Entrada de
recibí conforme Egreso
Bodega
Entrega Cheque
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Archiva
Comprobante y
documentos de
respaldo
FIN
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4.3.6. Gastos
4.3.6.1. Normas
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INICIO
Recibe rol de
Envía rol de pago
pago
Realiza
corrección
Revisa si los
No montos son Si
correctos
Se dirige al
Devuelve rol para
banco a efectuar
corrección
retiro de efectivo
Entrega sueldo y
rol de pago a cada Recibe dinero
empleado
Comprobante
Contabiliza el de Diario
pago
Archiva
documentos
FIN
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4.3.7. Ventas
4.3.7.1. Normas
1. Las ventas de crédito deben ser autorizadas por el Gerente Propietario.
2. El vendedor es el encargado de elaborar las facturas.
3. El vendedor no está autorizado a otorgar rebajas en las ventas.
4. El vendedor debe atender a los clientes en orden de llegada.
5. El vendedor debe brindar al cliente la información que éste le solicite sobre los
artículos y precios.
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INICIO
Saluda y atiende
al cliente
Proporciona
Solicita los
información
artículos que
acerca de los
desea comprar
artículos y precios
Consulta
existencia de los
artículos Revisa existencias
solicitados de los artículos
Elabora Factura
Se dirige a Caja a
Recibe dinero
pagar
Recibe
Entrega Factura
documentos y se
Original y Recibo
dirige a retirar sus
de Caja
artículos
Entrega artículos
y elabora Salida
de Bodega
FIN
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Vanessa Thomas
Armando Martínez 93
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INICIO
Saluda y atiende
al cliente
Recibe
Solicita
información
Autorización para
sobre solicitud de
crédito
crédito
Analiza y
Si decide si
otorga crédito
Consulta
existencia de los Revisa existencias
artículos de los artículos
solicitados
Factura
Elabora Factura
FIN
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Armando Martínez 94
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Armando Martínez 96
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Capítulo V
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Armando Martínez 97
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5.1. Introducción
Cabe recalcar que este Manual se debe revisar y actualizar cada vez que la estructura
organizativa sufra algún tipo de cambios, ya que todos los puestos que las aéreas posean
pueden experimentar cualquier tipo de modificaciones, esto a consecuencia de la dinámica
de trabajo, dicho Manual de igual manera servirá como un instrumento de consulta
permanente dentro de la empresa.
Vanessa Thomas
Armando Martínez 98
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5.2. Misión
Ofrecer a nuestros clientes una amplia gama de productos ferreteros de alta calidad a un
precio justo y competitivo, procurando su satisfacción por medio de un servicio atento y de
carácter familiar, comprometiéndonos a mantener la preferencia y satisfacción de nuestros
clientes.
5.3. Visión
Vanessa Thomas
Armando Martínez 99
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GERENTE
PROPIETARIO
RESPONSABLE
ADMINISTRATIVO AREA DE VENTAS
FINANCIERO
RESPONSABLE RESPONSABLE
VENDEDOR 1 VENDEDOR 2 VENDEDOR 3
DE CAJA DE BODEGA
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Armando Martínez 100
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GERENTE
PROPIETARIO
AREA
ADMINISTRATIVA AREA DE VENTAS
FINANCIERA
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Armando Martínez 101
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5.5.1.1. Objetivos:
Garantizar el registro eficiente y eficaz de todas y cada una de las
operaciones contables de la empresa.
5.5.1.2. Organización
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Armando Martínez 102
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5.5.1.3. Organigrama
GERENTE
PROPIETARIO
RESPONSABLE
ADMINISTRATIVO
FINANCIERO
RESPONSABLE DE RESPONSABLE DE
CAJA BODEGA
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Armando Martínez 103
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Tiene la responsabilidad de llevar los registros contables, elaborar los estados financieros con
cifras exactas, llevar el control de inventarios, ingresos y conciliaciones bancarias, cumplir
con los principios de contabilidad generalmente aceptados y con los cargos fiscales de
acuerdo a las leyes del país.
