Вы находитесь на странице: 1из 182

Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

I. Introducción

El presente documento consiste en el Diseño del Sistema Contable de la Ferretería SADAC


ubicada en la ciudad de Managua, la cual pertenece al sector comercial. Con la
implementación de este Sistema se pretende contribuir al mejoramiento de la operatividad de
la empresa, la generación de información más precisa acerca de las operaciones diarias y de
la situación económica financiera de la misma que sea de utilidad para la toma de decisiones,
y el establecimiento de procedimientos y políticas que agilicen el trabajo.

El objetivo de este trabajo es diseñar el sistema contable de la Ferretería SADAC, lo que se


realizará mediante la elaboración de un conjunto de manuales que contendrán el catálogo de
cuentas de la empresa con su respectivo instructivo, las políticas contables y administrativas,
las principales normas y procedimientos, las funciones y fichas de cargo de cada puesto de
trabajo, y las formas administrativas y contables con su correspondiente instructivo de uso.

Con el fin de presentar la información de manera organizada y facilitar su comprensión, el


informe se encuentra estructurado en seis capítulos que se detallan a continuación:

En el capítulo uno se presenta el perfil de la empresa que contiene la misión, visión y una
breve reseña sobre su historia. En el segundo capítulo se presenta el Manual de Registro
Contable que incluye el catálogo de cuentas e instructivo. En el capítulo tres se detallan las
políticas administrativas y contables de la empresa. En el cuarto capítulo se desarrollan las
principales normas y procedimientos. El capítulo cinco describe la estructura organizativa de
la ferretería y las fichas de cargo de los puestos. En el capítulo seis se muestran las formas
diseñadas para la empresa con su correspondiente instructivo de llenado. Al final del trabajo
se enumeran las conclusiones y recomendaciones realizadas a la empresa, seguido de la
bibliografía consultada y los anexos.

Para la realización del presente trabajo se llevó a cabo una revisión de tesis e investigaciones
relacionadas con el tema de estudio. Baca y Membreño, (2009) en su

Vanessa Thomas
Armando Martínez 1
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

trabajo “Diseño de un Sistema de Contabilidad para una empresa comercial” estudiaron las
necesidades específicas de la empresa Importadora Tecnológica de Nicaragua (IMTENSA)
y elaboraron un conjunto de manuales para el área contable adaptados a tales necesidades.

Chamorro (2010) en su tesis “Diseño de un Sistema Financiero Administrativo Contable en


pequeñas empresas comercializadoras de repuestos de vehículos aplicable al Almacén
IMBAREPUESTOS de la ciudad de Ibarra” elaboró un diagnóstico de la situación
Administrativa- Financiera de dichas empresas y desarrolló un modelo Administrativo
Financiero práctico para satisfacer sus necesidades. Chamorro expuso que los almacenes no
contaban con conocimientos técnicos en contabilidad y administración, de tal manera que el
principal problema es la ausencia de un modelo administrativo financiero que contribuya a
un mejor desarrollo económico y financiero para los pequeños negocios. El problema antes
mencionado, conlleva a que los propietarios no pueda conocer la situación Económico –
Financiero de los negocios no pueda medir resultados e impide la oportuna toma de
decisiones. Asimismo, llegó a la conclusión de que las pequeñas empresas son generalmente
negocios familiares, lo que dificulta el establecimiento de normas y procedimientos que
permitan un mejor control de los activos. La Ferretería SADAC presenta problemas similares
en cuanto a la inexistencia de un Sistema Contable que contribuya a mejorar el desarrollo de
las operaciones y permitan la obtención de información útil y oportuna acerca de la posición
financiera de la empresa.

Vanessa Thomas
Armando Martínez 2
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

II. Objetivos

2.1. Objetivo General.

Diseñar e implementar el Sistema Contable de la Ferretería SADAC del Municipio de


Managua en el año 2011.

2.2. Objetivos Específicos

1. Estructurar un Catálogo de Cuentas que contenga todas las cuentas necesarias para
registro de las operaciones de la empresa y su correspondiente Instructivo de uso.
2. Elaborar el Manual de Normas y Procedimientos administrativos.
3. Detallar las políticas administrativas y contables de la empresa.
4. Describir los puestos y funciones de la empresa.
5. Diseñar las formas y su respectivo instructivo de uso.

Vanessa Thomas
Armando Martínez 3
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

III. Resultados

Capítulo I: Perfil de la Empresa

1.1. Breve Historia de la Ferretería SADAC

La Ferretería SADAC es un empresa ubicada de los Semáforos de Linda Vista 1 ½ cuadra al


este. Es un negocio comercial dedicado principalmente a la venta de artículos ferreteros.

Ferretería SADAC inició operaciones el 17 de Noviembre de 2001, siendo su única


propietaria la Sra. Yamileth Cabrera. El capital inicial del negocio fue de aproximadamente
U$ 11,000.00.

Inicialmente la ferretería solo contaba con dos trabajadores, su propietaria y un ayudante,


además se encontraba ubicada de los Semáforos de Linda Vista 2 cuadras al este,
trasladándose hace algunos años al local donde se encuentra actualmente.

Hoy en día laboran en el negocio siete personas en total, la Gerente propietaria, una persona
responsable de los aspectos financieros y administrativos de la ferretería, tres vendedores,
una responsable de caja y un responsable de Bodega. Es importante mencionar que esta
empresa, como la mayoría de las Mipymes, es un negocio familiar, ya que tres de los
trabajadores son familiares de la propietaria, su esposo e hijo, Manuel García y Cristopher
García, quienes se desempeñan como vendedores y su hermana doña Marianela Cabrera
quien es la responsable de los aspectos financieros. Adicionalmente, el negocio cuenta con
el señor Yasser Contreras quien es amigo de la familia desde hace varios años y trabaja como
responsable de la bodega.

Vanessa Thomas
Armando Martínez 4
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

1.2. Planeación Estratégica

1.2.1. Misión
Ofrecer a nuestros clientes una amplia gama de productos ferreteros de alta calidad a un
precio justo y competitivo, procurando su satisfacción por medio de un servicio atento y de
carácter familiar, comprometiéndonos a mantener la preferencia y satisfacción de nuestros
clientes.

1.2.2. Visión
Alcanzar y mantener un sólido posicionamiento comercial de nuestra Empresa en el mercado
de artículos ferreteros, realizando el mejor esfuerzo para mantener la preferencia de nuestros
clientes, garantizando así la solidez financiera del negocio.

1.2.3 Estructura Organizativa

Vanessa Thomas
Armando Martínez 5
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

Capítulo II

Manual de Registro Contable

(Catalogo de Cuentas Contables e Instructivo)

Vanessa Thomas
Armando Martínez 6
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

2.1. Introducción

Presentamos el siguiente Manual de Registro Contable correspondiente a la empresa de razón


social Ferretería SADAC, con el objetivo principal de que esta pequeña empresa pueda
Diseñar y Elaborar a la misma vez un Sistema de Control Interno Homogéneo, el cual estará
dirigido a satisfacer la necesidad de ejercer de manera técnica, funcional y practica el control
y registro de las operaciones financieras y administrativas de la empresa.

La implementación de los procedimientos del trabajo contable descritos en este Manual de


Registro Contable, implica un salto de Calidad en el desarrollo de las labores tanto contable
como administrativas.

En lo que respecta al crecimiento de la empresa “Ferretería SADAC”, se tiene que tomar


muy en cuenta que este factor provocara que las funciones y procedimientos se tornen cada
día más complejas, por consecuencia la entidad demandara instrumentos técnicos y criterios
profesionales, los cuales deben ser de carácter ordenado para garantizar una correcta
planificación y control de las actividades.

El Manual de Registro Contable a continuación presentado ha sido diseñado en miras de


brindar de forma Sistemática, Ordenada y sobre todo Homogénea las Normas y
Procedimientos del ejercicio contable, para obtener una clasificación, registro, resumen y
análisis de las transacciones económicas de la empresa.

Destacamos que al momento de la ejecución de lo establecido en este Manual de Registro


Contable se obtendrá una mejor asignación de las funciones de los encargados que
desarrollan las labores contables, con el fin de cumplir los objetivos que garanticen
“Protección, Resguardo, Conservación y Uso Racional de los Bienes y Derechos de la
Empresa”.

Esperamos que este Manual de Registro Contable contribuya realmente al mejoramiento del
trabajo contable de la empresa “Ferretería SADAC”, y se incita a las personas involucradas,
en los registros y control de las operaciones o actividades ejecutadas por

Vanessa Thomas
Armando Martínez 7
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

dicha empresa, que se apropien de estos conceptos para que existan una aplicación
consistente y sistemática.

Vanessa Thomas
Armando Martínez 8
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

2.2. Catalogo de Cuentas Contables

Vanessa Thomas
Armando Martínez 9
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

Vanessa Thomas
Armando Martínez 10
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

Vanessa Thomas
Armando Martínez 11
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

Vanessa Thomas
Armando Martínez 12
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

2.3. Descripción del Código

Cuenta Contable

0000 – 00 – 00

La cuenta de mayor estará representada por los primeros 4 dígitos.


0000
Este digito representa el grupo al que corresponde la cuenta contable.

Este digito representa la clasificación a la que corresponde la cuenta.

Los dos últimos dígitos nos indicaran la cuenta de mayor afectada.

00
Estos dígitos nos indicaran en el catalogo la sub-subcuenta

00
Estos dígitos nos indicaran en el catalogo la sub-subcuenta # 3

Se puede interpretar de la siguiente manera:

1101 02 01
EFECTIVO EN CAJA Y BANCOS

BANCOS

BANCO DE LA PRODUCCION

Vanessa Thomas
Armando Martínez 13
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

2.4. Descriptivo de Cuentas Contables

1000-00-00 Activos

Son los bienes y derechos propiedad de la empresa.

1100 Activos Circulantes

Se usa con el objeto de indicar el efectivo y otros activos o recursos identificados que se
convertirán en efectivo, o que son vendidos o consumidos durante el ciclo normal del
negocio. (Narváez 1998).

1101-01 Caja General

Representa el dinero en efectivo o fondos inmediatamente disponibles sin restricciones para


desembolso. Se considera como efectivo los billetes de banco, monedas, cheques, giros
bancarios, etc. (Narváez 1998).

 Es una cuenta de activo, de tipo circulante de constante movimiento y de naturaleza


deudora.

Se Debita:

1. El monto recaudado a través de los correspondientes recibos oficiales de caja


(R.O.C)
2. El importe recibido del pago de las facturas de contado, efectivo, cheques o por
medio de tarjeta de créditos.
3. Por el importe del monto de los sobrantes encontrados al momento de realizar el
respectivo arqueo de caja.

Vanessa Thomas
Armando Martínez 14
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

Se Acredita:
Por el importe del efectivo que fue enviado a los bancos correspondientes según las minutas
de depósitos.
1. Por el monto de los pagos recibidos por medio de tarjetas de créditos, los cuales
deben de ser trasladados a cobro
2. Por el importe del monto de los faltantes encontrados al momento de realizar el
respectivo arqueo de caja.

La caja general está dividida de la siguiente manera:

 1101. 01. 01. Moneda Nacional


 1101. 01. 02. Moneda Extranjera

1101-02 Fondo Fijo / Caja Chica

Según el autor Javier Romero (2006), afirma que esta cuenta representa el importe del valor
nominal del dinero efectivo propiedad de la entidad que fue previamente establecido para
efectuar pagos o gastos menores.
 Es una cuenta de activo, de tipo circulante con saldo de carácter permanente y de
naturaleza deudora.

Se Debita:

1. Por el importe del cheque de la creación del fondo


2. Con la ampliación del monto inicial del fondo fijo.

Se Acredita:

1. Por el importe del cheque en concepto de reembolso del monto de la rendición del
efectivo utilizado

Vanessa Thomas
Armando Martínez 15
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

2. Con el recibo oficial de caja (R.O.C.) que certifique la devolución parcial o total del
fondo fijo.

El Fondo Fijo se encuentra dividido de la siguiente manera:

 1101. 02. 01. Carlos Sandoval

1101-03 Bancos

En esta cuenta se registran los movimientos que experimenta el efectivo propiedad de la


entidad que se encuentra depositado en las distintas cuentas bancarias del sistema financiero.
(Romero, 2006)

 Es una cuenta de activo, de tipo circulante de constante movimiento y de naturaleza


deudora.

Se Debita:

1. Con el valor de las minutas de depósitos certificadas por el banco.


2. Por las notas de crédito o créditos registrados por el banco en su correspondientes
estados de cuentas.
3. Por los intereses y ajustes de mantenimiento del valor acreditados por el banco
4. Por el monto de cheques anulados.

Se Acredita:

1. Con el monto de los cheques emitidos contra la cuenta bancaria correspondiente.


2. Por las notas de debito emitidas por el banco.
3. Del registro por el valor de los cheque rebotados por el banco.
4. Por abonos pactados a préstamos del banco
5. Transferencias de fondos autorizados por la empresa.

Vanessa Thomas
Armando Martínez 16
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

Esta cuenta se divide de la siguiente manera:

 1101. 03. 01. Banco de Finanzas (BDF 502-000-877-8)

1102 Cuentas por Cobrar a Clientes

Esta cuenta representa el derecho exigible que tiene la entidad de exigir a sus clientes el pago
de su adeudo por la venta de mercancías al crédito, es decir que representa un beneficio futuro
fundamental esperado. (Romero, 2006)

 Es una cuenta de activo, de tipo circulante de constante movimiento y de naturaleza


deudora.

Se Debita:

1. Con el valor de todas y cada una de las facturas emitidas en el periodo.


2. Por el monto de las notas de débitos entregadas a los clientes correspondientes.

Se Acredita:

1. Por le importe de los recibos oficiales de caja (R.O.C) emitidos a nombre del
cliente.
2. Con el monto de las notas de crédito que se realicen y sean debidamente entregadas
a los clientes implicados.

La cuenta a su vez está dividida de la siguiente manera:

 1102. 01. 00. Clientes

Vanessa Thomas
Armando Martínez 17
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

1103 Anticipos

En ocasiones por las características o la demanda de ciertos productos, los proveedores


exigen a sus clientes anticipos a cuenta de sus pedidos, además se registran también los
desembolsos realizados en concepto de préstamos concedidos al personal de la empresa, lo
que representa para la entidad el derecho de exigir a sus empleados y proveedores el pago de
su adeudo, es decir que representa un beneficio futuro fundamentalmente esperado (Romero,
2006)

 Es una cuenta de activo, tipo circulante con un movimiento constante y de


naturaleza deudora.

Se Debita:

1. Por el importe del comprobante de adelanto de las prestaciones a lo empleados o por


el monto del préstamo que le haya sido entregado.
2. Con el importe del anticipo efectuado a nuestros proveedores
Se Acredita:

1. Por el registro de las deducciones efectuadas en la nomina de empleados.


2. Con el Recibo Oficial de Pago (R.O.C.) que soporte el pago de parte del empleado
por el monto del préstamo otorgado o por el anticipo.

La cuenta a su vez está dividida de la siguiente manera:

 1103. 01. 00. A Proveedores


 1103. 02. 00. A Empleados
 1103. 03. 00. Para Gastos y Compras

Vanessa Thomas
Armando Martínez 18
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

1104 Inventarios

El rubro de inventario según el autor Andrés Narváez (1998), lo constituyen los bienes de
una empresa que están destinados directamente para la venta.

 Es una cuenta de activo, tipo circulante de mucho movimiento y de naturaleza


deudora.

Se Debita:

1. Con el comprobante de entrada a bodega por efecto de una compra a un proveedor


especifico (Inventarios).
2. Con el documento de transferencia de productos.

Se Acredita:

1. Con el importe de la factura que soporte la venta de los productos.


2. Con el registro de la salida de bodega.

La cuenta a su vez está dividida de la siguiente manera:

 1104. 01. 00. Artículos Eléctricos


 1104. 02. 00. Pinturas (Spray)
 1104. 03. 00. Fontanería
 1104. 04. 00. Carpintería
 1104. 05. 00. Accesorios – Tuberías
 1104. 06. 00. Adhesivos y Pegamentos
 1104. 07. 00. Accesorios de Pinturas (Brochas, Cubetas)

Vanessa Thomas
Armando Martínez 19
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

1200 Activo Fijo

Son los bienes de naturaleza tangible, con vida útil de más de un año que se adquieren o se
compran para la ser utilizados en la operaciones diarias de la empresa con el fin de generar
ingresos. (Narváez, 1998)

1201 Equipo Rodante

En esta cuenta se registran los montos de los valores del parque automotor tales como:
Camiones, Camionetas, Furgonetas, Automóviles, Motocicletas, bicicletas, Grúas etc. Los
cuales son valuados a precio de costo y se adquieren por la empresa para su uso en la
ejecución de las funciones propias del negocio. (Romero, 2006)

 Es una cuenta de activo, tipo fijo de escaso movimiento y de naturaleza deudora.


Se Debita:

1. Con el pago soporte de la compra o adquisición del activo.

Se Acredita:

1. Por la baja del activo ya sea por daños, deterioro y destrucción que sufra el mismo

1202 Mobiliario y Equipo de Oficina

Esta cuenta se encuentra constituida por todos los escritorios, sillas metálicas, sillas
ejecutivas, estantes, anaqueles, maquinas de escribir, archivos, teléfonos, equipos de aire
acondicionado, calculadores, etc. (Narváez, 1998)

 Es una cuenta de activo, tipo fijo de movimientos esporádicos y de naturaleza


deudora.

Vanessa Thomas
Armando Martínez 20
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

Se Debita:

1. Con el comprobante soporte de la compra del activo

Se Acredita:

1. Con el registro de la baja del activo la cual puede ser, por deterioro, daños,
destrucción, etc.
2. Por efectuar la venta del activo fijo
3. Por que se presente un faltante en el momento de realizar el correspondiente
inventario físico de los activos fijos.

1203 Equipo de Cómputo

En esta cuenta se registran los montos de los valores de los equipos centrales y periféricos de
computación (Hardware), los cuales son adquiridos para el uso y ejecución de las funciones
propias de la empresa. (Narváez, 1998)

 Es una cuenta de activo, tipo fijo de movimientos esporádicos y de naturaleza


deudora.

Se Debita:
1. Con el importe del comprobante que soporte la adquisición del activo fijo.
2. Con liquidación del pedido de importación, esto en caso de que el activo se haya
comprado en el exterior.

Se Acredita:

1. Con el comprobante de registro de la baja del activo por daños, destrucción,


deterioros que sufra el mismo, por perdidas del bien.

Vanessa Thomas
Armando Martínez 21
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

2. Por que se presente un faltante en el momento de realizar el correspondiente


inventario físico de los activos fijos.
3. Por efectuar la venta del activo fijo.

1300 Pagos Anticipados

En esta cuenta se registra el importe de los pagos, rentas, impuestos y otros similares los
cuales se han realizado de forma adelantada a los acreedores. Se presenta en el balance
General dentro del activo diferido (Pagos Anticipados). (Narváez, 1998)

 Es una cuenta de activo, de tipo Diferido, es de poco movimiento y de naturaleza


deudora.