A lo interno se coordinara con sus auxiliares, es decir con el responsable tanto de caja como
de bodega para validar las operaciones realizadas durante el día a día de la empresa de modo
tal que permita elaborar correctamente los estados financieros de la empresa mensualmente.
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Armando Martínez 104
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Vanessa Thomas
Armando Martínez 105
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5.5.2.1 Objetivos:
Garantizar el funcionamiento eficiente y eficaz de todas y cada una de las operaciones
realizadas en la Ferretería SADAC.
5.5.2.2 Organización
Vendedor 1
Vendedor 2
Vendedor 3
5.5.2.3 Organigrama
GERENTE
PROPIETARIO
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Armando Martínez 106
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Tiene la responsabilidad de la atención eficaz y eficiente de todos los clientes que visiten la
Ferretería, es decir que son los encargados de ofrecer a nuestros clientes todos los productos
que están disponibles para vender, siempre y cuando se encuentre entre las necesidades o
demanda de cada uno de los clientes que visitaran a diario la ferretería.
Conocer los precios de los artículos, y los cambios que estos puedan sufrir, con el
fin de siempre darle al cliente el precio exacto y así evitar confusiones.
Elaborar al final del día un reporte diario que ayude a identificar a quienes se les
facturo durante todo el día.
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Armando Martínez 107
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Gerencia
Gerente Propietario
Responsable Administrativo
Responsable de Caja
Responsable de Inventarios (Bodega)
Área de Vendedores
Vendedor 1
Vendedor 2
Vendedor 3
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Armando Martínez 108
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Vanessa Thomas
Armando Martínez 109
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Vanessa Thomas
Armando Martínez 110
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Garantiza la supervisión directa del efectivo en caja y bancos, además del soporte o
sustento legal de los registros contables. (Libros Contables)
Cumple con las gestiones sobre las obligaciones fiscales y de carácter legal de la
empresa.
Realizar las respectivas conciliaciones bancarias de cada una de las cuentas que la
empresa tiene en las correspondientes instituciones financieras.
Recepcionar y validar toda la documentación con sus soportes de las compras para
su debido registro y contabilización.
Vanessa Thomas
Armando Martínez 111
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Velar por el debido cumplimiento de los procedimientos establecidos tanto para las
compras, como para los ingresos y salidas de bodega.
Realiza cualquier otra función que su jefe inmediato le encomiende, acorde a los
objetivos y actividades que desarrolla la empresa.
Edad: 25 – 45 Años.
Vanessa Thomas
Armando Martínez 112
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Emisión de la factura que es el soporte del pago de la compra por parte del cliente.
Edad: 21 – 30 Años
Vanessa Thomas
Armando Martínez 113
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC
Responsable de la recepción de los artículos que se han comprados para que formen
parte del inventario de la ferretería, soporte de esta actividad será la elaboración del
documento de entrada a bodega, el cual ratifica cuales fueron los artículos que van a
sumarse a nuestro inventario.
Vanessa Thomas
Armando Martínez 114
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suficientes que ratifiquen cada una de estas actividades, las cuales serán validadas
por el responsable administrativo.
Edad: 18 - 30 Años
Vanessa Thomas
Armando Martínez 115
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC
Conocer los productos que se ofertan, así como las marcas y precios de los mismos.
Atender de formas eficientes la todas las quejas y solicitudes realizadas por los
clientes que
visitan la empresa.
Organizar las mercancías en los anaqueles de exhibición de acuerdo a su naturaleza,
y además mantener en buenas condiciones dichos estantes.
Elaborar un resumen de las ventas realizadas a diario (listado de facturas)
Estar pendiente de los productos que están cerca de no tener existencia suficiente para
responder a la demanda de los clientes, para realizar la debida compra que ayude a
tener un inventario suficiente para cubrir las necesidades de los clientes.
Requisitos del Cargo:
Edad: 18 - 30 Años
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Armando Martínez 116
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Capítulo VI
Manual de Formas
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Armando Martínez 117
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6.1. Justificación
El presente Manual de Formatos creado para la Empresa que lleva por nombre Ferretería
SADAC. Tiene como finalidad agrupar sistemáticamente los documentos empleados a diario
en las operaciones de la empresa y la forma en que estos deberán ser utilizados. Así como
también presentar de manera clara y concisa una descripción de los formatos requeridos en
el desarrollo de las actividades diarias de la empresa.