Se Debita por:
1. El importe de su saldo deudor al inicio del ejercicio.
2. Por los pagos realizados anticipadamente por compra de mercancías a proveedores.
(Papelería y Útiles de Oficina)
3. Por los pagos adelantados por compra de bienes y contratación de servicios.
4. Por los pagos adelantados en concepto de impuestos.

Se Acredita por:
1. El importe de la amortización de los anticipos al recibirse los servicios, bienes o
derechos.
2. La devolución del anticipo por no haberse recibido los servicios o bienes.
3. El importe de su saldo para saldarla al final del ejercicio.

Esta cuenta está compuesta de la siguiente manera:

 1301.00.00. Rentas o Alquiler de Edificio.


 1302.00.00. Papelería y Útiles de Oficina.

Vanessa Thomas
Armando Martínez 22
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

1401 Depreciaciones Acumuladas

Es una cuenta complementaria de activo, y se encuentra representada por la parte recuperada


del costo de adquisición, a través de su vida útil de uso o servicio, siempre y cuando
considerando un valor de desecho (Romero, 2006)

 Es una cuenta de activo, tipo permanente de movimientos cíclicos o mensuales y de


naturaleza acreedora.
Se Debita:

1. Con el importe del comprobante que soporte la adquisición del activo fijo.
2. Con liquidación del pedido de importación, esto en caso de que el activo se haya
comprado en el exterior.

Se Acredita:

1. Con el comprobante de registro de la baja del activo por daños, destrucción,


deterioros que sufra el mismo, por perdidas del bien.
2. Por que se presente un faltante en el momento de realizar el correspondiente
inventario físico de los activos fijos.
3. Por efectuar la venta del activo fijo.

Esta cuenta está compuesta de la siguiente manera Depreciación Acumulada de:

 1401. 01. 00. Equipo Rodante.


 1401. 02. 00. Mobiliario y Equipo de Oficina.
 1401. 03. 00. Equipo de Cómputo.

2000 Pasivos
Las cuentas de pasivos comprenden todas las obligaciones provenientes de las operaciones
o transacciones pasadas, tales como la adquisición de mercancías o servicios, pérdidas o

Vanessa Thomas
Armando Martínez 23
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

gastos en los cuales se ha tenido que incurrir o por la obtención de préstamos para el
financiamiento de los bienes que son parte del activo de la empresa. (Narváez, 1998)

2100 Pasivos a Corto Plazo

Está constituido por las deudas u obligaciones a cargo de la empresa cuyo vencimiento es
menor de un año, o ya sea dentro del mismo ciclo operativo de la empresa. (Narváez, 1998)

2101 Proveedores

Según afirma el autor Álvaro Javier Romero (2006), esta cuenta representa la obligación que
tiene la entidad de pagar a sus proveedores los adeudos provenientes de la compra de todo
tipo de mercancía en calidad de crédito.

 Es una cuenta de pasivo, tipo circulante de constante movimiento y de naturaleza


acreedora.

Se Debita:

1. Por el importe del comprobante de pago para la cancelación total o abono parcial de
la deuda.
2. En caso que nos realizaran una rebaja de los bienes o servicios previamente
adquiridos.
Se Acredita:

1. Con el comprobante de entrada a bodega (inventarios).


2. por el importe de la factura de servicio que se deberá cancelar.
3. por los intereses de mora, que se incurran al vencimiento del plazo de la obligación.

Esta cuenta se encuentra constituida por:

 2101. 01. 01. Pinturas Modelos


 2101. 01. 02. Sherwing Williams
Vanessa Thomas
Armando Martínez 24
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

 2101. 01. 03. La Paleta


 2101. 01. 04. Pinturas Corona
 2101. 01. 05. Mcgregor
 2101. 01. 06. La Florida (Eagle-Bticino)
 2101. 01. 07. Fetesa
 2101. 01. 08. Ferretería Norma Martínez
 2101. 01. 09. Ferretería Luis Bermúdez
 2101. 01. 10. Ferretería Blandón Lazo
 2101. 01. 11. Imacasa
 2101. 01. 12. Capsa

2102 Prestamos por Pagar

En esta partida se contabilizan los prestamos que la empresa adeuda a terceras personas
(Narváez, 1998)

 Es una cuenta de pasivo, tipo circulante de movimiento es mensual y de naturaleza


acreedora.

Se Debita:

1. Por el importe del comprobante de pago que soporte la cancelación de la deuda, o


los abonos parciales que se le hagan a la misma.
2. Con el registro de la nota de debito realizada por el banco con el que la empresa
tiene dicho préstamo.

Se Acredita:

1. Por el importe de la nota de crédito que nos emite el banco.


2. Con el respectivo recibo oficial de caja que soporte el ingreso del monto del
préstamo.

Vanessa Thomas
Armando Martínez 25
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

3. Por los ajustes en concepto de diferencial cambiario

Esta cuenta se encuentra constituida por:

 2102. 01. 01. Banco de Finanzas


 2102. 01. 02. Bancentro

2103 Intereses por Pagar

Esta cuenta representa en lo monto de los intereses causados o vencidos, pendientes de pago,
causados por los préstamos u obligaciones contraídas para garantizar el funcionamiento de
la entidad. (Narváez, 1998)

 Es una cuenta de pasivo, tipo circulante su movimiento es mensual y de naturaleza


acreedora.

Se Debita:

1. con el comprobante de pago de la cancelación o abono parcial de la obligación por


intereses.
2. Con el registro de un nota de debito del banco.

Se Acredita:

1. con el registro de los intereses vencidos de las obligaciones correspondientes.


2. con los ajustes que se registren por diferencial cambiario.

Esta cuenta se encuentra constituida por:

 2103. 01. 01. Banco de Finanzas


 2103. 01. 02. Bancentro

Vanessa Thomas
Armando Martínez 26
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

2104 Gastos Acumulados por Pagar

En esta cuenta se contabilizan los montos correspondientes a obligaciones acumuladas en


concepto de prestaciones de los empleados de la entidad; de los aportes que realiza la empresa
relacionados con el salario del personal o erogaciones contractuales previstas a cancelarse en
un plazo menor al año. (Narváez, 1998)

 Es una cuenta de pasivo, tipo circulante sus movimientos son cíclicos quincenal y
de naturaleza acreedora.

Se Debita:

1. Con el importe del comprobante de pago que soporte la cancelación de las


prestaciones o liquidación final.
2. Por el pago correspondiente a los aportes que realiza la entidad (INSS, INATEC)
3. Con el registro del retiro o pago de la nomina de la empresa.

Se Acredita:

1. Con el registro del importe de la nomina de empleados de la empresa.


2. Por el monto de los complementos o ajustes que corresponden a las prestaciones
3. Por el importe de las prestaciones y salarios no retirados.
Esta cuenta se encuentra constituida por:

 2107. 01. 00. Vacaciones.


 2107. 02. 00. Aguinaldo.
 2107. 03. 00. Inss Patronal.
 2107. 04. 00. Inatec.
 2107. 05. 00. Indemnización.
 2107. 06. 00. Planilla Por Distribuir.

Vanessa Thomas
Armando Martínez 27
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

2105 Retenciones por Pagar

En esta cuente se reflejan o registran los montos pendientes de pago en concepto de


retenciones que por ley la entidad está obligada a cargar del valor de las ventas obtenidas en
un periodo o por las deducciones de los pagos que se efectúan.

 Es una cuenta de pasivo, tipo circulante de mucho movimiento y de naturaleza


acreedora.

Se Debita:

1. Por la cancelación de la retención.


2. con las notas de crédito de nuestros clientes.
3. por el registro de la declaración a favor.

Se Acredita:

1. con la factura emitida por la venta.


2. por el importe de la nota de debito de un cliente.
3. por el monto retenido en los pagos efectuados a nuestros proveedores de bienes y
servicios.
4. Con el registros de las retenciones que se le realizan a los empleados.

Esta cuenta se encuentra constituida por:

 2105. 01. 00. IVA 15%


 2105. 02. 00. INSS Laboral
 2105. 03. 00. Retenciones en la Fuente IR 1%
 2105. 04. 00. IR Empleado

Vanessa Thomas
Armando Martínez 28
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

2106 Impuestos por Pagar

En esta cuenta se registran los montos de las obligaciones que la empresa posee de carácter
fiscal o municipal pendiente de pago al cierre del periodo.

 Es una cuenta de pasivo, tipo circulante con movimientos mensuales o anuales y de


naturaleza acreedora.

Se Debita:

1. Por el importe del la cancelación del pago o el abono parcial de cada impuesto
2. Al momento de registrar la aplicación del impuesto a los anticipos
correspondientes.

Se Acredita:

1. En el instante de registrar la obligación municipal.


2. Con el registro de la declaración correspondiente.
3. Con el registro del cierre anual de operaciones.

Esta cuenta se encuentra constituida por:

 2106. 01. 00. Impuestos DGI Mensual (Cuota Fija)


 2106. 02. 00. Alcaldía de Managua

2107 Otras Cuentas por Pagar

En esta cuenta se registran los importes que la empresa tiene pendiente de pago, en un plazo
menor de un año, en concepto de obligaciones contraídas que no tienen un relación directa
con las operaciones propias de la empresa, ni están ligadas al suministro de inventarios o lo
que concierne a servicios. (Narváez, 1998)

Vanessa Thomas
Armando Martínez 29
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

 Es una cuenta de pasivo, tipo circulante con movimientos constantes y de


naturaleza acreedora.

Se Debita:

1. Con el importe del comprobante de pago en concepto de la cancelación de la


obligación, o bien por los abonos parciales a la misma.
2. Con el registro de los descuentos que se puedan presentar luego de haber contraído
la deuda.

Se Acredita:

1. Por el registro de un contrato por asesorías que necesite la entidad para cumplir un
objetivo.
2. Por el monto de la factura de los bienes adquiridos.
3. Por el registro mensual de las provisiones mensuales correspondientes a los servicios
básicos que se le brindan a la entidad (agua, energía eléctrica, servicio telefónico)
4. Con el registro del traslado de las cuotas corrientes que se encontraban registradas
como largo plazo.

Esta cuenta se encuentra constituida por:

 2107. 01. 00 Moneda Nacional


 2107. 02. 00. Moneda Extranjera

2108 Dividendos por Pagar

Esta cuenta representa la obligación de pagar a los socios de la sociedad el importe de sus
dividendos según sea su participación en el capital de la empresa. (Romero, 2006)

Vanessa Thomas
Armando Martínez 30
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

 Es una cuenta de pasivo, tipo circulante sus movimientos son transitorios anuales y
de naturaleza acreedora.

Se Debita:

1. Con el comprobante de pago que soporte la cancelación de los dividendos.


2. Con una nota de debito en concepto de adelanto de dividendos a los socios.
3. Por el pago de los dividendos en otra modalidad, la cual puede ser la entrega de
algún bien.

Se Acredita:

1. Con el registro de la certificación del acta de la reunión que sostuvo en su momento la


junta directiva de la empresa, en la que llego a acordar el decreto de los dividendos.

Esta cuenta se encuentra constituida por:

 2108. 01. 00. Dividendos por pagar a Socios.

2200 Pasivo Largo Plazo

Se llaman obligaciones a largo plazo aquellas deudas que fueron contraídas por la
negociación para ser canceladas por un periodo mayor de un año de la fecha del balance.
(Narváez, 1998)

2201 Prestamos por Pagar a Largo Plazo

En esta cuenta se registran los valores correspondientes a las obligaciones contraídas por la
empresa a largo plazo en concepto de préstamos bancarios. (Narváez 1998).

Vanessa Thomas
Armando Martínez 31
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

 Es una cuenta de pasivo, de tipo permanente con escasos movimientos y de


naturaleza acreedora.

Se Debita:

1. Con el registro de la nota de debito del banco con el que la empresa tiene el
préstamo.
2. Por el traslado de la cuotas mensuales que contienen un vencimiento menor al año.

Se Acredita:

1. Con el registro de la nota de crédito del banco con el que la empresa tiene el
préstamo
2. Con el registro del ingreso o reconocimiento del préstamo.
3. Por los ajustes que se realicen en concepto de diferencial cambiario.

Esta cuenta se encuentra constituida por:


 2201. 01. 00. Banco de Finanzas

2202 Otras Cuentas por Pagar a Largo Plazo

En esta cuenta se registraran los montos de las obligaciones contraídas por la empresa en
concepto de las transacciones pagaderas en un plazo mayor de un año.

 Es una cuenta de pasivo, de tipo permanente con pocos movimientos y de naturaleza


acreedora.

Se Debita:

1. Con la cancelación de la obligación a largo plazo, o bien por los abonos que se le
realicen a la misma.

Vanessa Thomas
Armando Martínez 32
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

2. Por el importe de la factura la cual sirva de soporte de los servicios que le han sido
prestados a la entidad.
3. Con una nota de debito la cual comunique el cargo que hemos efectuado.

Se Acredita:

1. Con el registro de la factura de crédito por la compra de bienes.


2. Con una nota de crédito de comunicación del abono a la cuenta.
3. Por los ajustes que se realicen en concepto de diferencial cambiario.

Esta cuenta se encuentra constituida por:

 2202. 01. 00. Moneda Nacional


 2202. 02. 00. Moneda Extranjera

3000 Capital

En esta cuenta se registran los aumentos y las disminuciones que se efectúan en el capital
propiedad de la empresa. (Romero, 2006)

3100 Capital Social

En esta cuenta se registran los movimientos de las operaciones que se generen de las
aportaciones que efectúen los socios de la empresa. (Romero, 2006)

 Es una cuenta de Capital, que tiene poco movimiento y de naturaleza acreedora.

Se Debita:
1. Por la disminución del número de acciones o el valor nominal de las mismas
previamente autorizado y certificado en el acta de reunión de la asamblea de socios
de la entidad y por un juez competente.

Vanessa Thomas
Armando Martínez 33
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

Se Acredita:

1. Por el registro del importe del capital inicial de la empresa.

2. Por el registro del incremento de capital previamente autorizado y certificado en el


acta de reunión de la asamblea de socios de la entidad y por un juez competente.

3101 Incrementos de Capital

En esta cuenta se contabilizan los montos de los aumentos de capital autorizados por los
propietarios de la empresa.

 Es una cuenta de Capital, de escaso movimiento y de naturaleza acreedora.


Se Debita:

1. Por el importe que los socios acordaron no incrementar al capital de la empresa.

2. Por la devolución del capital previamente aportado.

Se Acredita:

1. Por el registro de la aportación del capital de parte de los socios el cual puede ir
soportado por un Recibo Oficial de Caja ( R.O.C.)
2. Con el registro del importe en que la Asamblea de socios de la empresa ha decidido
incrementar el capital.

Esta cuenta se encuentra constituida por:

 3101. 01. 00. Aportes de Capital Social.


 3101. 02. 00. Capitalización de Utilidades.

Vanessa Thomas
Armando Martínez 34
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

3102 Reservas

En esta cuenta se deberá registrar el monto del valor de la reserva que ha sido creada para la
protección del capital invertido por la empresa, esto según lo establecido por la ley General
de sociedades mercantiles. (Romero, 2006)

 Es una cuenta de Capital, de movimiento anual y de naturaleza acreedora.

Se Debita:

1. Por el importe que ha sido autorizado por la Asamblea de socios a utilizar de la


reserva que esta previamente establecida y registrada.

Se Acredita:

1. Por el registro del importe que la Asamblea de socios ha destinado y autorizado la


distribución de una parte de las utilidades, con el fin de establecer una reserva de
capital, o a su vez para efectuar un incremento de la misma.

Esta cuenta se encuentra constituida por:

 3102. 01. 00. Reserva Legal.

3103 Utilidades O Pérdidas del Periodo

En esta cuenta se registran los montos de las utilidades obtenidas en los ejercicios anteriores.
Las cuales se encuentran pendientes de distribuir a los socios de la empresa. De igual manera
se registraran las pérdidas que se hayan obtenido al final del periodo. (Romero, 2006)

 Es una cuenta de capital, de movimiento anual y de naturaleza acreedora.


Se Debita:

1. Por el registro de la distribución de las utilidades acumuladas a los socios.


2. Por el importe de las perdidas reconocidas en el periodo que finaliza.

Vanessa Thomas
Armando Martínez 35
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

Se Acredita:

1. Con el comprobante de cierre de las operaciones del periodo.


Esta cuenta se encuentra constituida por:

 3103. 01. 00. Utilidades y Pérdidas Acumuladas

4000 Ingresos

Las cuentas de ingresos agrupan todos los conceptos que constituyen la recepción de fondos
derivados de las ventas de productos y bienes relacionados a la actividad propia de la empresa
tanto de contado como de crédito. (Narváez, 1998)

4101 Ventas de Artículos


En esta cuenta se registran los montos acumulados en concepto de ventas de los productos
de inventarios destinados para la comercialización, realizadas en el periodo de curso.

 Es una cuenta de resultados, de tipo incremento de capital, y su movimiento es


diario y constante, además su naturaleza acreedora.

Se Debita:

1. con la anulación de una factura por medio de nota de crédito.


2. con el importe registrado en concepto de reversión de una nota de debito
3. Pon el comprobante de cierre de las operaciones del ejercicio fiscal.

Se Acredita:

1. Por el monto que contenga la factura de venta de productos ya sea al contado y al


crédito.

Vanessa Thomas
Armando Martínez 36
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

2. con el importe de la nota de debito en concepto de incremento o corrección del


precio de los productos.
Esta cuenta se encuentra constituida por:

 4101. 01. 00. Artículos Eléctricos


 4101. 03. 00. Fontanería
 4101. 04. 00. Carpintería
 4101. 05. 00. Accesorios – Tuberías
 4101. 02. 00. Pinturas (Spray)
 4101. 06. 00. Adhesivos y Pegamentos
 4101. 07. 00. Accesorios de Pinturas (Brochas, Cubetas)

4102 Otros Ingresos

En esta cuenta se registran los montos acumulados de los ingresos percibidos en concepto
de transacciones ajenas a las operaciones o giro normal de la empresa.

 Es una cuenta de resultados, de tipo incremento de capital, de bastante movimiento


y de naturaleza acreedora.

Se Debita:

1. Con la anulación de la factura por medio de una nota de crédito.


2. Por el importe registrado en concepto de reversión de la venta.

Se Acredita:

1. Con la factura de venta de los bienes o servicios especiales, los cuales pueden ser de
contado o al crédito.
2. Por el registro del ingreso especifico.

Vanessa Thomas
Armando Martínez 37
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

3. Con una nota de debito en concepto de incremento o correcciones al precio de los


servicios.

Esta cuenta se encuentra constituida por:

 4102. 01. 00. Ventas de Activos Fijos.


 4102. 02. 00. Sobrantes de Caja.

4103 Productos Financieros

En esta cuenta se contabilizaran los montos acumulados en concepto de ingreso devengados


por el buen manejo de los recursos financieros. (Ganancias Monetarias), (Romero, 2006)

 Es una cuenta de resultados, de tipo de incremento de capital, de constante


movimiento y de naturaleza acreedora.