En la actualidad, es fundamental para las empresas poseer una serie de documentos que sirvan
de soporte de las actividades que se llevan a cabo y contribuyan a establecer un control
adecuado del desempeño de las mismas. La utilización de estos formatos permite agilizar la
información dentro de la Institución, para que llegue de manera oportuna y efectiva a los
lugares que la necesiten, ya que están diseñados para desarrollar una eficiente recolección de
datos necesarios acerca de las actividades que se realizan en la empresa.
El Manual presenta para cada formato los objetivos que pretende alcanzar, una breve
descripción de la manera en que van a ser llenado, y el correspondiente flujograma para cada
formato, es decir su recorrido dentro de las diversas áreas de la empresa, especificando el
destino de los documentos originales y de las copias.
Vanessa Thomas
Armando Martínez 118
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC
6.2. Objetivos
Vanessa Thomas
Armando Martínez 119
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1. Factura.
2. Recibo Oficial de Caja.
3. Entrada a bodega.
4. Salida de Bodega.
5. Solicitud de Emisión de Cheque.
6. Comprobantes de Pago.
7. Comprobante de Caja Chica.
8. Comprobantes de Diario.
9. Orden de compra.
10. Arqueo de Caja.
11. Vale de caja chica
12. Reembolso de Caja Chica
13. Auxiliar de Bancos
14. Conciliación Bancaria.
15. Estados Financieros.
Vanessa Thomas
Armando Martínez 120
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC
Objetivos
Registrar las ventas de contado y créditos realizados por la empresa a sus clientes,
detallando las condiciones de las mismas.
Servir de soporte para la determinación y control del costo de ventas.
Utilización
La factura se utiliza para registrar las ventas de bienes y servicios ofrecidos a los clientes de
la entidad. En este formato se hacen constar los bienes o servicios vendidos en cantidades,
precios e importes y otros datos relativos a la operación. Las facturas se emiten por triplicado.
El original se entrega al cliente, la copia uno de color amarilla se remite al departamento de
contabilidad (Área Administrativa/Financiera) para que se realice la correspondiente
validación de la factura, con el fin de cotejar que el bien o servicio prestado haya sido
registrado correctamente, y por último la copia dos de color rosada es para la caja general de
la empresa para su debido resguardo o archivo de la misma.
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Armando Martínez 121
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11. El subtotal que resulta de la sumatoria de los precios totales de los bienes o
servicios facturados.
12. El importe del Impuesto al Valor Agregado, que corresponde al 15% del monto del
subtotal.
13. El Total de la factura es el resultado que se obtiene de la suma del subtotal más el
importe del IVA correspondiente a la factura.
14. La condición de pago en que la factura va a ser emitida, la cual puede ser de crédito
o contado.
15. La firma del vendedor responsable de la venta.
16. La firma de autorizado por parte del Gerente Propietario.
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Armando Martínez 122
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Vanessa Thomas
Armando Martínez 123
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Flujograma Factura
Responsable
Vendedor Cliente Administrativo Responsable de Caja
Financiero
VENTAS
FacFtaucrtauraO 1
Factura 2
Elabora Factura
¿Contado o
Crédito?
Contado
Crédito
Entrega copia al Entrega Original Recibe Factura Recibe copia 1 de Archiva copia 2
cliente al Cliente y A Original Factura de Factura
distribuye copias
Recibe y guarda
Recibe copia 1 de Factura Original
Factura hasta pago del FIN
cliente
Remite Factura
Cliente Paga
Original a Caja
Entrega Factura
Original a cliente
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Armando Martínez 124
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Objetivo
Obtener el reconocimiento y control de los ingresos recibidos por la empresa, en
efectivo, cheque o ya sea por pagos que nos realizan por medio de tarjetas de debito
o crédito.
Utilización
El Recibo Oficial de Caja es un documento en el cual se deja constancia de haber recibido
una determinada suma de dinero en efectivo, cheque y/o por medio de tarjetas tanto de débitos
como de créditos por la venta de cualquier artículo. Estos recibos se extienden por triplicado.