Se Debita:

1. Con el registro de la reversión o anulación de la transacción


2. Por el comprobante correspondiente al cierre del ejercicio fiscal.

Se Acredita:

1. Con el registro del intereses corrientes o moratorios.


2. Por intereses bancarios devengados.
3. Con los registros correspondientes a las comisiones bancarias.

Esta cuenta se encuentra constituida por:

 4103. 01. 00. Intereses Varios.


 4103. 02. 00. Intereses Bancarios.

Vanessa Thomas
Armando Martínez 38
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

 4103. 03. 00. Intereses Corrientes.

5000 Costos

En la cuenta de costo se registran los movimientos que sufre el precio de costo de las
mercancías vendidas durante el periodo. (Romero, 2006)

5101 Costos de Ventas de Artículos

En esta cuenta se deberán registrar los montos acumulados del costo de adquisición de
todos los productos vendidos durante el periodo de operaciones de la empresa.

 Es una cuenta de resultados de tipo disminución de capital, de mucho movimiento y


de naturaleza deudora.

Se Debita:

1. Con la factura de contado y crédito.

Se Acredita:

1. Con el comprobante de registro de la anulación de las ventas


2. Por el importe del comprobante del cierre de las operaciones fiscales.

Esta cuenta se encuentra constituida por:

 5101. 01. 00. Artículos Eléctricos


 5101. 03. 00. Fontanería
 5101. 04. 00. Carpintería
 5101. 05. 00. Accesorios – Tuberías

Vanessa Thomas
Armando Martínez 39
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

 5101. 02. 00. Pinturas (Spray)


 5101. 06. 00. Adhesivos y Pegamentos
 5101. 07. 00. Accesorios de Pinturas (Brochas, Cubetas)
6000 Gastos

Las cuentas de gastos agrupan todos los montos en concepto de gastos pagados o causados,
con el objeto de garantizar la administración, mercadeo, ventas, planificación y control de
las operaciones y gestiones realizadas con la razón de ser la empresa.

6101 Gastos de Ventas y Mercadeo

En esta cuenta se registran los montos en concepto de gastos incurridos para garantizar las
actividades de ventas y mercadeo de los bienes y servicios que forman parte del giro normal
del negocio. (Romero, 2006)

 Es una cuenta de resultados, de disminución de capital con mucho movimiento y de


naturaleza deudora.

Se Debita:

1. Con el comprobante de cancelación del gasto.


2. Con el registro de la nomina de los trabajadores.
3. Con las salidas del inventario de la empresa.
4. Por el comprobante de registro de las provisiones o reservas.

Se Acredita:

1. Por el comprobante de reversión o anulación del gasto.


2. Con el cierre de las operaciones del periodo fiscal.

Vanessa Thomas
Armando Martínez 40
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

Esta cuenta se encuentra constituida por:

 6101. 01. 00. Sueldos y Salarios.


 6101. 02. 00. Comisiones.
 6101. 03. 00. Horas Extras.
 6101. 04. 00. Vacaciones.
 6101. 05. 00. Aguinaldo.
 6101. 06. 00. Indemnizaciones Laborales.
 6101. 07. 00. Inss Patronal.
 6101. 08. 00. Papelería y Útiles de Oficina.
 6101. 09. 00. Cafetería y Refrigerios.
 6101. 10. 00. Energía Eléctrica.
 6101. 11. 00. Agua Potable.
 6101. 12. 00. Teléfono.
 6101. 13. 00. Publicidad y Propaganda.
 6101. 14. 00. Impuestos.
 6101. 15. 00. Depreciaciones Acumuladas.

6102 Gastos de Administración

En esta cuenta se registran los montos en conceptos de gastos incurridos para garantizar la
administración de los recursos, planificación y control de las actividades administrativas que
está íntimamente relacionadas con el giro normal de la entidad. (Romero, 2006)

 Es una cuenta de resultados, de disminución de capital con mucho movimiento y de


naturaleza deudora.
Se Debita:

1. Con el comprobante que soporte la cancelación del gasto.


2. Por el correspondiente registro de la nomina de los empleados de la empresa.
3. Con la salidas del inventario de la empresa.

Vanessa Thomas
Armando Martínez 41
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

4. Por el comprobante de registro de las respectivas provisiones o reservas.

Se Acredita:

1. Por el comprobante de reversión o anulación del gasto.


2. Por el cierre de la operaciones del periodo fiscal.

Esta cuenta se encuentra constituida por:

 6102. 01. 00. Sueldos y Salarios.


 6102. 02. 00. Comisiones.
 6102. 03. 00. Horas Extras.
 6102. 04. 00. Vacaciones.
 6102. 05. 00. Aguinaldo.
 6102. 06. 00. Indemnizaciones Laborales.
 6102. 07. 00. Inss Patronal.
 6102. 08. 00. Papelería y Útiles de Oficina.
 6102. 09. 00. Cafetería y Refrigerios.
 6102. 10. 00. Energía Eléctrica.
 6102. 11. 00. Agua Potable.
 6102. 12. 00. Teléfono.
 6102. 13. 00. Publicidad y Propaganda.
 6102. 14. 00. Impuestos.
 6102. 15. 00. Depreciaciones Acumuladas.

6103 Gastos Financieros

En esta cuenta se registran todos los movimientos relativos a las erogaciones que la empresa
realiza con la finalidad de obtener financiamiento (dinero, prestamos, servicios bancarios,
etc.), es decir, derivados del manejo del dinero. (Romero, 2006)

Vanessa Thomas
Armando Martínez 42
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

 Es una cuenta de resultados, de disminución de capital con relativo movimiento y de


naturaleza deudora.
Se Debita:
1. Con el comprobante de cancelación del gasto.
2. Por el registro de la obligación bancaria
3. Al momento de registrar las provisiones correspondientes que tengan afectación en
esta cuenta.
4. El registro de ajustes por diferencial cambiario.

Se Acredita:

1. Con le comprobante de reversión o anulación del gasto.


2. Por el cierre de operaciones del periodo fiscal.

Esta cuenta se encuentra constituida por:

 6103. 01. 00. Intereses por Préstamos.


 6103. 02. 00. Intereses Corrientes.
 6103. 03. 00. Perdida Cambiaria.

6104 Otros Egresos

En esta cuenta se registran los importes de los gastos no relacionados a las operaciones o
giro normal de la empresa, y además diferentes a las del tipo financiero. (Romero, 2006)

 Es una cuenta de resultado, de disminución de capital con movimiento relativo y de


naturaleza deudora.

Vanessa Thomas
Armando Martínez 43
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

Se Debita:

1. Con el comprobante en concepto de baja de los inventarios por productos dañados,


obsoletos o vencidos.
2. Por el importe de los gastos incurridos para brindar los servicios especiales.
3. Con el registro de los costos de los productos dañados vendidos y obsoletos.

Se Acredita:

1. Con el comprobante en el cual registremos el cierre de operaciones del periodo


fiscal.

Esta cuenta se encuentra constituida por:


 6104. 01. 00. Perdida Cambiaria.
 6104. 02. 00. Costo de Venta de Activos Fijos.
 6104. 03. 00. Imprevistos.

Vanessa Thomas
Armando Martínez 44
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

Capítulo III

Manual de Políticas

Vanessa Thomas
Armando Martínez 45
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

3.1. Introducción

El presente Manual de Políticas tiene como propósito establecer y dar a conocer las políticas
que estará implementando la entidad, las cuales se establecerán con el fin de proporcionar
lineamientos que sirvan como marco de referencia en el desarrollo de las actividades.

Mediante este manual se definen las políticas que ayudaran a la empresa a maximizar el
funcionamiento y cumplimiento de sus actividades, lo que permite alcanzar de manera
eficiente cada uno de los objetivos que fueron previamente establecidos.

Por otro lado el presente manual brinda a cada una de las áreas de la empresa un ambiente de
seguridad, en lo que respecta al tema de la comunicación interna en los distintos niveles de
la empresa.

Además la iniciativa de identificar y establecer políticas, tiene como finalidad proporcionar


al personal de la empresa, especialmente a los encargados de las actividades relacionadas con
el registro de la información de las operaciones económicas, una guía para llevar a cabo sus
funciones de registro, procesamiento y presentación de la información financiera de manera
consistente y adecuada.

Vanessa Thomas
Armando Martínez 46
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

3.2. Objetivo

El objetivo del presente manual es maximizar el funcionamiento de la empresa y el


cumplimiento de los objetivos y políticas que fueron estableciendo por los dirigentes de la
empresa. Para ello, se debe llevar a cabo una eficiente gestión, coordinación y toma de
decisiones sobre todas las actividades desarrolladas por la empresa.

3.3.Alcance

Estas políticas son aplicables a todas las áreas de la empresa, y se encuentran sujetas a
cambios o modificaciones que puedan surgir durante el desarrollo de la empresa, y que fueron
previamente acordadas por las personas involucradas en autorizar dichas modificaciones.

Vanessa Thomas
Armando Martínez 47
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

3.4. Politicas Administrativas

3.4.1. Politicas De Compras

Menores de C$ 1,000 no se requiere solicitar cotizaciones a los diferentes


proveedores.
 Menores de C$ 1,000 no se emitirá el correspondiente comprobante de pago
(Cheque), este desembolso se realizara por medio de caja chica.

 Mayores de C$1,001 hasta C$5,000 se requiere de tres cotizaciones, para decidir la


mejor opción.
 Mayores de C$ 5,001 además de las tres cotizaciones se requiere el análisis y
autorización del Gerente de Propietario.

3.4.2. Politicas De Inventario

a) Determinación de las existencias mínimas

La existencia mínima para cada uno de los productos o líneas de productos en bodega
estará en dependencia de la magnitud de los volúmenes de ventas de cada artículo, es
decir tener muy en cuenta cual producto está cerca de agotarse en nuestro inventario,
para que se proceda inmediatamente a realizar la compra de los artículos necesarios
para responder la demanda de nuestros clientes.

b) Almacenamiento de productos

 El almacenamiento de productos debe ser en función de los costos de los artículos,


almacenando los productos con mayor costo en el ambiente más próximo a la entrada
y los productos de menor costo al fondo, procurando la facilitación de los productos
que tienen mayor movimiento o demanda por parte de los clientes.

Vanessa Thomas
Armando Martínez 48
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

 El responsable de bodega debe garantizar el adecuado almacenamiento de los


productos para evitar deterioros que de suceder se le cargarán a su cuenta personal.

c) Control del Inventario

 El control del inventario se deberá realizar semanalmente por parte del responsable
de bodega, esto con el fin de obtener un buen manejo del inventario, e identificar
diferencias previas a la toma física del inventario, la cual se realizará semestralmente,
y la persona encargada de efectuarlo es el responsable administrativo, el cual a su vez
deberá procesar la información de la toma física del inventario y emitir la respectivas
diferencias que surgen por la toma física; en caso de que no se justifique los faltantes
se cobran al responsable de bodega y los sobrantes se deberán ajustar.

3.5. Políticas Contables

Objetivo

Proporcionar información de los hechos económicos y financieros suscitados en una


empresa; de forma continua, ordenada y sistemática, sobre la marcha y/o desenvolvimiento
de la misma, con relación a sus metas y objetivos trazados, con el fin de conocer sus
resultados, para una acertada toma de decisiones.

Alcance

Todas las transacciones económico-financieras en las operaciones de la entidad.

Vanessa Thomas
Armando Martínez 49
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

3.5.1. Principios o Normas Contables

Se entiende por principios o normas de contabilidad vigentes en Nicaragua, el conjunto de


conceptos básicos y reglas que deben ser observados al registrar e informar contablemente
sobre los asuntos y actividades de la empresa.

3.5.1.1 Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados

La Empresa Ferretería SADAC contabilizará sus operaciones en base a los Principios de


Contabilidad Generalmente Aceptados.

1. Equidad: La equidad entre intereses opuestos debe ser una preocupación constante en
contabilidad, puesto que los que se sirven de, o utilizan los datos contables, puedan
encontrarse ante el hecho de que sus intereses particulares se hallen en conflicto. De esto se
desprende que los estados financieros deben prepararse de tal modo que reflejen con equidad
los distintos intereses en juego en una entidad. Este principio en el fondo es el postulado
básico o principio fundamental al que está subordinado el resto.

2. Entidad Contable: Todo Estado Financiero debe referirse a una entidad donde el
propietario o los accionistas son considerados como terceros, es decir se debe segregar el
patrimonio personal de los propietarios o accionistas del patrimonio de la entidad, la empresa
se considera como una unidad económica, jurídica y social distinta de sus dueños o
propietario.

3. Negocio en Marcha: Se presume que no existe un límite de tiempo en la continuidad


operacional de la entidad económica y por consiguiente, las cifras presentadas no están
reflejadas a sus valores estimados de realización. En los casos en que exista evidencias
fundadas que prueben lo contrario, deberá dejarse constancia de este hecho y su efecto sobre
la situación financiera.

Vanessa Thomas
Armando Martínez 50
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

4. Bienes Económicos: Los estados financieros se refieren a hechos, recursos y


obligaciones económicas susceptibles de ser valorizados en términos monetarios.

5. Moneda: La contabilidad mide en términos monetarios, lo que permite reducir todos sus
componentes heterogéneos a un común denominador.

6. Período Contable: Los estados financieros resumen la información relativa a períodos


determinados de tiempo, los que son conformados por el ciclo normal de operaciones de la
entidad, por requerimientos legales u otros.

7. Devengado: La determinación de los resultados de operación y la posición financiera


deben tomar en consideración todos los recursos y obligaciones del período aunque éstos
hayan sido o no percibidos o pagados, con el objeto que de esta manera los costos y gastos
puedan ser debidamente relacionados con los respectivos ingresos que generan.

8. Realización: Los resultados económicos sólo deben computarse cuando sean realizados, o
sea cuando la operación que las origina queda perfeccionada desde el punto de vista de la
legislación o prácticas comerciales aplicables y se hayan ponderado fundadamente todos los
riesgos inherentes a tal operación. Debe establecerse con carácter general que el concepto
“realizado” participa del concepto de devengado.

9. Costo Histórico: El registro de las operaciones se basa en costos históricos (producción,


adquisición o canje); salvo que para concordar con otros principios se justifique la aplicación
de un criterio diferente (valor de realización). Las correcciones de las fluctuaciones del valor
de la moneda, no constituyen alteraciones a este principio, sino menos ajustes a la expresión
numeraria de los respectivos costos.

La cuantificación monetaria y registros de las operaciones deben efectuarse al valor de


adquisición o producción correspondiente. Este principio del costo histórico, es uno de los
más importantes y transcendentales para el registro de las operaciones y transacciones que
afectan a una empresa.

Vanessa Thomas
Armando Martínez 51
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

10. Revelación Suficiente: Todo Estado Financiero debe tener la información necesaria y
presentada en forma comprensible de tal forma que se pueda conocer claramente la situación
financiera y los resultados de sus operaciones.

11. Objetividad: Los cambios en activos, pasivos y patrimonio deben ser contabilizados tan
pronto sea posible medir esos cambios objetivamente.

12. Criterio Prudencial: La medición de recursos y obligaciones en la contabilidad, requiere


que estimaciones sean incorporadas para los efectos de distribuir costos, gastos e ingresos
entre períodos de tiempo relativamente cortos y entre diversas actividades. La preparación
de estados financieros, por lo tanto, requiere que un criterio sano sea aplicado en la selección
de la base a emplear para lograr una decisión prudente. Esto involucra que ante dos o más
alternativas debe elegirse la más conservadora.

Este criterio no debe ser afectado por la presunción que los estados financieros podrían ser
preparados en base a una serie de reglas inflexibles. En todo caso los criterios adoptados
deben ser suficientemente comprobables para permitir un entendimiento del razonamiento
que se aplicó.

13. Significación o Importancia Relativa: Al ponderar la correcta aplicación de los


principios y normas, deben necesariamente actuarse con sentido práctico. Frecuentemente se
presentan situaciones que no encuadran con los principios y normas aplicables y que, sin
embargo, no presentan problemas debido a que el efecto que producen no distorsiona a los
estados financieros considerados en su conjunto. Desde luego, no existe una línea que fije los
límites de lo que es y no es significativo, y debe aplicarse el mejor criterio para resolver lo
que corresponda en cada caso de acuerdo con las circunstancias, teniendo en cuenta factores
tales como el efecto relativo en los activos, pasivo, patrimonio, o en el resultado de las
operaciones del ejercicio contable.

14. Uniformidad: Los procedimientos de cuantificación utilizados deben ser uniformemente


aplicados de un periodo a otro. Cuando existan razones fundadas para cambiar de
procedimientos, deberá informarse este hecho y su efecto.

Vanessa Thomas
Armando Martínez 52
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

15. Consistencia: Los principios de contabilidad deben ser aplicados en forma uniforme de
un período a otro, en caso que no sea así se debe explicar la razón y el efecto de los cambios.

16. Contenido de Fondo Sobre la Forma: La contabilidad pone énfasis en el contenido


económico de los eventos aun cuando la legislación puede requerir un tratamiento diferente.

17. Dualidad Económica: La estructura de la contabilidad descansa en esta premisa (partida


doble) y está constituida por: a) recursos disponibles para el logro de los objetivos
establecidos como meta y b) las fuentes de éstos, las cuales también son demostrativas de los
diversos pasivos contraídos.

18. Relación Fundamental de los Estados Financieros: Los resultados del proceso contable
son informados en forma integral mediante un estado de situación financiera y por un estado
de cuentas de resultado, siendo ambos necesariamente complementarios entre sí.

19. Objetivos Generales de la Información Financiera: La información financiera está


destinada básicamente para servir las necesidades comunes de todos los usuarios. También
se presume que los usuarios están familiarizados con las prácticas operacionales, el lenguaje
contable y la naturaleza de la información presentada.

20. Partida Doble: Los hechos económicos llevados a cabo por una entidad deben ser
expresados por medio de sistemas de contabilidad que den a conocer los dos aspectos que
envuelve toda operación.

3.5.2. Cualidades de la Información Contable

La contabilidad produce información sobre los hechos u actos económicos financieros que
afectan o puedan afectar el Capital de la empresa.

La información que se produce será utilizada, entre otras cosas, para la toma de decisiones,
por lo que es necesario que tenga una serie de cualidades básicas. Esas cualidades son:

Vanessa Thomas
Armando Martínez 53
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

Utilidad, debe servir para satisfacer las diferentes necesidades de los distintos usuarios, lo
que dependerá de lo que se diga en ella y cuando se lo diga.

Identificación, en todos los casos debe referirse a entes determinados y a operaciones


financieras realizadas en períodos perfectamente especificados.

Oportunidad, debe ser puesta en conocimiento de sus usuarios en las circunstancias que fijen
las normas de contabilidad para que éstos puedan adoptar decisiones en tiempo y forma.

Representatividad, debe contener todos los aspectos relevantes que permitan exponer en
forma adecuada los hechos económicos-financieros que presenten la posición de la Entidad,
es decir debe existir una razonable correspondencia entre la información suministrada y los
hechos que pretende describir.

Verosimilitud, debe ser fidedigna, utilizando terminología precisa, tratando en todo los casos
de evitar informaciones ambiguas.

Confiabilidad, debe prepararse conforme a los principios y normas que le otorguen el carácter
de creíble, para la toma de decisiones.