El original color blanco se le da a la persona que realiza el pago, la copia azul es para el Área
Administrativa/Financiera que realiza la debida validación de este recibo oficial de caja y la
copia gris queda en la caja general de la empresa para archivarse.
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Armando Martínez 125
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Armando Martínez 126
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Administrativo
CAJA
Elabora ROC
Recibe ROC
Entrega original a
Original
Cliente
Entrega copia 1 a
Recibe copia 1
Responsable
ROC
anciera
Archiva copia 2
ROC
FIN
Vanessa Thomas
Armando Martínez 127
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Objetivo
Permite establecer el control y registro cronológico de los productos que ingresan
en las correspondientes bodegas de la empresa. Este formato de de gran utilidad
para el manejo de los inventarios de la empresa.
Utilización
Su utilización es de gran utilidad para el buen manejo de los inventarios de la empresa, este
formato ayuda a registrar los nuevos productos que la empresa a adquirido por medio de
comprar efectuada a nuestros proveedores. Se extiende por duplicado el original es para el
área Administrativa/Financiera, la copia uno de color celeste le queda al Responsable de
bodega.
14. La suma total del valor de los productos que ingresaron a la bodega.
15. La firma de la persona que ha entregado los productos al responsable de la bodega.
16. La firma del responsable de bodega que es el encargado de la recepción la
mercadería.
17. La firma de la persona delegada para autorizar las entradas a bodegas.(Gerente
Propietario)
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Armando Martínez 128
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Armando Martínez 129
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Administrativo
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Armando Martínez 130
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Objetivo
Tiene como objetivo principal soportar y controlar las salidas que se realicen del
inventario que la empresa posea.
Utilización
Este documento se utiliza para tener un mejor manejo de los inventarios que la empresa tiene,
con este formato el responsable de bodega aplicar una eficiente actividad de control de los
bienes que tiene a su resguardo. Se extiende en duplicado siendo el original para el Área
Administrativa/Financiera y la copia es para el responsable de bodega.
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Armando Martínez 131
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Armando Martínez 132
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Administrativo
Vanessa Thomas
Armando Martínez 133
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Objetivo
Contar con un mecanismo que establezca el control de la elaboración y emisión
de cheques.
Utilización
Formalizar y establecer un mejor control de los pagos realizados a nuestros proveedores de
bienes y servicios, o efectuados a terceros. Se extiende en formato original el cual se queda
como soporte del comprobante de pago que se genera con la solicitud, en pocas palabras el
formato se archiva en el Área Administrativa/Financiera.
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Armando Martínez 134
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Armando Martínez 135
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Armando Martínez 136
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Objetivo
Registrar y soportar los pagos o desembolsos realizados por la empresa,
especificando las condiciones de los mismos.
Utilización
Este formato se utiliza para soportar los pagos especificando la cuenta, el beneficiario, banco
y el número de cheque con el que fueron realizados los pagos, y a su vez emitiendo el asiento
contable que origina la transacción. Se emite solo en original en el Área
Administrativa/Financiera una vez que ha sido contabilizado por el responsable de dicha área,
al cual regresa de nuevo para ser archivado después de efectuar el pago o cuando es retirado
por el beneficiario del cheque.
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Armando Martínez 137
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Armando Martínez 138
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Armando Martínez 139
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Armando Martínez 140
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Objetivo
Su principal objetivo es soportar y controlar los desembolsos por pagos
efectuados con el efectivo de caja chica, estos comprobantes facilitan la solicitud
del reembolso del fondo fijo.
Utilización
El comprobante de caja chica sirve de base para controlar, soportar y verificar los
desembolsos de efectivo que se realizan para cubrir gastos menores de la empresa. Se
extiende en formato original y este lo conserva el responsable del fondo de caja chica, hasta
solicitar el reembolso de efectivo correspondiente a los comprobantes utilizados.
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Armando Martínez 141
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Armando Martínez 142
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Armando Martínez 143
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Objetivo
Registrar diariamente las transacciones financieras de la empresa.
Utilización
El Comprobante de Diario es un documento utilizado para contabilizar las transacciones
financieras que la empresa realiza a diario, debe elaborarse previamente al registro de
cualquier operación y en el cual se indica el número, fecha, concepto, descripción y cuantía
de la operación, así como las cuentas afectadas con el asiento. A cada comprobante se le
anexan los documentos y soportes que lo justifiquen. Este documento se extiende en formato
original.
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Armando Martínez 144
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Armando Martínez 145
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Vanessa Thomas
Armando Martínez 146
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Objetivos
Se realiza para formalizar las compras de bienes y servicios que la empresa desea
realizar para cumplir un objetivo en específico, en la cual se detallan las condiciones
de la transacción.
Utilización
Este formato ayuda a la empresa a detallar los bienes y servicios que se pretenden comprar a
una determinada organización, en la cual se especifica la descripción, cantidad y precio de
los bienes y servicios a obtener. Se extiende en triplicado. La original es para el proveedor,
la copia numero uno de color amarilla se entrega al Área Administrativa/Financiera.
Vanessa Thomas
Armando Martínez 147
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13. El importe del Impuesto al Valor Agregado, que corresponde al 15% del monto del
subtotal.
14. El Total, que resulta de la resta del sub-total con la cantidad que nos han
descontado, más el monto del Impuesto al Valor Agregado (IVA).
15. Las observaciones a tener muy en cuenta en la orden de compra.
16. La firma de la persona que solicita la compra.
17. La firma de autorizado por parte de la Gerente Propietario.
18. La firma de recibido por parte de la persona que recibió la mercancía o servicio
correspondiente.
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Armando Martínez 148
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Armando Martínez 149
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Administrativo
Vanessa Thomas
Armando Martínez 150
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Objetivo
El arqueo de caja tiene como principal objetivo facilitar al área administrativa
financiera el reconocimiento y verificación del efectivo que se encuentra en la caja
general al momento de realizar el arqueo correspondiente, también la existencia de
los recibos oficiales de caja para el control de ingresos y los comprobantes de caja
que reflejen el registro de los desembolsos que se realicen para cubrir gastos menores.
Utilización
El Área Administrativa Financiera al momento de efectuar un arqueo de caja tiene una
herramienta fundamental en lo que concierne a la aplicación de un buen manejo y control de
los fondos que se encuentran en la caja general de una empresa. También ayudara a
determinar a la contabilidad si existe un faltante o sobrante de efectivo de los fondos
arqueados. Al final del arqueo se le entrega una copia del arqueo efectuado al responsable de
los fondos, el formato original es de uso del Área Administrativa Financiera.
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Armando Martínez 151
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arqueo por medio de la suma de todos los importes que se encontraron en la sección
de monedas
4. El total de fondos de efectivos arqueados, el cual se obtiene cuando realizamos la
suma del total de efectivo en billetes y el total de efectivo en monedas.
5. En la sección del arqueo de documentos tenemos la columna que corresponde a la
fecha en que se realizo el documento que está siendo arqueado.
6. El número consecutivo de la factura o vale provisional de caja que se ha arqueado.
7. El nombre del beneficiario que se encuentra en el documento arqueado.
8. El concepto en que fue realizado el documento que esta arqueando.
9. El importe al que asciende el documento.
10. La cantidad total en efectivo de los documentos arqueados en caja.
11. La cantidad total en efectivo de las facturas o vales provisionales arqueados.
12. El total de fondos arqueados, el cual se obtiene de la suma de la cantidad total en
efectivo con la cantidad de fondos en documentos arqueados, los cuales se puede
dividir en facturas recibos oficiales de caja y vales provisionales.
13. El total al que asciende el fondo asignado.
14. El total de los fondos arqueados
15. La diferencia que se produce al comparar el fondo asignado con los fondos arqueados,
la cual nos puede dar como resultado un faltante o sobrante de efectivo, o bien que
los fondos coincidan y no exista diferencia alguna.
16. Las observaciones pertinentes que el encargado de realizar el arqueo deberá redactar
para dar a conocer como se desarrollo el arqueo de los fondos.