Objetividad, debe ser reflejada la real posición financiera en función de criterios pre
establecidos, exponiendo los acontecimientos tal cual son, sin incidencia de subjetividades
que produzcan deformaciones.

Verificabilidad, los estados contables y la información financiera que se produzcan deben


generarse de manera tal que permitan su comprobación mediante demostraciones que así lo
acrediten y puedan ser realizadas por los entes de control.

Integridad, la información debe ser exhaustiva y completa, debe incluir al menos todas sus
partes esenciales.

Vanessa Thomas
Armando Martínez 54
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

Claridad, debe ser fácil de comprender y accesible.

3.5.3. Estados Financieros

La Empresa Ferretería SADAC debe preparar al cierre del ejercicio, los siguientes Estados
Financieros.
 Balance General.
 Estado de Resultados.

Si fuese necesario elaborar y emitir estados financieros a fechas distintas al cierre del
ejercicio, será dispuesto por el Gerente Propietario. Ello no invalida la presentación de todos
los estados que correspondan al cierre del ejercicio.

3.5.3.1 Política para la Elaboración del Estado de Resultado

 Ingresos son los incrementos en los beneficios económicos producidos a lo largo


del período contable, en forma de entradas o incrementos de valor de los activos,
o bien como decrementos de las obligaciones, que dan como resultado
decrementos en el patrimonio neto, y no están relacionados con las aportaciones
de los propietarios a este patrimonio.

 Gastos son los decrementos en los beneficios económicos, producidos a lo largo


del período contable, en forma de salidas o disminuciones del valor de los activos,
o bien surgimiento de obligaciones, que dan como resultados decrementos en el
patrimonio neto, y no están relacionados con las distribuciones realizadas a los
propietarios de este patrimonio.

Vanessa Thomas
Armando Martínez 55
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

3.5.3.2. Política para la Elaboración del Balance General

1. Reconocimiento de Activos:

 Se reconoce un activo en el balance general, cuando es probable que se obtengan del


mismo, beneficios económicos futuros para la empresa, y además, el activo tiene un
costo o valor que puede ser medido con fiabilidad.

 Un activo no es objeto de reconocimiento en el balance general cuando se considera


improbable que, del desembolso correspondiente, se vayan a obtener beneficios
económicos en el futuro. En lugar de ello, tal transacción lleva al reconocimiento de
un gasto en el estado de resultados.

2. Reconocimientos de Pasivos:

 Se reconoce un pasivo en el balance general, cuando es probable que del pago


de esta obligación presente, se derive la salida de recursos que lleven
incorporados beneficios económicos, y además, la cuantía del desembolso a
realizar pueda ser evaluada con fiabilidad. Al reconocerse un pasivo, impone
también el reconocimiento de un activo o un gasto.

3. Reconocimiento de Ingresos:

 Se reconoce un ingreso en el estado de resultados cuando ha surgido un


incremento en beneficios económicos futuros, relacionado con un incremento en
los efectivos o un decremento en los pasivos, y además, el importe del ingreso
puede medirse con fiabilidad.

Vanessa Thomas
Armando Martínez 56
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

4. Reconocimiento de gastos:

 Se reconoce un gasto en el estado de resultados cuando ha surgido un


decremento en los beneficios económicos futuros, relacionado con un
decremento en los activos o un incremento en los pasivos, y además, el gasto
puede medirse con fiabilidad.

3.6. Política de Desembolsos de Efectivo

3.6.1. Objetivo
Garantizar que todos los desembolsos de efectivos estén debidamente justificados y
soportados, para llevar un mejor control de los Recursos Financieros que posee la Empresa
Ferretería SADAC

3.6.2. Alcance
Estas políticas son aplicables a todo el personal de la Empresa Ferretería SADAC.

3.6.3. Política de Pago de las Obligaciones

 Todas las obligaciones contraídas por la empresa deben pagarse correcta y


puntualmente, en virtud de los plazos establecidos con proveedores, empleados,
autoridades fiscales y demás instituciones.

3.6.4. Politica para los Desembolsos de Caja Chica

 Los fondos de Caja Chica tienen como principal objetivo agilizar la adquisición
de bienes y servicios menores y de poca cuantía de inmediata necesidad para la
operatividad de cada área de la empresa Ferreteria SADAC.

 Los desembolsos de Caja Chica serán autorizados por el Gerente Propietario,


una vez que haya analizado si es necesario realizar dicho gasto.

Vanessa Thomas
Armando Martínez 57
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

 Los desembolsos de Caja Chica no podrán exceder a C$ 500.00 (Quinientos


Córdobas Netos).

 Solamente la persona designada como custodio del fondo deberá tener acceso
al mismo.(Responsable de Caja)

 El encargado de caja chica podrá solicitar reembolso de fondos cuando éste


haya descendido al 80% de su monto nominal.

 Los cheques de reembolso se harán a nombre del custodio del


fondo.(Responsable de Caja)

 Se practicará al menos dos arqueos mensuales a la persona encargada de


custodiar el fondo fijo.

 Todos los recibos de caja chica deberán estar pre numerados y llevar secuencia
numérica.

 Al final de cada mes se suman todos los vales de caja chica. El total de éstos
más la cantidad de efectivo en caja debe ser igual al tope máximo.

 Por cada desembolso realizado, éste deberá estar debidamente soportado por
los documentos que amparan la transacción.

Vanessa Thomas
Armando Martínez 58
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

3.7. Política de Seguridad

3.7.1. Objetivo
Establecer medidas de control de la información Importante que posee la Empresa
Ferretería SADAC.

3.7.2. Alcance

Estas políticas son aplicables a todos los miembros que forman parte de la Empresa
Ferretería SADAC.

3.7.3. Politica de Confidencialidad de la Información

 Toda información contable y financiera conocida por los miembros del Área
Administrativa con respecto a clientes de la empresa, que adquieran en el desarrollo
de sus labores, debe permanecer en absoluta confidencialidad.

 Expresamente están autorizados a conocer esta información:

 Gerente Propietario
 Responsable Administrativo Financiero.

Vanessa Thomas
Armando Martínez 59
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

Capítulo IV

Manual de Normas y Procedimientos

Vanessa Thomas
Armando Martínez 60
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

4.1. Introducción

La elaboración de guías sobre la actuación individual o por funciones dentro de las empresas
es una necesidad, ya que es la única forma de establecer parámetros de acción operativa de
los empleados para agilizar la consecución de los objetivos, lo que explica la importancia del
empleo de los manuales para obtener el control deseado del personal, y que las actividades
se cumplan de acuerdo a lineamientos manteniendo coherencia con las demás funciones.

Para toda organización es imprescindible contar con lineamientos que guíen el desempeño
de su personal, por medio de este Manual de Normas y Procedimientos se busca facilitar el
desarrollo de las actividades administrativas y contables de la empresa SADAC,
estableciendo pautas de acción que le permitan operar con mayor eficiencia en sus procesos,
con el fin de facilitar el logro de los objetivos y metas.

El presente Manual constituye una herramienta importante para la empresa porque contribuye
al mejoramiento de sus actividades y a la obtención de información financiera y
administrativa suficiente, oportuna y confiable, ya que su personal deberá adaptar una serie
de normas, políticas y procedimientos que regularán las operaciones diarias. En él se
establecen una serie de normas y procedimientos que están encaminados a logar eficiencia,
orden e información financiera clara y oportuna.

Vanessa Thomas
Armando Martínez 61
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

4.2. Objetivo del Manual

 Establecer normas que rijan el desarrollo de las operaciones de la empresa,


brindando parámetros de acción para el personal.
 Establecer procedimientos que orienten el desarrollo de las distintas actividades de
la empresa para logar mayor eficiencia en las operaciones.
 Proporcionar al personal de la empresa una guía técnica que lo oriente al ejecutar
sus tareas.

Vanessa Thomas
Armando Martínez 62
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

4.3. Normas y Procedimientos

4.3.1. Fondo de Caja Chica

4.3.1.1. Normas

a) Para la creación de un Fondo de Caja Chica, el gerente propietario establecerá la


necesidad de constituir tal fondo, al igual que es el único que puede autorizar la
ampliación del Fondo de Caja Chica.

b) El monto del Fondo de Caja Chica es de un monto C$ 1,000.00 (Mil Córdobas)

c) El valor máximo por cada pago o desembolso no podrá sobrepasar el (50%) cincuenta
por ciento incluido impuestos del monto asignado como Fondo de Caja Chica. Todo
gasto que se efectúe deberá tener como respaldo un comprobante o factura de venta.

d) El Gerente Propietario es el que autoriza los desembolsos de efectivo del fondo.

e) El responsable del fondo es el Cajero.

f) El Fondo de Caja Chica se utilizará para pagar la adquisición en efectivo de bienes,


servicios y otros pagos que constituyen desembolsos pequeños de dinero y tienen el
carácter de previsibles y que no pueden pagarse regularmente con cheques, tales
como:
- Adquisición y arreglo de cerraduras y seguridades.
- Adquisición de suministros o materiales de menor cuantía.
- Adquisición de útiles de aseo y limpieza.
- Envío de correspondencia, pago de fletes
- Pago de fotocopias
- Gastos de Cafetería
- Pago de transporte público dentro de la ciudad
- Otros.

Vanessa Thomas
Armando Martínez 63
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

g) Para el correcto manejo del fondo, la reposición se efectuará cuando esté utilizado el
80% del Fondo de caja chica.
h) Todas los desembolsos de Caja Chica, deben estar respaldadas por recibos, facturas
o algún otro soporte que compruebe que el efectivo fue utilizado para realizar las
compras para las cuales fue solicitado.
i) Para asegurar el uso adecuado de los recursos del fondo, el Responsable
Administrativo realizará arqueos de forma periódica y sorpresiva de los valores
entregados al Administrador del Fondo de Caja Chica, por lo menos dos veces al
mes.

4.3.1.2. Procedimiento de Utilización del Fondo de Caja Chica.


Responsable Acción/Actividad

Trabajador de la empresa 1. Informa al Gerente Propietario, o en su ausencia al


Responsable Administrativo, la necesidad de realizar
una compra menor o el pago de un servicio.

Gerente Propietario 2. Analiza y autoriza la solicitud de desembolso.


3. Emite el vale provisional de caja chica.

Trabajador de la empresa 4. Firma el vale provisional de caja chica.

Responsable de Caja 5. Entrega efectivo según monto autorizado por el


Gerente Propietario.
6. Guarda el vale provisional.
Trabajador de la empresa 7. Realiza la compra o pago de servicio.
8. Presenta factura o recibo que soporta la compra o
pago ante Responsable de Caja.
Responsable de Caja 9. Elabora Comprobante de Caja chica.
10. Entrega Comprobante al trabajador de la empresa.

Vanessa Thomas
Armando Martínez 64
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

Trabajador de la empresa 11. Firma Comprobante de Caja chica y lo entrega al


Responsable de Caja
Responsable de Caja 12. Resguarda Comprobante y Archiva soportes.

Vanessa Thomas
Armando Martínez 65
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

4.3.1.3. Flujograma Procedimiento de Utilización del Fondo de Caja Chica.

Vanessa Thomas
Armando Martínez 66
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

4.3.2. Caja General

4.3.2.1. Normas

1. El dinero de la Caja General es manejado por el Responsable de Caja, quien es


responsable por el resguardo del mismo.
2. La caja general no debe utilizarse para propósitos y retiros operacionales.
3. El dinero recibido en la Caja General por las ventas diarias debe ser depositado
diariamente en las respectivas cuentas bancarias, o a mas tardar al mediodía del día
siguiente
4. El Responsable Administrativo Financiero debe realizar arqueos periódicos
sorpresivos, por lo menos una vez a la semana, con el objeto de comprobar si se ha
contabilizado todo el efectivo recibido y por tanto el Saldo que arroja esta cuenta,
corresponde con lo que se encuentra físicamente en Caja en dinero efectivo, cheques
o vales.
5. Los Faltantes detectados en el momento del arqueo, deben ser cargados a la cuenta
por cobrar al responsable de Caja.
6. Los sobrantes detectados en el arqueo deben ser registrados como otros ingresos
mediante la elaboración de un comprobante de diario.

4.3.2.2 Procedimiento para Arqueo de Caja


Responsable Acción/Actividad

Responsable 1. Se dispone a realizar el arqueo y solicita el efectivo


Administrativo que se encuentra Caja General al momento del arqueo.
Financiero 2. Solicita las respectivas minutas de depósito que
soportan la salida de los ingresos recibidos en Caja
General, los cheques y demás documentos presentes.
Responsable de Caja 3. Entrega efectivo y documentos solicitados.

Vanessa Thomas
Armando Martínez 67
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

Responsable 4. Realiza el arqueo en el formulario designado para este


Administrativo propósito.
Financiero 5. Separa y realiza el conteo de monedas, billetes,
minutas, cheques y demás documentos.
6. Revisa la autenticidad de los billetes y monedas.
7. Revisa el correcto llenado de los documentos.
8. Llena el formato de arqueo.
9. Determina la existencia de faltante o sobrante. Si hay
faltante es cargado a la cuenta por cobrar al responsable
de Caja. Si hay sobrante se registra como otros ingresos.
10. Firma el arqueo.

Responsable de Caja 11. Firma el arqueo.

Responsable 12. Muestra arqueo a Gerente Propietario.


Administrativo
Financiero
Gerente Propietario 13. Revisa Arqueo.
Responsable 14. Archiva Arqueo.
Administrativo
Financiero

Vanessa Thomas
Armando Martínez 68
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

4.3.2.3 Flujograma Procedimiento de Arqueo de Caja

Responsable Administrativo Financiero Responsable de Caja Gerente Propietario

INICIO

Solicita efectivo y Entrega efectivo y


demás valores valores

Recibe efectivo y
valores

Realiza el arqueo
en el formulario
respectivo

Separa y realiza el
conteo de
Efectivo
y valores.

Revisa autenticidad de
las monedas y billetes
Si y el correcto llenado de No
los documentos

Valores correctos Valores incorrectos Recibe y revisa el


llena el formato aplica políticas arqueo de caja
de arqueo de caja correspondientes

Determina si Decide según lo


existe sobrante o encontrado
faltante

Firman los
Envía el arqueo
responsables de caja

Envía el arqueo
de caja

Recibe y archiva
la documentación

FIN

Vanessa Thomas
Armando Martínez 69
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

4.3.3. Bancos
4.3.3.1. Normas

1. La autorización para la apertura de las cuentas bancarias corresponde únicamente al


Gerente Propietario.
2. Los cheques anulados serán guardados y archivados de forma secuencial.
3. Todo desembolso se efectuará mediante cheque, a la orden del beneficiario y por el
valor exacto de la obligación que conste en los documentos comprobatorios.
4. Debe abrirse y utilizarse un libro como auxiliar de banco; y debe usarse las sub-
cuentas de acuerdo al número de cuentas bancarias que la empresa maneje.
5. El Gerente Propietario debe verificar al menos una vez al mes, que el libro auxiliar
de banco contenga por cada transacción el serial del cheque, nombre del beneficiario,
fecha de emisión, concepto por el pago, y el monto del desembolso.
6. Se deben elaborar conciliaciones bancarias para cada una de las cuentas de la
empresa.
7. El Responsable Administrativo Financiero es el encargado de elaborar las
conciliaciones bancarias.
8. El Responsable Administrativo Financiero debe solicitar a las instituciones
bancarias la entrega oportuna de los estados de cuenta.
9. Las conciliaciones deben elaborarse mensualmente, en los primeros cinco días del
mes.
10. El Método de Conciliación Bancaria que se utilizará, será el de Saldos Ajustados.
11. Comúnmente los saldos de los estados de cuenta de los Bancos, no coincidan con
los libros de por cual es quiera de las siguientes razones:
 Cheques pendientes de cobro por parte de los beneficiarios de los mismos.
 Depósitos de última hora que la Empresa realizó y que el Banco no registró
por haber cerrado.
 Errores numéricos u omisiones en los libros de la Empresa
 Cheques ajenos que el Banco carga por equivocación
 Cheques devueltos por falta de fondos o cualquier otra causa.

Vanessa Thomas
Armando Martínez 70
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

 Cargos que el Banco efectúa causados por intereses, comisiones, impuestos,


etc.
 Abonos hechos a la Empresa por el Banco, por concepto de intereses, cobros
realizados en su nombre o cualquier otro concepto
 Errores u omisiones por parte de los Bancos.
12. La autorización de los pagos corresponde al Gerente Propietario.
13. En el proceso de emisión de cheques se debe comprobar que la transacción disponga
la documentación soporte y la autorización respectiva y que existan fondos
disponibles para realizar el pago dentro del plazo convenido.

4.3.3.2. Procedimiento para Elaboración de la Conciliación Bancaria


Responsable Acción/Actividad

Responsable 1. Solicita y recibe los estados de cuenta a las entidades


Administrativo bancarias
Financiero 2. Coteja el mayor de bancos y sus auxiliares con los
estados de cuentas
3. Elabora el informe de Conciliación Bancaria.
4. Firma el informe de Conciliación Bancaria.
5. Entrega informe de Conciliación Bancaria a Gerente
Propietario.

Gerente Propietario 6. Recibe, revisa y analiza informe de Conciliación


Bancaria.
7. Firma el informe de Conciliación Bancaria para
autorizarlo.
Responsable 8. Archiva la Conciliación Bancaria.
Administrativo
Financiero

Vanessa Thomas
Armando Martínez 71
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

4.3.3.3 Flujograma Procedimiento para Elaboración de la Conciliación Bancaria

Vanessa Thomas
Armando Martínez 72
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

4.3.4. Cuentas y Documentos por Cobrar


4.3.4.1. Normas

1. El otorgamiento de créditos a clientes debe ser autorizado por el Gerente


Propietario.
2. El Responsable Administrativo Financiero debe archivar en un lugar seguro los
archivos y documentos concernientes a los créditos otorgados.
3. Todas las cuentas y documentos por cobrar deben tener un registro adecuado y
oportuno indicando la fecha, la deuda y los artículos vendidos.
4. Cuando se haya vencido el plazo de pago de los clientes, el Responsable
Administrativo Financiero debe gestionar el cobro correspondiente de las facturas
pendientes.
5. El cobro debe realizarse primero por medio de llamadas telefónicas, en caso que el
cliente no efectúe el pago se debe proceder a realizarle una visita personal.

4.3.4.2. Procedimiento para la Otorgación de Crédito


Responsable Acción/Actividad

Cliente 1. Solicita Crédito ante Vendedor

Vendedor 2. Comunica solicitud a Gerente Propietario.

Gerente Propietario 3. Solicita al cliente su información personal o del


negocio, si se trata de una empresa.

Cliente 4. Brinda información

Gerente Propietario 5. Toma decisión. Si rechaza la solicitud se termina el


procedimiento, si aprueba el crédito solicita al cliente
fotocopia de sus documentos.
Cliente 6. Proporciona copia de sus documentos.

Vanessa Thomas
Armando Martínez 73
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

Gerente Propietario 7. Recibe documentos y los archiva.