17. La hora exacta en que culmino el arqueo de los fondos.
18. El día en que fue efectuado el arqueo de fondos.
19. El mes en que fue realizado el arqueo de los fondos.
20. El año en que fue efectuado el arqueo de los fondos.
21. La firma del responsable de los fondos arqueados.
22. El nombre y apellido del responsable de los fondos arqueados.
23. La firma del contador que efectuó el arqueo de los fondos.
24. El nombre y apellido del contador que efectuó el arqueo.
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Objetivo
Permitir el control y reconocimiento de los gastos menores incurridos por la
empresa por medio de un fondo asignado a una persona en particular para su
debido custodio.
Utilización
Este formato se utiliza para tener un mejor control de la salida de dinero de caja chica, ya que
en él se detalla la persona que lo solicita, el motivo por el cual está requiriendo efectivo y
este debe de ir autorizado por la persona encargada. Se extiende en formato original el cual
lo conserva el responsable de caja.
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Beneficiario
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Objetivo
Este documento tiene como objetivo primordial soportar las devoluciones de efectivo
que se le realicen al fondo fijo de caja que se le ha asignado previamente a una persona
que forme parte de la empresa, con el fin de cubrir gastos menores a lo inmediato.
Utilización
El formato de reembolso de caja chica es utilizado para formalizar la solitud de reembolso
del efectivo del fondo asignado, en el cual se detallaran todos los gastos menores en que se
incurrieron, lo cual produjo la disminución del efectivo del fondo fijo. Este documento se
distribuye de la siguiente forma, original queda en el Área Administrativa Financiera y una
copia al solicitante.
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Administrativo
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Objetivo
Verificar y ejercer un buen control sobre las operaciones efectuadas con cada uno
de los bancos.
Utilización
Este documento es de gran importancia para el Área Administrativa Financiera, ya que en él
se detallan todas las actividades que se han realizado en las diferentes cuentas bancarias, y
así poder tener y aplicar un mejor control de las cuentas que la empresa posee en las distintas
instituciones financieras. Se extiende en formato original en el Área Administrativa
Financiera.
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Objetivo
Determinar y analizar las partidas que establecen la diferencia entre el saldo en bancos
según los registros contables de la empresa, contra el saldo que muestra el estado de
cuenta bancario.
Utilización
La Conciliación Bancaria se utiliza para identificar aquellas partidas o diferencias que hacen
que el saldo que refleja el estado de cuenta del banco no coincida con el saldo que la empresa
tiene en sus libros auxiliares.
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Balance General
Objetivos
Presentar la situación financiera de la empresa en un periodo determinado,
demostrando en forma clara y detalladamente el valor razonable de cada uno de los
derechos y obligaciones de la misma.
Utilización
Es de gran utilidad para el gerente propietario de la empresa, ya que por medio de los estados
financiera podrá tomar las decisiones apropiadas, una vez que sea de su conocimiento el
rendimiento, crecimiento y desarrollo de la entidad durante un periodo determinado, a demás
es empleada para lo siguiente:
El Balance General es Impreso en dos juegos los cuales son distribuidos de la siguiente
manera:
Original 1: Es para la Gerente Propietario para su debida Revision y Autorización.
Copia 1: Es para la Área Administrativa Financiera, para su debido Resguardo.
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5. En esta parte se ubicaran todas las cuentas a nivel de mayor que cumplan con las
características para ser clasificadas como activo Fijo.
6. El total que resulte de la suma de cada una de las cuenta de Activo Fijo luego de
haber le restado cada una de sus correspondientes Depreciaciones.
7. En esta parte se ubicaran todas las cuentas a nivel de mayor que cumplan con las
características para ser clasificadas como pagos anticipados.
8. El total que resulte de sumar todas las cuentas clasificadas como Pagos Anticipados.
9. El total que resulte de sumar el total de los Activos Circulantes, el total de los
Activos Fijos y el total de los Pagos Anticipados, es decir el total de Activo Neto.
10. En esta parte del Balance General se detallaran las cuentas a nivel de mayor que
cumplan con las características para ser clasificadas como pasivos de corto plazo.
11. El total que resulte de la suma de todas las cuentas clasificadas como Pasivos a
Corto Plazo.