Vanessa Thomas
Armando Martínez 74
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

4.3.4.3. Flujograma Procedimiento para la Otorgación de Crédito

Vanessa Thomas
Armando Martínez 75
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

4.3.5. Inventarios
4.3.5.1. Normas

1. El Responsable Administrativo Financiero debe realizar las gestiones de compras de


los inventarios.
2. Los inventarios que adquiera la entidad ingresarán físicamente a través de la bodega.
3. El ambiente asignado para el funcionamiento de la bodega debe ser seguro y tener el
espacio físico necesario.
4. Se deben establecer mínimos y máximos de existencias, de tal forma que éstas se
realicen únicamente cuando sea necesario y adquirida en cantidades apropiadas, bajo
los criterios de austeridad, eficiencia, efectividad y economía.
5. Los diferentes tipos de artículos o líneas de inventario deben ser codificado para
permitir una fácil identificación, organización y protección de las existencias.
6. El Responsable de Bodega es el encargado de la custodia de los inventarios.
7. Se debe realizar la toma física del inventario por lo menos una vez al año.
8. El personal que interviene en la toma física debe ser independiente de aquel que tiene
a su cargo la custodia de los inventarios, por tanto el encargado de realizar esta toma
física es el Responsable Administrativo Financiero.
9. En caso de encontrar diferencias durante el proceso de constatación física y
conciliación con la información contable deben ser investigadas y comunicadas al
Gerente Propietario.
10. Durante la toma física se deben identificar los artículos del inventario en mal estado
para proceder a la baja de los mismos.
11. Para proceder a la baja de los artículos del inventario en mal estado se debe obtener
la autorización del Gerente Propietario.
12. Cuando el costo de los artículos excede de cinco mil córdobas, se deben solicitar tres
cotizaciones de proveedores si el costo de los en caso contrario se solicitan solo dos
cotizaciones.
13. Cuando el costo de los artículos es menor de cinco mil córdobas, se deben solicitar
dos cotizaciones de proveedores.

Vanessa Thomas
Armando Martínez 76
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

4.3.5.2. Procedimiento para Entrada de Bodega


Responsable Acción/Actividad

Responsable de Bodega 1. Recibe los artículos adquiridos y revisa que


correspondan con la orden de compra correspondiente.
2. Una vez comprobado lo anterior, llena la Entrada de
Bodega y la firma.
Persona que entrega 3. Firma la Entrada de Bodega.
Responsable de Bodega 4. Clasifica los artículos y los ubica en el lugar que
corresponda.
5. Archiva copia de Entrada de Bodega y entrega original
a Responsable Administrativo Financiero.
Responsable 6. Recibe y archiva el formato original de la entrada a
Administrativo bodega.
Financiero

Vanessa Thomas
Armando Martínez 77
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

4.3.5.3 Flujograma Procedimiento para Entrada de Bodega

Responsable Administrativo
Responsable de Bodega Persona que entrega
Financiero

INICIO

Recibe artículos y
revisa que
correspondan con
orden de compra

Entrada de
Llena Entrada de Bodega
Bodega y la firma

Entrega la Recibe y Firma la


Entrada de Entrada de
Bodega Bodega

Clasifica los
Entrega la
artículos y los
Entrada de
ubica en la
Bodega
bodega

Archiva copia de Entrada de


Entrada de Bodega
Bodega

Recibe Entrada de
Entrega Original
Bodega Original

Archiva Entrada Entrada de


de Bodega Bodega
Original

FIN

Vanessa Thomas
Armando Martínez 78
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

4.3.5.4. Procedimiento para Salida de Bodega


Responsable Acción/Actividad

Cliente 1. Solicita artículos mediante presentación de factura.


Responsable de Bodega 2. Entrega los artículos solicitados.
3. Llena la Salida de Bodega correspondiente y la firma.
Cliente 4. Firma la Salida de Bodega en señal de conformidad.
Responsable de Bodega 5. Archiva copia de la Salida de Bodega y entrega
original a Responsable Administrativo Financiero.
Responsable 6. Recibe y archiva el formato original de la salida a
Administrativo bodega.
Financiero

Vanessa Thomas
Armando Martínez 79
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

4.3.5.5. Flujograma Procedimiento Salida de Bodega

Responsable Administrativo
Responsable de Bodega Cliente
Financiero

INICIO

Solicita artículos
Entrega los
presentando
artículos
factura

Salida de
Llena la Salida de Bodega
Bodega y la firma

Recibe y Firma
Entrega la Salida Salida de Bodega
de Bodega en señal de
conformidad

Entrega la Salida
de Bodega

Archiva copia de Salida de


Salida de Bodega Bodega

Recibe Salida de
Entrega Original
Bodega Original

Salida de
Archiva Salida de
Bodega
Bodega Original

FIN

Vanessa Thomas
Armando Martínez 80
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

4.3.5.6. Procedimiento para Adquisición de Inventarios.


Responsable Acción/Actividad

Responsable de Bodega 1. Identifica la necesidad de adquisición de algún artículo


de inventarios.
2. Comunica necesidad a Responsable Administrativo.

Responsable 3. Solicita cotizaciones a tres proveedores si el costo de


Administrativo los artículos excede de cinco mil córdobas, en caso
Financiero contrario se solicitan solo dos cotizaciones.
Proveedor 4. Entrega cotizaciones
Responsable 5. Entrega cotizaciones a Gerente Propietario.
Administrativo
Financiero
Gerente Propietario 6. Revisa y opta por la mejor cotización considerando el
costo- beneficio.
Responsable 7. Emite orden de compra correspondiente a la cotización
Administrativo autorizada por el Gerente Propietario.
Financiero
Gerente Propietario 8. Autoriza y firma la Orden de Compra.

Responsable 9. Envía la Orden de Compra al proveedor


Administrativo correspondiente.
Financiero
Proveedor 10. Entrega mercancía.
Responsable de Bodega 11. Revisa y recepciona la mercancía.
12. Elabora la entrada de Bodega correspondiente.
Responsable 13. Elabora comprobante de egreso, firma elaborado y
Administrativo entrega a Gerente Propietario para autorización.
Financiero 14. Entrega cheque a proveedor para hacer efectivo el
pago.

Vanessa Thomas
Armando Martínez 81
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

Gerente Propietario 15. Firma el comprobante de egreso para autorizarlo.


Responsable 16. Recibe el comprobante de egreso y al momento de
Administrativo realizar el pago solicita al proveedor que firme el
Financiero recibí conforme.
Proveedor 17. Firma comprobante de egreso.
Responsable 1. Entrega cheque a beneficiario.
Administrativo 18. Archiva el Comprobante de Egreso y la
Financiero documentación de respaldo.

Vanessa Thomas
Armando Martínez 82
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

4.3.5.7. Flujograma Procedimiento Adquisición de Inventarios.

Responsable Administrativo
Responsable de Bodega Gerente Propietario Proveedor
Financiero

INICIO

Identifica
necesidad de
adquirir artículos

Solicita
Comunica Entrega
cotizaciones a
necesidad corizaciones
proveedores

Cotizaciones Revisa y opta por


Recibe

mejor cotización
cotizaciones y las
considerando
entrega
costo y calidad

Emite Orden de Firma la Orden de


compra compra para
correspondiente Orden de autorizarla
Compra

Recibe Orden de
Envía Orden de
compra y entrega
compra
mercancía

Recibe y revisa la Firma


Elabora
mercancía Comprobante de
Comprobante de
Egreso para
Egreso
autorizarlo

Elabora Entrada
de Bodega Realiza el pago y Firma
solicita firma de comprobante de
Entrada de
recibí conforme Egreso
Bodega

Entrega Cheque

Vanessa Thomas
Armando Martínez 83
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

Archiva
Comprobante y
documentos de
respaldo

FIN

Vanessa Thomas
Armando Martínez 84
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

4.3.6. Gastos
4.3.6.1. Normas

1. Todo gasto debe ser autorizado por el Gerente Propietario.


2. Antes de autorizar el desembolso, se debe verificar que la documentación que lo
respalda esté completa.
3. El Gerente Propietario tiene la responsabilidad de objetar y anular un egreso que no
se encuentren debidamente respaldados.

4.3.6.2. Procedimiento para la Elaboración de Cheques y pagos


Responsable Acción/Actividad

Responsable 2. Verifica los pagos a proveedores que deben efectuarse


Administrativo y revisa la documentación correspondiente a los
Financiero mismos.
3. Elabora Solicitud de cheque y comunica al Gerente
Propietario sobre el pago de cuentas por pagar o gastos
generales.
Gerente Propietario 4. Revisa que la documentación de respaldo sea correcta.
5. Autoriza la Solicitud de Cheque.
Responsable 6. Contabiliza la operación por medio de un
Administrativo Comprobante de Egreso y firma elaborado.
Financiero 7. Entrega Comprobante de egreso a Gerente Propietario
para autorización.
Gerente Propietario 8. Firma el comprobante de egreso para autorizarlo y
entrega a Responsable Administrativo Financiero.
Responsable 9. Recibe el comprobante de egreso.
Administrativo 10. Al momento de realizar el pago solicita al beneficiario
Financiero que firme el recibí conforme.
Proveedor/ Beneficiario 11. Firma comprobante de egreso.
Responsable 12. Entrega cheque a beneficiario.

Vanessa Thomas
Armando Martínez 85
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

Administrativo 13. Archiva el Comprobante de Egreso y la


Financiero documentación de respaldo.

Vanessa Thomas
Armando Martínez 86
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

4.3.6.3. Flujograma Procedimiento para la Elaboración de Cheques y pagos

Vanessa Thomas
Armando Martínez 87
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

4.3.6.4 Procedimiento para Pago de Sueldos


Responsable Acción/Actividad

Responsable 1. Elabora rol de pago.


Administrativo 2. Envía a Gerente Propietario para que lo revise.
Financiero
Gerente Propietario 3. Recibe y revisa rol de pago. Si está de acuerdo se
dirige al banco a realizar el retiro de efectivo de la
cuenta bancaria. Si no está de acuerdo lo devuelve a
Responsable Administrativo Financiero para
corrección.
4. Entrega rol de pago y sueldo a cada empleado.
Empleado 5. Recibe dinero.
6. Firma recibido en rol de pago.
7. Entrega rol a Responsable Administrativo Financiero.
Responsable 8. Recibe rol de pago y procede al registro contable del
Administrativo pago de sueldos.
Financiero 9. Archiva documentos.

Vanessa Thomas
Armando Martínez 88
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

4.3.6.5. Flujograma Procedimiento para Pago de Sueldos

Responsable Administrativo Gerente Propietario Empleado

INICIO

Elabora rol de Rol de Pago


pago

Recibe rol de
Envía rol de pago
pago

Realiza
corrección
Revisa si los
No montos son Si
correctos

Se dirige al
Devuelve rol para
banco a efectuar
corrección
retiro de efectivo

Entrega sueldo y
rol de pago a cada Recibe dinero
empleado

Firma rol de pago

Recibe rol de Entrega rol de


pago pago

Comprobante
Contabiliza el de Diario
pago

Archiva
documentos

FIN

Vanessa Thomas
Armando Martínez 89
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

4.3.7. Ventas
4.3.7.1. Normas
1. Las ventas de crédito deben ser autorizadas por el Gerente Propietario.
2. El vendedor es el encargado de elaborar las facturas.
3. El vendedor no está autorizado a otorgar rebajas en las ventas.
4. El vendedor debe atender a los clientes en orden de llegada.
5. El vendedor debe brindar al cliente la información que éste le solicite sobre los
artículos y precios.

4.3.7.2. Procedimiento para Venta de Contado


Responsable Acción/Actividad

Vendedor 1. Saluda al cliente y pregunta motivo de visita.


2. Proporciona al cliente la información solicitada acerca
de los artículos y precios.
Cliente 3. Solicita los artículos que desea adquirir.
Vendedor 4. Consulta al responsable de bodega si hay suficientes
existencias de los artículos que el cliente esta
solicitando.
5. Si hay existencia elabora la factura correspondiente a
los artículos que el cliente desea comprar.
6. Acuerda con el cliente la forma de pago.
7. Si la venta es de contado se le entrega factura original
al cliente.
Cliente 8. Se dirige a Caja para cancelar la factura.
Responsable de Caja 9. Recibe el dinero por parte del cliente, y procede a
sellar la factura la cual queda en ese momento
cancelada.
10. Archiva copia de factura y entrega original a cliente.
Cliente 11. Se dirige donde el Responsable de Bodega, a retirar
sus artículos con la factura original que soporte la

Vanessa Thomas
Armando Martínez 90
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

compra de dichos artículos.


Responsable de Bodega 12. Entrega los respectivos artículos al cliente, y se
dispone a realizar la respectiva Salida de Bodega.
Gerente Propietario 13. Autoriza la Salida de los artículos de Bodega.
Vendedor 14. Si la compra es de crédito solicita autorización a
Gerente Propietario para el otorgamiento del crédito.
Gerente Propietario 15. Autoriza el otorgamiento del crédito y comunica a
vendedor.
Vendedor 16. Entrega copia de Factura al cliente
Responsable de Bodega 17. Entrega artículos al cliente, y realiza la respectiva
Salida de Bodega.
Gerente Propietario 18. Autoriza la Salida de los artículos de Bodega.

Vanessa Thomas
Armando Martínez 91
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

4.3.7.3. Flujograma Procedimiento Venta de Contado


Responsable de
Vendedor Cliente Responsable de Caja
Bodega

INICIO

Saluda y atiende
al cliente

Proporciona
Solicita los
información
artículos que
acerca de los
desea comprar
artículos y precios

Consulta
existencia de los
artículos Revisa existencias
solicitados de los artículos

Elabora Factura

Entrega Factura Factura


Original al cliente

Se dirige a Caja a
Recibe dinero
pagar

Recibe
Entrega Factura
documentos y se
Original y Recibo
dirige a retirar sus
de Caja
artículos
Entrega artículos
y elabora Salida
de Bodega

FIN

Vanessa Thomas
Armando Martínez 92
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

4.3.7.4. Procedimiento para Venta de Crédito


Responsable Acción/Actividad

Vendedor 1. Saluda al cliente y pregunta motivo de visita.


2. Proporciona al cliente la información solicitada acerca
de los artículos y precios.
Cliente 3. Solicita los artículos que desea adquirir y pide que se
le otorgue crédito.
Vendedor 4. Solicita autorización a Gerente Propietario para el
otorgamiento del crédito.
Gerente Propietario 5. Recibe información sobre solicitud y toma decisión. Si
rechaza la solicitud termina el procedimiento. Si
autoriza el otorgamiento del crédito, comunica a
vendedor para que elabore factura.
Vendedor 6. Consulta al responsable de bodega si hay suficientes
existencias de los artículos que el cliente esta
solicitando.
7. Si hay existencia elabora la factura correspondiente y
entrega copia al cliente.
Cliente 8. Recibe copia de factura y se dirige a retirar su
mercancía.
Responsable de Bodega 9. Entrega artículos al cliente, y realiza la respectiva
Salida de Bodega.
Gerente Propietario 10. Autoriza la Salida de los artículos de Bodega.
Vendedor 11. Si la compra es de crédito solicita autorización a
Gerente Propietario para el otorgamiento del crédito.

Vanessa Thomas
Armando Martínez 93
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

4.3.7.5. Flujograma Procedimiento Venta de Crédito


Responsable de
Vendedor Cliente Gerente Propietario
Bodega

INICIO

Saluda y atiende
al cliente

Proporciona Solicita los


información artículos que
acerca de los desea comprar y
artículos y precios pide crédito

Recibe
Solicita
información
Autorización para
sobre solicitud de
crédito
crédito

Analiza y
Si decide si
otorga crédito
Consulta
existencia de los Revisa existencias
artículos de los artículos
solicitados

Factura
Elabora Factura

Recibe copia de Entrega artículos


Entrega copia de
Factura y se dirige a y elabora Salida
Factura al cliente
retirar sus artículos de Bodega
No

FIN

Vanessa Thomas
Armando Martínez 94
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

4.3.8. Ingresos en Efectivo


4.3.8.1. Procedimiento para Registro de Ingreso en Efectivo.
Responsable Acción/Actividad

Cliente 1. Entrega dinero en efectivo en pago por la compra de


artículos.
Responsable de Caja 2. Recibe el dinero y emite la Factura de Contado.
3. Entrega Factura de Contado original al cliente.
Cliente 4. Recibe la Factura de Contado original como sustento
del pago.
Responsable de Caja 5. Al final de la jornada, elabora un detalle de la
facturación del día, y realiza los depósitos
correspondientes a la venta del día.
6. Entrega el detalle de la facturación y las minutas de
depósito al Responsable Administrativo Financiero.
Responsable 7. Recibe el detalle y cuadra las Facturas con las minutas
Administrativo de depósito.
Financiero 8. Realiza la contabilización de los ingresos respectivos
mediante un Comprobante de Diario.
9. Procede a archivar la documentación.

Vanessa Thomas
Armando Martínez 95
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

4.3.8.2. Flujograma Procedimiento Registro de Ingreso en Efectivo.

Vanessa Thomas
Armando Martínez 96
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

Capítulo V

Manual de Organización y Funciones

Vanessa Thomas
Armando Martínez 97
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

5.1. Introducción

Con la intención de impulsar y contribuir al desarrollo del proceso organizativo de la empresa


“Ferretería SADAC”, a continuación mostramos el siguiente Manual de Organización y
Funciones el cual tiene como objetivo principal, suministrar una guía técnica que ofrezca a
todo el personal de dicha empresa una visión de la estructura orgánica y funcional de la
entidad cada una de sus áreas.

En su contenido se detallan el objetivo general, composición orgánica, líneas de autoridad,


responsabilidad y coordinación; también la descripción de las funciones generales de dicha
unidad organizativa, la estructura y funciones por puesto de las áreas de la empresa
“Ferretería SADAC”.

Debido a la importancia de este Manual de Organización y Funciones, es preciso que el


gerente propietario de la Empresa lo haga del conocimiento del personal de dicha entidad,
con el objetivo que éste sea utilizado como una herramienta de control y evaluación de las
funciones que se desarrollan dentro de la entidad, de tal forma que funcione para los
empleados como una guía que les permita conocer las funciones que realizan en su puesto de
trabajo.

Cabe recalcar que este Manual se debe revisar y actualizar cada vez que la estructura
organizativa sufra algún tipo de cambios, ya que todos los puestos que las aéreas posean
pueden experimentar cualquier tipo de modificaciones, esto a consecuencia de la dinámica
de trabajo, dicho Manual de igual manera servirá como un instrumento de consulta
permanente dentro de la empresa.

Vanessa Thomas
Armando Martínez 98
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

5.2. Misión
Ofrecer a nuestros clientes una amplia gama de productos ferreteros de alta calidad a un
precio justo y competitivo, procurando su satisfacción por medio de un servicio atento y de
carácter familiar, comprometiéndonos a mantener la preferencia y satisfacción de nuestros
clientes.

5.3. Visión

Alcanzar y mantener un sólido posicionamiento comercial de nuestra Empresa en el mercado


de artículos ferreteros, realizando el mejor esfuerzo para mantener la preferencia de nuestros
clientes, garantizando así la solidez financiera del negocio.

Vanessa Thomas
Armando Martínez 99
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

5.4. Organigrama Estructural General de la Empresa Ferretería SADAC

GERENTE
PROPIETARIO

RESPONSABLE
ADMINISTRATIVO AREA DE VENTAS
FINANCIERO

RESPONSABLE RESPONSABLE
VENDEDOR 1 VENDEDOR 2 VENDEDOR 3
DE CAJA DE BODEGA

Vanessa Thomas
Armando Martínez 100
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

5.5. Organigrama Estructural de las Áreas de la Empresa

GERENTE
PROPIETARIO

AREA
ADMINISTRATIVA AREA DE VENTAS
FINANCIERA

Vanessa Thomas
Armando Martínez 101
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

5.5.1. Área Administrativa – Financiera

5.5.1.1. Objetivos:
 Garantizar el registro eficiente y eficaz de todas y cada una de las
operaciones contables de la empresa.

 Realizar y Presentar en tiempo y forma las distintas declaraciones de los


distintos impuestos y conciliaciones de las cuentas bancarias de la empresa.

 Realizar la gestión de compras de los artículos que se necesitan tener en el


inventario para su respectiva venta.

 Gestionar todo tipo de actividad tributaria, legal y financiera de la empresa.

 Elaborar la nomina de pago de la empresa quincenalmente.

 Realizar la toma física de los inventarios de manera periódica.

5.5.1.2. Organización

5.5.1.2.1 Composición Orgánica

El Área Administrativa - Financiera depende funcionalmente del Gerente Propietario de la


Empresa y para el desarrollo de sus funciones está conformado por:

 Responsable Administrativa - Financiera.


 Responsable de Caja
 Responsable de Bodega

Vanessa Thomas
Armando Martínez 102
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

5.5.1.3. Organigrama

GERENTE
PROPIETARIO

RESPONSABLE
ADMINISTRATIVO
FINANCIERO

RESPONSABLE DE RESPONSABLE DE
CAJA BODEGA

Vanessa Thomas
Armando Martínez 103
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

5.5.1.4. Líneas de Autoridad, Responsabilidad y Coordinación

El Área Administrativa - Financiera es un órgano de apoyo subordinado funcionalmente a la


Gerencia General de la Empresa, ejerce su autoridad sobre el personal que lo conforma por
medio del Responsable Administrativo.

Tiene la responsabilidad de llevar los registros contables, elaborar los estados financieros con
cifras exactas, llevar el control de inventarios, ingresos y conciliaciones bancarias, cumplir
con los principios de contabilidad generalmente aceptados y con los cargos fiscales de
acuerdo a las leyes del país.

A lo interno se coordinara con sus auxiliares, es decir con el responsable tanto de caja como
de bodega para validar las operaciones realizadas durante el día a día de la empresa de modo
tal que permita elaborar correctamente los estados financieros de la empresa mensualmente.

5.5.1.5. Funciones Generales

 Preparar los estados financieros de la Empresa

 Registrar las diferentes partidas contables que se realizan en la Empresa

 Cumplir con los principios y normas fiscales y legales del país.

 Asegurar la exactitud dentro del grado de lo razonable, de los informes emitidos.

 Garantizar la revisión, codificación y orden de las operaciones financieras de la


Empresa.

 Responder por la elaboración oportuna y correcta de los comprobantes de diario


relativos a todas las operaciones que se realizan en la Empresa.

 Asegurar la correcta aplicación contable, y tener el documento soportes que


justifiquen cada uno de los comprobantes de diario.

 Revisar que todas las operaciones que se realizan se hayan contabilizado


correctamente, y si no realizar su debida corrección.

Vanessa Thomas
Armando Martínez 104
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

 Analizar, integrar y contabilizar las cuentas de vacaciones, aguinaldos, retenciones de


impuestos fiscales a fin de depurar, elaborar y digitar partidas de ajustes y
reclasificaciones que den lugar a mantener actualizadas la integración de cada cuenta.

 Cumplir en la cancelación de los compromisos de pago con los Proveedores


nacionales.

Vanessa Thomas
Armando Martínez 105
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

5.5.2 Área De Vendedores

5.5.2.1 Objetivos:
Garantizar el funcionamiento eficiente y eficaz de todas y cada una de las operaciones
realizadas en la Ferretería SADAC.

5.5.2.2 Organización

5.5.2.2.1. Composición Orgánica


El Área de Vendedores depende administrativamente y funcionalmente de la Gerencia de
General de la Empresa, para el desarrollo de cada una de sus funciones, esta área se encuentra
conformada por:

 Vendedor 1
 Vendedor 2
 Vendedor 3

5.5.2.3 Organigrama

GERENTE
PROPIETARIO

VENDEDOR 1 VENDEDOR 2 VENDEDOR 3

Vanessa Thomas
Armando Martínez 106
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

5.5.2.4. Líneas De Autoridad, Responsabilidad Y Coordinación

El Área de Vendedores es un órgano Administrativo subordinado funcionalmente a la


Gerencia General de la Empresa, ejerce su autoridad sobre el personal que lo conforma, es
decir a cada uno de los vendedores de la empresa, esto con ayuda del responsable
administrativo.

Tiene la responsabilidad de la atención eficaz y eficiente de todos los clientes que visiten la
Ferretería, es decir que son los encargados de ofrecer a nuestros clientes todos los productos
que están disponibles para vender, siempre y cuando se encuentre entre las necesidades o
demanda de cada uno de los clientes que visitaran a diario la ferretería.

A lo interno se coordinara con la gerente propietaria o en algunos casos con la responsable


administrativa, esto con el fin de ayudar al cliente a obtener un crédito, o en algunos casos
para otorgarle un descuento en su respectiva factura.

5.5.2.5. Funciones Generales

 Garantizar la atención eficaz y eficiente de los clientes.

 Conocer los precios de los artículos, y los cambios que estos puedan sufrir, con el
fin de siempre darle al cliente el precio exacto y así evitar confusiones.

 Elaborar al final del día un reporte diario que ayude a identificar a quienes se les
facturo durante todo el día.

Vanessa Thomas
Armando Martínez 107
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

5.6. Estructura de Puesto de las Áreas de la Empresa Ferretería SADAC

Gerencia

 Gerente Propietario

Área Administrativa – Financiera

 Responsable Administrativo
 Responsable de Caja
 Responsable de Inventarios (Bodega)

Área de Vendedores

 Vendedor 1
 Vendedor 2
 Vendedor 3

Vanessa Thomas
Armando Martínez 108
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

5.7. Fichas de Cargo

Nombre del Cargo : Gerente Propietario


Área de desempeño : Gerencia General
Jefe Inmediato : Nadie
Dirige A : Responsable Administrativo
Responsable de Caja
Responsable de Inventarios
Vendedores
Objetivo General del Cargo:
 Velar por el cumplimiento eficaz y efectivo de las funciones y actividades
desempeñadas por todas las áreas organizativas de la empresa.
 Definir y garantizar la aplicación de las políticas, normas, reglamentos,
procedimientos y demás lineamientos en concordancia con las necesidades de la
empresa.

Funciones que desempeña:

 Autorizar los desembolsos en el marco de las prioridades y la disponibilidad de


fondos.
 Velar por el cumplimiento de leyes, reglamentos y disposiciones estatales
relacionadas con tributos, operaciones y permisos de funcionamiento
 Vele el cumplimiento de las todas las políticas y procedimientos emitidos y
establecidos, así como de su mantenimiento, actualización y difusión.
 Eestablezca y regule las relaciones de trabajo necesarias entre el personal a fin de
lograr una estrecha relación que facilite eficiente resultados en todos los ámbitos de
trabajo.
 Vele por la calidad y eficiencia de los buenos servicios que se le brinda a cada uno de
los clientes que visitan la empresa.
 Evalúe de manera integral los resultados y dicte las acciones preventivas y correctivas
que mejoren o mantengan de manera constante y sistemática la calidad.

Vanessa Thomas
Armando Martínez 109
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

 Dé seguimiento a la elaboración oportuna de los estados financieros, analice y tome


las decisiones pertinentes.
 Dé seguimiento a la elaboración oportuna de la planilla de pago de salario, vacaciones
y aguinaldo, y autorice su pago.
 Reciba, revise y analice la información relativa a ingresos y egresos, uso y
disponibilidad de fondos. Y tome las decisiones al respecto.
 Controle el proceso de pago a los proveedores y a su vez realice la correspondiente
solicitud al área administrativa financiera de la elabora ración de los cheques los
cuales deberá firmar.

Vanessa Thomas
Armando Martínez 110
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

Nombre del Cargo : Responsable Administrativo


Área de desempeño : Área Administrativa/Financiera
Jefe Inmediato : Gerente Propietario
Dirige A : Responsable de Caja
Responsable de Inventarios

Objetivo General del Cargo:


 Garantizar el registro y control sobre los recursos financieros y materiales de la
empresa, en correspondencia a los principios de contabilidad generalmente
aceptados.

Funciones que desempeña:

 Supervisa y revisa el cumplimiento de las normativas establecidas así como en el


ejercicio de las tareas asignadas en las áreas Administrativa / Financiera.

 Garantiza la supervisión directa del efectivo en caja y bancos, además del soporte o
sustento legal de los registros contables. (Libros Contables)

 Asegura la preparación de los Estados financieros de la empresa.

 Cumple con las gestiones sobre las obligaciones fiscales y de carácter legal de la
empresa.

 Realizar las respectivas conciliaciones bancarias de cada una de las cuentas que la
empresa tiene en las correspondientes instituciones financieras.

 Asesorar al Gerente Propietario en materia financiera para la adopción de


decisiones.

 Elabora solicitudes de cheques de pagos de proveedores, impuestos, etc.

 Elaborar la nomina de pago de la empresa y a su vez controlar las vacaciones


acumuladas de empleados.

 Recepcionar y validar toda la documentación con sus soportes de las compras para
su debido registro y contabilización.

 Realiza los respectivos reembolsos de caja chica de manera periódica.

Vanessa Thomas
Armando Martínez 111
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

 Realizar periódicamente la toma física de los inventarios de la empresa con el fin de


identificar las respectivas diferencias al momento que se realice dicho corte de
inventario.

 Velar por el debido cumplimiento de los procedimientos establecidos tanto para las
compras, como para los ingresos y salidas de bodega.

 Realiza cualquier otra función que su jefe inmediato le encomiende, acorde a los
objetivos y actividades que desarrolla la empresa.

Requisitos del Cargo:


Preparación Académica: Licenciado en Contabilidad Pública y Finanzas, o carreras afines.
Experiencia Laboral: Tres años en cargos similares.
Habilidades Y/O Conocimientos: Conocimientos contables y administrativos. Total dominio
del ambiente Office (Word, Excel, Power Point, etc.) y leyes fiscales. Liderazgo, dinámico,
creativo, ágil con buen desempeño
Aptitud: Capacidad de trabajo en equipo y bajo presión. Disposición a horario flexible y
buenas relaciones interpersonales

Edad: 25 – 45 Años.

Vanessa Thomas
Armando Martínez 112
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

Nombre del Cargo : Responsable de Caja


Área de desempeño : Área Administrativa/Financiera
Jefe Inmediato : Responsable Administrativo
Dirige A : Nadie

Objetivo General del Cargo:


 Registrar los ingresos que la empresa obtiene a consecuencia de la venta de artículos
ferreteros, por consiguiente es responsable de emitir las respectivas facturas que serán
canceladas por cada uno de los respectivos clientes.

Funciones que desempeña:

 Recepción del efectivo en concepto de pago de la venta de artículos.

 Emisión de la factura que es el soporte del pago de la compra por parte del cliente.

 Realizar un reporte de ventas realizadas a diario, el cual ayude a identificar cuanto


es el monto que se facturo durante todo el día.

 Realizar a diario la gestión de depósito de todos los ingresos obtenidos por la


empresa durante todo el día, en la respectiva cuenta bancaria.

 Trasladar las minutas correspondientes de dichos depósitos al responsable


administrativo el cual se hará cargo de su respectiva contabilización.

Requisitos del Cargo:


Preparación Académica: Técnico en Caja y Computación
Experiencia Laboral: Un Año En Cargos Similares.
Habilidades Y/O Conocimientos: Dominio en el manejo de los programas o paquetes Office
(Word, Excel, Power Point, etc.) y leyes fiscales. Dinámico, creativo, ágil con buen
desempeño.
Aptitud: Capacidad de trabajo en equipo y bajo presión. Disposición a horario flexible y
buenas relaciones interpersonales

Edad: 21 – 30 Años

Vanessa Thomas
Armando Martínez 113
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

Nombre del Cargo : Responsable de Inventarios


Área de desempeño : Área Administrativa/Financiera
Jefe Inmediato : Responsable Administrativa
Dirige A : Nadie

Objetivo General del Cargo:


 Apoyar en la entrega de los artículos que han sido facturados al cliente
correspondiente, además es el encargo de mantener en buenas condiciones la bodega
en donde se encuentran los inventarios de la empresa.

Funciones que desempeña:

 Emitir las respectivas salidas de artículos de la bodega, en concepto de venta de


artículos, la cual será soporte de la factura que se le ha emitido al cliente.

 Llevar un control de la existencia de los artículos de la bodega con el fin de


recomendar futuras compras de los artículos que están cerca de agotarse dentro de
nuestro inventario.

 Responsable de la recepción de los artículos que se han comprados para que formen
parte del inventario de la ferretería, soporte de esta actividad será la elaboración del
documento de entrada a bodega, el cual ratifica cuales fueron los artículos que van a
sumarse a nuestro inventario.

 Encargado de comunicar al responsable administrativo de la obsolescencia de


artículos de inventarios, y por ende recomendar su respectiva destrucción o
depuración del inventario.

 Deberá de participar en los inventarios físicos, que el responsable administrativo


realizara periódicamente, con el fin de detectar diferencias en el inventario.

 Además deberá de mantener en muy buena condición la bodega de artículos para


evitar que dichas existencia se dañen, caigan o sufran otro tipo de problemas que
puedan significar perdidas para la empresa.

 Elaborar reporte diario de salidas y entradas a la bodega de artículos, el cual se le


deberá entregar a diario al responsable administrativo con todos los documentos

Vanessa Thomas
Armando Martínez 114
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

suficientes que ratifiquen cada una de estas actividades, las cuales serán validadas
por el responsable administrativo.

Requisitos del Cargo:

Preparación Académica: Bachiller.


Experiencia Laboral: Un año en cargos similares.
Habilidades Y/O Conocimientos: Dominio en el manejo de los programas o paquetes Office
(Word, Excel, Power Point, etc.) Responsable, Dinámico, creativo, ágil con buen desempeño.
Aptitud: Capacidad de trabajo en equipo, honrado y dispuesto al trabajo bajo presión
Disposición a horario flexible y bueno relaciones interpersonales

Edad: 18 - 30 Años

Vanessa Thomas
Armando Martínez 115
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

Nombre del Cargo : Vendedor


Área de desempeño : Área de Vendedores
Jefe Inmediato : Gerente Propietario
Dirige A : Nadie

Objetivo General del Cargo:


 Apoyar en la atención oportuna y eficiente de los clientes, así como de mantener en
buenas condiciones los estantes en que se encuentran los productos que están en
exhibición, además deberá manejar los precios de ventas para informar al cliente de
una manera eficaz.

Funciones que desempeña:

 Conocer los productos que se ofertan, así como las marcas y precios de los mismos.
 Atender de formas eficientes la todas las quejas y solicitudes realizadas por los
clientes que
 visitan la empresa.
 Organizar las mercancías en los anaqueles de exhibición de acuerdo a su naturaleza,
y además mantener en buenas condiciones dichos estantes.
 Elaborar un resumen de las ventas realizadas a diario (listado de facturas)
 Estar pendiente de los productos que están cerca de no tener existencia suficiente para
responder a la demanda de los clientes, para realizar la debida compra que ayude a
tener un inventario suficiente para cubrir las necesidades de los clientes.
Requisitos del Cargo:

Preparación Académica: Bachiller.


Experiencia Laboral: Un año de experiencia en cargos similares.
Habilidades Y/O Conocimientos: Dominio en el manejo de los programas o paquetes Office
(Word, Excel, Power Point, etc.) Responsable, Dinámico, creativo, ágil con buen desempeño
y buena presentación.
Aptitud: Capacidad de trabajo en equipo, honrado y dispuesto al trabajo bajo presión
Disposición a horario flexible y bueno relaciones interpersonales

Edad: 18 - 30 Años

Vanessa Thomas
Armando Martínez 116
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

Capítulo VI

Manual de Formas

Vanessa Thomas
Armando Martínez 117
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

6.1. Justificación

El presente Manual de Formatos creado para la Empresa que lleva por nombre Ferretería
SADAC. Tiene como finalidad agrupar sistemáticamente los documentos empleados a diario
en las operaciones de la empresa y la forma en que estos deberán ser utilizados. Así como
también presentar de manera clara y concisa una descripción de los formatos requeridos en
el desarrollo de las actividades diarias de la empresa.

En la actualidad, es fundamental para las empresas poseer una serie de documentos que sirvan
de soporte de las actividades que se llevan a cabo y contribuyan a establecer un control
adecuado del desempeño de las mismas. La utilización de estos formatos permite agilizar la
información dentro de la Institución, para que llegue de manera oportuna y efectiva a los
lugares que la necesiten, ya que están diseñados para desarrollar una eficiente recolección de
datos necesarios acerca de las actividades que se realizan en la empresa.

El Manual presenta para cada formato los objetivos que pretende alcanzar, una breve
descripción de la manera en que van a ser llenado, y el correspondiente flujograma para cada
formato, es decir su recorrido dentro de las diversas áreas de la empresa, especificando el
destino de los documentos originales y de las copias.

Vanessa Thomas
Armando Martínez 118
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

6.2. Objetivos

1. Facilitar la recolección de la información acerca de las operaciones que se llevan a


cabo dentro de la empresa.

2. Ayudar a la empresa a obtener o aplicar un mejor ambiente de control interno de las


operaciones que se realizan en la empresa.

3. Facilitar el desarrollo de las actividades de los trabajadores que se encuentra


relacionado con los formatos empleados por la empresa.

Vanessa Thomas
Armando Martínez 119
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

6.3. El Manual contiene los siguientes Formatos:

1. Factura.
2. Recibo Oficial de Caja.
3. Entrada a bodega.
4. Salida de Bodega.
5. Solicitud de Emisión de Cheque.
6. Comprobantes de Pago.
7. Comprobante de Caja Chica.
8. Comprobantes de Diario.
9. Orden de compra.
10. Arqueo de Caja.
11. Vale de caja chica
12. Reembolso de Caja Chica
13. Auxiliar de Bancos
14. Conciliación Bancaria.
15. Estados Financieros.

Vanessa Thomas
Armando Martínez 120
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

6.4. Formas e Instructivos


6.4.1. Facturas

Objetivos

 Registrar las ventas de contado y créditos realizados por la empresa a sus clientes,
detallando las condiciones de las mismas.
 Servir de soporte para la determinación y control del costo de ventas.