12. En esta parte del Balance General se detallaran las cuentas a nivel de mayor que
cumplan con las características para ser clasificadas como pasivos de Largo plazo.
13. El total que resulte de la suma de todas las cuentas clasificadas como Pasivos a
Largo Plazo.
14. El total que resulte de la suma del Pasivo a Corto Plazo con el Pasivo a Largo Plazo.
15. En esta parte del Balance General se detallaran las cuentas a nivel de mayor que
cumplan con las características para ser clasificadas como Capital
16. El total que resulte de la suma de todas las cuentas clasificadas como Capital.
17. El total que resulte de la suma del total de Pasivos con el total Capital.
18. La firma del encargado en elaborar el Balance General.
19. La firma del encargado en revisar el Balance General.
20. La firma del encargado en autorizar el Balance General.
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Estado De Resultado
Objetivos
Permite a los propietarios de la empresa conocer los montos de las utilidades o
pérdidas obtenidas como resultado de sus operaciones realizadas en un periodo
contable.
Utilización
Se utiliza para demostrarle al propietario el progreso financiero del negocio y la rentabilidad
de su empresa, permite realizar análisis acerca del comportamiento de los ingresos con
relación a los costos y gastos, a demás facilita la toma de decisiones a los encargados
proporcionando la información necesaria para poder realizar análisis apoyados en las razones
financieras.
El Estado de Resultado es Impreso en dos juegos los cuales son distribuidos de la siguiente
manera:
Original 1: Es para la Gerencia General para su debida Revisión y Autorización.
Copia 1: Es para el Área Administrativa Financiera, para su debido Resguardo.
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7. La utilidad bruta no es más que el total que resulte de de la resta de los costos de
ventas incurridos en el periodo al los ingresos obtenidos de igual manera en el mismo
periodo.
8. En esta parte se ubicaran todas las partidas que cumplan con las características para
ser consideradas como Gastos.
9. El total que resulte de la suma de todas las partidas consideradas como Gastos.
10. La utilidad de operación no es más que el total que resulte de restarle a la utilidad
bruta todos los Gastos que la empresa incurrió en ese periodo.
11. En esta parte se ubicaran todas las partidas que cumplan con las características para
ser consideradas como Otros Ingresos.
12. El total que resulte de sumar todas las partidas de Otros Ingresos.
13. La utilidad o pérdida antes de IR no es más que el total que resulte de restarle a la
utilidad de operación los otros gastos y sumarle los otros ingresos obtenidos en el
periodo.
14. En este parte se ubicara el resultado de multiplicar las utilidades antes de impuestos
por el 30%, equivalente a la tasa de impuesto anual que se debe enterar ante la DGI.
15. El total que resulte de restar de la utilidad o perdida antes IR el importe que se
obtuvo en el renglón de impuestos sobre la renta.
16. En esta parte se ubicaran todo los movimiento que las partidas que posee el Estado
de Resultado tuvieron durante el mes o periodo a presentar.
17. En esta parte se colocaran todos los saldos actuales que presentaran las partidas que
se presenten en el Estado de Resultado.
18. La firma del encargado en elaborar el Estado de Resultado.
19. La firma del encargado en revisar el Estado de Resultado.
20. La firma del encargado en autorizar el Estado de Resultado.
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4.1. Conclusiones
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Por medio del presente Diseño de Sistema Contable se proporciona una guía que
permita la implementación de una adecuada organización, segregación de funciones
y delimitación de responsabilidades, además de políticas, normas y procedimientos
que facilitan y agilizan las actividades de la empresa y procuran un mejor control y
uso de los recursos de la entidad, asegurando que las operaciones se efectúen
apropiadamente.
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4.2. Recomendaciones
Dar seguimiento al cumplimiento de estos manuales de tal manera que todas las
personas que laboran en la empresa lleven a cabo los debidos procedimientos,
políticas y normas a implementar en las operaciones que se realizan a diario.
Revisar y actualizar los manuales elaborados como parte del diseño del sistema
contable de la empresa conforme al crecimiento del negocio, para adaptarlos a las
necesidades que surjan en la empresa.
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V. Bibliografía
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V. Anexos
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