Utilización
La factura se utiliza para registrar las ventas de bienes y servicios ofrecidos a los clientes de
la entidad. En este formato se hacen constar los bienes o servicios vendidos en cantidades,
precios e importes y otros datos relativos a la operación. Las facturas se emiten por triplicado.
El original se entrega al cliente, la copia uno de color amarilla se remite al departamento de
contabilidad (Área Administrativa/Financiera) para que se realice la correspondiente
validación de la factura, con el fin de cotejar que el bien o servicio prestado haya sido
registrado correctamente, y por último la copia dos de color rosada es para la caja general de
la empresa para su debido resguardo o archivo de la misma.

El formato debe ser llenado de la siguiente forma:


1. El nombre del cliente que está realizando la compra.
2. La dirección del cliente que está realizando la compra.
3. El código asignado por la empresa al cliente que realiza la compra.
4. El número correspondiente de la factura de crédito.
5. La fecha de elaboración de la factura.
6. La referencia o código de cada bien o servicio que se está facturando.
7. La descripción de cada bien o servicio que se está facturado.
8. La cantidad de cada bien o servicio que se está facturando.
9. El precio unitario correspondiente al bien o servicio facturado.
10. El precio total del bien o servicio facturado, el cual se obtendrá de la multiplicación
de las cantidades facturadas por su correspondiente precio unitario.

Vanessa Thomas
Armando Martínez 121
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

11. El subtotal que resulta de la sumatoria de los precios totales de los bienes o
servicios facturados.
12. El importe del Impuesto al Valor Agregado, que corresponde al 15% del monto del
subtotal.
13. El Total de la factura es el resultado que se obtiene de la suma del subtotal más el
importe del IVA correspondiente a la factura.
14. La condición de pago en que la factura va a ser emitida, la cual puede ser de crédito
o contado.
15. La firma del vendedor responsable de la venta.
16. La firma de autorizado por parte del Gerente Propietario.

Vanessa Thomas
Armando Martínez 122
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

Vanessa Thomas
Armando Martínez 123
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

Flujograma Factura
Responsable
Vendedor Cliente Administrativo Responsable de Caja
Financiero

VENTAS

FacFtaucrtauraO 1
Factura 2
Elabora Factura

¿Contado o
Crédito?
Contado

Crédito

Entrega copia al Entrega Original Recibe Factura Recibe copia 1 de Archiva copia 2
cliente al Cliente y A Original Factura de Factura
distribuye copias

Recibe y guarda
Recibe copia 1 de Factura Original
Factura hasta pago del FIN
cliente

Remite Factura
Cliente Paga
Original a Caja

Entrega Factura
Original a cliente

Vanessa Thomas
Armando Martínez 124
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

6.4.2. Recibo Oficial De Caja Chica

Objetivo
 Obtener el reconocimiento y control de los ingresos recibidos por la empresa, en
efectivo, cheque o ya sea por pagos que nos realizan por medio de tarjetas de debito
o crédito.

Utilización
El Recibo Oficial de Caja es un documento en el cual se deja constancia de haber recibido
una determinada suma de dinero en efectivo, cheque y/o por medio de tarjetas tanto de débitos
como de créditos por la venta de cualquier artículo. Estos recibos se extienden por triplicado.
El original color blanco se le da a la persona que realiza el pago, la copia azul es para el Área
Administrativa/Financiera que realiza la debida validación de este recibo oficial de caja y la
copia gris queda en la caja general de la empresa para archivarse.

El formato debe ser llenado de la siguiente forma:


1. La fecha en que es elaborado el recibo oficial de caja (R.O.C.).
2. El número correspondiente del recibo oficial de caja (R.O.C.).
3. El nombre de la persona natural o jurídica que realiza el pago.
4. La cantidad de dinero recibido expresada en números.
5. La cantidad de dinero recibido expresada en letras.
6. El concepto correspondiente al pago que nos están efectuando.
7. El tipo de moneda en que nos van a realizar la persona natural o jurídica el pago
correspondiente.
8. El monto del efectivo recibido al realizar el recibo oficial de caja, ya sea en dólares
o córdobas.
9. El monto al que asciende le cheque por el cual se realizara el recibo oficial de caja,
el cual puede estar expresado en dólares o córdobas.
10. El monto de los pagos recibidos por medio de tarjetas de débitos o créditos.
11. El monto al que asciende el total del recibo oficial de caja, ya sea por recepción de
efectivo, cheque y por medio de tarjetas de débitos o créditos.
12. La firma del responsable de Caja.

Vanessa Thomas
Armando Martínez 125
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

Vanessa Thomas
Armando Martínez 126
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

Flujograma Recibo Oficial de Caja

Administrativo

CAJA

Elabora ROC

Recibe ROC
Entrega original a
Original
Cliente

Entrega copia 1 a
Recibe copia 1
Responsable
ROC
anciera

Archiva copia 2
ROC

FIN

Vanessa Thomas
Armando Martínez 127
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

6.4.3. Entrada a Bodega

Objetivo
 Permite establecer el control y registro cronológico de los productos que ingresan
en las correspondientes bodegas de la empresa. Este formato de de gran utilidad
para el manejo de los inventarios de la empresa.

Utilización
Su utilización es de gran utilidad para el buen manejo de los inventarios de la empresa, este
formato ayuda a registrar los nuevos productos que la empresa a adquirido por medio de
comprar efectuada a nuestros proveedores. Se extiende por duplicado el original es para el
área Administrativa/Financiera, la copia uno de color celeste le queda al Responsable de
bodega.

El formato debe ser llenado de la siguiente forma:


1. El numero consecutivo de la entrada.
2. El nombre del proveedor al que se le están comparando los productos.
3. El numero de orden de compra que se utilizo para realizar la compra de los
productos.
4. La cuenta contable a afectar en esta entrada a bodega.
5. La fecha de la factura que soporta la compra de los productos.
6. El numero de la correspondiente factura.
7. El importe al que asciende el Impuesto al Valor Agregado de la factura.
8. Los códigos correspondientes a los productos que ingresan a la bodega, según el
código que le ha asignado la empresa.
9. La descripción de los productos que se le está realizando su respectiva entrada a
bodega.
10. La unidad de medida en que la empresa reconoce los productos.
11. La cantidad por la cual se estará realizando la entrada para cada producto.
12. El importe del costo unitario correspondiente con el cual estará ingresando el
producto a la bodega.
13. El valor total de cada producto que ingrese a la bodega.
Vanessa Thomas
Armando Martínez 127
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

14. La suma total del valor de los productos que ingresaron a la bodega.
15. La firma de la persona que ha entregado los productos al responsable de la bodega.
16. La firma del responsable de bodega que es el encargado de la recepción la
mercadería.
17. La firma de la persona delegada para autorizar las entradas a bodegas.(Gerente
Propietario)

Vanessa Thomas
Armando Martínez 128
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

Vanessa Thomas
Armando Martínez 129
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

Administrativo

Vanessa Thomas
Armando Martínez 130
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

6.4.4. Salida de Bodega

Objetivo
 Tiene como objetivo principal soportar y controlar las salidas que se realicen del
inventario que la empresa posea.

Utilización
Este documento se utiliza para tener un mejor manejo de los inventarios que la empresa tiene,
con este formato el responsable de bodega aplicar una eficiente actividad de control de los
bienes que tiene a su resguardo. Se extiende en duplicado siendo el original para el Área
Administrativa/Financiera y la copia es para el responsable de bodega.

El formato debe ser llenado de la siguiente manera:


1. El número consecutivo que se le asigna al formato de salida de bodega.
2. El vendedor correspondiente que solicita la salida, ya sea para la venta del artículo.
3. La fecha en que se efectuó la salida.
4. El código que ayude a identificar los bienes que van a salir del inventario de la
empresa.
5. La descripción exacta de los bienes que contiene la salida.
6. La unidad de medida de cada bien.
7. Las cantidades que se van a despachar en la salida.
8. El costo unitario de cada bien que se despache en la salida.
9. El valor total de cada bien, el cual se obtiene de la multiplicación de la cantidad por
el costo unitario.
10. El total al que asciende la salida después de sumar todos los valores de cada uno de
los bienes que contiene la salida.
11. La firma de la persona encargada de entregar los bienes.
12. La firma de la persona que recibe los bienes.
13. La persona encargada de autorizar la salida de bienes.(Gerente Propietario)

Vanessa Thomas
Armando Martínez 131
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

Vanessa Thomas
Armando Martínez 132
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

Administrativo

Vanessa Thomas
Armando Martínez 133
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

6.4.5. Solicitud de Cheque

Objetivo
 Contar con un mecanismo que establezca el control de la elaboración y emisión
de cheques.

Utilización
Formalizar y establecer un mejor control de los pagos realizados a nuestros proveedores de
bienes y servicios, o efectuados a terceros. Se extiende en formato original el cual se queda
como soporte del comprobante de pago que se genera con la solicitud, en pocas palabras el
formato se archiva en el Área Administrativa/Financiera.

El formato debe ser llenado de la siguiente forma:


1. Para quien se dirige la correspondiente solicitud de cheque.
2. La persona que está solicitando que se le emita el cheque.
3. La fecha en que se va a solicitar el cheque.
4. El nombre de la persona que solicitan la emisión del cheque a su favor.
5. La cantidad por la cual solicitan la emisión del cheque.
6. El concepto correspondiente por el cual se va emitir el cheque.
7. La respectiva codificación de las cuentas contables a utilizar en la emisión del
cheque.
8. Los montos que se estarán afectando con un debito en la emisión del cheque.
9. Los montos que se estarán afectando con un crédito en la emisión del cheque.
10. Las observaciones pertinentes que se puedan destacar al momento de realizar la
solicitud de cheque.
11. La firma del Responsable del Área Administrativa/Financiera, quien se encarga de
revisar y Contabilizar la solicitud de cheque.
12. La firma del Gerente Propietario quien autoriza solicitud de cheque.

Vanessa Thomas
Armando Martínez 134
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

Vanessa Thomas
Armando Martínez 135
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

Vanessa Thomas
Armando Martínez 136
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

6.4.6. Comprobante de Egreso

Objetivo
 Registrar y soportar los pagos o desembolsos realizados por la empresa,
especificando las condiciones de los mismos.

Utilización
Este formato se utiliza para soportar los pagos especificando la cuenta, el beneficiario, banco
y el número de cheque con el que fueron realizados los pagos, y a su vez emitiendo el asiento
contable que origina la transacción. Se emite solo en original en el Área
Administrativa/Financiera una vez que ha sido contabilizado por el responsable de dicha área,
al cual regresa de nuevo para ser archivado después de efectuar el pago o cuando es retirado
por el beneficiario del cheque.

El formato debe ser llenado de la siguiente forma:


1. El número consecutivo correspondiente al comprobante de pago.
2. La fecha en que va ser emitido el comprobante de pago.
3. El nombre de la persona natural o jurídica que se va emitir el cheque.
4. La cantidad expresada en números por la cual se emitirá el cheque.
5. La cantidad expresada en letras por la cual se emitirá el cheque.
6. La firma del Gerente Propietario quien autoriza el pago y es una de las dos firmas
libradoras que posee el cheque.
7. El concepto por el cual se emitirá el cheque, además aquí se detallara el número
correspondiente del cheque, fecha en que se emitió y el nombre del beneficiario.
8. El numero de las cuentas a afectar al realizar el asiento contable producto de la
emisión del comprobante de pago.
9. El nombre correspondiente a las cuentas que se afectaron en el registro contable del
comprobante de pago.
10. Las cantidades que luego se estarán debitando o acreditando según sea el caso.
11. Las cantidades que se debitaran en el registro contable del comprobante de pago.
12. Las cantidades que se acreditaran en el registro contable del comprobante de pago.

Vanessa Thomas
Armando Martínez 137
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

13. La firma de la persona responsable de elaborar el comprobante de pago.


14. La firma de la persona responsable de revisar el comprobante de pago.
15. La firma de la persona responsable de autorizar el comprobante de pago.
16. Nombre completo de la persona que va a recibir el pago, es decir el beneficiario.
17. La firma del beneficiario donde se establece que ha recibido conforme el pago.
18. La fecha en que ha recibido el pago.
19. El número de identificación de la persona que recibe el pago.

Vanessa Thomas
Armando Martínez 138
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

Vanessa Thomas
Armando Martínez 139
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

Vanessa Thomas
Armando Martínez 140
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

6.4.7. Comprobante de Caja Chica

Objetivo
 Su principal objetivo es soportar y controlar los desembolsos por pagos
efectuados con el efectivo de caja chica, estos comprobantes facilitan la solicitud
del reembolso del fondo fijo.

Utilización
El comprobante de caja chica sirve de base para controlar, soportar y verificar los
desembolsos de efectivo que se realizan para cubrir gastos menores de la empresa. Se
extiende en formato original y este lo conserva el responsable del fondo de caja chica, hasta
solicitar el reembolso de efectivo correspondiente a los comprobantes utilizados.

El formato debe ser llenado de la siguiente forma:


1. El numero consecutivo que le corresponde al comprobante de caja chica.
2. La fecha en que se va a realizar el comprobante de caja chica.
3. La cantidad que se va a desembolsar expresa en córdobas.
4. El nombre de la persona a la cual se le va entregar el efectivo.
5. La cantidad de efectivo expresada en letras.
6. El concepto por el cual se va a desembolsar el efectivo correspondiente.
7. La firma encargada de aprobar el comprobante de caja chica.
8. La firma de la persona que recibe el efectivo.

Vanessa Thomas
Armando Martínez 141
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

Vanessa Thomas
Armando Martínez 142
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

Vanessa Thomas
Armando Martínez 143
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

6.4.8. Comprobante de Diario

Objetivo
 Registrar diariamente las transacciones financieras de la empresa.

Utilización
El Comprobante de Diario es un documento utilizado para contabilizar las transacciones
financieras que la empresa realiza a diario, debe elaborarse previamente al registro de
cualquier operación y en el cual se indica el número, fecha, concepto, descripción y cuantía
de la operación, así como las cuentas afectadas con el asiento. A cada comprobante se le
anexan los documentos y soportes que lo justifiquen. Este documento se extiende en formato
original.

El formato debe ser llenado de la siguiente forma:


1. La fecha en que se va a realizar el comprobante de diario.
2. El número consecutivo correspondiente que se le asigna al comprobante.
3. El concepto que especifique el porqué se va a realizar el comprobante de diario
4. La cuenta contable que se afectara en el comprobante de diario.
5. La descripción correspondiente a la cuenta que se afecto en el comprobante diario.
6. El parcial del comprobante, es decir que se utiliza para colocar las cantidades que
luego según sea el caso se estarán debitando o acreditando.
7. Las cantidades que se estarán debitando según la contabilización que se establezca
en el comprobante de diario.
8. Las cantidades que se estarán acreditando según la contabilización que se establezca
en el comprobante de diario.
9. El total de las cantidades por los que fue contabilizado el comprobante de diario.
10. La firma de la persona encargada en elaborar el comprobante de diario.
11. La firma de la persona encargada en revisar el comprobante de diario.
12. La firma de la persona encargada en autorizar el comprobante de diario.

Vanessa Thomas
Armando Martínez 144
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

Vanessa Thomas
Armando Martínez 145
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

Vanessa Thomas
Armando Martínez 146
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

6.4.9. Orden de Compra

Objetivos
 Se realiza para formalizar las compras de bienes y servicios que la empresa desea
realizar para cumplir un objetivo en específico, en la cual se detallan las condiciones
de la transacción.

Utilización
Este formato ayuda a la empresa a detallar los bienes y servicios que se pretenden comprar a
una determinada organización, en la cual se especifica la descripción, cantidad y precio de
los bienes y servicios a obtener. Se extiende en triplicado. La original es para el proveedor,
la copia numero uno de color amarilla se entrega al Área Administrativa/Financiera.

El formato debe ser llenado de la siguiente forma:


1. El nombre del proveedor al que se le realizará la compra de los bienes o
contratación del servicio.
2. La fecha que se realizara la orden de compra.
3. La dirección exacta del domicilio en el cual se ubica el proveedor
4. El número de teléfono del proveedor.
5. El código de los bienes o servicios requeridos.
6. La cantidad de los bienes o servicios requeridos.
7. La unidad de medida de los bienes o servicios requeridos.
8. La descripción de los bienes o servicios requeridos.
9. El precio unitario correspondiente a cada producto o servicio.
10. El precio total de cada tipo de producto o servicio, que resulta de la multiplicación
de la cantidad por el precio unitario de cada producto o servicio requerido.
11. El subtotal que resulta de la sumatoria de los precios totales de los productos o
servicios requeridos.
12. El monto del descuento que se va aplicar el proveedor por la compra de los bienes o
servicios requeridos.

Vanessa Thomas
Armando Martínez 147
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

13. El importe del Impuesto al Valor Agregado, que corresponde al 15% del monto del
subtotal.
14. El Total, que resulta de la resta del sub-total con la cantidad que nos han
descontado, más el monto del Impuesto al Valor Agregado (IVA).
15. Las observaciones a tener muy en cuenta en la orden de compra.
16. La firma de la persona que solicita la compra.
17. La firma de autorizado por parte de la Gerente Propietario.
18. La firma de recibido por parte de la persona que recibió la mercancía o servicio
correspondiente.

Vanessa Thomas
Armando Martínez 148
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

Vanessa Thomas
Armando Martínez 149
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

Administrativo

Vanessa Thomas
Armando Martínez 150
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

6.4.10. Arqueo de Caja

Objetivo
 El arqueo de caja tiene como principal objetivo facilitar al área administrativa
financiera el reconocimiento y verificación del efectivo que se encuentra en la caja
general al momento de realizar el arqueo correspondiente, también la existencia de
los recibos oficiales de caja para el control de ingresos y los comprobantes de caja
que reflejen el registro de los desembolsos que se realicen para cubrir gastos menores.

Utilización
El Área Administrativa Financiera al momento de efectuar un arqueo de caja tiene una
herramienta fundamental en lo que concierne a la aplicación de un buen manejo y control de
los fondos que se encuentran en la caja general de una empresa. También ayudara a
determinar a la contabilidad si existe un faltante o sobrante de efectivo de los fondos
arqueados. Al final del arqueo se le entrega una copia del arqueo efectuado al responsable de
los fondos, el formato original es de uso del Área Administrativa Financiera.

El formato debe ser llenado de la siguiente forma:


1. El nombre de la persona encargada de los fondos.
2. Se registrara el total de los billetes encontrado al momento del arqueo, en donde
dependiendo de la denominación que estos posean se van a ir anotando las cantidades
que se encuentren en la casilla correspondiente, por consiguiente las cantidades
encontradas nos ayudaran a calcular el importe al que asciende cada denominación, y
así poder obtener el total de efectivo en billetes al momento del arqueo por medio de
la suma de todos los importes que se encontraron en la sección de billetes.
3. Se registrara el total de las monedas encontradas al momento del arqueo, en donde
dependiendo de la denominación que estas posean se van a ir anotando las cantidades
que se encuentren en la casilla correspondiente, por consiguiente las cantidades
encontradas nos ayudaran a calcular el importe al que asciende cada denominación,
y así poder obtener el total de efectivo en monedas al momento del

Vanessa Thomas
Armando Martínez 151
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

arqueo por medio de la suma de todos los importes que se encontraron en la sección
de monedas
4. El total de fondos de efectivos arqueados, el cual se obtiene cuando realizamos la
suma del total de efectivo en billetes y el total de efectivo en monedas.
5. En la sección del arqueo de documentos tenemos la columna que corresponde a la
fecha en que se realizo el documento que está siendo arqueado.
6. El número consecutivo de la factura o vale provisional de caja que se ha arqueado.
7. El nombre del beneficiario que se encuentra en el documento arqueado.
8. El concepto en que fue realizado el documento que esta arqueando.
9. El importe al que asciende el documento.
10. La cantidad total en efectivo de los documentos arqueados en caja.
11. La cantidad total en efectivo de las facturas o vales provisionales arqueados.
12. El total de fondos arqueados, el cual se obtiene de la suma de la cantidad total en
efectivo con la cantidad de fondos en documentos arqueados, los cuales se puede
dividir en facturas recibos oficiales de caja y vales provisionales.
13. El total al que asciende el fondo asignado.
14. El total de los fondos arqueados
15. La diferencia que se produce al comparar el fondo asignado con los fondos arqueados,
la cual nos puede dar como resultado un faltante o sobrante de efectivo, o bien que
los fondos coincidan y no exista diferencia alguna.
16. Las observaciones pertinentes que el encargado de realizar el arqueo deberá redactar
para dar a conocer como se desarrollo el arqueo de los fondos.
17. La hora exacta en que culmino el arqueo de los fondos.
18. El día en que fue efectuado el arqueo de fondos.
19. El mes en que fue realizado el arqueo de los fondos.
20. El año en que fue efectuado el arqueo de los fondos.
21. La firma del responsable de los fondos arqueados.
22. El nombre y apellido del responsable de los fondos arqueados.
23. La firma del contador que efectuó el arqueo de los fondos.
24. El nombre y apellido del contador que efectuó el arqueo.

Vanessa Thomas
Armando Martínez 152
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

Vanessa Thomas
Armando Martínez 153
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

Vanessa Thomas
Armando Martínez 154
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

Vanessa Thomas
Armando Martínez 155
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

6.4.11. Vale de Caja Chica

Objetivo
 Permitir el control y reconocimiento de los gastos menores incurridos por la
empresa por medio de un fondo asignado a una persona en particular para su
debido custodio.

Utilización
Este formato se utiliza para tener un mejor control de la salida de dinero de caja chica, ya que
en él se detalla la persona que lo solicita, el motivo por el cual está requiriendo efectivo y
este debe de ir autorizado por la persona encargada. Se extiende en formato original el cual
lo conserva el responsable de caja.

El formato debe ser llenado de la siguiente forma:


1. La fecha en la cual se va a realizar el vale de caja chica.
2. El nombre de la persona a quien le fue pagado el efectivo.
3. La cantidad en letras a la cual asciende el monto pagado.
4. La cantidad expresada en córdobas.
5. El concepto por el cual se está desembolsando dinero.
6. La firma de la persona que recibe el dinero.

Vanessa Thomas
Armando Martínez 156
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

Vanessa Thomas
Armando Martínez 157
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

Beneficiario

Vanessa Thomas
Armando Martínez 158
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

6.4.12. Reembolso de Caja Chica

Objetivo
 Este documento tiene como objetivo primordial soportar las devoluciones de efectivo
que se le realicen al fondo fijo de caja que se le ha asignado previamente a una persona
que forme parte de la empresa, con el fin de cubrir gastos menores a lo inmediato.

Utilización
El formato de reembolso de caja chica es utilizado para formalizar la solitud de reembolso
del efectivo del fondo asignado, en el cual se detallaran todos los gastos menores en que se
incurrieron, lo cual produjo la disminución del efectivo del fondo fijo. Este documento se
distribuye de la siguiente forma, original queda en el Área Administrativa Financiera y una
copia al solicitante.

El formato debe ser llenado de la siguiente forma:


1. La fecha en que se realiza la solicitud de reembolso de caja chica.
2. El número correspondiente del comprobante de caja chica, el cual sirve para
notificar la entrega del efectivo.
3. El numero de la factura soporte de la compra que se realizo por medio del fondo de
caja chica.
4. La fecha que de la factura que se ha emitido a nombre de la empresa al momento de
la compra.
5. El nombre del proveedor a quien se le ha realizado la respectiva compra.
6. El concepto por el cual se realizo la compra al proveedor.
7. El importe al que asciende la compra, es decir el monto total de la factura.
8. El total general del reembolso de caja chica, este lo obtenemos al sumar cada uno de
los comprobantes que ratifican el desembolso del efectivo para cada una de las
compras realizadas por medio del fondo fijo.

Vanessa Thomas
Armando Martínez 159
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

Vanessa Thomas
Armando Martínez 160
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

Administrativo

Vanessa Thomas
Armando Martínez 161
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

6.4.13. Auxiliar de Bancos

Objetivo
 Verificar y ejercer un buen control sobre las operaciones efectuadas con cada uno
de los bancos.
Utilización
Este documento es de gran importancia para el Área Administrativa Financiera, ya que en él
se detallan todas las actividades que se han realizado en las diferentes cuentas bancarias, y
así poder tener y aplicar un mejor control de las cuentas que la empresa posee en las distintas
instituciones financieras. Se extiende en formato original en el Área Administrativa
Financiera.

El formato debe ser llenado de la siguiente forma:


1. EL código de la cuenta contable que se le asigno a la cuenta bancaria.
2. La fecha en que se realizaron las actividades o operaciones en la cuenta bancaria.
3. El documento que afecto la cuenta contable, pueden ser comprobantes de pago,
notas de debito/crédito o comprobantes de diario.
4. La descripción o concepto del porque se utilizo esta cuenta contable.
5. El saldo anterior que la cuenta tenía antes de cada operación.
6. Las cantidades a debitar en la cuenta según sea el caso.
7. Las cantidades a acreditar en la cuenta según sea el caso.
8. El saldo actual que la cuenta va a reflejar luego de restar a los débitos los créditos
que han sido contabilizados.

Vanessa Thomas
Armando Martínez 162
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

Vanessa Thomas
Armando Martínez 163
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

Vanessa Thomas
Armando Martínez 164
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

6.4.14. Conciliación Bancaria

Objetivo

 Determinar y analizar las partidas que establecen la diferencia entre el saldo en bancos
según los registros contables de la empresa, contra el saldo que muestra el estado de
cuenta bancario.

Utilización

La Conciliación Bancaria se utiliza para identificar aquellas partidas o diferencias que hacen
que el saldo que refleja el estado de cuenta del banco no coincida con el saldo que la empresa
tiene en sus libros auxiliares.

El formato debe ser llenado de la siguiente manera:

1. El nombre del banco y número de la cuenta bancaria.


2. El mes que se está conciliado.
3. El monto del saldo final que refleja el estado de cuenta del banco.
4. El monto que resulte de las suma de los cheques que no han sido cobrados en el
banco.
5. El monto de la notas de débitos que aparezcan en el estado de cuenta del banco.
6. El monto que resulte de la suma de los depósitos efectuados por la empresa pero que
no están reflejados en el estado de cuenta.
7. El monto de las notas de créditos que aparezcan en el estado de cuenta del banco.
8. El monto que resulte de restarle al saldo según banco los cheques flotantes como las
notas de debito y sumarle los depósitos en tránsito y las notas de crédito.
9. La firma o el nombre de la persona que elaboro la conciliación bancaria.
10. La firma o el nombre de la persona que revisó la conciliación bancaria.
11. La firma o el nombre de la persona que autorizó la conciliación bancaria.
12. Fecha de emisión del cheque.
13. El número que posee el cheque.

Vanessa Thomas
Armando Martínez 165
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

14. Nombre del beneficiario del cheque.


15. El monto por el que fue emitido el cheque.
16. La suma de todos los cheques flotantes.
17. La fecha en que fue efectuado el depósito.
18. Colocar el monto por el cual fue realizado el depósito.
19. La suma de todos los depósitos en tránsito.

Vanessa Thomas
Armando Martínez 166
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

Vanessa Thomas
Armando Martínez 167
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

Vanessa Thomas
Armando Martínez 168
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

Vanessa Thomas
Armando Martínez 169
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

6.4.15. Estados Financieros

Balance General
Objetivos
 Presentar la situación financiera de la empresa en un periodo determinado,
demostrando en forma clara y detalladamente el valor razonable de cada uno de los
derechos y obligaciones de la misma.

Utilización
Es de gran utilidad para el gerente propietario de la empresa, ya que por medio de los estados
financiera podrá tomar las decisiones apropiadas, una vez que sea de su conocimiento el
rendimiento, crecimiento y desarrollo de la entidad durante un periodo determinado, a demás
es empleada para lo siguiente:

 Conocer la situación financiera de la empresa en una fecha determinada.


 Proporciona las herramientas necesarias para realizar análisis acerca de la eficacia de
las operaciones de la empresa, utilizando como herramientas las razones financieras
de la empresa.

El Balance General es Impreso en dos juegos los cuales son distribuidos de la siguiente
manera:
 Original 1: Es para la Gerente Propietario para su debida Revision y Autorización.
 Copia 1: Es para la Área Administrativa Financiera, para su debido Resguardo.

El formato debe ser llenado de la siguiente forma:


1. El periodo correspondiente en que va a ser emitido el Balance General.
2. Especificar en qué moneda se encuentra expresado en Balance General.
3. En esta parte se ubicaran todas las cuentas a nivel de mayor que cumplan con las
características para ser clasificadas como Activo Circulante.
4. El total que resulte de la suma de todas la cuentas del Activo Circulante.

Vanessa Thomas
Armando Martínez 170
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

5. En esta parte se ubicaran todas las cuentas a nivel de mayor que cumplan con las
características para ser clasificadas como activo Fijo.
6. El total que resulte de la suma de cada una de las cuenta de Activo Fijo luego de
haber le restado cada una de sus correspondientes Depreciaciones.
7. En esta parte se ubicaran todas las cuentas a nivel de mayor que cumplan con las
características para ser clasificadas como pagos anticipados.
8. El total que resulte de sumar todas las cuentas clasificadas como Pagos Anticipados.
9. El total que resulte de sumar el total de los Activos Circulantes, el total de los
Activos Fijos y el total de los Pagos Anticipados, es decir el total de Activo Neto.
10. En esta parte del Balance General se detallaran las cuentas a nivel de mayor que
cumplan con las características para ser clasificadas como pasivos de corto plazo.
11. El total que resulte de la suma de todas las cuentas clasificadas como Pasivos a
Corto Plazo.
12. En esta parte del Balance General se detallaran las cuentas a nivel de mayor que
cumplan con las características para ser clasificadas como pasivos de Largo plazo.
13. El total que resulte de la suma de todas las cuentas clasificadas como Pasivos a
Largo Plazo.
14. El total que resulte de la suma del Pasivo a Corto Plazo con el Pasivo a Largo Plazo.
15. En esta parte del Balance General se detallaran las cuentas a nivel de mayor que
cumplan con las características para ser clasificadas como Capital
16. El total que resulte de la suma de todas las cuentas clasificadas como Capital.
17. El total que resulte de la suma del total de Pasivos con el total Capital.
18. La firma del encargado en elaborar el Balance General.
19. La firma del encargado en revisar el Balance General.
20. La firma del encargado en autorizar el Balance General.

Vanessa Thomas
Armando Martínez 171
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

Estado De Resultado
Objetivos
 Permite a los propietarios de la empresa conocer los montos de las utilidades o
pérdidas obtenidas como resultado de sus operaciones realizadas en un periodo
contable.

Utilización
Se utiliza para demostrarle al propietario el progreso financiero del negocio y la rentabilidad
de su empresa, permite realizar análisis acerca del comportamiento de los ingresos con
relación a los costos y gastos, a demás facilita la toma de decisiones a los encargados
proporcionando la información necesaria para poder realizar análisis apoyados en las razones
financieras.

El Estado de Resultado es Impreso en dos juegos los cuales son distribuidos de la siguiente
manera:
 Original 1: Es para la Gerencia General para su debida Revisión y Autorización.
 Copia 1: Es para el Área Administrativa Financiera, para su debido Resguardo.

El formato debe ser llenado de la siguiente forma:


1. El periodo correspondiente en que va a ser emitido el Estado de Resultado.
2. Especificar en qué moneda se encuentra expresado el Estado de Resultado.
3. En esta parte se ubicaran los resultados obtenidos bajo el concepto de ingresos por
ventas, los cuales serán extraídos del auxiliar de ventas, ya sean de contado o de
crédito.
4. El total que resulte sumar todos los resultados obtenidos bajo el concepto de ingresos
por ventas.
5. En esta parte se ubicaran todas las partidas que cumplan con las características para
ser consideradas como costos de ventas.
6. El total que resulte de la suma de todas las partidas clasificadas como costos de ventas.

Vanessa Thomas
Armando Martínez 172
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

7. La utilidad bruta no es más que el total que resulte de de la resta de los costos de
ventas incurridos en el periodo al los ingresos obtenidos de igual manera en el mismo
periodo.
8. En esta parte se ubicaran todas las partidas que cumplan con las características para
ser consideradas como Gastos.
9. El total que resulte de la suma de todas las partidas consideradas como Gastos.
10. La utilidad de operación no es más que el total que resulte de restarle a la utilidad
bruta todos los Gastos que la empresa incurrió en ese periodo.
11. En esta parte se ubicaran todas las partidas que cumplan con las características para
ser consideradas como Otros Ingresos.
12. El total que resulte de sumar todas las partidas de Otros Ingresos.
13. La utilidad o pérdida antes de IR no es más que el total que resulte de restarle a la
utilidad de operación los otros gastos y sumarle los otros ingresos obtenidos en el
periodo.
14. En este parte se ubicara el resultado de multiplicar las utilidades antes de impuestos
por el 30%, equivalente a la tasa de impuesto anual que se debe enterar ante la DGI.
15. El total que resulte de restar de la utilidad o perdida antes IR el importe que se
obtuvo en el renglón de impuestos sobre la renta.
16. En esta parte se ubicaran todo los movimiento que las partidas que posee el Estado
de Resultado tuvieron durante el mes o periodo a presentar.
17. En esta parte se colocaran todos los saldos actuales que presentaran las partidas que
se presenten en el Estado de Resultado.
18. La firma del encargado en elaborar el Estado de Resultado.
19. La firma del encargado en revisar el Estado de Resultado.
20. La firma del encargado en autorizar el Estado de Resultado.

Vanessa Thomas
Armando Martínez 173
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

Vanessa Thomas
Armando Martínez 174
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

Vanessa Thomas
Armando Martínez 175
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

Vanessa Thomas
Armando Martínez 176
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

IV. Conclusiones y Recomendaciones

4.1. Conclusiones

Al culminar el presente trabajo en Ferretería SADAC se concluye que:

 La Ferretería SADAC carece de Manuales Administrativos y Contables que definan


los lineamientos que debe seguir su personal en el desarrollo de las operaciones de la
misma, en cuanto a funciones, responsabilidades y procedimientos, situación que
dificulta el logro de orden, eficiencia y agilidad en las actividades.

 La empresa no cuenta con un Sistema Contable que contribuya a la efectividad y


eficiencia en cada una de sus operaciones, suficiencia y confiabilidad de la
información financiera y cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables,
situación que le impide conocer la posición financiera del negocio, por tal motivo se
diseñó un Sistema de Información Contable que permita una eficiente administración
de la empresa.

 La falta de Manuales Contables y Administrativos ha provocado efectos negativos en


la Empresa como la falta de control sobre los inventarios y los ingresos, pérdida de
tiempo y recursos, dado que no existe un registro total de inventarios, facturas,
clientes, acreedores entre otros.

 La empresa no cuenta con un organigrama estructural que le permita delimitar las


actividades y responsabilidades a los trabajadores, asimismo no existe un
compromiso adecuado por parte de los trabajadores para salvaguardar los activos de
la empresa.

Vanessa Thomas
Armando Martínez 177
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

 Por medio del presente Diseño de Sistema Contable se proporciona una guía que
permita la implementación de una adecuada organización, segregación de funciones
y delimitación de responsabilidades, además de políticas, normas y procedimientos
que facilitan y agilizan las actividades de la empresa y procuran un mejor control y
uso de los recursos de la entidad, asegurando que las operaciones se efectúen
apropiadamente.

 La implementación del presente Sistema Contable en la ferretería permitirá volver


más eficientes y eficaces sus operaciones, además salvaguardar los activos y mantener
una contabilidad que le permitirá tener una visión general sobre la situación
económica y financiera de la empresa.

Vanessa Thomas
Armando Martínez 178
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

4.2. Recomendaciones

Al finalizar el presente trabajo en Ferretería SADAC se recomienda que:

 La Gerente Propietaria de la empresa proceda a la implementación de los Manuales


contables, administrativos y financieros planteados en el presente Sistema Contable
con la finalidad de lograr mayor eficiencia y eficacia en las operaciones de la empresa,
una mejor organización, optimización de los recursos, información financiera más
completa, útil y oportuna, el cumplimiento de las funciones y responsabilidades del
personal y un mejor manejo y control de las actividades que se realizan en la empresa.

 La Gerente Propietaria proceda a realizar la difusión del presente documento al


personal de la empresa, así como de la Misión, la Visión y la Estructura Orgánica
Funcional propuesta.

 Dar seguimiento al cumplimiento de estos manuales de tal manera que todas las
personas que laboran en la empresa lleven a cabo los debidos procedimientos,
políticas y normas a implementar en las operaciones que se realizan a diario.

 Revisar y actualizar los manuales elaborados como parte del diseño del sistema
contable de la empresa conforme al crecimiento del negocio, para adaptarlos a las
necesidades que surjan en la empresa.

Vanessa Thomas
Armando Martínez 179
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

V. Bibliografía

 Amador, J. Manuales Administrativos (s/f). Recuperado el 01 de Julio del 2011


desde el sitio de Internet
http://www.elprisma.com/apuntes/administracion_de_empresas/manualesadministra
tivos/default.asp.
 Catacora, F. (1996). Sistemas y Procedimientos Contables. Venezuela: McGraw-
Hill Interamericana. P. 388.
 Correa, J. Manuales de Normas y Procedimientos(s/f). Recuperado el 29 de Junio
del 2011 desde el sitio de Internet
http://www.elprisma.com/apuntes/administracion_de_empresas/manualesdenormas
yprocedimientos/
 Kohler, E. (1981). Diccionario para Contadores. México: Ed. Unión Tipográfica
Editorial Hispano-Americana, S.A. P. 717.
 Narváez, A. (1998). Contabilidad I. Ed. III. Managua: Ediciones A.N, P. 195.
 Prieto, A. (2007). Principios de Contabilidad. 24ª Ed. México D.F.: Editorial
Limusa. P. 320.
 Romero, A. (2006). Principios de Contabilidad. Ed. III. México: MacGraw-Hill. P.
761.

Vanessa Thomas
Armando Martínez 180
Diseño de Sistema Contable Ferretería SADAC

V. Anexos

Vanessa Thomas
Armando Martínez 181

Похожие интересы